Phân tích thiết kế hệ thống thông tin hỗ trợ kinh doanh xăng dầu tại công ty TNHH MTV hóa dầu quân đội

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Thị Hà Vân

i




TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN




KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
CỬ NHÂN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ



ĐỀ TÀI:
PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG
TIN HỖ TRỢ KINH DOANH XĂNG DẦU TẠI
CÔNG TY TNHH MTV HÓA DẦU QUÂN ĐỘI


SV Thực hiện:
Nguyễn Thị Hà Vân
MSSV: 10762147
GV Hướng Dẫn:
Th.S Nguyễn Cao Tùng

Thành Phố Hồ Chí Minh – Tháng 8 Năm 2011
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Thị Hà Vân

i

LỜI CẢM ƠN.


Trước hết, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy Nguyễn
Cao Tùng, là người đã tận tình hướng dẫn em thực hiện bài Khóa luận
tốt nghiệp và Văn phòng khoa CNTT đã tạo điều kiện tốt nhất cho em
trong quá trình thực hiện.
Em cũng xin gởi lời cảm ơn sâu sắc đến tất cả các thầy cô khoa
CNTT, đã truyền đạt cho em những kiến thức hữu ích và thực tế trong
suốt bốn năm học tập và rèn luyện dưới mái trường Đại học Mở thành
phố Hồ Chí Minh, khoa Công nghệ thông tin, ngành Hệ thống thông
tin Quản lý.
Xin cảm ơn những người bạn, và những anh chị khóa trước đã
truyền đạt những kinh nghiệm bổ ích giúp em thực hiện bài Khóa luận
này.
Dẫu nhiều cố gắng song do còn thiếu nhiều kinh nghiệm và hiểu
biết nên không thể tránh khỏi những sai sót. Vì vậy em mong nhận
được sự thông cảm và những ý kiến đóng góp của Quý thầy cô, giúp
em khắc phục và hoàn thiện hơn bài Khóa luận và củng cố, nâng cao
kiến thức.
Một lần nữa em xin cám ơn Quý nhà trường và thầy Nguyễn
Cao Tùng. Em kính chúc các thầy cô và gia đình luôn luôn mạnh khỏe.

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Thị Hà Vân

ii

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN:
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
…….………………………………………………………………………




KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Thị Hà Vân

iii




NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN PHẢN BIỆN:
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………

…….………………………………………………………………………




KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Thị Hà Vân

iv




MỤC LỤC

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI 1
I. Giới thiệu về nơi thực hiện đề tài 1
1. Giới thiệu doanh nghiệp 1
2. Bộ máy tổ chức của doanh nghiệp 2
II. Quy trình nghiệp vụ 4
1. Sơ đồ quy trình nghiệp vụ 4
2. Mô tả sơ đồ 8
3. Các biểu mẫu 15
III. Phân tích vấn đề 17
1. Mục tiêu 17
2. Yêu cầu, chức năng của phần mềm 17
IV. Xác định yêu cầu tin học hóa 18
1. Bộ phận Kho 18
2. Bộ phận Kinh doanh 18
3. Bộ phận Cung ứng 18
CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG 19

I. Phân tích mức ý niệm 19
1. Mô hình ý niệm truyền thông 19
2. Mô hình ý niệm dữ liệu 22
3. Mô hình ý niệm xử lý 39
II. Phân tích mức tổ chức / vật lý 54
1. Mô hình tổ chức xử lý 54
2. Mô hình vật lý dữ liệu 64
CHƯƠNG 3: TÌM HIỂU CÁC KIẾN THỨC CÓ LIÊN QUAN 77
I. Các lý thuyết về tin học 77
1. Các khái niệm 77
2. Những thành phần cơ bản của một HTTT 77
3. Vai trò và sự cần thiết phát triển HTTT quản lý trong doanh nghiệp.78
II. Phương pháp luận MERISE 79
1. Giới thiệu về phương pháp MERISE 79
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Thị Hà Vân

v




2. Ý tưởng cơ bản của phương pháp MERISE 79
3. Nội dung của phương pháp MERISE 80
III. Công cụ AMC Designor 82
CHƯƠNG 4: THỰC HIỆN ĐỀ TÀI 84
I. Xây dựng cơ sở dữ liệu 84
1. Xây dựng các bảng lưu dữ liệu 84
2. Relationship của các bảng trong cơ sở dữ liệu 89
II. Sơ đồ chức năng chương trình 92
III. Giao diện và chức năng thực hiện được 93

1. Đăng nhập vào chương trình 93
2. Cửa số chính của chương trình 93
3. Chức năng quản lý bán hàng 101
4. Chức năng quản lý mua hàng 104
5. Chức năng quản lý kho 107
6. Chức năng lập báo cáo 111
IV. Hướng dẫn cài đặt chương trình 116
CHƯƠNG 5: KẾT LUẬN 118
I. So sánh kết quả với yêu cầu đề ra 118
II. Ưu điểm của chương trình 118
III. Khuyết điểm của chương trình 119
IV. Hướng phát triển chương trình 119
PHỤ LỤC: 120
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Thị Hà Vân

1




Chương 1: GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI
I. Giới thiệu về nơi thực hiện đề tài
1. Giới thiệu doanh nghiệp
Công ty TNHH một thành viên hóa dầu quân đội (Military Petrochemical Company
Limited) là một thành viên của Công ty Cổ phần Hóa Dầu Quân Đội -thành lập bởi
Vaxuco (công ty XNK của Bộ Quốc Phòng), Military Bank (Ngân hàng Quân Đội) và
Petrolimex (Tổng công ty xăng dầu Việt Nam).
Thành lập ngày: 23/07/2009.
Vốn kinh doanh: 50.000.000.000VNĐ.
Tên đối ngoại: Military Petrochemical Company Limited (Mipec Co.,Ltd).

Lĩnh vực hoạt động:
- Kinh doanh các sản phẩm dầu, mỡ nhờn.
- Kinh doanh các sản phẩm hóa dầu và dầu khí.
- Chế biến, sản xuất và kinh doanh các sản phẩm lọc hóa dầu, dầu mỡ nhờn, nhựa
đường, hóa chất.
- Đại lý bán buôn, bán lẻ xăng dầu.
Hệ thống kho bể: Công ty có hệ thống 8.000m3 kho bể chứa dầu gốc, nhựa đường, hóa
chất với cầu cảng 15.000WT xuất nhập đồng bộ, tiêu chuẩn.
Hệ thống phân phối:
- Các chi nhánh trực thuộc
- Hệ thống các Tổng đại lý, Đại lý, Cửa hàng bán lẻ trên toàn quốc.
- Hệ thống khách hàng: Công nghiệp, Vận tải, Hàng hải.
- Khách hàng Quân đội.
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Thị Hà Vân

2




2. Bộ máy tổ chức của doanh nghiệp
Công ty đang hoạt động với ban giám đốc gồm một giám đốc điều hành và chịu trách
nhiệm với toàn bộ hoạt động của công ty và 3 phó giám đốc chịu trách nhiệm trong
từng mảng hoạt động: xăng dầu, dầu nhờn và hóa chất.
Bên dưới là 7 phòng ban và 1 nhà máy sản xuất
Nhiệm vụ cụ thể của từng phòng ban:
1. Phòng tài chính kế toán: tổng hợp, ghi chép lại các số liệu, tình hình tài chính
của Công ty; báo cáo trực tiếp lên Ban Giám đốc; thông qua tình hình tài chính
giúp Giám đốc chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
2. Phòng kinh doanh: xây dựng các kế hoạch kinh doanh, thực hiện các hợp

đồng mua bán xăng dầu, mua bán nguyên vật liệu sản xuất dầu nhờn. Thực hiện
các tổng kết báo cáo. Thực hiện vai trò đảm bảo nguồn cung ứng cho bộ phận
kinh doanh, bán lẻ.
3. Phòng bán lẻ xăng dầu: tiếp thị và bán lẻ xăng dầu.
4. Phòng tổng hợp: quản lý giấy tờ sổ sách, công văn, con dấu, điều động xe và
các quyết định về tuyển mộ, tuyển dụng nhân sự.
5. Phòng công nghệ và đầu tư: quản lý các vấn đề về kỹ thuật, dây chuyền sản
xuất, hệ thống thông tin và máy móc thiết bị được sử dụng trong công ty.
6. Phòng kinh doanh hóa chất: tiếp thị và bản lẻ hóa chất.
7. Phòng kinh doanh dầu nhờn: tiếp thị và bán lẻ dầu nhờn.
8. Nhà máy sản xuất dầu nhờn: vận hành, sản xuất dầu nhờn theo tiêu chuẩn
quốc tế.


KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Thị Hà Vân

3

Phó giám đốc
phụ trách kinh
doanh hóa chất
Phó giám đốc
phụ trách kinh
doanh xăng dầu
Giám đốc
Phó giám đốc
phụ trách kinh
doanh dầu nhờn
Nhà máy
sản xuất
dầu nhờn
Phòng
kinh
doanh
dầu

nhờn
Phòng
kinh
doanh
hóa
chất
Phòng
công
nghệ và
đầu tư
Phòng
tổng
hợp

Phòng
bán lẻ
xăng
dầu
Phòng
kinh
doanh
Phòng
tài
chính
kế
toán
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Thị Hà Vân

4

II. Quy trình nghiệp vụ
1. Sơ đồ quy trình nghiệp vụ
a. Quy trình xử lý kí hợp đồng.

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Thị Hà Vân

5




b. Quy trình xử lý mua hàng nhập vào kho.
Lưu đồ hồ sơ - công việc
Tên đề án: quản lý bán hàng Loại hồ sơ: Phân tích hiện trạng
Nhà cung cấpKhoBộ phận đảm bảoCông việc
Kế hoạch bán
hàng (D15)
Xử lý quyết định
mua hàng (T16)
Bảng báo giá
(D17)
Tồn kho (D16)
Đơn đặt hàng
(D18)
Phiếu nhập
kho (D19)
Kiểm

hàng
(T19)
Phiếu nhận
hàng (D20)
Thẻ kho (D10)
Cập nhật sổ theo
dõi (T15)
Sổ công nợ nhà
cung cấp (D21)
Hồ sơ lưu phiếu
nhập kho (D22)
Nhập hàng
Cập nhật công nợ
nhà cung cấp
(T18)
Chấp nhận đơn
đặt hàng (T17)

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Thị Hà Vân

6




c. Quy trình xử lý bán hàng.

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Thị Hà Vân

7

d. Quy trình xử lý xuất hàng từ kho.

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Thị Hà Vân

8




2. Mô tả sơ đồ
a. Quy trình xử lý kí hợp đồng.
Mô tả công việc:
STT
Công
việc
Mô tả công việc
Vị trí làm
việc
Tần
suất
Hồ sơ
nhập
Hồ sơ
xuất
T1
Xét duyệt mua hàng: sau khi gửi

bảng báo giá, khách hàng sẽ xem xét
có kí hợp đồng mua hàng hay không
Khách hàng D1 D2
T2
Xử lý & thỏa thuận: xuất phát từ
yêu cầu phía khách hàng. Soạn thảo
các điều khoản trong hợp đồng dựa
trên thỏa thuận với khách hàng để đi
đến việc mua bán thành công. Từ đó
thảo ra bản hợp đồng chính thức.
Chuyên viên
kinh doanh &
tiếp thị
Khi có
yêu cầu
từ phía
khách
hàng
D2 D3
T3
Xem xét, kí nhận: tiếp nhận hợp
đồng mua bán, xem xét và kiểm tra
lại các quy định trong hợp đồng, sau
đó kí xác nhận hợp đồng Ban lãnh đạo
Khi có
hợp
đồng D3 D3
T4
Xử lý: xem xét đơn đặt hàng dựa
trên điều khoản của hợp đồng và xử

lý các hoạt động về thủ tục phát sinh
khi có đơn đặt hàng.
Chuyên viên
kinh doanh &
tiếp thị
Khi có
đơn đặt
hàng
D3,
D4 D5
T5
Tổng hợp, lưu giữ: ghi nhận lại các
đơn đặt hàng trong ngày vào sổ theo
dõi đặt hàng, sắp xếp và phân loại
đơn đặt hàng và lưu lại chờ xử lý
(nếu chưa thực hiện được)
Chuyên viên
kinh doanh &
tiếp thị
Cuối
mỗi
ngày D5
D6,
D7
T6
Đăng kí sản lượng mua hàng theo
tháng: khách hàng đăng kí sản
lượng ước lượng sẽ mua trong tháng
để giúp công ty lên kế hoạch nhập
hàng phù hợp.

Khách hàng
Đầu
tháng
D7

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Thị Hà Vân

9




Mô tả hồ sơ:
STT Hồ
sơ
Mô tả Hồ sơ
Số thứ tự
công việc
D1
Bảng báo giá: công ty gửi bảng báo giá cho khách
hàng để mời khách hàng kí hợp đồng mua hàng (ngắn
hạn hoặc dài hạn)
T1
D2
Yêu cầu mua bán dài hạn: các trạm xăng, nhà phân
phối có nhu cầu đặt hàng số lượng lớn và đều đặn.
Công ty dựa vào đơn đặt hàng để cung cấp hàng.
T1, T2
D3
Hợp đồng mua bán: ràng buộc hai bên kí kết hợp

đồng (bên mua và bên bán) phải tuân thủ theo những
nguyên tắc ghi trên hợp đồng mà 2 bên đã thỏa thuận.
T2, T3, T4
D4
Đơn đặt hàng phát sinh: khách hàng là các đại lí bán
lẻ đặt hàng cho công ty. Hình thức có thể thông qua
đơn hàng, fax, điện thoại, e-mail. Nội dung bao gồm
sản phẩn và số lượng cần cung cấp
T4
D5
Đơn đặt hàng: đơn đặt hàng sau cùng dựa trên thỏa
thuận với khách hàng, bao gồm sản phẩm và số lượng
thống nhất
T4, T5
D6
Sổ công nợ khách hàng: ghi nhận việc phát sinh công
nợ và tình hình thanh toán công nợ của khách hàng T5
D7
Sổ theo dõi đặt hàng: tập hợp tất cả các thông tin
khách hàng, ngày đặt hàng, số lượng đơn hàng và
thông tin giao hàng trong 1 khoảng thời gian. T5, T6

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Thị Hà Vân

10




b. Quy trình xử lý mua hàng nhập vào kho.

Mô tả công việc:
STT
Công
việc Mô tả công việc
Vị trí làm
việc Tần suất
Hồ
sơ
nhập
Hồ
sơ
xuất
T16
Xử lý quyết định mua hàng:
dựa trên lượng hàng tồn kho và
kế hoạch bán hàng theo tháng
đưa ra quyết định mua thêm
hàng
Bộ phận đảm
bảo
Hằng tháng
hoặc khi
không đảm
bảo lượng
hàng tồn kho

D15,
D16,
D17
D18

T17
Chấp nhận đơn đặt hàng: dựa
trên đơn đặt hàng, nhà cung cấp
quyết định chấp nhận bán hàng
Nhà cung
cấp
Khi có đơn
đặt hàng
D18 D19
T18
Cập nhật công nợ nhà cung
cấp: dựa trên hóa đơn bán hàng
và phiếu nhập hàng đối chiếu
công nợ với nhà cung cấp.Lưu
lại các chứng từ phiếu nhập.
Bộ phận
đảm bảo
Sau khi
nhận hóa
đơn nhà
cung cấp D19 D21
T19
Kiểm hàng: nhập hàng từ nhà
cung cấp và kiểm tra loại hàng,
chất lượng, số lượng có đảm
bảo theo đơn đặt hàng hay
không. Xác nhận vào phiểu
nhận hàng cho nhà cung cấp Kho
Sau khi
nhập hàng

vào kho D19 D20

T15
Cập nhật sổ theo dõi: lưu vào
sổ theo dõi chứng từ để kiểm
tra, đối chiếu với các bộ phận
khác Kho
Tổng hợp
vào cuối mỗi
ngày D19
D10,
D22

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Thị Hà Vân

11




Mô tả hồ sơ:
STT Hồ
sơ
Mô tả Hồ sơ
Số thứ tự
công việc
D15
Kế hoạch bán hàng: kế hoạch bán hàng dựa trên
đơn đặt hàng, tổng hợp từ sản lượng mua hàng theo
tháng do khách hàng đăng kí.

T16
D16
Tồn kho: dựa theo thẻ kho xác định tình trạng và giá
trị của kho hàng T16
D17
Bảng báo giá của nhà cung cấp: nhà cung cấp gửi
báo giá sản phẩm định kì hoặc theo yêu cầu khi có
nhu cầu phát sinh đơn đặt hàng T16
D18
Đơn đặt hàng gửi nhà cung cấp: đơn đặt hàng đề
nghị cung cấp hàng gửi cho nhà cung cấp, bao gồm
loại hàng, số lượng, và chất lượng sản phẩm T16, T17
D19
Phiếu nhập kho: căn cứ để nhập hàng vào kho và
kiểm soát lượng hàng nhập để bộ phận kế toán cập
nhật công nợ đối với nhà cung cấp
T15, T17, T18,
T19
D20
Phiếu nhận hàng: xác định lượng hàng nhập gửi
nhà cung cấp sau khi nhập hàng và kiểm tra T19
D21
Sổ công nợ nhà cung cấp: ghi lại các khoản nợ phải
trả cho nhà cung cấp và để theo dõi, đối chiếu công
nợ với nhà cung cấp
T18
D22
Hồ sơ lưu Phiếu nhập kho: lưu giữ các phiếu nhập
để kiểm tra, đối chiếu T15
D10

Thẻ kho: ghi lại các phát sinh của kho hàng đối với
một loại hàng, và tình trạng kho hàng
T15

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Thị Hà Vân

12




c. Quy trình xử lý bán hàng.
Mô tả công việc:
STT
Công
việc Mô tả công việc
Vị trí làm
việc Tần suất
Hồ
sơ
nhập

Hồ
sơ
xuất
T7
Lập đề nghị xuất bán: căn
cứ theo đơn đặt hàng lập đề
nghị xuất bán hàng gửi ban
lãnh đạo

Phòng kinh
doanh
Khi có đơn
đặt hàng
D5 D8
T8
Xét duyệt dựa trên công
nợ: dựa trên đơn đặt hàng,
tình trạng kho hàng và tình
hình công nợ của khách
hàng để quyết định chấp
nhận đơn hàng
Phòng kinh
doanh
Khi có đề
nghi xuất bán D8 D6
T9
Duyệt bán & lập phiếu
xuất hàng: chấp nhận bán
hàng và thực hiện các thủ
tục chuẩn bị
Phòng kinh
doanh
Khi chấp nhận
đề nghị xuất
bán D6
D9,
D11
T10
Xuất hàng theo phiếu:

xuất hàng cho khách dựa
trên phiếu xuất hàng Kho
Khi nhận
phiếu xuất từ
BP Kinh
doanh D9 D10
T11
Cập nhật công nợ Khách
hàng: dựa trên hóa đơn và
phiếu xuất hàng đối chiếu
công nợ với khách hàng.
Lưu lại các chứng từ phiếu
nhập.
Phòng kế toán

Tổng kết cuối
ngày
D11
D6,
D12
T12
Xác nhân đủ hàng: sau khi
xuất hàng, xác nhận với
khách hàng các thông tin
đầy đủ về hàng hóa và số
lượng xuất Khách hàng
Khi hoàn
thành xuất
hàng D9

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Thị Hà Vân

13




Mô tả hồ sơ:
STT Hồ
sơ
Mô tả Hồ sơ
Số thứ tự
công việc
D5
Đơn đặt hàng: bao gồm sản phẩm và số lượng
khách hàng yêu cầu cung cấp T7
D6
Sổ công nợ Khách hàng: ghi nhận việc phát sinh
công nợ và tình hình thanh toán công nợ của khách
hàng T8, T9, T11
D8
Đề nghi xuất bán hàng: do phòng kinh doanh lập
để gửi ban lãnh đạo xét duyệt dựa trên lượng hàng
tồn kho và tình hình công nợ khách hàng T7, T8
D9
Phiếu xuất: chấp nhận kho xuất hàng theo số lượng
ghi trên phiếu
T9, T10, T12
D10
Thẻ kho: : ghi lại các phát sinh của kho hàng đối

với một loại hàng, và tình trạng kho hàng T10
D11
Hoá đơn: chứng từ ghi nhận mua bán nghiệp vụ
phát sinh. Là chứng từ để đối chứng với nhà nước và
là hóa đơn để tính tiền khách hàng
T9, T11
D12
Bảng đối chiếu công nợ: mẫu thông báo của bộ
phận kế toán gởi khách hàng khi đến hạn thu tiền
hoặc khi số tiền nợ của khách hàng đến mức quy
định T11


KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Thị Hà Vân

14




d. Quy trình xử lý xuất hàng từ kho.
Mô tả công việc:
STT
Công
việc Mô tả công việc
Vị trí
làm
việc Tần suất
Hồ
sơ

nhập
Hồ
sơ
xuất
T9
Duyệt bán và lập phiếu xuât
hàng: chấp nhận bán hàng và
thực hiện các thủ tục chuẩn bị
Phòng
kinh
doanh
Sau khi đã phê
duyệt đơn đặt
hàng D5 D13
T13
Yêu cầu nhận hàng: sau khi
nhận được phiếu nhận hàng,
khách hàng tới kho yêu cầu
nhận hàng
Khách
hàng
Sau khi nhận
phi
ếu
nhận hàng từ
phòng Kinh doanh

D13 D13
T14
Xét duyệt xuất hàng: Kho

xem xét đối chiếu yêu cầu
nhận hàng và phiếu xuất hàng. Kho
Khi khách hàng
trình phiếu nhận
hàng D13
D9,
D14
T15
Cập nhật sổ theo dõi: lưu
vào sổ theo dõi chứng từ để
kiểm tra, đối chiếu với các bộ
phận khác Kho
Tổng hợp vào
cuối mỗi ngày
D9 D10

Mô tả hồ sơ:
STT
Hồ sơ
Mô tả Hồ sơ
Số thứ tự
công việc
D5
Đơn đặt hàng: bao gồm sản phẩm và số lượng khách
hàng yêu cầu cung cấp
T9
D9
Phiếu xuất: chấp nhận kho xuất hàng theo số lượng ghi
trên phiếu T14, T15
D10

Thẻ kho: : ghi lại các phát sinh của kho hàng đối với
một loại hàng, và tình trạng kho hàng T15
D13
Phiếu nhận hàng: giao cho khách hàng đến kho nhận
hàng
T13, T14
D14
Hồ sơ lưu phiếu xuất: lưu giữ các phiếu xuất kho để
kiểm tra, đối chiếu T14


KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Thị Hà Vân

15




3. Các biểu mẫu
Bảng báo giá các mặt hàng xăng dầu:


Đề nghị kí kết hợp đồng:
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Thị Hà Vân

16

Đề nghị xuất bán hàng:



Phiếu xuất kho:

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Thị Hà Vân

17




III. Phân tích vấn đề
1. Mục tiêu
- Tìm hiểu, khảo sát hiện trạng . Từ đó phân tích và thiết kế một chương trình có thể
giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả các hoạt động mua bán, lập đơn hàng.
- Ứng dụng các kiến thức đã học để xây dựng một chương trình Windows form hỗ trợ
doanh nghiệp giải quyết vấn đề mua bán, sản xuất; có giao diện thân thiện, ngôn ngữ
tiếng Việt dễ hiểu, giúp nhân viên các bộ phận có thể nhanh chóng cập nhật thông tin
để có thể làm việc hiệu quả và chặt chẽ hơn.
2. Yêu cầu, chức năng của phần mềm
- Cho phép truy vấn, chỉnh sửa các bảng dữ liệu bên dưới cơ sở dữ liệu.
- Thực hiện được chức năng bán hàng: lập đơn hàng, theo dõi đơn hàng, …
- Thực hiện được chức năng mua hàng: theo dõi tình hình tồn kho, đặt mua hàng hóa,
thực hiện chi trả …
- Thực hiện được chức năng quản lí kho lập và xem thông tin phiếu nhập, xuất kho,
kiểm tra tồn kho, …
- Theo dõi tình hình kinh doanh.
- Cung cấp các báo cáo thống kê.

- Giao diện thân thiện, dễ sử dụng.
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Thị Hà Vân

18




IV. Xác định yêu cầu tin học hóa
Yêu cầu tin học hóa là xây dựng một ứng dụng Windows form để thực hiện các
công việc
1. Bộ phận Kho
Quản lý các thông tin về xuất kho, nhập kho, tồn kho hàng hóa
2. Bộ phận Kinh doanh
Quản lý khách hàng, theo dõi các đơn đặt hàng và việc thực hiện các đơn đặt hàng,
giá cả, và việc thanh toán tiền hàng …
3. Bộ phận Cung ứng
Quản lý các nhà cung cấp hàng hóa, đặt hàng và việc thực hiện việc mua hàng
nhập kho, giá cả, nhận hàng và theo dõi việc trả tiền hàng …
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Thị Hà Vân

19




Chương 2: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG
I. Phân tích mức ý niệm
1. Mô hình ý niệm truyền thông

19_Yêu cầu số liệu công nợ
20_Bản đối chiếu công nợ
16_Thanh toán
18_Cập nhật công nợ khách hàng
27_Thanh toán NCC
28_Hóa đơn NCC
17_Hóa đơn bán hàng
26_Nhập hàng
1_Tiếp thị sản phẩm
2_Báo giá/ cập nhật giá
3_Hợp đồng mua bán
4_Kí hợp đồng
5_Đăng kí sản lượng hàng tháng
6_Đặt hàng
9_Đề nghị xuất bán
12_Phản hồi đơn hàng
13_Xuất phiếu
14_Trình phiếu xuất
15_Xuất hàng
25_Đặt hàng
24_Báo giá
11_Lượng hàng tồn kho
7_Tình hình công nợ
8_Quyết định xuất bán
23_Chỉ tiêu
22_Sản lượng bán hàng
10_Yêu cầu thông tin tồn kho
21_Thông báo công nợ
Khách Hàng
P. Kinh Doanh

Kho
Chuyên viên
Kinh doanh
Tiếp thị
Nhà Cung Cấp
Ban Lãnh
Đạo
P.Kế
Toán