PH ẦN I : KHẢO SÁT VÀ BÁO CÁO TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN PHÒNG, VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN pdf

PHẦN I
KHẢO SÁT VÀ BÁO CÁO TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN
PHÒNG, VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN
I. TÌM HIỂU VỀ CƠ QUAN VÀ VĂN PHÒNG THỰC TẬP:
1.Giới thiệu vài nét về Trung tâm Lưu trữ quốc gia II:
− Địa chỉ: 17A Lê Duẩn, Phường Bến Nghé, Quận 1, Tp.Hồ Chí Minh;
− ĐT: 08.38273005-Fax: 08.38224625 ;
− Email: ;
− Website :archives.gov.vn.
a) Quá trình thành lập, phát triển của cơ quan:
Tiền thân của Trung tâm Lưu trữ quốc gia II tại thành phố Hồ Chí Minh là “Sở
Lưu trữ Phủ Chủ tịch Chính phủ Lâm thời Cộng hòa miền Nam Việt Nam”. Sở này
được thành lập theo Quyết định số 09/QĐ-75 ngày 05/8/1975 của Thường vụ Trung ương
Cục miền Nam.
Ngày 19/11/1976, Bộ trưởng chủ nhiệm văn phòng Phủ thủ tướng đã ra quyết định
số 252/BT chuyển tổ chức Sở Lưu trữ Phủ chủ tịch Chính phủ Lâm thời Cộng hòa miền
Nam Việt Nam cũ để thành lập Kho Lưu trữ trung ương II, thuộc Cục Lưu trữ Phủ Thủ
tướng.
Năm 1984, Hội đồng Bộ trưởng đã ra Nghị định số 34/HĐBT đổi Cục Lưu trữ Phủ
Thủ tướng thành Cục Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Hội đồng Bộ trưởng. Để đáp ứng các
yêu cầu của nhà nước và của ngành trong thời kì đổi mới, ngày 06/9/1988 Cục Lưu trữ
Nhà nước đã ban hành Quyết định số 358/QĐ-TC đổi tên kho lưu trữ Trung ương II
thành Trung tâm Lưu trữ quốc gia II.
Năm 1999 nhằm giải quyết một số vấn đề cấp bách của ngành và hoàn thiện tổ
chức của các đơn vị trực thuộc, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã ban hành QĐ số
20/ QĐ- LTNN ngày 17/3/1999 về tổ chức bộ máy của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II.
Ngày nay, Trung tâm Lưu trữ quốc gia II là tổ chức sự nghiệp của Cục Văn thư và
Lưu trữ nhà nước.
1
b) Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức nhân sự:
 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức nhân sự của cơ quan:

 Chức năng:
Theo Quyết định số 34/QĐ-VTLTNN ban hành ngày 06/4/2004 thì Trung tâm
Lưu trữ quốc gia II có chức năng sưu tầm, thu thập; bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu,
tư liệu lưu trữ thời kỳ Phong kiến, Pháp thuộc; các cơ quan, tổ chức Trung ương của chế
độ Việt Nam Cộng hòa, các cơ quan tổ chức của Mỹ và chư hầu có trụ sở đóng tại miền
Nam Việt Nam; các cơ quan Trung ương của Mặt trận Dân tộc giải phóng miền Nam
Việt Nam trước 30/4/1975; các cơ quan, tổ chức Trung ương của nước Việt Nam Dân
chủ Cộng hòa, Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam và tư liệu của các nhân vật lịch sử,
cá nhân, gia đình và dòng họ tiêu biểu sau 30/4/1975 trên lãnh thổ từ Quảng Trị trở vào
theo quy định của pháp luật.
Trung tâm Lưu trữ quốc gia II có trụ sở tại TP.HCM, có tư cách pháp nhân, có con
dấu và tài khoản riêng.
 Nhiệm vụ:
Với chức năng như trên, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II có những nhiệm vụ và quyền hạn
sau:
− Thu thập, bổ sung tài liệu, tư liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức và cá nhân ở trong
nước và ngoài nước thuộc thẩm quyền được giao;
− Kiểm tra, đôn đốc, hướng dẫn các cơ quan, tổ chức và cá nhân thuộc nguồn nộp lưu,
chuẩn bị hồ sơ tài liệu nộp vào Trung tâm II;
− Chỉnh lý, phân loại, xác định giá trị tài liệu, tư liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của
Trung tâm II;
− Bảo vệ, bảo quản tài liệu, lập bản sao bảo hiểm đối với tài liệu lưu trữ đặc biệt quý,
hiếm thuộc phạm vi quản lý của Trung tâm II và của các cơ quan, tổ chức lưu trữ
khác có nhu cầu;
− Thực hiện tu bổ, phục chế với những tài liệu, tư liệu lưu trữ hư hỏng;
− Xây dựng và quản lý hệ thống công cụ thống kê, tra cứu tài liệu, tư liệu lưu trữ; thực
hiện thống kê và báo cáo thống kê lưu trữ lên Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước;
2
− Thực hiện việc thông báo, giới thiệu, công bố và phục vụ sử dụng tài liệu, tư liệu lưu
trữ thuộc phạm vi quản lý của Trung tâm Lưu trữ quốc gia II;

− Quản lý tổ chức, biên chế, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản và kinh phí của
Trung tâm II theo quy định của pháp luật và quy định phân cấp của Cục trưởng Cục
Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
 Cơ cấu tổ chức:
Theo Quyết định số 20/QĐ-LTNN về tổ chức bộ máy của Trung tâm Lưu trữ quốc
gia II thì hiện nay Trung tâm có cơ cấu bao gồm 07 phòng. Việc tổ chức, cũng như chức
năng, nhiệm vụ của các phòng do Giám đốc Trung tâm Lưu trữ quốc gia II quy định. Cụ
thể như sau:
− Phòng Thu thập, Bổ sung tài liệu:
Giúp Giám đốc tổ chức thực hiện việc lựa chọn, thu thập, bổ sung các loại hình tài liệu
vào bảo quản ở trong kho.
− Phòng Chỉnh lý tài liệu:
Có chức năng giúp Giám đốc chỉnh lý khoa học kỹ thuật, các phông tài liệu và xác định
lại thời hạn bảo quản tài liệu đang bảo quản ở trong kho.
− Phòng Tin học và Công cụ tra cứu:
Giúp Giám đốc bảo quản an toàn hệ thống tin học đáp ứng nhu cầu tra tìm tài liệu của
Trung tâm II.
− Phòng Bảo quản tài liệu:
Tiếp nhận, bảo quản an toàn tài liệu ( kể cả tài liệu Châu bản, Mộc bản, tài liệu phim ảnh,
ghi âm) và đáp ứng nhu cầu sử dụng tài liệu.
− Phòng Tổ chức sử dụng tài liệu:
Giúp Giám đốc tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ, quản lý tư liệu nghiệp vụ
Lưu trữ, xây dựng và quản lý hệ thống công cụ tra cứu của Trung tâm
− Phòng Hành chính - Tổ chức:
Thông tin, tổng hợp hoạt động của trung tâm; phụ trách công tác tổ chức cán bộ, công tác
văn thư Lưu trữ, công tác bảo vệ thường trực quản lý cơ sở vật chất phục vụ cho mọi hoạt
động của cơ quan.
− Phòng Kế toán:
3
Thực hiện chức năng tham mưu, giúp Giám đốc quản lý tài chính, tài sản của trung tâm.

Thu chi và sử dụng kinh phí cơ quan theo quy định của nhà nước.
SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA II
Hiện nay trong biên chế cán bộ, nhân viên của Trung tâm Lưu trữ quốc gia II gồm 65
người:
− Ban Gián đốc:
Trung tâm Lưu trữ quốc gia II có 01 Giám đốc với trình độ Đại học và 01 Phó Giám đốc
với trình độ Thạc sĩ, do Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước bổ nhiệm.
+ Giám đốc: Là người đứng đầu cơ quan, chịu trách nhiệm cá nhân trước Cục
trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Giám đốc phụ trách chung, trực tiếp
quản lý công tác tổ chức và hành chính quản trị của cơ quan.
+ Phó Giám đốc: phụ trách công tác xây dựng cơ bản, công tác nghiệp vụ, kiêm phụ
trách trực tiếp công tác tổ chức sử dụng và bảo quản tài liệu, công tác chỉnh lý và
thu thập tài liệu.
− Các phòng nghiệp vụ:
+ Phòng Thu thập, Bổ sung tài liệu: có 03 người (gồm 02 lưu trữ viên và 01 Trung
cấp)
+ Phòng Chỉnh lý tài liệu: 10 người (gồm 03 Lưu trữ viên, 07 Trung cấp)
+ Phòng Tin học và Công cụ tra cứu: 06 người (gồm 02 kỹ sư tin học, 01 Lưu trữ
viên, 03 nhân viên kỹ thuật).
+ Phòng Bảo quản tài liệu: 07 người (gồm 03 Trung cấp, 03 Lưu trữ viên, 01 nhân
viên phục vụ)
4
Phòng
Thu
thập,
Bổ sung
tài liệu
Phòng
Thu
thập,

Bổ sung
tài liệu
Phòng
Chỉnh
lý tài
liệu
Phòng
Chỉnh
lý tài
liệu
Phòng
Tin học
và Công
cụ tra
cứu
Phòng
Tin học
và Công
cụ tra
cứu
Phòng
Bảo
quản
tài liệu
Phòng
Bảo
quản
tài liệu
Phòng
Tổ chức

sử dụng
tài liệu
Phòng
Tổ chức
sử dụng
tài liệu
Phòng
Hành
chính -
Tổ chức
Phòng
Hành
chính -
Tổ chức
BAN GIÁM ĐỐC
BAN GIÁM ĐỐC
Phòng
Kế
toán
Phòng
Kế
toán
+ Phòng Tổ chức sử dụng tài liệu: 13 người (gồm 11 Lưu trữ viên, 02 biên dịch
viên tiếng Pháp)
+ Phòng Hành chính - Tổ chức: 19 người (gồm 02 chuyên viên HC-TC, 03 Lưu trữ
viên trung cấp, 01 cán sự, 09 nhân viên Bảo vệ, 01 Thủ kho, 01 Lái xe, 02 Tạp vụ)
+ Phòng Kế toán: 04 người (gồm 01 trình độ Đại học, 03 trung cấp)
 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức nhân sự của phòng Hành chính – Tồ
chức:
 Chức năng :

Phòng Hành chính – Tổ chức là bộ phận thông tin tổng hợp của cơ quan, tham
mưu cho Giám đốc quản lý và điều hành Trung tâm Lưu trữ quốc gia II thực hiện đúng
chế độ, chính sách và pháp luật hiện hành; phụ trách công tác bảo vệ thường trực; quản lý
cơ sở vật chất phục vụ cho mọi hoạt động của cơ quan.
Về tổ chức, phòng Hành chính – Tổ chức có đầy đủ các bộ phận như văn phòng
nhưng không gọi là văn phòng vì không có tư cách pháp nhân, người đứng đầu phụ trách
không có tư cách là chủ tài khoản chi tiêu của cơ quan.
 Nhiệm vụ:
− Tổ chức thông tin tổng hợp, giúp Giám đốc chỉ đạo, điều hành mọi mặt công tác của
Trung tâm được nhanh chóng, chính xác;
− Xây dựng kế hoạch dài hạn và hàng năm về mọi mặt của Trung tâm; tổ chức, theo
dõi, đôn đốc, làm báo cáo kết quả thực hiện kế hoạch đề ra;
− Xây dựng, cải tiến tổ chức bộ máy làm việc của Trung tâm II, đáp ứng yêu cầu từng
thời kỳ. Xây dựng các quy chế, lề lối làm việc của Trung tâm II.
− Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức thuộc diện được Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
phân cấp quản lý; Chăm lo sức khỏe, đề ra kế hoạch bồi dưỡng và có biện pháp góp
phần giảm bớt khó khăn trong đời sống cán bộ, công chức;
− Quản lý cơ sở vật chất, kỹ thuật; quản lý vật tư tài sản, ngân sách hành chính của
Trung tâm II theo đúng chế độ của nhà nước và quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ;
− Quản lý công tác văn thư – lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ quốc gia II;
− Tổ chức công tác thường trực, bảo vệ cơ quan an toàn về mọi mặt, phòng chống cháy
nổ trong cơ quan;
5
− Tổng hợp và theo dõi công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật trong cơ quan;
Ngoài ra, Phòng Hành chính – Tổ chức còn thực hiện các nhiệm vụ khác khi được Giám
đốc giao.
 Cơ cấu tổ chức:
SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC NHÂN SỰ PHÒNG HÀNH CHÍNH –TỔ CHỨC
Hiện nay, do Trưởng phòng Hành chính – Tổ chức mới chuyển công tác nên tạm
thời Phó Giám đốc cơ quan sẽ kiêm nhiệm, phụ trách chỉ đạo công tác của Phòng.

c) Các quy chế hoạt động:
Trung tâm Lưu trữ quốc gia II có quy chế quy định:
− Chế độ, nguyên tắc, lề lối làm việc;
− Phạm vi trách nhiệm, quyền hạn giải quyết công việc của Ban Giám đốc, các Trưởng,
Phó đơn vị và toàn thể công chức viên chức (bao gồm cả hợp đồng khoán việc, vụ
việc…);
− Các mối quan hệ phối hợp công tác giữa Giám đốc với Phó Giám đốc, giữa Ban Giám
đốc với Chi ủy và các tổ chức, đoàn thể thuộc Trung tâm II;
− Quy chế cũng quy định chế độ hội họp, giao ban; chế độ thông tin, báo cáo, lưu trữ
bảo mật, trình tự thủ tục giải quyết công việc; chế độ khen thưởng, kỷ luật và các hoạt
động khác cũng như các điều khoản thi hành của Trung tâm Lưu trữ quốc gia II.
6
Nhà
ăn
Nhà
ăn
XDCB
Điện,
nước
XDCB
Điện,
nước
Tổ
Bả
o
vệ
Tổ
Bả
o
vệ

TRƯỞNG PHÒNG
( phụ trách chung)
TRƯỞNG PHÒNG
( phụ trách chung)
Tổng
hợp
Tổng
hợp
PHÓ TRƯỞNG PHÒNG
( Phụ trách Hành chính )
PHÓ TRƯỞNG PHÒNG
( Phụ trách Hành chính )
PHÓ TRƯỞNG PHÒNG
(Phụ trách Quản trị - Bảo vệ)
PHÓ TRƯỞNG PHÒNG
(Phụ trách Quản trị - Bảo vệ)
Văn
thư
lưu trữ
Văn
thư
lưu trữ
Bộ
phận
lái xe
Bộ
phận
lái xe
Công
tác, tổ

chức
Công
tác, tổ
chức
 Quy chế hoạt động của cơ quan:
− Trung tâm Lưu trữ quốc gia II làm việc theo chế độ thủ trưởng, chỉ đạo điều hành
công việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ. Mọi hoạt động của cơ quan đều phải
tuân thủ theo quy định của pháp luật, tuân thủ sự chỉ đạo của cấp trên và quy chế hoạt
động của Trung tâm.
− Trong phân công công việc, mỗi việc chỉ được giao cho một đơn vị, một người phụ
trách và chịu trách nhiệm chính. Trưởng đơn vị phải chịu trách nhiệm về công việc
được phân công.
− Cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan phải xử lý và giải quyết công việc đúng
phạm vi trách nhiệm, thẩm quyền. Bảo đảm tuân thủ trình tự thủ tục và thời hạn giải
quyết công việc. Làm việc theo đúng Chương trình, Kế hoạch, Lịch công tác của
Trung tâm II đề ra.
− Phát huy năng lực và sở trường của từng cán bộ; đề cao sự phối hợp trong công tác.
− Bảo đảm tính dân chủ, rõ ràng, minh bạch và hiệu quả trong mọi hoạt động.
Quy chế hoạt động của cơ quan luôn được xem xét, sửa đổi cho phù hợp với tình
hình mới, đáp ứng yêu cầu phát triển của cơ quan.
 Quy chế hoạt động của Phòng Hành chính – Tổ chức:
− Phòng Hành chính – Tổ chức hoạt động theo chế độ thủ trưởng. Tập thể cán bộ của
Phòng tuyệt đối chấp hành tốt nội quy của cơ quan và các quy định của Pháp Lệnh
cán bộ, công chức.
− Cán bộ của Phòng thực hiện các nhiệm vụ cụ thể theo sự phân công của của Trưởng -
Phó phòng. Có nghĩa vụ hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, tuân thủ quy trình xử lý
công việc. Chịu trách nhiệm trước đơn vị mình khi thi hành công vụ.
− Kịp thời báo cáo với Trưởng - Phó phòng những khó khăn vướng mắc trong khi thực
hiện công việc. Trường hợp cần thiết công chức, viên chức có quyền đề nghị Trưởng
phòng phân công thêm người để phối hợp thực hiện nhiệm vụ. Cán bộ của Phòng có

quyền giữ ý kiến riêng và thể hiện ý kiến đó trong phiếu trình để Trưởng phòng xem
xét quyết định.
7
− Trường hợp lãnh đạo Trung tâm yêu cầu làm việc trực tiếp với cán bộ của Phòng thì
cán bộ đó phải có trách nhiệm chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, tài liệu để làm việc. Sau khi làm
việc, công chức, viên chức phải báo cáo ngay cho Trưởng phòng biết.
− Nêu cao tinh thần đoàn kết nội bộ, sẵn sàng hỗ trợ lẫn nhau trong công tác. Chủ động
phối hợp, trao đổi ý kiến về các vấn đề có liên quan.
− Khi đi công tác hoặc đi ra ngoài cơ quan nói chung, công chức, viên chức phải nói rõ
về nội dung, thời gian đi và phải được Trưởng – Phó phòng trực tiếp đồng ý.
d) Phân công nhiệm vụ giữa lãnh đạo và Trưởng phòng Hành chính – Tổ
chức:
− Trưởng phòng Hành chính – Tổ chức chịu trách nhiệm trước Ban Lãnh đạo về toàn bộ
hoạt động của đơn vị mình.Quản lý đội ngũ lao động trong đơn vị, thực hiện nghiêm
túc quy chế và kỷ luật lao động;
− Xây dựng kế hoạch công tác hàng tháng, quý, năm của đơn vị; tổ chức triển khai, đôn
đốc và kiểm tra cán bộ trong đơn vị thực hiện kế hoạch công tác đó; Chuẩn bị các báo
cáo công tác tháng, quý, năm của Trung tâm. Thông báo nội dung cuộc họp giao ban,
định kỳ v.v…;
− Tổng hợp trình Ban Lãnh đạo thông qua các chương trình công tác của Trung tâm II.
Theo dõi, đôn đốc các đơn vị thuộc Trung tâm II thực hiện chương trình công tác đó;
− Giúp lãnh đạo Trung tâm II phối hợp công tác với các tổ chức Đảng và đoàn thể. Đón
tiếp khách đến tham quan và liên hệ công tác;
− Tham mưu cho Ban Giám đốc trong việc tổ chức nghiên cứu, ứng dụng tiến bộ khoa
học kỹ thuật, xây dựng và quản lý hệ thống thông tin, lưu trữ;
− Giúp Ban Giám đốc quản lý và sử dụng hiệu quả tài sản của Trung tâm II theo quy
định của pháp luật và của cấp trên giao;
− Giúp Ban Lãnh đạo thực hiện việc cải cách hành chính trong lĩnh vực hoạt động của
Trung tâm II như: Quy chế dân chủ, Quy chế thi đua khen thưởng, Quy chế quản lý
thời giờ làm việc v.v…;

− Thay mặt Ban Lãnh đạo cơ quan quản lý công chức, viên chức; đề xuất các chế độ,
chính sách đối với cán bộ cơ quan; ký giấy nghỉ phép năm, bảng chấm công, giấy
nghỉ hưởng BHXH đi khám bệnh; tổ chức sơ kết công tác của phòng, nhận xét đánh
8
giá công chức, viên chức. Tham mưu cho Hội đồng Thi đua khen thưởng của Trung
tâm II về công tác thi đua khen thưởng;
− Điều động xe ô tô đưa rước cán bộ của Cục nói riêng và của cơ quan nói chung đi
công tác theo kế hoạch đã được Ban Gám đốc phê duyệt.
2. Công tác tổ chức lao động khoa học trong văn phòng của cơ quan:
a) Phân công nhiệm vụ giữa Lãnh đạo với các Trưởng phòng, với từng nhân
viên:
 Phân công nhiệm vụ trong Ban Giám đốc:
Quan hệ giữa Giám đốc và Phó Giám đốc là quan hệ theo chế độ thủ trưởng. Giám
đốc, Phó Giám đốc xem xét, giải quyết công việc trên cơ sở hồ sơ đề xuất, trình ký của
các đơn vị gửi lên.
Phó Giám đốc phụ trách phòng, đơn vị nào có trách nhiệm báo cáo và chịu trách
nhiệm về kết quả hoạt động của phòng, đơn vị đó trước Giám đốc. Khi Giám đốc vắng
mặt, có trách nhiệm ủy quyền cho Phó Giám đốc chịu trách nhiệm thay Giám đốc giải
quyết các công việc chung của Trung tâm II.
 Giữa Ban Giám đốc và Trưởng, Phó các đơn vị thuộc Trung tâm II:
Trưởng các đơn vị truộc Trung tâm II có trách nhiệm báo cáo, xin ý kiến chỉ đạo
và chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc về mọi hoạt động của Phòng mình phụ trách.
 Giữa các đơn vị, tổ chức trực thuộc Trung tâm II:
Quan hệ giữa các đơn vị, tổ chức trực thuộc Trung tâm II là quan hệ phối hợp, hỗ
trợ lẫn nhau, thường xuyên trao đổi kinh nghiệm trong công việc. Khi một bên có nhu
cầu hỗ trợ thì bên được yêu cầu phải đáp ứng trong khả năng, nhiệm vụ của mình.
Đối với những công việc vượt quá khả năng, thẩm quyền giải quyết của đơn vị
mình thì Trưởng đơn vị chuyển hồ sơ, tài liệu cho đơn vị liên quan tham gia ý kiến, sau
đó trình Ban Giám đốc xem xét, quyết định.
 Giữa công chức, viên chức trong Trung tâm II:

Là quan hệ đồng nghiệp công tác. Đoàn kết, hỗ trợ, giúp đỡ lẫn nhau trong quá
trình thực hiện các quy định, nội quy của cơ quan, đơn vị để cùng nhau hoàn thành tốt
nhiệm được giao. Bên cạnh đó, được phép dân chủ công khai đóng góp ý kiến cho việc
từng bước hoàn thiện lề lối làm việc của cơ quan.
9
 Quan hệ giữa Ban Giám đốc với BCH Công đoàn, Đoàn Thanh niên…:
Ban chấp hành Công đoàn, Ban chấp hành Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí
Minh có trách nhiệm, tổ chức, động viên Đoàn viên trong cơ quan hoàn thành xuất sắc
nhiệm vụ công tác chính trị được giao; giáo dục vận động công chức trong cơ quan đoàn
kết, yên tâm công tác; chăm lo đời sống vật chất tinh thần cho công chức, viên chức và
bảo vệ quyền, lợi ích chính đáng của công chức, viên chức.
Do đó, những việc sau đây nhất thiết phải bàn bạc thống nhất giữa Ban Giám đốc,
đại diện Đoàn Thanh niên, đại diện Công đoàn …:
− Chủ trương biện pháp kiện toàn tổ chức sắp xếp bộ máy, tinh giản biên chế cơ quan;
− Bàn giải pháp để lãnh đạo tư tưởng công chức, viên chức nhằm hoàn thành tốt nhiệm
vụ đã được đề ra;
− Công tác quy hoạch, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, việc xét đề nghị, đề bạt, nâng lương,
khen thưởng, kỷ luật, cho nghỉ việc, nghỉ hưu… đối với cán bộ trong cơ quan.
b) Việc phân công, tổ chức lao động khoa học trong Phòng Hành chính – Tổ
chức:
 Trưởng phòng:
− Chịu trách nhiệm phân công bố trí cán bộ nhân viên của Phòng mình thực hiện những
công việc cấp trên giao phó. Kịp thời uốn nắn những sai sót, tổng kết đúc rút kinh
nghiệm và báo cáo lên cấp trên. Trưởng phòng thông qua Phó phòng, bộ phận giúp
việc, các tổ trưởng để triển khai công việc.
− Phối hợp, tham gia ý kiến với trưởng các đơn vị khác của Trung tâm để xử lý những
vấn đề có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của đơn vị mình;
 Về nhiệm vụ và quyền hạn của Phó Trưởng phòng:
 Phó Trưởng phòng Phụ trách Hành chính – Tổ chức:
Phụ trách văn thư và tổng hợp, chịu trách nhiệm bảo quản tài liệu nộp lưu của cơ quan.

 Phó Trưởng phòng Phụ trách Quản trị - Bảo vệ:
− Giúp Trưởng phòng theo dõi, kiểm tra, đôn đốc công việc của tổ, đề xuất những việc
liên quan về mua sắm, sửa chữa nhỏ, điện nước,…cấp phát xăng dầu, văn phòng
phẩm…để đáp ứng yêu cầu của cơ quan.
10
− Nhìn chung Phó Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về các lĩnh vực
được phân công. Thay thế Trưởng phòng điều hành công việc khi Trưởng phòng vắng
mặt. Hướng dẫn, giúp đỡ các công chức, viên chức về mặt chuyên môn, nghiệp vụ
trong lĩnh vực được phân công phụ trách.
 Đối với bộ phận văn thư, tổng hợp:
− Soạn thảo và ban hành văn bản. Kiểm tra về hình thức và kỹ thuật trình bày các loại
văn bản trước khi trình Giám đốc phê duyệt.
− Quản lý công văn đi, đến; trình văn bản đơn từ của các đơn vị lên Ban Giám đốc, cấp
giấy giới thiệu, giấy đi đường…
− Bảo quản và lưu trữ tài liệu, hồ sơ của phòng và của cơ quan.
− Quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan, đóng dấu các giấy tờ khi đã được cấp có
thẩm quyền ký phê duyệt.
− Cán bộ tổng hợp ghi biên bản các cuộc họp của cơ quan, tập hợp số liệu và viết báo
cáo trình lãnh đạo ký gửi cấp trên.
− Thông báo các thông tin của Ban Giám đốc đến các đơn vị.
− Mua sắm vật liệu, văn phòng phẩm cho cơ quan khi cần.
 Đối với bộ phận làm công tác tổ chức:
− Chăm lo việc đào tạo, tuyển dụng, luân chuyển, bổ nhiệm, điều động cán bộ, công
chức, viên chức.
− Xét công tác thi đua, khen thưởng, nâng lương, bảo hiểm, hưu trí…cho nhân viên
 Đối với nhân viên bảo vệ:
− Xây dựng phương án, bảo đảm an toàn tuyệt đối cho cơ quan. Làm nhiệm vụ bảo vệ
chuyên trách theo ca, thường trực 24/24. Trực tại cổng theo dõi người ra vào cơ quan,
kiểm tra giấy tờ khi khách đến liên hệ ghi vào sổ trực và hướng dẫn thực hiện nội quy
ra vào cơ quan, không để khách tự do đi lại trong cơ quan nhất là phía kho tài liệu.

− Bảo vệ tài sản. Tuyệt đối không cho bất cứ ai mang vật tư, vật liệu ra ngoài cơ quan
khi chưa có lệnh của Ban Giám đốc hay Trưởng, Phó phòng Hành chính – Tổ chức.
Khi có lệnh mang tài sản ra khỏi cơ quan phải ghi đầy đủ tên tài sản, vật liệu và lệnh
của lãnh đạo nào vào sổ trực.
11
− Xây dựng phương án phòng cháy chữa cháy. Phối hợp với công an phòng cháy kiểm
tra các phương tiện chữa cháy và đề xuất sửa chữa các công cụ hư hỏng để sẵn sàng
có phương tiện cứu chữa kịp thời khi có sự cố xảy ra.Theo dõi và quản lý hệ thống
camera.
 Đối với tổ lái xe:
− Đưa đón cán bộ của Cục, Ban vào công tác, đưa đón cán bộ của cơ quan đi công tác
theo điều lệnh điều xe của cấp có thẩm quyền.
− Thường xuyên vệ sinh xe cộ, kiểm tra máy móc đảm bảo an toàn tuyệt đối cho cán bộ
trên đường đi công tác.
− Khám xe để xác định an toàn giao thông theo quy định của nhà nước.
− Tham gia công tác khác của cơ quan nếu cấp trên điều động.
 Xây dựng cơ bản, điện nước:
− Chịu trách nhiệm về mảng xây dựng cơ quan. Sửa chữa, quản lý cơ sở vật chất, kỹ
thuật, phương tiện làm việc.
− Quản lý hệ thống cung cấp và sử dụng điện nước cho cơ quan. Đảm bảo cho hoạt
động của cơ quan không bị gián đoạn. Kiểm tra, tu bổ, bảo dưỡng hệ thống điện nước
thường xuyên.
 Nhà ăn tập thể:
Chịu trách nhiệm phục vụ bữa ăn trưa cho tập thể cán bộ, công chức, viên chức trong cơ
quan. Đảm bảo về mặt chất lượng và vệ sinh an toàn thực phẩm.
c) Khảo sát tình hình trang thiết bị văn phòng của cơ quan. Cách bố trí, sắp
xếp các thiết bị đó:
Để thuận lợi cho quá trình hoạt động và thông tin của văn phòng cũng như của cơ
quan được nhanh chóng, chính xác, Phòng Hành chính – Tổ chức đã được trang bị đầy đủ
các trang thiết bị, máy móc, văn phòng phẩm. Đáp ứng nhu cầu hiện đại hóa ngày càng

cao trong công tác văn phòng. Cụ thể như sau:
− Bàn ghế: bàn làm việc cho nhân viên văn thư, nhân viên tổng hợp Bàn tiếp khách
hội họp.
12
Cách bố trí, sắp xếp các thiết bị văn phòng của Phòng Hành chính – Tổ chức:

Ghi chú :  : Máy Fax;  : Máy hủy tài liệu;  : Điện thoại;  : Máy vi tính;
 : Máy in;  : Máy photo ; tủ ; lối vào
:Bàn tiếp khách ; : Bàn làm việc ;


:Ghế xoay

13
  
Bàn làm việc cuả nhân
viên văn thư  
Bàn
làm
việc
cuả
nhân
viên
văn
thư
Bàn làm việc cuả nhân
viên tổ chức  

Bàn làm việc cuả
nhân viên tổ chức

Bàn làm việc cuả Phó
Trưởng phòng 
− Để tiện cho việc bảo quản và cất giữ hồ sơ, Phòng Hành chính – Tổ chức cũng được
trang bị các loại tủ đựng hồ sơ cho từng bộ phận của phòng và có chìa khóa sử dụng
riêng. Ngoài ra còn có tủ đựng tư trang cá nhân cho nhân viên.
− Có thể nói máy vi tính là thiết bị quan trọng trong văn phòng. Hiện nay Phòng Hành
chính – Tổ chức được trang bị 4 máy. Nhiều tính năng của máy được sử dụng phục vụ
công tác văn thư như soạn thảo văn bản, chuyển văn bản đến người nhận, đăng ký văn
bản đến – đi, lập hồ sơ, tra cứu, tìm kiếm các thông tin mới nhằm phục vụ nhu cầu
của cơ quan…Hệ thống máy tính của phòng cũng được nối mạng nội bộ và mạng
Internet để truy cập thông tin mới phục vụ cho lãnh đạo và hoạt động của cơ quan.
− Để liên lạc giữa Phòng Hành chính – Tổ chức với Ban Lãnh đạo, với các bộ phận, cá
nhân trong nội bộ cơ quan hoặc bên ngoài, Phòng đã được trang bị 3 máy điện thoại
bàn cố định.
− 1 máy Fax có chức năng Fax các văn bản đi và nhận các văn bản đến được thuận tiện,
nhanh chóng.
− 2 máy in: có chức năng in ấn văn bản sau khi đã được soạn thảo hoặc cập nhật từ các
nguồn khác về.
− 1 máy photocoppy: để sao chụp các văn bản và các loại tài liệu khi cần thiết. Bên
cạnh được trang bị 1 máy hủy tài liệu, có chức năng nghiền hủy những tài liệu đã hết
giá trị để giảm bớt giấy tờ tồn đọng.
− Các loại văn phòng phẩm như: kẹp giấy, bút lông, kéo, giấy A4, thước, bao thư, keo
gián…là vật phẩm thân thiết của cán bộ viên chức của phòng.
− Bên cạnh đó, Phòng Hành chính – Tổ chức cũng được trang bị máy điều hòa nhiệt độ,
nhân viên văn phòng có thể tự điều chỉnh nhiệt độ môi trường thích hợp để đạt hiệu
quả tối ưu trong quá trình làm việc.
3. Nhận xét: Ưu điểm, hạn chế về công tác tổ chức lao động trong văn phòng
và giải pháp khắc phục.
a) Ưu điểm:
− Nhìn chung công tác lao động trong văn phòng của cơ quan được tổ chức theo chế độ

thủ trưởng rất khoa học. Nhiệm vụ, quyền hạn được phân công rõ ràng tới từng bộ
phận.
14
− Tất cả các cán bộ, công chức, viên chức của Phòng Hành chính – Tổ chức lao động
sáng tạo, luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
− Nhân viên của phòng có đầy đủ phẩm chất và kiến thức nghiệp vụ nhất định, đáp ứng
được những đòi hỏi ngày càng cao của công tác văn phòng. Cán bộ luôn phấn đấu gia
nhập hàng ngũ Đảng viên. Nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ luôn được Ban
Lãnh đạo quan tâm. Cụ thể là nhân viên văn thư với trình độ ban đầu là trung cấp thì
nay đã được đào tạo thêm hệ đại học tại chức Ngành Lưu trữ và Quản trị văn phòng.
− Với cơ cấu văn phòng gọn nhẹ, biên chế vừa đủ, mỗi nhân viên có thể kiêm nhiệm
một hoặc nhiều công việc khác nhau đã mang lại hiệu quả lao động cao. Như nhân
viên làm công tác tổ chức am hiểu về công tác văn thư nên có thể giúp đỡ nhân viên
văn thư khi công việc văn thư nhiều.
− Các phòng ban có quan hệ thường xuyên liên quan đến nhau được bố trí gần nhau như
phòng của Trưởng Phòng Hành chính – Tổ chức, phòng nhân viên tổng hợp, phòng
văn thư lưu trữ. Phòng Hành chính – Tổ chức lại đặt bên cạnh Phòng Giám đốc và
Phó Giám đốc. Điều này giúp cho việc liên hệ công việc với nhau dễ dàng.
− Được trang bị đầy đủ công cụ và phương tiện làm việc đã góp phần đáng kể vào việc
nâng cao hiệu quả làm việc văn phòng. Đảm bảo đầy đủ, sử dụng triệt để có hiệu quả
các phương tiện làm việc. Trang thiết bị còn mới, được bảo hành định kỳ cũng là một
ưu điểm của phòng.
− Cách bố trí bàn làm việc của nhân viên hợp lý với quy trình xử lý công việc, thuận
tiện cho việc di chuyển khi giao tài liệu hay trao đổi công việc.
− Sắp xếp các tủ đựng giấy tờ gần bàn làm việc nên việc cất giữ và tìm kiếm hồ sơ tài
liệu dễ dàng.
− Điện thoại, máy Fax được bố trí gần nơi làm việc của nhân viên văn thư nên thuận lợi
cho việc thông tin liên lạc và nhận văn bản Fax từ cơ quan cấp trên, đơn vị ngoài cơ
quan trả lời, gửi Fax.
Có thể nói văn phòng là “bộ nhớ” của lãnh đạo, là “tai mắt” của cơ quan, do đó

với tính khoa học, nề nếp sẵn có trong hoạt động của Phòng Hành chính – Tổ chức sẽ là
những tiền đề quan trọng cần thiết để Phòng thực hiện tốt chức năng của mình, hoạt động
quản lý chung diễn ra thông suốt và đạt hiệu quả cao.
15
b) Hạn chế:
− Phòng Hành chính – Tổ chức được bố trí theo phong cách truyền thống, tức là dạng
văn phòng khép kín. Mỗi bộ phận có phòng làm việc riêng. Điều này phần nào làm
hạn chế sự giám sát, chỉ đạo công việc của cấp trên xuống cấp dưới, sự trao đổi công
tác giữa các nhân viên với nhau.
− Do Phòng Hành chính – Tổ chức được bố trí ở tầng 5, sử dụng hệ thống cửa kính cách
âm nên phòng còn thiếu lượng ánh sáng tự nhiên thích hợp cho môi trường làm việc.
− Bên cạnh đó hệ thống nối mạng Internet còn yếu, ảnh hưởng đến việc cung cấp thông
tin mới cho cơ quan.
c) Giải pháp khắc phục:
− Nên xây dựng Phòng theo phong cách hiện đại, dạng văn phòng mở thì hiệu quả công
việc của Phòng sẽ được nâng cao hơn.
− Thường xuyên mở hệ thống cửa kính để lấy ánh sáng tự nhiên, giúp không khí trong
lành.
− Nên bố trí thêm cây xanh để tạo không gian thoáng mát.
− Cải thiện mạng Internet để sử dụng tốt hơn.
II. KHẢO SÁT VÀ BÁO CÁO TÌNH HÌNH CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN
BẢN VÀ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CƠ QUAN
1. Về tổ chức công tác văn thư cơ quan:
− Phòng Hành chính - Tổ chức (tiền thân là phòng Hành chính – Quản trị - Tổ
chức) được thành lập ngày 01/8/1995.
− Hiện nay Phòng Hành chính - Tổ chức thành lập bộ phận văn thư, bố trí cán bộ
văn thư chuyên trách với số lượng là 01 người – trình độ Trung cấp (tốt nghiệp ngành
Thư ký văn phòng) với chức danh là Lưu trữ viên Trung cấp.
− Do nhận thức được công tác văn thư là một khâu rất quan trọng trong quá trình
hoạt động của cơ quan, vì vậy Ban Lãnh đạo cơ quan luôn luôn quan tâm đến công tác

văn thư. Điều này được thể hiện qua các văn bản ban hành nhằm hướng dẫn, chỉ đạo
về nghiệp vụ công tác văn thư với mục đích đưa công tác văn thư ngày càng trở tốt
hơn
16
Ví dụ : Trung tâm đã ban hành công văn về việc trình duyệt và kí văn bản với
nội dung cụ thể để công tác văn bản được nhanh chóng và chính xác.
2. Về tổ chức quản lý và ban hành văn bản của cơ quan:
a) Việc quản lý văn bản đến:
− Những cơ quan thường gửi văn bản đến trung tâm Lưu trữ quốc gia II là Bộ Nội vụ,
Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
− Số lượng văn bản đến trong năm 2009 là văn bản 620 văn bản.
− Do số lượng văn bản đến ít nên Phòng đã lập duy nhất một sổ công văn đến để đăng
ký cho tất cả các loại văn bản khác nhau.
− Việc đăng ký văn bản đến bằng cả hai phương pháp: truyền thống và hiện đại là dùng
sổ và phần mềm quản lý văn bản hành chính của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
Quy trình tiếp nhận :
Văn bản đến của Trung tâm Lưu trữ quốc gia II từ nhiều nguồn khác nhau, nhưng
tất cả được tiếp nhận tại bộ phận văn thư cơ quan. Văn bản đến được gửi bằng đường bưu
điện, bằng Fax. Trường hợp nhận được những văn bản quan trọng, hoặc do yêu cầu của
nơi gửi văn bản có kèm Phiếu gửi thì sau khi nhận đủ tài liệu, ký xác nhận, đóng dấu vào
Phiếu gửi rồi trả lại phiếu đó cho cơ quan gửi văn bản.
Văn thư tiến hành kiểm tra sơ bộ bì văn bản xem có đúng địa chỉ và còn nguyên
vẹn không sau đó phân loại và bóc bì. Trừ những bì thư có gửi đích danh thì không bóc
bì mà chuyển trực tiếp cho người nhận.
Nhân viên văn thư tiến hành đóng dấu đến để xác nhận văn bản đã qua văn thư,
ghi nhận ngày tháng, số văn bản đến.
Vào sổ công văn đến và phần mềm quản lý văn bản hành chính. Ghi lại những
thông tin cơ bản của văn bản.
Tiếp theo trình Lãnh đạo ký, xem xét cho ý kiến phân phối chuyển giao đồng thời
ấn định số lượng bản cần sao chụp.

Sau đó nhân viên văn thư vào sổ đăng ký công văn đến một lần nữa ghi nơi nhận
văn bản rồi phân phối. Sao chụp văn bản nếu có và chuyển giao văn bản theo ý kiến chỉ
đạo của lãnh đạo.
17
Hiện nay Trung tâm Lưu trữ quốc gia II không lập Sổ chuyển giao văn bản đến
nên người nhận văn bản ký tên vào cột ký nhận trong sổ đăng ký. Văn bản đến ngày nào
được chuyển giao ngay trong ngày đó.
b) Việc quản lý văn bản đi:
− Những loại văn bản mà cơ quan thường soạn thảo và ban hành là Quyết định, Báo
cáo, Thông báo, Tờ trình, Công văn.
− Mẫu các loại văn bản đó (xem phụ lục số 7)
− Do số lượng văn bản đi ít nên Phòng Hành chính – Tổ chức đã lập duy nhất một sổ
công văn đi để đăng ký cho tất cả các loại văn bản khác nhau. Mẫu sổ này giống với
mẫu sổ hướng dẫn tại công văn. 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005
của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
 Quy trình ban hành văn bản (văn bản nội bộ và văn bản ra ngoài):
Nếu cần ban hành văn bản, Trưởng hoặc Phó của các đơn vị tiến hành dự thảo văn
bản theo thẩm quyền và nội dung cần giải quyết, đúng thể thứ và kĩ thuật trình bày văn
bản theo quy định hiện hành.
Trước khi trình Giám đốc kí chính thức, người soạn thảo phải rà soát lại nội dung
và thể thức văn bản, trưởng đơn vị có văn bản cần ban hành xem lại một lần cuối và ký
tắt vào chữ “Lưu:VT”. Chữ ký tắt không to hơn chữ của văn bản để đảm bảo tính thẫm
mỹ của văn bản ban hành.
Trưởng phòng ký xong, trình lãnh đạo ký. Sau đó văn thư cho số và ngày, tháng
văn bản.
Nhân viên văn thư tiến hành đóng dấu cơ quan để văn bản có hiệu lực thi hành.
Đóng dấu trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái. Đóng dấu chỉ mức độ khẩn, mật (nếu có).
Đối với những văn bản có kèm phụ lục thì đóng thêm dấu treo lên tiêu đề của phụ lục.
Đăng ký văn bản vào sổ công văn đi với các thông tin. Sau đó đăng ký tiếp vào
phần mềm quản lý văn bản hành chính.

Làm thủ tục, chuyển phát văn bản đi. Tùy theo kích cỡ văn bản mà chọn lựa bì cho
phù hợp. Ngoài bì ghi rõ tên cơ quan, địa chỉ nơi nhận. Văn bản luôn được chuyển đi
trong ngày, chậm nhất là trong ngày hôm sau. Nếu là văn bản khẩn thì Fax văn bản đến
nơi nhận trước sau đó gửi văn bản sau.
 Lưu văn bản đi:
18
Trung tâm Lưu trữ quốc gia II lưu văn bản đi theo thời gian, cụ thể là theo từng
năm.
Tất cả các văn bản đi của Trung tâm trước khi gửi đi đều được giữ lại 02 bản có
đầy đủ thể thức. Một bản để lập hồ sơ và theo dõi công việc ở đơn vị thừa hành, một bản
lưu ở văn thư để tra tìm, phục vụ khi cần thiết. Bản lưu phải là bản chính.
Bản giữ lại này được đục lỗ và kẹp vào file lưu văn bản đi theo thứ tự thời gian và
số đăng ký nhằm phục vụ cho việc tra cứu trong quá trình xử lý công việc hiện tại.
Cuối năm, sau khi kết thúc công việc của một năm thì phải phân loại văn bản và
lưu vào hồ sơ theo vấn đề và thời gian rồi nộp lưu để phục vụ cho việc tra cứu lâu dài.
c) Việc quản lý và sử dụng con dấu:
 Hiện nay Trung tâm Lưu trữ quốc gia II đang sử dụng một số loại con dấu sau:
−01 dấu tròn của Trung tâm Lưu trữ quốc gia II (không có hình quốc huy)
−01 dấu tròn của BCH Công đoàn Trung tâm Lưu trữ quốc gia II
−01 dấu tên cơ quan:
−05 Con dấu chức danh:
GIÁM ĐỐC TL.GIÁM ĐỐC KT.GIÁM ĐỐC
PHÓ GIÁM ĐỐC
TRƯỞNG PHÒNG KT.TRƯỞNG PHÒNG HC-TC
HÀNH CHÍNH-TỔ CHỨC P.TRƯỞNG PHÒNG
−04 Con dấu tên:
Nguyễn Xuân Hoài Nguyễn Văn Quân Vũ Trọng Thủy
−01 con dấu đăng ký công văn đến - 01 con dấu sao y bản chính:
−01 dấu đã kiểm tra:
19

SAO Y BẢN CHÍNH
TP.HCM, Ngày…tháng…năm 20
ĐÃ KIỂM TRA
CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC
TRUNG TÂM LƯU TRỮ QG II
TRUNG TÂM LƯU TRỮ QG II
Số:……………
ĐẾNNgày:…………
Chuyển:………………
 Cách bảo quản và sử dụng con dấu:
Con dấu thể hiện giá trị pháp lý của văn bản do Trung tâm Lưu trữ quốc gia II ban hành
cũng như tư cách pháp nhân của cơ quan.
- Con dấu luôn được cán bộ văn thư bảo quản tốt, giữ gìn cẩn thận, khi sử dụng xong cất
vào tủ và khóa lại.
- Cán bộ văn thư chỉ đóng dấu lên văn bản, giấy tờ đã có chữ kí của người có thẩm
quyền, không đóng dấu lên văn bản, giấy tờ chưa có chữ ký hợp lệ. Không đóng dấu
khống, không nhờ người khác mà tự tay nhân viên văn thư đóng dấu.
- Không cho mượn và tự ý đem dấu ra ngoài cơ quan khi chưa có sự đồng ý của lãnh đạo
cơ quan. Trường hợp khi cán bộ văn thư đi vắng mà cơ quan cần sử dụng con dấu phải có
sự đồng ý bằng văn bản.
Nhìn chung cách bảo quản và sử dụng con dấu được cán bộ văn thư ở Trung tâm
Lưu trữ quốc gia II thực hiện theo đúng quy định của nhà nước.
 Nhận xét: ưu điểm, hạn chế về công tác văn thư lưu trữ và giải pháp khắc
phục:
a/ Ưu điểm:
− Hiện nay công tác văn thư lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ quốc gia II thực hiện rất tốt,
đúng thẩm quyền, đúng trình tự thủ tục, đảm bảo chính xác và đúng với quy định của
nhà nước.
− Việc ban hành các loại văn bản thực hiện đúng theo Thông tư liên tịch số
55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng

Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản.
− Việc đăng kí văn bản vào sổ bằng cả hai cách truyền thống và hiện đại như hiện nay
của Trung tâm II là rất linh hoạt, giúp tra tìm văn bản nhanh chóng, chính xác ngay cả
khi một trong hai cách gặp khó khăn hay trục trặc.
− Bộ phận văn thư được biên chế trong Phòng Hành chính – Tổ chức, nơi làm việc bố
trí tiếp giáp với Phòng của Thủ trưởng cơ quan nên việc tiếp thu ý kiến chỉ đạo được
trực tiếp, thường xuyên nên công tác văn thư lưu trữ luôn được quan tâm đúng mực.
b/ Hạn chế:
20
Hiện nay, công tác văn thư lưu trữ của Trung tâm II chỉ có một nhân viên phụ
trách nên công việc tương đối nhiều dẫn đến khó hoàn thành tốt nhiệm vụ và giải quyết
hết công việc trong một ngày và nếu trường hợp nhân viên văn thư có việc bận xin nghỉ
thì công việc sẽ bị tồn đọng.
c/ Giải pháp khắc phục:
Cơ quan nên bố trí thêm và xây dựng các chương trình đào tạo nâng cao nghiệp vụ
hơn nữa cho các cán cán bộ khác trong Phòng Hành chính – Tổ chức để có thể kiêm
nhiệm luôn công tác văn thư lưu trữ khi cần thiết.
PHẦN II
TRỰC TIẾP THỰC HIỆN CÁC CÔNG VIỆC VÀ BÁO CÁO KẾT
QUẢ ĐƯỢC CƠ QUAN PHÂN CÔNG
Photo văn bản:
Quy trình thực hiện:
− Đây là công việc mà người cán bộ văn thư thường xuyên phải thực hiện để nhân bản
văn bản.
− Trước khi photo cần kiểm tra thùng giấy xem đã đủ giấy và được đóng kín chưa.
− Đưa mặt phải văn bản cần sao hướng lên trên, lựa chọn khổ giấy và chọn phương thức
sao (một mặt hay hai mặt), chọn số lượng bản, sau đó nhấn START.
Kết quả thực hiện:
Sau khi được nhân viên văn thư hướng dẫn, chỉ bảo tận tình và sau một vài lần thực hiện
em đã sử dụng thành thạo.

Vào sổ, trình ký, chuyển giao văn bản đến:
Quy trình thực hiện:
− Khi bộ phận văn thư tiếp nhận văn bản đến của cơ quan cấp trên và các cơ quan, đơn
vị khác gửi tới, bộ phận văn thư sẽ vào sổ công văn đến (ngày đến, số đến, tác giả, số
và ký hiệu, ngày tháng của văn bản, trích yếu nội dung)
21
− Sau đó đưa văn bản tới phòng của lãnh đạo trình ký.
− Vào sổ công văn đến một lần nữa ở mục đơn vị hoặc người nhận (theo ý kiến chỉ đạo
của Ban Giám đốc).
− Nhập vào phần mềm quản lý văn bản đến các thông tin về văn bản.
− Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo chuyển giao văn bản đến bộ phận và cá nhân nào, nhân
viên văn thư tiến hành sao chụp và chuyển giao văn bản đến đơn vị, người nhận.
Kết quả thực hiện :
Do nắm vững được quy trình xử lý công việc đồng thời đây là việc em được làm
thường xuyên nên em hoàn thành nhiệm vụ được giao. Không có sai xót.
Hủy tài liệu bằng máy:
Quy trình thực hiện:
− Giúp vệ sinh nơi làm việc, giảm giấy tờ tồn đọng
− Số lượng giấy cho vào máy huỷ mỗi lần từ 02-03 tờ, không bỏ nhiều vì sẽ dẫn đến
tình trạng kẹt giấy, máy sẽ không chạy được.
− Nhấn nút cho máy họat động.
− Mở thùng máy để lấy giấy vụn.
Kết quả thực hiện:
Giấy được xé nhỏ thành giấy vụn. Công việc đơn giản nên hoàn thành nhiệm vụ được
giao.
Fax văn bản đi:
Quy trình thực hiện:
− Đặt úp mặt văn bản cần Fax xuống theo thứ tự số trang cần Fax ( sau khi Fax xong
mặt thứ nhất thì úp mặt thứ hai xuống đối với văn bản có hai mặt).
− Chỉnh sửa văn bản cho ngay ngắn. Nhập số Fax của cơ quan cần gửi, kiểm tra lại một

lần nữa rồi ấn nút START.
− Khi Fax xong, máy tự động in ra một mẩu giấy có thông tin đầy đủ về ngày, giờ, số
Fax, và báo OK là Fax đã thành công và lấy mẫu giấy đó để vào sổ công văn đi.
− Trường hợp khi Fax có sự cố như nhập sai số Fax, nhấn CANCEL. Nếu trong quá
trình thực hiện xong, mà giấy báo kết quả cancle thì phải Fax lại.
Kết quả thực hiện:
22
Được sự hướng dẫn tận tình của nhân viên văn thư trong cơ quan, nay em đã sử dụng
thành thạo máy fax và có thể thay giấy cho máy khi máy hết giấy.
Sắp xếp công văn đến, công văn đi trong hồ sơ:
Quy trình thực hiện:
− Do cách lưu văn bản đến và đi theo thời gian, nên khi có văn bản đến và đi, nhân viên
văn thư đều lưu vào sổ theo thứ tự giảm dần ( số nhỏ ở dưới, số lớn ở trên). Sau khi
giải quỵết công việc xong của một năm thì tiến hành sắp xếp lại theo thứ tự tăng dần
(số nhỏ ở trên và số lớn ở dưới).
− Trong quá trình sắp xếp phải kiểm tra lại số thứ tự của công văn, xem có đủ số và
đúng không. Nếu số thứ tự của công văn bị thiếu thì phải báo ngay cho nhân viên văn
thư để tìm và bổ sung.
− Nếu có văn bản trùng thừa thì giữ lại bản chính, đầy đủ về thể thức, nội dung và chữ
ký, bút phê của lãnh đạo ( văn bản có màu mực tươi, còn đẹp và rõ), loại bỏ những
văn bản photo, sao chụp bị rách. Trong trường hợp văn bản chính bị hư hỏng thì ta có
thể thay thế bằng văn bản sao, photo để có căn cứ phục vụ cho công tác lưu trữ sau
này.
− Cuối cùng là đánh số tờ cho hồ sơ công văn đi, đến. Việc đánh số tờ được đánh bằng
bút chì ở góc trên bên phải của tờ giấy, đánh cách mép 1cm, bắt đầu từ 01.
Kết quả thực hiện
Công việc không khó. Những gì chưa biết hoặc còn phân vân em đã hỏi lại ngay, nên
làm tốt công việc không có sai xót.
Trực điện thoại:
− Phòng Hành chính – Tổ chức thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp và chức năng

hậu cần nên đây được coi là đơn vị đầu não của cơ quan. Vì vậy Phòng thường xuyên
liên hệ với các đơn vị, cá nhân trong và ngoài cơ quan bằng máy điện thoại bàn.
− Việc giao tiếp qua điện thoại phần nào thể hiện văn hóa hành chính công sở, văn hoá
cơ quan nên rất quan trọng.
− Không nên để chuông điện thoại rung nên nhấc máy ngay.
− Khi giao tiếp giọng nói cần rõ ràng, dễ nghe, và lịch sự. Luôn xưng danh trước nếu
thực hiện cuộc gọi đi.
23
− Cần chuẩn bị sẵn giấy và bút để ghi lại những điều cần thiết.
Kết quả thực hiện:
Do vận dụng một cách khéo léo kiến thức các bộ môn đã được học như “Văn hoá công
sở, Nhập môn khoa học giao tiếp…” cùng với việc học hỏi các cán bộ của Phòng mà em
đã được Phòng tin cẩn và thực hiện khá tốt công việc.
Lập hồ sơ độc giả
Quy trình thực hiện:
− Việc đầu tiên là loại những tài liệu có nội dung không liên quan tới độc giả đến khai
thác, sử dụng tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia II.
− Sắp xếp tài liệu độc giả theo từng năm. Tài liệu của năm nào có trước thì ta sắp xếp
trước và tài liệu của nào có sau thì ta sắp xếp sau. Đảm bảo theo đúng trình tự thời
gian.
− Lập hồ sơ theo phiếu yêu cầu của từng độc giả, theo từng năm. Mỗi độc giả là một hồ
sơ. Ghi tên độc giả ngoài bìa hồ sơ.
− Sắp xếp ngày tháng của tài liệu trong hồ sơ theo trình tự thời gian. Ghi thời gian bắt
đầu và kết thúc việc sử dụng tài liệu của độc giả ngoài bìa hồ sơ.
− Sau khi lập hồ sơ độc giả theo năm rồi cần kiểm tra lại xem trong mỗi năm có những
hồ sơ độc giả bị trùng tên hay không, nếu có thì gộp lại và xác định lại thời gian.
Kết quả thực hiện:
Đây là công việc khá đơn giản nên em thực hiện khá dễ dàng.
Để tránh việc lập hồ sơ trùng tên độc giả nên ghi tất cả tên độc giả ra giấy để đối chiếu
khi cần.

Phục vụ hội họp
Hội họp là hoạt động thường xuyên diễn ra trong cơ quan. Hội họp phổ biến, triển
khai; họp ra quyết định; họp sơ kết, tổng kết; họp mặt đầu năm…
Trước khi cuộc họp diễn ra thì bên cạnh những công việc chính đã được các anh chị
phụ trách làm thì em chuẩn bị thêm phần nước uống; sắp xếp ly, nước uống đóng chai
ngay ngắn trên bàn. Chuẩn bị bàn ghế, bình hoa bố trí sao cho hợp lý, có tính thẩm mỹ.
Sau cuộc hội họp tiến hành dọn dẹp và làm vệ sinh.
Kết quả thực hiện:
24
Công việc của em góp phần giúp cho buổi họp được thành công. Qua đây em học hỏi
được kinh nghiệm tổ chức hội họp sau này.
Dán tiêu đề hồ sơ:
Quy trình thực hiện:
− Những hồ sơ cũ bảo quản lâu năm nay muốn thay đổi bìa hồ sơ để chỉnh sửa lại một
số thông tin về hồ sơ đồng thời đảm bảo tính thẩm mỹ cho hồ sơ.
− Cắt tiêu đề hồ sơ đã được in sẵn rồi dán lên bìa hồ sơ mới.
− Đưa tất cả tài liệu từ hồ sơ cũ sang hồ sơ mới. Sắp xếp lại thời gian tài liệu theo thứ tự
tăng dần, ghi ngày tháng bắt đầu và kết thúc hồ sơ ra ngoài bìa ngay dưới phần tiêu đề
hồ sơ.
− Sắp xếp hồ sơ theo năm và cho vào hộp bảo quản.
Kết quả thực hiện:
Đây là công việc còn khá mới mẻ với em, ban đầu còn khá bỡ ngỡ do thiếu kinh
nghiệm nhưng dần em đã khắc phục và làm tốt công việc được giao.
Soạn thảo văn bản:
Quy trình thực hiện:
− Dựa vào bản thảo cấp trên giao, tiến hành đánh máy văn bản theo đúng thể thức
và kỹ thuật trình bày của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày
06/5/2005. Kiểm tra, chỉnh sửa trong máy cho hoàn thiện.
− Nhờ nhân viên văn thư kiểm tra, chỉnh sửa lại một lần nữa.
− In và giao văn bản cho người yêu cầu soạn thảo.

Kết quả thực hiện:
Thực hiện tốt nhiệm vụ được giao, không phải chỉnh sửa nhiều lần.
Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ tại kho lưu trữ hiện hành:
Quy trình thực hiện:
Kiểm tra trong hồ sơ những tài liệu nào trùng thừa thì dùng ghim và giấy kẹp lại ghi chữ
Trùng thừa vào giấy.
Xếp tài liệu còn lại theo thứ tự thời gian ghi trong tài liệu. Tài liệu nào có trước thì xếp
trước, tài liệu nào có sau thì xếp sau.Các loại tài liệu như biên bản hội nghị thì lấy thời
gian kết thúc cuộc họp.
25