Thiết kế hệ thống thông kế toán chi tiết vật tư tại công ty cổ phần BA AN

Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế Đồ án tốt nghiệp
LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng em.
Các số liệu, kết quả nêu trong đồ án này là trung thực xuất phát từ tình hình
thực tế tại Công ty Cổ phần Ba An.
Sinh viên
Phạm Văn Phương

SV: Phạm Văn Phương Lớp: K43/41.02
1
Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế Đồ án tốt nghiệp
LỜI CẢM ƠN
Sau 4 năm học tập và nghiên cứu tại mái trường Học Viện Tài Chính, em đã
được các thầy giáo, cô giáo trong trường trang bị cho những kiến thức để làm hành
trang bước vào cuộc sống mới sau khi tốt nghiệp ra trường. Để có được như ngày
hôm nay, cùng với sự cố gắng nỗ lực của bản thân còn có sự dạy dỗ, dìu dắt, chỉ
bảo tận tình của các thầy giáo, cô giáo.Em sẽ luôn ghi nhớ công ơn của các thầy,các
cô.
Đồ án của em hoàn thành nhờ sự giúp đỡ của nhiều thầy, cô.Trước tiên, em xin
tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới thầy giáo Ths: Vũ Bá Anh, người đã trực tiếp hướng dẫn
đồ án cho em. Trong quá trình làm đồ án, thầy đã chỉ bảo tận tình từng bước để em
có những định hướng đúng đắn để triển khai đồ án. Em cũng xin gửi lời cảm ơn
chân thành tới các thầy cô giáo trong bộ môn Tin học tài chính kế toán những người
đã truyền dạy cho em những kiến thức cơ bản, những lý luận chung để lựa chọn đề
tài của đồ án và hoàn thành nó.
Em cũng xin gửi lời cảm ơn tới lãnh đạo công ty Cổ phần Ba An đã tạo điều
kiện cho em. Được thực tập tại phòng tài chính-kế toán của công ty, tại đây em đã
được các cô chú, anh chị đã chỉ bảo, giúp đỡ em rất nhiều, nhờ đó mà em mới hiểu
rõ hơn các công việc thực tiễn liên quan đến đề tài nghiên cứu của mình, giúp em
hoàn thành đồ án.
Cuối cùng, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới gia đình, bạn bè những người đã

giúp đỡ động viên em trong suốt quá trình thực hiện đồ án.
Tuy đã cố gắng hết sức nhưng đồ án không tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế.
Em mong tiếp tục nhận được những ý kiến đóng góp của các thầy giáo, cô giáo, bạn
đọc để đồ án ngày càng hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
SV: Phạm Văn Phương Lớp: K43/41.02
2
Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế Đồ án tốt nghiệp
Bảng các từ viết tắt.
Viết tắt Tên đầy đủ
HTTT Hệ thống thông tin
GTGT Gía trị gia tăng
SXKD Sản xuất kinh doanh
QLDN Quản lý doanh nghiệp
XDCB Xây dựng cơ bản
CB_CNV Cán bộ công nhân viên
SV: Phạm Văn Phương Lớp: K43/41.02
3
Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế Đồ án tốt nghiệp
MỤC LỤC
1
LỜI MỞ ĐẦU 5
PHẦN NỘI DUNG 8
CHƯƠNG 1 8
LÝ LUẬN CHUNG VỀ PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG
TIN VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT TƯ TRONG DOANH
NGHIỆP 8
1.1. HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG DOANH NGHIỆP 8
1.2 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC HẠCH TOÁN CHI TIẾT VẬT
TƯ 14

CHƯƠNG 2 21
TÌNH TRẠNG THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT TƯ TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN BA AN 21
2.1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN BA AN 21
2.2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI
CÔNG TY 26
2.3. NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN CHI TIẾT
VẬT TƯ TẠI CÔNG TY 28
2.4. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 28
CHƯƠNG 3 47
THIẾT KẾ ỨNG DỤNG CỦA BÀI TOÁN KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT TƯ
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BA AN 47
3.1 THIẾT KẾ CHƯƠNG TRÌNH ỨNG DỤNG 47
3.2. GIỚI THIỆU CÁC CHỨC NĂNG CHƯƠNG TRÌNH 71
KẾT LUẬN 72
TÀI LIỆU THAM KHẢO 73
PHỤ LỤC 74
SV: Phạm Văn Phương Lớp: K43/41.02
4
Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế Đồ án tốt nghiệp
LỜI MỞ ĐẦU
I. Lý do chọn đề tài.
Cùng với sự phát triển vượt bậc của khoa học kỹ thuật, tin học ngày càng trở
thành một lĩnh vực quan trọng, thiết yếu trong thời đại ngày nay. Bất cứ một lĩnh
vực nào trong cuộc sống người ta cũng đều phải ứng dụng tin học để có thể nâng
cao chất lượng các hoạt động. Một máy tính điện tử giúp người ta thực hiện hàng
chục triệu phép tính chỉ trong vòng một giây, giảm thiểu thời gian cũng như công
sức con người bỏ ra nên tiết kiệm chi phí nhân công, lại có thông tin nhanh chóng,
chính xác, kịp thời.
Cùng với sự phát triển của công ty, khối lượng công việc rất lớn của công ty

khiến cho việc ứng dụng tin học vào trong quá trình quản lý như là tất yếu khách
quan giúp nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý doanh nghiệp. Vì vậy, ngày nay hầu
như doanh nghiệp nào cũng coi việc ứng dụng tin học trong quá trình sản xuất kinh
doanh là việc phải làm nên làm.
Thực tế cho thấy, từ khi áp dụng các phần mềm tin học, hoạt động quản lý ngày
càng nhẹ nhàng, hiệu quả, chính xác và đem lại thành công lớn cho rất nhiều doanh
nghiệp. Tuy nhiên, để có được một phần mềm phù hợp với công tác quản lý, phù
hợp với hoạt động của mỗi doanh nghiệp lại không phải là một vấn đề dễ dàng.
Khi nghiên cứu, khảo sát hoạt động sản xuất, kinh doanh tại Công ty cổ phần
Ba An, em nhận thấy hệ thống quản lý nguyên liệu, vật liệu ở công ty rất phức tạp,
khối lượng công việc nhiều, đòi hỏi cần có một phần mềm tin học có khả năng quản
lý một cách chính xác, thống nhất, cung cấp báo cáo, thông tin một cách kịp thời
cho những người sử dụng và quản trị hệ thống. Chính vì vậy, em đã chọn đề tài
“Thiết kế hệ thống thông kế toán chi tiết vật tư tại công ty cổ phần BA AN”.
II.Mục đích và phạm vi của đề tài.
* Hoàn thiện thêm hệ thống thông tin quản lý vật tư trong công ty cổ phần
Ba An. Qua đó hình thành một phần mềm trợ giúp quá trình quản lý và thực hiện
công tác kế toán vật tư nhằm nâng cao chất lượng quản lý vật tư đáp ứng nhu cầu
sản xuất cho doanh nghiệp.
* Được người sử dụng chấp nhận.
SV: Phạm Văn Phương Lớp: K43/41.02
5
Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế Đồ án tốt nghiệp
* Cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ, nhanh chóng,
phục vụ tốt quá trình quản lý kho, phục vụ tốt cho bộ phận sản xuất, bộ phận Kế
hoạch sản xuất.
* Hỗ trợ cho nhân viên kế toán và thủ kho trong việc quản lý nguyên liệu, vật
liệu của Công ty.
* Giúp Công ty nâng cao doanh thu, tiết kiệm chi phí nhờ giảm bớt đội ngũ
nhân công, tiết kiệm chi phí do thất thoát, lãng phí nguyên liệu, vật liệu, giảm thiểu

sai sót có thể xảy ra trong quá trình quản lý nguyên liệu, vật liệu.
III. Đối tượng nghiên cứu.
* Hệ thống quản lý vật tư của Công ty.
* Hệ thống kho của Công ty.
IV. Phương pháp nghiên cứu.
*Thu thập thông tin.
*Phương pháp phát triển hệ thống thông tin quản lý.
*Phương pháp phân tích hệ thống thông tin quản lý.
V. Kết cấu của đồ án
Đề tài :“Thiết kế hệ thống thông tin kế toán chi tiết vật tư tại công ty cổ
phần Ba An”.
*Đồ án gồm có 3 chương.
Chương 1: Lý luận chung về phân tích, thiết kế hệ thống thông tin và công tác
kế toán chi tiết vật tư trong doanh nghiệp.
Chương 2: Tình trạng thực tế công tác kế toán chi tiết vật tư tại công ty cổ
phần Ba An.
Chương 3: Thiết kế ứng dụng của bài toán kế toán chi tiết vật tư tại công ty
cổ phần Ba An.
Để hoàn thành đồ án, em đã nhận được sự giúp đỡ rất nhiệt tình của các cô,
chú, anh chị trong phòng kế toán của công ty cổ phần Ba An. Em xin chân thành
cảm ơn sự dạy dỗ, chỉ bảo rất tận tình của các thầy giáo cô giáo trong cả quá trình
học tập và thực hiện đồ án, đặc biệt là thầy giáo - ThS. Vũ Bá Anh đã hướng dẫn
em rất chu đáo, nhiệt tình trong thời gian qua.
SV: Phạm Văn Phương Lớp: K43/41.02
6
Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế Đồ án tốt nghiệp
Tuy đã cố gắng để có thể hoàn thiện đề tài một cách tốt nhất, nhưng đề tài
không tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp
của các Thầy giáo, Cô giáo để đồ án của em được hoàn thiện hơn.
Sinh viên:

Phạm Văn Phương
SV: Phạm Văn Phương Lớp: K43/41.02
7
Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế Đồ án tốt nghiệp
PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1
LÝ LUẬN CHUNG VỀ PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG
TIN VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT TƯ TRONG DOANH
NGHIỆP
1.1. HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG DOANH NGHIỆP
1.1.1. Hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp.
Thông tin là một yếu tố quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của mọi tổ
chức nói chung, của doanh nghiệp nói riêng; nhất là trong điều kiện hiện nay, cạnh
tranh ngày càng gay gắt và quyết liệt, thông tin cần phải được tổ chức thành một hệ
thống khoa học, giúp cho các nhà quản lý có thể khai thác thông tin một cách triệt
để.
Hệ thống thông tin được xác định như một tập hợp các thành phần được tổ
chức để thu thập, xử lý, lưu trữ, phân phối và biểu diễn thông tin và thông tin trợ
giúp việc ra quyết định và kiểm soát trong một tổ chức. Hệ thống thông tin còn giúp
các nhà quản lý phân tích chính xác hơn các vấn đề, nhìn nhận một cách trực quan
những đối tượng phức tạp, tạo ra các sản phẩm mới.
Hệ thống thông tin quản lý: là sự phát triển và sử dụng Hệ thống thông tin có
hiệu quả trong một tổ chức. trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức như lập kế
hoạch, kiểm tra thực hiện, tổng hợp và làm các báo cáo, làm cho các quyết định của
quản lý trên cơ sở các quy trình, thủ tục cho trước. Nó sử dụng thông tin đầu vào là
các hệ xử lý giao dịch và cho ra thông tin đầu ra là các báo cáo định kì hay theo yêu
cầu.
Ứng dụng HTTT và công nghệ có liên quan tới doanh nghiệp là một đối tượng
rất rộng. Xem xét tính đa dạng của một doanh nghiệp và phạm vi công nghệ của
những hệ thống thông tin hỗ trợ cho chúng. Có vô số những ứng dụng có thể áp

dụng. Úng dụng HTTT quản lý trong Doanh nghiệp như:
- HTTT quản lý tiền lương.
- HTTT quản lý nhân sự.
- HTTT quản lý vật tư.
SV: Phạm Văn Phương Lớp: K43/41.02
8
Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế Đồ án tốt nghiệp
- HTTT kế toán.
- HTTT quản lý công văn đi - đến.
1.1.2. HTTT quản lý vật tư trong doanh nghiệp
HTTT quản lý vật tư là một phân hệ thuộc HTTT quản lý kinh doanh và sản
xuất nên cũng có những chức năng nhiệm vụ cơ bản của HTTT quản lý kinh doanh
và sản xuất.
1.1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ
HTTT quản lý vật tư trợ giúp cho các hoạt động quản lý của tổ chức như lập kế
hoạch, kiểm tra thực hiện, tổng hợp và làm các báo cáo về vật tư trên cơ sở các quy
trình thủ tục cho trước. Từ đó góp phần làm cho quá trình sản xuất kinh doanh của
tổ chức được tốt hơn.
1.1.2.2. Tổ chức hệ thống thông tin quản lý vật tư
Với chức năng, nhiệm vụ như vậy, HTTT quản lý vật tư sẽ gồm các hệ thống
thông tin chính:
Thông tin hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu: là thông tin về mức vật tư dự trữ
cần cho kế hoạch sản xuất. Với các thông tin cụ thể về mức hàng dự trữ, kế hoạch
sản xuất, báo giá của vật tư để có thể trả lời các vấn đề: vật liệu nào cần cho sản
xuất, số lượng bao nhiêu, khi nào cần… .
Thông tin Nhập kho, Xuất kho, Mức dự trữ: cung cấp thông tin về việc nhập
vật tư, xuất vật tư cho sản xuất và tính toán lượng tồn để đảm bảo sẵn sàng vật tư
cho quá trình sản xuất.
Thông tin Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch và sử dụng vật liệu: phản ánh việc
sử dụng vật tư hiệu quả và đúng như kế hoạch đã đặt ra hay không để có những báo

cáo và đánh giá chính xác một phần hoạt động của tổ chức.
1.1.3. Vòng đời phát triển một HTTT
HTTT được xây dựng là sản phẩm của một loạt các hoạt động được gọi là phát
triển hệ thống. Quá trình phát triển một HTTT kể từ lúc nó sinh ra đến khi nó tàn
lụi được gọi là vòng đời phát triển hệ thống. Vòng đời phát triển hệ thống là một
phương pháp luận cho việc phát triển các HTTT.
SV: Phạm Văn Phương Lớp: K43/41.02
9
Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế Đồ án tốt nghiệp
Hình 1. Mô hình thác nước của vòng đời hệ thống
1.1.3.1. Khởi tạo và lập kế hoạch dự án
Hai hoạt động chính trong khởi tạo và lập kế hoạch dự án là phát hiện ban đầu
chính thức về những vấn đề của hệ thống và các cơ hội của nó, trình bày rõ lý do vì
sao tổ chức cần hay không cần phát triển HTTT. Tiếp đến là xác định phạm vi cho
hệ thống dự kiến.
1.1.3.2. Phân tích hệ thống
Phân tích hệ thống nhằm để xác định nhu cầu thông tin của tổ chức, nó cung
cấp những dữ liệu cơ sở cho việc thiết kế HTTT sau này, bao gồm các công việc.
- Xác định và phân tích yêu cầu: Chính là những gì mà người sử dụng mong
đợi hệ thống sẽ mang lại.
- Nghiên cứu yêu cầu và cấu trúc nó phù hợp với mối quan hệ bên trong, bên
ngoài và những giới hạn đặt lên các dịch vụ cần thực hiện.
- Tìm các giải pháp cho các thiết kế ban đầu để đạt được yêu cầu đặt ra, so
sánh để lựa chọn giải pháp thiết kế tốt nhất đáp ứng các yêu cầu với chi phí, nguồn
lực, thời gian và kỹ thuật cho phép để tổ chức thông qua.
1.1.3.3. Thiết kế hệ thống
Thiết kế hệ thống chính là quá trình tìm ra các giải pháp công
nghệ thông tin để đáp ứng các yêu cầu đặt ra ở trên.
SV: Phạm Văn Phương Lớp: K43/41.02
10

Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế Đồ án tốt nghiệp
- Thiết kế logic: Thiết kế hệ thống logic không gắn với bất kì hệ thống phần
cứng và phần mềm nào. Nó tập trung vào các khía cạnh nghiệp vụ của hệ thống
thực.
- Thiết kế vật lý: Là quá trình chuyển mô hình logic trừu tượng thành bản thiết
kế hay các đặc tả kĩ thuật. Những phần khác nhau của hệ thống được gắn vào những
thao tác và thiết bị vật lý cần thiết để tiện lợi cho việc thu thập dữ liệu, xử lý và đưa
ra thông tin cần thiết cho tổ chức.
Giai đoạn này phải lựa chọn ngôn ngữ lập trình, hệ cơ sở dữ liệu, cấu trúc tệp,
tổ chức dữ liệu, những phần cứng, hệ điều hành và môi trường mạng cần được xây
dựng. Sản phẩm cuối cùng của pha thiết kế là đặc tả hệ thống ở dạng như nó tồn tại
trên thực tế, sao cho nhà lập trình và kỹ sư phần cứng có thể dễ dàng chuyển thành
chương trình và cấu trúc hệ thống vận hành trên thực tế.
1.1.3.4. Triển khai hệ thống
Bao gồm việc:
-Tạo lập các chương trình :
+ Trước hết cần lựa chọn phần mềm nền (Hệ điều hành, hệ quản trị cơ
sở dữ liệu, ngôn ngữ lập trình, phần mềm mạng).
+ Chọn các phần mềm đóng gói cho những phần thiết kế tương ứng.
+ Chuyển các đặc tả thiết kế thành các chương trình (phần mềm) cho
máy tính.
+ Kiểm thử hệ thống .
- Cài đặt và chuyển đổi hệ thống
+ Cài đặt phần cứng để làm cơ sở cho hệ thống.
+ Cài đặt phần mềm.
+ Chuyển đổi hoạt động của hệ thống cũ sang hệ thống mới, gồm có:
chuyển đổi dữ liệu, bố trí, sắp xếp đội ngũ cán bộ trên hệ thống mới và đào tạo
người sử dụng, khai thác hệ thống.
+ Chuẩn bị các tài liệu chi tiết thuyết minh về việc khai thác và sử
dụng hệ thống để phục vụ việc đào tạo và đảm bảo hoạt động hàng ngày (bảo trì)

của hệ thống sau này.
SV: Phạm Văn Phương Lớp: K43/41.02
11
Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế Đồ án tốt nghiệp
1.1.3.5. Vận hành và bảo trì
Trong giai đoạn vận hành, người sử dụng và các chuyên viên kỹ thuật vận
hành cần đánh giá xem hệ thống đáp ứng các mục tiêu đặt ra ban đầu hay không, đề
xuất những sửa đổi, cải tiến, bổ sung.
Khi hệ thống đi vào hoạt động, các nhà thiết kế và lập trình cần phải thực hiện
thay đổi hệ thống ở mức độ nhất định để đáp ứng yêu cầu người sử dụng cũng như
đề nghị của tổ chức. Những thay đổi này là cần thiết đề làm cho hệ thống hoạt động
hiệu quả.
Bảo trì gồm có : bảo trì sửa lỗi, bảo trì thích nghi, bảo trì hoàn thiện, bảo trì
phòng ngừa và phát triển.
Khi chi phí bảo trì trở nên quá lớn, yêu cầu thay đổi của tổ chức là đáng kể,
khả năng đáp ứng của hệ thống cho tổ chức và người dùng trở nên hạn chế, những
vấn đề đặt ra đến mức cho thấy, đã đến lúc phải kết thúc hệ thống cũ và bắt đầu một
vòng đời khác.
1.1.4. Các mô hình hệ thống
1.1.4.1. Mô hình nghiệp vụ của hệ thống
Mô hình nghiệp vụ là một mô tả các chức năng nghiệp vụ của một tổ chức
(hay một phạm vi được nghiên cứu của tổ chức) và những mối quan hệ bên trong
giữa các chức năng đó cũng như các mối quan hệ của chúng với môi trường bên
ngoài.Mô hình nghiệp vụ được thể hiện ra bằng một số dạng khung nhìn (view)
khác nhau. Mỗi một dạng mô tả một khía cạnh của nghiệp vụ.
Một mô hình nghiệp vụ gồm có:
+ Biểu đồ ngữ cảnh của hệ thống
+ Biểu đồ phân rã chức năng
+ Danh sách các hồ sơ dữ liệu sử dụng
+ Ma trận thực thể dữ liệu - chức năng

+ Các mô tả chi tiết về mỗi chức năng cơ sở
+ Biểu đồ hoạt động.
SV: Phạm Văn Phương Lớp: K43/41.02
12
Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế Đồ án tốt nghiệp
1.1.4.2. Mô hình hoá quá trình xử lý
Mô hình hoá tiến trình nghiệp vụ là sự biểu diễn đồ thị các chức năng của quá
trình để thu thập, thao tác, lưu trữ và phân phối dữ liệu giữa các bộ phận trong một
hệ thống nghiệp vụ cũng như giữa hệ thống và môi trường của nó.
Trong phương pháp phân tích HTTT hướng cấu trúc ,các tài liệu đầu tiên của
quá trình mô hình hoá quá trình nghiệp vụ là tập hợp các biểu đồ luồng dữ liệu mô
tả nghiệp vụ của hệ thống theo một số khung nhìn khác nhau. Các biểu đồ đó là:
- Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0.
- Phát triển biểu đồ luồng dữ liệu các mức i.
- Cấu trúc biểu đồ luồng dữ liệu logic các mức sơ cấp.
1.1.4.3. Mô hình thực thể - quan hệ ERM.
Khái niệm: Là mô hình mô tả dữ liệu của thế giới thực, gồm các thực thể dữ liệu
và mối quan hệ của chúng.
Ba phần tử chính của ERM là: thực thể, thuộc tính và các mối quan hệ giữa các
thành phần đó. Cụ thể:
- Thực thể: là khái niệm để chỉ một lớp các đối tượng cụ thể hay các khái niệm
độc lập có cùng những đặc trưng chung mà ta quan tâm. Bản thể là một đối
tượng cụ thể của thực thể.Mỗi thực thể được gán một cái tên. Tên thực thể là
một cụm danh từ và viết bằng chữ in. Một thực thể được biểu diễn bằng hình
chữ nhật có tên bên trong.
- Thuộc tính: là các đặc trưng của thực thể. Mỗi thực thể có một tập các thuộc
tính gắn kết với nó.
- Mối quan hệ giữa các thực thể là một khái niệm mô tả mối quan hệ vốn có
giữa các bản thể của các thực thể.
1.1.4.4. Mô hình dữ liệu – quan hệ

- Quan hệ: Là một bảng dữ liệu hai chiều có các cột có tên, gọi là các thuộc
tính, có các dòng không có tên, gọi là những bộ dữ liệu (bản ghi).
- Các thuộc tính của quan hệ: chính là tên của các cột:
+ Thuộc tính lặp: là các thuộc tính mà giá trị của nó trên một số dòng khác
nhau, còn các giá trị còn lại của nó trên các dòng này như nhau.
SV: Phạm Văn Phương Lớp: K43/41.02
13
Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế Đồ án tốt nghiệp
+ Khóa dự tuyển: Là các thuộc tính mà các giá trị của nó xác định duy nhất
mỗi dòng, và nếu có nhiều hơn một thuộc tính thì khi bỏ đi một thuộc tính trong số
đó thì giá trị không xác định duy nhất dòng.
- Các chuẩn của các quan hệ: Là các đặc trưng cấu trúc mà cho phép ta nhận
biết được cấu trúc đó. Có 3 chuẩn cơ bản:
+ Chuẩn 1 (1NF): Một quan hệ đã ở dạng chuẩn 1NF nếu nó không chứa các
thuộc tính lặp.
+ Chuẩn 2 (2NF): Một quan hệ đã ở dạng chuẩn 2NF nếu nó đã ở dạng 1NF
và không chứa các thuộc tính phụ thuộc vào một phần khóa.
+ Chuẩn 3 (3NF): Một quan hệ ở dạng chuẩn 3NF nếu nó đã là chuẩn 2NF và
không có thuộc tính phụ thuộc bắc cầu vào khóa.
1.2 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC HẠCH TOÁN CHI TIẾT VẬT TƯ
1.2.1. Nhiệm vụ kế toán các loại vật tư
- Phản ánh đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình biến động của các loại vật tư
cả về giá trị và hiện vật, tính toán chính xác giá gốc ( hoặc giá thành thực tế) của
từng loại, từng thứ vật tư nhập, xuất, tồn kho, đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời
các thông tin phục vụ cho yêu cầu quản lý vật tư của doang nghiệp.
- Kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện kế hoạch mua, dự trữ và sử dụng từng
loại vật tư đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
1.2.2 Phân loại và đánh giá vật tư
1.2.2.1. Phân loại
Phân loại vật tư là việc sắp xếp các loại vật tư thành từng nhóm, từng loại, và

từng thứ nguyên vật liệu theo những tiêu thức nhất định phục vụ cho yêu cầu quản
lý.
Căn cứ vào nội dung và yêu cầu quản trị doanh nghiệp, các loại vật tư được chia
thành nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ.
Nguyên liệu vật liệu: bao gồm:
+ Nguyên vật liệu chính.
+ Vật liệu phụ:
+ Nhiên liệu:
SV: Phạm Văn Phương Lớp: K43/41.02
14
Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế Đồ án tốt nghiệp
+ Phụ tùng thay thế:
+ Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản:
+ Vật liệu khác:
Căn cứ nguồn hình thành: Nguyên liệu, vật liệu được chia làm hai nguồn:
+ Nguyên liệu, vật liệu nhập từ bên ngoài.
+ Nguyên liệu, vật liệu tự chế.
Căn cứ vào mục đích, công dụng của nguyên liệu, vật liệu có thể chia nguyên
liệu, vật liệu thành:
+ Nguyên liệu, vật liệu dùng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh.
+ Nguyên liệu, vật liệu dùng cho nhu cầu khác.
Việc phân loại nguyên vật liệu nhằm tổ chức bảo quản, dự trữ và sử dụng có
hiệu quả là công việc cần thiết đối với các doanh nghiệp. Do vậy, trong công tác
quản lý nguyên vật liệu công ty rất chú ý đến việc phân loại nguyên vật liệu.
1.2.2.2. Đánh giá vật tư
• Nguyên tắc đánh giá:
Việc đánh giá nguyên vật liệu được thực hiện theo nguyên tắc giá gốc.
• Phương pháp đánh giá vật tư nhập kho:
- Đánh giá nguyên vật liệu theo trị giá vốn thực tế: Trị giá vốn thực tế
được xác định theo từng nguồn nhập.

Đối với vật tư nhập kho: Nguyên vật liệu được nhập kho từ các nguồn khác
nhau nên có những loại giá thực tế khác nhau.
+ Đối với vật tư mua ngoài:
Giá nhập kho = giá mua thực tế + các khoản thuế + chi phí thu mua.
+ Đối với vật tư thuê ngoài gia công:
Giá nhập kho = giá của nguyên vật liệu xuất kho đem gia công + số tiền trả
thuê gia công + chi phí phát sinh khi tiếp nhận.
+ Đối với vật tư tự sản xuất: Giá nhập kho là giá thành sản xuất.
+ Đối với nguyên vật liệu nhập kho do nhận vốn góp liên doanh, trị
giá vốn thực tế là giá trị hợp lý cộng các chi phí phát sinh sau khi được các bên
tham gia liên doanh, góp vốn chấp nhận.
SV: Phạm Văn Phương Lớp: K43/41.02
15
Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế Đồ án tốt nghiệp
+ Đối với nguyên vật liệu nhập kho do được cấp: Trị giá vốn thực tế
của nguyên vật liệu là giá trị ghi trên biên bản giao nhận cộng các chi phí
phát sinh sau khi giao nhận.
Đánh giá vật tư theo giá hạch toán.
Đối với các doanh nghiệp mua vật tư thường xuyên có sự biến động về giá cả,
khối lượng và chủng loại thì có thể sử dụng giá hạch toán. Giá hạch toán là giá ổn
định do doanh nghiệp tự xây dựng phục vụ cho công tác hạch toán chi tiết vật tư.
• Phương pháp đánh giá vật tư xuất kho:
Đối với vật tư xuất kho: Có thể sử dụng một trong các phương pháp sau:
- Phương pháp đích danh: Theo phương pháp này, doanh nghiệp quản lý
vật tư theo từng lô hàng. Khi xuất lô hàng nào thì lấy giá thực tế của lô hàng
đó.
- Phương pháp bình quân gia quyền: Kế toán phải tính đơn giá bình quân
gia quyền tại thời điểm xuất kho hoặc ở thời điểm cuối kỳ, sau đó lấy số lượng
vật tư xuất kho nhân với đơn giá bình quân đã tính.
-Phương pháp nhập sau xuất trước: Phương pháp này dựa trên giả định

hàng nào nhập sau được xuất trước, lấy đơn giá bằng giá nhập. Trị giá hàng tồn kho
cuối kì được tính theo đơn giá của những lần nhập đầu tiên.
-Phương pháp nhập trước, xuất trước: Theo phương pháp này, giả thiết số
vật tư nào nhập trước thì xuất trước và lấy giá thực tế của lần đó là giá của vật tư
cần xuất kho.Do đó vật tư tồn cuối kỳ được tính theo đơn giá của những lần nhập
kho sau cùng.
SV: Phạm Văn Phương Lớp: K43/41.02
16
Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế Đồ án tốt nghiệp
Việc áp dụng phương pháp nào để tính giá trị vật tư xuất kho là do doanh nghiệp
tự quyết định. Song, cần đảm bảo sự nhất quán trong niên độ kế toán và phải thuyết
minh trong Báo cáo tài chính.
1.2.3. Hạch toán chi tiết vật tư
Hiện nay, các doanh nghiệp thường kế toán chi tiết vật tư theo một trong hai
phương pháp chủ yếu, đó là phương pháp mở thẻ song song và phương pháp số dư.
- Phương pháp mở thẻ song song: áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp
dùng giá mua thực tế để ghi chép kế toán vật tư tồn kho.
- Phương pháp số dư: phương pháp này còn được gọi là phương pháp nghiệp
vụ - kế toán. Nội dung của phương pháp này là sự kết hợp chặt chẽ kế toán chi tiết
vật tư tồn kho với hạch toán nghiệp vụ ở nơi bảo quản. Phương pháp số dư được áp
dụng cho những doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để kế toán chi tiết vật tư tồn
kho.
1.2.4. Kế toán tổng hợp nhập, xuất nguyên liệu, vật liệu
1.2.4.1. Kế toán tổng hợp nhập, xuất nguyên liệu, vật liệu theo phương
pháp kê khai thường xuyên
• Đặc điểm phương pháp kê khai thường xuyên:
- Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp kế toán phải tổ chức
ghi chép một cách thường xuyên, liên tục các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho và tồn
kho của nguyên liệu, vật liệu trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho.
-Tài khoản sử dụng: Để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của

nguyên liệu, vật liệu, kế toán sử dụng tài khoản 152- Nguyên liệu vật liệu.
• Phương pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu:
- Khi mua vật tư, căn cứ vào hoá đơn để kiểm nhận và lập phiếu nhập kho,
kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho, ghi:
+ Đối với vật tư mua ngoài dùng vào sản xuất kinh doanh hàng hoá dịch
vụ thuộc diện chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, kế toán ghi:
Nợ TK 152 – Nguyên liệu và vật liệu ( giá mua chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ ( tiền thuế GTGT đầu vào)
Có TK 111, 112, 141, 331… ( tổng giá thanh toán).
SV: Phạm Văn Phương Lớp: K43/41.02
17
Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế Đồ án tốt nghiệp
+ Đối với vật tư mua ngoài dùng để SXKD hàng hoá dịch vụ chịu thuế
GTGT tính theo phương pháp trực tiếo hoặc không thuộc diện chịu thuế GTGT
hoặc dùng cho hoạt động sự nghiệp, phúc lợi, dự án, kế toán ghi:
Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu ( tổng giá thanh toán)
Có TK 111, 112, 141, 331…( Tổng giá thanh toán).
- Trường hợp vật tư nhập khẩu, doanh nghiệp phải tính thuế nhập khẩu theo
giá nhập khẩu và tính thuế GTGT phải nộp cho NSNN.
+ Căn cứ phiếu nhập kho, kế toán ghi:
Nợ TK 152, 153
Có TK 331
Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp cho nhà nước.
+ Tính thuế GTGT phải nộp nếu được khấu trừ, ghi:
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp nhà nước.
Đối với vật tư nhập khẩu dùng cho SXKD hàng hoá, dịch vụ chịu thuế GTGT
theo phương pháp trực tiếp hoặc hàng hoá, dịch vụ không chịu thuế, hoặc dùng vào
hoạt động phúc lợi, dự án, kế toán ghi:
Nợ TK 152

Có TK 331 - Phải trả cho người bán
Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp nhà nước ( 3333, 3331)
- Các khoản chi phí liên quan đến quá trình mua vật tư được tính vào giá
vật tư, kế toán ghi:
Nợ TK 152
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111, 112, 331…
- Vật tư sản xuất, chế biến, gia công nhập kho, kế toán ghi:
Nợ TK 152
Nợ TK 153
Có TK 154 – chi phí SXKD dở dang
- Khi vật tư xuất ra sử dụng cho SXKD
+ Đối với nguyên vật liệu, căn cứ phiếu xuất kho, kế toán ghi:
SV: Phạm Văn Phương Lớp: K43/41.02
18
Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế Đồ án tốt nghiệp
Nợ TK 621 – Chi phí NVL trực tiếp
Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung
Nợ TK 642 – Chí phí QLDN
Nợ TK 241– Chi phí XDCB
Nợ TK 154 – chi phí SXKD dở dang
Có TK 152 – nguyên liệu và vật liệu
1.2.4.2. Kế toán nguyên liệu, vật liệu theo phương pháp kiểm kê định
kỳ
Đặc điểm của phương pháp kiểm kê định kỳ:
Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp kế toán không tổ chức ghi chép
một cách thường xuyên, liên tục các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho và tồn kho của
nguyên liệu, vật liệu trên các tài khoản hàng tồn kho. Các tài khoản này phản ánh trị
giá vốn thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ.
Trị giá vốn thực tế của nguyên liệu, vật liệu hàng ngày được phản ánh theo dõi

trên tài khoản 611 - “mua hàng”.
• Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu:
- Đầu tháng kết chuyển trị giá vật tư đầu kỳ, kế toán ghi:
Nợ TK 611- Mua hàng
Có TK 152- Nguyên liệu, vật liệu
Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ
Có TK 151 – Hàng mua đang đi đường
- Trong kỳ, căn cứ vào phiếu nhập kho vật tư mua vào dùng cho SXKD hàng
hoá, dịch vụ tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, kế toán ghi:
Nợ TK 611- Mua hàng
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111, 112, 331
- Vật tư nhận vốn góp liên doanh, kế toán ghi:
Nợ TK 611 – Mua hàng
Có TK 411 – Nguồn vốn kinh doanh
SV: Phạm Văn Phương Lớp: K43/41.02
19
Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế Đồ án tốt nghiệp
- Cuối kỳ giá trị vật tư kiểm kê được kết chuyển, kế toán ghi:
Nợ TK 152
Có TK 611
- Trị giá thực tế vật tư xuất kho cho các mục đích khác nhau, kế toán ghi:
Nợ TK 621,(627, 641, 642)
Có Tk 611.

SV: Phạm Văn Phương Lớp: K43/41.02
20
Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế Đồ án tốt nghiệp
CHƯƠNG 2
TÌNH TRẠNG THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT TƯ

TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BA AN
2.1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN BA AN
2.1.1 Giới thiệu công ty
Tên công ty : Công ty Cổ phần Ba An
Trụ sở chính : 68 Quan Nhân- Thanh Xuân- Hà Nội
Fax : 0434565727
Tel : 0435565788
Mã số thuế : 0101448542
Email :
Website : www.baan.vn
Công ty Cổ phần Ba An được thành lập ngày 18 tháng 02 năm 2004, là một
doanh nghiệp chuyên sản xuất và cung ứng các loại ống nhựa xoắn HDPE chuyên
dụng bảo vệ cáp điện, cáp viễn thông.
Vốn điều lệ của công ty là : 3.980.000.000 đồng với 5 cổ đông sáng lập. Là
một doanh nghiệp mới thành lập, doanh nghiệp được hưởng ưu đãi miễn thuế trong
3 năm đầu hoạt động và miễn 50% thuế TNDN trong 5 năm tiếp theo.
Từ khi thành lập đến nay, công ty luôn hoàn thành vượt mức các chỉ tiêu đã
định. Công ty đã được tham dự nhiều hội trợ triển lãm quốc tế cả trong và ngoài
nước, sản phẩm của công ty đã từng bước chiễm lĩnh trên thị trường nội địa. Công
ty là nhà sản xuất duy nhất ở miền Bắc cung cấp sản phẩm ống nhựa xoắn HDPE.
Năm 2008 vừa qua công ty đã nâng vốn điều lệ lên 15 tỷ đồng.
SV: Phạm Văn Phương Lớp: K43/41.02
21
Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế Đồ án tốt nghiệp
2.1.2 Đặc điểm tổ chức quản lý của công ty
Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty cổ phần Ba An
Sơ lược về chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn các bộ phận :
-Giám đốc công ty :
Là người đại diện cho toàn bộ công nhân viên trong công ty, có nhiệm vụ phản
ánh chung các hoạt động trong công ty đồng thời có quyền quyết định việc điều

hành của công ty theo đúng kế hoạch, chính sách chế độ. Là người chịu trách
nhiệm trước nhà nước và cơ quan cấp trên về toàn bộ hoạt động của công ty, hiện
nay giám đốc công ty đồng thời là chủ tịch hội đồng quản trị.
-Ban giám đốc gồm :
+giám đốc tài chính :
Tham mưu cho hội đồng thành viên và giám đốc hoạch định chính sách,
vận hành nền tài chính của công ty trong từng thời kỳ phát triển, xây dựng
phương án phân phối, sử dụng quỹ.
Tổng hợp, phân tích và lưu trữ các thông tin kinh tế chuyên nghành và
các báo cáo quyết toán tài chính.
SV: Phạm Văn Phương Lớp: K43/41.02
22
Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế Đồ án tốt nghiệp
Yêu cầu các phòng ban, cung cấp các hồ sơ chứng từ, các báo cáo phục
vụ cho công tác kế toán thống kê.
Đại diện công ty trong quan hệ giao dịch với các đơn vị tài chính, ngân
hàng trong và ngoài nước.
+Giám đốc kinh doanh :
Tham mưu cho ban giám đốc định hướng kế hoạch phát triển kinh doanh.
Thay mặt công ty trong việc đàm phán các hợp đồng kinh tế nội thương
và ngoại thương trên cơ sở ủy quyền của Giám đốc công ty.
Thay mặt công ty trong việc giao dịch với khách hàng.
-Phòng hành chính nhân sự :
Tham mưu cho Giám đốc được ủy quyền về công tác tổ chức nhân sự, tuyển
dụng, đào tạo về chế độ, chính sách lao động, tiền lương của toàn bộ nhân viên
trong công ty.
Quản lý hành chính, hồ sơ lý lịch, hợp đồng lao động CB-CNV toàn công ty,
quản lý cấp phát và thu hồi sổ lao động, theo dõi tổ chức nhân sự toàn công ty.
- Phòng kế hoạch :
Tham mưu cho giám đốc về định hướng kế hoạch sản xuất kinh doanh, thông

tin về giá cả thị trường hàng hóa xuất nhập khẩu, về mặt kỹ thuật chất lượng nguyên
vật liệu đầu vào và sản phẩm đầu ra của công ty.
Xây dựng kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh hàng năm, hoạch định
chiến lược phát triển dài hạn của công ty.
Tổ chức thực hiện kiểm tra chất lượng vật tư, nguyên liệu đầu vào, chất lượng
đầu ra, hàng tồn kho xuất, nhập hàng đúng quy định.
- Phòng kế toán :
- Phòng vật tư :
- Phòng kỹ thuật :
- Phòng kinh doanh XNK :
- Phân xưởng sản xuất :
Thực hiện tổ chức sản xuất các sản phẩm của công ty theo quy trình, kế
hoạch đã được ban giám đốc phê duyệt.
SV: Phạm Văn Phương Lớp: K43/41.02
23
Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế Đồ án tốt nghiệp
Phối hợp với phòng vật tư nghiên cứu cải tiến kỹ thuật,cải tiến công nghệ
sản xuất, hoàn thiện dây chuyền sản xuất, nghiên cứu sản xuất mặt hàng mới
theo hướng sản xuất những mặt hàng có giá trị gia tăng hoặc có dung lượng thị
trường lớn.
2.1.3 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của công ty.
2.1.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán của công ty
Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty :
Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp : chịu trách nhiệm trước giám đốc về
toàn bộ công tác tài chính kế toán của công ty.
Kế toán vật tư, phụ tùng,hàng hóa, thuế :theo dõi tình hình tăng giảm vật tư,
hàng hoá……
Kế toán tập hợp chi phí, tổng hợp và tính gía thành, công nợ, TSCĐ, giao dịch
ngân hàng : theo dõi công nợ,TSCĐ và tính giá thành sản phẩm
Thủ quỹ : quản lý và theo dõi tiền mặt sử dụng trong doanh nghiệp.

2.1.3.2 Hình thức kế toán
Hiện nay phòng kế toán công ty đang áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung
trên phần mềm kế toán MISA. Hình thức nhật ký chung đơn giản, phù hợp với việc
SV: Phạm Văn Phương Lớp: K43/41.02
24
Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế Đồ án tốt nghiệp
áp dụng kế toán máy. Quy trình hạch toán, xử lý chứng từ, luân chuyển chứng từ và
cung cấp thông tin kế toán của công ty đều được thực hiện trên máy.
Niên độ kế toán quy định từ ngày 01/01 – 31/12 năm dương lịch.Đơn vị tiền tệ sử
dụng là VNĐ, chế độ kế toán áp dụng theo QĐ số 15/2006/QĐ – BTC
( ngày 20/03/2006)của Bộ Trưởng Bộ Tài Chính.
2.1.3.3 Phương pháp kế toán hàng tồn kho
Công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán vật tư, đánh
giá vật tư theo phương pháp giá gốc, hạch toán chi tiết vật tư theo phương pháp mở
thẻ song song.
Phương pháp tính thuế GTGT: phương pháp khấu trừ:
- Đối với vật tư nhập kho:
+ Với vật tư mua ngoài:
Đối với vật tư mua của đơn vị nộp thuế GTGT theo phương pháp
khấu trừ.
Giá thực tế vật tư nhập kho= Giá ghi trên hoá đơn không có thuế GTGT+ chi
phí thu mua, vận chuyển…
+ Với vật tư Công ty tự sản xuất:
Giá thực tế nhập kho vật tư = Giá thực tế của hiện vật xuất để sản xuất + chi phí
nhân công và chi phí khác.
- Đối với vật tư xuất kho:

Trị giá thực tế
vật tư
Xuất kho

=
Số lượng vật tư
xuất kho
*
Đơn giá
bình quân
Đơn giá bình
quân =
Giá trị thực tế NVL
tồn đầu kì
+
Giá trị thực tế NVL
nhập trong kì
Số lượng NVL tồn
đầu kì
+
Số lượng nhập kho
trong kì
SV: Phạm Văn Phương Lớp: K43/41.02
25