Quản lý sinh viên nội trú trường đại học Kinh tế Quốc dân

Website: Email : Tel : 0918.775.368
LỜI MỞ ĐẦU
Trong thời đại công nghệ thông tin ngày nay, tất cả mọi hoạt động đều
có sự trợ giúp của máy tính. Trong lĩnh vực quản lý, tin học đóng vai trò đặc
biệt quan trọng, bởi sự nhanh chóng, chính xác, khả năng phân tích và tổng hợp
thông tin rất cao của các phần mềm. Lợi ích của việc tin học hóa công tác quản
lý đã được chứng minh trong thực tế. Một giám đốc muốn biết về tình hình tài
chính, tình hình kinh doanh của công ty có thể được cung cấp thông tin một
cách nhanh chóng qua hệ thống thông tin kế toán, hệ thống thông tin bán hàng,
hệ thống thông tin marketting. Ngược lại một khách hàng có thể muốn biết
thông tin về các sản phẩm mình muốn mua thông qua một hệ thống thông tin
bán hàng trực tuyến của công ty, sẽ được cung cấop thông tin một cách nhanh
chóng và chính xác. Hiện nay tại trung tâm dịch vụ trường Đại học Kinh tế
Quốc dân có một phần quản lý là quản lý sinh viên nội trú, hiện tại hầu hết các
công việc đều làm thủ công rất phức tạp và mất thời gian. Chính vì vậy mà đề
tài này được chọn để đề xuất một giải pháp quản lý mới – tin học hóa hệ thống
quản lý, đề tài mang tên “Quản lý sinh viên nội trú trường đại học Kinh tế
Quốc dân”. Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trong khoa tin học
kinh tế nói chung và thầy Bùi Thế Ngũ nói riêng đã tận tình giúp đỡ em hoàn
thành tốt đề tài thực tập tốt nghiệp này.
I. TỔNG QUAN VỀ CƠ SỞ THỰC TẬP – CÔNG TY CYBERSOFT
CyberSoft là Công ty Cổ phần Phần mềm kế toán và quản trị doanh
nghiệp được thành lập từ năm 1999 với sự tham gia của các kỹ sư đã từng xây
dựng dự án công nghệ thông tin hàng đầu tại Việt Nam. Ngay từ khi thành lập,
CyberSoft đã tham gia vào lĩnh vực lập trình phần mềm ứng dụng trong công
tác quản lý.
Sau đây là một vài nét tiêu biểu về công ty CyberSoft:
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Tên tiếng Việt: Công ty Cổ Phần Phần Mềm Quản trị Doanh nghiệp
Cybersoft.
Tên tiếng Anh: CYBERSOFT SOFTWARE SOLUTION PROVIDER

Giám đốc : Nguyễn Cảnh Toàn
Trụ sở chính: 413 Nguyễn Khang – Cầu Giấy – Hà Nội.
Tel: 84-4-7847223 Fax: 84-4-784223
VPĐD: 38 Đinh Công Tráng – TP.Vinh – Nghệ An.
Tel: 84-38-598575 Fax: 84-38-598565
E-mail:
Website: www.CyberSoft.com.vn
1. Chức năng và nhiệm vụ cơ bản của CyberSoft.
CyberSoft là công ty chuyên cung cấp các phần mềm quản lý tài chính kế
toán và sản xuất kinh doanh để phục vụ mục tiêu phát triển của từng doanh
nghiệp.
2. Mục tiêu của CyberSoft.
CyberSoft đặt mục tiêu cho mình sẽ là nhà cung cấp hàng đầu tại Việt Nam
về giải pháp tổng thể cho doanh nghiệp trong việc ứng dụng công nghệ thông
tin vào quản trị doanh nghiệp và sản xuất kinh doanh.
Khẩu hiệu của CyberSoft là “ cùng khách hàng đi đến thành công”, vì thế
CyberSoft luôn sẵn sàng cung cấp những sản phẩm, dịch vụ tốt nhất, thỏa mãn
tối đa nhu cầu của khách hàng. CyberSoft luôn luôn và không ngừng cố gắng
phát triển để tạo ra những sản phẩm ngày càng đáp ứng tốt hơn về yêu cầu ngày
càng cao của thị trường đặc biệt là trong lĩnh vực nghiên cứu của mình.
3. Cơ cấu tổ chức của CyberSoft.
Hiện nay CyberSoft có khoảng hơn 30 nhân viên có trình độ đại học với các
chuyên ngành toán, tin, kế toán, kinh tế và ngoại ngữ. Cơ cấu tổ chức của công
ty được mô tả sơ đồ dưới đây:
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Sơ đồ tổ chức của Công ty CyberSoft
Phòng kinh doanh: nhiệm vụ của phòng này là thực hiện các nghiệp vụ kế toán
của công ty, bao gồm một kế toán, hai nhân viên kinh doanh chuyên thực hiện
công việc quảng cáo, giới thiệu sản phẩm, giao dịch với các khách hàng hiện tại
và khách hàng tiềm năng nhằm phát triển thị trường.

Phòng dự án và phát triển sản phẩm: làm nhiệm vụ nghiên cứu và phát triển
sản phẩm mới, nâng cao khả năng phân tích quản trị của sản phẩm. Phòng này
chuyên thực hiện công việc bao gồm xác định yêu cầu, phân tích thiết kế và
phát triển sản phẩm, mọi thành viên đều tham gia vào tất cả các công đoạn của
công việc mà không phân ra trách nhiệm cụ thể của từng thành viên nào, để
tham gia vào được công việc của phòng này, ngoài kiến thức chuyên môn tốt
đòi hỏi mỗi thành viên phải là người có kiến thức cơ bản về kinh tế, quản lý và
đồng thời thông thạo các nghiệp vụ kinh tế, quản lý, kế toán.
Phòng tư vấn và hỗ trợ khách hàng: làm nhiệm vụ tư vấn và có thể tham gia
cùng phòng nghiên cứu và phát triển sản phẩm để phân tích, thiết kế các hệ
Ban giám
đốc
Phòng kinh
doanh, kế
toán
Phòng dự án
và phát triển
sản phẩm
Phòng tư vấn
và hỗ trợ
khách hàng
Phòng đào
tạo
Website: Email : Tel : 0918.775.368
thống lớn như hệ thống thông tin tài chính kế toán, hệ thống thông tin bán
hàng, hệ thông thông tin marketing, hệ thông thông tin quản lý nhân sự và
lương, hệ thống thông tin lập kế hoạch, dự toán, hệ thống thông tin quản lý
chung tòan doanh nghiệp… đồng thời cài đặt, hướng dẫn sử dụng, bảo hành và
nâng cấp sản phẩm theo yêu cầu, tư vấn cho doanh nghiệp khi nhu cầu quản lý
phát sinh để họ có thể chọn giải pháp tối ưu nhất cho công tác quản lý của

mình, công việc chính là làm nhiệm vụ giải đáp thắc mắc, hướng dẫn chi tiết
cách khắc phục những tình huống bất thường xảy ra như nhầm lẫn nghiệp vụ,
phần mềm có vấn đề… cho khách hàng, khách hàng có thể liên hệ với phòng
này qua điện thoại, email, fax và nếu cần thì nhân viên của công ty phải trực
tiếp đích thân đến tại trụ sở của họ.
Phòng đào tạo: Phòng này chuyên về công việc đào tạo mới, đào tạo lại cho
các doanh nghiệp, đồng thời đạo tạo mới và đào tạo lại nhằm nâng cao trình độ
để đáp ứng nhu cầu phát triển nguồn nhân lực và tuyển chọn nhân viên mới cho
nhu cầu nguồn nhân lực của công ty, hàng năm phòng này vẫn tiếp đón và
tuyển chọn những nhân viên mới từ những sinh viên thực tập từ các trường đại
học ngành công nghệ thông tin và kế toán.
5. Các lĩnh vực hoạt động của CyberSoft.
Lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của CyberSoft là về tài chính kế toán và quản
trị doanh nghiệp, tuy nhiên nhìn vào sơ đồ tổ chức của công ty có thể thấy công
ty chủ yếu đáp ứng các dịch vụ sau:
Dịch vụ phát triển phần mềm “may đo”: CyberSoft thực hiện khảo sát và xây
dựng các phần mềm “may đo” với các doanh nghiệp có quy mô lớn theo đặc
thù riêng có của doanh nghiệp.
Dịch vụ tư vấn: Trên cơ sở khảo sát thực trạng và yêu cầu của từng doanh
nghiệp, CyberSoft sẽ đưa ra các đề xuất, các phương án về xây dựng hệ thống
thông tin của doanh nghiệp. Với các chuyên gia đầy nhiệt tình và trách nhiệm
Website: Email : Tel : 0918.775.368
công việc, với sự hiểu biết sâu sắc về nghiệp vụ và kinh nghiệm triển khai ứng
dụng cho rất nhiều doanh nghiệp sẽ đưa ra giải pháp tối ưu cho khách hàng.
Dịch vụ hỗ trợ và bảo trì: theo yêu cầu của khách hàng, CyberSoft ký kết và
thực hiện hợp đồng dịch vụ về hỗ trợ và bảo trì hệ thống thông tin quản trị
doanh nghiệp. CyberSoft có riêng một hệ thống thông tin “CyberSoft
Assistant” làm nhiệm vụ lưu trữ các vấn đề vướng mắc thường gặp và cách
thức giải quyết những vấn đề đó, các nhân viên của CyberSoft luôn sẵn sàng hỗ
trợ và giải quyết khó khăn cho khách hàng. Việc đó làm cho những khó khăn

của khách hàng được giải quyết một cách nhanh nhất.
Dịch vụ đào tạo: CyberSoft thực hiện đào tạo lại và đào tạo mới cho các đơn vị
doanh nghiệp, với những doanh nghiệp có quy mô lớn CyberSoft mở hẳn trung
tâm đào tạo cho các nhân viên kế toán.
Ngoài ra CyberSoft còn tham gia đào tạo kế toán trên máy cho các trường đại
học và trung học chuyên nghiệp, các trung tâm đào tạo kế toán và quản lý, hỗ
trợ trong việc cung cấp các phần mềm, bài giảng và số liệu thực hành về kế
toán.
7. Các đối tác chủ yếu.
 Công ty xi măng Hoàng Mai
 Công ty xi măng Hải Phòng
 Công ty Hưng Long
 Công ty cổ phần xây dựng đường bộ số 1 Hà Tĩnh
 Kinh doanh nhà Thanh Hóa
 Nhà máy thuốc lá Thanh Hóa
 Công ty đường Bình Định
 Tổng công ty vận tải Hà Nội
 Tổng công ty chè
 Tổng công ty Sông Mã
 Viện dầu khí (HN, SG)
Website: Email : Tel : 0918.775.368
 Công ty dệt Nam Định
 Công ty dệt kim đông xuân
 Công ty cơ khí dệt may Nam Định
 Nhà máy chăn len Nam Định
 Công ty cao su Đà Nẵng
 Công ty phụ tùng xe máy GMN
 Công ty Takanichi
 Công ty NCI
 Công ty TS-ARI

 Công ty Cp dịch vụ giải trí Hà nội
 Xí nghiệp TOYOTA Hoàn Kiếm
 Công ty CP đại lý Ford Hà Nội
 Công ty CP đại lý Ford Thăng Long
 Công ty CP đại lý Ford Thủ đô
 Nhà xuất bản bản đồ
 Công ty dược Vĩnh Phúc
 Công ty CP dược phẩm Hà Nội
 Công ty công nghiệp tàu thủy Nam Triệu
 Công ty hợp tác kinh tế (8 đơn vị)
 Sở giáo dục Nam Định (38 trường PTTH)
 Công ty môi trường đô thị Hạ Long
 Công ty cổ phần GasPetrolimex (SG,HN,DN,HP)
 Hà nội Transerco (Bus Hà Nội)
 Truyền hình kỹ thuật số (VTC)
 Tổng công ty xây dựng miền trung
II. ĐỊNH HƯỚNG CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP.
Tên đề tài : Ứng dụng tin học vào công tác quản lý sinh viên Ký túc xá
trường đại học Kinh tế quốc dân.
Website: Email : Tel : 0918.775.368
1. Giới thiệu đề tài thực tập
Sau một thời gian dài tìm hiểu, quan sát đồng thời sống và học tập trong
KTX, thấy có rất nhiều bất cập trong công tác quản lý KTX cũng như của trung
tâm dịch vụ trường đại học Kinh tế Quốc dân ảnh hưởng đến công tác xử lý
thông tin, dữ liệu quản lý, làm giảm hiệu suất làm việc làm mất thời gian của
nhân viên trung tâm dịch vụ và tăng thời gian cũng như mức độ phức tạp của
sinh viên khi đăng kí và làm thủ tục để nội trú trong KTX và nhiều bất cập
khác nên người viết đã quyết định chọn đề tài này, tuy nhiên do thời gian
không cho phép nên đề tài này chỉ gói gọn trong công tác quản lý việc nhập
liệu, sắp xếp phòng, thu tiền, báo cáo danh sách sinh viên KTX và một số báo

cáo có liên quan…Đề tài này được lựa chọn là nhằm mục đích cung cấp một
giải pháp riêng biệt cho công tác quản lý sinh viên nội trú trong KTX trường
Đại học Kinh tế Quốc dân. Giảm thiểu những sai sót không đáng có và giảm
gánh nặng cho người nhâp liệu đồng thời nâng cao năng suất làm việc của nhân
viên quản lý cũng như cung cấp các thông tin cần thiết một cách kịp thời cho
ban giám đốc và những người có trách nhiệm liên quan . Tuy gói gọn như vậy
nhưng nội dung bao hàm nhiều mảng kiến thức được học như CSDL, cấu trúc
dữ liệu và giải thuật, Hệ thống thông tin quản lý, tin học quản lý, kinh tế thông
tin cũng như kiến thức được tổng hợp từ thực tế khi người viết thực tập tại một
công ty chuyên cung cấp phần mềm quản lý, kế toán…Đồng thời bao hàm một
số kiến thức về kinh tế và quản lý. Phần mềm này được viết trên nền hệ quản trị
cơ sở dữ liệu Visual Foxpro 7.0 – là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu mạnh và
thuận tiện cho các bài toán trong quản lý kinh tế, quản lý phân tích, tổng hợp cơ
sở dữ liệu cho các doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn.
2. Tính cấp bách của đề tài:
Hiện nay, do nhu cầu ngày càng mở rộng về quy mô đào tạo, nhu cầu
sinh viên ở KTX ngày càng cao do chất lượng dịch vụ của KTX ngày càng đáp
ứng đầy đủ về vật chất cũng như tinh thần cho sinh viên. Toàn bộ khu KTX có
Website: Email : Tel : 0918.775.368
tổng cộng 5 nhà là nhà 1, 2, 3, 4 và nhà 11. Từ nhà 1 đến nhà 4 mỗi nhà có 56
phòng, mỗi phòng có 10 sinh viên. Nhà 11 cũng có số phòng tương đương với
số lượng sinh viên tương tự. Đầu năm học, ban quản lý KTX đều tổ chức đăng
ký chỗ ở, sắp xếp lại phòng ở và thu tiền. Việc thu tiền là dùng phần mềm
chung của nhà trường. Còn việc sắp xếp bố trí phòng ở thì làm trên Excel với
nhiều hạn chế không đáp ứng được đặc thù quản lý của KTX,việc thêm, bớt,
xóa sửa khi có thay đổi về chỗ ở là phải làm thủ công. Vì vậy đã có rất nhiều
sai lỗi trong quá trình thực hiện công việc, và những sai lầm đã từng thấy là sắp
xếp sinh viên các khóa ở lộn xộn, khóa này với khóa khác, thậm chí đã từng
sắp xếp sinh viên nữ và nam ở chung phòng, đến lúc sinh viên đi xem phòng ở
mới phát hiện ra và báo cáo lại thì ban quản lý mới biết. Ngoài ra trong quá

trình ở cũng có nhiều vấn đề phát sinh như sinh viên bỏ dở ra ngoài, sinh viên
ngoài xin vào, sinh viên xin chuyển từ phòng này sang phòng khác, cuối năm
học phải sắp xếp lại chỗ ở, đến tháng phải thu tiền điện nước, phát giấy vệ sinh,
tất cả đều phải báo cáo lại cho ban quản lý KTX biết….Vậy với đề tài này,
người viết hy vọng sẽ ứng dụng tin học vào công tác quản lý sinh viên KTX
nhằm đáp ứng phần nào những bất cập nêu trên để phục vụ công tác quản lý
sinh viên nội trú một cách có hiệu quả, tránh lầm lẫn, sai sót, nâng cao chất
lượng dịch vụ KTX, tự động xử lý một số công việc đòi hỏi mất nhiều thời gian
và gặp nhiều sai sót khi làm thủ công, đặc biệt là việc xếp phòng cho sinh viên,
tổng hợp báo cáo để báo cáo lại với cấp quản lý của KTX mà cụ thể là giám
đốc trung tâm dịch vụ trường Đại học Kinh tế Quốc dân.
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Chương II: Cơ sở phương pháp luận cơ bản cho việc nghiên
cứu đề tài
Chương này tập trung giới thiệu cơ sở lý luận chung cho việc nghiên cứu đề tài,
bao gồm những vấn đề chủ yếu sau:
-Một số lý thuyết cơ bản về cơ sở dữ liệu quan hệ
-Các thuộc tính cơ sở dữ liệu quan hệ
-Các mô hình quan hệ thực thể
-Giới thiệu các hệ quản trị cơ sở dữ liệu, giới thiệu kỹ về Foxpro 7.0
-Quy trình phân tích thiết kế hệ thống, các mô hình BFD, DFD
-Mô hình hóa và chuẩn hóa dữ liệu
I. Giới thiệu về mô hình thực thể - quan hệ
1. Giới thiệu các khái niệm cơ bản
a. Những khái niệm liên quan đến mô hình dữ liệu quan hệ
Trong mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ có những thuật ngữ sau làm cơ sở cho
việc thiết kế cơ sở dữ liệu :
-Table (bảng): như bang thống kê, bảng danh mục tài khoản kế toán, bảng
danh sách cán bộ, bảng lương, bảng điểm sinh viên, bảng niêm yết giá chứng
khoán…thực hiện việc ghi chép về một nhóm phần tử nào đó gọi là entity

( thực thể).
-Entity(Thực thể): là một nhóm người, đồ vật, sự kiện hay,hiện tượng hay
khái niệm bất kì với các đặc điểm và thuộc tính sẵn có và đặc trưng cần được
ghi chép lại. Một số thực thể có thể là vật chất như hàng hóa, máy móc, xe cộ,
khách hàng, sinh viên, cán bộ, hóa đơn…Một số khác lại mang tính khái niệm
như giá cả, tài khoản kế toán, dự án, nhiệm vụ công tác…Như trên các thực thể
đó có thể là các chỉ tiêu thống kê, các tài khoản kế toán, cán bộ, lương, điểm
của các sinh viên, giá của các loại chứng khoán trên thị trường chứng khoán.
2. Thuộc tính
Website: Email : Tel : 0918.775.368
• Attribute(Thuộc tính): là những đặc điểm và tính chất của thực thể, mỗi
thuộc tính là một yếu tố dữ liệu tách biệt, thường không chia nhỏ được nữa.
Các thuộc tính góp phần mô tả thực thể và là những dữ liệu về thực thể mà ta
muốn lưu trữ. Ví dụ, thực thể tài khoản kế toán được đặc trưng bởi những đặc
điểm như mã tài khoản, tài khoản mẹ, tên tài khoản, nhóm tài khoản…
• Mỗi bảng bao gồm các dòng (row), mỗi dòng như thế ghi chép dữ liệu về
một cá thể (instance) là một biểu hiện riêng biệt của một thực thể nên còn được
gọi là một record (bản ghi) . Ví dụ mỗi dòng của một tài khoản kế toán dùng để
ghi chép thông tin về một tài khoản kế toán chẳng hạn như tài khoản 111 có mã
tài khoản là 111, tên tài khoản là tiền gửi ngân hàng, tài khoản mẹ (rỗng), nhóm
tài khoản là tài sản lưu động…
• Các bảng lại có những cột (colum): chúng còn được gọi là field (Trường),
đó là thuộc tính của thực thể như với thực thể sinh viên thì có mã sinh viên, tên
sinh viên, ngày sinh, quê quán… mỗi thuộc tính như vậy được phản ánh trên
các trường và ô ghi thông tin chính là ô giao nhau giữa cột và dòng của một cá
thể riêng biệt nào đó.
II. Cơ sở dữ liệu và hệ quản trị cơ sở dữ liệu
Trong phần này sẽ giới thiệu khái niệm cơ bản về cơ sở dữ liệu và hệ
quản trị cơ sở dữ liệu:
A. Khái niệm chung

1. Cơ sở dữ liệu và hệ cơ sở dữ liệu
• Khái niệm CSDL (Database): là một nhóm gồm một hay nhiều bảng liên
quan với nhau. Ví dụ như cơ sở dữ liệu sinh viên bao gồm nhiều bảng như bảng
sinh viên, bảng dan sách khoa, bảng danh sách lớp,… Hoặc cơ sở dữ liệu quản
lý nhân sự có các bảng như bảng cán bộ, bảng danh sách phòng ban, bảng
lương…
• Hệ cơ sở dữ liệu (Database system): là một tập hợp các cơ sở dữ liệu có
liên quan với nhau kết hợp lại, chúng còn được gọi là một ngân hang dữ liệu
(Databank), ví dụ như tất cả các CSDL trong trường ĐHKTQD tập hợp lại
Website: Email : Tel : 0918.775.368
thành một hệ cơ sở dữ liệu, các cơ sở dữ liệu của một cơ quan nào đó như
quản lý nhân sự, quản lý lương, cơ sở dữ liệu quản lý kho,.. hợp lại thành một
hệ cơ sở dữ liệu của cơ quan đó.
2. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu
• Hệ quản trị cơ sở dữ liệu ( Database Management Systems): viết tắt là
HQTCSDL hay DBMS là một hệ thống chương trình máy tính giúp tạo lập
thiểt kế, duy trì, sử dụng, quản lý các hệ cơ sở dữ liệu. Một số DBMS thông
dụng hiện nay như Oracle, SQL Server, Foxpro, Access, MySql, R:Base…
3. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Foxpro 7.0
Foxpro là hệ quản trị cơ sở dữ liệu hướng đối tượng, nó có khả năng giúp bạn
có thể tạo lập và lựa chọn các giải pháp cơ sở dữ liệu phục vụ cho công tác quản trị
kinh doanh của doanh nghiệp, đây là hệ quản trị cơ sở dữ liệu chuyên phục vụ để giải
quyết các bài toán trong quản lý. Đặc điểm khác biệt của foxpro là sự đơn giản, bạn có
thể nhanh chóng nắm bắt các kĩ thuật của nó, nó bao gồm một tập hợp khổng lồ các
hàm giúp cho người phát triển không phải mất công viết lại hàm hay thủ tục cho những
công việc thông thường và như vật tiết kiệm công sức cũng như chi phí cho cả người
phát triển và cả các doanh nghiệp khi lựa chọn giải pháp quản trị doanh nghiệp của
mình bằng hệ quản trị cơ sở dữ liệu này. Đi theo bộ cài đặt hệ quản trị cơ sở dữ liệu
Foxpro là các công cụ phát triển, tài liệu hướng dẫn, các ví dụ minh họa để bạn có thể
nắm bắt và áp dụng nhanh chóng các phương pháp để xây dựng, phát triển và quản trị

ứng dụng cơ sở dữ liệu của mình. Hiện tại Visual Foxpro có bản mới nhất là 9.0, tuy
nhiên đề tài này được viết trên nền phiên bản Visual Foxpro 7.0, bản này có những cải
thiện đáng kể so với bản 6.0 trước đó và hiện tại đang được sử dụng tại nhiều doanh
nghiệp phần mềm chuyên viết các phần mềm quản lý và kế toán.
B. Mô hình quan hệ thực thể
Khi phản ánh thực tế vào một cơ sở dữ liệu, thì các thực thể thường không độc
lập mà có mối liên quan chặt chẽ với nhau chứ không cô lập một cách tuyệt đối. Chính
vì vật mà người thiết kế thường sử dụng những mô hình quan hệ để xây dựng các mối
quan hệ giữa các thực thể nhằm tối ưu quá trình thiết kế cơ sở dữ liệu cũng như xây
dựng ứng dụng phục vụ quản lý. Sau đây xin giới thiệu ba mô hình quan hệ phổ biến
Website: Email : Tel : 0918.775.368
và thường được các nhà phát triển ứng dụng cơ sở dữ liệu sử dụng trong quá trình thiết
kế hệ thống.
1. Mô hình quan hệ 1-1
Có hai thực thể A và B được phản ánh vào hai bảng là A và B, khi đó ta
nói là hai bảng A và B có mối quan hệ 1-1 (one to one) khi ứng với mỗi dòng
trong bản A thì cũng chỉ có một dòng tương ứng với nó trong bảng B và ngược
lại, ứng với mỗi dòng trong bảng B cũng chỉ có một dòng trong bang A. Trong
thực tế thì mô hình quan hệ 1-1 thường ít khi sử dụng, vì luôn luôn có thể ghép
hai bảng A và B thành một. Nếu có sử dụng là do người ta muốn tách một bảng
có quá nhiều cột thành hai bảng tương ứng có số cột ít hơn cho dễ nhìn và đỡ
cồng kềnh, hoạc người ta muốn nhóm các trường hay biến động sang một bảng
khác để cập nhật khi cần, khi cần cập nhật người dùng không cần phải mở tất
cả các trường trong bảng lớn để cập nhật mà chỉ cần mở bảng có các trường
hay biến động để cập nhật mà thôi. Ví dụ như bảng hàng hóa thì có thể tách
thành bảng chứa các thông tin về hàng hóa như mã hàng, tên hàng, hãng sản
xuất, còn bảng thứ hai thì dùng để lưu những thông tin hay biến động hơn như
ngày sản xuất, số lượng, đơn giá.
2. Mô hình quan hệ 1-m
Giữa hai bảng A và B là có mối quan hệ 1-m (one to many) nếu ứng với

một dòng trong bảng A thì sẽ có nhiều dòng tương ứng với nó trong bảng B và
ngược lãi mỗi dòng trong bảng B chỉ ứng với một dòng trong bảng A. Bảng A
còn gọi là bảng chủ, còn bảng B là bảng kết hợp hay là bảng quan hệ. Ví dụ
như hình sau:
Trong hình trên ta có hai thực thể là Nhà và Phòng, một nhà có nhiều phòng,
nhưng mỗi phòng chỉ thuộc về một nhà mà thôi, ở bản nhà ta có Primary Key
(PK) là Ma_nha, ở bảng Phong có PK là Ma_phong, có Foreign Key (FK) hay
Website: Email : Tel : 0918.775.368
còn gọi là khóa ngoại lai là Ma_nha, hai bảng này có quan hệ với nhau thông
qua khóa chính ở bảng Nha và khóa ngoại ở bảng Phong, mũi tên chỉ từ Phong
sang Nha để chỉ rằng mỗi phòng trong bảng Phong chỉ thuộc về một nhà trong
bảng Nha.
Mô hình quan hệ một nhiều có thể coi là mô hình ứng dụng nhiều nhất
và cũng xuất hiện nhiều nhất trong thực tế, một khoa có nhiều sinh viên nhưng
mỗi sinh viên chỉ thuộc về một khoa, một mặt hàng có nhiều món hàng nhưng
mỗi món hàng chỉ thuộc về một mặt hàng mà thôi…
3. Mô hình quan hệ m-m
Hai bảng A và B có mối quan hệ nhiều- nhiều (many to many) khi ứng
với một dòng trong bảng A thì cũng có nhiều dòng trong bảng B và ngược lại
ứng với mỗi dòng trong bảng B thì cũng có nhiều dòng trong bảng A. Ví dụ
một hóa đơn ghi nhiều mặt hàng nhưng mỗi mặt hàng cũng có thể xuất hiện
trên nhiều hóa đơn khác nhau. Tuy nhiên mối quan hệ này thường được chuyển
về mô hình quan hệ 1-nhiều. Khi gặp mô hình quan hệ nhiều - nhiều ta thường
tạo ra một thực thể thứ ba là giao của hai thực thể ban đầu, giả sử là thực thể C.
Ví dụ như trên ta có thể thêm một thực thể thứ ba là món hàng giao của hóa
đơn và mặt hàng, một hóa đơn có nhiều món hàng, một mặt hàng cũng có nhiều
món hàng, như vậy thông qua bảng giao này mà giữa hóa đơn và mặt hàng có
mối quan hệ với nhau.
C. Nội dung của việc thiết kế và tạo lập CSDL
1. Xác định mục đích của cơ sở dữ liệu

Là một người phát triển ứng dụng cơ sở dữ liệu thì trước hết bạn phải
xác định được là cơ sở dữ liệu này dùng để làm gì. Muốn vậy phải trải qua một
quá trình điều tra, xác định yêu cầu, từ đó phân tích và thiết kế cho hợp lý, bạn
phải hỏi người trực tiếp sử dụng và người quản lý của hệ thống để biết rõ
những thông tin nào thì cần thiết cho cơ sở dữ liệu, hình thức báo cáo đầu ra
như thế nào để có thể thiết kế một cách hợp lý. Phải xác định một cách rõ ràng,
chính xác và đầy đủ nếu không cơ sở dữ liệu sẽ trở nên vô dụng và như vậy
Website: Email : Tel : 0918.775.368
ứng dụng của bạn khó có thể đáp ứng được yêu cầ sử dụng của người dùng và
yêu cầu quản lý của người quản lý.
2. Phác họa mô hình dữ liệu
a. Xác định thực thể và thuộc tính của mỗi thực thể
Công việc đầu tiên của quá trình xây dựng ứng dụng cơ sở dữ liệu là xác
định xem có những thực thể nào cần phản ánh và những thuộc tính nào cần có
để đưa vào cơ sở dữ liệu, thực chất của quá trình này là xây dựng các bảng và
trong các bảng đó thì cần có những trường nào nhằm đáp ứng được yêu cầu đặt
ra khi phân tích và xác định yêu cầu. Một số nguyên tắc khi chọn lựa xây dựng
các bảng và các cột trong bảng:
- Giảm thiểu sự trùng lặp: hoàn toàn không nên để những thông tin trùng lặp
trong một bảng và cũng không nên để thông tin trùng lặp giữa các bảng với
nhau. Ví dụ trong một bảng sinh viên thì không nên có đồng thời hai trường
cùng lưu thông tin về một thuộc tính nào đó của sinh viên, cũng không nên lưu
thông tin ngày sinh và giới tính hoặc lớp của sinh viên vào hai bảng nào đó,
như vậy khi cập nhật thì chỉ cần thực hiện trên một bảng là được tránh phải cập
nhật chỗ này xong rồi lại cập nhật trong một bảng khác, tránh được sự không
nhất quán dữ liệu khi không cập nhật kịp thời, như thế sẽ rất mất thời gian và
công sức cho người lập trình, và người sử dụng sẽ cảm thấy khó khăn khi xử lý
những vấn đề bất thường có thể xảy ra trong quá trình sử dụng.
- Tránh dữ liệu dư thừa : một bảng thì phải chứa những thông tin vừa và đủ về
một thực thể, không nên đưa những thông tin không cần thiết vào bảng sẽ làm

rối cơ sở dữ liệu và làm cho dung lượng của cơ sở dữ liệu tăng lên. Cũng không
nên đưa những thông tin mà có thể tính toán từ những bảng khác hoặc từ các
cột khác trong cùng một bảng. Ví dụ không nên đưa vào cột điểm trung bình vì
máy có thể tính toán điểm đó dựa trên thông tin về điểm của từng môn học của
sinh viên, hoặc không cần cột thành tiền vì máy cũng có thể tính được kết quả
dựa vào thông tin đơn giá và số lượng. Tất nhiên cũng có thể đưa những thông
Website: Email : Tel : 0918.775.368
tin này vào cơ sở dữ liệu nhưng sẽ thực hiện việc tính toán bàng việc lập trình
mà người dùng không phải can thiệp gì.
- Tăng cường tính độc lập giữa các bảng : khi thiết kế cơ sở dữ liệu làm sao cố
gắng đến mức tối đa tách những thông tin độc lập về từng thực thể giữa các
bảng, như vật khi cần thay đổi cập nhật thông tin trong một bảng nào đó sẽ
không ảnh hưởng đến những bảng khác. Ví dụ như thông tin về khách hàng
như họ tên, số điện thoại, địa chỉ thì nên để trong bảng tách biệt với đơn đặt
hàng của khách hàng đó, như vật khi cần thay đổi thông tin hay loại bỏ đơn đặt
hàng thì cũng không ảnh hưởng gì đến thông tin của khách hàng ở bảng thông
tin khách hàng.
- Dữ liệu nguyên tố: mỗi một cột trong bảng cần phải chứa được thông tin
nguyên tố tức là thông tin ma không hoặc ít khi phải chia nhỏ hơn nữa. Ví
dụ như trường họ tên thì nên tách thành trường họ đệm và trường tên, vì
thường người ta hay sắp xếp theo theo vần abc của tên chứ ít khi người ta
sắp xếp theo thứ tự của họ đệm.
b. Xác định các mối quan hệ
Khi xác định xong các thực thể và các thuộc tính của mỗi thực thể
thì người thiết kế cần phải xác định các mối quan hệ giữa các thực thể đó,
nhằm sau này có thể trích rút và tổng hợp thông tin giữa các bảng khác
nhau nhằm đáp ứng nhanh chóng và đầy đủ những yêu cầu của người
dùng. Ví dụ thông tin về hàng hóa có thể phải tổng hợp từ nhiều bảng
khác nhau của cơ sở dữ liệu hàng hóa.
3. Duyệt lại mô hình dữ liêu

Kiểm tra và duyệt lại cơ sở dữ liệu một lần nữa nhằm phát hiện
tránh những sai sót ngay từ lúc sau khi thiết kế, vì sửa ngay lúc này thì dễ
dàng hơn nhiều so với lúc các bảng đã chứa đầy dữ liệu và ứng dụng đang
được xây dựng dở dang.
4. Xây dựng CSDL
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Công việc lúc này là sẽ dùng đến một hệ quản trị cơ sở dữ liệu để
“biên dịch” mô hình thiết kế thành một cơ sở dữ liệu thực trên máy tính,
tiến hành tạo bảng, điền dữ liệu, tạo các truy vấn, module chương trình,
các form nhập, báo cáo… để xây dựng một ứng dụng hoàn chỉnh.
III. Quy trình phân tích hệ thống thông tin quản lý
1. Quy trình
Một số nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một hệ thống thông tin
- Những vấn đề về quản lý.
- Những yêu cầu mới của nhà quản lý.
- Sự thay đổi của công nghệ.
- Thay đổi sách lược chính trị.
Những yêu cầu mới của quản lý cũng có thể dẫn đến sự cần thiết của một dự
án phát triển một hệ thống thông tin mới. Những luật mới của Chính phủ mới
ban hành, việc ký kết một hiệp tác mới, đa dạng hóa các hoạt động của doanh
nghiệp bằng sản phẩm mới hoặc dịch vụ mới. Các hành động mới của doanh
nghiệp cạnh tranh cũng có một tác động mạnh vào động cơ buộc doanh nghiệp
phải có những hành động đáp ứng.
Việc xuất hiện các công nghệ mới cũng có thể dẫn đến việc một tổ chức
phải xem lại những thiết bị hiện có trong hệ thống thông tin của mình. Khi các
HQTCSDL ra đời nhiều tổ chức phải rà soát lại các hệ thống thông tin của
mình để quyết định những gì họ phải cài đặt lại khi muốn sử dụng những công
nghệ mới này.
Cuối cùng, vai trò của những thách thức chính trị cũng không nên bỏ
qua. Nó cũng có thể là nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một hệ thống thông

tin.
Phương pháp phát triển hệ thống thông tin
Mục đích chính xác của dự án phát triển một hệ thống thông tin là có
được một sản phẩm đáp ứng nhu cầu của người sử dụng, mà nó được hòa hợp
Website: Email : Tel : 0918.775.368
vào trong các hoạt động của tổ chức, chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ các
giới hạn về tài chính và thời gian định trước. Không nhất thiết phải theo đuổi
một phương pháp để phát triển một hệ thống thông tin, tuy nhiên không có
phương pháp ta có nguy cơ không đạt những mục tiêu định trước. Tại sao lại
như vậy? Một hệ thống thông tin là là một đối tượng phức tạp, vận động trong
một môi trường cũng rất phức tạp. Để làm chủ sự phức tạp đó, phân tích viên
cần phải có một cách tiến hành nghiêm túc, một phương pháp.
Một phương pháp được định nghĩa như một tập hợp các bước và các công
cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản
lý hơn. Phương pháp được đề nghị ở đây dựa vào ba nguyên tắc cơ sở chung
của nhiều phương pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển hệ thống thông tin. Ba
nguyên tắc đó là:
- Sử dụng các mô hình.
- Chuyển từ cái chung sang cái riêng.
- Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và từ mô
hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế.
Nguyên tắc đi từ chung đến riêng là một nguyên tắc của sự đơn giản hóa.
Thực tế người khẳng định rằng để hiểu tốt một hệ thống thì trước hết phải hiểu
các mặt chung trước khi xem xét chi tiết. Sự cần thiết áp dụng nguyên tắc này
là hiển nhiên. Tuy nhiên những công cụ đầu tiên được sử dụng để phát triển
ứng dụng tin học cho phép tiến hành mô hình hóa một hệ thống bằng các khía
cạnh chi tiết hơn. Nhiệm vụ lúc đó sẽ khó khăn hơn.
Nhiệm vụ phát triển cũng sẽ đơn giản hơn bằng cách ứng dụng
nguyên tắc thứ ba, có nghĩa là đi từ vật lý sang logic khi phân tích và đi từ
logic sang vật lý khi thiết kế. Ta thấy, phân tích bắt đầu từ thu thập dữ liệu

về hệ thống thông tin đang tồn tại và về khung cảnh của nó. Nguồn dữ
liệu chính là những người sử dụng, các tài liệu và quan sát. Cả ba nguồn
Website: Email : Tel : 0918.775.368
này cung cấp chủ yếu sự mô tả mô hình vật lý ngoài của hệ thống. Tuy
nhiên vấn đề sẽ khác đi khi ta tiến hành thiết kế hệ thống mới.
Các công đoạn của quá trình phát triển hệ thống thông tin
Phát triển hệ thống thông tin có 7 công đoạn chủ yếu, mỗi công đoạn lại
bao gồm một dãy các công đoạn được liệt kê kèm theo. Cuối mỗi giai đoạn là
phải kèm theo việc ra quyết định về việc tiếp tục hay chấm dứt sự phát triển
của hệ thống. Quyết định này được trợ giúp dựa vào nội dung báo cáo mà phân
tích viên hoặc nhóm phân tích viên trình bày cho các nhà sử dụng.
a.Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu.
Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng
giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và
hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống. Giai đoạn này được thực hiện
tương đối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn. Nó bao gồm các công đoạn sau:
- Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu.
Mỗi giai đoạn của quá trình phát triển hệ thống cần phải được lập kế hoạch
cẩn thận. Trong giai đoạn thẩm định dự án thì chúng ta phải làm quen với hệ
thống đang xem xét và xác định các thông tin phải thu thập cũng như các
nguồn, các phương pháp thu thập thông tin. Thông tin cần thu thập ít hay nhiều
phụ thuộc vào kích thước và độ phức tạp của hệ thống mà ta đang nghiên cứu.
Chẳng hạn, thẩm định yêu cầu phát triển hệ thống lập hóa đơn bán hàng cho
một doanh nghiệp nhỏ sẽ yêu cầu tư vấn với số lượng nguồn thông tin ít hơn so
với hệ thống quản lý nhan sự của một doanh nghiệp lớn.
Đối với những dự án lớn và có nhiều thành tham gia vào công việc thẩm
định dự án thì cần phải xác định nhiệm vụ cho từng thành viên và xác định
phương tiện kết hợp giữa các nhiệm vụ.
- Làm rõ yêu cầu.
Trong khâu này thì mục đích chính là làm cho phân tích hiểu đúng và hiểu

rõ yêu cầu của người xác định yêu cầu. Cần xác định được chính xác đối tượng
Website: Email : Tel : 0918.775.368
yêu cầu và thu thập những thông tin cơ bản của môi trường hệ thống và xác
định khung cảnh nghiên cứu.
Yêu cầu phát triển hệ thống của khách hàng có thể được thông báo một cách
chung chung do đó có thể dẫn đến sự nhầm lẫn. Chẳng hạn, một nhà quản lý
yêu cầu “Làm lại hệ thống quản lý đơn đặt hàng”. Nhưng thực ra ông ta muốn
sửa chữa hệ thống thu nhận đơn đặt hàng vì việc sử dụng nó chưa có hiệu quả.
Như vậy phân tích viên có thể hiểu theo nghĩa là nhà quản lý muốn làm lại toàn
bộ hệ thống nhưng thực ra thì đó là một cách hiểu sai bởi vì đơn giản chỉ là nhà
quản lý muốn thay thế hệ thống đơn đặt hàng cũ mà thôi. Vì vậy chính giai
đoạn đánh giá yêu cầu và cụ thể là công đoạn làm rõ yêu cầu cho phép xác định
được đúng yêu cầu của nhà quản lý. Khi làm rõ yêu cầu thì đầu tiên là phân tích
viên phải xác định chính xác xem người sử dụng muốn gì? Tiếp theo là phân
tích viên phải đánh giá xem liệu yêu cầu đúng như đề nghị hay có thể giảm
xuống hoặc phải tăng cường mở rộng thêm?
Làm sáng tỏ yêu cầu được thực hiện chủ yếu qua những cuộc gặp gỡ với
những người yêu cầu sau đó là với những người quản lý chính mà bộ phận của
họ bị tác động hoặc bị hệ thống nghiên cứu ảnh hưởng tới. Chúng ta cần xây
dựng lên bản phác họa đầu tiên về khung cảnh của hệ thống nghiên cứu. Xác
định khung cảnh nghiên cứu không phải là một công việc dễ dàng vì nếu phân
tích viên xác định nó quá hẹp thì sẽ có thể dẫn đến một số thành phần quan
trọng không được đưa vào trong hệ thống còn nếu xác định nó quá rộng thì có
thể lại dẫn đến những hậu quả tiêu cực mặc dù nó đảm bảo cho nhà phân tích
tính hết tới các yếu tố quan trọng của hệ thống. Nhưng mà nếu như xác định
rộng như vậy thì liệu có đủ thời gian và tiền bạc để phát triển hệ thống trong
tương lai.
Các phân tích viên phải tận dụng các cơ hội được gặp gỡ cũng như tham
khảo từ các tài liệu khác nhau có trong tổ chức của mình để có thể hoàn thiện
thêm về hệ thống. Trên thực tế thì phỏng vấn, quan sát, nghiên cứu tài liệu và

sử dụng phiếu điều tra là những công cụ được tin dùng của nhà phân tích.
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Chúng cũng được dùng trong suốt quá trình phát triển dự án nhưng đặc biệt là
trong giai đoạn đánh giá yêu cầu. Tại sao lại như vậy? Bởi vì một lý do đơn
giản đó là cần phải đánh giá được khả năng thực thi của dự án, nếu trong giai
đoạn đánh giá yêu cầu mà không đánh giá được hết các khả năng có thể xảy ra
của hệ thống cũng như những yếu tố tác động bên ngoài tới hệ thống thì có thể
gây ra rất nhiều lãng phí cả về tài chính cũng như nhân lực.
- Đánh giá khả năng thực thi.
Đánh giá khả năng thực thi của dự án là tìm xem có yếu tố nào ngăn cản nhà
phân tích thực hiện, cài đặt một cách thành công giải pháp đã đề xuất hay
không? Nhưng trong thực tế quá trình phát triển hệ thống luôn luôn phải tiến
hành việc đánh giá lại. Trong đánh giá khả năng thực thi của dự án thì cần quan
tâm đến các vấn đề chính như sau:
+ Khả thi về tổ chức: đó là đòi hỏi bắt buộc phải có của mỗi hệ thống
thông tin quản lý, nếu không đáp ứng được yêu cầu này thì dự án phát triển
thông tin đó coi như không khả thi bởi vì một hệ thống thông tin quản lý luôn
luôn phải kết hợp hài hòa với môi trường tổ chức. Ngoài ra chúng ta còn phải
xem xét các ảnh hưởng của quản lý nhân sự của Nhà nước, ảnh hưởng tới quan
hệ khách hàng, ảnh hưởng xảy ra với sự trợ giúp của hệ thống thông tin mới …
+ Khả thi về mặt kỹ thuật: đòi hỏi này được đánh giá bằng cách so sánh
công nghệ hiện có hoặc có thể mua sắm được với yêu cầu kỹ thuật của hệ thống
đề xuất. Chúng ta phải đánh giá khả thi về mặt kỹ thuật bởi vì đòi hỏi về mặt kỹ
thuật là quan trọng nếu như các đòi hỏi khác đều đáp ứng được nhưng lại
không đáp ứng được yêu cầu này thì hệ thống đó không thể sử dụng được và
không thể tiếp tục phát triển được.
+ Khả thi về mặt tài chính: chúng ta xem xét khả thi về mặt tài chính đó
là đánh giá xem lợi ích thu được của hệ thống (cả về mặt hữu hình và vô hình)
có lớn hơn được chi phí đã bỏ ra để xây dựng hệ thống hay không? Nếu lợi ích
thu được từ hệ thống mà nhỏ hơn chi phí đã bỏ ra thì ta không nên tiếp tục phát

triển hệ thống.
Website: Email : Tel : 0918.775.368
- Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu.
Báo cáo cho phép các nhà quyết định cho phép dự án tiếp tục hay ngừng lại.
Báo cáo phải cung cấp một bức tranh sáng sủa và đầy đủ về tình hình và
khuyến nghị những hành động tiếp theo. Báo cáo thường được trình bày để các
nhà quyết định có thể yêu cầu làm rõ thêm các vấn đề. Sau đó là quyết định tiếp
tục hay loại bỏ dự án.
b.Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết
Phân tích chi tiết được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu.
Những mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống
đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của những vấn đề đó,
xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định
mục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt được. Trên cơ sở nội dung báo cáo
chi tiết sẽ quyết định tiếp tục tiến hành hay thôi phát triển một hệ thống mới.
Để làm những việc đó giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các công đoạn sau
đây:
- Lập kế hoạch phân tích chi tiết.
Trong khi lập kế hoạch phân tích chi tiết thì ta cần phải thành lập nhóm
phân tích, phân chia nhiệm vụ, chon phương pháp, công cụ và kỹ thuật sẽ dùng
và xây dựng thời hạn cho các công việc.
+ Thành lập đội ngũ: để thành lập đội ngũ phân tích thì ta cần căn cứ vào
các yếu tố như quy mô của hệ thống, kích cỡ của tổ chức, cách thức quản lý dự
án trong tổ chức, sự sẵn sàng và kinh nghiệm của các thành viên tham gia. Với
một hệ thống lớn và phức tạp thì cần có một đội ngũ phân tích viên lớn mạnh
và dày dạn kinh nghiệm nhưng đối với các hệ thống nhỏ thì có thể là chỉ có một
phân tích viên chịu toàn bộ trách nhiệm phát triển hệ thống. Trong quá trình
phân tích chi tiết thì không thể thiếu được sự cộng tác của đại diện người sử
dụng vì đó là những người cho sử dụng cuối cùng. Điều tất nhiên là người sử
dụng hệ thống sẽ đóng vai trò quan trọng trong dự án vì chính họ sẽ sử dụng hệ

thống trong tương lai và họ có yêu cầu bảo đảm rằng hệ thống đó sẽ đáp ứng
Website: Email : Tel : 0918.775.368
yêu cầu của họ. Vì vậy có một số tổ chức đã cho một số người sử dụng trở
thành thành viên của nhóm phát triển hệ thống, tuy nhiên điều này không phải
lúc nào cũng xảy ra do điều kiện về tài chính cũng như nhân sự của công ty.
+ Lựa chọn phương pháp và công cụ: hiện nay tồn tại bốn phương pháp
thu thập thông tin chính là phỏng vấn, phiếu điều tra, quan sát và nghiên cứu tài
liệu của tổ chức. Các công cụ này không phải lúc nào cũng có thể sử dụng được
vì nó còn phụ thuộc vào hệ thống ta đang phát triển có lớn hay không? Trong
một số trường hợp thì phỏng vấn tỏ ra rất có ích nhưng trong một số trường
hợp nó lại tỏ ra không có hiệu quả. Chính vì vậy chúng ta cần lựa chọn phương
pháp và công cụ thu thập thông tin một cách đúng đắn.
+ Xác định thời hạn: người sử dụng luôn luôn yêu cầu hệ thống được
hoàn tất ngay sau ngày bắt đầu xây dựng hệ thống. Vì vậy chúng ta cần đảm
bảo thời hạn hoàn tất của dự án, muốn như vậy thì chúng ta cần phải phân chia
công việc một cách hiệu quả và yêu cầu cần phải tuân thủ đúng thời hạn để hệ
thống có thể đưa vào sử dụng đúng hạn.
- Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại.
Một hệ thống thông tin luôn luôn chịu sự ràng buộ của các yếu tố bên ngoài
và bên trong, nó không phát triển một cách độc lập. Chúng ta cần phải thu thập
những yếu tố ràng buộc đó để có thể phát triển hệ thống được nhanh chóng và
chính xác.
+ Môi trường ngoài.
+ Môi trường tổ chức.
+ Môi trường vật lý.
- Nghiên cứu hệ thống hiện tại.
Muốn phát triển dự án được tốt thì ta phải có sự hiểu biết về hệ thống đang
tồn tại đầy đủ và chi tiết. Để làm được điều này thì đội ngũ phát triển hệ thống
phải làm việc một cách nghiêm túc và hiệu quả, họ phải làm các công việc sau:
Website: Email : Tel : 0918.775.368

+ Thu thập thông tin về hệ thống đang tồn tại: trong công đoạn này thì
đội ngũ phát triển hệ thống phải làm đó là mô tả các bộ phận và hoạt động của
chúng và các vấn đề có liên quan như: hệ thống, vấn đề của hệ thống.
+ Xây dựng mô hình vật lý ngoài: mô hình vật lý ngoài mô tả hệ thống
như những người sử dụng nhìn thấy. Mô hình này tạo thành tư liệu về hệ thống
như nó đang tồn tại, nó cũng là công cụ để phân tích viên kiểm tra sự hiểu biết
của mình về hệ thống với người sử dụng. Xây dựng một mô hình hệ thống cần
phải có rất nhiều thông tin chi tiết. Cho dù là bao nhiêu thời gian dành cho
phỏng vấn, quan sát và nghiên cứu tài liệu và làm việc cùng với người sử dụng
thì vẫn cứ luôn tồn tại những câu hỏi mà phân tích viên chưa có câu trả lời.
Chính vì vậy phân tích viên luôn luôn phải bám sát với người sử dụng và không
được tự mình đưa ra câu trả lời mà phải lấy thông tin từ người sử dụng.
+ Xây dựng mô hình logic: mô hình logic sẽ được xây dựng từ mô hình
vật lý ngoài và từ các dữ liệu thu thập được trước đây. Sơ đồ luồng dữ liệu và
từ điển dữ liệu là tại liệu về hệ thống. Khi cần thiết thì sơ đồ cấu trúc dữ liệu
(DSD) sẽ hoàn chỉnh tài liệu đã thu thập được. Cũng như mô hình vật lý ngoài
thì mô hình logic mô tả hệ thống thực tại cho phép nhà phân tích hợp lệ hóa sự
hiểu biết của mình về hệ thống với người sử dụng và là công cụ để xác định
một số vấn đề của hệ thống cũng như nguyên nhân của chúng.
- Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp.
Trong công đoạn này thì bao gồm ba công việc chính mà phân tích viên phải
thực hiện đó là:
+ Đưa ra chuẩn đoán: công việc mà phân tích phải làm trong giai đoạn
này không phải là đơn giản nhưng nó lại là một công đoạn rất quan trọng để
biết được hệ thống đang phát triển có bị mắc các lỗi không? Phân tích viên chỉ
nên đưa ra các chuẩn đoán mà không nên sửa chữa nó vì nó không nằm trong
lĩnh vực chuyên môn của mình. Trong đại đa số các trường hợp nghiên cứu hệ
thống, nguyên nhân của các vấn đề là hỗn hợp. Có một số trường hợp liên quan
đến hệ thống thông tin, một số khác gắn liền với nhiều lĩnh vực, cả quản trị
Website: Email : Tel : 0918.775.368

nhân lực cũng như quản trị tác nghiệp quản lý. Việc đưa ra chuẩn đoán là một
hoạt động phức tạp đòi hỏi một cách tiếp cận chặt chẽ. Phân tích viên phải biết
tận dụng mọi công cụ để thực hiện nhiệm vụ này.
+ Xác định mục tiêu mới của hệ thống: các nguyên nhân và các vấn đề
của hệ thống đã được xác định thì phân tích viên sẽ tiến hành cùng với người
sử dụng xác định mục tiêu của hệ thống mới hay hệ thống đã được sửa chữa.
Mục đích chính của công việc này đó là hướng dẫn cho việc thiết kế hệ thống
mới và đánh giá hệ thống mới sau khi được cài đặt.
+ Xác định các yếu tố của giải pháp: các mục tiêu của hệ thống mới gắn
chặt với các vấn đề của hệ thống còn các yếu tố giải pháp lại gắn chặt với
nguyên nhân của các vấn đề. Nếu thời gian trả lời của hệ thống là quá lâu vì
vấn đề năng lự của máy tính thì yếu tố giải pháp trước nhất là phải nâng cao
năng lực đó.
- Đánh giá lại tính khả thi.
Sau khi các công đoạn trên hoàn thành thì ta đã có rất nhiều thông tin về hệ
thống cũng như những nguyên nhân và giải pháp cho các vấn đề mắc phải của
hệ thống. Trong công đoạn này thì mục đích chính vẫn là đánh giá tính khả thi
trong tổ chức, tài chính, kỹ thuật và thời hạn.
Đối với mỗi một yếu tố trong giải pháp thì phân tích viên phải xác định loại
công nghệ cần có để thực thi giải pháp. Việc đánh giá lại tính khả thi của dự án
được thực hiện bằng việc so sánh những thông tin đó với những ràng buộc về
tổ chức, kỹ thuật, tài chính và thời hạn đã được xác định trước đây.
- Thay đổi đề xuất của dự án.
Trong khi thực hiện đánh giá lại tính khả thi của dự án thì nhóm phân tích
viên đã phác họa một đề xuất của dự án và đã được người sử dụng chấp nhận.
Với những thông tin đã thu thập được qua các công đoạn trên và việc đánh giá
lại tính khả thi của dự án thì chúng ta cần xem xét và sửa đổi lại để xuất của dự
án. Chúng ta cần phải cố gắng cung cấp cho những người ra quyết định những
thông tin và bức tranh rõ nhất có thể được về dự án, về nhiệm vụ phải thực
Website: Email : Tel : 0918.775.368

hiện, về chi phí và về các ràng buộc về thời gian thực hiện hệ thống thông tin
mới.
- Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết.
Báo cáo chi tiết là một tài liệu rất quan trọng nó sẽ phục vụ cho việc ra
quyết định tiếp tục hay ngừng dự án. Báo cáo chi tiết phải thể hiện được những
điều căn bản mà nhóm phân tích đã tìm thấy được, nó không thể được thể hiện
để đến khi người nghe không nắm rõ được ý nghĩa. Báo cáo phải được thể hiện
rõ ràng và có thể đính kèm các trang phụ lục mô tả tình hình chi tiết hơn.
c.Giai đoạn 3: Thiết kế logic
Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần logic của một hệ thống
thông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được
những mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước. Mô hình logic của hệ thống
mới sẽ sản sinh ra (nội dung của Output), nội dung của cơ sở dữ liệu (các tệp,
các quan hệ giữa các tệp), các xử lý và hợp thức hóa sẽ phải thực hiện (các xử
lý) và các dữ liệu sẽ được nhập (các Input). Mô hình logic sẽ phải được những
người sử dụng xem xét và chuẩn y. Thiết kế logic bao gồm những công đoạn
sau:
- Thiết kế cơ sở dữ liệu.
Thiết kế cơ sở dữ liệu là việc xác định yêu cầu thông tin của người sử dụng
hệ thống thông tin mới. Công việc này rất phức tạp do đó cần phải có những
kinh nghiệm trong thiết kế cơ sở dữ liệu thì mới có thể thiết kế cơ sở dữ liệu
một cách chính xác được. Muốn thiết kế cơ sở dữ liệu chính xác thì phân tích
viên phải xác định được phương pháp thiết kế hợp lý, nhưng mà trong thực tế
thì không tồn tại một phương pháp nào thật sự hữu ích cho mọi hoàn cảnh.
Những nguyên nhân để giải thích cho sự khó khăn về thiết kế cơ sở dữ liệu
được chia thành bốn loại chính sau:
+ Đặc trưng của nhiệm vụ mà hệ thống thông tin phải trợ giúp.
+ Đặc trưng của hệ thống thông tin.
+ Đặc trưng của người sử dụng.