PHÂN TÍCH THEO 6 THUỘC TÍNH CỦA CƠ CẤU TỔ CHỨC của siêu thị MEDIA

SIÊU THỊ ĐIỆN MÁY E-MEDIA
I.SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC
II.PHÂN TÍCH THEO 6 THUỘC TÍNH CỦA CƠ CẤU TỔ CHỨC:
1. Chuyên môn hóa
Công ty có hội đồng quản trị gồm 3 người, một ban giám đốc với một
giám đốc và một phó giám đốc. Tất cả các phòng ban đều trực thuộc sự quản
lý của ban giám đốc.
Các phòng ban được bố trí chuyên môn hóa, do đó phát huy được tối
đa được năng lực hoạt động chuyên môn.
Ưu điểm:
- Công ty đã kết hợp được chuyên môn hóa và tổng hợp hóa một cách
linh hoạt.
- Nhờ tổng hợp hóa mà ban giám đốc đã quản lý được tổng thể mọi họa
động của công ty.
- Các nhiệm vụ phức tạp của công ty trở thành những hoạt động đơn
giản hơn trong từng chuyên môn, chúng mang tính độc lập tương đối
và giao chúng cho các bộ phận của công ty.
- Mỗi bộ phận chỉ chịu trách nhiệm trong lĩnh vực mình hoạt động, đi sâu
vào nghiên cứu chuyên môn do đó tăng chất lượng và hiệu quả hoạt
động.
- Nhờ chuyên môn hóa mà công ty có rất nhiều các phòng ban chức năng
với các chuyên môn khác nhau tạo điều kiện cho nhân viên công ty có
thểlựa chọn cho họ những công việc và những vị trí phù hợp với năng
lực của họ.
Nhược điểm:
- Ban giám đốc chỉ có 2 người nhưng phải đảm nhận khối lượng công
việc quá lớn dẫn đến tình trạng quản lý không hiệu quả, một số công
việc bị xao nhãng không được quan tâm giải quyết một cách đúng mức.
2. Hình thành các bộ phận
Công ty tổ chức theo mô hình cơ cấu chức năng, thống nhất từ trên
xuống.

Ưu điểm:
- Phát huy ưu thế của chuyên môn ngành nghề, mỗi bộ phận trong công
ty phát huy được sức mạnh của mình đặc biệt bộ phận nhà máy phát
huy được năng lực của mình.
- Đơn giản hóa việc đào tạo, các bộ phận có kế hoạch đòa tạo mới và
nâng cao cho trình độ nhân viên bộ phận mình. Tạo điều kiện cho giám
đốc kiểm tra chặt chẽ hoạt động của các bộ phận.
Nhược điểm
- Sự phối hợp hành động của các phòng ban chức năng trong công ty
chưa được chặt chẽ.
- Sự chuyên môn hóa chưa cao nhưng đã làm hạn chế việc phát triển đội
ngũ cán bộ quản trị chung cho công ty, các trưởng phòng, chỉ giỏi
trong lĩnh vực của mình tuy nhiên năng lực về quản trị chung công ty
còn những hạn chế. Họ chỉ chịu trách nhiệm trong chức năng của mình
đồng thời trong quá trình phối hợp còn nhiều hạn chế, tình trạng đổ
lỗi, trách nhiệm về vấn đề thực hiện mục tiêu chung của tổ chức cho
cấp lãnh đạo cao nhất.
3. Tầm quản lý – cấp quản lý
Ưu điểm:
- Số cấp trong công ty khá hợp lý. Về phạm vị quản lý ở ban giám đốc thì
công việc khá nhiều nhưng nó tọa điều kiện cho việc quản lý hiệu quả,
kiểm soát tốt, nâng cao được kết quả hoạt động. Do đó việc quản lý các
phòng ban của ban giám đốc ít khó khăn, công việc rõ ràng, không bị
chồng chéo.
Nhược điểm
- Tuy nhiên về tầm kiểm soát của ban giám đốc quá rộng, ngoài việc
quản lý công việc của công ty do các phòng báo cáo, ban giám đốc còn
phải quản lý thêm 2 chi nhánh.
- Việc ban giám đốc phải làm quá nhiều việc như vậy sẽ làm giảm hiệu
quả, chậm tiến độ công việc. Cần có giải pháp khắc phục ngay hạn chế

này.
4. Mối quan hệ quyền hạn trách nhiệm
Cơ cấu tổ chức của công ty sử dụng cả 3 loại quyền hạn: trực tuyến,
chức năng và tham mưu.
Ưu điểm
- Mối quan hệ quyền hạn trực tuyến giữa cấp trên và cấp dưới được trải
dài từ hội đồng quản trị tới giám đốc, phó giám đốc tiếp đến các phòng
ban. Công ty sử dụng mô hình quyền hạn theo nguyên lý thứ bậc, trực
tiếp nhận nhiệm vụ và báo cáo cho cấp trên trực tuyến của mình.
- Mối quan hệ quyền hạn chức năng là các phó giám đốc nhận ủy quyền
chức năng từ giám đốc công ty thực hiện các nhiệm vụ như: thực hiện
các nhiệm vụ như hỗ trợ, giám sát các dự án, các chi nhánh của công
ty.
- Còn quyền hạn tham mưu sử dụng đa phần các bộ phận trong cơ cấu
nhưng nổi bật nhất là tham mưu của các phó giám đốc với giám đốc
của công ty. Giúp các giám đốc có thể ra các quyết định dễ dàng.
Nhược điểm
- Việc sử dụng quyền hạn tham mưu cần đảm bảo toàn diện hơn nữa,
Phó giám đốc cần đưa ra các giải pháp cho giám đốc lựa chọn vì giám
đốc quá nhiều việc.
- Cần khuyến khích việc sử dụng quyền hạn tham mưu để nó trở thành
thông lệ trong đời sống công ty.
- Quyền hạn và trách nhiệm của các phó giám đốc khá mờ nhạt họ chỉ có
quyền hạn trong lĩnh vực hoạt động của mình, trong khi đó quyền lực
tập trung ở giám đốc. Vì vậy cần trao thêm quyền cho phó giám đốc để
giám đốc được san sẻ công việc và các phó giám đốc cũng phát huy
được năng lực của mình.
5. Tập trung và phi tập trung
Trong công ty thì tính chất tập trung của cơ cấu thể hiện khá rõ.
Quyền lực tập trung ở hội đồng quản trị và tập trung cáo nhất ở giám đốc

công ty.
Ưu điểm
- Tạo sự nhất quán trong đường lối chính sách trong hoạt động cong ty,
cấp trên có thể kiểm soát dễ dàng các hoạt động của cấp dưới ban
giám đốc, có thể điều động nguồn lực dễ dàng để thực hiện các nhiệm
vụ.
Nhược điểm
- Do tính chất tập trung quyền lực dẫn tới làm giảm sự quan trọng và
tính tích cực, khả năng sáng tạo của các quản lý thấp hơn. Đôi khi ban
giám đốc phải bận bịu với những quyết định tác nghiệp làm cho công
việc căng thẳng, làm giảm thời gian cho các hoạt động chiến lược của
công ty.
6. Phối hợp
- Việc phối hợp giữa các phòng ban và bộ phận công ty còn nhiều hạn
chế. Do có sự kiểm soát chặt chẽ của ban giám đốc nên việc phối hợp có
nhiều bước tiến tuy nhiên cơ chế vẫn còn rất yếu
- Việc điều động để phối hợp khá dễ nhưng phối hợp chưa cao. Đó là sự
chồng chéo các nhiệm vụ, không thống nhất nhiệm vụ, việc trao đổi
thông tin còn ít và kém hiệu quả.
- Việc xây dựng các kênh thông tin dọc ngang là rất cần thiết nó sẽ làm
cho thông tin thông suốt giữa các bộ phận và ban giám đốc có thể dễ
dàng kiểm tra, giám sát, thúc đẩy cơ chế phối hợp.
- Văn hóa công ty chưa thực sự là sợi dây gắn kết các thành viên trong
công ty.
II. ĐÁNH GIÁ VÀ NÊU PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN
1. Đánh giá
Qua việc tìm hiểu và phân tích tình hình cơ cấu tổ chức của công ty
Media, ta nhận thấy những thành quả đạt được của công ty là tổ chức theo
mô hình cơ cấu chức năng phù hợp với quy mô và đặc điểm hoạt động kinh
doanh của doanh nghiệp, đảm bảo thực hiện triệt để chế độ một thủ trưởng

trong lãnh đạo từ đó đề cao trách nhiệm cá nhân, thúc đẩy mọi người làm
việc với tinh thần trách nhiệm cao, góp phần nâng cao hiệu quả trong công
tác điều hành. Cơ cấu của công ty hiện nay về cơ bản đảm bảo các phòng ban
làm việc đáp ứng chuyên môn hóa, công việc được diễn ra nhanh hơn. Sự
phân chia nhiệm vụ, quyền hạn, chức năng đã rõ ràng, tạo điều kiện cho việc
thực hiện nhiệm vụ tốt nhất, đảm bảo cho các hoạt động kinh doanh của công
ty được diễn ra liên tục và đạt hiệu quả cao.
Bên cạnh những thành quả đạt được, cơ cấu tổ chức của công ty Media
còn hạn chế cần khắc phục là: nhiệm vụ của ban giám đốc quá nặng dẫn tới
tình trạng quá tải trong công việc, giám đốc thường xuyên phải làm thêm giờ
để giải quyết công việc; phòng kinh doanh: vừa phụ trách việc nghiên cứu thì
trường vừa lập kế hoạch kinh doanh… lại khiêm thêm nhiệm vụ về xuất nhập
khẩu hàng hóa của công ty, dẫn đến tình trạng quá tải trong công việc, các
nhân viên kinh doanh thường xuyên phải làm thêm giờ để đáp ứng yêu cầu
công việc.
Vì vậy việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty là vấn đề quan trọng
và khá cấp thiết ảnh hưởng trực tiếp đến tình hình sản xuất kinh doanh của
công ty.
2. Một số phương hướng hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty
Xác định một cách cụ thể, rõ ràng chức năng, nhiệm vụ của từng cán bộ
nhân viên trong bộ máy quản trị nhằm tận dụng triệt để năng lực cá nhân,
đồng thời giảm bớt được nhân viên không cần thiết, kém năng suất, trình độ
hạn chế.
Xây dựng cơ cấu quản trị gọn nhẹ, linh hoạt song vẫn đảm bảo tính
hiệu quả trong công việc chung của công ty.
Đánh giá nhằm thiết lập một mô hình bộ máy quản lý mới, phù hợp với
đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty trong giai đoạn trước mắt cũng
như lâu dài.
Thiết lập một bộ máy quản trị với sự kết hợp hài hòa, cân đối và hợp lý
giữa các bộ phận, giao các quyền hạn và trách nhiệm tương xứng, đúng đắn,

công bằng với sự đóng góp, khả năng và trình độ của mỗi người.
Có cơ chế tạo động lực cho người lao động nói chung và với đội ngũ lao
động quản lý nói riêng, có như vậy mới khuyến khích họ tích cực làm việc,
nâng cao năng suất lao động.