báo cáo thực tập quản lý học sinh trường thcs yên thịnh

TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM YÊN BÁI
KHOA TỰ NHIÊN
BÁO CÁO THỰC TẬP
Đề tài:
QUẢN LÝ HỌC SINH
TRƯỜNG THCS YÊN THỊNH
Giáo viên hướng dẫn: Phạm Xuân Trường
Sinh viên thực hiện: Lưu Thiếu Kỳ
Lớp: Tin ứng dụng 12
Địa điểm thực tập: Trường THCS Yên Thịnh Yên Bái
Yên Bái, tháng 4 năm 2015
- 2 -
PHẦN NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ
KẾT QUẢ THỰC TẬP
Giáo viên hướng dẫn
- 3 -
MỤC LỤC
Lời Giới Thiệu 5
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 6
1.1. Lý thuyết chung về cơ sở dữ liệu 6
1.2. Lý thuyết về phân tích thiết kế hệ thống 7
1.2.1. Thiết kế tổng thể 7
1.2.2. Thiết kế giao diện 8
1.2.3. Thiết kế kiểm soát 9
1.2.4. Thiết kế tệp (file) 9
1.3. Tổng quan về phần mềm Microsoft Access 9
1.3.1 Các thành phần trong màn hình Access 9
1.3.2. Các đối tượng trong Access 10
1.4. Tổng quan về bài toán quản lý học sinh trong trường THCS 12
CHƯƠNG 2. KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG 13
2.1. Khảo sát bài toán 13

2.1.1. Giới thiệu về trường THCS Yên Thịnh 13
2.1.2 Các yêu cầu của người dùng đối với hệ thống quản lý học sinh 15
2.2. Phân tích thiết kế hệ thống quản lý học sinh 15
2.2.1. Thông tin vào ra của hệ thống 15
2.2.2. Biểu đồ phân cấp chức năng 16
2.2.3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh 18
2.2.4. Biểu đồ dữ liệu mức đỉnh 19
2.3 Mô hình thực thể liên kết (ER) 22
CHƯƠNG 3: CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ ĐIỂM THCS 23
3. Giao diện chính của chương trình 23
- 4 -
3.1. Các bảng dữ liệu 23
3.1.1 Thiết kế các bảng cơ sở dữ liệu học sinh 23
3.1.2 Thiết kế các bảng cơ sở dữ liệu giáo viên 24
3.1.3 Thiết kế các bảng cơ sở dữ liệu vi phạm 25
3.1.4 Thiết kế các bảng cơ sở dữ liệu đăng nhập 26
3.2. Giao diện Đăng Nhập 27
3.3. Giao diện của chức năng cập nhật thông tin 28
3.3.1. Form cập nhật thông tin học sinh 28
3.3.2. Form tìm kiếm thông tin học sinh 28
4.3. Form thống kê vi phạm 29
KẾT LUẬN 30
TÀI LIỆU THAM KHẢO 31
- 5 -
LỜI GIỚI THIỆU
Trên thế giới nói chung và ở Việt Nam nói riêng, công nghệ thông tin đã trở
thành một ngành công nghiệp mũi nhọn, nó là một ngành khoa học - kỹ thuật
không thể thiếu trong đời sống. Trong thời đại công nghệ thông tin phát triển như
hiện nay, phải kể đến việc áp dụng tin học vào các lĩnh vực xã hội như: quản lý,
thông tin, kinh tế, đã cho ra đời những phần mềm ứng dụng để thay thế về cơ bản

các công tác quản lý thủ công, giảm nhẹ tới mức tối thiểu việc sử dụng sức người
trong công tác quản lý, tăng cường hiệu quả, tiết kiệm chi phí, thời gian và sức lao
động.
Ở nước ta hiện nay, việc đưa một số phần mềm ứng dụng vào trong việc
quản lý tại các cơ quan, xí nghiệp và nhà trường đang rất phổ biến và trở nên cấp
thiết. Là một sinh viên thực tập tại trường THCS Yên Thịnh – Yên Bái, việc đưa
ứng dụng quản lý học sinh vào nhà trường là một việc cần thiết để phục vụ cho
việc quản lý thông tin học sinh… Vì vậy em đã mạnh dạn chọn đề tài “ Quản lý
học sinh trường THCS Yên Thịnh ”
Do trình độ và thời gian có hạn nên trong quá trình thực tập chuyên ngành và
quá trình làm báo cáo cho chương trình quản lý học sinh chắc chắn còn có một số
những chỗ sai sót và chưa hợp lý. Vì vậy, em rất mong có được sự đóng góp ý
kiến, giúp đỡ của quý thầy cô và các bạn để chương trình được hoàn thiện hơn.
Em xin được chân thành cảm ơn Thầy giáo Phạm Xuân Trường và các thầy
cô giáo trong trường THCS Yên Thịnh đã tận tình giảng dạy và tạo điều kiện cho
em hoàn thành được đề tài này.
Yên Bái, tháng 4 năm 2015
Sinh viên
Lưu Thiếu Kỳ
- 6 -
CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ THUYẾT
1.1. Lý thuyết chung về cơ sở dữ liệu
Cơ sở dữ liệu là một bộ sưu tập rất lớn về các loại dữ liệu tác nghiệp, bao
gồm các loại dữ liệu âm thanh, tiếng nói, chữ viết, văn bản, đồ hoạ, hình ảnh tĩnh
hay hình ảnh động Được mã hoá dưới dạng các chuỗi bít và được lưu trữ dưới
dạng File dữ liệu trong các bộ nhớ của máy tính. Cấu trúc dữ liệu tuân theo các quy
tắc dựa trên lý thuyết toán học. Cơ sở dữ liệu phản ánh trung thực thế giới dữ liệu
hiện thực khách quan.
Cơ sở dữ liệu là tài nguyên thông tin dùng chung cho nhiều người: Cơ sở dữ

liệu (CSDL) là tài nguyên thông tin chung cho nhiều người cùng sử dụng. Bất kỳ
người sử dụng nào trên mạng máy tính, tại các thiết bị đầu cuối, về nguyên tắc có
quyền truy nhập khai thác toàn bộ hay một phần dữ liệu theo chế độ trực tuyến hay
tương tác mà không phụ thuộc vào vị trí địa lý của người sử dụng với các tài
nguyên đó.
CSDL được các hệ ứng dụng khai thác bằng ngôn ngữ con dữ liệu hoặc bằng
các chương trình ứng dụng để xử lý, tìm kiếm, tra cứu, sửa đổi, bổ sung hay loại bỏ
dữ liệu. Tìm kiếm và tra cứu thông tin là một trong những chức năng quan trọng và
phổ biến nhất của các dịch vụ CSDL. Hệ quản trị CSDL-HQTCSDL là phần mềm
điều khiển các chiến lược truy nhập CSDL. Khi người sử dụng đưa ra yêu cầu truy
nhập bằng ngôn ngữ con dữ liệu nào đó, HQTCSDL tiếp nhận và thực hiện các
thao tác trên CSDL lưu trữ.
Đối tượng nghiên cứu của CSDL là các thực thể và mối quan hệ giữa các
thực thể. Thực thể và mối quan hệ giữa các thực thể là hai đối tượng khác nhau về
căn bản. Mối quan hệ giữa các thực thể cũng là một loại thực thể đặc biệt. Trong
cách tiếp cận CSDL quan hệ, người ta dựa trên lý thuyết đại số quan hệ để xây
dựng các hệ chuẩn, khi kết nối không tổn thất thông tin và khi biểu diễn dữ liệu là
duy nhất. Dữ liệu được lưu trữ trong bộ nhớ của máy tính không những phải tính
đến yếu tố về tối ưu không gian lưu trữ, mà phải đảm bảo tính khách quan, trung
thực của dữ liệu hiện thực. Nghĩa là phải đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu và giữ
được sự toàn vẹn của dữ liệu.
- 7 -
1.2. Lý thuyết về phân tích thiết kế hệ thống
* Một số phương pháp về phân tích thiết kế hệ thống
- Phương pháp SA.
Do De Macro và những người khác đề xuất những năm 70. Đặc điểm cơ bản
của phương pháp này là phân tích hệ thống thành các chức năng nhỏ và đơn giản
dần.
Đặc điểm của phương pháp:
. Phương pháp phân tích hệ thống theo hướng chức năng.

. Sử dụng một biểu đồ phân cấp chức năng.
. Dùng các biểu đồ luồng dữ liệu.
. Phân tích từ trên xuống.
. Sử dụng các biểu diễn dưới dạng đồ hoạ.
Ưu điểm của phương pháp là đơn giản, gọn nhẹ, dễ hiểu dễ thực hiện phù hợp
với nhiều loại hệ thống lớn vừa và nhỏ.
- Phương pháp E/A:
Do H.Tardieu và P.Chen phát triển năm 1976.
Đặc điểm:
. Đây là phương pháp phân tích theo hướng dữ liệu.
. Các thông tin được gom nhóm xung quanh vật thể.
. Sử dụng mô hình thực thể liên kết (mô hình E/A).
Ưu điểm của phương pháp là khá đơn giản và gần với tư duy trực quan.
1.2.1. Thiết kế tổng thể
Xuất phát: Mô tả logic của hệ thống mới. Cụ thể bao gồm biểu đồ phân cấp
chức năng của hệ thống mới. Biểu đồ phân cấp chức năng các mức hoặc mô
hình thực thể liên kết hoặc mô hình quan hệ.
 Nhiệm vụ của giai đoạn thiết kế: Chuyển mức mô tả logic thành mô tả vật
lý muốn vậy phải bổ sung thêm các biện pháp, phương tiện và các cài đặt.
- 8 -
 Cách tiến hành: chia thành 5 bước.
- Bước 1: Thiết kế tổng thể:
+ Phân định danh giới giữa phần thực hiện bằng máy tính và phần thực
hiện thủ công.
+ Phân định các hệ thống con máy tính.
- Bước 2: Thiết kế giao diện: Thiết kế đầu vào, đầu ra và thiết kế danh giới
giữa thủ công và máy tính.
- Bước 3: Thiết kế các kiểm soát, các vấn đề liên quan đến bảo vệ va bảo mật
dữ liệu.
- Bước 4: Chúng ta chỉ quan tâm đến đủ, không dư thừa, không trùng lặp còn

ở phần thiết kế thì phải quan tâm đến hai yêu cầu tiện lợi và nhanh chóng.
- Bước 5: Thiết kế chương trình.
1.2.2. Thiết kế giao diện
Thiết kế tài liệu xuất:
Tài liệu xuất có các dạng sau: In ra giấy, report, ra màn hình hoặc lưu trữ lại
trên đĩa những tệp dữ liệu.
 Tài liệu xuất có những loại sau:
- Tài liệu có cấu trúc chứa thông tin theo yêu cầu: trả lời với các yêu cầu đưa
vào.
- Tài liệu xuất có thể được đưa ra dưới dạng một khung đã tạo sẵn để điền
thông tin hoặc không có khung sẵn.
 Thiết kế tài liệu vào: Thường là những mẫu thu thập thông tin yêu cầu của
các thông tin này đáp ứng yêu cầu sử dụng. Không có lỗi; Trình bày không
rõ ràng; Gõ phím vào là ít nhất.
 Thiết kế màn hình: Là giao diện của người dùng.
Thiết kế màn hình đảm bảo đối thoại người và hệ thống. Dễ nhìn, hiểu, có trật
tự nhất quán, diễn đạt được những điều cần thực hiện, đảm bảo số thao thác ít. Cần
các giá trị ngầm định, đặt thông số cung cấp các thông tin hướng dẫn trợ giúp, cung
cấp khả năng thoát ra khi cần thiết, cung cấp các thao tác tương đương.
- 9 -
1.2.3. Thiết kế kiểm soát
 Độ chính xác: Tính xác thực của dữ liệu trong cơ sở dữ liệu được toàn vẹn
dữ liệu thông qua: Thuộc tính khoá, kết nối, tính đúng đắn của dữ liệu.
 Độ tin cậy: Khi có sự cố kỹ thuật hỏng phần cứng và mềm phải có khả năng
phục hồi dữ liệu.
 Độ an toàn: Hệ thống không có sơ hở gây ra thất thoát về thông tin cho dù
cố tình hoặc vô tình.
 Tính riêng tư: Kết thúc quá trình truy nhập cá nhân thường các cá nhân có
mức độ truy nhập không giống nhau.
1.2.4. Thiết kế tệp (file)

Chọn một hệ quản trị cơ sở dữ liệu: Có các ngôn ngữ định nghĩa dữ liệu.
Dữ liệu là một tập các thao tác cho phép chúng ta mô tả dữ liệu chúng ta cần
lưu trữ.
- Xây dựng các tệp dữ liệu: chúng ta phải biết cách tổ chức nó. Cho phép
chúng ta tạo ra, việc quản lý chúng ta phải làm.
Vậy công việc chúng ta làm là từ biểu đồ cấu trúc dữ liệu dựa trên một Hệ
quản trị cơ sở dữ liệu nào đó ta tổ chức các tệp dữ liệu của mình sao cho việc truy
nhập dữ liệu trên tệp là phải nhanh và tiện để đảm bảo hai yêu cầu trên, nhiều khi
dạng chuẩn 3NF bị phá vỡ.
+ Nói chung mỗi kiểu thực thể hoặc kiểm liên kết thì tương ứng với một tệp
căn cứ vào yêu cầu sử dụng một số tập các thuộc tính hay sử dụng trong cùng một
truy nhập thì được phân rã thành các tệp riêng biệt hoặc ngược lại được gộp vào
thành một thực thể hoặc 1 tệp khi chúng nằm ở các thực thể khác nhau.
Để đảm bảo quá trình truy nhập nhanh thường thực hiện phương pháp lập chỉ
dẫn.
1.3. Tổng quan về phần mềm Microsoft Access
1.3.1 Các thành phần trong màn hình Access
Gồm có các thành phần sau: Toolbar, menubar, menu: File, Edit, View, Insert,
Tools, Windown, Help và cửa sổ Database là một trong những cửa sổ quan trọng
nhất của Access. Gồm các đối tượng cụng cụ sau: Bảng(Table), truy vấn (Query),
mẫu biểu (Form), báo cáo (Report), Macro và Module. Các đối tượng trên có đầy
- 10 -
đủ khả năng lưu trữ dữ liệu, thống kê, kết xuất báo cáo thông tin và tự động cung
cấp nhiều các tác vụ khác.
1.3.2. Các đối tượng trong Access
- Bảng (Table): Dùng để lưu trữ dữ liệu. Bảng chứa các thông tin về một chủ
đề cụ thể. Trong một cơ sở dữ liệu có một hay nhiều bảng. Một bảng bao gồm có
nhiều filed (trường) và record (bản ghi). Trong Access việc tạo bảng, sửa cấu trúc
của bảng được tiến hành trên môi trường giao diện đồ hoạ rất trực quan. Việc tạo
bảng có thể sử dụng Wizard hoặc tự thiết kế lấy. Đối với bảng Access cung cấp

đầy đủ các kiểu dữ liệu (DataType), gồm các kiểu sau: kiểu văn bản (Text), kiểu số
(Number), kiểu tiền tệ (Currency), kiểu ngày tháng/giờ (Data/Time), kiểu ký ức
(Memo), kiểu đúng sai (Yes/No), các đối tượng OLE. Đặc biệt thuộc tính
Valication Rule (Quy tắc dữ liệu hợp lệ) giúp ta kiểm soát được các giá trị nhập
vào mà không cần viết một dòng lệnh lập trình nào. Ngoài ra để giảm các thao tác
khi nhập dữ liệu Access còn cung cấp các hộp Combo Box cho các trường của
bảng. Để đảm bảo an toàn dữ liệu Access cho phép thiết lập quan hệ giữa các bảng
- 11 -
với nhau đảm bảo tính ràng buộc do đó người dùng không phải kiểm tra tính toàn
vẹn khi nhập dữ liệu.
- Truy vấn (Query): dùng để khai thác cơ sở dữ liệu. Là một đối tượng cho
phép chọn xem các dữ liệu của một hay nhiều bảng theo ý muốn. Trong Microsoft
Access, có thể tạo các truy vấn bằng phương tiện truy vấn đồ hoạ theo mẫu (QBE)
hoặc viết các lệnh SQL. Có thể định nghĩa các truy vấn dùng để chọn, cập nhật,
chèn hay xoá dữ liệu và để tạo các bảng mới từ các dữ liệu trong một hoặc nhiều
bảng có sẵn. Truy vấn là công cụ giúp người sử dụng khai thác cơ sở dữ liệu như:
xem, xoá, sửa hay tổng hợp số liệu dưới nhiều hình thức. Điểm quan trọng nhất
cần chú ý đối với truy vấn trong Access là các thay đổi về dữ liệu trong câu Query
sẽ phản ánh lên các bảng tương ứng. Có thể tạo Query bằng ví dụ QBE (Query By
Example), tạo Query bằng cách nhập trực tiếp câu lệnh SQL (Structured Query
Language), tạo Query bằng Query Wizard.
- Mẫu biểu (Form): dùng để nhập/xuất dữ liệu. Mẫu biểu cho phép người sử
dụng xem, nhập hay thay đổi thông tin trong cơ sở dữ liệu một cách nhanh nhất
bằng cách thể hiện thông tin dưới dạng dễ dùng và hấp dẫn. Có thể điều khiển cách
trình bày dữ liệu trên màn hình (màu sắc, làm bóng hoặc chọn các quy cách số). Có
thể bổ sung các điều khiển như một hộp danh sách thả xuống hoặc một hộp kiểm
tra. Có thể hiển thị đối tượng OLE như hình ảnh và biểu đồ trực tiếp trên biểu mẫu.
Có thể biểu thị các tính toán dựa trên các dữ liệu trên một bảng.
Báo cáo (Report): dùng để kiết xuất dữ liệu. Là một đối tượng được thiết kế
để định quy cách, tính toán, in và tổng hợp các dữ liệu được chọn. Có thể xem một

báo cáo trên màn hình trước khi in nó. Báo biểu có hình thức trình bày phong phú,
đẹp mắt vì có thể bao gồm những hình ảnh, đồ thị và có thể export ra các tập tin
khác như Word/Exel.
- Macro: là một chuỗi các hành động có cấu trúc mà Access sẽ thực hiện để
đáp ứng một sự kiện nhất định. Ví dụ có thể liên kết một Macro mà nó sẽ mở một
mẫu biểu thứ hai khi một phần tử nào đó trên mẫu biểu chính được chọn. Cũng có
thể thiết kế một macro mà nó sẽ kiểm tra tính hợp lệ của giá trị trong một trường
khi giá trị của trường đó thay đổi. Trong các macro, có thể đặt thêm các điều kiện
- 12 -
đơn giản để quy định khi nào thì một hoặc nhiều hành động của một macro sẽ được
thực hiện hoặc sẽ bị bỏ qua. Các macro có thể dùng để mở và thực hiện các truy
vấn, mở các bảng, in và xem các báo cáo. Trong một macro, có thể chạy một
chương trình macro khác hoặc các hàm module.
- Module: là một đối tượng chứa các thủ tục tuỳ ý được lập trình bằng
Microsoft Access Basic, đó là một biến thể của Microsoft Basic được thiết kế để
làm việc trong Access. Các module tạo ra các chuỗi hành động rời rạc và cho phép
bẫy các lỗi mà các macro không thể làm được. Các module có thể là các đối tượng
độc lập chứa các hàm có thể được gọi từ một vị trí bất kỳ trong một ứng dụng,
hoặc chúng có thể được liên kết trực tiếp với các biểu mẫu hoặc báo cáo để đáp
ứng các sự kiện xảy ra trên biểu mẫu hoặc báo cáo đó. Các module được liên kết
với các biểu mẫu hoặc báo cáo là một ưu điểm đặc sắc của Access.
Access không chỉ là một hệ quản trị CSDL mà còn là hệ quản trị CSDL quan
hệ (Relational Database). Access cung cấp công cụ Wizard để tự động tạo bảng,
truy vấn, báo cáo hỗ trợ cho người dùng. Ta có thể sử dụng việc phân tách bảng để
tránh dư thừa dữ liệu. Access hỗ trợ rất tốt cho những người mới bước vào tin học.
Với Wizard và các phương tiện hoạt động tự động khác, sẽ tiết kiệm được thời
gian, công sức trong việc xây dựng và thiết kế chương trình.
1.4. Tổng quan về bài toán quản lý học sinh trong trường THCS.
Quản lý học sinh là một trong những công việc quan trọng trong nhà trường,
việc đưa bài toán quản lý học sinh trong nhà trường sẽ mang lại nhiều

- Bộ máy quản lý gọn nhẹ, chỉ cần số ít nhân viên với hệ thống máy vi tính.
- Quản lý chặt chẽ, kịp thời thông tin về học sinh, khắc phục các hạn chế
thường gặp trong lĩnh vực quản lý học sinh trên giấy hay trên excel như: không
cập nhật kịp thời, khó khăn trong công tác thống kê, theo dõi quá trình học tập
của học sinh…
- Tổ chức quản lý, lưu trữ trên hệ thống máy vi tính làm tăng tính an toàn,
bảo mật cao hơn.
- 13 -
CHƯƠNG 2. KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG.
2.1. Khảo sát bài toán
2.1.1. Giới thiệu về trường THCS Yên Thịnh
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý cán bộ trong trường
Cơ cấu tổ chức lao động của Trường THCS Yên Thịnh hiện nay:
Một Hiệu trưởng: Phụ trách chung.
Một phó Hiệu trưởng: Phụ trách chuyên môn
Gồm 3 tổ nghiệp vụ:
+ Tổ hành chính.
+ Tổ KHTN
+ Tổ KHXH
Trường có 404 học sinh được chia ra các khối lớp cụ thể như sau:
Khối 9: 9A: 44; 9B: 36; 9C: 27; 9D: 36
Khối 8: 8A: 34; 8B: 32; 8C: 31; 8D: 29
Khối 7: 7A: 39; 7B: 34; 7C: 31; 7D: 31
Khối 6: 6A: 44; 6B: 48; 6C: 47; 6D: 46
- 14 -
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của trường THCS Yên Thịnh như sau:
- 15 -
Ban Giám Hiệu
Tổ Hành chính Tổ KHXH
Văn thư

Toán
Vật lý
Hóa học
Sinh học
Công nghê
Thể dục
Âm nhạc
Ngữ văn
Lịch sử
Địa lý
Tiếng Anh
Tổ KHTN
Thư viện
Kế toán
Thiết bị
Bảo vệ
GDCD
Mĩ thuật
Tin học
Hệ thống quản lý học sinh của một trường THCS được xây dựng trên cơ sở
khảo sát thực tế hệ thống quản lý học sinh của một trường THCS với chương trình
đào tạo bình thường trong hệ thống khối các trường THCS trong cả nước - Đó là
trường THCS Yên Thịnh – TP Yên Bái
- Khảo sát được tiến hành trên 2 mức khác nhau:
+ Mức lãnh đạo: Một Hiệu trưởng, một Hiệu phó có nhiệm vụ quản lý chung
trong nhà trường.
+ Mức điều phối quản lý: giáo Giáo viên chủ nhiệm có nhiệm vụ cập nhật
thông tin học sinh, cập nhật xử lý học sinh từ giáo viên bộ môn.
2.1.2 Các yêu cầu của người dùng đối với hệ thống quản lý học sinh.
Một số yêu cầu của hệ thống:

Nhiệm vụ của người phân tích thiết kế là phải đưa ra được một hệ thống có
tính phổ thông áp dụng được cho các điều kiện khác nhau. Chương trình được viết
ra với mục đích tin học hoá một số khâu trong công tác quản lý học sinh một
trường THCS, giúp cho công việc này đạt hiệu quả nhanh chóng, chính xác và
giảm tối thiểu các sai sót .
Chương trình phục vụ cho đối tượng là các cán bộ quản lý của phòng giáo
vụ, các giáo viên, và ban giám hiệu nhà trường. Chương trình viết ra phải đạt được
các yêu cầu sau:
- Hiệu quả quản lý rõ rệt, đáp ứng được các yêu cầu khách quan như: nhanh
chóng, chính xác, hiệu quả cao.
- Giao diện phải được thiết kế thân thiện với người sử dụng, dễ sử dụng, dễ
hiểu, dễ nắm bắt đối với mội đối tượng sử dụng.
-Thời gian khởi động, truy cập, xử lý thông tin phải nhanh .
- Chương trình phải tương thích với các loại phần cứng, phần mềm phổ biến
được sử dụng hiện nay và không yêu cầu máy tính có cấu hình máy quá cao .
2.2. Phân tích thiết kế hệ thống quản lý học sinh
2.2.1. Thông tin vào ra của hệ thống.
Qua quá trình khảo sát thực tế và các yêu cầu của người dùng đối với hệ
thống quản lý học sinh thì các thông tin vào/ra của hệ thống như sau:
a) Thông tin vào của hệ thống.
- 16 -
- Khi nhập học sinh cần nhập hồ sơ của học sinh và nhà trường phân phối
học sinh vào các lớp theo khối.
- Nhà trường căn cứ vào quy chế để phân phối lịch giảng dạy như phân công
giáo viên, phân bố lịch học đảm bảo đúng quy chế, phù hợp với điều kiện của
nhà trường.
b) Thông tin ra của hệ thống.
- Danh sách học sinh theo lớp.
2.2.2. Biểu đồ phân cấp chức năng
- 17 -

QUẢN LÝ
HỌC SINH
Tìm kiếm
Tìm hs theo
mã
Tìm hs theo
tên
Tìm theo lớp
Thông tin học
sinh
Thông tin học
sinh khối 7
Thông tin học
sinh khối 8
Thông tin học
sinh khối 6
Thông tin học
sinh khối 9
Cập Nhật
CN lớp học
CN giáo
viên
CN học sinh
Thống kê vi
phạm
Vi phạm
khối 6
Vi phạm
khối 7
Vi phạm

khối 8
Vi phạm
khối 9
Thống kê báo
cáo
In bảng thông
tin
học sinh
In bảng học
sinh của từng
khối
In danh sách
học sinh vi
phạm
Mức 1 : Nút gốc là chức năng của hệ thống : Quản lý học sinh THCS
Mức 2 : Phân rã thành các chức năng chính :
a. Cập nhật :
Chức năng này cho phép cán bộ quản lý, cán bộ giáo viên cập nhật và
chỉnh sửa hồ sơ học sinh. Việc cập nhật tiến hành theo lớp.
b. Thông tin học sinh:
Sau khi nhập đầy dủ thong tin học sinh của một lớp, máy tính sẽ thực hiện
việc tìm mã học sinh, họ tên học sinh, dân tộc, ngày sinh, giới tính, địa chỉ
c. Tìm kiếm:
Chức năng này thực thi yêu cầu( Do Ban Giám Hiệu, phụ huynh, giáo viên,
học sinh hay là của cán bộ phòng giáo vụ ) tìm kiếm hồ sơ( học sinh, giáo viên),
tra cứu danh sách học sinh.
d. Thông kê vi phạm:
Chức năng này thực hiện việc thống kê số liệu theo yêu cầu( Ban Giám
Hiệu, phụ huynh học sinh, học sinh . . .) về học sinh, thông tin chi tiết đến từng
học sinh, từng lớp, và thông tin về các học sinh vi phạm…

d. Thông kê báo cáo:
Chức năng này thực hiện việc thống kê số liệu theo yêu cầu( Ban Giám
Hiệu, phụ huynh học sinh, học sinh . . .) về học sinh, thông tin chi tiết đến từng
học sinh, từng lớp, và thông tin về các học sinh…
- 18 -
2.2.3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh.
Trong đó có các tác nhân:
+ Ban giám hiệu: Là Hiệu trưởng chỉ đạo chung và 1 Phó hiệu trưởng chỉ
đạo chuyên môn của trường. Khi lãnh đạo có yêu cầu muốn lấy bất kì một thông
tin nào đó từ học sinh thì từ ban quản lý học sinh sẽ phải có trách nhiệm cung cấp
thông tin hoặc các yêu cầu báo cáo thống kê dữ liệu.
+ Giáo viên: Có cả giáo viên chủ nhiệm và giáo viên bộ môn có trách nhiệm
cập nhật thông tin học sinh ban quản lý học sinh, ngoài ra còn phải sửa chữa, bổ
sung.
- 19 -
Thống kê báo cáo, thông
tin học sinh
Lý lịch
của học
sinh
Giáo viên
Học sinh
Quản lý học sinh
THCS
Ban Giám Hiệu
Yªu cÇu
Yêu cầu
Yêu cầu
Cập nhật,
sửa chữa

thông tin,
hồ sơ
2.2.4. Biểu đồ dữ liệu mức đỉnh.
2.3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh
Như trên biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh đã thể hiện, ta thấy các chức năng
chính của chương trình bao gồm:
a . Cập nhật dữ liệu
b. Xử lý,
c. Tìm kiếm
d. Thống kê, báo cáo
Lần lượt phân rã các chức năng này, ta sẽ nhận được biểu đồ luồng dữ liệu
mức dưới đỉnh.
- 20 -
Kết quả xử lý
Yêu
cầu
tìm
Y/c tìm
kiếm
Trả lời tìm kiếm
Cập
nhật
hồ sơ
Yêu cầu
in ấn
Các
báo
cáo
BAN GIÁM
HIỆU

XỬ LÝ (2)
THỐNG KÊ,
BÁO CÁO (4)
CẬP
NHẬT (1)
TÌM KIẾM
(3)
Trả lời tìm
kiếm
Yêu cầu
tìm kiếm
học sinh
HỌC SINH
GIÁO VIÊN
GIÁO VIÊN
HỌC SINH
Kho dữ liệu
Chức năng1: Cập nhật dữ liệu.
Ta phân rã chức năng (a) thành các chức năng sau:
1- Cán bộ quản lý có nhiệm vụ nhập các thông tin trong hồ sơ học sinh vào
bảng học sinh, giáo viên vào bảng giáo viên để tiện cho việc xử lý các kết quả tìm
kiếm thông tin. Cập nhật thông tin về học sinh bao gồm: Mã học sinh, Mã lớp, Họ
tên, Ngày sinh, Giới tính, Dân tộc, địa chỉ….
2- Khi bắt đầu năm học người quản lý nhập danh sách lớp học cho từng khối.
Cập nhật thông tin về lớp học bao gồm: Tên lớp, Khối, Mã số GV….
Cập nhật thông tin về giáo viên bao gồm: Mã số GV, họ tên GV, ngày sinh,
giới tính, mã môn.
Chức năng2: Thông tin học sinh.
- 21 -
Y/c xử lý

Y/c xử lý
Thông tin
Hồ sơ
y/c
K/q xử lý
CHA MẸ
HỌC SINH
HỌC SINH
BAN GIÁM HIỆU
Ghi chú
GIÁO VIÊN
Y/c xử
lý
Thông
tin
K/q xử
lý
K/q xử
lý
Y/c xử
lý
Thông
tin
Chức năng 3: Phân rã chức năng “Tìm kiếm”

- 22 -
Y/c
tìm
học
sinh

theo
lóp
học
Y/c tìm
học sinh
Y/c tìm h.s
theo tên
K/q tìm kiếm
Y/c
tìm
h.s
theo
mã số
TÌM THEO MÃ
SỐ HS
TÌM THEO
LỚP
Học SinhLớp học
TÌM
THÔNG TIN
CỦA HS
Mã hs
BAN GIÁM HIỆU
Kq
tìm
kiếm
K/q tìm kiếm
HỌC SINH
K/q
tìm

kie
m
Y/c tìm học
sinh
K/q
tìm
kiếm
GIÁO VIÊN
TÌM TÊN
CỦA HS
GIÁO VIÊN
K/q
tìm
kiếm
Y/c
tìm
h.s
theo
tên
K/q
tìm
kiếm
Y/c
Tìm
h.s
Y/c tìm học sinh theo
lóp học
K/q
tìm
kiếm

Y/c tìm h.s theo mã số
K/q
tìm
kiếm
Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng “tìm kiếm”
Chức năng 4: Thống kê, báo cáo
Chức năng này bao gồm:
Xem/In danh sách lớp.
Xem/In danh sách học sinh theo lớp.
Xem/In danh sách học sinh vi phạm.
Xem/In danh sách thông tin học sinh.
2.3 Mô hình thực thể liên kết (ER)
Căn cứ vào các chức năng của quản lý điểm ở trường THCS, ta có sơ đồ quan
hệ thực thể liên kết.
- 23 -
CHƯƠNG 3: CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ ĐIỂM THCS
3. Giao diện chính của chương trình.
3.1. Các bảng dữ liệu.
3.1.1 Thiết kế các bảng cơ sở dữ liệu học sinh.
- 24 -
Bảng:
3.1
.2 Thiết kế các bảng cơ sở dữ liệu giáo viên.
- 25 -