tình huống số 18 quản trị học - Các nguyên tắc và nhân tố ảnh hưởng đến cấu trúc tổ chức

LỜI MỞ ĐẦU
Một nhà quản trị chiến lược ắt sẽ có tác động mãnh liệt đến sự phát triển
cũng như lợi nhuận của doanh nghiệp. Là một nhà quản trị, họ đều biết thành công
chính là sự hội tụ của các yếu tố: cơ hội, tài năng, sự chuẩn bị chu đáo sẵn sàng.
Louis Vuitton - một nhà quản trị tài ba khẳng định "không có khái niệm nào cho sự
may mắn, có may mắn hay không là do chính bản thân quyết định, thương trường
cũng vậy". Cơ hội đôi khi nó tự tìm đến nhưng đôi khi bản thân cũng có khả năng
tạo ra, cơ hội sẽ đến với doanh nghiệp nào có năng lực cũng như phát huy được khả
năng quản trị. Điều được đề cập đến ở đây chính là cơ cấu tổ chức doanh nghiệp. Đó
chính là vấn đề nguồn nhân lực của doanh nghiệp; có thể một doanh nghiệp không
có nhiều nhân viên quản trị giỏi nhưng với một cơ cấu tổ chức hợp lí sẽ phát huy hết
được nguồn nhân lực một cách tốt nhất. Sự chuẩn bị chu đáo sẵn sàng chính là nhân
tố quan trọng nhất, một mô hình tổ chức thích hợp có khả năng lường trước được
các tình huống sẽ xảy ra không bị ngỡ ngàng trước sự biến động của thị trường,
cũng như các yếu tố tác động khác. Trong giai đoạn hiện nay, các doanh nghiệp
nước ta đang bắt đầu chú trọng chức năng phát triển cơ cấu tổ chức, một số khác lại
lao vào chức năng thu hút nhân tài nhằm đẩy mạnh khả năng cũng như sức mạnh
của cơ cấu tổ chức. Cơ cấu đổi mới rất quan trọng, đặc biệt là trong bối cảnh doanh
nghiệp nước ta hiện nay. Chiến lược kinh doanh được triển khai thông qua các dự án
cơ cấu tổ chức, xây dựng hệ thống trợ lực. Đổi mới cơ cấu chiếm vị trí then chốt
trong đổi mới doanh nghiệp. Tầm nhìn chiến lược đòi hỏi doanh nghiệp phải có sự
hiểu biết sâu sắc về cơ cấu tổ chức, bởi chỉ khi hiểu được xu hướng phát triển của cơ
cấu tổ chức, hiểu được giá trị cốt lõi cần xây dựng, hiểu được định hướng phát triển
của doanh nghiệp khi đó mới hoạch định được chiến lược kinh doanh. Tất cả đều
cho thấy vai trò của cơ cấu tổ chức là không thể phủ nhận.
1
Tuy nhiên, trên thực tế có những tình huống với những ý kiến trái chiều từ
những thành viên trong một công ty/ một doanh nghiệp/ một tổ chức về vai trò của
cơ cấu tổ chức. Và chúng ta cùng xét một tình huống cụ thể như sau:
“Tôi sẽ không có bất kỳ sơ đồ tổ chức hay bản mô tả vị trí công tác dưới bất
kỳ hình thức nào ở công ty này”, ông Minh, vị chủ tịch và là người sáng lập công

ty chuyên sản xuất và kinh doanh quần áo may sẵn đã tuyên bố như vậy. "Chúng
ta là một công ty thành đạt và đang phát triển – nơi tôi muốn tất cả mọi người
quản lý và nhân viên của chúng ta đều cảm thấy họ là những người cùng một
đội ngũ. Sơ đồ tổ chức và bản mô tả công việc chính là cách làm cho mọi người
cảm thấy họ có cương vị riêng - mỗi ô trong sơ đồ - và vì thế chỉ muốn khư khư
giữ lấy. Tôi không muốn bất kì người nào có ý nghĩ như vậy! Chúng ta đã
trưởng thành từ một công ty nhỏ với doanh thu hàng năm vài trăm triệu đồng
đến nay trở thành một công ty lớn với doanh thu vài chục tỷ đồng chính là vì tất
cả chúng ta đã hoà hợp ăn ý với nhau và đã mạnh dần nhờ mẫu tốt và chi phí
thấp. Chúng ta không cần phải là Công ty với sơ đồ tổ chức phức tạp và tôi
không bao giờ muốn như vậy". Khi bàn luận về ý kiến của vị chủ tịch về sơ đồ tổ
chức và bản mô tả vị trí công tác vào một bữa ăn trưa, ông Hùng kế toán trưởng
công ty đã ra sức bảo vệ vị chủ tịch và nhấn mạnh rằng hành động theo tinh thần
đồng đội thực sự chính là cốt lõi của sự thành công. Tuy nhiên, cô Lan phụ trách
sản xuất thì cho rằng “quan điểm của vị chủ tịch là sai lầm không thể chấp nhận
được”. Cô Lan nói: "Sự thật là tôi không thể điều hành nổi bộ phận sản xuất
của tôi nếu không có sơ đồ tổ chức và bản mô tả công tác, tôi phải giấu nó trong
ngăn bàn của tôi, chỗ mà ông Minh không sao tìm được".
Đây cũng là tình huống thảo luận của nhóm mình. Vậy quan điểm của ai đúng?
quan điểm của ai sai? Hướng giải quyết vấn đề này như thế nào? Mời cô và các
bạn cùng nhóm mình thảo luận tình huống này!!!
2
3
A. Sơ lược lý thuyết về cơ cấu tổ chức
I. Khái niệm cơ cấu tổ chức
Cấu trúc (hay cơ cấu) tổ chức là một tập hợp bao gồm các bộ phận (đơn vị và cá
nhân) khác nhau, có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc nhau, được chuyên môn hóa
theo những chức trách, nhiệm vụ và quyền hạn nhất định nhằm đảm bảo thực hiện
được các mục tiêu chung đã được xác định.
• Cơ cấu tổ chức cho phép sự dụng hợp lý các nguồn lực

• Cơ cấu tổ chức cho phép xác định rõ vị trí, vai trò của các đơn vị, cá nhân,
cũng như mối liên hệ giữa các đơn vị và cá nhân này, hình thành các nhóm
chính thức trong tổ chức
II. Các nguyên tắc và nhân tố ảnh hưởng đến cấu trúc tổ chức
1. Các nguyên tắc của cấu trúc tổ chức
a) Tương thích giữa các hình thức và chức năng
Khi thiết kế cấu trúc tổ chức, các bộ phận hay các đơn vị cấu thành đều phải
nhằm thực hiện các chức năng, hay xuất phát tự việc thực hiện các chức năng.
“Hình thức phải đi sau chức năng”.
b) Thống nhất chỉ huy
Cấu trúc tổ chức được xác lập phải đảm bảo mỗi đơn vị, cá nhân chịu trách
nhiệm báo cáo cho các nhà quản trị trực tiếp của mình, đảm bảo sự chỉ huy mang
tính thống nhất trong toàn tổ chức.
c) Cân đối
Tính cân đối ở đây thể hiện sự cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm công
việc giữa các đơn vị, cá nhân với nhau. Sự cân đối sẽ tạo ra sự ổn định bền vững
trong tổ chức.
d) Linh hoạt
4
Cấu trúc tổ chức phải có khả năng thích ứng, đối phó kịp thời với sự thay đổi
của môi trường bên ngoài cũng như bên trong tổ chức.
e) Hiệu quả
Cấu trúc tổ chức phải xây dựng trên nguyên tắc giảm chi phí và nâng cao hiệu
quả kinh tế.
5
2. Các nhân tố ảnh hưởng đến cấu trúc tổ chức
a) Mục tiêu và chiến lược của tổ chức
Cấu trúc tổ chức được xây dựng nhằm đáp ứng mục tiêu của tổ chức. Vì vậy,
khi mục tiêu và chiến lược của tổ chức thay đổi, thì cấu trúc tổ chức phải có sự
thay đổi, điều chỉnh và hoàn thiện sao cho phù hợp và đáp ứng được yêu cầu của

mục tiêu và chiến lược.
b) Chức năng và nhiệm vụ của tổ chức
Đây là cơ sở pháp lý, là căn cứ quan trọng để từng tổ chức thiết kế cấu trúc tổ
chức để đảm bảo thực hiện tốt nhất chức năng, nhiệm vụ của mình.
c) Quy mô tổ chức
Quy mô của tổ chức càng lớn, cấu trúc tổ chức càng phức tạp, bởi vì quy mô đòi
hỏi tổ chức phải có nhiều cấp, nhiều bộ phận, đơn vị nên tạo ra nhiều mối quan hệ
phức tạp trong tổ chức.
d) Đặc điểm về kỹ thuật, công nghệ của tổ chức
Trong tổ chức, kỹ thuật, công nghệ được sử dụng càng hiện đại bao nhiêu, thiết
bị càng có xu hướng tự động hóa cao sẽ dẫn đến cấu trúc tổ chức càng đơn giản
hơn.
e) Môi trường bên ngoài của tổ chức
Trong điều kiện môi trường bên ngoài ổn định, các yếu tố của môi trường có thể
dự đoán và dễ kiểm soát thì cấu trúc tổ chức có tính ổn định, ít phức tạp. Ngược
lại, khi môi trường có nhiều biến động, có nhiều yếu tố khó dự báo, thì cấu trúc tổ
chức sẽ phức tạp hơn, đòi hỏi sự linh hoạt cao hơn, nên việc lựa chọn cấu trúc tổ
chức hữu cơ là cần thiết.
f) Trình độ quản trị viên và trang thiết bị
6
Với đội ngũ quản trị viên có trình độ, kinh nghiệm và kiến thức, thì trong cấu
trúc tổ chức có thể giảm bớt đầu mối, giảm bớt các mối kiên hệ, các bộ phận quản
trị với nhau.
Với trang thiết bị quản trị hiện đại, đầy đủ sẽ đáp ứng tốt hơn các yêu cầu công
việc, vì thế mà cấu trúc tổ chức quản lý sẽ đơn giản hơn.
B. Thảo luận tình huống
I. Quan điểm của ông Minh (chủ tịch công ty chuyên sản xuất và kinh
doanh quần áo may sẵn) và quan điểm của cô Lan (phụ trách sản xuất)
về sơ đồ tổ chức hay bản mô tả vị trí công tác ở công ty
1. Nhận xét về quan điểm của ông Minh

a) Điểm đúng trong quan điểm của ông Minh
Ông Minh cho rằng "Chúng ta là một công ty thành đạt và đang phát triển - nơi
tôi muốn tất cả mọi quản lý và nhân viên của chúng ta đều cảm thấy họ là những
người cùng đội ngũ. Sơ đồ tổ chức và bản mô tả công việc chính là cách làm cho
mọi người cảm thấy họ có cương vị riêng - mỗi ô trong sơ đồ - và vì thế chỉ muốn
khư khư giữ lấy".
o Điều này có nghĩa là ông Minh muốn sự bình đẳng trong công việc, không
có sự cạnh tranh về chức vụ. Bình đẳng trong quá trình hoạt động kinh
doanh là rất cần thiết. Nó giúp cho mọi người hòa đồng thân thiện, giúp đỡ
nhau trong các khâu sản xuất kinh doanh đem lại hiệu quả cao trong công
việc.
o Theo quan điểm của ông Minh, tất cả nhân viên sẽ làm việc trong một môi
trường lành mạnh, đoàn kết gắn bó trong tình cảm đồng nghiệp. Nhân viên
sẽ tránh khỏi những việc làm xấu của những cá nhân tham địa vị trong
7
những cuộc tranh chấp quyền hành. Điều đó vừa giúp nhân viên của công ty
đỡ căng thẳng, giảm stress, đem lại hiệu quả cao trong công việc.
o Cũng theo quan điểm này, tính tư duy và sáng tạo của tất cả các nhân viên
đều được phát huy. Đặc biệt, công ty của ông Minh là công ty may quần áo;
chính vì vậy khả năng sáng tạo đòi hỏi cao đối với nhân viên để tạo ra sản
phẩm đa dạng kiểu cách.
Tuy nhiên, mong muốn của ông Minh có đúng hay không khi ông phủ nhận đi
vai trò của cơ cấu tổ chức trong công ty???
b) Điểm sai trong quan điểm của ông Minh
o Chúng ta đã biết rằng công tác tổ chức có vai trò tạo “nền móng” cho
hoạt động của tổ chức nói chung và cho hoạt động quản trị nói riêng, sử
dụng có hiệu quả các nguồn lực của tổ chức đặc biệt là nguồn nhân lực và
cơ sở vật chất kỹ thuật, tạo ra văn hóa tổ chức… như vậy thì không thể
phủ nhận sự có ích của việc tổ chức. Đối với ông Minh thì điều này chỉ
đúng trong vài trường hợp với những điều kiện cụ thể, ví dụ như trình độ

của người quản trị quá giỏi khả năng quản trị của ông ta rất tốt với quy
mô công ty còn nhỏ hẹp… thì họ sẽ có thể không cần đến bản “sơ đồ mô
tả công việc” mà họ vẫn làm tốt công tác lãnh đạo. Ở đây, trong bài cũng
có nói rằng công ty quần áo may sẵn này đang trên đà phát triển, do vậy
ông Minh không cần bản “sơ đồ tổ chức” ông Minh vẫn làm tốt nhưng
khi công ty của ông Minh đã phát triển với quy mô lớn hơn, rộng hơn thì
nếu không có “sơ đồ mô tả công việc” thì hoạt động quản trị của ông
Minh sẽ không đạt hiệu quả cao. Ông Minh có nêu là “chúng ta đã trưởng
thành từ một công ty nhỏ với doanh thu hằng năm vài trăm triệu đồng đến
nay trở thành một công ty lớn với doanh thu hằng năm vài chục tỷ đồng
chính là tất cả chúng ta đã hòa hợp ăn ý với nhau” nhưng ông Minh đâu
có biết rằng thành công đó có sự đóng góp của “sơ đồ tổ chức và sơ đồ
8
mô tả công việc” của cô Lan. Cô Lan đã dùng chúng trong suốt quá trình
làm việc của mình.
 Như vậy, ông Minh cần suy nghĩ lại về “sơ đồ tổ chức” và “sơ đồ mô tả
công việc” thực sự là chúng rất cần thiết cho công tác quản trị của những
nhà quản trị các cấp bậc.
o “Đoàn kết là sức mạnh vô địch”. Nhưng ông Minh hoàn toàn sai lầm khi
phủ nhận hoàn toàn “cơ cấu tổ chức” trước các thành viên trong công ty?
Và nhất là khi công ty ông đang trên đà phát triển?
- "Tổ chức là hoạt động sắp xếp công việc, giao nhiệm vụ cho từng bộ phận,
từng cá nhân và các bộ phận cá nhân này có trách nhiệm hoàn thành công
việc hay nhiệm vụ mà tổ chức giao phó để đạt được mục tiêu chung của tổ
chức đã đề ra".
- Một doanh nghiệp dù phát triển đến đâu cũng cần có một cơ cấu tổ chức hợp
lý, có sự phân chia nhiệm vụ, công việc rõ ràng. Việc phân chia công việc,
nhiệm vụ không phải là sẽ làm cho "mọi người cảm thấy họ có cương vị
riêng – mỗi ô trong sơ đồ – và vì thế chỉ muốn khư khư giữ lấy" mà là làm
cho mọi người có thể nhìn rõ trách nhiệm của mình với công ty. Nó không

gây mất đoàn kết cũng như không gây đánh mất tinh thần đồng đội trong
công ty. Bên cạnh đó, với sơ đồ tổ chức và bản mô tả vị trí công tác của
công ty thì mỗi nhân viên trong công ty có thể biết được vị trí của mình để
hoàn thành tốt nhiệm vụ, cũng như cố gắng phấn đấu bản thân để được vị trí
cao hơn nhờ tài năng và sự nỗ lực của chính họ; từ đó giúp cho công ty tìm
kiếm được nhân tài để phát triển công ty, cũng như sa thải những người
không có năng lực thật sự.
- Một công ty lớn không thể không có sơ đồ tổ chức. Nếu không có sơ đồ tổ
chức thì tất cả các bộ phận trong công ty sẽ trở nên rối loạn có thể không
thực hiện đúng trách nhiệm và quyền hạn của mình, ai cũng có cái tôi của
9
mình và cho mình là đúng. Với một tổ chức lớn, đông nhân viên, mọi người
thống nhất được ý kiến quan điểm là rất khó, cần có trật tự để có người
thống nhất các ý kiến quan điểm nếu không mỗi người chỉ nhất nhất làm
theo ý mình sẽ khó làm việc một cách ăn ý và khó đem lại được hiệu quả
cho công việc của công ty.
o Một khía cạnh nữa đó là "quản trị là một nghệ thuật và người quản trị là
một nghệ sĩ", việc ông Minh nhất quyết với quan điểm của mình mà
không nghe ý kiến của nhân viên, sẽ làm cho nhân viên nghĩ rằng ông là
người bảo thủ, cố chấp, sợ và không dám bày tỏ quan điểm của chính
mình, là đang đi ngược lại với tác dụng của quản trị. Cô Lan luôn cho
rằng quan điểm của chủ tịch là sai lầm, cô Lan không phục nhưng cũng
không dám nói trực tiếp với ông Minh (mà đưa ra ý kiến của mình trong
một bữa ăn trưa với ông Hùng – kế toán trưởng công ty). Nếu sự bất đồng
ý kiến này không được giải quyết thì dần dần sẽ xảy ra mâu thuẫn giữa
lãnh đạo và nhân viên dưới quyền. Và về lâu dài, điều này sẽ là một hạn
chế, một trở ngại lớn đối với công ty ông Minh. Bởi, nhân viên trong
công ty sẽ cảm thấy mình đang làm việc trong một môi trường không thể
phát triển được và sẽ dời bỏ công ty.
2. Nhận xét về quan điểm của cô Lan

Theo như lời cô Lan nói “Sự thật là tôi không thể điều hành nổi bộ phận sản
xuất của tôi nếu không có sơ đồ tổ chức và bản mô tả vị trí công tác”, nghĩa là
trong suốt thời gian cô Lan phụ trách về sản xuất, cô đã tự vạch ra cho mình 1 sơ
đồ tổ chức và có bản mô tả vị trí công tác cho bộ phận sản xuất của mình, nhưng
không để cho chủ tịch công ty là ông Minh biết. Và thực tế đã chứng minh rằng cô
Lan đã hoàn thành tốt việc điều hành bộ phận sản xuất, và góp phần giúp công ty
của ông Minh thành đạt và đang trên đà phát triển.
10
Như vậy, một lần nữa chúng ta lại khẳng định được cơ cấu tổ chức và bản mô tả
vị trí công tác giúp ích và đem lại hiệu quả cao trong công việc của một công ty nói
chung và của một bộ phận trong công ty nói riêng.
Tuy nhiên, ông Minh, với vị trí là chủ tịch của công ty, ông đã nói rằng không
muốn có bất kỳ sơ đồ tổ chức hay bản mô tả vị trí công tác dưới bất kỳ hình thức
nào ở công ty. Do đó, việc cô Lan sử dụng sơ đồ tổ chức và bản mô tả vị trí công
tác do cô ấy tự phác thảo ra, là đi ngược lại với quy định của công ty, đi ngược lại
với quyết định của cấp trên. Việc làm này là không nên.
11
II. Ưu điểm, nhược điểm của cơ cấu tổ chức của công ty trong tình huống
trên. Và đề xuất các biện pháp khắc phục nhược điểm cho công ty
1. Công ty ông Minh có cơ cấu tổ chức hay không?
Từ khi thành lập công ty cho đến thời điểm hiện tại công ty đang trên đà phát
triển, ông Minh không hề nhắc đến sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty và bản mô tả
vị trí công tác đối với nhân viên trong công ty, chứng tỏ ông là một nhà quản trị có
trình độ, kinh nghiệm và kiến thức, đã điều hành tốt công ty.
Tuy nhiên trên thực tế, công ty ông Minh lại có chức vụ chủ tịch do ông Minh
là người sáng lập ra công ty điều hành, có chức kế toán trưởng do ông Hùng đảm
nhiệm, có bộ phận sản xuất do cô Lan phụ trách.
 Công ty chuyên sản xuất và kinh doanh quần áo may sẵn của ông Minh có
tồn tại cơ cấu tổ chức và bản mô tả vị trí công tác. Bởi, “cơ cấu tổ chức cho
phép xác định rõ vị trí, vai trò của các đơn vị, bộ phận, các cá nhân, cũng

như quyền hạn và chức trách của họ”. Nhưng “cơ cấu tổ chức” này chỉ được
“phác thảo” trong bộ não của vị chủ tịch công ty, chứ không được cụ thể
hóa với bản mô tả vị trí công tác của từng thành viên trong công ty.
Mặc dù công ty ông Minh có cơ cấu tổ chức nhưng ông Minh luôn nói rằng
“Tôi sẽ không có bất kỳ sơ đồ tổ chức hay bản mô tả vị trí công tác dưới bất kỳ
hình thức nào ở công ty này”. Sở dĩ như vậy là vì ông Minh không hề biết rằng
chính việc ông phân ra các chức vụ, các bộ phận trong công ty đó là ông đã lập lên
một cơ cấu tổ chức đơn giản có sơ đồ (mô hình):
12
Tổng giám đốc
Giám đốc tuyến 1 Giám đốc tuyến 2 Giám đốc tuyến 3
2. Ưu điểm của cơ cấu tổ chức hiện tại của công ty trong tình huống
• Bộ máy tổ chức của công ty gọn nhẹ, linh hoạt, đơn giản
• Chi phí quản lý thấp
Theo lời ông Minh nói: “Chúng ta đã trưởng thành từ một công ty nhỏ với
doanh thu hàng năm vài trăm triệu đồng đến nay trở thành một công ty lớn với
doanh thu vài chục tỷ đồng chính là vì tất cả chúng ta đã hoà hợp ăn ý với nhau và
đã mạnh dần nhờ mẫu tốt và chi phí thấp”. Như vậy, cơ cấu tổ chức đơn giản hiện
tại của công ty đã có tác dụng rất hiệu quả đối với sự phát triển của công ty khi mới
thành lập.
• Tạo sự đoàn kết, tinh thần đồng đội cao
Quản lý và nhân viên đều cùng 1 đội ngũ nên ít gây cạnh tranh, tinh thần đồng
đội cao hơn, ít mâu thuẫn. Sự hòa hợp ăn ý trong công việc giữa các thành viên
trong công ty cũng đã được chứng thực trong lời nói của vị chủ tịch công ty.
3. Nhược điểm của cơ cấu tổ chức hiện tại của công ty trong tình huống
Khi ông Minh không cụ thể hóa cơ cấu tổ chức và bản mô tả vị trí công tác với
các thành viên trong công ty thì công ty ông có những hạn chế:
• Mỗi nhà quản trị phải làm nhiều công việc khác nhau cùng một lúc
 tình trạng quá tải đối với cấp quản trị.
13

• Những người quản lý khó kiểm soát hết nhân viên của mình do công ty
đang ngày một phát triển với quy mô lớn hơn trước nên lượng nhân viên
tăng lên.
 rất khó để điều hành chỉ đạo, hướng dẫn công việc cho nhân viên dưới
quyền.
• Không có bản mô tả vị trí công tác sẽ dẫn đến công việc trùng lặp ở các bộ
phận.
• Nhân viên trong công ty không có bộ phận làm việc cụ thể, ai cũng như
nhau sẽ dẫn đến việc mọi người làm việc hời hợt, không cống hiến hết sức,
không có tinh thần cạnh tranh vươn lên, thăng tiến.
• Nảy sinh sự bất đồng quan điểm, mâu thuẫn giữa nhân viên đối với ban lãnh
đạo công ty
 lâu dài khiến nhân viên trong công ty cảm thấy khó chịu, chán nản và không
còn tâm huyết với công ty khi người lãnh đạo công ty không lắng nghe ý
kiến của nhân viên cấp dưới
 nhân viên sẽ rời bỏ công ty.
4. Biện pháp khắc phục nhược điểm cho công ty
Theo lời ông Minh: “Chúng ta là một công ty thành đạt và đang phát triển…
Chúng ta đã trưởng thành từ một công ty nhỏ với doanh thu hàng năm vài trăm
triệu đồng đến nay trở thành một công ty lớn với doanh thu vài chục tỷ đồng…”
Thứ nhất, hành động theo tinh thần đồng đội thực sự chính là cốt lõi của sự
thành công, nhưng sự đoàn kết tinh thần đồng đội đó phải được dựa trên môt cơ
cấu tổ chức làm việc hiệu quả và hợp lý. Mặt khác, cũng phải có sự thống nhất,
đồng lòng giữa các thành viên, và nể phục giữa nhân viên với lãnh đạo thì mới tạo
nên thành công lâu dài. Cho nên, ông Minh không nên độc đoán và bảo thủ khi giữ
quan điểm của mình. Trước đây có thể ông Minh không cần sơ đồ cơ cấu tổ chức
và bản mô tả vị trí công tác cho nhân viên công ty, hoặc có thể có cấu trúc tổ chức
“phác thảo” đơn giản cho công ty với mong muốn nhân viên bình đẳng, làm việc
14
hòa hợp ăn ý, đoàn kết, không tranh giành chức vụ nhưng hiện nay, quy mô công

ty mở rộng, công ty ông đã phát triển thành một công ty lớn nên đòi hỏi tổ chức
phải có nhiều cấp, nhiều bộ phận, đơn vị. Do đó, để quản lý nhân viên trong công
ty một cách dễ dàng và có thể sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực thì công ty cần
phải hoạt động dựa trên một hệ thống thống nhất. Vì vậy, công ty cần có một cơ
cấu tổ chức và bản mô tả vị trí công tác một cách hợp lý, chi tiết và được cụ thể
hóa với toàn thể nhân viên trong công ty.
Thứ hai, khi công ty phát triển thành một công ty lớn sẽ có nhiều nhân viên,
nhiều cấp bậc, bộ phận, phòng, ban, số lượng công việc cũng do đó mà nhiều lên,
không thể chỉ áp dụng được cấu trúc tổ chức giản đơn. Thường mô hình cấu trúc tổ
chức đơn giản hiện tại chỉ áp dụng với các tổ chức bé, kinh doanh đơn lĩnh vực,
đơn thị trường hoặc áp dụng với các bộ phận cấp thấp đối với công ty lớn, phức
tạp. Để khắc phục được những nhược điểm, hạn chế mà cơ cấu tổ chức công ty
hiện có, nhóm thảo luận có đề xuất thêm một số mô hình cơ cấu tổ chức cơ bản cho
công ty ông Minh:
a) Cấu trúc tổ chức chức năng
Đặc điểm:
 Là cơ cấu tổ chức dựa trên chuyên môn hóa theo chức năng công việc.
 Các hoạt động giống nhau hoặc gần giống nhau được tập trung lại trong một
tuyến chức năng như chức năng sản xuất, thương mại, nhân sự…
15
Mô hình cấu trúc tổ chức chức năng:
Ưu điểm:
 Phản ánh logic chức năng
 Tuân thủ nguyên tắc chuyên môn hóa công việc
 Nêu bật vai trò của các chức năng chủ yếu
 Dễ kiểm soát
Nhược điểm:
 Thường dẫn đến mâu thuẫn giữa các chức năng khi đề ra các chỉ tiêu và
chiến lược
 Thiếu sự phối hợp hành động giữa các phòng ban chức năng

 Chuyên môn hóa quá mức và tạo ra cách nhìn hạn hẹp ở các cán bộ quản lí
 Đổ trách nhiệm về việc thực hiện mục tiêu chung của tổ chức cho cấp lãnh
đạo cao nhất
16
Tổng giám đốc
Giám đốc chức
năng A
Giám đốc chức
năng B
Giám đốc chức
năng C
Mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng tương đối dễ hiểu và được hầu hết các
tổ chức sử dụng trong một giai đoạn phát triển nào đó, khi tổ chức có quy mô vừa
và nhỏ hoạt động trong một lĩnh vực đơn sản phẩm, đơn thị trường.
17
b) Cấu trúc tổ chức theo sản phẩm
Đặc điểm:
 Chia tổ chức thành các” nhánh”, mỗi nhánh đảm nhận toàn bộ hoạt động
kinh doanh theo các loại hoặc nhóm sản phẩm nhất định.
 Mỗi nhánh vẫn có thể sử dụng các bộ phận chức năng hoặc các chuyên gia
chuyên môn để hỗ trợ hay giúp việc.
Mô hình cấu trúc tổ chức theo sản phẩm:

Ưu điểm:
 Hướng sự chú ý và nỗ lực vào tuyến sản phẩm
 Phối hợp tốt giữa các bộ phận
 Rèn kĩ năng tổng hợp cho các nhà quản trị
Nhược điểm:
 Cần nhiều nhà quản trị tổng hợp
18

Tổng giám đốc
Giám đốc sản
phẩm C
Giám đốc sản
phẩm B
Giám đốc sản
phẩm A
 Công việc có thể bị trùng lặp ở các bộ phận khác nhau
 Khó kiểm soát
 Cạnh tranh nội bộ về nguồn lực
19
c) Cấu trúc tổ chức theo khu vực địa lý
Đặc điểm:
 Chia tổ chức thành các nhánh, mỗi nhánh đảm nhận thực hiện hoạt động của
tổ chức theo từng khu vực địa lý.
 Mỗi nhà quản trị đại diện ở khu vực chịu trách nhiệm phân phối sản phẩm và
dịch vụ theo một vùng địa lý cụ thể.
Mô hình cấu trúc theo khu vực địa lý:
Ưu điểm:
 Nhà quản trị cấp thấp thấy rõ trách nhiệm của mình
 Chú ý đến những đặc điểm của thị trường địa phương
 Tận dụng tốt các lợi thế theo vùng
 Tiết kiệm thời gian đi lại của nhân viên
20
Tổng giám đốc
Giám đốc khu
vực 3
Giám đốc khu
vực 2
Giám đốc khu

vực 1
Giám đốc khu
vực 4
Nhược điểm:
 Cần nhiều nhà quản trị tổng hợp
 Công việc có thể bị trùng lặp ở các khu vực khác nhau
 Phân tán nguồn lực
 Khó kiểm soát
21
d) Cấu trúc tổ chức định hướng theo khách hàng
Đặc điểm:
 Chia tổ chức thành các nhánh, mỗi nhánh đảm nhận toàn bộ hoạt động kinh
doanh nhằm phục vụ một đối tượng khách hàng nào đó.
 Mỗi đơn vị khách hàng tập trung vào việc thỏa mãn nhu cầu của từng nhóm
khách hàng chuyên biệt.
Mô hình cấu tổ chức khách hàng
Ưu điểm:
 Tạo sự hiểu biết khách hàng tốt hơn
 Toàn bộ hoạt động của tổ chức hướng vào hoạt động bán hàng để đạt kết quả
cuối cùng
Nhược điểm:
22
Tổng giám đốc
Giám đốc khách
hàng loại 3
Giám đốc khách
hàng loại 2
Giám đốc khách
hàng loại 1
 Cần nhiều nhà quản trị tổng hợp

 Khó kiểm soát
 Cạnh tranh nội bộ về nguồn lực
23
e) Cấu trúc tổ chức đa dạng ma trận
Đặc điểm:
 Là cấu trúc kết hợp các cấu trúc của tổ chức trên để tận dụng các ưu điểm
của mỗi loại và hạn chế tối đa những nhược điểm của chúng.
 Cấu trúc ma trận có 2 hệ thống chỉ huy cặp đôi, vì vậy tồn tại cùng lúc 2
tuyến chỉ đạo trực tuyến
Mô hình cấu trúc tổ chức dạng ma trận:

24
Tổng giám đốc
Giám đốc tài
chính
Giám đốc
kinh doanh
Giám đốc
nhân sự
Giám đốc tiếp
thị
Giám đốc
khu vực
G.đốc
khách hàng
Ưu điểm:
 Cho phép tổ chức đạt được đồng thời nhiều mục đích
 Trách nhiệm của từng bộ phận được phân định rõ
 Phối hợp tốt giữa các bộ phận
 Rèn luyện kĩ năng tổng hợp cho các nhà quản trị

25