Bài giảng kỹ năng giao tiếp và thuyết trình chương 3 : Kỹ năng thuyết trình

CHƯƠNG III : KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH
1
I. Khái niệm về thuyết trình
1. Thuyết trình ??????

2
•
Trình bày : một nhận định, quan điểm, chiến lược
phát triển, lĩnh vực chuyên môn
•
Thuyết phục : người nghe nghe theo mình, chấp nhận
quan điểm, cùng suy nghĩ với mình, hành động theo ý
muốn của mình.
2. Vai trò của thuyết trình
•
Trong công việc:
+ Thuyết trình về chiến lược phát triển công ty, phát triển
sản phẩm mới, kết quả nghiên cứu thị trường… Cấp
trên đồng tình và đầu tư triển khai kế hoạch, cấp dưới
thông qua vai trò,nhiệm vụ, mục tiêu phát triển và hành
động hướng đến mục tiêu chung
+ Các buổi huấn luyện chuyên môn  tất cả cùng thống
nhất về cách thức, cơ cấu, qui trình làm việc; có sự phản
hồi, tranh luận để hạn chế tối đa những sai sót.
+ Hội thảo quảng bá sản phẩm thu hút khách hàng 
Thu hút sự chú ý và thuyết phục khách hàng sử dụng sản
phẩm dịch vụ của công ty, tiếp thu ý kiến phản hồi.
3
2. Vai trò của thuyết trình (tiếp)
•
Trong xã hội :

+ Tuyên truyền phòng chống dịch bệnh, kế hoạch hóa…
+ Tuyên truyền và thuyết phục mọi người dân thực hiện
nếp sống văn minh
+ Tổ chức thuyết trình về an toàn xã hội, an sinh giáo
dục, môi trường
•
Trong gia đình : Các buổi họp mặt gia đình, cha mẹ,
ông bà truyền dạy những điều hay lẽ phải, cách sống
tốt đẹp và thuyết phục con cháu noi gương.
4
Ví dụ : Thuyết trình chủ đề :” Vì Sao Thế Hệ 8X
thành công”:
•
Thế hệ 8X là những ai ?
•
Thành công như thế nào ?
•
Các nhân tố ảnh hưởng đến sự thành công của họ ?
II. Các bước của thuyết trình
Theo Lee Gek Ling để thuyết trình thành công
cần tuân thủ quy trình (giai đoạn) TOOP (The Oral
Presentation Process). Quy trình này gồm 5 giai đoạn.
-
Giai đoạn 1 : Phân tích khán thính giả
-
Giai đoạn 2 : Xác định chủ đề và nội dung thuyết trình
-
Giai đoạn 3 : Phác thảo bài thuyết trình
-
Giai đoạn 4 : Hoàn chỉnh bài thuyết trình

-
Giai đoạn 5 : Thuyết trình thử
6
Giai đoạn 1 : Phân tích khán thính giả
•
Khán giả của buổi thuyết trình gồm những ai ? Tuổi tác, trình
độ văn hóa, chuyên môn nghiệp vụ, địa vị xã hội…của họ ra
sao?
•
Mục đích của họ khi đến nghe bài thuyết trình ?
•
Họ đến với buổi thuyết trình do tự nguyện hay bị ép buộc ?
•
Tình trạng tâm lý của họ khi đến nghe bài thuyết trình ?
•
Họ có được lợi ích gì khi nghe bạn nói ?
•
Bạn muốn nói gì với họ ?
•
Mức độ hiểu biết của khán giả về chủ đề bạn sẽ thuyết trình ?
Mức độ quan tâm của họ về vấn đề này ?
•
Trong khoảng thời gian cho phép, người nghe có khả năng thu
nhận được một lượng thông tin là bao nhiêu ?
•
Bạn muốn họ nhớ gì về bài Thuyết trình của bạn sau 2 tuần ?
7
Giai đoạn 2 : Xác định chủ đề và nội dung thuyết
trình
Vận dung quy tắc ABC để xác định chính xác chủ đề

và nội dung thuyết trình.
Analyse : Phân tích so sánh những tên đề tài có liên
quan đến chủ đề cần thuyết trình, trên cơ sở đó chọn đề
tài phù hợp.
Ví dụ : giữa hai đề tài :
1.Nghiên cứu các Khu công nghiệp Vùng kinh tế trọng
điểm phía Nam.
2.Nghiên cứu kinh nghiệm xây dựng các Khu công
nghiệp Vùng kinh tế trọng điểm phía Nam.
8
Nếu đề tài nghiên cứu vẫn còn quá rộng thì bạn cần xác
định rõ phạm vi nghiên cứu cả về mặt không gian lẫn thời
gian, nhờ đó nội dung thuyết trình sẽ tập trung hơn, sâu
hơn và hiệu quả hơn.
Ví dụ đề tài thứ hai sẽ được thu hẹp hơn nữa cho
phù hợp với nhu cầu của người nghe và thời lượng cho
phép của buỗi thuyết trình “Nghiên cứu kinh nghiệm xây
dựng các Khu công nghiệp tỉnh Đồng Nai trong giai đoạn
1995 – 2010”
9
Giai đoạn 2 : Xác định chủ đề và nội dung thuyết
trình (tiếp)
Brainstorm : Để quá trình suy nghĩ đạt hiệu quả cao bạn cần
thu thập, tập hợp thông tin có liên quan đến bài thuyết trình thông
qua việc :
-
Xem lại các nghiên cứu, các ấn phẩm, kinh nghiệm và kiến thức
của chính bản thân bạn.
-
Phỏng vấn, trao đổi, học hỏi kinh nghiệm từ những chuyên gia

am tường lĩnh vực bạn sẽ trình bày.
-
Nghiên cứu những ấn phẩm đã xuất bản và lưu trữ trong thư
viện, tìm hiểu thông tin từ các công ty tư vấn, công ty nghiên cứu
thị trường.
-
Lướt trên mạng để tìm kiếm những thông tin liên quan….
10
Giai đoạn 2 : Xác định chủ đề và nội dung thuyết
trình (tiếp)
Choose – Lựa chọn. Trên cơ sở những số liệu, tài liệu có
được, bạn hãy tích cực động não suy nghĩ, để lựa chọn cho được
những thông tin tốt nhất và thích hợp nhất với bài thuyết trình
của bạn.
Câu hỏi thảo luận : Để chuẩn bị cho bài thuyết trình “Thực trạng áp
dụng Incoterm tại các doanh nghiệp xuất nhập khẩu (XNK) Việt
Nam và các giải pháp nâng cao hiệu quả” nhóm đã thu thập được 10
tài liệu tham khảo, trong đó có :
- Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ “Phân tích thực trạng vận dụng
các điều kiện thương mại quốc tế (Incoterms) trong hoạt động XNK ở
VN và những giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng Incoterms” do tập
thể giảng viên trường Đại học KT TP.HCM thực hiện năm 2002
11
Giai đoạn 2 : Xác định chủ đề và nội dung thuyết
trình (tiếp)
Câu hỏi thảo luận (tiếp)
-
Kết quả điều tra tại 200 doanh nghiệp XNK được nhóm thuyết
trình thực hiện vào cuối năm 2010.
-

Incoterms 2010 do ICC phát hành.
-
Incoterms 2010 do VCCI phát hành.
-
6 Cuốn sách giới thiệu về Incoterms 2010 do các giảng viên
đại học, cao đẳng và các dịch giả Việt Nam biên soạn.
Trong số những tài liệu đã thu thập được, bạn hãy suy nghĩ và lựa
chọn : tài liệu thích hợp nhất và tốt nhất cho bài thuyết trình.
Hãy xếp thứ tự ưu tiên cho các tài liệu bạn đã lựa chọn được
và cho biết lý do tại sao bạn lại xếp như vậy.
12
Giai đoạn 3 : Phác thảo bài thuyết trình
Cũng như một bài văn, bài
thuyết trình thường có 3
phần
-
Phần giới thiệu (hay phần
mở đầu).
-
Phần thân bài.
-
Phần kết luận.
13
Phần mở đầu :
Để có phần mở đầu hay, bạn nên chú ý tới các yếu tố :
-
Gây ấn tượng (câu hỏi cường điệu, trích lời của một
nhân vật nổi tiếng, đưa ra lời đồn đại hoặc một sự kiện
làm khán giả ngạc nhiên, hoảng hốt… )
-

Hoan nghênh khán thính giả và giới thiệu đôi nét về
bản thân/nhóm thuyết trình.
-
Giới thiệu đề tài
-
Giới thiệu dàn ý bài thuyết trình.
-
Thỏa thuận cơ chế trình bày.
14
Phần thân bài
-
Phần thân bài thường có từ 3 – 5 vấn đề chính. Nếu
quá ít vấn đề bài thuyết trình sẽ bị sơ sài, nhám chán,
thiếu sức hấp dẫn và ngược lại.
-
Giữa các phần, các vấn đề cần có phần chuyển ý –
câu kết nối giữa các phần, các vấn đề với nhau. Câu
chuyển ý giúp khán giả dễ theo dõi bài thuyết trình,
nó báo hiệu kết thúc một vấn đề và mở ra một vấn đề
mới.
15
Xin giới thiệu một số mẫu câu chuyển ý :
•
Trước hết tôi/chúng tôi xin giới thiệu với các bạn về ….(nêu
tên vấn đề thứ nhất mà bạn sẽ thuyết trình).
•
Hoặc : Mở đầu bài thuyết trình, xin được giới thiệu về….
•
Hoặc : Đầu tiên xin được giới thiệu vắn tắt nội dụng…
(chương 1, vấn đề 1….).

•
Trên đây, chúng tôi đã giới thiệu về…phần tiếp theo xin trình
bày về…
•
Trên cơ sở những đánh giá ở….(chương 1, phần 1, vấn đề
1…)xin đề xuất các giải pháp….
•
Nói tóm lại…
•
Cuối cùng, chúng tôi đi đến kết luận….
16
Phần kết luận
Để có được phần kết cho một bài thuyết trình hay cần chú ý
3 yếu tố sau :
-
Cơ chế chuyển sang phần kết
-
Tóm tắt những nội dung chủ yếu của bài thuyết trình
-
Câu kết phù hợp, gây được ấn tượng tốt (thế hệ 8X, 9X, để
kết thúc bài thuyết trình giới thiệu về một loại sản phẩm
hoặc dịch vụ có dùng câu như “Hãy mua nó”, “Hãy dùng
thử nó” hoặc “Còn chờ gì nữa…”
Một bài thuyết trình được coi là có bố cục hợp lý, khoa học,
phần mở bài chiếm khoảng 10% bài nói, phần thân bài
chiếm 85% và kết luận chiếm 5%
17
Giai đoạn 4 : Hoàn chỉnh bài thuyết trình
Trong giai đoạn này, trước hết bạn hãy tập trung giải đáp những
câu hỏi như :

-
Liệu khán giả có hiểu được các từ ngữ (đặc biệt các từ chuyên
môn)mà bạn sử dụng trong bài thuyết trình không ?
-
Nên dùng cách nào là tốt nhất để giúp khán giả dễ dàng hiểu
được ? (Thay bằng từ thông dụng hoặc giải thích…)
-
Các số liệu minh họa cho bài nói của bạn đã được trình bày một
cách sinh động chưa ? Chỗ nào nên dùng bảng, chỗ nào nên dùng
biểu đồ, đồ thị ?
-
Những vấn đề nào cần đưa lên Slide.
-
Lường trước những chỗ khán giả có thể phản ứng.
-
Chỗ nào nên hài hước, pha trò một chút…
-
Chỗ nào nên nhấn mạnh, nói sâu thêm.
18
Giai đoạn 5 : Thuyết trình thử
Muốn có một buổi thuyết trình hoàn hảo bạn cần chuẩn
bị chu đáo cả hai phần ngôn ngữ và phi ngôn ngữ :
Chuẩn bị về mặt ngôn ngữ :
-
Hãy đọc to, truyền cảm bài diễn văn như đang diễn
thuyết…
-
Hãy chèn thêm những từ ngữ, câu chuyển ý, chuyển
đoạn cho bài diễn văn thêm sinh động, thể hiện sự chặt
chẽ, thuyết phục.

-
Sử dụng những tờ giấy nhỏ để ghi lại những điểm
chính, cần nhấn mạnh trong bài thuyết trình.
-
Thuyết trình thử kết hợp với các Slide đã chuẩn bị sẵn
19
Giai đoạn 5 : Thuyết trình thử (tiếp)
Chuẩn bị về mặt phi ngôn ngữ :
-
Nét mặt tươi tắn, ánh mắt ấm áp.
-
Người đứng thẳng, phần trên hướng về phía khán giả, thể
hiện sự nhiệt tình, tự tin.
-
Đưa tay ra, cử động tay một cách chủ động để lôi cuốn
khán giả chú ý lắng nghe.
-
Luôn kiểm soát được mọi cử động của cơ thể. Kiểm soát
được bài nói.
20
III. Thu hút sự chú ý của khán thính giả
1. Sử dụng thuật hùng biện hoặc phép tu từ
(Rhetorie or Word Painting).
-
Thuật hùng biện là nghệ thuật sử dụng ngôn ngữ trau truốt (hoa mỹ) nhằm
gây ấn tượng mạnh mẽ, tạo sức thuyết phục lớn đối với khán thính giả, độc
giả.
-
Khi chuẩn bị các bài thuyết trình người ta thường sử dụng các phép hùng biện
sau :


Phép loại suy/sự tương đồng (Analogy).

Phép so sánh, ví von (Similie).

Phép ẩn dụ (Metaphor)

Đặt giả thuyết (Hypothesis)

Phép ngoa dụ / lối nói cường điệu (hyperbole)

Cách nói giảm nhẹ (Meiosis)

Dùng câu hỏi tu từ (Rhetoricol Question)

Dùng cách nói bóng gió / ám chỉ (Allusion)
21
Ví dụ về phép tương đồng
Để nói lên tính đa dạng, phong phú, sự pha trộn của văn
hóa Mỹ, người ta ví “Văn hóa Mỹ giống như một bát
Xa lát hay một nồi hầm nhừ”.
Ví dụ về phép so sánh :
Khi tả cảnh khuya Bác Hồ đã dùng phép so sánh để tăng
thêm hình tượng, tính truyền cảm cho câu thơ :
Tiếng suối trong như tiếng hát xa
Trăng lồng cổ thụ, bóng lồng hoa
Cảnh khuya như vẽ, người chưa ngủ
Chưa ngủ vì lo nỗi nước nhà
22
Còn ẩn dụ là so sánh ngầm, là so sánh rút gọn vế được

so sánh
Ví dụ : Giá cắt cổ
hay : Vững như bàn thạch
Trong thuyết trình, người ta có thể sử dụng nhiều kiểu
ẩn dụ như :
-
Nhân hóa
Ví dụ : Mây đi vắng, trời xanh buồn rộng rãi.
hay : Đất nước đang lớn lên từng ngày trong công
cuộc đổi mới
23
-
Vật hóa :
Ví dụ :
Những năm cách mạng chưa về, vườn ta có hoa mà không
đậu quả
Rặng liễu tâm hồn chưa xanh tơ mà đã úa vàng
Cánh chim bằng chưa bay đã hóa cu nhà, chim sâu ăn đất
Chưa gặp trời đã gãy cánh giữa lồng nan
(Chế Lan Viên)
-
Ẩn dụ cảm giác
Ví dụ :
Giọng ngọt ngào
Nỗi đắng cay
Buồn tê tái….
24
Khi muốn nhấn mạnh, thổi phồng một vấn đề nào đó người ta
dùng phép cường điệu/ngoa dụ, ngược lại khi muốn giảm bớt
đau thương, nỗi buồn, thiệt hại… người ta dùng lối nói giảm

- Ví dụ về phép cường điệu :
Học quên ăn, quên ngủ.
Hoặc :
Ta đi tới trên đường ta bước tiếp
Rắn như thép, vững như đồng
Đội ngũ ta trùng trùng điệp điệp (Tố Hữu)
- Ví dụ về lối nói giảm
Cứ mỗi độ tháng tư về, lòng tôi lại bồi hồi nhớ về những người
anh, người chị đã nằm lại tại cửa ngõ Sài Gòn – quê hương tôi,
nằm lại với đất Phương Nam đầy nắng gió.
25