luận văn kế toán Hoàn thiện kế toán thanh toán với người bán và người mua tại Công ty TNHH Cơ khí và thương mại Khải Minh.

Lời Mở Đầu
1. LÝ do chọn đề tài
Việt Nam trở thành thành viên chính thức của Tổ chức Thương mại thế
giới (WTO) tạo cơ hội cho các doanh nghiệp hội nhập với nền kinh tế nhưng
cũng đặt ra thách thức buộc các doanh nghiệp tự đổi mới để tồn tại và phát
triển.
Một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển trong nền kinh tế thị trường
thì nhân tố quyết định nhất là vấn đề thanh toán. Đối với bất kì một hợp đồng
kinh tế nào thì vấn đề quan tâm đầu tiên đó là việc thanh toán như thế nào,
phương thức thanh toán ra sao và liệu khi tham gia vào hợp đồng có đem lại
thuận lợi gì cho doanh nghiệp không. Do vậy, mỗi doanh nghiệp cần phải có
những hoạt động nhất định nhằm quản lý tốt nhất hoạt động thanh toán để tạo
niềm tin cho các đối tác và cải thiện được tình hình tài chính của doanh
nghiệp mình.
Chế độ kế toán Việt Nam hiện hành đã có quy định cơ thể về kế toán
thanh toán với người bán và người mua, đồng thời Bộ Tài chính cũng đã ban
hành các Thông tư hướng dẫn nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh
nghiệp khi vận dụng vào thực tế. Tuy vậy, việc vận dụng này còn phụ thuộc
vào đặc thù riêng của từng ngành nghỊ sản xuất kinh doanh do đó đã nảy sinh
rất nhiều vấn đề trong việc tổ chức hạch toán kế toán thanh toán với người bán
và người mua.
Sau thời gian thực tập tại Công ty TNHH Cơ khí và Thương Mại Khải
Minh được tìm hiểu công tác tổ chức hạch toán kế toán của Công ty, thấy
được tầm quan trọng cũng như thực trạng kế toán thanh toán với người bán và
người mua của Công ty còn một số tồn tại cần hoàn thiện, em đã đi sâu vào
nghiên cứu đề tài:
“Hoàn thiện kế toán thanh toán với người bán và người mua tại Công
ty TNHH Cơ khí và thương mại Khải Minh”.
1
2. Mục đích và phạm vi nghiên cứu của đề tài
Với mục đích nhằm nâng cao hiểu biết về công tác kế toán thanh toán với

người bán và người mua, tạo cơ hội so sánh đối chiếu thực tế với những kiến
thức lý thuyết chuyên ngành đã được học từ đó tìm ra những điểm khác biệt
cũng như những tồn tại cần phải hoàn thiện.
Trong thời gian thực tập ở công ty TNHH cơ khí và thương mại Khải
Minh em đã được công ty đặc biệt là phòng kế toán tài vụ: chị Hải kế toán
trưởng, cô Phương kế toán thanh toán, giáo viên chủ nhiệm Nguyễn Thị Thu
Hường, giáo viên hướng dẫn Nguyễn Bình Yến đã giúp đỡ em hoàn thành đề
tài này.
Em xin chân thành cảm ơn!
2
PHầN I
TìM HIểU CHUNG Về CÔNG TY TNHH CƠ KHí
Và THƯƠNG MạI KHảI MINH
I. Đặc điỈm kinh tế - kỹ thuật và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động
sản xuất - kinh doanh của công ty.
1. Lịch sử hình thành và phát triển công ty
Công ty TNHH Khải Minh tiền thân là xưởng sản xuất nhỏ có nguồn vốn
ít, đội ngũ lao động lành nghỊ có sự nỗ lực của tập thể và sự phát triển kinh tế
ngày một cao. Do có sự hiểu biết trong lĩnh vực kinh doanh,sản xuất và có
mối quan hệ tốt nên đã ngày một phát triển. §Ðn ngày 11 tháng 10 năm 1995
theo quyết định số 754/195/Q§ –UB xin thành lập công ty TNHH cơ khí và
thương mại Khải Minh, có trụ sở chính đặt tại: Số 20 - Thị Trấn Văn Điển -
Quận Hoàng Mai – Hà Nội .
Tổng số vốn tự có: hơn 1 tư đồng. Tổng số tài sản cố định của công ty:
500 triệu đồng
Công ty được quyền tự chủ về tài chính, hoạt động kinh doanh theo chế
độ hạch toán độc lập, tự chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh.
Suốt từ khi thành lập ®Ðn nay công ty có những bước phát triển không
ngừng,hoàn thành kế hoạch đề ra năm sau cao hơn năm trước, liên tục đổi mới
công nghệ kỹ thuật, nâng cao tay nghề và hoàn thiện đội ngũ lãnh đạo quản lý,

kế toán nên công ty đã giữ tín nhiệm trên thị trâng. Bằng nguồn vốn tự có
công ty đã đầu tư xây dựng nhà xưởng và lãnh đạo Công ty đã quyết định tổ
chức lại sản xuất, trang bị lại gần như toàn bộ các phương tiện, dụng cụ ở tất
cả các công đoạn sản xuất, cải tạo nâng cấp nhà xưởng, văn phòng làm việc.
Đồng thời, Công ty chỉ trọng đến việc tìm kiếm và mở rộng thị trâng mới.
Công ty đã ký nhiều hợp đồng gia công và ký hợp đồng bán sản phẩm cho
nhiều công ty trong cả nước.
3
Sự đa dạng hoá ngành nghề sản xuất kinh doanh của công ty là một
hướng đi đúng hướng với nền kinh tế thị trường, đặc biệt là sự đón đầu của
nền kinh tế hội nhập sẽ mở ra một viễn cảnh mới cho công ty trong những
năm tới.
Trong quá trình sản xuất kinh doanh công ty Khải Minh đặt yếu tố con
người làm trung tâm: công ty đã tạo công ăn việc làm với thu nhập ổn định và
tham gia BHYT, BHXH cho hơn 60 cán bộ công nhân viên, công ty đặt uy tín
với khách hàng lên hàng đầu, ngoài quan tâm đến chất lượng sản phẩm, thời
hạn thanh toán và phương thức thanh toán với khách hàng cũng được lãnh đạo
công ty rất quan tâm, trong hợp đồng của công ty luôn có điều khoản qui định
về thời hạn và phương thức thanh toán với người bán và người mua .
Tuy nhiên nhìn về phía trước vẫn còn nhiều khó khăn và có những yếu
kém trong quản lý, sản xuất. Công ty cần từng bước xây dựng phương án mở
rộng công ty để nâng cao doanh thu, hạn chế gây « nhiễm môi trường trong
khu vực dân cư theo chủ trương của thành phố. Đến năm 2007 công ty chuyển
nhà máy sản xuất xuống cụm công nghiệp Quất Động. Trước mắt trong năm
2010 công ty cần phấn đấu mỗi tháng sản xuất được nhiều đơn đặt hàng lớn để
có mức doanh thu hàng tháng và tổng mức doanh thu cả năm đạt hiệu quả, đạt
chỉ tiêu kinh tế cao, thu được nhiều lợi nhuận, đời sống cán bộ công nhân viên
ngày càng được nâng cao.
2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh
Công ty TNHH Cơ khí và Thương mại Khải Minh có bộ máy tổ chức

quản lý phù hợp vói mô hình sản xuất kinh doanh của của công ty.
4
Sơ đồ 1: Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý
 Giám đốc là người đứng đầu có trách nhiệm pháp lý, tư cách pháp
nhân cao nhất, có quyền phê duyệt phương án kế hoạch sửa chữa, xây dựng,
cơ sở vật chất, kết quả sản xuất kinh doanh và quyền lợi của cán bộ công nhân
viên, là người đại diện pháp nhân trong mọi giao dịch, có thể uỷ nhiệm cho
phó giám đốc thay mình giải quyết một số công việc của công ty và chịu trách
nhiệm trước uỷ nhiệm của mình, có quyền bãi nhiệm phó giám đốc, kế toán
trưởng, các phòng ban, các bộ phận giúp việc khác.
 Phó giám đốc có trách nhiệm giúp giám đóc thực hiện công việc.
 Phòng hành chính (3 người ): Có trách nhiệm quản lý con ngåi,lao
động cụ thể giúp giám đốc thực hiện việc quản lý tuyển dụng sắp xếp lao
động, chủ động giải quyết và tiến hành làm thủ tục khi có sự cố phát sinh xảy
ra trong quá trình sản xuất, quan tâm đến chế độ lao động, công đoàn
 Phòng kinh doanh (8 người ):
Quản lý trực tiếp tình hình sản xuất kinh doanh của công ty, lập kế hoạch
sản xuất kinh doanh, điều hành kế hoạch theo dõi vật tư, kỹ thuật, phương
tiện, đôn đốc quan sát… cụ thể: kiểm tra hàng hoá, sản phẩm đầu vào, đầu ra
chất lượng, mẫu mã đúng quy cách, kỹ thuật, các thủ tục gia công chế tạo thiết
Giám đốc
Phòng
Hành chính
Bộ phận Dịch
vụ, thương mại
Phßng
Kinh doanh
X-ëng
s¶n xuất, sửa
chữa

Phßng
KÕ toán tài
vụ
5
bị kinh doanh bán hàng… quan tâm đến nhu cầu của khách hàng, bạn hàng và
nhu cầu thị trường.
 Xưởng sản xuất, sửa chữa cơ khí: Gia công, chế tạo lắp đặt các thiết bị
sản xuất phụ tùng không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm thực hiện chế
độ hợp đồng kinh tế, quyết toán sản phẩm đối với công ty trong việc sửa chữa
chế tạo lắp đặt các thiết bị, vận hành.
 Dịch vụ bán, giới thiếu sản phẩm, mở rộng mạng lưới kinh doanh.
 Phòng Kế toán- Tài vụ (7 người):
Nhiệm vụ theo dõi, ghi chép, quản lý, hạch toán kế toán đối với toàn bộ
nghiệp vụ kinh tế phát sinh về lao động, tài sản, vật tư, tiền vốn của công ty về
mặt giá trị theo hệ thống kế toán doanh nghiệp. Lập các báo cáo kế toán tài
chính và báo cáo kế toán quản trị, giúp ban giám đốc phân tích báo cáo tài
chính và báo cáo quản trị để nâng cao hiệu quả quản lý.
Chỉ tiêu kết quả kinh doanh của công ty trong 3 năm trở lại đây đã có
bước phát triển được thể hiện cụ thể trong bảng sau:
Bảng 1: Chỉ tiêu kết quả kinh doanh
STT Chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009
1 Doanh thu 2.856.321.546 2.961.240.000 2.961.240.000
2 Lợi nhuận 314.552.105 356.256.120 356.256.120
Ta thấy, doanh thu và lợi nhuận của công ty tăng trưởng tương đối ổn
định do đó công ty đã từng bước đầu tư, phát triển hơn.
Đặc điểm về vốn kinh doanh: Công ty được thành lập bằng vốn tự có, số
vốn: 1.152.226.405 đồng.
II. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại công ty.
1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Để tiến hành quá trình sản xuất kinh doanh tốt công ty đã cố gắng không

ngừng trong nhận định, có đường lối phát triển, có chính sách kế toán, chế độ
kế toán thay đổi cho phù hợp với thực trạng mô hình kinh doanh của công ty.
6
Công ty tổ chức bộ máy công tác kế toán theo hình thức tập trung và áp
dụng phương pháp kê khai thường xuyên. với hình thức này toàn bộ công việc
kế toán trong công ty đều tiến hành xử lý tại phòng kế toán của công ty. Từ
thu thập và kiểm tra chứng từ ghi sổ kế toán lập báo cáo tài chính, phòng kinh
doanh chỉ lập chứng từ phát sinh tại đơn vị gửi về phòng kế toán. Vì vậy, đòi
hỏi có sự lãnh đạo tập trung thống nhất đối với công tác chuyên môn kiểm tra,
xử lý kịp thời các thông tin kế toán thuận tiện cho việc phân công lao động và
chuyên môn hoá nâng cao năng suất lao động kế toán.
Sơ đồ 2: Bộ máy kế toán
 Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng tài vụ :
Là người tổ chức và chỉ đạo toàn diện công tác kế toán trong công ty,
tham mưu cho Giám đốc về mọi mặt trong quản lý hoạt động tài chính, cùng
phòng kinh doanh nghiên cứu xây dựng các kế hoạch sản xuất kinh doanh .
Là người tổ chức bộ máy kế toán gọn, khoa học hợp lý phù hợp víi quy
mô phát triển của công ty, phân công lao động kế toán hợp lý, hướng dẫn toàn
bộ nghiệp vụ kế toán trong phòng kế toán đảm bảo cho từng bộ phận, nhân
viên phát huy được khả năng chuyên môn, tạo sự kết hợp chặt chẽ giữa các bộ
phận kế toán có liên quan góp phần thực hiện tốt chức năng, nhiªm vụ kế toán
cung cấp thông tin chính xác kịp thời phục vụ cho sản xuất kinh doanh .
 Kế toán tổng hợp :
Kế
toán
tiêu
thụ
Kế
toán
thanh

toán
Kế
toán
VLGT
Thủ
qòy
Kế
toán
tổng
hợp
Kế toán
trưởng
Kế
toán
kho
7
Có trách nhiệm giúp kế toán trưởng lập hạch toán quyết toán,hoàn thành
các báo cáo tổng hợp tÇi chính theo định kỳ : Tháng, quý, năm, tổng hợp tiền
lương, kiểm soát doanh thu, chi phí, chiết khÊutheo kế hoạch kinh doanh,
kiểm soát báo cáo thuế, phân bổ khấu hao chi phí sản xuất, lập báo cáo tài
chính lên cấp trên. Tổ chức kế toán tổng hợp chi tiết các hạch toán : Nguồn
vốn kinh doanh, quỹ của doanh nghiệp, kế toán tiền lương và bảo hiểm xã
hội .
 Kế toán thanh toán :
Theo dõi trực tiếp việc thu chi tiền mặt, tiền gửi,tiền vay của ngân hàng,
lập các chứng từ và giao dịch với ngân hàng mà công ty mở tài khoản theo dõi
việc thu nợ cho từng đối tượng khách hàng, thanh toán cho người bán hàng
hoá, dịch vụ, lập báo cáo tình hình công nợ định kỳ, lập báo cáo tình hình
công nợ tổng hợp ( phải thu của khách hàng, phải trả cho người bán )
 Kế toán vật liệu - giá thành :

Thanh quyết toán nguyên vật liệu sản xuất, vất tư s¶ chữa lắp đặt chế tạo
thiết bị … Kế toán giá thành tổng hợp chi phí để tính giá thành của các loại
sản phẩm được sản xuất tại phân xưởng. Định kỳ kế toán – giá thành lập báo
cáo giá thành theo khoản mục .
 Kế toán tiêu thụ :
Bao gồm kế toán thành phẩm và tiêu thụ, trong đó:
 Kế toán thành phẩm : có nhiệm vụ theo dõi thực hiện các chứng từ
liên quan ®ÕnviÖc nhập xuất kho thành phẩm theo mục đích khác phản ánh
vào sổ chi tiết bảng kê liên quan .
 Kế toán tiêu thụ: tập hợp các hoá đơn chứng từ liên quan đến việc bán
hàng tiêu thụ sản phẩm của công ty để ghi sổ, hàng tháng trước 10 ngày kế
toán phải lập báo cáo thuế giá trị gia tăng ( GTGT) đầu ra, đồng thời dựa trên
báo cáo thuế GTGT đầu vào để lên báo cáo tổng hợp thuế GTGT phải nộp của
công ty.
 Kế toán kho :
8
Nhiệm vụ hàng ngày, tháng vào sổ các hoá đơn chứng từ liên quan đến
việc nhập xuất nguyên vật liệu, các công cụ dụng cụ phục vụ cho sản xuất tại
kho mình quản lý. Cuối tháng kế toán lên tổng hợp xuất, nhập có đối chiếu
kiểm tra sổ sách của thủ kho .
2. Đặc điểm tổ chức hạch toán kế toán :
2.1 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán:
Chứng từ là phương pháp thông tin và kiểm tra về trạng thái và sự biến
động của đối tượng hạch toán kế toán cơ thể nên công ty rất chỉ trọng . Giúp
cho lãnh đạo nghiệp vụ và làm căn cứ phân loại ghi sổ và tổng hợp kế toán do
đó công ty đã dùng bảng mẫu chứng từ được tiêu chuẩn hóa và qui cách hoá
trong phạm vi cả nước, công ty áp dụng chế độ chứng từ có hệ thống chứng từ
kế toán thống nhất bắt buộc cơ thể là các chứng từ mang quýªt định của chủ
thể quản lý; các chỉ tiêu, các lệnh xuất vật tư, lệnh điều động tài sản, …chứng
từ thủ tục kế toán theo đối tượng cụ thể để thuận tiện cho việc ghi sổ và đối

chiếu tài liệu .
Chứng từ bên trong được lập trong phạm vi đơn vị hạch toán như phiếu
xuất vật tư cho sản xuất,chứng từ ªn ngoài mà công ty dùng từ các đơn vị khác
như hoá đơn mua hàng,… công ty đã phân chia từng chứng từ tạo điều kiện
thuận lợi cho việc đối chiếu kiểm tra xử lý các nghiệp vụ kế toán. Chứng từ
-hoá đơn, lệnh thu chi tiên mặt,… công ty thường lập và thực hiện trong phạm
vi 1 ngày, tuỳ theo tính cấp bách của thông tin trong chứng từ mà công ty áp
dụng 2 loại chứng từ : bình thường và báo động . Do chứng từ có nhiều loại
nên trong từng giai đoạn của quá trình luân chuyển chứng từ cũng khác nhau .
Với mỗi một nghiệp vụ kế toán công ty sử dụng loại chứng từ phù hợp nh :
phiếu thu, chi tiền mặt dùng cho các nghiệp vụ liên quan đến thu, chi tiền mặt,
hoá đơn bán hàng phải được lập thành 3 liên,….
Bảng 3 : Danh mục chứng từ công ty :
STT Tên chứng từ Số hiệu Phạm vi
9
chứng từ áp dụng
I Lao động tiền lương
1
2
Bảng chấm công
Bảng thanh toán tiền lương
01 – L§TB
02 – L§TB
HD
HD
II Hàng tồn kho
4 Phiếu nhập kho 01 – VT BB
5 Phiếu xuất kho 02 - VT BB
6 Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ 07 – VT HD
7 Biên bản kiểm kê vật tư 08 - VT BB

8 Bảng kê thu mua 09 – VT HD
III Bán hàng
9 Hoá đơn GTGT 01 – GTGT BB
IV Tiền tệ
10 Phiếu thu 01 – TT BB
11 Giấy đề nghị thanh toán 02 – TT BB
12 Bảng kiểm kê quỹ 07 – TT BB
V Tài sản cố định
13 Biên bản giao nhận tài sản cố định
14 Biên bản thanh lý tài sản cố định
2.2. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán .
Là một công ty hạch toán độc lập, công ty TNHH cơ khí và thương mại
Khải Minh đang sử dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất theo quyết
định số 15/2006 ngày 20/03/2006. Tuy nhiên để phục vụ cho việc ghi chép
được thuận lợi hệ thống tài khoản của công ty được chi tiết theo yêu cầu :
Tài khoản 152 được chi tiết theo 2 loại vật liệu : vật liệu chính và vật liệu
phụ, nhiên liệu và phụ tùng : 1521, 1522, 1523, 1524.
Tài khoản 131, 331 được mở chi tiết theo tên khách hàng .
Ngoài ra công ty còn sử dụng các tài khoản khá: TK 111, 112, 214, 311,
411, 511, 632, 711, 811, 911, 009.
2.3 Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán :
Là những sổ được in theo mẫu nhất định, liên hệ với kết cÂu tài sản được
kế toán ghi chép một cách liên tục các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, có loại sổ
được đóng thành quyển hoặc tờ rời .
10
Các loại sổ sách được công ty sử dụng :
Bảng 3: Các loại sổ sách kế toán sử dụng trong công ty
STT Tên sổ Mẫu sổ
1 Chứng từ ghi sổ S01 – SKT/DNN
2 Sổ cái S03 – SKT/DNN

3 Sổ quỹ tiền mặt
4 Sổ tiền gửi ngân hàng
5 Sổ kho
6 Sổ chi tiết sản phẩm hàng hoá
7 Bảng tổng hợp chi tiết sản phẩm
hàng hoá
8 Sổ tài sản cố định
9 Sổ chi tiết thanh toán với người mua
người bán
10 Sổ chi tiết tiền vay
11 Sổ chi tiết doanh thu
12 Sổ chi tiết các tài khoản
13 Sổ theo dõi nộp thuế
14 Sổ theo dõi khấu trừ thuế GTGT
15 Sổ lương
Công ty sử dụng hệ thống tài khoản theo nguyên tắc cân đối giữa giá trị
tài sản và nguồn hình thành tài sản phù hợp với các chỉ tiêu phản ánh trên các
báo cáo tài chính, các tài khoản dược mã hoá thuận lợi cho việc hạch toán và
xử lý thông tin cũng như thu thập thông tin trong quá trình kiểm tra đối chiếu.
Kế toán căn cứ số liệu phản ánh trên tài khoản tính toán các chỉ tiêu để ghi
vào báo cáo kết quả kinh doanh. Để tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân công
lao động kế toán và tránh nhầm lẫn công ty tiến hành định khoản kế toán
trước khi ghi sổ. Trình tự định khoản kế toán: xác định đối tượng kế toán là tài
sản hay nguồn vốn, tính chất tăng giảm của từng đối tượng. Xác định tài
khoản kế toán sử dụng. Rót ra định khoản kế toán .
 Trình tự ghi sổ kế toán thanh toán với người bán được thực hiện như sau:
11
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ thanh toán với người bán như: Hóa đơn
mua hàng (Hoá đơn giá trị gia tăng hoặc hoá đơn bán hàng), Phiếu nhập kho,
Phiếu chi tiền mặt, Giấy báo nợ ngân hàng… chứng từ sau khi kiểm tra kế

toán nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn của phần
mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự
động nhập vào các Sổ chi tiết TK 331 (SCT 331), Bảng tổng hợp chi tiết thanh
toán với người bán, NKCT số 5 và sổ cái TK 331 (SC 331). Thông tin kế toán
sẽ được kiểm tra đối chiếu khi in ra giấy.
Cuối tháng, kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ và lập báo cáo tài
chính. Trình tự ghi sổ kế toán thanh toán với người bán được khái bằng sơ đồ
3, dưới đây:
Sơ đồ 3: Trình tự ghi sổ kế toán thanh toán với người bán tại công ty
TNHH cơ khí và thương mại Khải Minh
Ghi chú: : Ghi hàng ngày
: In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm
 Trình tự ghi sổ kế toán thanh toán với người mua được thực hiện như sau:
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ thanh toán với người mua như: Hoá
đơn giá trị gia tăng, Phiếu xuất kho, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ,
12
Chứng từ thanh
toán với người
bán
Bảng tổng hợp
chứng từ gốc
-SCT 331
-Bảng tổng hợp chi
tiết thanh toán với
ngưêi bán
-NKCT số 2
-SC 331
Báo cáo tài chính
Phần mềm
kế toán

Máy vi tính
Phần
mềm
máy tính
Máy vi tính
Phiếu thu, Giấy báo Có của ngân hàng…sau khi kế toán kiểm tra chứng từ sẽ
lấy số liệu nhập vào phần mềm kế toán. Sau đó các dữ liệu sẽ được tự động
chuyển sang các sổ chi tiết TK 131 (SCT 131), Bảng tổng hợp chi tiết thanh
toán với ngưêi mua, Bảng kê số 11 (BK số 11), NKCT số 8 và Sổ Cái TK 131
(SC 131). Các sổ sẽ được kiểm tra đối chiếu sau khi đã in ra giấy.
Cuối tháng, kế toán tiến hành khoá sổ và lập các báo cáo tài chính.
Trình tự ghi sổ kế toán thanh toán với người mua được khái quát bằng sơ đồ
sau:
Sơ đồ 4: Trình tự ghi sổ kế toán thanh toán với người mua
tại Công ty TNHH cơ khí và thương mại Khải Minh
Ghi chú: : Ghi hµng ngµy
: In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm
13
Báo cáo tài chính
Chứng từ thanh toán
với ngưêi mua
Phần mềm
kế toán
Máy vi tính
-SCT 131
-Bảng tổng hợp chi tiết
thanh toán với ngưêi
mua
-BK số 11
-NKCT số 8

-SC 131
PHầN II
THựC TRạNG Kế TOáN THANH TOáN VớI NGƯờI BáN
Và NGƯờI MUA TạI CÔNG TY TNHH cơ khí
và thương mại khải minh
1. Thực trạng kế toán thanh toán với người bán tại Công ty TNHH cơ
khí và thương mại Khải Minh
1.1. Đặc điểm kế toán thanh toán với người bán và tài khoản sử dụng
Công ty TNHH cơ khí và thương mại Khải Minh là doanh nghiệp chuyên
sản xuất các mặt hàng cơ khí phục vụ cho các dây chuyền sản xuất, kết cấu
khung thép của các nhà xưởng như quả cầu áp, xích tải, vít tải trong các dây
chuyền sản xuất bia, các bích inox phi các loại, lưỡi phay đất, công ty phải nhập
nguyên liệu của nhiều nhà cung cấp khác nhau. Do vậy người bán của Công ty
bao gồm cả người bán thường xuyên và người bán không thường xuyên.
 Phương thức thanh toán: các hình thức thanh toán đang áp dụng tại
Công ty rất đa dạng, tuỳ thuộc vào yêu cầu của từng nhà cung cấp khác nhau.
Công ty sử dụng chủ yếu là phương thức thanh toán bằng tiền mặt, thanh
toán bù trừ công nợ và bằng chuyển khoản. Thanh toán bằng tiền mặt chỉ áp
dụng đối với các nhà cung cấp nhỏ lẻ không thường xuyên. Còn thanh toán
bằng tiền gửi ngân hàng và thanh toán bù trừ công nợ áp dụng đối với người
bán thường xuyên hoặc cho các nghiệp vụ phát sinh có giá trị lớn.
 Thời hạn thanh toán: với những hợp đồng có giá trị không quá lớn hoặc
hợp đồng mua hàng với người bán không thường xuyên Công ty thường sử dụng
hình thức thanh toán ngay. Còn với những hợp đồng mua hàng với các nhà cung
cấp thường xuyên Công ty được nhà cung cấp cho phép trả chậm và thời hạn
thanh toán còn tuỳ thuộc vào quy định của từng nhà cung cấp, từng hợp đồng.
 Tài khoản sử dụng: để theo dõi các khoản thanh toán với người bán kế
toán sử dụng TK 331 “Phải trả người bán”. Tài khoản này được chi tiết theo
từng nhóm khách hàng (nhóm người bán vật tư hàng hoá, nhóm người nhận
14

thầu đầu tư xây dựng…) và từng nhóm khách hàng này lại được chi tiết theo
từng khách hàng. Tài khoản này có kết cấu nh sau:
 Bên Nợ:
 Số tiền đã trả nợ hoặc trả trước cho người bán
 Chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua
được hưởng trị vào số nợ phải trả
 Giá trị tài sản đã mua trả lại người bán
 Bên Có:
 Số tiền phải trả cho người bán tăng trong kỳ do mua chịu
 Giá trị tài sản nhận từ người bán trị vào số tiền đã trả trước
 Số tiền trả trước còn thừa nhận lại từ người bán
Dư Nợ: Số tiền trả thừa hoặc ứng trước cho người bán
Dư Có: Số tiền còn nợ người bán
1.2. Phương pháp kế toán thanh toán với người bán
Bộ chứng từ dùng cho thanh toán với người bán trong nước gồm có:
Chứng từ mua hàng gồm: Hợp đồng mua bán hàng hoá, Hoá đơn giá trị
gia tăng do người bán lập, Vận đơn, Biên bản kiểm nghiệm vật tư, Biên bản
giao nhận tài sản…
Chứng từ thanh toán gồm: Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy thanh toán tiền
tạm ứng, Phiếu chi, Giấy báo Nợ, Uỷ nhiệm chi.
Ví dụ 1: Ngày 02/03/2010 Công ty TNHH cơ khí và thương mại Khải
Minh mua Đặc InoxФ14 của cty TNHH Gia Anh 300Kg, đơn giá
68.000®/Kg, thuế suất thuế giá trị gia tăng 10%, phương thức thanh toán bằng
chuyển khoản. Công ty chưa thanh toán (hạn thanh toán là 20 ngày).
Trình tự luân chuyển chứng từ của nghiệp vụ này như sau:
Sau khi thực hiện ký kết hợp đồng mua bán hàng hoá (mẫu Hợp đồng
mua bán hàng hoá), nhân viên phòng kinh doanh sẽ thực hiện xúc tiến hợp
đồng. Khi người bán gửi hoá đơn cho Công ty ngày 03/03/2010 và hàng đã về
nhập kho, bộ phận phụ trách cung tiêu viết phiếu thị trường nhập kho, thủ kho
15

kiểm nhận hàng và ký vào phiếu nhập kho. Mẫu Hoá đơn giá trị gia tăng nh
sau:
16
Biểu 2.1: Mẫu Hóa đơn giá trị gia tăng
HOá ĐƠN
Mẫu số: 01 GTKT-
3LL
GIá TRị GIA TĂNG AB/2008B
Liên 2: Giao khách hàng 0071003
Ngày 03 tháng 03 năm 2010
Đơn vị bán hàng: CÔNG TY TNHH Gia anh
Địa chỉ: 473 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội
Số tài khoản:
Điện thoại: MS: 010010769
Họ tên người mua:
Tên đơn vị: Công ty TNHH cơ khí và thương mại Khải Minh
Địa chỉ: số 20 thị trấn Văn Điển – huyện Thanh Trì - Hà Nội
Số tài khoản:
Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MS: 0101337553
STT
Tên hàng hoá, dịch vĩ
Đơn vị
tính
Số
lượng
Đơn
giá Thành tiền
A B C 1 2 3=2*1
1
Đặc inox Ф14

Kg 300 68.000 20.400.000



17
Cộng tiền hàng: 20.400.000
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 2.040.000
Tổng cộng tiền thanh toán: 22.440.000
Số tiền viết bằng chữ : Hai mươi hai triệu bốn trăm bốn mươi nghìn đồng.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
18
Mu Phiu nhp kho nh sau:
Biu 2.2: Mu Phiu nhp kho
Công ty TNHH cơ khí và thơng mại Khải Minh
Mẫu số 02-VT
Kho số 1
Ban hành theo QĐ số 1141- TC/QĐ/CĐKT
Ngày 1 tháng 11 năm 1995
của Bộ Tài chính
PHIếU NHậP KHO
Số : 112
Ngày 03 tháng 3 năm 2010
Họ tên ngời giao hàng: Phạm Viết Quyên Nợ: 1521
Theo HĐ số 071003 ngày 03 tháng 03 năm 2010 của công ty
TNHH Gia Anh 473 -Minh Khai- Hai Bà Trng- Hà Nội
Có: 33111-0010
Nhập tại kho: Vật t
STT
Tên nhãn hiệu quy

cách vật t
Mã số
Đơn vị
tính
Số lợng
Theo c.từ Thực nhập
1
Đặc inox 14
Kg 300 68.000 20.400.000




Cộng

20.400.000
Nhập, Ngày 03 tháng 03 năm 2010
Phụ trách cung tiêu Ngời giao hàng Thủ kho
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
19
Bộ chứng từ này sẽ được chuyển cho kế toán công nợ, sau khi kiểm tra
chứng từ kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào phần mềm và được tổ chức bảo
quản lưu trữ chứng từ tại kế toán phần hành.
Quy trình nhập dữ liệu vào phần mềm như sau:
HOá ĐƠN MUA HàNG HOá
Số chứng từ 0071003
Ngày nhập 03/03/2010
Ngày hoá đơn 09/03/2010
Mã khách KH33111-0010
Tên khách Cty TNHH Gia Anh

Địa chỉ 473 Minh Khai – Hà Nội
MST 0100107691
Người giao hàng Phạm Viết Quyên
Diễn giải chung Mua đặc inox Ф14
TK Có
33111-
0010
Phải trả người bán vật tư hàng
hoá-VND
Tư
giá VND 1.00
Đối ứng
TK
Nợ
Tên TK
Tiền VND Mã H§ (VV)
Số
lượng
Đơn
giá Thành tiền
1521
Nguyên liệu đặc
inoxФ14 300 68.000 20.400.000 H§MBHH-00478
Tiền hàng: 20.400.000
1331
1
Thuế GTGT được
khấu trừ của hàng
hoá, dịch vụ-VAT
10% Tiền thuế: 2.040.000

Tổng thanh
toán: 22.440.000
Hạn thanh toán: 20 ngày
Ngày 23 tháng 3 năm 2010, đến hạn thanh toán tiền hàng cho công ty
TNHH Gia Anh, công ty TNHH cơ khí và thương mại Khải Minh tiến hành
thanh toán cho bằng uỷ nhiệm chi.
20
Biu 2.3: Mu u nhiêm chi
Ngõn hng sau khi nhn c u nhim chi, Ngõn hng s tin hnh chi
tin v Cụng ty s nhn c giy bỏo N ca Ngõn hng. Mu Giy bỏo N
nh sau:
U NHIM CHI
PAYMENT ORDER
S bng tin/Amount in figures:
S tin bng ch/Amount in wordsHai mi hai triu bn trm
bn mi nghỡn ng chn.
Ni dung/Remarks: Thanh toỏn tin hng bng VND
22.440.000 VND
N Vị/NGI YấU CU(APPLICANT):
Ct TNHH c khớ v thng mi Khi minh
S CMT/ID/PP:Ngy cp/Date: Nơi
cấp/Place:
S TK/ A/C No:12082370010882
Ti NH/ At Bank: SGDI-NGN HNG U
T V PHỏT TRIN VIT NAM
N Vị/NGI HNG
(BENEFICIARY):CTy TNHH GIA
ANh
Số CMT/ID/PP:
Ngy cp/Date: Nơi

cấp/Place:
S TK/ A/C No:003704060028140
Ti NH/ At Bank: SGDI-NGN HNG
CễNG THNG VIT NAM
Phí NH:
Charges:
-Phớ trong:
Charge Included
-Phớ ngoi:
Charge Excluded
PHN DNH CHO NGÂN HàNG
NGÂN HàNG NHN/ RECEIVING BANK
Giao dch viờn Kim soát
Received by Verified by
NGÂN HàNG GI/ SENDING BANK
(BIDV)
Giao dch viờn Kim soát
Received by Verified by
K TOỏN TRNG CH TI KHOảN
Chief Accountant Account Holder
21
Ngân hàng sau khi nhận được uỷ nhiệm chi, Ngân hàng sẽ tiến hành chi
tiền và Công ty sẽ nhận được giấy báo Nợ của Ngân hàng. Mẫu Giấy báo Nợ
nh sau:
Biểu 2.4: Mẫu Giấy báo Nợ
NG¢N HµNG ĐầU TƯ Và
PHáT TRIểN NÔNG THÔN GIÊY BáO Nợ
Ngày 09tháng 03 năm 2010
Số chứng từ:
Số chuyển tiền:

Số giao dịch:
Ngày giờ trả:3h ngày 09/03/2010
TK ghi Có: TK 11211
Người trả tiền: Công ty TNHH cơ khí và thương mại Khải Minh
§i¹ chỉ: 20 Thị trấn Văn Điển – Huyện Thanh Trì - Hà Néi
Ng>êi hưởng: Công ty TNHH Gia Anh
Số tài khoản: 003704060028140
Địa chỉ: 473 Minh Khai - Hai Bà Trưng - Hà Nội
Số tiền: 22.440.000 VND
B»ng chữ: Hai mươi hai triệu bốn trăm bốn mươi nghìn đồng chẵn .
Nội dung: Thanh toán tiền hàng bằng VND
Giao dịch viên
(Ký, họ tên) Liên 2
Phòng nghiệp vụ
(Ký, họ tên)
22
Sau khi nhận được Giấy báo Nợ của ngân hàng, kế toán thanh toán tiến
hành nhập dữ liệu vào máy nh sau:
GIấY BáO Nợ (CHI) NG¢N HµNG
Loại phiếu chi 7- Trả trước tiền hàng
Ngày nhập 09/03/2010
Ngày lập phiếu chi 09/03/2010
Mã khách KH33111-0111
Tên khách Cty TNHH Gia Anh
Địa chỉ 473 Minh Khai – Hai Bà Trưng - Hà Nội
MST 0100107691
Người nhận tiền
Diễn giải chung Thanh toán tiền hàng
TK
Có 112111 Tiền gửi ngân hàng- BIDV -VND

Tư
giá VND 1.00
Đối ứng
TK
Nợ Tên TK
PS Nợ
VND Diễn giải Mã H§ (VV)
33111
-0111
Phải trả người bán
hàng hoá dịch vụ-
VND 20.400.000 Thanh toán tiền hàng HDMH137
Tiền hàng: 22.400.000
Tiền thuế: 2.040.000
Tổng thanh toán: 22.440.000
Sau khi nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán, chương trình sẽ tự động kết
chuyển số liệu vào Sổ chi tiết TK 331, Bảng tổng hợp chi tiết TK 331, NKCT
số 5 và vào Sổ Cái TK 331 (Biểu số 2.8 đến biểu số 2.12).
Ví dụ 2: Ngày 08/03/2010 công ty TNHH cơ khí và thương mại Khải Minh
mua một lô tÂm Inox dầy 12mm của công ty TNHH Thanh Bình . Tổng giá trị
của lô hàng chưa thuế giá trị gia tăng là 24.500.000 VND, thuế suất VAT 10%.
Công ty đặt trước tiền hàng số tiền là 15.000.000 VND. Ngày 09/03/2010 hàng
về nhập kho, số tiền còn lại Công ty thanh toán vào tháng sau.
Trình tự luân chuyển chứng từ của nghiệp vụ này như sau:
23
Sau khi thc hin vic ký kt hp ng, theo yờu cu phi t trc tin
hng ca Cụng ty TNHH Thanh Bỡnh, k toỏn thanh toỏn vit u nhim chi sau
khi ó cú y ch ký ca k toỏn trng v ch ti khon ti Ngõn hng u
t v Phỏt trin Vit Nam s chuyn cho ngõn hng. Mu U nhim chi nh sau:
Biu 2.: Mu U nhim chi

S/Seq No:.
Ngy/Date:09/03/2010
U NHIM CHI
PAYMENT ORDER
S bng tin/Amount in figures:
S tin bng ch/Amount in words:Mi lm triu ng chn.
Ni dung/Remarks: t trc tin mua inox tm 12mm bng
VND
15.000.000 VND
N Vị/NGI YấU CU(APPLICANT):
Ct TNHH c khớ v thng mi Khi minh
S CMT/ID/PP:Ngy cp/Date: Nơi
cấp/Place:
S TK/ A/C No:12082370010882
Ti NH/ At Bank: SGDI-NGN HNG U
T V PHỏT TRIN VIT NAM
N Vị/NGI HNG
(BENEFICIARY):CTy TNHH Thanh
Bình
Số CMT/ID/PP:
Ngy cp/Date: Nơi
cấp/Place:
S TK/ A/C No:102010000026431
Ti NH/ At Bank: SGDI-NGN HNG
CễNG THNG VIT NAM
Phí NH:
Charges:
-Phớ trong:
Charge Included
-Phớ ngoi:

Charge Excluded
PHN DNH CHO NGÂN HàNG
NGÂN HàNG NHN/ RECEIVING BANK
Giao dch viờn Kim soát
Received by Verified by
NGÂN HàNG GI/ SENDING BANK
(BIDV)
Giao dch viờn Kim soát
Received by Verified by
K TOỏN TRNG CH TI KHOảN
Chief Accountant Account Holder
24
Ngân hàng sau khi nhận được uỷ nhiệm chi, Ngân hàng sẽ tiến hành chi
tiền và Công ty sẽ nhận được giấy báo Nợ của Ngân hàng. Mẫu Giấy báo Nợ
nh sau:
Biểu 2.4: Mẫu Giấy báo Nợ
NG¢N HµNG ĐầU TƯ Và
PHáT TRIểN NÔNG THÔN GIÊY BáO Nợ
Ngày 09tháng 03 năm 2010
Số chứng từ:
Số chuyển tiền:
Số giao dịch:
Ngày giờ trả:3h ngày 09/03/2010
TK ghi Có: TK 11211
Người trả tiền: Công ty TNHH cơ khí và thương mại Khải Minh
§i¹ chỉ: 20 Thị trấn Văn Điển – Huyện Thanh Trì - Hà Néi
Ng>êi hưởng: Công ty TNHH Thanh Bình
Số tài khoản: 102010000026431
Địa chỉ: 541-Nguyễn Văn Linh- P.Sài Đồng- Long Biên- Hà Nội
Số tiền: 15.000.000 VND

B»ng chữ: Mười lăm triệu đồng chẵn.
Nội dung: Đặt trước tiền mua iox tÂm dầy 12mm bằng VND
Giao dịch viên
(Ký, họ tên) Liên 2
Phòng nghiệp vụ
(Ký, họ tên)
25