Ki nang quan ly thoi gian

12/03/2009
12/03/2009
1
1
KỸ NĂNG
KỸ NĂNG


QUẢN LÝ THỜI GIAN
QUẢN LÝ THỜI GIAN
(Time Management Skill)
(Time Management Skill)
Ths.Phạm Thị Thuý
Ths.Phạm Thị Thuý
CTV SDRC, GV Học viện Hành chính
CTV SDRC, GV Học viện Hành chính
Tham vấn tâm lý và đào tạo Kỹ năng sống
Tham vấn tâm lý và đào tạo Kỹ năng sống
0918604397,
0918604397,
06/04/15 2

Mỗi ngày có 24 tiếng, một tuần có 7
Mỗi ngày có 24 tiếng, một tuần có 7
ngày, 1 tháng có 30 ngày và một
ngày, 1 tháng có 30 ngày và một
năm qua đi chỉ sau 365 ngày.
năm qua đi chỉ sau 365 ngày.

Vậy thì tại sao trong một ch
Vậy thì tại sao trong một ch

ừ
ừ
ng mực
ng mực
thời gian nhất định, có người chẳng
thời gian nhất định, có người chẳng
làm nên trò trống gì trong khi một số
làm nên trò trống gì trong khi một số
người làm được vô khối việc lớn lao
người làm được vô khối việc lớn lao
to tát?
to tát?



Phải chăng họ có một khả năng siêu
Phải chăng họ có một khả năng siêu
phàm và quỹ thời gian nhiêu hơn so
phàm và quỹ thời gian nhiêu hơn so
với những người bình thường khác?
với những người bình thường khác?
06/04/15 3

If you don’t have time to do
If you don’t have time to do
it right, when will you have
it right, when will you have
time to do it over?
time to do it over?


Nếu bạn không có thời
Nếu bạn không có thời
gian
gian
để
để
làm đúng vậy khi
làm đúng vậy khi
nào bạn sẽ có thời gian
nào bạn sẽ có thời gian
làm lại ?
làm lại ?
06/04/15 4
06/04/15 5
NỘI DUNG CHÍNH
NỘI DUNG CHÍNH
1.
1.
Lãng phí thời gian sẽ mất
Lãng phí thời gian sẽ mất
gì?
gì?
2.
2.
Để quản lý thời gian cần biết
Để quản lý thời gian cần biết
3.
3.
V
V

ài biện pháp đơn giản để
ài biện pháp đơn giản để


quản lý thời gian
quản lý thời gian
06/04/15 6
Ai là người lãng phí thời gian?
Ai là người lãng phí thời gian?
-
(
(
Dùng PP nêu ý kiến ghi bảng
Dùng PP nêu ý kiến ghi bảng
Suy nghĩ cá nhân 2 phút
Suy nghĩ cá nhân 2 phút
Mỗi người 1 ý kiến/ 1 l
Mỗi người 1 ý kiến/ 1 l
ần
ần
2 người ghi bảng)
2 người ghi bảng)
06/04/15 7
Ai là những người lãng phí thời gian ?
Ai là những người lãng phí thời gian ?

Muốn quá nhiều thứ.
Muốn quá nhiều thứ.

Không biết nói “không”.

Không biết nói “không”.

Thông tin không đầy đủ.
Thông tin không đầy đủ.

Quản lý không khoa học và thường phải chữa
Quản lý không khoa học và thường phải chữa
cháy.
cháy.

Người làm việc không có kế hoạch
Người làm việc không có kế hoạch

Người làm việc không đúng sở thích, không đúng
Người làm việc không đúng sở thích, không đúng
chuyên môn
chuyên môn

Người năng lực kém
Người năng lực kém

Làm việc kém tập trung
Làm việc kém tập trung

Nói nhiều làm ít
Nói nhiều làm ít

Người không có mục tiêu, mục đích sống
Người không có mục tiêu, mục đích sống


Người lười biếng
Người lười biếng

‘
‘
Người thụ động
Người thụ động

Người thiếu thực tế…
Người thiếu thực tế…
06/04/15 8

Đâu là những việc làm lãng phí
Đâu là những việc làm lãng phí
thời gian nhất của
thời gian nhất của
anh/ch
anh/ch
ị
ị
?
?
06/04/15 9
Cái giá phải trả …
Cái giá phải trả …

Không đúng hạn
Không đúng hạn

Tuột mất cơ hội

Tuột mất cơ hội

Lãng phí thời gian
Lãng phí thời gian

Mất khách hàng do cung ứng dịch vụ
Mất khách hàng do cung ứng dịch vụ
chậm chạp và chất lượng kém
chậm chạp và chất lượng kém

Lãng phí tài chính
Lãng phí tài chính

Mất các quan hệ xã hội
Mất các quan hệ xã hội

…
…
06/04/15 10
Vậy …
Vậy …
Phải biết quản lý thời gian
Phải biết quản lý thời gian
06/04/15 11
Để quản lý thời gian cần biết
Để quản lý thời gian cần biết
1.
1.
Xây dựng mục tiêu - lập kế
Xây dựng mục tiêu - lập kế

hoạch cuộc đời
hoạch cuộc đời
2.
2.
Sử dụng lịch cá nhân
Sử dụng lịch cá nhân
06/04/15 12
1. Xây dựng mục tiêu - lập kế
1. Xây dựng mục tiêu - lập kế
hoạch cuộc đời
hoạch cuộc đời



(VietNamNet)
(VietNamNet)
- Khi Việt Nam
- Khi Việt Nam
gia nhập WTO, giới trẻ phải
gia nhập WTO, giới trẻ phải
chuẩn bị nhiều kĩ năng để hội
chuẩn bị nhiều kĩ năng để hội
nhập. Trong đó, điều quan
nhập. Trong đó, điều quan
trọng cần có là một cung
trọng cần có là một cung
cách làm việc chuyên nghiệp
cách làm việc chuyên nghiệp
và có kế hoạch. Có tới 80%
và có kế hoạch. Có tới 80%

những người thành công
những người thành công
trong sự nghiệp là do họ có
trong sự nghiệp là do họ có
“kế hoạch cuộc đời”
“kế hoạch cuộc đời”
và thực
và thực
hiện nó một cách khoa học.
hiện nó một cách khoa học.
06/04/15 13
Công thức SMART
Công thức SMART

S - specific (cụ thể)
S - specific (cụ thể)

M - measurable (định lượng được)
M - measurable (định lượng được)

A - achievable (có thể hoàn thành được, khả thi)
A - achievable (có thể hoàn thành được, khả thi)

R - realistic (thực tế)
R - realistic (thực tế)

T - time framed (đặt ra khung thời gian thực
T - time framed (đặt ra khung thời gian thực
hiện)
hiện)


S - simple (đơn giản)
S - simple (đơn giản)

M - meaningful (có ý nghĩa)
M - meaningful (có ý nghĩa)

A - as if they are right here, right now
A - as if they are right here, right now

R - responsible (có trách nhiệm)
R - responsible (có trách nhiệm)

T - toward What you want (hướng tới những gì
T - toward What you want (hướng tới những gì
bạn muốn)
bạn muốn)
Bạn cần phải thực hiện mục tiêu của mình thật thông
Bạn cần phải thực hiện mục tiêu của mình thật thông
minh (SMART)
minh (SMART)
06/04/15 14
Lập kế hoạch là gì?
Lập kế hoạch là gì?

Lập kế hoạch là quá
Lập kế hoạch là quá
trình bạn xem xét quỹ
trình bạn xem xét quỹ
thời gian và dự định bạn

thời gian và dự định bạn
sẽ làm gì để đạt được
sẽ làm gì để đạt được
những mục tiêu đã đề ra.
những mục tiêu đã đề ra.
06/04/15 15
Hoạt động
Hoạt động

Lập bản đồ tư duy về mục tiêu
Lập bản đồ tư duy về mục tiêu
và kế hoạch cuộc đời của
và kế hoạch cuộc đời của
anh/chị?
anh/chị?

Trình bày trên giấy A3
Trình bày trên giấy A3

Thời gian: 15 phút
Thời gian: 15 phút
06/04/15 16
2. Sử dụng lịch cá nhân
2. Sử dụng lịch cá nhân

Ghi chú ngay lập tức những
Ghi chú ngay lập tức những
cuộc họp, công việc… mà
cuộc họp, công việc… mà
chúng ta phải tham gia

chúng ta phải tham gia

Ghi cẩn thận thời gian (ngày,
Ghi cẩn thận thời gian (ngày,
giờ) trên sổ để theo dõi
giờ) trên sổ để theo dõi

Ghi rõ thời hạn hoàn thành
Ghi rõ thời hạn hoàn thành

Nên có một quyển sổ chính
Nên có một quyển sổ chính

Nếu sử dụng lịch điện tử, nên
Nếu sử dụng lịch điện tử, nên
lưu lại thường xuyên: PDA
lưu lại thường xuyên: PDA
06/04/15 17
Có 4 loại công việc khác nhau:
Có 4 loại công việc khác nhau:

- Công việc quan trọng và khẩn
- Công việc quan trọng và khẩn
cấp,
cấp,

- Công việc không quan trọng
- Công việc không quan trọng
nhưng khẩn cấp,
nhưng khẩn cấp,


- Công việc quan trọng nhưng
- Công việc quan trọng nhưng
không khẩn cấp,
không khẩn cấp,

- Công việc không quan trọng và
- Công việc không quan trọng và
không khẩn cấp.
không khẩn cấp.
06/04/15 18
Loại bỏ một số việc khỏi lịch
Loại bỏ một số việc khỏi lịch

Điều tệ hại nào sẽ xảy ra nếu
Điều tệ hại nào sẽ xảy ra nếu
không làm việc đó ?
không làm việc đó ?

Liệu tôi có khả năng làm việc đó
Liệu tôi có khả năng làm việc đó
không ?
không ?

Có thể làm ngay bây giờ được
Có thể làm ngay bây giờ được
không ?
không ?

Có cách nào làm tốt hơn không ?

Có cách nào làm tốt hơn không ?
06/04/15 19
06/04/15 20
Day
Day
06/04/15 21
Work week
Work week
06/04/15 22
month
month
06/04/15 23
Nhiệm vụ nhóm
Nhiệm vụ nhóm

Chủ đề: Làm thế nào để sử
Chủ đề: Làm thế nào để sử
dụng thời gian hiệu quả?
dụng thời gian hiệu quả?

Thời gian: 10 phút
Thời gian: 10 phút

Thư ký viết trên giấy A4
Thư ký viết trên giấy A4

Trình bày: PP bể cá vàng
Trình bày: PP bể cá vàng
06/04/15 24
3. V

3. V
ài biện pháp đơn
ài biện pháp đơn
giản để
giản để
quản lý
quản lý
thời gian
thời gian
06/04/15 25
LÀM ĐÚNG VIỆC ĐÚNG
LÀM ĐÚNG VIỆC ĐÚNG

Chuyên gia nổi tiếng về quản lý,
Chuyên gia nổi tiếng về quản lý,
Peter Drucker đã nói:
Peter Drucker đã nói:
“
“
H
H
ãy làm
ãy làm
việc đúng trước khi làm đúng
việc đúng trước khi làm đúng
việc”.
việc”.