Bài giảng Kỹ năng điều hành và quản lý tập thể - ThS. Trịnh Phước Nguyên

KỸ NĂNG ĐIỀU HÀNH
QUẢN LÝ TẬP THỂ
Trình bày: ThS. Trịnh Phước Nguyên - Bí thư Đoàn Trường
ĐT: 0979.503.496; Email:
Vị trí vai trò của lãnh đạo tập
thể lớp học, chi đoàn

Lãnh đạo Chi đoàn, lớp là cánh tay nối dài
của Khoa, Đoàn trường

Là người bạn của các bạn đoàn viên, sinh
viên đề đạt các nguyện vọng, kiến nghị
đối với nhà trường.

Như vậy, việc điều phối, hỗ trợ hài hòa
các mối quan hệ giữa trường, lớp và các
thành viên đòi hỏi người cán bộ đoàn
phải có bản lĩnh.
Sự cần thiết của tư duy lãnh
đạo điều hành

Có đường lối đúng đắn.

Tầm nhìn chiến lược

Sự tin cậy , sự bình dị, sự bình tĩnh, rõ
ràng và tự chủ

Thực hiện công việc nhanh hơn, hiệu quả
hơn.


Có cái tâm của người làm công tác phong
trào
Lãnh đạo của 1 lớp học

Biết cách tổ chức lớp

Tổ chức hội họp

Có kỹ năng trình bày

Có kỹ năng làm việc nhóm

Có sự tin cậy

Khả năng nắm bắt và truyền đạt thông tin

Hòa đồng
Các công việc hàng ngày
của lãnh đạo lớp

Tổ chức triển khai các hoạt động của cấp
trên, xây dựng kế hoạch hoạt động của
lớp

Thực hiện các hoạt động

Theo dõi,quản lý các thành viên

Báo cáo tình hình của lớp


Theo dõi thu chi tài chính

Minh bạch trong tất cả hoạt động
Các bước thiết lập các quy
định của lớp có sự tham gia
1. Tham khảo nội quy của trường, của khoa
2. Họp ban cán sự lớp, thống nhất các nội
dung, bầu thư ký cuộc họp.
3. Đưa ra những tiêu chí tại cuộc họp lớp
4. Hỏi các thành viên xem có nhất trí
không
5. Ghi vào biên bản hoặc nghị quyết của
lớp
6. Theo dõi và thực hiện.
Danh sách thông tin thành
viên trong lớp
Cần càng nhiều thông tin càng tốt
Chia ra 2 phần: TT cá nhân, TT gia đình
Cần phải có: Tên, địa chỉ gửi thư, ĐT, email
(của cá nhân và gia đình)
Sổ tay ghi chép

Nhật ký làm việc

Để theo dõi được công việc hàng ngày.

Có sự kế thừa nếu thay đổi nhân sự.

Chứng minh được các công việc đã làm
trong quá khứ.

Khai thác và sử dụng Internet
trong quản lý điều hành

Truyền thông tin nhanh có hiệu quả

Có thể lập email chung của lớp hoặc thu thập email của tất cả
các thành viên.

Thiết lập nhóm trên facebook, đăng thông tin trên facebook.
Những điều cần biết khi viết 1
lá thư điện tử
Ghi đầy đủ các thông tin
Không được viết tắt
Không được viết hoa hoặc không viết hoa
tùy tiện
Chữ in hoa chỉ dành cho những thông tin
nóng, nhấn mạnh
Một dòng không nên viết quá dài
Nhớ ký tên mình khi viết thư
Lập thư điện tử ntn?

Chữ viết thường

Phải có tên mình, sau đó mới ghi các TT khác
(VD: )

Password dễ nhớ
Tránh:

Lấy một địa chỉ thư mơ hồ, gây sốc, thiếu thiện

cảm.

Lập email nặc danh để thực hiện hành vi thiếu
lành mạnh

Dùng lời lẽ thô tục trên diễn đàn, facebook, adua
sự việc.
Ví dụ về thư điện tử
Chào các bạn lớp DH14PN!
Tôi là ……, lớp trưởng lớp DH14PN. Ngày 14/12/2014, đúng
15h30, mời các bạn đến Hội trường 600 để nghe thông tin về
đăng ký học phần. Vậy tôi xin thông báo để các bạn được rõ.
Nhất thiết không được vắng mặt.
Thay mặt lớp DH14PN
Lớp trưởng: …….
ĐT:
Những kiểu quản lý không
hiệu quả

Người quản lý độc tài

Người quản lý lười biếng

Người quản lý lạm dụng quyền lực
Kỹ năng tổ chức, điều hành
cuộc họp
1.1 Chuẩn bị cho cuộc họp

Xác định sự cần thiết phải tổ chức cuộc
họp


Xác định rõ mục tiêu cuộc họp

Xác định nội dung cuộc họp

Chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp

Xác định thời gian, địa điểm

Thành phần

Phân công viết biên bản, hậu cần
Kỹ năng tổ chức, điều hành
cuộc họp (tt)
2. Bắt đầu cuộc họp

Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu

Thông báo chương trình, mục tiêu và kết
quả mong muốn tới tất cả những người
tham dự cuộc họp.

Làm rõ những cách thức tham gia thảo
luận trong cuộc họp, kêu gọi mọi người
tham gia ý kiến.
Kỹ năng tổ chức, điều hành
cuộc họp (tt)
3. Dẫn dắt cuộc họp

Trình bày nội dung các báo cáo


Đề xuất các vấn đề cần thảo luận, xin ý
kiến

Duy trì, cổ vũ sự tham gia ý kiến của các
thành phần dự họp

Bám sát chủ đề của cuộc họp đã đề ra
trong lịch trình. Đừng quá lệch hướng khỏi
những chủ đề đã định hay làm cho nó trở
nên rối rắm.
Kỹ năng tổ chức, điều hành
cuộc họp (tt)
4. Duy trì trọng tâm và tiến triển của cuộc
họp

Thu nhận những thông tin và dữ liệu từ
cuộc họp.

Biểu lộ sự cảm kích và ủng hộ những đóng
góp mang tính xây dựng

Sử dụng lịch trình để đảm bảo cuộc họp
tiến triển theo đúng kế hoạch.

Lưu ý đối với những người nói nhiều, nói ít
Kỹ năng tổ chức, điều hành
cuộc họp (tt)
5. Kết thúc


Tổng hợp các ý kiến tham gia

Lựa chọn, biểu quyết các vấn đề còn có ý
kiến khác nhau

Vạch lộ trình tổ chức thực hiện
Mẹo sử dụng những khuyến khích
không dùng tiền hoặc ít tiền

Khen ngợi; nhận xét tích cực về công việc;
mỉm cư ời; cảm ơn

Mời đi ăn; Mời uống trà hoặc cà phê;

Gửi thiệp chúc mừng; tặng phần thưởng; tặng
một huy hiệu/ cài áo/ cà vạt; tặng sách; Tặng
vé xem phim/kịch

Xin lời khuyên; ghi nhận tr ước đông đảo thành
viên

Trao công việc với trách nhiệm cao hơn; đ ược
trình bày báo cáo điển hình
Nguyên tắc về sự kết nối
21
Các kỹ năng khi làm chủ tọa

Nắm rõ nội dung cần giải quyết của buổi
họp


Biết điều khiển mọi thành viên thảo luận
theo từng chủ đề, theo thời gian cho phép
nhất định

Duy trì thảo luận, có trọng tâm

Giúp nhóm ra các quyết định
22
Các kỹ năng khi làm chủ tọa (tt)

Có kỹ năng quan sát mọi người xung
quanh về các hành vi phản ứng của họ

Khuyến khích mọi người tham gia thảo
luận

Tóm tắt được các ý kiến vừa được thống
nhất từ các thành viên
Các kỹ năng khi làm chủ tọa (tt)
Phải khuyến khích mọi người
cùng tham gia họp
Năng khiếu nhất định khuyến khích
sự tham gia đóng góp ý kiến
Đưa ra các kỹ thuật giúp nhóm đi đến
quyết định chung mang tính khoa học
Điều
hành
buổi
họp
nhóm

Một số giao tiếp cơ bản của
người cán bộ đoàn
1. Bắt tay: khi gặp mặt và chia tay

Người chìa tay ra trước: phụ nữ, người lớn
tuổi, người có chức vụ cao, chủ nhà

Cần tránh: đeo găng tay, bóp quá mạnh,
cầm tay hững hờ, lắc quá mạnh, giữ quá lâu

Mắt nhìn thẳng, tập trung, nét mặt vui vẻ

Giới thiệu: trẻ với già, địa vị xã hội thấp
với người cao hơn, nam với nữ, khách với
chủ…
Một số giao tiếp cơ bản của
người cán bộ đoàn
2. Ứng xử với phụ nữ:

Luôn tỏ ra quan tâm, săn sóc, tôn trọng và giúp
đỡ

Lối đi hẹp nhường phụ nữ đi trước

Chỗ khó đi phải đi trước mở đường

Phải để phụ nữ chủ động khoác tay chỗ khó

Lên cầu thang, phụ nữ đi trước; xuống cầu
thang, phụ nữ đi sau


Kéo ghế mời phụ nữ ngồi

Không chạm vào phụ nữ khi chưa được phép