Tìm hiểu công tác xử lý tài liệu tại thư viện Hà Nội

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC VÀ XÃ HỘI NHÂN VĂN
Khoa Thông Tin Thư Viện
---------------
BÁO CÁO KHOA HỌC
Tìm hiểu công tác xử lý tài liệu tại thư viện Hà nội
MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Ngày nay cùng với sự tiến bộ của KHCN, sự phát triển mạnh mẽ của
CNTT sẽ đưa thế giới hiện đại chuyển từ thời đại công nghệ sang thời đại thông
tin, xã hội thông tin mà ở đó tri thức- thông tin trở thành nguồn lực quan trọng
hang đầu, vị thế của hoạt động thông tin thư viện càng được khẳng định trong
đời sống xã hội và thư viện chính là nơi “có chức năng, nhiệm vụ giữ gìn di sản
thư tịch của dân tộc”(điều 1-PLTV). Để đáp ứng đầy đủ các thông tin khác nhau
cho người dùng tin 1 cách có chất lượng, hiệu quả thì công tác XLTL của các cơ
quan thông tin thư viện là một trong những nhiệm vụ quan trọng hàng đầu. Cùng
với hệ thống thư viện toàn quốc,Thư viện Hà Nội là cơ quan hành chính sự
nghiệp trực thuộc sở văn hóa-thông tin HN là TV khoa học tổng hợp. TV phục
vụ đông đảo nhu cầu của bạn đọc, đủ mọi lứa tuổi. Ngoài những yếu tố cơ bản
để xây dựng và phát triển một TV không ngừng lớn mạnh cả về số lượng và chất
lượng như nội dung kho tài liệu, CSVC trang thiết bị…thì hoạt đọng xử lý tài
liệu có một ý nghĩa lý luận và thực tiễn rất lớn. Từ lý do đó chúng em đã chọn
đề tài “ Tìm hiểu công tác xử lý tài liệu tại TVHN” để làm đề tài Báo cáo khoa
học.
2. Mục đích nghiên cứu
Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng hoạt động XLTL tạiTVHN sẽ giúp
chúng ta biết được những thuận lợi, khó khăn, thách thức để từ đó đưa ra những
biện pháp và định hướng phát triển nhằm giúp TV hoạt động ngày một tốt hơn.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đề tài tập trung nghiên cứu nội dung công tác XLTL của TVHN, từ khâu
XLHT đến khâu XLND trong giai đoạn hiện nay.

4. Cơ sở phương pháp luận
Đề tài sử dụng phương pháp nghiên cứu, khảo sát thực tế, phân tích tổng
hợp tài liệu có nội dung liên quan đến đề tài, tham khảo ý kiến của Gíam đốc
TVHN, các cán bộ phòng Bổ sung- Biên mục, từ đó phân tích đánh giá quá trình
XLTL tại TV.
5. Bố cục của đề tài
Ngoài phần mở đầu, danh mục từ viết tắt, mục lục, kết luận và TL tham
khảo đề tài gồm 3 chương với bố cục như sau:
Chương 1: Khai quát về quá trình hình thành và phát triển của TVHN.
Chương 2: Thực trạng công tác XLTL tại TVHN.
Chương 3: Một số nhận xét đánh giá và kiến nghị về công tác XLTL tại
TVHN
PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT
TRIỂN CỦA THƯ VIỆN HÀ NỘI
1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Thư viện Hà Nội
TVHN thành lập ngày 15/10/1956 với tên gọi ban đầu “ Phòng đọc sách
nhân dân”. TV đã qua rất nhiều lần thay đổi địa điêm: lúc ở bờ hồ Hoàn Kiếm,
khi về Lò Đúc, Mai Dịch, Văn Miếu- Quốc Tử Giám. Đến tháng 1/1959 TVHN
chuyển về 47 Bà Triệu và mang tên “ Thư viện nhân dân Hà Nội” nay là Thư
viện Hà Nội. Với hơn 50 năm xây dựng và trưởng thành phát triển, TVHN luôn
là “cầu nối” giữa đội ngũ cán bộ và NDT.
TV đã xây dựng được một mạng lưới TV tủ sách rộng khắp thành phố tạo
dựng được nguồn lực thông tin sách báo phong phú, đa dạng. Với vốn tài liệu
phong phú và quí giá cùng với đội ngũ cán bộ nhiệt tình và yêu nghề nên TV đã
thu hút được lượng bạn đọc rất đông đến sử dụng TV.
Với lượng bạn đọc đông như vậy và nguồn TL phong phú đó đòi hỏi
TVHN phải có cơ cấu tổ chức tốt, năng động để quản lý và đáp ứng nhu cầu
ngày cao của bạn đọc. Trong quá trình hoạt động, TV cũng luôn chú ý đến công
tác XLTL vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng đáp ứng NCT của NDT.

1.2. Nguồn lực thông tin
1.2.1. Vốn tài liệu
Hiện nay, TVHN đang lưu trữ một kho tàng thư tịch khá đồ sộ của Thủ đô
và của nhân loại với trên 300.000 cuốn sách, 502 loại báo, tạp chí trong nước và
nước ngoài, trên 25.000 TL ngoại văn, hơn 10.000 TL địa chí di sản quí giá của
Thăng Long- Hà Nội, hơn 2500 bản sách chữ nổi và băng cátet dành cho người
khiếm thị, biên soạn hàng trăm thư mục chuyên đề, thư mục giới thiệu, trên 200
đĩa CD-ROM. TL của TV có được ngoài nguồn mua còn có các nguồn trao đổi,
biếu tặng…
1.2.2. Đội ngũ cán bộ TVHN
TVHN hiện có 43 người, trong đó có 1 tiến sĩ. 5 thạc sĩ và có trên 80%
cán bộ có trình độ đại học, đa số biết từ 1 đến 2 ngoại ngữ, 2/3 cán bộ có trình
độ tin học cơ bản.
1.2.3. Đối tượng phục vụ
Khác với nhiều TV lớn trên địa bàn của Thủ đô, TVHN mở cửa phục vụ
rộng rái mọi đối tượng bạn đọc: từ các cháu thiếu niên, nhi đồng đến những
người tàn tật, từ người cao tuổi, học sinh sinh viên đến cán bộ nghiên cứu,cán bộ
quản lý…
1.2.4. Cơ sở vật chất kỹ thuật
Hiện tại TVHN đang xây dựng tại trụ sở làm việc tại 47 Bà Triệu dự kiến
đến tháng 8/2008 TV sẽ hoàn thành và đưa vào sử dụng nên TV phải chuyển
đến Khu Di tích Thành Cổ 19 Nguyễn Tri Phương- Ba Đình để hoạt động từ
tháng 11/2005. Vì thế các phòng ban của TV cũng bị thu hẹp diện tích làm việc
và phục vụ bạn đọc, CSVCKT chưa được đầu tư nhiều.
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XỬ LÝ THÔNG TIN TẠI
THƯ VIỆN HÀ NỘI
2.1. Ý nghĩa của công tác xử lý tài liệu
Ngày nay, với sự phát triển mạnh mẽ của KHCN, đặc biệt là CNTT đã
làm gia tăng thông tin với một khối lượng khổng lồ đó là hiện tượng “ bùng nổ
thông tin”. Hiện tượng này đã tạo ra sự mất thông tin, sự nhiễu tin. Vì vậy để

NDT có được một nguồn tin chính xác, đầy đủ, nhanh chóng là việc khó khăn và
phức tạp đòi hỏi những người làm công tác TV cần thực hiện tốt công tác XLTL
của cơ quan đó.
Công tác XLTL có vai trò rất lớn ảnh hưởng trực tiếptowis sản phẩm và
dịch vụ thông tin, tới chất lượng hoạt động của cơ quan TV. Nếu XLTL được
chú trọng sẽ tạo ra nguồn tin đảm bảo độ tin cậy chính xác, đầy đủ, đáp ứng nhu
cầu NDT.
Công tác XLTL bao gồm việc mô tả nội dung và mô tả hình thức của TL.
Nếu làm tốt công tác này sẽ thuận lợi cho NSD trong quá trình tìm kiếm, khai
thác TL. Nếu trình độ của người cán bộ XLTL cao, thực hiện tốt công đoạn này
sẽ làm tăng thêm giá trị của sản phẩm.
2.2. Công tác xử lý tài liệu tại Thư viện Hà Nội
2.2.1. Phân loại tài liệu
a. Khái niệm
Phân loại tài liệu là quá trình phân tích tài liệu nhằm xác định nội dung và
thể hiện nội dung đó bằng những kí hiệu của khung phân loại cụ thể. Kí hiệu này
có thể đơn giản hay phức tạp tùy thuộc vào nội dung những vấn đề mà tài liệu đề
cập.
Hiện nay, trên thế giới có một số BPL đang được sử dụng rộng rãi đó là
BPL DDC, UDC, BBK…
Hiện tại, TVHN đang sử dụng 3 BPL : BPL 19 lớp do TV Quốc gia Việt
Nam biên soạn, BPL địa chí do đồng chí Lê Gia Hội cán bộ nghiệp vụ TV chỉnh
biên, BPL DDC 21 rut gon của Mỹ.
Đối với từng loại hình tài liệu khác nhau thì có sự phân loại khác nhau.
b. Phân loại tài liệu
Phân loại tài liệu tiếng Việt
TVHN sử dụng BPL 19 lớp để phân loại tài liệu tiếng Việt
Đây là BPL dùng cho các TV khoa học tổng hợp được xuất bản lần đầu
vào năm 1961, dựa trên BPL dùng cho các TV đại chúng của Liên Xô những
năm 60 có nguồn gốc từ BPL UDC.

BPL 19 lớp gồm 2 tập:
Tập 1 gồm : Bảng chính và các bảng phụ
Bảng chính gồm 19 lớp
Các bảng phụ gồm: trợ kí hiệu hình thức
trợ kí hiệu địa lý Việt Nam
trợ ký hiệu địa lý các châu, các nước và các địa danh
trợ kí hiệu ngôn ngữ Việt Nam
Tập 2 gồm: Bảng tra chủ đề và hướng dẫn sách
Khi tiến hành phân loại tài liệu, cán bộ TVHN thường căn cứ vào tên tài
liệu, lời giới thiệu, danh mục tài liệu tham khảo để xác định nội dung cuốn sách.
Với một số sách có nội dung tổng hợp, phức tạp rất khó xác định nội dung thì
cán bộ xử lý cần đọc chương, phần mục lục và phải đọc toàn bộ cuốn sách. Có
trường hợp phân loại không theo nội dung mà chỉ dựa vào hình thức, chẳng hạn
các tác phẩm văn học, bách khoa thư, từ điển,..
Ví dụ 1: Cuốn sách có nhan đề: “Trên đường học tập và nghiên cứu: phê
bình và tiểu luận(1943-1958)”của Đặng Thai Mai do NXB Văn học HN xuất
bản.
Vậy KHPL cua cuốn sách trên là 8(V) + 801.5
Ví dụ 2: Cuốn sách có nhan đề : “Cơ sở sinh thái học của Dương Hữu
Thời do NXB Đại học Quốc gia HN xuất bản.
Vậy KHPL của cuốn sách trên là 57.026.1
Phân loại báo, tạp chí
Công việc này được thực hiện bởi phòng báo, tạp chí. TVHN sử dụng
bảng chữ cái tiếng Việt để phân loại báo, tạp chí,.
Ví dụ: A ( An ninh nhân dân, An ninh Thủ đô…)
Đ (Đại đoàn kết, Đầu tư, Đời sống và Pháp luận…)
K (Khoa học công nghệ, Khoa học đời sống…)
Phân loại tài liệu địa chí
TVHN sử dụng BPL tài liệu địa chí để phân loại TL địa chí. BPL này
được hình thành trên cơ sở chỉnh biên KPL địa chí Liên Xô do

G.M.Ambacxumian biên soạn đồng thời có sự tham khảo BPL dùng cho kho
sách tong hợp của các thư viện tỉnh, thành phố do TVQG VN ban hành năm
1978 và 1 số TL tham khảo chuyên ngành khác.
BPL địa chí này do đồng chí Lê Gia Hội- cán bộ nghiệp vụ TV chỉnh
biên. BPL này được chia làm 10 môn loại chính: từ H.1 đến H.0
H.1: Thành phố HN, Thủ đô nước CHXHCN VN. Các quận, huyện, thị xã
trực thuộc thành phố. Chủ tịch HCM với Đảng bộ và nhân dân HN. Đảng và
Nhà nước với nhân dân HN.
H.2 : Đảng bộ thành phố HN. Các Đảng bộ. Các cơ quan chính quyền và
quản lý địa phương. Đoàn thanh niên Cộng sản HCM thành phố HN. Tình hình
chính trị, xã hội hiện đại của thành phố HN ( từ 30/4/1975 đến nay)
H.3: Thiên nhiên và các nguồn tài nguyên thiên nhiên của thành phố HN.
H.4: Kinh tế HN. Kế hoạch hóa nền kinh tế thành phố
H.5: Đời sống KH của thành phố HN. Công tác văn hóa, giáo dụccuar
thành phố. Công tác báo chí.
H.6: Công tác y tế của thành phố HN. Công tác bảo vệ sức khỏe cho nhân
dân. Công tác thể dục thể thao.
H.7: Nghệ thuật. Thanh phố HN trong các tác phẩm nghệ thuật.
H.8: Đời sống văn học của thành phố HN. Thành phố HN trong các tác
phẩm văn học. Văn học dân gian.
H.9: Lịch sử thành phố HN. Đặc điểm nhân chủng. Các di tích lịch sử, các
danh lam thắng cảnh của thành phố.
H.0: Tài liệu về các nhân vật nổi tiếng của HN ( hộp phích nhân vật)
Ví dụ1: Bảo tồn và phát huy giá trị di sản văn hóa phi vật thể Thăng
Long- Hà Nội/ Võ Quang Trọng// Tạp chí Văn hóa dân gian.-2007.-số 1.-tr.4-7.
Bài trích tạp chí này sẽ thuộc môn loại H.5
Ví dụ 2: Lược sử HN/ Nguyễn Văn Tân.-H.: Từ điển Bách khoa,2007.-
766tr.
Tài liệu trên thuộc môn loại H.9
Phân loại tài liệu ngoại văn

Trước đây TVHN đã sử dụng BPL DDC 21 rút gọn do nhà TV học người
Mỹ nổi tiếng Melvin Dewey sáng tạo.
Tháng 9 năm 2006, ấn bản DDC 14 bản dịch tiếng Việt xuất bản đã được
triển khai ở tất cả các TVVN.
Bắt đầu từ năm 2008 TVHN sử dụng BPL này để phân loại TL ngoại văn.
Ví dụ 1: Cuốn sách “ Marketing research” của David A.Aaker do NXB
Willey xuất bản. KHPL là 658.83
Ví dụ 2: Cuốn sách “ Vocational education: concepts and operations” của
Calfrey C.Calhoun do NXB Wadsworth xuất bản. KHPL là 370.11
Phân loại tài liệu là một công đoạn khó nên TVHN đòi hỏi có những cán
bộ phân loại có trình độ ngoại ngữ tốt, có tính cẩn thận, kiên trì, tỉ mỉ và nhiệt
tình trong công việc.
Trong tương lai không xa thay vì sử dụng BPL 19 lớp, TVHN sẽ áp dụng
BPL DDC ấn bản rút gọn14 để phân loại cho cả tài liệu tiếng Việt. Đây là bản
dịch tiếng Việt chính thức có bản quyền; được cập nhật và chỉnh lý mới nhất so
với các phiên bản khác của DDC; được mở rộng và thích nghi với Việt Nam. Bổ
sung những mục phân loại chi tiết liên quan đến VN về các chủ đề lịch sử, địa
lý, dân tộc, chủ nghĩa Mac-Lênin, Đảng phái chính trị, ngôn ngữ, văn học.
Sử dụng ấn bản DDC 14 sẽ có 1 số ưu điểm sau:
- Các đề mục được sắp xếp theo nguyên tắc thập tiến cho nên dễ nhớ, dễ
sử dung.
- Các kí hiệu được sử dụng đồng nhất bằng một loại chữ số Arap nên
thuận tiện cho việc tự động hóa tìm tin và chia sẻ nguồn tin.
Bên cạnh đó cũng xó nhược điểm, đó là:
- Sự phân nhóm sắp xếp các lớp chính trong dãy cơ bản hoàn toàn không
phản ánh được sự phát triển của thế giới khách quan.
- Hệ thống kí hiệu thập phân chỉ đến 10 lớp rất khó cho việc mở rộng
khung khi khoa học phát triển; không tìm được vị trí xứng đáng cho 1 bộ môn
khoa học.
- Tính tự tôn dân tộc quá cao, số lượng kí hiệu dành cho Mỹ và phương

Tây quá nhiều so với các châu lục khác.
2.2.2. Mô tả thư mục
Khái niệm
Mô tả thư mục( biên mục mô tả) là quá trình nhận dạng và mô tả 1 TL:
ghi lại những thông tin về nội dung, hình thức, trách nhiệm biên soạn…của tài
liệu trên 1 phiếu mô tả.
Thông qua việc mô tả sẽ giúp NDT có 1 khái niệm về TL và nhanh chóng
tìm được TL phù hợp với yêu cầu của mình trong hệ thống tìm tin truyền thống
và hiện đại.
Hiện nay, TVHN mô tả TL theo ISBD ( mô tả thư mục theo tiêu chuẩn
quốc tế). Mô tả TL theo ISBD ( international standard bibliography descriptron)
là định ra 1 trật tự sắp xếp các vùng và yếu tố mô tả và 1 hệ thống kí hiệu dấu
phải đặt trước các yếu tố đó.
Theo qui tắc ISBD có 7 vùng chính dùng cho mô tả sách ngoài ra còn có 1
số vùng dành cho các dạng TL khác, chúng được đặt ngay sau vùng các yếu tố
xuất bản.
Mô tả sách: sách trong TV được mô tả trên 1 tấm phích có kích thước là
12,5cm * 7,5cm với 7 vùng mô tả như sau:
a. vùng 1: Nhan đề và thông tin trách nhiệm
b. vùng 2: Thông tin về lần xuất bản
c. vùng 3: Thông tin về xuất bản
d. vùng 4: Đặc trưng số lượng
e. vùng 5: Tùng thư
f. vùng 6: Phụ chú
g. vùng 7: Chỉ số ISBN, giá tiền, số lượng in.
Những vùng này được trình bày trên phích mô tả theo sơ đồ sau:
Nhan đề chính =nhan đề song song: Thông tin liên
quan đến nhan đề/thông tin về trách nhiệm.-thông
tin về lần xuất bản / thông tin trách nhiệm liên quan
đến lần xuất bản. – ( nơi in: nhà in ). – số trang:

minh họa; khổ sách + tư liệu kèm theo. – ( nhan đề
tùng thư) Phụ chú
ISBN. Kiểu đóng: giá tiền, số bản
Ví dụ phích mô tả sách 1 tập
DƯƠNG BÁ PHƯỢNG
Bảo tồn và phát triển các làng nghề trong
quá trình công nghiệp hóa / Dương Bá Phượng. –
H.: KHXH, 2001 .- 240 tr.
Ví dụ phích mô tả TL ngoại văn
AAKER, DAVIDA
Marketing research / David A. Aaker, V.
Kumar, George S Day. – 6
th
ed.-NY.: Willey,
1998.-776 p.
Ví dụ phích mô tả TL địa chí
LÊ DƯ