luận văn kế toán Hoàn thiện kế toán hàng hóa tại Công ty TNHH TM Hạnh Đức

trờng đại học kinh tế quốc dân
khoa kế toán

chuyên đề
thực tập chuyên ngành
Đề tài:
hoàn thiện kế toán hàng hóa tại công ty
tnhh thơng mại hạnh đức
Sinh viên thực hiện : Trần Thị Thu Hằng
MSSV : CQ490857
Chuyên ngành : Kế toán
Khóa : 49
Giáo viên hớng dẫn : TS. Nguyễn Thị Thu Liên
Hà Nội, 05/2011
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Thị Thu Liên
LỜI MỞ ĐẦU
Trong các doanh nghiệp thương mại thì hàng hóa là cái quan trọng nhất. Do
đó, việc tổ chức quản lý hàng hóa trong công ty phải được thực hiện tốt thì mới có
thể đạt được hiệu quả kinh doanh cao nhất.
Chính vì vậy là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực buôn bán hàng hóa
nhập khẩu, Công ty TNHH TM Hạnh Đức luôn đặt việc tổ chức quản lý hàng hóa
lên hàng đầu.Từ khâu tìm kiếm khách hàng, tìm kiếm nguồn hàng, nhập khẩu hàng
hóa, dự trữ và bảo quản hàng hóa đến khâu tiêu thụ hàng hóa trong nước đều có xây
dựng kế hoạch cụ thể.
Công tác kế toán hàng hóa do đó cũng đóng một vai trò vô cùng quan trọng.
Từ kế toán hàng mua, thủ kho đến kế toán hàng bán đều phải có sự kết hợp chặt chẽ
với nhau, tạo ra một hệ thống quản lý có hiệu quả để mang lại kết quả hoạt động tốt
nhất cho Công ty.
Nhận thức được điều đó, trong quá trình thực tập tại công ty TNHH TM
Hạnh Đức, em đã có cơ hội được tìm hiểu về hệ thống quản lý nó chung và hệ
thống kế toán nói riêng của công ty; các phần hành kế toán, các phương pháp kế

toán mà Công ty đang áp dụng cũng như các mặt hàng mà Công ty đang buôn bán.
Và được sự giúp đỡ, chỉ bảo tận tình của các cô, chú, anh chị trong Công ty và đặc
biệt là phòng kế toán, cùng với sự hướng dẫn của TS. Nguyễn Thị Thu Liên, em đã
lựa chọn đề tài “Hoàn thiện kế toán hàng hóa tại Công ty TNHH TM Hạnh Đức”
cho chuyên đề tốt nghiệp của mình.
Chuyên đề của em gồm 3 chương:
Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý hàng hóa tại Công ty TNHH TM
Hạnh Đức
Chương 2: Thực trạng kế toán hàng hóa tại Công ty TNHH TM Hạnh Đức
Chương 3: Hoàn thiện kế toán hàng hóa tại Công ty TNHH TM Hạnh Đức
SVTH: Trần Thị Thu Hằng Lớp: Kế toán 49B
1
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Thị Thu Liên
Trong khoảng thời gian ngắn thực tập tại Công ty, với sự khó khăn của một
sinh viên chuyên ngành kế toán lần đầu tiên áp dụng những kiến thức lý thuyết đã
học vào thực tế, bài viết của em không thể tránh khỏi những khiếm khuyết nhất
định. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến bổ sung của Thầy cô giáo để bài
viết của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn !
SVTH: Trần Thị Thu Hằng Lớp: Kế toán 49B
2
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Thị Thu Liên
CHƯƠNG 1:
ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HÀNG HÓA TẠI
CÔNG TY TNHH TM HẠNH ĐỨC
1.1. Đặc điểm hàng hóa tại Công ty
Hàng hóa của Công ty chủ yếu là các loại hóa chất nhập khẩu từ nước ngoài
về bán ở thị trường trong nước. Đây đều là các mặt hàng mà ở trong nước sản xuất
ít với chất lượng chưa cao hoặc vẫn chưa sản xuất được. Sau đây là một số mặt
hàng được tiêu thụ chủ yếu của Công ty: (Bảng 1.1)

Để tiện cho việc quản lý, bảo quản, dự trữ, nhập kho, xuất kho hàng hóa và
ghi sổ kế toán, hàng hóa của Công ty được phân loại theo đặc điểm của từng mặt
hàng như sau:
- Hóa chất dùng trong ngành nhuộm vải gồm: các loại thuốc nhuộm vải trực
tiếp, thuốc nhuộm vải Ba zơ.
- Hóa chất dùng trong ngành mạ
- Hóa chất dùng trong SX nhựa
- Hóa chất dùng trong SX gạch, sơn
- Các loại hóa chất khác
- Các mặt hàng khác: một số máy móc công nghiệp, nông nghiệp đơn giản,
gọn nhẹ.
Lập danh điểm hàng hóa
Để quản lý hàng hóa, Công ty đã lập danh mục các mặt hàng, đã được mã
hóa trên máy vi tính đến từng danh điểm. Các danh điểm này kết hợp với tài khoản
hàng tồn kho (TK1561) sẽ tạo ra hệ thống chi tiết từng thứ hàng hóa, khi nhập dữ
liệu, kế toán nhất thiết phải chỉ ra được danh điểm hàng hóa để tăng cường tính tự
hoạt động và chính xác của thông tin.
SVTH: Trần Thị Thu Hằng Lớp: Kế toán 49B
3
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Thị Thu Liên
Biểu 1.1 : Danh mục một số hàng hóa chủ yếu của Công ty
Tên mặt hàng
Mã ĐVT
Tên mặt hàng
Mã ĐVT
Fast Blue Melory 690
(Thuốc nhuộm vải
trực tiếp màu tím
than, dạng bột)
32041400 kg

Iron oxide Red - H101B
(Ô xít sắt đỏ Fe
2
O
3
– hóa
chất CN cơ bản dùng trong
SX Gạch, Sơn)
32042100 kg
Fast Green
(Thuốc nhuộm vải
trực tiếp màu xanh
lục, dạng bột)
32041400 kg
Iron oxide Black
(Ô xít sắt đen Fe
2
O
3
– hóa
chất CN dùng trong SX
Gạch, Sơn, Hàm lượng
Fe
2
O
3
: 97,2%)
32042200 kg
Fast Blue B
(Thuốc nhuộm vải

trực tiếp màu xanh
lam, dạng bột)
32041400 kg
Sodium Cyanide (NaCN) -
Natri Cyanua
(Natri cyanua, hóa chất
công nghiệp dùng trong
ngành mạ)
32043200 kg
Fast Red 3902
(Thuốc nhuộm vải
trực tiếp màu nâu đỏ
nhạt, dạng bột)
32041400 kg
Azodicarbonamide - AC
(C
2
H
4
N
4
O
2
) (Blowing agent)
(Hóa chất công nghiệp dùng
trong SX nhựa)
32044100 kg
Fast Red 1318 (7B)
(Thuốc nhuộm vải
trực tiếp màu đỏ

nhung, dạng bột)
32041400 kg
Polyvinyl chloride
chlorinated (CPVC)
(Nhựa nguyên sinh dạng
mảnh vụn, không phân tán
trong nước)
32044200 kg
Auramine O
(Thuốc nhuộm vải
Ba zơ màu vàng O,
dạng bột)

32041300 kg
Chế phẩm màu vô cơ, màu
Vàng có thành phần chính là
muối chì Cromat và một số
muối kim loại khác
32045100 kg
Ví dụ:
TK 156111: Giá mua - mặt hàng hóa chất ngành nhuộm vải- thuốc nhuộm
vải trực tiếp.
TK 156112: Giá mua - mặt hàng hóa chất ngành nhuộm vải- thuốc nhuộm
vải Ba zơ.
TK 156121: Giá mua - mặt hàng hóa chất ngành SX Gạch, Sơn - Iron oxide
Red H101B.
SVTH: Trần Thị Thu Hằng Lớp: Kế toán 49B
4
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Thị Thu Liên
TK 156122: Giá mua - mặt hàng hóa chất ngành SX Gạch, Sơn - Iron oxide

Black.

Với cách phân loại như trên sẽ tạo điều kiện cho việc quản lý vật tư của Công ty
được đảm bảo một cách chặt chẽ, chính xác nhanh chóng đáp ứng kịp thời phục vụ cho
công tác quản lý tại Công ty như kiểm kê, kiểm tra tình hình biến động hàng ngày của
từng loại hàng hóa…
1.2. Đặc điểm lưu chuyển hàng hóa của Công ty
Công ty TNHH TM Hạnh Đức là một công ty tư nhân hoạt động trong lĩnh
vực thương mại, chủ yếu là nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài về bán ở thị trường
trong nước. Việc nhập khẩu hàng hóa ở Công ty thường được thực hiện sau khi đã
xác định được cụ thể người mua trong nước hay là đã có kế hoạch tiêu thụ. Hiện
nay nền kinh tế của nước ta đã được hội nhập với kinh tế thế giới, Công ty thường
sử dụng phương thức nhập khẩu hàng hóa trực tiếp từ nước ngoài. Sau khi đã tìm
hiểu, lựa chọn nhà cung cấp thích hợp, Công ty tiến hành ký kết hợp đồng mua bán
hàng hóa. Đối tác cung ứng các mặt hàng cho Công ty chủ yếu là các đối tác nước
ngoài đã có quan hệ làm ăn lâu năm, có uy tín trên thị trường, hai bên thường thỏa
thuận điều khoản thanh toán bằng ngoại tệ, trong đó các giao dịch chủ yếu được
thực hiện bằng đô- la- Mỹ (USD), và phương thức thanh toán thường dùng là thanh
toán bằng điện chuyển tiền, bằng thư tín dụng (L/C).
Công ty chủ yếu là nhập khẩu hàng hóa trực tiếp từ nước ngoài về nên chu
trình luân chuyển hàng hóa của Công ty được khái quát thành sơ đồ dưới đây và xét
trên góc độ kế toán sẽ được chia làm 2 giai đoạn chính: giai đoạn nhập khẩu hàng
hóa và giai đoạn tiêu thụ hàng hóa nhập khẩu trong nước.
Quy trình nhập khẩu hàng hóa của công ty được thực hiện theo đúng quy định
cho một giao dịch kinh doanh ngoại thương và được khái quát bằng sơ đồ sau:
SVTH: Trần Thị Thu Hằng Lớp: Kế toán 49B
5
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Thị Thu Liên
Sơ đồ 1.1: Quy trình nhập khẩu hàng hóa tại
Công ty TNHH TM Hạnh Đức

Một thương vụ nhập khẩu được thực hiện có sự phối hợp chặt chẽ giữa phòng
kinh doanh và bán hàng, phòng nhập khẩu với phòng kế toán. Phòng kinh doanh và
bán hàng lên kế hoạch kinh doanh, phòng nhập khẩu đảm bảo các nhiệm vụ mang
tính chất ngoại thương còn phòng kế toán theo dõi hạch toán các nghiệp vụ kinh tế
phát sinh từ khi mua hàng nhập kho đến khi bán hàng và xác định kết quả kinh
doanh.
Bước 1: Lập phương án kinh doanh
Phòng kinh doanh và bán hàng kết hợp với phòng nhập khẩu lập phương án
kinh doanh cho các mặt hàng dựa vào các đơn đặt hàng sẵn có hoặc theo kế hoạch
của Ban giám đốc. Đầu tiên phòng kinh doanh và bán hàng phải nghiên cứu về tình
hình thị trường và người bán, lựa chọn mặt hàng phù hợp, điều kiện, phương thức
nhập khẩu và phương án đầu ra cho số hàng hóa nhập khẩu đó (sẽ bán được bao
nhiêu hàng, với giá cả bao nhiêu, tập trung cho thị trường nào…).
Bước 2: Kí kết hợp đồng nhập khẩu
Sau khi các phương án kinh doanh được lập xong, phòng nhập khẩu sẽ trình
lên Ban giám đốc để phê duyệt. Phương án kinh doanh tốt nhất sẽ được lựa chọn và
lên kế hoạch lập hợp đồng, thỏa thuận với đối tác nước ngoài các điều khoản cần
thiết cho một hợp đồng ngoại. Sau khi phương án hiệu quả được phê duyệt, Giám
SVTH: Trần Thị Thu Hằng Lớp: Kế toán 49B
6
Lập phương
án kinh
doanh
Ký kết hợp
đồng nhập
khẩu
Xin giấy phép
nhập khẩu
Mở L/C và
thanh toán

tiền hàng
Làm thủ tục
hải quan
Giao nhận và
kiểm tra hàng
nhập khẩu
Tiến hành
vận chuyển
hàng hóa
Làm thủ tục
thanh toán
(nếu là thanh
toán bằng điện
chuyển tiền)
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Thị Thu Liên
đốc sẽ đại diện công ty kí kết hợp đồng với các đối tác nước ngoài. Hợp đồng có thể
được kí kết trực tiếp giữa các bên hoặc qua fax, qua điện tín.
Bước 3: Xin giấy phép nhập khẩu
Trong một số trường hợp đặc biệt, nếu mặt hàng nhập khẩu là những mặt hàng
bị hạn chế thì công ty phải tiến hành làm thủ tục xin cấp giấy phép nhập khẩu. Tuy
nhiên trên thực tế, những mặt hàng mà hiện nay Công ty tiến hành nhập khẩu đều là
những loại hóa chất, vật tư… nằm trong danh mục được phép nhập khẩu nên Công
ty có thể không thực hiện bước này.
Bước 4: Mở L/C và thông báo cho người bán
Đối với những hợp đồng nhập khẩu mà trong điều khoản ghi rõ hình thức
thanh toán bằng L/C thì Công ty tiến hành các thủ tục với các ngân hàng đã chọn
(Ngân hàng Sài Gòn Thương tín chi nhánh Hà Nội, ngân hàng Ngoại thương) để mở
L/C. Thời gian mở L/C nếu hợp đồng không quy định thì phụ thuộc vào thời gian
ký hợp đồng.
Các thủ tục mà phòng kinh doanh và bán hàng hoặc phòng nhập khẩu phải tiến

hành mở L/C bao gồm:
- Đơn xin mở L/C (theo mẫu của ngân hàng)
- Bản thảo hợp đồng với đối tác nước ngoài
- Giấy phép nhập khẩu
- Giấy ủy quyền của giám đốc để kế toán mở L/C
- Ủy nhiệm chi để trả phí dịch vụ cho ngân hàng về việc mở L/C
Khi ngân hàng nhận được bộ chứng từ gốc từ phía đối tác nước ngoài, kế toán
Công ty sẽ kiểm tra lại, nếu bộ chứng từ đó đã phù hợp với các điều khoản trong
hợp đồng đã ký cũng như trong L/C thì kế toán lập lệnh thanh toán gửi ngân hàng
để ngân hàng tiến hành chuyển tiền cho bên bán. Đồng thời Công ty cũng nhận bộ
chứng từ gốc có chữ kí của hậu ngân hàng là đã thanh toán tiền cho phía đối tác
nước ngoài để có thể nhận hàng.
SVTH: Trần Thị Thu Hằng Lớp: Kế toán 49B
7
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Thị Thu Liên
Bước 5: Làm thủ tục hải quan
Phòng nhập khẩu của Công ty có trách nhiệm mang bộ chứng từ gốc đến địa
điểm nhận hàng khi nhận được thông báo là hàng đã về đến cảng nước ta. Khi đó bộ
phận nhập khẩu tiến hành điền đầy đủ các thông tin theo quy định của hải quan, sau
đó hải quan sẽ kí duyệt cho phép nhập khẩu, Mặt khác, bộ phận nhập khẩu cũng
tiến hành theo dõi quá trình kiểm tra hàng hóa của hải quan.
Bước 6: Giao nhận và kiểm tra hàng hóa
Để được nhập khẩu thì hàng hóa đó phải có chứng nhận đảm bảo hàng hóa đủ
phẩm chất và được phép nhập khẩu vào Việt Nam. Bộ phận kinh doanh và bộ phận
nhập khẩu của Công ty có trách nhiệm kiểm tra hàng hóa về các mặt số lượng,
chủng loại, quy cách, phẩm chất… theo đúng quy định như trong hợp đồng đã kí,
sau đó lập biên bản kiểm nhận trước khi vận chuyển hàng hóa về nhập kho hoặc
chuyển thẳng cho người mua.
Bước 7: Vận chuyển hàng hóa
Hàng hóa nhập khẩu của công ty chủ yếu được tính theo giá CIF và được vận

chuyển bằng đường bộ hoặc đường biển.
Hàng hóa sau khi được kiểm tra xong sẽ có 3 hình thức vận chuyển. Trường
hợp nếu Công ty bán trực tiếp tại cảng cho người mua nội địa thì việc vận chuyển
hàng hóa sẽ do người mua chịu trách nhiệm hoặc Công ty sẽ chở đến tận kho của
người mua tùy theo thỏa thuận. Nếu hàng về nhập kho thì Công ty thuê đơn vị vận
tải chuyên chở về tận nơi và trả phí vận chuyển.
Bước 8: Thanh toán tiền hàng
Đối với trường hợp thanh toán bằng L/C thì khi bộ chứng từ gốc về hàng hóa
nhập khẩu từ nước ngoài được chuyển về đến ngân hàng, bộ phận kinh doanh nhập
khẩu phải tiến hành kiểm tra chứng từ hợp lệ, nếu chứng từ hợp lệ thì trả tiền cho
ngân hàng. Sau khi trả tiền cho ngân hàng công ty mới nhận được chứng từ để đi
nhận hàng.
Còn đối với trường hợp thanh toán bằng điện chuyển tiền thì sau khi đã nhận
xong hàng hóa, Công ty tiến hành mang đơn yêu cầu chuyển tiền cùng với ủy nhiệm
SVTH: Trần Thị Thu Hằng Lớp: Kế toán 49B
8
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Thị Thu Liên
chi đến ngân hàng (ngân hàng Sài Gòn Thương tín chi nhánh Hà Nội) yêu cầu
chuyển tiền cho người bán.
Quy trình tiêu thụ hàng hóa nhập khẩu trong nước của công ty TNHH TM
Hạnh Đức được khái quát thành sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.2: Quy trình tiêu thụ hàng hóa nhập khẩu trong nước
Giai đoạn này có sự kết hợp chặt chẽ của phòng kinh doanh và bán hàng với
phòng kế toán.
Bước 1: Tìm kiếm khách hàng
Các nhân viên phòng kinh doanh và bán hàng là người thực hiện nhiệm vụ
nghiên cứu, tìm hiểu thị trường và tìm kiếm khách hàng. Công việc này được thực
hiện thông qua việc thường xuyên theo dõi các báo, tạp chí, tìm hiểu trên internet,
liên lạc với khách hàng cũ để nắm bắt được nhu cầu của khách hàng hoặc khách
hàng gọi điện thoại, fax thông báo về nhu cầu của mình. Đồng thời Phòng kinh

doanh và bán hàng cũng tìm hiểu thị trường, đối thủ cạnh tranh để đưa ra giá bán và
mức dự trữ hàng hóa phù hợp nhất; giúp Ban giám đốc lựa chọn mặt hàng kinh
doanh cho Công ty trong thời gian tới, nên thêm hay bớt mặt hàng nào cho phù hợp
với nhu cầu của thị trường.
Bước 2: Tiếp nhận đơn đặt hàng
Khách hàng có nhu cầu về hàng hóa có thể trực tiếp đến Phòng kinh doanh và
bán hàng của công ty để đặt hàng và ký kết Hợp đồng mua bán hàng hóa hoặc cũng
có thể đặt hàng qua điện thoại. Trên hợp đồng mua bán ghi rõ thời gian, địa điểm
giao hàng và phương thức thanh toán, có đầy đủ chữ ký của hai bên.
Bước 3: Chuyển giao hàng hóa
Hàng hóa sẽ được giao theo đúng như thời gian và địa điểm ghi trên Hợp đồng
mua bán hàng hóa đã ký kết, có thể giao tại kho hoặc theo sự thỏa thuận của hai
bên. Phòng kinh doanh và bán hàng lập Giấy đề nghị xuất kho hàng hóa đưa lên
SVTH: Trần Thị Thu Hằng Lớp: Kế toán 49B
Tìm kiếm
khách hàng
Tiếp nhận
đơn đặt hàng
Chuyển giao
hàng hóa
9
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Thị Thu Liên
Ban giám đốc ký duyệt. Kế toán hàng bán tính ra giá xuất kho hàng hóa theo
phương pháp bình quân gia quyền và lập phiếu xuất kho. Thủ kho có nhiệm vụ giao
hàng cho khách, ký vào phiếu xuất kho và từ phiếu xuất kho lên Thẻ kho.
1.3. Tổ chức quản lý hàng hóa của Công ty
Công ty hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh hàng nhập khẩu mà chủ yếu là
buôn bán hóa chất, vì vậy mà việc tổ chức quản lý hàng hóa là rất quan trọng. Từ
quá trình lựa chọn nhà cung cấp, ký hợp đồng lựa chọn phương thức mua hàng,
phương thức thanh toán, nhập khẩu hàng hóa đến việc nhập kho, bảo quản hàng

hóa, việc ghi sổ kế toán và bán hàng. Tất cả những việc đó đều có mối quan hệ chặt
chẽ với nhau, nên để hoạt động kinh doanh của Công ty đạt được hiệu quả tốt nhất,
Công ty đã thực hiện công tác tổ chức quản lý hàng hóa như sau:
Sơ đồ 1.3: Sơ đồ tổ chức quản lý hàng hóa tại Công ty
- Giám đốc: Là người kiểm tra, tổng hợp và xét duyệt các phương án kinh
doanh do phòng kinh doanh và bán hàng đưa lên để lựa chọn ra phương án kinh
doanh hiệu quả nhất. Chỉ đạo các phòng ban thực hiện quản lý hàng hóa từ khi nhập
khẩu hàng từ nước ngoài về đến khi tiêu thụ hàng hóa trong nước.
- Phó Giám đốc: giúp cho giám đốc lựa chọn một cách chính xác phương án
kinh doanh. Đồng thời giải quyết các công việc thay Giám đốc khi Giám đốc vắng
mặt.
SVTH: Trần Thị Thu Hằng Lớp: Kế toán 49B
10
Giám đốc
Phó Giám đốc
Phòng kinh
doanh và bán
hàng
Phòng nhập
khẩu Kho
Phòng kế
toán
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Thị Thu Liên
- Phòng kinh doanh và bán hàng: có nhiệm vụ lập kế hoạch và các phương án
kinh doanh cho Công ty sau đó trình lên Ban giám đốc xét duyệt. Lựa chọn nhà
cung cấp có uy tín, tin cậy đồng thời liên hệ với khách hàng cũ, tìm kiếm khách
hàng mới, mở rộng thị trường tiêu thụ hàng hóa sang các tỉnh miền Trung, miền
Nam.
- Phòng nhập khẩu: Sau khi phương án kinh doanh đã được Ban giám đốc xét
duyệt; đã lựa chọn được nhà cung cấp thích hợp, Phòng nhập khẩu tiến hành liên hệ

với nhà cung cấp và ký kết hợp đồng nhập khẩu hàng. Khi đã nhận được hàng hóa,
bộ phận nhập khẩu kết hợp với bộ phận kinh doanh tiến hành kiểm tra về số lượng,
chất lượng hàng xem có đúng quy cách, phẩm chất như quy định trong hợp đồng
hay không? Sau đó làm các thủ tục hải quan và vận chuyển hàng về nhập kho hoặc
giao thẳng cho khách hàng.
- Bộ phận kho (thủ kho): hàng hóa sau khi được nhập khẩu về, trước khi nhập
kho sẽ được kiểm nghiệm lại. Ban kiểm nghiệm gồm Phó Giám đốc, thủ kho và kế
toán hàng mua sẽ kiểm tra lại số lượng và chất lượng hàng hóa trước khi nhập kho
để bảo quản. Đồng thời phân loại hàng hóa vào đúng kho, đúng nơi bảo quản, tránh
tình trạng nhầm lẫn các mặt hàng với nhau.
Hàng hóa sau khi đã kiểm nhận được tiến hành nhập kho. Do hàng hóa nhập
khẩu của công ty chủ yếu là hóa chất ở dạng bột và được chứa trong thùng sắt, hộp
giấy hoặc bao, dễ hút ẩm, bay màu, dễ bị xảy ra phản ứng với các yếu tố môi trường
nên cần được bảo quản trong môi trường khô ráo, thoáng mát, tránh ánh sáng mặt
trời. Hiện nay, hệ thống kho của công ty gồm có 2 kho:
- Kho hàng chính được đặt tại số 51 Hàng Gà, Hoàn Kiếm, Hà Nội. Kho này
bảo quản, dự trữ các loại hàng hóa chưa có đơn đặt hàng mua, những mặt hàng mới,
công ty vẫn đang quảng bá và tìm kiếm khách hàng và các mặt hàng có kích thước
lớn…
- Kho hàng phụ được đặt ngay tại văn phòng đại diện của công ty ở số 23 Ngô
Tất Tố, Đống Đa, Hà Nội. Kho này chủ yếu chứa các loại hàng hóa tạm nhập để
xuất bán theo đơn đặt hàng và chủ yếu là các loại hàng hóa có kích thước nhỏ.
SVTH: Trần Thị Thu Hằng Lớp: Kế toán 49B
11
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Thị Thu Liên
Hàng ngày, thủ kho theo dõi tình hình xuất- nhập- tồn hàng hóa và ghi vào
thẻ kho của từng mặt hàng.
- Phòng kế toán: cụ thể là kế toán hàng mua và kế toán hàng bán, có nhiệm vụ
tổng hợp các chứng từ liên quan để nhập số liệu ghi sổ kế toán một cách kịp thời,
hợp lý. Hàng tháng, quý phải báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh lên cho Giám

đốc để Giám đốc đưa ra các phương án kinh doanh kịp thời. Đồng thời lưu trữ các
chứng từ, hóa đơn liên quan ở phòng kế toán.
Các phòng ban hỗ trợ, kết hợp với nhau để đạt được kết quả tốt nhất trong việc
quản lý hàng hóa.
SVTH: Trần Thị Thu Hằng Lớp: Kế toán 49B
12
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Thị Thu Liên
CHƯƠNG 2:
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY
TNHH TM HẠNH ĐỨC
2.1. Kế toán chi tiết hàng hóa tại Công ty
2.1.1 Chứng từ sử dụng
Đối với hàng hóa nhập khẩu, Công ty phải mở một bộ hồ sơ hàng nhập khẩu
riêng gồm:
- Hợp đồng mua bán (Biểu 2.1)
- Hóa đơn thương mại (Biểu 2.2)
- Phiếu đóng gói (Biểu 2.3)
- Biên bản kiểm nghiệm hàng hóa (Biểu 2.4)
Trên cơ sở bộ chứng từ này và tình hình nhập kho hàng hóa thực tế, kế toán
lập phiếu nhập kho (Biểu 2.5)
Trên phiếu nhập kho, kế toán phải xác định giá trị hàng hóa nhập kho.
Công ty tiến hành tính giá hàng hóa nhập khẩu theo từng lô hàng nhập. Kế
toán dựa vào giá mua của từng lô hàng, các loại thuể phải nộp để tính ra giá thực tế
của hàng nhập khẩu. Các chi phí phát sinh trong quá trình nhập khẩu được phản ánh
vào TK 1562- Chi phí thu mua hàng hóa và được phân bổ đều vào giá vốn cho hàng
hóa xuất kho.
Giá thực tế hàng hóa nhập khẩu của Công ty được tính theo công thức sau:
Giá thực Giá mua Thuế nhập Giảm giá hàng
tế hàng = hàng hóa + khẩu, thuế - nhập khẩu
nhập khẩu nhập khẩu TTĐB được hưởng

Trong đó:
- Giá mua hàng hóa nhập khẩu: là giá mua của lô hàng, không bao gồm thuế
giá trị gia tăng đầu vào, được quy đổi ra đồng tiền Việt Nam theo tỷ giá ngoại tệ
liên ngân hàng tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Giá mua chủ yếu tính theo giá
CIF.
SVTH: Trần Thị Thu Hằng Lớp: Kế toán 49B
13
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Thị Thu Liên
- Thuế nhập khẩu phải nộp:
= (Số lượng hàng nhập khẩu * Giá tính thuế) * thuế suất *
- Thuế TTĐB phải nộp (nếu có):
Số thuế TTĐB (Số lượng hàng nhập Thuế suất
hàng nhập khẩu = khẩu * Giá tính thuế) * thuế
phải nộp + thuế nhập khẩu TTĐB
- Thuế giá trị gia tăng hàng nhập khẩu:
Số thuế GTGT (Số lượng hàng nhập khẩu * giá tính Thuế suất
hàng nhập = thuế) + thuế nhập khẩu + thuế * thuế
khẩu phải nộp TTĐB hàng nhập khẩu GTGT
Ví dụ: Trong tháng 04/2011, Công Ty TNHH TM Hạnh Đức nhập khẩu 1 lô
hàng hóa chất theo hóa đơn: INVOICE 09 ngày 03/04/2011 của Công ty
DONGXING CITY ZHONGPENG CO., LTD
Căn cứ Phiếu nhập kho số 10839 (Biểu 2.5)
Trị giá thực tế của lô hàng:
18.400USD x 20.915VND/USD + 57.726.000 = 442.562.000đ
SVTH: Trần Thị Thu Hằng Lớp: Kế toán 49B
Tỉ giá
hối đoái
Số thuế
nhập khẩu
phải nộp

14
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Thị Thu Liên
Biểu 2.1: Hợp đồng mua bán
HỢP ĐỒNG MUA BÁN
Ngày 03 tháng 04 năm 2011
Số hợp đồng: 09/HD – DZ/2011
BÊN BÁN: DONGXING CITY ZHONGPENG CO., LTD.
Địa chỉ: No1 Fuyu Road, Fangchenggang City, Guangxi, China
Điện thoại: 0086 – 0770 – 2822552
Fax : 0086 – 0770 – 2831115
Người đại diện: Ông Lý Khai Ban – Giám đốc Công ty
Ngân hàng: Bank of China, Fangchenggang Br.
Số tài khoản: 887202801608091001
BÊN MUA: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI HẠNH ĐỨC
Trụ sở: 1C Đường 10 – Phúc Xá – Ba Đình – Hà Nội
Văn phòng đại diện: 23 Ngô Tất Tố - Đống Đa – Hà Nội
Điện thoại: 0084-4-37225871
Fax : 0084-4-37225872
Người đại diện: Ông Nguyễn Ngọc Dũng – Giám Đốc Công ty
Ngân hàng Sài Gòn Thương Tín, Chi nhánh Hà Nội, Việt Nam. Số tài khoản ngoại
tệ: 85311.0000.602
Sau khi bàn bạc, hai bên đồng ý ký kết hợp đồng mua bán các mặt hàng dưới
đây:
ĐIỀU I : TÊN HÀNG, ĐƠN GIÁ, TRỊ GIÁ HỢP ĐỒNG.
STT Tên hàng Số lượng
(kg)
Đơn giá
(USD)
Thành tiền
(USD)

01
Fast Red 1318 (7B)
2000 1 2000
02
Fast Blue Melory 690
5000 1 5000
03
Iron oxide Red - H101B
20.000 0,57 11.400
TOTAL AMOUNT DAF – HỮU NGHỊ LẠNG SƠN
27.000 18.400USD
Daf – Hữu Nghị - Lạng Sơn
SVTH: Trần Thị Thu Hằng Lớp: Kế toán 49B
15
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Thị Thu Liên
Tổng giá trị hợp đồng : 18.400 USD
Bằng chữ : Mười tám nghìn bốn trăm đô la Mỹ.
ĐIỀU II : TIÊU CHUẨN, QUY CÁCH ĐÓNG GÓI:
- Tiêu chuẩn : Đạt tiêu chuẩn xuất khẩu Trung Quốc.
- Quy cách đóng gói : Mặt hàng 01 được đóng trong thùng sắt.
Mặt hàng 02, 03 được đóng trong bao.
- Nước xuất xứ : Trung Quốc, mới 100%.
ĐIỀU III : THỜI GIAN, ĐỊA ĐIỂM GIAO HÀNG.
- Thời gian giao hàng : 01 tháng kể từ ngày ký hợp đồng.
- Địa điểm giao hàng : Cửa khẩu Hữu Nghị, Lạng Sơn.
ĐIỀU IV : HÌNH THỨC THANH TOÁN:
- Đồng tiền thanh toán : Đô la Mỹ (USD)
- Phương thức thanh toán : Bằng T Tr (bằng điện chuyển tiền). Bên
Mua sẽ thanh toán 100% trị giá hợp đồng trên trong vòng 360 ngày cho bên Bán
ngay sau khi giao hàng. Tiền được chuyển từ ngân hàng Sài Gòn Thương Tín, chi

nhánh Hà Nội, Việt Nam đến Bank of China, Fangchenggang Br. Toàn bộ số tiền
trên thuộc về: DOONGXING CITY ZHONGPENG CO., LTD.
ĐIỀU V : ĐIỀU KHOẢN BẮT BUỘC:
- Nếu có sự thay đổi nào trong hợp đồng thì phải có sự nhất trí của hai bên.
- Hợp đồng này có hiệu lực ngay sau khi cả hai bên đã ký.
- Hợp đồng này làm bằng tiếng Việt thành 04 (bốn) bản, có giá trị pháp lý
như nhau, 02 (hai) bản cho bên Bán, 02 (hai) bản cho bên Mua.
NGƯỜI MUA NGƯỜI BÁN
SVTH: Trần Thị Thu Hằng Lớp: Kế toán 49B
16
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Thị Thu Liên
Biểu 2.2: Hóa đơn thương mại
DONGXING CITY ZHONGPENG CO., LTD.
No1 Fuyu Road, Fangchenggang City, Guangxi, China
INVOICE
No : 09
Date : April 03 2011
Contract no : 09/ HD – DZ/2011
Customer : Hanh Duc Trading Company Limited.
Address : 1C Road 10 – Phuc Xa Ward – Ba Dinh District - Ha Noi.
Representative office: 24 Ngo Tat To Road – Dong Da Dist – Ha Noi.
Tel : 0084-4-37225872
No Commodities Quantities
(kg)
Unit
Prices
(USD)
Amount
(USD)
01

Fast Red 1318 (7B)
2000 1 2000
02
Fast Blue Melory 690
5000 1 5000
03
Iron oxide Red - H101B
20.000 0,57 11.400
TOTAL AMOUNT DAF – HỮU NGHỊ LẠNG SƠN
27.000 18.400 USD
Say in words : United State dollar eighteen thousand four hundred.
FOR THE SELLER
SVTH: Trần Thị Thu Hằng Lớp: Kế toán 49B
17
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Thị Thu Liên
Biểu 2.3: Phiếu đóng gói
DONGXING CITY ZHONGPENG CO., LTD.
No1 Fuyu Road, Fangchenggang City, Guangxi, China
PACKING LIST
No : 09
Date : April 03 2011
Contract no : 09/ HD – DZ/2011
Customer : Hanh Duc Trading Company Limited.
Address : 1C Road 10 – Phuc Xa Ward – Ba Dinh District - Ha Noi.
Representative office: 24 Ngo Tat To Road – Dong Da Dist – Ha Noi.
Tel : 0084-4-37225872
No Commodities Quantities
(kg)
Packing
(USD)

Package
(USD)
01
Fast Red 1318 (7B)
2000 25 80 Drums
02
Fast Blue Melory 690
5000 25 200 Bags
03
Iron oxide Red - H101B
20.000 25 800 Bags
TOTAL AMOUNT DAF – HỮU NGHỊ LẠNG SƠN
27.000 80 Drums
1000 Bags
FOR THE SELLER
SVTH: Trần Thị Thu Hằng Lớp: Kế toán 49B
18
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Thị Thu Liên
Biểu 2.4: Biên bản kiểm nghiệm hàng hóa
Công ty TNHH TM Hạnh Đức Mẫu số 03-VT
1C- Đường 10, Phúc Xá, Ba Đình, Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC
ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM
HÀNG HÓA
Ngày 03 tháng 04 năm 2011
Căn cứ hóa đơn mua hàng số 054 ngày 03 tháng 04 năm 2011 của Công ty
Ban kiểm nghiệm gồm có:
1. P. Giám đốc Tổ trưởng
2. Kế toán hàng mua Tổ viên
3. Thủ kho Tổ viên

Đã kiểm nghiệm các loại:
STT
Tên,nhãn hiệu,quy
cách vật tư, CC,
Mã số
Phương
thức
ĐVT
Số lượng
theo CT
Kết quả kiểm nghiệm
Số lượng
đúng quy
cách, phẩm
chất
Số lượng
không đúng
quy cách,
phẩm chất
01
Fast Red 1318
(7B)
32041400
Nguyên
thùng
Kg 2000 2000 0
02
Fast Blue Melory
690
32041400

Nguyên
bao
Kg 5000 5000 0
03
Iron oxide Red -
H101B
32042100
Nguyên
bao
Kg 20.000 20.000 0
Ý kiến của Ban kiểm nghiệm: Đạt yêu cầu.
P. Giám đốc Kế toán hàng mua Thủ kho
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
SVTH: Trần Thị Thu Hằng Lớp: Kế toán 49B
19
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Thị Thu Liên
Sau khi kiểm nghiệm Hàng hoá, phòng tổng hợp lập phiếu nhập kho cho các
loại hàng hoá đã mua về.
Biểu 2.5: Phiếu nhập kho số 10839
Công ty TNHH TM Hạnh Đức Mẫu số: C12-H
1C- Đường 10, Phúc Xá, Ba Đình, Hà Nội Số:10839
PHIẾU NHẬP KHO NỢ: 1561,133
Ngày 03 tháng 04 năm 2011 CÓ:331

Họ tên người giao: Công ty DONGXING city ZHONGPENG
Theo: INVOICE 09 Ngày 03 tháng 04 năm 2011.
Tỷ giá thực tế 20.915VND/USD
Nhập tại kho: Kho chính
STT Tên Hàng hóa,Dịch vụ Mã số ĐVT
Số

lượng
Đơn giá
(1000đ)
Thành
tiền
01
Fast Red 1318 (7B)
32041400 Kg 2000
23,446 46.892
02
Fast Blue Melory 690
32041400 Kg 5000
23,446 117.230
03
Iron oxide Red - H101B
32042100 Kg 20.000
13,922 278.440
Tổng cộng 442.562
Tổng số tiền (viết bằng chữ):Bốn trăm bốn mươi hai triệu năm trăm sáu mươi
hai nghìn đồng.
Nhập, ngày 03 tháng 04 năm 2011
Kế toán trưởng Người giao hàng Thủ kho
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
SVTH: Trần Thị Thu Hằng Lớp: Kế toán 49B
20
Giá thực tế xuất kho = Số lượng NVL xuất * Đơn giá bình quân gia quyền
Đơn giá bình quân Giá thực tế hàng tồn đầu tháng + Giá thực tế hàng nhập trong tháng
gia quyền =
Số lượng hàng tồn đầu tháng + Số lượng hàng nhập trong tháng

Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Thị Thu Liên
Trong thực hiện mua hàng trong nước, các chứng từ sử dụng bao gồm:
- Hóa đơn giá trị gia tăng
- Phiếu nhập kho
- Phiếu xuất kho
- Phiếu thu, phiếu chi
- Giấy báo nợ, báo có của ngân hàng
Giá thực tế hàng hóa nhập kho tại Công ty trong trường hợp này bao gồm:
- Giá mua hàng hóa theo hóa đơn
- Cộng các khoản chi phí thu mua (bốc dỡ, vận chuyển, bảo quản…)
- Trừ các khoản giảm giá (nếu có)
Khi có đơn đặt hàng của khách hàng, ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa,
phòng kinh doanh tiến hành lập “Giấy đề nghị xuất hàng hóa” (biểu 2.6) đưa lên
Giám đốc xem xét và ký duyệt, sau đó chuyển xuống cho thủ kho tiến hành xuất
kho hàng hóa.
Khi hàng hóa được xuất bán, kế toán ghi Hóa đơn giá trị gia tăng lập thành 3
liên (đặt giấy than viết một lần) trong đó liên 1 màu tím để lưu, liên 2 màu đỏ giao
cho khách hàng, liên 3 màu xanh dùng để thanh toán; phiếu xuất kho lập thành 2
liên, một liên lưu tại quyển, một liên chuyển cho thủ kho để ghi vào thẻ kho sau đó
lại chuyển cho kế toán để kế toán ghi vào sổ chi tiết hàng hóa.
Giá vốn hàng xuất bán được tính theo phương pháp đơn giá bình quân gia
quyền cả kỳ dự trữ.
Công thức tính được áp dụng thực tế tại Công ty như sau:
SVTH: Trần Thị Thu Hằng Lớp: Kế toán 49B
21
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Thị Thu Liên
Ví dụ:
Dựa vào Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn hàng hóa (Biểu 2.12)
Ta có thể tính được giá xuất kho của Iron oxide Red - H101B như sau:
Số lượng tồn đầu tháng là 17.250kg, tương ứng với trị giá là 229.890.750đ

Số lượng nhập trong tháng là 75.250kg, tương ứng với trị giá là 1.040.205.250đ

Vậy dựa vào phiếu xuất kho số 14527 (biểu 2.7) ngày 02 tháng 04 năm
2011 cho Công ty Sơn tổng hợp Hà Nội
Giá thực tế xuất kho
Iron oxide Red - H101B = 15.000kg x 13.731đ = 205.965.000đ
SVTH: Trần Thị Thu Hằng Lớp: Kế toán 49B
22
229.890.750đ + 1.040.205.250đ
Đơn giá bình quân gia quyền = = 13.731đ
17.250kg + 75.250kg
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Thị Thu Liên
Biểu 2.6: Giấy đề nghị xuất hàng hóa
Công ty TNHH TM Hạnh Đức
1C- Đường 10, Phúc Xá, Ba Đình, Hà Nội
GIẤY ĐỀ NGHỊ XUẤT HÀNG HÓA
Lý do xuất: Xuất hàng bán
Nơi giao: Kho chính
Nơi nhận: Công ty Sơn tổng hợp Hà Nội
STT
Tên,nhãn hiệu,quy
cách phẩm chất vật tư
( hàng hóa )
Mã số ĐVT
Số
lượng
Đơn giá
(1000đ)
Thành
tiền

01
Iron oxide Red - H101B
32042100
Kg 15.000 13,731 205.965
02
Iron oxide Black
32042200
Kg 10.000 13,136 131.360
Tổng cộng 25.000 336.325

Ngày 02 tháng 04 năm 2011
Người duyệt Người lập Phụ trách kho
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
SVTH: Trần Thị Thu Hằng Lớp: Kế toán 49B
23
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Thị Thu Liên
Biểu 2.7: Phiếu xuất kho số 14527
Công ty TNHH TM Hạnh Đức Mẫu số: C12-H
1C- Đường 10, Phúc Xá, Ba Đình, Hà Nội Số:14527
PHIẾU XUẤT KHO NỢ: 632
Ngày 02 tháng 04 năm 2011 CÓ:1561
Họ tên người nhận hàng: Công ty Sơn tổng hợp Hà Nội
Địa chỉ:
Lý do xuất kho: Xuất hàng bán
Xuất tại kho: Kho chính
STT
Tên,nhãn hiệu,quy
cách phẩm chất vật tư
( hàng hóa )
Mã số ĐVT

Số
lượng
Đơn
giá
(1000đ)
Thành
tiền
01
Iron oxide Red - H101B
32042100
Kg 15.000 13,731 205.965
02
Iron oxide Black
32042200
Kg 10.000 13,136 131.360
Tổng cộng 25.000 337.325
Tổng số tiền ( viết bằng chữ ) : Ba trăm ba mươi bẩy triệu ba trăm hai mươi
năm nghìn đồng.
Xuất, ngày 02 tháng 04 năm 2011
Kế toán trưởng Người giao hàng Thủ kho
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
SVTH: Trần Thị Thu Hằng Lớp: Kế toán 49B
24