Tìm hiểu công tác xử lý tài liệu tại thư viện Hà Nội

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC VÀ XÃ HỘI NHÂN VĂN
Khoa Thông Tin Thƣ Viện
---------------







BÁO CÁO KHOA HỌC
Tìm hiểu công tác xử lý tài liệu tại thƣ viện Hà nội





THÖ VIEÄN ÑIEÄN TÖÛ TRÖÏC TUYEÁN


M U
1. Lý do chn ti
Ngy nay cựng vi s tin b ca KHCN, s phỏt trin mnh m ca
CNTT s a th gii hin i chuyn t thi i cụng ngh sang thi i thụng
tin, xó hi thụng tin m ú tri thc- thụng tin tr thnh ngun lc quan trng
hang u, v th ca hot ng thụng tin th vin cng c khng nh trong
i sng xó hi v th vin chớnh l ni cú chc nng, nhim v gi gỡn di sn
th tch ca dõn tc(iu 1-PLTV). ỏp ng y cỏc thụng tin khỏc nhau

cho ngi dựng tin 1 cỏch cú cht lng, hiu qu thỡ cụng tỏc XLTL ca cỏc c
quan thụng tin th vin l mt trong nhng nhim v quan trng hng u. Cựng
vi h thng th vin ton quc,Th vin H Ni l c quan hnh chớnh s
nghip trc thuc s vn húa-thụng tin HN l TV khoa hc tng hp. TV phc
v ụng o nhu cu ca bn c, mi la tui. Ngoi nhng yu t c bn
xõy dng v phỏt trin mt TV khụng ngng ln mnh c v s lng v cht
lng nh ni dung kho ti liu, CSVC trang thit bthỡ hot ng x lý ti
liu cú mt ý ngha lý lun v thc tin rt ln. T lý do ú chỳng em ó chn
ti Tỡm hiu cụng tỏc x lý ti liu ti TVHN lm ti Bỏo cỏo khoa
hc.
2. Mc ớch nghiờn cu
Trờn c s nghiờn cu thc trng hot ng XLTL tiTVHN s giỳp
chỳng ta bit c nhng thun li, khú khn, thỏch thc t ú a ra nhng
bin phỏp v nh hng phỏt trin nhm giỳp TV hot ng ngy mt tt hn.
3. i tng v phm vi nghiờn cu
ti tp trung nghiờn cu ni dung cụng tỏc XLTL ca TVHN, t khõu
XLHT n khõu XLND trong giai on hin nay.
4. C s phng phỏp lun
ti s dng phng phỏp nghiờn cu, kho sỏt thc t, phõn tớch tng
hp ti liu cú ni dung liờn quan n ti, tham kho ý kin ca Gớam c
TVHN, cỏc cỏn b phũng B sung- Biờn mc, t ú phõn tớch ỏnh giỏ quỏ trỡnh
XLTL ti TV.
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN


5. B cc ca ti
Ngoi phn m u, danh mc t vit tt, mc lc, kt lun v TL tham
kho ti gm 3 chng vi b cc nh sau:
Chng 1: Khai quỏt v quỏ trỡnh hỡnh thnh v phỏt trin ca TVHN.
Chng 2: Thc trng cụng tỏc XLTL ti TVHN.

Chng 3: Mt s nhn xột ỏnh giỏ v kin ngh v cụng tỏc XLTL ti
TVHN










THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN


PHN NI DUNG
CHNG I: KHI QUT V QU TRèNH HèNH THNH V PHT
TRIN CA TH VIN H NI
1.1. Lch s hỡnh thnh v phỏt trin ca Th vin H Ni
TVHN thnh lp ngy 15/10/1956 vi tờn gi ban u Phũng c sỏch
nhõn dõn. TV ó qua rt nhiu ln thay i a iờm: lỳc b h Hon Kim,
khi v Lũ ỳc, Mai Dch, Vn Miu- Quc T Giỏm. n thỏng 1/1959 TVHN
chuyn v 47 B Triu v mang tờn Th vin nhõn dõn H Ni nay l Th
vin H Ni. Vi hn 50 nm xõy dng v trng thnh phỏt trin, TVHN luụn
l cu ni gia i ng cỏn b v NDT.
TV ó xõy dng c mt mng li TV t sỏch rng khp thnh ph to
dng c ngun lc thụng tin sỏch bỏo phong phỳ, a dng. Vi vn ti liu
phong phỳ v quớ giỏ cựng vi i ng cỏn b nhit tỡnh v yờu ngh nờn TV ó
thu hỳt c lng bn c rt ụng n s dng TV.
Vi lng bn c ụng nh vy v ngun TL phong phỳ ú ũi hi

TVHN phi cú c cu t chc tt, nng ng qun lý v ỏp ng nhu cu
ngy cao ca bn c. Trong quỏ trỡnh hot ng, TV cng luụn chỳ ý n cụng
tỏc XLTL vỡ nú nh hng trc tip n cht lng ỏp ng NCT ca NDT.
1.2. Ngun lc thụng tin
1.2.1. Vn ti liu
Hin nay, TVHN ang lu tr mt kho tng th tch khỏ s ca Th ụ
v ca nhõn loi vi trờn 300.000 cun sỏch, 502 loi bỏo, tp chớ trong nc v
nc ngoi, trờn 25.000 TL ngoi vn, hn 10.000 TL a chớ di sn quớ giỏ ca
Thng Long- H Ni, hn 2500 bn sỏch ch ni v bng cỏtet dnh cho ngi
khim th, biờn son hng trm th mc chuyờn , th mc gii thiu, trờn 200
a CD-ROM. TL ca TV cú c ngoi ngun mua cũn cú cỏc ngun trao i,
biu tng
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN


1.2.2. i ng cỏn b TVHN
TVHN hin cú 43 ngi, trong ú cú 1 tin s. 5 thc s v cú trờn 80%
cỏn b cú trỡnh i hc, a s bit t 1 n 2 ngoi ng, 2/3 cỏn b cú trỡnh
tin hc c bn.
1.2.3. i tng phc v
Khỏc vi nhiu TV ln trờn a bn ca Th ụ, TVHN m ca phc v
rng rỏi mi i tng bn c: t cỏc chỏu thiu niờn, nhi ng n nhng
ngi tn tt, t ngi cao tui, hc sinh sinh viờn n cỏn b nghiờn cu,cỏn b
qun lý
1.2.4. C s vt cht k thut
Hin ti TVHN ang xõy dng ti tr s lm vic ti 47 B Triu d kin
n thỏng 8/2008 TV s hon thnh v a vo s dng nờn TV phi chuyn
n Khu Di tớch Thnh C 19 Nguyn Tri Phng- Ba ỡnh hot ng t
thỏng 11/2005. Vỡ th cỏc phũng ban ca TV cng b thu hp din tớch lm vic
v phc v bn c, CSVCKT cha c u t nhiu.

THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN


CHƢƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XỬ LÝ THÔNG TIN TẠI
THƢ VIỆN HÀ NỘI
2.1. Ý nghĩa của công tác xử lý tài liệu
Ngày nay, với sự phát triển mạnh mẽ của KHCN, đặc biệt là CNTT đã
làm gia tăng thông tin với một khối lƣợng khổng lồ đó là hiện tƣợng “ bùng nổ
thông tin”. Hiện tƣợng này đã tạo ra sự mất thông tin, sự nhiễu tin. Vì vậy để
NDT có đƣợc một nguồn tin chính xác, đầy đủ, nhanh chóng là việc khó khăn và
phức tạp đòi hỏi những ngƣời làm công tác TV cần thực hiện tốt công tác XLTL
của cơ quan đó.

Công tác XLTL có vai trò rất lớn ảnh hƣởng trực tiếptowis sản phẩm và
dịch vụ thông tin, tới chất lƣợng hoạt động của cơ quan TV. Nếu XLTL đƣợc
chú trọng sẽ tạo ra nguồn tin đảm bảo độ tin cậy chính xác, đầy đủ, đáp ứng nhu
cầu NDT.
Công tác XLTL bao gồm việc mô tả nội dung và mô tả hình thức của TL.
Nếu làm tốt công tác này sẽ thuận lợi cho NSD trong quá trình tìm kiếm, khai
thác TL. Nếu trình độ của ngƣời cán bộ XLTL cao, thực hiện tốt công đoạn này
sẽ làm tăng thêm giá trị của sản phẩm.
2.2. Công tác xử lý tài liệu tại Thƣ viện Hà Nội
2.2.1. Phân loại tài liệu
a. Khái niệm
Phân loại tài liệu là quá trình phân tích tài liệu nhằm xác định nội dung và
thể hiện nội dung đó bằng những kí hiệu của khung phân loại cụ thể. Kí hiệu này
có thể đơn giản hay phức tạp tùy thuộc vào nội dung những vấn đề mà tài liệu đề
cập.
Hiện nay, trên thế giới có một số BPL đang đƣợc sử dụng rộng rãi đó là
BPL DDC, UDC, BBK…
Hiện tại, TVHN đang sử dụng 3 BPL : BPL 19 lớp do TV Quốc gia Việt
Nam biên soạn, BPL địa chí do đồng chí Lê Gia Hội cán bộ nghiệp vụ TV chỉnh
biên, BPL DDC 21 rut gon của Mỹ.
Đối với từng loại hình tài liệu khác nhau thì có sự phân loại khác nhau.
THÖ VIEÄN ÑIEÄN TÖÛ TRÖÏC TUYEÁN


b. Phõn loi ti liu
Phõn loi ti liu ting Vit
TVHN s dng BPL 19 lp phõn loi ti liu ting Vit
õy l BPL dựng cho cỏc TV khoa hc tng hp c xut bn ln u
vo nm 1961, da trờn BPL dựng cho cỏc TV i chỳng ca Liờn Xụ nhng
nm 60 cú ngun gc t BPL UDC.

BPL 19 lp gm 2 tp:
Tp 1 gm : Bng chớnh v cỏc bng ph
Bng chớnh gm 19 lp
Cỏc bng ph gm: tr kớ hiu hỡnh thc
tr kớ hiu a lý Vit Nam
tr ký hiu a lý cỏc chõu, cỏc nc v cỏc a danh
tr kớ hiu ngụn ng Vit Nam
Tp 2 gm: Bng tra ch v hng dn sỏch
Khi tin hnh phõn loi ti liu, cỏn b TVHN thng cn c vo tờn ti
liu, li gii thiu, danh mc ti liu tham kho xỏc nh ni dung cun sỏch.
Vi mt s sỏch cú ni dung tng hp, phc tp rt khú xỏc nh ni dung thỡ
cỏn b x lý cn c chng, phn mc lc v phi c ton b cun sỏch. Cú
trng hp phõn loi khụng theo ni dung m ch da vo hỡnh thc, chng hn
cỏc tỏc phm vn hc, bỏch khoa th, t in,..
Vớ d 1: Cun sỏch cú nhan : Trờn ng hc tp v nghiờn cu: phờ
bỡnh v tiu lun(1943-1958)ca ng Thai Mai do NXB Vn hc HN xut
bn.
Vy KHPL cua cun sỏch trờn l 8(V) + 801.5
Vớ d 2: Cun sỏch cú nhan : C s sinh thỏi hc ca Dng Hu
Thi do NXB i hc Quc gia HN xut bn.
Vy KHPL ca cun sỏch trờn l 57.026.1
Phõn loi bỏo, tp chớ
Cụng vic ny c thc hin bi phũng bỏo, tp chớ. TVHN s dng
bng ch cỏi ting Vit phõn loi bỏo, tp chớ,.
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN


Vớ d: A ( An ninh nhõn dõn, An ninh Th ụ)
(i on kt, u t, i sng v Phỏp lun)
K (Khoa hc cụng ngh, Khoa hc i sng)

Phõn loi ti liu a chớ
TVHN s dng BPL ti liu a chớ phõn loi TL a chớ. BPL ny
c hỡnh thnh trờn c s chnh biờn KPL a chớ Liờn Xụ do
G.M.Ambacxumian biờn son ng thi cú s tham kho BPL dựng cho kho
sỏch tong hp ca cỏc th vin tnh, thnh ph do TVQG VN ban hnh nm
1978 v 1 s TL tham kho chuyờn ngnh khỏc.
BPL a chớ ny do ng chớ Lờ Gia Hi- cỏn b nghip v TV chnh
biờn. BPL ny c chia lm 10 mụn loi chớnh: t H.1 n H.0
H.1: Thnh ph HN, Th ụ nc CHXHCN VN. Cỏc qun, huyn, th xó
trc thuc thnh ph. Ch tch HCM vi ng b v nhõn dõn HN. ng v
Nh nc vi nhõn dõn HN.
H.2 : ng b thnh ph HN. Cỏc ng b. Cỏc c quan chớnh quyn v
qun lý a phng. on thanh niờn Cng sn HCM thnh ph HN. Tỡnh hỡnh
chớnh tr, xó hi hin i ca thnh ph HN ( t 30/4/1975 n nay)
H.3: Thiờn nhiờn v cỏc ngun ti nguyờn thiờn nhiờn ca thnh ph HN.
H.4: Kinh t HN. K hoch húa nn kinh t thnh ph
H.5: i sng KH ca thnh ph HN. Cụng tỏc vn húa, giỏo dccuar
thnh ph. Cụng tỏc bỏo chớ.
H.6: Cụng tỏc y t ca thnh ph HN. Cụng tỏc bo v sc khe cho nhõn
dõn. Cụng tỏc th dc th thao.
H.7: Ngh thut. Thanh ph HN trong cỏc tỏc phm ngh thut.
H.8: i sng vn hc ca thnh ph HN. Thnh ph HN trong cỏc tỏc
phm vn hc. Vn hc dõn gian.
H.9: Lch s thnh ph HN. c im nhõn chng. Cỏc di tớch lch s, cỏc
danh lam thng cnh ca thnh ph.
H.0: Ti liu v cỏc nhõn vt ni ting ca HN ( hp phớch nhõn vt)
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN


Ví dụ1: Bảo tồn và phát huy giá trị di sản văn hóa phi vật thể Thăng

Long- Hà Nội/ Võ Quang Trọng// Tạp chí Văn hóa dân gian.-2007.-số 1.-tr.4-7.
Bài trích tạp chí này sẽ thuộc môn loại H.5
Ví dụ 2: Lƣợc sử HN/ Nguyễn Văn Tân.-H.: Từ điển Bách khoa,2007.-
766tr.
Tài liệu trên thuộc môn loại H.9
Phân loại tài liệu ngoại văn
Trƣớc đây TVHN đã sử dụng BPL DDC 21 rút gọn do nhà TV học ngƣời
Mỹ nổi tiếng Melvin Dewey sáng tạo.
Tháng 9 năm 2006, ấn bản DDC 14 bản dịch tiếng Việt xuất bản đã đƣợc
triển khai ở tất cả các TVVN.
Bắt đầu từ năm 2008 TVHN sử dụng BPL này để phân loại TL ngoại văn.
Ví dụ 1: Cuốn sách “ Marketing research” của David A.Aaker do NXB
Willey xuất bản. KHPL là 658.83
Ví dụ 2: Cuốn sách “ Vocational education: concepts and operations” của
Calfrey C.Calhoun do NXB Wadsworth xuất bản. KHPL là 370.11
Phân loại tài liệu là một công đoạn khó nên TVHN đòi hỏi có những cán
bộ phân loại có trình độ ngoại ngữ tốt, có tính cẩn thận, kiên trì, tỉ mỉ và nhiệt
tình trong công việc.
Trong tƣơng lai không xa thay vì sử dụng BPL 19 lớp, TVHN sẽ áp dụng
BPL DDC ấn bản rút gọn14 để phân loại cho cả tài liệu tiếng Việt. Đây là bản
dịch tiếng Việt chính thức có bản quyền; đƣợc cập nhật và chỉnh lý mới nhất so
với các phiên bản khác của DDC; đƣợc mở rộng và thích nghi với Việt Nam. Bổ
sung những mục phân loại chi tiết liên quan đến VN về các chủ đề lịch sử, địa
lý, dân tộc, chủ nghĩa Mac-Lênin, Đảng phái chính trị, ngôn ngữ, văn học.
Sử dụng ấn bản DDC 14 sẽ có 1 số ƣu điểm sau:
- Các đề mục đƣợc sắp xếp theo nguyên tắc thập tiến cho nên dễ nhớ, dễ
sử dung.
- Các kí hiệu đƣợc sử dụng đồng nhất bằng một loại chữ số Arap nên
thuận tiện cho việc tự động hóa tìm tin và chia sẻ nguồn tin.
THÖ VIEÄN ÑIEÄN TÖÛ TRÖÏC TUYEÁN

Bờn cnh ú cng xú nhc im, ú l:
- S phõn nhúm sp xp cỏc lp chớnh trong dóy c bn hon ton khụng
phn ỏnh c s phỏt trin ca th gii khỏch quan.
- H thng kớ hiu thp phõn ch n 10 lp rt khú cho vic m rng
khung khi khoa hc phỏt trin; khụng tỡm c v trớ xng ỏng cho 1 b mụn
khoa hc.
- Tớnh t tụn dõn tc quỏ cao, s lng kớ hiu dnh cho M v phng
Tõy quỏ nhiu so vi cỏc chõu lc khỏc.
2.2.2. Mụ t th mc
Khỏi nim
Mụ t th mc( biờn mc mụ t) l quỏ trỡnh nhn dng v mụ t 1 TL:
ghi li nhng thụng tin v ni dung, hỡnh thc, trỏch nhim biờn sonca ti
liu trờn 1 phiu mụ t.
Thụng qua vic mụ t s giỳp NDT cú 1 khỏi nim v TL v nhanh chúng
tỡm c TL phự hp vi yờu cu ca mỡnh trong h thng tỡm tin truyn thng
v hin i.
Hin nay, TVHN mụ t TL theo ISBD ( mụ t th mc theo tiờu chun
quc t). Mụ t TL theo ISBD ( international standard bibliography descriptron)
l nh ra 1 trt t sp xp cỏc vựng v yu t mụ t v 1 h thng kớ hiu du
phi t trc cỏc yu t ú.
Theo qui tc ISBD cú 7 vựng chớnh dựng cho mụ t sỏch ngoi ra cũn cú 1
s vựng dnh cho cỏc dng TL khỏc, chỳng c t ngay sau vựng cỏc yu t
xut bn.
Mụ t sỏch: sỏch trong TV c mụ t trờn 1 tm phớch cú kớch thc l
12,5cm * 7,5cm vi 7 vựng mụ t nh sau:
a. vựng 1: Nhan v thụng tin trỏch nhim
b. vựng 2: Thụng tin v ln xut bn
c. vựng 3: Thụng tin v xut bn

d. vựng 4: c trng s lng
e. vựng 5: Tựng th
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN


f. vùng 6: Phụ chú
g. vùng 7: Chỉ số ISBN, giá tiền, số lƣợng in.
Những vùng này đƣợc trình bày trên phích mô tả theo sơ đồ sau:
Nhan đề chính =nhan đề song song: Thông tin liên
quan đến nhan đề/thông tin về trách nhiệm.-thông
tin về lần xuất bản / thông tin trách nhiệm liên
quan đến lần xuất bản. – ( nơi in: nhà in ). – số
trang: minh họa; khổ sách + tƣ liệu kèm theo. – (
nhan đề tùng thƣ) Phụ chú
ISBN. Kiểu đóng: giá tiền, số bản



Ví dụ phích mô tả sách 1 tập

DƢƠNG BÁ PHƢỢNG
Bảo tồn và phát triển các làng nghề trong
quá trình công nghiệp hóa / Dƣơng Bá Phƣợng. –
H.: KHXH, 2001 .- 240 tr.

Ví dụ phích mô tả TL ngoại văn
AAKER, DAVIDA
Marketing research / David A. Aaker, V.
Kumar, George S Day. – 6
th

ed.-NY.: Willey,
1998.-776 p.

Ví dụ phích mô tả TL địa chí
LÊ DƢ
THÖ VIEÄN ÑIEÄN TÖÛ TRÖÏC TUYEÁN