Thực trạng quy trình chuẩn bị, thực hiện và quản lý dự án tại trung tâm công nghệ thông tin tổng công ty điện lực việt nam .doc

Chơng 1: Cơ sở lý luận.
1.1. Lý luận về dự án và quản lý dự án đầu t.
1.1.1. Khái niệm về dự án và quản lý dự án đầu t.
1.1.1.1. Khái niệm dự án.
1.1.1.1.1. Khái niệm.
Có nhiều cách định nghĩa dự án. Tuỳ theo mục đích mà nhấn mạnh một khía
cạnh nào đó. Trên phơng diện phát triển, có hai cách hiểu về dự án: cách hiểu
tĩnh và cách hiểu động. Theo cách hiểu thứ nhất tĩnh thì dự án là hình tợng
về một tình huống (một trạng thái) mà ta muốn đạt tới. Theo cách hiểu thứ hai
động có thể định nghĩa dự án nh sau:
Theo nghĩa chung nhất, dự án là một lĩnh vực hoạt động đặc thù, một nhiệm
vụ cụ thể cần phải đợc thực hiện với phơng pháp riêng, nguồn lực riêng và theo
một kế hoạch tiến độ nhằm tạo ra một thực thể mới.
Nh vậy theo định nghĩa này thì:
- Dự án không chỉ là một ý định phác thảo mà có tính cụ thể và mục tiêu xác
định.
- Dự án không phải là một nghiên cứu trừu tợng mà phải cấu trúc nên một
thực thể mới.
Trên phơng diện quản lý, có thể định nghĩa dự án nh sau:
Dự án là những nỗ lực có thời hạn nhằm tạo ra một sản phẩm hoặc dịch vụ
duy nhất.
Định nghĩa này nhấn mạnh hai đặc tính:
- Nỗ lực tạm thời (hay có thời hạn). Nghĩa là, mọi dự án đầu t đều có điểm
bắt đầu và điểm kết thúc xác định. Dự án kết thúc khi mục tiêu của dự án
đã đạt đợc hoặc khi xác định rõ ràng mục tiêu của dự án không thể đạt đợc
và dự án bị loại bỏ.
- Sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất. Sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất là sản
phẩm hoặc dịch vụ khác biệt so với những sản phẩm tơng tự đã có hoặc dự
án khác.
Dù định nghĩa khác nhau nhng có thể rút ra một số đặc trng cơ bản của khái
niệm dự án nh sau:

- Dự án có mục đích, mục tiêu rõ ràng. Mỗi dự án thể hiện một hoặc một
nhóm nhiệm vụ cần đợc thực hiện với một bộ kết quả xác định nhằm thoả
mãn một nhu cầu nào đó. Dự án cũng là một hệ thống phức tạp nên cần đ-
ợc chia thành nhiều bộ phận khác nhau để thực hiện và quản lý nhng phải
đảm bảo các mục tiêu cơ bản về thời gian, chi phí và việc hoàn thành với
chất lợng cao.
1
- Dự án có chu kỳ phát triển riêng và thời gian tồn tại hữu hạn. Nghĩa là,
giống nh các thực thể sống, dự án cũng trải qua các giai đoạn: hình thành,
phát triển, có thời điểm bắt đầu và kết thúc.
- Dự án liên quan đến nhiều bên và có sự tơng tác phức tạp giữa các bộ
phận quản lý chức năng với quản lý dự án Dự án nào cũng có sự tham
gia của nhiều bên hữu quan nh chủ đầu t, ngời hởng thụ dự án, các nhà t
vấn, nhà thầu, các cơ quan quản lý nhà nớc... Tuỳ theo tính chất và yêu cầu
của chủ đầu t mà sự tham gia của các thành phần trên là khác nhau. Giữa
các bộ phận quản lý chức năng và nhóm quản lý dự án thờng xuyên có
quan hệ lẫn nhau và cùng phối hợp thực hiện nhiệm vụ nhng mức độ tham
gia của các bộ phận không giống nhau. Vì mục tiêu của dự án, các nhà
quản lý dự án cần duy trì thờng xuyên mối quan hệ với các bộ phận quản
lý khác.
- Sản phẩm của dự án mang tính chất đơn chiếc, độc đáo (mới lạ). Khác
với quá trình sản xuất liên tục và gián đoạn, kết quả của dự án không phải
là sản phẩm sản xuất hàng loạt, mà có tính khác biệt cao. Sản phẩm và
dịch vụ do dự án đem lại là duy nhất. Lao động đòi hỏi kỹ năng chuyên
môn cao, nhiệm vụ không lặp lại . . .
- Môi trờng hoạt động va chạm. Quan hệ giữa các dự án là quan hệ chia
nhau cùng một nguồn lực khan hiếm của một tổ chức. Dự án cạnh tranh
lẫn nhau và với các bộ phận chức năng khác về tiền vốn, nhân lực, thiết
bị... Một số trờng hợp, các thành viên quản lý dự án thờng có hai thủ trởng
trong cùng một thời gian nên sẽ gặp khó khăn không biết thực hiện quyết

định nào của cấp trên khi hai lệnh mâu thuẫn nhau.
- Tính bất định và độ rủi ro cao. Hầu hết các dự án đòi hỏi lợng tiền vốn,
vật t và lao động rất lớn để thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định.
Mặt khác, thời gian đầu t và vận hành kéo dài nên các dự án đầu t phát
triển thờng có độ rủi ro cao.
1.1.1.1.2.Chu kỳ của dự án đầu t.
Chu kỳ của hoạt động đầu t là các giai đoạn mà một dự án phải trải qua bắt
đầu từ khi dự án mới chỉ là ý đồ đến khi dự án đợc hoàn thành chấm dứt hoạt
động.
Ta có thể minh hoạ chu kỳ của dự án theo sơ đồ sau đây:

Chu kỳ một dự án đầu t đợc thể hiện thông qua ba giai đoạn: Giai đoạn tiền đầu t
(Chuẩn bị đầu t), giai đoạn đầu t (Thực hiện đầu t) và giai đoạn vận hành các kết
2
ý đồ
về dự
án đầu
tư
Chuẩn bị
đầu t
Thực
hiện đầu
t.
Sản
xuất
kinh
doanh
ý đồ về
dự án
mới

Hình 1.1: Chu kì của dự án đầu t.
quả đầu t (Sản xuất kinh doanh). Mỗi giai đoạn lại đợc chia làm nhiều bớc.
Chúng ta có thể sơ đồ hoá nh sau:
Tiền đầu t
Đầu t
Vận hành
kết quả đầu t
Nghiên
cứu
phát
hiện
các cơ
hội
đầu t
Nghiên
cứu
tiền
khả thi
sơ bộ
lựa
chọn
dự án.
Nghiên
cứu
khả thi
( Lập
dự án
BCNC
KT )
Đánh

giá
và
quyết
định
(thẩm
định
dự án)
Đàm
phán
và
kí kết
các
hợp
đồng
Thiết
kế
và
lập
dự
toán
thi
công
xây
lắp
công
trình
Thi
công
xây
lắp

công
trình
Chạy
thử và
nghiệm
thu sử
dụng
Sử
dụng
cha
hết
công
suất
Sử
dụng
công
suất
ở
mức
độ
cao
nhất.
Công
suất
giảm
dần và
thanh
lý.
Các bớc công việc, các nội dung nghiên cứu ở các giai đoạn đợc tiến hành
tuần tự nhng không biệt lập mà đan xen gối đầu cho nhau, bổ sung cho nhau

nhằm nâng cao dần mức độ chính xác của các kết quả nghiên cứu và tạo thuận lợi
cho việc tiến hành nghiên cứu ở các bớc kế tiếp.
Trên cơ sở chu kỳ một dự án đầu t chúng ta có thể đa ra một số nhận xét cơ
bản sau đây:
- Trong 3 giai đoạn trên đây, giai đoạn chuẩn bị đầu t (tiền đầu t) tạo tiền đề
và quyết định sự thành công hay thất bại ở 2 giai đoạn sau, đặc biệt là đối
với giai đoạn vận hành kết quả đầu t. Do đó, đối với giai đoạn chuẩn bị đầu
t, vấn đề chất lợng, vấn đề chính xác của các kết quả nghiên cứu, tính toán
và dự đoán là quan trọng nhất. Trong quá trình soạn thảo dự án phải dành
đủ thời gian và chi phí theo đòi hỏi của các nghiên cú. Tổng chi phí cho
giai đoạn chuẩn bị đầu t chiếm từ 0,5 đến 15% vốn đầu t của dự án. Làm
tốt công tác chuẩn bị đầu t sẽ tạo tiền đề cho việc sử dụng tốt 85 đến
99,5% vốn đầu t của dự án ở giai đoạn thực hiện đầu t (đúng tiến độ,
không phải phá đi làm lại, tránh đợc những chi phí không cần thiết
khác ...) Điều này cũng tạo cơ sở cho quá trình hoạt động của dự án đợc
thuận lợi, nhanh chóng thu hồi vốn đầu t và có lãi (đối với các dự án sản
xuất kinh doanh), nhanh chóng phát huy hết năng lực phục vụ dự kiến.
- Trong giai đoạn thứ 2, vấn đề thời gian là quan trọng hơn cả. ở giai đoạn
này 85 đến 99,5% vốn đầu t của dự án đợc chi ra nằm khê đọng trong suốt
những năm thực hiện đầu t. Đây là những năm vốn không sinh lời. Thời
gian thực hiện đầu t càng kéo dài, vốn ứ đọng càng nhiều, tổn thất càng
lớn. Đến lợt mình, thời gian thực hiện đầu t lại phụ thuộc nhiều vào chất l-
ợng công tác chuẩn bị đầu t, vào việc quản lý quá trình thực hiện đầu t,
3
Bảng 1.1. Các bớc công việc của một dự án đầu t.
quản lý việc thực hiện những hoạt động khác có liên quan trực tiếp đến các
kết quả của quá trình thực hiện đầu t đã đợc xem xét trong dự án đầu t.
- Giai đoạn 3: vận hành các kết quả của giai đoạn thực hiện đầu t (giai đoạn
sản xuất kinh doanh dịch vụ) nhằm đạt đợc các mục tiêu của dự án. Nếu
các kết quả do giai đoạn thực hiện đầu t tạo ra đảm bảo tính đồng bộ, giá

thành thấp, chất lợng tốt, đúng tiến độ, tại địa điểm thích hợp, với quy mô
tối u thì hiệu quả trong hoạt động của các kết quả này và mục tiêu của dự
án chỉ phụ thuộc trực tiếp vào quá trình tổ chức quản lý hoạt động các kết
quả đầu t. Làm tốt các công việc của giai đoạn chuẩn bị đầu t và thực hiện
đầu t tạo thuận lợi cho quá trình tổ chức quản lý phát huy tác dụng của các
kết quả đầu t.
- Thời gian hoạt động của dự án đợc xác định bởi thời gian vận hành các kết
quả đầu t.
- Thời gian hoạt động của dự án bị phụ thuộc những nhân tố tác động đến
chu kỳ sống của sản phẩm do dự án tạo ra, hiệu quả của quá trình vận hành
dự án.. .
- Nội dung chủ yếu của giai đoạn tiền đầu t là việc xây dựng dự án đầu t.
1.1.1.2. Khái niệm và tác dụng của quản lý dự án.
1.1.1.2.1. Khái niệm.
Phơng pháp quản lý dự án lần đầu đợc áp dụng trong lĩnh vực quân sự Mỹ vào
những năm 1950, đến nay nó nhanh chóng đợc ứng dụng rộng rãi vào các lĩnh
vực kinh tế, quốc phòng và xã hội. Có hai lực lợng cơ bản thúc đẩy sự phát triển
mạnh mẽ của phơng pháp quản lý dự án là:
- Nhu cầu ngày càng tăng những hàng hoá và dịch vụ sản xuất phức tạp, kỹ
nghệ tinh vi, trong khi khách hàng ngày càng khó tính;
- Kiến thức của con ngời (hiểu biết tự nhiên, xã hội, kinh tế, kỹ thuật) ngày
càng tăng.
Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và
giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành
đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách đợc duyệt và đạt đợc các yêu cầu đã
định về kỹ thuật và chất lợng sản phẩm dịch vụ, bằng những phơng pháp và
điều kiện tốt nhất cho phép.
Quản lý dự án bao gồm 3 giai đoạn chủ yếu. Đó là việc lập kế hoạch, điều
phối thực hiện mà nội dung chủ yếu là quản lý tiến độ thời gian, chi phí thực hiện
và thực hiện giám sát các công việc dự án nhằm đạt đợc các mục tiêu xác định.

- Lập kế hoạch. Đây là giai đoạn xây dựng mục tiêu, xác định những công
việc cần đợc hoàn thành, nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án và là quá
trình phát triển một kế hoạch hành động theo trình tự logic mà có thể biểu
diễn dới dạng sơ đồ hệ thống.
- Điều phối thực hiện dự án. Đây là quá trình phân phối nguồn lực bao gồm:
tiền vốn, lao động, thiết bị và đặc biệt quan trọng là điều phối và quản lý
4
tiến độ thời gian. Giai đoạn này chi tiết hoá thời hạn thực hiện cho từng
công việc và toàn bộ dự án (khi nào bắt đầu, khi nào kết thúc).
- Giám sát là quá trình theo dõi, kiểm tra tiến trình dự án, phân tích tình
hình hoàn thành, giải quyết những vấn để liên quan và thực hiện báo cáo
hiện trạng.
Các giai đoạn của quá trình quản lý dự án hình thành một chu trình năng động
từ việc lập kế hoạch đến điều phối thực hiện và giám sát, sau đó phản hồi cho
việc tái lập kế hoạch dự án nh trình bày trong hình 1.2
Mục tiêu cơ bản của các dự án thể hiện ở chỗ các công việc phải đợc hoàn
thành theo yêu cầu và bảo đảm chất lợng, trong phạm vi chi phí đợc duyệt, đúng
thời gian và giữ cho phạm vi dự án không thay đổi. Về mặt toán học, bốn vấn đề
này liên quan với nhau theo công thức sau:
C= f ( P, T, S ).
Trong đó :
C : Chi phí.
P : Hoàn thành công việc ( kết quả )
T : Yếu tố thời gian.
S : Phạm vi dự án.
Phơng trình cho thấy, chi phí là một hàm của các yếu tố: hoàn thành công
việc, thời gian và phạm vi dự án. Nói chung chi phí của dự án tăng lên nếu chất l-
ợng hoàn thiện công việc tốt hơn, thời gian kéo dài thêm và phạm vi dự án đợc
mở rộng.
Ba yếu tố cơ bản: Thời gian, chi phí và hoàn thiện công việc là những mục tiêu

cơ bản của quản lý dự án và giữa chúng lại có quan hệ chặt chẽ với nhau. Không
đơn thuần chỉ là hoàn thành kết quả mà thời gian cũng nh chi phí để đạt kết quả
đó đều là những yếu tố không kém phần quan trọng. Hình 1.3 trình bày mối quan
hệ giữa 3 mục tiêu cơ bản của quản lý dự án. Tuy mối quan hệ giữa 3 mục tiêu có
thể khác nhau giữa các dự án, giữa các thời kì đối với cùng một dự án, nhng nói
chung đạt đợc kết quả tốt đối với mục tiêu này phải hi sinh một hoặc hai mục
tiêu kia. Do vậy, trong quá trình quản lý dự án các nhà quản lý hi vọng đạt đợc sự
kết hợp tốt nhất giữa các mục tiêu quản lý dự án.
5
Kết quả
Kết quả
mong muốn
Chi phí
Lập kế hoạch.
Giám sát Điều phối thực hiện.
- Thiết lập mục tiêu.
- Điều tra nguồn lực.
- Xây dựng kế hoạch.
- Đo lường kết quả.
- So sánh với mục tiêu.
- Báo cáo.
- Giải quyết các vấn đề.
- Điều phối tiến độ thời
gian.
- Phân phối nguồn lực.
- Phối hợp các nỗ lực.
- Khuyến khích và động
viên cán bộ và nhân viên.
Hình 1..2. Chu trình quản lý dự án.
1.1.1.2.2. Tác dụng của quản lý dự án.

Mặc dù phơng pháp quản lý dự án đòi hỏi sự nỗ lực, tính tập thể và yêu cầu
hợp tác nhng tác dụng của nó rất lớn. Phơng pháp quản lý dự án có những tác
dụng chủ yếu sau đây:
- Liên kết tất cả các hoạt động, công việc của dự án.
- Tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ thờng xuyên, gắn bó giữa nhóm
quản lý dự án với khách hàng và nhà cung cấp đầu vào cho dự án.
- Tăng cờng sự hợp tác giữa các thành viên và chỉ rõ trách nhiệm của các
thành viên tham gia dự án.
- Tạo điều kiện phát hiện sớm những khó khăn vớng mắc nảy sinh và điều
chỉnh kịp thời trớc những thay đổi hoặc điều kiện không dự đoán đợc. Tạo
điều kiện cho việc đàm phán trực tiếp giữa các bên liên quan để giải quyết
những bất đồng.
- Tạo ra sản phẩm và dịch vụ có chất lợng cao hơn.
1.1.2. Nội dung của quản lý dự án.
1.1.2.1. Quản lý vĩ mô và vi mô đối với dự án.
1.1.2.1.1. Quản lý vĩ mô đối với hoạt động dự án.
Quản lý vĩ mô hay quản lý nhà nớc đối với dự án bao gồm tổng thể các biện
pháp vĩ mô tác động đến các yếu tố của quá trình hình thành, hoạt động và kết
thúc dự án.
Trong quá trình triển khai thực hiện dự án, nhà nớc mà đại diện là các cơ quan
quản lý nhà nớc về kinh tế luôn theo dõi chặt chẽ, định hớng và chi phối hoạt
động của dự án nhằm đảm bảo cho dự án đóng góp tích cực vào việc phát triển
kinh tế xã hội. Những công cụ quản lý vĩ mô chính của nhà nớc để quản lý dự
án bao gồm các chính sách, kế hoạch, quy hoạch nh chính sách về tài chính tiền
tệ, tỷ giá, lãi suất, chính sách đầu t, chính sách thuế, hệ thống luật pháp, những
quy định về chế độ kế toán, thống kê, bảo hiểm, tiền lơng...
6
Chi phí
cho phép
Thời gian

Thời gian
cho phép
Hình 1.3. Mối quan hệ giữa thời gian, chi phí và kết quả.
1.1.2.1.2. Quản lý vi mô đối với hoạt động dự án.
Quản lý dự án ở tầm vi mô là quá trình quản lý các hoạt động cụ thể của dự
án. Nó bao gồm nhiều khâu công việc nh lập kế hoạch, điều phối, kiểm soát... các
hoạt động dự án. Quản lý dự án bao gồm hàng loạt vấn đề nh: Quản lý thời gian,
chi phí, nguồn vốn đầu t, rủi ro, quản lý hoạt động mua bán... Quá trình quản lý
đợc thực hiện trong suốt các giai đoạn từ chuẩn bị đầu t, thực hiện đầu t đến giai
đoạn vận hành kết quả của dự án.Trong từng giai đoạn, tuy đối tợng quản lý cụ
thể có khác nhau nhng đều phải gắn với 3 mục tiêu cơ bản của hoạt động quản lý
dự án là: thời gian, chi phí và kết quả hoàn thành.

1.1.2.2. Lĩnh vực quản lý dự án.
Theo đối tợng quản lý, quản lý dự án gồm 9 lĩnh vực chính cần đợc xem xét,
nghiên cứu là:
1.1.2.2.1. Quản lý phạm vi.
Quản lý phạm vi là việc xác định, giám sát việc thực hiện mục đích, mục tiêu
của dự án, xác định công việc nào thuộc về dự án và cần phải thực hiện, công việc
nào ngoài phạm vi của dự án.
1.1.2.2.2. Quản lý thời gian.
Quản lý thời gian là việc lập kế hoạch, phân phối và giám sát tiến độ thời gian
nhằm đảm bảo thời hạn hoàn thành dự án. Nó chỉ rõ mỗi công việc kéo dài bao
lâu, khi nào bắt đầu, khi nào kết thúc và toàn bộ dự án bao giờ sẽ hoàn thành.
1.1.2.2.3. Quản lý chi phí.
Quản lý chi phí của dự án là quá trình dự toán kinh phí, giám sát thực hiện chi
phí theo tiến độ cho từng công việc và toàn bộ dự án; là việc tổ chức, phân tích số
liệu và báo cáo những thông tin về chi phí.
1.1.2.2.4. Quản lý chất lợng.
Quản lý chất lợng dự án là quá trình triển khai giám sát những tiêu chuẩn chất

lợng cho việc thực hiện dự án, đảm bảo chất lợng sản phẩm dự án phải đáp ứng
mong muốn của chủ đầu t.
1.1.2.2.5. Quản lý nhân lực.
Quản lý nhân lực là việc hớng dẫn, phối hợp những nỗ lực của mọi thành viên
tham gia dự án vào việc hoàn thành mục tiêu dự án. Nó cho thấy việc sử dụng lực
lợng lao động của dự án hiệu quả đến mức nào?
7
1.1.2.2.6. Quản lý thông tin.
Quản lý thông tin là đảm bảo quá trình thông tin thông suốt một cách nhanh
nhất và chính xác giữa các thành viên dự án và với các cấp quản lý khác nhau.
Thông qua quản lý thông tin có thể trả lời đợc các câu hỏi: Ai cần thông tin về dự
án, mức độ chi tiết và các nhà quản lý dự án cần báo cáo cho họ bằng cách nào?
1.1.2.2.7. Quản lý rủi ro.
Quản lý rủi ro là xác định các yếu tố rủi ro của dự án, lợng hoá mức độ rủi ro
và có kế hoạch đối phó cũng nh quản lý từng loại rủi ro.
1.1.2.2.8. Quản lý hợp đồng và hoạt động mua bán.
Quản lý hợp đồng và hoạt động mua bán của dự án là quá trình lựa chọn, th-
ơng lợng, quản lý các hợp đồng và điều hành việc mua bán nguyên vật liệu, trang
thiết bị, dịch vụ,... cần thiết cho dự án. Quá trình quản lý này giải quyết vấn đề:
bằng cách nào dự án nhận đợc hàng hoá và dịch vụ cần thiết của các tổ chức bên
ngoài cung cấp cho dự án, tiến độ cung, chất lợng cung nh thế nào?
1.1.2.2.9. Lập kế hoạch tổng quan.
Lập kế hoạch tổng quan cho dự án là quá trình tổ chức dự án theo một trình tự
logic, xác định những công việc cần làm, nguồn lực thực hiện và thời gian làm
những công việc đó nhằm hoàn thành tốt mục tiêu đã xác định của dự án. Kế
hoạch dự án là việc chi tiết hoá các mục tiêu dự án thành những công việc cụ thể
và hoạch định một chơng trình để thực hiện các công việc đó nhằm đảm bảo các
lĩnh vực quản lý khác nhau của dự án đã đợc kết hợp một cách chính xác và đầy
đủ.
Kế hoạch dự án bao gồm nhiều loại kế hoạch nh: kế hoạch tổng thể về dự án,

kế hoạch tiến độ, kế hoạch ngân sách, kế hoạch phân phối nguồn lực...

1.1.2.3. Quản lý theo chu kỳ của dự án.
Dự án là một thực thể thống nhất, thời gian thực hiện dài và có độ bất định
nhất định nên các tổ chức, đơn vị thờng chia dự án thành một số giai đoạn để
quản lý thực hiện. Mỗi giai đoạn đợc đánh dấu bởi việc thực hiện một hoặc nhiều
công việc. Tổng hợp các giai đoạn này đợc gọi là chu kỳ dự án. Chu kỳ dự án xác
định điểm bắt đầu, điểm kết thúc và thời hạn thực hiện dự án. Chu kỳ dự án xác
định những công việc nào sẽ đợc thực hiện trong từng pha và ai sẽ tham gia thực
hiện. Nó cũng chỉ ra những công việc còn lại nào ở giai đoạn cuối sẽ thuộc và
không thuộc phạm vi dự án. Thông qua chu kỳ dự án có thể nhận thấy một số đặc
8
điểm: Thứ nhất, mức chi phí và yêu cầu nhân lực thờng là thấp khi bắt đầu dự án,
tăng cao hơn vào thời kỳ phát triển, nhng giảm nhanh chóng khi dự án bớc vào
giai đoạn kết thúc. Thứ hai, xác suất hoàn thành dự án thành công thấp nhất và do
đó rủi ro là cao nhất khi bắt đầu thực hiện dự án. Xác suất thành công sẽ cao hơn
khi dự án bớc qua các pha sau. Thứ ba, khả năng ảnh hởng của chủ đầu t tới đặc
tính cuối cùng của sản phẩm dự án và do đó tới chi phí là cao nhất vào thời kỳ bắt
đầu và giảm mạnh khi dự án đợc tiếp tục trong các pha sau.
1.1.3. Mô hình tổ chức dự án.
Tổ chức là một nhân tố động. Các mô hình tổ chức luôn thay đổi phù hợp với
sự thay đổi của môi trờng cạnh tranh, công nghệ và yêu cầu quản lý. Những năm
gần đây mô hình tổ chức quản lý doanh nghiệp nói chung và quản lý dự án nói
riêng có những thay đổi tích cực theo hớng phát triển nhiều mô hình tổ chức mới,
năng động và hiệu quả.
Có nhiều mô hình tổ chức quản lý dự án. Tuỳ thuộc mục đích nghiên cứu mà
phân loại các mô hình tổ chức dự án cho phù hợp.

1.1.3.1. Căn cứ vào trách nhiệm và quyền hạn về quản lý và điều hành dự án.
1.1.3.1.1. Mô hình chủ đầu t trực tiếp quản lý dự án.

Quản lý dự án theo mô hình chủ đầu t (chủ dự án) trực tiếp quản lý là hình
thức tổ chức quản lý dự án không đòi hỏi cán bộ chuyên trách quản lý dự án phải
trực tiếp tham gia điều hành dự án mà chủ đầu t trực tiếp quản lý điều hành.Các
nhà quản lý dự án chuyên nghiệp không chịu trách nhiệm trực tiếp đối với việc
thực hiện và kết quả cuối cùng của dự án mà chỉ đóng vai trò cố vấn, t vấn cho
chủ đầu t.
Mô hình chủ đầu t trực tiếp quản lý dự án thờng đợc áp dụng cho các dự án
quy mô nhỏ, đơn giản về kỹ thuật và gần với chuyên môn của chủ dự án, đồng
thời chủ đầu t có đủ năng lực chuyên môn kỹ năng và kinh nghiệm quản lý dự
án. Chủ đầu t đợc lập và sử dụng bộ máy có năng lực chuyên môn của mình mà
không cần lập ban quản lý dự án.
9
1.1.3.1.2. Mô hình chủ nhiệm điều hành dự án.
Mô hình tổ chức Chủ nhiệm điều hành dự án là mô hình tổ chức trong đó
chủ đầu t giao cho ban quản lý điều hành dự án chuyên ngành làm chủ nhiệm
điều hành hoặc thuê tổ chức có năng lực chuyên môn để điều hành dự án và họ đ-
ợc đại diện toàn quyền trong mọi hoạt động thực hiện dự án. Chủ nhiệm điều
hành dự án là một pháp nhân độc lập, có năng lực, sẽ là ngời quản lý, điều hành
và chịu trách nhiệm về kết quả đối với toàn bộ quá trình thực hiện dự án. Mọi
quyết định của chủ đầu t về dự án mà liên quan đến các đơn vị thực hiện sẽ đợc
triển khai thông qua chủ nhiệm điều hành dự án. Hình thức này áp dụng cho
những dự án quy mô lớn, tính chất phức tạp.
Chủ đầu tư Chủ dự án.
Tổ chức thực
hiện dự án I
Tổ chức thực
hiện dự án II
Tổ chức thực
hiện dự án III
Tổ chức thực

hiện dự án n
Chuyên gia quản lý
dự án (Cố vấn)
Hình 1.4. Mô hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án.
10
1.1.3.1.3. Mô hình chìa khoá trao tay.
Mô hình tổ chức dự án dạng chìa khoá trao tay là hình thức tổ chức trong đó
nhà quản lý dự án không chỉ là đại diện toàn quyền của chủ đầu t - chủ dự án mà
còn là chủ của dự án.
Hình thức tổ chức dự án dạng chìa khoá trao tay áp dụng khi chủ đầu t đợc
phép đấu thầu để lựa chọn nhà thầu thực hiện tổng thầu toàn bộ dự án. Khác với
hình thức chủ nhiệm điều hành, giờ đây mọi trách nhiệm đợc giao cho nhà quản
lý dự án và họ phải chịu trách nhiệm hoàn toàn đối với việc thực hiện dự án.
Trong một số trờng hợp nhà quản lý dự án không chỉ đợc giao toàn quyền thực
hiện dự án mà còn đợc phép cho ngời khác nhận thầu từng phần việc trong dự án
đã trúng thầu. Khi đó họ nh một thứ cai điều hành dự án. Trong trờng hợp này
bên quản lý dự án không phải là một cá nhân mà phải là một tổ chức quản lý dự
án chuyên nghiệp.
Chủ đầu tư - Chủ dự án.
Chủ nhiệm điều hành dự án.
Tổ chức thực
hiện dự án I
Tổ chức thực
hiện dự án II
Lập dự toán
Khảo sát
Thiết kế
... Xây lắp
Hình 1.5. Mô hình chủ nhiệm điều hành dự án.
11

1.1.3.1.4. Mô hình tự thực hiện.
Hình thức tự thực hiện dự án là mô hình quản lý mà chủ đầu t không thuê các
nhà quản lý dự án chuyên trách làm t vấn cũng nh quản lý dự án. Chủ đầu t có đủ
năng lực thực hiện, quản lý hoạt động sản xuất, xây dựng, phù hợp với yêu cầu dự
án.
1.1.3.2. Căn cứ vào vai trò và trách nhiệm của ngời lãnh đạo dự án.
1.1.3.2.1. Tổ chức quản lý dự án theo chức năng.
Hình thức tổ chức dự án theo chức năng có đặc điểm là:
- Dự án đợc đặt vào một phòng chức năng nào đó (tuỳ thuộc vào nhiệm vụ
của dự án).
Chủ đầu tư - Chủ dự án.
Thuê tư vấn hoặc tự lập dự án.
Chọn tổng thầu
(Chủ nhiệm điều hành dự án)
Tổ chức thực hiện
dự án I
Tổ chức thực hiện
dự án II.
Khảo sát. Thiết kế. Xây lắp.
...
Hình 1.6. Mô hình tổ chức chìa khoá trao tay.
12
- Các thành viên của dự án đợc điều động tạm thời từ các phòng chức năng
khác nhau đến và họ vẫn thuộc quyền quản lý của phòng chức năng nhng
lại đảm nhận phần việc chuyên môn liên quan đến dự án.
Ưu điểm:
- Thứ nhất, linh hoạt trong sử dụng cán bộ. Phòng chức năng có dự án đặt
vào chỉ quản lý hành chính, tạm thời đối với các chuyên gia tham gia quản
lý dự án. Họ sẽ trở về vị trí cũ của mình khi kết thúc dự án.
- Thứ hai, một ngời có thể tham gia nhiều dự án để sử dụng kiến thức

chuyên môn và kinh nghiệm của mình.
Nhợc điểm:
- Đây là cách quản lý không theo yêu cầu khách hàng.
- Vì dự án đợc đặt dới sự quản lý của một bộ phận chức năng nên bộ phận
này thờng có xu hớng quan tâm nhiều hơn đến việc hoàn thành nhiệm vụ
chính khác của nó mà không tập trung cố gắng vào việc giải quyết thoả
đáng các vấn đề của dự án. Các bộ phận chức năng khác có trách nhiệm
tham gia dự án cũng có tình hình tơng tự. Trong một vài trờng hợp, dự án
không nhận đợc u tiên cần thiết, vì vậy không đủ phơng tiện để hoạt động
hoặc bị coi nhẹ.
1.1.3.2.2. Tổ chức chuyên trách quản lý dự án.
Hình thức tổ chức chuyên trách dự án về thực chất là tạo ra một xí nghiệp con
do một chủ nhiệm dự án quản lý. Mô hình tổ chức này có dạng nh hình 1.7
13
Ưu điểm:
- Đây là hình thức tổ chức theo yêu cầu khách hàng nên có thể phản ứng
nhanh trớc yêu cầu của thị trờng.
- Nhà quản lý dự án có đầy đủ quyền lực đối với dự án.
- Tất cả các thành viên của dự án chịu sự điều hành trực tiếp của chủ nhiệm
dự án (chứ không phải những ngời đứng đầu các bộ phận chức năng điều
hành).
- Do dự án tách khỏi các phòng chức năng nên đờng thông tin đợc rút ngắn.
Nhợc điểm:
- Thứ nhất, khi công ty hay chủ đầu t thực hiện đồng thời vài dự án và phải
đảm bảo đủ số cán bộ cho từng dự án thì có thể dẫn đến tình trạng lãng phí
nhân lực.
- Thứ hai, do yêu cầu phải hoàn thành tốt mục tiêu về hoàn thiện, thời gian,
chi phí của dự án nên nhà quản lý dự án có xu hớng thuê chuyên gia giỏi vì
nhu cầu dự phòng hơn là đáp ứng nhu cầu thực.
1.1.3.2.3. Tổ chức quản lý dự án dạng ma trận.

Loại hình tổ chức dự án dạng ma trận là sự kết hợp 2 loại hình tổ chức dự án
theo chức năng và dạng chuyên trách dự án.
Ưu điểm:
Giám đốc
Chủ
nhiệm dự
án A
Trưởng
phòng
kinh doanh
Chủ
nhiệm dự
án B
Trưởng
phòng tài
chính
...
Tài
chính
Tiếp
thị
Sản
xuất
Tài
chính
Tiếp
thị
Sản
xuất
Hình 1.7. Mô hình tổ chức chuyên trách quản lý dự án

14
- Giống nh hình thức tổ chức chuyên trách dự án, mô hình tổ chức này trao
quyền cho chủ nhiệm dự án quản lý, thực hiện dự án đúng tiến độ, đúng
yêu cầu kỹ thuật, trong phạm vi chi phí đợc duyệt.
- Giống nh tổ chức dạng chức năng, các tài năng chuyên môn đợc phân phối
hợp lý cho các dự án khác nhau
- Khắc phục đợc hạn chế của mô hình quản lý theo chức năng. Khi kết thúc
dự án các nhà chuyên môn này có thể trở về phòng chức năng của mình.
- Tạo điều kiện phản ứng nhanh hơn, linh hoạt hơn trớc yêu cầu của khách
hàng.
Nhợc điểm:
- Thứ nhất, nếu quyền quyết định trong quản lý dự án không rõ ràng, hoặc
trái ngợc, trùng chéo sẽ ảnh hởng đến công việc dự án.
- Thứ hai, về lý thuyết, các chủ nhiệm dự án quản lý các quyết định hành
chính, những ngời đứng đầu bộ phận chức năng ra các quyết định kỹ thuật.
Nhng trên thực tế, quyền và trách nhiệm khá phức tạp. Do đó kỹ năng th-
ơng lợng là một yếu tố rất quan trọng để đảm bảo thành công của dự án.
- Thứ ba, mô hình quản lý này vi phạm nguyên tắc tập trung trong quản lý.
Một nhân viên có hai thủ trởng sẽ gặp khó khăn khi phải quyết định thực
hiện lệnh nào trong trờng hợp hai lệnh mâu thuẫn nhau.
1.2. Vai trò và đặc điểm của các dự án công nghệ thông tin.
1.2.1. Vai trò của Công nghệ thông tin.
1.2.1.1. Khái niệm, quá trình phát triển và vai trò của công nghệ thông tin
trong nền kinh tế nớc ta.

1.2.1.1.1Khái niệm.
Công nghệ thông tin là sự hoà nhập của công nghệ máy tính với công nghệ
liên lạc viễn thông đợc thực hiện nhờ công nghệ vi điện tử.
Sự hình thành của công nghệ thông tin đợc minh hoạ nh ở hình vẽ 1.8. Liên
lạc là công nghệ lâu đời nhất trong số 3 công nghệ kể trên. Các hệ thống liên lạc

bằng điện đã phát triển suốt từ những năm 1840. Công nghệ máy tính ra đời từ
những năm 1940, thoạt đầu vì những mục đích quân sự. Công nghệ vi điện tử bắt
đầu từ những năm 1960 và đã sớm dẫn đến sự hội tụ nhanh chóng của cả 2 công
nghệ lâu đời hơn thành một công nghệ mới mà ngày nay chúng ta gọi là Công
nghệ thông tin.
15
1.2.1.1.2. Quá trình phát triển.
Trong lịch sử phát triển nhân loại, cho tới cuối thế kỷ thứ XX, loài ngời đã trải
qua 5 cuộc cách mạng thông tin.
Tiêu chí để phân biệt các cuộc cách mạng thông tin là những thay đổi căn bản
về các công cụ tiếp nhận, lu trữ, xử lý, truyền thông tin và về khối lợng thông tin
có thể phổ biến đợc cho mọi ngời.
Cuộc cách mạng thông tin lần thứ nhất đợc khởi đầu bằng việc con ngời có đ-
ợc tiếng nói - đánh dấu điểm ngoặt căn bản trên bớc đờng phát triển tiến hoá của
loài ngời. Kể từ đây, con ngời tách hẳn khỏi thế giới động vật . Nhờ có tiếng nói,
thông tin tạo ra đợc thay đổi, truyền bá và lu trữ và trở thành một động lực mạnh
mẽ thúc đẩy quá trình giao tiếp và phát triển kỹ thuật ở những giai đoạn phát triển
đầu tiên của thời đại nông nghiệp.
Cuộc cách mạng thông tin lần thứ hai đánh dấu bằng việc phát minh ra chữ
viết. Đây là một công cụ căn bản, làm thay đổi phơng thức sinh hoạt của cộng
đồng, dẫn đến chỗ mở rộng phạm vi phát triển và tạo lập các hệ thống cộng đồng
mới vợt ra khỏi tầm phạm vi của các quan hệ huyết thống trong thời đại nông
nghiệp. Nhờ có chữ viết, thông tin đã đợc lu trữ, truyền bá nhanh chóng với khối
lợng tri thức lớn để t duy, phát triển và sáng tạo các kỹ thuật và công nghệ mới.
Chữ viết đã tạo điều kiện thuận lợi cha từng có để phát triển và sáng tạo kỹ thuật,
công nghệ. Tri thức đợc ghi lại, tích luỹ, truyền bá, sử dụng đã đa kỹ thuật và
công nghệ phát triển đến đỉnh cao rực rỡ, điển hình là các công trình kim tự tháp
Ai Cập, các hệ thống thủy lợi, kiến trúc nguy nga của các thành phố nổi tiếng còn
Liên lạc
viễn thông.

Truyền tin
Xử lý thông tin
Quản lý
thông tin.
+ Máy tính.
= Công nghệ
thông tin.
Hình 1.8. Sự hình thành công nghệ thông tin.
16
lu giữ đến ngày nay ở Hy Lạp, La Mã. Nhờ chữ viết, mà những công trình toán
học kiệt xuất của Ơ-cơ-lít, Ac - si met, Ptô - lê - mê ... đã đợc ghi lại.
Cuộc cách mạng thông tin lần thứ hai đã thúc đẩy các cuộc di dân lớn, những
cuộc chinh phục các miền đất mới và khởi đầu quá trình toàn cầu hoá giữa các
nền văn hoá và các nền văn minh, góp phần tạo ra các tiền đề khởi phát cho cuộc
cách mạng công nghiệp lần thứ nhất, cũng nh tạo ra các xung lực mạnh mẽ để
phát triển khoa học công nghệ và giao lu quốc tế.
Cuộc cách mạng thông tin thứ ba đánh dấu bằng sự ra đời kỹ thuật in, tạo khả
năng cha từng thấy để thông tin và tri thức truyền bá qua thời gian và không gian,
vợt qua các rào cản ngăn cách giữa các nền văn hoá và văn minh, tạo ra quá trình
toàn cầu hoá mới với tốc độ nhanh gấp nhiều lần, đồng thời góp phần thúc đẩy
nhanh chóng diễn biến của cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ nhất. Nhờ cuộc
cách mạng thông tin lần thứ ba, thông tin và tri thức của nhân loại đợc nhân bản,
xử lý, truyền bá rộng khắp và trở thành tài sản chung của loài ngời.
Cuộc cách mạng thông tin thứ t hình thành trên cơ sở các thiết bị truyền thông
bằng điện và điện tử (điện thoại, điện báo, radio, truyền hình) đã thúc đẩy sự
truyền bá rất nhanh chóng mọi loại hình thông tin và tri thức trên quy mô toàn
cầu. Cuộc cách mạng thông tin này gắn liền với cuộc cách mạng công nghiệp lần
thứ hai và thúc đẩy mạnh mẽ quá trình quốc tế hoá lực lợng sản xuất và phân
công lao động trên quy mô quốc tế.
Cuộc cách mạng thông tin lần thứ năm: Những thành quả của cuộc cách mạng

khoa học kỹ thuật và cách mạng khoa học công nghệ hiện đại đã thúc đẩy mạnh
mẽ sự xuất hiện cuộc cách mạng thông tin lần thứ năm với đặc điểm nổi bật là
các hệ thống siêu lộ cao tốc thông tin (super highways), các hạ tầng cơ sở thông
tin quốc gia (NII National information infrastructure), hạ tầng cơ sở thông tin
khu vực (RII Regional information infrastructure) và hạ tầng cơ sở thông tin
toàn cầu (GII Global information infrastructure). Trong đó, biểu trng đặc sắc
nhất và nổi bật nhất là mạng Internet.
Cuộc cách mạng thông tin lần thứ năm đã thúc đẩy mạnh mẽ quá trình toàn
cầu hóa diễn ra trong tất cả các lĩnh vực kinh tế xã hội, khoa học công nghệ,
chính trị, quân sự..., đồng thời đang tạo ra những thách thức mới đối với các quan
niệm truyền thống về tất cả các lĩnh vực hoạt động của xã hội loài ngời. Mặc dù
cha có thể dự đoán đợc hết các tác động của mạng Internet đối với loài ngời nhng
trên thực tế, cuộc cách mạng thông tin lần này đang mở ra một kỷ nguyên mới
Kỷ nguyên số hoá làm đảo lộn t duy và sinh hoạt của xã hội loài ngời.
Trên cơ sở các thế hệ máy tính mới, các nớc t bản chủ nghĩa phát triển nh Mỹ
đang xây dựng thế hệ mạng thông tin toàn cầu mới - đó là Internet 2 và Internet
thuộc thế hệ tiếp theo (NGI Next Generation of Internet ) với tốc độ truy cập
cao hơn tốc độ của mạng Internet hiện nay 1000 lần. Với những tác động có tính
cách mạng mà đến nay chỉ có thể so sánh đợc với các truyện viễn tởng.

1.2.1.1.3.Vai trò của Công nghệ thông tin trong nền kinh tế nớc ta.
17
Đảng và Nhà nớc ta đã nhận định công nghệ thông tin là một trong các động
lực quan trọng nhất của sự phát triển, cùng với một số ngành công nghệ cao khác
đang làm biến đổi sâu sắc đời sống kinh tế, văn hoá, xã hội của thế giới hiện đại.
Việc ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin ở nớc ta nhằm góp phần giải
phóng sức mạnh vật chất, trí tuệ và tinh thần của toàn dân tộc, thúc đẩy công
cuộc đổi mới, phát triển nhanh và hiện đại hoá các ngành kinh tế, tăng cờng năng
lực cạnh tranh của các doanh nghiệp, hỗ trợ có hiệu quả cho quá trình hội nhập
kinh tế quốc tế, nâng cao chất lợng cuộc sống của nhân dân, đảm bảo an ninh

quốc phòng và tạo khả năng đi tắt đón đầu để thực hiện thắng lợi sự nghiệp công
nghiệp hoá, hiện đại hoá.
Nhận thức đợc tầm quan trọng lớn lao của công nghệ thông tin, cho nên ngay
từ thời kháng chiến chống Mỹ cứu nớc, Đảng và Nhà nớc ta đã có chủ trơng vận
dụng công nghệ thông tin trong một số lĩnh vực. Bớc sang thời kỳ đổi mới, chủ tr-
ơng ấy đã đợc nhấn mạnh và cụ thể hóa trong nhiều nghị quyết của Đảng và
Chính phủ.
Nghị quyết số 26-NQ/TW, ngày 30/3/1991 của Bộ Chính trị về khoa học và
công nghệ trong sự nghiệp đổi mới đã nêu: Tập trung sức phát triển một số
ngành khoa học công nghệ mũi nhọn nh điện tử, tin học.... Nghị quyết Hội nghị
lần thứ bẩy Ban Chấp hành trung ơng (khoá VII), ngày 30/7/1994 đã xác định:
Ưu tiên ứng dụng và phát triển các công nghệ tiên tiến, nh công nghệ thông tin
phục vụ yêu cầu điện tử hoá và tin học hoá nền kinh tế quốc dân. Nghị quyết
Đại hội đại biểu Đảng toàn quốc lần thứ VIII nhấn mạnh: ứng dụng công nghệ
thông tin trong tất cả các lĩnh vực kinh tế quốc dân, tạo ra sự chuyển biến rõ
rệt về năng suất, chất lợng và hiệu quả của nền kinh tế... Hình thành mạng
thông tin quốc gia liên kết với một số mạng thông tin quốc tế. Để thể chế hoá
về mặt Nhà nớc, Chính phủ đã ban hành Nghị quyết số 49/CP ngày 04/8/1993 về
Phát triển công nghệ thông tin ở Việt Nam trong những năm 90.
Thực hiện các chủ trơng của Đảng và Nhà nớc, từ những năm 70 công nghệ
thông tin ở nớc ta đã đợc ứng dụng và phát triển, góp phần quan trọng thúc đẩy
phát triển kinh tế xã hội của đất nớc.
Tuy nhiên, Đảng và Nhà nớc ta nhận định: Công nghệ thông tin Việt Nam
hiện nay vẫn đang ở tình trạng lạc hậu, phát triển chậm, có nguy cơ tụt hậu xa
hơn với nhiều nớc trên thế giới và khu vực.Việc ứng dụng công nghệ thông tin
cha đáp ứng đợc yêu cầu của công cuộc công nghiệp hoá, hiện đại hoá và yêu cầu
về hội nhập khu vực và quốc tế, vai trò động lực và tiềm năng to lớn của công
nghệ thông tin cha đợc phát huy mạnh mẽ ... , ứng dụng công nghệ thông tin ở
một số nơi còn hình thức, cha thiết thực và còn lãng phí.
Nguyên nhân chủ yếu là do nhận thức của các cấp, các ngành và toàn xã hội

về vai trò của công nghệ thông tin cha đầy đủ; thực hiện cha triệt để các chủ tr-
ơng, chính sách của Đảng và Nhà nớc; cha kết hợp chặt chẽ ứng dụng công nghệ
thông tin với quá trình cơ cấu lại sản xuất, kinh doanh, cải cách hành chính, đổi
mới phơng thức lãnh đạo của Đảng và Nhà nớc; chậm ban hành các chính sách
đáp ứng nhu cầu ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin ; ...; cha coi đầu t
cho xây dựng hạ tầng thông tin là loại đầu t xây dựng hạ tầng kinh tế, xã hội.
18
Chính vì vậy, một trong những mục tiêu cơ bản mà Đảng ta đã đề ra đó là:
Công nghệ thông tin đợc ứng dụng rộng rãi trong mọi lĩnh vực, trở thành một
trong những yếu tố quan trọng nhất của sự phát triển kinh tế - xã hội.
Để đạt đợc những mục tiêu đã đề ra, Đảng ta đã chỉ ra nhiều giải pháp và
nhiệm vụ; và một trong những giải pháp đó là: Các doanh nghiệp, trớc hết là
các Tổng công ty 90 và 91 cần đầu t cho ứng dụng và phát triển công nghệ
thông tin, sử dụng thơng mại điện tử, coi đó là các biện pháp cơ bản để đổi mới
quản lý, đổi mới công nghệ, cơ cấu lại sản xuất, mở rộng thị trờng và nâng cao
năng lực cạnh tranh.
1.2.1.2. Tình hình ứng dụng và vai trò của công nghệ thông tin trong hoạt
động của Tổng Công ty điện lực Việt Nam.
1.2.1.2.1. Khái quát tình hình ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động
của EVN.
Thực hiện các mục tiêu và nhiệm vụ mà Đảng và Nhà nớc đã đề ra, EVN- với
t cách là một trong những Tổng công ty lớn, đóng vai trò chủ quản, chỉ đạo và chi
phối mọi hoạt động trong toàn ngành điện - đã rất chú trọng phát triển công tác
công nghệ thông tin trong thời gian qua. Trung tâm Công nghệ thông tin đợc
thành lập làm đầu mối quản lý về công nghệ thông tin cho toàn Tổng công ty.
Một loạt các dự án công nghệ thông tin đang và sẽ đợc triển khai bằng nguồn hỗ
trợ của các tổ chức phát triển nh Cơ quan phát triển thơng mại Hoa Kỳ (TDA),
Ngân hàng Thế giới (WB) và Tổ chức hợp tác phát triển Thuỵ Điển (SIDA) nh dự
án Hệ thống thông tin quản lý tài chính kế toán, Hệ thống thông tin chăm sóc
khách hàng, Hệ thống thông tin quản lý khách hàng, Hệ thống thông tin địa lý,

dự án đào tạo về công nghệ thông tin Hiện nay, Tổng công ty đang xây dựng
và triển khai hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp thống nhất trong các lĩnh
vực sản xuất, truyền tải, phân phối, vận hành, bảo dỡng và sửa chữa... Tổng Công
ty không chỉ chú trọng đến nâng cấp cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin nh phần
cứng, hệ thống mạng... mà còn thờng xuyên nâng cao trình độ chuyên môn
nghiệp vụ của các chuyên gia công nghệ thông tin, lập trình viên trong Tổng
Công ty bằng các chơng trình đào tạo thờng xuyên.
Trong thời gian tới, Tổng Công ty điện lực Việt Nam sẽ xây dựng và áp dụng
đồng bộ hệ thống tiêu chuẩn công nghệ thông tin trong toàn ngành điện; sản xuất
các sản phẩm và dịch vụ công nghệ thông tin không chỉ cho ngành điện mà hớng
tới cung cấp cho thị trờng công nghệ thông tin Việt Nam. Kết hợp với các hoạt
động cung cấp dịch vụ viễn thông công cộng cho thị trờng viễn thông Việt Nam,
Tổng Công ty Điện lực Việt Nam đang xây dựng các phần mềm quản lý viễn
thông công cộng và khai thác các dịch vụ gia tăng trên Internet.
1.2.1.2.2. Vai trò của công nghệ thông tin trong hoạt động của EVN.
Nhờ ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của mình, EVN đã thu đ-
ợc một số thành công sau đây:
19
- Nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ và năng suất lao động của đội
ngũ cán bộ công nhân viên. Đợc đào tạo các kiến thức về công nghệ thông
tin và đồng thời đợc trang bị các phơng tiện làm việc hiện đại đã giúp cho
đội ngũ cán bộ quản lý, kĩ s của EVN thực hiện công việc của mình với
năng suất và hiệu quả cao hơn trớc kia. Họ không còn phải dành nhiều thời
gian cho tính toán và xử lý công việc một cách thủ công nữa, mà sẽ có
nhiều thời gian hơn tập trung vào việc phân tích và xử lý nghiệp vụ.
- Hình thành nên một mô hình tổ chức quản lý tiên tiến, một môi trờng làm
việc hiện đại. Với việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của
mình đã giúp cho EVN có đợc một mô hình tổ chức quản lý tiến bộ. Một
hệ thống thông tin thông suốt đợc nối từ lãnh đạo cấp cao của EVN tới các
đơn vị trực thuộc. Điều đó giúp cho các cấp lãnh đạo nhanh chóng nắm bắt

tình hình hoạt động của các đơn vị từ đó mà có các quyết định quản lý
chính xác và kịp thời. Bên cạnh đó, việc ứng dụng công nghệ thông tin
trong quản lý đã làm giảm bớt gánh nặng của việc xử lý những thủ tục giấy
tờ, giúp EVN tin học hoá đợc các thủ tục hành chính, nhờ đó mà tinh giảm
đợc một bộ phận lao động và nâng cao năng suất lao động.
- Nâng cao khả năng, năng lực cạnh tranh và hiệu quả kinh doanh của các
đơn vị sản xuất kinh doanh trong EVN. Với việc đào tạo nâng cao trình
độ cho đội ngũ cán bộ, kĩ s, đầu t mua sắm các trang thiết bị hiện đại nói
chung và việc ứng dụng các sản phẩm của công nghệ thông tin trong hoạt
động sản xuất và kinh doanh nói riêng, các công ty, các đơn vị có chức
năng sản xuất- kinh doanh trực thuộc EVN đã từng bớc trởng thành về
nhiều mặt. Có thể lấy khối t vấn thiết kế xây dựng điện (bao gồm các Công
ty t vấn xây dựng điện 1, 2, 3, 4 và Viện Năng Lợng) làm ví dụ. Nhờ đợc
đầu t nh vậy, các đơn vị này từ chỗ chủ yếu làm công tác khảo sát thiết kế
đến nay đã đảm đơng đợc hầu hết hơn 15/19 loại hình công tác t vấn theo
thông lệ Việt Nam và Quốc tế từ khâu chuẩn bị dự án, thực hiện dự án cho
đến đa dự án vào hoạt động. Họ có thể thực hiện đợc hầu hết các loại hình
công tác t vấn của các công trình XDCB có tính truyền thống và các công
trình lớn, kỹ thuật công nghệ mới phức tạp sau khi đã hợp tác, làm thầu
phụ cho các chuyên gia nớc ngoài, thông qua các dự án đã và đang xây
dựng tại Việt Nam.
1.2.2. Đặc điểm của hoạt động đầu t các dự án Công nghệ thông tin.
- Thứ nhất, hoạt động đầu t vào các dự án công nghệ thông tin đòi hỏi một
số lợng vốn lớn (do chi phí cho đầu t cho các thiết bị công nghệ thông tin
thờng rất lớn) và để nằm khê đọng trong suốt quá trình thực hiện đầu t.
- Thứ hai, hoạt động đầu t vào các dự án công nghệ thông tin thờng mang lại
kết quả là tăng năng suất, tăng hiệu quả thực hiện công việc. Do đặc thù
của các sản phẩm công nghệ thông tin là đợc tạo ra để trợ giúp hoạt động
sản xuất chính. Vì vậy, việc xác định các chỉ tiêu về hiệu quả tài chính đối
với các dự án đầu t trong lĩnh vực công nghệ thông tin là rất khó khăn.

20
- Thứ ba, hoạt động đầu t vào các dự án công nghệ thông tin thờng chịu rủi
ro về mặt công nghệ, tức là kết quả của các hoạt động đầu t có nhiều nguy
cơ bị lạc hậu hay nói cách khác là các sản phẩm của dự án đầu t công nghệ
thông tin có hao mòn vô hình lớn. Lí do là ngày nay, công nghệ thông tin
thờng xuyên phát triển với tốc độ chóng mặt. Cho nên có thể nói sản phẩm
công nghệ thông tin lạc hậu ngay từ khi nó ra đời.
- Thứ t, các thành quả của hoạt động đầu t có giá trị sử dụng không lâu và
đòi hỏi phải thờng xuyên đợc cập nhật, nâng cấp. Cũng do tốc độ phát triển
nh vũ bão hiện nay của công nghệ thông tin cho nên muốn đảm bảo chất l-
ợng hoạt động sản xuất kinh doanh, muốn theo kịp mọi tiến bộ của thời
đại, không bị lạc hậu so với các đối thủ cạnh tranh thì chủ đầu t phải thờng
xuyên theo dõi sự phát triển của công nghệ thông tin để từ đó có kế hoạch
hợp lí cho việc cập nhật và nâng cấp hệ thống công nghệ thông tin của
mình.
21
Chơng 2: Thực trạng quy trình
Chuẩn bị, thực hiện và quản lý dự án
tại Trung tâm Công nghệ thông tin
Tổng Công ty điện lực Việt Nam.
2.1. Giới thiệu chung về Trung tâm Công nghệ thông tin - Tổng Công
ty Điện lực Việt Nam.
2.1.1. Lịch sử hình thành của EVN.IT.
Trung tâm Công Nghệ Thông Tin đợc thành lập theo quyết định số 108/QĐ-
EVN-HĐQT ngày 28/04/2002 trên cơ sở tách bộ phận Nghiên cứu khoa học
Công nghệ và Môi trờng ra khỏi Trung tâm Nghiên cứu khoa học công nghệ Môi
trờng và máy tính và đổi tên trung tâm này. Sau khi đợc thành lập Trung tâm là
đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc trong TCT, có t cách pháp nhân, đợc sử
dụng con dấu riêng để hoạt động, đợc mở tài khoản tại Ngân hàng theo phân cấp
của TCT. Trung tâm là một đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc Tổng công ty

Điện lực Việt nam (EVN), hoạt động trên các lĩnh vực công nghệ thông tin, có
chức năng là đầu mối tổ chức, chủ trì và thực hiện các hoạt động Công nghệ
Thông tin theo định hớng và chỉ đạo thống nhất của Tổng công ty trong các đơn
vị thành viên của EVN.
2.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của EVN.IT.
2.1.2.1. Nhiệm vụ của EVN.IT.
- Xây dựng chiến lợc, kế hoạch phát triển công nghệ thông tin chung cho
toàn TCT
- Lập các dự án xây dựng các hệ thống phần mềm thống nhất trình TCT phê
duyệt và tổ chức triển khai thực hiện.
- Thiết kế các mạng diện rộng (WAN) của các đơn vị thành viên theo tiêu
chuẩn ngành, cấp phát địa chỉ kết nối mạng (IP); chủ trì việc kết nối với
mạng của TCT.
- Xây dựng, bảo dỡng, nâng cấp hệ thống mạng diện rộng (WAN) của TCT;
tham gia xây dựng các mạng cục bộ (LAN) của các đơn vị thành viên để
kết nối các mạng hiện có thành mạng diện rộng; thực hiện việc bảo dỡng,
nâng cấp các phần mềm dùng chung cho TCT.
- Tham gia bộ phận thờng trực Ban chỉ đạo công nghệ thông tin của TCT.
- Xây dựng, bổ sung sửa đổi các tiêu chuẩn về công nghệ theo yêu cầu của
TCT.
22
- Tham gia xây dựng kế hoạch chơng trình, nội dung đào tạo công nghệ
thông tin thống nhất trong TCT và tổ chức thực hiện. Ký kết và thực hiện
hợp đồng đào tạo về công nghệ thông tin cho các đơn vị ngoài TCT.
- Làm đầu mối tổ chức quản lý các hoạt động Internet trong mạng máy tính
của TCT.
- Nghiên cứu ứng dụng các thành tựu mới về công nghệ thông tin để phục vụ
cho hoạt động quản lý và điều hành sản xuất của TCT.
- Nghiên cứu và triển khai các chơng trình tự động hoá và GIS (Geography
Information System) trong các lĩnh vực: Phát, Truyền tải và Phân phối

điện. Thu thập số liệu, xử lý và đa các thông tin về các lĩnh vực này lên
mạng diện rộng phục vụ điều hành sản xuất của các cấp lãnh đạo trong
TCT.
- Xây dựng triển khai thực hiện kế hoạch phát triển phần cứng và phần mềm
theo yêu cầu của TCT; quản lý vận hành các máy tính chủ nằm trong mạng
(WAN) của các đơn vị hạch toán phụ thuộc trong TCT.
- Theo yêu cầu của TCT, thẩm định các dự án về công nghệ thông tin của
các đơn vị trực thuộc TCT.
- Thực hiện các dịch vụ t vấn, thiết kế và lắp đạt các dự án về công nghệ
thông tin của các đơn vị trong TCT, tham gia các dịch vụ công nghệ thông
tin trên thị trờng công nghệ thông tin trong và ngoài nớc.
- Thực hiện việc thiết kế, lắp đặt, quản lý, vận hành và bảo dỡng hệ thống
máy tính của cơ quan TCT.
- Thực hiện nhiệm vụ quản lý kỹ thuật hệ thống công nghệ thông tin của các
đơn vị trực thuộc theo qui định của TCT.
2.1.2.2. Quyền hạn của EVN.IT.
Có quyền tự chủ trong hoạt động sản xuất kinh doanh và hoạt động Tài chính,
đợc hởng quyền lợi và thực hiện nghĩa vụ với TCT theo uỷ quyền phân cấp cụ thể
nh sau:
2.1.2.2.1. Công tác kế hoạch.
Trên cơ sở kế hoạch đợc giao, Trung tâm xây dựng kế hoạch 5 năm chia ra
từng năm, lập kế hoạch năm chia ra từng quý bao gồm các kế hoạch về:
- Phát triển CNTT.
- Kế hoạch về vật t thiết bị.
- Kế hoạch lao động tiền lơng.
- Kế hoạch chi phí sản xuất.
- Kế hoạch về nghiên cứu khoa học
- Kế hoạch về các dịch vụ sản xuất khác.
2.1.2.2.2. Công tác đầu t phát triển:
Trung tâm đợc TCT giao hoặc uỷ quyền tổ chức thực hiện các dự án đầu t

phát triển và đợc TCT giao các nguồn lực để thực hiện dự án theo phân cấp :
- Lập và trình duyệt kế hoạch chuẩn bị đầu t và thực hiện đầu t.
23
- Tổ chức thực hiện công tác đấu thầu và thực hiện các bớc tiếp theo theo
quy chế phân cấp.
- Đợc phép huy động vốn và tự chịu trách nhiệm về kết quả tài chính đối với
một số công trình theo phân cấp.
- Đợc ký kết các hợp đồng kinh tế liên quan đến nhiệm vụ đợc giao.
2.1.2.2.3. Công tác tài chính kế toán:
Trung tâm có các quyền sau:
- Đợc TCT cấp chi phí sản xuất theo kế hoạch và các khoản chi phí khác
theo quy chế phân cấp của TCT.
- Đợc quyền huy động vốn (vay ngân hàng, vay công nhân viên chức...) liên
doanh, liên kết với các tổ chức kinh tế khác để sản xuất kinh doanh ngoài
kế hoạch TCT giao, trình Tổng Công ty phê duyệt và tổ chức thực hiện.
- Đợc hình thành các quỹ theo qui định của Nhà nớc và của TCT.
2.1.2.2.4. Công tác tổ chức cán bộ và đào tạo
Căn cứ vào mô hình tổ chức đã đợc TCT duyệt, Trung tâm có các quyền hạn
sau đây:
- Đợc thành lập, giải thể và tổ chức lại các phòng ban trực thuộc.
- Xây dựng và tổ chức thực hiện Quy chế tổ chức hoạt động của các phòng
ban thuộc Trung tâm.
- Lập các kế hoạch đào tạo, bồi dỡng nâng cao trình độ của công nhân viên
chức.
- Đợc bổ nhiệm, miễn nhiệm, xếp lơng, khen thởng, kỷ luật và quyết định
nghỉ hu đối với Trởng, phó phòng ban trực thuộc.
2.1.2.2.5. Công tác lao động tiền lơng
Trung tâm đợc quyền tuyển chọn lao động theo đúng quy chế phân cấp của
TCT trong khuôn khổ biên chế, đợc ký kết hợp đồng lao động và thoả ớc lao
động tập thể theo qui định của Luật Lao động.

2.1.2.2.6. Các lĩnh vực khác:
Đợc tổ chức và tiến hành công tác mua bán vật t thiết bị với các tổ chức kinh
tế trong và ngoài nớc...
2.1.3. Cơ cấu tổ chức của EVN.IT.
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, phạm vi hoạt động đội ngũ cán bộ nhân viên
của Trung tâm đợc biên chế thành 9 bộ phận gồm 6 phòng, 1 tổ và 2 trung tâm
gồm:
1. Ban Giám đốc.
2. Phòng Quản lý dự án.
3. Phòng Tổng hợp
4. Phòng Tài chính kế toán.
5. Phòng Hệ thống mạng
6. Phòng Công nghệ phần mềm
7. Phòng Nghiên cứu Phát triển và Đào tạo.
8. Tổ vận hành
24
9. Trung tâm dữ liệu tại TP Đà Nẵng
10.Trung tâm dữ liệu tai TP Hồ Chí Minh
Với bộ máy lãnh đạo gọn nhẹ và đội ngũ công nhân viên lành nghề, Trung
tâm có đủ tiềm năng để phát triển nhằm đáp ứng các yêu cầu, nhiệm vụ mà Tổng
Công ty đề ra.
Dới đây là mô hình tổ chức của Trung tâm:
2.1.3.1. Ban Giám đốc.
Ban Giám đốc gồm 1 giám đốc và 2 phó giám đốc phụ trách giúp việc. Giám
đốc là đại diện pháp nhân của Trung tâm trớc pháp luật, là ngời có quyền hành
cao nhất trong Trung tâm, trực tiếp chịu trách nhiệm trớc pháp luật và Tổng Giám
đốc về điều hành mọi hoạt động tại Trung tâm.
Các phó giám đốc đợc giám đốc phân công quản lý điều hành một số lĩnh vực
công tác và chịu trách nhiệm trớc pháp luật và giám đốc Trung tâm về lĩnh vực đ-
ợc giao.

2.1.3.2. Phòng Quản lý dự án.
Chức năng
- Tham mu cho lãnh đạo Trung tâm xây dựng, tổ chức thực hiện, quản lý và
giám sát các dự án công nghệ thông tin trong toàn bộ EVN theo định hớng
của phát triển Trung tâm và TCT.
- Tham mu cho lãnh đạo Trung tâm về các hoạt động hợp tác với các đơn vị
làm CNTT trong và ngoài ngành điện.
Nhiệm vụ
- Làm đầu mối kết hợp, triển khai các dự án về CNTT theo chỉ đạo của TCT.
- Tham gia xây dựng dự toán, kế hoạch thực hiện các dự án CNTT, tổ chức
đấu thầu, xét thầu, đàm phán hợp đồng.
- Quản lý thực hiện triển khai các dự án CNTT.
- Thực hiện các công việc quản lý khác theo chỉ đạo của Trung tâm và TCT.
- Phối hợp với các phòng chức năng thực hiện việc thanh toán, trình duyệt
quyết toán các dự án CNTT theo đúng tiến độ
- Thực hiện công tác kế hoạch:
Nghiên cứu định hớng phát triển, xây dựng các kế hoạch sản xuất,
chi phí giá thành, kinh doanh dịch vụ...)
Tham gia lập kế hoạch sữa chữa lớn các công trình cải tạo, nâng cấp
hệ thống CNTT. Thẩm tra dự toán các công trình theo phân cấp.
Quan hệ với các đơn vị bên ngoài để tìm kiếm nguồn công việc cho
TT. Đề xuất nguồn vốn và theo dõi triển khai các nhiệm vụ đột xuất.
2.1.3.3. Phòng Tổng hợp.
Chức năng:
25