Tài liệu ôn thi công chức cấp xã_Phần Kĩ năng tác nghiệp

BỘ VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH
TRƯỜNG BỒI DƯỠNG CÁN BỘ QUẢN LÝ
VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH








TÀI LIỆU BỒI DƯỠNG CÔNG CHỨC
VĂN HÓA - XÃ HỘI XÃ
(Khu vực Đồng bằng)


QUYỂN II: KỸ NĂNG TÁC NGHIỆP

Hà Nội, năm 2012

2
MỤC LỤC

TT
TÊN BÀI
TRANG
Bài 1
Quy trình xây dựng kế hoạch quản lý, tổ chức các hoạt động
văn hóa, gia đình, thể thao và du lịch trên địa bàn xã.
1
Bài 2
Kỹ năng giao tiếp và phối hợp của công chức văn hóa - xã
hội xã với các cơ quan, tổ chức và cá nhân trên địa bàn xã.
16
Bài 3
Kỹ năng xây dựng nếp sống văn hóa, gia đình văn hóa, làng,
thôn, ấp, bản văn hóa trên địa bàn xã khu vực Đồng bằng.
35
Bài 4
Kỹ năng quản lý, hướng dẫn việc cưới, việc tang và lễ hội
trên địa bàn xã khu vực Đồng bằng.
63
Bài 5
Kỹ năng quản lý và hướng dẫn tổ chức các hoạt động trong
các thiết chế văn hóa trên địa bàn xã khu vực Đồng bằng.
90

Bài 6
Kỹ năng quản lý và hướng dẫn tổ chức các hoạt động thông
tin, tuyên truyền, cổ động, trang trí khánh tiết trên địa bàn xã
vùng Đồng bằng.
107
Bài 7
Kỹ năng quản lý, hướng dẫn tổ chức phong trào văn hóa văn
nghệ thuật quần chúng trên địa bàn xã khu vực Đồng bằng.
132
Bài 8
Kỹ năng quản lý, hướng dẫn tổ chức phong trào thể dục thể
thao quần chúng trên địa bàn xã.
153
Bài 9
Kỹ năng quản lý, hướng dẫn khai thác giá trị các di sản văn
hóa phục vụ hoạt động du lịch trên địa bàn xã.
171
Bài 10
Kỹ năng quản lý, hướng dẫn và tổ chức công tác gia đình trên
địa bàn xã.
183
Bài 11
Kỹ năng xây dựng kịch bản Chương tình hội nghị, kịch bản
Chương trình các sự kiện văn hóa, gia đình, thể thao và du
lịch trên địa bàn xã.
198
Bài 12
Kỹ năng quản lý hướng dẫn các dịch vụ văn hóa, gia đình,
thể thao và du lịch trên địa bàn xã khu vực Đồng bằng.
226

3
Bài 13
Kỹ năng kiểm tra phát hiện các hành vi vi phạm hành chính
về hoạt động văn hóa, thể thao, du lịch và phòng chống bạo
lực gia đình trên địa bàn xã.
248
Bài 14
Kỹ năng thống kê, phân tích, tổng hợp số liệu, viết báo cáo
về hoạt động văn hóa, gia đình, thể thao và du lịch trên địa
bàn xã.
266
Bài 15
Kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin đối với công chức
văn hóa - xã hội xã.
281
Bài 16
Kỹ năng soạn thảo văn bản đối với công chức văn hóa - xã hội xã.
309




1
QUY TRÌNH XÂY DỰNG KẾ HOẠCH QUẢN LÝ, TỔ CHỨC
CÁC HOẠT ĐỘNG VĂN HÓA, GIA ĐÌNH, THỂ THAO
VÀ DU LỊCH TRÊN ĐỊA BÀN XÃ

TS. NSƯT. NGUYỄN VĂN KHÁNH
Ths. HOÀNG THỊ BÌNH

Thời lượng: 8 tiết
(*)

A. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU
1. Mục đích:
Cung cấp cho học viên những kiến thức cơ bản về quy trình xây dựng Kế hoạch
quản lý, Kế hoạch tổ chức các hoạt động văn hóa, gia đình, thể thao và du lịch trên địa
bàn xã
Nâng cao kỹ năng quản lý, tổ chức các hoạt động văn hóa, gia đình, thể thao và
du lịch trên địa bàn xã cho công chức văn hóa-xã hội xã
2. Yêu cầu:
Học viên nắm vững Quy trình xây dựng Kế hoạch quản lý, Kế hoạch tổ chức các
hoạt động văn hóa, gia đình, thể thao và du lịch trên địa bàn xã
B. NỘI DUNG
1.Khái quát thực trạng quản lý và tổ chức các hoạt động văn hóa, thể thao, gia
đình và du lịch trên địa bàn xã hiện nay.
1.1. Ưu điểm:
Trong những năm qua công tác quản lý và tổ chức các hoạt động văn hóa, thể
thao, gia đình và du lịch ở các vùng nông thôn rộng lớn của tổ quốc ngày càng đi vào
nề nếp và có hướng phát triển tốt đẹp. Nổi bật là công tác quản lý, gìn giữ, kế thừa và
phát triển các giá trị truyến thống, các di sản văn hóa quý báu của dân tộc. Nhiều hoạt
động văn hóa, thể thao, gia đình và du lịch mang tính truyền thống đã được phục hồi
và phát triển. Các hoạt động mới phát sinh cũng có sức hút mạnh mẽ đối với công
chúng, nhờ các hoạt động hữu ích này mà năng lực sáng tạo văn hóa, nghệ thuật, thể
dục, thể thao, gia đình và du lịch của quần chúng nhân dân ở các địa phương cũng
được phát huy một cách tối đa. Vấn đề giữ gìn bản sắc văn hóa dân tộc được đông đảo
quần chúng nhân dân coi trọng, các hoạt động thể dục, thể thao, gia đình và du lịch
luôn gắn kết với nhau phục vụ đắc lực nhu cầu hưởng thụ và sáng tạo các sản phẩm
văn hóa-nghệ thuật, văn hóa-thể thao, văn hóa-gia đình, văn hóa-du lịch của các tầng
lớp nhân dân, góp phần thúc đẩy kinh tế-xã hội của từng địa phương phát triển, làm

phong phú thêm đời sống tinh thần và vật chất cho nhân dân.
Việc tổ chức các hoạt động văn hóa, thể thao, gia đình và du lịch của các cấp
chính quyền địa phương, nhất là cấp xã vào những năm gần đây cũng gặt hái được
nhiều thành quả rất đáng khích lệ. Các hoạt động ấy đã và đang có sức mạnh thu hút


(*)
- Lý thuyết; 4 tiết; Thảo luận: 4 tiết

2
đông đảo quần chúng nhân dân tích cực hưởng ứng tham gia. Nhiều hoạt động văn
hóa, thể thao, gia đình và du lịch mang tính truyền thống: Lễ hội tín ngưỡng, tôn giáo,
dân ca, dân vũ, thơ ca, hò, vè, trò diễn dân gian, mỹ thuật, âm nhạc, ẩm thực, văn hóa-
văn nghệ, thể dục-thể thao quần chúng của các dân tộc không những được phục hồi
mà còn phát triển mạnh mẽ, khơi dậy tinh thần yêu nước, yêu quê hương, phát huy tính
gắn kết cộng đồng, dân chủ làng xã, truyền thống đoàn kết các dân tộc, tưởng nhớ và
tôn vinh những người có công với nước, có nghĩa với dân, năng lực sáng tạo văn hóa
của nhân dân được chú trọng, làm cho đời sống tinh thần của nhân dân ngày càng ổn
định và diện mạo văn hóa của từng địa phương thêm khởi sắc.
1.2. Nhược điểm:
Bên cạnh những kết quả đạt được, việc quản lý và tổ chức các hoạt động văn hóa,
thể thao, gia đình và du lịch tại các địa phương trong thời gian qua cũng đã bộc lộ
nhiều vấn đề bất cập. Đáng lưu ý là khuynh hướng thương mại hóa lễ hội, bệnh thành
tích, cá độ trong các hoạt động thể dục, thể thao… các hoạt động liên quan đến lĩnh
vực gia đình chưa được quan tâm đúng mức, các hoạt động văn hóa-du lịch khi tổ chức
đã coi nhẹ các yếu tố văn hóa tinh thần, mà nghiêng về các hoạt động dịch vụ, đặt
trọng tâm vào mục tiêu kinh tế. Do đó vấn nạn ăn xin, cướp giật, mất an ninh trật tự, tệ
nạn xã hội, mê tín dị đoan, và vệ sinh môi trường tại nơi diễn ra các hoạt động văn
hóa, thể thao, gia đình và du lịch ở các địa phương chưa được quan tâm, giải quyết
triệt để gây phản cảm đối với nhân dân và bức xúc dư luận xã hội.

Nguyên nhân có nhiều nhưng tựu trung lại là do đội ngũ cán bộ công chức văn
hóa-xã hội xã chưa có khả năng tham mưu với Cấp uỷ, UBND xã về việc xây dựng Kế
hoạch Quản lý và Kế hoạch Tổ chức các hoạt động văn hóa, thể thao, gia đình và du
lịch, nên có lúc, có nơi không tránh khỏi sự lúng túng bị động và kém hiệu quả. Nhìn
chung trình độ và năng lực thực tiễn của đội ngũ cán bộ công chức văn hóa - xã hội xã
hiện nay rất ít người có trình độ, năng lực để có thể chủ động, tích cực trong công tác
xây dựng Kế hoạch Quản lý và Kế hoạch Tổ chức các hoạt động văn hóa, thể thao, gia
đình và du lịch, nên chưa tìm ra được những phương án, giải pháp xử lý tình huống kịp
thời, nhằm đảm bảo an ninh trật tự, an toàn giao thông, phòng chống các tệ nạn xã hội
và vệ sinh môi trường nơi diễn ra các hoạt động văn hóa, thể thao, gia đình và du lịch
trên địa bàn xã.
Nhằm khắc phục tình trạng nêu trên, không có con đường nào khác là Nhà nước và
các cấp chính quyền địa phương cần phải nhanh chóng có kế hoạch bồi dưỡng đội ngũ
cán bộ công chức văn hóa-xã hội xã, giúp họ có kiến thức và kỹ năng xây dựng Kế
hoạch Quản lý và Kế hoạch Tổ chức các hoạt động động văn hóa, thể thao, gia đình và
du lịch để tham mưu cho cấp ủy và UBND xã quản lý và tổ chức tốt các hoạt động văn
hóa, thể thao, gia đình và du lịch trên địa bàn xã.
Chuyên đề bài giảng“Kỹ năng xây dựng Kế hoạch Quản lý, Kế hoạch Tổ chức
các hoạt động văn hóa, gia đình, thể thao và du lịch trên địa bàn xã” được xây dựng
nhằm mục đích giúp cán bộ công chức văn hóa-xã hội xã có những kiến thức và kỹ năng
cơ bản trong việc xây dựng Kế hoạch Quản lý, Kế hoạch Tổ chức, phát huy thế mạnh
của các hoạt động văn hóa, thể thao, gia đình và du lịch của từng địa phương, góp phần

3
nâng cao đời sống tinh thần và vật chất cho nhân dân, giúp cho nhân dân biết gạn đục
khơi trong, biết trân trọng giữ gìn những giá trị đạo đức truyền thống cao quí của gia
đình, dòng tộc, nói rộng ra là của xứ sở quê hương đúng với cốt cách, tâm hồn và tinh
thần yêu nước nồng nàn của cả dân tộc đã được hun đúc qua hàng ngàn năm lịch sử
dựng nước và giữ nước, làm cho đời sống văn hoá, thể thao, gia đình và du lịch của mỗi
địa phương thêm phong phú, sinh động, hấp dẫn và ngày càng phát triển.

2. Những khái niệm cơ bản.
2.1. Khái niệm về Kế hoạch:
Kế hoạch được hiểu là một tập hợp những hoạt động được sắp xếp theo lịch trình,
có nội dung chương trình, thời hạn, nguồn lực, ấn định những mục tiêu cụ thể, xác
định phương án triển khai và định hướng phát triển các hoạt động văn hoá, thể thao,
gia đình và du lịch của từng địa phương, nhằm đạt được các mục tiêu chủ yếu đã đề ra.
Kế hoạch hay, có chất lượng là kế hoạch sát với nhu cầu thực tế khách quan, góp phần
thực hiện thắng lợi Nghị quyết của cấp Uỷ, Hội đồng nhân dân và UBND xã đối với
các hoạt động này.
2.1.1 Nội dung của kế hoạch bao gồm các yếu tố sau:
- Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc (Vì mục đích gì phải làm công việc này?
Công việc này mang lại lợi ích gì?)
- Xác định nội dung công việc ( Nội dung công việc đó là gì?)
- Xác định mức độ công việc ( Quan trọng, không quan trọng, khẩn cấp )
- Xác định cách thức thực hiện công việc (Làm bằng cách nào?)
- Xác định phương pháp kiểm soát, kiểm tra ( Ai kiểm tra, kiểm tra tổng thể hay
kiểm tra từng bộ phận trọng yếu của công việc?)
- Xác định nguồn lực thực hiện ( Nhân lực, vật lực và tài lực?)
- Xác định thời gian, thời hạn công việc (Khi nào bắt đầu, khi nào kết thúc?)
- Xác định địa điểm (Làm ở đâu ?)
2.1.2 Phân loại Kế hoạch:
a) Kế hoạch ngắn hạn
Kế hoạch ngắn hạn thường được giới hạn từ 3 tháng đến 6 tháng hoặc 1 năm và
chia nhỏ kế hoạch ra theo ngày, tuần, tháng, quý, 6 tháng, cả năm. Kế hoạch ngắn hạn
thường có mối quan hệ hữu cơ với kế hoạch trung hạn và dài hạn. Đây là dạng kế hoạch
mang tính thực tế và có những nhiệm vụ cụ thể.
b) Kế hoạch trung hạn và dài hạn
Kế hoạch trung hạn và dài hạn là dạng kế hoạch có mục tiêu và thời gian thực hiện từ 3 đến 5
năm, mang tính tổng hợp, cần phải huy động và sử dụng các nguồn lực để tham gia thực hiện.
2.2. Khái niệm về Quản lý

4
Quản lý là thuật ngữ chỉ “Hoạt động có ý thức của con người nhằm sắp xếp tổ
chức, chỉ huy, điều hành, hướng dẫn, kiểm tra… các quá trình phát triển xã hội và hoạt
động của con người để hướng chúng phát triển phù hợp với quy luật xã hội, đạt được
mục tiêu xác định theo ý chí của nhà quản lý với chi phí thấp nhất”.
Có thể nói quản lý vừa là một nghệ thuật, vừa là một khoa học. Đó là nghệ thuật
mà người lãnh đạo quản lý khiến cho cấp dưới của mình làm việc hăng say hơn, hiệu
quả cao hơn. Còn khoa học chính là cách mà người lãnh đạo quản lý thực hiện được
nghệ thuật quản lý ấy. Có thể nói xây dựng kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo, giám sát là bốn
yếu tố căn bản của công tác quản lý.
2.3. Khái niệm về Tổ chức
Tổ chức là một hệ thống hoạt động có ý thức của con người nhằm đưa một tập
hợp các nhân tố đang từ trạng thái tự do, rời rạc hoặc chưa hoàn chỉnh trở thành một
chỉnh thể mang một cấu trúc và những chức năng chung, nhằm thực hiện mục đích và
mục tiêu công việc đặt ra có hiệu quả cao.
Từ khái niệm nêu trên ta có thể hiểu tổ chức là một hoạt động có ý thức của các
cấp ủy đảng, chính quyền địa phương trong việc tập hợp các thành tố nhỏ lẻ, rời rạc
của các hoạt động văn hóa, thể thao, gia đình và du lịch thành một hoạt động lớn hoàn
chỉnh về nội dung, và được sắp xếp theo một trình tự thời gian nhất định nhằm mục
đích tối cao là truyền tải những giá trị nhân văn sâu sắc và giá trị thẩm mỹ cao đẹp của
những hoạt động hữu ích ấy đến với nhân dân, làm thỏa mãn đời sống tinh thần của
nhân dân đồng thời nâng cao nhận thức, trách nhiệm và bổn phận của người dân đối
với việc xây dựng và phát triển đời sống văn hóa cơ sở của địa phương trong tình hình
hiện nay.
2.4. Kế hoạch quản lý và kế hoạch tổ chức các hoạt động văn hóa, thể thao, gia
đình và du lịch trên địa bàn xã.
Xây dựng Kế hoạch quản lý và Kế hoạch tổ chức các hoạt động văn hóa, thể thao,
gia đình và du lịch có cơ sở khoa học, đạt chất lượng cao bao giờ cũng mang lại hiệu quả
thiết thực cho đời sống văn hóa tinh thần của nhân dân. Đó là một trong những nhiệm vụ

quan trọng đối với cán bộ công chức văn hóa-xã hội xã.
Thông thường cứ mỗi khi người cán bộ công chức văn hóa-xã hội xã làm tốt công
tác quản lý thì bao giờ cũng khởi đầu bằng việc xây dựng được kế hoạch hay, có chất
lượng, sát với thực tế. Mối quan hệ giữa kế hoạch và quản lý là mối quan hệ biện chứng,
hữu cơ, khắng khít với nhau không thể tách rời. Do đó, để công tác quản lý có hiệu quả,
đòi hỏi người cán bộ công chức văn hóa-xã hội xã phải có kỹ năng xây dựng kế hoạch
quản lý và kế hoạch tổ chức các hoạt động văn hóa, thể thao, gia đình và du lịch trên địa
bàn xã.
Kế hoạch Quản lý và Kế hoạch Tổ chức có vai trò và tầm quan trọng như một
kim chỉ nam hướng các hoạt động văn hóa, thể thao, gia đình và du lịch ở mỗi địa
phương đi đúng quan điểm, đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và Pháp luật
của Nhà nước; Đồng thời còn là động lực thúc đẩy các hoạt động này phát triển đi lên
trong hiện tại cũng như tương lai. Với vai trò là người “giúp Ủy ban nhân dân xã trong

5
việc quản lý và tổ chức các hoạt động thể dục, thể thao, văn hóa văn nghệ quần chúng,
các câu lạc bộ, lễ hội truyền thống, bảo vệ các di tích lịch sử văn hóa, danh lam thắng
cảnh ở địa phương, điểm vui chơi giải trí và xây dựng nếp sống văn minh, gia đình văn
hóa, ngăn chặn việc truyền bá tư tưởng phản động, đồi trụy dưới hình thức văn hóa,
nghệ thuật và các tệ nạn xã hội khác ở địa phương” người cán bộ công chức văn hóa-văn
hội xã cần phải nắm vững và sử dụng thành thạo các quy trình về việc xây dựng Kế
hoạch Quản lý, Kế hoạch Tổ chức các hoạt động văn hóa, thể thao, gia đình và du lịch.
3. Quy trình xây dựng Kế hoạch Quản lý các hoạt động văn hóa, thể thao,
gia đình và du lịch trên địa bàn xã.
Quản lý các hoạt động văn hóa, thể thao, gia đình và du lịch trên địa bàn xã là
hoạt động có ý thức của UBND xã, cán bộ công chức văn hóa-xã hội xã và các thành
viên có liên quan nhằm sắp xếp, tổ chức, chỉ huy, điều hành, hướng dẫn thực hiện,
kiểm tra quá trình diễn ra các hoạt động văn hóa, thể thao, gia đình và du lịch trên địa
bàn xã sao cho đúng với quan điểm đường lối, chủ trương chính sách của Đảng và
pháp luật của Nhà nước, định hướng phát triển kinh tế-xã hội của địa phương, phù hợp

với đời sống văn hóa và thuần phong mỹ tục của dân tộc nhằm nâng cao đời sống tinh
thần cho nhân dân.
3.1. Quy trình xây dựng Kế hoạch Quản lý ngắn hạn (hằng năm).
Hàng năm, cán bộ công chức văn hóa-xã hội xã cần lập một bảng Kế hoạch Quản
lý các hoạt động văn hóa, thể thao, gia đình và du lịch trên địa bàn xã có nội dung cụ thể
để tham mưu cho UBND xã quản lý tốt các hoạt động văn hóa, thể thao, gia đình và du
lịch trên địa bàn xã. Trong bảng Kế hoạch Quản lý cần nắm vững các hoạt động mang
tính truyền thống, thường niên hoặc mới phát sinh, trên cơ sở đó lên phương án quản lý
nhằm tổ chức thực hiện các hoạt động ấy đạt chất lượng và hiệu quả cao.
Bước 1: Lập bảng kế hoạch quản lý
Để lập bảng kế hoạch quản lý các hoạt động văn hóa, thể thao, gia đình và du lịch
tại địa phương một cách bài bản và khoa học, người cán bộ công chức-văn hóa, xã hội
xã cần phải tiến hành khảo sát, thống kê số lượng các hoạt động văn hóa, thể thao, gia
đình và du lịch mang tính truyền thống, thường niên hoặc mới phát sinh trong những
năm gần đây theo trình tự thời gian cụ thể trong năm, mỗi hoạt động đều phải có đầy
đủ các thông tin thiết yếu sau đây:
1. Tên hoạt động; Chủ thể tổ chức hoạt động
2. Thời gian tổ chức hoạt động: Ghi rõ ngày, tháng, năm, đến ngày, tháng, năm.
3. Chủ thể tổ chức: (Ai là người tổ chức, cá nhân, tập thể, Ban quản lý)
(Ví dụ; Lễ Hội Tháp Bà PONAGA Nha Trang diễn ra từ ngày, tháng năm,
đến ngày, tháng, năm… do Ban quản lý Tháp Bà tổ chức)
4. Địa điểm hoạt động: Ghi địa điểm cụ thể (xã, thôn, đội, ấp, làng …)
5. Ý nghĩa, mục đích, nội dung, hình thức và quy mô hoạt động
6. Các loại hình hoạt động:

6
- Lễ hội truyền thống; Lễ hội dân gian; Lễ hội Tôn giáo
- Hội thi, hội diễn văn hóa, văn nghệ, thể dục thể thao quần chúng
- Các giải thể thao quần chúng: Bóng đá, bóng bàn, cầu lông, vật, kéo co, đá gà…
- Các giải văn hóa, văn nghệ quần chúng (ca hát, múa, vẽ, kể chuyện, ngâm thơ,

diễn kịch gia đình, nuôi con khỏe, dạy con ngoan, ông bà cha mẹ mẫu mực, con cháu
thảo hiền.
- Lịch mời đoàn văn nghệ chuyên nghiệp, đội chiếu bóng lưu động.
- Các hội nghị tôn vinh những người tốt, việc tốt, những người có mô hình làm
nông nghiệp giỏi, những người có nhiều đóng góp xây dựng đời sống văn hóa - xã hội
ở địa phương…
- Các diễn đàn quảng bá tuyên truyền về sức khỏe sinh sản, sức khỏe giới tính,
phòng chống HIV/AIDS, phòng chóng ma túy, mại dâm, bạo lực gia đình và các tệ nạn
xã hội khác.
- Các sự kiện quảng bá tuyên truyền về việc lập Quỹ khuyến học. Phát động
phong trào thi đua khen thưởng, tôn vinh các em học sinh, sinh viên ở xã có nhiều
thành tích trong học tập và trao học bổng cho các em.
- Phối hợp với Ban Văn hóa xã, Ban chỉ đạo toàn dân đoàn kết xây dựng đời sống
văn hóa, tổ chức Hội nghị quán triệt và động viên quần chúng nhân dân thực hiện nếp
sống văn minh trong việc cưới, việc tang và lễ hội.
- Các hoạt động dịch vụ văn hóa, dịch vụ du lịch phục vụ đời sống văn hóa - xã
hội tại địa phương.
-Các hoạt động thông tin tuyên truyền quan điểm đường lối của Đảng và Chính
sách Pháp luật của Nhà nước tại địa phương
- Phát động phong trào Toàn dân đoàn kết xây dựng đời sống văn hóa, gia đình,
thôn, xóm, ấp, bản, làng, xã văn hóa.
- Các hoạt động khác thuộc lĩnh vực văn hóa, thể thao gia đình và du lịch mới
phát sinh tại địa phương vào những năm gần đây…
Bước 2: Lập báo cáo tổng thể trình UBND xã xem xét phê duyệt
Sau khi hoàn thiện bảng kế hoạch quản lý, cán bộ công chức văn hóa - xã hội xã
có trách nhiệm lập bản báo cáo tổng thể Kế hoạch quản lý các hoạt động trong năm
trình UBND xã xem xét phê duyệt, trên cơ sở đó triển khai thực hiện.
Bước 3: Xây dựng phương án quản lý
Căn cứ vào mục đích, ý nghĩa, nội dung, hình thức, quy mô tổ chức và tầm quan
trọng của mỗi hoạt động mà xây dựng phương án quản lý sao cho phù hợp, nhằm đảm

bảo an toàn cho các hoạt động. Trên cơ sở Bảng Kế hoạch quản lý các hoạt động văn
hóa, thể thao, gia đình và du lịch trong năm đã được UBND xã phê duyệt, người công
chức văn hóa-xã hội xã phải có trách nhiệm phối hợp với các cơ quan đoàn thể có chức
năng xây dựng phương án quản lý cho từng hoạt động trình UBND xã phê duyệt để

7
triển khai thực hiện. Làm được điều đó mới có thể chủ động xử lý và giải quyết kịp
thời mọi tình huống phức tạp nảy sinh ở những nơi đông người mà chúng ta thường
gặp như: Mất an ninh trật tự, say xỉn, đánh lộn, cướp giật, và các tệ nạn xã hội khác
…
Đồng thời tích cực tham mưu đề xuất các phương án quản lý tối ưu nhằm hạn chế
tiêu cực, phòng chống tệ nạn xã hội, bảo vệ vệ sinh môi trường, giữ gìn an ninh trật tự,
giúp cho các chủ thể tổ chức thực hiện thắng lợi mục tiêu của kế hoạch hoạt động đề ra.
2. Quy trình xây dựng Kế hoạch quản lý trung hạn và dài hạn (3 đến 5 năm).
Đối với các địa phương, đây là dạng kế hoạch trung hạn và dài hạn cần phải có
phân kỳ, phân hạn, xác định tiến độ thực hiện cụ thể theo từng năm và tổng thể 3 hoặc
5 năm; Đòi hỏi người cán bộ công chức văn hóa-xã hội xã phải có trình độ xây dựng
kế hoạch 3 năm hoặc 5 năm cụ thể, rõ ràng nhằm đạt được các mục tiêu cơ bản đã đề
ra. Nội dung kế hoạch tổng thể 3 năm hoặc 5 năm cần quan tâm đến những hoạt động
tiêu biểu của từng năm. Thông thường là những sự kiện tổ chức trọng điểm phục vụ
nhiệm vụ chính trị theo năm chẵn, nhằm phát huy sức mạnh của toàn đảng, toàn quân
và toàn dân cùng nhau chung sức chung lòng, phát huy truyền thống cách mạng xây
dựng quê hương ngày càng giàu đẹp. Hoặc tổ chức các Lễ hội dân gian, Lễ hội truyền
thống có tác động to lớn và ảnh hưởng sâu sắc đến tình cảm và tư tưởng của nhân dân
trong thời kỳ hội nhập và phát triển đất nước. Mặt khác cũng có thể xây dựng kế hoạch
3 năm hoặc 5 năm trên tinh thần định hướng cho sự phát triển, vận động mọi nguồn
lực xã hội cùng tham gia …
Từ kết quả của việc khảo sát, nắm vững số lượng và chất lượng các hoạt động văn
hóa, thể thao, gia đình, du lịch được tổ chức thường niên hoặc mới phát sinh vào những
năm gần đây trên địa bàn xã, căn cứ trình tự thời gian các hoạt động diễn ra hàng năm, căn

cứ vào chiến lược xây dựng và phát triển kinh tế-xã hội 5 năm của địa phương, khi xây
dựng kế hoạch quản lý 3 năm hoặc 5 năm đối với các hoạt động văn hóa, thể thao, gia
đình và du lịch, yêu cầu người cán bộ công chức xã hội xã phải có trình độ nhận định,
phân tích, đánh giá hoạt động nào gắn liền với các sự kiện chính trị, kỷ niệm các ngày lễ
lớn của đất nước, dân tộc, hoạt động nào hướng tới mục đích quảng bá tuyên truyền các
thế mạnh của địa phương, để chủ động xây dựng phương án quản lý. Để việc xây dựng kế
hoạch quản lý các hoạt động văn hóa, thể thao, gia đình và du lịch từ 3 năm đến 5 năm đạt
kết quả tốt, người cán bộ công chức văn hóa-xã hội xã cần phải nắm vững quy trình xây
dựng kế hoạch quản lý tổng thể có thời hạn từ 3 đến 5 năm theo các bước sau:
Bước 1: Xây dựng bảng kế hoạch quản lý trung hạn và dài hạn
Nhận định, phân tích, đánh giá, chọn lựa và xác định những hoạt động văn hóa,
thể thao, gia đình và du lịch trọng tâm của từng năm, trên cơ sở đó xây dựng bảng kế
hoạch quản lý tổng thể từ 3 năm đến 5 năm để tham mưu cho UBND xã. Các yếu tố để
nhận xét, đánh giá, chọn lựa và xác định các hoạt động trọng tâm:
1.1 Mục đích, ý nghĩa, tầm quan trọng và sự cần thiết của hoạt động,
1.2 Chủ thể quản lý
1.3 Hoạt động thuộc lĩnh vực gì?

8
1.4 Tên của hoạt động.
1.5 Nội dung, hình thức, quy mô.
1.6 Mục tiêu đề ra:
1.7 Khó khăn, thuận lợi, nguồn nhân lực, nguồn kinh phí.
1.8 Kế hoạch và tiến độ triển khai thực hiện theo từng năm.
Bước 2: Phân loại các loại hình hoạt động tiêu biểu từng năm, và bất cứ loại
hình nào cũng lần lượt theo các trình tự sau đây mà xây dựng kế hoạch tổng thể 3 năm
hoặc 5 năm.
a) Các hoạt động văn hóa
Ví dụ:
- Năm 2011: Dự kiến tập trung tổ chức những hoạt động văn hóa tiêu biểu gì?

Những hoạt động văn hóa tiêu biểu ấy có giá trị gì về việc quảng bá tuyên truyền và
phát huy các thế mạnh của địa phương? Dự kiến kế hoạch quản lý, kèm theo các
phương án quản lý.
- Năm 2012: Dự kiến tập trung tổ chức những hoạt động văn hóa trọng tâm gì?
Những hoạt động ấy có giá trị thúc đẩy đời sống tinh thần và vật chất của người dân
trong thời kỳ xây dựng nông thôn mới? Dự kiến kế hoạch quản lý, kèm theo các
phương án quản lý.
- Năm 2013: Dự kiến tập trung tổ chức những hoạt động văn hóa quan trọng gì?
Những hoạt động ấy hướng tới việc huy động mọi nguồn lực xã hội để xây dựng quê
hương ngày càng giàu đẹp? Dự kiến kế hoạch quản lý, kèm theo các phương án quản lý.
- Năm 2014: Dự kiến tập trung tổ chức những hoạt động văn hóa tiêu biểu gì?
Những hoạt động tiêu biểu ấy có giá trị gì cho sự phát triển kinh tế văn hóa- xã hội ở địa
phương? Dự kiến kế hoạch quản lý, kèm theo các phương án quản lý.
- Năm 2015: Dự kiến tập trung tổ chức những hoạt động văn hóa trọng tâm gì?
Những hoạt động trọng tâm ấy có tác dụng gì đến niềm tự hào của xứ sở quê hương?
Dự kiến kế hoạch quản lý, kèm theo các phương án quản lý.
b) Các hoạt động thể dục, thể thao:
Ví dụ:
- Năm 2011: Về lĩnh vực Thể dục, Thể thao dự kiến tập trung tổ chức những hoạt
động tiêu biểu gì? Những hoạt động tiêu biểu ấy có giá trị gì về việc quảng bá tuyên
truyền và phát huy các thế mạnh của địa phương? Dự kiến kế hoạch quản lý, kèm theo
các phương án quản lý.
- Năm 2012: Dự kiến tập trung tổ chức những hoạt động Thể dục, Thể thao trọng
tâm gì? Những hoạt động ấy có giá trị thúc đẩy đời sống tinh thần và vật chất của
người dân trong thời kỳ xây dựng nông thôn mới? Dự kiến kế hoạch quản lý, kèm theo
các phương án quản lý.

9
- Năm 2013: Dự kiến tập trung tổ chức những hoạt động Thể dục, Thể thao quan
trọng gì? Những hoạt động ấy hướng tới việc huy động mọi nguồn lực xã hội để xây

dựng quê hương ngày càng giàu đẹp? Dự kiến kế hoạch quản lý, kèm theo các phương
án quản lý.
- Năm 2014: Dự kiến tập trung tổ chức những hoạt động Thể dục, Thể thao tiêu
biểu gì? Những hoạt động tiêu biểu ấy có giá trị gì cho sự phát triển kinh tế văn hóa-
xã hội ở địa phương? Dự kiến kế hoạch quản lý, kèm theo các phương án quản lý.
- Năm 2015: Dự kiến tập trung tổ chức những hoạt động Thể dục, Thể thao trọng
tâm gì? Những hoạt động trọng tâm ấy có tác dụng gì đến niềm tự hào của xứ sở quê
hương? Dự kiến kế hoạch quản lý, kèm theo các phương án quản lý.
c) Các hoạt động gia đình:
Ví dụ:
- Năm 2011: Dự kiến tập trung tổ chức những hoạt động lĩnh vực gia đình tiêu
biểu gì? Những hoạt động gia đình tiêu biểu ấy có giá trị gì về việc phòng chống bạo
lực gia đình, xây dựng gia đình văn hóa? Dự kiến kế hoạch quản lý, kèm theo các
phương án quản lý.
- Năm 2012: Dự kiến tập trung tổ chức những hoạt động Gia đình trọng tâm gì?
Những hoạt động ấy có giá trị thúc đẩy đời sống tinh thần và vật chất của người dân
trong thời kỳ xây dựng nông thôn mới? Dự kiến kế hoạch quản lý, kèm theo các
phương án quản lý.
- Năm 2013: Dự kiến tập trung tổ chức những hoạt động Gia đình quan trọng gì?
Những hoạt động ấy hướng tới việc huy động mọi nguồn lực xã hội để xây dựng quê
hương ngày càng giàu đẹp? Dự kiến kế hoạch quản lý, kèm theo các phương án quản lý.
- Năm 2014: Dự kiến tập trung tổ chức những hoạt động Gia đình tiêu biểu gì?
Những hoạt động tiêu biểu ấy có giá trị gì cho sự phát triển tình làng, nghĩa xóm và
đời sống kinh tế văn hóa- xã hội ở địa phương? Dự kiến kế hoạch quản lý, kèm theo
các phương án quản lý.
- Năm 2015: Dự kiến tập trung tổ chức những hoạt động Gia đình trọng tâm gì?
Những hoạt động trọng tâm ấy có tác dụng gì đến niềm tự hào của dòng tộc, xứ sở quê
hương? Dự kiến kế hoạch quản lý, kèm theo các phương án quản lý.
d) Các hoạt động du lịch:
Ví dụ:

- Năm 2011: Dự kiến tập trung tổ chức những hoạt động Du lịch tiêu biểu gì?
Những hoạt động Du lịch tiêu biểu ấy có giá trị gì về việc quảng bá tuyên truyền và
phát huy các thế mạnh của địa phương? Dự kiến kế hoạch quản lý, kèm theo các
phương án quản lý.
- Năm 2012: Dự kiến tập trung tổ chức những hoạt động Du lịch trọng tâm gì?
Những hoạt động ấy có giá trị thúc đẩy đời sống kinh tế của người dân trong thời kỳ
xây dựng nông thôn mới? Dự kiến kế hoạch quản lý, kèm theo các phương án quản lý.

10
- Năm 2013: Dự kiến tập trung tổ chức những hoạt động Du lịch quan trọng gì?
Những hoạt động ấy hướng tới việc huy động mọi nguồn lực xã hội phát triển các dịch
vụ văn hóa, du lịch để xây dựng quê hương ngày càng giàu đẹp? Dự kiến kế hoạch
quản lý, kèm theo các phương án quản lý.
- Năm 2014: Dự kiến tập trung tổ chức những hoạt động Du lịch tiêu biểu gì?
Những hoạt động tiêu biểu ấy có giá trị gì cho sự phát triển kinh tế văn hóa- xã hội ở địa
phương? Dự kiến kế hoạch quản lý, kèm theo các phương án quản lý.
- Năm 2015: Dự kiến tập trung tổ chức những hoạt động Du lịch trọng tâm gì?
Những hoạt động trọng tâm ấy có tác dụng gì đến niềm tự hào của xứ sở quê hương?
Dự kiến kế hoạch quản lý, kèm theo các phương án quản lý.
Bước 3: Xây dựng phương án quản lý
Xây dựng Phương án quản lý các hoạt động trọng tâm trong bảng kế hoạch quản lý
trung hạn và dài hạn đã được UBND xã phê duyệt nhằm mục đích:
- Đảm bảo số lượng, chất lượng nội dung, chương trình, mục tiêu của các hoạt
động đã có trong bảng kế hoạch.
- Đưa ra phương án quản lý tối ưu nhằm hạn chế tiêu cực, phòng chống các tệ
nạn xã hội, bảo vệ vệ sinh môi trường, giữ gìn an ninh trật tự, giúp cho các chủ thể tổ
chức thực hiện thắng lợi mục tiêu của kế hoạch hoạt động đề ra.
- Tổ chức lực lượng quản lý: Công an, dân quân tự vệ. thanh niên tình nguyện,
các tổ chức chính trị, đoàn thể…đảm bảo an toàn.
- Tăng cường công tác kiểm tra giám sát các hoạt động diễn ra theo kế hoạch.

- Xây dựng các phương án quản lý dự phòng, để kịp thời giải quyết các sự cố bất
ngờ có thể xảy ra như hỏa hoạn, mất điện đột xuất, hư hỏng trang thiết bị, tình trạng
cấp cứu, mất an ninh trật tự, tai nạn nghề nghiệp …
Quản lý các hoạt động văn hóa, thể thao, gia đình và du lịch tại địa phương là trách
nhiệm của Cấp ủy, chính quyền và toàn thể cộng đồng dân cư sinh sống tại địa phương.
Người cán bộ công chức văn hóa, xã hội xã không thể một mình mà có thể quán xuyến
hết các hoạt động cần phải quản lý. Nhưng cán bộ, công chức xã hội xã có một vị trí và
vai trò rất quan trọng là tham mưu đề xuất cho cấp ủy và chính quyền địa phương cách
thức quản lý các hoạt này sao cho ngày càng đi vào nề nếp, văn minh, tiến bộ, trên cơ sở
kế thừa những giá trị truyền thống tốt đẹp, phát triển đi lên, góp phần thúc đẩy các hoạt
động văn hóa, thể thao, gia đình và du lịch ở địa phương phát triển ngày càng phong
phú, sinh động và hấp dẫn, phục vụ đắc lực đời sống tinh thần của quần chúng nhân dân
trong thời kỳ xây dựng nông thôn mới, công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.
Muốn làm được điều đó người cán bộ công chức văn hóa-xã hội xã phải tự trang
bị cho mình những kiến thức hiểu biết cần thiết để có thể phận loại các loại hình hoạt
động nêu trên một cách chính xác, rõ ràng. Trên cơ sở đó căn cứ vào nội dung, hình
thức và quy mô hoạt động tham mưu cho Cấp ủy và chính quyền địa phương loại hình
nào Chính quyền địa phương trực tiếp quản lý, loại hình hoạt động nào UBND xã giao
cho các tổ chức đoàn thể chính trị xã hội quản lý, Loại hình nào giao cho các tổ chức

11
xã hội nghề nghiệp quản lý; Loại hình hoạt động nào giao cho các doanh nghiệp quản
lý; Loại hình hoạt động nào do chính bản thân người cán bộ công chức văn hóa-xã hội
xã trực tiếp theo dõi và quản lý. Kèm theo kế hoạch quản lý các hoạt động này người
cán bộ công chức văn hóa- xã hội xã có trách nhiệm cung cấp và hướng dẫn cho các
chủ thể quản lý sử dụng các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước thực hiện
nhiệm vụ quản lý các hoạt động văn hóa, thể thao và du lịch ở địa phương ngày càng
đạt hiệu quả cao.
3. Quy trình xây dựng Kế hoạch Tổ chức các hoạt động văn hóa, gia đình,
thể thao và du lịch trên địa bàn xã.

Tổ chức các hoạt động văn hóa, thể thao và du lịch là một trong những hoạt động
nhằm bảo vệ, gìn giữ, khai thác và phát triển các hoạt động văn hóa, thể thao, gia đình
và du lịch trên địa bàn xã, trên cơ sở đó quảng bá, giới thiệu, tuyên truyền các giá trị
thẩm mĩ, nhân văn của các hoạt động ấy đến với nhân dân, làm thỏa mãn đời sống tinh
thần của nhân dân. Để thực hiện được điều đó người cán bộ công chức văn hóa - xã
hội xã cần phải có kỹ năng xây dựng Kế hoạch Tổ chức các hoạt động hữu ích này một
cách bài bản, khoa học.
Để xây dựng Kế hoạch Tổ chức đạt hiệu quả cao cần phải xác định được mục
tiêu, mục đích, ý nghĩa và tầm quan trọng của việc tổ chức, trên cơ sở đó đề ra những
quyết định đúng đắn về việc chọn lựa các phương án và các giải pháp tổ chức triển
khai thực hiện mang tính khả thi cao. Xây dựng Kế hoạch Tổ chức cần nắm vững các
bước sau:
Bước 1: Tìm hiểu nội dung hoạt động
Tìm hiểu, nghiên cứu và xác định nội dung hoạt động sắp tổ chức? Thuộc lĩnh
vực nào? Nhằm mục đích ý nghĩa gì? Đối tượng hoạt động là ai? Hoạt động được tổ
chức thường niên hay hoạt động mới? Ai là chủ thể đứng ra tổ chức: Chính quyền địa
phương, doanh nghiệp, đoàn thể hay cá nhân tổ chức? Nội dung, quy mô, hình thức tổ
chức? Mục tiêu tổ chức?
- Đối với hoạt động được tổ chức thường niên
Cần nghiên cứu ưu khuyết điểm và những bài học kinh nghiệm của việc tổ chức
hoạt động này được rút ra từ năm trước, căn cứ vào đời sống kinh tế xã hội và tình
hình thực tiễn của địa phương, xác định phương án xây dựng Kế hoạch Tổ chức sát với
nhu cầu thực tế. Tham mưu, đề xuất, xin ý kiến chỉ đạo của ủy Ban Nhân Dân xã, trên
cơ sở đó hướng dẫn chủ thể tổ chức hoặc trực tiếp đứng ra tổ chức hoạt động sao cho
chất lượng, hiệu quả của hoạt động của năm nay tiến bộ hơn năm trước.
- Đối với hoạt động mới
Cần xem xét nghiên cứu toàn bộ kế hoạch, nội dung chương trình, kịch bản tổ chức
các hoạt động mới do Chủ thể tổ chức xây dựng có ảnh hưởng gì đến phong tục tập
quán, đời sống văn hóa tinh thần của nhân dân địa phương hay không? Nếu là hoạt động
có tài trợ thì cần xác định xem đối tượng tài trợ là ai? Quyền lợi Nhà tài trợ như thế nào?

Hoạt động được tổ chức có làm ảnh hưởng đến thuần phong mỹ tục của dân tộc hay

12
không? Mang lại lợi ích tinh thần và vật chất như thế nào cho quần chúng nhân dân ở
địa phương?
Nhận xét, đánh giá ưu điểm, khuyết điểm của kế hoạch, kịch bản, nội dung chương
trình tổ chức do chủ thể tổ chức xây dựng. Nếu thấy có điều gì bất cập, trực tiếp góp ý và
hướng dẫn chủ thể tổ chức chỉnh sửa bổ sung hoàn thiện Kế hoạch Tổ chức. Báo cáo xin ý
kiến chỉ đạo và quyết định của UBND xã.
Bước 2: Xây dựng kế hoạch tổng thể
Từ mục đích, ý nghĩa, nội dung hoạt động chuẩn bị tổ chức xác định mục tiêu của
hoạt động đó, tiến hành xây dựng kế hoạch tổng thể, có sự sắp xếp, bố trí hợp lý và
khoa học cho từng loại công việc. Cần phải xác định rõ chủ đề của từng loại hình hoạt
động mà trọng tâm là nội dung, hình thức và quy mô của kế hoạch tổ chức: Phong trào
văn hóa văn nghệ quần chúng, Lễ hội dân gian hay giải đua thuyền truyền thống… Đối
với hoạt động được tổ chức mới cần phải được quan tâm đến quyền lợi, nghĩa vụ và
trách nhiệm của Nhà tổ chức đối với chính quyền địa phương.
Bước 3: Xây dựng kế hoạch chi tiết, phân chia tiến độ triển khai thực hiện
hoạt động từ đầu cho đến khi kết thúc
Đây là công cụ giúp cho việc kiểm tra, giám sát tiến độ triển khai thực hiện các
công việc có hiệu quả nhất. Đảm bảo cho những người thực hiện các công việc trong
cùng một kế hoạch tổng thể không để bất cứ một giai đoạn nào của công việc bị trễ hạn,
hoặc kém chất lượng, từ đó gây ảnh hưởng trực tiếp hay gián tiếp đến chất lượng các
công việc khác trong cùng một Kế hoạch tổng thể.
Bảng kế hoạch về tiến độ triển khai thực hiện sự kiện không chỉ là một bảng danh
sách thật dài với những công việc cần phải làm mà nó còn là một thời khóa biểu liệt kê
những công việc chủ yếu, thời gian thực hiện được miêu tả phân tích một cách cụ thể, để
các thành viên tham gia thực hiện dễ dàng.
Bước 4: Tổ chức hoạt động
- Thành lập Ban Tổ chức (cân nhắc các thành viên tham gia sao cho chính xác và

đầy đủ).
- Lên kế hoạch tiến độ thời gian cho hoạt động và thực hiện kế hoạch tiến độ thời
gian của hoạt động ấy một cách chính xác.
Hãy cân nhắc cách sắp xếp các công việc sao cho hợp lý, khoa học. Thông thường
có những công việc bắt buộc cần phải có thời gian, cũng có những công việc khẩn cấp,
những công việc tịnh tiến theo lộ trình, những công việc cần phải làm ngay mà không
cần có quỹ thời gian để thực hiện. Vấn đề quan trọng là Ban tổ chức phải xác định được
công việc nào cần phải làm trước, công việc nào giải quyết sau. Việc giải quyết các công
việc có khoa học sẽ tiết kiệm được thời gian và nâng cao chất lượng các công việc.
Ngược lại sẽ làm hạn chế hiệu quả của công việc.
- Phân chia thời hạn cho mỗi công việc trong kế hoạch tổng thể.
Có những việc cần phải làm trước, nếu không sẽ gây đình trệ đến những công
việc khác. Trong khi thời gian và nguồn lực có hạn Ban tổ chức cần phải sắp xếp công

13
việc theo thứ tự ưu tiên để giải quyết trước. Ví dụ cần phải lên kế hoạch cụ thể, chi tiết
cho nội dung chương trình, gửi giấy mời tới đại biểu trước một tuần, thông báo trên
phương tiện truyền thông của xã, hoặc làm áp - phích quảng cáo hay pa - nô treo tại
những địa điểm dễ thu hút sự chú ý của công chúng trước một tuần, hay nửa tháng
diễn ra hoạt động…
- Xây dựng kịch bản chương trình, nội dung cụ thể cho hoạt động.
Các hoạt động văn hóa, thể thao và du lịch được tổ chức thường mang các màu
sắc riêng biệt khác nhau đôi khi hòa nhập với nhau tạo thành một hoạt động lớn mang
màu sắc phong phú, đa dạng.
Để phân biệt trong việc tổ chức các hoạt động văn hóa, thể thao, gia đình và du
lịch tại mỗi địa phương, tạo ra sự phong phú, sinh động, hấp dẫn cuốn hút người dân
trong việc tổ chức, cán bộ công chức văn hóa - xã hội xã căn cứ mục tiêu chương trình,
thời gian tổ chức chương trình, quy mô chương trình để xây dựng kịch bản nội dung
chương trình.
Xây dựng kịch bản chương trình cho mỗi hoạt động phải súc tích, diễn đạt ngắn

gọn, hàm chứa nhiều ý nghĩa văn hóa, nhân văn nhưng phải mang sắc thái riêng, đặc
trưng của hoạt động đó…
- Phân công, phân nhiệm cho các thành viên trong Ban Tổ chức sao cho phù hợp
với trình độ, năng lực của từng người.
Vì quỹ thời gian có hạn, Ban tổ chức sẽ không cùng một lúc làm được tất cả mọi
công việc cần làm. Vì vậy điều cần thiết là phải biết phân chia công việc cho các thành
viên trong Ban tổ chức rành mạch, rõ ràng, tránh sự chồng chéo, ảnh hưởng đến công việc
chung. Cũng có những thành viên năng lực hạn chế, thực hiện công việc không đạt yêu
cầu… Nhưng sẽ thật lãng phí và sai lầm nếu Trưởng Ban tổ chức ôm đồm quá nhiều việc,
thậm chí phải ngồi xếp từng gói quà hay ghi từng tờ giấy mời trong khi việc của Trưởng
ban cần làm là theo dõi, quản lý, giám sát, đôn đốc tiến độ thực hiện kế hoạch của các
thành viên để không có hạng mục nào, nhân sự nào đi chệch hướng ra khỏi kế hoạch đã
xác định.
- Lập phương án dự phòng và phương án giải quyết các sự cố bất ngờ có thể xảy ra.
Các vấn đề hỏa hoạn, mất điện đột xuất, hư hỏng trang thiết bị, tình trạng cấp
cứu, mất an ninh trật tự, tai nạn nghề nghiệp… Đó là những vấn đề thường hay gặp
phải trong quá trình tổ chức triển khai thực hiện các sự kiện. Người cán bộ công chức
văn hóa-xã hội xã khi tổ chức các hoạt động văn hóa, thể thao và du lịch trên địa bàn
xã cần phải lưu ý tính đến các phương án dự phòng, để kịp thời giải quyết các sự cố
bất ngờ có thể xảy ra.
- Dự kiến về tài chính cho hoạt động chuẩn bị tổ chức.
Cần phải dự kiến về tài chính và lên dự toán cho các hoạt động chuẩn bị được tổ
chức tại địa phương. Đặt câu hỏi về tài chính lấy từ nguồn nào? Có cá nhân, đơn vị, tập
thể nào hỗ trợ, tài trợ hay không? Dự kiến về tài chính là một khâu vô cùng quan trọng
trong quá trình tổ chức các hoạt động văn hóa, thể thao, gia đình và du lịch tại địa

14
phương, nếu không dự kiến được nguồn tài chính dù có kế hoạch tốt, kịch bản hay các
hoạt động cũng không thể tổ chức được.
- Lên danh sách khách mời.

Cần lên danh sách khách mời ngay từ khi dự định tổ chức hoạt động, hoạt động
chuẩn bị được tổ chức phù hợp với đối tượng khách mời nào, với giới nào? Độ tuổi
nào? Lên danh sách khách mời được coi là khâu khá quan trọng trong quá trình tổ
chức, nếu các hoạt động được tổ chức mà không có khách mời tham dự thì tổ chức cho
ai? Tổ chức để làm gì?
- Dự kiến số người tham dự.
Căn cứ vào mục tiêu, mục đích, ý nghĩa, nguồn tài chính, danh sách khách mời
của hoạt động dự định tổ chức, người cán bộ công chức văn hóa-xã hội xã cần phải
hình dung và dự kiến được số người tham dự, ví dụ: Dự định tổ chức hoạt động A sẽ
thu hút trên 1.000 người tham dự, thì địa điểm tổ chức không thể là nhà văn hóa xã,
thôn hoặc nếu chỉ có 100 người quan tâm thì việc tổ chức hoạt động tại một sân vận
động có sức chứa 10.0000 người là một sự lãng phí cực độ… càng dự đoán chính xác
số lượng người tham dự bao nhiêu thì việc tổ chức các hoạt động càng có cơ hội để
thành công bấy nhiêu.
- Đốc thúc, kiểm tra lại toàn bộ các công việc đã được phân công cho các thành
viên trong Ban Tổ chức, tiến hành lắp ráp các chương trình theo Bảng tiến độ công
việc đã lập.
Trong các thành viên của Ban Tổ chức cũng có người có đặc tính chần chừ, do dự
chờ đến gần hết thời gian mới thực hiện công việc được phân công, làm cho Ban tổ
chức phải lo lắng. Ví dụ thứ 4 này họ được giao phải hoàn thành Maket trang trí hội
trường phục vụ hội nghị Hội Phụ nữ trước ngày thứ 2 tuần sau, thì họ không làm ngay
mà đợi đến sát ngày đó mới làm. Vì vậy kết quả là họ làm ẩu, Ma két trang trí kém
chất lượng, có nhiều lỗi, cần phải chỉnh sửa, mất quá nhiều thời gian, công sức… Việc
này có nhiều nguyên nhân, có thể do họ bận rộn quá nhiều công việc gia đình, hoặc do
họ tự tin vào năng lực của chính họ, hay đơn giản hơn là họ có cá tính thích chần chừ.
Bất luận như thế nào thì đó là một cá tính và thói quen xấu. Hãy kiểm tra giám sát và
có biện pháp khắc phục những cá tính và thói quen xấu ấy của các thành viên cùng
tham gia trong Ban tổ chức (nếu có) để công việc được thuận lợi.
- Tiến hành tổ chức hoạt động.
- Kết thúc hoạt động.

Bước 5. Kết thúc hoạt động
Ban Tổ chức họp để nhận xét đánh giá ưu khuyết điểm và mức độ thành công hay
thất bại của hoạt động đó. Rút ra những bài học kinh nghiệm từ những việc làm được đến
những việc chưa làm được. Lập Báo cáo gửi UBND xã kết quả của hoạt động. Báo cáo
cần nêu rõ ưu điểm nổi bật và những hạn chế cần phải khắc phục, kèm theo là những kiến
nghị, đề xuất (nếu có).


15
Câu hỏi thảo luận
1. Kế hoạch là gì? Nội dung của Kế hoạch, phân loại kế hoạch (Liên hệ trong
việc xây dựng kế hoạch các hoạt động văn hóa, thể thao, gia đình và du lịch thực tế tại
địa phương)?
2. Quản lý là gì? Tổ chức là gì? Việc xây dựng Kế hoạch quản lý, Kế hoạch tổ
chức các hoạt động văn hóa, thể thao và du lịch trên địa bàn xã có tầm quan trọng như
thế nào?
3. Trình bày Quy trình xây dựng kế hoạch quản lý các hoạt động văn hóa, thể
thao và du lịch trên địa bàn xã (Liên hệ thực tế tại địa phương).
4. Trình bày Quy trình xây dựng kế hoạch Tổ chức các hoạt động văn hóa, thể
thao và du lịch trên địa bàn xã (Liên hệ thực tế tại địa phương).
Tài liệu tham khảo
1. TS. Nguyễn Hữu Thức: Khắc phục những lệch chuẩn trong tổ chức và quản lý
lễ hội Tạp chí Tuyên giáo, số 3, Trang điện tử Tuyên giáo ngày 26 tháng 05 năm 2011
2. Nhật Anh: Quản lý lễ hội: “Nước chảy đá … chưa mòn”, Theo www.
ktdt.com, vn
3. Thế Phương: Vấn nạn núp bóng lễ hội. Trang điện tử Hà nội mới online, ngày
27 tháng 7 năm 2010.
4. Song Chi: Thấy gì qua các Lễ hội ở Việt Nam. Caulacbonhabaotu do. Word
press. com
5. TS. Nguyễn Hữu Thức: Một số vấn đề đặt ra trong quản lý và tổ chức lễ hội

hiện nay. Bản tin Quản lý Văn hóa. Thể thao và Du lịch, số 20 (2011)

16
KỸ NĂNG GIAO TIẾP VÀ PHỐI HỢP CỦA CÔNG CHỨC
VĂN HÓA - XÃ HỘI XÃ VỚI CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC
VÀ CÁ NHÂN TRÊN ĐỊA BÀN XÃ

Ths. LẠI THỊ LAN PHƯƠNG
Ths. HOÀNG THỊ BÌNH
Thời lượng: 8 tiết
(*)

A. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU
1. Mục đích:
- Cung cấp cho học viên những kiến thức cơ bản về Kỹ năng giao tiếp và phối
hợp công tác.
- Biết vận dụng kiến thức cơ bản về Kỹ năng giao tiếp và phối hợp công tác vào
hoạt động quản lý và tổ chức ở địa phương mình .
2. Yêu cầu:
Học viên nắm được kiến thức cơ bản về Kỹ năng giao tiếp và phối hợp công tác,
đồng thời ứng dụng có hiệu quả trong hoạt động thực tiễn ở địa phương.
B. NỘI DUNG
I. Giao tiếp hành chính
1. Những vấn đề chung về giao tiếp hành chính
1.1. Khái niệm giao tiếp
Giao tiếp là một quá trình dựa trên sự trao đổi giữa hai hay nhiều người sử dụng
một mã cử chỉ, từ ngữ để có thể hiểu được thông tin được chuyển từ người phát tin đến
người nhận tin.
1.2. Đặc điểm của giao tiếp hành chính
Quá trình xác lập mối quan hệ và sự tiếp xúc giữa hai hay nhiều người với nhau

nhằm thỏa mãn nhu cầu nhất định của quản lý hành chính. Trên cơ sở thu nhận thông
tin, hai bên sẽ xây dựng, điều chỉnh mục tiêu, hành vi qua sự tác động lẫn nhau nhằm
đem lại lợi ích nhiều nhất.
Các loại giao tiếp: Nghe, nói, đọc, viết
Hoạt động giao tiếp trong hành chính diễn ra qua hai mối quan hệ hành chính cơ bản:
Thứ nhất, giao tiếp trong nội bộ cơ quan hành chính nhà nước: gồm giao tiếp
giữa cấp trên với cấp dưới và giao tiếp giữa cán bộ, công chức với nhau.
Thứ hai, giao tiếp giữa cán bộ, công chức đại diện cho cơ quan hành chính nhà
nước với tổ chức và công dân.


(*)
- Lý thuyết; 4 tiết; Thảo luận: 4 tiết

17
Giao tiếp hành chính cần đảm bảo về hình thức và cách thức giao tiếp: Không ba
hoa, luộm thuộm, ăn nói tuỳ tiện, xuê xoa, gia đình chủ nghĩa, cũng như thói hách
dịch, cửa quyền, nạt nộ nhân dân mà phải luôn tuân theo những chuẩn mực xác định,
hướng tới những hành vi giao tiếp chuẩn mực, văn hoá, văn minh, lịch sự, luôn phải có
thái độ vui vẻ, hoà nhã, “kính trọng nhân dân, hoà nhã và thân ái với đồng sự”, giải
quyết công việc cho dân một cách khách quan, minh bạch vẫn là những chuẩn mực
giao tiếp của một nền hành chính hiện đại.
Giao tiếp trong quản lý hành chính nhà nước luôn cần được cân nhắc, tính toán,
chọn lọc thông điệp ngắn gọn, súc tích, dễ hiểu, đồng thời luôn phải chọn những loại
hình giao tiếp thích hợp nhằm đem lại hiệu quả tối ưu trong quản lý.
1.3. Vai trò của giao tiếp hành chính
Giao tiếp giữ vai trò là công cụ, phương tiện để đạt mục đích của hoạt động. Chất
lượng và hiệu quả hoạt động tùy thuộc vào mức độ chất lượng của quá trình giao tiếp
được tiến hành. Khi giao tiếp chia sẻ lợi ích cho cả hai bên tham gia thì cả hai đều cảm
thấy tốt hơn, đều muốn cùng nhau làm việc, xây dựng được giải pháp tốt nhất để giải

quyết vấn đề cùng quan tâm.
1.4. Các hình thức giao tiếp hành chính
Để thực hiện tốt hoạt động giao tiếp trong quản lý hành chính nhà nước, cần hiểu
rõ tính chất của từng loại hình giao tiếp khác nhau. Chính vì vậy cần phân loại giao
tiếp theo những tiêu chí khác nhau.
Theo tính chính thức của cuộc giao tiếp: Có giao tiếp chính thức và giao tiếp
không chính thức.
Theo số lượng các chủ thể tham gia giao tiếp: Có giao tiếp giữa các cá nhân và
giao tiếp tập thể.
Theo tính chất của tiếp xúc: Có giao tiếp trực tiếp và giao tiếp gián tiếp (như qua
văn bản, thư từ, sách báo, điện thoại, mạng internet
Theo phương tiện giao tiếp: Có giao tiếp bằng ngôn từ (bằng hình thức âm thanh
nói hoặc viết với kết quả cuối cùng là tạo ra những ngôn bản) hoặc giao tiếp phi ngôn
từ (biểu tượng, cử chỉ, điệu bộ, nét mặt, trang phục v.v) hoặc kết hợp phi ngôn từ với
ngôn từ (vừa nói vừa thể hiện qua thái độ, cử chỉ, điệu bộ, nét mặt )
Các công cụ giao tiếp phi ngôn từ được sử dụng thường xuyên trong hoạt động giao
tiếp hành chính, có vai trò đặc biệt trong hoạt động đó. Tuy nhiên, nó chỉ mang tính bổ
trợ, và trong mọi trường hợp cần được “dịch” sang ngôn bản một cách nhất quán nhằm tạo
dựng những mối quan hệ quản lý đồng nhất về nội dung giữa các chủ thể giao tiếp. Mọi tuỳ
tiện trong việc sử dụng những công cụ này có thể đem lại những hậu quả không lường, làm
suy giảm hiệu quả của hoạt động hành chính công vụ.
1.5. Các nguyên tắc giao tiếp trong hành chính
a) Đảm bảo sự hài hòa về mặt lợi ích giữa các bên tham gia giao tiếp

18
Những người đến giao tiếp với cơ quan hành chính Nhà nước thường ít chuẩn bị
tâm lý cho những yêu cầu, đề nghị của họ. Khi không đạt được những điều như đã dự
định, người dân thường có những phản ứng ở những mức độ khác nhau (có thể bực tức,
buồn bã, chán nản, mất lòng tin, tỏ thái độ bất hợp tác thậm chí lăng nhục, chửi bới cán
bộ, công chức). Chính vì vậy, một nguyên tắc cơ bản trong giao tiếp là phải cố gắng

đảm bảo sự hài hòa về lợi ích của hai bên tham gia giao tiếp. Nguyên tắc này đòi hỏi
phải chú ý những điểm cơ bản như sau:
- Người cán bộ, công chức phải hiểu tâm lý của người dân khi đến giao tiếp, dành
thời gian để tìm hiểu mục đích của đối tượng giao tiếp, đồng thời trong hoạt động giao
tiếp này, cơ quan đơn vị mình cần đạt được mục đích gì.
- Nếu là giao tiếp gián tiếp, công chức cần dành thời gian giúp cơ quan và thủ trưởng
thu thập những thông tin về phía đối tác và những lợi ích mà họ hướng tới.
- Trong quá trình giao tiếp, công chức phải hướng tới việc sao cho mục đích của
cơ quan mình đạt và lợi ích của đối tượng tham gia giao tiếp (người dân) cũng được
thỏa mãn một phần hay toàn bộ. Ngược lại, nếu trong giao tiếp chỉ chú trọng tới lợi ích
của cơ quan mình mà không chú ý tới hoặc gạt bỏ hoàn toàn lợi ích của người dân thì
hoạt động giao tiếp này chưa hẳn đã là thành công (ngay cả khi kết quả được phía bên
kia chấp thuận).
- Trong trường hợp lợi ích của đối tượng giao tiếp không được thỏa mãn thì công chức
cần phải tỏ thái độ cảm thông, chia sẻ, không có thái độ hiếu thắng hoặc thờ ơ.
b) Đảm bảo nguyên tắc bình đẳng trong giao tiếp
Cần đảm bảo rằng mọi đối tượng giao tiếp đều phải được tôn trọng và đối xử tốt.
Trong hoạt động giao tiếp, công chức có khi gặp tình huống khó xử: một bên là công
việc, một bên là những quan hệ có ảnh hưởng đến cơ quan hoặc bản thân mình. Nguyên
tắc này giúp cho công chức tránh được những sai lầm trong giao tiếp khi họ có quan
niệm “người này không quan trọng”, không có ảnh hưởng gì đến bản thân mình, cơ quan
mình thì thờ ơ, thậm chí coi thường.
Tránh trường hợp có hai người dân liên hệ làm việc, người công chức đon đả giải
quyết cho người dân quen biết, còn người kia thì nhận được câu trả lời một cách ngắn
gọn đến mức vô cảm “hết giờ, hẹn đến chiều”. Cách xử sự như vậy sẽ làm mất uy tín
của cơ quan và cả uy tín của bản thân.
c)Nguyên tắc hướng tới giải pháp tối ưu
Vận dụng nguyên tắc này cần chú ý một số điểm sau:
- Công chức phải lắng nghe yêu cầu của đối tượng giao tiếp và yêu cầu đó không
thể đáp ứng được toàn bộ thì cán bộ, công chức cần đưa ra một số giải pháp (trong

phạm vi quyền hạn của mình) để họ có thể lựa chọn.
- Đưa ra một phương án để giải quyết vấn đề, sau đó đề nghị mọi người thảo
luận, cân nhắc và quyết định lựa chọn một trong các phương án đó.

19
- Nếu phía đối tượng giao tiếp vẫn không chấp thuận thì có thể đề nghị họ đưa ra đề
nghị của họ để xem xét. Nếu vấn đề vượt quá thẩm quyền quyết định, công chức có thể ghi
nhận các giải pháp của đối tượng giao tiếp và hứa trao đổi lại với thủ trưởng cơ quan.
d)Tôn trọng các giá trị văn hóa
Giá trị văn hóa là một phạm trù rộng lớn với những biểu hiện đa dạng của nó. Có giá trị
văn hóa trong nước, có giá trị văn hóa của nước ngoài. Trong một nước đa dân tộc và trong
điều kiện hội nhập quốc tế hiện nay cần đảm bảo tôn trọng truyền thống, văn hoá giao
tiếp ứng xử của các dân tộc thuộc các nền văn hoá khác nhau.
2. Các kỹ năng giao tiếp
2.1. Kỹ năng nghe
Lắng nghe có thể đem lại những lợi ích cơ bản sau:
- Thực hiện tốt những gì được hướng dẫn và đưa ra lời khuyên một cách nhanh
chóng và chính xác.
- Lấy được ý kiến từ người khác
- Hiểu được nhu cầu, tình trạng của đối tượng giao tiếp
- Hiểu được khó khăn của đối tượng cần giúp đỡ.
2.1.1. Các kiểu nghe
Căn cứ vào mục tiêu của hoạt động nghe, người ta có thể chia “nghe” thành 5
kiểu như sau:
Kiểu nghe
Tính chất
Môi trường
sử dụng
1. Giao tiếp
xã hội: nghe

để giao kết
Người ta giao tiếp với nhau đơn giản là
giao kết xã hội, không nhằm mục tiêu trao
đổi thông tin chuyên biệt nào đó
Giữa bạn bè, gia
đình Thí dụ: lời
chào xã giao
2. Giải trí: nghe
để thưởng thức
Chủ yếu nhằm giải trí, thưởng thức, không
nhằm đánh giá hay phân tích
Nghe ca nhạc
3. Nhận thông
tin: nghe để học
Trao đổi thông tin nhằm mục tiêu để hiểu
người khác nuốn nói gì, chứ không để phê
phán hay phán quyết gì
Trong nhiều hoàn cảnh
4. Thuyết phục:
nghe để quyết
định
Nhằm thuyết phục người khác làm gì đó,
do đó cần nghe có phân tích, đánh giá
Quản lý; thương mại,
v.v
5. Đồng cảm:
nghe để thấu
hiểu
Cảm nhận độ biểu cảm của thông điệp để
hiểu và thông cảm nhau hơn; có thể là để

tiếp nhận thông tin hoặc giao kết đơn
Trong nhiều hoàn cảnh

20
thuần; và từ đó làm cho người nói thể hiện
hết những cảm xúc của mình
Tuy nhiên, sự phân chia này chỉ mang tính tương đối, bởi trong những trường
hợp nhất định nó không tồn tại một cách biệt lập mà chúng hòa quyện với nhau, mỗi
kiểu nghe có những mục đích khác nhau. Để đạt được mục đích hiệu quả của hoạt
động nghe cần có kỹ năng nghe (cách thức nghe) tương ứng phù hợp, trong đó nghe
đồng cảm là loại nghe ở mức độ cao nhất.
2.1.2. Kỹ năng nghe có hiệu quả
Để nghe có hiệu quả cần chú ý một số rào cản sau:
Thứ nhất: Thái độ thiếu thân thiện của 2 bên hoặc thiếu tin cậy lẫn nhau thì khó
mà có cuộc giao tiếp hiệu quả, nó tạo ra khoảng cách tâm lý giữa hai bên với biểu hiện
của nó là sự vụng về, thiếu tế nhị trong giao tiếp. Ngược lại, nếu trong quá trình giao
tiếp có thái độ tôn trọng lẫn nhau thì sẽ tạo ra được một bầu không khí thân mật, cởi
mở, thân thiện, thoải mái thì dễ cảm thông, chia sẻ với nhau, cùng nhau giải quyết vấn
đề và cùng nhau đạt được mục đích tối đa trong giao tiếp.
Thứ hai: Yếu tố môi trường cũng tác động rất mạnh đến mức độ của người nghe đối
với thông điệp của người nói. Ví như một căn phòng quá ồn, quá tối, quá lạnh, khoảng cách
quá xa hoặc quá gần, một chiếc bàn quá lớn, một đống tài liệu chất cao ngăn cách giữa hai
bên giao tiếp… sẽ tạo ra một cảm giác thiếu thoải mái cho người nghe khiến cho người
nghe khó khăn trong tiếp nhận thông tin. Vì vậy, cần bố trí nơi làm việc hoặc nơi giao tiếp
yên tĩnh, tốt nhất không sử dụng điện thoại và không để người khác làm phiền…
Thứ ba: Thiếu tập trung trong lắng nghe với những biểu hiện như:
- Người nghe chỉ chăm chú đến việc phát hiện ra những điểm gây mất tập trung ở
người nói hơn là tập trung vào nội dung của thông điệp. Ví như người nghe sao nhãng
bởi một đặc điểm về hình dáng, khuôn mặt, hoặc một phong cách riêng.
- Người nghe để cho các yếu tố tác động từ bên ngoài khiến cho họ thiếu tập

trung như: nhìn theo ai đó đi ngang qua, hướng về phía tiếng chuông điện thoại reo
hoặc cách ứng xử của những người khác trong phòng.
- Người nghe không quan sát người nói nên không thấy hết được cách diễn đạt bằng điệu
bộ, cử chỉ hay các tín hiệu khác nhằm giúp người nghe hiểu thêm về thông tin.
- Người nghe có thể làm nhiều việc cùng một lúc, chẳng hạn như vừa soạn thảo
một văn bản vừa lắng nghe người khác trình bày, vừa suy nghĩ tiếp về một điều gì đó.
Thứ tư: Nguyên nhân sinh lí. Do tuổi tác, người nghe có vấn đề về thính giác,
người nghe có thói quen nghe nhanh hơn nói…
Vấn đề quan trọng trong hoạt động giao tiếp là biết nhận ra sự thiếu tập trung thì
cũng có nghĩa là đã định hướng được cách khắc phục tình trạng này. Đó cũng chính là
một biểu hiện dẫn đến thành công trong giao tiếp.
Khi người khác nói, chúng ta thường nghe ở bốn cấp độ:

21
- Làm ngơ: Không nghe
- Giả vờ: Không thực sự nghe
- Nghe một phần: Chỉ nghe một số nội dung nhất định
- Chú ý: Nghe từng từ
- Nghe thấu cảm: là nghe với mục đích để hiểu sâu tri thức và tình cảm, để nhìn
nhận thế giới theo cách của người nói. Các chuyên gia giao tiếp cho rằng người ta chỉ
giao tiếp 10% bằng lời. 30% thông qua các tiếng động, và 60% do ngôn ngữ cơ thể.
Người ta không chỉ nghe bằng tai mà còn nghe bằng mắt và cả trái tim. Cần cảm thấy,
có linh cảm về vấn đề; nghe để cảm, để hiểu ý nghĩa, để có hành vi, ngoài nội dung
được truyền tải từ người nói thì người nghe phải quan sát cả thái độ người nói cộng với
phán đoán, sự trải nghiệm trong cuộc sống, hoặc cần có sự đồng cảm giao thoa giữa
người nói với người nghe thì mới có thể thấu hiểu được “ý tại ngôn ngoại” của thông tin
người nói phát ra.
2.1.3 Rèn luyện kỹ năng nghe hiệu quả
Khi rèn luyện kỹ năng nghe để đảm bảo giao tiếp có hiệu quả, chúng ta nên chú ý
những kỹ năng cơ bản sau:

a) Tập trung chú ý vào người nói
Thứ nhất: Thể hiện cho người nói biết đến sự chú ý của mình bằng cách:
- Bắt đầu tiếp xúc bằng một thái độ tích cực và nhiệt tình (chào hỏi, mời ngồi )
sẵn sàng về mặt tinh thần, tình cảm và thể chất để lắng nghe.
- Duy trì việc giao tiếp bằng ánh mắt với người nói một cách thân thiện (tuyệt đối
không liếc xéo, liếc trộm) làm tăng thêm sự tự tin cho người nói, và thể hiện sự chú ý
lắng nghe và quan tâm đến những gì họ đang nói. Tránh nhìn chằm chằm liên tục vào
mắt người nói có thể làm cho họ không thấy thoải mái.
- Chọn cách diễn đạt bằng điệu bộ cử chỉ “mở”: Người nghe chỉ cần một cử chỉ rất
nhỏ và nhẹ nhàng là hãy nghiêng người về phía người nói hoặc ngồi gần lại với người
nói hoặc ngồi đối diện với người nói và tập trung hoàn toàn vào người nói với tư thế
thoải mái, không sử dụng quá nhiều cách diễn đạt bằng điệu bộ có thể làm cho mọi sự
việc thêm phần căng thẳng, đôi khi còn gây ra sự hiểu nhầm.
Thứ hai: Tạo môi trường giao tiếp phù hợp
Tạo môi trường giao tiếp không bị các tác động làm phân tán hoặc ngắt quãng
người nghe, đặc biệt là phải loại bỏ yếu tố tâm lý bất lợi đan xen như vui buồn bất chợt
và người nghe luôn luôn phải tìm mọi cách để chứng tỏ cho người nói biết rằng: “Tôi
đang chú ý ông (bà) nói đây”. Đây là thành công ban đầu của giao tiếp.
b) Khuyến khích người nói
Để khuyến khích người nói, người nghe có thể sử dụng các thủ thuật như sau :