BÁO CÁO THỰC TẬP-TẠI ĐƠN VỊ UBND xã Phước Thuận

Trường CĐSP TW Nha Trang Năm học: 2012 - 2013
LỜI CẢM ƠN
Lời cảm ơn đầu tiên tôi xin gửi tới quý thầy cô Khoa VNH & QTVP trường
CĐSP Trung Ương Nha Trang đã tận tụy truyền dạy kiến thức cho tôi trong
trong thời gian qua để tôi có thể hoàn thành được quá trình thực tập này.
Và hơn hết tôi xin cảm ơn tới các thầy, cô giáo hướng dẫn thực tập.
Bài báo cáo thực tập này hoàn thành còn nhờ sự giúp đỡ của các anh, chị,
cô chú đang công tác tại UBND xã Phước Thuận, bạn bè đã cùng tôi sát cánh
trong thời gian qua. Tôi xin chân thành cảm ơn tất cả.
Với thời gian cho phép, khả năng nghiên cứu và kinh nghiệm thực tế còn
hạn chế chắc hẳn bài Báo cáo thực tập sẽ có nhiều thiếu sót. Nhưng với sự
nghiên cứu nghiêm túc, sự đam mê tìm tòi học hỏi, tôi rất mong nhận được chỉ
bảo tận tình của quý thầy cô, tôi xin chân thành cảm ơn.
Sinh viên thực hiện
Trần Thái Thuận
Bài báo cáo thực tập đợt 2 - Ngành Quản trị Văn Phòng – Lưu trữ - 1 -
Lớp: QP2A - Khoa VNH & QTVP
Trường CĐSP TW Nha Trang Năm học: 2012 - 2013
MỤC LỤC……………………………… 2
TRANG THÔNG TIN CÁ NHÂN SINH VIÊN……………………… 4
TRANG THÔNG TIN CƠ QUAN THỰC TẬP……………………… 5
PHẦN MỞ ĐẦU……………………………………………………… 6
PHẦN NỘI DUNG…………………………………………………… 7
BÁO CÁO THỰC TẬP…………………………………………………7
CHƯƠNG I : GIỚI THIỆU VỀ CƠ QUAN, ĐƠN VỊ THỰC TẬP……7
A. Khái quát về ngành quản trị văn phòng:…………………………….7
B. Khái quát về UBND xã Phước Thuận:………………………………8
I. Giới thiệu sơ lược cơ quan thực tập………………………………….8
1. Lịch sử hình thành và phát triển………………………………………8
2. Cơ cấu tổ chức……………………………………………………… 8
3. Vị trí – chức năng, nhiệm vụ - quyền hạn của cơ quan………………9

3.1. Vị trí – chức năng………………………………………………… 9
3.2. Nhiệm vụ - quyền hạn…………………………………………… 10
4. Sơ đồ cơ quan……………………………………………………… 13
SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC UBND XÃ PHƯỚC THUẬN………… 13
CHƯƠNG II. TÌNH HÌNH TỔ CHỨC – THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ CÔNG
TÁC VĂN PHÒNG…………………………………………………….13
A. NỘI DUNG THỰC TẬP……………………………………………13
I. Quá trình khảo sát tình hình và thực tập công tác văn thư, quản trị văn phòng
và công tác lưu trữ cơ quan:…………………………………….13
1. Vị trí, chức năng:…………………………………………………….13
2. Nhiệm vụ - quyền hạn:……………………………………………….14
2.1. Công tác tham mưu – tổng hợp và phục vụ các hoạt động của UBND
xã……………………………………………………………………… 14
2.2. Công tác nội vụ của văn phòng; công tác hành chính, văn thư, lưu trữ hiện
hành, công báo và tin học của phòng:………………………………15
2.3. Cơ cấu tổ chức:………………………………………………………15
II. Cách bố trí nơi làm việc, tổ chức lao động và trang thiết bị văn phòng:
…………………………………………………………………… 16
1. Mô hình tổ chức văn phòng cơ quan:………………………………….16
SƠ ĐỒ BỐ TRÍ VĂN PHÒNG CƠ QUAN………………………………17
2. Trang thiết bị văn phòng cơ quan……………………………………….17
3. Biên đề văn thư chuyên trách:………………………………………… 18
4. Soạn thảo và ban hành văn bản:…………………………………………18
4.1. Các bước tiến hành soạn thảo và ban hành văn bản…………………18
BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN………………….20
4.2. Các loại văn bản do cơ quan ban hành:……………………………….21
5. Quản lí công văn đi – đến:………………………………………………21
Bài báo cáo thực tập đợt 2 - Ngành Quản trị Văn Phòng – Lưu trữ - 2 -
Lớp: QP2A - Khoa VNH & QTVP
Trường CĐSP TW Nha Trang Năm học: 2012 - 2013

5.1. Nguyên tắc giải quyết văn bản đến:………………………………… 21
5.2. Quá trình xử lí văn bản:……………………………………………….22
5.3. Công việc vào sổ đăng kí…………………………………………… 22
5.4. Trình và chuyển giao văn bản…………………………………………22
5.5 Giải quyết công văn đi:………………………………………………23
5.6. Một số mẫu văn bản đi – đến:……………………………………….24
6. Công tác lập hồ sơ:…………………………………………………….25
III. Công tác lưu trữ:………………………………………………………26
1. Tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ tại cơ quan:
2. Thành phần, nội dung và khối lượng tài liệu được bảo quản tại cơ quan:
3. Tình hình tổ chức khoa học tài liệu:
4. Giao nộp tài liệu:
5. Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu:
6. Tình hình bảo quản tài liệu:
7. Tình hình ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ:
B. PHẦN THỰC HÀNH:
I. Hoạt động thực tiễn và kết quả:
1. Thâm nhập thực tế tìm hểu về cơ quan, đơn vị thực tập:
- Biện pháp tìm hiểu:
2. Nội dung tìm hiểu về ngành đào tạo:
2.1. Tìm hiểu về cơ cấu, cách tổ chức và hoạt động của văn phòng.
2.2. Tìm hiểu những hoạt động của cơ quan, đơn vị thực tập.
( Hội Đồng Nhân Dân – UBND xã Phước Thuận)
CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT, ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ:
I. Nhận xét:
II. Đề xuất, kiến nghị các giải pháp:
Bài báo cáo thực tập đợt 2 - Ngành Quản trị Văn Phòng – Lưu trữ - 3 -
Lớp: QP2A - Khoa VNH & QTVP
Trường CĐSP TW Nha Trang Năm học: 2012 - 2013
TRANG THÔNG TIN CÁ NHÂN SINH VIÊN

1. Họ và tên sinh viên: Trần Thái Thuận
2. Ngày tháng năm sinh: 18/8/1992
3. Quê Quán: Phước Thuận – Tuy Phước – Bình Định
4. Nơi cư trú: Phước Thuận – Tuy Phước – Bình Định
5. Số CMND: 215251823
6. Số điện thoại: 01653751717
7. Địa chỉ liên lạc: Phước Thuận – Tuy Phước – Bình Định
8. Mã số sinh viên: 1077108214
9. Lớp: QP2A
10. Khoa: VNH & QTVP
11. Địa chỉ gmail:
Bình Định, ngày 29 tháng 3 năm 2013
Người viết
Trần Thái Thuận
Bài báo cáo thực tập đợt 2 - Ngành Quản trị Văn Phòng – Lưu trữ - 4 -
Lớp: QP2A - Khoa VNH & QTVP
Trường CĐSP TW Nha Trang Năm học: 2012 - 2013
TRANG THÔNG TIN CƠ QUAN THỰC TẬP
1. Tên cơ quan, đơn vị thực tập: UBND xã Phước Thuận
• ĐT: 056.3 621375
• Địa chỉ: Thôn Tân Thuận – Phước Thuận – Tuy Phước – Bình Định
2. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị:
• Chủ Tịch cơ quan: Ông Nguyễn Tấn Phong
• Phó chủ tịch: Ông Lê Duy Trinh
• Văn phòng – thống kê: Ông Nguyễn Hồng Rực
• Văn phòng – thống kê: Ông Huỳnh Thanh Lâm
3. Các bộ phận trong cơ quan:
• Bộ phận công an
• Bộ phận văn phòng – thống kê
• Bộ phận tài chính – kế toán

• Bộ phận xã đội
• Bộ phận tư pháp – hộ tịch
• Bộ phận văn hóa – xã hội
• Bộ phận địa chất – xây dựng
PHẦN MỞ ĐẦU:
Bài báo cáo thực tập đợt 2 - Ngành Quản trị Văn Phòng – Lưu trữ - 5 -
Lớp: QP2A - Khoa VNH & QTVP
Trường CĐSP TW Nha Trang Năm học: 2012 - 2013
Chúng ta đã biết hoạt động quản lý nói chung, là một hoạt động đòi hỏi
nhiều năng lực và tư duy trong đó chủ thể quản lý luôn có bộ phận trợ giúp tùy
theo quy mô tổ chức mà đó là một bộ phận hay là một cá nhân.
Quản lý hành chính nhà nước là một hoạt động đặc biệt trong đời sống
xã hội. Nó đặc trưng bởi hoạt động chấp hành và điều hành giữa cơ quan cấp
trên với cơ quan cấp dưới, giữa cá nhân lãnh đạo với những nhân viên trong nội
bộ cơ quan. Mỗi cơ quan quản lý hành chính nhà nước thực hiện chức năng
trong khuôn khổ nhiệm vụ quyền hạn thông qua các quyết định trong hệ thống
hành chính và những mối quan hệ công tác bên ngoài. Do đó bộ máy trợ giúp
của cơ quan quản lý hành chính nhà nước là yếu tố được quan tâm như một
điểm trong tâm trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan.
Trong thực tế quản lý hành chính còn đòi hỏi sự khoa học trong khi giải
quyết công việc đòi hỏi người quản lý có một kiến thức tổng hợp, bố trí công
việc một cánh khoa học. Đòi hỏi sự khéo lẽo tài tình trong lãnh đạo, năng động
và sáng tạo khi đưa ra chiến lược và phải biết lắng nghe ý kiến của mọi người,
tạo ra sự hai hòa trong công việc. Biết kết hợp nhần nhiễn mọi người với nhau
để hoàn thành tốt công việc, tạo diều kiện thúc đẩy tài năng trong mỗi con
người phát triển hết khả năng của mình trong công việc.
Do thời gian và phạm vi tiếp cận công việc còn giới hạn nên trong
khuôn khổ của một Báo cáo thực tập; tôi xin đề cập đến các hoạt động của văn
phòng UBDN xã Phước Thuận chủ yếu từ phương diện nhiệm vụ của Văn
phòng, đặc biệt là công tác văn thư một khâu quan trọng trong hành chính tổ

chức của cơ quan, cũng là nơi tôi có điều kiện tiếp xúc công việc nhiều nhất;
nhằm đặt một cái nhìn tổng quát, khái quát về vị trí, chức năng nhiệm, ý nghĩa
hoạt động của Văn phòng đối với cơ quan cũng như chức năng của Văn phòng
nói chung trong hoạt động quản lí ở các cơ quan hành chính Nhà nước.
PHẦN NỘI DUNG:
Bài báo cáo thực tập đợt 2 - Ngành Quản trị Văn Phòng – Lưu trữ - 6 -
Lớp: QP2A - Khoa VNH & QTVP
Trường CĐSP TW Nha Trang Năm học: 2012 - 2013
BÁO CÁO THỰC TẬP:
CHƯƠNG I : GIỚI THIỆU VỀ CƠ QUAN, ĐƠN VỊ THỰC TẬP.
A. KHÁI QUÁT VỀ NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG:
Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử
lý và tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo, là bộ máy giúp các nhà quản lý điều
hành công việc, đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động
chung của toàn cơ quan,tổ chức.
Quản trị hành chính văn phòng là một công tác quan trọng đối với bất
kỳ một cơ quan nào, nó ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của cơ quan. Công
tác này nếu được thực hiện tốt sẽ thúc đẩy sự tiến bộ trên nhiều mặt của tổ chức
và ngược lại, nếu thực hiện không hiệu quả có thể tác động tiêu cực đến quá
trình phát triển.
Quản trị văn phòng là một ngành rất rộng nó đáp ứng nhu cầu thực tiễn
của từng cơ quan, đơn vị. Nhằm trang bị cho sinh viên những kiến thức và kỹ
năng trong quá trình tổ chức và hoạt động của cơ quan, đơn vị. Để việc quản lý
điều hành có hiệu quả, vận dụng những kiến thức cơ bản trong quá trình quản
lý. Quản trị văn phòng là phương tiện được sử dụng trong quá trình tổ chức hoạt
động của cơ quan, đơn vị.
Ngoài ra nhìn vào toàn bộ quá trình quản lý, từ việc ra quyết định quản lý
và tổ chức thực hiện quyết định, cho đến việc kiểm tra, điều hành các quyết
định cho phù hợp với mục tiêu đã đề ra. Chúng ta thấy trong các hoạt động,
không có khâu nào không cần đến văn bản. Vì thế, việc nắm rõ hệ thống văn

bản, phân loại văn bản và qui định của nhà nước về thể thức của một văn bản sẽ
giúp cho người soạn thảo có thể lựa chọn loại hình văn bản phù hợp với mục
tiêu của việc ban hành và đảm bảo văn bản được thực thi. Ngoài ra một nhà
quản trị còn phải am hiểu nhiều lĩnh vực về kinh tế, văn hóa, xã hội …và phải
am hiểu pháp luật và cách thức sắp xếp, tổ chức các cuộc hội họp và điều hành
hoạt động trong văn phòng các khâu nghiệp vụ khác từ đó nó giúp cho sinh
viên hiểu được tổng quan ngành học và trang bị cho mình một kiến thức cơ bản
về các nghiệp vụ của công tác văn thư, soạn thảo và ban hành văn bản, công tác
lưu trữ của một người quản trị.
Mục đích của đợt thực tập ngành Quản trị văn phòng – lưu trữ:
Thực tập tốt nghiệp có vị trí rất quan trọng trong chương trình đào tạo
trình độ Cao đẳng ngành Quản trị văn phòng – lưu trữ. Đây là đợt thực tập của
cả khóa học, được thực hiện sau khi đã xong chương trình lý thuyết - thực hành
tại trường.
Để gắn liền nhà trường với xã hội, lý luận với thực tiễn. Thông qua
nghiên cứu khảo sát và thực hành về công tác văn thư; soạn thảo và ban hành
văn bản; công tác lưu trữ ở cơ quan, doanh nghiệp để củng cố kiến thức đã học,
nâng cao năng lực và vận dụng lý luận và thực tiễn; rèn luyện kỹ năng nghề
Bài báo cáo thực tập đợt 2 - Ngành Quản trị Văn Phòng – Lưu trữ - 7 -
Lớp: QP2A - Khoa VNH & QTVP
Trường CĐSP TW Nha Trang Năm học: 2012 - 2013
nghiệp; xây dựng phong cách làm việc của một cán bộ khoa học ngành Quản trị
văn phòng – lưu trữ.
Nắm và hiểu được hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp tích lũy kiến
thức thực tế, lấy tư liệu tài liệu để chuẩn bị cho tốt nghiệp.
B. KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ PHƯỚC THUẬN:
I. Giới thiệu sơ lược cơ quan thực tập:
1. Lịch sử hình thành và phát triển:
Sau khi điều chỉnh lại địa giới cấp huyện theo Quyết định số 41-HĐBT
ngày 24.8.1981 của Hội đồng Bộ trưởng, tổ chức hành chính tỉnh Bình Định

bao gồm 11 đơn vị hành chính cấp huyện, cũng từ năm 1981 trở lại đây, các
đơn vị hành chính cấp xã, phường của các huyện, thị liên tục có sự thay đổi.
Ngày 23.9.1981, một số xã của huyện Tuy Phước, trong đó có xã Phước Thuận
có sự điều chỉnh lại theo Quyết định số 80- HĐBT của Hội đồng Bộ trưởng
nước Cộng hòa Xã hội Chủ Nghĩa Việt Nam. Từ sau ngày lập lại chính quyền
xã trở đi, cùng với việc kiện toàn bộ máy quản lý nhà nước ở địa phương theo
hướng tinh, gọn và có khả năng cao để quản lý và phát triển kinh tế - xã hội
thích nghi với cơ chế mới, trước hết, tập trung “khai thác và huy động cao nhất
mọi nguồn lực, mọi tiềm năng để phát triển mạnh nông nghiệp và kinh tế nông
thôn, bảo đảm thu hút đại bộ phận lao động dư thừa thông qua sự phát triển đa
dạng của kinh tế nông thôn và công cuộc công nghiệp hóa đất nước, tăng năng
suất lao động xã hội, tạo ra số lượng sản phẩm lớn, chất lượng cao, giá thành
hạ, giải quyết vững chắc nhu cầu lương thực và thực phẩm cho nhân dân, đáp
ứng yêu cầu nguyên liệu cho công nghiệp, tăng kim ngạch xuất khẩu và tăng
tích lũy cho sự nghiệp công nghiệp hóa, giữ gìn và khai thác hợp lý tài nguyên,
bảo vệ và cải thiện môi trường sinh thái”, nhằm xây dựng nông thôn mới, xây
dựng hệ thống chính trị vững mạnh, phát huy dân chủ, bảo đảm công bằng xã
hội, tăng cường ổn định chính trị, giữ vững trật tự xã hội, củng cố vững chắc
quốc phòng, an ninh.
2. Cơ cấu tổ chức:
- UBND xã có 07 bộ phận chuyên môn, có 20 cán bộ công chức, chuyên
trách, trong đó, cán bộ có trình độ đại học: 03 đồng chí, cao đẳng 0 đồng chí;
trung cấp 06 đồng chí; HĐND phường có 29 đại biểu
- Các tổ chức đảng, đoàn thể: Đảng bộ phường có 186 đảng viên sinh
hoạt ở 22 chi bộ. 05 đoàn thể chính trị: Ủy ban mặt trận tổ quốc, Hội liên hiệp
phụ nữ, Hội nông dân, Hội cưu chiến binh, Đoàn thành niên và các đoàn thể Xã
Hội.
3. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan:
3.1. Vị trí, chức năng:
Căn cứ vào Hiến pháp nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam năm

1992 qui định về tổ chức và hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân
Bài báo cáo thực tập đợt 2 - Ngành Quản trị Văn Phòng – Lưu trữ - 8 -
Lớp: QP2A - Khoa VNH & QTVP
Trường CĐSP TW Nha Trang Năm học: 2012 - 2013
dân thì “hội đồng nhân dân là cơ quan quyền lực nhà nước ở địa phương, đại
diện cho ý chí, nguyện vọng và quyền làm chủ của nhân dân, do nhân dân địa
phương bầu ra, chịu trách nhiệm trước nhân dân địa phương và cơ quan nhà
nước cấp trên”, còn “ủy ban nhân dân do hội đồng nhân dân bầu là cơ quan
chấp hành của hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương,
chịu trách nhiệm chấp hành hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan nhà nước
cấp trên, nghị quyết của hội đồng nhân dân cùng cấp” và hoạt động theo nguyên
tắc tập trung dân chủ. Với phương châm đó, sau hơn 25 năm (1975-2000) xây
dựng và phát triển, thông qua sáu kỳ bầu cử để kiện toàn bộ máy quản lý nhà
nước ở địa phương, đại biểu hội đồng nhân dân các cấp tỉnh Bình Định đã nêu
cao phẩm chất, đạo đức cách mạng của người công dân, gương mẫu tuân theo
hiến pháp và pháp luật của nhà nước, hết lòng vì lợi ích của dân tộc, của nhân
dân, liên hệ gắn bó với nhân dân, làm tròn chức năng kiểm tra, giám sát và động
viên nhân dân thực hiện thắng lợi kế hoạch kinh tế-xã hội hàng năm của địa
phương, đấu tranh loại trừ những hành vi không hợp pháp ra khỏi đời sống
pháp chế nhà nước. Nên Ủy ban nhân dân xã là cơ quan quản lý nhà nước thực
hiện chức năng nhiệm vụ theo quy định của cấp xã, phường. Hàng năm Đảng
ủy, UBND xã lãnh đạo tổ chức thực hiện và chỉ tiêu nhiệm vụ do UBND
Huyện, UBND Tỉnh giao về phát triển kinh tế, xã hội, bảo đảm an ninh quốc
phòng trên địa bàn; thực hiện công tác xây dựng Đảng, xây dựng hệ thống
chính trị và quản lý Nhà nước ở địa phương.
Làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, phát huy vai trò lãnh đạo tập
thể, đề cao tránh nhiệm cá nhân và tinh thần chủ động, sáng tạo của từng đồng
chí cán bộ. Mỗi việc chỉ được giao cho một người phụ trách và chịu trách
nhiệm chính. Mỗi thành viên ủy ban nhân dân phường chịu trách nhiệm cá nhân
về lĩnh vực được phân công.

Giải quyết các công việc của công dân và tổ chức theo đúng pháp luật,
đúng thẩm quyền phạm vi trách nhiệm, bảo đảm công khai, minh bạch, kịp thời,
hiệu quả; Theo đúng trình tự, thời hạn quy định của quy trình, kế hoạch công
tác đã đề ra.
Cán bộ, công chức xã nắm bắt cơ sở, lắng nghe ý kiến đóng góp của nhân
dân, có ý thức học tập nâng cao trình độ, từng bước thi đua hoạt động của ủy
ban nhân dân xã ngày càng đi vào nền nếp vì mục tiêu xây dựng chính quyền cơ
sở vững mạnh, nâng cao đời sống nhân dân.
3.2. Nhiệm vụ, quyền hạn:
3.2.1. Trong lĩnh vực xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội
hàng năm trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban
nhân dân huyện phê duyệt; tổ chức thực hiện kế hoạch đó:
+ Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân
sách địa phương và phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; dự toán
Bài báo cáo thực tập đợt 2 - Ngành Quản trị Văn Phòng – Lưu trữ - 9 -
Lớp: QP2A - Khoa VNH & QTVP
Trường CĐSP TW Nha Trang Năm học: 2012 - 2013
điều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết và lập quyết toán
ngân sách địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo
Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;
+ Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các cơ quan nhà
nước cấp trên trong việc quản lý ngân sách nhà nước trên địa bàn xã, thị trấn và
báo cáo về ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật;
+ Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụ các
nhu cầu công ích ở địa phương; xây dựng và quản lý các công trình công cộng,
đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nước theo quy
định của pháp luật;
+ Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng các
công trình kết cấu hạ tầng của xã, thị trấn trên nguyên tắc dân chủ, tự nguyện.
Việc quản lý các khoản đóng góp này phải công khai, có kiểm tra, kiểm soát và

bảo đảm sử dụng đúng mục đích, đúng chế độ theo quy định của pháp luật.
3.2.2. Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi
và tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện những
nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
+ Tổ chức và hướng dẫn việc thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề án
khuyến khích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ để phát triển
sản xuất và hướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng, vật nuôi
trong sản xuất theo quy hoạch, kế hoạch chung và phòng trừ các bệnh dịch đối
với cây trồng và vật nuôi;
+ Tổ chức việc xây dựng các công trình thuỷ lợi nhỏ; thực hiện việc tu
bổ, bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng; phòng, chống và khắc phục hậu quả thiên tai,
bão lụt; ngăn chặn kịp thời những hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ đê điều,
bảo vệ rừng tại địa phương;
+ Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước trên địa bàn theo
quy định của pháp luật;
+ Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác và phát triển các ngành, nghề truyền
thống ở địa phương và tổ chức ứng dụng tiến bộ về khoa học, công nghệ để
phát triển các ngành, nghề mới.
3.2.3. Trong lĩnh lực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân
xã, thị trấn thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
+ Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong xã
theo phân cấp;
+ Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở điểm
dân cư nông thôn theo quy định của pháp luật, kiểm tra việc thực hiện pháp luật
về xây dựng và xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền do pháp luật quy định;
Bài báo cáo thực tập đợt 2 - Ngành Quản trị Văn Phòng – Lưu trữ - 10 -
Lớp: QP2A - Khoa VNH & QTVP
Trường CĐSP TW Nha Trang Năm học: 2012 - 2013
+ Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường giao
thông và các công trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy định của

pháp luật;
+ Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường
giao thông, cầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật.
3.2.4. Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá và thể dục thể
thao, Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn
sau đây:
+ Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương; phối
hợp với trường học huy động trẻ em vào lớp một đúng độ tuổi; tổ chức thực
hiện các lớp bổ túc văn hoá, thực hiện xoá mù chữ cho những người trong độ
tuổi;
+ Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫu
giáo, trường mầm non ở địa phương; phối hợp với Uỷ ban nhân dân cấp trên
quản lý trường tiểu học, trường trung học cơ sở trên địa bàn;
+ Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hoá gia
đình được giao; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; phòng, chống các dịch
bệnh;
+ Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hoá, thể dục thể
thao; tổ chức các lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch
sử - văn hoá và danh lam thắng cảnh ở địa phương theo quy định của pháp luật;
+ Thực hiện chính sách, chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia đình
liệt sĩ, những người và gia đình có công với nước theo quy định của pháp luật;
+ Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp đỡ
các gia đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi
nương tựa; tổ chức các hình thức nuôi dưỡng, chăm sóc các đối tượng chính
sách ở địa phương theo quy định của pháp luật;
+ Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sĩ; quy hoạch, quản lý nghĩa địa
ở địa phương.
3.2.5. Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội và
thi hành pháp luật ở địa phương, Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện
những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

+ Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phòng toàn dân, xây
dựng làng xã chiến đấu trong khu vực phòng thủ địa phương;
+ Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch;
đăng ký, quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực hiện việc xây dựng,
huấn luyện, sử dụng lực lượng dân quân tự vệ ở địa phương;
+ Thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn xã hội; xây
dựng phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc vững mạnh; thực hiện
Bài báo cáo thực tập đợt 2 - Ngành Quản trị Văn Phòng – Lưu trữ - 11 -
Lớp: QP2A - Khoa VNH & QTVP
Trường CĐSP TW Nha Trang Năm học: 2012 - 2013
biện pháp phòng ngừa và chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi
phạm pháp luật khác ở địa phương;
+ Quản lý hộ khẩu; tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc đi lại của
người nước ngoài ở địa phương.
3.2.6. Trong lĩnh vực chính sách dân tộc và tôn giáo:
Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, Uỷ ban
nhân dân xã, thị trấn có nhiệm vụ tổ chức, hướng dẫn và bảo đảm thực hiện
chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo của
nhân dân ở địa phương theo quy định của pháp luật.
3.2.7. Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn
thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
+ Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật; giải quyết các vi phạm pháp
luật và tranh chấp nhỏ trong nhân dân theo quy định của pháp luật;
+ Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công
dân theo thẩm quyền;
+ Tổ chức thực hiện hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng trong việc
thi hành án theo quy định của pháp luật; tổ chức thực hiện các quyết định về xử
lý vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật.
Bài báo cáo thực tập đợt 2 - Ngành Quản trị Văn Phòng – Lưu trữ - 12 -
Lớp: QP2A - Khoa VNH & QTVP

Trường CĐSP TW Nha Trang Năm học: 2012 - 2013
4. Sơ đồ cơ quan:
SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC UBND XÃ PHƯỚC THUẬN
CHƯƠNG II : TÌNH HÌNH TỔ CHỨC – THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ
CÔNG TÁC VĂN PHÒNG.
A. NỘI DUNG THỰC TẬP.
I. Quá trình khảo sát tình hình và thực tập công tác văn thư, quản trị văn
phòng và công tác lưu trữ của cơ quan:
1. Vị trí, chức năng:
Văn phòng – thống kê Ủy ban nhân dân xã Phước Thuận (sau đây gọi tắt
là Văn phòng) là cơ quan chuyên môn, bộ máy giúp việc của Ủy ban nhân dân
xã và Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã; có chức năng tham mưu - tổng hợp giúp
cho Ủy ban nhân dân xã, Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã chỉ đạo, điều hành các
hoạt động của xã; giúp Ủy ban nhân dân xã điều hòa, phối hợp các hoạt động
chung của các Phòng, ban, ngành, Ủy ban nhân dân xã ; đảm bảo các điều kiện
vật chất, kỹ thuật phục vụ cho hoạt động của Ủy ban nhân dân xã.
Bài báo cáo thực tập đợt 2 - Ngành Quản trị Văn Phòng – Lưu trữ - 13 -
Lớp: QP2A - Khoa VNH & QTVP
Chủ tịch
Phó chủ tịch
P. Văn
phòng
– thống
kê
P. Địa
chất –
xây
dựng
P. Văn
hóa –

xã hội
P. Tài
chính –
kế toán
P. Tư
pháp-
hộ tịch
Trường CĐSP TW Nha Trang Năm học: 2012 - 2013
Văn phòng có tư cách pháp nhân, được cấp kinh phí hoạt động và mở tài
khoản tại Kho bạc Nhà nước theo quy định.
2. Nhiệm vụ - quyền hạn:
2.1. Công tác tham mưu - tổng hợp và phục vụ các hoạt động của Ủy
ban nhân dân xã:
2.1.1. Trình Ủy ban nhân dân xã chương trình làm việc, kế hoạch công
tác hàng tuần, tháng, quý, sáu tháng và cả năm của Ủy ban nhân dân xã. Đôn
đốc, kiểm tra các Phòng, Ủy ban nhân dân Xã trong việc thực hiện chương
trình, kế hoạch công tác của Ủy ban nhân dân xã Phước Thuận; theo dõi, đôn
đốc, kiểm tra công tác phối hợp giữa các Phòng, Ủy ban nhân dân Xã theo quy
định của pháp luật;
2.1.2. Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ công tác
lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân
xã theo quy của pháp luật. Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột
xuất được giao theo quy định của pháp luật;
2.1.3. Giúp Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã Phước
Thuận giữ mối quan hệ phối hợp công tác với với Huyện ủy, Thường trực
Huyện ủy, Thường trực Hội đồng nhân dân xã, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt
Nam xã Phước Thuận, các đoàn thể phường, các cơ quan, tổ chức;
2.1.4. Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo phân công của
Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã Phước Thuận; theo dõi, đôn đốc các Phòng - Ban,
Ủy ban nhân dân Xã soạn thảo, chuẩn bị các đề án được phân công phụ trách;

2.1.5. Chịu trách nhiệm rà soát trình tự thủ tục, thể thức đề án, văn bản
trước khi trình Ủy ban nhân dân Xã và Chủ tịch Ủy ban nhân dân Xã xem xét,
quyết định;
2.1.6. Theo dõi, đôn đốc các Phòng – Ban, Ủy ban nhân dân Xã –
Phường, giúp Ủy ban nhân dân Xã kiểm tra việc thực hiện ý kiến chỉ đạo của
Ủy ban nhân dân, Chủ tịch và các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân Xã;
Chủ trì phối hợp với các cơ quan liên quan lập, điều chỉnh Chương trình
xây dựng văn bản quy phạm pháp luật của Ủy ban nhân dân trình Xã Ủy ban
nhân dân Xã xem xét, quyết định;
2.1.7. Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của Ủy ban
nhân dân Xã ; các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan Nhà nước cấp trên
có liên quan;
Bài báo cáo thực tập đợt 2 - Ngành Quản trị Văn Phòng – Lưu trữ - 14 -
Lớp: QP2A - Khoa VNH & QTVP
Trường CĐSP TW Nha Trang Năm học: 2012 - 2013
2.1.8. Phối hợp với Văn phòng Tiếp công dân Xã Phước Thuận giúp Chủ
tịch và các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân Xã tổ chức tiếp công dân, tiếp nhận
và giải quyết các đơn thư khiếu nại, tố cáo theo quy định;
2.1.9. Tổ chức phục vụ các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách của
Ủy ban nhân dân Xã Phước Thuận, Chủ tịch và các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân
dân Xã;
2.1.10. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ủy ban nhân dân, Chủ tịch
Ủy ban nhân dân huyện Tuy Phước giao;
2.2. Công tác nội vụ của Văn phòng; công tác hành chính, văn thư,
lưu trữ hiện hành, Công báo và tin học của UBND Xã :
2.2.1. Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của Ủy ban nhân dân
Xã, Chủ tịch Ủy ban nhân dân Xã ; quản lý, tổ chức thực hiện công tác văn
thư, lưu trữ hiện hành của hướng dẫn,Văn phòng Ủy ban nhân dân Xã về
nghiệp vụ hành chính, văn thư, tin học hóa quản lý hành chính Nhà nước theo
quy định của pháp luật;

2.2.2. Trình Ủy ban nhân dân Xã quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm,
các chương trình, dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng;
2.2.3. Trình Ủy ban nhân dân Xã chương trình, biện pháp tổ chức thực
hiện công tác cải cách hành chính Nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng;
2.2.4. Quản lý tổ chức cán bộ, công chức, viên chức, người lao động; xây
dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức của
Văn phòng;
2.2.6. Giải quyết khiếu nại, tố cáo; thực hiện công tác phòng, chống tham
nhũng; thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong phạm vi quản lý của Văn
phòng theo quy định của pháp luật và phân công của Chủ tịch Ủy ban nhân dân
Xã;
2.2.7. Lập dự trù kinh phí hoạt động hàng năm của Ủy ban nhân dân Xã;
thực hiện việc quản lý, chi tiêu, thanh quyết toán tài khóa của Ủy ban nhân dân
Xã theo chế độ tài chính Nhà nước;
2.2.8. Quản lý tài sản, trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật được giao
theo quy định của pháp luật;
3. Cơ cấu tổ chức:
3.1. Văn phòng gồm có 02 Văn phòng – thống kê và một số bộ phận
khác, số lượng Văn phòng – thống kê do Chủ tịch Ủy ban nhân dân Xã Phước
Thuận quyết định. Văn phòng - thống kê của Văn phòng do Chủ tịch Ủy ban
Bài báo cáo thực tập đợt 2 - Ngành Quản trị Văn Phòng – Lưu trữ - 15 -
Lớp: QP2A - Khoa VNH & QTVP
Trường CĐSP TW Nha Trang Năm học: 2012 - 2013
nhân Xã bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo quy định của pháp
luật;
3.2. Văn phòng làm việc theo chế độ thủ trưởng, Văn phòng – thống kê
vừa là người chỉ đạo vùa là người điều hành các hoạy động của Văn phòng; sắp
xếp, tổ chức bộ máy Văn phòng theo quy định; chiệu trách nhiệm trước ủy ban
nhân dân Xã và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Văn phòng;
3.3. Văn phòng – thống kê có trách nhiệm giữ gìn, bảo quản và sử dụng

con dấu đúng theo quy định; phối hợp, đôn đốc các phòng – Ban trong Ủy ban
nhân xã chuẩn bị các đề án trình Ủy ban nhân dân Huyện; thông báo truyền đạt
ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân Huyện để các
Phòng – Ban, Ủy ban nhân dân Xã thực hiện;
3.4. Các bộ phận trong Văn phòng: Bộ phận kế toán, bộ phận văn thư là
các bộ phận giúp việc cho Văn phòng – thống kê, được Văn phòng – thống kê
phân công theo dõi từng khối công việc và chịu trách nhiệm trước Văn phòng,
trước pháp luật về các lĩnh vực công việc được phân công phụ trách.
II. Cách bố trí nơi làm việc, tổ chức lao động và trang thiết bị văn phòng:
1. Mô hình tổ chức văn phòng cơ quan:
Văn phòng của cơ quan được bố trí theo kiểu hiện đại đã hạn chế việc
lãng phí thời gian công sức vào tổ chức, điều hành hoạt động của văn phòng và
giảm được chi phí về quản lý điều hành. Đồng thời nó cũng giúp cho nhà lãnh
đạo thoát khỏi những công việc hành chính mang tính sự vụ, tạo điều kiện cho
mỗi cán bộ, viên chức văn phòng phát huy được tính sáng tạo, tự chủ và hoàn
thành tốt nhiệm vụ của mình một cách tốt nhất.
Văn phòng được phân theo chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban
nhưng.Các hoạt động tập trung vào một đầu mối duy nhất đặt dưới sự điều hành
của nhà quản trị hành chính.
* Ưu điểm của hình thức này là dễ điều hành công việc, huy động nhân
sự, dễ kiểm tra, điều động trang thiết bị, phương tiện làm việc
* Nhược điểm của hình thức này là nó khó chuyên môn hóa, công việc
thiếu chính xác, có thể dẫn đến trì trệ do chuyển giao công việc, khó quan tâm
đúng mức từng loại công việc.
Bài báo cáo thực tập đợt 2 - Ngành Quản trị Văn Phòng – Lưu trữ - 16 -
Lớp: QP2A - Khoa VNH & QTVP
Trường CĐSP TW Nha Trang Năm học: 2012 - 2013
SƠ ĐỒ VĂN PHÒNG UBND XÃ PHƯỚC THUẬN
2. Trang thiết bị văn phòng cơ quan:
- Các trang thiết bị trong Văn phòng được bố trí một cách hợp lí nhằm phục vụ

cho công việc của mình được thuận lợi hơn. Hiện nay văn phòng đã có: điện
thoại bàn, máy photocopy, máy in, máy vi tính bàn. Mỗi phòng được bố trí một
máy tính từ 01 – 02 cái để phục vụ cho công tác của mình.
2.1. Điện thoại:
- Điện thoại là một phương tiện kỹ thuật dùng thường xuyên để liên lạc
hữu ích giữa hai Cơ quan, đơn vị, hoặc giữa hai cá nhân.
- Điện thoại đang được coi là công cụ giao tiếp hàng đầu về mức độ tiện
lợi thông dụng, nhanh chóng, dễ sử dụng, được phản hồi ngay.
2.2. Máy photocopy:
việc dùng máy photocopy đã gia tăng nhanh chóng và trở nên phổ biến
và rộng rãi có nhiều máy photocopy chúng được sử dụng một số nguyên tắc
Bài báo cáo thực tập đợt 2 - Ngành Quản trị Văn Phòng – Lưu trữ - 17 -
Lớp: QP2A - Khoa VNH & QTVP
VĂN PHÒNG – THỐNG
KÊ
VĂN PHÒNG – THỐNG
KÊ
VĂN PHÒNG UBND XÃ PHƯỚC THUẬN
BỘ PHẬN
KẾ TOÁN
BỘ PHẬN
BƯU ĐIỆN
XÃ
BỘ PHẬN
VĂN THƯ
Trường CĐSP TW Nha Trang Năm học: 2012 - 2013
khác nhau để tạo bản sao nó còn tạo ra một bản sao thu nhỏ hay phóng to so với
bản gốc.
2.3. Máy tính:
Là một tập hợp 4 đơn vị; thiết bị bàn phím, bộ xử lý, thiết bị hiển thị và

máy in tất cả các đơn vị này có thể dưới dạng từng module được liên kết với
nhau. Nó cung cấp những tiện nghi toàn diện, trong đó cung cấp hệ thống lưu
trữ hồ sơ, cung cấp một bản tính, cung cấp module, đồ họa tất cả đều được kết
nối với nhau thứ tư là cung cấp tiện nghi xử lý văn bản.
Các máy xử lý văn bản có thể được nối với máy in chia làm 2 loại máy
in, ma trận và máy in dùng bánh xe răng cưa tất cả các thông tin về nội dung
của một công văn hay quyết định đều đựơc phả chiếu lên giấy, khi một tờ giấy
được đưa vào máy và một trang hoàn chỉnh được in ra.
2.4. Máy đánh chữ:
Có nhiều thuận lợi, nó tạo ra văn bản rõ và đều đặn nó có thể tạo bảng dễ
dàng, tức là tạo các cột thông tin, với giấy carbon. Nó có thể cung cấp nhiều
bản sao của một tài liệu cho phép điều hành viên tạo ra những kiểu văn bản
giống như máy in với một tốc độ nhanh hơn nhiều so với viết tay, các chữ cái
đựơc thể hiện rõ trên bàn phím, phương pháp sử dụng như máy vi tính có phím
chức năng như phím shift.
Ngoài ra, Văn phòng UBND được trang bị các trang thiết bị khác như bàn, ghế,
tủ … và các trang thiết bị khác phụ vụ cho hoạt động của cơ quan.
3. Biên chế văn thư chuyên trách:
Do Chủ tịch UBND Xã quyết định trên cơ sở biên chế hành chính của
được UBND Tỉnh giao. Căn cứ chức năng, nhiệm vụ nêu trên, Văn phòng
HĐND và UBND Xã hình thành các bộ phận công tác có lãnh đạo Văn phòng
và cán bộ công chức giúp việc và theo dõi, thực hiện nhiệm vụ đã được phân
công, cụ thể như sau:
- Tổ chuyên viên nghiên cứu tổng hợp;
- Tổ tiếp nhận và giao trả kết qủa;
- Tổ hành chính quản trị ( kể cả văn thư, lưu trữ );
- Thi đua khen thưởng.
Hiện tại cán bộ công chức và người lao động của Văn phòng HĐND & UBND
Xã Phước Thuận là 05, trong đó có 02 biên chế./.
4. Soạn thảo và ban hành văn bản:

4.1 Các bước tiến hành soạn thảo và ban hành văn bản:
Văn phòng UBND Xã chủ yếu ban hành các văn bản hành chính thông
thường trong giải quyết các công việc của mình. Chính vì vậy, chủ thể ban
hành, cá nhân, đơn vị soạn thảo phải đảm bảo trình tự, thủ tục xây dựng và ban
hành văn bản của Văn phòng UBND Xã là rất cần thiết và quan trọng bởi vì
Bài báo cáo thực tập đợt 2 - Ngành Quản trị Văn Phòng – Lưu trữ - 18 -
Lớp: QP2A - Khoa VNH & QTVP
Trường CĐSP TW Nha Trang Năm học: 2012 - 2013
một mặt, đảm bảo tính hợp pháp và hợp lý của của văn bản, mặt khác đây là
điều kiện quan trọng quyết định chất lượng của một văn bản.
Tại UBND Xã , cho đến nay chưa có một văn bản nào quy định cụ thể,
chi tiết về trình tự, thủ tục ban hành văn bản quản lý nhà nước, hầu hết các văn
bản quản lý nhà nước được ban hành chủ yếu dựa trên quy định pháp luật của
cơ quan nhà nước cấp trên. Việc các cơ quan nhà nước phải xác định một trình
tự, thủ tục cho việc xây dựng và ban hành văn bản quản lý nhà nước nói chung
là rất khó, đặc biệt Văn phòng là một đơn vị nhỏ trong UBND Xã. Tùy theo
tính chất, nội dung và hiệu lực pháp lý của từng loại văn bản mà có thể xây
dựng một quy trình ban hành sao cho thích hợp.
Quy trình chi tiết cho việc soạn thảo một văn bản hành chính được xây
dựng dựa trên yêu cầu thực tế đặt ra đối với văn bản đó. Tuy nhiên có thể khái
quát quy trình này bao gồm các bước cơ bản sau:
Bước 1: Xác định mục đích và nội dung các vấn đề cần văn bản hóa. Xác định
tên loại văn bản và đối tượng của văn bản;
Bước 2: Xây dựng dự thảo trên cơ sở các thông tin có chọn lọc; hoàn thiện bản
thảo về thể thức, ngôn ngữ;
Bước 3: Thông qua lãnh đạo;
Bước 4: Xử lý kỹ thuật, trình lãnh đạo ký văn bản và ban hành theo thẩm quyền
quy định. Quy trình này thường áp dụng đối với các loại công văn, các thông
báo, báo cáo, công điện… Cơ quan, đơn vị soạn thảo cần chú ý một số bước
quan trọng có ảnh hưởng đến chất lượng văn bản (giai đoạn xây dựng và thông

qua đề cương; giai đoạn tham khảo ý kiến của các đối tượng liên quan) đối với
những văn bản đặc biệt.
BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN
(Trên một trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm)
Bài báo cáo thực tập đợt 2 - Ngành Quản trị Văn Phòng – Lưu trữ - 19 -
Lớp: QP2A - Khoa VNH & QTVP
Trường CĐSP TW Nha Trang Năm học: 2012 - 2013
Bài báo cáo thực tập đợt 2 - Ngành Quản trị Văn Phòng – Lưu trữ - 20 -
Lớp: QP2A - Khoa VNH & QTVP
20-25 mm
30-35 mm
15-20 mm
2
3
5b
10a
10b
1
4
5a
9a
12
11
6
14
7a
7b
7c
8
9b

13
20-25 mm
Trường CĐSP TW Nha Trang Năm học: 2012 - 2013
Ghi chú:
Ô số : Thành phần thể thức văn bản
1 : Quốc hiệu
2 : Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
3 : Số, ký hiệu của văn bản
4 : Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
5a : Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
5b : Trích yếu nội dung công văn hành chính
6 : Nội dung văn bản
7a, 7b, 7c : Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
8 : Dấu của cơ quan, tổ chức
9a, 9b : Nơi nhận
10a : Dấu chỉ mức độ mật
10b : Dấu chỉ mức độ khẩn
11 : Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành
12 : Chỉ dẫn về dự thảo văn bản
13 : Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành
14 : Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail; địa chỉ
Website; số điện thoại, số Telex, số Fax
4.2. Các loại văn bản do cơ quan ban hành:
Qua báo cáo về tổng kết tình hình thực hiện nhiệm vụ công tác năm
2011, phương hướng nhiệm vụ công tác năm 2012 của Văn phòng, trong năm
2011 Văn phòng đã tham mưu cho lãnh đạo ban hành trên 157 Quyết định, 203
Thông báo, 168 Báo cáo, 125 Chỉ thị, 2572 giấy mời, 76 phiếu chuyển, 193 tờ
trình. Công tác soạn thảo đều đúng trình tự, thể thức theo quy định của pháp
luật hiện hành.
5.Quản lí công văn đi – đến:

Trong thời gian thực tập tại Văn phòng, cá nhân em đã được thực lĩnh
những nghiệp vụ chủ yếu của công tác văn thư của cơ quan. Các khâu nghiệp
vụ chủ yếu của công tác văn thư.
5.1. Nguyên tắc giải quyết văn bản đến:
Tất cả văn bản đến đều phải thông qua văn thư của cơ quan để đăng kí
vào sổ quản lí thống nhất . Sau đó văn bản được chuyển giao qua thủ trưởng của
Bài báo cáo thực tập đợt 2 - Ngành Quản trị Văn Phòng – Lưu trữ - 21 -
Lớp: QP2A - Khoa VNH & QTVP
Trường CĐSP TW Nha Trang Năm học: 2012 - 2013
cơ quan; Khi tiếp nhận chuyển giao văn bản được bàn giao kí nhận rõ ràng.
Đảm bảo nhanh chóng chính xác, giữ gìn bí mật
5.2. Quá trình sử lý văn bản:
Văn thư nhận văn bản đến, Sơ bộ phân loại, bóc bì văn bản, văn bản có
dấy hỏa tốc phải bóc trước. Đối chiếu số, kí hiệu, số lượng văn bản ghi ngoài bì
với thành phần tương ứng của văn bản lấy trong phong bì và đối chiếu với
phiếu gửi. Khi nhận văn bản văn thư phải kí, trả lại phiếu gửi cho cơ quan gửi
văn bản qua nhân viên bưu điện.
Sau khi nhận văn bản, văn thư phải đóng dấu đến, ghi số đến, ngày tháng
năm đến của văn bản. Dấu phải được đóng rõ ràng và thống nhất vào khoảng
trống dưới số và kí hiệu, trích yếu.
5.3. Công việc vào sổ đăng kí:
Bao gồm ghi lại những thông tin cơ quan của văn bản, tài liệu; đòi hỏi
không trùng lặp, không bỏ sót, mỗi văn bản chỉ đăng kí một lần. Hình thức
chính để đăng kí của cơ quan là dùng sổ.
5.4. Trình và chuyển giao văn bản:
Văn thư trình cho người có trách nhiệm và đứng đầu văn phòng sau đó
nhận lại để chuyển đến đúng đối tượng chịu trách nhiệm giải quyết và đối tượng
đó phải kí nhận vào sổ chuyển giao văn bản của văn thư. Văn bản chuyền đến
ngày nào phải chuyển giao vào đúng ngày đó. Nếu nhiều người giải quyết, văn
bản phải được sao gửi cho nhiều đơn vị, cá nhân, văn bản gốc được lưu. Văn

bản đến được chuyển giao cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết căn cứ vào ý
kiến của người có thẩm quyền. Việc chuyển giao văn bản đến cần bảo đảm
những yêu cầu: nhanh chóng, đúng đối tượng, chặt chẽ. Cán bộ văn thư của đơn
vị văn phòng sau khi tiếp nhận văn bản đến, phải vào sổ đăng ký của đơn vị,
trình thủ trưởng đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải
quyết (nếu có). Căn cứ vào ý kiến của thủ trưởng đơn vị, văn bản đến được
chuyển cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết.
Tuỳ theo số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quyết định
việc lập sổ chuyển giao văn bản đến theo hướng dẫn như sau:
- Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận dưới 2000 văn bản đến một
năm thì nên sử dụng ngay sổ đăng ký văn bản đến để chuyển giao văn bản;
- Những cơ quan, tổ chức tiếp nhận trên 2000 văn bản đến một năm cần
lập sổ chuyển giao văn bản đến.
SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN
( theo Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước)
1. Mẫu sổ :
Sổ chuyển giao văn bản đến nên được in sẵn, kích thước: 210mm x
297mm hoặc 148mm x 210mm.
Bài báo cáo thực tập đợt 2 - Ngành Quản trị Văn Phòng – Lưu trữ - 22 -
Lớp: QP2A - Khoa VNH & QTVP
Trường CĐSP TW Nha Trang Năm học: 2012 - 2013
a) Bìa và trang đầu:
Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của
sổ đăng ký văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ chuyển giao văn bản đến” và
không có dòng chữ “Từ số đến số ”
b) Phần đăng ký chuyển giao văn bản đến:
Phần đăng ký chuyển giao văn bản đến có thể được trình bày trên trang
giấy khổ A4 theo chiều rộng (210mm x 297mm) hoặc theo chiều dài (297mm x
210mm) bao gồm 05 cột theo mẫu sau:

Ngày
chuyển
Số đến Đơn vị hoặc người nhận Ký nhận Ghi chú
(1) (2) (3) (4) (5)

2. Hướng dẫn đăng ký:
Cột 1: Ngày chuyển. Ghi ngày, tháng chuyển giao văn bản đến cho các
đơn vị, cá nhân; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở
trước, ví dụ: 05/02, 21/7, 31/12.
Cột 2: Số đến. Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”.
Cột 3: Đơn vị hoặc người nhận. Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn
bản căn cứ theo ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm
quyền.
Cột 4: Ký nhận. Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản.
Cột 5: Ghi chú. Ghi những điểm cần thiết (bản sao, số lượng bản ).
Sổ chuyển giao văn bản mật đến
Trong trường hợp cần thiết, các cơ quan, tổ chức có thể lập sổ chuyển
giao văn bản mật đến riêng. Mẫu sổ chuyển giao văn bản mật đến tương tự như
sổ chuyển giao văn bản đến (loại thường), nhưng phần đăng ký chuyển giao văn
bản có bổ sung cột “Mức độ mật” ngay sau cột “Số đến” (cột 2).
Việc đăng ký chuyển giao văn bản mật đến được thực hiện tương tự như
đối với văn bản đến (loại thường) theo hướng dẫn tại khoản 2 của Phụ lục này,
riêng ở cột 3 “Mức độ mật” phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” hoặc “Tuyệt
mật”) của văn bản đến /.
5.5. Giải quyết văn bản đi:
Tất cả các văn bản đi của cơ quan phải được đăng ký vào sổ quản lý văn
bản đi ở bộ phận văn thư và phải được kiểm tra về nội dung và hình thức trước
khi gửi đi.
Trình tự quản lý văn bản đi của văn thư văn phòng UBND xã cơ bản đã

tuân thủ theo các quy định của Nghị định 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ ngày
08/4/2008 về công tác văn thư và sự hướng dẫn cụ thể chi tiết về nghiệp vụ
Bài báo cáo thực tập đợt 2 - Ngành Quản trị Văn Phòng – Lưu trữ - 23 -
Lớp: QP2A - Khoa VNH & QTVP
Trường CĐSP TW Nha Trang Năm học: 2012 - 2013
quản lý văn bản đi tại Công văn số 425/VTLTNN-NVTW của Cục Văn thư Lưu
trữ nhà nước ngày 18/7/2005. Theo đó, các văn bản như: Quyết định, Báo cáo,
Biên bản, Thông báo, Công văn, Tờ trình, Kế hoạch, Chỉ thị…. Mọi công văn,
giấy tờ lấy danh nghĩa cơ quan, đơn vị hay một tổ chức nào đó để gửi ra ngoài
hoặc trong nội bộ cơ quan đều phải được Chủ tịch, Phó Chủ tịch ký chính thức,
sau đó phải chuyển qua bộ phận Văn thư đăng ký, đóng dấu. Tất cả các công
văn đi phải lấy số riêng cho từng loại. Khi ghi ngày, tháng, năm văn bản các
ngày dưới 10 và các tháng dưới 3 phải được thêm số 0 vào phía trước. Cụ thể
trình tự các bước quản lý văn bản đi của Văn phòng UBND xã:
Văn bản đi được chuyển giao theo nguyên tắc: Văn thư đóng dấu sau khi
đăng kí và làm thủ tục gửi đi. Chỉ tiếp nhận để phát hành những văn bản được
đánh máy đúng qui định, đúng thể thức và căn cứ pháp lí.
Văn bản đi được phát hàn theo qui định sau:
- Ghi số của văn bản.
- Ghi ngày tháng năm của văn bản theo đúng ngày tháng gửi đi.
- Đóng dấu lên văn bản đã có chữ kí hợp lệ rồi vào sổ văn bản đi.
- Văn bản đi được chuyển đi trong ngày và nếu là loại bí mật thì kèm
theo phiếu gửi. Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất là một bản ( theo qui định là hai
bản, một để lập hồ sơ lưu trữ và một lưu ở văn thư để tra tìm, các văn bản đi
thường là các quyết định, thông báo, báo cáo
5.6. Một số mẫu văn bản đi - đến:
Mẫu sổ đăng ký công văn đến
(theo công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của
Cục văn thư và lưu trữ nhà nước)
Ngày

đến
Số
đến
Tác
giả
Số, ký
hiệu
Ngày
tháng
Tên loại và
trích yếu
nội dung
Đơn vị
hoặc
người
nhận
Ký
nhận
Ghi
chú
1 2 3 4 5 6 7 8 9
Mẫu sổ theo dõi giải quyết văn bản đến
(theo công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của
Cục văn thư và lưu trữ nhà nước)
Bài báo cáo thực tập đợt 2 - Ngành Quản trị Văn Phòng – Lưu trữ - 24 -
Lớp: QP2A - Khoa VNH & QTVP
Trường CĐSP TW Nha Trang Năm học: 2012 - 2013
Số
đến
Tên loại, số và ký hiệu,

ngày tháng và tác giả
văn bản
Đơn vị
hoặc
người
nhận
Thời
hạn giải
quyết
Tiến độ
giải
quyết
Số ký
hiệu văn
bản trả
lời
Ghi
chú
1 2 3 4 5 6 7
Mẫu sổ đăng ký công văn đi
(theo công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của
Cục văn thư và lưu trữ nhà nước)
Ngày
tháng
năm
Số/
kí
hiệu
Trích
yếu

Người kí Số
Trang
Số
bản
đi
Nơi nhận Lưu
HS
Ghi
chú
Bản
chính
Bản
sao
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
6. Công tác lập hồ sơ:
- Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong
quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và
phương pháp nhất định
- Các văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan được lập thành các
hồ sơ và dựa các đặc điểm chung như tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban
hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác hình thành trong quá trình
theo dõi, nhằm mục đích phục vụ cho các công việc giải quyết công việc thuộc
phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân.
- Đối với một số cơ quan không lập hồ sơ hiện hành thì các văn bản đó
không được đưa vào lưu giữ bảo quản cẩn thận sẽ ảnh hưởng rất lớn đến tình
hình hoạt động của cơ quan.

MẪU SỔ LẬP HỒ SƠ CỦA CƠ QUAN
Bài báo cáo thực tập đợt 2 - Ngành Quản trị Văn Phòng – Lưu trữ - 25 -
Lớp: QP2A - Khoa VNH & QTVP