Báo cáo Khảo sát tổ chức bộ máy và công tác văn thư của cơ quan

LỜI NÓI ĐẦU
Bất kỳ một cơ quan nào dù là cơ quan Đảng hay cơ quan Nhà nước, nếu
muốn thực hiện công tác quản lý, thể hiện chức năng nhiệm vụ quyền hạn
của mình đều phải thông qua hệ thống văn bản . Nếu việc quản lý văn
bản của cơ quan được thực hiện không tốt sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt
động của cơ quan, gây mất mát thông tin, thhiếu thông tin . Việc tổ chức
quản lý văn bản là rất cần thiết trong công tác quản lý . Vì vậy công tác
văn thư rất quan trọng, công tác văn thư đảm bảo cung cấp một cách kòp
thời đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết, phục vụ nhiệm vụ quản
lý Nhà nước của mỗi cơ quanđơn vò nói chung, giúp co việc giải quyê1t
mọi công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác và có năng suất,
chất lượng, đúng đường lối và chế độ .
Trước đây ở một số cơ quan do chưa hiểu hết tầm quan trọng của công
tác văn thư hoặc do điều kiện chưa tuyển dụng được, công tác văn thư do
một người chưa qua đào tạo nghiệp vụ văn thư đảm nhiệm hoặc do một
người làm công tác khác kiêm nhiệm thêm . Vì chưa được học tập về
nghiệp vụ văn thư nên việc tổ chức quản lý văn bản chưa đúng quy đònh
còn nhiều thiếu so11t dẫn đến thể hiện sai đường lối chính sách của Đảng
và nhà nước, ý kiến chỉ đạo của cấp trên, phản ánh tình hình của cơ quan
cấp dưới …nh hưởngtrực tiếp đến con người trong cơ quan Nhà nước và
trong xã hội . Công tác văn thư đòi hỏi người làm công tác văn thư phải có
kiến thức về nghiệp vụ văn thư và phải vận dụng sáng tạo những kiến
thức đó vào thực tế sao cho công tác văn thư được thực hiện tốt nhất .
Chính vì vậy, hàng năm ngoài các lớp chính quy tại trường, trường
Trung học Văn thư- Lưu trữ TW II còn mở thêm các lớp tại chức ở các
tỉnh, các huyện để tạo điều kiện cho những người chưa được học nghiệp vụ
văn thư đang làm công tác văn thư mà lại không có điều kiện đến tại
trường học được vừa học vừa làm .
Mặc dù vừa học vừa làm nhưng việc vận dụng những kiến thức đã học
vào thực tế công việc còn rất hạn chế . Vì vậy cuối mỗi khoá học mỗi học
viên sẽ tự thực tập tại cơ quan mình đang công tác, vận dụng những lý

thuyết đã học vào thực tế để nâng cao chất lượng công việc, giúp cho việc
tổ chức quản lý văn bản của cơ quan được chặt chẽ .
Với những kiến thức đã học tôi áp dụng vào cơ quan mình là đơn vò
hành chính sự nghiệp với tất cả các khâu như : tổ chức quản lý văn bản
đến, tổ chức quản lý văn bản đi, nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan . Đợt thực
tập giúp tôi có thể làm việc tốt hơn, hoàn thành nhiệm vụ được giao . Được
như vậy là nhờ sự hướng dẫn tận tình của các thầy cô và sự giúp đỡ của
Ban giám hiệu, giáo viên trong trường đã tạo mọi điều kiện giúp đỡ tôi
trong đợt thực tập này . Thời gian thực tập vừa qua còn giúp tôi nhận thức
được tầm quan trọng của việc vận dụng lý thuyết vào thực tế để thực hiện
công tác văn thư tốt hơn . Song do trường là đơn vò nhỏ (Trường tiểu học )
và thời gian cũng có hạn nên còn nhiều thiếu sót .
Cẩm Mỹ, ngày 10 tháng 9 năm 2004
HỌC VIÊN
Phạm Thò Mai Duyên
BẢN TỰ NHẬN XÉT
Sau khoá học tại trung tâm Giáo dục thường xuyên huyện Xuân Lộc tôi
được về thực tập tại cơ quan đang công tác - trường Tiểu học Hoà Bình .
Trong hai tháng thực tập tôi được sự giúp đỡ của Ban giám hiệu và giáo
viên trong trường đã tạo điều kiện thuận lợi cho tôi hoàn thành đợt thực
tập này . Tuy đã vận dụng được một số kiến thức đã học vào công tác văn
thư nhưng do thời gian có hạn nên chưa vận dụng được nhiều kiến thức vào
công việc .
Bản thân tôi rất mong được sự quan tâm chỉ dẫn của Ban giám hiệu và
giáo viên trong trường Tiểu học Hoà Bình và thầy cô của trường để tôi có
thể vận dụng tất cả kiến thức đã học vào công tác văn thư, hoàn thành tốt
công việc được giao .
XÁC NHẬN CỦA BGH TRƯỜNG TH HOÀ BÌNH
HỌC VIÊN
Phạm Thò Mai Duyên

KHẢO SÁT TỔ CHỨC BỘ MÁY
VÀ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA
CƠ QUAN
1 . Khảo sát tổ chức bộ máy của cơ quan, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan :
Tên trường : Trường Tiểu học Hoà Bình
Đòa chỉ : Xã Sônjg Ray, huyện Cẩm Mỹ, tỉnh Đồng Nai .
QÚA TRÌNH THÀNH LẬP VÀ PHÁT TRIỂN CỦA TRƯỜNG
Do yêu cầu phát triển dân số theo cơ học tại đòa phương ngày càng đông, vì
thế nhu cầu học tập của học sinh càng thêm lớn mạnh . Đồng thời cũng theo
phân cấp các cấp học : Tiểu học, trung học cơ sở và trung học phổ thông theo
quy đònh của Bộ Giáo dục và Đào tạo .
Trường Tiểu học Hoà Bình được tách ra hoạt động độc lập từ trừơng Phổ
thông cơ sở Sông Ray theo Quyê11t đònh số 37/ QĐTC của giám đốc Sở Giáo
dục và Đào tạo Đồng Nai ký ngày 17 tháng 12 năm 1993 .
Trường tiểu học Hoà Bình là một trong những trường nằm trong hệ thống
giáo dục bậc tiểu học trong cả nước . Trường đóng trên đòa bàn p 10, xã
Sông Ray, huyện Cẩm Mỹ, tỉnh Đồng Nai . Thuộc loại hình hành chính sự
nghiệp, trường đã có bề dày hoạt động 11 năm .
TỔ CHỨC BỘ MÁY HIỆN NAY
Thực hiện theo quyết đònh số 37/ QĐTC của giám đốc sở Giáo dục và Đào
tạo Đồng Nai quy đònh tổ chức bộ máy của nhà trường gồm có :
- 01 hiệu trưởng
- 01 phó hiệu trưởng
Các tổ khối chuyên môn :
- Tổ khối 1
- Tổ khối 2
- Tổ khối 3
- Tổ khối 4
- Tổ khối 5
*Tổ văn phòng

Trường có nhiệm vụ giáo dục và đào tạo học sinh cấp tiểu học từ lớp 1
đến lớp 5 . Quyền hạn của trường là tổ chức quản lý, giảng dạy, học tập
của giáo viên và học sinh theo quy đinh của Bộ Giáo dục và Đào tạo .
-
1. Khảo sát tình hình công tác văn thư của cơ quan :
1.1 . Đặc điểm tình hình công tác văn thư :
a/ Thuận lợi
b/ Khó khăn :
- Trường chỉ có một văn phòng là nơi làm việc của tất cả các bộ phận .
- Văn thư chỉ có 2 tủ hồsơ dùng chung với chuyên trách phổ cập .
- Trường có một máy vi tính dùng chung cho cả trường.
- Chưa có tổ chức bộ máy văn thư .
Biên chế văn thư : chưa có, chỉ là hợp đồng vụ việc, đang theo học lớp tại
chức văn thư lưu trữ khoá 38 mở tại trung tâm GDTX huyện Xuân Lộc
2.2 Công tác chỉ đạo của cơ quan
BGH quan tâm, tạo điều kiện cho văn thư làm việc tốt như : mua sắm văn
phòng phẩm và các vật dụng cần thiết cho công tác văn thư .
-Chưa ban hành văn bản chỉ đạo hướng dẫn về nghiệp vụ văn thư mà chỉ
chỉ đạo bằng mệnh lệnh lời nói .
-Tạo điều kiện cho văn thư nâng cao nghiệp vụ : cử người khác làm giúp
công việc có thể khi văn thư chưa về kòp mà lại cần gấp .
Bản thân văn thư :
-Cố gắng học hỏi thêm nậng cao trình độ nghiệp vụ đểhoàn thành tốt hơn
công tác văn thư . Ngoài ra còn học hỏi các thầy cô trong trường để có
thêm kiến thức về môi trường sư phạm .
- Cố gắng hoàn thành tốt công việc trước khi đi học .
3 Ban hành và sử dụng văn bản
1. Quyết đònh :
Quyết đònh là loại văn bản dùng để quy đònh hoặc đònh ra chế độ chính
sách hay áp dụng chế độ, chính sách cho đối tượng nào đó .

Trường chỉ ban hành quyết đònh cá biệt :
Trường Tiểu học Hoà Bình được quyền ra các quyết đònh dùng để : Khen
thưởng cán bộ – giáo viên – nhân viên và học sinh đạt thành tích trong
các đợt thi đua , trong kết quả học tập cuối kỳ , cuối năm; Quyết đònh trao
học bổng, áo trắng do trường vận động được cho học sinh nghèo vượt khó
học giỏi, quyết đònh thi lại xét lên lớp .
Ví dụ :
QUYẾT ĐỊNH CỦA HIỆU TRƯỞNG
TRƯỜNG TIỂU HỌC HOÀ BÌNH
Về việc khen thưởng học sinh đạt thành tích cao năm học 2002-2003
b. Báo cáo :
Báo cáo là loại văn bản dùng để phản ánh tình hình hoạt động của một cơ
quan, một cá nhân hoặc để trình bày các kết quả đạt được trong hoạt động
của một cơ quan, một cá nhân hoặc phản ánh một sự việc bất thường xảy
ra trong một khoảng thời gian nhất đònh . Trường Tiểu học Hoà Bình
thường ban hành các loại báo cáo như : Báo cáo sơ kết, báo cáo tổng kết,
báo cáo nhanh (đột xuất), báo cáo về việc thực hiện các văn bản chỉ đạo
của cấp trên về một vấn đề nào đó .
Ví dụ :
BÁO CÁO
Về việc tổ chức Tết Trung thu năm 2003 cho học sinh
c. Thông báo :
Thông báo là loại văn bản dùng để thông báo cho đòa phương, phụ huynh
học sinh và học sinh biết về các công việc như : Tuyển sinh lớp một cho
năm học mới,phát giấy chứng nhận tạm thời, phát bằng tốt nghiệp cho học
sinh đã tốt nghiệp lớp năm …
Ví dụ :
THÔNG BÁO CỦA TRƯỜNG TIỂU HỌC HOÀ BÌNH
Về việc tuyển sinh lớp một năm học 2002-2004
d. Tờ trình :

Tờ trình là văn bản đề xuất với cấp trên một vấn đề mới, xin cấp trên phê
duyệt hay xin kinh phí hoạt động, mua sắm sửa chữa …
Ví dụ :
TỜ TRÌNH CUẢ TRƯỜNG TIỂU HỌC HOÀ BÌNH
Về việc xin kinh phí quét vôi ve phòng học
e. Biên bản :
Là văn bản ghi chép lại sự việc, vụ việc đã và đang xảy ra trong phạm vi
thời gian không gian xác đònh để làm chứng cứ pháp lý .
Có hai loại biên bản : Biên bản hội họp và biên bản vụ việc .
Ví dụ :
BIÊN BẢN HỌP XÉT KỶ LUẬT ÔNG NGUYỄN VĂN NAM
Về việc bỏ trực đêm dẫn đến việc trường bò mất trộm
g. Kế hoạch :
Kế hoạch dùng để xây dựng phương hướng, nhiệm vụ, chỉ tiêu công tác
của các phòng ban trong thời gian nhất đònh . Trường Tiểu học Hoà Bình
có các kế hoạch như : kế hoạch hoạt động công đoàn, kế hoạch tháng, kế
hoạch năm, kế hoạch hoạt động Đoàn TNCS, kế hoạch thư viện …
Ví dụ :
KẾ HOẠCH
HOẠT ĐỘNG ĐỘI TNTP NĂM HỌC 2003-2004
h. Giấy đi đường, giấy giới thiệu :
Giấy đi đường, giấy giới thiệu dùng để sử dụng trong thời gian cán bộ –
giáo viên – công nhân viên đi công tác và làm chứng từ để thanh toán
công tác phí cho người đi công tác .
Theo luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật thì trường Tiểu học Hoà
Bình không được ban hành văn bản quy phạm pháp luật, mà chỉ được ban
hành các loại văn bản khác
4. Quy trình soạn thảo, trình duyệt, đánh máy, trình ký và phát hành :
Trường Tiểu học Hoà Bình là đơn vò hành chính sự nghiệp, là một đơn vò
nhỏ làm việc theo chế độ thủ trưởng , hiệu trưởng chòu trách nhiệm về mọi

mặt hoạt động của trường . Vì vậy tất cả các văn bản đi đến trước khi phân
phối phải trình hiệu trưởng xem xét về nội dung, hình thức của văn bản .
a. Quy trình soạn thảo văn bản đi :
Việc soạn thảo văn bản do chính hiệu trưởng, phó hiệu trưởng, các khối
trưởng soạn thảo hoặc do văn thư sọan thảo .
b. Trình duyệt :
Tất cả các văn bản sau khi soạn thảo đều phải được trình lên hiệu trưởng
duyệt .
c. Đánh máy văn bản đi :
Sau khi soạn thảo văn bản được chuyển cho văn thư đánh máy .
d. Ký và phát hành văn bản đi :
- Ký văn bản đi : Do hiệu trưởng ký hoặc phó hiệu trưởng ký thay .
- Phát hành văn ban đi : Sau khi văn bản được ký sẽ chuyển về văn
thư của trường để cho số, ngày tháng năm ban hành văn bản, đóng dấu sau
đó phát hành văn bản theo yêu cầu của nơi nhận .
Ý nghóa :
5. Thể thức văn bản :
Những năm trước khi chưa được học về thể thức văn bản, TC 5700-2002
thì thể thức văn bản được trình bày theo mẫu chung của Phòng GD-ĐT .
Nhưng đến nay đã được trình bày theo TC 5700-2002
Thể thức văn bản của trường so với TC 5700-2005 có phần đúng và có
phần chưa đúng, cụ thể như :
5.1 Quốc hiệu :
Quốc hiệu là thành phần biểu thò tên nước và chế độ chính trò của một
quốc gia .
CÔNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc
- Đúng : Quốc hiệu chữ in hoa (VntimeH), đứng, đậm . Tiêu chí chữ
thường (Vntimes), đứng đậm .
- Chưa đúng : Cỡ chữ 12, không có dòng kẻ ngang bằng với tiêu chí ,

các chữ “Lập, Do, Phúc “ đều ghi hoa chữ cái đầu .
- Sửa lại cho đúng : Cỡ chữ 13, có dòng kẻ ngang bằng với mục tiêu,
các chữ “Lập, Do, Phúc” không ghi hoa chữ cái đầu, đứng đậm, tên Quốc
hiệu chữ in hoa, mục tiêu chữ thường .
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
d. Tác giả văn bản : Là tên cơ quan đơn vò làm ra văn bản
Phòng Giáo dục và Đào tạo Cẩm Mỹ
TRƯỜNG TIỂU HỌC HOÀ BÌNH
- Đúng : Có tên cơ quan chủ quản ở trên tác giả văn bản, tác giả văn
bản chữ in hoa đứng đậm .
- Chưa đúng : Cỡ chữ 12, tên cơ quan chủ quản bằng chữ thường, đậm
,không có dòng kẻ ngang bằng ½ tác giả văn bản .
- Sửa lại cho đúng : Cỡ chữ 13, tên cơ quan chủ quản bằng chữ in hoa
(VntimeH), đứng, không đậm , có dòng kẻ ngang bằng ½ tác giả văn bản .
PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO CẨM MỸ
TRƯỜNG TIỂU HỌC HOÀ BÌNH
e. Số và ký hiệu văn bản :
- Số là số thứ tự của tất cả các văn bản hoặc của một loại văn bản ban
hành trong một khoảng thời gian nhất đònh .
- Ký hiệu là nhóm chữ viết tắt giữa tên loại văn bản và tên số và ký
hiệu cùng một hàng .
Số : 30/ BC
- Đúng : Giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo .
- Chưa đúng : cỡ chữ 12, có dấu hai chấm giữa chữ “Số “ và số của
văn bản, thiếu ký hiệu viết tắt tên tác giả văn bản .
- Sửa lại cho đúng :
Số 30/ BC – THHB
Giữa chữ “số” và số của văn bản, có tên viết tắt tên tác giả văn bản
f. Nơi nhận văn bản :

Nơi nhận là nơi ghi tên cơ quan mà văn bản sẽ được chuyển đến .
Nơi nhận :
- Như trên .
- Các trường cấp 1, 2 trong huyện ;
- Lưu VT .
- Đúng : Viết “ Lưu VT .” ở dòng cuối cùng, góc trái trang cuối .
- Chưa đúng : Cỡ chữ 12, chữ “Nơi nhận” đứng, cuối mỗi nơi nhận
dùng dấu chấm .
- Sửa lại cho đúng : Thừơng, cỡ chữ 12, đậm, nghiêng . Ở dưới ghi tên
các cơ quan nhận bằng chữ thường,cỡ 11, đứng . Mỗi cơ quan được trình
bày một dòng và cuối mỗi dòng có một dấu chấm phẩy (;), dòng cuối cùng
viết “Lưu VT”
Nơi nhận :
- Như trên ;
- Các trường cấp 1, 2 trong huyện ;
- Lưu VT .
g. Tên loại và trích yếu nội dung văn bản :
BÁO CÁO CỦA TRƯỜNG TIỂU HỌC HOÀ BÌNH
(V/v tuyển sinh năm học 2004-2005)
- Đúng : Cỡ chữ 14, tên loại chữ in hoa (VntimeH), đứng, đậm .
- Chưa đúng : Có thêm dấu ngoặc đơn ở trước và sau trích yếu nội
dung, chữ về việc viết tắt (V/v) dù văn bản không phải là công văn .
- Sửa lại cho đúng : Bỏ dấu ngoặc đơn ở trứơc và sau trích yếu nội
dung, không viết tắt chữ về việc nếu không phải là công văn .
BÁO CÁO CỦA TRƯỜNG TIỂU HỌC HOÀ BÌNH
Về việc tuyển sinh năm học 2004-2005
- Nếu là công văn hành chính thì Trích yếu nội dung được trình bày cớ
chữ 12, kiểu đứng .
(V/v hướng dẫn thi hành
Quyết đònh số 45 của

Phòng GD-DT Cẩm Mỹ
h. Thể thức ký :
- Người ký văn bản phải ghi rõ họ tên chức vụ của mình vào đúng vò trí
quy đònh trên văn bản .
HIỆU TRƯỞNG
(Ký tên đóng dấu)
Nguyễn Thò Toan
-Đúng : Chức vụ bằng chữ in hoa (VntimeH) , họ tên người ký chữ hoa
thường .
- Chưa đúng : Chức vụ thiếu tên trường, họ tên người ký đậm, nghiêng .
- Sửa lại cho đúng : Thêm tên trường vào sau chức vụ, họ tên người ký
đứng , đậm .
HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG TH HOÀ BÌNH
(Ký tên đóng dấu)
Nguyễn Thò Toan
Khi phó hiệu trưởng ký thay hiệu trưởng :
PHÓ HIỆU TRƯỞNG
(Ký tên đóng dấu)
Phùng Thò Bé
- Đúng : Chức vụ bằng chữ in hoa (VntimeH), đứng, đậm, họ tên
người ký bằng chữ thường .
- Chưa đúng : Thiếu “KT HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG TH HOÀ
BÌNH”, họ tên người ký nghiệng, đậm .
- Sửalại cho đúng : Thêm “KT HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG TH HOÀ
BÌNH” vào rồi mới ghi chức vụ người ký, họ tên người ký đứng, đậm
KT HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG TH HOÀ BÌNH
PHÓ HIỆU TRƯỞNG
(Ký tên đóng dấu)
Phùng Thò Bé
i. Đòa điểm, ngày tháng năm ban hành văn bản :

- Đòa điểm ban hành văn bản : Là nơi cơ quan ban hành văn bản đóng trụ
sở . Thời gian ban hành văn bản : Là ngày tháng năm văn bản được người
có thẩm quyền ký chính thức để ban hành, đồng thời văn bản cũng được
đăng ký và chuyển giao .
Sông Ray, ngày 10 tháng 01 năm 2004
- Đúng : Trình bày trên cùng một hàng, giữa đòa điểmvà thời gian cách
nhau bằng một dấu phẩy (,) , Chữ in thường,cỡ 14, không được viết tắt chữ
“ngày tháng năm” bằng dấu gạch ngang (-) hay dấu gạch chéo (/) . Đối với
những ngày dưới 3 và tháng dưới 10 thì phải thêm số không (0) vào phía
trước để đảm bảo sự chính xác tránh sửa đổi .
Công tác tổ chức và quản lý văn bản đến :
1.Tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn bản đến :
a. Tiếp nhận công văn đến :
Việc đăng ký công văn đến
Tất cả các văn bản đến trường nhận từ bưu điện, nhận từ nhân viên của
các cơ quan khác trực tiếp mang đến, hoặc do cán bộ – giáo viên – công
nhân viên của trường đi công tác mang về đều tập trung tại bộ phận văn
thư cơ quan để được đăng ký vào sổ
Phân loại :
– Loại phải đăng ký : là tất cả các văn bản có ghi tên trường hoặc các bộ
pận trong trường, gủi cho hiệu trưởng …
- Loại không phải đăng ký : Sách báo, tạp chí …
b. Đăng ký văn bản đến :
Nhằm quản lý văn bản đến được chặt chẽ và tra tìm văn bản dễ dàng
nhanh chóng khi cần thiết .
- Vì là cơ quan nhỏ số lượng văn bản đến trong năm không nhiều nên
trường chỉ có một sổ đăng ký tất cả các văn bản đến theo thứ tự ngày đến .
Các công văn đến trường thường có :
- Công văn của các cơ quan như Chính phủ, Bộ giáo dục và đào tạo,
Sở Giáo dục và đào tạo, Phòng giáo dục và đào tạo, UBND tỉnh, UBND

huuyện, UBND xã, văn bản của các cơ quan khác như Bảo hiểm xã hội,
các trường khác …
- Mẫu sổ đăng ký văn bản đến
Số
đế
n
Ngày
tháng
đến
Nơi gửi
công
văn
Số, ký
hiệu
công
văn
Ngày
tháng
công
văn
Tên loại
và trích
yếu nội
dung
Nơi
nhận
Ghi
chú
Mẫu sổ đăng ký văn bản đến của trường khác với quy đònh ở những điểm :
- Thiếu cột lưu hồ sơ sau cột trích yếu nội dung và cột ký nhận sau cột

nơi nhận
Mẫu sổ đăng ký văn bản theo quy đònh
Số
đến
Ngày
thán
g
đến
Nơi
gửi
công
văn
bản
Số,
ký
hiệu
văn
bản
Ngày
thán
g văn
bản
Trích
yếu
nội
dung
Lưu
hồ sơ
số
Nơi

nhận
hoặc
ngườ
i
nhận
Ký
nhận
Ghi
chú
Tờ bìa
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
CƠ QUAN :…………………………
NĂM :…………
SỔ ĐĂNG KÝ
“CÔNG VĂN ĐẾN”
TỪ SỐ : …………………………. ĐẾN SỐ : ……………………
TỪ NGÀY :…………………… ĐẾN NGÀY :……………….
QUYỂN SỐ :………
Tên cơ quan chủ quản
Tên cơ quan
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
TỪ SỐ : …………………… ĐẾN SỐ : ……………………
TỪ NGÀY :…………………….ĐẾN NGÀY :……………….
QUYỂN SỐ :………
So với quy đònh thiếu tên cơ quan chủ quản và thừa Quốc hiệu .
Đóng dấu đến ghi số đến, ngày đến :
Số đến là số thứ tự của văn bản .
Ngày đến là ngày nhận được văn bản
Trường chưa có dấu đến mà chỉ do văn thư ghi vào góc trái bên trên của

văn bản, dễ nhầm lẫn với số của người khác ghi gây khó khăn trong việc
quản lý và tra tìm khi cần thíêt .
Trường là cơ quan nhỏ nên lấy số chung cho tất cả các văn bản của các bộ
phận trong trường .
Phân phối và chuyển giao văn bản :
Văn thư dựa vào nơi nhận trên bì thư, trên văn bản hoặc ý kiến của lãnh
đạo để chuyển giao văn bản .
Trường chưa có số chuyển giao văn bản nên khi mất văn bản sẽ khó khăn
trong việc tìm ra ai là người chòu trách nhiệm
Hàng năm văn bản đến trường không nhiều . năm 2003 vừa qua văn bản
đến trường có 143 văn bản gồm 9 loại . Đó là :
1. Quyết đònh
2. Công văn
3. Kế hoạch
4. Thông báo
5. Nghò đònh, nghò quyết
6. Thông tư, thông tư liên tòch
7. Thư mời, giấy triệu tập, giấy giới thiệu
8. Đơn chuyển trường
9. Văn bản hướng dẫn .