phân tích và thiết kế hệ thống thông tin Chương trình quản lý bán hàng

TRƯỜNG CAO ĐẲNG KỸ THUẬT LÝ TỰ
TRỌNG TP. HCM
Đề Tài phân tích và thiết kế hệ thống thông tin :
Chương trình quản lý bán hàng :
Lớp 13CĐ -TP1:
Nhóm 2:
PHẠM KHẮC HÙNG
HUỲNH MINH TÚ
TRƢƠNG MINH QUANG
LA LUÂN KIỆT
LÂM VŨ TRƢỜNG GIANG















Phần A :KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG
BẢNG KẾ HOẠCH TỔNG QUAN
I. Kế hoạch phỏng vấn

Hệ thống: Xây dựng chương trình quản lý bán hàng
Người lập: nhóm 2 ngày 30/9/2014
STT

Chủ đề
Yêu cầu
Ngày bắt đầu
Ngày kết thúc
1
Quy trình đặt hàng
Hiểu tất cả
các chu trình
đặt hàng của
khách hàng
30/9/2014
30/9/2014
2
Quản lí nhà cung cấp
Hiểu về việc
tìm kiếm
nhà cung
cấp tốt
30/9/2014
30/9/2014
3
Quản lí nhân viên
Hiểu về các
ưu đãi cho
nhân viên và
huấn luyện

nhân viên
30/9/2014
30/9/2014
4
Quản lí khách hàng
Hiểu về lí do
tại sao
khách hàng
đến với cửa
hàng
30/9/2014
30/9/2014
5
Thống kê

30/9/2014
30/9/2014

Ngƣời thực hiện: Phạm Khắc Hùng
Người được hỏi: Huỳnh Minh Tài
Người phỏng vấn: Phạm Khắc Hùng
Địa chỉ: 91/1 Nguyễn Trọng Tuyển P15
QPN
Thời gian hẹn: 14h ngày 30/9/2014
Thời điểm bắt đầu: 14h5’
Thời điểm kết thúc: 14h55’
Đối tượng:
 Tư vấn bán hàng
 Các vấn đề lien quan tới đặt hàng
sản phẩm

 Người được hỏi là nhân viên
chuyên nhận các đơn đặt hàng
qua mạng hoặc qua điện thoại
Chương trình:
 Giới thiệu
 Tổng quan về dự án
 Tổng quan về phỏng vấn
 Xin phép ghi âm
 Chủ đề cập nhật: vấn đề đặt hàng
và ưu đãi khi là khách hàng quen
 Câu hỏi 1: Quá trình đặt hàng
diễn ra ở đâu và như thế nào?
 Câu hỏi 2: Vậy mình có giao hàng
tận nơi hay khách phải tới lấy?
 Câu hỏi 3: Nếu là khách hàng lâu
thì tôi có những ưu đãi gì không?
 Câu hỏi 4: Nếu hủy đơn hàng thì
phải làm sao?
Ước lượng thời gian:
 1phút
 2phút
 2phút



 10 phút

 10 phút

 10 phút

 10 phút

Dự kiến tổng cộng: 50’
Dự án: Xây dựng chƣơng trình quản
lý bán hàng

Người được hỏi: Huỳnh Minh Tài
14h5’, Ngày 30/9/2014
Người hỏi: Phạm Khắc Hùng
Câu hỏi:
Ghi chú:
Chủ đề :
 Câu hỏi 1: Quá trình đặt hàng
diễn ra như thế nào và ở đâu

 Câu hỏi 2: Vậy mình có giao hàng
tận nơi không hay khách phải tới
lấy?


 Câu hỏi 3: Nếu là khách hàng lâu
năm thì tôi có được ưu đãi gì
không?

Trả lời:
 Đơn hàng của khách thường diễn
ra ở cửa hàng, trên mạng và qua
điện thoại
 Chúng tôi sẽ giao cho bạn trong

vòng 3 ngày kể từ khi đặt hàng, sẽ
miễn phí ship trong nội thành và
có tính ship nếu bạn ở ngoại
thành
 Sẽ nhanh hơn vì chúng tôi đã rõ
thông tin của bạn, và còn có ưu
đãi giảm giá 10% cho khách hàng
lâu năm nữa
 Nếu tôi hủy đơn hàng thì phải làm
sao?

Nhận xét:
 Bạn phải hủy đơn hàng trong 1
ngày kể từ khi đặt hàng
Ngƣời thực hiện: Trƣơng Minh Quang
Người được hỏi: Huỳnh Minh Tuấn
Người phỏng vấn: Trương Minh Quang
Địa chỉ: 91/1 Nguyễn Trọng Tuyển P15
QPN
Thời gian hẹn: 14h ngày 30/9/2014
Thời gian bắt đầu: 14h5’ ngày
30/9/2014
Thời gian kết thúc:14h30’
Đối tượng: Phụ trách việc tìm kiếm nhà
cung cấp tốt cho cửa hàng
Người được hỏi là trưởng nhân viên sale
Chương trình:
 Giới thiệu
 Tổng quan về dự án
 Tổng quan về phỏng vấn

 Xin phép ghi âm
Chủ đề cập nhật: việc tìm kiếm nhà
cung cấp tốt
 Câu hỏi 1: Các bạn kiếm nhà
cung cấp ở đâu
 Cẩu hỏi 2: Bạn có nhập 1 lọai sản
phẩm từ nhiều nhà cung cấp hay
không?
Tổng hợp các thông tin thu thập
Kết thúc phỏng vấn
Xin cảm ơn các thông tin mà anh đã
cung cấp
Ước lượng thời gian:
 1phút
 2phút
 2phút



 10phút

 10phút

Dự kiến tổng cộng: 25’
Người được hỏi: Huỳnh Minh Tuấn
Người phỏng vấn: Trương Minh Quang
Địa chỉ: 91/1 Nguyễn Trọng Tuyển P15
QPN
Thời gian hẹn: 14h, Ngày 30/9/2014
Thời gian bắt đầu: 14h5’

Thời gian kết thúc: 14h30’
 Câu hỏi 1: Các bạn kiếm nhà
cung cấp ở đâu

 Câu hỏi 2: Bạn có nhập 1 lọai sản
phẩm từ nhiều nhà cung cấp hay
 Thường sẽ có 1 nhóm nhân viên
sale đi tìm kiếm nhà cung cấp cho
chúng tôi
 Chúng tôi sẽ có sự chọn lọc cẩn
thận để chọn ra được lọai sản
không?
phẩm tốt nhất
Nhận xét:

Ngƣời thực hiện: Phạm Khắc Hùng
Người được hỏi: Huỳnh Văn Lượng
Người phỏng vấn: Phạm Khắc Hùng
Địa chỉ: 91/1 Nguyễn Trọng Tuyển P15
QPN
Thời gian hẹn: 15h, Ngày 30/9/2014
Thời gian bắt đầu: 15h5’
Thời gian kết thúc: 16h20’
Đối tượng:
 Trưởng quản lí nhân viên
 Dữ liệu thu thập là các vấn đề
xoay quanh nhân viên

 Người được hỏi là nhân viên
trưởng của cửa hàng

Chương trình:
 Giới thiệu
 Tổng quan về dự án
 Tổng quan về phỏng vấn
 Xin phép ghi âm
Chủ đề cập nhật: việc quản lí nhân
viên
Chủ đề 1:
 Câu hỏi 1: Cửa hàng của bạn
quản lí nhân viên như thế nào?
 Câu hỏi 2: Về chế độ đãi ngộ của
nhân viên?
 Cảu hỏi 3: Bạn tuyển nhân viên
theo định kì hay là cần mới
tuyển?
 Câu hỏi 4: Đội ngũ nhân viên của
bạn có được huấn luyện khi tiếp
cách ứng xử với khách hàng
không?
Ước lựơng thời gian:
 1phút
 2phút
 2phút




 20phút

 20phút

 20phút


 10phút

Dự kiến tổng cộng: 75’
Người được hỏi: Huỳnh Văn Lượng
Người phỏng vấn: Phạm Khắc Hùng
Địa chỉ: 91/1 Nguyễn Trọng Tuyển P15
QPN
Thời gian hẹn: 15h, Ngày 30/9/2014
Thời gian bắt đầu: 15h5’
Thời gian kết thúc:16h20’
Chủ đề 1:
 Câu hỏi 1: Cửa hàng của bạn
quản lí nhân viên như thế nào?
Trả lời:
 Nhân viên của chúng tôi chia ra
mỗi người 1 khu trực luân phiên

 Câu hỏi 2: Về chế độ đãi ngộ
nhân viên như thế nào?


 Bạn tuyển nhân viên theo định kì
hay là cần mới tuyển?


 Đội ngũ nhân viên của bạn có

được huấn luyện khi tiếp xúc với
khách hàng không?
nhau làm việc
 1 quý là 6 tuần chúng tôi sẽ lập
bảng kiểm kê để bầu ra nhân viên
tốt, người đó sẽ được thưởng
theo chế độ công ty
 Thường chúng tôi sẽ tuyển theo
chế độ công ty, ví dụ như đơn
hàng về quá nhiều thì chúng tôi sẽ
tuyển nhân viên bán thời gian
 Có, các nhân viên của chúng tôi
được huấn luyện bài bản các giao
tiếp ứng xử thân thiện với khách
hàng
Nhận xét:

Ngƣời thực hiện: Phạm Khắc Hùng
Người được hỏi: Lê Ngọc Hoàng
Người phỏng vấn: Phạm Khắc Hùng
Địa chỉ: 154/4 Hoàng Văn Thụ QPN
Thời gian hẹn: 17h
Thời gian bắt đầu: 17h5’
Thời gian kết thúc:
Đối tượng:
 Thuộc bộ phận chăm sóc khách
hàng
 Dữ liệu thu thập là các vấn đề lien
quan tới khách hàng

Người được hỏi là nhân viên trong bộ
phận chăm sóc khách hàng
Chương trình:
 Giới thiệu
 Tổng quan về dự án
 Tổng quan về phỏng vấn
 Xin phép ghi âm
Chủ đề cập nhật: việc làm thế nào để
khách hàng biết tới cửa hàng
 Câu hỏi 1: Bạn tìm kiếm khách
hàng cho cửa hàng như thế nào?


 Câu hỏi 2: Khách hàng biết đến
cửa hàng do đâu?
 Câu hỏi 3: Bạn có những chương
Ước lượng thời gian:
 1phút
 2phút
 2phút



 20phút



 20 phút

 20 phút

trình ưu đãi gì cho khách hàng

Dự kiến tổng cộng: 70’
Người được hỏi: Lê Ngọc Hoàng
Người phỏng vấn: Phạm Khắc Hùng
Địa chỉ: 154/4 Hoàng Văn Thụ QPN
Thời gian hẹn: 17h
Thời gian bắt đầu: 17h5’
Thời gian kết thúc: 17h15’
Chủ đề:
 Câu hỏi 1: Bạn tìm kiếm khách
hàng cho cửa hàng như thế nào?



 Khách hàng biết đến cửa hàng do
đâu?

 Bạn có những chương trình ưu
đãi gì cho khách hàng
Trả lời:
 Thường sẽ có đội ngũ sale đi tiếp
thị và giới thiệu sản phẩm để
khách hàng chú ý tới chúng tôi
hơn
 Quảng cáo trên mạng, nhiều ưu
đãi hấp dẫn, thông tin báo đài
 Khách hàng sẽ được tặng thẻ VIP,
giảm 10%, cứ mỗi tháng sẽ có
chương trình ưu đãi quà tặng, bốc

thăm
Nhận xét:


Ngƣời thực hiện: Huỳnh Minh Tú
Người được hỏi: Hoàng Minh Châu
Người phỏng vấn: Huỳnh Minh Tú
Địa chỉ: 123/3A Lý Thường Kiệt QPN
Thời gian hẹn: 14h, Ngày 30/9/2014
Thời gian bắt đầu: 14h5’
Thời gian kết thúc:14h55’
Đối tượng:
Trưởng kho
Dữ liệu thu thập là quá trình nhập xuất
hàng trong kho

Người được hỏi là nhân viên thủ kho
Chương trình:
 Giới thiệu
 Tổng quan về dự án
 Tổng quan về phỏng vấn
 Xin phép ghi âm
 Chủ đề cập nhật: các vấn đề về
hàng trong kho
 Câu hỏi 1: Bạn kiếm soát hàng
Ước lượng thời gian:
 1phút
 2phút
 2phút

 30phút
trong kho như thế nào?
 Câu hỏi 2: Muốn xuất kho hay
nhập kho thì có cần làm thủ tục gì
không?

 10phút

Dự kiến tổng cộng: 50’
Người được hỏi: Hoàng Minh Châu
Người phỏng vấn: Huỳnh Minh Tú
Địa chỉ: 123/3A Lý Thường Kiệt QPN
Thời gian hẹn: 14h, Ngày 30/9/2014
Thời gian bắt đầu: 14h5’
Thời gian kết thúc:14h55’
Chủ đề:
 Câu hỏi 1: Bạn kiếm soát hàng
trong kho như thế nào?



 Câu hỏi 2: Muốn xuất kho hay
nhập kho thì có cần làm thủ tục gì
không?
Trả lời:
 Chúng tôi phải thường xuyên
kiểm tra xem hàng nào còn, hàng
nào hết trong kho để báo lại cho

khâu bán hàng, khi khách hỏi thì
có thể biết là hàng còn hay hết
 Có, phải thông qua các thủ tục
giấy tờ để xuất họăc nhập hàng,
mọi vấn đề lien quan đến kho đều
phải có sự thông qua của trưởng
kho
Nhận xét:

Ngƣời thực hiện: La Luân Kiệt, Lâm Vũ Trƣờng Giang
Kế hoạch phỏng vấn
Người được hỏi: Nguyễn Văn Tuấn
Người phỏng vấn: La Luân Kiệt, Lâm Vũ
Trường Giang
Địa chỉ: tại 20/3 Nguyễn Hồng Đào
Thời gian hẹn: 30/09/2014
Thời điểm bắt đầu: 13h30
Thời điểm kết thúc: 14h30
+ Đối tượng được hỏi: Nhân viên bán hàng
+ Cần thu thập dữ liệu: Về cách bán hàng, thanh
toán, bảo hành sản phẩm dành khách hàng, ….
+ Thoả thuận: Nắm được cách thức bán hàng,qui
trình bán hàng, các chương trình khuyễn mãi, hình
thức thanh toán.

Chương trình:
• Giới thiệu.
• Tổng quan dự án.
• Kế hoạch phỏng vấn.
• Các chủ đề:

 Chủ đề 1: Câu hỏi và trả lời.
 Chủ đề 2: Câu hỏi và trả lời.
Ước tính thời gian:
• 2 phút.
• 1 phút.
• 1 phút.

• 10 phút
• 10 phút
 Chủ đề 3: Câu hỏi và trả lời.
 Chủ đề 4: Câu hỏi và trả lời.
• Tổng hợp lại nội dung.
• Xin ý kiến người được hỏi.
• Kết thúc cuộc phỏng vấn
• 10phút
• 10 phút
• 3 phút
• 2 phút
• 1 phút
Thời gian dự kiến: 50 phút

Phiếu phỏng vấn
Dự án: Bán Hàng.
Tiểu dự án: Nắm được cách thức bán
hàng,qui trình bán hàng.
Người được hỏi: Nguyễn Văn Tuấn
Ngày: 30/09/2014

Câu hỏi:
Câu 1: Khi khách mua sản phẩm của anh thì anh

sẽ xử lí như thế nào?



Câu 2: Khi anh lập hoá đơn thì anh cần lưu trữ
những thông tin gì của khách hàng?


Câu 3: Và anh có mấy loại hoá đơn?




Câu 4: Vậy các hình thức thanh toán của các
anh là gì?

Câu 5: Còn bán theo hình thức trả góp thì có
được áp dụng ko?






Câu 6: Vậy khi khách hàng đến bảo hành sản
phẩm thì các anh sẽ làm gì?

Câu 7: Vậy khi xuất xong hoá đơn, những thông
tin đó các anh có lưu trữ lại hay ko? Nếu có thì ở
đâu?

Câu 8: Vậy khi khách hàng đặt hàng qua mạng
hoặc trực tiếp thì sao?
Trả lời:
Câu 1: Khi nhận được yêu cầu của khách
hàng thì chúng tôi sẽ xem khách hàng cần
mặt hàng nào, từ đó chúng tôi sẽ kiểm tra số
liệu trong kho, nếu có đầy đủ thì chúng tôi
xuất hoá đơn bán hàng cho khách hàng.
Câu 2: Trong hoá đơn chúng tôi sẽ lưu lại
mã hoá đơn, mã khách hàng, tên khách
hàng, địa chỉ, mã hàng hoá bán ra, số lượng,
đơn giá bán.
Câu 3: Ở đây chúng tôi có 2 loại hoá
đơn: 1 loại là hoá đơn bán cho những khách
hàng bình thường và 1 hoá đơn là cho các
khách hàng có thông tin và địa chỉ công ty
của khách hàng đó đang làm.
Câu 4: Hình thức thanh toán của chúng
tôi là tiền mặt hoặc thẻ tín dụng ngân hàng.
Nhưng chủ yếu là thanh toán bằng tiền mặt.
Câu 5: Có, vì xã hội ngày càng phát triễn
cũng song song với nhu cầu con người ngày
càng cao nên chúng tôi có hình thức trả góp.
Và trong hoá đơn trả góp chúng tôi sẽ lưu
lại những thông tin của khách hàng như:
CMND và hộ khẩu có công chứng, và thu

nhập cá nhân cũng như công việc của khách
hàng đó.
Câu 6: Khi khách hàng đến bảo hành sản
phẩm thì chúng tôi sẽ đối chiếu với hoá đơn
được mua trước đó.Nếu trùng khớp thì
chúng tôi sẽ nhận bảo hành còn ngược lại
chúng tôi sẽ trả sản phẩm cho khách
hàng.Và sau đó nhờ bộ phận sửa chữa.
Câu 7: Khi xuất hoá đơn thì chúng tôi sẽ
xuất ra 2 liên, 1 liên thì chúng tôi giữ lại để
lưu vào hệ thống cơ sỡ còn liên còn lại
chúng tôi sẽ gửi cho khách hàng.
Câu 8: Lúc đó chúng tôi sẽ nhận một
phần tiền cọc và sau đó xuất hoá đơn tạm
cho khách hàng. Và khi có hàng thì chúng
tôi liên lạc cho khách hàng để lấy hàng và
nhận khoản tiền còn lại sau đó xuất hoá đơn.


II.Mô tả chi tiết hệ thống và một số biểu mẫu
1.1. Môi trƣờng hoạt động của một số cửa hàng
Các cửa hàng nhập nhiều lọai sản phẩm từ các nhà cung cấp đã đƣợc chọn lọc cẩn thận để bán cho
khách hàng các sản phẩm thật tốt và đảm bảo. Các sản phẩm đƣợc trƣng bày và lƣu trữ trong kho
hàng sau đó cung cấp tới các đối tƣợng khách hàng khác nhau từ những khách hàng lẻ cho tới
những đối tác làm ăn thƣờng xuyên.
1.2. Các hoạt động và nguyên tắc quản lý
Trong quá trình khảo sat thực tế tại cửa hàng quần áo chúng tôi đã thu thập
đƣợc các thông tin. Việc quản lý kinh doanh đƣợc dựa trên các nguyên tắc chung từ việc
nhập hàng, xuất hàng, thanh toán, thống kê, tạo các báo cáo tổng kết theo định kỳ. Sau
đây là các nguyên tắc quản lý:

Nhập hàng: Khi có nhu cầu nhập một số hàng hóa mới, nhân viên kinh doanh cần lập
một đơn hàng nhập gồm mã đơn hàng nhập, tên mặt hàng cần nhập và các thông tin về
mặt hàng nhƣ nhà sản xuất, số lƣợng, giá nhập. Sau khi hàng đƣợc nhập về kiểm tra các
thông tin của mặt hàng và cần lƣu trữ các thông tin về mặt hàng đã nhập vào kho dữ liệu.
Đơn hàng nhập cũng đƣợc lƣu trữ để thuận tiện cho việc thanh toán.
Bán hàng: Khi nhận đƣợc yêu cầu mua hàng của khách thì nhân viên kinh doanh
Nhân viên bán hàng có trách nhiệm kiểm tra xem mặt hàng có còn trong kho hay không
rồi mới chấp nhận đơn hàng của khách, rồi thêm mới hoặc cập nhật các thông tin của
khách hàng vào cơ sở dữ liệu để tiện liên lạc làm ăn, đồng thời cần lập một đơn hàng xuất
gồm mã đơn hàng xuất, tên khách hàng, địa chỉ, tên mặt hàng bán, số lƣợng, giá bán.cuối
cùng đơn hàng đƣợc lƣu vào kho dữ liệu.
Xuất hàng:khi khách hàng đã thực hiện giao dịch với cửa hàng, khách hàng yêu cầu
đƣợc nhận sản phẩm, nhân viên thủ kho sẻ đối chiếu đơn hàng xuất, kiểm tra số lƣợng, và
tiến hành trao sản phẩm cho khách, mọi hoạt động xuất hàng điều đƣợc lƣu trữ trong sổ
xuất hàng.
Thanh toán: Các nhân viên kế toán dựa trên các đơn hàng đƣợc lƣu trữ trong cơ sở
dữ liệu gồm cả đơn hàng nhập và đơn hàng xuất. Thanh toán đơn hàng nhập đƣợc thực
hiện với nhà sản xuất trong đó sẽ tính toán và đƣa ra các số liệu cần thanh toán đối với
nhà thanh toán nhƣ số lƣợng hàng, đơn giá, số tiền đã thanh toán, số tiền còn nợ nhà sản
xuất. Việc thanh toán đơn hàng xuất đƣợc thực hiện tƣơng tự với khách hàng nhƣng việc
thanh toán tiền sẽ khác ở chỗ khách hàng lẻ thì không đƣợc nợ, còn các khách hàng là đối
tác làm ăn thƣờng xuyên thì có thể nợ.
Thống kê:Theo thời gian định kỳ, việc kinh doanh cần thống kê lại các số liệu về
hàng hóa cũng nhƣ các hóa đơn nhập xuất, sau đó đƣa ra những con số cụ thể nhƣ số
lƣợng hàng tồn kho, số dƣ nợ với nhà sản xuất, số dƣ nợ của khách hàng quen, dựa trên
các số liệu thống kê đƣợc đƣa ra tình hình kinh doanh trong thời gian đó. Dựa trên các số
liệu thống kê, và tình hình kinh doanh trong một khoảng thời gian định kỳ để lập các báo
cáo về tình trạng kinh doanh cho ngƣời quản lý.
Bảo hành:Khi khách hàng có nhu cầu bảo hành về thiết bị của mình đã mua ở cửa
hàng, cửa hàng sẻ đồng ý yêu cầu, và sẻ ghi biên lai nhận bảo hành, đồng thời trao cho

khách hàng sản phẩm sử dụng thay thế trong thời gian bảo hành. Bộ phận bảo hành có
trách nhiệm kiểm tra sửa chữa, và gửi lại thiết bị cho khách đồng thời có kèm theo phiếu
thanh toán (nếu đã hết bảo hành) các thông tin bảo hành sẻ đƣợc lƣu lại trong sổ bảo
hành.
Tìm kếm:chức năng tìm kiếm cho phép tìm kiếm mặt hàng và tìm kiếm khách hàng.
Khi tìm kiếm mặt hàng có thể tìm kiếm theo tên mặt hàng, tên nhà sản xuất hoặc đặc
điểm của mặt hàng. Khi tìm kiếm khách có thể tìm kiếm theo tên khách hàng, địa chỉ
khách hàng, hoặc đơn hàng.