Công ty Trách nhiệm hữu hạn Sản xuất – Thương mại – Xây dựng Hoàng Dũng

MỤC LỤC
***
I_ GIỚI THIỆU VỀ ĐẶC ĐIỂM CỦA CÔNG TY TNHH SX – TM –
XD HOÀNG DŨNG.................................................................................3
1.1. Lịch sử quá trình hình thành và phát triển.......................................3
1.2. Đặc điểm...........................................................................................3
1.3. Sơ đồ công ty....................................................................................6
II_ CÁC HOẠT ĐỘNG CỦA CHU TRÌNH DOANH THU...................4
2.1_ Quá trình bán hàng..........................................................................4
2.1.1_ Hoạt động xét duyệt...........................................................................4
2.1.2_ Hoạt động cung cập hàng hóa...........................................................7
2.1.3_ Hoạt động ghi nhận...........................................................................7
2.2_ Quá trình thu tiền.............................................................................7
2.2.1_ Hoạt động xét duyệt........................................................................7
2.2.2_ Hoạt động thu tiền..........................................................................8
2.2.3_ Hoạt động ghi nhận........................................................................8
III_ CÁC CHỨNG TỪ ĐƯỢC SỬ DỤNG TRONG CHU TRÌNH
DOANH THU TẠI DOANH NGHIỆP.....................................................8
IV_LƯU ĐỒ XỬ LÝ CHU TRÌNH DOANH THU BÊN NGOÀI
PHÒNG KẾ TOÁN..................................................................................19
V_ MÔ TẢ TÀI KHOẢN SỬ DỤNG VÀ ĐỐI TƯỢNG THEO DÕI
CHI TIẾT..................................................................................................20
VI_ LƯU ĐỒ XỬ LÝ CHU TRÌNH DOANH THU BÊN TRONG
PHÒNG KẾ TOÁN..................................................................................22
VII_ ĐÁNH GIÁ KIỂM SOÁT CHU TRÌNH ĐANG TÌM HIỂU......24
1
7.1_ Kiểm soát nghiệp vụ.....................................................................24
7.2_ Kiểm soát trong chu trình máy tính...............................................28
7.2.1_ Kiểm soát chung..............................................................................28
7.2.2_ Kiểm soát ứng dụng.........................................................................30
VIII_ ÁP DỤNG PHẦN MỀM TTSOFT VÀO DOANH NGHIỆP.....34

8.1_ Danh mục màn hình nhập liệu....................................................34
8.2_ Tổ chức bộ máy kế toán xử lý.....................................................35
8.3_ Lưu đồ mô tả quá trình xử lý......................................................38
8.4_ Đánh giá kiểm soát nhập liệu......................................................40
2
I_ GIỚI THIỆU VỀ ĐẶC ĐIỂM CỦA CÔNG TY TNHH SX –
TM – XD HOÀNG DŨNG
1.1. Lịch sử quá trình hình thành và phát triển:
Công ty TNHH SX – TM – TM – XD Hoàng Dũng được thành lập năm
1994, với tên gọi là “Xưởng sản xuất thiết bị - học cụ và đồ chơi trẻ em” và
chịu sự chi phối của Luật công ty được Quốc hội Việt Nam thông qua ngày
21/12/1990.
Với những nỗ lực hết mình của toàn thể công ty, sự phát triển về chất đòi
hỏi phải có sự thay đổi tương ứng về lượng. Đáp ứng yêu cầu đó, năm 2002
công ty đăng ký kinh doanh lại với tên gọi là “Công ty Trách nhiệm hữu hạn
Sản xuất – Thương mại – Xây dựng Hoàng Dũng”. Ngoài việc thể hiện sự
lớn mạnh về nguồn lực tài chính và quy mô sản xuất điều này còn thể hiện
sự nhanh nhạy, không ngừng thay đổi để phù hợp với xu thế chung của tình
hình kinh tế - xã hội, đặc biệt là sự thay đổi của các văn bản Luật hiện hành
(Luật doanh nghiệp 1999 ra đời thay thế cho Luật công ty 1990).
Sau năm 2002, công ty có nhiều lần đăng ký thay đổi để tiếp tục phù hợp với
tình hình sản xuất kinh doanh và các văn bản Luật ( Luật doanh nghiệp 2005
thay thế cho Luật doanh nghiệp 1999).
Mặc dù tình hình kinh tế - xã hội trong những năm gần đây có nhiều
biến động phức tạp, thông qua thế lực và tiềm lực của mình công ty TNHH
SX – TM – XD Hoàng Dũng vẫn luôn khẳng định vị thế cùng sự phát triển
một cách bền vững.
1.2. Đặc điểm:
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, số: 4102010603 (Đăng ký lần đầu
ngày 04/07/2002, đăng ký thay đổi lần thứ 4 ngày 29/09/2005).

- Loại hình: Công ty trách nhiệm hữu hạn có hai thành viên trở lên.
3
- Tên công ty: CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT – THƯƠNG MẠI – XÂY
DỰNG HOÀNG DŨNG
- Tên giao dịch: HOANG DUNG CO.,LTD
- Tên viết tắt: CÔNG TY TNHH HOÀNG DŨNG.
- Địa chỉ trụ sở chính: 114/27 Tô Ngọc Vân, Khu phố 1, Phường Thạnh
Xuân, Quận 12
- Điện thoại: (08) 37160575 - Fax: (08) 37160575.
- Email:
- Ngành,nghề kinh doanh: Sản xuất và mua bán thiết bị học cụ, đồ chơi trẻ
em (trừ đồ chơi có hại cho nhân cách, sức khỏe của trẻ em hoặc ảnh hưởng
đến an ninh, trật tự, an toàn xã hội, đồng phục trường học). Mua bán hàng
may mặc, sách vở các loại, hàng điện tử, hàng điện lạnh, hàng thủ công mỹ
nghệ, thực phẩm công nghệ, hàng trang trí nội thất, thiết bị văn phòng. Đại
lý ký gởi hàng hóa. Xây dựng dân dụng, công nghiệp. Trang trí nội thất. Sửa
chữa nhà. Sản xuất thiết bị bếp ăn công nghiệp, thang nâng, thang máy (trừ
gia công cơ khí, xi mạ điện, tái chế phế thải kim loại tại trụ sở).
- Vốn điều lệ: 3.000.000.000 đồng (Ba tỷ đồng).
Trong đó: - Hiện kim: 1.991.250.000 đồng - Hiện vật:
1.008.750.000 đồng.
- Danh sách thành viên góp vốn:
4
Số
TT
Tên thành viên Nơi đăng ký hộ khẩu
thường trú đối với cá
nhân hoặc địa chỉ trụ sở
chính đối với tổ chức
Giá trị

vốn góp
(triệu
đồng)
Phần
vốn góp
1 Nguyễn Hoàng
Dũng
414/54 Nơ Trang Long,
Phường 13, Quận Bình
Thạnh
2.400,00 80%
2 Nguyễn Kim Oanh 414/54 Nơ Trang Long,
Phường 13, Quận Bình
Thạnh
600,00 20%
- Người đại diện theo pháp luật của công ty:
Chức danh: Giám đốc
Họ và tên: NGUYỄN HOÀNG DŨNG (Nam)
Sinh ngày: 12/07/1964 Dân tộc: Kinh Quốc tịch: Việt Nam.
Số chứng minh nhân dân (hoặc số hộ chiếu): 020823305
Ngày cấp: 07/08/2003 Nơi cấp: Công An tp Hồ Chí Minh.
Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú: 414/54 Nơ Trang Long, Phường 13,
Quận Bình Thạnh.
Chỗ ở hiện tại: 414/54 Nơ Trang Long, Phường 13, Quận Bình Thạnh.
- Tên, địa chỉ chi nhánh: Xưởng sản xuất Học cụ Thiết bị trường học Hoàng
Dũng.
Địa chỉ: 14/27 Khu phố 1, Tô Ngọc Vân, Phường Thạnh Xuân, Quận 12.
1.3_ Sơ đồ công ty
5
II_ CÁC HOẠT ĐỘNG CỦA CHU TRÌNH DOANH THU

2.1_ Quá trình bán hàng
2.1.1_Hoạt động xét duyệt
 Xét duyệt đơn đặt hàng :
Sau khi nhận được đơn đặt hàng từ khách hàng, đơn đặt hàng được
đưa lên cho giám đốc xử lý xét duyệt và lập hợp đồng. Hợp đồng được lập
thành hai bản, 1 bản đưa cho khách hàng, 1 bản kèm theo đơn đặt hàng đưa
sang cho phó giám đốc.
Tại đây phó giám đốc lập danh mục bảng kê hàng hóa cần cung cấp.
Lập xong bảng kê được đưa sang cho quản lý phân xưởng, đơn đặt hàng và
hợp đồng được đưa sang phòng kế toán.
 Xét duyệt vật tư :
Khi nhận được bảng kê hàng hóa, quản lý phân xưởng kiểm tra vật tư
đồng thời lập phiếu đề xuất vật tư. Sau đó bảng kê hàng hóa đưa sang cho
thủ kho, còn phiếu đề xuất vật tư đưa sang cho giám đốc xử lý xét duyệt vật
tư rồi chuyển cho phòng kế toán.
2.1.2_ Cung cấp hang hóa:
6
NHÀ KHO
CHO THUÊ
PHÒNG
KẾ TOÁN
PHÒNG
PHÓ
GIÁM
ĐỐC
CỔNG 1
VƯỜN
HOA
BẢO VỆ
PHÒNG

GIÁM
ĐỐC
XƯỞNG
SẮT
XƯỞNG SƠN
KHO BÁN THÀNH
PHẨM
XƯỞNG MỘC
KHO NGUYÊN VẬT
LIỆU
XƯỞNG NHỰA
XƯỞNG LẮP
RÁP
KHO
THÀNH
PHẨM
CỔNG 2
CỔNG 3
B
Ã
I
X
E

WC
Thủ kho sau khi nhận được bảng kê hàng hóa sẽ đối chiếu với số
lượng vật tư trong kho và lập phiếu xuất kho (2 liên). Căn cứ vào bảng kê
hàng hóa và phiếu xuất kho thủ kho nhập liệu vào bảng tính Excel số lượng
hàng hóa xuất kho để cập nhật vào tập tin hàng hóa đã lưu trong máy. Sau
đó bảng kê hàng hóa được lưu lại theo số thứ tự, bên cạnh đó phiếu xuất kho

được đưa sang bộ phận giao hàng.
Bộ phận giao hàng cầm theo phiếu xuất kho, sau khi giao đủ số lượng
bộ phận giao hàng đưa phiếu xuất kho cho khách hàng ký, đưa khách hàng
giữu 1 liên , 1 liên còn lại đã được khách hàng ký đem về đưa cho phòng kế
toán.
2.1.3_ Hoạt động ghi nhận
Tại phòng kế toán, phiếu đề xuất vật tư từ giám đốc đưa sang được
lưu tại đây theo số thứ tự. Kế toán dựa vào phiếu xuất kho cùng với đơn đặt
hàng và hợp đồng, đối chiếu lập hóa đơn bán hàng (3 liên). Liên 1 lưu lại
theo số thứ tự, 2 liên còn lại đưa cho khách hàng ký, sau đó 1 liên đưa khách
hàng giữ, liên còn lại đưa lại về phòng kế toán. Căn cứ vào các chứng từ
(hóa đơn bán hàng , phiếu xuất kho, cùng với đơn đặt hàng và hợp đồng) kế
toán nhập liệu vào phần mềm, cập nhật số liệu và các tập tin hàng hóa và
khách hàng. Các chứng từ được lưu lại theo số thứ tự.
2.2_ Quá trình thu tiền:
2.2.1_ Xác nhận nội dung thu tiền
Khi khách hang trả tiền, thủ quỹ (kế toán chi tiết) nhập thông
tin khách hàng vào phần mềm, truy xuất số hóa đơn ứng với khoản tiền đã
nhận, đối chiếu. Sau đó nhận tiền, lập phiếu thu tiền (3 liên). Liên 1 lưu lại
tại cùi, 1 liên giao cho khách hàng, liên còn lại có chữ kí của khách hang kế
toán chi tiết giữ lại.
7
2.2.2_ Nhận tiền
Thủ quỹ (kế toán chi tiết) nhận tiền của khách hàng, đóng dấu đã thu
tiền và kí xác nhận lên phiếu thu.
2.2.3_ Ghi nhận/theo dõi
Kế toán dựa vào phiếu thu, cập nhật số liệu vào phần mềm, truy xuất
và đối chiếu với dữ liệu trong phần mềm. Sau đó phiếu thu tiền được lưu lại
theo số thứ tự.
III_ CÁC CHỨNG TỪ ĐƯỢC SỬ DỤNG TRONG CHU

TRÌNH DOANH THU TẠI DOANH NGHIỆP
SỐ
TT
TÊN
CHỨNG
TỪ

NỘI DUNG

MỤC ĐÍCH
BỘ
PHẬN
LẬP
BỘ
PHẬN
NHẬN
1 Hợp đồng
mua bán
hàng hóa.
- Căn cứ xác lập hợp
đồng: chịu sự điều
chỉnh của văn bản
quy phạm pháp luật
nào nào của Nhà
nước, thông thường
là Luật thương mại
2005, Luật dân sự
2005, thông tư 134,
…; nhu cầu của các
bên.

- Ngày, tháng, năm
ký hợp đồng; tên,
Để bảo đảm các
quan hệ kinh tế
được thiết lập
và thực hiện
giữa các bên
tham gia ký kết
hợp đồng. Ở
đây là việc mua
bán hàng hóa
và thực hiện
việc mua bán
hàng hóa theo
thỏa thuận có
Giám
đốc
Phó
giám
đốc
8
địa chỉ, số tài khoản
và ngân hàng giao
dịch của các bên, họ,
tên người đại diện,
người đứng tên đăng
ký kinh doanh;
- Đối tượng của hợp
đồng tính bằng số
lượng, khối lượng

hoặc giá trị quy ước
đã thoả thuận;
- Chất lượng, chủng
loại, quy sách, tính
đồng bộ của sản
phẩm, hàng hoá
hoặc yêu cầu kỹ
thuật của công việc;
- Giá cả;
- Bảo hành;
- Điều kiện nghiệm
thu, giao nhận;
- Phương thức thanh
toán;
- Trách nhiệm do vi
phạm hợp đồng kinh
tế;
có căn cứ hợp
lý, có cơ sở hợp
pháp.
Để bảo vệ các
quyền và lợi
ích hợp pháp,
đề cao trách
nhiệm của các
bên trong quan
hệ kinh tế
(quan hệ mua
bán hàng hóa
này).

9
- Thời hạn có hiệu
lực của hợp đồng;
- Các biện pháp bảo
đảm thực hiện hợp
đồng;
- Các thoả thuận
khác.
2 Bảng kê
hàng
hóa.
(chứng từ
nội bộ)
- Tên, địa chỉ của
công ty, mã số thuế.
- Tên chứng từ
“Bảng kê hàng hóa”.
- Ngày, tháng lập
bảng kê.
- Tên, địa chỉ đơn vị,
cá nhân đặt hàng;
ngày, tháng giao
hàng.
- Tên, quy cách, số
lượng, sản phẩm
(hàng hóa).
- Xác nhận của
người lập, xác nhận
của người có trách
nhiệm, quyền hạn.

Thông tin, kiểm
tra, đối chiếu,
xác nhận:
- Thông báo
cho quản lý
phân xưởng,
các bộ phận sản
xuất đặc điểm,
quy cách sản
phẩm, hàng hóa
cần sản xuất.
- Làm căn cứ
để quản lý phân
xưởng kiểm tra
vật tư và đề
xuất kịp thời
lên Ban giám
đốc.
- Làm căn cứ
Phó
giám
đốc
Quản lý
phân
xưởng
10
để bộ phận sản
xuất lên kế
hoạch sản xuất.
- Xác nhận tính

hợp lệ của hoạt
động sản xuất
của bộ phận sản
xuất.
3 Phiếu đề
xuất vật
tư.
(chứng từ
nội bộ)
- Tên, địa chỉ của
công ty, mã số thuế.
- Tên chứng từ
“Phiếu đề xuất vật
tư”.
- Họ tên người đề
nghị, bộ phận, lý do
đề nghị.
- Số thứ tự, tên quy
cách hàng hoá vật
tư, đơn vị tính, số
lượng, ghi chú,...
- Ngày, tháng, năm
lập phiếu.
- Xác nhận của bộ
phận đề nghị.
Thông tin, kiểm
tra, đối chiếu,
xác nhận:
- Thông báo
cho ban giám

đốc, bộ phận
mua hàng đặc
điểm, quy cách
hàng hóa, vật tư
cần mua về để
thực hiện hợp
đồng.
- Làm căn cứ
để bộ phận mua
hàng mua được
hàng hóa phù
hợp, đầy đủ.
- Xác nhận tính
Quản lý
phân
xưởng
Giám
đốc
11
hợp lệ của hoạt
động mua hàng
của bộ phận
mua hàng.
- Là cơ sở để
xác nhận trách
nhiệm và kiểm
soát quá trình
quản lý hàng
tồn kho (vật
tư).

4 Phiếu
xuất kho.
(chứng từ
nội bộ)
- Tên, địa chỉ của
công ty, mã số thuế.
- Căn cứ lập (mẫu số
02 vt,…)
- Tên chứng từ
“Phiếu xuất kho”.
- Ngày, tháng, năm
lập phiếu.
- Số chứng từ.
- Ghi nhận vào sổ
sách kế toán (Nợ:
…..Có:……)
- Họ tên người nhận
hàng, địa chỉ (bộ
phận).
- Lý do xuất.
Thông tin, cơ
sở ghi nhận kế
toán, kiểm tra,
đối chiếu, xác
nhận:
- Thông báo
cho Ban giám
đốc, bộ phận
bán hàng, bộ
phận kế toán

đặc điểm, quy
cách, số lượng
hàng hóa xuất
ra.
- Là căn cứ để
kế toán ghi
thủ kho Bộ phận
giao
hàng
12
- Xuất tại kho (ngăn
lô).
- Số thứ tự; tên nhãn
hiệu, qui cách, phẩm
chất vật tư (sản
phẩm, hàng hóa);
mã số; đơn vị tính;
Số lượng (yêu cầu,
thực xuất); đơn giá;
thành tiền.
- Xác nhận của
người lập phiếu,
người nhận hàng,
thủ kho, giám đốc.
nhận vào sổ
sách kế toán
biến động của
hàng tồn kho và
các tài khoản
khác có liên

quan.
- Là căn cứ xác
nhận tính hợp
lệ, hợp pháp
của hàng hóa
được xuất ra,
phục vụ cho
công tác quản
lý hàng tồn
kho, công tác
kiểm soát nội
bộ của công ty.
- Là căn cứ xác
nhận sự chuyển
giao (quyền sở
hữu, quyền
kiểm soát) hàng
hóa giữa người
bán và người
mua, làm cơ sở
13
lập hóa đơn và
thu tiền.
- Phục vụ cho
công tác kiểm
tra, đối chiếu
việc ghi nhận
sổ sách của kế
toán, của thủ
kho, đối chiếu

với đơn đặt
hàng của khách
hàng và hợp
đồng.
5 Hóa đơn
bán hàng
- Tên hóa đơn “
HÓA ĐƠN GIA
TRỊ GIA TĂNG”.
- Căn cứ lập (mẫu số
01 GTKT – 3LL)
- Số hóa đơn.
- Số liên
- Ngày, tháng, năm
lập háo đơn.
- Tên, địa chỉ, số tài
khoản, điện thoại
của đơn vị bán hàng
Thông tin, cơ
sở ghi nhận kế
toán, kiểm tra,
đối chiếu, xác
nhận:
- Chủ yếu phục
vụ cho mục
đích xác nhận
mang tính chất
pháp lý và làm
cơ sở ghi nhận
doanh thu và

Kế toán
trưởng
(kế toán
tổng
hợp)
Kế toán
chi tiết
(thủ
quỹ)
14
(công ty Hoàng
Dũng).
- Họ tên, đơn vị, địa
chỉ, số tài khoản,
hình thức thanh
toán, mã số thuế của
khách hàng.
- Số thứ tự, Tên
hàng hóa, dịch vụ,
đơn vị tính, số
lượng, đơn giá,
thành tiền, tổng
cộng tiền hàng.
- Thuế suất GTGT,
tiền thuế, tổng cộng
tiền thanh toán.
- Xác nhận của
người mua hàng, của
người bán hàng, của
thủ trưởng đơn vị.

các các tài
khoản liên quan
(tiền, khoản
phải thu, thuế
GTGT,…),
cùng mục đích
kiểm tra của
kiểm toán viên
độc lập, cơ
quan thuế.
- Ngoài ra, đây
còn là cơ sở
quan trọng để
đối chiếu kế
toán giữa kế
toán tổng hợp
và chi tiết.
6 Phiếu thu - Tên, địa chỉ của
công ty.
- Căn cứ lập (mẫu số
01 tt,…)
- Tên chứng từ
Thông tin, cơ
sở ghi nhận kế
toán, kiểm tra,
đối chiếu, xác
nhận:
Thủ quỹ
(Kê
toán chi

tiết )
Thủ quỹ
(kê toán
chi tiết)
15
“Phiếu thu”.
- Ngày, tháng, năm
lập phiếu.
- Số chứng từ.
- Ghi nhận vào sổ
sách kế toán (Nợ:
…..Có:……)
- Họ tên người nộp
tiền, địa chỉ (bộ
phận).
- Lý do nộp.
- Số tiền (bằng số,
bằng chữ).
- Số chứng từ gốc
kèm theo.
- Xác nhận của giám
đốc, kế toán trưởng,
người nộp tiền,
người lập phiếu, thủ
quỹ.
Chủ yếu để xác
nhận và làm cơ
sở cho việc ghi
nhận kế toán
(tăng tiền hoặc

giảm khoản
phải thu), đồng
thời cũng xác
nhận cho việc
thực hiện nghĩa
nghĩa vụ thanh
toán tiền mua
hàng của người
mua hàng.
- Ngoài ra,
phiếu thu cũng
phục vụ cho
mục đích kiểm
tra, đối chiếu
công nợ của kế
toán các khoản
phải thu, kiểm
tra quỹ tiền mặt
của thủ quỹ.
16
IV_LƯU ĐỒ XỬ LÝ CHU TRÌNH DOANH THU BÊN
NGOÀI PHÒNG KẾ TOÁN
17
1.
18
V_ MÔ TẢ TÀI KHOẢN SỬ DỤNG VÀ ĐỐI TƯỢNG THEO
DÕI CHI TIẾT
Tài khoản
Tài khoản Tên Kết cấu TK (mở mấy
cấp, tên gọi cụ thể

từng cấp
Đối tượng theo
dõi chi tiết của
TK (nếu có)
111
Tiền mặt
Mở 2 cấp:
- Cấp 1: tài khoản 111
– tiền mặt.
- Cấp 2: Tài khoản
1111 Tiền mặt Việt
Nam.
112
Tiền gửi ngân hàng. Mở 2 cấp:
- Cấp 1: tài khoản 112
– Tiền gửi ngân hàng.
- Cấp 2:
+ Tài khoản 1121 -
Tiền Việt Nam.
+ Tài khoản 1122 -
Ngoại tệ.
- Tài khoản 1123 -
Vàng, bạc, kim khí
quý, đá quý.
131 Phải thu khách hàng Mở 2 cấp:
- Cấp 1: Phải thu khách
hàng.
- Cấp 2:
+ Tài khoản 1311: Phải
thu khách hàng sản

xuất.
+ Tài khoản 1312: Phải
thu khách hàng xây
dựng.
Khách hàng.
19