Việc áp dụng tin học trong lĩnh vực quản lý nhân sự tại Công ty Chứng khoán Thăng Long

Website: Email : Tel : 0918.775.368
Lời nói đầu
Trong công cuộc đổi mới không ngừng của Khoa học Kỹ thuật Công
nghệ, nhiều lĩnh vực đã và đang phát triển vợt bậc đặc biệt là lĩnh vực công
nghệ thông tin, mà sự thành công lớn nhất là sự ra đời của máy tính.
Ngay từ khi ra đời, máy tính đã là một phơng tiện trợ giúp đắc lực nhất cho
con ngời trong mọi lĩnh vực. Trong đó có công tác quản lý nhân sự và tiền lơng,
chúng ta có thể ứng dụng nhiều phần mềm để xây dựng một chơng trình quản lý
nhân sự một cách hiệu quả và thiết thực.
Đề tài về quản lý nhân sự và tiền lơng là một đề tài bao gồm nhiều khía cạnh,
công tác quản lý nhân viên , tiền lơng của các nhân viên trong các công ty
(doanh nghiệp) lớn và nhỏ gặp rất nhiều vấn đề, không những quản lý về nhân
viên cho doanh nghiệp mà còn phải quản lý về các vấn đề lơng, thởng thay đổi
thất thờng theo các tháng v.v... Từ đó lu lại các thông tin về hồ sơ nhân viên và
lơng của nhân viên theo từng tháng sau đó đa ra báo cáo về quá trình công tác
của nhân viên, báo cáo lơng của nhân viên theo yêu cầu của Công ty. Dựa trên
những báo cáo đó Công ty sẽ có những quyết định chính xác hơn về hình thức
quản lý của mình để đạt kết quả tối u. Phần mềm quản lý nhân sự và tiền lơng
này đợc xây dựng trên ứng dụng của cơ sở dữ liệu Microsoft Access và ngôn
ngữ lập trình Visual Basic, tuy cha thể giải quyết đợc tất cả những khó khăn
trong công tác quản lý nhân sự, nhng chơng trình cũng có thể đợc đem ra áp
dụng trong thực tế và có thể trở thành công cụ đắc lực cho ngời sử dụng.
Trong thời gian thực tập tại Công ty Chứng khoán Thăng Long (Là một
trong những Công ty con do Ngân hàng TMCP rót vốn ), một trong những Công
ty hoạt động kinh doanh mang lại hiệu quả cao trong hệ thống các Công ty con
của Ngân hàng nh sau:
Để phục vụ cho việc kinh doanh và quản lý của Công ty, Công ty này chủ
yếu sử dụng một số mạng máy tính. Hệ điều hành mạng chủ yếu ở đây là Unix
cho các máy trạm và máy chủ. Hệ quản trị cơ sở dữ lệu của Công ty này phần
lớn là hệ quản trị cơ sở dữ liệu Foxpro cùng với bộ phận chơng trình quản lý
chạy trên môi trờng bao gồm:

- Kế toán khách hàng
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
1
Website: Email : Tel : 0918.775.368
- Lu ký chứng khoán
- Nhập lệnh giao dịch vào sàn giao dịch
- Quản lý nhân sự
- Hạch toán tiền lơng
- Chơng trình thanh toán điện tử
Tuy nhiên, một số nhợc điểm tồn tại của hệ quản trị cơ sở dữ liệu này không
đồng thời với các chơng trình trên, đã có nhiều lạc hậu. Do đó, hớng phát triển
của Công ty là bảo trì, cải tiến, bổ xung các chơng trình này.
Cụ thể để cải tiến hệ thống này ngời ta đã xây dựng đợc một số chơng trình
sau: Quản lý nhân sự viết bằng ngôn ngữ lập trình Visual Fox 6.0 tại phòng kế
toán phần mềm, hệ thống nhập lệnh vào sàn giao dịch sử dụng ngôn ngữ Visual
Basic 6.0 kết hợp với hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access. Và hiện nay
Công ty đang muốn thay đổi một số chơng trình quản lý nh : Hệ thống kế toán
khách hàng, quản lý vốn cổ phần, lu ký chứng khoán vào sử dụng tại Công ty.
Trong thời gian thực tập tại Công ty dới sự hớng dẫn của cán bộ tại Công ty, em
nhận thấy tính cần thiết của hệ thống thông tin quản lý nhân sự và tiền lơng của
Công ty cần phải cải tạo. Do hệ thống quản lý nhân sự cũng có ý nghĩa không
kém phần quan trọng so với các phần mềm khác mang tính hoạt động của Công
ty. Bởi Các Công ty ngày nay có hơn nhau hay không là do phẩm chất, trình
độ, và sự gắn bó của công nhân viên đối với Công ty. Để tồn tại và phát triển
không có con đờng nào bằng con đờng Quản trị tài nguyên nhân sự một cách có
hiệu quả vì nhân sự là tài nguyên quý giá nhất
Quản trị tài nguyên nhân sự là việc hoạch định, tuyển mộ, tuyển chọn, duy
trì , phát triển, sử dụng, động viên và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho tài nguyên
nhân sự thông qua tổ chức, nhằm đạt đợc mục tiêu của Công ty. Tài nguyên
nhân sự bao gồm tất cả mọi cá nhân tham gia vào bất cứ hoạt động nào của

Công ty, bất kể vai trò cuả họ là gì. Quản trị nhân sự là một thành tố quan trọng
của chức năng quản trị và nó có gốc rễ và các nhánh trải rộng khắp nơi trong
công ty.
Trên thực tế tại Công ty Chứng khoán Thăng Long tin học hoá đã đợc ứng
dụng trong lĩnh vực quản lý nhân sự song vẫn còn ở mức độ thấp cha đáp ứng đ-
ợc những đòi hỏi ngày càng cao và chính xác của hoạt động kinh doanh.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
2
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Xuất phát từ quan điểm nh vậyvà đợc sự đồng ý của thầy giáo hớng dẫn cùng
với sự giúp đỡ của cơ quan thực tập em đã quyết định chọn đề tài Việc áp
dụng tin học trong lĩnh vực quản lý nhân sự tại Công ty Chứng khoán
Thăng Long cho chuyên đề thực tập của mình nhằm góp phần vào việc nâng
cao chất lợng quản lý nhân sự, để đáp ứng đợc những yêu cầu về nhân sự ngày
một lớn.
Phần mềm quản lý nhân sự cho phép cung cấp các thông tin về nhân sự một
cách nhanh chóng, chính xác cho các nhà quản lý.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
3
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Chơng I
Tổng quan về cơ quan thực tập
I. Giới thiệu về cơ quan thực tập
1. Lịch sử hình thành và phát triển
Sau 5 năm đi vào hoạt động, Ngân hàng TMCP (thơng mại cổ phần) Quân
đội đã từng bớc khẳng định đợc uy tín, vị trí của mình trên thị trờng tài chính-
tiền tệ. So sới thời điểm 31-12-1994 thì sau 5 năm, Ngân hàng TMCP Quân đội
đã có sự tăng trởng khá: vốn điều lệ tăng 7 lần; tổng tài sản tăng 32 lần; d nợ
tăng 50 lần và thờng xuyên đạt lợi nhuận năm sau cao hơn năm trớc, bảo đảm
quyền lợi cho các cổ đông. Vì vậy Ngân hàng TMCP Quân đội đã đợc xếp vào

nhóm các ngân hàng TMCP hoạt động có hiệu quả ở Việt Nam.
Với mục tiêu phát triển bền vững, Ngân hàng TMCP Quân đội không
ngừng đa dạng hoá hoạt động kinh doanh, thực hiện phơng trâm đáp ứng tốt
mọi nhu cầu về các dịch vụ tài chính - tiền tệ của khách hàng, cung cấp những
sản phẩm có chất lợng và mang tính cạnh tranh cao.
Với mục tiêu phát triển bền vững nh vậy Ngân hàng đã thành lập các công
ty con đi vào hoạt động nh Công ty mua bán nợ, Công ty Chứng khoán...
Do đó, sau hơn hai năm nghiên cứu và tích cực chuẩn bị, công ty TNHH
Chứng khoán Thăng Long ra đời, công ty TNHH chứng khoán Thăng Long là
công ty trực thuộc Ngân hàng TMCP Quân đội. Ngân hàng đã rót vốn cho công
ty chứng khoán Thăng Long đi vào hoạt động. Với số vấn điều lệ ban đầu 9 tỷ
đồng, công ty hoạt động trên nhiều lĩnh vực, bao gồm: môi giới chứng khoán, t
vấn đầu t chứng khoán, quản lý danh mục đầu t, lu ký-đăng ký chứng khoán và
các hoạt động khác liên quan đến lĩnh vực chứng khoán.
Với nguyên tắc phục vụ khách hàng một cách nhanh chóng, an toàn, trung
thực, hiệu quả và đạt trình độ chuyên môn cao, Công ty TNHH ( trách nhiệm
hữu hạn ) Chứng Khoán Thăng Long mong muốn nhận đợc sự giúp đỡ của các
cơ quan hữu trách, sự hợp tác, sự hỗ trợ của quý khách hàng, các nhà đầu t
trong và ngoài nớc trên cơ sở hai bên cùng có lợi.
2. T cách pháp nhân:
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
4
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Quyết định thành lập: số 78/2000NHQĐ do chủ tịch hội đồng Quản trị Ngân
hàng TMCP Quân đội ban hành 14 tháng 04 năm 2000.
Giấy phép hoạt động: số 05GPHĐKINH DOANH do Uỷ ban chứng khoán
Nhà nớc cấp ngày 11 tháng 05 năm 2000.
Vốn điều lệ tại thời điểm thành lập : 9 tỷ đồng.
3. Các lĩnh vực hoạt động
Với số vốn điều lệ tại thời điểm thành lập nh vậy Công ty Chứng khoán

Thăng Long thực hiện các nghiệp vụ chính đợc cấp phép theo những hình thức
sau:
- Môi giới chứng khoán
- T vấn đầu t chứng khoán
- Quản lý danh mục đầu t
- Lu ký chứng khoán
a) Môi giới chứng khoán
Công ty làm trung gian, đại diện mua bán chứng khoán cho khách hàng.
- Tổ chức giao dịch chứng khoán theo hình thức đặt lệnh mua bán chứng
khoán trực tiếp.
- Cung cấp phơng thức giao dịch từ xa qua điện thoại, fax.
- Cung cấp các thông tin chứng khoán, thông tin tài khoản cho khách
hàng ngay tại sàn giao dịch và qua th điện tử.
b) T vấn đầu t chứng khoán
Chứng khoán là các tài sản tài chính, vì vậy đầu t chứng khoán là một loại
hình đầu t tài chính
+ Cung cấp thông tin, hớng dẫn, trao đổi kinh nghiệm để khách hàng ra
những quyết định đầu t sáng suốt.
+ Cung cấp báo cáo phân tích các loại chứng khoán cùng với các ý
kiến t vấn mua bán chứng khoán
+ Đến với Công ty Chứng khoán Thăng Long khách hàng sẽ đợc t vấn
để có chiến lợc đầu t phù hợp để tránh rủi ro.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
5
Website: Email : Tel : 0918.775.368
c) Quản lý danh mục đầu t chứng khoán.
+ Nhận sự uỷ thác và thay mặt khách hàng thực hiện đầu t chứng
khoán.
+ Khách hàng không mất thời gian nghiên cứu, phân tích thị trờng và
thực hiện giao dịch.

d) Đăng ký và lu ký chứng khoán.
- Lu giữ chứng khoán cho khách hàng, giúp khách hàng thực hiện quyền
đối với chứng khoán.
+ Dịch vụ với chi thấp và thủ tục đơn giản thuận tiện.
+ Khách hàng đợc đảm bảo về tài sản, tránh đợc rủi ro có thể xảy ra khi
tự lu giữ chứng khoán.
e) Dịch vụ bổ trợ
+ Dịch vụ ứng trớc tiền bán chứng khoán
+ Dịch vụ ứng trớc cổ tức
+ Dịch vụ cầm cố giấy tờ có giá để vay vốn đầu t chứng khoán
+ Dịch vụ cho vay cầm cố chứng khoán
+ Dịch vụ cho vay bảo chứng.
Ngoài ra Công ty còn thực hiện lu ký cổ phiếu cha niêm yết, đồng thời phối
hợp với Ngân hàng mẹ là Ngân hàng Quân đội thực hiện những dịch vụ bổ trợ
nhằm hỗ trợ nhà đầu t và các doanh nghiệp cổ phần hoá, các công ty cổ phần.
Những tiện ích này bao gồm:
- Cho vay mua cổ phần
+ Lãi suất u đãi đối với ngời lao động khi vay vốn mua cổ phần
+ Thời hạn tối thiểu 3 năm
+ Thủ tục đơn giản thuận tiện
+ Có chính sách cho vay đặc biệt dành cho cán bộ chủ chốt
- Cho vay ứng trớc tiền bán chứng khoán
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
6
Website: Email : Tel : 0918.775.368
+ áp dụng đối với các loại chứng khoán đang niêm yết khi đã có xác
nhận giao dịch của Công ty Chứng khoán Thăng Long.
+ Lãi suất tính theo từng ngày vay thực tế .
- Cho vay cầm cố chứng khoán
+ áp dụng cho chứng khoán niêm yết

+ Khi công ty cổ phần cha niêm yết có nhu cầu, có thể làm việc trực
tiếp với Ngân hàng và công ty Chứng khoán Thăng Long để thực hiện cầm cố
cổ phiếu để vay vốn.
- T vấn xây dựng điều lệ, phơng án cổ phần hoá
+ Xây dựng điều lệ theo điều lệ mẫu, phù hợp với luật doanh nghiệp và
thông lệ tốt nhất về quản trị công ty
+ Điều lệ mẫu phù hợp với các quy định của UBCK (Uỷ ban chứng
khoán )nhà nớc về chứng khoán và thị trờng chứng khoán
+ T vấn hoàn thiện phơng án kinh doanh
- Chơng trình quản lý cổ đông
+ Sử dụng giấy chứng nhận cổ đông thay thế chứng chỉ cổ phiếu và
thực hiện hoạt động quản lý trên máy tính.
+ Chơng trình máy tính quản lý cổ đông
Sử dụng đơn giản và thuận tiện, dễ dàng trong việc theo dõi hồ
sơ cổ đông và việc chuyển nhợng cổ phiếu.
Một biểu báo cáo chuẩn
Soạn thảo th, giấy mời theo ý muốn
Cung cấp miễn phí cho các công ty cổ phần
- Quá trình cổ phần hoá
+ Các bớc thực hiện cổ phần hoá: cung cấp cho doanh nghiệp những b-
ớc chính trong việc cổ phần hoá
+ Lợi ích của việc cổ phần hoá đối với doanh nghiệp và ngời lao động
- Cung cấp các dịch vụ tài chính
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
7
Website: Email : Tel : 0918.775.368
+ Cho vay vốn lu động phục vụ sản xuất kinh doanh.
+ Cho vay theo dự án trung và dài hạn để đầu t mới, tăng năng lực sản
xuất của doanh nghiệp.
* Góp vốn đầu t vào các dự án, các công ty cổ phần.

4 . Các khách hàng lớn của Công ty Chứng khoán Thăng Long
Thị trờng giao dịch chứng khoán đã hoạt động đợc hơn hai năm thu hút
sự quan tâm của đông đảo công chúng đầu t trong nớc. Công ty Chứng khoán
Thăng Long cũng là một thành viên của thị trờng giao dịch. Các bạn hàng của
Công ty :
a. Uỷ ban chứng khoán Nhà nớc - cơ quan quản lý cao nhất
b. Công ty phát hành .
c. Công ty chứng khoán khác
Ngoài các nhà đầu t là tổ chức ra thì còn có nhà đầu t cá nhân khi họ đã mở
tài khoản tại Ngân hàng.
5. Tôn chỉ hoạt động
Tinh thần, thái độ làm việc của nhân viên cơ quan đợc thực hiện nh sau:
- Kinh doanh có kỹ năng, có tinh thần trách nhiệm
- Ưu tiên thực hiện lệnh của khách hàng trớc khi thực hiện lệnh của
công ty.
- Có nghĩa vụ bảo mật cho khách hàng, không đợc tiết lộ các thông tin
về tài khoản khách hàng khi cha đợc khách hàng đồng ý bằng văn bản có yêu
cầu của các cơ quan quản lý nhà nớc.
- Có tinh thần tập thể cao.
- Khi thực hiện công việc t vấn phải cung cấp thông tin đầy đủ cho
khách hàng và giải thích rõ ràng về các rủi ro mà khách hàng có thể phải gánh
chịu, đồng thời họ không đợc khẳng định về lợi nhuận các khoản đầu t mà họ t
vấn.
- Công ty không đợc phép nhận bất kỳ một khoản thù lao nào ngoài
các khoản thù lao thông thờng cho dịch vụ t vấn của mình
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
8
Website: Email : Tel : 0918.775.368
- Nghiêm cấm thực hiện các giao dịch nội gián, công ty không đợc
phép sử dụng các thông tin nội bộ để mua bán chứng khoán cho chính mình,

gây thiệt hại đến lợi ích cho khách hàng.
- Công ty không đợc tiến hành các hoạt động có thể làm cho khách
hàng và công chúng hiểu lầm về giá cả, giá trị và bản chất của chứng khoán
hoặc các hoạt động khác gây thiệt hại cho khách hàng
- Đảm bảo các yêu cầu về vốn, cơ cấu vốn và nguyên tắc hạch toán, báo
cáo theo quy định của UBCK Nhà nớc. Đảm bảo nguồn tài chính trong cam kết
kinh doanh chứng khoán với khách hàng.
- Công ty không dợc dùng tiền của khách hàng làm nguồn tài chính để
kinh doanh, ngoại trừ trờng hợp số tiền đó dùng phục vụ cho giao dịch của
khách hàng.
- Công ty phải tách bạch tiền và chứng khoán của khách hàng với tài
sản của mình. Công ty không đợc dùng chứng khoán của khách hàng làm vật
thế chấp để vay vốn trừ trờng hợp đợc khách hàng đồng ý bằng văn bản.
- Có trách nhiệm nhiệt tình với công việc.
- ý thức chấp hành nội quy tốt
- Tôn trọng khách hàng
6. Mục tiêu hoạt động
- Trở thành một trong những công ty chứng khoán hàng đầu tại Việt Nam
và khu vực.
- Tạo lập mạng lới khách hàng rộng lớn trong và ngoài nớc.
- ứng dụng công nghệ tin học hiện đại trong quản trị và kinh doanh.
- Trở thành một địa chỉ đáng tin cậy đối với các chủ đầu t.
7 . Hệ thống chi nhánh của Công ty Chứng khoán Thăng Long trên toàn quốc
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
9
Website: Email : Tel : 0918.775.368
8. Tổ chức bộ máy hoạt động của công ty
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Địa điểm Tên chi nhánh
Hà nội

Công ty Chứng khoán Thăng Long
14C Lý Nam Đế
Tel: 9434943,
Fax: 9438635
TP Hồ Chí Minh
Văn Phòng đại diện
Quận 1
Tel: 9303279,
Fax: 9304513
10
đại diện giao dịch tại tp. Hồ chí minh
Hội đồng quản trị
Ban giám đốc
Phòng hành
chính tổng
hợp
Phòng kế
toán & lưu
ký
Phòng công
nghệ thông
tin
Phòng
nghiên cứu
phát triển
Phòng
kiểm soát
nội bộ
Phòng nghiệp vụ
kinh doanh

Website: Email : Tel : 0918.775.368
II. Bài toán quản lý nhân sự tại Công ty Chứng khoán Thăng Long nêu
lêm nhiệm vụ và chức năng của bài toán nh sau:
1. Nội dung chính của hệ thống thông tin cần quản lý
a) Quản lý nhân sự :
Quản lý về lý lịch nhân viên : Dùng để cập nhật nhân viên mới vào
trong tập tin hồ sơ nhân viên của Công ty, trong đó có lơng cơ bản và phụ cấp
chức vụ nếu có.
Xem lý lịch của nhân viên : dùng điều chỉnh thông tin về hồ sơ lý
lịch của nhân viên trong Công ty
Xóa nhân viên: Khi một nhân vên của Công ty thôi việc ta sử dụng
chơng trình này để xoá nhân viên đó ra khỏi tập tin hồ sơ nhân viên của Công
ty.
b) Quản lý tiền l ơng :
Nhập số chấm công hàng tháng của từng nhân viên trong Công ty
Thay đổi số liệu chấm công
Tính lơng nhân viên theo quy định
Thống kê lơng theo phòng ban
Thống kê lơng theo toàn Công ty
- Nhập số liệu chấm công: Hệ thống dùng để nhập số liệu làm việc trong
một tháng của từng nhân viên bao gồm:
Tổng số ngày làm việc trong một tháng
Số ngày làm thêm, số ngày nghỉ có phép và không phép
Số tiền thởng, số tiền phạt
- Thay đổi số liệu chấm công: Dùng để thay đổi số liệu ngày công, ngày
làm thêm của nhân viên .
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
11
Website: Email : Tel : 0918.775.368
- Tính lơng nhân viên : Đây là chức năng rất quan trọng, dùng để tính l-

ơng cho nhân viên theo cơ chế điều hành của Công ty. Sau đây là phần tính lơng
cho nhân viên:
LNGAY = LCBAN/ 26
LTHEM =SNGAYLT*1.5 *LNGAY.
TONGLUONG= 290.000+ PCCV+ PCK+ LTHEM + THUONG -
PHAT- (SNCPVT * LNGAY) - ( SNKP * LNGAY)
* Trong đó :
LCBAN: lơng căn bản hàng tháng của mỗi nhân viên là 290.000 do Nhà nớc
quy định.
LNGAY: Lơng ngày làm việc
LTHEM: Lơng thêm
SNCPVT: Số ngày nghỉ có phép vợt trội
PHAT : Phạt ( Khi nhân viên làm hỏng tài sản của Công ty thì nhân viên phải
bồi thờng , đợc giám đốc ấn định )
PCK: Phụ cấp khác
PCCV: Phụ cấp chức vụ.
SNKP: Số ngày nghỉ không phép
THUONG: Thởng (cho những nhân viên xuất sắc đợc giám đốc ấn định)
- Qua mô tả cho thấy các thông tin bao gồm:
Thông tin nhập: Lý lịch nhân viên, danh mục phòng ban, danh mục chức
vụ, bảng chấm công, mức thởng phạt.
Thông tin xuất: Các báo cáo về lý lịch nhân sự, về phòng ban, về chức vụ,
bảng chấm công, bảng lơng theo từng tháng.
2. Đánh gia quy mô đề tài:
Hệ thống quản lý nhân sự và tiền lơng là một hệ thống con trong hệ thông
quản lý của Công ty
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
12
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Mục đích của đề tài : Là xây dựng một hệ thống quản lý cho phép thực

hiện quản lý một chu trình khép kín từ đầu đến kết thúc một quan hệ quản lý
giữa Công ty với cán bộ nhân viên.
Hệ chơng trình này có thể cho phép ngời sử dụng dễ dàng sử dụng các
chức năng cho phép nhờ giao diện tiện dùng có thể in báo cáo ngay, hệ thống
menu ngang dễ sử dụng.
III. Ngôn ngữ lập trình
Cùng với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ tin học phần cứng,
công nghệ tin học phần mềm cũng tiến đợc bớc dài trên con đờng phát triển về
một số lĩnh vực nh: Hệ điều hành máy tính, ngôn ngữ phát triển các chơng trình
ứng dụng trên máy tính.
Hiện nay có rất nhiều ngôn ngữ đợc sử dụng làm công cụ thiết kế, xây dựng
các chơng trình phục vụ cho công tác quản lý. Việc lựa chọn ngôn ngữ viết ch-
ơng trình nhằm giải quyết bài toán Quản lý nhân sự và tiền lơng thực tế là
rất cần thiết và không kém phần quan trọng. Mỗi ngôn ngữ đều có những điểm
mạnh yếu, do đó việc lựa chọn một ngôn ngữ phải dựa trên yêu cầu của bài toán
đặt ra, các công cụ mà ngôn ngữ đó cung cấp cho ngời sử dụng trong quá trình
giải quyết bài toán, khả năng về hệ quản trị cơ sở dữ liệu vì trong quản lý dữ
liệu thờng rất lớn và hay chồng chéo.
Hệ thống quản lý nhân sự và tiền lơng là một bài toán dữ liệu xử lý tơng đối
ít song yêu cầu cuả bài toán đặt ra đối với chơng trình là phải đảm bảo thông tin
chính xác, dễ sử dụng trong công tác quản lý, giao diện chơng trình đẹp, thân
thiện với ngời dùng. Trên cơ sở yêu cầu đặt ra đối với chơng trình và xem xét
khả năng đánh giá ngôn ngữ em quyết định chọn ngôn ngữ Visual Basic và hệ
quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access 2000 để xây dựng chơng trình.
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access 2000 cha phải là hệ quản trị cơ sở
dữ liệu mang tính chất tối u cho hệ điều hành mạng nh một số hệ quản trị cơ sở
dữ liệu ORACLE, SQL Server. Tuy nhiên nó vẫn là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu
cá nhân đứng đầu, mặt khác cấu hình của các máy Server cũng nh các máy PC
để sử dụng cho hệ quản trị cơ sở dữ liệu này cũng cần ở mức vừa phải. Hơn nữa,
do tình hình phát triển của công nghệ thông tin ở Việt Nam hiện nay thì hệ quản

trị cơ sở sữ liệu này vẫn đang thích hợp với cơ quan nói riêng và đối với Việt
Nam nói chung.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
13
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Nhìn nhận một cách khách quan thì hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft
Access 2000 có tính năng quản trị cơ sở dữ liệu rất u việt nh : Tính bảo mật cao,
hoạt động tốt với hệ điều hành Win 9.X, quản trị cơ sở dữ liệu một cách thống
nhất, tập trung trong một tệp, giao diện đồ hoạ đơn giản, tiết kiệm bộ nhớ,
truyền thông tốt với cơ chế OLE trên hệ máy SQL Server cũng nh Client.
Thực tế chỉ với giao diện của hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access
2000 thì cha đủ để xây dựng một ứng dụng hoàn chỉnh. Mặc dù nó có thể thực
hiện đợc khá nhiều công việc chỉ cần xét một khía cạnh đơn giản, một ứng
dụng thực sự phải cung cấp cho ngời dùng một giao diện trực quan, đơn giản
nhng phải có khả năng giải quyết đợc toàn bộ công việc. Do đó với Visual Basic
6.0 sẽ giải quyết đợc mọi vấn đề về giao diện. Một ngôn ngữ lập trình hớng đối
tợng đợc sử dụng rộng rãi hiện nay. Tiết kiệm thời gian và công sức so với một
số ngôn ngữ lập trình có cấu trúc khác. Vì chúng ta có thể thiết lập các hoạt
động trên từng đối tợng đợc Visual Basic cung cấp. Khi thiết kế chơng trình,
cho phép chỉnh sửa dễ dàng, đơn giản.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
14
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Chơng II
Phơng pháp luận về phân tích
thiết kế hệ thống thông tin quản lý
Hệ thống thông tin quản lý
1.Khái niệm về thông tin
Đối với nhu cầu của con ngời, thông tin đợc xem nh một đối tợng truyền duy
nhất. Thông tin chỉ ra những trao đổi cần thiết giữa con ngời và môi trờng để

làm dễ dàng cho sự thích nghi của con ngời. ở mỗi góc độ khác nhau có một
khái niệm thông tin khác nhau.
- Thông tin là sự phản ánh thành tri thức về đối tợng phản
ánh của chủ thể nhận tin.
- Thông tin là khái niệm chỉ sự hiểu biết mô tả sự vật, sự
việc có thể thu nhận, trình bày, hình thức hoá đợc.
Tuy vậy, mỗi khái niệm trên chỉ đúng khi gắn nó vào một góc độ nhất định.
Khái niệm thông tin luôn gắn liền với nguồn và đích của thông tin, thông tin,
thông tin phải luôn gắn với điều khiển hệ thống nào đó và nói đến thông tin là
nói đến vật mang tin. Thông tin là yếu tố cơ bản của quá trình thành lập lựa
chọn và ra quyết định để điều khiển một hệ thống nào đó. Quá trình thu thập
thông tin - truyền tin- nhận tin - xử lý thông tin - lựa chọn quyết định rồi lại
truyền tin là một quá trình diễn ra liên tục.
2.Vai trò của thông tin trong doanh nghiệp
Trong mỗi tổ chức doanh nghiệp đều có những lĩnh vực hoạt động khác nhau
với những chức năng khác nhau. Chúng có mối liên quan ràng buộc chặt chẽ với
nhau, cung cấp thông tin về các hoạt động của chúng cho nhau, nhằm đảm bảo
cho toàn bộ tổ chức doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả. Nhiều tổ chức doanh
nghiệp đã xây dựng các phân hệ thông tin quản lý cho từng lĩnh vực chức năng
của doanh nghiệp vụ, nhằm cung cấp thông tin trợ giúp cho quá trình ra quyết
định trong những lĩnh vực chức năng đó nh:
- Hệ thống thông tin tài chính
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
15
Website: Email : Tel : 0918.775.368
- Hệ thống thông tin nhân lực
- Hệ thống thông tin thị trờng
- Hệ thống thông tin sản xuất
Các hệ thống thông tin chuyên chức năng này không độc lập với nhau về mặt
vật lý mà thờng chia sẻ với nhau các nguồn lực chủ yếu của hệ thống và tất cả

chúng đều có mối quan hệ với hệ thống thông tin kế toán. Các hệ thống thông
tin chuyên chức năng này đều cung cấp dữ liệu đầu vào cho hệ thống thông tin
kế toán và từ những dữ liệu này, hệ thống thống tin kế toán có nhiệm vụ biến
đổi chúng thành thông tin ở dạng báo cáo quản trị và báo cáo tài chính. Ngợc lại
thì hệ thống thông tin kế toán cũng cung cấp rất nhiều thông tin đầu vào cho các
hệ thống thông tin chuyên chức năng nói trên.
Còn hệ thống thông tin nhân lực cùng với các hệ thống thông tin còn lại khác
cần cho hệ thống thông tin chuyên chức năng trên sẽ đợc thu thập thêm thông
tin từ môi trờng bên ngoài của doanh nghiệp.
Nh vậy hệ thống thông tin nhân lực cùng với các hệ thống thông tin chuyên
chức năng khác tạo nên hệ thống thống thông tin hoàn chỉnh phục vụ quản trị
doanh nghiệp.Chúng giữ vai trò liên kết hệ thống quản trị với hệ thống tác
nghiệp, đảm bảo sự vận hành của chúng làm cho tổ chức doanh nghiệp đạt đợc
mục tiêu đề ra. Thực tế các doanh nghiệp đều hoạt động hớng tới mục tiêu mà
họ đề ra. Mục tiêu đó thờng đợc đặt ra một cách rõ ràng nhng họ lại không dễ gì
dạt đợc, vì vậy các doanh nghiệp không ngừng tìm kiếm thông tin hỗ trợ cho
việc phấn đấu để đạt mục tiêu. Thông tin mà họ kiếm tìm thờng rơi vào ba phạm
trù: thông tin về khoảng cách mục tiêu, thông tin để đạt mục tiêu và thông tin về
sự chuyển biến.
Sự xuất hiện của một xã hội thông tin rất có ý nghĩa bởi vì thông tin nó có
tác động hai mặt tới sự thay đổi: thông tin đợc dùng để lập kế hoạch nhằm tạo
ra sự chuyển biến đồng thời là một phơng tiện để biến chuyển
2.1 Thông tin để đạt mục tiêu
Các doanh nghiệp luôn đặt ra mục tiêu hay mức thành tựu mong muốn để
phấn đấu. Các nhà quản lý cần thông tin để đặt ra những mục tiêu vừa thách
thức lại vừa thực tế. Thờng thì các doanh nghiệp dùng thành quả trớc đây làm
cơ sở để đặt các tiêu chuẩn thành đạt mới. Điều này chỉ dẫn đến sự cải thiện
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
16
Website: Email : Tel : 0918.775.368

từng tí một chứ không đem lại sự thay đổi căn bản vì thông tin nội bộ đợc dùng
để đặt ra các tiêu chuẩn về hiệu quả hoạt động. Trong thời đại thông tin hiện
nay các doanh nghiệp đã chuyển sang dùng các nguồn tin bên ngoài và các mốc
chuẩn chung để đặt mục tiêu.
Lập kế hoạch là một nhiệm vụ quan trọng của các nhà quản lý. Để định h-
ớng cho doanh nghiệp, họ cần thông tin về các nhu cầu tiềm năng của khách
hàng cùng các điều kiện xã hội, kinh tế, kỹ thuật và chính trị. Họ dùng các
thông tin này để xác định các thời cơ và những rủi ro đối với doanh nghiệp. Nhờ
vậy doanh nghiệp có thể tranh thủ điều kiện thời cơ và hạn chế đợc những rủi
ro. Hầu hết thông tin để lập kế hoạch dài hạn đến từ bên ngoài lại quyết định kế
hoạch hoá cốt yếu sẽ phải dựa trên sự phân tích dữ liệu nội bộ và dữ liệu từ bên
ngoài.
Các doanh nghiệp cần thông tin để xác định các mục tiêu khả thi có sức
động viên và có vẻ thách thức. Khi các mục tiêu đã đợc đặt ra thì các doanh
nghiệp lại cần thông tin về mức độ đã đạt đợc mục tiêu tại từng thời điểm nào
đó.
2.2 Thông tin về khoảng cách
Các doanh nghiệp thờng đặt mục tiêu có hàm ý thách thức nên thờng có
khoảng cách giữa thành quả thực tế và thành quả mong muốn. Các doanh
nghiệp sử dụng phơng pháp để thăm dò, phát hiện khoảng cách và ớc lợng mức
độ của khoảng cách đó. Phát hiện vấn đề và theo dõi thành tích là hai phơng
pháp chính để tìm ra thông tin về khách hàng.
- Phát hiện vấn đề:
Khi nhiều vấn đề vớng mắc còn tồn tại thì doanh nghiệp cha thể đạt đợc
mục tiêu. Để phát hiện đợc vấn đề, một hệ thống quản lý dữ liệu phải có khả
năng so sánh hiện trạng so với các chuẩn mực dự kiến. Điều kiện kinh doanh
luôn luôn thay đổi do ảnh hởng của những hành động của các đối thủ cạnh
tranh, những khuynh hớng tiêu dùng và sự điều tiết của Chính phủ. Thờng thì
ảnh hởng của những thay đổi này đợc thể hiện qua khoảng cách giữa thành quả
mong muốn và thành quả hiện tại.

- Theo dõi thành tích :
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
17
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Quá trình theo dõi thành tích sẽ cung cấp thông tin về khoảng cách. Các
nhà quản lý hình thành hệ thống đo lờng để theo dõi các biến chỉ ra thành tựu
của doanh nghiệp có đang trên đà phát triển hay không. Việc các nhà quản lý
theo dõi thành tích là cần thiết. Điều này cũng khiến cho cán bộ công nhân viên
nhận ra điều gì là quan trọng. Thông tin theo dõi thành tích khá ổn định và có
thể truyền đa qua các phơng tiện thông thờng
3. Thông tin là phơng tiện để chuyển biến
Trong xã hội thông tin các doanh nghiệp tạo ra nhiều sản phẩm và dịch vụ
dựa trên thông tin, bổ xung vào sản phẩm dùng thông tin để tăng hiệu quả hoặc
để dành đợc những lợi thế cạnh tranh. Để thấy rõ hơn thông tin là nguyên nhân
gây ra biến chuyển ta xem xét công tác tiếp thị, dịch vụ khách hàng và việc uỷ
quyền cho cấp dới.
Tiếp thị:
Là một chiến lợc chủ chốt để thay đổi hiệu suất của doanh nghiệp thông
qua việc tăng doanh số bán. Thông tin là một yếu tố quan trọng trong tiếp thị.
Đôi khi các chiến lợc tiếp thị phụ thuộc rất nhiều vào công nghệ cơ sở dữ liệu vì
phải lu trữ một khối lợng dữ liệu quá lớn. Nếu không có công nghệ cơ sở dữ liệu
thì sẽ không bao giờ có một chiến lợc tiếp thị thực hiện đợc. Cơ sở dữ liệu ngày
nay không còn đơn thuần chỉ là một tệp địa chỉ để gửi th đến khách hàng mà
còn là nơi ghi nhớ mối quan hệ với khách hàng.
- Dịch vụ khách hàng:
Là một lĩnh vực cạnh tranh gay gắt đối với các doanh nghiệp. Nhiều nền
kinh tế phát triển là nền kinh tế dịch vụ. Trong các dịch vụ việc giữ uy tín là
điều quan trọng hơn cả. Thời điểm dành lấy chữ tín đợc miêu tả là lúc giao tiếp
với khách hàng vì khách hàng luôn kiểm tra xem xét lời hứa của doanh nghiệp
có trở thành sự thật hay không.

- Uỷ quyền:
Đó là sự chia sẻ với nhiều nhân viên cấp dới một số loại thông tin có tác
động tích cực tới bản thân họ nói riêng và đến doanh nghiệp nói chung. Nhiều
doanh nghiệp tin tởng rằng việc uỷ quyền là một biện pháp góp phần phát triển
hiệu quả hoạt động thể hiện qua việc phát triển chất lợng sản phẩm và dịch vụ.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
18
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Nhiệm vụ quan trọng đối với các cán bộ quản lý dữ liệu là phát triển và cài đặt
hệ thống cho phép cán bộ công nhân viên dễ dàng sử sự để tìm kiếm thông tin.
Hệ thống thông tin
2. Khái niệm hệ thống thông tin
Đứng dới mỗi góc độ khác nhau thì khái niệm về hệ thống thông tin đợc
hiểu theo những khía cạnh khác nhau. Nhng nhìn chung hệ thống thồng tin th-
ờng đợc hiểu là một tập hợp những con ngời, các thiết bị phần cứng phần mềm,
dữ liệu thực hiện hoạt động thu thập, l u trữ, xử lý và phân phối thông tin
trong một tập các ràng buộc đợc gọi là môi trờng. Nó đợc biểu hiện bởi những
con ngời, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học. Đầu vào
(Inputs) của hệ thống thông tin đợc lấy từ các nguồn (sourses) và đợc xử lý bởi
hệ thống với các dữ liệu đã đợc lu trữ từ trớc. Kết quả xử lý (Outputs) đợc
chuyển đến các đích (Destination) hoặc đợc cập nhật vào kho lu trữ (Storage).
3. Các bộ phận của hệ thông tin
Mọi hệ thống thông tin đều bao gồm 4 bộ phận :
- Bộ phận đa dữ liệu vào
- Bộ phận xử lý
- Kho dữ liệu vào và đa dữ liệu ra
Hệ thống thông tin đó có thể đợc mô tả nh sau:
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
19
Nguồn

Xử lý và lưu trữ Phân phát
Kho dữ liệu
Đích
Thu thập
Website: Email : Tel : 0918.775.368
3.Mô hình hệ thống thông tin phục vụ quản lý
Để tổ chức các thông tin phục vụ quản lý cần xây dựng các module dữ liệu
bao gồm:
3.1 Các mocule cập nhật, xử lý thông tin hỗn hợp và thông tin luân
chuyển
Vì lợng thông tin này lớn nên đòi hỏi tốc độ xử lý nhanh chóng và chính
xác. Do đó, khi xây dựng cần quan tâm tới các yêu cầu sau:
- Tổ chức giao diện hợp lý và giảm thao tác của ngời sử dụng.
- Nắm vững các thông tin quan trọng từ thông tin cập nhật
- Kiểm tra phát hiện nhanh các sai sót khi nhập liệu và có thông báo
cho ngời sử dụng biết.
3.2 Các module cập nhật thông tin tra cứu
Các thông tin tra cứu đợc dùng chung cho hệ thống trong một thời gian dài
nó đợc cập nhật thờng xuyên, do đó việc cập nhật các module này đảm bảo dễ
tra cứu.
3.3. Các module lập bảng biểu báo cáo
Các module này đợc thiết kế dựa trên sự tìm hiểu các mẫu bảng biểu báo
cáo theo quy định của hệ thống
3.4. Yêu cầu của hệ thống thông tin
- Các thông tin của hệ thống thông tin quản lý thờng đợc dùng để giải
quyết nhiều khâu cho quá trình quản lý. Điều đó đòi hỏi các thông tin trong hệ
thống thông tin không đợc trùng lặp, thông tin cần đợc tra cứu tổ chức thành các
mảng cơ bản.
- Giảm thiểu khối lợng thông tin làm tăng năng suất và hiệu quả sử
dụng máy. Điều này cần thiết là phải thay thế các công việc luân chuyển và xử

lý thông tin trong toàn hệ thống thông tin. Công việc này sẽ đảm bảo truy suất
nhanh, chính xác các thông tin.
- Để đảm bảo tính logic cho toàn hệ thống cần có các mảng thông tin
cơ bản làm khung tái hiện toàn bộ thông tin của hệ thống.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
20
Website: Email : Tel : 0918.775.368
-Một quyết định không phải dựa vào nhóm các thông tin, bộ phận. Do
đó, phải hết sức tiết kiệm các thao tác xử lý, biến đổi, hợp nhất ..thông tin bằng
cách phân loại và sử dụng các mảng thông tin cơ bản này.
3.5. Các phơng pháp xây dựng hệ thống
3.5.1. Phơng pháp tổng hợp
Phơng pháp này đòi hỏi phải xây dựng nhiệm vụ cho từng bộ phận, nhng phải
đảm bảo toán học trong hệ thống để sau này có thể xây dựng đợc các mảng cơ
bản trên cơ sở từng nhiệm vụ đó.
Với phơng pháp này nó đã mang lại u điểm là cho phép đa hệ thống thông tin
vào làm việc theo từng giai đoạn và nhanh chóng thu đợc kết quả. Nhng nó vẫn
tồn tại nhợc điểm là nhợc điểm là các thông tin dễ bị trùng lặp, sinh ra các thao
tác không cần thiết.
3.5.2 Phơng pháp phân tích
Trong phơng pháp này nhiệm vụ đầu tiên là phải xây dựng đảm bảo toán học
cho hệ thống. Sau đó xây dựng các chơng trình làm việc và thiết lập các mảng
làm việc cho chơng trình đó.
Đối với phơng pháp phân tích này thì lại cho phép tránh đợc các mảng làm việc
một cách thủ công. Song nó lại làm cho hệ thống thông tin chỉ hoạt động đợc
khi đa vào đồng thời các mảng này.
3.5.3. Phơng pháp phân tích và tổng hợp
Đây là phơng pháp kết hợp đồng thời cả hai phơng pháp trên, tiến hành đồng
thời việc xây dựng các mảng cơ bản và một số thao tác cũng nh nhiệm vụ cần
thiết. Yêu cầu là phải tổ chức chặt chẽ và phải đảm bảo tính nhất quán.

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
21
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Các ph ơng pháp thu thập, thông tin
4. Phơng pháp phỏng vấn
Phỏng vấn và nghiên cứu tài liệu là hai công cụ thu thập thông tin đắc
lực nhất dùng cho hầu hết các dự án phát triển hệ thống thông tin: phỏng
vấn cho phép thu đợc những xử lý theo cách khác với mô tả trong tài liệu,
gặp đợc những ngời chịu trách nhiệm trên thực tê, số ngời này không đợc
ghi trên văn bản tổ chức; Thu đợc những nội dung cơ bản khái quát về hệ
thống mà nội dung đó có thể nắm bắt đợc khi tài liệu quá nhiều. Đặc biệt
là mục tiêu của tổ chức.
Phỏng vấn có thể đợc thực hiện theo các bớc sau:
- Chuẩn bị phỏng vấn
+ Lập danh sách và lịch phỏng vấn. Lựa chọn số lợng và loại cán bộ
để phỏng vấn theo cách thức từ trên xuống
+ Cần biết một số thông tin về ngời đợc phỏng vấn (trách nhiệm, thái
độ, tuổi đời.)
+ Lập đề cơng nội dung chi tiết cho phỏng vấn theo mẫu với yêu cầu
cần thiết.
+ Xác định cách thức phỏng vấn (phi cấu trúc hay có cấu trúc)
+ Gửi trớc các vấn đề yêu cầu (thông tin vào/ ra, lu trữ, mẫu biểu, xử
lý )
+ Đặt lịch làm việc (tốt nhất là buổi sáng, thời gian từ 90 phút đến 2
giờ).
+ Phơng tiện ghi chép là các ký pháp trên giấy khổ lớn theo mẫu.
- Tiến hành phỏng vấn:
+ Nhóm phỏng vấn gồm 2 ngời. Cán bộ phỏng vấn chính dẫn dắt
phỏng vấn, đợc ghi chép trên giấy mẫu. Cán bộ phỏng vấn phụ thu thập
mẫu mang tin, bổ xung hoặc làm rõ ý.

+ Thái độ lịch sự đúng giờ. Tinh thần khách quan. Không đợc tạo ra
cảm giác thanh tra.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
22
Website: Email : Tel : 0918.775.368
+ Nhẫn nại, chăm chú nghe. Mềm dẻo và cởi mở. Có thể dùng máy
ghi âm nhng phải đợc phép của ngời đợc phỏng vấn.
- Tổng hợp kết quả phỏng vấn : là khâu rất quan trọng của phỏng
vấn. Nó thờng đợc thực hiện ngay sau buổi phỏng vấn, trong 48 giờ.
+ Lập bảng tổng hợp nhiệm vụ xử lý gồm 5 cột: số liệu nghiệm vụ xử
lý, mô tả về nhiệm vụ xử lý, vị trí công tác thực hiện sử lý, tần suất và
khối lợng xử lý, tài liệu sử dụng cho xử lý, tài liệu ra của xử lý.
+ Tổng hợp các thông tin thu đợc. Kết hợp với thông tin từ các cuộc
phỏng vấn khác để điều bất hợp lý, cần làm rõ
Nghiên cứu tài liệu
Cho phép nghiên cứu kỹ và tỉ mỉ về nhiều khía cạnh của tổ chức nh:
lịch sử hình thành và phát triển của tổ chức : lịch sử hình thành và phát
triển của tổ chức, tình trạng tài chính, các tiêu chuẩn và định mức, cấu
trúc thứ bậc, vai trò và nhiệm vụ của các thành viên, nội dung và hình
dạng của các thông tin vào/ ra. Thông tin trên giấy tờ phản ánh quá khứ,
hiện tại và tơng lai của tổ chức.
Cần nghiên cứu kỹ các văn bản sau:
- Các văn bản về thủ tục và quy trình làm việc của cá nhân hoặc một
nhóm công tác.
- Các phiếu mẫu sử dụng trong hoạt động của tổ chức.
- Các loại báo cáo, bảng biểu do hệ thống thông tin hiện có sinh ra.
5. Sử dụng phiếu điều tra
Khi cần phải lấy thông tin từ một số lợng lớn các đối tợng và trên
một phạm vi địa lý rộng thì dùng phiếu điều tra. Yêu cầu các câu hỏi trên
phiếu phải rõ ràng, cùng hiểu nh nhau. Phiếu ghi theo cách thức dễ tổng

hợp.
Có gửi trọn đối tợng gửi phiếu điều tra theo một số cách thức cơ
bản sau:
- Chọn nhóm những đối tợng thiện chí, tích cực trả lời
- Chọn nhóm ngẫu nhiên trên danh sách
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
23
Website: Email : Tel : 0918.775.368
- Chọn mẫu có mục đích. Chẳng hạn chỉ có những đối tợng thoả mãn
một điều kiện nào đó. Ví dụ đối tợng phải có từ hai năm công tác trở lên.
- Phân thành các nhóm (lãnh đạo, quản lý, ngời sử dụng, phục vụ )
rồi chọn ngẫu nhiên từ các nhóm đó.
- Thờng thì phiếu điều tra đợc thiết kế trên giấy, tuy nhiên cũng có thể
dùng qua điện thoại, đĩa từ, màn hình nối mạng, trang Web động Phiếu điều
tra cần phải đợc phát thử sau đó hiệu chỉnh lại nội dung và hình thức câu hỏi.
Trên phiếu điều tra nên chứa chủ yếu là câu hỏi đóng và một số câu hỏi mở. Để
đảm bảo tỷ lệ phiếu thu về cao và có chất lợng ngời gửi phiếu phải là cấp trên
của các đối tợng nhận phiếu.
6. Quan sát
Khi phân tích viên muốn nhìn thấy những gì không thể hiện trên tài
liệu hoặc qua phỏng vấn nh tài liệu để đâu, đa cho ai, có sắp xếp hoặc
không sắp xếp, lu trữ có khoá hoặc không khoá...
Quan sát sẽ có khi gặp khó khăn vì ngời bị quan sát không thực hiện
giống nh ngày thờng.
Ngoài việc lựa chọn công cụ, phân tích viên phải xác định các
nguồn thông tin. Những nguồn dùng trong giai đoạn đánh giá yêu cầu đ-
ơng nhiên vẫn đợc xem xét ở đây. Tuy nhiên cần phải đi sâu hơn. Phải
phỏng vấn nhân viên chịu trách nhiệm về các hoạt động xử lý dữ liệu
khác nhau và gặp những ngời quản lý họ. Khi phỏng vấn các câu hỏi cần
phải chính xác hơn vì phân tích viên phải hiểu chi tiết. Cần lu ý đến vai

trò của ngời sử dụngvà lợi thế khi có họ tham gia vào đội ngũ phân tích.
I. Thiết kế cơ sở dữ liệu
7. Chuẩn hoá dữ liệu
Sau khi xác định đợc các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc
tạo ra từng đầu ra (có nghĩa là đã liệt kê xong các phần tử thông tin đầu
ra) thì tiến hành chuẩn hoá dữ liệu. Việc chuẩn hoá cơ sở dữ liệu đợc tiến
hành theo mức trong đó:
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
24
Website: Email : Tel : 0918.775.368
- Thực hiện việc chuẩn hoá bớc 1(1.NF) quy định rằng, trong mỗi
danh sách không đợc phép chứa những thuộc tính lặp. Nếu có các thuộctính lặp
thì phải tách các thuộc tính lặp đó ra thành các danh sách con, có một ý nghĩa
dới góc độ quản lý. Và phải gắn thêm cho nó một tên, tìm cho nó một thuộc
tính định danh riêng và gắn thêm thuộc tính định danh của danh sách gốc.
- Thực hiện việc chuẩn hoá mức
+ Đó là trong một danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm
vào toàn bộ khoá chứ không chỉ phụ thuộc vào một phần của khoá. Nếu
có sự phụ thuộc nh vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào
bộ phận của khoá thành một danh sách con mới.
+ Lấy bộ phận khoá đó làm cho danh sách mới. Đặ cho danh sách
mới này một tên riêng cho phù hợp với nội dung của các thuộc tính trong
danh sách.
- Chuẩn hoá mức 3 (3.NF)
Với chuẩn hoá mức 3 thì trong một danh sách không đợc phépcó
sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính. Nếu thuộc tính Z phụ thuộc
hàm vào thuộc tính Y và Y phụ thuộc hàm vào X thì phải tách chúng vào
hai danh sách chứa quan hệ Z, Y và danh sách chứa quan hệ Y với X.
Sau đó xác định khoá và tên cho mỗi danh sách mới.
2. Công cụ mô hình hóa

- Sơ đồ luồng thông tin: Sơ đồ luồng thông tin đợc dùng để mô tả hệ
thống thông tin theo cách thức động. Tức là mô tả việc di chuyển của dữ liệu,
việc xử lý, việc lu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ.
Các ký pháp sử dụng trong sơ đồ luồng thông tin :
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
25
Kho lưu trữ dữ
liệu
Xử lý thủ
công
Giao tác giữa
người _máy
Xử lý tự động
Dòng thông tin
tài liệu
Điều khiển