luận văn lưu trữ học KHẢO SÁT VÀ BÁO CÁO TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN PHÒNG, VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN

Báo cáo thực tập tốt nghiệp NMTL Bến Thành Craven "A"
Mục lục:
ĐỀ MỤC TRANG
Lời cảm ơn 02
Lời nói đầu 03
PHẦNI: KHẢO SÁT VÀ BÁO CÁO TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN PHÒNG,
VĂN TH Ư L ƯU TR Ữ C ỦA NH À M ÁY 05
I. Giới thiệu sơ lược về Nhà máy Thuốc lá Bến Thành Craven "A" 05
II. Khảo sát và báo cáo 07
1. Tìm hiểu về công tác văn phòng 07
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu nhân sự của từng bộ phận của cơ quan 07
1.2. Các quy chế, quy định hoạt động của Nhà máy 09
2. Công tác tổ chức lao động khoa học trong văn phòng cơ quan 10
2.1. Sự phân công công việc giữa lãnh đạo với trưởng phòng và từng nhân viên 10
2.2. Trang thiết bị văn phòng 14
3. Nhận xét 15
III. Công tác soạn thảo văn bản và công tác văn thư lưu trữ của Nhà máy 16
1. Công tác tổ chức văn thư của Nhà máy 16
2. Công tác tổ chức quản lý và ban hành văn bản của Nhà máy 16
3. Nhận xét 20
PHẦN II: NỘI DUNG NHỮNG CÔNG VIỆC THỰC HIỆN TẠI NHÀ MÁY,
QUY TR ÌNH TH ỰC HI ỆN, K ẾT QU Ả TH ỰC HI ỆN C ÔNG VI ỆC 21
PHẦN III: CÁC PHỤ LỤC 22
Phụ lục 1: Lịch công tác tuần của Nhà máy 25
Phụ lục 2: Tự soạn thảo 26
Phụ lục 3: Mẫu sổ đăng ký công văn đến, sổ đăng ký công văn đi 30
Phụ lục 4: Mẫu hồ sơ nguyên tắc 35
Phụ lục 5: Mẫu hồ sơ công việc 39
Phụ lục đính kèm 43
Kết luận: 44
Tài liệu tham khảo 45

SVTT: Hoàng Thị Hợi -Trang 1 -
Báo cáo thực tập tốt nghiệp NMTL Bến Thành Craven "A"
Để hoàn thành tốt khóa thực tập và bài báo cáo này, em xin gửi lời cảm ơn đến
trường Đại học Sài Gòn, khoa Quản trị Kinh doanh đã tổ chức và hướng dẫn cho em trong
khóa thực tập này. Em cũng xin được gửi lời cảm ơn chân thành đến quý Tổng Công ty
Công nghiệp Sài Gòn đã giới thiệu em đến thực tập tại Nhà máy Thuốc lá Bến Thành
Craven “A”. Đồng thời, em xin gửi lời cảm ơn đến quý Nhà máy Thuốc lá Bến Thành
Craven “A” đã tiếp nhận và tạo điều kiện cho em vào thực tập. Đặc biệt, em xin được gửi
lời cảm ơn chân thành đến chú Vũ Quốc Vinh- Giám đốc nhà máy, anh Nguyễn Hoàng
Dũng, anh Nguyễn Tiến Dũng, chị Nguyễn Thị Bích Lâm đã hướng dẫn và chỉ bảo tận
tình để em có thể hoàn thành tốt khóa thực tập.
Em xin chân thành cảm ơn./.
Sinh viên thực tập:
HOÀNG THỊ HỢI
SVTT: Hoàng Thị Hợi -Trang 2 -
Báo cáo thực tập tốt nghiệp NMTL Bến Thành Craven "A"

Ba năm học trên giảng đường trường Đại học Sài Gòn, chúng em đã được trang bị
những kiến thức cơ bản làm hành trang cho con đường “vào đời” sắp tới.
Ngoài việc trang bị những lý thuyết cơ bản, nhà trường và khoa còn tổ chức những
chuyến đi thực tế đầy bổ ích tại các cơ quan như: Các Uỷ ban nhân dân quận, Trung tâm
Lưu trữ quốc gia II, Trung tâm nuôi dưỡng và bảo trợ trẻ em quận Gò Vấp…
Tuy những chuyến đi thực tế này chỉ mang tính chất tham quan và quan sát nhưng
đã giúp chúng em nắm bắt và hiểu hơn về công việc mà chúng em sắp và sẽ làm.
Đặc biệt hơn cả nhà trường và khoa đã tổ chức cho chúng em khóa thực tập tốt
nghiệp kéo dài từ ngày 02/02/2009 đến ngày 28/03/2009. Thời gian thực tập chỉ có 8 tuần,
khoảng thời gian này tuy không nhiều nhưng lại có ý nghĩa và tầm quan trọng rất lớn đối
với những sinh viên sắp ra trường như chúng em.
Khác với những đợt thực tế trước đây, ở đợt thực tập này không chỉ đơn thuần là
tham quan, quan sát mà ở đây chúng em được trực tiếp thực hiện những công việc liên

quan tới ngành nghề đào tạo của minh.
Ở đây chúng em có thể áp dụng những kiến thức đã học vào công việc thực tế và học
hỏi thêm được nhiều điều mới. Từ đó, chúng em có thể so sánh được sự giống và khác
nhau giữa thực tế và lý thuyết . Đồng thời, chúng em còn được học cách sử dụng các
trang thiết bị văn phòng như: Máy photocopy, máy Fax, máy in…, quan sát được hoạt
động sản xuất của cơ quan và rất nhiều điều bổ ích khác.
Tuy nhiên, do chưa có kinh nghiệm thực tế nên khi được giao công việc hoặc sử
dụng các trang thiết bị trong văn phòng em gặp phải nhiều khó khăn và nhiều thiếu sót và
khả năng quan sát vẫn còn hạn chế. Nhưng với sự hướng dẫn và giúp đỡ tận tình của các
cô-chú,các anh-chị trong nhà máy và các thầy cô nên em đã hoàn thành được bài báo cáo
của mình.
Tp.Hồ Chí Minh, ngày 22 tháng 03/2009.
Sinh viên thực tập
HOÀNG THỊ HỢI
SVTT: Hoàng Thị Hợi -Trang 3 -
Báo cáo thực tập tốt nghiệp NMTL Bến Thành Craven "A"
NỘI DUNG BÁO CÁO
SVTT: Hoàng Thị Hợi -Trang 4 -
Báo cáo thực tập tốt nghiệp NMTL Bến Thành Craven "A"
PHẦN I: KHẢO SÁT VÀ BÁO CÁO TÌNH HÌNH CÔNG TÁC
VĂN PHÒNG, VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN.
 Tên Nhà máy: Nhà máy Thuốc lá Bến Thành Craven “A”.
 Đia chỉ: D11/II – D18/II - đường số 5, khu công nghiệp Vĩnh Lộc- quận Bình
Tân- Tp. Hồ Chí Minh
 Số điện thoại: 085.4283016
 Số fax: 085.4281699
 Email:
 Wedsite: www.CNS.com.vn.
I.GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC VỀ NHÀ MÁY THUỐC LÁ BẾN THÀNH CRAVEN “A”.
SVTT: Hoàng Thị Hợi -Trang 5 -

Báo cáo thực tập tốt nghiệp NMTL Bến Thành Craven "A"
Nhà máy Thuốc lá Bến Thành Craven “A” là 1 trong 5 nhà máy trực thuộc Tổng
Công ty Công nghiệp Sài Gòn.
Trước đây, Nhà máy Thuốc lá Bến Thành Craven “A” là một bộ phận của Công ty
Thuốc lá Bến Thành cũ (nay là Tổng Công ty Công nghiệp Sài Gòn), có trụ sở tại:
11/121- Lê Đức Thọ- phường 17- quận Gò Vấp- Tp. Hồ Chí Minh.
Sau khi Nhà máy Thuốc lá Bến Thành sát nhập và liên kết với một số nhà máy,
công ty và đổi tên thành Tổng Công ty Công nghiệp Sài Gòn, Tổng Công ty quyết định
chuyển một bộ phận nhân sự thuộc Công ty Thuốc lá Bến Thành trước đây để xây dựng
một nhà máy trực thuộc có tên là Nhà máy Thuốc lá Bến Thành Craven “A”, trụ sở đóng
tại: D11/II – D18/II - đường số 5 – KCN Vĩnh Lộc - Quận Bình Tân – Tp. Hồ Chí Minh.
Nhà máy Thuốc lá Bến Thành Craven “A”hoạt động dựa trên sự quản lý trực tiếp
của Tổng Công ty Công nghiệp Sài Gòn.
Nhà máy thuốc lá Bến Thành Craven “A” là một nhà máy có sở sở hạ tầng tương
đối rộng rãi,khang trang và khép kín.
Hiện nay, nhà máy có khoảng hơn 255 công nhân, hoạt động sản xuất được chia
thành 3 ca : ca 1, ca 2, và ca 3. Nhà máy đã dần đần chuyển đổi quy trình sản xuất từ thủ
công sang cơ khí hoá từ đó dẫn đến sự thay đổi về cơ cấu lao động. Từ một tập hợp lao
động phổ thông giản đơn đã trở thành đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ
giỏi.
Nhà máy đã xây dựng được thương hiệu thuốc lá mang nhãn hiệu Craven “A” uy
tín, chất luợng đủ sức cạnh tranh trên thị trường nội địa và đã thâm nhập vào thị trường
thuốc lá điếu trung và cao cấp.
Nhà máy đã trở thành một trong những Doanh nghiệp Nhà nước làm ăn có hiệu
quả, đóng góp nhiều vào ngân sách Nhà nước
Sản phẩm thuốc lá điếu của Nhà máy được bán trên khắp thị trường trong cả nước.
Hiện nay, Nhà máy đang tập trung vào một số loại thuốc lá mang nhãn hiệu như:
CRAVEN “A” MENTHOL, CRAVEN “A” LIGHTS, CRAVEN “A” COFEE…Trong
tương lai Nhà máy sẽ cho ra đời thêm nhiều loại thuốc lá mới.
Đặc biệt, hiện nay Nhà máy đã xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng

theo Tiêu chuẩn ISO 9001:2000 và nhà máy đã đi vào hoạt động theo một quy trình thống
nhất. Nhờ đó mà năng xuất cũng như chất lượng sản phẩm của Nhà máy ngày càng cao
hơn giúp cho Nhà máy ngày càng đứng vững hơn trên thị trường.
SVTT: Hoàng Thị Hợi -Trang 6 -
Báo cáo thực tập tốt nghiệp NMTL Bến Thành Craven "A"
Trong tương lai, trên con đường phát triển Nhà máy sẽ còn gặp nhiều khó khăn
nhưng Nhà máy sẽ cố gắng nỗ lực hơn nữa để đưa uy tín của Nhà máy cũng như số lượng
và chất lượng sản phẩm lên một tầm cao hơn.
II.KHẢO SÁT VÀ BÁO CÁO.
1.Tìm hiểu về công tác văn phòng:
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức nhân sự của từng bộ phận nhà máy:
Do Nhà máy Thuốc lá Bến Thành Craven “A” là nhà máy trực thuộc Tổng Công ty
Công nghiệp Sài Gòn và là Nhà máy chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng Công ty, nhà máy
không có hạch toán riêng nên nhà máy không có chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức
nhân sự của từng bộ phận cụ thể. Vì vậy, trong bài báo cáo của mình em chỉ có thể nêu
chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức nhân sự của toàn nhà máy.
Sau đây là chức năng, nhiệm vụ ,cơ cấu tổ chức nhân sự của Nhà máy Thuốc lá Bến
Thành Craven “A”:
a.Chức năng:
Nhà máy Thuốc lá Bến Thành Craven “A” có những chức năng sau:
1. Nhà máy Thuốc lá Bến Thành Craven “A” là đơn vị sản xuất hoạt động nội bộ
chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng Công ty Công nghiệp Sài Gòn.
- Quản lý sử dụng vật tư.
- Quản lý lao động.
- Sử dụng hiệu quả máy móc thiết bị.
- Đảm bảo sản xuất an toàn, vệ sinh, phòng chống cháy nổ.
- Sáng kiến tiết kiệm.
2. Có chức năng sản xuất thuốc lá bao nhãn hiệu: CRAVEN “A” KS, CRAVEN
“A” MENTHOL, CRAVEN “A” LIGHTS, CRAVEN “A” COFFEE…
b. Nhiệm vụ:

- Triển khai thực hiện kế hoạch sản xuất.
- Đảm bảo các công đoạn sản xuất thực hiện theo đúng quy trình.
- Đảm bảo thực hiện sản xuất theo định mức.
- Cập nhật vật tư hàng ngày.
- Đảm bảo thực hiện đúng nội quy an toàn lao động, nội quy an toàn phòng cháy
chữa cháy.
SVTT: Hoàng Thị Hợi -Trang 7 -
Báo cáo thực tập tốt nghiệp NMTL Bến Thành Craven "A"
- Thực hiện sản xuất theo quy trình hướng dẫn theo quy định ban hành.
- Cập nhật đầy đủ các số liệu liên quan trong quá trình sản xuất.
- Phản hồi kịp thời các vấn đề phát sinh trong quá trình sản xuất.
- Tổ chức các hoạt động sáng kiến tiết kiệm tại xưởng.
- Chấp hành nghiêm chỉnh quy định của pháp luật và nội quy, quy định của Tổng
Công ty. Đảm bảo an toàn lao động, trật tự an ninh xã hội và vệ sinh môi
trường tại nhà máy.
- Xây dựng mối đoàn kết tương trợ, kèm cặp giúp đỡ lẫn nhau trong CB-CNV để
nâng cao tay nghề và trình độ chuyên môn, cùng hoàn thành nhiệm vụ chung.
- Tạo điều kiện, động viên CB-CNV tham gia các phong trào thi đua lao động
sản xuất, học tập văn hóa, chuyên môn nghiệp vụ, hội họp, sinh hoạt tập thể do
Đảng, Chính quyền và Đoàn thể phát động, tổ chức.
- Thực hiện đầy đủ các chế độ báo cáo theo quy định hoặc đột xuất các hoạt động
của Nhà máy lên Ban Tổng Giám đốc Tổng Công ty.
Lưu ý: Ngoài những nhiệm vụ trên, Nhà máy còn có nhiệm vụ theo các thủ thục
hướng dẫn công việc liên quan.
C. Cơ cấu tổ chức nhân sự của nhà máy:
Cơ cấu tổ chức nhân sự của Nhà máy Thuốc lá Bến Thành Craven “A” như sau;
- 1 giám đốc.
- 4 phó giám đốc: + 1 phó giám đốc chất lượng sản phẩm.
+ 1 phó giám đốc trưởng ca sản xuất 1.
+ 1 phó giám đốc trưởng ca sản xuất 2.

+ 1 phó giám đốc trưởng ca sản xuất 3.
- 1 nhân viên công nghệ thông tin.
- 1 nhân viên văn thư lưu trữ.
- 3 nhân viên thống kê.
- 1 thủ kho.
- 1 tổ KCS.
- Các tổ sản xuất.
1.2. Các quy chế, quy định hoạt động của nhà máy:
Nhà máy Thuốc lá Bến Thành chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng Công ty Công
nghiệp Sài Gòn nên nhà máy cũng hoạt động dựa trên các quy chế, quy định của Tổng
Công ty.
Sau đây là các quy chế,quy định hoạt động của Nhà máy Thuốc lá Bến Thành
Craven “A”:
SVTT: Hoàng Thị Hợi -Trang 8 -
Báo cáo thực tập tốt nghiệp NMTL Bến Thành Craven "A"
- Những quy định chung;
- Quy định về phạm vi và quan hệ phối hợp giải quyết công việc;
- Quy định về xử lý văn bản đến và ban hành văn bản;.
- Quy định về quản lý lịch công tác và tiếp khách;
- Quy định về tổ chức họp và nộidung các cuộc họp;
- Quan hệ phối hợp giữa các phòng ban.
- Quy định chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của ban quản lý năng lượng khối
cơ sở 1( Nhà máy thuốc lá Bến Thành Craven “A” và Nhà máy Thuốc lá Bến
Thành 2) Tổng công ty công nghiệp Sài Gòn;
- Quy định chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của ban quản lý năng lượng Khối
phòng ban Tổng Công ty;
- Quy định về thực hiện công tác chấm công, theo dõi ngày giờ công và kiểm
soát ra vào cổng tại Cơ quan Văn phòng Tổng Công ty Công nghiệp Sài Gòn;
2.Công tác tổ chức lao động khoa học trong văn phòng của Nhà máy Thuốc lá Bến
Thành Craven “A”:

2.1. Sự phân công công việc giữa lãnh đạo với trưởng phòng và từng nhân viên:
a. Giám đốc:
Giám đốc là người chịu sự quản lý trực tiếp của Ban giám tổng Công ty. Là người
đứng đầu Nhà máy thuốc lá Bến Thành Craven “A”.
Giám đốc có những công việc và quyền hạn sau:
 Công việc :
• Tổ chức, lãnh đạo, điều hành mọi hoạt động sản xuất của nhà máy.
•Tổ chức, điều hành, phân công rõ nhiệm vụ đến từng người.
•Chỉ đạo việc quyết toán nguyên phụ liệu theo định mức của Tổng Công ty.
•Dôn đốc, kiểm tra việc thực hiện bảo dưỡng máy móc, thiết bị.
•Kiểm tra, giám sát việc thực hiện đúng nội quy an toàn lao động, phòng chống
cháy nổ.
•Tổ chức các hoạt động sáng kiến, tiết kiệm tại nhà máy.
•Báo cáo các hoạt động của Nhà máy cho Ban giám đốc Tổng Công ty
•Kết hợp với các phòng ban công ty để thực hiện các công việc do cấp trên giao.
•Thực hiện đúng các thủ tục đã hướng dẫn
•Quan hệ với bộ phận sản xuất BAT.
 Quyền hạn :
SVTT: Hoàng Thị Hợi -Trang 9 -
Báo cáo thực tập tốt nghiệp NMTL Bến Thành Craven "A"
• Kiểm tra, kiểm soát quá trình sản xuất, theo dõi định mức và có quyền đề
nghị thay đổi khi không hợp lý.
• Kiểm tra theo dõi, nhắc nhở, đề nghị thay đổi hay bổ nhiệm.
• Chỉ đạo nhân viên thống kê lập quyết toán và xem xét các quyết toán.
• Kiểm tra, nhắc nhở phó giám đốc được phân công phụ trách lĩnh vực, tuân
thủ đúng kế hoạch bảo trì.
• Lập chương trình kế hoạch thực hiện hoặc đặt mục tiêu.
• Chỉ đạo nhân viên lập báo cáo và xem xét các báo cáo.
• Yêu cầu mọi người trong Nhà máy thực hiện đúng trình tự thủ tục đã hướng
dẫn trong ISO.

• Yêu cầu BAT gửi phụ tùng đúng chủng loại, đúng thời gian. Giải quyết cho
kỹ thuật BAT đem các chi tiết máy đi gia công bên ngoài.
Lưu ý: Ngoài những công việc và quyền hạn trên, giám đốc Nhà máy còn có công việc,
quyền hạn theo các thủ tục hướng dẫn công việc liên quan.
b.Công việc và quyền hạn của các phó giám đốc:
• Phó giám đốc chất lượng sản phẩm:
Là người chịu sự quản lý trực tiếp của giám đốc Nhà máy.
Sau đây là một số công việc và quyền hạn của phó giám đốc chất lượng sản phẩm:
 công việc :
• Phụ trách tổ KCS
• Thực hiện các quy định chất lượng, tiêu chuẩn chất lượng.
• Tìm kiếm nguyên nhân dẫn đến sản lượng kém chất lượng.
• Kiểm tra môi trường.
• Báo cáo các việc thực hiện về mặt chất lượng.
• Đại diện lãnh đạo trong việc triển khai áp dụng ISO cho tổ KCS.
• Lập kế hoạch đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ và trang thiết bị.
• Kiểm tra thực hiện công việc.
 Quyền hạn:
• Triển khai theo dõi việc thực hiện, triển khai công việc trực tiếp cho tổ trưởng
• Kiểm tra, hướng dẫn, chỉ đạo, quan hệ các đơn vị theo ngành, các phòng ban
trong công ty.
• Đưa ra các hành động phòng ngừa tình trạng dẫn đến sản phẩm kém chất
lượng.
SVTT: Hoàng Thị Hợi -Trang 10 -
Báo cáo thực tập tốt nghiệp NMTL Bến Thành Craven "A"
• Yêu cầu thay đổi hay bổ sung phương pháp cho phù hợp, quan hệ các đ ơn vị
theo ngành, các phòng ban trong công ty.
• Nắm rõ tình hình chất lượng, nêu ý kiến đề xuất.
• Yêu cầu tổ trưởng và tổ KCS thực hiện đúng theo hệ thống đã được duyệt.
• Giải trình sự thiếu hụt về chuyên môn, nghiệp vụ và trang thiết bị.

• Kiểm tra thực hiện công việc.
• Các phó giám đốc trưởng ca sản xuất:
Các phó giám đốc là những người chịu sự quản lý trực tiếp của giám đốc Nhà máy,
đồng thời là trưởng các ca sản xuất.
Mỗi giám đốc sẽ làm 2 tuần ca ngày thi làm 1 tuần ca đêm.
Phó giám đốc các ca có các công việc và quyền hạn sau:
 Công việc:
• Triển khai kế hoạch sản xuất.
• Sắp xếp bố trí lao động.
• Theo dõi việc sử dụng nghuyên phụ liệu.
• Phát hiện sự không phù hợp trong sản xuất.
• Báo cáo các hoạt dộng sản xuất cho Giám đốc Nhà máy.
• Triển khai thực hiện vệ sinh công nghiệp tại xưởng sản xuất.
• Đầu tuần, nhận bàn giao xưởng từ bảo vệ.
• Giao thành phẩm ca chiều và ca đêm cho thủ kho công ty.
• Kiểm tra thành phẩm, ký sổ giao hàng và bàn giao thành phẩm lại cho thủ
kho.
• Ghi lại số lượng thành phẩm vào sổ theo dõi thành phẩm.
• Ghi nhận tình hình sản xuất (máy móc hư hỏng, hết đợt, những vấn đề cần ghi
chú…). Vào nhật trình giao ca và vào sổ theo dõi tình trạng máy móc (máy
vấn, máy bao, máy kiếng)
• Đánh giá nhiệm vụ được giao cho tổ trưởng (quản lý nhân sự, chất lượng…
trong dây truyền sản xuất) vào sổ theo dõi giao công việc.
• Chỉ đạo công tác kiểm tra và quản lý tài sản cố định công cụ, dụng cụ, máy
móc thiết bị.
• Cuối tuần (hay ngày nghỉ) bàn giao xưởng cho bảo vệ.
SVTT: Hoàng Thị Hợi -Trang 11 -
Báo cáo thực tập tốt nghiệp NMTL Bến Thành Craven "A"
• Đại diện lãnh đạo trong việc triển khai, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng
ISO 9001-2000 vào nhà máy.

• Tiến hành thường xuyên các mối quan hệ lãnh đạo hợp tác với cấp ủy, Công
đoàn và đoàn thanh niên.
 Quyền hạn:
• Kiểm tra theo dõi kế hoạch sản xuất.
• Bố trí, sắp xếp CB-CNV dưới quyền.
• Nhắc nhở, xử lý trường hợp sử dụng nguyên phụ liệu phung phí.
• Đưa ra hành động khắc phục phòng ngừa trong sản xuất.
• Nắm bắt rõ tình hình sản xuất, nêu ý kiến đề xuất.
• Tổ chức tổng vệ sinh.
• Yêu cầu các cửa được niêm phong đầy đủ.
• Yêu cầu thủ kho đếm thành phẩm của ca chiều và ca đêm.
• Cập nhập số liệu vào sổ theo dõi thành phẩm.
• Đề nghị vật tư chuẩn bị thay thế cho máy.
• Động viên khuyến khích hoặc nhắc nhở các tổ trưởng.
• Yêu cầu các bộ phận có liên quan cung cấp biên bản nghiệm thu, giấy tờ có
liên quan.
• Yêu cầu bảo vệ phải cho số lượng niêm phong.
• Yêu cầu các bộ phận liên quan thực hiện đúng quy định hệ thông ISO.
• Trình bày những ý kiến của Nhà máy đến cấp Ủy, Công đoàn và thanh niên.
Lưu ý : Ngoài công việc và quyền hạn trên, phó giám đốc còn có công việc và quyền hạn
theo các thủ tục, hướng dẫn công việc liên quan
C. Nhân viên văn thư:
Công việc và quyền hạn của nhân viên văn thư được quy định như sau:
 Công việc:
• Cập nhật các số liệu thành phẩm báo cáo mỗi ngày cho giám đốc.
• Phụ trách việc theo dõi sổ sách-biểu mẫu trong hệ thống quản lý chất lượng.
• Phụ trách việc lưu trữ công văn đến-đi của nhà máy.
• Nhận và phân phát các thông báo, công văn đến các bộ phận liên quan trong
nhà máy.
• Trình ký một số giấy tờ khi nhà máy có nhu cầu.

 Quyền hạn:
SVTT: Hoàng Thị Hợi -Trang 12 -
Báo cáo thực tập tốt nghiệp NMTL Bến Thành Craven "A"
• Yêu cầu ghi chép số liệu đầy đủ, chính xác.
• Yêu cầu ACE thực hiện đúng các quy định trong tài liệu ISO.
• Yêu cầu các bộ phận có liên quan ký nhận khi được giao.
• Yêu cầu lập giấy tờ phải ghi rõ, chính xác.
Lưu ý: Ngoài công việc và quyền hạn trên, nhân viên văn thư có công việc và quyền hạn
theo các thủ tục, hướng dẫn công việc liên quan.
d. Nhân viên công nghệ thông tin:
Nhân viên công nghệ thông tin thực hiện các chức năng và quyền hạn sau;
 công việc:
• Quản lý cơ sở dữ liệu CB-CNV Nhà máy Thuốc lá Bến Thành Craven “A”
• Xử lý các vấn đề về lĩnh vực công nghệ thông tin.
• Hỗ trợ việc chấm công để báo cáo kịp thời cho phòng tổ chức nhân sự vào
cuối tháng.
• Xếp ca làm việc hàng tuần cho công nhân.
• Quản lý mạng của nhà máy (khi được lắp).
 Quyền hạn:
Đề nghị các bộ phận liên quan cung cấp số liệu khi có nhu cầu.
2.2. Trang thiết bị văn phòng Nhà máy thuốc lá Bến Thành Craven “A”.
Trang thiết bị văn phòng Nhà máy Thuốc lá Bến Thành Craven “A” được sắp xếp tại
phòng Phó giám đốc. Gồm các thiết bị sau:
- 4 bàn làm việc.
- 4 máy tính.
- 1 máy in.
- 1 máy Scan.
- 1 máy photo coppy.
- 1 máy Fax.
- 4 tủ đựng hồ sơ.

Trang thiết bị văn phòng nhà máy được thể hiện bằng sơ đồ sau:

SVTT: Hoàng Thị Hợi -Trang 13 -
Báo cáo thực tập tốt nghiệp NMTL Bến Thành Craven "A"
SƠ ĐỒ TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG
Ghi chú:
1. Cửa ra vào;
2. Bàn làm việc + máy tính
+ máy scan;
3. Bàn làm việc + máy tính;
4. Bàn làm việc + máy tính;
5. Bàn làm việc + máy tính;
6, 7, 8, 9: Tủ đựng hồ sơ;
10: Máy in;
11. Máy fax;
12. Máy photo coppy.
Ngoài những trang thiết bị trên trong văn phòng còn có các trang thiết bị như: máy
điều hoà, bóng điện, micro, máy chụp hình…
SVTT: Hoàng Thị Hợi -Trang 14 -
110 11 12
9
8
7
6
5
4
2
3
Báo cáo thực tập tốt nghiệp NMTL Bến Thành Craven "A"
Hình 1: Văn phòng Phó giám đốc

3.Nhận xét về công tác tổ chức lao động trong văn phòng:
Công tác tổ chức lao động trong văn phòng tại Nhà máy thuốc lá Bến Thành có
những ưu và hạn chế sau:
 Ưu điểm:
- Nhà máy đã có sự phân công lao động rõ ràng đối với từng thành viên nhờ vậy mà
cán bộ công nhân viên có thể biết được công việc mà mình phải làm và có thể hoàn thành
tốt công việc của mình.
- Do số lượng nhân sự nhà máy ít nên nhà máy còn yêu cầu nhân viên không chỉ biết
những công việc của mình mà còn phải biết thêm những công việc có liên quan để khi có
người nghỉ việc có thể thay thế. Nhờ vậy mà công việc của nhà máy không bị ngừng trệ.
- Cơ cấu nhân sự gọn nhẹ dễ dàng cho việc quản lý nhân sự.
SVTT: Hoàng Thị Hợi -Trang 15 -
Báo cáo thực tập tốt nghiệp NMTL Bến Thành Craven "A"
- Văn phòng rộng rãi, thoáng mát, sạch sẽ tạo cho nhân viên một cảm giác thoải mái
khi làm việc.
- Trang thiết bị văn phòng đầy đủ, hiện đại. Cách bố trí trang thiết bị trong văn
phòng hợp lý thuận tiện cho việc sử dụng.
 Hạn chế:
Tuy nhiên công tác tổ chức lao động trong văn phòng c òn một số hạn chế nhỏ như:
- Số lượng nhân viên còn ít nên một người phải đảm nhiệm công việc nhiều nên
nhân viên phải mất nhiều thời gian để giải quyết công việc.
- Trong phòng chưa bố trí cây xanh như: chậu hoa, cây cảnh.
- Máy photo coppy đặt tại phòng làm việc đôi khi gây tiếng ồn làm ảnh hưởng đến
khả năng tập trung vào công việc của nhân viên.
III. CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ
CỦA NHÀ MÁY:
1.Công tác tổ chức văn thư của Nhà máy:
Như đã nói ở trên Nhà máy Thuốc lá Bến Thành Craven “A” là nhà máy chịu sự
quản lý trực tiếp của Tổng Công ty Công nghiệp Sài Gòn và là nhà máy không có hệ
thống phòng ban chuyên trách nên Nhà máy bố trí 1 nhân viên văn thư. Ngoài những

công việc chuyên ngành nhân viên văn thư còn đảm nhiệm các công việc khác
- Số lượng nhân viên văn thư: 01-chị Nguyễn Thị Bích Lâm
- Trình độ nghiệp vụ: Đại học.
2.Tổ chức quản lý và ban hành văn bản của cơ quan:
2.1. Việc quản lý văn bản đến:
a. Những cơ quan thường gửi văn bản đến:
Nhà máy Thuốc lá Bến Thành Craven “A” là đơn vị sản xuất, hoạt động nội bộ chịu
sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng Công ty Công nghiệp Sài Gòn nên văn bản đến chủ yếu là
SVTT: Hoàng Thị Hợi -Trang 16 -
Báo cáo thực tập tốt nghiệp NMTL Bến Thành Craven "A"
văn bản nội bộ từ Tổng Công ty chuyển đến và một số văn bản đến của các Nhà máy
trong khu Công nghiệp Vĩnh Lộc.
b. Số lượng văn bản đến trong 1 hoặc 2 năm gần đây:
- Năm 2007: 236 văn bản.
- Năm 2008: 220 văn bản.
Từ số liệu trên cho thấy số lượng văn bản đến hàng năm của Nhà máy là không nhiều.
c. Các loại công cụ để đăng ký văn bản đến:
Đăng kí trên sổ.
d. Quy trình tiếp nhận văn bản đến:
Quy trình tiếp nhận văn bản đến của Nhà máy thuốc lá Bến Thành được thực hiện
như sau:
Khi văn bản được chuyển đến từ nhiều nguồn khác nhau, cán bộ văn thư sẽ kiểm tra
sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong…đối với văn bản mật thì cán
bộ văn thư phải đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và kí.
Khi phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng không còn nguyên vẹn…thì cán bộ văn
thư sẽ báo cho cấp trên, đôi khi còn phải lập biên bản với người đưa văn bản.
Sau khi tiếp nhận và kiểm tra sơ bộ thì bước tiếp theo cán bộ văn thư sẽ phân loại sơ
bộ và bóc bì văn bản đến.
Sau khi phân ra các loại văn bản đến thì cán bộ văn thư sẽ chuyển những văn bản
gửi đích danh cho các cá nhân, nếu là văn bản mật thì sẽ đưa cho Giám đốc.

Sau khi bóc bì cán bộ văn thư phải đối chiếu số, kí hiệu ghi ngoài bì với số kí hiệu
của văn bản trong bì, nếu phát hiện sai sót sẽ phải báo cho nơi gửi để giải quyết…
Bước tiếp theo cán bộ văn thư sẽ đóng dấu “đến”, ghi số và ngày đến.
Đối với bản fax, cán bộ văn thư sẽ chụp lại trước khi đóng dấu “đến” và gọi điện
thoại đến nơi gửi để thông báo mình đã nhận được văn bản.
Đối với văn bản đến được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết cán bộ
văn thư sẽ in ra và làm thủ tục đóng dấu “đến”.
SVTT: Hoàng Thị Hợi -Trang 17 -
Báo cáo thực tập tốt nghiệp NMTL Bến Thành Craven "A"
Tiếp theo cán bộ văn thư làm công việc đăng kí văn bản đến.
Do số lượng văn bản đến hàng năm của Nhà máy không nhiều nên tất cả các văn bản
đến đều đăng kí chung vào một sổ.
Khi đăng kí vào sổ cán bộ văn thư sẽ ghi đầy đủ các thông tin vào các cột trong sổ
văn bản đến như: STT, ngày văn bản đến, nơi gửi, số lượng, người nhận, kí tên (mẫu sổ
văn bản đến của nhà máy được đính kèm ở phần phụ lục).
Bước tiếp theo cán bộ văn thư sẽ chuyển cho Giám đốc để Giám đốc xem xét và cho
ý kiến phân phối và chỉ đạo giải quyết.
Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của Giám đốc thì cán bộ văn
thư sẽ nhận lại văn bản đến và cán bộ văn thư sẽ đăng kí bổ sung vào sổ văn bản đến.
Bước tiếp theo sau khi có ý kiến của Giám đốc, cán bộ văn thư sẽ chuyển giao văn
bản cho các đơn vị cá nhân giải quyết căn cứ vào ý kiến của Giám đốc. Đối với bản fax
hoặc văn bản chuyển qua mạng, cán bộ văn thư cũng sẽ đóng dấu “đến”, ghi số, ngày văn
bản đến và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận bản fax hoặc văn bản qua mạng.
Trường hợp nếu văn bản đến có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, cán bộ văn thư phải
theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.
2.2. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi của nhà máy
a. Những loại văn bản cơ quan ban hành:
- Quyết định;
- Thông báo;
- Báo cáo;

- Nội quy.
Mẫu của các loại văn bản (phần phụ lục kèm theo).
b. Quy trình ban hành văn bản:
Văn bản do nhà máy ban hành chủ yếu là văn bản nội bộ và không có ban hành văn
bản ra bên ngoài.
Quy trình ban hành văn bản nội bộ của Nhà máy như sau:
- Bước 1: Các đơn vị, cá nhân hoặc cán bộ văn thư sẽ soạn thảo các văn bản cần ban
hành.
SVTT: Hoàng Thị Hợi -Trang 18 -
Báo cáo thực tập tốt nghiệp NMTL Bến Thành Craven "A"
- Buớc 2: Các đơn vị, cá nhân sẽ đưa văn bản đã soạn thảo cho cán bộ văn thư. Cán
bộ văn thư sẽ kiểm tra lại hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày, nếu phát hiện sai sót sẽ
trả lại cho đơn vị, cá nhân đó để sửa hoặc soạn thảo lại.
- Buớc 3: Sau khi kiểm tra xong cán bộ văn thư sẽ trình lên Giám đốc xem xét và
duyệt.
-Bước 4: Sau khi Giám đốc duyệt, cán bộ văn thư sẽ làm các thủ tục đăng ký văn
bản đi rồi tiến hành chuyển văn bản đến nơi cần gửi: qua fax hoặc đưa trực tiếp đến các
đơn vị, cá nhân đó.
C. Cách lưu văn bản đi của Nhà máy:
Văn bản đi của Nhà máy được lưu theo thời gian.
d. Các loại công cụ Nhà máy đang sử dụng để đăng kí văn bản đi:
Văn bản đi của Nhà máy được đăng kí bằng một công cụ duy nhất đó là sổ đăng ký
văn bản đi.
e. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi của nhà máy.
Cũng như văn bản đến hầu hết các văn bản đi của cơ quan là văn bản nội bộ nên quy
trình quản lý và giải quyết văn bản đi của nhà máy khá đơn giản.
Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi tại nhà máy được thực hiện như sau:
Cán bộ văn thư sẽ làm nhiệm vụ soạn thảo một số loại văn bản đi do nhà máy yêu
cầu như: thông báo, quyết định, thư mời…. Bên cạnh đó nhà máy còn có các văn bản đi
do các đơn vị và cá nhân soạn thảo. Đối với các văn bản do các đơn vị và cá nhân soạn

thảo sau khi soạn thảo xong sẽ chuyển văn bản đó cho cán bộ văn thư, cán bộ văn thư sẽ
làm nhiệm vụ kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày nếu phát hiện sai sót cán bộ
văn thư sẽ báo cho đơn vị soạn thảo ra văn bản đó để chỉnh sửa lại.
Sau khi văn bản đã được chỉnh sửa xong cán bộ văn thư sẽ trình văn bản đó cho
Giám đốc xem xét và duyệt. Nếu Giám đốc không duyệt thì cán bộ văn thư sẽ trả lại đơn
vị hoặc cá nhân yêu cầu làm lại. Nếu Giám đốc duyệt thì cán bộ văn thư sẽ đăng kí văn
bản vào sổ.
Khi đăng kí vào sổ cán bộ văn thư sẽ ghi số và ngày tháng của văn bản.
Do số lượng văn bản đi hàng năm của Nhà máy cũng không nhiều nên tất cả các
văn bản đi đều được đăng kí chung vào một sổ và đánh số chung cho tất cả các loại văn
bản hành chính.
SVTT: Hoàng Thị Hợi -Trang 19 -
Báo cáo thực tập tốt nghiệp NMTL Bến Thành Craven "A"
Khi đăng kí vào sổ cán bộ văn thư sẽ ghi đầy đủ các thông tin vào sổ (mẫu sổ văn
bản đi của nhà máy được đính kèm ở phần phụ lục).
Do hầu hết các văn bản đi của nhà máy là văn bản nội bộ nên văn bản được chuyển
đi chủ yếu qua máy fax.
Khi gửi văn bản qua máy fax, cán bộ văn thư sẽ kiểm tra văn bản đã đến nơi chưa.
Khi văn bản đến nơi thì nơi nhận sẽ gọi điện thông báo đã nhận được văn bản. Nhờ vậy
mà cán bộ văn thư có thể kiểm tra được văn bản đã đến hay chưa. Nếu thấy nơi nhận
không gọi điện thông báo thì cán bộ văn thư phải gọi điện đến nơi nhận để hỏi.
Đối với văn bản không gửi qua fax thì nhân viên văn thư sẽ bỏ văn bản vào phong bì
sau dó dán bì lại và chuyển đến người nhận.
Khi chuyển đến người nhận cán bộ văn thư sẽ yêu cầu người nhận kí vào sổ. Nếu là
văn bản gửi qua máy fax, sau khi người nhận gọi điện thông báo đã nhận được thì cán bộ
văn thư sẽ ghi tên người nhận vào sổ.
2.3.Việc quản lý và sử dụng con dấu của nhà máy:
Nhà máy là đơn vị sản xuất và hoạt động nội bộ chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng
Công ty Công nghiệp Sài Gòn nên nhà máy không có con dấu riêng. Khi có nhu cầu cần
đóng dấu thì nhà máy sẽ lên Tổng công ty đóng dấu. Do đó Nhà máy không có cách bảo

quản và sử dụng con dấu.
3. Nhận xét về công tác văn thư lưu trữ của cơ quan:
Công tác văn thư lưu trữ của Nhà máy có những ưu và hạn chế sau:
 Ưu điểm:
- Cán bộ văn thư có trình độ nên việc nên công việc được giải quyết tốt.
- Cách sắp xếp tài liệu hợp lý.
- Quy trình quản lý và bảo quản tài liệu hợp lý giúp cho văn bản đuợc bảo quản tốt.
- Văn bản được trình bày theo đúng thể thức.
- Công tác bảo quản tốt.
- Công tác chuyển giao văn bản nhanh chóng.
SVTT: Hoàng Thị Hợi -Trang 20 -
Báo cáo thực tập tốt nghiệp NMTL Bến Thành Craven "A"
 Nhược điểm:
Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm thì công tác văn thư lưu trữ tại nhà máy còn một
số hạn chế nhỏ như:
- Chưa áp dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ.
PHẦN II: NỘI DUNG NHỮNG CÔNG VIỆC THỰC HIỆN TẠI
NHÀ MÁY, QUY TRÌNH THỰC HIỆN, KẾT QUẢ THỰC HIỆN
CÔNG VIỆC.
Trong thời gian thực tập tại Nhà máy em cũng đã được làm những công việc sau:
1. Đăng ký văn bản đến.
 Quy trình thực hiện:
Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến. Kiểm tra sơ bộ các thông tin như: số lượng, tình
trạng, bì, nơi nhận…
Bước 2: Bóc bì. Sau khi bóc bì phải đối chiếu số, kí hiệu ghi ngoài bì với kí hiệu của
văn bản trong bì.
. Bước 3: Ghi số và ngày đến vào dấu đến.
Đối với văn bản gửi qua máy fax thì phải gọi điện thông báo đến nơi gửi.
Bước 4: Đăng kí và kí tên vào sổ.
Bước 5: Đưa văn bản và sổ đăng ký văn bản đến cho Cán bộ văn thư kiểm tra lại.

Cán bộ văn thư sau khi đã kiểm tra và chỉnh sửa xong sẽ trình lên Giám đốc xem xét và
cho ý kiến chuyển giao văn bản.
Bước 6: sau khi Giám đốc xem xét và cho ý kiến, sẽ chuyển giao văn bản đến đơn
vị, cá nhân giải quyết.
 Kết quả thực hiện: hoàn thành theo yêu cầu.
2.Đăng ký văn bản đi:
 Quy trình thực hiện:
SVTT: Hoàng Thị Hợi -Trang 21 -
Báo cáo thực tập tốt nghiệp NMTL Bến Thành Craven "A"
Bước 1: Tiếp nhận văn bản từ các đơn vị cá nhân soạn thảo ra văn bản đó.
Bước 2: Kiểm tra sơ bộ thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày.
Bước 3: Đưa cán bộ văn thư kiểm tra lại văn bản. Nếu phát hiện sai sót sẽ chuyển
giao lại đơn vị soạn thảo để chỉnh sửa lại.
Bước 4: Sau khi đã chỉnh sửa xong cán bộ văn thư sẽ trình văn bản lên Giám đốc
xem xét và duyệt. Sau khi phê duyệt xong sẽ trả lại cho cán bộ văn thư.
Bước 5: Nhận lại văn bản và đăng kí và làm thủ tục đăng ký vào sổ văn bản đi:
Khi dăng kí phải ghi đầy đủ các thông tin vào sổ đăng ký văn bản đi và ký tên. Sau
đó đưa cán bộ văn thư kiểm tra lại.
Bước 6: Nhân bản đủ số lượng cần gửi đi sau đó vào bì và dán bì ghi địa chỉ nơi cần
chuyển văn bản đi. Sau đó tiến hành chuyển văn bản đến đơn vị cá nhân cần chuyển.
Đối với văn bản chuyển qua máy fax thì sẽ tiến hành chuyển văn bản qua máy fax,
sau đó chờ thông tin phản hồi của nơi nhận là đã nhận được văn bản rồi.
 Kết quả thực hiện: hoàn thành theo yêu cầu.
3.Nhập thông tin cá nhân của toàn bộ cán bộ công nhân viên toàn Nhà máy vào
máy tính:
 Quy trình thực hiện:
Dùng chương trình Access trên máy tính để đăng nhập các thông tin cá nhân do cán
bộ công nhân viên kê khai vào máy tính.
 Kết quả thực hiện: hoàn thành theo yêu cầu
4.Soạn thảo một thư mời dự buổi “ Tân niên đầu năm”:

 Quy trình thực hiện:
- Soạn thảo một thư mời theo mẫu có sẵn trên máy vi tính
-Đưa cán bộ văn thư kiểm tra lại.
- Kiểm tra xong tiến hành in: in đủ số lượng theo danh sách khách mời.
SVTT: Hoàng Thị Hợi -Trang 22 -
Báo cáo thực tập tốt nghiệp NMTL Bến Thành Craven "A"
- Ghi các thông tin của khách mời vào thư mời và bì thư.
- Cho thư mời vào bì thtư.
 Kết quả thực hiện: hoàn thành theo yêu cầu.
Ngoài ra trong quá trình thực tập em còn được photo coppy các giấy tờ khi có nhu
cầu, nghe điện thoại, gửi fax…
SVTT: Hoàng Thị Hợi -Trang 23 -