Báo Cáo thực tập Quản lý hàng hóa có bằng Access

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Đề tài:Quản lý kinh doanh hàng hóa

LỜI MỞ ĐẦU
Chúng ta đang sống trong mơợt thế giới có nền khoa học phát triển hiêộn
đại. Thế kỷ 20 là thế kỷ của công nghêộ thông tin nói chung và của tin học
nói riêng.Đó là môột trong những thành tựu vĩ đại nhất mà con người đã
đạt được trong thiên nhiên kỷ này . Tin học giữ vai trò đăộc biêột quan trong
hoạt đôộng của toàn nhân loại. Nhân loại ứng dụng tin học vào phục vụ cho
nghiên cứu khoa học, cho cong nghêộ sản xuất, phục vụ cho nghành quản
lý kinh tế, sản xuất kinh doanh, du lịch,y tế tạo điều kiêộn cho nền sản xuất
xã hôội ngày càng phát triển đồng thời giảm bớt đáng kể sức lao đôộng của
con người, đưa mức sống con người ngày càng cao hơn.
Công nghệ thông tin ngày càng phát triển không ngừng, đã thâm nhập
vào mọi lĩnh vực trong cuộc sống. Nó đã cùng với các lĩnh vực khác phát
triển rất mạnh. Công nghệ thông tin phát triển về nhiều mặt, đặc biệt là
công nghệ phần mềm. Các chương trình phần mềm ngày càng phát triển
và ứng dụng rộng rãi đã đem lại nhiều thành tựu to lớn.
Ở Viêột Nam tin học cũng đang hòa nhâộp với thế giới để bắt kịp, sánh vai
cùng sự phát triển chung của các nước trên thế giới. Máy tính đã và đang
dần dần được sử dụng rôộng rãi ở hầu hết các lĩnh vực như kinh tế, văn hóa
xã hôội, giáo dục, y tế, quốc phòng. Tin học đã giúp cho các nhà quản lý
điều hành công viêộc môột cách có khoa học, chính xác, mang lại hiêộu quả
cao hơn so với trước khi chưa đưa máy tính vào.
Quản lý hàng hóa là mơợt trong những ví dụ điển hình về quản lý.Nếu
như không được tin học hóa viêộc quản lý sẽ vất vả hơn rất nhiều với khối
lượng hàng hóa của rất nhiều loại hàng. Hêộ thống quản lý từ trước tới nay
chủ yếu là phương pháp thủ công, thong qua hàng loạt sổ sách rời rạc,
phức tạp nên người quản lý găộp nhiều khó khăn trong viêộc như nhâộp, xuất
thống kê tìm kiếm và giao dịch. Do đó các thơng tin cần quản lý phục vụ

3
SVTH:Bùi Quang Phước
Lớp: CTU081

GVHD:Lê Huy Hoàng


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Đề tài:Quản lý kinh doanh hàng hóa

kinh doanh khơng tránh khỏi sự thừa hoăợc khơng đầy đủ dữ liêộu, sức và
đòi hỏi thêm nữa phương pháp quản lý theo kiểu thủ công lại rất tốn kém
về thời gian, cơng về nhân lực. Chính vì lẽ đó mà viêộc quản lý hàng hóa
với sự trợ giúp của máy tính, tin học ra đời giảm bớt thời gian công sức
cho người quản lý kinh doanh mà còn đảm bảo được yêu cầu “nhanh
chóng-chính xác-hiêộu quả”.
Với những suy nghĩ trên và được sự góp ý, giúp đỡ của thầy cô giáo
em đã quyết định chọn đề tài thực tâộp tốt nghiêộp: “Quản lý hàng hóa”.
Chúng em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Lê Huy Hoàng đã tâộn tình
giúp đỡ, chỉ bảo cho chúng em hoàn thành báo cáo thực tâộp tốt nghiêộp
này.
Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến công ty cổ phần thương mại
và đầu tư phát triển thương mại Bình Minh, đã tạo điều kiêộn thuâộn lợi khi
em thực tâộp tại công ty.Qua quá trình thực tâợp, em tiếp thu được nhiều
kiến thức và kinh nghiêộm quý báu.Những kinh nghiêộm đó giúp em rát
nhiều trong viêộc thực hiêộn báo cáo tốt nghiêộp và công viêộc của em sau
này.Môột lần nữa en xin chân thành cảm ơn tất cả mọi người đã tâợn tình
giúp đỡ và tạo điều kiêộn tốt để em hoàn thành chương trình thực tâợp của

mình.
Em xin chân thành cảm ơn!

4
SVTH:Bùi Quang Phước
Lớp: CTU081

GVHD:Lê Huy Hoàng


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Đề tài:Quản lý kinh doanh hàng hóa

MỤC LỤC

5
SVTH:Bùi Quang Phước
Lớp: CTU081

GVHD:Lê Huy Hồng


LỜI MỞ ĐẦU tập tốt nghiệp
Báo cáo thực

Đề tài:Quản lý kinh doanh hàng3hóa

MỤC LỤC

5

CHƯƠNG 1.GIỚI THIỆU VỀ CƠNG TY

7

I. Giới thiêộu về đơn vị thực tâộp

7

1.1.Giới thiệu tổng quát

7

1.2. Sơ đồ hoạt động kinh doanh của công ty

4

1.3. Chức năng của từng bộ phận

8

II. Tình hình tin học hóa tại cơng ty

10

CHƯƠNG 2.PHÂN TÍCH HỆ THỐNG

11

I. Hệ thống thơng tin quản lý

11
11

1. Một số vấn đề chung về hệ thống thông tin quản ly

11

2. Những đặc điểm của hệ thống thông tin
II.Phân tích thiết kế hêộ thống quản lý kinh doanh hàng hóa
1. Quy trình quản ly bán hàng

12
12
14

2.Sơ đồ phân rã chức năng

17

3. Biểu đồ phân rã chức năng
3.1 Mơ hình luồng dữ liệu

19
26

3.2Mơ hình quan hệ thực thể liên kết

26

3.3 Sơ đồ mối quan hệ dữ liệu

27

CHƯƠNG 3.THIẾT KẾ HỆ THỐNG

27

I.Công cụ sử dụng thực hiêộn đề tài

27

1.Giới thiệu về Microsoft Access

30

II. Xây dựng CSDL vâột lý

33

III.Thiết kế các chức năng chương trình

23

3.1 Giao diện form login

36

3.2 Giao diện chính (main form)

37

3.3 Giao diện hóa đơn

41

3.4 Form giao diện “phiếu nhập”

45

3.5 Form giao diện “Danh mục hàng hóa”
3.6 Giao diện form tìm kiếm hàng hóa
3.7 Giao diên form “Báo cáo tổng hợp”

51
54
56

CHƯƠNG IV.KẾT LUẬN

58

Nhận xét của giáo viên hướng dẫn

SVTH:Bùi Quang Phước
Lớp: CTU081

7

GVHD:Lê Huy Hoàng


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Đề tài:Quản lý kinh doanh hàng hóa

CHƯƠNG I
GIỚI THIỆU VỀ CƠNG TY
I. Giới thiệu về đơn vị thực tập
1.1 Giới thiệu tổng quát
Công ty cổ phần thương mại đầu tư và phát triển Bình Minh địa
chỉ trụ sở chính số 7, ngõ 36 Nguyễn Viết Xuân, phường Khương Mai,
quận Thanh Xuân, thành phố Hà Nội.Công ty được thành lập theo
quyết định số 0103024399 của sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà
Nội và bắt đầu hoạt động kinh doanh từ ngày 9 tháng 5 năm 2008.
Công ty cổ phần thương mại đầu tư và phát triển Bình Minh là
một cơng ty hoạt động trên khá nhiều lĩnh vực như : thương mại, xây
dựng các cơng trình kỹ thuật dân dụng, tư vấn và mơi giới xúc tiến
thương mại …
- Tel: 04.662857358 - Fax:04.662857359
- Email:
- Website: binhminhvn.com.vn

1.2.Sơ đồ hoạt động kinh doanh của công ty :

SVTH:Bùi Quang Phước
Lớp: CTU081

8

GVHD:Lê Huy Hoàng


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Đề tài:Quản lý kinh doanh hàng hóa

BAN GIÁM ĐỐC

PHỊNG KINH
DOANH

PHỊNG KỸ
THUẬT

PHỊNG KẾ TỐN

1.3 Chức năng của từng bơợ phâợn
1.3.1 Ban Giám đớc
Ban giám đớc :
• Điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như các hoạt
động hàng ngày khác của Cơng Ty.
• Chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên
về việc thực hiện các quyền & nhiệm vụ được giao. Kiến nghị
phương án bố trí cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ Công Ty
như bổ nhiệm, miễn nhiệm, đề xuất cách chức các chức danh
quản lý trong Công Ty, trừ các chức danh do Hội đồng Quản trị,
Hội đờng thành viên bở nhiệm.
• Ngoài ra còn phải thực hiện các nhiệm vụ khác & tuân thủ một

số nghĩa vụ của người quản lý Công Ty theo Luật pháp quy định.
Giám đớc :
• Là người điều hành hoạt động hàng ngày của công ty và chịu
trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền
và nhiệm vụ được giao.

SVTH:Bùi Quang Phước
Lớp: CTU081

9

GVHD:Lê Huy Hoàng


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
•

•

Đề tài:Quản lý kinh doanh hàng hóa

Quyết định về tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng
ngày của công ty. Tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng
quản trị. Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án
đầu tư của công ty.
Kiến nghị phương án bố trí cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội
bộ công ty.

1.3.2 Phòng kinh doanh
•

Phòng kinh doanh đảm nhận với chức năng tham mưu cho Ban
giám đốc trong việc xây dựng và triển khai các kế hoạch phát
triển công ty (kế hoạch dài hạn, trung hạn, ngắn hạn,...); tham
mưu trong việc quản lý.
• Điều hành mạng lưới phân phối, kinh doanh sản phẩm, dịch vụ...
trực tiếp chịu trách nhiệm thực hiện các họat động tiếp thị - bán
hàng tới các khách hàng và khách hàng tiềm năng của Doanh
nghiệp nhằm đạt mục tiêu về doanh số, thị phần ...
1.3.3 Phòng kế tốn
•
•

•
•

•
•
•
•
•

Giúp việc và tham mưu cho Giám đốc Công ty trong công tác tổ
chức, quản lý và giám sát hoạt động kinh tế, tài chính, hạch toán
và thống kê.
Theo dõi, phân tích và phản ảnh tình hình biến động tài sản,
ng̀n vốn tại Công ty và cung cấp thông tin về tình hình tài
chính, kinh tế cho Giám đốc trong cơng tác điều hành và hoạch
định sản xuất kinh doanh.
Thực hiện công tác hạch toán kế toán, thống kê theo Pháp lệnh

kế toán và thống kê, Luật Kế toán và Điều lệ của Công ty.
Quản lý tài sản, nguồn vốn và các nguồn lực kinh tế của Công ty
theo quy định của Nhà nước.
Xây dựng kế hoạch tài chính phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh
doanh và kế hoạch đầu tư.
Xây dựng kế hoạch định kỳ về giá thành sản phẩm, kinh phí hoạt
động, chi phí bảo dưỡng định kỳ và sửa chữa nhỏ của Công ty và
các kế hoạch tài chính khác.
Thực hiện chế độ báo cáo tài chính, thống kê theo quy định của
Nhà nước và Điều lệ của Công ty.
Thực hiện các nghĩa vụ đối với NSNN, cổ đông và người lao động
theo luật định.
Xác định và phản ảnh chính xác, kịp thời kết quả kiểm kê định kỳ
tài sản, ng̀n vốn.

SVTH:Bùi Quang Phước
Lớp: CTU081

10

GVHD:Lê Huy Hồng


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
•
•

Đề tài:Quản lý kinh doanh hàng hóa

Lưu trữ, bảo quản chứng từ, sở sách kế toán, bảo mật số liệu kế

toán tài chính theo quy định và điều lệ Công ty.
Thực hiện những nhiệm vụ khác do Giám đốc Cơng ty phân
cơng.

1.3.4 Phòng kỹ thợt
•

Tham mưu giúp việc cho Giám đốc và Lãnh đạo Công ty trong
việc quản lý kỹ thuật, đầu tư, thi công xây dựng.
• Quản lý cơng tác kỹ thuật, thi cơng xây dựng, tiến độ, chất
lượng đối với những gói thầu do công ty ký hợp đồng. Xây dựng
kế hoạch đấu thầu và hờ sơ mời thầu trình cơng ty phê duyệt đối
với các gói thầu do công ty làm chủ đầu tư.
• Có qùn đình chỉ việc gia cơng, sản xuất, lắp đặt các sản phẩm
không đạt yêu cầu tiêu chuẩn kỹ thuật, mất an toàn cho người
sản xuất và người sử dụng, đồng thời báo cáo ngay với lãnh đạo
công ty .
1.3.5 Lĩnh vực hoạt đôộng
Công ty cổ phần thương mại đầu tư và phát triển Bình Minh là một
công ty hoạt động trên khá nhiều lĩnh vực như : thương mại, xây dựng
các cơng trình kỹ thuật dân dụng, tư vấn và môi giới xúc tiến thương
mại …
Công ty cổ phần thương mại đầu tư và phát triển Bình Minh là nhà
phân phối cho các thương hiệu điều hòa nổi tiếng trên thế giới và trong
nước như: DAIKIN-CARRIER-FUJITSU-PANASONIC-NAGAKAWAFUNIKI
II. Tình hình tin học hóa tại cơng ty
Hiện nay, vấn đề áp dụng công nghệ thông tin đang đươc đưa lên hàng
đầu nhất là đối với các ngành quản lý kinh doanh nói chung và công ty
cổ phần thương mại đầu tư và phát triển Bình Minh nói riêng.Cơng
nghệ thơng tin được đưa vào nhằm hoàn chỉnh hóa hệ thống giao dịch

và quản lý hàng hóa của công ty , nhằm tăng khả năng hoạt động ,
giảm bớt số lượng nhân viên quản lý, đảm bảo chính xác và độ bảo
mật, an toàn dữ liệu cao.

SVTH:Bùi Quang Phước
Lớp: CTU081

11

GVHD:Lê Huy Hoàng


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Đề tài:Quản lý kinh doanh hàng hóa

Vì những lý do đó mà việc thay thế và nâng cấp mới hệ thống quản lý
kinh doanh đang là vấn đề cấp bách cho ngành kinh doanh.

Chương 2
PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
I. Hệ thớng thơng tin quản lý
1. Mơợt số vấn đề chung về hêộ thống thông tin quản lý
Bước đầu tiên cần thực hiêộn triển khai đề án tin học hóa quản lý
kinh doanh hàng hóa tại công ty cở phần thương mại và đầu tư phát
triển Bình Minh là phải khảo sát hề thống tổ chức chức năng từng bôộ
phâộn của công ty,cách tổ chức làm viêộc và cách thức kinh doanh hàng
hóa diễn ra như thế nào.Thông tin nhâộp xuất , thông tin khách hàng,
nhà cung cấp chính,đối tác của công ty. “Hêộ thống quản lý phải là môột
tâộp hợp các phần tử có các ràng buôộc lẫn nhau để cùng hoạt đôộng

nhằm đạt được hiêộu quả, mục đích.thiết thực tại công ty. Từ đó rút ra
những phương pháp cũng như các bước thiết kế xây dựng môột hêộ
thống phần mềm quản lý hàng hóa được tin học hóa mạng lại kết quả
tốt.
2. Những đăộc điểm của hêộ thống thông tin
2.1 Phân cấp quản lý
Hêộ thống quản lý trước tiên là hêộ thống được tổ chức từ trên xuống
dưới, có chức năng tổng hợp thông tin giúp lãnh đạo quản lý thống
nhất trong toàn hêộ thống. Và thông tin được tổng hợp từ dưới lên trên
và truyền từ trên xuống.
2.2 Luồng thông tin vào

SVTH:Bùi Quang Phước
Lớp: CTU081

12

GVHD:Lê Huy Hoàng


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Đề tài:Quản lý kinh doanh hàng hóa

Trong mơợt hêợ thống thơng tin quản lý có những thông tin đầu vào khác
nhau, từ khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên...
-

Những thông tin đầu vào là cố định và ít thay đổi, mang tính
chất thay đổi lâu dài.

-

Những thông tin về hàng hóa, thông tin về nhà cung cấp, công
nghêộ … có tính chất thay đổi thường xuyên phải luôn câộp nhâột và
xử lý.

-

Những thông tin tổng hợp, được tổng hợp từ các thông tin cấp
dưới phải xử lý định kỳ theo thời gian.

2.3 Luồng thông tin đầu ra
Được thông tin tổng hợp từ thông tin đâộu vào như hành hóa ,nhân
viên, nhà cung cấp, khách hàng… Và phuộ thược vào nhu cầu quản lý
trong từng trường hợp cuộ thể .
Bảng biểu và báo cáo là những thông tin đầu ra quan troộng dược tổng
hợp phuộc vuộ cho nhu cầu quản lý của hêộ thống, nó phải ánh muộc đích
của quản lý của hêộ thống.Các bảng biểu báo cáo phải đảm bảo chính
xác kiợp thời.
2.3 Mơ hình môột hêộ thống quản lý
- Câộp nhâột thông tin có tính chất cố điộnh lưu trữ tra cứu
- Câộp nhâột thông tin có tính thay đổi thường xuyên
- Lâộp sổ sách báo cáo
- giao diêộn mà hình hợp lý giảm tối đa các thao tác cho người nhâộp dữ
liêộu và tìm kiếm.
2.4 Các bước xây dựng hêộ thống quản lý
- Nghiên cứu sơ bôộ và xác lâộp dự án
- Phân tích thiết kế hêộ thống
- Thiết kế tổng thể

- Thiết kế chi tiết
- Kiểm tra và cài đăột

II.Phân tích thiết kế hệ thống quản lý kinh doanh tại công ty cơ
phần thương mại và đầu tư phát triển Bình Minh
1. Quy trình quản lý bán hàng: Giới thiêợu về hoạt đông của hệ
thống quản lý kinh doanh hàng hóa

SVTH:Bùi Quang Phước
Lớp: CTU081

13

GVHD:Lê Huy Hoàng


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Đề tài:Quản lý kinh doanh hàng hóa

Hoạt đơợng quản lý kinh doanh hàng hóa của công ty cổ phần thương
mại đầu tư và phát triển Bình Minh dự trên thơng tin như sau:
Khi khách hàng muốn mua mơợt măợt hàng nào đó thì ghi các
thơng tin vào đơn đăột hàng và đưa cho nhân viên công ty, nhân viên
căn cứ vào thông tin trên để kiểm tra TT DS măột hàng cho khách, nếu
trong DS măợt hàng còn hàng thì giao cho khách. Nếu kiểm tra DS măợt
hàng khơng còn thì nhân viên phải liên hêộ với nhà cung cấp đăột hàng
mua mà công ty còn thiếu.
Nếu khách hàng yêu cầu môột măột hàng mới, thì người quản lý
nhân viên kinh doanh có trách nhiêợm tìm nhà cung cấp mới có đủ khả

năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng . Sau đó câộp nhâột nhà cung
cấp mới đó vào hêộ thống quản lý của cơng ty tiêợn liên lạc và tiêợn theo
dõi.
Quá trình nhâợp xuất hàng bao gồm các vấn đề :
- Hàng sẽ nhâộp theo đơn đăột hàng , nhân viên sẽ có nhiêộm vụ
kiểm tra lại Hóa đơn nhâộp, đối chiếu số lượng và đơn giá ghi trên
phiếu nhâộp (với măột hàng cũ), còn khi nhâợp măợt hàng mới thì
nhân viên phải câộp nhâột măột hàng mới đó vào hêộ thống thông tin
quản lý của công ty. Đối tượng nhâộp là các măột hàng phục vụ
cho viêộc kinh doanh của công ty.Nhâộp xong nhân viên tiến hành
kiểm tra lại hóa đơn nhâộp và với lượng hàng trong DS măột hàng.
- Tiếp theo ta tổng hợp hàng hóa nhâộp, lâộp danh sách báo cáo
thống kê từng măột hàng đã nhâộp với số lương bao nhiêu.báo cáo
lượng hàng còn trước khi nhâộp bổ xung vào DS măột hàng .
- Hàng sẽ được xuất theo đơn đăột hàng , nhân viên có nhiêộm vụ
kiểm tra đơn hàng sau đó lâộp và lưu HĐ xuất hàng. Đối tượng
xuất là những măột hàng, sản phẩm ro công ty nhâộp về hoăộc đã
lắp giáp cài đăột của công ty, với yêu cầu của khách hàng.
- Mã hàng được đăợt theo quy định của cơng ty. Chương trình có
chức năng theo dõi viêộc xuất hàng, đưa danh sách phân loại theo
măột hàng xuất, phân loại theo khách hàng để phục vụ thuâộn lợi
cho công tác quản lý TT xuất hàng hóa của cơng ty. Với hàng
hóa x́t thì phải lâộp danh sách thống kê theo số lượng từng măột
hàng dã xuất ra với số lượng0 là bao nhiêu.
- Báo cáo lượng tồn sau khi xuất (trong khoảng thời gian nào đó)
Các măột hàng nhâp, xuất ra hằng ngày , số lượng hàng, thành
tiền.
- Các thông tin về khách hàng, nhà cung cấp phải đượck lưu trưu
chi tiết cụ thể ( ma kh, tên kh,nhà cung cấp hàng, địa chỉ và các
thông tin liên quan) để tiêộn cho viêộc giao dịch. Các hóa đơn

chứng từ xuất phải được kê khai chi tiết.,chính xác thông tin lien
quan đến viêộc mua bán.

SVTH:Bùi Quang Phước
Lớp: CTU081

14

GVHD:Lê Huy Hoàng


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
-

Đề tài:Quản lý kinh doanh hàng hóa

Các chứng từ hóa đơn phải được lưu trữ thành hêợ thống để phục
vụ giao dịch, và tìm kiếm.
Hàng hóa trong DS măột hàng phải được lưu trữ riêng để theo dõi
hàng tồn ,DS hàng cần được theo dõi thường xuyên.

* Để xây dưng thiết kế môột hêộ thống thơng tin quản lý thì vấn đề
đầu tiên là phải phân tích hêợ thống nhằm tìm và lựa chọn giải pháp
thích hợp và biê pháp cụ thể.
Phân tích là công viêợ đầu tiên của quá trình xây dựng hêợ thống
quản lý trên máy tính. Nó là giai đoạn quan trọng nhất vì kết quả của
giai đoạn này cho ta hướng của hêộ thống mới dựa trên kết quả phân
tích, đó là căn cứ cho ta thiết kế sau này.
Công ty cở phần thương mại đầu tư và phát triển Bình Minh hiện đang
sử dụng hệ thống quản lý kinh doanh hàng hóa chạy trên nên hệ quản

trị Access và FoxPro .
Hệ thống này nhìn chung có nhiều ưu điểm đờng nhất, chạy nhanh,
kích thước dữ liệu nhỏ, không đòi hỏi máy cấu hình cao. Nhưng lại chỉ
phù hợp với tình hình kinh tế trước đây của cơng ty. Giờ cơng ty đã
phát triển và có nguồn tài chính khá dồi dào nên cần tới một hệ thống
quản lý với độ chính xác cao hơn, an toàn và bảo mật . Đặc biệt là
giảm bớt được nhân sự quản lý trong công ty cũng là vấn đề quan
trọng nhất.
2.Sơ đồ phân rã chức năng
2.1 Các chức năng mức đỉnh:
Quản lý hàng hóa

Danh muc
̣

SVTH:Bùi Quang Phước
Lớp: CTU081

15

GVHD:Lê Huy Hồng


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Đề tài:Quản lý kinh doanh hàng hóa

Nhâợp hàng
X́t hàng
Lâợp báo cáo

Tìm kiếm
2.2-Các chức năng mức dưới đỉnh:
2.2.1 Chúc năng “Danh mục”
Hỗ trợ người quản lý trông công viêộc câộp nhâột, thông tin về hàng hóa,
nhân viên,nhà cung cấp, khách hàng…

Danh muc
Danh Mục Hàng hóa

Danh Mục Nhân Viên

Danh Mục Nhà CC
Danh Mục Khách Hàng

Hình 2:

Sơ đờ phân rã chức năng “Danh mục”

2.2.2 Chức năng “Xử Lý Nhâộp.
Hỗ trợ cho người quản lý trong công viêộc quản lý thông tin nhâộp về
nhà cung cấp, thông tin măột hàng , xử lí công viêộc nhâộp hàng hóa.

SVTH:Bùi Quang Phước
Lớp: CTU081

16

GVHD:Lê Huy Hoàng

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Đề tài:Quản lý kinh doanh hàng hóa

Nhâợp hàng
Lập đơn nhập hàng
Lập danh sách nhà cung cấp

Lập danh sách khách hàng
Hình 3: Sơ đờ phân rã chức năng “ Nhâộp hàng”

2.2.3 Chức năng “ Xử lý xuất “
- Hỗ trợ người quản lý trong công viêộc thong tin khách hàng, thong tin
hàng tồn kho,xử lý công viêộc xuất hàng hóa...
Sơ đồ phân rã chức năng “ Xuất hàng’

Xuất Hàng
Nhận đơn đặt hàng
Lập hóa đơn xuất
Lập danh sách khách hàng
Kiểm tra hàng tồn
Hình 4: Sơ đờ phân rã chức năng “ Xuất hàng’
2.2.4 Chức năng “Báo cáo”

SVTH:Bùi Quang Phước
Lớp: CTU081

17

GVHD:Lê Huy Hoàng

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Đề tài:Quản lý kinh doanh hàng hóa

- Giúp người quản lý trong viêợc báo cáo hóa đơn nhâộp xuất, hàng
tồn,báo cáo hàng đã nhâộp xuất, báo cáo doanh thu trong những thời
gian khác nhau .

Lâộp báo cáo
Lập báo cáo nhập xuất
Lập báo cáo hàng tồn
Lập báo cáo doanh thu
Hình 5: Sơ đờ phân rã chức năng “ Báo cáo “

2.2.5 Chức năng “ Tìm kiếm “
Cung cấp khả năng tìm kiếm những thơng tin của nhà cung cấp,
các măột hàng đang kinh doanh cũng như những thông tin về khách
hàng hay nhà cung cấp, nhân viên của cơng ty.

Tìm kiếm
Tìm hàng hóa
Tìm nhân viên
Tìm nhà cung cấp

Tìm khách hàng
Hình 6: Sơ đờ phân rã chức năng “ Tìm kiếm “

SVTH:Bùi Quang Phước

Lớp: CTU081

18

GVHD:Lê Huy Hồng


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Đề tài:Quản lý kinh doanh hàng hóa

Sau khi phân tích từng chức năng trong hêợ thống ta đưa ra sơ đồ phân
rã chức năng cử hêộ thống thông tin” Quản lý hàng hóa” .

3. Biểu đờ phân rã chức năng

Quản lý hàng hóa

Danh mục
Danh mục
hàng hóa

Danh mục
nhân viên
Danh mục
nhà cung cấp

Nhâợp hàng
Lâợp đơn
nhâợp hàng

Lâợp danh sách
nhà cung cấp
Lâộp danh sách
hàng

Danh mục
khách hàng

SVTH:Bùi Quang Phước
Lớp: CTU081

Xuất hàng

Tìm kiếm

Báo cáo

Nhâợn đơn đăợt
hàng

Tìm kiếm
hàng hóa

Báp cáo
nhâợp x́t

Lâợp hóa đơn
x́t

Tìm kiếm

nhân viên

Báo cáo
hàng tồn

Lâợp danh
sách khách
hàng

Tìm kiếm nhà

Báo cáo
doanh thu

Kiểm tra
hàng tồn

Tìm kiếm
khách hàng

19

cung cấp

GVHD:Lê Huy Hồng


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Đề tài:Quản lý kinh doanh hàng hóa

Hình 7: Sơ đờ phân rã chức năng chi tiết “ Quản lý hàng hóa”
Quy ước biểu diễn trong sơ đồ:
- Chức năng hoaột đôộng lien quan đến sự biết đổi hoăộc
tác đôộng lên dữ liêộu. Tên chức năng gồm đôộng từ và có
thể kèm theo bổ ngữ tóm tắt về chức năng đó.

-

Kho dữ liệu,là nơi tập trung dữ liệu để hệ thống khai thác.

- Tên kho dữ liệu là danh từ vaftinhs từ chỉ loại dữ liệu cần lưu
trữ

-

Dòng dữ liệu chỉ luồng dữ liệu đi từ các tác nhân, kho dữ
liệu đi từ các chức năng náy đến các chức năng sử ly khác

- Tên loại dữ liệu gồm các tính từ và các tính từ bổ ngữ về các
loại dữ liệu lưu chuyển.

-

Dòng dữ liêộu hai chiều, Câộp nhâột thong tin chức
năng đến các kho dữ liêộu và ngược lại.

- Biểu diễn các chức năng xử lý của hêợ thống

3.1 Mơ hình l̀ng dữ liệu

3.1.1 Sơ đò luồng dữ liệu mức ngữ cảnh(múc 0)

Danh sách hàng

Danh sách hàng

Hóa đơn hàng

Đơn mua hàng

Nhà cung cấp

Báo giá

SVTH:Bùi Quang Phước
Lớp: CTU081

Quản lý
hàng hóa

20

Qu¶n

Hóa đơn bán

Khách hàng

GVHD:Lê Huy Hồng

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Đề tài:Quản lý kinh doanh hàng hóa

Đơn đăợt hàng
Nơợp th́

Kho bạc

Báo cáo

Thơng tin Cs th́

Giám đớc

Chỉ đ̣o

Hình 8: Sơ đờ ngữ cảnh

3.1.2 Biểu đờ l̀ng dữ liêộu mức đỉnh

TT nhà cung cấp mới,DS hàng mới
Cập nhật nhân viên mới

Người quản lý/ Lãnh đạo

Cập nhật TT NCC mới
DS nhân vien
`

Thơng tin khách hàng mới
Thơng tin tìm kiếm

DS NCC
Lưu TT nhân viên
Danh mục

Nhà cung cấp

DS nhân viên

Lưu TT NCC mới
Cập nhật khách hàng mới
DS khách hàng
Luu TT khách mới

Yêu cầu tìm kiếm
Tìm kiếm
Khách hàng

Đơn đặ hàng
DS mặt hàng

Bảng báo giá
HĐ Mua
DM hàng

Xuất
hàng

Nhâộp
hàng

SVTH:Bùi Quang Phước
Lớp: CTU081

21

Đơnđặthàng
HĐ bán
DS mặt hàng

GVHD:Lê Huy Hoàng


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Đề tài:Quản lý kinh doanh hàng hóa

DS NCC
HĐ nhập

DS khách hàng

TT nhập

HĐ x́t

TT x́t

Báo cáo
Thơng tin thuế

Báo cáo hàng tồn

Nộp thuế

Báo cáo nhập xuất
Báo cáo doanh thu
Chỉ thi

Kho
Chỉ thi bạc

Giám đớc

Hình 9: Sơ đồ luồng dữ liêộu mức đỉnh
3.1.3 Mô hình luồng dữ liêộu mức dưới đỉnh(Chức năng nhâộp hàng)
Câộp nhâột DS hàng
Lưu DS hàng

Lâộp danh
sách hàng

Thông tin DS hàng

Dòng HĐ nhâộp
HĐ nhâộp

Câộp nhâột lượng hàng
Danh sách hàng

DS hàng

Lâợp đơn
nhâợp hàng

DS NCC

Thanh tốn

Nhà cung cấp

HĐ thanh toán

TT nhâợp

SVTH:Bùi Quang Phước
Lớp: CTU081

22

GVHD:Lê Huy Hồng


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Câộp nhâột NCC
Lưu thông tin NCC

Đề tài:Quản lý kinh doanh hàng hóa

Lâợp DS
nhà cung
cấp

Thơng tin NCC mới

Hình 10: Biểu đờ l̀ng dữ liêợu mức dưới đỉnh “Nhâộp hàng”

3.1.4Mô hình luồng dữ liêộu mức dưới đỉnh ( Chức năng xuất
hàng)
Câộp nhâột khách hàng
Lưu khách hàng mới

Lâộp danh sách
khách hàng

Thông tin khách hàng mới

DS măột hàng

Nhâộn đơn
đăột hàng
DS khách hàng

Thông tin đơn hàng

Đơn mua hàng

Trả lời đơn

Khách hàng

Hóa đơn thanh toán

Lâợp hóa
đơn x́t
hàng

SVTH:Bùi Quang Phước
Lớp: CTU081

23

GVHD:Lê Huy Hoàng


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

HĐ xuất

Đề tài:Quản lý kinh doanh hàng hóa

TT x́t Thơng tin hàng tờn

TT tờn

Kiểm tra

hàng tồn

DS măợt hàng

Thơng tin măợt hàng cần mua

Hình 11:Sơ đờ luồng dữ liêộu mức dưới đỉnh( Chức năng xuất hàng)

3.1.5 Mô hình luồng dữ liêộu mức dưới đỉnh “ Chức năng lâộp báo
cáo”)

TT xuất
TT nhâộp

Báo cáo hàng nhâộp xuất
Lâộp báo cáo
nhâộp xuất

Yêu cầu
DS măột hàng

HĐ nhâộp

HĐ xuất
Báo cáo hàng tồn
Lâộp báo cáo
hàng tồn

HĐ xuất

SVTH:Bùi Quang Phước
Lớp: CTU081

Yêu cầu
Lãnh đạo

DS tồn hàng

24

GVHD:Lê Huy Hoàng


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Đề tài:Quản lý kinh doanh hàng hóa

TT hàng tờn
u cầu
Lâợp báo cáo
doanh thu

TT nhâợp x́t

Báo cáo doanh thu

Sở doanh thu
Hình 12: Sơ đờ l̀ng dữ liêộu mức dưới đỉnh “ Chức năng báo cáo”

3.1.6 Mô hình luồng dữ liêợu mức dưới đỉnh “ Chức năng tìm kiếm”

DS măợt hàng
Tìm theo
Thơng tin măợt hàng t hàng
măợ

u cầu tìm kiếm
Thơng tin cần tìm

Ds nhân viên

Thơng tin nhân viên
Thơng tin nhà CC

Tìm theo
nhân viên

Tìm theo
nhà CC

u cầu tìm kiếm
Thơng tin cần tìm kiếm

Người quản lý/Lãnh đạo

Thơng tin cần tìm
u cầu tìm kiếm

Ds nhà CC
Thơng tin khách hàng

Tìm theo
khách
hàng

Thơng tin cần tìm
Yêu cầu tìm kiếm

DS khách hàng

SVTH:Bùi Quang Phước
Lớp: CTU081

25

GVHD:Lê Huy Hoàng


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Đề tài:Quản lý kinh doanh hàng hóa

Hình 13: Sơ đờ l̀ng dữ liêợu mức dưới đỉnh “chức năng tìm kiếm”

3.1.7 Mơ hình luồng dữ liêợu mức dưới đỉnh “ Chức năng danh mục”

DS hàng
Lưu DS hàng

Cập nhât TT hàng mới
Danh mục

hàng hóa

Thơng tin nhà cung cấp
Thơng tin hàng hóa

DS nhân viên
Lưu DS nhân viên

Nhà cung cấp

Danh mục
nhân viên

Cập nhật TT NV mới
Cập nhập TT NCC mới
Lưu DS nhà CC

Danh mục
nhà CC

DS nhà CC
Lưu DS khách hàng

Danh mục
khách hàng

Người quản
lý

Thông

tin
khách
hàng
Yêu cầu nhập TT khách mới mới
Khach hang

DS hàng hóa

Hình 14: Sơ đồ luồng dữ liêợu mức dưới đỉnh “Chức năng danh mục”

SVTH:Bùi Quang Phước
Lớp: CTU081

26

GVHD:Lê Huy Hoàng


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

3.2

Đề tài:Quản lý kinh doanh hàng hóa

Mơ hình quan hêợ thực thể liên kết

Hình 15:Mơ hình quan hêộ thực thể
3.3 Sơ đồ mối quan hêộ dữ liêợu

SVTH:Bùi Quang Phước

Lớp: CTU081

27

GVHD:Lê Huy Hồng


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Đề tài:Quản lý kinh doanh hàng hóa

Mơ hình này là lược đờ cơ sở dữ liệu của hệ thống. Đây là bước trung
gian chuyển đổi giữa mơ hình thực thể và mơ hình vật lý dữ liệu,
chuẩn bị cho việc cài đặt hệ thống.
Từ mô hình thực thể ở trên ta chủn thành mơ hình tổ chức dữ liệu
của bài toán như sau :
CHITIET_HD( mahd, mahh, sl, dongiaban, thanhtien, bảo hành)
CHITIET_PHIEUNHAP(mapn,mahh,
sl,
dongianhap,baohanh,
thanhtien)
HANGHOA(mahh, tenhh ,dvt, sltonDK, trtonDK )
HOADON(mahd, ngaylhd, makh, manv)
KHACHHANG(makh, tenkh, diachi, dt)
NHACUNGCAP(mancc, tenncc, diachi, dthoai, tinhtp)
NHANVIEN(manv,tennv,
ngaysinh,
gioitinh,
diachi,
chucvu,

dienthoai)
PHIEUNHAP(mapn, ngaynhap, manv, mancc)
PHIEUCHI(mapc, ngaychi, manv, mancc, loaichi, sotien)
PHIEUTHU(mapt, ngaythu,manv, makh, sotienchi)

CHƯƠNG 3
THIẾT KẾ HỆ THỐNG
I.Công cuộ sử duộng thực hiêộn đề tài
1.1Giới thiệu về Microsoft Access
Microsoft Access là một hệ quản trị Cơ sở dữ liệu. lưu trữ và tìm
kiếm dữ liệu, biểu diễn thơng tin và tự động làm nhiều nhiệm vụ khác
nữa. Với việc sự dung Access, chúng ta có thể phát triển các ứng dụng
một cách dễ dàng và nhanh chóng.
Access cũng là một ứng dụng mạnh trong môi trường Windows
và là một sản phẩm chạy trong môi trường Microsoft Windows nên mọi
thế mạnh của Windows cũng thể hiện được trong Access. Bạn có thể
cắt, dán dữ liệu từ bất cứ một ứng dụng trong môi trường Windows
nào cho Access và ngược lại. Bạn cũng có thể liên kết các đối tượng
OLE ( Object Lingking and Embedding) trong Excel, Paintbrush và
Word for Windows vào trong môi trường Access.

SVTH:Bùi Quang Phước
Lớp: CTU081

28

GVHD:Lê Huy Hoàng