Ky nang quan ly thoi gian

QUẢN LÝ THỜI GIAN
Khái niệm
Quản lý thời gian có nghĩa là kiểm soát tốt
hơn cách bạn sử dụng thời gian và đưa ra
những quyết định sáng suốt về cách bạn
sử dụng nó.
Cạm bẫy trong công việc
Tuấn làm việc trong 1 công ty chuyên sản
xuất và bán đồng hồ đo điện. Anh ta mô tả
công việc của mình: “Tôi dường như không
bao giờ có được một phút rảnh rỗi nào kể từ
lúc đặt chân đến công ty cho đến tận lúc tôi
về nhà. Ban giám đốc luôn luôn muốn mọi
việc phải được hoàn tất từ ngày hôm qua rồi.
Cạm bẫy trong công việc
Toàn những việc đại loại như “Ở đây lại gặp trục trặc
rồi, Tuấn ơi! Anh giải quyết việc này được không?”
hoặc “Tuấn ơi! Anh kiểm tra lượng tồn kho giúp tôi
được không? Việc này quan trọng đấy!”. Hay như
“Chúng ta phải giap các mặt hàng này cho khách
vào thứ Tư rồi. Việc này rất khẩn, ưu tiên hàng đầu
đấy”. Tôi có thể nói với các bạn rằng mọi việc ở đây
đều thuộc loại ưu tiên hàng đầu”.
Cạm bẫy trong công việc
Những tác động có thể có của kiểu làm việc này sẽ
ảnh hưởng gì tới Tuấn?
Anh/chị hãy thử nghĩ ra hai hậu quả có thể xảy ra?
Cạm bẫy trong công việc
Tên cạm bẫy
 Gây ra tâm trạng căng thẳng (stress)
 Dẫn đến việc phạm nhiều sai lầm và

đánh giá sai
 Gây ra sự mệt mỏi và hao mòn sinh lực
Xử lý khủng hoảng
Ảnh hưởng của cạm bẫy
Cạm bẫy trong công việc
Loan – Trưởng nhóm bán hàng 1 siêu thị tấp
nập và phụ trách 8 nhân viên. Loan phải báo
cáo công việc với người quản lý siêu thị là chị
Châu. Cô cũng phải liên hệ với ông Hùng, cấp
phó của chị Châu, về những chi tiết liên quan
đến nhân viên, tồn kho và thông tin về khách
hàng.
Cạm bẫy trong công việc
Những lúc siêu thị tấp nập, như các sáng thứ 7, tất
cả thành viên trong nhóm Loan có mặt ở những kệ
hàng hay những quầy tính tiền. Loan bỏ phần lớn
thời gian của cô gần các kệ hàng để giải quyết các
rắc rối có thể xảy ra. Vào những lúc ít khách hơn sẽ
chỉ có 2 người đứng ở các kệ hàng và Loan chỉ đạo
việc xếp thêm hàng lên kệ hay họp với chị Châu
hoặc ông Hùng.
Cạm bẫy trong công việc
Cô nhận thấy rằng ca làm việc của mình
thường trôi qua rất nhanh. Hàng ngày cô phải
đi bộ nhiều cây số vòng quanh các gian hàng
từ khu vực này đến khu vực khác để giải
quyết những rắc rối, đòi hỏi, thắc mắc nhỏ,
kiểm tra tại văn phòng rồi trong kho hàng.
Cạm bẫy trong công việc
Như cô thường nói “Gần cuối tuần rồi, tôi

không có nhiều thời gian ngồi xuống và suy
nghĩ về việc mình đang làm gì. Tôi phải luôn
ở bên cạnh các thành viên trong nhóm, gặp
đại diện các nhà cung cấp và tất nhiên là cả
khách hàng. Tôi luôn bận rộn để đáp ứng các
yêu cầu và đòi hỏi của công việc.
Cạm bẫy trong công việc
Như cô thường nói “Gần cuối tuần rồi, tôi không có
nhiều thời gian ngồi xuống và suy nghĩ về việc mình
đang làm gì. Tôi phải luôn ở bên cạnh các thành viên
trong nhóm, gặp đại diện các nhà cung cấp và tất
nhiên là cả khách hàng. Tôi luôn bận rộn để đáp ứng
các yêu cầu và đòi hỏi của công việc.
Loan rất thích thú chuyện này. Cô nói: “Tôi thích nhất
là khi có nhiều việc xảy ra như vậy?”
Cạm bẫy trong công việc
Anh/chị có nghĩ rằng Loan cần quản lý thời
gian tốt hơn không?
Cạm bẫy trong công việc
Bỏ qua các mục
tiêu dài hạn
Cạm bẫy
“đáp ứng đòi hỏi”
Bỏ lỡ các cơ hội
Cạm bẫy trong công việc
Thúy là quản lý cấp thấp với nhiệm vụ quản
lý phòng hành chính của một doanh nghiệp.
Công việc thay đổi theo một chu kỳ đều đặn,
cứ năm tuần một lần. Tuần sau cùng của mỗi
chu kỳ có rất nhiều việc nhưng tốc độ làm

việc vào những lúc khác thì cứ đều đều. Công
việc văn phòng này phải giải quyết khá đơn
giản và lặp đi lặp lại.
Cạm bẫy trong công việc
Đôi khi Thúy ghen tị với những người luôn có
thời gian làm việc thật sôi động. Cô nhận xét
về công việc của mình “giống như cối xay
guồng. Bạn làm việc chầm chậm mỗi ngày và
dường như chẳng đi tới đâu cả. Có những
buổi sáng thật khó để nhấc chân ra khỏi
giường để đi làm.”
Cạm bẫy trong công việc
Anh/chị có nghĩ rằng Thúy cũng cần quản lý
thời gian tốt hơn không?
Cạm bẫy trong công việc
Tên cạm bẫy
Công việc đơn điệu, nhàm chán
- Căng thẳng dẫn đến bực bội
- Bỏ lỡ các cơ hội
Thoát khỏi cạm bẫy
Xác định các mục tiêu
Chọn lựa các ưu tiên
Ra các quyết định
Thoát khỏi
cạm bẫy
KOALA – Ra quyết định
KOALA
1
Thông tin (Knowledge)
2

Mục tiêu (Ojectives)
3
Phương án (Alternatives)
4
Đánh giá và lựa chọn (Look ahead)
5
Hành động (Action)
Những lưu ý
- Tính toán thời điểm thích hợp
- Suy tính những mục tiêu dài hạn
- Từ bỏ thói quen xấu
- Phát huy những thói quen tốt
Đồ thị quản lý thời gian
+ Quan trọng
+ Khẩn cấp
Ô ưu tiên hàng đầu
Ô lập kế hoạch
Ô nhanh và đơn giản
Ô lãng phí
Đồ thị quản lý thời gian
+ Hiệu quả, lợi ích
+ Công sức, cố gắng
Không nên
Vùng sung sướng
Không hiệu quả
Không nên
Lập KH cho thời gian của bạn
Để sửng dụng thời gian tốt, phải trù tính và
lập kế hoạch trước.
Công cụ quản lý thời gian cần phải có:

- Cuốn nhật ký
- Hệ thống danh mục
Cuốn nhật ký
-
Lập kế hoạch dài hạn
-
Ghi lại những cuộc hẹn
-
Những cam kết trong tương lai
Hệ thống danh mục
Bước 3
Bước 2
Bước 1
Quyết định khoảng thời gian
Quyết định trình tự công việc
Liệt kê những công việc muốn làm