Các công cụ của phương pháp tạo động lực trong doanh nghiệp hành chính – tổ chức

1
MỤC LỤC
2
Sơ đồ bộ máy tổ chức Đại học A
Hội đồng trường
Hội đồng khoa học
và đào tạo
Hội đồng giáo sư
Các trung
tâm
Các tổ
chức
đoàn thể
Các khoa
đào tạo
chuyên
ngành
Các khoa không
đào tạo ngành
và chuyên môn
trực thuộc
Các viện,
trung tâm
trực thuộc
Các phòng,
đơn vị trực
thuộc
Các phó hiệu trưởng
Hiệu trưởng
Tổ chuyên
môn

Hội Sinh
viên
Đoàn TNCS
Hồ Chí Minh
Công đoàn
trường
Đảng ủy
3
Trong trường đại học, mục tiêu của các nhà quản lý là tạo động lực cho sinh viên
của mình tích cực học tập và rèn luyện bản thân để khi tốt nghiệp có thể làm tốt công
việc của mình cũng như phát triển sự nghiệp trong tương lại, qua đó gây dựng tiếng tăm
của trường và đưa trường đại học phát triển hơn nữa.
Các công cụ tạo động lực hết sức phong phú và có thể chia thành 3 nhóm, xuất
phát từ 3 loại động cơ của con người: Động cơ kinh tế; Động cơ cưỡng bức, quyền lực;
Động cơ tinh thần. Từ đó tạo ra 3 phương pháp tạo động lực: Phương pháp hành chính
– tổ chức; phương pháp kinh tế; phương pháp giáo dục – tâm lý.
1/ Các công cụ của phương pháp hành chính – tổ chức:
A/ Các công cụ hành chính:
Với tổ chức mà nhóm đã lựa chọn là Trường Đại học A, để tạo động lực học tập và
hoạt động cho sinh viên, nhà trường đã dùng những hệ thống hành chính cụ thể.
Hệ thống các văn bản hành chính của nhà trường:
+) Một số văn bản quy định về đào tạo theo hệ thống tín chỉ: cho sinh viên hệ
chính quy và một số hệ đào tạo khác, bao gồm: Quy định về thực tập và viết chuyên đề
thực tập, Quy định về xem lại kết quả bài thi học phần, quy định học nâng điểm, quy
định về việc theo học đồng thời hai chương trình.
+) Một số văn bản về quản lí sinh viên của trường đại học A: đề cập đến quyền lợi
và nghĩa vụ rất cụ thể và rõ ràng đối với tất cả sinh viên trong trường.
+) Các văn bản về học phí và chế độ ưu đãi đối với sinh viên: các văn bản này quy
định rõ về học phí, đối tượng miễn giảm, học bổng, về tín dụng…
+) Các văn bản về hỗ trợ học tập đối với sinh viên: quy định về cố vấn học tập, hoạt

động nghiên cứu khoa học, tham khảo tài liệu và một số hỗ trợ đào tạo cho sinh viên
khác…
+) Ngoài ra, một số văn bản mẫu cho sinh viên ứng với mỗi quy trình vả thủ tục
hành chính khác nhau, tạo điều kiện thuận lợi cho việc học tập của sinh viên: quy trình
cấp lại thẻ, quy trình xem lại kết quả bài thi, quy trình xin nghỉ học tạm thời…
Các hệ thống văn bản hành chính kể trên của trường Đại học A rất cụ thể, rõ ràng.
Từ đó, giúp sinh viên khỏi bỡ ngỡ trong quá trinh học tập, giải quyết hầu hết mọi thắc
mắc của sinh viên.
4
Hệ thống các kế hoạch:
Kế hoạch nhằm thúc đẩy ý thức học tập của sinh viên trong trường, năm vừa qua,
áp dụng lần đầu tiên đối với sinh viên khóa 54 đó là đánh giá kết quả học tập của năm
học đầu tiên, sau đó phân chia chuyên ngành.
Về kế hoạch này, có thể nói sơ qua như sau: Khóa 54 vào trường, sẽ xét điểm vào
các ngành lớn. Ví dụ: Ngành Tài chính-Ngân hàng, Kinh tế, Quản trị Kinh doanh, Kế toán-
Kiểm toán… Mỗi ngành có một chuẩn đầu vào riêng. Sau khi đỗ vào ngành lớn, sinh viên
sẽ học và tích lũy điểm trung bình năm nhất theo những học phần tình điểm chia
chuyên ngành mà nhà trường đã quy định. Cụ thể là có 8 học phần tính điểm. Điểm
trung bình này, sẽ cộng vào với 2/3 điểm thi đầu vào.
Sau đó, nhà trường sẽ cho sinh viên đăng kí nguyện vọng chuyên ngành mong
muốn của mình và tiến hành xếp chuyên ngành, xếp lớp. Kế hoạch này tiến hành trong
vòng 1.5 năm.
Đánh giá chủ quan về tạo động lực của kế hoạch như sau:
+) Tích cực: kế hoạch này có tác động tích cực rất lớn đối với ý thức học tập của
sinh viên. Ý nghĩa của việc phân chuyên ngành là rất lớn, vậy nên, thôi thúc sinh viên học
tập chăm chỉ, rèn luyện để đạt được kết quả xứng đáng nhất. Kế hoạch này, tạo điều
kiện cho những sinh viên thi đầu vào điểm không khả quan, đồng thời cũng là cảnh tỉnh
với những sinh viên thi đầu vào cao mà trong năm lại học hành chểnh mảng, dẫn đến
kết quả chia chuyên ngành không được như mong muốn;
+) Tiêu cực: sức ép tinh thần lên sinh viên năm nhất là không hề nhỏ. Những sinh

viên này, vừa trải qua một kì thi đại học quan trọng và rất căng thằng, vào năm học mới
lại bắt đầu một kì thi mới với sức ép không kém.
Kế hoach tổ chức các sự kiện văn hóa văn nghệ từ cấp khoa, viện đến cấp trường
được thực hiện hàng năm.
Hàng năm nhà trường đều có kế hoạch tổ chức các cuộc thi Olympic các môn học
như toán, triết học, v.v bên cạnh đó còn tổ chức các cuộc thi nghiên cứu khoa học và
đã có nhiều công trình đạt thành tích cao cấp bộ.
Hệ thống kiểm tra giám sát:
5
Các giảng viên của các học phần sẽ trực tiếp kiểm tra giám sát sinh viên của lớp tín
chỉ mình theo dạy. Nội dung hình thức kiểm tra này đã được quy định rõ trong văn bản
hành chính của nhà trường như đã nêu ở trên.
Có thể ví dụ về hình thức kiểm tra các học phần như sau:
Đối với học phần lý thuyết:
+) Một điểm đánh giá của giảng viên đối với sinh viên, để đánh giá nhận thức, thái
độ tham gia thảo luận và tính chuyên cần. Điểm này có trọng số 10%.
+) Từ một đến hai điểm kiểm tra học phần, điểm đánh giá phần thực hành hoặc
điểm tiểu luận. Điểm này có trọng số 20%, hoặc 30% hoặc 40%. Mỗi điểm kiểm tra giữa
học phần, điểm đánh giá phần thực hành không chiếm quá 30% điểm học phần.
+) Điểm thi kết thúc học phần, trong đó điểm thi kết thúc học phần là bắt buộc cho
mọi học phần và có trọng số 50% hoặc 60% hoặc 70%.
Đối với học phần thực hành:
Sinh viên phải tham dự đầy đủ các bài thực hành. Điểm trung bình cộng của điểm các
bài thực hành trong học kỳ được làm tròn đến một chữ số thập phân là điểm của học phần
thực hành.
Ngoài ra còn có những quy định rất cụ thể về hình thức thi, lịch thi, phương thức
chấm bài, thông báo kết quả…
Hệ thống kỉ luật:
Theo văn bản đã có, hệ thống khen thưởng, kỉ luật đối với sinh viên A được quy
định như sau:

Về khen thưởng:
Sinh viên được xét khen thưởng khóa học với các danh hiệu sinh viên ưu tú, sinh
viên xuất sắc khoá học. Tiêu chuẩn và điều kiện của các danh hiệu này thực hiện theo
quy định hiện hành về công tác khen thưởng đối với sinh viên Trường Đại học A.
Về kỉ luật:
Xử lý kỷ luật đối với sinh viên vi phạm các quy định về kiểm tra, thi, làm đồ án và
viết chuyên đề thực tập:
+) Trong quá trình kiểm tra, thi học phần, nếu sinh viên vi phạm nội quy thi, sẽ bị
xử lý kỷ luật đối với từng học phần và tùy theo mức độ vi phạm sẽ xử lý từ hình thức
khiển trách, cảnh cáo đến đình chỉ thi.
6
+) Sinh viên kiểm tra, thi hộ hoặc nhờ người kiểm tra, thi hộ học phần đều bị kỷ
luật ở mức đình chỉ học tập 01 năm đối với trường hợp vi phạm lần thứ nhất và buộc
thôi học đối với trường hợp vi phạm lần thứ hai.
+) Sinh viên học hộ hoặc nhờ người học hộ bị kỷ luật từ khiển trách đến buộc thôi
học tùy theo mức độ vi phạm.
+) Xử lý sinh viên sao chép chuyên đề thực tập, đồ án của người khác tùy mức độ
sao chép mà áp dụng các hình thức.
+) Ngoài việc xử lý theo Khoản 1, 2, 3 và 4 của Mục này, sinh viên còn bị xử lý kỷ
luật theo Quy chế công tác HSSV trong các trường ĐH, CĐ.
+) Cán bộ, giảng viên, nhân viên của Trường có hành vi vi phạm các quy định về tổ
chức đào tạo, kiểm tra, thi và công nhận tốt nghiệp, tuỳ theo mức độ vi phạm sẽ bị xử lý
kỷ luật theo quy định của pháp luật.
Với những quy đinh cụ thể này, nhà trường đã tạo nên môi trường học tập công
bằng cho sinh viên, thúc đẩy sinh viên nỗ lực học tập. Công cụ hành chính-tổ chức được
đánh giá là công cụ quan trọng nhất trong việc tạo động lực trong một hệ thống. Trong
trường đại học mà cụ thể ở đây là trường Đại học A, công cụ hành chính-tổ chức được
nhà trường sử dụng đã đem lại những hiệu quả nhất định. Có thể đánh giá những điểm
mạnh điểm yếu của công cụ mà nhà trường sử dụng như sau:
Điểm mạnh Điểm yếu

* Công cụ hành chính-tổ chức rõ ràng,
minh bạch ở các cấp, làm việc khoa học,
có nguyên tắc, ổn định…
* Các thủ tục tuy có chút phức tạp nhưng
đã được cụ thể hóa, dễ thực hiện.
* Phân cấp rõ ràng, chỉ rõ được chức
năng, nhiệm vụ của từng cấp, khoa về
mục tiêu tạo động lực, hỗ trợ sinh viên.
* Áp dụng công nghệ (sử dụng internet để
quản lí sinh viên), là một công cụ tổ chức
mới và mang lại nhiều hiệu quả to lớn.
* Do nhà trường phải quản lí một số
lương sinh viên rất lớn, nên sự quan tâm,
sát sao không thể hiện được rõ. Mỗi khóa
có khoảng 4500 sinh viên hệ chính quy, và
một số hệ ngoài chính quy,…
* Quy mô các cấp quản lí nhà trường
rộng, chính vì thế, việc phối hợp hoạt
động của các cấp với nhau là đặc biệt
quan trọng. Việc đó cũng khá là phức tạp,
đòi hỏi một trình độ quản lí cao, có năng
lực.
* Các kế hoạch đề ra, các quy định
thưởng phạt, kỉ luật, cần được cân nhắc
thật kĩ mỗi khi đưa ra thành văn bản để
thực hiện.
Phương hướng giải quyết:
+) Tăng cường liên kết giữa các cấp quản lý, đặc biệt là giữa cố vấn học tập với lớp
và cán bộ lớp.
+) Các hình thức kỉ luật, khen thưởng cần công khai rõ ràng.

7
B/ Các công cụ tổ chức:
Cơ cấu tổ chức chính thức:
Để biết được nhu cầu, nguyện vọng của sinh viên, từ đó có những kế hoạch cụ thể
để tạo động lực, cần có tổ chức chặt chẽ từ cấp lớp đến những cấp quản lí chung của
toàn hệ thống trường Đại học A.
Về cấp nhỏ nhất là cấp lớp: gồm lớp trưởng, lớp phó, bí thư.
Việc phân chia các bộ phận như vậy sẽ làm cho hoạt động của các lớp sẽ trôi chảy
và nhanh gọn hơn. Một nhóm người sẽ không hoạt động hiệu quả nếu như, không có
các bộ phận đảm nhiệm cụ thể. Đây là cách tạo động lực không thể thiếu. Các sinh viên
sẽ hiểu hoạt động mà mình có quyền và nghĩa vụ được tham gia. Từ đó thực hiện quyền
và nghĩa vụ đó một cách tốt nhất, và hiệu quả nhất.
Trên cấp lớp, đó là bộ phận liên hệ trực tiếp với cán bộ lớp để nắm bắt tình hình
cũng như để thông báo những việc cần làm. Đó là các thầy cô trong khoa, giáo viên chủ
nhiệm, cố vấn học tập. Bộ phận này có nhiệm vụ thông báo cụ thể mọi hoạt động của
khoa đến cán bộ lớp, giải đáp các thắc mắc mà sinh viên trong khoa đưa ra. Đây là một
công cụ vô cùng quan trọng, kích thích sinh viên theo học tại các lớp có ý thức hơn trong
công việc chung của lớp, của trường. Sinh viên sẽ cảm thấy mình được quan tâm, và
cảm nhận được vị trí của mình trong một tập thể.
Trên nữa là thầy cô quản lí chung của khoa, rồi của trường, các cấp bậc cao hơn,
tầm quản lí rộng hơn, vì vậy, chức năng và nhiệm vụ cũng khác nhau.
Mọi cấp của tổ chức phải thống nhất hài hòa với nhau, phối hợp nhịp nhàng để đạt
được hiệu quả tốt nhất.
Phòng quản lý đào tạo:
Do số lượng học sinh rất lớn nên nhà trường đã tổ chức hẳn một tổ chức chuyên
việc quản lý học sinh sinh viên là phòng quản lý đào tạo: hiện nay, mọi việc đăng kí tín
chỉ, hay thông báo đều được đưa qua trang web của quản lý đào tạo.
Điểm mạnh Điểm yếu
8
+) Cơ cấu tổ chức đã quản lý được khá tốt

sinh viên;
+) Thông tin được truyền tải đến sinh viên
khá nhanh thông qua hệ thống qlđt;
+) Sự liên kết giữa các thầy cô cố vấn học
tập với sinh viên còn hạn chế.
+) Các thầy cô ở phòng qlđt chưa thực sự
nhiệt tình giúp đỡ sinh viên.
+) Hệ thống mạng qlđt còn yếu, thường
xuyên không vào được khi đăng kí tín chỉ.
2/ Các công cụ của phương pháp tâm lý – giáo dục:
Đối với trường đại học, người lao động chính là những giảng viên, cán bộ công
nhân viên nhà trường và sinh viên. Tạo động lực bằng công cụ tâm lý – giáo dục là rất
phù hợp với trường đại học, vì đội ngũ lao động trong trường là người có trí thức, họ sẽ
thích làm việc trong môi trường tự do, sáng tạo, thích được khen ngợi, thích được công
nhận… Đó chính là những điểm thuận lợi khi sử dụng công cụ tâm lý – giáo dục trong
trường đại học để tạo động lực.
Cụ thể: trường đại học A đã áp dụng phươn pháp tạo động lực bằng công cụ tâm lý
– giáo dục như sau:
+) Tạo môi trường lao động sáng tạo và nhiều thử thách, với các cuộc thi Olympic
trong tất cả các môn học, ngoài ra các cuộc thi nghiên cứu khoa học được tổ chức
thường niên là cơ hội cho tất cả các giảng viên với vai trò người hướng dẫn các công
trình nghiên cứu và sinh viên với vai trò là người trực tiếp thực hiện công trình.
+) Có các học bổng khen thưởng với các sinh viên có thành tích xuất sắc trong học
tập cũng như hoạt động Đoàn, hoạt động xã hội…
+) Có Hội Sinh Viên, Đoàn trường… bao gồm rất nhiều các tổ đội tình nguyện, câu
lạc bộ học thuật, câu lạc bộ năng khiếu… để sinh viên tham gia hoạt động theo những
nguyện vọng và sở thích. Ngoài ra, trong các buổi học chính trị đầu khóa, nhà trường
thực hiện truyền thông về tất cả các đơn vị, tổ chức, đoàn thể… hoạt độngt rong
trường, tạo điều kiện cho sinh viên mới vào trường có thể nắm bắt cơ hội và chọn cho
mình một môi trường phù hợp.

+) Trường luôn thực hiện các buổi hội thảo, các buổi học kỹ năng mềm… với những
chuyên gia nổi tiếng, tạo điều kiện phát triển nguồn nhân lực, và cũng là một hoạt động
thu hút sự chú ý của sinh viên, giảng viên trong trường, khiến cho môi trường nhà
trường càng thêm thú vị.
+) Cơ sở vật chất cả nhà trường luôn được nâng cấp, đảm bảo môi trường tốt nhất
cho giảng viên và sinh viên.
+) Trường thực hiện các buổi trao đổi, trả lời câu hỏi giữa ban lãnh đạo nhà trường
với sinh viên và giảng viên, để giải đáp thắc mắc cũng như đáp ứng kịp thời nguyện vọng
của sinh viên, giảng viên trong trường. Hoạt động này đem lại những tác động rất tích
9
cực vì nó khiến cho người lao động được đưa ra quyền lợi của họ với ban lãnh đạo,
được đáp ứng quyền lợi khiến cho người lao động sẵn sang và tích cực hơn khi làm việc.
+) Ngoài ra, còn rất nhiều các cách để tạo động lực bằng công cụ tâm lý – giáo dục
khác…
Công cụ tâm lý – giáo dục khác biệt hoàn toàn với các công cụ tạo động lực khác. Vì
nó rất mềm dẻo, dễ dàng thay đổi, và có rất nhiều cách thức thực hiện đa dạng. Thêm
vào đó là công cụ này đánh trúng vào vấn đề tâm lý của mỗi cá nhân người lao động,
nên rất dễ được chấp nhận và đem lại kết quả tốt hơn các công cụ khác. Dĩ nhiên, chỉ
tạo động lực bằng mỗi công cụ tâm lý – giáo dục thì ko thể đạt được hiệu quả cao nhất.
Bởi công cụ tâm lý – giáo dục dễ gây ra những tình trạng thiếu kỷ luật ví dụ như người
lao động được đáp ứng đầy đủ tất cả các yêu cầu, sở thích, quá tự do trong môi trường
lao động sẽ gây ra tình trạng người thích làm thì làm, người ko thích làm thì thôi, thiếu
tính răn đe. Công cụ tâm lý – giáo dục khiến cho môi trường lao động trở nên thoải mái
hơn nhưng đi kèm với đó sẽ là sự thiếu kỷ luật, thậm chí người lãnh đạo cũng sẽ mất
tầm ảnh hưởng của mình khi mà người lao động được đáp ứng đầy đủ cái tôi cá nhân
như vậy.
Tuy nhiên, xét trên môi trường đang nghiên cứu là trường đại học thì công cụ tâm
lý – giáo dục là vô cùng quan trọng trong quá trình tạo động lực. Và để tạo được động
lực cao nhất thì dĩ nhiên là cần phải có sự kết hợp với các công cụ khác, cũng như có
những điều chỉnh kịp thời để phù hợp với người lao động.

3/ Các công cụ của phương pháp kinh tế:
Học bổng dựa trên luật và thực hiện bởi trường A (Quyết định số 194/2001/QĐ-
TTg của Thủ tướng Chính phủ ngày 21/12/2001 về điều chỉnh mức học bổng chính sách
và trợ cấp xã hội đối với HSSV là người dân tộc thiểu số học tại các trường đào tạo công
lập quy định tại Quyết định số 1121/1997/QĐ-TTg ngày 23/12/1997 của Thủ tướng
Chính phủ; Quyết định số 528/QĐ-ĐHKTQD ngày 02/6/2011 của Hiệu trưởng Trường ĐH
KTQD):
+) Học bổng loại khá: Có điểm Trung bình chung học tập (TBCHT) đạt loại khá trở lên
(7,0 - cận 8,5) và điểm rèn luyện đạt loại Khá trở lên.
+) Học bổng loại giỏi: Có điểm TBCHT đạt loại giỏi trở lên (8,5 - 10) và điểm rèn
luyện đạt loại Tốt trở lên.
Học bổng loại khá được 420000 VNĐ/tháng trong vòng 5 tháng; Học bổng loại giỏi
được 620000 VNĐ/tháng trong vòng 5 tháng; Xét học bổng sau mỗi kì học.
10
Miễn giảm học phí với các đối tượng gia đình chính sách hoặc những trường hợp
có hoàn cảnh khó khăn do luật định (Nghị định số 49/2010/NĐ-CP về quy định về miễn,
giảm học phí, hỗ trợ chi phí học tập và cơ chế thu, sử dụng học phí đối với cơ sở giáo
dục thuộc hệ thống giáo dục quốc dân từ năm 2010-2011 đến năm học 2014-2015” và
“Thông tư liên tịch số 29/2010/TTLT-BGDĐT-BTC-BLĐTBXH ngày 15/11/2010 hướng dẫn
thực hiện Nghị định này).
Hỗ trợ vay vốn cho sinh viên;
Tổ chức đăng kí bảo hiểm cho sinh viên trong toàn trường.
Các học sinh tham gia thi Olympic, thi văn nghệ, nghiên cứu khoa học đều được
nhà trường tặng thưởng tiền mặt.
Điểm mạnh Điểm yếu
+) Giúp cho sinh viên có động lực học tập
và rèn luyện;
+) Hỗ trợ những sinh viên có hoàn cảnh
khó khăn có thể tiếp tục học;
+) Đảm bảo điểu kiện về sức khỏe và

khám chữa bệnh để sinh viên có thể học
tập tốt;
+) Mức hộ trợ chưa cao, học sinh vẫn còn
gặp nhiều khó khăn;
+) Tốc độ giải ngân cho sinh viên còn
chậm
Phương hướng hoàn thiện:
+) Nâng mức hộ trợ cho các sinh viên để đảm bảo cuộc sống cho sinh viên;
+) Cải thiện thủ tục để có thể nhanh chóng đưa hỗ trợ tới với sinh viên vốn có
nhiều khó khăn;
+) Tổ chức xét thưởng công khai và minh bạch hơn, cụ thể hơn (đưa ra các tiêu chí
rõ ràng hơn để xét thưởng, );