Quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu FCL đường biển tại Việt Nam

Trang 1
CHƯƠNG 1 : GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU
HẠN KHAI ÁNH SÁNG VINA
1.1 Lịch sử hình thành và phát triển công ty
Công ty TNHH Vận tải Quốc tế Khai Ánh Sáng Vina được thành lập vào năm
2007 theo giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh số 4102049239 do Sở Kế Hoạch và
Đầu tư Thành phố Hồ Chí Minh cấp ngày 16-04-2007
• Mã số thuế: 0304932886
• Tên công ty viết bằng tiếng Việt: CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU
HẠN VẬN TẢI QUỐC TẾ KHAI ÁNH SÁNG VINA
• Tên giao dịch đối ngoại : KHAI ANH SANG VINA INTERNATIONAL
TRANSPORTATION COMPANY LIMITED
• Tên công ty viết tắt: CÔNG TY TNHH KAS VN
• Giám đốc/Đại diện pháp luật : Lê Thị Thu Hằng
• Trụ sở giao dịch: Lầu 3, 47-47A đường D5, Phường 25, Quận Bình Thạnh,
TPHCM
• Email: Điện thoại: 08- 5127697
Kể từ ngày thành lập với tổng số vốn điều lệ là 40.000.000.000 đồng.Công ty
TNHH KAS VN không ngừng nổ lực phấn đấu vươn lên cùng với lòng tâm huyết và
yêu nghề của các thành viên trong công ty. Đến nay, công ty đã có những bước chuyển
biến đáng kể, hiệu quả và quy mô hoạt động tăng lên , ban lãnh đạo công ty đã phát
huy mọi năng lực giúp Công ty không ngừng phát triển, góp phần đạt và vượt kế hoạch
về Lợi nhuận.
1.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty
1.2.1 Chức năng
• Kinh doanh hàng hóa bằng đường ôtô, đường thủy nội bộ, đường biển,
đường hàng không.
• Dịch vụ giao nhận bốc xếp hàng hóa.
• Dịch vụ làm thủ tục hải quan .
• Đại lý tàu biển, đại lý kí gửi hàng hóa.
• Ngoài ra hiện nay công ty còn mở rộng hoạt động kinh doanh của mình bằng

việc nhập khẩu linh kiện điện tử, máy móc thiết bị (xe tải, xe đầu kéo…).
1.2.2 Nhiệm vụ
• Đảm bảo thực hiện các hợp đồng được ký kết với khách hàng với khoản chi
phí thấp nhất, thời gian ngắn nhất và hiệu quả nhất. Nhằm tạo hiệu quả cho
công ty thu hút thêm khách hàng mới, mở rộng quy mô hoạt động kinh
Trang 2
doanh.
• Quản lý và sử dụng nguồn vốn, lao động chấp hành nghiêm chỉnh các quy
định về tài chính- kế toán, tự bù đắp chi phí và làm tròn nghĩa vụ với nhà
nước.
• Thường xuyên bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyên môn cho tập thể nhân
viên đáp ứng nhu cầu kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hóa.
• Cải thiện đời sống vật chất tinh thần, điều kiện làm việc cho nhân viên
trong công ty.
• Thực hiện tốt chế độ BHXH, BHYT, bảo hiểm thất nghiệp và thuế thu nhập
cá nhân.
• Góp phần bảo vệ môi trường tài sản xã hội chủ nghĩa theo hướng chỉ đạo
chung của nhà nước.
1.3Mục tiêu và phạm vi hoạt động
1.3.1 Mục tiêu
• Mục tiêu chính của công ty là không ngừng phát triển dịch vụ của công
ty nhằm tối đa hóa lợi nhuận cho công ty.
• Cải thiện điều kiện làm việc, nâng cao thu nhập và đời sống cho nhân
viên trong công ty.
• Làm tròn nghĩa vụ với ngân sách nhà nước, thực hiện tốt các chính
sách do nhà nước đưa ra
1.3.2 Phạm vi hoạt động
Công ty được phép lập kế hoạch và tiến hành tất cả các hoạt động kinh doanh
theo quy định của Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và điều lệ này phù hợp với
quy định của pháp luật hiện hành và thực hiện các biện pháp thích hợp để đạt được các

mục tiêu của công ty.
Ban Giám Đốc
Ban Giám Đốc
Phòng Đại lý
Phòng Đại lý
Phòng Xuất nhập
khẩu
Phòng Xuất nhập
khẩu
Bộ phận chứng từ
Bộ phận chứng từ
Bộ phận giao nhận
Bộ phận giao nhận
Phòng Marke%ng
Phòng Marke%ng
Phòng Kế toán
Phòng Kế toán
Trang 3
1.4Tổ chức bộ máy quản lý
1.4.1 Sơ đồ tổ chức công ty
Hình 1.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty KAS VN
• Công ty TNHH KAS VN có cơ cấu tổ chức như sơ đồ trên: đứng đầu là giám
đốc, sau đó là các phòng ban.
• Cơ cấu tổ chức của công ty theo hệ thống hỗn hợp, vừa tham mưu, vừa trực
tiếp. Nhìn chung công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng,
do đó tránh được tình trạng tập trung toàn bộ các vấn đề quản lý cho Ban
Giám Đốc
• Theo mô hình quản lý này, các vấn đề phát sinh sẽ do cán bộ phụ trách chức
năng quản lý. Đối với những vấn đề chung của công ty sẽ có sự bàn bạc
cùng Ban Giám đốc. Khi đó các bộ phận trức năng đê xuất ý kiến, Giám đốc

sẽ là người đưa ra quyết định cuối cùng và hoàn toàn chịu trách nhiệm rõ
rang giữa các phòng ban trong công ty.
1.4.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban
• Cơ cấu nhân sự các phòng ban được phân bố như sau:
Bảng 1.1 Cơ cấu nhân sự của công ty
Trang 4
STT PHÒNG BAN SỐ LƯỢNG NHÂN
VIÊN
1 Ban giám đốc 2
2 Phòng Marketing 3
3 Phòng kế toán 2
4 Phòng đại lý 3
5 Phòng xuất nhập khẩu 6
Bộ phận chứng từ 2
Bộ phận giao nhận 4
TỔNG CỘNG 16
• Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban :
 Ban giám đốc:
 Là người có quyền hành cao nhất điều hành mọi hoạt động kinh doanh
hằng ngày của công ty, quyết định tất cả các vấn đề liên quan tới hoạt
động của công ty.
 Là người chịu trách nhiệm trước pháp luật của công ty, tổ chức thực hiện
kế hoạch kinh doanh và kế hoạch đầu tư của công ty, ban hành quy chế
quản lý nội bộ công ty, kiến nghị phương án bố trí cơ cấu tổ chức công ty.
 Là người chịu trách nhiệm quản lý và phân công cho Phó giám đốc,
trưởng phòng phụ trách những công việc nhất định.
 Giám đốc cũng là người trực tiếp đàm phán, kí kết hợp đồng dịch vụ, đồng
thời cũng là người đứng ra giao dịch tìm kiếm khách hàng cho công ty.
 Phòng marketing:
 Phòng marketing có nhiệm vụ đề ra các chính sách, kế hoạch và tổ chức

thực hiện các công việc Marketing một cách hiệu quả.
 Tìm kiếm nguồn hàng, các đối tác trong và ngoài nước, đưa ra các phương
thức kinh doanh thích hợp để đẩy mạnh quá trình kinh doanh.
 Nghiên cứu mở rộng thị trường, liên hệ, tìm hiểu nhu cầu khách hàng và
các hoạt động của đối thủ cạnh tranh để có những chiến lược thích hợp.
 Tham khảo thị trường để có những chính sách khai thác giá cả hợp lý so
với các đối thủ cạnh tranh.
Trang 5
 Ngoài ra phòng Marketing còn đảm nhận việc liên hệ với các đại lý hãng
tàu, ký kết hợp đồng về cước vận tải, giá giao nhận.
 Phòng kế toán:
 Phòng kế toán có nhiệm vụ tính toán, ghi chép đầy đủ và kịp thời các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phân tích và phản ánh đúng đắn kết quả hoạt
đông sản xuất kinh doanh của công ty theo định quỳ hàng tháng, quý,
năm.
 Ngoài ra phòng kế toán còn có nhiệm vụ được thực hiên đầy đủ các nghĩa
vụ về tài chính theo luật định, quản lý chặt chẽ tài sản của công ty, lập báo
cáo thống kê, quyết toán chính xác, đầy đủ và kịp thời, bảo quản, lưu trữ
các hồ sơ. Kịp thời định khoản nợ phải thu, phải trả, nguồn tiền quỹ của
công ty, quản lý tín dụng, phối hợp với các bộ phận khác lập kế hoạch
vay, trả, thu tiền khách hàng và sử dụng vốn.
 Phòng đại lý:
 Liên hệ với các hãng tàu, hãng hàng không về tình trạng hàng hóa của
công ty. Ngoài ra phòng đại lý còn giữ chức năng phát hành lệnh giao
hàng và làm vận đơn cho hàng xuất.
 Nhận thông tin từ khách hàng phòng Sales, liên hệ khách hàng để trao đổi
thông tin về việc xuất nhập hàng hóa, liên hệ trao đổi, với đại lý nước
ngoài về thông tin hàng xuất và nhận thông tin hàng nhập từ đại lý.
 Phòng xuất nhập khẩu:
 Đóng vai trò hết sức quan trọng trong hiệu quả kinh doanh xuất nhập khẩu

của công ty.
 Phòng được chia làm 2 bộ phận:
 Bộ phận chứng từ:
 Theo dõi, quản lý, lưu trữ các chứng từ, công văn.
 Soạn thảo bộ hồ sơ hải quan, các công văn cần thiết giúp cho hoạt động
của người giao nhận không gặp khó khan
 Thường xuyên theo dõi quá trinh làm hàng, liên lạc với người giao nhận
đê thông báo những thông tin cần thiêt về lô hàng.
 Sắp xếp lịch tàu, thông báo tình trạng hàng hóa cho khách hàng.
 Bộ phận giao nhận:
 Chịu trách nhiệm tiến hành các thủ tục hải quan, thuê phương tiện vận tải.’
 Nhân viên giao nhận ra cảng, sân bay làm thủ tục giao nhận hàng đồng
thời liên hệ với các công ty vận tải nội địa giao hàng đến kho.
1.5 Tình hình hoạt động kinh doanh trong 3 năm gần đây ( 2011-2012-2013) và
quý I -2014
Trang 6
Bảng 1.2 Kết quả kinh doanh của công ty theo cơ cấu loại hình kinh doanh của
công ty trong 3 năm 2011-2012-2013 và Quý I/2014
CHỈ
TIÊU
NĂM 2011 NĂM 2012 NĂM 2013
QUÝ I - 2014
Giá
trị
Phần
Trăm
Giá trị
Phần
Trăm
Giá trị

Phần
Trăm
Giá trị
Phần
Trăm
Lợi
nhuận
từ hoạt
động
giao
nhận
4.916 49,80 5.598 48,34 7.999 48,17 1.861 52,70
Lợi
nhuận
từ đại
lý
2.983 30,22 3.199 27,63 4.698 28,29 976 27,64
Lợi
nhuận
hoạt
động
kinh
doanh
1.973 19,99 2.783 24,03 3.908 23,54 694 19,65
TỔNG
CỘNG
9.872 100 11.580 100 16.605 100 3.531 100
Đơn vị tính: 1,000,000 đồng
(Nguồn : Phòng kế toán )
• Qua số liệu trên ta được biểu đồ kết quả hoạt động kinh doanh như sau :

Hình 1.2 Biểu đồ cơ cấu dịch vụ trong 3 năm (2011-2012-2013) và quý I-2014
Trang 7
• Nhận xét :
Qua số liệu ta thấy kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp cho đến
năm 2013 tăng đều. Cụ thể là năm 2011 tổng lợi nhuận đạt được là 9.872triệu đồng,
năm 2012 tổng lợi nhuận đạt được là 11.580triệu đồng, năm 2013 đạt 16.605triệu
đồng. Riêng quý I-2014 tổng lợi nhuận đạt 3.531 triệu đồng.Trong đó Lợi nhuận từ
hoạt động giao nhận chiếm tỉ trọng cao hơn so với các hoạt động khác. Đây là một kết
quả đáng kì vọng cho công ty
 Lợi nhuận từ hoạt động giao nhận của công ty tăng đều qua các năm và
chiếm tỉ trọng cao nhất trong 3 loại hình kinh doanh của doanh nghiệp.
Cụ thể là trong năm 2011, lợi nhuận từ hoạt động giao nhận đạt
4.916triệu đồng chiếm tỉ trọng 49,80 % và tiếp tục tăng trong năm 2012
nhưng tỷ trọng lại giảm xuống còn 48%, đến năm 2013 lợi nhuận vẫn
tiếp tục tăng đạt 7.999 triệu đồng chiếm 48,17%. Riêng quý I-2014 Lợi
nhuận đạt 1.861 triệu đồng chiếm tỷ trọng 52,70%
 Giống với lợi nhuận từ hoạt động giao nhận thì lợi nhuận hoạt động đại
lý cũng có xu hướng tăng. Cụ thể là lợi nhuận từ đại lý năm 2011 đạt
2.983 triệu đồng chiếm 30,22 %, năm 2012 tăng nhẹ lên 3.199 triệu
đồng nhưng chiếm tỉ trọng không cao chỉ đạt 27,63%. Và tiếp tục tăng
lên 4.698 triệu đồng chiếm tỷ trọng 28,29% trong năm 2013. Riêng quý
I-2014 lợi nhuận đạt 976 triệu đồng chiếm tỷ trọng 27,64%
 Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh cũng tương đối giống với hoạt động
đại lý, lợi nhuận tăng đều qua các năm tuy nhiên tỷ trọng cũng không
cao. Cụ thể là năm 2011 đạt 1.973 triệu đồng chiếm tỷ trọng 19,99%,
năm 2012 đạt 2.783 triệu đồng chiếm 24,03%,và năm 2013 đạt 3.908
triệu đồng chiếm tỷ trọng 23.54%. Riêng quý I-2014 lợi nhuận đạt 694
triệu đồng chiếm tỷ trọng 19,65%
Nhìn một cách tổng quát trên những số liệu thu được cho thấy lợi nhuận từ các
hoạt động kinh doanh của công ty đều tăng qua các năm và ổn định, điều này chứng tỏ

hoạt động kinh doanh của công ty đang trên đà phát triển vững mạnh và dự báo trong
tương lai lợi nhuận và hoạt động kinh doanh của công ty tiếp tục tăng và ngày càng
phát triển.
Trang 8
1.6 Định hướng phát triển của công ty
• Kể từ khi thành lập tới nay KAS VINA luôn không ngừng phấn đấu để trở thành
“Người bạn đường đáng tin cậy” cho hàng hóa của khách hàng. Luôn cung cấp
cho khách hàng những sản phẩm và dịch vụ tốt nhất, nhanh chóng nhất với giá
cả hợp lý. Luôn luôn tìm hiểu những nhu cầu của khách hàng để đáp ứng tốt nhu
cầu đó, tôn trọng khách hàng, tạo sự tin cậy, mang lại cho khách hàng một
phong cách phục vụ chuyên nghiệp và tuân theophương châm: “Giao hàng kịp
thời, đáng tin cậy và nhất quán”.
• Đầu tư và xây dựng mạng lưới vận chuyển để giảm bớt chi phí vận tải.Đồng
thời, nâng cao sức cạnh tranh cho công ty mình.
• Mở rộng quy mô trong dịch vụ giao nhận và vận tải bằng cách tìm kiếm thêm
khách hàng mới. Phấn đấu có thêm những hợp đồng vận tải quốc tế với các hãng
hàng không lớn, từng bước hoàn thiện dịch vụ.
• Duy trì tốt các mối quan hệ bạn hàng với các hãng tàu và các đại lý.
• Chuẩn bị công tác mở rộng mạng lưới thành lập các chi nhánh trong và ngoài
nước như: Hà Nội, Hải phòng, Hàn Quốc, Đài Loan, Trung Quốc.
• Đẩy mạnh công tác marketing để tìm kiếm khách hàng một cách hiệu quả hơn.
• Đào tạo thêm đội ngũ nhân viên giỏi cả về chứng từ và nghiệp vụ giao nhận. Các
nhân viên có thể nắm bắt được các công văn cũng như những thay đổi trong cơ
chế quản lý của nhà nước.
• Trong các nhân tố đó thì nhân sự chính là vấn đề nòng cốt và đi đầu trong sự
phát triển của công ty. Vì vậy, Ban lãnh đạo công ty luôn quan tâm đến phúc lợi
của nhân viên, luôn tập trung nghiên cứu đề ra chính sách khuyến khích các tài
năng hiện đang gắn bó và cống hiến cho công ty. Đồng thời, tích cực tìm kiếm
nhân tài trong và ngoài nước thu hút về công ty.
Trang 9

CHƯƠNG 2 : QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG VẢI FCL NHẬP KHẨU VẬN
CHUYỂN BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH VẬN TẢI QUỐC TẾ
KHAI ÁNH SÁNG VINA
2.1 Sơ đồ các bên liên quan trong bộ chứng từ
(a)
(b)
(c)
(Hợp đồng gia công)
Hình 2.1 Sơ đồ các bên liên quan trong bộ chứng từ
• Chú thích :
 NAMSUNG: Hãng tàu NAMSUNG SHIPPING.
 HJ SHIPPING: Công ty giao nhận HJ SHIPPING ở Hàn Quốc.
 SAMHEE: Công ty SAMHEE INTERNATIONAL.
NAMSUNG
(VIỆT NAM)
NAMSUNG
(HÀN QUỐC)
HẢI QUANKAS VNHJ SHIPPING
MJ APPARELSAMHEE
(HÀN QUỐC)
SAMHEE
(MỸ)
Trang 10
 KAS VN : Công ty TNHH Vận tải Quốc tế Khai Ánh Sáng Vina
 MJ APPAREL: Công ty TNHH MJ APPAREL.
• Giải thích :
 Công ty SAMHEE INTERNATIONAL (bên đặt gia công) ở Mỹ kí hợp
đồng gia công với công ty TNHH MJ APPAREL (bên nhận gia công).
 Theo hợp đồng gia công, công ty SAMHEE INTERNATIONAL có trách
nhiệm giao nguyên phụ liệu cho công ty TNHH MJ APPAREL hoặc có thể

chỉ định một bên thứ ba (Bên thứ 3 có thể là nhà cung cấp ở các quốc gia
khác hoặc ở Việt Nam) giao nguyên phụ liệu để gia công tạo các thành phẩm
may mặc như trong hợp đồng (xem phụ lục báo cáo).
 Công ty SAMHEE INTERNATIONAL chỉ định một chi nhánh công ty, có
trụ sở đặt tại Hàn Quốc, giao hàng vải chính cho công ty TNHH MJ
APPAREL.
 Chi nhánh công ty SAMHEE INTERNATIONAL ở Hàn Quốc thuê ngoài
công ty giao nhận HJ SHIPPING để xuất vải chính sang Công ty TNHH MJ
APPAREL Việt Nam, hàng đóng trong 1 CONT x 20’.
 Công ty giao nhận HJ SHIPPING gửi hàng vải sang Công ty TNHH MJ
APPAREL Việt Nam thông qua hãng tàu NAMSUNG SHIPPING.
 Công ty SAMHEE INTERNATIONAL ở Mỹ sẽ gửi mail bản Commercial
Invoice, Packing List, Bill of Lading cho công ty SAMHEE
INTERNATIONAL chi nhánh ở Việt Nam qua mail để đóng dấu. Sau đó
công ty này gửi bộ chứng từ cho chi nhánh Công ty TNHH MJ APPAREL.
 Chi nhánh Công ty TNHH MJ APPAREL, Công ty TNHH Vận tải Quốc tế
Khai Ánh Sáng Vina nằm ở cùng tòa nhà SAMHEE BUILDING ở 47-47A
đường D5, phường 25, quận Bình Thạnh nên không cần phải gửi chuyển phát
nhanh bộ chứng từ mà gửi thẳng cho Công ty TNHH Vận tải Quốc tế Khai
Ánh Sáng Vina để làm giao nhận, tức công ty MJ APPAREL thuê ngoài
công ty Khai Ánh Sáng Vina để nhận hàng nhập khẩu.
 Tiếp theo là các bước (a), (b), (c) trên sơ đồ, cũng chính là quy trình giao
nhận hàng vải FCL nhập khẩu bằng đường biển sẽ được trình bày sau đây.
Quyết toán và bàn giao
Dự trù chi phí và tạm ứng
Lấy D/O và cược CONT
Trang 11
2.2 Sơ đồ quy trình giao nhận hàng vải FCL nhập khẩu bằng đường biển tại
công ty TNHH Vận tải Quốc tế Khai Ánh Sáng Vina
Hình 2.2 Sơ đồ quy trình giao nhận hàng vải FCL nhập khẩu bằng đường biển

tại công ty TNHH Vận tải Quốc tế Khai Ánh Sáng Vina
2.3 Diễn giải các bước quy trình giao nhận hàng vải nhập khẩu bằng đường biển
tại công ty TNHH Vận tải Quốc tế Khai Ánh Sáng Vina
2.3.1Nhận và kiểm tra bộ chứng từ
• Công ty TNHH Vận tải Quốc tế Khai Ánh Sáng Vina nhận các chứng từ
Commercial Invoice, Packing List, Bill of Lading từ công ty TNHH MJ
APPAREL. Đối với thông báo hàng đến thì nhận từ hãng tàu NAMSUNG
SHIPPING qua mail.
• Bộ chứng từ là một thành phần rất quan trọng để tiến hành nhập khẩu hàng
hóa, do đó nhân viên phải kiểm tra thật kỹ, thật chi tiết bộ chứng từ để giảm
thiểu việc xảy ra sai xót trong quá trình khai báo Hải quan, nếu có sai xót thì
nhân viên ngay lập tức thông báo cho bên chi nhánh công ty SAMHEE
INTERNATIONAL tại Việt Nam để kịp thời chỉnh sửa, vì nếu sai sót trong bộ
chứng từ, có thể khiến việc khai báo hải quan dễ rơi vào luồng Vàng hoặc luồng
đỏ.
Trang 12
2.3.1.1 Hóa đơn thương mại
• Đối với hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), vì là nhập khẩu nguyên phụ
liệu vải chính để sản xuất hàng gia công xuất khẩu nên hàng hóa nhập khẩu không
phải nộp thuế, do đó hóa đơn thương mại chỉ là cơ sở để xác định trị giá lô hảng.
Các nội dung trong hóa đơn thương mại, nhân viên bộ chứng từ cần kiểm tra các
chi tiết sau :
 Tên người xuất khẩu, người nhập khẩu.
 Số, thời gian lập hóa đơn thương mại.
 Cảng bốc, cảng dở.
 Tên con tàu chuyên chở, số hiệu, số chuyến.
 Tên hàng, trọng lượng, số lượng, số kiện hàng
 Đơn vị tính tiền, đồng tiền thanh toán.
2.3.1.2 Phiếu đóng gói (Packing List)
• Phiếu đóng gói là bảng liệt kê hàng hóa. Nhân viên cần kiểm tra các nội dung

như: tên hàng, trọng lượng, số kiện hàng…
• Đối với hàng gia công may mặc trong bộ chứng từ này thì có sáu nguyên phụ
liệu vải chính, do vậy với mỗi phiếu đóng gói nhân viên chứng từ phải kiểm tra
rất chi tiết, ngoài việc kiểm tra nội dung trọng lượng, số kiện, cần quan tâm kỹ
đến phần mô tả hàng hóa, màu sắc, loại vải,…
2.3.1.3 Vận đơn đường biển (Bill of Lading)
• Phía đối tác sau khi nhận được vận đơn từ hãng tàu sẽ fax hoặc gửi email đến
công ty, nhân viên kiểm tra các nội dung như sau:
 Tên người xuất khẩu, người nhập khẩu: người khai kiểm tra nội dung và lỗi chính
tả.
 Nơi đến, nơi giao hàng, tên con tàu, số hiệu, số chuyến. Mỗi một con tàu sẽ có một
số hiệu riêng, cần kiểm tra tên và số hiệu con tàu để đảm bảo hàng hóa vải được
chuyên chở đúng tàu, đồng thời vận đơn đường biển là chứng từ cần thiết để người
giao nhận lấy D/O (Delivery Order/ Lệnh giao hàng) và làm thủ tục hải quan.
 Số container, số seal, tổng số tiền, tên hàng cũng như số lượng và khối lượng
hàng: là những chi tiết quan trọng, việc sai sót trong nhìn sai số cont ví dụ như:
WTSSHL120556A với WTUSHL1205564 sẽ khiến việc nhận hàng không được
Hải quan chấp nhận. Đồng thời cần chú ý đến trọng lượng, số lượng hàng hóa
được ghi trong vận đơn để đảm bảo tính thống nhất giữa các chứng từ với nhau.
Trang 13
2.3.1.4 Thông báo hàng đến (Arrival Notice)
Nhân viên cần kiểm tra các nội dung sau: số B/L, số lượng hàng hóa (số kiện,
số kí), tên hàng hóa, cảng đến, người gửi hàng, người nhận hàng và thời gian dự tính
tàu tới (ETA), têu tàu, số chuyến, kiểm tra ngay lúc nhận được e-mail từ hãng tàu, và
gọi lên hãng tàu điều chỉnh ngay nếu có sai sót hoặc có vấn đề vướng mắc.
2.3.2 Truyền mạng hải quan điện tử
Căn cứ vào những chứng từ của đối tác cung cấp, nhân viên giao nhận Công Ty
TNHH Khai Ánh Sáng Vina sẽ tiến hành lên tờ khai hải quan điện tử.
Trước tiên cần sử dụng bảng mã TCVN3 trong Unikey.
Cụ thể về tờ khai mặt hàng nhập khẩu vải chính nguyên container của Công Ty

như sau:
• Phần mềm ECUS_K4 do Công Ty Phát Triển Công Nghệ Thái Sơn cung cấp
• Theo mẫu Thông tư 196/2012/TT-BTC
• Mở phần mềm ECUS lên, vào menu của chương trình và chọn chức năng: “Tờ
khai nhập khẩu mới”. Khi đó màn hình xuất hiện chức năng nhập thông tin cho
tờ khai nhập khẩu:
Hình 2.3: Hình ảnh minh họa cách khai hải quan điện tử.
 Chọn mục thông tin tờ khai:
Trang 14
Lưu ý: Các ô có màu xám bạn không phải nhập mà những ô dữ
liệu này sẽ lấy từ các chứng từ khác sang hoặc từ Hải quan điện tử trả về.
 Mã HQ: P02G
 Tên HQ: Chi cục Hải quan quản lý hàng đầu tư TP. Hồ Chí Minh
 Tiêu thức 1. Người nhập khẩu :
CÔNG TY TNHH MJ APPAREL
Tổ 19, KP.3, P. Trảng Dài, Biên Hòa, Đồng Nai
Mã 3600851505
 Tiêu thức 2. Người xuất khẩu :
CÔNG TY TNHH SAMHEE INTERNATIONAL, INC
213 WEST 25TH STREET SUIT #503 NEW YORK NY10001, USA
Do đây là tờ khai nhập khẩu nên ở phần này không cần ghi mã số thuế
của Người xuất khẩu.
 Tiêu thức 3. Người ủy thác. Lô hàng này nhập khẩu không qua người ủy
thác nên ở ô này không điền.
 Tiêu thức 4. Đại lý làm thủ tục hải quan: Doanh nghiệp tự khai hải quan
mà không thông qua Đại lý làm thủ tục Hải quan nên ô này bỏ trống.
 Tiêu thức 5. Loại hình: Nhập Đầu tư Gia công – NGC02
 Tiêu thức 6. Giấy phép: Lô hàng này là vải chính nên không cần giấy
phép. Vì thế ô này bỏ trống.
 Tiêu thức 7. Hợp đồng số: 09/MJ-SHE/14. Ngày 01/06/2013

 Tiêu thức 8. Hóa đơn thương mại số: CSL29042014. Ngày 20/04/2014
 Tiêu thức 9. Phương tiện vận tải:
 Loại hình vận tải: Đường biển.
 Tên phương tiện vận tải: HEUNG-A ASIA V.0077S
 Ngày đến: 30/04/2014
 Tiêu thức 10. Vận tải đơn:
Chọn nút “” để nhập thông tin vận đơn, cửa sổ vận đơn mở ra, điền
đầy đủ thông tin của vận đơn vào:
Trang 15
 Số vận đơn: HJHO21404126A. Ngày vận đơn: 24/04/2014
 Ngày đến: 30/04/2014. Tên phương tiện vận tải: HEUNG-A ASIA V.0077S.
Loại phương tiện vận tải: Đường biển.
 Tên hãng vận tải: NAMSUNG SHIPPING.
 Nơi đi, cảng đi: BUSAN, KOREA. Số hiệu chuyến đi: V.0077S
 Ngày khởi hành: 24/04/2014.
 Quốc tịch phương tiện vận tải của Tàu này là Hàn Quốc nên
nhấp chuột kéo đến dòng Korea rồi chọn hệ thống sẽ tự động
điền mã nước: KR.
 Cửa khẩu nhập: Cảng Cát Lái (Hồ Chí Minh) chỉ cần rê chuột
kéo đến cửa khẩu Cát Lái thì chọn vào, phần mềm sẽ tự động
điền mã Cảng: C048.
 Địa điểm giao hàng: BUSAN, KOREA
 Tổng số kiện: 74. Loại kiện: Thùng Carton.
 Địa điểm chuyển tải: không có nên để trống.
 Phía bên dưới tờ khai là phần thông tin về hàng container: Số
container: NSSU0086620. Loại container: 20’. Số seal:
NSL116430. Trạng thái: Đầy. Trọng lượng/Gross weight: 4.434
kg.
 Tính chất: Container thường. Số lượng: 1
Sau khi hoàn tất các thông tin về vận tải đơn, nhấn vào phím “ Ghi “ rồi

đóng bảng này lại thì ở ngoài ô số 10 thì phần mềm sẽ tự động điền số
vận tải đơn ngày vận đơn trong phần thông tin tờ khai.
 Tiêu thức 11. Nước xuất khẩu: Tên nước xuất khẩu: Korea.
Mã nước: KR
 Tiêu thức 12. Cảng, địa điểm xếp hàng:
Cảng xếp hàng cho lô hàng này: BUSAN, KOREA.
 Tiêu thức 13. Cảng, địa điểm dỡ hàng: Cảng Cát Lái. Mã cảng: C048.
 Tiêu thức 14. Điều kiện giao hàng: CIF
 Tiêu thức 15. Đồng tiền thanh toán và tỷ giá tính thuế: dựa vào hợp đồng
đồng tiền thanh toán là USD. Và tỷ giá tính thuế là bằng đồng Việt Nam,
là tỷ giá mua bán thực tế bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng
do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố và được phần mềm cập nhật
ngay thời điểm chọn đồng nhập thông tin tờ khai là: 21.036
 Tiêu thức 16. Phương thức thanh toán: dựa vào hợp đồng mua bán của
hai bên là: KHONGTT
Trang 16
o Còn lại các tiêu thức bên dưới như:
 Số kiện: 74
 Trọng lượng (kg): dựa vào Packing list: Gross/Net: 4.434 kg/4.200 kg
 Container 20’: số lượng dựa vào B/L: 1
• Sau khi điền đầy đủ thông tin của tờ khai sau đó tiếp tục chọn mục kế bên là
“danh sách hàng tờ khai”.
Hình 2.4.Giao diện nhập danh sách hàng
o Ta lần lượt nhập thông tin theo thứ tự từ trái qua phải:
 Cột STT: 1; 2; 3; 4; 5; 6.
 Cột mã hàng: Lần lượt giống theo mã HS.
 Cột Tên hàng: Vải chính (98% Polyester 2% Spandex) – 54/56; Vải
chính (100% Polyester) - 58/60; Vải chính (100% Polyester) - 58/60;
Vải chính (58% Nylon 40% Polyester 2% Spandex) – 52/54; Vải
chính (100% Polyester); Vải chính (95% Polyester – 5% Spandex) –

58/60.
Trang 17
 Cột Mã HS: Căn cứ vào biểu thuế xuất nhập khẩu 2014 (60012100
đối với 5 vải chính đầu tiên, 60012900 đối với vải chính cuối cùng).
Đây là ô quan trọng nhất. Khi lập tờ khai nhân viên phải kiểm tra kĩ
lưỡng và tìm chính xác mã số hàng hóa vì khi làm tờ khai cán bộ
đăng ký chú ý nhất vào mục này, nếu có sai sót sẽ gây khó khăn
trong quá trình làm thủ tục hải quan.
 Cột xuất sứ: Korea (Republic)
 Cột lượng hàng: dựa vào Invoice ta lần lượt có là 9.426; 4.996; 557; 693; 4.262;
1.114.
 Đơn vị tính: YARD
 Đơn giá nguyên tệ: dựa vào Invoice ta lần lượt có là 3,53; 1,1; 1,3; 4,45; 1,1;
1,65.
 Trị giá nguyên tệ là giá trị của từng loại hàng nhập khẩu sẽ tự động hiển
thị khi nhập lượng và đơn giá nguyên tệ.
 Ô thuế suất nhập khẩu: chọn B 01.
 Trị giá tính thuế = trị giá nguyên tệ x tỷ giá tính thuế x tỷ giá.
 Thuế nhập khẩu = tỷ giá tính thuế x thuế suất nhập khẩu
 Ô thuế suất thuế VAT: chọn B 21.
 Thuế VAT = trị giá tính thuế VAT x thuế suất VAT.
Lưu ý: Nhưng do đây là lô hàng nguyên liệu nhập để gia công nên
không phải nộp thuế VAT, không phải nộp thuế nhập khẩu.
o Sau khi nhập đầy đủ và hoàn chỉnh các thông tin nhận nút “Ghi” phía dưới
thông tin tờ khai. Hệ thống sẽ tự động tổng hợp:
 Tổng Trị Giá: 49.103,63 USD
 Tổng trị giá thanh toán: 1.032.943.961 VNĐ
 Tổng tiền thuế: 0 VNĐ.
 Tổng lượng: 21.048
o Tiếp tục chọn mục kế bên “Chứng Từ Kèm Theo” để nhập các chứng từ kèm

theo như:
 Vận tải đơn: nhập thông tin trong mục thông tin chung của tờ khai.
 Hợp đồng: Phần mềm sẽ tự động điền vào các thông tin lấy từ mục thông tin
chung của tờ khai. Chỉ cần điền thời hạn thanh toán và Tổng trị giá. Sau đó nhấn
vào mục “Lấy danh sách hàng từ tờ khai” do ta đã điền đầy đủ thông tin trước
đó nên thông tin sẽ được chuyển qua và nhấn nút “Ghi” lại.
 Hóa đơn thương mại và Tờ khai trị giá: Tương tự như hợp đồng.
Trang 18
Hình 2.5.Giao diện nhập chứng từ kèm theo.
 Sau khi đã nhập thông tin trên phầm mềm, nhân viên cần kiểm tra lại
một lần nữa tất cả các thông tin trước khi khai báo để tránh sai sót. Sau
khi kiểm tra chắc chắn không có sai sót gì thì nhấn nút “KHAI BÁO” để
truyền dữ liệu tới Cục Hải quan Thành phố Hồ Chí Minh, sau khi khai
báo khoảng 3-5 lần bấm thẻ “lấy phản hồi từ Hải quan” ta nhận được số
tiếp nhận, ngày tiếp nhận, nếu ta không bấm lấy phản hồi thì hệ thống sẽ
tự lấy phản hồi sau khoảng 10 phút. Hệ thống Hải quan sẽ lần lượt trả
về: số tờ khai, ngày đăng ký, kết quả phân luồng (luồng xanh, luồng
vàng, luồng đỏ), hướng dẫn làm thủ tục hải quan.
 Trường hợp cơ quan Hải quan không chấp nhận, hệ thống xử lý dữ liệu
điện tử Hải quan sẽ gửi “thông báo từ chối tờ khai Hải quan điện tử”
trong đó nêu rõ lý do. Doanh nghiệp tiếp nhận “thông báo từ chối tờ khai
Hải quan điện tử” này và sửa đổi, bổ sung cho tờ khai Hải quan điện tử
theo yêu cầu của cơ quan Hải quan.
 Trường hợp cơ quan Hải quan chấp nhận, hệ thống xử lý dữ liệu điện tử
Hải quan sẽ cấp số tờ khai và tiến hành phân luồng. Sau khi phân luồng
xong, hệ thống truyền lên phó chi cục trưởng kiểm tra và trả về cho
doanh nghiệp biết được tờ khai thuộc luồng nào.
 Khi có kết quả phân luồng, nhân viên giao nhận xuất kết quả ra file
Excel lưu thành file và gửi mail về bộ phận chứng từ in và đóng dấu ký
tên Giám đốc hay người được ủy quyền ở ô 33 của tờ khai điện tử in.

Trang 19
Sau đó tờ khai sẽ được chuyển lên lại bộ phận giao nhận để hoàn thiện
bộ chứng từ Hải quan nhập khẩu.
2.3.3 Dự trù chi phí và tạm ứng
Nhân viên giao nhận sẽ phải dự trù chi phí để đi lấy lệnh giao hàng (D/O), tiền
cược CONT, tiền gia hạn lệnh (nếu hết hạn lệnh), phí in phiếu xuất nhập bãi (275.000
đồng đối với CONT 20’ và 485.000 đồng đối với CONT 40’ ở cảng Tân Cảng Cát
Lái), phí làm thủ tục hải quan, phí làm hàng tại cảng. Sau đó đánh máy, in ra một bản
tạm ứng chi phí có ký tên nhân viên giao nhận
Nhân viên giao nhận cầm bản tạm ứng này gửi cho phòng kế toán để xin tạm
ứng, sau khi làm hàng xong sẽ về quyết toán tạm ứng
Ở trường hợp này, theo đúng là còn có chi phí về vận tải xe CONT, nhưng vì
công ty TNHH MJ APPAREL nói là họ sẽ điều xe CONT, rồi họ sẽ thanh toán tiền xe,
nên nhân viên giao nhận không cần đưa phí vận tải xe CONT vào bản tạm ứng.
2.3.4 Lấy lệnh giao hàng và cược CONT
2.3.4.1 Lấy lệnh giao hàng
Sau khi nhận được “Thông báo hàng đến” (Arrival Notice) của hãng tàu
NAMSUNG SHIPPING qua e-mail, nhân viên giao nhận kiểm tra số vận đơn, số
CONT, số seal, xem đây có phải là lô hàng nhập mà cần làm thủ tục thông quan hay
không.Có được “Thông báo hàng đến” nhân viên giao nhận đến đại lý hãng tàu để lấy
lệnh giao hàng.
Khi nhân viên công ty đi lấy lệnh giao hàng phải mang theo các chứng từ sau:
• Giấy giới thiệu của công ty, giấy ủy quyền(nếu có).
• Giấy thông báo hàng đến.
• Vận đơn đường biển gốc (nếu có)
• Chứng minh nhân dân (một số hãng tàu nằm trên một tòa cao ốc, trước khi vào
phải lấy thẻ chứng minh để lấy thẻ vào tòa nhà)
Trong bộ chứng từ này, thì nhân viên giao nhận chỉ cầm theo giấy giới thiệu với
thông báo hàng đến, tiền phí là đã có thể đi lấy lệnh giao nhận vì bên công ty giao
nhận HJ SHIPPING đầu bốc đã làm điện giao hàng (Telex – Release, trong House B/L

ở bộ chứng từ có đóng dấu “SURRENDERED”- phần phụ lục).
Nhân viên hãng tàu sẽ tiếp nhận và sẽ đưa ra mức phí phải đóng.Tùy theo
phương hướng kinh doanh của mỗi hãng tàu mà các khoản phí đóng sẽ khác nhau.
Nhân viên giao nhận đóng phí theo yêu cầu, ký tên vào biên lai thu tiền, hóa đơn giá
Trang 20
trị gia tăng và ký tên ghi lại số điện thoại vào D/O giống D/O gốc để xác nhận đã nhận
đủ D/O. Nhân viên giao nhận sẽ nhận được 4 bản D/O từ hãng tàu, một vận đơn và
hóa đơn.
Khi nhận hóa đơn cần kiểm tra có đúng tên doanh nghiệp và mã số thuế hay
không, nếu không thì phải đề nghị hãng tàu chỉnh sửa ngay, vì làm giao nhận chứng
từ, nên chi phí thể hiện trên hóa đơn, nên cần phải chính xác
Khi nhận D/O, nhân viên giao nhận phải chú ý đến việc kiểm tra thật kỹ các chi
tiết về hàng hóa ghi trên lệnh giao hàng xem nó có giống và phù hợp với vận đơn hay
không. Trên thực tế đối với hàng được gửi bằng đường biển, các chứng từ thường
được gửi sớm hơn ngày hàng về
Nếu trong trường hợp xác nhận B/L giao hàng bằng điện (B/L surrender) thì
không cần có B/L gốc nhưng quá trình lấy D/O thì vẫn thực hiện giống như lấy D/O và
B/L gốc, giống như bộ chứng từ này
Đặc biệt nhân viên giao nhận phải chú ý thời hạn hiệu lực của D/O trong vấn đề
lưu kho, lưu bãi, lưu container (hãng tàu miễn phí trong một số ngày nhất định và hãng
tàu tính phí sau khi D/O hết hiệu lực) để mà sắp xếp thời gian hợp lý, tiến hành làm
thủ tục nhận hàng tránh tình trạng phát sinh thêm các chi phí này, do D/O quá hiệu lực
lấy hàng.
Trong bộ chứng từ thực tế này, đã xảy ra tình trạng là hết hạn lệnh, đối với
CONT khô, thì hãng tàu chỉ miễn phí phí lưu kho, lưu bãi 5 ngày,bộ chứng từ này,
lệnh được ký vào ngày 30 tháng 4 năm 2014, 5 ngày kể từ ngày này(tính luôn cả ngày
30 tháng 4) là ngày 04 tháng 05 năm 2014. Nhưng vì trùng dịp lễ, rất nhiều công ty đã
nghỉ lễ trong đó có cả hãng tàu NAMSUNG SHIPPING, đến ngày 05 tháng 05 năm
2014(thứ Hai) thì hãng tàu mới làm việc trở lại. Do đó nhận viên giao nhận phải gia
hạn lệnh và đóng thêm phí để gia hạn lệnh giao hàng cho trường hợp này, gia hạn đến

hết ngày 06 tháng 05 năm 2014.
2.3.4.2 Cược CONT
Trường hợp này là hàng container, nhân viên công ty sẽ tiến hành cược CONT,
khi cược nhân viên giao nhận trình D/O cho hãng tàu và đóng tiền cược CONT đồng
thời trình phương án nhận hàng là giao thẳng thì nhân viên hãng tàu sẽ đóng dấu lên
D/O , bộ chứng từ này đóng dấu ngày 06 tháng 05 năm 2014 ngay tại đây, và ghi nơi
trả rỗng phía sau tờ mượn CONT.
Hải quan giữ lại bộ chứng từ chuyển kiểm hóaRút tờ khaiRút tờ khai, kiểm tra bộ chứng từ
Trả tờ khai
Nộp bộ chứng từ
Xem danh sách phân công của Hải quan
Chuẩn bị chứng từ
Trang 21
Lưu ý rằng có hãng tàu phải xuống phòng đại diện ở cảng để đóng dấu giao
thẳng, giao nguyên CONT, người giao nhận phải kiểm tra lại hãng tàu đã đóng dấu gia
hạn hay chưa, nếu chưa phải yêu cầu nhân viên hãng tàu đóng dấu.
Đồng thời nhân viên giao nhận sẽ được nhân viên hãng tàu giao cho một bản
giấy hạ rỗng, tức là sau khi giao hàng xong, sẽ trả CONT tại nơi đó, nhân viên cần tính
toán sao cho hạ nơi gần kho dỡ hàng nhất để tiết kiệm chi phí về xe kéo CONT. Lưu ý
là có thể có một số hãng tàu yêu cầu xuống dưới cảng, có chi nhánh ở dưới cảng để họ
đóng dấu hạ rỗng/ trả rỗng. Trong trường hợp bộ chứng từ này, tiền cược CONT là
500.000 VND đối với một CONT 20’ và CONT này được hạ rỗng tại Solog Sóng thần
2.3.5 Làm thủ tục hải quan
Hình 2.6 Sơ đồ làm thủ tục Hải quan tại Chi cục Hải quan quản lý
hàng gia công TPHCM
Sau khi đã chuẩn bị xong hết hồ sơ, nhân viên giao nhân đưa bộ chứng từ khai
hàng nhập đến Chi cục Hải quan quản lý hàng gia công TPHCM để làm thủ tục.Bộ
chứng từ bao gồm:
• 2 tờ khai Hải quan điện tử (bản chính).
• 1 giấy ủy quyền (sao y bản chính).

• 1 giấy cam kết (cam kết nhập lô hàng để gia công rồi xuất khẩu)
• 1 giấy giới thiệu của người nhập khẩu.
Vàng Xanh Đỏ
Trang 22
• 1 hợp đồng (sao y).
• 1 hóa đơn thương mại (Invoice)
• 1 bản đăng ký danh mục nguyên liệu vật tư nhập khẩu.
• 1 phiếu đóng gói (Packing list).
• 1 Bill of loading.
Đến Chi cục Hải quan quản lý hàng gia công TP. Hồ Chí Minh, ta thực hiện theo
các bước sau:
Bước 1: Xem danh sách phân công của Hải quan.
Trước khi chuyển bộ chứng từ cho Hải quan, nhân viên giao nhận sẽ xem danh
sách phân công của Hải quan tại Chi cục Hải quan quản lý hàng gia công Thành phố
Hồ Chí Minh.Xem danh sách phân công của Hải quan để biết hôm nay cán bộ Hải
quan nào sẽ tiếp nhận hồ sơ của Công ty, để chuyển bộ hồ sơ cho cán bộ Hải quan đó.
Bước 2: Nộp bộ chứng từ.
Nhân viên giao nhận sẽ lại bàn của cán bộ Hải quan phụ trách tiếp nhận hồ sơ của
Công ty để nộp hồ sơ cho cán bộ Hải quan đó. Cán bộ Hải quan sẽ tiếp nhận tờ khai ở
Chi cục. Tùy theo kết quả phân luồng của Hải quan mà nhân viên giao nhận sẽ làm
tiếp thủ tục tùy theo từng phân luồng. Tùy theo kết quả phân luồng đã có lúc truyền
mạng hải quan điện tử sẽ có các quy trình sau đây:
Làm thủ tục Hải quan đối với luồng xanh
• Luồng xanh: hàng hóa được miễn kiểm tra chi tiết chứng từ, miễn kiểm tra thực tế
hàng hóa. Tại ô 34 “Kết quả phân luồng và hướng dẫn làm thủ tục Hải quan” sẽ ghi
“Luồng Xanh”.
• Khi đó, nhân viên đem 2 tờ khai đã được đóng dấu của Công ty, 1 giấy Ủy quyền
đến Cơ quan Hải quan. Đối với hàng kinh doanh thì doanh nghiệp phải nộp thuế
ngay. Đối với hàng sản xuất xuất khẩu thì thời hạn nộp thuế là 275 ngày sau khi
nhập khẩu. Nếu sau 275 ngày, Doanh nghiệp không xuất thành phẩm từ nguyên

liệu nhập khẩu thì phải đóng thuế cho phần nguyên liệu còn lại. Nếu Doanh nghiệp
xuất thành phẩm và làm thủ tục thanh khoản trước thời hạn nộp thuế thì làm thủ tục
không đóng thuế để khỏi đóng thuế cho nguyên liệu nhập khẩu. Do đó, khi làm thủ
tục Hải quan nhập khẩu không cần trải qua bước đóng thuế.
• Nhân viên giao nhận trình bộ hồ sơ khai cho cán bộ Hải quan, nộp lệ phí và đợi để
lấy tờ khai, nhân viên kiểm tra là Hải quan đã đóng dấu thông quan ở ô 36, kí tên
và ngày tháng của công chức hải quan.
Làm thủ tục Hải quan đối với luồng vàng
Trang 23
• Luồng vàng : hàng hóa phải kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm thực tế hàng hóa.
• Ở ô 34 “Kết quả phân luồng và hướng dẫn làm thủ tục Hải quan” ghi “Đề nghị xuất
trình hồ sơ giấy. Đề nghị Doanh nghiệp xuất trình bộ hồ sơ để Hải quan kiểm tra”.
• Trước khi trình bộ hồ sơ cho cán bộ Hải quan nhân viên giao nhận tiến hành đăng
ký nguyên phụ liệu, vật tư nhập khẩu sản xuất xuất khẩu với Chi cục Hải quan
quản lý hàng gia công theo bảng đăng ký (mẫu 06/DMNVP-SXXK phụ lục VI ban
hành theo thông tư số 79/2009/TT-BTC). Doanh nghiệp kê khai đầy đủ các nội
dung nêu trong bảng đăng ký nguyên liệu, vật tư nhập khẩu. Doanh nghiệp phải
khai thống nhất tất cả các tiêu chí về tên gọi nguyên liệu, vật tư, mã số HS, mã
nguyên liệu, vật tư, loại nguyên liệu chính đăng ký trong bảng đăng ký nguyên
liệu, vật tư nhập khẩu; trong bộ hồ sơ Hải quan từ khi nhập khẩu nguyên liệu, vật
tư đến khi thanh khoản.
• Sau khi kiểm tra thấy hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, cán bộ Hải quan sẽ ký tên và đóng
dấu ở ô 36 “Xác nhận thông quan” trên 2 tờ khai, rồi in 2 tờ “Phiếu ghi kết quả
kiểm tra chứng từ giấy” và ký tên đóng dấu tại ô 12 của phiếu, người giao nhận
đóng lệ phí và nhận tờ khai.
Làm thủ tục Hải quan đối với luồng đỏ.
• Luồng đỏ : hàng hóa phải kiểm tra chi tiết hồ sơ, kiểm tra thực tế hàng hóa. Ở ô 34
ghi “Kiểm tra thực tế hàng hóa, hàng hóa phải lấy mẫu theo quy định. Đề nghị
Doanh nghiệp xuất trình bộ hồ sơ Hải quan và hàng hóa để kiểm tra”.
• Nhân viên Công ty ra Hải quan giám sát bãi hoặc Hải quan kho để đối chiếu lệnh

gồm việc đối chiếu tên hàng, số lượng, tên tàu đến, chuyến tàu, sô B/L, số
container, số seal của hãng tàu, người gửi hàng, người nhận hàng,mục đích là xác
nhận lô hàng chuẩn bị lấy có ở bãi, kho hay không dựa trên manifest mà tàu đã đưa
cho cảng tránh trường hợp số liệu trên manifest và trên D/O không khớp với nhau,
công việc đối chiếu này thì được nhân viên hải quan thực hiện trên mạng thông tin
nội bộ. Trước khi đưa D/O vào đối chiếu, nhân viên giao nhận viết lên D/O số tờ
khai, tên tờ khai, tên Công ty, nơi đăng ký tờ khai. Sau khi Hải quan giám sát bãi
đối chiếu xong, sẽ đóng dấu “đã đối chiếu” kèm theo ngày tháng năm trên D/O.
• Tiếp tục nhân viên giao nhận ra bãi container để tìm xem container đang ở vị trí
nào, tìm lô hàng dựa vào số container và số seal. Nếu container ở trên cao hoặc
đang ở dưới đất mà không thể mở nắp ra được thì nhân viên giao nhận sẽ phải đến
phòng điều độ trình D/O yêu cầu hạ container xuống để kiểm hóa, tiện thể yêu cầu
điều độ viên đóng dấu “cắt seal” lúc nhân viên giao nhận yêu cầu hạ container thì
Trang 24
cho điều độ viên 1 container 20’ là 10.000 đồng, 1 container 40’ là 15.000 đồng.
Nếu container ở dưới đất dễ mở nắp thì không cần điều độ viên hạ container.Khi đã
mở nắp ra rồi thì mời kiểm hóa viên đến để kiểm hóa.Sau khi kiểm hóa xong thấy
hàng đúng với khai báo thì hải quan sẽ đóng dấu kí duyệt vào phía sau tờ khai là
hàng kiểm tra xác xuất đúng khai báo và thông quan lô hàng, kết thúc quá trình
kiểm tra. Nếu hàng phải kiểm hóa trên 10% thì nhân viên Công ty phải lên Phòng
Thương vụ cảng để đóng thêm tiền phí rút hàng kiểm hóa và trả thêm một phần chi
phí cao hơn cho nhân viên bốc xếp vì việc xếp hàng ra hay dỡ hàng vào container
không đơn giản. Nếu thực tế hàng không đúng như khai báo thì công chức Hải
quan sẽ lập biên bản, khi nào giải quyết xong mới được nhận hàng.
• Những điều cần chú ý khi chuẩn bị bộ hồ sơ làm thủ tục hải quan.
• Nếu D/O hết hạn hiệu lực mà doanh nghiệp vẫn chưa làm thủ tục hải quan để nhận
hàng, khi đó hàng phải lưu kho, bãi, cảng container nên sẽ phát sinh chi phí lưu
kho, cảng container thì nhân viên công ty phải gia hạn D/O (có nghĩa là đóng tiền
phạt, hãng tàu sẽ cấp báo đơn và đóng dấu lên D/O (extended, date… month…
year) và dấu “paid”. Doanh nghiệp chỉ nhận được hàng khi D/O có giá trị và hiệu

lực.
• Các chứng từ sao y bản chính phải có chữ ký, con dấu của lãnh đạo doanh nghiệp
và dấu “sao y bản chính” bằng mộc đỏ.
• Các con dấu và chữ ký trên các giấy tờ làm thủ tục thông quan phải thống nhất với
nhau và của cùng một người (có thể là giám đốc hoặc bất kỳ nhân viên nào được
Giám Đốc ủy quyền).
• Khi khai báo hải quan nhân viên Công ty nên cầm theo giấy phép kinh doanh, giấy
đăng ký, mã số thuế xuất nhập khẩu của doanh nghiệp, dự phòng khai hải quan yêu
cầu kiểm tra.
(Nội dung phần 2.5 của chương 2 được tham khảo từ:
 Thông tư số 117/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính: Hướng dẫn thủ tục hải
quan đối với hàng hóa gia công với thương nhân nước ngoài.
 Thạc sĩ Nguyễn Việt Tuấn, Thạc sĩ Lý Văn Diệu, Giáo trình nghiệp vụ kinh
doanh xuất nhập khẩu, NXB Kinh Tế, TP Hồ Chí Minh, năm 2012.
Trong thực tế bộ chứng từ này được phân vào luồng xanh, nên sẽ thực hiện theo
các bước được nêu trên trong phần “làm thủ tục Hải quan đối với luồng xanh”. Sau khi
đã chuẩn bị xong hết hồ sơ, nhân viên giao nhân đưa bộ chứng từ khai hàng nhập đến
Chi cục Hải quan quản lý hàng gia công TPHCM để làm thủ tục.Bộ chứng từ bao
gồm:
Lấy phiếu Xuất nhập
bãi
Thanh lý hải quan Gửi cổng
Liên hệ tài xế kéo hàng
về kho
Trang 25
• 2 tờ khai Hải quan điện tử (bản chính).
• 1 giấy cam kết (cam kết nhập lô hàng để gia công rồi xuất khẩu)
• 1 giấy giới thiệu của người nhập khẩu.
• 1 hợp đồng (sao y).
• 1 hóa đơn thương mại (Invoice)

• 1 bản đăng ký danh mục nguyên liệu vật tư nhập khẩu.
• 1 phiếu đóng gói (Packing list).
• 1 Bill of loading.
Đến Chi cục Hải quan quản lý hàng gia công TP. Hồ Chí Minh (địa chỉ: số 02
đường Hàm Nghi, quận 1, TP. Hồ Chí Minh), ta thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Xem danh sách phân công của Hải quan.
Trước khi chuyển bộ chứng từ cho Hải quan, nhân viên giao nhận sẽ xem danh
sách phân công của Hải quan tại Chi cục Hải quan quản lý hàng gia công Thành phố
Hồ Chí Minh.Xem danh sách phân công của Hải quan để biết hôm nay cán bộ Hải
quan nào sẽ tiếp nhận hồ sơ của công ty MJ APPAREL, để chuyển bộ hồ sơ cho cán
bộ Hải quan đó.
Bước 2: Nộp bộ chứng từ.
Nhân viên giao nhận sẽ lại bàn của cán bộ Hải quan phụ trách tiếp nhận hồ sơ của
công ty MJ APPAREL để nộp hồ sơ cho cán bộ Hải quan đó. Cán bộ Hải quan sẽ tiếp
nhận tờ khai ở Chi cục.
• Luồng xanh: hàng hóa được miễn kiểm tra chi tiết chứng từ, miễn kiểm tra thực tế
hàng hóa. Tại ô 34 “Kết quả phân luồng và hướng dẫn làm thủ tục Hải quan” sẽ ghi
“Luồng Xanh”.
• Nhân viên giao nhận trình bộ hồ sơ khai cho cán bộ Hải quan, nộp lệ phí và đợi để lấy
tờ khai, nhân viên kiểm tra là Hải quan đã đóng dấu thông quan ở ô 36, kí tên và ngày
tháng của công chức hải quan. Nhân viên giao nhận nhận lại một tờ khai chính đã
đóng dấu thông quan.
2.3.6 Làm thủ tục nhận hàng và chở hàng về kho
Hình 2.7 Sơ đồ làm thủ tục nhận hàng
Bước 1: Làm phiếu xuất nhập bãi