Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ tại phòng nội vụ huyện phong điền

LỜI NÓI ĐẦU
Văn thư- Lưu trữ là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là công tác
thường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý Hành chính Nhà nước. Trong
các cơ quan đơn vị công tác Văn thư- Lưu trữ luôn được quan tâm, bởi đó là công tác
đảm bảo hoạt động quản lý Hành chính thông qua các văn bản- tài liệu. Làm tốt công
tác công văn, giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin giải quyết công việc nhanh
chóng, chính xác, đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan. Ngày nay, cùng với sự phát triển
của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh vực đều được hiện đại hoá, nền hành chính nhà
nước cũng có sự phát triển để phù hợp.Với vai trò quan trọng của công tác Văn thư-
Lưu trữ, trong lĩnh vực quản lý hành chính, Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm, đã
và đang có những chủ chương chính sách ngày càng hiện đại công tác này, nhằm phục
vụ tốt nhất cho hoạt động quản lý Nhà nước trong mỗi cơ quan. Trong những năm
qua, được sự quan tâm chỉ đạo của Chính phủ các Bộ, ngành và Ủy ban nhân dân các
cấp, công tác văn thư, lưu trữ đã đạt được nhiều thành tích đáng kể. Một số văn bản
quy phạm pháp luật về lưu trữ được ban hành đã bước đầu tạo điều kiện đưa hoạt
động lưu trữ đi vào nề nếp; tổ chức lưu trữ và hệ thống kho lưu trữ từng bước được
củng cố; tài liệu lưu trữ được bảo vệ, bảo quản an toàn và đáp ứng ngày càng tốt hơn
hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức cũng như
yêu cầu khai thác sử dụng của xã hội. Tuy nhiên, bên cạnh đó, công tác văn, lưu trữ
của các cơ quan, tổ chức vẫn còn nhiều bất cập chưa theo kịp yêu cầu của quá trình
đổi mới nền hành chính nhà nước.
Phòng Nội vụ huyện Phong Điền là cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân
dân huyện Phong Điền, có chức năng tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân huyện thực
hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực công tác: tổ chức; biên chế các cơ
quan hành chính, sự nghiệp nhà nước; cải cách hành chính; chính quyền địa phương;
địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức nhà nước; cán bộ, công chức xã,
phường, thị trấn; hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi
đua- khen thưởng; công tác thanh niên ( gọi chung là công tác nội vụ).
Xuất phát từ những lý do trên và trong phạm vi hiểu biết của bản thân, cũng
như từ thực tiễn của đơn vị đang công tác, tôi đã mạnh dạn chọn đề tài: “ Một số giải
pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ tại Phòng Nội vụ huyện Phong

Điền.”
Phương pháp nghiên cứu: Áp dụng các văn bản pháp luật của Nhà nước và
thực tiễn của đơn vị, tôi đã kết hợp các phương pháp: Phương pháp phân tích tổng
hợp, phương pháp thống kê, so sánh, phương pháp điều tra, phương pháp quy nạp
diễn dịch để nghiên cứu hoàn thành tiểu luận của mình.
1
I. NỘI DUNG TÌNH HUỐNG :
1. Hoàn cảnh ra đời của tình huống:
Phòng Nội vụ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ
đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Ủy ban nhân dân huyện, đồng thời
chịu sự hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của Sở Nội vụ.
Nhiệm vụ của Phòng Nội vụ huyện Phong Điền về công tác văn thư, lưu trữ như
sau:
Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ của
Nhà nước và của tỉnh đối với các cơ quan, tổ chức ở cấp huyện và cấp xã;
Thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật;
Tổ chức sơ kết, tổng kết và thực hiện công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động
văn thư, lưu trữ;
Quản lý tài liệu lưu trữ của cấp huyện theo hướng dẫn của Sở Nội vụ;
Thực hiện một số dịch vụ công về văn thư, lưu trữ;
Cơ cấu tổ chức Phòng Nội vụ hiện nay có 10 cán bộ, công chức trong đó có một
biên chế làm công tác văn thư lưu trữ. Với chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực
công tác: tổ chức; biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước; cải cách
hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên
chức nhà nước; cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn; hội, tổ chức phi chính phủ;
văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua-khen thưởng; công tác thanh niên. Hàng
năm Phòng Nội vụ huyện tiếp nhận, xử lý lượng văn bản tương đối lớn. Cụ thể số liệu
theo báo cáo tổng kết 3 năm gần đây là:
Năm Văn bản đến Văn bản đi
2010 2.648 1.161

2011 2.482 1.229
2012 2.640 1.234
Đặc điểm của công tác văn thư hiện nay của Phòng Nội vụ huyện Phong Điền
thực hiện theo hình thức văn thư hỗn hợp. Trong đó, việc tiếp nhận văn bản, đăng ký
văn bản, nhân bản, đóng dấu … được thực hiện tại bộ phận văn thư, do một cán bộ
đảm nhiệm – gọi là cán bộ văn thư của cơ quan. Việc soạn thảo, in ấn, lưu hồ sơ công
việc, trình ký… được thực hiện tại các bộ phận chuyên môn.
2
Việc thực hiện các trình tự quản lý văn bản còn nhiều sai sót.
Ví dụ:
Văn bản đến không qua cán bộ văn thư .
Văn bản phát hành không được kiểm tra, kiểm duyệt về nội dung và thể thức.
Không lập hồ sơ công việc;
Bộ phận soạn thảo không lưu văn bản…
2. Mô tả tình huống:
Vấn đề quản lý hành chính về công tác văn thư, lưu trữ còn nhiều bất cập, chưa
được chú trọng, ảnh hưởng đến quá trình điều hành hoạt động của cơ quan. Hạn chế
đến các hoạt động trong công cuộc cải cách hành chính và quản lý công sở.
Những năm qua chưa có sự quan tâm chỉ đạo đúng mức đối với công tác văn
thư, lưu trữ. Đặc biệt hoạt động lưu trữ, thể hiện ở chỗ chưa bố trí cán bộ đủ năng lực
đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ, trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ còn nghèo nàn, dẫn
đến chưa phát huy được tác dụng của nguồn lực thông tin trong tài liệu lưu trữ. Việc
truy cập tài liệu lưu trữ rất khó khăn. Ảnh hưởng đến công tác thống kê, báo cáo…
Các bộ phận chuyên môn chưa thực hiện lập hồ sơ công việc, gây khó khăn cho
việc thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử.
Chưa triển khai thực hiện việc ban hành các văn bản liên quan đến công tác văn
thư, lưu trữ (danh mục hồ sơ, bảng thời hạn bảo quản tài liệu, danh mục thành phần
hồ sơ, tài liệu ).
Những tồn tại trên là do những nguyên nhân chủ yếu sau:
Lãnh đạo chưa nhận thức đầy đủ, toàn diện công tác văn thư, lưu trữ chưa dành

sự quan tâm đúng mức đến công tác này.
Chưa có những quy định để điều chỉnh đầy đủ và cụ thể các quan hệ nội bộ
trong quản lý công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ. Công tác quán triệt việc
thực hiện thi hành Nghị định 110, Nghị định 111 ban hành còn chậm, chưa đầy đủ,
thiếu đồng bộ và trong một số trường hợp chưa đáp ứng được yêu cầu. Việc chấp
hành pháp luật văn thư, lưu trữ nhìn chung chưa nghiêm, tính răn đe đối với hành vi
vi phạm pháp luật văn thư, lưu trữ hầu như chưa có.
Thiếu biên chế cán bộ làm công tác lưu trữ. Nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ
mà thực tế đang đòi hỏi cấp bách vẫn chưa giải quyết được đầy đủ, cụ thể là: Bồi
dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; việc lập danh mục tài liệu của cơ quan; Chưa ứng
dụng công nghệ thông tin trong văn thư - lưu trữ.
3
II. PHÂN TÍCH TÌNH HUỐNG:
1. Mục tiêu phân tích tình huống:
Những năm gần đây, công tác văn thư lưu trữ trong cơ quan đã được quan tâm,
củng cố. Các nghiệp vụ của công tác này từng bước được quy định cụ thể, đặc biệt là
nghiệp vụ xây dựng và quản lý văn bản ở khâu văn thư hiện hành của cơ quan.
Công tác văn thư bao gồm: tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; trình, chuyển giao
văn bản đến cho cán bộ, công chức; giúp lãnh đạo phòng đôn đốc việc giải quyết văn
bản đến; tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt, ký
ban hành; kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng;
đóng dấu mức độ khẩn, mật; đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi
việc chuyển phát văn bản đi; sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản
lưu; quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục cấp giấy
giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức, viên chức; bảo quản, sử dụng con
dấu của cơ quan, tổ chức và các loại con dấu khác. Những nội dung này đã và đang
thực hiện tương đối tốt.
Đối với văn bản đến, tất cả văn bản, kể cả đơn, thư do cá nhân gửi đến cơ quan
được quản lý theo trình tự sau: tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; trình, chuyển giao văn
bản đến; giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được tập trung tại văn thư cơ quan,
tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký. Những văn bản đến không được đăng ký tại
văn thư thì không giải quyết. Tuy nhiên, thực trạng có một vấn đề nhiều văn bản đến
không được chuyển qua bộ phận văn thư cơ quan, nhiều khi việc chuyển công văn
được gửi thẳng trực tiếp cho bộ phận chuyên môn.
Văn bản đến phải được kịp thời trình cho lãnh đạo cơ quan phê duyệt và
chuyển giao cho cán bộ, công chức giải quyết. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ
khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm chính xác và giữ gìn bí mật nội dung
văn bản.
Người đứng đầu cơ quan có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản
đến. Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được giao chỉ đạo giải quyết
những văn bản đến theo sự uỷ nhiệm của người đứng đầu và những văn bản đến thuộc
các lĩnh vực được phân công phụ trách.
Căn cứ nội dung văn bản đến, người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho cán
bộ, công chức giải quyết. Cán bộ, công chức có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết
văn bản đến theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan, tổ
chức.
4
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho người được giao trách nhiệm
thực hiện những công việc sau: xem xét toàn bộ văn bản đến và báo cáo về những văn
bản quan trọng, khẩn cấp; chuyển văn bản đến cho cán bộ, công chức giải quyết; theo
dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Đối với văn bản đi, tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành phải được
quản lý theo trình tự sau: kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký
hiệu và ngày, tháng của văn bản; đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu
có); đăng ký văn bản đi; làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn
bản đi; lưu văn bản đi.
Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong
ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo; Văn bản đi có

thể được chuyển cho nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển qua mạng để thông tin nhanh.
Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất hai bản chính; một bản lưu tại văn thư cơ quan và một
bản lưu trong hồ sơ.
Bản lưu văn bản đi tại văn thư cơ quan, tổ chức phải được sắp xếp thứ tự đăng
ký.
Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành bao gồm: mở hồ sơ; thu thập, cập nhật văn
bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ; kết
thúc và biên mục hồ sơ. Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập: hồ sơ được lập phải
phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hoặc của cơ quan, tổ chức; văn bản,
tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh
đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc; văn bản, tài liệu
được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.
Cán bộ, công chức trong cơ quan, phải giao nộp những hồ sơ, tài liệu có giá trị
lưu trữ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức theo thời hạn quy định.
Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn
nộp lưu thì phải lập danh mục gửi cho lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức nhưng
thời hạn giữ lại không được quá hai năm.
Mọi cán bộ, công chức, viên chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển
công tác khác đều phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm.
Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện các nội dung, trình tự trên chưa được quán
triệt và thực hiện nghiêm túc, bên cạnh đó công tác này cũng đang tồn tại những hạn
chế, bất cập cần được quan tâm khắc phục để có thể đáp ứng được các yêu cầu của
quản lý. Điều này thể hiện ở những vấn đề như:
5
Chất lượng các văn bản được soạn thảo và sử dụng trong cơ quan còn thấp.
Việc thực hiện các quy trình xây dựng, thủ tục ban hành còn chồng chéo, chưa thống
nhất.
Việc quản lý văn bản đi, đến còn chưa thực hiện theo đúng trình tự. Việc xử, lý,
theo dõi, kiểm tra chuyển giao, giải quyết văn bản còn chậm và thủ công. Việc ứng
dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư còn nhiều hạn chế do cơ sở hạ tầng

công nghệ thông tin mới bắt đầu được hình thành.
Công tác lập hồ sơ hiện hành chưa thực sự đi vào nề nếp. Tình trạng không lập
hồ sơ công việc hoặc nếu có lập hồ sơ thì cũng chưa đáp ứng được yêu cầu vẫn còn
diễn ra khá phổ biến. Việc quản lý, nộp lưu hồ sơ tài liệu chưa được thực hiện nghiêm
túc dẫn đến tình trạng các hồ sơ tài liệu có giá trị, cần lưu trữ chưa được nộp lưu đúng
thời hạn quy định, ở nhiều nơi tài liệu còn ở tình trạng tích đống tại các phòng làm
việc của cán bộ.
2. Cơ sở lý luận:
Hoạt động công tác văn thư, lưu trữ được tác động trực tiếp bằng các văn bản
quy phạm pháp luật sau:
Pháp lệnh số 34/2001/PL-UBTVQH10 ngày 04 tháng 4 năm 2001 của Ủy ban
thường vụ Quốc hội về Lưu trữ quốc gia.
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn
thư.
Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định chi tiết
thi hành một số điều của pháp lệnh lưu trữ quốc gia.
Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Liên tịch
Bộ Nội vụ - Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản.
Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung
một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về
công tác văn thư.
Nghị định số 13/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ quy định tổ chức
các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung
ương.
Ngoài ra còn hệ thống các văn bản liên quan đến quản lý và sử dụng con dấu,
bảo vệ bí mật Nhà nước
6
3. Phân tích diễn biến tình huống:
Công tác văn thư : Tại Điều 1, Khoản 2, Nghị định 110/2004/NĐ-CP của

Chính phủ về công tác văn thư ghi rõ: “ Công tác văn thư quy định tại Nghị định này
bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu
khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử
dụng con dấu trong công tác văn thư.”
Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản
lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ nhằm bảo đảm thông tin văn bản
cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức. Có thể nói rằng, hầu hết các hoạt
động quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc hành chính hàng ngày đều gắn liền với
văn bản và điều đó cũng có nghĩa là gắn liền với công tác văn thư. Hầu hết cán bộ,
công chức trong cơ quan đều có tham gia trực tiếp hoặc gián tiếp vào việc soạn thảo
và ban hành văn bản, cũng như lập hồ sơ về những việc được giao giải quyết.
Vì vậy chất lượng của công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng
và hiệu quả công việc của cơ quan, tổ chức, đồng thời cũng tạo nên bằng chứng thể
hiện sự minh bạch, trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức và cá nhân đối với việc thực
hiện, giải quyết công việc.
Công tác lưu trữ: Công tác lưu trữ là các hoạt động có liên quan đến việc xác
định giá trị, thu thập, sắp xếp khoa học, bảo quản an toàn, làm công cụ tra cứu và tổ
chức khai thác, sử dụng phục vụ nhu cầu thông tin lưu trữ của các cơ quan, tổ chức và
xã hội.
Về cơ bản có thể hiểu, công tác văn thư là công tác nhằm đảm bảo thông tin
văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức. Nội dung công
tác này bao gồm các việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và các tài
liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan; lập hồ sơ hiện hành, giao
nộp hồ sơ vào lưu trữ; và quản lý, sử dụng con dấu trong văn thư. Còn công tác lưu
trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản của cơ quan, tổ chức nhằm lựa chọn, lưu giữ,
tổ chức một cách khoa học các hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng
của cơ quan và xã hội. Nội dung công tác lưu trữ bao gồm các việc về thu thập, bảo
quản và tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan.
Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực, hầu
hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền với văn bản,

cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản nói
riêng, với công tác văn thư và lưu trữ nói chung. Do đó, vai trò của công tác văn thư
và lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước là rất quan trọng.
Ví dụ, khi soạn thảo báo cáo tổng kết công tác cuối năm, có thể xem xét báo
cáo của những năm trước về chỉ tiêu công tác đặt ra để đánh giá mức độ hoàn thành,
7
các biện pháp được áp dụng, những thuận lợi, khó khăn đã gặp phải… từ đó đưa ra
phương hướng công tác cho phù hợp; hoặc để bảo đảm tính khoa học trong quá trình
xây dựng bản quy hoạch, kế hoạch, nhất thiết phải có nghiên cứu thực trạng vấn đề đó
ở giai đoạn trước để đúc rút kinh nghiệm, tìm ra nguyên nhân làm cho công việc
thành công hay không thành công, từ đó đưa ra nhiệm vụ, kế hoạch sát hợp với thực
tế. Cơ quan quản lý nhà nước không thể rút ngắn thời gian ban hành các quyết định,
giải quyết kịp thời, đúng đắn các yêu cầu của công dân nếu không có đầy đủ, kịp thời
thông tin từ tài liệu lưu trữ. Thực hiện tốt công tác lưu trữ, công văn, giấy tờ là một
trong những điều kiện để thực hiện cải cách thủ tục hành chính của các cơ quan đơn
vị.
Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thông tin, các tài liệu đã xử lý trước
đó là rất quan trọng để hình thành nên văn bản. Các tài liệu được lưu trữ tốt sẽ là
nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp thời nhất cho
người soạn thảo văn bản. Trên thực tế, cơ quan quản lý nhà nước không thể rút ngắn
thời gian ban hành các quyết định, giải quyết kịp thời, đúng đắn các yêu cầu của công
dân nếu không có đầy đủ, kịp thời thông tin từ tài liệu lưu trữ. Công việc của một cơ
quan được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn, giấy tờ
có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có được cẩn thận hay không. Như
vậy, thực hiện tốt công tác lưu trữ sẽ góp phần thúc đẩy thực hiện tốt công tác văn
thư.
Ngược lại, thực hiện tốt công tác văn thư cũng sẽ góp phần thực hiện tốt công
tác lưu trữ. Cụ thể là việc quản lý văn bản và lập hồ sơ hiện hành có ảnh hưởng quan
trọng đến việc thực hiện tốt công tác lưu trữ. Có thể xem công tác lập hồ sơ như là
cầu nối giữa công tác văn thư với công tác lưu trữ. Nếu hồ sơ được lập khoa học sẽ

tiết kiệm thời gian, công sức và tạo điều kiện thuận lợi để công tác lưu trữ phát triển,
từ đó từng bước phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.
Tóm lại : Giữa công tác văn thư và lưu trữ không có sự tách biệt mà có mối
quan hệ chặt chẽ, thúc đẩy với nhau. Mối quan hệ này thể hiện qua sự liên tục trong
quá trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản đến lưu trữ hiện hành và đưa vào
lưu trữ lịch sử có mối quan hệ chặt chẽ, phụ thuộc, thúc đẩy nhau.
Công tác văn thư phải đảm bảo một số nguyên tắc cơ bản sau:
Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có
quy định khác, đều phải được quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư của cơ quan, tổ
chức. Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc
chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có
đóng các dấu độ khẩn: “Hoả tốc” (kể cả “Hoả tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn”
(sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau
8
khi nhận được. Văn bản khẩn đi cần được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát
ngay sau khi văn bản được ký.
Văn bản, tài liệu mang bí mật nhà nước (sau đây gọi tắt là văn bản mật) được đăng
ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước
Hoạt động lưu trữ phải đáp ứng được các mục tiêu sau:
Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những
tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá,
xã hội. Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những bằng
chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan.
Giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc, giải quyết
xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân. Hồ sơ tài liệu
trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán
bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục
tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu
của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay.
Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ chức, cá

nhân. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ
việc kiểm tra, thanh tra giám sát.
Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức,
doanh nghiệp và các bí mật quốc gia.
4. Nguyên nhân xảy ra tình huống:
Số lượng văn bản xử lý nhiều, công tác văn thư phân tán, dẫn đến việc thu
thập, sắp xếp, bảo quản tài liệu lưu trữ rất khó khăn. Điều này một phần là do lượng
văn bản, tài liệu rời lẻ chưa được lập hồ sơ còn nhiều do tồn đọng từ các năm trước.
Một phần là do kho lưu trữ chưa đạt yêu cầu; quá trình tổ chức sắp xếp và sử dụng tài
liệu lưu trữ vẫn còn hạn chế nhất định; bên cạch đó, một nguyên nhân quan trọng là ý
thức trách nhiệm về công tác văn thư, lưu trữ ở đại bộ phận cán bộ công chức còn hạn
chế, thiếu tính cầu thị, bảo thủ, trì trệ; làm việc theo thói quen. Thực trạng này sẽ dẫn
đến phải tốn kém một khoản kinh phí khá lớn cho việc chỉnh lý lượng tài liệu này
trong thời gian sắp tới. Ngoài ra, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác
văn thư, lưu trữ vẫn chưa được thực hiện.
Nguyên nhân của tình huống xuất phát từ một số yếu tố sau :
Đầu tiên phải kể đến đó là khó khăn về phía đội ngũ cán bộ, công chức, hiện tại
chỉ có 01 cán bộ làm công tác văn thư kiêm lưu trữ. Mặt khác, nghiệp vụ của cán bộ
chuyên viên tham gia các quá trình soạn thảo văn bản trong quán trình thực hiện công
tác văn thư, lưu trữ vẫn chưa theo kịp yêu cầu công việc đề ra.
9
Bên cạnh đó Lãnh đạo Phòng Nội vụ huyện Phong Điền vẫn chưa hiểu rõ và
đánh giá hết được các nội dung quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ nên chưa
dành sự quan tâm, đầu tư đúng như yêu cầu của công tác này.
Tình trạng cán bộ, công chức chưa lập hồ sơ công việc vừa là tồn tại, nhưng
đồng thời cũng là nguyên nhân quan trọng dẫn đến tài liệu tồn đọng, tích đống còn
nhiều, gây tốn kém, lãng phí về công tác chỉnh lý sau này.
Thiếu nguồn kinh phí trong chỉnh lý tài liệu, đầu tư trang thiết bị, ứng dụng
công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ
Một nguyên nhân quan trọng là công tác quản lý hành chính về công tác văn

thư lưu trữ chưa được quan tâm thực hiện.
5. Hậu quả của tình huống:
Không tổ chức được hoạt động lưu trữ tại đơn vị, tài liệu tích đống tại các
phòng làm việc, không được tổ chức phân loại nhiều năm dẫn đến tình trạng ùn đọng,
thất lạc tài liệu, không đảm bảo an toàn phòng cháy chữa cháy, mất mỹ quan công
sở
Không khai thác được tài liệu có giá trị lưu trữ , không thực hiện được việc nộp
lưu tài liệu cho cơ quan cấp trên.
III. XỬ LÝ TÌNH HUỐNG
1.Mục tiêu xử lý tình huống:
Nhằm tìm ra nguyên nhân và một số giải pháp để nâng cao chất lượng và khắc
phục những khó khăn bất cập trong công tác công tác văn thư, lưu trữ. Từng bước
hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ để phục vụ tốt hơn việc chỉ đạo, điều hành đáp
ứng yêu cầu cải cách hành chính trong giai đoạn mới. Đảm bảo thực hiện có nề nếp,
hiệu quả việc hình thành, bảo vệ, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đối với tổ chức, cơ
quan, đơn vị và xã hội. Với những vấn đề còn tồn tại trong công tác văn thư, lưu trữ
tại Phòng Nội vụ huyện Phong Điền, đặt ra cho bộ phận văn thư tìm ra các giải pháp
để nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ tại đơn vị nhằm đạt được những yêu
cầu sau:
Một là: Tăng cường ý thức pháp luật trong công tác văn thư, lưu trữ của cán bộ,
công chức ở một số cơ quan. Thực hiện nghiêm túc các Quy trình, trình tự quản lý
văn bản đi, đến theo đúng quy định của Nhà nước.
Hai là: Xây dựng các văn bản quản lý văn thư, lưu trữ thống nhất, đồng bộ có
hiệu lực thực hiện.
Ba là: Đầu tư cơ sở vật chất và kinh phí đầu tư cho công tác văn thư, lưu trữ
10
Bốn là: Kiện toàn biên chế cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ có đủ trình độ,
năng lực, phẩm chất đáp ứng được yêu cầu đổi mới cồng tác văn thư - lưu trữ.
Năm là: Thực hiện đồng bộ các chương trình áp dụng trong việc tổ chức thực
hiện cải cách hành chính, áp dụng các biện pháp điều hành, hiện đại hoá công sở.

2. Xây dựng giải pháp xử lý tình huống:
Với tình huống nêu trên trong quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Phòng Nội
vụ huyện Phong Điền từ khi thành lập đến nay, trải qua quá trình hoạt động thực hiện
nhiệm vụ chuyên môn cũng như nghiệm vụ chính trị của cơ quan, công tác văn thư,
lưu trữ của đơn vị còn nhiều vấn đề bất cập cần giải quyết.
Trong điều kiện diễn ra tình huống này, một yếu tố khách quan là đội ngũ cán
bộ quản lý thiếu ổn định do việc luân chuyển cán bộ, nên công tác văn thư, lưu trữ
qua một thời gian dài không được chú trọng. Làm ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả
của đổi mới phương thức điều hành và hiện đại hoá công sở, tăng cường hiệu quả của
nền hành chính và việc đổi mới lề lối làm việc hành chính văn phòng .
Với suy nghĩ trên, tôi đã mạnh dạn đề xuất với lãnh đạo Phòng Nội vụ huyện
Phong Điền trong chương trình thực hiện cải cách hành chính của huyện nhà cần chú
trọng đến việc tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ.
Giải pháp cụ thể để thực hiện mục tiêu là:
Một là: Đổi mới quản lý công tác văn thư, lưu trữ.
Hai là: Đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về văn thư, lưu trữ.
Ba là: Củng cố kiện toàn cán bộ và hệ thống quản lý công tác văn thư - lưu trữ
Bốn là: Thực hiện tốt việc lập hồ sơ hiện hành và việc giao nộp hồ sơ, tài liệu
vào lưu trữ cơ quan;
Năm là: Tăng cường cơ sở vật chất đáp ứng yêu cầu cơ bản của hoạt động văn
thư - lưu trữ.
Sáu là: Tăng cường kiểm tra việc thực hiện các trình, trình tự thực hiện các
công việc trong hoạt động văn thư - lưu trữ tại cơ quan.
3. Lựa chọn giải pháp xử lý tình huống:
Để nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ tại Phòng Nội vụ huyện
Phong Điền trong giai đoạn hiện nay, khắc phục được những tồn tại, hạn chế nêu trên,
với trách nhiệm được giao quản lý hoạt động văn thư, lưu trữ của Phòng Nội vụ
huyện Phong Điền tôi đã nghiên cứu, đề xuất và triển khai các giải pháp sau:
11
3.1. Đổi mới công tác văn thư lưu trữ:

a. Triển khai thực hiện chương trình 5S
Trong quá trình học tập và nghiên cứu các giải pháp để giải quyết vấn đề quản
lý công sở khắc phục những tồn tại từ việc phân công phân nhiệm cho từng cán bộ,
công chức, trang bị tài sản thiếu đồng bộ, nhằm nâng cao hiệu quả, năng suất, chất
lượng công việc, tạo sự thuận lợi, thoải mái, luôn đem lại hứng khởi cho cán bộ, công
chức, hay nói cách khác là tạo nền tảng cơ bản để thực hiện các hệ thống đảm bảo
chất lượng tôi đã học tập được kinh nghiệm của một số đơn vị triển khai chương trình
5S trong điều hành công sở.
5S là phát kiến của người Nhật trong hoạt động quản lý Văn phòng, quản lý sản
xuất của doanh nghiệp. 5S gồm 5 từ theo tiếng Nhật Seiri (Sàng lọc) Seiton (Sắp xếp)
Seiso (Sạch sẽ) Seiketsu (Săn sóc) và Shitsuke (Sẵn sàng). Khái niệm 5S được bắt
nguồn từ Nhật bản vào đầu những năm 80 và đã được áp dụng rộng rãi tại các công
ty, trong đó có Việt Nam. Mục đích của áp dụng 5S không chỉ đơn thuần dừng lại ở
việc nâng cao điều kiện và môi trường làm việc trong một tổ chức mà còn làm thay
đổi cách suy nghĩ, thói quen làm việc, tăng cường khả năng sáng tạo trong công việc
và phát huy vai trò của hoạt động nhóm. Khắc phục được các thực trạng :
Thông thường nơi làm việc của bạn (văn phòng) có nhiều giấy tờ, tài liệu, hồ sơ
bề bộn và lộn xộn ( thiếu sự sắp xếp- SEITON)
Tại văn phòng, tủ tài liệu càng ngày càng thấy đầy và chật chội. Chiếc cặp
chúng ta một vài tháng không lục lại sẽ thấy nó đầy lên ; Đồ dùng cũ, hư hỏng, tài
liệu, giấy tờ không được loại bỏ chiếm dụng không gian của văn phòng (thiếu sự sàng
lọc – SEIRI).
Môi trường làm việc thiếu vệ sinh, nhiều bụi, rác văn phòng tại những chỗ ít sử
dụng đến ( thiếu sự sạch sẽ - SEISO).
Việc sắp xếp thiếu quy củ thiếu sự Săn sóc, giữ gìn - SEIKETSU .
Kết quả:
Có những thứ (đồ dùng, tài liệu, hồ sơ ) khi cần thì tìm không ra nhưng khi
không cần thì lại thấy ( thiếu sự sẵn sàng - SHITSUKE ).
Từ thực tế trên là năm thiếu dẫn đến hiệu quả làm việc chưa cao, ảnh hưởng
đến năng xuất, chất lượng, tư tưởng làm việc của cán bộ, công chức. Công sở thiếu đi

một lề lối tác phong làm việc khoa học, hiện đại, ảnh hưởng đến mục tiêu chính sách
đặt ra là " Hiệu lực – Minh bạch – Hiệu quả".
Lợi ích của việc áp dụng chương trình 5S là rất hiệu quả đối với hoạt động của
các văn phòng hành chính Nhà nước và cho cả hoạt động sản xuất của các doanh
nghiệp. Việc thực hiện 5S sẽ giảm các thao tác, giảm thời gian khi tìm kiếm đồ vật.
12
Chỗ làm việc được sử dụng tốt hơn. Lối đi rõ ràng, bảo đảm những khoảng trống.
Hoạt động duy trì phòng ngừa và kiểm tra dễ dàng hơn. Tai nạn, rủi ro giảm đáng kể.
Sản phẩm sai lỗi ít hơn. Nơi làm việc sạch sẽ, ngăn nắp, tăng cường sự hứng thú đối
với người lao động
Việc triển khai thực hiện 5S rất đơn giản và tiện lợi. 5S góp phần cải tiến tính
sáng tạo của con người. Cải tiến sự truyền thông giữa mọi người. Cải tiến các quan
hệ, hoạt động nhóm, tăng cường tình bạn mang lại sinh khí cho mọi người nhằm nâng
cao hiệu suất công việc.
Thực hiện 5S đối với công sở giúp văn phòng sạch sẽ, hiệu quả công việc tăng
cao hơn, tạo cảm hứng sáng tạo, còn với doanh nghiệp thực hiện 5S năng suất cải
thiện, doanh nghiệp phát triển, đời sống đi lên, công nhân hạnh phúc. Hãy làm theo
chương trình 5S cách để tạo ra sự phát triển như người Nhật Bản từng làm!
b. Từng bước áp dụng công nghệ thông tin
Xác định được vai trò của công nghệ thông tin trong đời sống, hoạt động của
mỗi cá nhân, cùng với việc thực hiện phong trào ứng dụng Công nghệ thông tin trong
công tác. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ cũng
được quan tâm thực hiện.
3.2. Đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về văn thư, lưu
trữ.
a. Triển khai các văn bản pháp luật liên quan đến công tác văn thư lưu trữ
Tổ chức triển khai các văn bản pháp luật quy định về hoạt động công tác văn
thư, lưu trữ .
Hướng dẫn triển khai kế hoạch tổ chức công tác văn thư, lưu trữ đến các bộ
phận trong cơ quan.

b. Thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo
Hàng năm, tổ chức thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo công tác văn thư, lưu
trữ theo Quyết định số: 14/2005/QĐ-BNV Ngày 06/1/2005 của Bộ Nội vụ về việc
Ban Hành chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ .
3.3 Củng cố kiện toàn cán bộ và hệ thống quản lý công tác văn thư - lưu
trữ
Cử cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ tham gia các lớp tập huấn nghiệp vụ do
các cơ quan chuyên môn tổ chức.
Thực hiện tốt chế độ bồi dưỡng độc hại và chế độ bồi dưỡng bằng hiện vật cho
cán bộ làm công tác lưu trữ theo quy định hiện hành. Quy định tại các văn bản sau:
13
- Thông tư số 07/2005/TT-BNV ngày 05/01/2005 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thực
hiện chế độ phụ cấp độc hại nguy hiểm đối với cán bộ, công chức, viên chức.
- Thông tư liên tịch số 10/2006/TTLT-BLĐTBXH-BYT ngày 12/9/2006 của Bộ
Lao động - Thương binh và Xã hội và Bộ Y tế sửa đổi, bổ sung khoản 2, mục II
Thông tư tịch số 10/1999/TTLT-BLĐTBXH-BYT ngày 17/3/1999 của Bộ Lao động -
Thương binh và Xã hội và Bộ Y tế hướng dẫn thực hiện chế độ bồi dưỡng bằng hiện
vật đối với người lao động làm việc trong điều kiện có yêu tố nguy hiểm, độc hại.
Công văn số 2939/BNV-TL ngày 04/10/2005 Bộ Nội vụ về việc chế độ phụ cấp
độc hai, nguy hiểm đối với cán bộ, công chức, viên chức ngành lưu trữ.
Công văn số 758/VTLTNN-TCCB ngày 13/11/2006 của Cục Văn thư và Lưu
trữ nhà nước về việc hưởng chế độ bồi dưỡng bằng hiện vật đối với ngành lưu trữ.
Thống nhất việc sử dụng bộ phông chữ tiếng Việt theo Tiêu chuẩn TCVN
69:09:2001 theo Quyết định số 72/2002/QĐ-TTg ngày 16/02/2002 của Thủ tướng
Chính phủ và dùng chế độ gõ Unicode trong quá trình soạn thảo văn bản bằng máy
tính. Quán triệt nghiêm túc việc thực hiện đúng thể thức văn bản quy định tại Thông
tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản hành chính.
3.4. Tăng cường các hoạt động kiểm tra, giám sát
Nhằm khắc phục những sai sót trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản,

thì hoạt động kiểm tra, giám sát là không thể thiếu được. Trách nhiệm được quy định
rõ tại Điều 1 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi,
bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính
phủ về công tác văn thư:
Sửa đổi, bổ sung Điều 9 như sau:
Điều 9. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
1. Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và
chịu trách nhiệm về nội dung văn bản trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước
pháp luật.
2. Chánh Văn phòng; Trưởng Phòng Hành chính ở những cơ quan, tổ chức
không có Văn phòng; người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan tổ
chức quản lý công tác văn thư ở những cơ quan, tổ chức khác phải kiểm tra và chịu
trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản trước người
đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật”.
Giao cho từng bộ phận chuyên môn, từng cán bộ công chức chịu trách nhiệm
về việc lập hồ sơ theo chức năng nhiệm vụ của đơn vị mình. Giám sát việc lập hồ sơ
của cán bộ thuộc đơn vị quản lý.
14
3.5. Thực hiện tốt việc lập hồ sơ hiện hành và việc giao nộp hồ sơ, tài liệu
vào lưu trữ cơ quan
Đối với từng cán bộ, công chức, công tác lập hồ sơ giúp sắp xếp công văn giấy
tờ có khoa học, thuận tiện cho công việc nghiên cứu, đề xuất ý kiến và giải quyết
công việc, khi cần tài liệu tìm thấy ngay, quản lý chặt chẽ, giữ gìn bí mật công văn
giấy tờ, nâng cao hiệu quả công tác, chuẩn bị tốt cho việc lưu trữ hồ sơ tài liệu.
Đối với cơ quan công tác lập hồ sơ nhằm quản lý được toàn bộ công việc trong
cơ quan, phân loại công văn, giấy tờ trong cơ quan một cách khoa học, quản lý hồ sơ
của cơ quan được chặt chẽ, có kế hoạch lập và giữ những hồ sơ cần thiết, tránh được
việc lập hồ sơ trùng lặp hoặc ngược lại, có việc cần lập hồ sơ nhưng không ai, không
đơn vị nào lập như hiện tượng đã diễn ra.
Căn cứ vào chức năng của bộ phận, nhiệm vụ của từng cán bộ được phân công

đảm nhận và tình hình khối tài liệu để tập hợp hồ sơ, tài liệu lưu trữ (chỉnh lý sơ bộ).
Hồ sơ lập ra phải bảo đảm:
Thể hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị có hồ sơ hoặc cán bộ lập những
hồ sơ ấy.
Đảm bảo hồ sơ có giá trị là bằng chứng xác thực và văn kiện trong hồ sơ có giá
trị bảo quản tương đối giống nhau.
Phản ánh được mối liên hệ chặt chẽ của các công văn, giấy tờ hình thành trong
quá trình giải quyết sự việc nêu trong hồ sơ.
4. Kiến nghị
4.2. Đối với UBND Tỉnh Thừa Thiên Huế
Tăng cường công tác rà soát, ban hành đầy đủ văn bản, phù hợp với thực tiễn
quản lý; tổ chức kiểm tra; hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với các đơn vị
trực thuộc.
Chỉ đạo thực hiện tốt việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ
quan và lưu trữ lịch sử theo quy định; xây dựng và triển khai thực hiện kế hoạch xử lý
tài liệu tồn đọng tại các cơ quan;
Bố trí biên chế văn thư, lưu trữ, tạo điều kiện để công chức, viên chức văn thư,
lưu trữ, nhất là ở các cơ quan, đơn vị cơ sở được nâng cao chuyên môn nghiệp vụ đạt
tiêu chuẩn theo quy định và phát triển toàn diện, đáp ứng được yêu cầu công việc
trong giai đoạn mới.
4.2. Đối với Ủy ban nhân dân huyện Phong Điền
15
Cần sớm có các biện pháp chỉ đạo tăng cường các hoạt động nâng cao hiệu quả
công tác văn thư, lưu trữ. Cụ thể:
Tiếp tục đầu tư kinh phí cho việc hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ như:
xây dựng, cải tạo kho lưu trữ, mua sắm trang thiết bị; ứng dụng công nghệ thông tin
trong văn thư, lưu trữ.
Tổ chức nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác
văn thư Đặc biệt chú trọng đầu tư điều kiện để ứng dụng công nghệ thông tin trong
hoat động văn thư, lưu trữ.

Quan tâm tạo điều kiện xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng cho huyện để thu
thập tài liệu của huyện vào lưu trữ để quản lý tránh tình trạng tài liệu nằm ở các
phòng ban dài ngày sẽ xảy ra tình trạng hư hỏng, mất mát tài liệu của nhà nước.
Trang cấp thiết bị hiện đại phục vụ cho công tác Văn thư lưu trữ;
Tổ chức cho cán bộ lưu trữ cấp huyện, sở được đi học tập kinh nghiệm ở các
Kho, Trung tâm lưu trữ lớn trên cả nước.
KẾT LUẬN.
Vai trò của công tác văn thư và lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính
nhà nước là rất quan trọng; góp phần đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung
cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế,
văn hoá, xã hội. Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những
bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan. Giúp cho cán bộ, công
chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc và giải quyết xử lý nhanh chóng, đáp ứng
được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi,
kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra,
đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất
lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính
nhà nước ở nước ta hiện nay; Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của
các cơ quan, tổ chức, cá nhân. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt
động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát; Góp phần bảo vệ bí mật
những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và các bí mật quốc
gia.
Từ những lý do nêu trên, có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tác văn
thư và lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước
được thông suốt. Nhờ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và
thúc đẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay. Thiết nghĩ mỗi cơ
quan hành chính nhà nước cần phải có một nhận thức đúng đắn về về vị trí và vai trò
của công tác văn thư, lưu trữ để có thể đưa ra những biện pháp phù hợp nhằm đưa
16
công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị mình đi vào nề nếp và góp phần tích cực

nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của cơ quan, đơn vị.
Đối với bản thân tôi, sau khi tiếp thu những chuyên đề lý luận về quản lý hành
chính nhà nước chương trình chuyên viên do các thầy, cô giáo của Trường Chính trị
Nguyễn Chí Thanh giảng dạy, đã nhận thức được những vấn đề cơ bản về Quản lý
hành chính nói chung và những vấn đề trực tiếp liên quan đến lĩnh vực công việc của
mình nói riêng.
Từ những kiến thức luận mà bản thân tiếp thu được qua khoá học và những
thực tế diễn ra trong những lĩnh vực cá nhân đang tham gia công tác. Với trách nhiệm
của một công chức Nhà nước, tôi cố gắng vận dụng kiến thức đã học, chính sách của
Đảng, pháp luật của nhà nước để xử lý công việc được tốt hơn. Góp phần cải cách
hành chính, hiện đại hoá hướng tới một nền hành chính hiệu lực, hiệu quả. Xây dựng,
duy trì và cải tiến liên tục hoạt động đảm bảo chất lượng đối với các nhiệm vụ, nhằm
đáp ứng yêu cầu,nâng cao chất lượng trong công việc
Phong Điền, ngày 20 tháng 4 năm 2013
Người thực hiện
Đồng Thị Bạch Vân
17
TÀI LIỆU THAM KHẢO
Pháp lệnh số 34/2001/PL-UBTVQH10 ngày 04 tháng 4 năm 2001 của Ủy ban
thường vụ Quốc hội về Lưu trữ quốc gia.
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về
công tác văn thư; Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của
Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của pháp lệnh lưu trữ quốc gia.
Quyết định Số: 13/2005/QĐ-BNV 06 tháng 01 năm 2005 của Bộ Nội vụ V/v
việc ban hành chế độ báo cáo thống kê cơ sở công tác văn thư, lưu trữ.
Thông tư liên tịch số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội
vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa
đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm
2004 của Chính phủ về công tác văn thư.

Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02 năm 2008 của Chính phủ Quy
định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã,
thành phố thuộc tỉnh.
Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn
thư và Lưu trữ Nhà nước Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến.
Công văn số 260/VTLTNN-NVĐP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Cục văn thư
lưu trữ nhà nước hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư và lưu trữ cơ quan
Chỉ thị số 08/CT-UBND ngày 19 tháng 3 năm 2013 của Chủ tịch UBND tỉnh
Thừa Thiên Huế về việc cũng cố, tăng cường công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn
tỉnh Thừa Thiên Huế
Báo cáo công tác văn thư, lưu trữ của Phòng Nội vụ huyện Phong Điền năm
2010, 2011, 2012.
Tài liệu bồi dưỡng về quản lý hành chính Nhà nước ( chương trình chuyên
viên).
18