Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại các công ty thép trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên

LỜI MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu
Trong điều kiện hiện nay, Việt Nam đang hội nhập kinh tế quốc tế và khu
vực ngày càng sâu rộng với việc đã là thành viên của Tổ chức Thương mại thế giới
(WTO). Gia nhập WTO đã tạo cơ hội cho Việt Nam phát triển mạnh mẽ nền kinh tế
đất nước đồng thời khẳng định vị thế và vai trò ngày càng cao trên trường quốc tế.
Tuy nhiên cũng không ít những thách thức đang chờ đón. Việt Nam phải chấp nhận
cuộc chơi theo luật của WTO và điều này sẽ dẫn đến những thay đổi rõ rệt, sâu sắc
trong sự phát triển chung của nền kinh tế quốc dân cũng như của từng loại hình
doanh nghiệp, từng ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh. Trong đó có lĩnh vực kế toán
với vai trò là công cụ quản lý kinh tế quan trọng của Nhà nước và của doanh nghiệp
cũng phải hoà nhập từng bước với các thông lệ quốc tế về kế toán. Gần đây với sự
ra đời của Luật kế toán, hệ thống chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán mới đã đánh
dấu một mốc quan trọng trong tiến trình hiện đại hoá lĩnh vực kế toán và là cơ sở
pháp lý quan trọng để tổ chức công tác kế toán cho các doanh nghiệp Việt Nam.
Tuy nhiên, việc tổ chức đưa chính sách, chế độ kế toán vào thực tế công tác kế toán
tại các doanh nghiệp vẫn còn một số bất cập nên cần thiết phải tổng kết, đánh giá
nhằm đưa ra phương hướng hoàn thiện tổ chức công tác kế toán cho các doanh
nghiệp.
Thép là vật tư chiến lược không thể thiếu của ngành công nghiệp xây dựng
và quốc phòng, có vai trò hết sức quan trọng trong sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện
đại hoá đất nước. Thái Nguyên là một tỉnh có nhiều loại khoáng sản với trữ lượng
lớn, trong đó có quặng sắt, chính vì vậy năm 1959 khu Công nghiệp luyện thép đầu
tiên trong cả nước đã được ra đời. Từ đó đến nay các công ty thộp trờn địa bàn tỉnh
Thỏi Nguyờn ngày càng mở rộng và phát triển góp phần quan trọng vào sự tăng
trưởng kinh tế chung của đất nước cũng như của tỉnh Thỏi Nguyờn. Trong những
năm gần đây, các doanh nghiệp Việt Nam nói chung, các công ty thộp trờn địa bàn
tỉnh Thỏi Nguyờn nói riêng đã chú trọng nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh
1
nghiệp bằng nhiều biện pháp khác nhau để có thể tồn tại và phát triển, trong đó vấn
đề nâng cao hiệu quả quản lý thông qua công cụ kế toán giữ một vai trò quan trọng.

Nhưng thực tế cho thấy, tổ chức công tác kế toán tại các công ty thộp trờn địa bàn
tỉnh Thỏi Nguyờn cũn nhiều hạn chế, chưa phát huy hết vai trò và chức năng của kế
toán. Do đó, việc nghiên cứu để lựa chọn mô hình tổ chức công tác kế toán khoa
học và hợp lý là rất cần thiết.
Xuất phát từ thực tế đề cập nói trên tác giả đã chọn đề tài “Hoàn thiện tổ
chức công tác kế toán tại các công ty thộp trờn địa bàn tỉnh Thỏi Nguyờn” để
nghiên cứu, nhằm góp phần giải quyết những vấn đề đặt ra cả về mặt lý luận lẫn
thực tiễn tổ chức công tác kế toán tại các công ty thộp trờn địa bàn tỉnh Thỏi
Nguyờn.
2. Mục đích nghiên cứu của đề tài
- Đề tài góp phần làm rõ về mặt lý luận tổ chức công tác kế toán trong các
doanh nghiệp sản xuất.
- Vận dụng lý luận để phân tích, đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán
tại các công ty thộp trờn địa bàn tỉnh Thỏi Nguyên, từ đó đánh giá những ưu điểm,
những mặt còn tồn tại.
- Đề ra một số phương hướng khắc phục những mặt còn tồn tại, góp phần
hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại các công ty thộp trờn địa bàn tỉnh Thỏi
Nguyờn.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
- Đối tượng nghiên cứu: đề tài tập trung nghiên cứu những lý luận cơ bản
và thực tiễn về tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp sản xuất trên cơ sở tổ
chức bộ máy kế toán, chứng từ kế toán, tài khoản kế toán, sổ sách kế toán, báo cáo
kế toán.
- Phạm vi nghiên cứu: đề tài giới hạn việc nghiên cứu vào mô hình tổ chức
công tác kế toán tại các công ty thộp trờn địa bàn tỉnh Thỏi Nguyờn trực thuộc
Tổng công ty Thép Việt Nam, cụ thể là Công ty Gang thép Thỏi Nguyờn, Công ty
cổ phần Cơ điện Luyện kim Thỏi Nguyên và Công ty TNHH NatSteel Vina.
2
4. Phương pháp nghiên cứu của đề tài
Phương pháp nghiên cứu của đề tài dựa trên cơ sở lý luận của phép duy vật

biện chứng để nghiên cứu các vấn đề lý luận cũng như các vấn đề thực tiễn tổ chức
công tác kế toán tại các doanh nghiệp. Bằng việc nghiên cứu tài liệu kết hợp với
nguồn văn bản sẵn có để nghiên cứu lý luận, khảo sát, thống kê, so sánh, suy luận lụ
gớch để phân tích, đánh giá nhằm làm rõ đối tượng nghiên cứu. Trên cơ sở đó tìm
ra những phương hướng cần hoàn thiện phù hợp cho đối tượng nghiên cứu.
5. Những đóng góp của luận văn
- Về mặt lý luận: Luận văn đã hệ thống hoá những lý luận cơ bản về tổ chức
công tác kế toán trong các doanh nghiệp sản xuất.
- Về mặt thực tiễn: Luận văn đã góp phần đánh giá thực trạng tổ chức công tác
kế toán tại các công ty thộp trờn địa bàn tỉnh Thỏi Nguyờn. Trờn cơ sở đó nêu ra
các mặt mạnh, mặt yếu về tổ chức công tác kế toán và đề ra một số phương hướng
hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức công tác kế toán tại các doanh nghiệp
sản xuất nói chung và các công ty thép trên địa bàn tỉnh Thỏi Nguyờn nói riêng.
6. Kết cấu của luận văn
Ngoài lời mở đầu, kết luận, nội dung của luận văn gồm 3 chương:
Chương 1: Những lý luận cơ bản về tổ chức công tác kế toán trong doanh
nghiệp sản xuất
Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại các công ty thộp trờn địa
bàn tỉnh Thỏi Nguyờn.
Chương 3: Phương hướng hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại các công ty
thộp trờn địa bàn tỉnh Thỏi Nguyờn.
3
CHƯƠNG 1
NHỮNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ
TOÁN
TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
1.1. Vai trò, nhiệm vụ của kế toán và nguyên tắc tổ chức công tác kế toán trong
doanh nghiệp sản xuất
1.1.1. Vai trò và nhiệm vụ của kế toán trong doanh nghiệp
1.1.1.1. Vai trò của kế toán trong doanh nghiệp

Để tổ chức và quản lý các hoạt động kinh tế trong đơn vị mang lại hiệu quả
kinh tế cao, các nhà quản lý kinh tế cần nắm bắt đầy đủ, kịp thời và có hệ thống
thông tin về tất cả các hoạt động kinh tế, tài chính đã được thực hiện làm cơ sở cho
việc ra quyết định kinh tế thích hợp. Muốn vậy, phải sử dụng một hệ thống các
phương pháp khoa học đặc thù - kế toán.
Trong các tài liệu viết về kế toán, các nhà khoa học kinh tế đã đưa ra nhiều
định nghĩa khác nhau về kế toán:
- Theo tác giả cuốn Kế toán tài chính, Kermit P.Larson: “Kế toán là hoạt động
phục vụ với chức năng là cung cấp các thông tin định lượng về các tổ chức. Thông
tin đó trước hết có bản chất tài chính và có mục đích sử dụng trong quá trình đề ra
các quyết định kinh tế” [23, tr. 7]
- Theo các tác giả Neddles, Anderson, Caldwell thì cho rằng: “Kế toán là một
hệ thống thông tin dùng để đo lường, xử lý và truyền đạt những thông tin về tài
chính của một đơn vị kinh tế” [1, tr. 2]
- Theo các nhà khoa học Đại học kinh tế quốc dân thì: Kế toán là khoa học
phản ánh và giám đốc các quá trình hoạt động kinh tế - tài chính ở tất cả các đơn vị,
các tổ chức kinh tế, xã hội.
- Theo các nhà khoa học Học viện tài chính, cho rằng: Kế toán là khoa học thu
nhận, xử lý và cung cấp toàn bộ thông tin về tài sản và sự vận động của tài sản trong
4
các đơn vị nhằm kiểm tra toàn bộ tài sản và các hoạt động kinh tế - tài chính của
đơn vị đó.
Nhìn chung những khái niệm trờn đã nhấn mạnh vào từng khía cạnh nhất định
của kế toán:
- Xột trên khía cạnh khoa học thì kế toán được xác định là khoa học về thông
tin thực hiện việc phản ánh và kiểm tra các hoạt động kinh tế tài chớnh thông qua
việc sử dụng một hệ thống phương pháp riêng biệt.
- Xột trên khía cạnh nghề nghiệp thì kế toán được xác định là công việc tính
toán và ghi chép bằng con số mọi hoạt động kinh tế tài chính phát sinh tại một tổ
chức nhất định để cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời, trung thực và hợp lý về tài

sản và sự vận động của tài sản, tình hình và kết quả hoạt động kinh tế của đơn vị
phục vụ cho những người ra quyết định.
Trong số đó, khái niệm theo Luật kế toán số 03/2003/QH 11 ngày 17 tháng 06
năm 2003 đã thể hiện rõ nhất đối tượng, chức năng và đặc điểm của kế toán: “Kế
toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài
chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động” [29 - Điều 4]
Theo khái niệm này thì: Kế toán là quá trình thu thập, xử lý, kiểm tra, phân
tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính của các hoạt động kinh tế trong từng
thời kỳ, từng địa điểm phát sinh theo một trình tự nhất định. Để thực hiện việc thu
thập, tính toán, kế toán sử dụng cả 3 loại thước đo: giá trị, hiện vật và thời gian lao
động, trong đó thước đo giá trị là chủ yếu. Đây là khái niệm đã nói rõ và đầy đủ
nhất về kế toán.
Kế toán là một khoa học về quản lý kinh tế và là một bộ phận cấu thành của
hệ thống công cụ quản lý kinh tế - tài chính, đặc biệt trong nền kinh tế thị trường và
hội nhập kinh tế quốc tế và khu vực, thì vai trò của kế toán ngày càng được thể hiện
rõ. Cụ thể như sau:
Thứ nhất, kế toán với chức năng của mình sẽ cung cấp đầy đủ toàn bộ thông
tin về hoạt động kinh tế - tài chính đơn vị, nhằm giúp chủ doanh nghiệp điều hành
và quản lý các hoạt động kinh tế - tài chính ở đơn vị đạt hiệu quả cao;
5
Thứ hai, kế toán phản ánh đầy đủ toàn bộ tài sản hiện có cũng như sự vận
động của tài sản ở đơn vị, qua đó giúp cho các chủ doanh nghiệp quản lý chặt chẽ
tài sản và bảo vệ được tài sản của mình, nhằm nâng cao hiệu quả của việc sử dụng
các tài sản đó;
Thứ ba, kế toán phản ánh được đầy đủ các khoản chi phí bỏ ra trong quá trình
sản xuất kinh doanh cũng như kết quả của quá trình đó đem lại, nhằm kiểm tra được
việc thực hiện nguyên tắc tự bù đắp chi phí và có lãi trong kinh doanh;
Thứ tư, kế toán phản ánh được cụ thể từng loại nguồn vốn, từng loại tài sản,
giúp cho việc kiểm tra, giám sát tính hiệu quả trong việc sử dụng vốn và tính chủ
động trong kinh doanh;

Thứ năm, kế toán phản ánh được kết quả lao động của người lao động, giúp
cho việc khuyến khích lợi ích vật chất và xác định trách nhiệm vật chất đối với
người lao động một cách rõ ràng, nhằm khuyến khích người lao động nâng cao
năng suất lao động;
Thứ sáu, kế toán đã trở thành một loại dịch vụ nghề nghiệp. Điều đó làm tăng
tính nhạy bén, tiện lợi trong hoạt động nghề nghiệp và thúc đẩy một ngành dịch vụ
phát triển.
Đối với các cấp quản lý vĩ mô và vi mô của nền kinh tế, kế toán có những vai
trò cụ thể khác nhau như sau:
Đối với Nhà nước, kế toán là công cụ quan trọng để điều hành và quản lý nền
kinh tế quốc dân.
Đối với các doanh nghiệp, kế toán là công cụ quan trọng để điều hành và quản
lý hoạt động kinh tế, tài chính của doanh nghiệp.
Đối với những nhà quản lý doanh nghiệp, kế toán cung cấp các thông tin cần
thiết để ra các quyết định quản lý tối ưu, có hiệu quả cao.
Đối với các nhà đầu tư, các cổ đông, các khách hàng, các nhà cung cấp,… kế
toán sẽ giúp họ lựa chọn các mối quan hệ phù hợp nhất để quá trình đầu tư, góp
vốn, mua hàng hay bán hàng đem lại hiệu quả cao.
6
Nền kinh tế thị trường với sự tham gia của nhiều thành phần kinh tế, các loại
hình và đơn vị kinh tế không những ngày càng nhiều về số lượng mà còn không
ngừng mở rộng quy mô và phạm vi hoạt động. Trên lĩnh vực hoạt động sản xuất
kinh doanh, sự cạnh tranh ngày càng gay gắt không những với các doanh nghiệp
trong nước mà còn phải cạnh tranh với các doanh nghiệp nước ngoài. Trong điều
kiện đó, để có thể cạnh tranh, tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp phải xác định
mục tiêu hoạt động phù hợp với năng lực và trình độ của mình, chủ động trong sản
xuất, sử dụng tiết kiệm và có hiệu quả tài sản, tiền vốn nhằm đạt được hiệu quả kinh
tế cao nhất. Muốn vậy, đòi hỏi các doanh nghiệp phải thu thập đầy đủ, nhanh chóng,
kịp thời thông tin về tình hình và kết quả hoạt động kinh tế để từ đó đề ra các quyết
định kinh tế phù hợp, kịp thời và hữu hiệu. Trong cơ chế đó, vai trò của kế toán

ngày càng được phát huy tác dụng và là công cụ không thể thiếu trong quản lý từng
đơn vị kinh tế nói riêng và nền kinh tế xã hội nói chung.
1.1.1.2. Nhiệm vụ của kế toán trong doanh nghiệp
Để phát huy được vai trò của mình, công tác kế toán trong doanh nghiệp phải
thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:
- Thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công
việc kế toán, theo chuẩn mực và chế độ kế toán.
- Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp, thanh
toán nợ; kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản; phát
hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán.
- Phân tích thông tin, số liệu kế toán; tham mưu, đề xuất các giải pháp phục vụ
yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán.
- Cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo quy định của pháp luật.
Việc thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ nêu trên phải đồng thời với việc đáp ứng
các yêu cầu:
- Phản ánh đầy đủ nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh vào chứng từ, sổ kế
toán và báo cáo tài chính;
- Phản ánh kịp thời, đúng thời gian quy định thông tin, số liệu kế toán;
7
- Phản ánh rõ ràng, dễ hiểu và chính xác thông tin, số liệu kế toán;
- Phản ánh trung thực hiện trạng, bản chất sự việc, nội dung và giá trị của
nghiệp vụ kinh tế, tài chính;
- Thông tin, số liệu kế toán phải được phản ánh liên tục từ khi phát sinh đến
khi kết thúc hoạt động kinh tế, tài chính, từ khi thành lập đến khi chấm dứt hoạt
động của đơn vị kế toán; số liệu kế toán phản ánh kỳ này phải kế tiếp theo số liệu kế
toán của kỳ trước.
- Phân loại, sắp xếp các thông tin, số liệu kế toán theo trình tự, có hệ thống và
có thể so sánh được.
1.1.2. Tổ chức công tác kế toán và nguyên tắc tổ chức công tác kế toán
1.1.2.1. Khái niệm tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp

Kế toán là một khoa học nhưng kế toán cũng là một nghệ thuật. Điều đó thể
hiện kế toán vừa sử dụng một số phương pháp khoa học để tính toán, ghi chép và xử
lý số liệu, vừa phụ thuộc rất nhiều vào người thực hiện để có kết quả đầu ra của hệ
thống kế toán. Do đó, vai trò của kế toán chỉ có thể phát huy khi biết kết nối giữa
những nguyên lý chung về kế toán với việc áp dụng những nguyên lý đó vào thực
tiễn công tác kế toán. Chất lượng thông tin kế toán phụ thuộc chủ yếu vào chất
lượng tổ chức. Vậy tổ chức công tác kế toán là gì?
Trên thực tế, có nhiều quan điểm khác nhau về tổ chức công tác kế toán như:
- Quan điểm thứ nhất: tổ chức công tác kế toán là vận dụng các phương pháp
kế toán trong mối liên hệ ràng buộc giữa các yếu tố cấu thành nên bản chất kế toán:
chứng từ kế toán, đối ứng tài khoản, tớnh giá, tổng hợp và cân đối kế toán.
- Quan điểm thứ hai: tổ chức công tác kế toán là tổ chức việc thực hiện các
chuẩn mực và các chế độ kế toán để phản ánh tình hình tài chính và kết quả hoạt
động sản xuất kinh doanh, tổ chức thực hiện chế độ kiểm tra kế toán, chế độ bảo
quản, lưu trữ tài liệu kế toán, cung cấp thông tin tài liệu kế toán và các nhiệm vụ
khác của kế toán.
Hai quan điểm này có ưu điểm là đề cao vai trò các phương pháp kế toán
trong mối quan hệ chặt chẽ từ khâu phát sinh nghiệp vụ kinh tế đến khi lập các báo
8
cáo tài chính và thể hiện được sự vận dụng một cách khoa học các phương pháp kế
toán vào thực tế. Tuy nhiên, nếu chỉ tổ chức việc vận dụng chế độ kế toán vào thực
tế tại một đơn vị cụ thể mà không tính đến nghệ thuật tổ chức thì hiệu quả của kế
toán sẽ không như mong muốn và có thể sẽ không đáp ứng được yêu cầu quản lý
ngày càng cao hiện nay.
- Quan điểm thứ ba: Xuất phát từ vai trò và nội dung của kế toán là khoa học
thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về tình hình hoạt động kinh tế, tài chính của
đơn vị, từ đó cho rằng, tổ chức công tác kế toán là tổ chức thực hiện các phương
pháp kế toán và tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với điều kiện về cơ sở vật chất và
tính chất hoạt động của đơn vị.
Quan điểm này có ưu điểm là đã kết hợp được việc thực hiện các phương pháp

kế toán thông qua việc phân công phân nhiệm cho các nhân viên kế toán thực hiện
theo từng phần hành kế toán cụ thể. Điều này vừa tạo ra nhận thức về trách nhiệm
của đội ngũ nhân viên kế toán, vừa tạo điều kiện cho việc vận dụng các phương
pháp kế toán được thực hiện tốt hơn ở đơn vị.
Từ những quan điểm trên, cho thấy tổ chức công tác kế toán ngoài việc tuân
thủ các nguyên tắc chung của khoa học tổ chức, còn phải gắn với đặc thù của hạch
toán kế toán. Bởi vậy, tổ chức công tác kế toán không chỉ là việc thực hiện các văn
bản pháp lý riêng cho kế toán đến từng đơn vị kế toán cơ sở mà còn bao hàm cả
nghệ thuật tổ chức các nhân viên kế toán trong bộ máy kế toán của đơn vị đó. Tổ
chức công tác kế toán trong doanh nghiệp là tổ chức việc sử dụng các phương pháp
kế toán để thực hiện việc ghi chép, phân loại, tổng hợp các nhiệm vụ kinh tế tài
chính phát sinh phù hợp với các chính sách chế độ hiện hành, phù hợp với đặc điểm
sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp, đảm bảo thực hiện tốt chức năng, nhiệm
vụ của kế toán.
Do vậy, theo tác giả quan điểm thứ ba thể hiện đầy đủ nhất nội dung của tổ
chức công tác kế toán trong doanh nghiệp. Tổ chức công tác kế toán là công tác tổ
chức nhân sự theo từng phần hành kế toán cụ thể của một đơn vị, trên cơ sở thực
hiện đầy đủ các nguyên tắc, phương pháp của kế toán nói riêng và các nguyên tắc tổ
9
chức kế toán nói chung trong đơn vị nhằm thu nhận, xử lý và cung cấp các thông tin
về hoạt động kinh tế tài chính ở đơn vị một cách nhanh nhất, đầy đủ và trung thực.
1.1.2.2. í nghĩa của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp.
Tổ chức công tác kế toán là một trong những nội dung quan trọng trong tổ
chức công tác quản lý ở doanh nghiệp. Với chức năng cung cấp thông tin và kiểm
tra các hoạt động kinh tế - tài chính trong doanh nghiệp nên công tác kế toán ảnh
hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả của công tác quản lý ở một doanh
nghiệp. Bên cạnh đú, nú cũn ảnh hưởng đến việc đáp ứng các yêu cầu quản lý khác
nhau của những người sử dụng thông tin kế toán ngoài doanh nghiệp. Cụ thể như
sau:
- Tổ chức công tác kế toán khoa học, hợp lý sẽ bảo đảm cho kế toán cung cấp

được những thông tin hữu ích, chính xác về hoạt động kinh tế, tài chính của doanh
nghiệp giúp cho các chủ doanh nghiệp, các nhà đầu tư, các cổ đông và các khách
hàng đưa ra các quyết định đầu tư kinh doanh có hiệu quả nhất.
- Tổ chức công tác kế toán khoa học, hợp lý sẽ giỳp cho doanh nghiệp có được
bộ máy kế toán gọn nhẹ, hoạt động có hiệu quả, góp phần làm tinh giản bộ máy
quản lý trong đơn vị, tăng hiệu suất lao động kế toán và hiệu lực của bộ máy quản
lý.
Vì vậy, tổ chức tốt công tác kế toán để phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất
kinh doanh của doanh nghiệp cũng như gắn với những yêu cầu quản lý cụ thể tại
doanh nghiệp có ý nghĩa quan trọng trong việc phát huy vai trò của kế toán và nâng
cao hiệu quả quản lý tại doanh nghiệp.
1.1.2.3. Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp
Để tổ chức công tác kế toán khoa học và hiệu quả việc tổ chức công tác kế
toán trong doanh nghiệp phải thực hiện theo các nguyên tắc cơ bản sau:
- Phải tuân thủ Luật kế toán và các Nghị định hướng dẫn thi hành Luật;
chuẩn mực kế toán, các chính sách chế độ, văn bản hướng dẫn về tài chính kế toán
và phù hợp với yêu cầu quản lý vĩ mô của Nhà nước.
10
Để đảm bảo kế toán thực sự trở thành công cụ quản lý, giám sát chặt chẽ, có
hiệu quả các hoạt động kinh tế, tài chính, thông qua đó cung cấp thông tin đầy đủ,
trung thực, kịp thời và tin cậy thì trong quá trình tổ chức công tác kế toán các đơn vị
cần phải tuân thủ hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về kế toán doanh nghiệp
của Việt Nam và vận dụng hợp lý vào điều kiện thực tế của doanh nghiệp mình.
- Phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, tổ chức quản lý, quy
mô và địa bàn hoạt động của doanh nghiệp.
Mỗi doanh nghiệp sản xuất có đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh
doanh, tổ chức quản lý sản xuất khác nhau. Do đó, không thể có một mô hình công
tác kế toán chung cho tất cả các doanh nghiệp. Để tổ chức tốt công tác kế toán
doanh nghiệp, đảm bảo phát huy đầy đủ vai trò, tác dụng của kế toán phải căn cứ
vào chức năng, nhiệm vụ, tính chất hoạt động, quy mô và địa bàn hoạt động của

doanh nghiệp.
- Phù hợp với trình độ nghiệp vụ chuyên môn và khả năng của đội ngũ cán
bộ quản lý và cán bộ kế toán của doanh nghiệp và khả năng trang bị các phương
tiện kỹ thuật hiện đại trong kế toán.
Trong thời đại hiện nay, cùng với sự phát triển của tin học, người ta đã sử
dụng máy vi tính vào công tác kế toán. Tuy nhiên, còn phụ thuộc vào điều kiện và
khả năng thực hiện của doanh nghiệp. Khi đó, tổ chức công tác kế toán trong điều
kiện thủ công và kế toán mỏy cú sự khác biệt nhau nhất định. Việc tổ chức công tác
kế toán trong điều kiện sử dụng máy vi tính vẫn phải tuân theo các nội dung và yêu
cầu của tổ chức công tác kế toán trong điều kiện kế toán thủ công, đồng thời từng
nội dung cụ thể có đặc điểm riêng phù hợp với việc ứng dụng công nghệ thông tin
hiện đại.
- Đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ và đáng tin cậy về toàn bộ
hoạt động kinh tế, tài chính ở doanh nghiệp.
Thông tin kế toán cung cấp là yêu cầu cần thiết đối với người quản lý cũng
như các đối tượng khác. Thông tin được cung cấp kịp thời, đầy đủ và đáng tin cậy
11
sẽ giúp cho các đối tượng sử dụng thông tin đưa ra những quyết định đúng đắn
trong mọi tình huống kinh doanh của đơn vị.
- Đảm bảo tính tiết kiệm và hiệu quả.
Tổ chức công tác kế toán ở đơn vị phải khoa học, hợp lý, bộ máy kế toán phải
gọn nhẹ, nâng cao năng suất lao động kế toán. Tổ chức công tác kế toán đảm bảo
chất lượng, hiệu quả cao, đồng thời phải tiết kiệm chi phí hạch toán cho đơn vị.
1.2. Nội dung tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp sản xuất
Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp là một trong những bộ phận
quan trọng trong hệ thống quản lý. Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp
luôn gắn liền với quy mô, trình độ quản lý và đặc điểm hoạt động sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp đó. Vì vậy, mỗi loại hình doanh nghiệp khác nhau thì nội
dung tổ chức công tác kế toán cũng khác nhau. Trong phạm vi nghiên cứu của Luận
văn, tác giả giới hạn việc nghiên cứu vào mô hình tổ chức công tác kế toán trong

các doanh nghiệp sản xuất, do đó không đề cập đến các loại hình doanh nghiệp
thương mại, doanh nghiệp xây lắp Do đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh
của các doanh nghiệp sản xuất có ảnh hưởng đến tổ chức công tác kế toán nên nội
dung chủ yếu về tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp sản xuất bao gồm:
1.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Tổ chức bộ máy kế toán là tổ chức về nhân sự để thực hiện việc thu thập, xử
lý và cung cấp thông tin kế toán cho các đối tượng kế toán khác nhau. Tổ chức bộ
máy kế toán trong các doanh nghiệp sản xuất là một nội dung quan trọng hàng đầu
trong tổ chức công tác kế toán ở doanh nghiệp, bởi vì chất lượng của công tác kế
toán phụ thuộc trực tiếp vào trình độ, khả năng thành thạo, đạo đức nghề nghiệp và
sự phân công, phân nhiệm hợp lý của các nhân viên trong bộ máy kế toán.
Để tổ chức bộ máy bộ máy kế toán ở đơn vị được khoa học và hợp lý các
doanh nghiệp sản xuất cần phải dựa vào các căn cứ sau:
- Căn cứ vào quy mô, phạm vi hoạt động của doanh nghiệp sản xuất, khả năng
và trình độ của nhân viên kế toán để xác định biên chế bộ máy kế toán, tổ chức các
12
phần hành kế toán theo các bộ phận kế toán trong bộ máy kế toán và bố trí, phân
công nhiệm vụ phù hợp với khả năng và trình độ của họ.
- Căn cứ vào mức độ phân cấp quản lý kinh tế, tài chính ở doanh nhiệp để lựa
chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán phù hợp.
- Căn cứ vào khả năng trang bị các phương tiện kỹ thuật hiện đại vào cụng tác
kế toán mà tổ chức hoạt động trong bộ máy kế toán của doanh nghiệp.
Nội dung tổ chức bộ máy kế toán bao gồm: xác định số lượng nhân viên cần
phải có; yêu cầu về trình độ nghề nghiệp; bố trí và phân công nhân viên kế toán
thực hiện các công việc cụ thể; xác lập mối quan hệ giữa các bộ phận kế toán với
nhau cũng như giữa các bộ phận kế toán với các bộ phận quản lý khỏc cú liờn quan.
Mỗi đơn vị phải tự xây dựng mô hình tổ chức bộ máy kế toán ở đơn vị mình.
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán ở doanh nghiệp sản xuất có thể lựa chọn theo một
trong ba hình thức tổ chức kế toán tập trung, phân tán hoặc vừa tập trung vừa phân
tán tuỳ theo vấn đề phân cấp quản lý tài chính, quy mô và địa bàn hoạt động của

từng doanh nghiệp sản xuất.
Về cơ bản việc tổ chức bộ máy kế toán trong các công ty thộp trờn địa bàn
tỉnh Thỏi Nguyờn có thể áp dụng một trong ba hình thức sau:
1.2.1.1. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung
Theo hình thức này, toàn doanh nghiệp chỉ tổ chức một phòng kế toán trung
tâm, còn ở các đơn vị phụ thuộc (Nhà máy, xí nghiệp thành viên) đều không có tổ
chức kế toán riêng. Mọi công việc kế toán đều được thực hiện tại phòng kế toán
trung tâm. Ở các đơn vị thành viên không có bộ phận kế toán riêng mà chỉ thực hiện
việc thu nhận và kiểm tra chứng từ ban đầu để định kỳ chuyển chứng từ về phòng
kế toán trung tâm.
Hình thức này có ưu điểm là công việc tổ chức bộ máy kế toán gọn nhẹ, tiết
kiệm, việc xử lý và cung cấp thông tin nhanh nhạy, đảm bảo sự lãnh đạo tập trung,
thống nhất, thuận lợi cho việc kiểm tra, giám sát và báo cáo kế toán, đồng thời
thuận tiện cho cơ giới hoá công tác kế toán. Tuy nhiên, nếu địa bàn hoạt động phân
tán, trình độ trang bị phương tiện kỹ thuật ghi chép, xử lý thông tin chưa cao thì
13
việc kiểm tra, giám sát ở các đơn vị trực thuộc về công tác kế toán sẽ bị hạn chế,
không kịp thời.
Hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung thường phù hợp với những doanh
nghiệp sản xuất có quy mô vừa và nhỏ, địa bàn hoạt động hẹp. Hình thức này không
phù hợp với doanh nghiệp sản xuất có quy mô lớn, địa bàn hoạt động sản xuất kinh
doanh ở nhiều địa phương. (Phụ lục 1.1)
1.2.1.2. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán
Theo hình thức này, công tác kế toán không những được thực hiện ở phòng
kế toán trung tâm (Văn phòng công ty) mà còn được thực hiện ở các đơn vị thành
viên (Nhà máy, xí nghiệp thành viên).
Phòng kế toán trung tâm thực hiện các phần hành kế toán phát sinh ở Văn
phòng công ty và công tác tài chính của doanh nghiệp, hướng dẫn và kiểm tra công
tác kế toán ở các đơn vị đơn vị thành viên, đồng thời thu nhận, kiểm tra báo cáo kế
toán của các đơn vị thành viên gửi lên để tổng hợp và lập ra các báo cáo chung cho

toàn công ty.
Ở các đơn vị thành viên thực hiện toàn bộ công tác kế toán phát sinh ở đơn
vị thành viên từ giai đoạn hạch toán ban đầu đến giai đoạn lập báo cáo kế toán trong
phạm vi đơn vị mình và định kỳ gửi báo cáo về phòng kế toán trung tâm.
Hình thức này có ưu điểm là tạo điều kiện cho việc kiểm tra, chỉ đạo công tác
kế toán ở các đơn vị trực thuộc được nhanh nhạy, kịp thời, đồng thời phát huy được
chức năng, vai trò của kế toán ở các đơn vị trực thuộc. Tuy nhiên, việc tổng hợp số
liệu, cung cấp thông tin, lập báo cáo toàn doanh nghiệp thường bị chậm, tổ chức bộ
máy kế toán cồng kềnh, phức tạp và tốn kém.
Hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán thường phù hợp với những doanh
nghiệp sản xuất có quy mô lớn, có nhiều đơn vị thành viên đóng ở nhiều địa phương
khác nhau, địa bàn hoạt động rộng. Doanh nghiệp lựa chọn hình thức này thường là
những doanh nghiệp đã phân cấp quản lý kinh tế, tài chính cho các đơn vị thành
viên ở mức độ cao. (Phụ lục 1.2)
1.2.1.3. Hình thức tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán
14
Theo hình thức này, tại Văn phòng công ty vẫn lập phòng kế toán trung tâm,
còn ở các đơn vị thành viên tuỳ thuộc vào quy mô, yêu cầu quản lý và trình độ cán
bộ quản lý mà có thể tổ chức công tác kế toán riêng hoặc không tổ chức kế toán
riêng. Đơn vị nào được tổ chức kế toán riờng thỡ được thành lập phòng kế toán để
thực hiện toàn bộ công việc kế toán phát sinh ở đơn vị mình để định kỳ lập báo cáo
kế toán về phòng kế toán trung tâm; còn đơn vị thành viên nào không tổ chức kế
toán riờng thỡ chỉ bố trí nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hướng dẫn hạch toán ban
đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ ban đầu để định kỳ chuyển chứng từ về phòng
kế toán trung tâm.
Phòng kế toán trung tâm thực hiện các phần hành kế toán phát sinh ở Văn
phòng công ty và ở các đơn vị đơn vị thành viên không có tổ chức kế toán riêng,
đồng thời thu nhận, kiểm tra báo cáo kế toán của các đơn vị thành viên gửi lên để
lập báo cáo kế toán chung cho toàn doanh nghiệp.
Hình thức tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán tạo điều kiện

tăng cường công tác kế toán ở các đơn vị thành viên cũng như toàn bộ doanh
nghiệp. Hình thức tổ chức công tác kế toán này thích hợp với các doanh nghiệp sản
xuất có quy mô lớn, có nhiều đơn vị đơn vị thành viên mà mức độ phân cấp quản lý
kinh tế khác nhau, quy mô và trình độ cán bộ quản lý khác nhau, địa bàn hoạt động
rộng, vừa tập trung vừa phân tán. Hình thức này khắc phục được những hạn chế của
hai hình thức trên. (Phụ lục 1.3)
Tuy nhiên, việc tổ chức bộ máy kế toán ngoài việc phụ thuộc vào quy mô
của doanh nghiệp còn phụ thuộc vào hình thức sở hữu của doanh nghiệp nên có thể
có những doanh nghiệp chỉ có một hoặc hai, ba nhân viên kế toán và không đặt ra
chức vụ kế toán trưởng và cũng có những doanh nghiệp chỉ thuê dịch vụ kế toán
theo quy định của pháp luật.
Mỗi hình thức tổ chức công tác kế toán đều có ưu, nhược điểm riêng, vì vậy
cần phải lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán phù hợp với tình hình và thực
trạng tổ chức hoạt động kinh tế, tài chính của doanh nghiệp để xây dựng mô hình bộ
máy kế toán thích hợp. Lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán thích hợp nhằm
15
thu nhận, xử lý hệ thống hoá và cung cấp được đầy đủ, kịp thời toàn bộ thông tin về
hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh, tình hình biến động tài sản, nguồn vốn, chi
phí, doanh thu và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Lựa
chọn hình thức tổ chức công tác khoa học, hợp lý sẽ làm giảm bớt khối lượng công
tác kế toán, tiết kiệm được chi phí, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh…Điều
đó có ý nghĩa quan trọng và tác động quyết định đến hiệu quả và chất lượng của
công tác kế toán, giúp cho việc tổ chức công tác kế toán thực hiện được đầy đủ chức
năng, nhiệm vụ của kế toán, qua đó phát huy được vai trò của kế toán trong quản lý
kinh tế, tài chính ở doanh nghiệp.
1.2.2. Tổ chức hệ thống thông tin kế toán
Thông tin kế toán là thông tin số lượng, chủ yếu là số liệu bằng tiền phản ánh
toàn bộ hoạt động kinh tế, tài chính của doanh nghiệp trong quá trình hoạt động sản
xuất kinh doanh. Mục đích của kế toán là cung cấp thông tin, vì vậy tổ chức công
tác kế toán trong doanh nghiệp sản xuất là tổ chức thu nhận, hệ thống hoá - xử lý và

cung cấp thông tin về toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh ở doanh nghiệp phục
vụ cho quản lý kinh tế - tài chính. Cụ thể như sau:
1.2.2.1. Tổ chức vận dụng và luân chuyển chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế,
tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán là tổ chức việc ban hành, ghi
chép chứng từ, kiểm tra, luân chuyển và lưu trữ tất cả các loại chứng từ kế toán sử
dụng trong doanh nghiệp nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin, kiểm tra
thông tin đó phục vụ cho việc ghi sổ kế toán và tổng hợp kế toán.
Tổ chức chứng từ kế toán có ý nghĩa rất quan trọng trong quản lý kinh tế - tài
chính của các doanh nghiệp. Điều đó được thể hiện ở các mặt sau:
- Thứ nhất, về quản lý: Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi chép
trên chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán là phương tiện thông tin nhanh chóng cho
công tác lãnh đạo nghiệp vụ ở đơn vị hạch toán và phân tích kinh tế. Việc ghi chép
16
kịp thời nghiệp vụ kinh tế phát sinh có ý nghĩa quan trọng trong việc cung cấp
thông tin cho lãnh đạo để đưa ra các quyết định quản lý phù hợp.
- Thứ hai, về kế toán: Chứng từ kế toán là căn cứ ghi sổ kế toán, mọi nghiệp
vụ kinh tế phát sinh phải được chứng từ hợp lệ chứng minh mới có giá trị ghi sổ,
đồng thời tổ chức chứng từ kế toán tạo điều kiện cho việc mó hoỏ thông tin và áp
dụng máy vi tính trong công tác kế toán.
- Thứ ba, về pháp lý: Thông qua việc lập chứng từ kế toán để kiểm tra tính
hợp pháp, hợp lý của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh; phát hiện những vi phạm về
chính sách chế độ, thể lệ của Nhà nước; những hành vi tham ô, lãng phí tài sản để
ngăn chặn kịp thời. Chứng từ kế toán là cơ sở để xác định người chịu trách nhệm
vật chất liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Vì vậy, tổ chức tốt chứng từ
kế toán sẽ nâng cao tính pháp lý và kiểm tra của thông tin kế toán ngay từ giai đoạn
đầu của công tác kế toán.
Để phát huy vai trò, tác dụng của chứng từ kế toán trong doanh nghiệp sản
xuất cần phải tổ chức chứng từ kế toán khoa học và hợp lý. Muốn vậy, phải đảm

bảo các yêu cầu sau:
- Căn cứ vào Luật kế toán, Nghị định 129/2004/NĐ-CP ngày 31/05/2004 của
Chính phủ, các văn bản pháp luật khác có liên quan đến chứng từ kế toán và các
quy định trong Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 để tăng cường
tính pháp lý của chứng từ, bảo đảm cho chứng từ là căn cứ pháp lý để ghi sổ kế toán
và thông tin kinh tế.
- Căn cứ vào quy mô sản xuất kinh doanh, trình độ tổ chức quản lý để xác
định số lượng, chủng loại chứng từ thích hợp. Thông thường có quan hệ tỷ lệ về
quy mô sản xuất, trình độ quản lý và chủng loại chứng từ, nếu quy mô sản xuất lớn,
trình độ quản lý cao sẽ cần nhiều loại chứng từ hơn để ghi chép nhiều loại nghiệp
vụ kinh tế và bảo đảm thông tin nhanh cho quản lý.
- Căn cứ vào yêu cầu quản lý tài sản và các thông tin về tình hình biến động
tài sản để tổ chức sử dụng chứng từ thích hợp và luân chuyển giữa các bộ phận liên
quan.
17
- Căn cứ vào nội dung và đặc điểm của từng loại chứng từ cũng như yêu cầu
quản lý tài sản khác nhau mà có quy trình luân chuyển chứng từ khác nhau. Ví dụ:
trình tự luân chuyển chứng từ tiền mặt sẽ khác với luân chuyển chứng từ về bán
hàng qua kho ở doanh nghiệp sản xuất.
Tổ chức chứng từ kế toán trong doanh nghiệp sản xuất gồm tổ chức lập chứng
từ, kiểm tra và xử lý chứng từ, sử dụng chứng từ để ghi sổ kế toán, bảo quản và lưu
trữ chứng từ. Cụ thể như sau:
- Tổ chức lập chứng từ kế toán
Lập chứng từ là khâu đầu tiên của quy trình kế toán, nó có ảnh hưởng trực tiếp
đến chất lượng của công tác kế toán. Do đó, chứng từ kế toán chỉ được lập một lần
cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy
đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu thống nhất trong chế độ
chứng từ kế toán. Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có quy định mẫu thì
doanh nghiệp được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải có đầy đủ các nội dung quy
định tại Luật kế toán.

Chứng từ kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp bao gồm 37 mẫu theo Quyết
định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006. Ngoài ra cũn cỏc chứng từ kế toán ban
hành theo các văn bản pháp luật khác.
Mẫu chứng từ kế toán hiện hành bao gồm: chứng từ bắt buộc và chứng từ
hướng dẫn. Chứng từ kế toán bắt buộc là những chứng từ kế toán phản ánh quan hệ
kinh tế giữa các pháp nhân. Chứng từ kế toán hướng dẫn là những chứng từ thường
được sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp. Đối với chứng từ điện tử phải có đủ các
nội dung quy định của chứng từ kế toán và phải được mó hoỏ bảo đảm an toàn dữ
liệu điện tử trong quá trình xử lý, truyền tin và lưu trữ.
Chứng từ kế toán sử dụng để ghi các nghiệp vụ kinh tế phải có đầy đủ các yếu
tố cơ bản cần thiết của chứng từ. Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy
định. Tuỳ theo yêu cầu quản lý từng loại tài sản mà chứng từ được lập thành một
liên hay nhiều liên. Khi chứng từ đã được lập xong phải có đầy đủ chữ ký của
những người có liên quan xác nhận nghiệp vụ đã được hoàn thành.
18
- Tổ chức kiểm tra và xử lý chứng từ
Chứng từ kế toán trước khi ghi sổ phải được kiểm tra chặt chẽ. Kiểm tra
chứng từ cần xem xét các nội dung như: Các yếu tố của chứng từ, chữ ký của những
người có liên quan, tính chính xác của số liệu trên chứng từ. Trong quá trình kiểm
tra nếu phát hiện có sự sai sót hoặc gian lận thì người lập chứng từ phải tiến hành
hoàn chỉnh chứng từ hoặc có biện pháp xử lý phù hợp. Vì vậy, cần phải thực hiện
nghiêm túc việc kiểm tra chứng từ trước khi ghi sổ kế toán.
Việc kiểm tra chứng từ có ý nghĩa rất quan trọng để đảm bảo tớnh chớnh xỏc
của thông tin kế toán và ngay từ khâu này đã có thể phát hiện những sai sót hoặc
những dấu hiệu lợi dụng chứng từ.
- Tổ chức quá trình sử dụng chứng từ để ghi sổ kế toán
Chứng từ sau khi kiểm tra và hoàn chỉnh được sử dụng để thông tin kinh tế
và ghi sổ kế toán. Việc ghi vào sổ kế toán phụ thuộc hình thức tổ chức sổ kế toán.
Căn cứ vào nội dung kinh tế của các nghiệp vụ, kế toán tiến hành phân loại
chứng từ phù hợp với việc quản lý tài sản của doanh nghiệp, theo từng loại nghiệp

vụ, theo tính chất các khoản chi phí, theo từng địa điểm phát sinh hoặc theo đối
tượng chịu chi phí…tổng hợp số liệu rồi định khoản ghi vào sổ kế toán liên quan.
Trong doanh nghiệp sản xuất thường sử dụng các loại chứng từ chủ yếu như: Chứng
từ kế toán về tiền mặt; tiền gửi ngân hàng; vật tư; bán hàng; tài sản cố định; lao
động tiền lương…
Trong điều kiện hiện nay, nhờ có những tiến bộ kỹ thuật trong lĩnh vực tin
học mà việc ghi chép chứng từ kế toán vào sổ kế toán có thể thực hiện bằng máy vi
tính. Như vậy, bằng việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán đã
nâng cao tính chính xác, kịp thời của thông tin kế toán, giảm bớt thời gian ghi sổ và
tổng hợp kế toán, từ đó nâng cao hiệu suất của công tác kế toán.
- Tổ chức bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán
Bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán là một bộ phận của bảo quản và lưu trữ
tài liệu kế toán. Chứng từ là căn cứ pháp lý để ghi sổ kế toán, căn cứ pháp lý cho
mọi thông tin kinh tế, đồng thời là tài liệu lịch sử của doanh nghiệp. Vì vậy, sau khi
19
ghi s k toỏn v kt thỳc k k toỏn, chng t c chuyn sang lu tr, bo qun
mt cỏch khoa hc, hp lý nhm m bo an ton, trỏnh mt mỏt v tin cho vic
tra cu khi cn thit. Khi ht thi hn lu tr theo quy nh, chng t c em ra
hu.
phc v cho vic thu thp thụng tin cho mc tiờu qun lý, doanh nghip
sn xut cũn cn phi thit k mt s chng t hng dn phn ỏnh cỏc nghip v
kinh t ni sinh trong ni b doanh nghip.
Vớ d: phc v cho k toỏn qun tr chi phớ, giỏ thnh sn phm cỏc doanh
nghip sn xut cú th thit k thm cc chng t nh: Phiu chi phớ nh mc giỏ
thnh n v, Phiu xut nguyờn vt liu vt nh mc, Phiu theo dừi lao ng
i vi cụng nhõn trc tip, Chi phớ nguyờn vt liu trc tip, chi phớ nhõn cụng
trc tip
Cỏc giai on trờn ca chng t k toỏn cú mi quan h mt thit vi nhau: t
lp chng t theo cỏc mu biu quy nh n kim tra chng t, ghi s k toỏn v
bo qun, lu tr chng t k toỏn. Quỏ trỡnh vn ng ny c gi l chng

trỡnh luõn chuyn chng t.
Nh vy, luõn chuyn chng t l con ng c thit lp trc cho quỏ
trỡnh vn ng ca chng t nhm phỏt huy y chc nng thụng tin v kim tra
ca k toỏn. Do chng t cú nhiu loi vi c tớnh luõn chuyn khỏc nhau nn cc
giai on c th ca quỏ trỡnh luõn chuyn cng khỏc nhau nhng cú th khỏi quỏt
trỡnh t luõn chuyn chng t nh sau:
L ậ p c h ứ n g t ừ
G h i s ổ k ế
t o á n
K i ể m
t r a c h ứ n g
t ừ
B ả o q u ả n ,
l u t r ữ
c h ứ n g t ừ
S 1.1. Trỡnh t luõn chuyn chng t
Chng t k toỏn l khi im ca cụng tỏc k toỏn v l c s ghi vo s
sỏch k toỏn, to iu kin cho vic phn ỏnh v cung cp thụng tin k toỏn mt
cỏch khỏch quan v chớnh xỏc. T chc tt chng t k toỏn s nõng cao tớnh phỏp
20
lý và độ tin cậy của thông tin kế toán, tăng cường chức năng thông tin và kiểm tra
của kế toán, đồng thời rút ngắn thời gian luân chuyển chứng từ tạo điều kiện tốt cho
hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
1.2.2.2. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán ở doanh nghiệp.
Tài khoản kế toán là một phương pháp kế toán phân loại các đối tượng kế toán
để phản ánh và kiểm tra thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình hiện có và sự
vận động của đối tượng kế toán.
Hệ thống tài khoản kế toán là bảng kờ cỏc tài khoản kế toán dùng cho đơn vị
kế toán. Hệ thống tài khoản kế toán gồm nhiều tài khoản khác nhau để phản ánh về
tài sản và nguồn vốn, về doanh thu, chi phí và kết quả.

Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán là xây dựng một mô hình thông tin nhằm
cung cấp những thông tin tổng quát về quá trình tái sản xuất diễn ra ở mỗi đơn vị
kinh tế. Mô hình thông tin này được xác lập trên một hệ thống tài khoản cụ thể do
người tổ chức kế toán xây dựng để hệ thống hoá thông tin kế toán một cách chi tiết
trong nội bộ doanh nghiệp.
Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán ở doanh nghiệp sản xuất phải
đáp ứng các yêu cầu sau:
- Đảm bảo phản ánh, hệ thống hoá đầy đủ, cụ thể mọi nội dung đối tượng kế
toán, mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong đơn vị;
- Phù hợp với những quy định thống nhất của Nhà nước và các văn bản hướng
dẫn thực hiện của cơ quan quản lý cấp trên;
- Phù hợp với đặc điểm, tính chất hoạt động, trình độ phân cấp quản lý kinh tế,
tài chính của đơn vị;
- Đảm bảo mối quan hệ với các chỉ tiêu báo cáo tài chính;
- Đáp ứng yêu cầu xử lý thông tin trên máy vi tính và thoả mãn nhu cầu thông
tin cho các đối tượng sử dụng;
Để đáp ứng yêu cầu quản lý kinh tế, tài chính trong nền kinh tế thị trường
mở cửa, từng bước hoà nhập với các chuẩn mực, thông lệ phổ biến của kế toán các
nước, hiện nay hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp đang áp dụng cho tất cả các
21
doanh nghip theo Quyt nh s 15/2006/Q-BTC ngy 20/03/2006 c phõn
thnh 9 loi (T loi 1 n loi 9) trong Bng cõn i k toỏn, gm 86 ti khon cp
1, 120 ti khon cp 2 v 1 loi ti khon ngoi Bng cõn i k toỏn (loi 0 gm 6
ti khon) (Ph lc 1.4)
H thng ti khon k toỏn doanh nghip do Nh nc ban hnh c quy
nh chung cho nhiu loi hỡnh doanh nghip khỏc nhau, vỡ vy cỏc doanh nghip
sn xut cn c vo tỡnh hỡnh c th ca doanh nghip mỡnh nghiờn cu, la
chn cỏc ti khon k toỏn phự hp hỡnh thnh mt h thng ti khon cho n
v mỡnh.
Vớ d: Trong doanh nghip sn xut cn thit phi s dng cc nhỳm ti khon

sau: Nhúm ti khon tớnh giỏ thnh h thng hoỏ nhng chi phớ ca mt quỏ trỡnh
sn xut nht nh; Nhúm ti khon phõn phi d toỏn tp hp v phõn phi cỏc
khon chi phớ m thc t phỏt sinh v thi gian phỏt huy tỏc dng ca nú i vi
quỏ trỡnh sn xut kinh doanh khụng phự hp nhau; Nhúm ti khon tớnh kt qu
nghip v phn ỏnh v tớnh kt qu kinh doanh ca mt quỏ trỡnh sn xut ca
doanh nghip
Cỏc ni dung c bn c quy nh trong h thng ti khon bao gm: loi ti
khon, tờn gi ti khon, s lng ti khon, s hiu ti khon, cụng dng v ni
dung phn ỏnh vo tng ti khon, mt s quan h i ng ch yu gia cỏc ti
khon cú liờn quan. Cu trỳc h thng ti khon k toỏn doanh nghip nh sau:
S 1.2. Cấu trỳc h thng ti khon k toỏn doanh nghip
T chc vn dng ỳng n h thng ti khon k toỏn trờn c s phự hp vi
tỡnh hỡnh thc t ca doanh nghip sn xut cho phộp thc hin phn ỏnh v giỏm
22
Hệ thống t i
khoản kế toán
phân thành 9
loại tài khoản
Mỗi loại tài
khoản bao gồm
một số các tài
khoản
Các tài khoản
này có thể bao
gồm một số tiểu
khoản gọi là
cấp 1, cấp 2
Các doanh
nghiệp đợc
phép thiết lập

tài khoản cấp
3 trở lên
đốc một cách thường xuyên, liên tục và có hệ thống từng đối tượng kế toán riêng
biệt trong quá trình hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp đó.
1.2.2.3. Tổ chức thực hiện chế độ sổ kế toán ở doanh nghiệp.
Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh
tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên
quan đến doanh nghiệp. Như vậy, sổ kế toán là vật mang thông tin, là công cụ để
tập hợp và hệ thống hoá những thông tin ban đầu từ các chứng từ kế toán làm cơ sở
cho việc soạn thảo các báo cáo kế toán .
Tổ chức thực hiện hệ thống sổ kế toán ở doanh nghiệp là việc xác định số
lượng các loại sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, kết cấu từng loại sổ với nội
dung, trình tự ghi sổ để ghi chép, phân loại, xử lý thông tin về các nghiệp vụ kinh
tế, tài chính từ các chứng từ gốc vào các sổ kế toán với báo cáo kế toán, nhằm phục
vụ cho việc xác lập báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị cũng như phục vụ
cho việc kiểm tra, kiểm soát từng quá trình hoạt động của doanh nghiệp.
Tổ chức hệ thống sổ kế toán là một nghệ thuật vận dụng hệ thống tài khoản kế
toán. Tổ chức hợp lý hệ thống sổ kế toán có ý nghĩa vô cùng quan trọng, tạo điều
kiện nâng cao năng suất lao động của cán bộ kế toán, hạn chế các trường hợp trùng
lắp trong ghi sổ, đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ và chính xác các thông tin cho
lãnh đạo cũng như lập các báo cáo kế toán.
Các doanh nghiệp sản xuất phải căn cứ vào các yếu tố sau để tổ chức chế độ
sổ kế toán của đơn vị mình như:
- Đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, tính chất của hoạt động
kinh tế, tài chính; quy mô đơn vị và khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Yêu cầu và trình độ quản lý của doanh nghiệp, yêu cầu tổng hợp, cung cấp
thông tin lập báo cáo tài chính và quản trị doanh nghiệp.
- Trình độ nghiệp vụ và năng lực của cán bộ kế toán.
- Điều kiện trang bị, sử dụng các trang bị kỹ thuật ghi chép, xử lý, tổng hợp
thông tin hiện có của doanh nghiệp.

23
Doanh nghiệp được lựa chọn một hệ thống sổ kế toán áp dụng tại đơn vị căn
cứ vào hệ thống sổ kế toán do Bộ Tài chính quy định và cụ thể hoỏ cỏc sổ kế toán
đã chọn để phục vụ yêu cầu kế toán của đơn vị. Tuy nhiên, để đáp ứng yêu cầu kế
toán quản trị doanh nghiệp phải bổ sung một số chỉ tiêu cần thiết hoặc quy định cụ
thể việc ghi sổ kế toán theo mục tiêu của kế toán quản trị. Ngoài ra, doanh nghiệp
cần thiết kế thêm một số sổ kế toán chi tiết theo bộ phận, theo nhóm ngành hàng,…
Đơn vị kế toán được ghi sổ kế toán bằng tay hoặc ghi sổ kế toán bằng máy vi
tính. Trường hợp ghi sổ bằng tay phải theo một trong các hình thức kế toán và mẫu
sổ kế toán theo Quyết định số 15/2006/QĐ/BTC ngày 20/03/2006. Trường hợp ghi
sổ kế toán bằng máy vi tính thì doanh nghiệp được lựa chọn mua hoặc tự xây dựng
hình thức kế toán trên máy vi tính cho phù hợp.
Bắt đầu niên độ kế toán phải mở sổ kế toán mới. Sổ kế toán phải ghi rõ tên
doanh nghiệp; tên sổ; ngày, tháng, năm lập sổ và khoá sổ; chữ ký của người lập sổ,
kế toán trưởng, chữ ký của thủ trưởng và đóng dấu của đơn vị. Sổ phải được đánh
số trang và đóng dấu giáp lai giữa hai trang liền nhau. Sổ kế toán phải ghi kịp thời,
rõ ràng, đầy đủ theo các nội dung của sổ. Cuối kỳ hoặc cuối niên độ phải khoá sổ kế
toán trước khi lập báo cáo tài chính. Trong các trường hợp khác cần thiết như kiểm
kê tài sản, kiểm toán, giải thể, sáp nhập,…kế toán cũng phải tiến hành cộng sổ, tính
toán số phát sinh, tính số dư cuối kỳ trờn cỏc tài khoản.
Kết thúc niên độ kế toán, sau khi đã hoàn tất công việc kế toán (ghi sổ, kiểm
tra, đối chiếu, khoá sổ và cung cấp số liệu cho việc lập báo cáo tài chính) đơn vị
phải sắp xếp, phân loại, gói buộc liệt kê ngoài gói, lập danh mục sổ kế toán lưu trữ
và đưa vào lưu trữ theo quy định hiện hành của Nhà nước.
Theo Chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành thỡ cú 5 hình thức tổ chức sổ kế
toán (hình thức kế toán) được quy định: Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái; Hình
thức kế toán Chứng từ ghi sổ; Hình thức kế toán Nhật ký chung; Hình thức Nhật ký
- Chứng từ; Hình thức kế toán trên máy vi tính. Căn cứ vào quy mô và đặc điểm
hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp sản xuất đó để lựa chọn một hình
thức kế toán phù hợp. Đối với các doanh nghiệp sản xuất có quy mô lớn lựa chọn

24
hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái là không phù hợp mà nên lựa chọn một trong bốn
hình thức kế toán sau đây:
a. Hình thức kế toán Nhật ký chung
Hình thức kế toán Nhật ký chung có những đặc điểm cơ bản là tất cả các
nghiệp vụ kinh tế tài chớnh phát sinh đều phải ghi vào Sổ Nhật ký, trọng tõm là
Nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ
đó, sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát
sinh.
Các sổ kế toán sử dụng trong hình thức kế toán Nhật ký chung gồm sổ Nhật
ký chung, Nhật ký đặc biệt, Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Trình tự ghi sổ thể
hiện thông qua phụ lục 1.5.
Ưu điểm của hình thức kế toán này là rõ ràng, dễ hiểu, mẫu sổ đơn giản,thuận
tiện cho việc cơ giới hoá công tác kế toán. Tuy nhiên, hình thức kế toán này có
nhược điểm là việc ghi chép trùng lắp.
Hình thức kế toán Nhật ký chung thường được áp dụng cho các đơn vị có quy
mô vừa, khối lượng các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh không nhiều và sử
dụng máy vi tính trong công tác kế toán.
b. Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ có những đặc điểm cơ bản là các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh được phản ảnh trên chứng từ kế toán đều được phân loại, tổng hợp
và lập chứng từ ghi sổ, sau đó sử dụng Chứng từ ghi sổ để ghi vào các sổ kế toán
tổng hợp liên quan. Việc ghi sổ theo trình tự thời gian tách rời việc ghi sổ theo hệ
thống trên hai sổ tổng hợp riêng biệt là Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và Sổ Cái.
Các sổ kế toán sử dụng trong hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm Sổ đăng
ký chứng từ ghi sổ; Sổ Cái; các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Trình tự ghi sổ thể hiện
thông qua phụ lục 1.6
Ưu điểm của hình thức kế toán này là kết cấu mẫu sổ, cách ghi sổ đơn giản, dễ
làm, dễ hiểu, dễ phân công lao động kế toán trong việc ghi sổ kế toán. Quan hệ
kiểm tra đối chiếu số liệu chặt chẽ, đảm bảo tính chính xác của việc ghi sổ kế toán,

25