TÌM HIỂU HOẠT ĐỘNG TẠI TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG

PHẦN MỞ ĐẦU
Ý NGHĨA VÀ THỜI GIAN THỰC TẬP TẠI TRUNG TÂM CÔNG
NGHỆ THÔNG TIN - SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG
1. Ý nghĩa của chuyến đi thực tập.
Nhằm tạo điều kiện cho sinh viên có tiếp cận sát thực hơn về những gì đã
được học trên lớp, có sự nhìn nhận đúng đắn về những công việc thực tế hơn
nhà Trường và Bộ môn Quản trị Văn phòng quyết định tổ chức chuyến đi thực
tập cho sinh viên. Nhà trường đã tổ chức chuyến đi thực tập thực tế cho sinh
viên để tìm hiểu công việc. Chuyến đi là một môi trường tốt, để sinh viên có thể
tìm tòi, học hỏi những điều mà trên lớp chưa được học và phát huy những kỹ
năng đã được học: kỹ năng soạn thảo, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng sử dụng thiết
bị văn phòng,…
Đây không chỉ là một chuyến đi mang tính chất khảo sát thực tế, mà còn là
một kinh nghiệm quan trọng giúp ích cho sinh viên thực hiện tốt những công
việc thực sau này.
Trong quá trình thực tập tại Trung tâm Công nghệ Thông tin – Sở Tài nguyên
và Môi trường giúp em rất nhiều và có cơ hội tiếp cận với công việc văn phòng
thực tế hơn.
Trong thời gian thực tập tại Trung tâm Công nghệ Thông tin – Sở Tài nguyên
và Môi trường em đã được thực hành các công việc như: lưu văn bản đến, văn
1 | P a g e
bản đi, đóng dấu, in tài liệu, cách giao tiếp, photocopy, trình ký văn bản, chuẩn
bị đi công tác, tham gia hoạt động tổ chức hội họp…Mở rộng thêm kiến thức mà
em đã học tại trường, lớp. Những gì em đã thực hiện và quan sát có phần khác
hơn so với những gì mà em đã từng học.
Qua kỳ thực tập em đã học hỏi được ở các anh (chị) tinh thần tự giác trong
công việc, học hỏi cách giao tiếp với lãnh đạo, đồng nghiệp, khách hàng và cách
sắp xếp bố trí thời gian làm việc hiệu quả.
Thực tập cuối khóa là kết quả đánh giá học tập trong suốt ba năm vừa qua.
Kết quả này có ý nghĩa rất quan trọng đối với mỗi sinh viên.
Ý nghĩa của chuyến đi thực tập này là nhà Trường và Bộ môn Quản trị Văn

phòng đã tạo điều kiện cho em va chạm với thực tế không phải chỉ riêng em mà
toàn thể sinh viên khác trong kỳ thực tập lần này nói chung, để có kiến thức
nhiều hơn trong cuộc sống với thực tại và công việc tương lai. Trong kỳ thực tập
lần này em đã học hỏi được rất nhiều, đồng thời qua kỳ thực tập kỳ này sẽ giúp
em sẽ tự tin hơn trong công việc sau này.
2. Thời gian thực tập.
Thời gian thực tập 06 tuần. Khoảng thời gian thực tập tại Trung tâm Công
nghệ Thông tin – Sở Tài nguyên và Môi trường (từ ngày 14 tháng 5 đến ngày 22
2 | P a g e
tháng 6 năm 2012) tuy không phải là một khoảng thời gian dài, nhưng đó là
khoảng thời gian thực sự có ý nghĩa đối với em.
Thời gian làm việc: Từ thứ 2 đến thứ 6.
Buổi sáng: 07
h
đến 11
h
Buổi chiều: 13
h
đến 17
h
Thứ 7, chủ nhật và các ngày lễ được nghỉ.
3 | P a g e
PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG I
GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CƠ QUAN THỰC TẬP
1.1. Giới thiệu chung về cơ quan thực tập
Trung tâm Công nghệ Thông tin – Sở Tài nguyên và Môi trường Trà Vinh
Địa chỉ: Số 478A Mậu Thân, Khóm 3, Phường 6, Thành phố Trà Vinh, Tỉnh
Trà Vinh
Điện thoại: 0743.840280 Fax: 0743.840160

1.2. Chức năng và nhiệm vụ
1.2.1. Chức năng
Trung tâm Công nghệ Thông tin là đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Sở
Tài nguyên và Môi trường, có chức năng thực hiện các hoạt động về ứng dụng
và phát triển công nghệ thông tin tài nguyên và môi trường thuộc phạm vi quản
lý của Sở; tổ chức thực hiện các dịch vụ công về công nghệ thông tin theo quy
định của pháp luật.
Trung tâm Công nghệ Thông tin có tư cách pháp nhân, có con dấu, tài
khoản riêng, có trụ sở làm việc theo quy định của pháp luật.
Trung tâm Công nghệ Thông tin chịu sự chỉ đạo, quản lý của Sở Tài
nguyên và Môi trường về tổ chức, biên chế và hoạt động; đồng thời chịu sự chỉ
4 | P a g e
đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của Cục Công nghệ Thông
tin trực thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trường.
1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn
Xây dựng kế hoạch ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin tài nguyên và
môi trường của địa phương thuộc phạm vi quản lý của Sở Tài nguyên và Môi
trường, tổ chức thực hiện kế hoạch sau khi được phê duyệt.
Tổ chức xây dựng và quản lý vận hành cơ sở dữ liệu tài nguyên và môi
trường của cấp tỉnh theo phân công của Giám đốc Sở Tài nguyên và Môi trường,
gồm:
- Xây dựng Quy chế thu thập, quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng dữ
liệu về tài nguyên và môi trường áp dụng trên địa bàn cấp tỉnh;
- Xây dựng kế hoạch thu thập dữ liệu về tài nguyên và môi trường hàng
năm của cấp tỉnh và phối hợp tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt.
- Tiếp nhận, xử lý dữ liệu về tài nguyên và môi trường; xây dựng, tích hợp,
quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng cơ sở dữ liệu về tài nguyên và môi
trường của địa phương; Tổ chức xây dựng, phối hợp xây dựng và kiểm tra giám
sát công tác xây dựng cơ sở dữ liệu thành phần về tài nguyên và môi trường tại
địa phương, hệ thống cơ sở dữ liệu thông tin địa lý như cơ sở dữ liệu đo đạc bản

đồ, cơ sở dữ liệu quản lý đất đai, cơ sở dữ liệu thông tin địa lý….
5 | P a g e
- Xây dựng danh mục dữ liệu về tài nguyên và môi trường của địa phương
và phối hợp tổ chức công bố trên cổng thông tin hoặc trang thông tin điện tử của
Sở Tài nguyên và Môi trường và của cấp tỉnh;
- Tham gia kiểm tra và đề xuất hình thức xử lý các đơn vị, tổ chức, cá nhân
vi phạm các quy định về thu thập, quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng dữ
liệu tài nguyên và môi trường của địa phương.
- Tổ chức thực hiện công tác tin học hóa quản lý hành chính nhà nước của
Sở Tài nguyên và Môi trường; tổ chức các hoạt động thúc đẩy ứng dụng công
nghệ thông tin trong ngành tài nguyên và môi trường ở địa phương; hướng dẫn,
giám sát, quản lý các hệ thống thông tin và các phần mềm quản lý chuyên
ngành.
- Xây dựng, triển khai chương trình ứng dụng công nghệ thông tin của Sở
Tài nguyên và Môi trường; quản trị vận hành hạ tầng kỹ thuật, duy trì hoạt động
của cổng thông tin điện tử hoặc trang thông tin điện tử, thư viện điện tử, bảo
đảm việc cung cấp dịch vụ hành chính công trên mạng thuộc phạm vi quản lý
của Sở Tài nguyên và Môi trường.
- Thu thập, xử lý, lưu trữ thông tin theo phân cấp của Sở, bao gồm: các tài
liệu điều tra cơ bản về tài nguyên và môi trường theo quy mô của tỉnh và quy
mô các vùng kinh tế; sản phẩm kết quả của các công trình dự án; Tài liệu là ấn
phẩm nộp lưu để sử dụng lâu dài, bao gồm: đơn giá sản phẩm do Sở ban hành,
6 | P a g e
luận chứng kinh tế - kỹ thuật, kết quả các dự án, kết quả các đề tài nghiên cứu
khoa học sau khi đã hoàn thành, các loại ấn phẩm bản đồ theo quy định;
- Quản lý, lưu trữ và tổ chức cung cấp, dịch vụ, thu phí khai thác về thông
tin, tư liệu tổng hợp về tài nguyên và môi trường thuộc phạm vi quản lý của Sở
Tài nguyên và Môi trường.
- Tổng hợp từ các số liệu, tài liệu tài nguyên và môi trường; xây dựng,
thành lập các tài liệu tổng hợp về tài nguyên và môi trường phục vụ cộng đồng

xã hội như: tài liệu thông tin kinh tế xã hội gắn với tài nguyên và môi trường,
bản đồ thông tin kinh tế xã hội, bản đồ hành chính, bản đồ địa giới hành chính,
bản đồ chuyên đề khác…
- Thẩm định các dự án về ứng dụng công nghệ thông tin, các phần mềm
chuyên ngành và cơ sở dữ liệu thuộc phạm vi quản lý của Sở Tài nguyên và Môi
trường.
- Tổ chức tập huấn, cập nhật kiến thức và chuyển giao các ứng dụng công
nghệ thông tin, phần mềm ứng dụng chuyên ngành cho cơ sở và các đối tượng
sử dụng theo kế hoạch và chương trình được duyệt.
- Tổ chức xây dựng, nghiên cứu và thực hiện các chương trình, đề tài, đề án
về công nghệ thông tin, tư liệu, dữ liệu tài nguyên và môi trường theo phân công
của Giám đốc Sở Tài nguyên và Môi trường.
7 | P a g e
- Phối hợp với các đơn vị thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường và các tổ
chức có liên quan thực hiện công tác bảo đảm an toàn và bảo mật hệ thống thông
tin, các cơ sở dữ liệu điện tử về tài nguyên và môi trường ở địa phương.
- Phối hợp hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các văn bản quy
phạm pháp luật về lĩnh vực công nghệ thông tin và thực hiện chiến lược ứng
dụng và phát triển công nghệ thông tin tài nguyên và môi trường trên địa bàn
cấp tỉnh.
- Quản lý tổ chức bộ máy, công chức, viên chức, lao động, tài chính, tài sản
thuộc phạm vi quản lý của Trung tâm theo phân cấp của Sở Tài nguyên và Môi
trường và quy định của pháp luật.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở Tài nguyên và Môi trường
giao.
1.3. Cơ cấu tổ chức
1.3.1. Lãnh đạo Trung tâm:
Trung tâm Công nghệ Thông tin – Sở Tài nguyên và Môi trường có Giám đốc và
01 Phó Giám đốc và 21 viên chức và người lao động.
1.3.2. Các phòng chuyên môn, nghiệp vụ:

- Hành chính - Tổng hợp: 03 viên chức và người lao đông;
- Phòng Dữ liệu và Lưu trữ: 11 viên chức và người lao đông;
8 | P a g e
- Phòng Phát triển công nghệ: 07 viên chức và người lao đông.
SƠ ĐỒ QUẢN LÝ CỦA TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG
9 | P a g e
GIÁM ĐỐC
PHÓ GIÁM ĐỐC
P.PHÁT TRIỂN
CÔNG NGHỆ
P. DỮ LIỆU VÀ LƯU
TRỮ
P.HÀNH CHÍNH
TỔNG HỢP
CHƯƠNG II
BÁO CÁO QUÁ TRÌNH THỰC TẬP TẠI TRUNG TÂM
CÔNG NGHỆ THÔNG TIN – SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG
2.1. Vệ sinh văn phòng làm việc
Một khi đã chọn ngành học Quản trị Văn phòng thì công việc tất yếu và đầu
tiên mà một nhân viên văn phòng phải thực hiện vệ sinh phòng làm việc. Phòng
làm việc sạch sẽ thoáng mát giúp nhân viên văn phòng có thể làm việc thoải mái
và hăng sai với công việc có câu nói “nhà sạch thì mát, bát sạch ngon cơm”. Văn
phòng sạch sẽ gọn ràn, mát mẽ hiệu quả công việc đạt được nhiều hơn, đồng
thời cũng tạo nên vẽ thẩm mỹ nơi mình làm việc.
Qua đó còn tạo nên nét văn hóa nơi công sở, nhằm tạo nên tin thần phấn
chấn, hăng say hơn đối với công vệc. Chính vì những điều đó trong trong thời
10 | P a g e
gian thực tập em luôn vệ sinh phòng làm việc mà nơi em thực tập cho sạch sẽ và
thoáng mát khi bước vào một ngày làm việc có hiệu quả và đạt năng suất.

2.2. Sử dụng thiết bị văn phòng
Thiết bị văn phòng là một trong những công cụ đắc lực hổ trợ cho công việc
văn phòng. Ngày nay, do khoa học kỹ thuật không ngừng được cải tiến nên
những thiết bị văn phòng cũng không ngừng đổi mới. Điều đó đã giúp cho việc
thực hiện công việc được nhanh chóng hơn.
2.2.1. Sử dụng máy vi tính
Trong thời đại công nghiệp hoá hiện đại hoá, xã hội đang trong tình trạng
phát triển vượt bật như ngày nay thì máy vi tính là một trong những thiết bị tiên
tiến không thể thiếu ở các cơ quan, doanh nghiệp, đơn vị, và mang lại lợi ích
không nhỏ đối với cơ quan, doanh nghiệp đó.
Máy vi tính là một thiết bị không thể thiếu ở bất kỳ một văn phòng hiện đại
nào. Máy hỗ trợ rất nhiều trong công tác soạn thảo, lưu trữ và tìm kiếm thông
tin.
Trong Trung tâm Công nghệ Thông tin – Sở Tài nguyên và Môi trường,
máy vi tính được sử dụng nhiều nhất trong công tác soạn thảo các văn bản hành
chính, các loại văn bản thông thường, hay soạn thảo các tài liệu,…Máy được cài
phần mền Open Office và Microsoft Office Word 2003 với đầy đủ các tính năng
cần thiết hỗ trợ cho công tác soạn thảo văn bản.
11 | P a g e
Ngoài ra, máy tính của Trung tâm còn được sử dụng để truy cập Internet
để tìm kiếm thông tin, dùng để nhận các văn bản từ trong và ngoài cơ quan
chuyển đến email.
Họ được trang bị mỗi người một máy vi tính. Hằng ngày, em thường quan
sát cách làm việc trên máy vi tính của các anh (chị) và em cũng được các anh
(chị) giao công việc làm trên
máy vi tính như: đánh máy,
soạn thảo văn bản, lưu văn
bản, vẽ bản đồ, ….
Hình 2.1, Máy vi tính
2.2.2. Sử dụng máy photocopy

Văn phòng làm việc của Trung tâm Công nghệ Thông tin – Sở Tài nguyên
và Môi trường được lắp đặt một máy photo. Thiết bị máy photo này hoạt động
12 | P a g e
rất thường xuyên. Hằng ngày có rất nhiều công việc mà em cần phải photo.
Công việc photo cũng là nhiệm vụ mà em thường được giao. Ngày đầu tiên mới
vào thực tập tiếp xúc với thiết bị này em còn rất bỡ ngỡ vì sự mới lạ về cách sử
dụng nhưng được sự hướng dẫn nhiệt tình của các anh (chị) rồi em cũng dần
quen sử dụng và thực hiện thành thạo hơn.
Máy photo là thiết bị mà em được tiếp xúc thường xuyên trong suốt quá
trình thực tập. Em đã được các anh (chị) tận tình hướng dẫn sử dụng máy sao
cho thật chính xác. Các anh (chị) đã hướng dẫn em cách sử dụng máy, cách ứng
phó với những tình huống máy bị kẹt giấy, cách nhận biết máy hết mực hay hết
giấy.
Những tài liệu mà em được photo nhiều nhất: thông báo, báo cáo, tài liệu
tập huấn, tài liệu hội nghị và các văn bản thông thường khác.
Cách sử dụng máy photo: đầu tiên khởi động máy, chờ cho máy chạy
khoảng 5 phút, khi nút Start đã sáng đèn xanh là máy đã sẵn sàng. Cho tài liệu
cần photo vào ngăn chụp tài liệu, sau đó chọn khổ giấy A3,A4, tiếp theo là điều
chỉnh độ mực đậm nhạt. Chọn độ mực nhạt ấn (Light), độ mực chuẩn để có thể
thấy rõ những con dấu (Auto) hay độ mực đậm để photo các loại bìa (Dark),
chỉnh lại giấy và chọn số lượng cần photo bằng cách ấn dãi số trên máy và ấn
nút Start để bắt đầu photo.
Một số thuận lợi và khó khăn
13 | P a g e
Là một thiết bị tiên tiến, hiện đại nhưng đôi khi sử dụng chúng ta cần
phải chú ý và cân nhắc kỹ. Sử dụng nhanh chóng, chính xác, khi thực hiện nhiều
màu mực vẫn tốt không mờ nhạt như nhiều loại máy photo khác mà em đã sử
dụng. Photo là công việc thường xuyên mà ngày nào em cũng đều thực hiện.
Mỗi ngày em thực hiện rất nhiều lần, photo chủ yếu là những văn bản và cùng
nhiều loại tài liệu khác.Có lần em photo ít chỉ một vài bản nhưng nhiều khi số

lượng photo lên đến vài chục bản hoặc hàng trăm cuốn tài liệu tập huấn. Số
lượng nhiều lại phức tạp đôi lúc cũng làm em bối rối trong quá trình sắp xếp,
nhất là khi photo tài liệu, văn bản cùng các hoá đơn thanh toán thu, chi chuyên
về kế toán, tài liệu tập huấn cần phải sắp xếp theo trật tự phù hợp, nhất định.
Đầu tiên trước khi photo chúng ta phải đặt giấy ngay thẳng thì sản phẩm
photo của chúng ta mới được hoàn chỉnh và trong đẹp mắt hơn và tiếp theo
chúng ta cần để ý đến màn hình của máy và chọn đúng khổ giấy mà mình chọn
photo. Hơn nữa để không mất nhiều thời gian chúng ta cần chú ý xem máy có
còn giấy hay không và đặt giấy vào nếu đã hết hoặc không đủ.
Công việc photo một mặt thì rất dễ dàng nhưng không đơn giản đối với
photo hai mặt. Máy photo gồm có 3 khay giấy, 2 khay giấy trong và 1 khay giấy
ngoài. Khi photo hai mặt, mặt giấy đầu tiên sử dụng khay giấy trong và tiếp theo
mặt thứ hai sử dụng khay giấy ngoài. Ở mặt thứ hai khi photo nên chú ý đến
màn hình máy photo, nên đặt giấy chính xác để máy có thể nhận biết được. Nếu
14 | P a g e
không máy sẽ sử dụng khay giấy trong mà photo một mặt như bình thường. Khi
photo hai mặt máy cũng thường hay kẹt giấy, nếu giấy quá mỏng sẽ dẫn đến kẹt
giấy. Và chúng ta phải cuốn giấy cho ngay thẳng nếu giấy bị cong hoặc dảnh để
máy dễ nhận biết. Khi photo 2 mặt đối với em hơi khó khăn vì máy photo ở nơi
em không thể photo được 2 mặt mỗi lần photo 2 mặt phải kéo khay giấy ra để
photo mặt 2 rất mất thời gian.
Do công việc được thực hiện rất nhiều lần trong ngày nên em xử lý được
trong trường hợp máy bị kẹt
giấy.Và cũng cần phải chú ý
khi máy hết giấy, khi hết
giấy trong khay máy tự
động báo lên màn hình, khi
photo mực mờ phải biết chỉnh mức độ mực lại.
15 | P a g e
Hình 2.2, Máy photocopy

2.2.3. Sử dụng máy Scan
Do hoạt động lưu văn bản, chuyển giao công việc đến Ban lãnh đạo cùng
các công chức Trung tâm Công nghệ Thông tin – Sở Tài nguyên và Môi trường
điều thực hiện trên máy vi tính, vì thế mà hoạt động của máy scan không thể
thiếu. Trước đây văn phòng cũng chỉ có một máy scan nhưng do tính chất của
công việc rất cần thiết, đòi hỏi sự nhanh nhạy nên được lắp đặt thêm một máy
khác hiện đại và nhanh gọn hơn. Scan văn bản cũng là vấn đề quan trọng đáng
quan tâm đối với một nhân viên văn phòng hiện đại. Khi thực hiện chương trình
M.Office (văn phòng điện tử) dùng để lưu và chuyển giao văn bản thì công việc
scan văn bản được thực hiện đầu tiên. Ngày đầu mới vào thực tập em chỉ được
quan sát nhưng sau đó em được sự hướng dẫn của các chị để sử dụng thiết bị
này. Một hai ngày sau đó em cũng được thực hành trên máy để thực hiện công
việc này. Máy scan và máy vi tính có mối quan hệ mật thiết với nhau hổ trợ cho
nhau.
Văn phòng có hai loại máy scan, mỗi máy có mỗi cách thực hiện khác
nhau nên khi scan cần phân biệt rõ ràng. Một máy chúng ta thực hiện lưu trước
khi scan và một máy scan xong rồi mới lưu. Để đảm bảo tốt công việc và không
mất nhiều thời gian chúng ta nên chú ý đến thao tác lưu không nên bỏ quên. Khi
scan văn bản chúng ta nên lưu văn bản theo số, ký hiệu và trích yếu nội dung
16 | P a g e
văn bản để thuận lợi cho việc tìm kiếm. Ngoài ra chúng ta cần chú ý đến cách
đặt giấy, đặt giấy ngay thẳng, đúng chiều nếu scan cả hai mặt và đặc biệt đối với
các bảng thống kê, bảng tổng hợp,…có nhiều số liệu chúng ta cần phải đặt giấy
cho đúng chiều hướng với nhau để khi thể hiện lên máy vi tính có thể dễ đọc,
trông đẹp mắt và làm hài lòng lãnh đạo. Cũng giống như chúng ta thực hiện lưu
và chuyển giao văn bản bằng phương pháp thủ công, chúng ta cũng cần phải giữ
gìn văn bản ngay thẳng, sạch sẽ để có thể làm hài lòng cấp lãnh đạo.
Hình 2.3, Máy Scan
2.2.4. Sử dụng máy điện thoại
Điện thoại là một trong những phương tiện làm việc không thể thiếu của

chúng ta và là một công cụ mang lại hiệu quả cao trong công việc, dùng để liên
lạc, trao đổi thông tin,…gián tiếp qua lại với nhau giữa các đồng nghiệp hoặc
17 | P a g e
giữa các cấp lãnh đạo. Khi tiếng chuông điện thoại vang lên chúng ta nên nhấc
máy nhẹ nhàng và bắt đầu bằng: “dạ! Trung tâm Công nghệ Thông tin xin nghe
ạ !”.Một câu đơn giản nhưng rất đầy đủ nhầm truyền đạt cho người nghe xác
định rõ hơn về tên cơ quan, đơn vị mà họ muốn tìm. Em cũng thường thấy các
Chị hay nói “dạ nghe ạ !” khi biết đối tượng gọi đến là nội bộ cơ quan mình.
Tiếng nói nhẹ nhàng, ngắn gọn nhưng thân thiện, dễ nghe. Văn phòng Hành
chính – Tổng hợp gồm hai máy điện thoại và một thiết bị hiển thị số. Thiết bị
này rất tiện dụng và hữu ích. Khi có cuộc điện thoại gọi đến chúng ta có thể
nhận biết ai gọi đến, có thể đón được họ cần gặp ai và chức vụ của họ như thế
nào để có thể ứng xử phù hợp. Hai máy điện thoại này có thể chuyển cuộc gọi
qua lại với nhau rất nhanh chóng và thuận tiện cho công việc. Khi giao tiếp điện
thoại âm giọng nên vừa đủ nghe. Không quá lớn để gây khó chịu cho người
nghe, cũng không quá nhỏ để không được nắm bắt thông tin rõ và khi đó sẽ
không đạt hiệu quả trong giao tiếp điện thoại. Đây cũng chính là nguyên tắc giao
tiếp qua điện thoại mà mỗi nhân viên văn phòng cần nắm rõ.
Điện thoại cũng là một trong những công cụ quan trọng nơi văn phòng làm
việc. Điện thoại được sử dụng để giao tiếp với khách hàng, với cơ quan đơn vị
khác, với lãnh đạo hay với các phòng ban với nhau.
Khi nói chuyện điện thoại thì có người cho rằng nói chuyện điện thoại thì
có gì phải học. Điều đó là một quan niệm sai lệch, vì sử dụng điện thoại cũng
18 | P a g e
cần rất nhiều kỹ năng, mới có thể giao tiếp được. Qua thực tế quan sát trong
chuyến thực tập và qua những điều em được học, em đã đúc kết được những
kinh nghiệm khi giao tiếp qua điện thoại như sau:
- Khi điện thoại reo không nên để chuông điện thoại reo quá lâu, tốt nhất
là nên nhất điện thoại ngay sau tiếng chuông thứ nhất.
- Khi nhấc điện thoại lên, lịch sự giới thiệu tên cơ quan hay tên của mình.

- Khi nói chuyện điện thoại không nên nói quá to hay quá nhỏ, chỉ nên nói
vừa đủ nghe là được.
- Khi chuyển điện thoại thì nên đặt úp xuống tránh đặt ngửa điện thoại
lên.
- Trong phòng có người đang giao tiếp điện thoại thì nên giữ im lặng.
- Tránh gác máy quá nặng tay.
- Khi giao tiếp qua điện thoại thì tay nên mang theo viết và một mảnh
giấy để ghi lại những thông tin cần thiết.
19 | P a g e
Hình 2.4, Nghe điện thoại
2.2.5. Sử dụng máy Fax
Máy fax là một công cụ quan trọng trong văn phòng. Máy fax có tác
dụng là chuyển một văn bản trực tiếp đến một nơi khác nhanh chóng và chính
xác. Máy được sử dụng khi cần chuyển một văn bản khẩn cấp hoặc đến một cơ
quan ở xa.
Cách sử dụng máy fax: đầu tiên đặt văn bản cần chuyển vào khe kéo
giấy, sau đó ấn số fax của cơ quan cần chuyển đến. Sau nhấn số fax của cơ quan
cần gửi, nhấn nút Start khi đó máy sẽ tự động rút giấy và quét để gửi văn bản
đến cơ quan muốn chuyển. Nếu muốn dừng việc gửi văn bản thì chỉ cần nhất nút
Stop thì máy sẽ tự động dừng việc chuyển văn bản.
20 | P a g e
Hình 2.5, Máy fax
Máy fax là công cụ được sử dụng rộng rãi ở tất cả các cơ quan, doanh
nghiệp…Cách sử dụng loại thiết bị này cũng đơn giản không nhiều phức tạp.
Trước khi nhập số, địa chỉ fax chúng ta đặt giấy vào khay giấy cho ngay ngắn
rồi mới bắt đầu fax. Trong trường hợp khi fax đi, chúng ta không fax tự động thì
chúng ta phải gọi điện thoại đến nên fax để người nhận.
Nhằm tiếp thu và áp dụng công nghệ hiện đại vào cơ quan để đạt được
hiệu quả công việc cao nhất, tiết kiệm chi phí công việc Trung tâm Công nghệ
Thông tin – Sở Tài nguyên và Môi trường đã thực hiện chương trình phần mềm

M.Office (văn phòng điện tử) áp dụng vào lưu trữ văn bản. Hằng ngày ở cơ
quan có rất nhiều văn bản đến, đa dạng theo từng loại. Nhưng cũng không ích
các văn bản phát hành.
2.2.6. Sử dụng máy in
21 | P a g e
Trong một văn phòng làm việc thì máy in là một thiết bị quan trọng, hỗ
trợ rất nhiều cho công tác văn phòng. Trong Trung tâm Công nghệ Thông tin
các máy in điều được “ Sharing” để có thể được dùng in chung.
Máy khi đã cài đặt thì có thể in được bằng lệnh Print và có thể in được
bằng 3 cách là: nhấp vào menu file chọ Print hoặc sử dụng tổ hộp phím Ctrl + P,
hoặc nhấn vào biểu tượng máy in trên thanh Standard.
Nhập số trang văn bản cần in vào khung Pages, sau đó nhấp OK thì văn
bản sẽ tự động chạy ra từ máy in. Nên xem văn bản trước khi in bằng lệnh Print
Preview, để xem văn bản có còn có lỗi không, nếu có thì chỉnh sửa ngay lập tức.
Ngoài ra em còn được hướng dẫn cách in văn bản bằng hai mặt. Cách
thực hiện như sau:
Đầu tiên mở văn bản cần in lên, sau đó chọn menu file chọn Print hoặc
nhất cùng lúc tổ hợp phím Ctrl + P để mở hộp thoại in lên. Sau đó tại khung
Print nhấp mũi tên sổ xuống và chọn Odd papes để in những trang lẻ trước.
22 | P a g e
Hình 2.6, In trang giấy lẽ
Sau khi đã in trang lẻ, ta đặt những trang vừa in vào máy nhưng đặt mặt
chưa in vào và mở hộp thoại Print lên. Tại khung Print ta chọn Even papes để in
những trang chẵn.
23 | P a g e
Hình 2.7, In trang giấy chẵn
Hình 2.8, Máy in
2.3. Công tác văn thư lưu trữ
Công tác văn thư lưu trữ hay còn gọi là công tác công văn giấy tờ, là một
trong những công việc thường xuyên và rất quan trọng đối với một người văn

24 | P a g e
thư. Đây là một phương tiện hưu hiệu, hỗ trợ đắc lực cho công tác văn phòng
trong các cơ quan nhà nước, các đơn vị đoàn thể, các tổ chức Kinh tế - Xã hội.
Công tác này đòi hỏi người văn thư cần phải có tính kiên nhẫn và có một sự tập
chung cao, để thực hiện công việc thật chính xác.
2.3.1. Soạn thảo văn bản
Ngày nay chúng ta không thể tìm thấy một văn bản chính thức nào của
nhà nước mà không được thực hiện trên máy tính. Công việc soạn thảo văn bản
giờ đây đã trở nên quen thuộc với tất cả mọi người. Tuy nhiên không phải ai
cũng nắm vững các nguyên tắc gõ văn bản cơ bản nhất. Bản thân em đã quan sát
và nhận thấy rằng đa số sinh viên tốt nghiệp các trường đại học, cao đẳng không
nắm vững (thậm chí chưa biết) các qui tắc này soạn thảo văn bản.
Có câu hỏi “soạn thảo văn bản dễ hay khó”, đối với em là sinh viên ngành
quản trị văn phòng đã được thầy (cô) hướng dẫn qua môn “soạn thảo văn bản”
em còn chưa khẳng định được là mình có thể soạn thảo văn bản được.
Trung tâm Công nghệ Thông tin – Sở Tài nguyên và Môi trường là một
cơ quan hành chính nhà nước, nên soạn thảo văn bản là một công việc rất cơ bản
và thường xuyên. Việc soản thảo văn bản cũng cần tuân thủ theo các quy định
của nhà nước.
25 | P a g e