NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRONG CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC

PHẦN MỘT
NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC
LƯU TRỮ TRONG CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC
CHƯƠNG 1
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ
I. KHÁI NIỆM TÀI LIỆU LƯU TRỮ, CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ
LƯU TRỮ HỌC
1. Tài liệu lưu trữ
Ngay từ thời nguyên thuỷ, con người đã biết sử dụng những phương
tiện ghi tin và truyền đạt thông tin một cách thô sơ nhất như: ghi ký hiệu trên
các vỏ cây, vách đá, đất sét… Xã hội loài người càng phát triển, con người
càng chế tạo ra những phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin tiện lợi hơn.
Một trong những phương tiện đó là tài liệu bằng giấy (theo nghĩa riêng có thể
gọi là văn bản).
Khi xã hội phát triển, đặc biệt là từ khi nhà nước ra đời, yêu cầu của
việc cung cấp thông tin để phục vụ cho lao động, sản xuất và công tác quản lý
đất nước đòi hỏi con người phải lưu giữ những thông tin cần thiết để truyền
đạt lại cho nhiều người khác hoặc cho thế hệ sau hoặc để ghi chép lại những
kinh nghiệm và các hoạt động sáng tạo của con người. Đáp ứng nhu cầu đó,
con người đã chế tạo ra các vật liệu, phương tiện có khả năng ghi tin và
truyền đạt thơng tin có độ bền cao, lưu giữ được thông tin trong thời gian dài.
Trong việc ghi tin và trao đổi thông tin, con người có nhiều phương tiện và
nhiều cách thể hiện khác nhau, trong đó văn bản được coi là phương tiện ghi
tin và truyền đạt thông tin quan trọng nhất. Ngay từ khi ra đời, văn bản đã trở
thành phương tiện không thể thiếu trong hoạt động quản lý nhà nước. Văn
bản được sử dụng để ghi chép các sự kiện, hiện tượng, truyền đạt các chỉ thị,
mệnh lệnh, là căn cứ cơ sở để điều hành và quản lý xã hộ. Vì vậy, càng ngày
con người càng nhận thức được vai trị của tài liệu nói chung và văn bản nói
riêng. Con người ln có ý thức gìn giữ tài liệu để phục vụ nhu cầu sử dụng
và coi nó như một loại tài sản quý giá.
Theo cách hiểu thông thường tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị

được lưu lại, giữ lại để đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin quá khứ, phục vụ
đời sống xã hội.. Như vậy, tài liệu lưu trữ cũng có nhiều loại và văn bản chỉ là
một dạng tài liệu lưu trữ. Quan điểm về tài liệu lưu trữ càng ngày càng có sự
biến đổi nhất định phù hợp với sự phát triển của xã hội con người. Ngày nay,
theo nghĩa chuyên ngành tài liệu lưu trữ được định nghĩa như sau:


KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ
Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của những tài liệu có giá trị được
lựa chọn từ trong tồn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động
của các cơ quan, tổ chức và cá nhân, được bảo quản trong các kho lưu trữ để
khai thác phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch
sử… của toàn xã hội.
Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của tài liệu được in trên giấy,
phim, ảnh, băng hình, đĩa hình, băng âm thanh, đĩa âm thanh hoặc các vật
mang tin khác, trong trường hợp khơng cịn bản chính, bản gốc thì được thay
thế bằng bản sao hợp pháp.
1.1 Tài liệu lưu trữ có những đặc điểm sau:
- Nội dung của tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin quá khứ,
phản ánh hoạt động và thành tựu lao động sáng tạo của con người qua các
thời kỳ lịch sử khác nhau, ghi lại những sự kiện hiện tượng, biến cố lịch sử,
những hoạt động của các cơ quan, tổ chức, những cống hiến to lớn của các
anh hùng dân tộc, các nhà khoa học và văn hóa nổi tiếng.
- Tài liệu lưu trữ có tính chính xác cao. Tài liệu lưu trữ gần như được
sinh ra đồng thời với các sự kiện, hiện tượng, nên thơng tin phản ánh trong đó
có tính chân thực cao. Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của tài liệu.
Trường hợp khơng có bản chính, bản gốc thì có thể dùng bản sao có giá trị
như bản chính thay thế. Tài liệu lưu trữ là văn bản thì phải có đầy đủ các yếu
tố thuộc thể thức của văn bản theo những quy định hiện hành của nhà nước.
Trong tài liệu lưu trữ có những bằng chứng thể hiện, đảm bảo độ chân thực

cao của thông tin như: bút tích của tác giả, chữ ký của người có thẩm quyền,
dấu xác nhận của cơ quan, tổ chức, thời gian sản sinh ra tài liệu… Chính vì
vậy tài liệu lưu trữ luôn luôn được con người khai thác và sử dụng.
- Tài liệu lưu trữ thông thường chỉ có một đến hai bản. Đặc điểm này khác
với các xuất bản phẩm như sách, báo, tạp chí. Vì thế tài liệu lưu trữ phải được bảo
quản chặt chẽ, nếu để hư hỏng, mất mát thì khơng gì có thể thay thế được.
- Tài liệu lưu trữ do Nhà nước thống nhất quản lý. Nó được đăng ký,
bảo quản và nghiên cứu, sử dụng theo những quy định của pháp luật.
1.2 Các loại tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ phản ánh hoạt động của hầu hết các ngành, lĩnh vực
trong xã hội, nên nó bao gồm nhiều loại hình phong phú và đa dạng. Để quản
lý một cách khoa học các loại hình tài liệu lưu trữ, các nhà lưu trữ học phải
nghiên cứu đặc điểm của mỗi loại hình tài liệu trên cơ sở đó đề ra những biện
pháp thích ứng để quản lý tốt từng loại tài liệu lưu trữ. Ngày nay, căn cứ vào
các vật mang tin và ghi tin, các nhà lưu trữ học đã phân chia tài liệu lưu trữ ra

Những vấn đề cơ bản về công tác lưu trữ
5


KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ
một số loại hình cơ bản như: tài liệu hành chính, tài liệu khoa học - kỹ thuật,
tài liệu nghe nhìn, tài liệu điện tử…
Tài liệu hành chính: là những văn bản có nội dung phản ánh những hoạt
động về quản lý nhà nước trên các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, qn sự… Tài
liệu hành chính có nhiều thể loại phụ thuộc vào từng giai đoạn lịch sử của mỗi
quốc gia, dân tộc. Ở Việt Nam, dưới thời Phong kiến tài liệu hành chính là các
loại: luật, lệ, lệnh, sắc, chiếu, chỉ, dụ, cáo, sách, biểu, sớ… dưới thời Pháp thuộc là
sắc luật, sắc lệnh, nghị định, công văn… và ngày nay tài liệu hành chính là hệ
thống các văn bảo quản lý nhà nước như: hiến pháp, luật, pháp lệnh, nghị định,

nghị quyết, quyết định, thơng tư, tờ trình, kế hoạch, báo cáo, cơng văn… Đây là
loại hình tài liệu chiếm tỷ lệ lớn trong các lưu trữ hiện nay.
Tài liệu khoa học - kỹ thuât: là loại tài liệu có nội dung phản ánh các hoạt
động về nghiên cứu khoa học; phát minh sáng chế; thiết kế, xây dựng các cơng
trình xây dựng cơ bản; thiết kế và chế tạo các loại sản phẩm công nghiệp; điều tra,
khảo sát tài ngun thiên nhiên như địa chất, khống sản, khí tượng, thuỷ văn và
trắc địa, bản đồ… Tài liệu khoa học kỹ thuật có nhiều loại như: tài liệu pháp lý,
thuyết minh cơng trình, báo khảo sát, báo cáo nghiên cứu khả thi, dự toán, quyết
toán, các hồ sơ thầu, các bản vẽ thiết kế kỹ thuật, bản vẽ thiết kế thi cơng, hồn
cơng; bản vẽ tổng thể cơng trình, bản vẽ các chi tiết trong cơng trình; các loại sơ
đồ, biểu đồ tính tốn; các loại bản đồ, trắc địa….
Tài liệu nghe nhìn: là tài liệu phản ánh các hoạt động chính trị, kinh tế, văn
hóa xã hội và các hoạt động phong phú khác bằng cách ghi và tái hiện lại các sự
kiện, hiện tượng bằng âm thanh và hình ảnh. Loại tài liệu này chuyển tải, tái hiện
sự kiện, hiện tượng một cách hấp dẫn sinh động, thu hút được sự chú ý của con
người. Hiện nay, khối tài liệu này chiếm vị trí quan trọng trong Phơng Lưu trữ
quốc gia Việt Nam. Tài liệu nghe nhìn bao gồm các loại: băng, đĩa ghi âm, ghi
hình; các bức ảnh, cuộn phim (âm bản và dương bản) ở các thể loại khác nhau
như: phim hoạt hình, phim truyện, phim tư liệu, phim thời sự…
Tài liệu điện tử: là loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các
cơ quan, tổ chức, cá nhân khi sử dụng máy vi tính trong q trình sản sinh và lưu
trữ tài liệu. Tài liệu điện tử hay còn gọi là tài liệu đọc bằng máy, là những dữ liệu
ở dạng đặc biệt chỉ có thể đọc và sử dụng nó bằng máy vi tính. Như vậy, tài liệu
lưu trữ điện tử có thể bao gồm các file dữ liệu và các cơ sở dữ liệu, các thư điện
tử, điện tín ở dạng văn bản hoặc ở dạng mã hóa bằng số thơng tin.
Ngồi bốn loại hình tài liệu chủ yếu trên, tài liệu lưu trữ cịn có những
tài liệu phản ánh các hoạt động sáng tác văn học, nghệ thuật của các nhà văn,
nhà thơ, nghệ sĩ, các hoạt động chính trị, khoa học… Loại tài liệu này chủ yếu
là bản thảo của chính tác phẩm văn học- nghệ thuật, khoa học; thư từ trao đổi

Những vấn đề cơ bản về công tác lưu trữ
6


KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ
và tài liệu về tiểu sử của các nhà văn, nhà thơ, nghệ sĩ nổi tiếng, của các nhà
hoạt động chính trị, hoạt động khoa học; các phác thảo của các hoạ sĩ…
Tài liệu lưu trữ dù ở loại hình nào cũng đóng vai trị quan trọng trong
việc cung cấp thơng tin phục vụ hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức,
cá nhân đồng thời góp phần phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa,
khoa học lịch sử… trong quá trình xây dựng và phát triển đất nước.
2. Công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất cả
những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa
học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục
vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu
chính đáng khác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo
quản và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội. Vì vậy, cơng tác lưu trữ
được tổ chức ở tất cả các quốc gia trên thế giới và là một trong những hoạt
động được các nhà nước quan tâm.
Công tác lưu trữ bao gồm những vấn đề cơ bản sau:
- Nghiên cứu, triển khai và thực hiện các biện pháp quản lý nhà nước
về lưu trữ;
- Thực hiện các nghiệp vụ về lưu trữ;
- Nghiên cứu khoa học về lưu trữ.
3. Lưu trữ học
Lưu trữ học là bộ môn khoa học nghiên cứu những vấn đề lý luận và
thực tiễn công tác lưu trữ, những vấn đề về pháp lý và phương pháp nghiệp
vụ của công tác lưu trữ, lịch sử và tổ chức công tác lưu trữ ở Việt Nam và

trên thế giới. Đối tượng của lưu trữ học là nghiên cứu tổng kết các vấn đề lý
luận, pháp lý và phương pháp thực hiện các quy trình nghiệp vụ để bảo quản
an tồn, tổ chức khoa học và khai thác có hiệu quả tài liệu Phông Lưu trữ
Quốc gia Việt Nam.
Lưu trữ học thuộc phạm trù của khoa học xã hội. Lưu trữ học được dựa trên
cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa Mác-Lênin, có nghĩa là vận dụng sáng tạo
các quan điểm của chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử để
giải quyết những vấn đề lý luận và thực tiễn đặt ra của công tác lưu trữ.
Hiện nay, lưu trữ học đã và đang được triển khai nghiên cứu và giảng
dạy ở hầu hết các quốc gia trên thế giới.
Mối quan hệ giữa lưu trữ học với các khoa học khác
Những vấn đề cơ bản về công tác lưu trữ
7


KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ
Mỗi ngành khoa học đều có những mối quan hệ mật thiết với các khoa
học khác. Lưu trữ học cũng khơng nằm ngồi thơng lệ đó, nó cũng có những
mối quan hệ với các khoa học khác chứ không tồn tại và phát triển riêng lẻ.
Khi nghiên cứu những vấn đề của lưu trữ học cần phải nghiên cứu mối liên hệ
của nó với những khoa học khác để hiểu sâu và rõ hơn nhiều khía cạnh.
Lưu trữ học có mối quan hệ chặt chẽ với sử học. Đối tượng nghiên cứu
của sử học là các sự kiện lịch sử. Một trong những mục đích của lưu trữ học
là xác định và lựa chọn được những tài liệu có giá trị, phản ánh đúng đắn và
chân thực những sự kiện lịch sử để lưu lại, giữ lại làm tư liệu nghiên cứu cho
các nhà sử học.
Lưu trữ học có mối quan hệ mật thiết với sử liệu học. Đối tượng nghiên
cứu chính của lưu trữ học là tài liệu lưu trữ - một nguồn sử liệu đáng tin cậy
nhất. Sử liệu học nghiên cứu sử liệu để dựng lại các sự kiện lịch sử. Tài liệu
lưu trữ là nguồn sử liệu trực tiếp có tính chính xác cao để dựng lại các sự kiện

lịch sử. Giá trị của tài liệu lưu trữ được xác định dựa vào độ chân thực của tài
liệu so với các sự kiện, hiện tượng lịch sử. Sử liệu học thực hiện nhiệm vụ
phê phán sử liệu có nghĩa là dùng các phương pháp để xác định độ chân thực
của tài liệu. Sử liệu học cung cấp cho các nhà lưu trữ học phương pháp phân
tích sử liệu để giải quyết đúng đắn các vấn đề đặt ra trong xác định giá trị tài
liệu. Như vậy lưu trữ học và sử liệu học có mối quan hệ logic và mật thiết
trong việc xác định độ chính xác và độ chân thực của tài liệu lưu trữ.
Lưu trữ học liên quan chặt chẽ tới văn bản học. Văn bản học là một
ngành khoa học nghiên cứu quy luật hình thành, phương pháp tạo lập văn
kiện, các nguyên tắc chu chuyển, truyền đạt và sử dụng văn bản - một trong
những loại hình tài liệu lưu trữ cơ bản. Như vậy, văn bản học đã cung cấp cho
lưu trữ học các thông tin và phương pháp để tiến hành phân loại tài liệu và
xác định giá trị tài liệu.
Lưu trữ học cịn có quan hệ chặt chẽ với thơng tin học. Vì lưu trữ học
nghiên cứu các phương pháp để lựa chọn và bảo quản các tài liệu chứa đựng
những thông tin quá khứ có giá trị cao và tổ chức việc khai thác các thông tin
trong tài liệu lưu trữ để phục vụ nhu cầu xã hội.
Như vậy, lưu trữ học liên quan chặt chẽ với các ngành khoa học khác. Nhà
lưu trữ học muốn nghiên cứu lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ để đề ra những
nguyên tắc, phương pháp, quy trình thực hiện tốt các nghiệp vụ lưu trữ cần nắm
được những kiến thức cơ bản của các ngành khoa học có liên quan. Cán bộ làm
công tác lưu trữ muốn thực hiện tốt các nghiệp vụ lưu trữ cũng cần có những kiến
thức cơ bản của các ngành mà nội dung tài liệu có liên quan.
II. NHIỆM VỤ CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ
1. Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ
Những vấn đề cơ bản về công tác lưu trữ
8


KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ

Tổ chức khoa học tài liệu là tổng hợp các khâu nghiệp vụ cơ bản của
công tác lưu trữ liên quan đến việc phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý và sắp
xếp tài liệu một cách khoa học phục vụ thuận lợi, nhanh chóng, chính xác cho
cơng tác tra tìm tài liệu.
Nội dung của tổ chức khoa học tài liệu gồm: thu thập, bổ sung tài liệu;
phân loại tài liệu; xác định giá trị tài liệu; chỉnh lý tài liệu; tổ chức các cơng
cụ tra tìm tài liệu và một số cơng tác bổ trợ khác của các ngành khoa học, kỹ
thuật, tin học có liên quan.
Tổ chức khoa học tài liệu cần thực hiện trong các lưu trữ quốc gia, lưu
trữ cơ quan và lưu trữ cá nhân, gia đình, dịng họ.
Để tổ chức khoa học tài liệu đòi hỏi phải có cán bộ có trình độ chun
mơn cao, điều kiện làm việc tốt và trang thiết bị phục vụ cho việc thực hiện
các quy trình nghiệp vụ phải đầy đủ, khoa học và hiện đại.
Tổ chức khoa học tài liệu được căn cứ vào các quy định, hướng dẫn cụ
thể của nhà nước trong cơng tác lưu trữ. Từ đó việc tổ chức khoa học tài liệu
mới được thống nhất trong các lưu trữ hiện hành và đó là nền tảng để tổ chức
khoa học tài liệu trong toàn bộ Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam.
2. Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ
Một trong những nội dung cơ bản của cơng tác lưu trữ là bảo quản an
tồn tài liệu lưu trữ. Đây là điều kiện cơ bản để thực hiện các mục đích của
cơng tác lưu trữ, bởi lẽ nếu tài liệu lưu trữ không được bảo quản an tồn thì sẽ
khơng thể tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả.
Bảo quản an tồn tài liệu lưu trữ bao gồm hai nội dung chính: Bảo quản
không hư hỏng, mất mát tài liệu lưu trữ và bảo quản an tồn thơng tin trong
tài liệu lưu trữ.
Bảo quản an tồn khơng hư hỏng, mất mát tài liệu lưu trữ cần chú ý đến
kho tàng, các trang thiết bị, điều kiện ổn định, đáp ứng đúng yêu cầu của cơng
tác bảo quản cho từng loại hình tài liệu khác nhau và thực hiện các biện pháp
tu bổ, phục chế, bảo hiểm nhằm kéo dài tuổi thọ tài liệu.
Bảo quản an tồn thơng tin trong tài liệu cần chú ý đến ý thức, trách

nhiệm và trình độ của các bộ làm công tác lưu trữ; chú ý đến từng loại đối
tượng độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu và các hình thức cơng bố, giới
thiệu và khai thác, sử dụng tài liệu.
Trong thời đại tồn cầu hố hiện nay, chúng ta cần nhìn nhận cơng tác
lưu trữ dưới khía cạnh phục vụ nhu cầu thơng tin của xã hội, song việc bảo
quản an tồn thơng tin trong tài liệu lưu trữ cần chú ý đến tính cơ mật của tài
liệu lưu trữ.
Những vấn đề cơ bản về công tác lưu trữ
9


KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ
3. Tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ
Mục đích cuối cùng của cơng tác lưu trữ là đưa tài liệu lưu trữ và các
thông tin trong tài liệu lưu trữ phục vụ các nhu cầu hoạt động của xã hội. Vì
vậy, tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu có hiệu quả là một trong những nội
dung cơ bản của công tác lưu trữ. Dựa vào kết quả của công tác khai thác, sử
dụng tài liệu phục vụ thực tiễn người ta mới có thể đánh giá một cách khách
quan, chính xác những đóng góp của ngành lưu trữ và vai trị, vị trí, ý nghĩa
của công tác lưu trữ.
Để đảm bảo công tác khai thác, sử dụng tài liệu có hiệu quả cao cần
nghiên cứu nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của xã hội; phân loại
đối tượng độc giả; nghiên cứu xây dựng các công cụ tra cứu khoa học tài liệu
và áp dụng các biện pháp, tổ chức nhiều hình thức khai thác, sử dụng tài liệu
đạt hiệu quả cao. Điều đó địi hỏi nhà nước cần có những quy định cụ thể về
khai thác, sử dụng tài liệu; trình độ của cán bộ lưu trữ và việc ứng dụng các
khoa học hiện đại vào công tác lưu trữ.
III. NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ
Nhiệm vụ của công tác lưu trữ là tổ chức khoa học tài liệu; bảo quản an
toàn tài liệu và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.

Để thực hiện mục đích và nhiệm vụ của cơng tác lưu trữ đặt ra, nội
dung cụ thể của công tác lưu trữ như sau:
1. Tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác lưu trữ
1.1 Tổ chức bộ phận làm công tác lưu trữ trong cơ quan, tổ chức
Trong một quốc gia, một cơ quan, tổ chức, để thực hiện hiệu quả một
nhiệm vụ nào đó có tính dài hạn cần phải có bộ phân chuyên trách làm cơng
tác đó. Bộ phận chun trách có nhiệm vụ tham mưu tư vấn cho lãnh đạo thực
hiện các công việc như: xây dựng kế hoạch phát triển ngắn hạn, dài hạn về
lĩnh vực chuyên môn; thực hiện các nghiệp chuyên môn; đề xuất các giải
pháp phát triển trong thời gian tới.
Công tác lưu trữ là một mặt hoạt động cơ bản, là nhiệm vụ quan trọng
của tất cả các cơ quan, tổ chức. Vì vậy, để thực hiện tốt cơng tác lưu trữ, trong
mỗi cơ quan, tổ chức cần có bộ phận chuyên trách làm công tác lưu trữ.
Bộ phận lưu trữ trong cơ quan có trách nhiệm tư vấn, tham mưu cho
lãnh đạo cơ quan trong việc:
- Xây dựng kế hoạch phát triển ngắn hạn, dài hạn công tác lưu trữ;
- Soạn thảo những văn bản chỉ đạo nghiệp vụ lưu trữ trong cơ quan;
- Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ cụ thể như: thu thập tài liệu, phân loại
tài liệu, xác định giá trị tài liệu, ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác
Những vấn đề cơ bản về công tác lưu trữ
10


KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ
lưu trữ, tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu của cơ quan; tư vấn
cho lãnh đạo về việc đầu tư trang thiết bị, kho tàng cho việc bảo quản tài liệu
lưu trữ; làm các báo cáo tổng kết về cơng tác lưu trữ của cơ quan và những
đóng góp của công tác lưu trữ đối với sự phát triển của cơ quan, của ngành…
Ở Việt Nam trong những năm qua, nhà nước ta đã đầu tư xây dựng hệ
thống tổ chức các cơ quan lưu trữ từ trung ương đến địa phương và các lưu

trữ chuyên ngành.
Đối với các cơ quan cụ thể, việc tổ chức bộ phận làm cơng tác lưu trữ
tuỳ thuộc vào tầm cỡ, vị trí của từng cơ quan.
Tại các cơ quan trung ương: Bộ phận phụ trách cơng tác lưu trữ thường
là một phịng, ban riêng biệt, độc lập với các phòng, ban khác, chịu sự quản lý
trực tiếp của lãnh đạo cơ quan hoặc văn phòng, như Phòng Lưu trữ Bộ, Phòng
Lưu trữ của các Tổng cơng ty.
Đối với cơ quan có quy mô nhỏ hoặc các cơ quan ở cấp địa phương thì
bộ phận làm cơng tác lưu trữ thường được bố trí trực thuộc văn phịng của cơ
quan, tổ chức. Ví dụ ở các tỉnh có Trung tâm lưu trữ tỉnh trực thuộc văn
phòng Uỷ ban nhân dân.
Dù ở cơ quan nào thì cơng tác lưu trữ cũng gắn bó mật thiết với cơng
tác văn thư, cơng tác văn phịng của cơ quan. Bởi lẽ văn phòng là đầu mối thu
thập thơng tin của cơ quan, nơi tập trung tồn bộ công văn giấy tờ đi đến của
cơ quan, nên một trong những nhiệm vụ của văn phòng là phải tổ chức công
tác lưu trữ để lưu trữ và tổ chức khoa học khối lượng cơng văn giấy tờ đó.
Hơn nữa, văn phịng có chức năng xử lý thơng tin tổng hợp để phục vụ cho
công tác quản lý của lãnh đạo. Lưu trữ là bộ phận gìn giữ và xử lý các thông
tin quá khứ, một trong những nguồn tin quan trọng trong cơng tác quản lý của
lãnh đạo. Vì vậy, công tác lưu trữ là một trong những nội dung cơ bản của
cơng tác văn phịng. Nếu trong các cơ quan có tổ chức bộ phận làm cơng tác
lưu trữ độc lập với cơng tác văn phịng thì trong q trình hoạt động giữa bộ
phận làm cơng tác lưu trữ và văn phịng cần có sự phối hợp chặt chẽ.
1.2 Bố trí nhân sự làm cơng tác lưu trữ
Cán bộ làm công tác lưu trữ trong các cơ quan cần có nghiệp vụ chun
mơn nhất định về cơng tác lưu trữ. Ở các cơ quan có bộ phận làm cơng tác lưu
trữ độc lập thì cán bộ làm nghiệp vụ lưu trữ chịu sự chỉ đạo trực tiếp của
Trưởng phòng Lưu trữ, ở các cơ quan bộ phận lưu trữ thuộc văn phịng thì cán
bộ lưu trữ chịu sự chỉ đạo trực tiếp của tránh văn phòng cơ quan.
Tuy nhiên cơng tác lưu trữ có quan hệ mật thiết với công tác văn thư.

Công tác văn thư là nơi đăng ký, lưu trữ và phục vụ tra tìm tài liệu khi công
việc phản ánh trong tài liệu chưa kết thúc hoặc kết thúc chưa được một năm, sau
Những vấn đề cơ bản về công tác lưu trữ
11


KHÁI QT CHUNG VỀ CƠNG TÁC LƯU TRỮ
đó tài liệu mới được chuyển vào lưu trữ. Công tác văn thư làm tốt sẽ góp phần
thúc đẩy cơng tác lưu trữ làm tốt và ngược lại. Vì vậy trong một số cơ quan
nhỏ người ta thường bố trí cán bộ văn thư - lưu trữ kiêm nhiệm. Tuy nhiên,
cán bộ văn thư - lưu trữ kiêm nhiệm không thể đầu tư nhiều thời gian cho
công tác lưu trữ.
Tổ chức bộ phận chuyên trách công tác lưu trữ và biên chế cán bộ làm
công tác lưu trữ trong các cơ quan nhà nước được thực hiện theo hướng dẫn
của các văn bản pháp luật, phần này sẽ được trình bày kỹ hơn ở bài 2.
Các cơ quan, tổ chức tùy thuộc vào mức độ cơng việc của cơ quan để
bố trí nhân sự phù hợp. Tuy nhiên, cần lưu ý công tác lưu trữ chỉ thực hiện
tốt, đảm bảo việc cung cấp thông tin quá khứ chất lượng cho hoạt động quản
lý của lãnh đạo khi cán bộ chuyên trách công tác lưu trữ có trình độ chun
mơn phù hợp, tức là được đào tạo trong các trường trung cấp, cao đẳng hoặc
đại học đúng chuyên ngành.
2. Ban hành những văn bản quy phạm pháp luật và những văn bản
hướng dẫn về công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước. Để thực
hiện tốt cơng tác lưu trữ cần có hệ thống văn bản quy phạm pháp luật quy
định những vấn đề quản lý về cơng tác lưu trữ trong phạm vi tồn quốc gia.
Hệ thống những văn bản quy phạm pháp luật của ngành góp phần tạo một
hành lang pháp lý cho việc triển khai thực hiện các chủ trương của Đảng và
chính sách của nhà nước về việc quản lý và phát triển ngành lưu trữ đồng thời
hệ thống văn bản đó cũng góp phần thực hiện thống nhất về nghiệp vụ lưu trữ

trong phạm vi toàn quốc.
Cho đến nay ngành lưu trữ đã xây dựng và ban hành một hệ thống văn
bản khá đầy đủ, quy định những điều cơ bản liên quan đến quản lý nhà nước
về công tác lưu trữ.
- Văn bản có giá trị cao nhất trong ngành lưu trữ là Pháp lệnh Lưu trữ
Quốc gia 2001 được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
thông qua ngày 04 tháng 4 năm 2001 và được Chủ tịch nước công bố bằng
Lệnh số: 03/2001/L/CTN ngày 15 tháng 4 năm 2001. Pháp lệnh Lưu trữ Quốc
gia 2001 ra đời có sự kế thừa nội dung của những văn bản được ban hành
trước đó có hiệu lực pháp lý trong thời gian dài như: Nghị định 142-CP của
Hội đồng Chính phủ ngày 28 tháng 9 năm 1963 ban hành Điều lệ về công tác
công văn giấy tờ và công tác lưu trữ. Pháp lệnh ra đời trên cơ sở sửa đổi, bổ
sung Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia do Hội đồng Bộ trưởng ban
hành năm 1982. Pháp lệnh đã làm rõ các khái niệm, thuật ngữ chuyên ngành
như: tài liệu lưu trữ quốc gia; Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam; Phông Lưu
trữ Nhà nước Việt Nam; Phông Lưu trữ Đảng cộng sản Việt Nam; Lưu trữ
Những vấn đề cơ bản về công tác lưu trữ
12


KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ
lịch sử; lưu trữ hiện hành; bản gốc; bản chính; bản sao văn bản… và quy định
tương đối đầy đủ những vấn đề về quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ; quản lý
nhà nước về công tác lưu trữ; khen thưởng và xử lý vi phạm trong hoạt động
lưu trữ.
- Tiếp theo là các nghị định: nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính
phủ ngày 08 tháng 4 năm 2004 về cơng tác văn thư và nghị định số
111/2004/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của
Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia. Đây là hai văn bản quan trọng trong công tác văn
thư lưu trữ mới được ban hành.

- Để thực hiện các điều quy định trong Pháp lệnh và các Nghị định trên
Nhà nước, cụ thể là Bộ Nội vụ và Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã biên
soạn và ban hành các Thông tư, Quyết định, Công văn hướng dẫn thi hành
một số điều, mục, khoản trong Pháp lệnh và Nghị định. Những văn bản đó
góp phần thống nhất việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ trong các cơ quan,
tổ chức từ trung ương tới địa phương.
3. Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ
Một trong những nội dung quan trọng của công tác lưu trữ là việc thực
hiện các nghiệp vụ lưu trữ như:
- Thu thập, bổ sung tài liệu;
- Phân loại tài liệu;
- Xác định giá trị tài liệu;
- Thống kê và kiểm tra trong lưu trữ;
- Xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu;
- Chỉnh lý tài liệu;
- Tổ chức bảo quản tài liệu;
- Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu;
- Ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ.
- Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 trong công tác
lưu trữ.
Việc thực hiện thống nhất các nghiệp vụ lưu trữ trong các cơ quan, tổ
chức đã được quy định trong các văn bản quy phạm pháp luật và những văn
bản hướng dẫn về công tác lưu trữ.
4. Kiểm tra, đánh giá về công tác lưu trữ
Kiểm tra, đánh giá là khâu then chốt giúp các cơ quan, tổ chức nắm
được tình hình thực hiện các quy định của nhà nước về một ngành, một lĩnh
Những vấn đề cơ bản về công tác lưu trữ
13

KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ
vực nhất định. Kiểm tra, đánh giá là bước cuối cùng của một quy trình cơng
việc được xem xét trong một thời gian hồn thành nhất định. Kiểm tra, đánh
giá có thể được thực hiện sau khi kết thúc một công việc, một sự vật hiện
tượng vừa xảy ra để chúng ta có được những kết luận chuẩn xác hoặc sau khi
đã có kết luận về một công việc, một sự vật, hiện tượng chúng ta tiến hành
kiểm tra xem xét kết luận đó có đúng với thực tế sự vật, hiện tượng hay
khơng. Song trong lĩnh vực quản lý nhà nước thì mục đích chính của cơng tác
kiểm tra đánh giá là kiểm tra việc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật,
các văn bản hướng dẫn của cơ quan chủ quản tại các cơ quan thuộc phạm vi
điều chỉnh của các văn bản đó.
Kiểm tra, đánh giá trong lưu trữ là tiến hành kiểm tra các văn bản quy
phạm pháp luật, các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu
trữ nhà nước về công tác lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức theo một thời gian
thực hiện nhất định.
Để thực hiện việc kiểm tra, đánh giá, các cơ quan thường áp dụng các
cách thức như: Kiểm tra thường xuyên, kiểm tra định kỳ, kiểm tra đột xuất,
kiểm tra qua các báo cáo bằng văn bản.
Một số năm gần đây, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tiến hành hình
thức kiểm tra chéo giữa các bộ, ngành ở trung ương và kiểm tra chéo giữa
Trung tâm Lưu trữ các tỉnh. Sau đó cho điểm làm căn cứ để đánh giá, xếp loại
công tác văn thư - lưu trữ ở các cơ quan từ trung ương đến địa phương. Đây là
một hình thức thanh tra, kiểm tra được đánh giá cao, khách quan, trung thực
đồng thời tạo mối quan hệ, học hỏi kinh nghiệm lẫn nhau giữa các cơ quan.
Nội dung của công tác kiểm tra trong lưu trữ gồm: kiểm tra về tổ chức
công tác lưu trữ tại cơ quan, trình độ và số lượng cán bộ làm công tác lưu trữ
trong cơ quan, trang thiết bị bảo quản tài liệu tại lưu trữ cơ quan và việc thực
hiện các nghiệp vụ lưu trữ theo những quy định, hướng dẫn của nhà nước. Từ
đó tổng hợp kết quả đưa ra những đánh giá chính xác về sự phát triển ngành
lưu trữ trong toàn quốc đồng thời xây dựng phương án, kế hoạch khắc phục

những tồn tại hạn chế nhằm mục đích xây dựng một ngành lưu trữ phát triển
bền vững đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu xã hội đặt ra với ngành lưu trữ.
Bộ phận thanh tra, pháp chế hoặc văn phòng cơ quan có thể kiểm tra
cơng tác lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị ngang cấp hoặc thực hiện công tác
kiểm tra đối với cơ quan cấp dưới, sau đó báo cáo với cơ quan chủ quản hoặc
lãnh đạo cơ quan cùng cấp.
Ở mỗi cơ quan, tổ chức bộ phận làm công tác kiểm tra, đánh giá về
công tác lưu trữ thường là bộ phận thanh tra, pháp chế hoặc do lãnh đạo văn
phịng quy định.
IV. TÍNH CHẤT CỦA CƠNG TÁC LƯU TRỮ
Những vấn đề cơ bản về công tác lưu trữ
14


KHÁI QT CHUNG VỀ CƠNG TÁC LƯU TRỮ
1. Tính chất khoa học
Các nghiệp vụ của công tác lưu trữ được thực hiện thông qua việc
nghiên cứu lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ và áp dụng vào điều kiện cụ
thể của mỗi nước. Nói cách khác, tính chất khoa học của công tác lưu trữ
được thể hiện qua việc nghiên cứu cơ sở lý luận và các phương pháp khoa học
để thực hiện các nội dung chuyên môn của công tác lưu trữ như: thu thập, bổ
sung tài liệu, phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu, xây dựng công cụ tra
cứu khoa học tài liệu, chỉnh lý tài liệu, bảo quản tài liệu, khai thác và sử dụng
tài liệu và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ…
Mỗi một nghiệp vụ trên đây đều được tổ chức thực hiện theo các phương
pháp khoa học. Trong từng nội dung cụ thể lại có những quy trình nghiệp vụ
nhất định như: quy trình, thủ tục tiêu huỷ tài liệu thuộc nội dung nghiệp vụ xác
định giá trị tài liệu; quy trình tu bổ tài liệu, quy trình khử nấm mốc… thuộc nội
dung nghiệp vụ bảo quản tài liệu; … Đối với mỗi loại hình tài liệu, các nghiệp
vụ lại có những quy trình mang tính đặc thù khác nhau. Khoa học lưu trữ phải

nghiên cứu, tìm tịi, phát hiện ra những điểm khác biệt đó và đề ra một cách
chính xác cách tổ chức khoa học cho từng loại hình tài liệu.
Khoa học lưu trữ phải nghiên cứu, kế thừa kết quả nghiên cứu khoa học
của các ngành khác để áp dụng vào các khâu nghiệp vụ lưu trữ. Những thành
tựu của các ngành tốn học, hố học, sinh học, tin học, thơng tin học… đang
được nghiên cứu ứng dụng trong việc tổ chức khoa học, bảo quản an toàn tài
liệu lưu trữ và tổ chức khai thác, sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ.
Để quản lý thống nhất các nghiệp vụ lưu trữ, cơng tác tiêu chuẩn hóa
trong cơng tác lưu trữ cũng cần được nghiên cứu một cách đầy đủ. Các tiêu
chuẩn về kho tàng, điều kiện bảo quản an toàn cho từng loại hình tài liệu, tiêu
chuẩn về các trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ như: giá đựng tài liệu;
cặp, hộp bảo quản tài liệu; bìa hồ sơ, tiêu chuẩn về các quy trình nghiệp vụ
lưu trữ… đang là vấn đề đặt ra cho công tác tiêu chuẩn hóa của ngành lưu trữ.
2. Tính chất cơ mật
Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của tài liệu. Nội dung thơng tin
trong tài liệu lưu có độ chân thực cao so với các loại hình thơng tin khác. Vì
là bản chính, bản gốc của tài liệu nên tài liệu lưu trữ cịn có giá trị như một
minh chứng lịch sử để tái dựng lại sự kiện lịch sử hoặc làm chứng cứ trong
việc xác minh một vấn đề, một sự vật, hiện tượng.
Về lý thuyết, tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin quá khứ và
được lưu lại, giữ lại để phục vụ cho việc nghiên cứu lịch sử và các hoạt động
khác, các yêu cầu chính đáng của các cơ quan, tổ chức và cá nhân. Như vậy,
tài liệu lưu trữ cần được đưa ra phục vụ.

Những vấn đề cơ bản về công tác lưu trữ
15


KHÁI QT CHUNG VỀ CƠNG TÁC LƯU TRỮ
Tuy nhiên, có rất nhiều tài liệu lưu trữ mà nội dung của tài liệu chứa

đựng những thơng tin bí mật của quốc gia, bí mật của cơ quan và bí mật của
các cá nhân, do đó các thế lực đối lập ln tìm mọi cách để khai thác các bí
mật trong tài liệu lưu trữ. Một số tài liệu có thể khơng hạn chế sử dụng với
đối tượng độc giả này nhưng lại hạn chế sử dụng với đối tượng độc giả
khác… Vì vậy, cơng tác lưu trữ phải thể hiện đầy đủ các nguyên tắc, chế độ
để bảo vệ những nội dung cơ mật của tài liệu lưu trữ. Cán bộ làm cơng tác lưu
trữ phải là những người có quan điểm, đạo đức chính trị đúng đắn, giác ngộ
quyền lợi giai cấp, quyền lợi dân tộc, quyền lợi chính đáng của các cơ quan,
các cá nhân có tài liệu trong lưu trữ, luôn cảnh giác với âm mưu, thủ đoạn của
các thế lực thù địch, có ý thức tổ chức kỷ luật, trách nhiệm cao, chấp hành
nghiêm chỉnh các quy chế bảo mật tàu liệu lưu trữ quốc gia.
Độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu cũng cần hiểu biết nhất định về
tính cơ mật trong cơng tác lưu trữ. Những nội dung thông tin khai thác được
trong tài liệu lưu trữ quốc gia có thể phục vụ cho những mục đích chính đáng
của cá nhân song khơng được làm ảnh hưởng đến lợi ích quốc gia, lợi ích cơ
quan và lợi ích của các cá nhân khác. Điều đó địi hỏi ý thức trách nhiệm của
mỗi cơng dân trong quốc gia, trình độ của cán bộ lưu trữ và độc giả đến khai
thác, sử dụng tài liệu.
3. Tính chất xã hội
Tài liệu lưu trữ ngoài việc phục vụ việc nghiên cứu lịch sử còn phục vụ
cho các nhu cầu khác của đời sống xã hội như: hoạt động chính trị, hoạt động
quản lý nhà nước, hoạt động ngoại giao, hoạt động truy bắt tội phạm và nhiều
hoạt động khác trong xã hội. Công tác lưu trữ cần nghiên cứu ra những hình
thức phục vụ cơng tác khai thác và sử dụng tài liệu để đáp ứng được những
nhu cầu đó của xã hội.
Nội dung của tài liệu lưu trữ còn phản ánh những quy luật hoạt động xã
hội trong lịch sử phát triển của lồi người. Thơng qua tài liệu lưu trữ có thể
làm sáng tỏ các mối quan hệ xã hội của một giai đoạn lịch sử của đất nước
hoặc của một con người cụ thể. Nó có tác động lớn đến ý thức hệ của cả một
tầng lớp xã hội nhất định. Vì vậy, hoạt động lưu trữ cũng có mối quan hệ xã

hội chặt chẽ với một số ngành khoa học khác để làm rõ những vấn đề của đời
sống xã hội.
V. MỤC ĐÍCH, Ý NGHĨA CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ
1. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của văn bản được lưu lại, giữ lại
phục vụ cho các nhu cầu khai thác của đời sống xã hội. Tài liệu lưu trữ chứa
đựng những thông tin quá khứ để nghiên cứu dựng lại các sự kiện lịch sử một

Những vấn đề cơ bản về công tác lưu trữ
16


KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ
cách xác thực, làm căn cứ, bằng chứng phục vụ hoạt động quản lý của các cơ
quan, tổ chức và mục đích chính đáng của công dân
Tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin có giá trị tính chính xác cao dùng
để biên soạn lịch sử phát triển của quốc gia, dân tộc hoặc một ngành, một lĩnh
vực hoạt động, một cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân cụ thể. Tài liệu lưu trữ hình
thành trong lĩnh vực xây dựng cơ bản cịn là tài liệu để nghiên cứu khôi phục,
sửa chữa các cơng trình kiến trúc, các cơng trình xây dựng cơ bản bị hư hỏng
qua thời gian hoặc bị tàn phá do chiến tranh, thiên tai. Sử dụng tài liệu lưu trữ
trong lĩnh vực này sẽ tiết kiệm được nhân lực, vật lực đồng thời đảm bảo
được tính lịch sử và thẩm mỹ về kiến trúc và kết cấu của các cơng trình.
Tài liệu lưu trữ là nguồn di sản văn hóa đặc bịêt của dân tộc. Cùng với
các loại di sản văn hóa khác mà con người đã để lại từ đời này qua đời khác
như các di chỉ khảo cổ, các hiện vật trong các bảo tàng, các công trình kiến
trúc, điều khắc, hội hoạ… tài liệu lưu trữ đã để lại cho xã hội loài người các
văn tự rất có giá trị. Sự xuất hiện các loại văn tự và việc lưu trữ các loại văn
tự đó đã trở thành một trong những tiêu chí đánh giá trình độ văn minh của
các dân tộc trên thế giới. Sự xuất hiện của chữ viết sớm hay muộn còn là tiêu

chí để đánh giá trình độ văn minh của mỗi dân tộc. Một dân tộc có chữ viết
sớm, có nhiều văn tự được lưu giữ thể hiện dân tộc có nền văn hố lâu đời.
Tóm lại, tài liệu lưu trữ vừa có ý nghĩa quan trọng trong nghiên cứu
lịch sử vừa có ý nghĩa thực tiễn. Điều đó đã được Đảng và Nhà nước ta ghi
nhận và nêu rõ trong Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia, được Hội
đồng Nhà nước công bố ngày 11 tháng 12 năm 1982 và được khẳng định lại
trong Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia được Uỷ ban Thường vụ Quốc hội thông
qua ngày 04 tháng 4 năm 2001: “Tài liệu lưu trữ Quốc gia là di sản của dân
tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam
xã hội chủ nghĩa”.
2. Mục đích, ý nghĩa của cơng tác lưu trữ
Như đã phân tích ở phần trên, mục đích cuối cùng của cơng tác lưu trữ
là hướng tới việc phục vụ các nhu cầu khác nhau của đời sống xã hội thông
qua việc khai thác các thơng tin q khứ có trong tài liệu lưu trữ. Mục đích
cao cả của cơng tác lưu trữ là hướng tới việc phục vụ lợi ích chính đáng của
xã hội, của các quốc gia và của mỗi con người.
Do vậy, nếu công tác lưu trữ ở các cơ quan, doanh nghiệp được tổ chức
tốt thì sẽ có rất nhiều ý nghĩa, tác dụng đối với các quốc gia, địa phương, các
cơ quan và toàn xã hội.
Trước hết, công tác lưu trữ được tổ chức tốt sẽ giúp các cơ quan, doanh
nghiệp lưu trữ đầy đủ và cung cấp kịp thời những thông tin cần thiết cho lãnh
đạo và cán bộ trong q trình thực hiện cơng việc.
Những vấn đề cơ bản về công tác lưu trữ
17


KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ
Nội dung của nhiều tài liệu lưu trữ còn chứa đựng những bài học kinh
nghiệm quý báu trong quá trình phát triển của quốc gia, của các cơ quan, tổ
chức. Vì vậy, cơng tác lưu trữ giúp các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trong

việc khai thác thông tin trong tài liệu để giáo dục truyền thống cho các thế hệ
cán bộ trong cơ quan, tổng kết hoạt động và rút ra những bài học kinh nghiệm
bổ ích trong quản lý, sản xuất, kinh doanh.
Tóm lại, cơng tác lưu trữ là một ngành, một lĩnh vực được tổ chức, triển
khai ở mọi quốc gia và trong từng cơ quan, tổ chức. Một trong những nhiệm
vụ của cán bộ lưu trữ là phải lưu trữ và khai thác thông tin trong các hồ sơ, tài
liệu để phục vụ hoạt động quản lý của người lãnh đạo. Vì vậy, cán bộ lưu trữ
cần nắm vững những vấn đề cơ bản của công tác lưu trữ để có thể làm tốt các
nghiệp vụ chun mơn.

Những vấn đề cơ bản về công tác lưu trữ
18