BÀI BÁO CÁO THỰC TẬP-Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức bộ máy của Chi nhánh xuất nhập khẩu phía Bắc

1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức bộ máy của Chi nhánh xuất nhập
khẩu phía Bắc.
Chi nhánh Tổng công ty thương mại Hà Nội – Trung tâm Xuất nhập khẩu phía
Bắc ( sau đây gọi tắt là Chi nhánh xuất nhập khẩu phía Bắc hoặc chi nhánh) là đơn
vị kinh doanh xuất nhập khẩu, hạch toán phụ thuộc, trực thuộc Tổng công ty
thương mại Hà Nội (Tổng công ty).Chi nhánh có con dấu riêng, có tài khoản riêng
tại Ngân hàng theo quy định của pháp luật.
Trụ sở: số 11B phố Tràng Thi, phường Hàng Trống, quận Hoàn Kiếm, thành
phố Hà Nội
1.1 Chức năng:
-Tham mưu giúp ban lãnh đạo Tổng công ty trong việc hoạch định chiến
lược, chính sách xuất nhập khẩu liên quan đến hoạt động kinh doanh của TCT
-Tham gia xây dựng và hoàn thiện hệ thống các quy chế, quy định của TCT
trong lĩnh vực XNK.
-Tổ chức các hoạt động marketing, xúc tiến thương mại (XTTM), quảng cáo,
hội chợ triển lãm thương mại trong và ngoài nước phục vụ cho hoạt động XNK.
-Ký kết và thực hiện các hợp đồng kinh doanh XNK hàng hà và dịch vụ của
Chi nhánh với khách hàng; thực hiện các hợp đồng kinh doanh nội địa, các hợp
đồng khác phục vụ cho hoạt động XNK nhằm đạt hiệu quả kinh tế cao.
-Tổ chức xây dựng, quản lý kho bãi và mạng lưới nhằm khai thác, cung cấp,
gia công, chế biến hàng hóa phục vụ cho các hoạt động XNK.
-Hợp tác đầu tư, liên doanh liên kết với các đối tác trong và ngoài nước.
1.2 Nhiệm vụ
-Đảm bảo rằng hoạt động thương mại quốc tế được thực hiện theo đúng
những chính sách, nguyên tắc quy định.
-Bảo đảm giá trị và khả năng mang lại lợi nhuận của các thương vụ thương
mại quốc tế cũng như tối thiểu hóa các nguy cơ kinh doanh có thể lường trước
được. Xây dựng chương trình sản xuất, khai thác nguồn hàng, nghiên cứu, phát
triển thị trường nhằm ptr xuất khẩu theo hướng vừa chuyên sâu, vừa đa dạng,
không ngừng mở rộng thị trường.
-Chỉ đạo thúc đẩy sản xuất nhập khẩu liên kết, nghiên cứu thị trường, xây

dựng một số mặt hàng xuất khẩu chủ lực, hình thành các kênh phân phối.
1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy
Bộ máy quản lý của Trung tâm được tổ chức chặt chẽ, thông tin được truyền
từ trên xuống dưới và ngược lại. Giữa các phòng ban có sự hoạt động độc lập và
chịu sự quản lý trực tiếp của giám đốc trung tâm và phó giám đốc trung tâm. Điều
này đã phát huy được tính cạnh tranh tích cực giữa các phòng ban trong việc hoàn
thành nhiệm vụ được giao.
Nguồn: Chương trình tái cơ cấu TTXNKPB thuộc TCT thương mại Hà Nội
Giám đốc Trung tâm
P.Giám đốc Trung
tâm
Phòng
khu
vực thị
trường
1
Phòng
khu
vực thị
trường
2
Bộ
phận
kế
toán
Tổ
giao
nhận
vận
tải

Phòng
xuất
nhập
khẩu
1
Phòng
xuất
nhập
khẩu
3
Phòng
xuất
nhập
khẩu
4
Phòng
xuất
nhập
khẩu
5
2. Cơ chế chính sách quản lý doanh nghiệp.
2.1 Chính sách quản lý nguồn lực
Nguồn lực là một vấn đề then chốt trong sự phát triển của doanh nghiệp,
nắm bắt được tầm quan trọng đó, chi nhánh XNK phía Bắc có những chính sách
hết sức đúng đắn trong việc quản lý các nguồn lực. Cụ thể:
Đối với nguồn nhân lực, có thể nói đây là yếu tố rất quan trọng, bởi một tổ
chức được xây dựng nên từ những cá nhân có năng lực, trí tuệ, tận tâm với công
việc thì tổ chức đó chắc chắn sẽ thành công. Trước hết, chi nhánh XNK phía Bắc
đã đưa ra chính sách thu hút nguồn nhân lực hết sức hấp dẫn nên đã tiếp nhận được
nhiều cán bộ có nghiệp vụ, có kinh nghiệm, năng lực quản lý điều hành giỏi. Bên

cạnh đó chi nhánh thường xuyên tổ chức các lớp học, hội thảo, để bồi dưỡng
nghiệp vụ cho cán bộ và nhân viên. Đặc biệt, với phương châm “đặt đúng người
đúng việc” nên thời gian qua, dù luôn gặp sự cạnh tranh khốc liệt, chi nhánh vẫn
liên tục gặt hái được những kết quả đáng tự hào. Ngoài ra, chi nhánh cũng không
quên đưa ra chính sách đãi ngộ, lương thưởng, phụ cấp xứng đáng với thành quả
của nhân viên nhằm nâng cao sự gắn bó giữa các cán bộ, nhân viên với sự nghiệp
lâu dài của trung tâm.
Đối với nguồn vốn, như ta đã biết, trong đầu tư kinh doanh, mọi hoạt động
sẽ phối hợp nhịp nhàng, hài hòa và thành công sẽ dễ dàng hơn nếu biết quản lý
nguồn vốn hợp lý và hiệu quả. Đây cũng là một thành công của chi nhánh XNK
phía Bắc khi họ đã biết khai thác và sử dụng nguồn vốn rất hợp lý, đem lại lợi
nhuận lớn cho cả chi nhánh nói riêng và Tổng công ty nói chung. Khi tham gia vào
một dự án đầu tư, chi nhánh luôn theo dõi sát sao, đánh giá và điều chỉnh kịp thời
kế hoạch tài chính, quản lý công nợ của khách hàng, đối tác sao cho phù hợp nhất,
tránh lãng phí. Đồng thời luôn luôn tổng hợp, phân tích thực trạng về tài chính và
đưa ra những quyết định về mặt tài chính ngắn hạn cũng như dài hạn của công ty.
2.2 Chiến lược và chính sách kinh doanh
* Chiến lược phát triển thị trường
Từ định hướng tập trung xây dựng thị trường nước ngoài để xuất khẩu hàng
các mặt hàng của mình, chi nhánh luôn coi công tác xúc tiến thương mại, mở rộng
thị trường là khâu then chốt quyết định thành công. Ông Nguyễn Hữu Thắng cho
rằng: “Một trong những điều kiện để doanh nghiệp xuất khẩu ổn định là hệ thống
thị trường phải đa dạng, bởi 5 châu lục có 5 điều kiện khác nhau. Nhu cầu về thị
trường khác nhau, thị hiếu khác nhau, các mặt hàng vào các kệnh thị trường này
khác nhau, đồng thời luôn có sự biến động. Để xuất khẩu tốt, trước hết phải đa
dạng hóa các ngành hàng và thị trường”. Với quan điểm trên, chi nhánh đã tích cực
tham gia các hội chợ, thương mại tại các nước trên thế giới trước hết nhằm giới
thiệu sản phẩm của mình, đồng thời tìm kiếm khách hàng.
*Chiến lược cạnh tranh:
Khi nền kinh tế ngày càng phát triển thì sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp

trong nước và trên thế giới ngày càng trở nên gay gắt hơn. Do đó chi nhánh phải
đưa ra rất nhiều chính sách cạnh tranh khác nhau như hoạt động marketing, nâng
cao chất lượng cũng như tạo sự khác biệt của sản phẩm nhằm chinh phục thị hiếu
người tiêu dùng. Tuy nhiên sự khác biệt chỉ kéo được khách hàng đến, còn để giữ
được khách hàng, điều cơ bản là chất lượng của sản phẩm, dịch vụ. Như vậy, điều
cần thiết là phải luôn đảm bảo chất lượng sản phẩm, giữ uy tín trên thị trường. Với
số lượng sản phẩm và thị trường ngày càng lớn, và do áp lực cạnh tranh cũng như
yếu tố bất ổn định của môi trường kinh doanh ngày càng tăng, chi nhánh XNK phía
Bắc nhận ra cần phải kinh doanh cả chiều rộng và chiều sâu, không ngừng mở rộng
quy mô, đa dạng hóa các ngành nghề kinh doanh,
3. Thực trạng hoạt động thương mại và thị trường của Trung tâm XNK phía
Bắc
Là một đơn vị chuyên hoạt động trong lĩnh vực XNK, trung tâm XNK phía
Bắc có những thành tích đáng kể trong công tác giới thiệu và xuất khẩu các mặt
hàng của Việt Nam ra toàn thế giới. Các sản phẩm của chi nhánh đã có uy tín lớn
tại thị trường 70 nước và vùng lãnh thổ trên thế giới với các sản phẩm chủ yếu: Lạc
nhân, gạo, tiêu đen, chè quế, tinh bột sắn…; các mặt hàng thủ công mỹ nghệ như
mây tre đan, các loại thảm cói, xơ dừa, thêu ren, tạp phẩm, gốm sứ mỹ nghệ. Được
đánh giá là doanh nghiệp đạt kim ngạch xuất khẩu hàng đầu cả nước về hàng thủ
công mỹ nghệ.
Nhìn chung tổng giá trị kim ngạch xuất nhập khẩu của trung tâm liên tục
tăng qua các năm. Năm 2009 đạt 10.134 triệu USD, đến năm 2009 kim ngạch xuất
nhập khẩu tăng mạnh, đạt 12.907 triệu USD, tăng 27% so với năm 2009, cũng
trong đà tăng trưởng đó, năm 2011, kim ngạch xuất nhập khẩu đạt 15.314 triệu
USD tăng 18% so với năm 2010. Tất cả kết quả trên đều do trung tâm đã biết tận
dụng những cơ hội, phát huy những thế mạnh tiềm năng để phát triển, đi lên. Đồng
thời cũng biết cách khắc phục khó khăn, hạn chế trong những năm trước nhằm đạt
được thành công.
Đặc biệt, với 2 ngành hàng chính xuất khẩu là hàng nông sản và thủ công
mỹ nghệ, thì kim ngạch xuất khẩu đều tăng qua các năm. Cụ thể hàng TCMN, mặc

dù kim ngạch xuất khẩu năm 2010 giảm so với năm 2009 do ảnh hưởng của cuộc
khủng hoảng kinh tế, nhưng đến năm 2011 lại tăng đột biến tới 217% so với năm
2010 (kim ngạch xuất khẩu năm 2009, 2010, 2011 lần lượt là: 0.8 triệu USD; 0.53
triệu USD; 1.15 triệu USD). Ngoài ra các mặt hàng nông sản cũng có tốc độ tăng
đáng kể, như mặt hàng Tiêu, điều trung bình tăng 185%/năm, là mặt hàng rất có
triển vọng trong tương lai. Bên cạnh đó, không thể không kể đến cao su, tuy mới
xuất hiện trên thị trường nhưng cao su có mức tăng trưởng vượt bậc, chỉ với 0.13
triệu USD năm 2009, đến năm 2011 đã tăng rất nhanh đạt 2.74 triệu USD.
Tổng giá trị kim ngạch xuất nhập khẩu của trung tâm XNK
phía Bắc
Đơn vị: triệu USD
STT Mặt hàng 2009 2010 2011
1 Tiêu 1.33 2.74 4.47
2 TBS 0.40 1.33 1.69
3 Gạo 1.86 1.59 0.20
4 Chè, cà phê 0.95 2.06 1.37
5 Dược liệu 1.31 0.60 0.65
6 NS khác 0.38 2.51 0.47
7 Cao su 0.13 - 2.74
8 Gốm 0.58 0.78 0.65
9 TCMN 0.80 0.53 1.15
10 Khác 1.25 0.60 1.34
Tổng 10.134 12.907 15.314
*Cơ cấu thị trường
Sau gần 7 năm hoạt động, trung tâm XNK phía Bắc đã xuất khẩu hàng hóa
sang rất nhiều nước, khu vực khác trên thế giới như Mỹ, Châu Âu, trung quốc,
Nhật bản….
Về cơ cấu thị trường xuất khẩu có thể thấy thị trường chủ yếu, trọng điểm
của trung tâm XNK phía Bắc là thị trường Châu Âu, kim ngạch xuất nhập khẩu
luôn ổn định và đạt trên 3 triệu USD, như năm 2009 đạt 4.07 triệu USD; năm 2010

tuy có giảm so với năm 2009 nhưng vẫn đạt 3.32 triệu USD; năm 2011 đạt 4.03
triệu USD. Đây là thị trường lớn với hơn 500 triệu dân, có sức tiêu thụ là rất lớn,
mức sống cao, hứa hẹn là bạn hàng đáng tin cậy của Việt Nam trong tương lai.
Thị trường đứng thứ hai là Nam Á, kim ngạch xuất nhập khẩu vào thị trường
này cũng rất ổn định, năm 2009 đạt 2.05 triệu USD, năm 2010 tăng 29% đạt 2.66
triệu USD, và đến năm 2011 đã giảm hơn 2010 và đạt 2.13 triệu USD.
Biến động lớn nhất trong hoạt động xuất nhập khẩu của trung tâm XNK phía
Bắc chính là thị trường châu Á. Trong khi kim ngạch xnk năm 2010 tăng mạnh so
với năm 2009 (tăng 164%), hứa hẹn là một thị trường hấp dẫn cho các nhà đầu tư.
Tuy nhiên trong năm 2011, kim ngạch xnk lại sụt giảm đáng kể, chỉ đạt 0.64%
Thị trường xuất khẩu chủ yếu của trung tâm xuất nhập
khẩu phía Bắc
Đơn vị: triệu USD
STT Thị trường 2009 2010 2011
1 Châu Âu 4.07 3.32 4.03
2 Nam Á 2.05 2.66 2.13
3 Trung Đông 0.98 1.11 0.96
4 Châu Phi 0.78 0.24 0.13
5 Châu Á 1.80 4.76 0.64
6 Châu Mỹ 0.36 0.67 1.39
7 Khác 0.10 0.15 0.49
8 ASEAN 5.36
4. Tác động của chính sách đến hoạt động thương mại của trung tâm
4.1 Chiến lược phát triển thị trường
Với định hướng tập trung cho việc xuất khẩu hàng hóa ra toàn thế giới, chi
nhánh coi công tác xúc tiến thương mại, quảng bá thương hiệu là khâu then chốt
cho sự phát triển của mình. Nhận thấy một cách nhằm tiếp cận thành công và hiệu
quả với thị trường thế giới là nghiên cứu thường xuyên và thiết lập quan hệ thị
trường với các nước bạn, chi nhánh đã tích cực tham gia các hội chợ thương mại,
trưng bày hàng hóa tại các nước: Nhật, Đức, Mỹ, Singapo… Đặc biệt, cần thay đổi

cách tiếp cận truyền thống mà phải tiếp cận trực tiếp với các tập đoàn, siêu thị của
nước ngoài. Nhờ đó chi nhánh đã có quan hệ giao dịch với trên 70 nước, trực tiếp
khảo sát thị trường 30 nước, giao dịch với trên 20 ngàn khách hàng và có quan hệ
kinh doanh với trên một nghìn khách quốc tế. Do đó, đã tạo thế đầu ra cho công ty
ổn định, vững chắc, lượng khách hàng ngày càng đông. Trung bình mỗi năm, công
ty xuất khẩu trên 2000 conatainer các loại hàng hóa với kim ngạch nhập khẩu trên
20 triệu USD.
Để có lượng đầu ra luôn đầy đủ, chất lượng cung cấp cho khách quốc tế,
công ty chú trọng việc xây dựng chân hàng với những biện pháp cụ thể như: Hỗ trợ
vốn, hỗ trợ kỹ thuật cao cho các làng nghề dưới nhiều hình thức khác nhau, xây
dựng mối quan hệ lâu dài trên nguyên tắc cộng đồng trách nhiệm, cùng chia sẻ
trách nhiệm, cùng gánh quan hệ làm ăn với gần 100 làng nghề của 16 tỉnh, thành
phố trong cả nước, giải quyết công ăn việc làm cho trên 30.000 lao động, góp phần
tích cực vào việc phát triển kinh tế của địa phương.
4.2 Chiến lược phát triển nguồn nhân lực
Nhân lực luôn là ưu tiên phát triển hàng đầu của chi nhánh XNK phía Bắc,
đây là giải pháp chiến lược có tính quyết định, lâu dài của chi nhánh nói riêng và
của Tổng công ty nói chung. Khuyến khích nhân viên trong công ty nâng cao khả
năng chuyên môn, có chính sách trọng người tài nên công ty đạt được kết quả đáng
khích lệ: trong gần 800 CBCNV của công ty có 7 cán bộ là tiến sĩ, thạc sĩ, 293 cán
bộ tốt nghiệp đại học, 50 cán bộ có trình độ kinh doanh quốc tế, 75 cán bộ sử dụng
ngoại ngữ không qua phiên dịch, cho thấy đội ngũ CBCNV của công ty có trình độ
cao đủ khả năng hoàn thành mọi nhiệm vụ.
4.3 Chiến lược phát triển bền vững.
Với chiến lược phát triển bền vững về lâu dài, chi nhánh đã nỗ lực thực hiện
một loại các dự án. Hợp tác đầu tư, liên doanh liên kết với các đối tác nước ngoài
và các thành phần kinh tế trong nước, xây dựng và tổ chức các mạng lưới kinh
doanh như: các trung tâm thương mại, các siêu thị và hệ thống cửa hàng lớn, tổ
chức quản lý và kinh doanh một số chợ đầu mối, chợ buôn bán trọng điểm trên địa
bàn Thành phố.

Tiến hành xây dựng hệ thống Showroom giới thiệu sản phẩm: Showroom
1000 tại Xí nghiệp gốm Chu Đậu trưng bày các mặt hàng thủ công mỹ nghệ xuất
khẩu, Showroom tại Gia lâm trưng bày hàng hóa xuất khẩu và các sản phẩm thực
phẩm chế biến. Cùng với 2 Showroom sẵn có tại Hà Nội và TP Hồ Chí Minh, hệ
thống Showroom này sẽ giới thiệu với khách hàng trong và ngoài nước về hàng
hóa, tiềm năng xuất khẩu của công ty. Bên cạnh việc nâng cao hiệu quả hoạt động
của công ty liên kết Haprosimex Saigon – Hungari tại Hungari, chi nhánh đã và
đang chuẩn bị các điều kiện để đưa văn phòng đại diện tại CHLB Nga vào hoạt
động, tiến tới xây dựng văn phòng đại diện tại Mỹ để nâng cao kim ngạch xuất
khẩu sang 2 thị trường trọng điểm này.
4.4 Chiến lược đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong sản xuất kinh doanh.
Ngay từ những ngày mới thành lập, chi nhánh đã nhận thức rõ việc ứng
dụng CNTT trong quản lý điều hành sản xuất kinh doanh là yếu tố sống còn đối
với 1 doanh nghiệp. Nên việc triển khai ứng dụng CNTT sẽ tạo ra lợi thế cạnh
tranh, giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng dịch vụ, khẳng định thương hiệu, vị
trí, uy tín của doanh nghiệp, tạo động lực thay đổi phương thức quản lý, điều hành.
Chi nhánh là một trong những đơn vị đầu tiên có website, sử dụng email để giao
dịch với khách hàng trên 70 quốc gia và vùng lãnh thổ trên thế giới. Chi nhánh có
hạ tầng CNTT sẵn sàng đáp ứng nhu cầu ứng dụng CNTT trong thời gian tới: có hệ
thống máy chủ, hệ thống mạng nội bộ quản lý tập trung có phân lớp, hệ thống an
ninh, an toàn thông tin phòng chống virus hiệu quả, hệ thống đường truyền tốc độ
cao. Toàn bộ ban lãnh đạo được trang bị máy tính xách ta, thiết bị di động tiên tiến
đảm bảo cho việc chỉ đạo công việc mọi lúc mọi nơi thông qua mạng internet, kết
nối 3G, góp phần nâng cao năng lực trong hoạt động quản lý điều hành.
Ngoài ra chi nhánh còn triển khai một số phần mềm: phần mềm kế toán, phần mềm
quản lý mẫu, quản lý catalog sản phẩm cho lĩnh vực XNK, phần mềm quản lý văn
bản pháp quy, quản lý nhân sự…
5. Những vấn đề đặt ra cần giải quyết
Mặc dù đạt được một số thành tích đáng kể nhưng chi nhánh XNK phía Bắc vẫn
còn một số hạn chế. Đó là mức tăng trưởng về doanh số hàng năm chưa tương

xứng với khả năng hiện có. Hệ thống mạng lưới gồm nhiều vị trí kinh doanh đắc
địa, tuy đã có sự đầu tư đổi mới, nhưng chưa khai thác hết tiềm năng. Đơn vị chưa
phát huy hết nguồn lực sẵn có của minh như lợi thế quy mô doanh nghiệp, nguồn
lực con người, nguồn khách hàng. Công tác quản trị phát triển thương hiệu, công
tác bán hàng chưa thật chuyên nghiệp.
Được coi là đơn vị hàng đầu của cả nước về XNK, nhưng chủ yếu các sản phẩm
của chi nhánh vẫn chỉ là những sản phẩm thủ công, đơn sơ, không có giá trị gia
tăng cao. Chi nhánh mới chỉ dừng ở việc xuất khẩu những sản phẩm thô làm
nguyên liệu mà chưa có sự đầu tư thích đáng cho chế biến thành phẩm. Ngành
nghề kinh doanh của chi nhánh rất đa dạng nhưng hầu như chủ yếu là hàng thủ
công mỹ nghệ, nông sản. Vì vậy, chi nhánh cần tận dụng uy tín của mình đẩy mạnh
xuất khẩu các mặt hàng có thế mạnh khác.
6.Đề xuất đề tài khóa luận
Đề tài 1: Phát triển thương mại mặt hàng thủ công mỹ nghệ của Trung tâm xuất
nhập khẩu phía Bắc – chi nhánh Tổng công ty thương mại Hà Nội giai đoạn hiện
nay
Đề tài 2: Nâng cao sức cạnh tranh của mặt hàng thủ công mỹ nghệ của Trung tâm
xuất nhập khẩu phía Bắc – chi nhánh Tổng công ty thương mại Hà Nội giai đoạn
hiện nay
Đề tài 3: Nâng cao hiệu quả hoạt động thương mại của Trung tâm xuất nhập khẩu
phía Bắc – chi nhánh Tổng công ty thương mại Hà Nội trong giai đoạn hiện nay