giáo án môn phân tích thiết kế hệ thống thông tin

Lời nói đầu
Hệ thống thông tin, cũng nh các hệ thống khác, có một chu trình sống, từ khi đợc
hình thành, trải qua giai đoạn khai thác và sử dụng, cho đến khi đợc thay thế bằng một
hệ thống thông tin khác, mạnh hơn và đầy đầy đủ hơn. Qúa trình xây dựng là một trong
các giai đoạn của vòng đời một hệ thống thông tin. Qúa trình này gồm nhiều bớc:
nghiên cứu hiện trạng và nhu cầu, phân tích, cài đặt và thử nghiệm. Các bớc này có thể
thực hiện theo đúng trình tự, xong bớc này, thực hiện bớc tiếp theo.Tuy nhiên chúng
cũng có thể đợc thể hiện lặp nhiều lần, theo kiểu xoáy ốc.
Giai đoạn nghiên cứu hiện trạng và nhu cầu nhằm tìm hiểu về cách thức tổ chức thực
hiện công tác chuyên môn, nghiệp vụ bên trong hệ thống thực, hoạt động của hệ thống
thông tin đang có và những yêu cầu đặt ra cho hệ thống thông tin cần xây dựng. Giai
đoạn phân tích cần làm rõ những nhiệm vụ của hệ thống thực, nhu cầu xử lí thông tin
của từng nhiệm vụ. Đồng thời, việc phân tích hệ thống cũng phải chỉ ra cách thức xử
dụng và lu trữ thông tin, phục vụ cho các nhiệm vụ của hệ thống thực. Giai đoạn thiết
kế hệ thống đa ra các quyết định về cài đặt các mô hình có đợc từ giai đoạn phân tích
trên cơ sở xem xét các điều kiện về phần cứng, phần mềm và các ràng buộc thực hiện
khác trong hệ thống. Giai đoạn cài đặt bao gồm xây dựng các tệp dữ liệu đã qua kiểm
nghiệm thực tế, để từ đó rút ra những nhận xét, đánh giá và tiến hành những sửa chữa,
điều chỉnh cần thiết đối với hệ thống thông tin mới.
Cuốn sách này đề cập đến việc phân tích và thiết kế một hệ thống thông tin, trong đó
nhấn mạnh đến hệ thống thông tin quản lí. Nội dung của cuốn sách bao gồm một số
kiến thức cơ bản về hệ thống thông tin, một số kĩ thuật thiết yếu nh phân tích chức
năng, phân tích dữ liệu và thiết kế chơng trình. Trong số nhiều phơng pháp thông dụng,
chúng tôi lựa chọn phơng pháp phân tích và thiết kế có cấu trúc để trình bày trong cuốn
sách.
Cuốn sách đợc biên soạn trên cơ sở tập hợp những bài giảng, tài liệu, giáo trình môn
học Phân tích và thiết kế thông tin của nhiều tác giả . Cuốn sách này có thể dùng tài
liệu tham khảo cho sinh viên năm thứ hai, nghành lắp ráp và sửa chữa máy tính và các
nghành học khác. Tác giả xin tỏ lòng cảm ơn tập thể giáo viên Khoa Công nghệ thông
tin-Trờng cao đẳng nghề nam định, đã động viên và góp nhiều ý kiến quý
báu trong quá trình biên soạn cuốn sách.

Mặc dù đã rất cố gắng, xong thật khó có thể viết đợc một cuốn sách đầy đủ và hoàn
thiện. Vì vậy, tác giả hết sức trân trọng mọi ý kiến của bạn đọc.
Tháng 12 năm 2008
Tác giả
Nguyễn Minh Quang
1
Chơng 1: Hệ thống thông tin
I. Khái niệm về thông tin
Khái niệm thông tin (information) đợc sử dụng hàng ngày. Con ngời có nhu cầu đọc
báo, nghe đài, xem phim, đi tham quan, du lịch, tham khảo ý kiến ngời khác, để nhận
đợc thêm thông tin mới. Thông tin mang lại cho con ngời sự hiểu biết, nhận thức tốt
hơn về những đối tợng trong đời sống xã hội, trong thiên nhiên, giúp cho họ thực hiện
hợp lý công việc cần làm để đạt đợc mục đích tốt nhất
II. Hệ thống và hệ thống thông tin
1.Hệ thống
Trong các hoạt động của con ngời, các thuật ngữ nh hệ thống triết học, hệ thống
pháp luật, hệ thống kinh tế, hệ thống thông tin đã trở nên quen thuộc. Một cách đơn
giản và vắn tắt, ta có thể hiểu: Hệ thống là một tập hợp vật chất và phi vật chất nh ngời,
máy móc, thông tin dữ liệu, các phơng pháp xử lý, gọi là các phần tử của hệ thống.
Trong hệ thống, các phần tử tơng tác với nhau và cùng hoạt động để hớng tới một mục
đích chung.
1.1.Các phần tử của hệ thống
Các phần tử của hệ thống là các thành phần hợp thành hệ thống và có thể rất đa
dạng. Phần tử của hệ thống có thể cụ thể nh chiếc máy tính hoặc một phần mềm, nhng
cũng có thể trừu tợng, nh một phơng pháp hoặc một quy tắc.
Trong một hệ thống, các phần tử thờng là phức tạp. Sự phức tạp bên trong của mỗi
phần tử đòi hỏi phải xem xét chúng nh là một hệ thống. Điều này có nghiã là hệ thống
có tính phân cấp. Một hệ thống đợc hợp thành từ nhiều hệ thống con, và trong các hệ
thống con này lại chứa những hệ thống nhỏ hơn.
Trong một hệ thống, các phần tử có thể khác nhau về bản chất, nhng có thể có một

số tính chất hoặc đặc trng mà qua đó ta có thể quan sát và nhận biết đó là phần tử của
hệ thống. Những tính chất hoặc đặc trng này đợc gọi chung là thuộc tính của phần tử.
1.2. Quan hệ giữa các phần tử
Thật khó hình dung một hệ thống chỉ gồm các phần tử rời rạc không có liên hệ gì
với nhau. Quan hệ giữa các phần tử trong hệ thống thể hiện cấu trúc của hệ thống. Các
mối quan hệ này làm cho tập hợp vật chất trở thành một thực thể hoàn chỉnh. Nh vậy ta
cũng có thể hiểu rằng hệ thống đợc tạo nên, hay hợp nhất, từ các thực thể khái niệm và
cụ thể.
Các quan hệ trong hệ thống nói chung là rất phức tạp. Để nghiên cứu các quan hệ
giữa các phần tử trong hệ thống, ngời ta thờng chia chúng ra làm nhiều loại, ví dụ nh,
quan hệ ổn định hay bất thờng, quan hệ lâu dài hay tạm thời, quan hệ liên quan đến cấu
trúc hay quan hệ liên quan đến hệ thống.
2
1.3 Mục đích của hệ thống
Mục đích của hệ thống thờng thể hiện ở chỗ hệ thống nhận những cái vào để
biến đổi thành những cái ra nhất định. cái ra này phải phù hợp với mục tiêu
nhiệm vụ và chức năng của hệ thống. Ví dụ, một hệ thống sản xuất nhận cái vào là các
nguyên vật liệu để sản xuất, tạo thành cái ra là các thành phẩm, vật t.
Mỗi một thực thể tồn tại trong hệ thống đợc xem nh là một hệ thống con, thờng có
một mục đích gắn với sự tồn tại của nó. Mọi hoạt động của các phần tử và mối liên hệ,
ràng buộc giữa các phần tử của hệ thống đều hớng về một mục đích chung cho tất cả
các phần tử. Cũng vì nó có mục đích nh vậy nên hệ thống khác với một tập hợp các
phần tử hoặc tập hợp các quan hệ.
1.4. Môi trờng bên ngoài
Để phân biệt hệ thống và môi trờng xung quanh, cần phải xác định giới hạn của hệ
thống(cả về vật lý và khái niệm). Với các loại hệ thống khác nhau, cách mô tả hệ thống
cũng rất phong phú và đa dạng. Có thể mô tả hệ thống bằng các phơng pháp định tính,
thông qua mô tả các tính chất, chức năng và nhiệm vụ của hệ thống.Cũng có thể mô tả
hệ thống bằng phơng pháp định lợng, thông qua việc liệt kê danh sách tất cả các phần
tử của hệ thống, mối quan hệ giữa các phần tử,cùng các điểm nối với môi trờng bên

ngoài. Việc xác định biên một cách chính xác và hợp lý là rất cần thiết, đặc biệt có ý
nghĩa đối với khâu khảo sát hệ thống. Cần lu ý rằng, giới hạn của một hệ thống phụ
thuộc chặt chẽ vào mục tiêu của hệ thống đó.
Môi trờng bên ngoài là tập hợp các phần tử không thuộc vào hệ thống nhng có mối
liên hệ với hệ thống: hoặc là chịu sự tác động của hệ thống, hoặc là tác động lên hệ
thống. Ví dụ, Khách hàng và Nhà cung cấp hàng là các phàn tử thuộc môi trờng bên
ngoài đối với công ty X nếu ta xem xét công ty này nh một hệ thống. Quan hệ giữa
Khách hàng và Công ty X là mua hàng, trong khi đó quan hệ giữa Nhà cung cấp hàng
với Công ty X là cung ứng vật t. Quan hệ giữa môi trờng bên ngoài và hệ thống là khá
đa dạng và phức tạp. Mối quan hệ đó có thể là sự trao đổi thông tin, nh thông tin về
mặt hàng, giá cả, giao nhận, hoặc chi tiết hợp đồng mua bán. Trong một số trờng hợp
khác thì mối quan hệ đó lại dơng nh không phải là sự trao đổi thông tin theo nghiã hiểu
thông thờng, nh sự tin cậy trong giao tiếp, uy tín trong kinh doanh, sự tin tởng vào chất
lợng hàng hoá. Trong một phạm vi rộng hơn thì Khách hàng, Nhà cung cấp hàng, Công
ty X lại là các phần tử trong hệ thống kinh tế của một quốc gia hoặc một khu vực.
Có thể chia hệ thống thành hai loại: các hệ thống tự nhiên và hệ thống đợc xây dựng
bởi con ngời, ví dụ nh hệ thống quản lý của một nhà máy, một cơ quan, một nhà trờng;
hệ thống điều khiển của một xe ôtô hoặc máy tính.
3
Hình
1.2. Xem
xét hệ
thống bao gồm cả quá trình phản hồi
2. Hệ thống thông tin
2.1. Khái niệm
Hệ thống thông tin ( Information System ) là một hệ thống mà mục tiêu tồn tại của
nó là cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động của con ngời trong một tổ chức nào đó.
Ta còn có thể hiểu hệ thống thông tin là hệ thống mà mối liên hệ giữa các thành phần
của nó cũng nh mối liên hệ giữa nó với các hệ thống khác là sự trao đổi thông tin.
Một số ví dụ về hệ thống thông tin

Kho dữ liệu

Hình 1.3 Máy tính là một hệ thống thông tin
Một máy tính là công cụ để xử lý thông tin. Khi hoạt động, các thành phần của máy
tính trao đổi thông tin với nhau. Nh vậy, máy tính cũng là một hệ thống thông tin.
Các hệ thống thông tin quản lý trong các tổ chức kinh tế- xã hội nh Hệ thống quản
lý nhân sự, Hệ thống kế toán,Hệ thống quản lý lịch công tác là các ví dụ điển hình về
hệ thống thông tin.
Hệ thống thông tin có 3 chức năng chính là đa thông tin vào, lu trữ và xử lý, đa ra
thông tin.
4
Thiết bị
đầu cuối
Computer
Processing
unit
Hệ thống

Các phép biến đổi
Điều khiển
Quá trình phản hồiĐầu vào Đâù ra
a) Hệ thống thông tin có thể nhận thông tin vào dới dạng:
- Các dữ liệu gốc về một chủ điểm, một sự kiện hoặc một đối tợng nào đó trong hệ
thống.
- Các yêu cầu xử lý hoặc cung cấp thông tin.
- Các lệnh.
b) Hệ thống thông tin có thể thực hiện:
- Sắp xếp dữ liệu theo một thứ tự nào đó.
- Sửa chữa, thay đổi dữ liệu trong bộ nhớ.
- Thực hiện các tính toán tạo ra thông tin mới.

- Thống kê, tìm kiếm các thông tin thoả mãn một điều kiện nào đó.
c) Hệ thống thông tin có thể lu trữ các loại thông tin khác nhau với các cấu trúc đa
dạng, phù hợp với nhiều loại thông tin và phơng tiện xử lý thông tin, để phục vụ cho
các nhu cầu xử lý thông tin khác nhau.
d) Hệ thống thông tin có thể đa dữ liệu với các khuôn dạng khác nhau ra các thiết bị
nh bộ nhớ ngoaì, màn hình, máy in, thiết bị mạng, hoặc thiết bị điều khiển.
2.2 Các thành phần của hệ thống thông tin
Các thông tin tự nhiên, là các thông tin đợc sinh ra và thu nhận bởi con ngời và một
số hoạt động của con ngời nh văn bản, hình ảnh, tiếng nói, đợc cấu trúc hoá sao cho
phù hợp với các công cụ xử lý và lu trữ. Nói chung, các thông tin đã đợc cấu trúc hoá
thờng cô đọng và ngắn gọn hơn so với thông tin tự nhiên. Ta có thể chia các thông tin
này ra làm hai loại: các dữ liệu về thực trạng hoạt động của hệ thống thực và các thông
tin mô tả quy trình xử lý dữ liệu trong hệ thống.
a) Dữ liệu về thực trạng hoạt động của hệ thống bao gồm:
b) Các dữ liệu phản ánh cấu trúc nội tạng của hệ thống, nh dữ liệu về nhân sự, trang
thiết bị hoặc cơ sở vật chất. Nói chung các loại dữ liệu này thuộc loại bền vững ít thay
đổi.
c) Các dữ liệu phản ánh các hoạt động diễn ra trong hệ thống thực, nh dữ liệu về sản
xuất, mua bán, giao dịch. Các dữ liệu này thuộc loại ít bền vững, thờng xuyên đợc thay
đổi.
d) Thông tin mô tả quy trình xử lý bao gồm:
e) Các quy tắc quản lý thể hiện qua hệ thống các quy định, các mẫu biểu, các báo
cáo, các thống kê.
f) Các thử tục xử lý, thể hiện thông qua các giải thuật phơng pháp và cách thức
nhằm đa ra các quyết định hoặc cung cấp các thông tin hỗ trợ cho việc ra quyết định.
III.Phân loại hệ thống thông tin
Khi nói đến hệ thống thông tin ngời ta thờng hiểu ngay rằng đó là một hệ thống đã
đợc tự động hoá và mọi việc đều đợc giải quyết trên máy tính. Trên thực tế, trong nhiều
5
tổ chức, lớn hoặc nhỏ vẫn tồn tại hệ thông tin nh từ xa đền nay nó vẫn có, trong đó

phần lớn các công việc thuộc về hệ thông tin thông tin vẫn đợc xử lý bằng phơng pháp
thông tin truyền thống. Phần đợc tự động hoá( đợc giải quyết nhờ sự hỗ trợ của máy
tính ) không phải khi nào cũng giữ vai trò quan trọng trong hệ thống nói chung và hệ
thống thông tin nói riêng.
Trong phần này chúng ta chỉ đề cập tới các hệ thống thông tin trong đó máy tính giữ
vai trò quan trọng trong việc xử lý thông tin. Nói cách khác, chúng ta cũng sẽ đề cập
tới các hệ thông tin học.
Trên máy tính các thông tin đợc xử lý theo nhiều phơng thức khác nhau. Một số ph-
ơng thức xử lý thờng gặp nh xử lý tơng tác ( interactive processing), xử lý giao dịch
(transaction processin processing), xử lý trực tuyến( on- line processing), xử lý theo lô
( batch processing), xử lý phân tán ( distributed processing) và xử lý thời gian thực
( real- time processing).
Nh trên đã đề cập, hệ thống thông tin là một hệ thống mà mục tiêu tồn tại của nó là
cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động của con ngời trong một tổ chức nào đó, hay
nói cách khác, mối liên hệ giữa các thành phần của nó cũng nh mối liên hệ giữa nó với
các hệ thống khác là mối liên hệ thông tin. Nh vậy, xét về cấu trúc, hệ thống thông tin
là phải có các thành phần cơ bản là phần cứng, phần mềm ( nói một cách ngắn gọn là
các thiết bị tin học), con ngời, các thủ tục xử lý ( hoạt động) và dữ liệu. Xét về chức
năng, một hệ thống thông tin có bốn chức năng chính là cập nhật, xử lý, lu trữ và kết
xuất thông tin.
Trong phần này, chúng ta xem xét sơ lợc về một số loại hệ thống tin học là hệ thống
xử lý giao dịch ( Transasction Processing Sytems- TPS), hệ thống thông tin quản lý
( Management Information Sytems- MIS), hệ trợ giúp quyết định ( Decision Support
Sytems- DSS), hệ chuyên gia ( Expert Sytems- ES) và hệ tự động hoá văn
phòng( Automated Office Sytems).
1.Hệ thống xử lý giao dịch
Hệ thống xử lý giao dịch là hệ thống thông tin có mục tiêu là xử lý các giao dịch và
ghi lại các thông tin về giao dịch dới dạng các bản ghi trong hệ thống. Dữ liệu về các
giao dịch đợc sắp xếp vào các bản ghi và lu trữ trong các tệp. Các bản ghi này sẽ đợc
gọi lại và tính toán, thống kê để đa ra các báo cáo định kỳ. Tuy nhiên, thông tin ra của

hệ thống xử lý giao dịch không chỉ là báo cáo định kì mà có thể là các báo cáo theo
mẫu định trớc. Ví dụ nh in biên lai thanh toán cho khách hàng tại quầy thu ngân trong
một siêu thị. Nh vậy, có thể thấy hệ thống xử lý giao dịch là một phơng án sử dụng
máy tính xử lý một giao dịch để thay cho cách làm thủ công.
Dễ dàng nhìn thấy một nhợc điểm của những hệ thống xử lý thông tin một cách tổng
thể- hệ thống thông tin quản lý
Ví dụ về hệ thống thông tin quản lý nh Hệ thống quản lý nhân sự trong một cơ quan,
Hệ thống quản lý sinh viên trong một trờng đại học, Hệ thống kế toán trong một siêu
6
thị, Hệ thống trợ giúp công tác điều hành bay hoặc Hệ thống bán hàng trong một công
ty.
2. Hệ thống thông tin quản lý
Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống có nhiệm vụ cung cấp các thông tin cần thiết
phục vụ cho việc quản lý điều hành một tổ chức. Thành phần chiếm vị trí quan trọng
trong hệ thống thông tin quản lý là một cơ sở dữ liệu hợp nhất chứa các thông tin phản
ánh cấu trúc nội tại của hệ thống và các thông tin về các hoạt động diễn ra trong hệ
thống .
Với hạt nhân là cơ sở dữ liệu hợp nhất , hệ thống thông tin quản lý có thể hỗ trợ cho
nhiều lĩnh vực chức năng khác nhau và có thể cung cấp cho các nhà quản lý công cụ và
khả năng dễ dàng truy cập thông tin. Hệ thống thông tin quản lý có các chức năng
chính:
Thu thập, phân tích và lu trữ các thông tin một cách hệ thống.Những thông tin có
ích đợc cấu trúc hoá để có thể lu trữ và khai thác trên các phơng tiện tin học.
Thay đổi,sửa chữa, tiến hành tính toán trên các nhom chỉ tiêu, tạo ra các thông tin
mới.
Phân phối và cung cấp thông tin.
Chất lợng của hệ thống thông tin quản lý việc đánh giá thông qua tính nhanh chóng
trong đáp ứng các nhu cầu thông tin, tính mềm dẻo của hệ thống và tính toàn vẹn, đấy
đủ của thông tin.
3. Hệ trợ giúp quyết định

Hệ trợ giúp quyết định là hệ thông tin tơng tác dựa trên một tập hợp hợp nhất các
phơng tiện xử lý thông tin để tạo ra và trình bày thông tin nhằm mục tiêu hỗ trợ cho
nhà quản lý trong quá trình đa ra quyết định.
Trong một số trờng hợp các nhà làm phơng tiện có thể dựa trên kinh nghiệm của
mình để đa ra phơng án xử lý.Ví dụ nh lập kế hoạch mua sắm vật t cho một công ty,
điều chỉnh nhân sự cho cơ quan,lập phơng án vận tải hàng hoá để cung cấp cho khách
hàng.Trong một số trờng hợp khác, ngời làm quyết định phải đơng đầu với những tình
huống phức tạp có những yếu tố vợt khả năng bình thờng của con ngời để có thể tổng
hợp đúng tình hình.Ví dụ nh vịêc lập phơng án vận tải có nhiều thông số ( nhiều kho
hàng,nhiều cửa hàng, số lợng hàng hoá lớn) hoặc đi một nớc cờ trong một tình thế khó
khăn và phức tạp. Trong những trờng hợp có nhiều thông tin phức tạp, các thông tin
ảnh hởng lẫn nhau, cần tới sự trợ giúp của máy tính điện tử. Đó chính là chức năng của
hệ trợ giúp quyết định.
Phần lớn các hệ trợ giúp quyêt định đợc xây dựng dựa trên hạt nhân là các mô hình
đã đợc chọn lọc. Từ các dữ liệu đầu vào, hệ trợ giúp quyết định đa ra các phơng án và
đánh giá về các phơng án này, sắp xếp chúng theo một số tiêu chuân nào đó. Ngời sử
dụng dựa vào các thông tin gợi ý này để xây dựng một phơng án thực hiện.
7
Ví dụ, ngời quản lý cung cấp thông tin về nhu cầu mua sắm hàng hoá cho công ty ở
nhiều thời điểm hiện tại, thông tin về các hợp đồng cung ứng hàng hoá và các báo giá
kèm theo, thông tin về các nhà cung cấp hàng hoá và lợng hàng có trong công ty. Hệ
trợ giúp quyết định phải đa ra đợc các kế hoạch mua sắm hàng hoá khác nhau, nh mỗi
một mặt hàng cần mua với số lợng bao nhiêu và phân bổ mua của những nhà cung cấp
nào. Các phơng án này khác nhau chủ yếu ở chỗ phân bổ mua của từng nhà cung cấp
những mặt hàng nào và mua với số lợng bao nhiêu. Việc lựa chọn nhà cung cấp có thể
dựa vào tiêu chuẩn về giá cả, về chất lợng của các mặt hàng hoặc sự thuận tiện của việc
vận chuyển hàng hoá. Các phơng án này đợc sắp xếp theo tiêu chuẩn về giá cả, về chất
lợng hoặc sự thuận tiện của việc giao nhập để ngời quản lý quyết định chọn phơng án
nào.
Trong một số trờng hợp, khi mà thời gian dành cho việc đa ra các quyết định là rất

hạn chế, hệ trợ giúp quyết định trở thành hệ trợ giúp thực hiện ( executive support
systems ESS) .
4. Hệ chuyên gia
Hệ chuyên gia đợc xây dựng dựa trên những kết quả nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo,
một bộ môn khoa học nhằm trang bị cho máy tính khả năng lập luận, tự học, tự hoàn
thiện mình và phỏng theo các giác quan của con ngời.
Một cách đơn giản, có thể hiểu hệ chuyên gia là một hệ thống thông tin tơng tác dựa
trên máy tính và hệ thống cơ sở dữ liệu về tri thức của con ngời, tạo ra các đối thoại
giữa ngời và máy tính để làm sáng tỏ vấn đề, hoặc nêu ra các lu ý giúp cho ngời làm
quyết định.
Hệ chuyên gia mô phỏng quá trình suy nghĩ của con ngời. Theo từng mức độ chúng
có thể lập luận, tự rút ra suy diễn và nêu đánh giá.
5.Hệ thống tự động hoá văn phòng
Một hệ thống tự động hoá văn phòng thờng bao gồm hai hệ thống con chính, đó là
hệ thống xử lý văn bản và hệ thống trợ giúp tính toán.
Một hệ thống tự động hoá văn phòng tích hợp có thể có các hệ thống con hỗ trợ trao
đổi th từ, điện tín và hệ thống con quản lý lịch công tác, thời gian biểu của các cán bộ
nhân viên trong tổ chức .
Trong tài liệu này, nội dung của các chơng đều hớng tới hệ thống thông tin quản lý.
Vì vậy, từ phần này trở về sau, khi nói đến hệ thống thông tin, ta ngầm hiểu đó là hệ
thống thông tin quản lý, hay hệ thống tin học.
IV. Hệ thống thông tin tổng thể trong doanh nghiệp
Mỗi một tổ chức tổ chức kinh tế- xã hội, nh một công ty kinh doanh, một trờng đại
học, một trung tâm khám chữa bệnh, một nhà máy sửa chữa ô tô, một hệ thống quản lý
ngân sách, đợc gọi là hệ thống thực. Có thể nói rằng mọi hệ thống thực đều có mục tiêu
là lợi ích của một cá nhân, một tập thể hay một cộng đồng. Đặc điểm chung của các hệ
thống thực này là có con ngời tham gia, có cơ chế điều khiển, có nhu cầu xử lý thông
8
tin đa dạng và phức tạp.Vì vậy, mọi xử lý thông tin trong các hệ thống thực đều rất
quan trọng bởi vì nó ảnh hởng tới con ngời.Mọi hệ thống thực có thể đợc xem nh một

mô hình gồm ba thành phần hợp thành là hệ quyết định, hệ tác nghiệp và hệ thông
tin.Các thành phần này chính là các hệ thống con của hệ thống thực.
1. Hệ quyết định
Hệ quyết định, gồm con ngời, phơng tiện và các phơng pháp, còn gọi là thành phần
quản lý, có chức năng điều khiển , kiểm soát các hoạt động tác nghiệp , hớng theo
mục tiêu của hệ thống. Hoạt động quản lý của hệ quyết định có thể hình dung nh một
dãy các thao tác: ra các quyết định và tổ chức thực hiện các quyết định.
2. Hệ thông tin
Hệ thông tin, gồm con ngời, phơng tiện và các phơng pháp, có chức năng thu thập, l-
u trữ và xử lý thông tin phục vụ cho các công tác chuyên môn nghiệp vụ trong hệ
thống.
Hệ quyết định cần có đủ các thông tin cần thiết trớc khi đa ra một quyết định. Hệ
thông tin có nhiệm vụ thu thập và xử lý các thông tin phức tạp, hỗn độn, thậm chí chứa
đựng nhiều mâu thuẫn, để cung cấp cho thành phần quản lý, hỗ trợ cho việc đa ra các
quyết định.
Các quyết định cũng cần phải đợc truyền đạt đến các điểm thực hiện và thông tin về
kết qủa thực hiện cũng cần đợc phản ánh ngợc lại đến hệ quyết định, nh là những thông
tin cần thiết cho quyết định tiếp theo. Những nhiệm vụ truyền đạt thông tin trao đổi
giữa các thành phần của hệ thống thực hiện bởi hệ thông tin.
3. Hệ tác nghiệp
Hệ tác nghiệp, gồm có con ngời, phơng tiện và các phơng pháp và các quy trình xử
lý, còn gọi là thành phần chấp hành, có nhiệm vụ thực hiện các hoạt động cơ sở của
một tổ chức.
Cách phân chia các hệ thống thực thành các hệ thống con nh trên cho ta một cách
nhìn, một cách tiếp cận nghiên cứu đối với hệ thống. Cũng cần phải nói rằng trong mọi
hệ thống thực không có sự phân chia rõ ràng giữa các phân hệ này. Chẳng hạn, trong
một tổ chức, có ngời vừa làm công tác lãnh đạo, vừa tham gia xử lý thông tin, đồng
thời cũng phải trực tiếp thực hiện những quyết định do chính mình đa ra.
Hình 1.5. Ba thành phần của hệ thống thực
9

Hệ quyết định
Hệ thông tin
Hệ tác nghiệp
Cách xem xét nh trên dựa vào cấu trúc tổ chức của hệ thống thực. Theo một
cách nhìn khác thì hoạt động của một hệ thống liên quan tới ba kiểu phần tử cơ bản là
các biến vào, các biến ra và các phép biến đổi các biến vào thành các biến ra. Các biến
vào đợc hiểu là các tác động, các răng buộc có chọn lọc từ môi trờng bên ngoài. Các
biến ra nh là đáp ứng của hệ thống đối với các tác động của môi trờng. Quá trình biến
đổi bên trong là quá trình các nhân tố bên trong tác động lên các biến vào làm thay đổi
trạng thái của nó để tạo thành các biến ra. Có thể thấy rõ ngay là một trong những mục
đích quan trọng của việc nghiên cứu hệ thống nhằm làm rõ các phép biến đổi của hệ
thống có thể đợc mô tả thông qua:
- Phép đặc tả, tức là phân biệt rõ hệ thống thành các hệ thống con thực hiện các
thao tác đơn giản.
- Phép tơng tự, tức là phân tích hệ thống hiện tại dựa vào việc xem xét một hệ
thống khác có chức năng tơng tự.
- Phép thực nghiệm, tức là chọn lựa một số đầu vào thích hợp, xem xét, phân tích
đầu ra tơng ứng.
Khi nghiên cứu hoạt động của một hệ thống, ngời ta thờng quan tâm tới việc quản lý
và điều hành hệ thống. Một số vấn đề sau đây thờng đợc đề cập đến khi xem xét khả
năng kiểm soát một hệ thống:
- Lựa chọn đợc các biến mục tiêu có lợi cho việc kiểm soát;
- Đánh giá đợc những sai lệch của kết quả thực tế so với biến mục tiêu và xác
định đợc khoảng sai lệch chấp nhận đợc của kết quả:
- Phân tích và biểu diễn đợc các phép biến dổi của hệ thống tức là mô tả đợc
những gì xảy ra bên trong của hệ thống.
V. Các bớc xây dựng hệ thống thông tin
1.Lập kế hoạch phát triển hệ thống thông tin quản lý.
Nhiệm vụ đặt ra trong giai đoạn này là xác định đợc mục tiêu của hệ thống, những
thời điểm cùng kết quả cần đạt đợc của lịch trình khảo sát, phân tích và thiết kế hệ

thống. Trong giai đoạn này phải có đợc những hình dung cơ bản về hệ thống thông tin
quản lý cần xây dựng.
2.Khảo sát hệ thống.
Mục đích của khảo sát hệ thống thực là thu thập thông tin, tài liệu, nghiên cứu hiện
trạng nhằm làm rõ tình trạng hoạt động của hệ thống thông tin cũ trong hệ thống thực
và nhu cầu xây dựng hệ thống thông tin mới. Cần phải làm rõ các yêu cầu đặt ra đối
với hệ thống thông tin cần xây dựng.
3.Phân tích hệ thống.
Xây dựng các mô hình của hệ thống thông tin quản lý nh: sơ đồ chức năng nghiệp
vụ sơ đồ dòng dữ liệu và mô hình dữ liệu.Trên cơ sở các kết quả khảo sát của các hệ
thống thực, cần làm rõ các mô hình hoạt động của tổ chức và hệ thống thông tin.
10
4.Thiết kế hệ thống
Trong thực tế, hai giai đoạn phân tích và thiết kế hệ thống không phải là hai giai
đoạn hoàn toàn riêng rẽ. Trong giai đoạn khảo sát hệ thống, ngời ta đã có thể tiến hành
phân tích sơ bộ hệ thống hoặc phân tích một số hệ thống con nào đó. Căn cứ vào kết
quả phân tích này, có thể tiến hành thiết kế một số phần của hệ thống.
5.Kiểm tra, thử nghiệm hệ thống
Nói chung, với nhiều hệ thống thông tin, việc kiểm tra tính đúng đắn của các mô
đun xử lý trong hệ thống là rất khó. Vì vậy, thông thờng, ngời ta kiểm tra hệ thống
thông tin quản lý thông qua thử nghiệm. Việc thử nghiệm hệ thống trên một tập hợp
các dữ liệu chuẩn cũng khó thực hiện đợc trong thực tế, bởi vì không phải hệ thống
thực nào cũng có sẵn một tập hợp các dữ liệu chuẩn nh vậy.
Ngời ta thờng dùng các thông tin, dữ liệu thực tế đã qua xử lý bằng các phơng pháp
khác để vận hành thử nghiệm hệ thống thông tin mới, rồi so sánh kết quả tính toán của
hệ thống mới với kết quả đã xử lý theo các phơng pháp khác hoặc với kết quả trên thực
tế để rút ra kết luận về tính đúng đắn của các xử lý trong hệ thống mới.
6. Nghiệm thu và cài đặt
Hệ thống đợc nghiệm thu trên cơ sở những tiêu chuẩn đặt ra trong kế hoạch phát
triển hệ thống ban đầu. Song song với các khâu cài đặt cũng cần phải chú ý tới khâu

huấn luyện vận hành, sử dụng hệ thống mới.
11
Chơng 2: Đại cơng về phân tích và thiết kế hệ thống
I. Các giai đoạn của phân tích và thiết kế hệ thống
Hệ thống thông tin cũng nh bất kì hệ thống nào khác, nó có một cuộc sống cùng với
các chu kì sống có những đặc trng riêng. Nó đợc sinh ra, phát triển và cuối cùng thì bị
thay thế ( loại bỏ ) bởi một hệ thống khác tiên tiến hơn, hiện đại hơn. Ta có thể chia
cuộc sống hay còn gọi là vòng đời ( life cycle ), của hệ thống thông tin ra làm các giai
đoạn nh sau:
1. Giai đoạn chuẩn bị.
Giai đoạn này tính từ khi trong tổ chức xuất hiện nhu cầu xây dựng hệ thống thông
tin mới nhằm cung cấp thông tin chính xác, kịp thời cho việc điều hành các hoạt động
sản xuất trong tổ chức.
2. Giai đoạn hình thành và phát triển.
Trong giai đoạn này , các dự định xây dựng hệ thông tin đợc triển khai thực hiện
trong thực tế. Các chuyên gia phân tích thiết kế hệ thống, nhà quản lý và các lập trình
viên cùng nghiên cứu, khảo sát, phân tích thiết kế và xây dựng hệ thống thông tin quản
lý. Hệ thống thông tin đợc thử nghiệm, cài đặt và chuẩn bị đa vào xử dụng.
3. Giai đoạn khai thác và sử dụng.
Thông thờng đây là giai đoạn dài nhất trong vòng đời của một hệ thống thông tin
quản lý. Trong giai đoạn này hệ thống đợc vận hành phục vụ cho nhu cầu khai thác và
sử dụng thông tin trong tổ chức. Trong quá trình sử dụng,hệ thống đợc bảo trì hoặc sửa
chữa để phù hợp với sự thay đổ về thông tin hoặc nhu cầu thông tin.
4. Giai đoạn thay thế.
Trong quá trình sử dụng và khai thác hệ thống luôn gặp phải sự thay đổi về thông
tin ( thay đổi về dung lợng về cấu trúc ) và thay đổi về nhu cầu sử dụng ( thay đổi về
nhiệm vụ hoặc quy mô quản lý ). Những sửa chữa và thay đổi trong hệ thống làm cho
nó trở nên cồng kềnh, hoạt động kém hiệu quả. Vì vậy, hệ thống thông tin cũ cần phải
đợc thay thế bởi một hệ thống thông tin mới hoặc nâng cấp.
II. Vai trò nhiệm vụ trong phân tích và thiết kế hệ thống

1. Vai trò nhiệm vụ phân tích hệ thống
Các công việc cần thực hiện là:
- Phân tích các mẫu biểu, các bảng biểu, các hồ sơ đã thu thập đợc. Xác định các
phần tử của trong thống.
- Phân tích các luồng thông tin và các mối quan hệ giữa các phần tử trong hệ thống.
- Phân tích quy trình xử lý thông tin hiện có và phác hoạ quy trình xử lý thông tin
cần có đối với hệ thống mới.
- Xác định các chức năng nghiệp vụ của hệ thống thực, các thủ tục thực hiện trong
hệ thống thực để từ đó xây dựng sơ sồ chức năng nghiệp vụ.
12
- Xác định các luồng thông tin trong hệ thống thực để từ đó xây dựng sơ đồ dòng
dữ liệu nghiệp vụ của hệ thống thực.
- Phân tích dữ liệu để xây dựng mô hình dữ liệu cho hệ thống.
2. Vai trò nhiệm vụ thiết kế hệ thống
Các công việc thiết kế bao gồm:
- Thiết kế dữ liệu, tức là định ra các đối tợng và cấu trúc dữ liệu trong hệ thống.
- Thiết kế chức năng, tức là định ra các môđun xử lý thể hiện các chức năng của hệ
thống thông tin.
- Thiết kế giao diện, tức là chi tiết hoá hình thức giao tiếp giữa con ngời với máy
tính.
- Thiết kế an toàn cho hệ thống thông tin quản lý.
- Thiết kế phần cứng, tức là tính toán các yêu cầu kỹ thuật cho hệ thống thông tin
quản lý, hay nói cách khác, là thiết kế hệ thống máy tính.
III. Phơng pháp mô hình hoá hệ thống
1. Khái niệm
Phơng pháp mô hình hoá nghiên cứu hệ thống thông qua việc xây dựng các mô hình
hoạt động của nó. Đây là phơng pháp nghiên cứu hệ thống đợc sử dụng khá rộng rãi.
Phơgng pháp mô hình hoá hệ thống đợc sử dụng khi có thể biết rõ các yếu tố đầu vào,
đầu ra và các phép biến đổi bên trong hệ thống. Trong các mô hình, hệ thống đợc mô tả
thông qua các đặ trng cơ bản của nó. Để mô tả thế giới thực phức tạp, phải thực hiện

nguyên lý chung là trừu tợng hoá các phần tử và các hệ trong hệ thống. Có thể hiểu
một cách đơn giản, trừu tợng hoá là hình thành một cách diễn tả đơn giản và dễ hiểu,
trong đó bỏ qua những chi tiết có ảnh hởng rất nhỏ hoặc hầu nh không ảnh hởng đến
cấu trúc và hoạt động của hệ thống.
Mô hình của hệ thống có thể là một bản mô tả cách thức hoạt động, một số công
thức toán học, một hoặc vài sơ đồ mô tả thành phần và các hoạt động diễn tả trong hệ
thống. Việc sử dụng mô hình loại nào để nghiên cứu hệ thống phụ thuộc vào mức độ
trừu tợng hoá đợc lựa chọn, phụ thuộc vào quan điểm phân tích và phụ thuộc vào công
cụ sử dụng. Các cộng cụ vừa là công cụ để nghiên cứu, tìm hiểu hệ thống; vừa là công
cụ, ngôn ngữ để trao đổi và là công cụ để điều chỉnh, hoàn thiện hệ thống.
Các mô hình đợc xây dựng để mô tả hệ thống có thể là các mô hình vật lý. ở mức
vật lý, mô hình mô tả hệ thống phải cho biết hệ thống là gì, có những nhiệm vụ gì, các
nhiệm vụ này đợc thể hiện nh thế nào, ở đâu, vào thời gian nào và những ai là ngời thực
hiện.
Các mô hình ở mức lôgic tập chung vào mô tả bản chất của hệ thống và mục tiêu
của hệ thống, bỏ qua các yếu tố tổ chức thực hiện. Mô hình lôgic trả lời các câu hỏi:
Hệ thống là gì, làm những gì. Mỗi chức năng cần những thông tin gì để hoạt động và
cho những thông tin gì? Trong các mô hình lôgic, các yếu tố vật lý nh con ngời, địa
13
điểm, thời gian bị loại bỏ. Nói cách khác, mô hình lôgic không cho biết hệ thống thực
hiện các công việc của nó nh thế nào.
2. Các bớc chính
Quá trình phát triển hệ thống trên cơ sở xây dựng các mô hình đợc thực hiện theo
một số giai đoạn nh sau:
a) Nghiên cứu sơ bộ hệ thống: Giai đoạn này tập chung vào việc thu thập các thông
tin, tài liệu liên quan tới cấu trúc của hệ thống và các hoạt động của hệ thống. Mô hình
đợc xây dựng ở giai đoạn này thờng ở dạng mô hình vật lý. Mục tiêu của việc xây dựng
mô hình ở giai đoạn này là để mô tả cách thức thực hiện các công việc trong hệ thống.
b) Phân tích hệ thống: Giai đoạn này tập trung vào phân tích chi tiết bản chất của hệ
thống. Các mô hình đợc xây dựng ở giai đoạn này tập chung trả lờ các câu hỏi: Hệ

thống là gì và làm những gì. Sản phẩm của giai đoạn này là các mô hình về chức năng
và các mô hình về dữ liệu.
c) Thiết kế hệ thống: Lựa chọn các giải pháp cài đặt nhằm thực hiện các kết quả
phân tích. Có thể coi việc thiết kế hệ thống là sự cài đặt các mô hình có đợc sau khi
phân tích, trên cơ sở dung hoà các yêu cầu, các ràng buộc và các điều kiện của thực tế.
Trong các công việc đợc nêu ở trên, xây dựng mô hình đợc coi là khâu có ý nghĩa
quyết định. Chất lợng của hệ thống cần đợc xây dựng phụ thuộc hoàn toàn vào chất l-
ợng của mô hình. Cùng một hệ thống thực nhng mục tiêu nghiên cứu khác nhau sẽ dẫn
tơi các mô hình mô tả chúng cũng khác nhau. Do các hệ thống thực rất phức tạp, chúng
có thể phức tạp theo mục tiêu, phức tạp về dữ liệu hoặc phức tạp theo yêu cầu của ngời
sử dụng, mà khó có thể mô tả mọi chi tiết có liên quan tới hệ thống. Vì vậy, cần căn cứ
vào mục đích nghiên cứu mà tập chung sự chú ý vào các yếu tố quan trọng trong hệ
thống và lựa chọn một quan điểm xem xét thích hợp để tiếp cận hệ thống.
Một phơng pháp mô hình hoá thờng có ba thành phần là: một tầp hợp các khái niệm
và mô hình, một quy trình thực hiện và các công cụ trợ giúp. Có nhiều phơng thức mô
hình hoá khác nhau, các phơng pháp này khác nhau bởi thành phần của nó.
Một số phơng pháp thông dụng thờng đợc sử dụng rộng rãi nh phơng pháp MERISE,
phơng pháp cấu trúc, phơng pháp hớng dữ liệu, và phơng pháp đối tợng. Bạn đọc có thể
tìm hiểu về các phơng pháp này theo các tài liệu đợc nêu trong danh mục tài liệu tham
khảo.
Ví dụ
Mục này trình bày ví dụ mô tả hệ thống thực hệ thống tuyển sinh tại một trờng đại
học. Các mô hình đợc trình bày ở các dạng khác nhau: mô tả bằng công thức toán học,
mô tả bằng lời dới dạng liệt kê và mô tả bằng sơ đồ. VD:
14
Sơ đồ mô tả hoạt động của hệ thống quản lý tuyển sinh trong trờng đại học SN.
Kết quả thi
Phiếu báo thi
Hồ sơ dự thi, Bài thi
Bài thi

Kết quả
Hình 2.1 Sơ đồ mô tả hoạt động của hệ thống tuyển sinh.
Chú ý:Trong một số trờng hợp, khi mà hệ thống rất phức tạp,không có đợc hiểu biết
đầy đủ về nó và do đó, không thể mô tả chi tiết và rõ ràng nh ví dụ trên, thì cần có ph-
ơng pháp khác để xây dựng mô hình của hệ thống.Phơng pháp hộp đen thờng đợc sử
dụng khi biết đầu vào, đầu ra của hệ thống. Với mỗi đầu vào thuộc một tập hợp đã đợc
xác định trớc, hệ thống cho một đầu ra tơng ứng.Khi này, việc nghiên cứu hệ thống là
quá trình phân tích nhằm làm dõ quan hệ giữa đầu vào và đầu ra.
Xong xong với cách chia hệ thống cần nghiên cứu thành những hệ con có cấu trúc
đơn giản hơn,một kỹ thuật khác thờng đợc áp dụng là mợn tạm một cấu trúc của một
hệ thống khác có hoạt động tơng tự, tức là có cấu trúc đầu vào đầu ra tơng tự, để có thể
đa ra những giả thiết về cơ chế hoạt động của hệ thống hiện tại .
Chẳng hạn, xét một hệ thống sản xuất, trong đó ký hiệu Y(t) là tổng thu nhập,L(t) là
lực lợng lao động và K(t) là vần đầu t ở thời điểm t. Rõ dàng là ở thời điểm t hệ thống
nhận đầu vào là L(t) và K(t)- lực lợng lao động cộng với vốn đầu t. Hệ thống cho đầu
ra cũng ở thời điểm t là Y(t). Kí hiệu F là quan hệ giữa đầu ra và các đầu vào, ta có thể
viết:
Y(t )=F(K(t),L(t))
Nhng cấu trúc hàm F nh thế nào thì hoàn toàn cha rõ ràng. Qua nghiên cứu thực tế
của hệ thống san xuất này(xem xét nhiều lần các đầu vào và đầu ra), ngời ta cho rằng
quan hệ giữa các đại lợng này có thể mô tả bằng phơng trình:
Y(t) = K(t+1)-K(t) + (t)
Hiển nhiên đây chỉ là một trong những giả thiết về quan hệ giữa các đại lợng K, L và
Y. Giả thiết về mô hình này có thể đợc suy ra từ một hệ thống sản xuất có qui mô và
15
Ban tuyển sinh Thí sinh
Ban chấm thi Hội đồng tuyển sinh
Cơ quan quản lý cấp
trên
cấu truc tơng tự với hệ thống đang xét, cũng có thể đợc rút ra từ thực nghiệm giá trị

đầu t và thu nhập trong một số năm cùng với một số qui tắc toán học. Nếu mô hình có
chất lợng tốt tức là phản ánh đúng mối quan hệ giữa các đại lợng, biểu diễn đúng các
qui luật trong sản xuất, thì việc áp dụng mô hình vào điều hành sản xuất sẽ có hiệu
quả.Ngợc lại, nếu mô hình kém, việc áp dụng mô hình vào điều hình sản xuất có thể
gây ra thua lỗ.
Trong trờng hợp hệ thống rất phức tạp, khó đón nhận đầu vào, đầu ra và cấu trúc hệ
thống, cần có cách tiếp cận riêng.Bên cạnh kỹ thuật phân rã hệ thống thành các hệ
thống con có kích thớc nhỏ hơn và cấu trúc đơn giản hơn có thể vận dụng cách tiếp cận
mở, nghĩa là, đặt hệ thống cần nghiên cứu vào trong một hệ thống khác lớn hơn nó ,
chứa nó, để nghiên cứu các mối quan hệ của nó với môi trờng xung quanh. Từ các mối
quan hệ của hệ thống hiện tại với môi trờng xung quanh có thể rút ra những nhận xét
về hệ thống hiện tại.
IV. Phơng pháp phân tích và thiết kế có cấu trúc (SADT)
Có nhiều loại chu trình phát triển khác nhau. Phần này trình bày vắn tắt một số chu
trình phát triển chính. Cũng cần phải lu ý rằng, số lợng và tên các giai đoạn trong các
chu trình không giống nhau, mặc dù về cơ bản, nội dung của chúng gần nh nhau.
1. Chu trình thác nớc
Chu trình này mô tả sự phát triển hệ thống trên cơ sở phân chia các giai đoạn riêng
rẽ với nhau về thời gian. Điểm cốt yếu của chu trình phát triển này là các giai đoạn đợc
tiến hành kế tiếp nhau, giai đoạn sau đợc bắt đầu khi giai đoạn trớc đó đã kết thúc,
không chờm lên nhau về thời gian.
2. Chu trình tăng trởng.
ý tởng chính của phơng pháp này là phát triển dần dần, từng bớc, chuyển giao từng
phần. Công việc nghiệm thu đợc tiến hành khi tất cả các phần đã đợc bàn giao. Ví dụ,
trong trờng đại học X, ngời ta dự định phát triển hệ thống đào tạo. Các phân hệ đợc
phát triển theo thời gian ( không nhất thiết phải cùng một lúc):
- Hệ thống quản lý tuyển sinh,
- Hệ thống quản lý sinh viên,
- Hệ thống quản lý chơng trình đào tạo,
- Hệ thống quản lý thời khoá biểu

-Hệ thống quản lý giáo viên.
Các hệ thống này đợc phát triển dần dần, bàn giao xong hệ thống này mới phát triển
tiếp hệ thống kia.
3. Chu trình xoắn ốc
Phơng pháp này duy trì quá trình lặp một dãy các tiến trình mà qua mỗi lần thực
hiện, các tiến trình đó các mẫu đợc hoàn thiện dần. Theo một số tác giả thì chu trình
xoắn ốc đợc chia thành bốn giai đợn chính:
16
- Phát hiện các nhu cầu và xác lập các mục tiêu,
- Đánh giá các phơng án,
- Thiết kế và tạo lập các nguyên mẫu,
- Thử nghiệm các mẫu.
Các giai đoạn này đợc thực hiện lặp lại nhiều lần cho đến khi hệ thống đợc hoàn
thiện.
4. Chu trình lắp ráp các thành phần
Thực chất của phơng pháp này là lắp ráp các thành phần có sẵn. Công việc chính là
xác định các thành phần phù hợp, thu gom chúng và lắp ráp. Một số tác giả chia làm
các giai đoạn.
- Nghiên cứu, hình thành các giải pháp và xác định các thành phần của hệ thống.
- Đánh giá, lựa chọn các giải pháp và lựa chọn các thành phần của hệ thống.
- Tích hợp các thành phần.
V.Mối liên hệ của các bớc trong SADT (Mô hình thác đổ)



Chu trình phát triển thác nớc không có sự quay lui để chỉnh sửa phát hiện sai sót
Trong một khâu nào đó.
Câu hỏi và bài tập
1. Hãy nêu những thành phần chính của hệ thống thông tin quản lý. Nêu ví dụ một
hệ thống thông tin quản lý trong thực tế và chỉ ra các thành phần của hệ thống này.

17
Phân tích
Thiết kế
Mã hoá
Thử nghiệm
2. Hãy nêu những nhiệm vụ chính của phân tích và thiết kế một hệ thống thông tin
quản lý.
3. Hãy liệt kê các loại hệ thống thông tin theo mức độ tích hợp các phơng tiện xử lý
thông tin và chỉ rõ sự khác nhau giữa các loại hệ thống thông tin này.
4. Hãy liệt kê các loại hệ thống thông tin theo mục tiêu của hệ thống và chỉ rõ sự
khác nhau giữa các loại hệ thống thông tin này.
5. Hãy lựa chọn một hệ thống thực biết rõ nhất để chỉ ra các tiến trình xử lý thông
tin trong đó. Với mỗi tiến trình hãy chỉ rõ thông tin vào và thông tin ra của nó.
18
Chơng 3: Khảo sát hệ thống
I. Khảo sát sơ bộ
1. Mục tiêu của khảo sát hệ thống
Quá trình khảo sát hệ thống thực nhằm xác định một số vấn đề trớc khi bắt đầu xây
dựng, phát triển một dự án tin học. Những vấn đề quan trọng nhất cần phải xác định rõ
là:
-Nhu cầu xây dựng và phát triển hệ thống thông tin, tức là, thực sự ngời sử dụng
muốn gì ở hệ thống?
-Những vấn đề cần làm, không nên, cha nên hay sẽ làm. Nói cách khác là xác định
các ràng buộc, hạn chế và phạm vi của dự án. Với mỗi nội dung, phải xem xét tới sự
cần thiết và tính khả thi của nó.
-Thời gian phát triển hệ thống là bao lâu. Đòi hỏi xác định thời gian hoàn thành
ngay từ thời điểm đầu là khó, tuy vậy, vẫn cần đa ra một thời hạn dự trù để thực hiện dự
án.
-Giá thành phát triển hệ thống (tính đầy đủ các yếu tố nhân lực, vật lực, tài chính).
Điều này có nghĩa là ngay từ khi khảo sát đã phải có một hình dung sơ bộ, thậm trí là

hình dung chi tiết về giải pháp thực hiện, đáp ứng đợc mọi yêu cầu đặt ra hoặc các yêu
cầu quan trọng.
-Thuận lợi và khó khăn (kể cả vấn đề thị trờng cho sản phẩm).
Các câu trả lời - kết luận phải mang tính khách quan. Các thông tin số liệu đợc đa ra
xem xét phải chính xác, có căn cứ đáng tin cậy.
Mục tiêu của khảo sát sơ bộ là thu thập thông tin, tài liệu để có đợc một hình dung
tổng quát, tuy không thật chi tiết nhng tơng đối đầy đủ về hệ thống thực, hệ thống
thông tin đang có và hệ thống thông tin cần có. Việc khảo sát diễn ra trên ba phạm vi:
khảo sát về công việc, chức năng; khảo sát về thông tin dữ liệu, về cách thức sử dụng
dữ liệu; khảo sát về ngời sử dụng trong hệ thống.
2. Nội dung khảo sát và đánh giá hiện trạng
Các nội dung cần khảo sát tơng ứng với những vấn đề cần giải quyết sao cho phù
hợp với yêu cầu của ngời sử dụng và qui mô của hệ thống thông tin. Công việc khảo sát
có thể chia theo các nội dung chính sau:
2.1. Xác định các vấn đề cần giải quyết trong tổ chức và phạm vi giải quyết của
từng vấn đề
Nghiên cứu cơ cấu tổ chức cơ quan chủ quản của hệ thống thực.
Nghiên cứu chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận và sự phân cấp quyền hạn trong
điều hành, quản lý hệ thống thực.
Thu thập và nghiên cứu các hồ sơ, sổ sách, tài liệu, các chứng từ giao dịch, các tệp,
các chơng trình và các phơng tiện xử lý thông tin.
Thu thập và mô tả các qui tắc quản lý, các qui trình xử lý thông tin trong hệ thống.
19
Thu thập các nhu cầu xử lý và sử dụng thông tin.
Đánh giá, phê bình hiện trạng và đề xuất các giải pháp.
2.2. Xác định các nhóm nguời sử dụng:
Xác định các nhóm ngời trong tổ chức mà các công việc của họ có mối quan hệ mật
thiết với các hoạt động của hệ thống thông tin. Việc xác định các nhóm nguời sử dụng
nhằm làm rõ những nguồn thông tin mà họ có thể cung cấp cũng nh yêu cầu của họ đối
với hệ thống thông tin mới cần xây dựng.

3. Viết báo cáo tổng hợp:
Cần chú ý là báo cáo tổng hợp phải dựa trên những kết quả của khảo sát hiện trạng
để có đuợc thông tin tổng quát về hệ thống nhằm giúp cho việc đa ra những quyết định
cho giai đoạn tiếp theo.
ví dụ 1:
a) Trích báo cáo tổng hợp công tác khảo sát hệ thống quản lý đào tạo của trờng đại
học A:
Sinh viên đợc cung cấp trớc chơng trình đào tạo của nghành, bao gồm danh sách
các môn học phải hoàn thành( tơng ứng với số tín chỉ phải có trớc khi thi tốt nghiệp) và
trình tự thực hiện . Vào đầu các học kỳ, sinh viên đợc cung cấp thời khoá biểu dự kiến.
Căn cứ vào thời khoá biểu dự kiến, sinh viên tự đăng ký một kế hoạch học tập với
phòng đào tạo. Nếu bản đăng ký hợp lý tức là các môn học theo đúng trình tự đào tạo,
thì phòng đào tạo sẽ thực hiện nh kế hoạch dự kiến. Trong trờng hợp số học sinh đăng
ký vào các lớp không đủ số tối thiểu thì có thể huỷ bỏ lớp hoặc phải tách lớp nếu số
sinh viên đăng ký vào một lớp quá nhiều
b) Yêu cầu: giải quyết khâu xử lý phiếu đăng ký của sinh viên .Giới hạn về thời
gian thực hiện là ba ngày.
c) Phơng án đề nghị:
Với quy trình đào tạo đợc mô tả nh trên thì nhu cầu dùng máy tính để xử lý thông
tin là cấp bách. Nếu trờng có khoảng 1000 sinh viên và mỗi sinh viên học khoảng năm
môn học trong một học kỳ, thì phòng đào tạo sẽ phải kiểm tra tính hợp lý trong khi
đăng ký của 5000 môn học. Nếu mỗi môn học cần khoảng ba phút để kiểm tra sổ điểm
của sinh viên và đối chiếu với tiến trình lôgic kiến thức của nghành học, thì cần khoảng
250 giờ.
Để thực hiện trong ba ngày cần có một tổ xử lý tin 10 ngời với 10 máy tính. Sinh
viên viết đăng ký theo mẫu thống nhất và nộp theo khoa chuyên nghành.
VD 2: Trích báo cáo tổng hợp công tác khảo sát hệ thống quản lý đào tạo của trờng
đại học B:
- Khi nhập trờng sinh viên nộp hồ sơ sinh viên cho phòng đào tạo và đợc sắp xếp vào
một lớp nào đó .

20
- Vào đầu mỗi học kỳ của năm học, dựa vào danh sách các lớp, chơng trình đào tạo
của từng nghành và thực tế giảng dạy trong các học kỳ trớc, phòng đào tạo lập kế
hoạch giảng dạy cho toàn trờng trong học kỳ.
- Căn cứ vào kế hoạch giảng dạy và danh sách giáo viên( họ tên GV, chức vụ, học
hàm, học vị, số giờ chuẩn), các khoa lập bảng phân công giảng dạy trong đó ghi rõ
nhiệm vụ của từng giáo viên( gồm các môn học, số tiết, lớp học, sĩ số, tên giáo viên
đảm nhiệm) và gửi cho phòng đào tạo.
- Dựa vào quỹ hội trờng hiện có và phân công giảng dạy của các khoa, phòng đào
tạo xây dựng thời khoá biểu cho nhà trờng trong cả học kỳ.
- Cuối học kỳ, phòng đào tạo tập hợp các phiếu ghi điểm, cập nhật vào sổ điểm
chung và tình điểm trung bình trong học kỳ. Căn cứ vào điẻm trung bình này và quy
chế đào tạo, phòng đào tạo lập danh sách các sinh viên đợc học bổng và thi lại.
- Sau mỗi năm học, phòng đào tạo sẽ xem xét những trờng hợp nghỉ học hoặc không
đủ điều kiện lên lớp để điều chỉnh lại danh sách lớp.
- Cuối năm học, phòng đào tạo thống kê theo thời khoá biểu số giờ của từng bộ môn
để từ đó thanh toán tiền vợt giờ.
- Trong học kỳ cuối cùng của một khoá, dựa trên điểm toàn khoá để lập danh sách
sinh viên làm đồ án và thi tốt nghiệp. Khi tốt nghiệp phòng đào tạo sẽ cấp bảng điểm
kèm theo bằng tốt nghiệp cho sinh viên.
II. Khảo sát chi tiết
1. Ngời sử dụng trong hệ thống.
Trong hệ thống thực, ngời sử dụng là các cá nhân, nhóm ngời mà công việc của họ
có mối liên hệ mật thiết với các hoạt động của hệ thống thông tin. Chất lợng nguồn
thông tin do ngời sử dụng cung cấp mang ý nghĩa quyết định. Do vai trò, nhiệm vụ và
chức năng khác nhau, dẫn đến khả năng cung cấp thông tin và loại thông tin có thể
cung cấp đợc của các nhóm ngời sử dụng cũng sẽ khác nhau. Thông thờng ngời ta phân
loại ngời sử dụng thành các nhóm theo mức độ ảnh hởng trong hệ thống thực: mức
quản lý tầm chiến lợc, mức quản lý và mức thực hiện.
Ngời quản lý tầm chiến lợc có thể cung cấp thông tin liên quan đến chiến lợc trong

công tác nghiệp vụ của tổ chức. Chỉ cần một thay đổi nhỏ trong chiến lợc nghiệp vụ,
cũng có thể dẫn tới những thay đổi rất lớn trong những yêu cầu đặt ra đối với hệ thống
thông tin.
Ngời làm công tác quản lý và điều hành có thể cung cấp thông tin chính xác về yêu
cầu đối với các sản phẩm của hệ thống thông tin. Nói chung, sản phẩm của hệ thống
thông tin phải hỗ trợ cho việc ra quyết định hoặc giảm chi phí công tác văn phòng, tăng
u thế cạnh tranh, tăng nhanh tốc độ thực hiện công tác nghiệp vụ.
Những ngời trực tiếp thực hiện công việc vận hành hệ thống thông tin thờng đòi hỏi
hệ thống thông tin phải cung cấp nhiều khả năng để truy cập dữ liệu. Các thao tác trên
hệ thống thông tin phải mềm dẻo và dễ dàng thực hiện, nhằm đáp ứng kịp thời các yêu
21
cầu thông tin của ngời quản lý. Ngời sử dụng ở mức này thờng đòi hỏi hệ thống thông
tin phải thực sự hữu ích và dễ sử dụng, giao diện phải thân thiện. Vì vậy, những gợi ý
của ngời sử dụng về giao diện ngời máy, hoặc trình tự thực hiện các thao tác là rất
cần thiết.
2. Tài liệu mô tả quy trình, chức trách.
Tài liệu về quy trình, chức trách thờng mô tả các quy trình thực hiện công việc và
quy định chức trách của từng bộ phận, cá nhân trong hệ thống. Đây là nguồn cung cấp
thông tin về các công tác nghiệp vụ diễn ra trong hệ thống. Cần dành sự chú ý thích
đáng đối với những tài liệu chứa thông tin về các chức năng trong tổ chức cùng các đơn
vị, cá nhân sẽ điều hành hoặc sử dụng thông tin đợc cung cấp bởi các chức năng này.
Thông tin thuộc nhóm này rất cần thiết cho việc xây dựng sơ đồ chức năng nghiệp
vụ, sơ đồ dòng dữ liệu và đặc tả tiến trình sau này.
3. Hồ sơ, thông báo, mẫu biểu.
Đây là nguồn thông tin vô cùng quan trọng để phân tích và thiết kế cơ sở dữ liệu cho
hệ thống sau này. Công việc chủ yếu là thu thập và hệ thống hoá các hồ sơ, thông báo,
mẫu biểu có liên quan đến hệ thống thông tin cần xây dựng nh: chứng từ, hóa đơn giao
dịch, phiếu thu, giấy đòi nợ, phiếu báo thi, . Có thể phân loại các tài liệu loại này
thành các nhóm sau đây:
Văn bản, hồ sơ, thông báo, mẫu biểu liên quan đến lĩnh vực cụ thể sẽ đợc ứng dụng.

Hồ sơ, mẫu biểu có thể giúp hiểu đợc các dữ liệu cơ bản và dữ liệu có cấu trúc trong
hệ thống.
Mẫu biểu, thông báo có liên quan tới mô hình khai thác thông tin hiện có và mô
hình khai thác cần có.
Văn bản mô tả phơng pháp, quy luật biến đổi và xử lý thông tin trong hệ thống.
Văn bản, thông báo liên quan tới nhu cầu khai thác thông tin.
4. Tệp dữ liệu và chơng trình máy tính.
Các tệp dữ liệu và chơng trình máy tính có thể đợc dùng để hỗ trợ xác định chi tiết
cấu trúc dữ liệu và chi tiết các tiến trình xử lý. Có thể tìm hiểu qua tài liệu hớng dẫn sử
dụng, hồ sơ phần mềm hoặc chạy thử chơng trình để hiểu rõ thêm về hệ thống và yêu
cầu mới của ngời sử dụng.
Yêu cầu chung:
Thông tin dữ liệu thu thập đợc phải đầy đủ, có tính thực tiễn và đợc sắp xếp phân
loại, hệ thống hoá.
Tính đầy đủ thể hiện ở chỗ các vấn đề đặt ra cần đợc xem xét theo mọi khía cạnh
khác nhau. Các thành phần của dữ liệu phải có tính đầy đủ trên mẫu biểu, hồ sơ. Chẳng
hạn, khi thu thập mẫu biểu Hồ sơ sinh viên trong một nhà trờng đại học thì phải tập
hợp đợc hồ sơ của những sinh viên đang học và đã tốt nghiệp ở các ngành, các hệ
22
(chính quy, tại chức). Các hồ sơ này phải đợc điền đầy đủ dữ liệu ở các cột, các mục
chứ không phải chỉ là mẫu hồ sơ trống.
Các mẫu biểu thu thập đợc phải có tính thực tiễn. Tính thực tiễn thể hiện sự phù hợp
với thực tế của chúng. Với mẫu biểu dang dùng, cần phải chú ý tới những cột, mục
không có dữ liệu. Chúng có thể còn đợc sử dụng mà cũng có thể không còn đợc sử
dụng. Cả hai trờng hợp đều cần đợc xử lý cẩn thận. Với mẫu biểu mới, cha qua thực tế
sử dụng, cần phải xem xét tính hợp lý của từng cột, mục trong mẫu biểu.
Các tài liệu, hồ sơ thu thập đợc cần phải đợc hệ thống hoá. Hồ sơ, thông báo, biểu
mẫu trong một hệ thống thòng là nhiều, hỗn độn và chồng chéo thông tin. Chúng cần
đợc phân loại, sắp xếp theo từng nhóm thông tin, theo từng nhóm công việc, nhóm
chức năng để có thể loại bỏ đợc sự d thừa không cần thiết, đồng thời phát hiện, bổ sung

các tài liệu còn thiếu.
Hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu cũng giúp cho việc phát hiện sự trùng lặp dữ liệu. Việc
sắp xếp, phân loại thông tin có thể giúp xác định đợc những ràng buộc của dữ liệu có
liên quan tới hoạt động của hệ thống, những quan hệ và sự phụ thuộc giữa các cột, mục
dữ liệu.
Từ những kết quả đạt đợc trong giai đoạn khảo sát, phải hình thành đợc báo cáo
khảo sát nhằm cho một hình dung tơng đối đầy đủ về hệ thống thực và hệ thống thông
tin đang có và hệ thống thông tin cần có. Trong báo cáo phải có đợc các nội dung: mục
tiêu của hệ thống; kết quả xem xét về công việc, chức năng; xem xét về kỹ thuật và
xem xét về khả năng thực hiện.
III. Các phơng pháp khảo sát
1. Nghiên cứu tài liệu viết
Nghiên cứu tài liệu viết giống nh quan sát hệ thống một cách gián tiếp. Thông qua
việc nghiên cứu tài liệu viết mà có đợc hình dung tổng quan về hệ thống. Các tài liệu
viết cần nghiên cứu thờng khá đa dạng. Chúng có thể là:
Tài liệu giao dịch nh hoá đơn, phiếu thanh toán, thời gian biểu, phiếu ghi điểm,
phiếu xuất, phiếu nhập.
Tài liệu lu trữ nh sổ ghi chép, các tập công văn, các tệp dữ liệu, các hồ sơ cán bộ, hồ
sơ dự án.
Các tài liệu tổng hợp nh báo cáo tổng kết hàng tuần, hàng tháng, báo cáo kiểm kê
hoặc bảng tổng hợp điểm của sinh viên.
Tài liệu chuẩn bị cho các buổi họp, hoặc báo cáo không định kỳ.
Tài liệu về quy định, quy chế nghiệp vụ.
2. Phơng pháp quan sát
Quan sát nhằm giúp cho phân tích viên có đợc một bức tranh khái quát về tổ chức
cần tìm hiểu và cách thức quản lý, tổ chức thực hiện các hoạt động trong hệ thống thực.
23
Ngoài ra, trong một số trờng hợp, quan sát cũng có thể giúp cho phân tích viên nắm bắt
đợc kỹ thuật xử lý cho hệ thống mới.
Ví dụ: khi theo dõi tiến trình xếp thời khoá biểu, chuyên gia tin học có thể học tập,

đúc rút những kinh nghiệm và tìm cách đa những kinh nghiệm này vào trong các bản
phân tích, thiết kế của mình, để sao cho sau này, khi làm việc với hệ thống mới, các
cán bộ xếp thời khoá biểu vẫn có thể sử dụng những kinh nghiệm đã tích luỹ đợc của
mình.
Thông thờng, khi cảm thấy bị quan sát, ngời làm việc sẽ không thật sự thoải mái và
có xu hớng thay đổi cung cách làm việc. Vì vậy, kết quả quan sát cũng không còn hoàn
toàn khách quan. Việc phân tích dựa trên kết quả quan sát cũng có thể bị sai lệch. Đây
là nhợc điểm của phơng pháp này.
Hai phơng pháp quan sát thờng đợc sử dụng là quan sát chính thức và không chính
thức. Ví dụ, khi cần quan sát cách thức làm việc của các cán bộ xếp thời khoá biểu,
chuyên gia tin học có thể đề nghị cùng làm việc với nhóm cán bộ này để từ đó có điều
kiện hiểu về công việc đợc đầy đủ hơn.
3. Phơng pháp phỏng vấn
Đây là phơng pháp rất quan trọng trong công tác khảo sát hệ thống. Quá trình
phỏng vấn có thể cho những thông tin mà việc quan sát, nghiên cứu tài liệu viết không
thể cung cấp đợc. Để có đợc chất lợng phỏng vấn tốt cần chú ý một số vấn đề sau:
Xây dựng kế hoạch phỏng vấn. Điểm quan trọng nhất trong kế hoạch phỏng vấn là
mục tiêu của cuộc phỏng vấn. Ngoài ra, cần phải xác định đợc danh sách những ngời
(gắn với công việc) sẽ đợc phỏng vấn và kế hoạch phỏng vấn từng ngời.
Chuẩn bị câu hỏi có chất lợng tốt, phục vụ trực tiếp cho mục đích cuộc phỏng vấn.
Câu hỏi phải phù hợp với phạm vi liên quan của vấn đề đang đợc quan tâm, phù hợp
với đối tợng đợc phỏng vấn. Nên sử dụng các câu hỏi trực tiếp, tránh các câu hỏi mang
tính chất gợi ý hoặc dẫn dắt. Có thể nói rằng, chất lợng của các câu hỏi phỏng vấn sẽ
quyết định chất lợng của cuộc phỏng vấn.
Thiết lập quan hệ tốt, mang tính hợp tác trong quá trình phỏng vấn.
Chuẩn bị tình huống phỏng vấn phù hợp với môi trờng làm việc và thời điểm phỏng
vấn.
Kết quả phỏng vấn phải đợc lu trong biên bản phỏng vấn và nói chung phải có xác
nhận các kết quả phỏng vấn.
4. Phơng pháp sử dụng bảng hỏi, mẫu điều tra (khảo sát)

Nội dung chính của phơng pháp này là xây dựng hàng loạt các câu hỏi và có thể đa
ra các phơng án trả lời sẵn để ngời đợc hỏi điền câu trả lời. Vấn đề quan trọng nhất đối
với phơng pháp này là xây dựng đợc danh sách các câu hỏi có chất lợng. Với mỗi câu
hỏi phải có phơng án trả lời xác định, tránh những câu hỏi khó trả lời hoặc câu trả lời
không xác định. Các câu hỏi phải có tác dụng kiểm tra về độ tin cậy của thông tin
trong câu trả lời.
24
Trên đây chỉ là gợi ý về một số phơng pháp khảo sát thờng dùng và một số chú ý cần
thiết khi sử dụng chúng. Mọi công việc, mọi phơng pháp cũng đều nhằm tới mục đích
quan trọng nhất của công tác khảo sát hệ thống là có đợc mô tả dầy đủ về hệ thống
thực và về hệ thống thông tin quản lý. Trong thực tế, có thể áp dụng phối hợp các ph-
ơng pháp, tuỳ từng điều kiện cụ thể sao cho đạt hiệu quả cao nhất.
IV. Phân tích hiệu quả và rủi ro
Quá trình khảo sát hệ thống có thể đợc chia ra thành hai giai đoạn: khảo sát sơ bộ và
khảo sát chi tiết. Trong giai đoạn khảo sát sơ bộ, mô hình mô tả hệ thống thờng là mô
hình vật lý. đợc thể hiện bằng ngôn ngữ tự nhiên, kết hợp với sơ đồ, biểu đồ. Đây là
loại mô hình đơn giản và dễ hiểu, có thể dễ dàng trao đổi, thảo luận với ngời sử dụng
trên các mô hình loại này. Phân tích viên có thể sử dụng các mô hình loại này làm tham
khảo cho quá trình phân tích hệ thống. Hai giai đoạn khảo sát sơ bộ và khảo sát chi tiết
không hoàn toàn tách nhau về thời điểm thực hiện. Chúng có thể đợc thực hiện xen kẽ
nhau trong quá trình khảo sát.
Trong tổ chức, theo yêu cầu của ngời sử dụng, có thể có những công việc, những
môđun cần hoàn thành để đa vào sử dụng trớc. Vì vậy, các vấn đề liên quan tới những
công việc hoặc môđun này cần tiến hành khảo sát chi tiết trớc. Chúng có thể đợc tiến
hành ngay sau khi đã có hình dung sơ bộ về hệ thống thông tin cần xây dựng.
Chẳng hạn, trong trờng đại học B, thời điểm đặt vấn đề xây dựng hệ thống thông tin
quản lý là tháng hai, nhà trờng mong muốn hoàn thành trớc hệ thống quản lý tuyển
sinh để có thể sử dụng từ đầu tháng t. Trong trờng hợp này, rõ ràng là một số phân hệ
khác nh hệ thống quản lý giáo viên, hệ thống quản lý th viện, quản lý vật t có thể tiến
hành khảo sát sau và bắt tay vào khảo sát chi tiết hệ thống quản lý tuyển sinh càng sớm

càng tốt.
Khi khảo sát để làm rõ một vấn đề nào đó, có thể bắt đầu từ tìm hiểu tổng thể, sau
đó nghiên cứu làm rõ các chi tiết. Ban đầu, một số vấn đề còn cha chính xác, về sau đ-
ợc chỉnh sửa để chính xác hơn. Cũng có thông tin cha đầy đủ ở thời điểm ban đầu, sau
đó đợc bổ sung đầy đủ hơn. Có thể nêu ra một số nguyên tắc chính để xây dựng một
quy trình điều tra:
1. Quá trình khảo sát hệ thống phải đợc tiến hành từ tổng thể đến chi
tiết.
2. Quy trình điều tra phải đợc tiến hành từ trên xuống.
Do phải nắm đợc các thông tin tổng thể trớc, sau đó mới làm rõ các chi tiết, nên rõ
ràng là khi khảo sát phải tiến hành điều tra từ trên xuống. Ngời ta phân biệt ba mức từ
trên xuống là mức lãnh đạo, mức quản lý và mức thừa hành. Mức độ tổng thể và chi
tiết của thông tin thu thập đợc cũng tơng ứng với các mức này.
3. Quá trình điều tra phải đợc thực hiện lặp nhiều lần.
Trong thực tế, các thông tin thu thập đợc thờng không đầy đủ hoặc chứa đựng sự
mâu thuẫn. Sự không đầy đủ có thể ở mức tổng thể hoặc chi tiết. Sự mẫu thuẫn có thể
25