Xác định và hạch toán các khoản dự phòng trong doanh nghiệp

lời mở đầu
Trong nền kinh tế đang phát triển và diễn ra sôi động nh hiện nay, việc sử dụng
quản lý có hiệu quả tài sản là một trong những nhân tố quan trọng quyết định đến lới
nhuận của doanh nghiệp. Trong doanh nghiệp giá trị tài sản luôn chịu sự tác động của
nhiều nhân tố bên ngoài. Sự giảm giá của tài sản có thể xảy ra bất kỳ lúc nào trong t-
ơng lai mà hậu quả của chúng là không chắc chăn. Doanh nghiệp phải đứng trớc nguy
cơ rủi ro và chi phí khổng lồ để bù đắp cho rủi ro đó, để hạn chế những thiệt hại có thể
xảy ra trong kinh doanh, doanh nghiệp phải lập dự phòng. Việc lập dự phòng có ý
nghĩa về phơng diện kinh tế tài chính. Dự phòng làm tăng số tổng chi phí, điều đó có
nghĩa làm giảm doanh thu thuần của niên độ lập dự phòng. Hay nói cách khác lập dự
phòng là chuyển chi phí phát sinh các năm sau vào năm này. Từ đó các doanh nghiệp
trích luỹ đợc một số vốn để bù đắp cho các khoản chi phí thiệt hại khi chúng phát sinh.
Xuất phát từ lý do đó nên em chọn đề tài Xác định và hạch toán các khoản dự phòng
trong doanh nghiệp.
Sinh viên thực hiện
Lê Thị Thanh Thuỷ
I./ Sự cần thiết phải lập dự phòng trong doanh nghiệp:
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, nhất là nền kinh tế ngày càng phát triển
đa dạng, phức tạp, các doanh nghiệp không thể nào tránh khỏi một số rủi ro vì lý do
khách quan không thể dự kiến nhng khi phát sinh thực tế thì mức thiệt hại lớn hơn mức
dự kiến. Nguyên tắc của kế toán là phải thận trọng, thà chấp nhận lỗ trớc lãi sau còn
hơn là lãi trớc lỗ sau. Nên chế độ chế toán cho phép các doanh nghiệp lập dự phòng
giảm giá tài sản, khoản dự phòng này phải là một sự đánh giá chi phí tốt nhất cần có để
thanh toán nghĩa vụ hiện tại vào ngày lập bảng tổng kết tài sản.
II/ Các loại dự phòng:
Dự phòng giảm giá vật t hàng hoá tồn kho:
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là việc phản ảnh toàn bộ giá trị bị giảm sút so
với giá trị thuần có thể thực hiện đợc của hàng tồn kho nhằm ghi nhận các khoản lỗ
hay phí tổn có thể phát sinh nhng cha chắc chắn và phản ảnh giá trị thực hiện thuần của
hàng tồn kho trên báo cáo tài chính.
Dự phòng giảm giá chứng khoán đầu t.

Dự phòng giảm giá đầu t chứng khoán là bộ phận giá trị dự tính bị giảm giá của
chứng khoán đầu t nhằm ghi nhận các khoản lỗ có thể phát sinh nhng cha chắc chắn.
Đồng thời qua đó phản ảnh đợc giá trị thực của các khoản đầu t chứng khoán.
Dự phòng phải thu khó đòi.
Dự phòng phải thu khó đòi là số tiền dự kiến và các khoản khó đòi vào chi phí
trong kỳ.
III/ Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
1/ Mục đích và sự cần thiết phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
Mục đích:
Xuất phát từ thực tế giá cả của hàng hoá tồn kho thờng xuyên biến động tăng
(giảm) do các nguyên nhân chủ quan hoặc khách quan nh giảm giá, lỗi thời ...... Để
hạn chế bớt những thiệt hại xảy ra trong kinh doanh, doanh nghiệp phải thực hiện lập
dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là việc tính trớc vào chi phí sản xuất kinh
doanh phần giá trị bị giảm xuống thấp so với giá trị ghi sổ của hàng tồn kho. Cuối kỳ
kế toán nếu nhận thấy có bằng chứng chác chắn về sự giảm giá thờng xuyên cụ thể xảy
ra trong kỳ kế toán thì tiến hành lập dự phòng.
Việc lập dự phòng hàng tồn kho đồng thời cũng để phản ánh đúng giá trị thực tế
thuần tuý hàng tồn kho của doanh nghiệp nhằm đa ra một hình ảnh trung thực về hình
ảnh của doanh nghiệp khi lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ hạch toán.
Giá trị thuần của hàng tồn kho thể hiện trên báo cáo tài chính của doanh nghiệp
là giá trị điều chỉnh giữa giá trị hàng tồn kho thực tế trên sổ kế toán và trị giá dự phòng
giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ hạch toán.
Sự cần thiết phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
. Theo chế độ kế toán hiện hành, hàng tồn kho đợc ghi chép trên sổ kế toán theo
giá thực tế. Nhng trên thực tế giá mua hàng tồn kho trên thị trờng có thể bị giảm so với
giá gốc. Để thực hiện nguyên tắc thận trọng của kế toán thì cần phải lập dự phòng cho
phần giá trị hàng tồn kho bị giảm sút. Qua đó, phản ánh giá trị thực hiện thuần của
hàng tồn kho, giá trị thực hiện thuần của hàng tồn kho là giá có thể bán đợc trên thị tr-
ờng

2/ Đối tợng và điều kiện lập dự phòng:
Theo qui định (Thông t số 107/2001TT-BTC của Bộ Tài chính ngày 31/12/2001
việc trích lập dự phòng hàng tồn kho phải có hoá đơn, chứng từ hợp lệ, hợp pháp theo
qui định của Bộ Tài chính. là những vật t, hàng hoá thuộc quyền sở hữu của doanh
nghiệp, tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính có giá trị thu hồi hoặc giá thị trờng
thấp hơn giá ghi trên sổ kế toán.
Các loại vật liệu chính dùng cho sản xuất, các loại vật t, hàng hoá, thành phẩm
tồn kho để bán mà giá thị trờng thấp hơn giá thực tế đang ghi sổ kế toán. Vật t hàng
hoá tồn kho có giá trị bị giảm so với giá ghi trên sổ kế toán nhng giá bán sản phẩm
dịch vụ đợc sản xuất từ vật t, hàng hoá ngày không bị giảm giá thì không đợc trích lập
dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
3/ Phơng pháp lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
Doanh nghiệp phải căn cứ vào tình hình giảm giá số lợng hàng tồn kho thực tế
của từng loại vật t, hàng hoá để xác định mức lập dự phòng theo công thức sau:
Mức lập dự phòng Lợng vật t, hàng Giá hạch Giá thực tế
giảm giá vật t, hàng = hoá tồn giảm giá x toán trên - trên thị trờng
hoá cho năm kế hoạch tại thời điểm lập sổ kế toán tại thời điểm
BCTC năm lập BCTC năm
4/ Phơng pháp hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
- Tài khoản sử dụng: Kế toán sử dụng tài khoản TK 139 Dự phòng giảm giá
hàng tồn kho.
- Kết cấu tài khoản:
+ Bên Nợ: Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
+ Bên Có: Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
+ Số d Nợ: Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện có.
Cuối kỳ kế toán năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện đợc của hàng tồn kho
nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Số dự phòng giảm giá
hàng tồn kho đợc lập là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị
thuần có thể thực hiện đợc của chúng.
Trờng hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán

năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ năm trớc thì
số chênh lệch lớn hơn đợc lập thêm, ghi:
Nợ TK 632 : Giá vốn hàng bán (chi tiết giảm giá hàng tồn kho)
Có TK: 159 : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Trờng hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán
năm trớc thì số chênh lệch nhỏ hơn đợc hoàn nhập ghi :
Nợ TK 159 : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Có TK 632 : Giá vón hàng bán (chi tiết giảm giá hàng tồn kho).
Trong niên độ kế toán tiếp theo, nếu hàng tồn kho không bị giảm giá đã sử
dụng vào sản xuất kinh doanh đã bán, ngoài bút toán ghi phản ảnh giá trị hàng tồn kho
đã dùng hay đã bán, kế toán còn phải hoàn nhập số dự phòng giảm giá đã lập của các
loại hàng tồn kho này, ghi:
Nợ TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Có TK 632: Giá vốn hàng bán.
5/ Xử lý các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
Căn cứ vào biến động thực tế và giá hàng tồn kho doanh nghiệp chủ động xác
định mức trích lập, sử dụng và xử lý các khoản dự phòng theo đúng qui định.
Cuối năm, doanh nghiệp có vật t, hàng hoá tồn kho bị giảm giá so với giá trị ghi
trên sổ kế toán, thì phải trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo qui định.
- Nếu số dự phòng giảm giá phải trích lập cho năm kế hoạch bằng số d khoản dự
phòng năm trớc, thì doanh nghiệp không phải trích lập khoản dự phòng giảm giá vật t,
hàng hoá tồn kho vào chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Nếu số dự phòng giảm giá trích lập cao hơn số d khoản dự phòng giảm giá vật
t hàng hoá tồn kho để trích lập năm trớc thì doanh nghiệp tính thêm vào chi phí quản lý
doanh nghiệp phần chênh lệch giữa số phải trích lập cho năm kế hoạch với số d khoản
dự phòng đã trích lập năm trớc.
- Ngợc lại, nếu số dự phòng phải tính cho năm kế hoạch thấp hơn số số d khoản
dự phòng giảm giá vật t, hàng hoá đã trích lập năm trớc thì doanh nghiệp phải hoàn
nhập khác phần chênh lệch giữa số d khoản dự phòng đã trích lập năm trớc với số dự
phòng phải trích lập cho năm kế hoạch.

IV/ Hạch toán dự phòng giảm giá chứng khoán đầu t:
1/ Mục đích và sự cần thiết lập dự phòng giảm giá đầu t chứng khoán:
Mục đích:
Theo nguyên tắc Thận trọng đòi hỏi kế toán phải lập dự phòng giảm giá đầu t
chứng khoán ngắn hạn, chứng khoán dài hạn khi cần thiết nhằm ghi nhận trớc vào chi
phí của niên độ này những khoản thiệt hại có thể phát sinh do những nguyên nhân
khách quan trong niên độ kế tiếp, từ đó xác định giá trị thực tế của các chứng khoán
đang đầu t khi lập Bảng cân đối kế toán
Sự cần thiết lập dự phòng giảm giá đầu t chứng khoán
Trong nền kinh tế thị trờng, các loại chứng khoán mà doanh nghiệp đầu t kể cả
chứng khoán ngắn hạn và chứng khoán dài hạn đều có thể bị thiệt hại do giảm giá.
Theo nguyên tắc Thận trọng đòi hỏi kế toán phải lập dự phòng giảm giá cho các loại
chứng khoán đàu t khi cần thiết nhằm ghi nhận trớc khoản tổn thất có thể xảy ra, giúp
doanh nghiệp có nguồn tài chính để bù đắp khoản tổn thất khi phát sinh.
2/ Đối tợng và điều kiện lập dự phòng giảm giá đầu t chứng khoán:
Là toán bộ chứng khoán đợc doanh nghiệp đầu t theo đúng qui định của pháp
luật, đợc tự do mua bán trên thị trờng mà tại thời điểm kiểm kê, lập báo cáo tài chính
có giá thị trờng giảm so với giá đang hạch toán trên kể kế toán (giá gốc ghi sổ) đợc
pháp trích lập dự phòng.
Những chứng khoán không đợc phép mua bán trên thị trờng thì không đợc lập dự
phòng giảm giá.
3/ Phơng pháp lập dự phòng giảm giá đầu t chứng khoán:
Doanh nghiệp phải lập dự phòng cho từng loại chứng khoán đầu t, có biến động,
giảm giá tại thời điểm lập báo cáo tài chính năm của năm báo cáo theo công thức sau:
Mức lập dự phòng Số lợng chứng Giá chứng Giá chứng
giảm giá đầu t = khoán bị giảm giá x khoán hạch - khoán thực tế
chứng khoán cho tại thời điểm lập toán trên số trên thị trờng
năm kế hoạch BCTC năm kế toán.

Doanh nghiệp phải lập dự phòng riêng cho từng loại chứng khoán bị giảm giá

và đợc tổng hợp vào bảng kê chi tiết dự phòng giảm giá chứng khoán đầu t, làm căn cứ
để hạch toán vào chi phí hoạt động tài chính của doanh nghiệp.
4/ Phơng pháp hạch toán dự phòng giảm giá chứng khoán đầu t:
- Tài khoản sử dụng:
Để theo dõi tình hình trích lập và hoàn nhập dự phòng giảm giá đầu t chứng
khoán, kế toán sử dụng tài khoản TK 229 Dự phòng giảm giá đầu t dài hạn, TK 129
Dự phòng giảm giá đầu t chứng khoán ngắn hạn.
Kết cấu tài khoản:
- Bên Nợ: Số dự phòng bù đắp thiệt hại thực tế do giảm giá chứng khoán.
Hoàn nhập dự phòng giảm giá chứng khoán.
- Bên Có: Số trích lập dự phòng giảm giá đầu t chứng khoán.
- Số d Có: Số dự phòng giảm giá đầu t chứng khoán hiện còn cuối kỳ.
Cuối năm tài chính, doanh nghiệp căn cứ vào tình hình giảm giá đầu t ngăn han,
đầu t dài hạn của các loại chứng khoán, các khoản đầu t ngắn hạn, dài hạn hiện có tính
đến 31/12 tính toán phải lập dự phòng giảm giá cho các khoản đầu t ngắn hạn, dài hạn
này. So sánh với số đã lập dự phngf giảm giá năm trớc (nếu có) xác định số chênh lệch
phải lập tăng thêm hoặc giảm đi (nếu có).
Trờng hợp số dự phòng giảm giá đầu t chứng khoán ngắn hạn, đầu t chứng
khoán dài hạn phải lập năm nay lớn hơn số dự phòng giảm giá đầu t chứng khoán ngắn
hạn, dài hạn, thì số chênh lệch lớn hơn, ghi:
Nợ TK 635 : Chi phí tài chính.
Có TK 129 : Dự phòng giảm giá đầu t ngắn hạn.
Có TK 229 : Dự phòng giảm giá đầu t dài hạn.
Trờng hợp số dự phòng giảm giá chứng khoán đầu t ngắn hạn, đầu t dài hạn
phải lập năm nay nhỏ hơn số dự phòng giảm giá chứng khoán ngắn hạn, dài hạn đã lập
ở cuối niên độ kế toán năm trớc, thì số chênh lệch phải đợc hoàn nhập, ghi:
Nợ TK 129: Dự phòng giảm giá đầu t chứng khoán ngắn hạn.
Nợ TK 229: Dự phòng giảm giá đầu t chứng khoán dài hạn.
Có TK 635: Chi phí tài chính.
Trong niên độ kế toán tiếp theo, khi các chứng khoán đầu t ngắn hạn, thu hồi

hay đã chuyển nhợng, ngoài bút toán phản ánh giá chuyển nhợng hay thu hồi của
những chứng khoán đã lập dự phòng giảm giá, kế toán còn phải hoàn nhập số dự phòng
giảm giá đã lập của các chứng khoán này.
Nợ TK 129, 229: Hoàn nhập số dự phòng giảm giá của những chứng
khoán đã chuyển nhợng hay thu hồi.
Có TK 635: Chi phí tài chính.
Cuối niên độ kế toán năm sau, kế toán hạch toán hoàn nhập toàn bộ số dự phòng
đã lập cuối niên độ kế toán trớc vào thu nhập hoạt động tài chính
Cuối niên độ kế toán tiếp theo, so sánh số dự phòng năm cũ còn lại với số dự
phòng cần lập cho niên độ kế toán tới, nếu số dự phòng còn lại nhỏ hơn số dự phòng
cần lập cho niên độ mới. Kế toán tiến hành hoàn nhập số chênh lệch lớn hơn vào ghi
chi phí tài chính.
Ngợc lại nếu số dự phòng còn lại nhỏ hơn số dự phòng cần lập cho niên độ mới,
kế toán tiến hành trích lập số chênh lệch nhỏ hơn vào chi phí hoạt động tài chính giống
nh với niên độ kế toán trớc.
5/ Xử lý khoản giảm giá chứng khoán đầu t:
Nếu số dự phòng giảm giá phải trích lập cho năm kế hoạch bằng số d khoản dự
phòng năm trớc đã trích thì doanh nghiệp không phải trích lập khoản dự phòng giảm
giá chứng khoán đầu t.
Nếu số dự phòng phải trích lập cao hơn số d khoản dự phòng giảm giá đầu t
chứng khoán đã trích lập năm trớc thì doanh nghiệp trích thêm vào chi phí hoạt động
tài chính.
Giá trị khoản dự phòng đợc hoàn nhập vào thu nhập hoạt động tài chíh.
V/ Hạch toán dự phòng phải thu khó đòi:
1/ Mục đích và sự cần thiết phải lập dự phòng phải thu khó đòi.
Mục đích:
Dự phòng phải thu khó đòi nhăm mục đích:
- Đề phòng nợ phải thu không thu hồi đợc khi khách hàng không có khả năng
trả nợ.
- Xác định giá trị thực của các khoản tiền tồn trong thanh toán khi lập báo cáo

kế toán.
Sự cần thiết phải lập dự phòng phải thu khó đòi.
Trong thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh có những khoản phải thu mà ngời
nợ khó hoặc không có khả năng trả nợ hoặc vì lý do nào đó mà không xác định đợc ng-
ời nợ. Các khoản nợ của những khách hàng này gọi là nợ phải thu khó đòi. Để đề
phòng rủi ro, hạn chế những đột biến về kết quả kinh doanh trong kỳ kế toán đảm bảo
phù hợp giữa doanh thu và chi phí trong kỳ. Vào cuối mỗi niên độ kế toán phải tính số
d nợ phải thu khó đòi do ngời nợ không còn khả năng thanh toán có thể xảy ra trong
năm kế hoạch để tính trớc vào chi phí sản xuất kinh doanh.
2/ Đối tợng và điều kiện lập dự phòng phải thu khó đòi
- Phải có tên, địa chỉ nội dung từng khoản nợ, số tiền phải thu của từng đơn vị
hoặc ngời nợ, trong đó ghi rõ số nợ phải thu khó đòi.