CHUYÊN ĐỀ THU THẬP, THẨM TRA XÁC MINH TÀI LIỆU TRONG HOẠT ĐỘNG THANH TRA

Bài gi ngả
CHUYÊN ĐỀ:
THU THẬP, THẨM TRA XÁC MINH TÀI LIỆU
TRONG HOẠT ĐỘNG THANH TRA
TS.Nguyễn Quốc Hiệp, thanh tra viên cao cấp
Viện trưởng Viện Khoa học Thanh tra
A. Mục đích, yêu cầu
1. Mục đích: Trang bị cho học viên kiến thức, kỹ năng cơ bản về các
phương pháp thu thập, thẩm tra xác minh tài liệu phục vụ cho hoạt động
thanh tra.
2. Yêu cầu: Người học nắm được các phương pháp và kỹ năng chủ yếu về
thu thập, thẩm tra, xác minh tài liệu; biết vận dụng những kiến thức và
kỹ năng đó vào quá trình thực hiện nhiệm vụ công tác thanh tra.
B. Đối tượng: Người mới vào ngành, dự nguồn bổ nhiệm thanh tra viên
C. Nội dung chính
1. Khái quát về thu thập, thẩm tra, xác minh tài liệu trong hoạt động thanh
tra
2. Phương pháp thu thập tài liệu trong hoạt động thanh tra
3. Phương pháp thẩm tra, xác minh tài liệu trong hoạt động thanh tra
I. Khá i quát về thu th p, th m tra, xá c minh ậ ẩ
trong ho t đ ng thanh traạ ộ
1. Mục đích, yêu cầu thu thập, thẩm tra, xác minh tài liệu trong hoạt động
thanh tra

Tài liệu: Là văn bản chứa đựng thông tin giúp cho việc tìm hiểu một vấn đề
gì đó. Tài liệu trong hoạt động thanh tra là văn bản chứa đựng những căn cứ
pháp lý cần thiết khách quan làm căn cứ cho kết luận, kiến nghị, quyết định
xử lý phù hợp với thực tế và theo đúng yêu cầu của cuộc thanh tra.

Thu thập tài liệu trong hoạt động thanh tra là quá trình tìm tòi, thu lượm
những văn bản, phương tiện chứa n i dungộ , sự kiện có thật từ những nguồn

khác nhau có liên quan đến thanh tra vụ việc cần giải quyết, giúp cho vi c ệ
nghiên cứu, khai thác những sự kiện đó làm căn cứ chứng minh cho những
tình tiết của vụ việc theo quy định pháp luật.
1. Yêu cầu, n i dungộ thu thập, thẩm tra, xác minh tài liệu trong hoạt động thanh
tra
1.1. Các khái niệm cơ bản
1.1.2. Thu thập tài liệu:
Nội dung quá trình thu thập tài liệu:

Tập hợp những văn bản, giấy tờ, phương tiện có liên quan đến nội dung, vụ việc cần
giải quyết;

Phân loại, sàng lọc tài liệu có giá trị chứng minh và hiệu quả sử dụng (vì vậy phải ghi
chép thật đẩy đủ, tỉ mỉ, chính xác, trung thực và phương pháp thu thập vào biên bản);

Bảo quản tài liệu nguyên vẹn như khi đã thu thập được; sử dụng đúng theo quy định
của pháp luật và bảo quản như tài liệu mật đối với những tài liệu quan trọng; cần có sự
phân loại tài liệu để xác định thời hạn bảo quản sau khi kết thúc cuộc thanh tra.

Việc thu thập tài liệu cần tập trung vào những vấn đề mấu chốt, trọng tâm, trọng điểm
và tiến hành khẩn trương, tỉ mỉ, bám sát mục đích, yêu cầu của cuộc thanh tra. Tất cả
thông tin, tài liệu thu thập được phải được ghi chép, lưu trữ , bảo quản chặt chẽ.
I. Khá i quát về thu th p, th m tra, xá c minh ậ ẩ
trong ho t đ ng thanh traạ ộ
1.Yêu cầu, n i dungộ thu thập, thẩm tra, xác minh tài liệu trong hoạt động
thanh tra

Thẩm tra tài liệu là tìm hiểu, xem xét lại tài liệu để xác định tính chính xác và
hợp pháp của tài liệu:
- Nghiên cứu, phân tích từng tài liệu, xem xét nó có phù hợp với thực tế không;

- So sánh đối chiếu các tài liệu xem có phù hợp nội dung, vụ việc cần giải quyết
không, nếu mâu thuẫn thì do đâu;
- Sàng lọc, loại bỏ những tài liệu không liên quan và tìm những tài liệu mới làm
sáng tỏ những tài liệu đã thu thập được.
- Xác định nguồn tài liệu:
+ Căn cứ vào yêu cầu thu thập, chứng minh;
+ Căn cứ vào thời hạn sử dụng tài liệu;
+ Căn cứ vào thực tiễn việc lưu giữ tài liệu và các quy định liên quan đến việc sử
dụng tài liệu.
I. Khá i quát về thu th p, th m tra, xá c minh trong ậ ẩ
ho t đ ng thanh traạ ộ
1. Yêu cầu, n i dungộ thu thập, thẩm tra, xác minh tài liệu trong hoạt động thanh
tra

Thẩm tra tài liệu
Tài liệu thu thập trong hoạt động thanh tra gồm một số loại sau đây:
+ Văn bản liên quan đến nội dung cuộc thanh tra
+ Chứng từ, sổ sách kế toán, bảng kê, chứng từ ghi sổ…;
+ Báo cáo quyết toán, bảng cân đối vật tư, hàng hoá, biên bản kiểm kê các loại, bảng chấm
công, báo cáo tình hình sử dụng lao động…;
+ Các hợp đồng ngoại thương, hợp đồng kinh tế, các tài liệu, hồ sơ có liên quan đến hoạt
động sản xuất, kinh doanh, xuất nhập khẩu, mua bán hàng hoá hoặc bộ tài liệu về hợp
đồng tín dụng…;
+ Báo cáo của đơn vị được thanh tra, báo cáo của các cá nhân, đơn vị liên quan theo yêu
cầu của Đoàn thanh tra hoặc Thanh tra viên;
+ Biên bản xác minh, biên bản làm việc giữa Đoàn thanh tra hoặc Thanh tra viên với các
đơn vị, đối tượng có liên quan trực tiếp và gián tiếp;
+ Bản giải trình của đối tượng thanh tra;
+ Một số loại sổ sách, tài liệu, chứng từ khác.
I. Khái quát về thu th p, th m tra, xác minh trong ậ ẩ

ho t đ ng thanh traạ ộ
1. Yêu cầu, n i dungộ thu thập, thẩm tra, xác minh tài liệu trong hoạt động
thanh tra

Thẩm tra tài liệu
-
Lưu ý: Không phải tất cả các tài liệu trên đã là chứng cứ của cuộc
thanh tra. Tài liệu này sẽ trở thành chứng cứ khi có đầy đủ 3
thuộc tính: tính khách quan, tính liên quan, tính hợp pháp của
chứng cứ.
yêu c u là cầ án bộ thanh tra phải có linh cảm, phân tích các hiện
tượng một cách có hệ thống để phát hiện ra các sai phạm trong
hoạt động được phản ánh trong những tài liệu đã thu thập được,
cần nhạy bén để phát hiện những điểm bất hợp lý trên cơ sở đó
chọn ra tài liệu điển hình nhất.
I. Khái quát về thu th p, th m tra, xác minh trong ậ ẩ
ho t đ ng thanh traạ ộ
1. Yêu cầu, n i dungộ thu thập, thẩm tra, xác minh tài liệu trong hoạt động
thanh tra

Xác minh tài liệu :

làm sáng tỏ những nghi vấn về tính khách quan, liên quan và hợp pháp của tài
liệu.

Tìm hiểu, thu thập, kiểm tra các thông tin, tài liệu, chứng cứ từ những sự việc,
hiện tượng xảy ra trong thực tế

Trong hoạt động thanh tra, xác minh là một biện pháp nghiệp vụ, nhằm thu
thập thông tin, tài liệu có liên quan đến nội dung thanh tra, giúp phân tích,

đánh giá và kết luận về một hoặc một số vấn đề phục vụ cho cuộc thanh tra.

Yêu cầu về xác minh tài liệu trong hoạt động thanh tra:
- Nguồn tài liệu; - Tính khách quan, đầy đủ;
- Tính hợp pháp của tài liệu; - Tính liên quan của tài liệu
- Tính thời sự, thời hiệu của tài liệu…
I. Khá i quát về thu th p, th m tra, xác minh trong ậ ẩ
ho t đ ng thanh traạ ộ
1. Yêu cầu, n i dungộ thu thập, thẩm tra, xác minh tài liệu trong hoạt động
thanh tra
Lưu ý: Sự phân biệt các khái niệm trên chỉ là tương đối, bởi quá trình thu thập
hoặc thẩm tra tài liệu thực chất là quá trình xác minh tài liệu và ngược lại, quá
trình xác minh tài liệu để làm rõ vụ việc thực chất là quá trình thu thập, thẩm
tra tài liệu. Thu thập, thẩm tra, xác minh tài liệu trong hoạt động thanh tra là
những khái niệm khác nhau nhưng có liên hệ qua lại biện chứng với nhau; do
vậy, khi nói đến một khái niệm người ta thường nhắc đến cả cụm từ là: Thu
thập, thẩm tra, xác minh tài liệu trong hoạt động thanh tra.
I. Khái quát về thu th p, th m tra, xác minh trong ậ ẩ
ho t đ ng thanh traạ ộ
1. Yêu cầu, n i dungộ thu thập, thẩm tra, xác minh tài liệu trong
hoạt động thanh tra
1.2. Mục đích:

Hoàn thiện tài liệu, có thể dùng làm căn cứ để đưa ra các nhận xét
chính xác, khách quan, đúng pháp luật về vụ việc cần giải quyết.
1.3. Vai trò, tầm quan trọng

Để tìm kiếm, củng cố, hoàn thiện tài liệu, xác định tính chính xác
và hợp pháp của tài liệu


Làm cơ sở đưa ra các nhận xét chính xác, khách quan, đúng pháp
luật về vụ việc.

Là hoạt động quan trọng trong quá trình tiến hành các hoạt động
thanh tra

Là yếu tố quyết định chất lượng các cuộc thanh tra.
I. Khái quát về thu th p, th m tra, xác minh trong ậ ẩ
ho t đ ng thanh traạ ộ
2. Yêu cầu về thu thập, thẩm tra, xác minh tài liệu trong hoạt động thanh tra
2.1. Yêu cầu về thu thập tài liệu

Khi thu thập tài liệu, người có thẩm quyền phải có thái độ khách quan, toàn
diện, đúng thủ tục pháp luật quy định;

Thu thập tài liệu phải được tiến hành bằng những biện pháp được pháp luật cho
phép và do người có thẩm quyền thực hiện
2.2.Yêu cầu về thẩm tra, xác minh tài liệu

Trong mọi trường hợp thẩm tra, xác minh tài liệu phải được tiến hành đúng
pháp luật, đúng thủ tục, trình tự,

Phương pháp thu th p ph i ậ ả khoa học, hợp lý và lập biên bản đúng quy định.
I. Khái quát về thu th p, th m tra, xác minh trong ậ ẩ
ho t đ ng thanh traạ ộ
II. PHƯƠNG PHÁP THU THẬP TÀI LIỆU
TRONG HOẠT ĐỘNG THANH TRA
1. Căn cứ, phạm vi thu thập tài liệu
1.1 Căn cứ thu thập tài liệu là:


Quyết định thanh tra đã được công bố bao gồm các căn cứ ra quyết định thanh tra sau
đây:
+ Kế hoạch thanh tra;
+ Theo yêu cầu của Thủ trưởng cơ quan quản lý nhà nước;
+ Khi phát hiện có dấu hiệu vi phạm pháp luật;
+ Yêu cầu của việc giải quyết khiếu nại, tố cáo, phòng, chống tham nhũng.

Phải căn cứ vào các nội dung trong quyết định thanh tra, không thu thập tràn lan, vi
phạm chính sách, đồng thời không bỏ sót tài liệu.
1.2 Phạm vi thu thập tài liệu:

Tài liệu liên quan đến những vấn đề cần phải chứng minh của nội dung, vụ việc cần
giải quyết;

không được tự ý mở rộng những tài liệu không liên quan đến nội dung thanh tra ghi
trong quyết định thanh tra.
2. Các tài liệu cần thu thập

Các văn bản pháp luật liên quan đến hoạt động thanh tra

Văn bản quản lý và cách thức tổ chức hoạt động của đơn vị cần nghiên cứu,
kiểm tra theo từng thời gian và nội dung cụ thể;

Báo cáo sơ bộ về quá trình hoạt động của đơn vị;

Báo biểu, sổ sách, tài khoản;

Các hợp đồng kinh tế;

Các chứng từ kế toán;


Tài liệu về kho, quỹ;

Thông tin tài liệu từ những người có liên quan hoặc quần chúng cung cấp…
II. PHƯƠNG PHÁP THU THẬP TÀI LIỆU
TRONG HOẠT ĐỘNG THANH TRA
2. Các tài liệu cần thu thập

Thu thập theo ý kiến chỉ đạo trực tiếp của cơ quan quản lý nhà
nước trong việc giải quyết vụ việc cụ thể. Trong hoạt động thanh
tra, những ý kiến chỉ đạo cũng cần xem xét tính đúng đắn của nó
qua việc đánh giá tính phù hợp chung của tinh thần luật pháp.

Nội dung thu thập thông tin, tài liệu phải cụ thể và bám sát mục
đích, yêu cầu của nhiệm vụ, trong đó phải xác định những tài liệu
mấu chốt có ý nghĩa quyết định trong việc đánh giá, kết luận bản
chất của đối tượng xác minh.
II. PHƯƠNG PHÁP THU THẬP TÀI LIỆU
TRONG HOẠT ĐỘNG THANH TRA
3. Các phương pháp thu thập tài liệu
Phương pháp thu thập tài liệu tu theo t ng cu c thanh tra mà có nh ng ỳ ừ ộ ữ
ph ng pháp c th ươ ụ ể khác nhau nhưng đều sử dụng một số biện pháp chủ
yếu sau:

Yêu cầu cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan cung cấp thông tin, tài liệu cần
thiết phục vụ cho việc thanh tra;

Yêu cầu giải trình về vấn đề liên quan đến nội dung thanh tra; yêu cầu phong
toả tài khoản;


Yêu cầu đối tượng thanh tra cung cấp tài liệu, báo cáo bằng văn bản, trả lời
chất vấn của tổ chức Thanh tra hoặc Thanh tra viên;

Nghiên cứu, khai thác những sự kiện, tìm tòi, phát hiện, thu lượm những tài
liệu, sự kiện có thật từ những nguồn phản ánh khác nhau có liên quan đến nội
dung thanh tra;

Kiểm kê tài sản, niêm phong tài liệu, kê biên tài sản…
II. PHƯƠNG PHÁP THU THẬP TÀI LIỆU
TRONG HOẠT ĐỘNG THANH TRA
3. Các phương pháp thu thập tài liệu
Điều 10 Luật Thanh tra năm 2010 quy định trách nhiệm và quyền của cơ quan, tổ chức,
cá nhân là đối tượng thanh tra và cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan như sau:
* Thông tư số 02/2010/TT-TTCP ngày 02/3/2010 của Thanh tra Chính phủ quy định quy
trình tiến hành một cuộc thanh tra cũng đều quy định rõ trách nhiệm và quyền của cơ
quan, tổ chức, cá nhân là đối tượng thanh tra và cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan.
II. PHƯƠNG PHÁP THU THẬP TÀI LIỆU
TRONG HOẠT ĐỘNG THANH TRA
3. Các phương pháp thu thập tài liệu

Cung cấp bản báo cáo và các tài liệu có liên quan, phải theo đề
cương đ ể yêu cầu đối tượng thanh tra cung c p vàấ ph i đ cả ượ gửi
kèm với quyết định thanh tra

Báo cáo ban đầu và các tài liệu có liên quan của đối tượng thanh
tra ph i có n i dung vả ộ ề tình hình và một số v n đấ ề giúp cho
Đoàn thanh tra tiếp cận, nghiên cứu, đ ể xác định trọng tâm, trọng
điểm thanh tra.

Có th yêu c u ho cể ầ ặ hỏi thêm một số nội dung có liên quan đến

cuộc thanh tra, ho c ặ cung cấp thêm một số thông tin, tài liệu bổ
sung khác.
II. PHƯƠNG PHÁP THU THẬP TÀI LIỆU
TRONG HOẠT ĐỘNG THANH TRA
3. Các phương pháp thu thập tài liệu

Thông tin, tài liệu đều có thể được coi là căn c ứ chứng minh nếu có hai
điều kiện dưới đây:
- Phải xác thực, có ý nghĩa và là văn bản gốc, không được tẩy xoá, sửa
chữa, nếu là bản sao thì phải có công chứng theo quy định của pháp luật.
Phải liên quan đến nội dung thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và
phòng, chống tham nhũng và nội dung góp phần chứng minh hành vi,
việc làm của đối tượng có liên quan đúng pháp luật hay không đúng pháp
luật.

Vi cệ thu thập tài li uệ phải được tiến hành công khai và là một nguyên
tắc rất quan trọng được quy định tại Điều 7 Luật Thanh tra năm 2010.

Trong quá trình thanh tra hoặc trước khi tiến hành thanh tra, các cơ quan
Thanh tra có thể áp dụng các biện pháp nghiệp vụ để nắm tình hình, tìm
hiểu thông tin…, những sự kiện, tài liệu.
II. PHƯƠNG PHÁP THU THẬP TÀI LIỆU
TRONG HOẠT ĐỘNG THANH TRA
3. Các phương pháp thu thập tài liệu

Khai thác nguồn thông tin từ quần chúng nơi đến thanh tra

Để có thông tin tốt từ quần chúng phải hiểu biết và khai thác tốt
các yếu tố tâm lý xã hội, phải có những quan điểm đúng đắn trong
hoạt động thanh tra, đồng thời phải biết chọn lọc thông tin một

cách chính xác, khách quan.

Vi c khai thác tài li u ph i ệ ệ ả chính xác, khách quan có năng
lực, trình độ và đặc biệt là phẩm chất của Thanh tra viên.
II. PHƯƠNG PHÁP THU THẬP TÀI LIỆU
TRONG HOẠT ĐỘNG THANH TRA
III. PHƯƠNG PHÁP THẨM TRA, XÁC MINH TÀI LIỆU
TRONG HOẠT ĐỘNG THANH TRA
1. Căn cứ thẩm tra, xác minh

Căn c theo ứ thu thập tài liệu đã nêu trênở

Căn cứ vào chính những tài liệu đã thu thập được: nội dung thanh tra, phạm
vi thanh tra và tuỳ từng đối tượng
2. Các tài liệu cần thẩm tra, xác minh
Các tài liệu cần thẩm tra, xác minh g mồ một số tài liệu chính sau:

Báo cáo sơ bộ về quá trình hoạt động của đơn vị;

Báo biểu, sổ sách, tài khoản;

Các hợp đồng kinh tế;

Các chứng từ kế toán;

Tài liệu về kho, quỹ;

Thông tin tài liệu từ những người có liên quan hoặc quần chúng cung cấp…
2. Các tài liệu cần thẩm tra, xác minh


C n ầ thu thập đầy đủ tài liệu và phải thẩm tra để xác định tính chính xác và hợp
pháp của tài liệu. Trong quá trình giải quyết vụ việc, thẩm tra tài liệu là một
nguyên tắc bởi vì chứng minh thực chất là việc khôi phục lại sự thật khách
quan đã xảy ra.

Xem xét tài liệu xem có đủ 3 thuộc tính của chứng cứ (tính khách quan, tính
liên quan và tính hợp pháp) thì mới được coi là ngu n ồ chứng cứ và được sử
dụng chứng cứ đó để chứng minh.
III. PHƯƠNG PHÁP THẨM TRA, XÁC MINH TÀI LIỆU
TRONG HOẠT ĐỘNG THANH TRA
3. Các phương pháp thẩm tra, xác minh

Xem xét, đ i chi u, đánh giáố ế các số liệu, tư liệu, thông tin (hoá
đơn, chứng từ, các hợp đồng kinh tế, các quan hệ tài chính) đã thu
thập được từ đối tượng thanh tra đ xác đ nhể ị đầy đủ, chính xác,
khách quan.

C nầ củng cố, hoàn thiện hồ sơ, tài liệu để phục vụ cho việc kết
luận thanh tra.

Khi ti n hà nh thu m tra, xá minh, tế ẩ hanh tra viên c n ầ phát
hiện chỗ nào nghi vấn mới tiến hành các biện pháp thẩm tra, xác
minh tài liệu, kể cả biện pháp trưng cầu giám định nếu thấy cần
thiết để đưa ra những tài liệu chính xác, thuyết phục trong hoạt
động thanh tra.

Thanh tra viên phải khai thác, phân tích các hiện tượng, sự vật một
cách khoa học, đi sâu vào trọng tâm, trọng điểm, chắt lọc và thu
thập những tài liệu c t lõi ố nhất phản ánh những điểm cơ bản của
vấn đề, ph i ả xem xét tổng thể đến chi tiết và ng c l i ượ ạ để rút ra

tài liệu có thể sử dụng làm chứng cứ.
III. PHƯƠNG PHÁP THẨM TRA, XÁC MINH TÀI LIỆU
TRONG HOẠT ĐỘNG THANH TRA
3. Các phương pháp thẩm tra, xác minh
3.1. Thẩm tra, xác minh tài liệu bằng phương pháp thông
thường:
- Đối chiếu tài liệu với hồ sơ, chứng từ; đối chiếu với định mức,
tiêu chuẩn; đối chiếu với thực tế:
- Trưng cầu giám định: Trưng cầu những người giám định có kiến
thức chuyên ngành của các lĩnh vực khoa học kỹ thuật, văn hoá,
thủ công theo quy định của pháp luật để nghiên cứu, kết luận
những vấn đề cần làm rõ trong hoạt động thanh tra.
Ngoài ra còn có một số biện pháp thông thường khác đã được
trình bày ở phần thu thập tài liệu.
III. PHƯƠNG PHÁP THẨM TRA, XÁC MINH TÀI LIỆU
TRONG HOẠT ĐỘNG THANH TRA
3. Các phương pháp thẩm tra, xác minh

S d ng ử ụ các ph ng phápươ phân tích, tổng hợp, đối chiếu, so
sánh để tìm ra đầy đủ những tài liệu xác thực làm chứng cứ phục
vụ cho việc ra các kết luận, kiến nghị thanh tra.

Dùng ph ng pháp suy lu n lôgich đ xác đ nh mâu ươ ậ ể ị
thu n c a các n i dung c n thanh tra.ẫ ủ ộ ầ

C n ầ làm rõ vai trò khác nhau của từng tài liệu khi tiến hành kết
luận, nhanh chóng xác lập và chỉ ra được những tài liệu cốt lõi,
bản chất và chủ yếu trong hệ thống các tài liệu làm chứng cứ.

N m v ng các k năng và nhi m v thanh tra đ tránh ắ ữ ỹ ệ ụ ể

nh ng sai sót.ữ
III. PHƯƠNG PHÁP THẨM TRA, XÁC MINH TÀI LIỆU
TRONG HOẠT ĐỘNG THANH TRA
3. Các phương pháp thẩm tra, xác minh

Xác minh tại chỗ: là phương pháp xác minh được tiến hành
thường xuyên, tại địa điểm thanh tra hoặc trụ sở cơ quan thanh tra.
Không thể ch ỉ căn cứ vào lời trình bày của đối tượng mà cần phải
tiến hành xem xét hiện trạng của sự vật, hiện tượng. Việc xác minh
được thực hiện ngay tại nơi đang tiến hành thanh tra hoặc trụ sở
cơ quan thanh tra; được áp dụng đối với những trường hợp đơn
giản, tính chất vụ việc không phức tạp; cán bộ xác minh chỉ cần
nghiên cứu hồ sơ, tài liệu liên quan (trong trường hợp nhất định có
thể triệu tập đối tượng thanh tra hoặc những người liên quan đến
trụ sở cơ quan thanh tra để giải trình, giải thích về vấn đề còn chưa
sáng tỏ) là đã có thể tìm ra được vấn đề cần xác minh.
III. PHƯƠNG PHÁP THẨM TRA, XÁC MINH TÀI LIỆU
TRONG HOẠT ĐỘNG THANH TRA