Quản lý công sở và tổ chức thực hiện quyết định quản lý ở xã Xuân Thành

Tiểu luận: “Quản lý công sở và tổ chức thực hiện quyết định quản lý ở xã Xuân Thành”.
PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài:
Quản lý hành chính nhà nước là một mảng hoạt động hết sức quan trọng
của một quốc gia. Để pháp luật đi vào thực tế và phát huy hiệu quả cần phải có
hoạt động quản lý hành chính nhà nước. Trong đó Công sở chính là một công
cụ quản lý hành chính nhà nước để thực hiện chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm và
quyền hạn mà Nhà nước đã giao nhằm vì lợi ích chung của xã hội, của cộng
đồng. Xã hội ngày càng phát triển phức tạp dẫn đến yêu cầu quản lý ngày càng
cao, đặc biệt hoạt động quản lý hành chính nhà nước thường xuyên thay đổi.
Hiện nay chúng ta đang kiên định định hướng xã hội chủ nghĩa trước những
nguy cơ mới, thách thức mới, thuận lợi, khó khăn đan xen, một bộ phận có xu hướng
đa nguyên, đa Đảng đồng thời nước ta xây dựng đất nước xuất phát từ nền phong
kiến lạc hậu. Vì vậy công tác quản lý và điều hành của bộ máy hành chính nhà nước
Việt nam xã hội chủ nghĩa là vô cùng quan trọng, làm sao để người dân sống và làm
việc theo hiến pháp và pháp luật, phát triển bền vững theo định hướng xã hội chủ
nghĩa con đường mà Đảng và chủ tịch Hồ Chí Minh vĩ đại của chúng ta đã lựa chọn
đem lại là: Độc lập, Tự do, cơm no áo ấm cho nhân dân; “ Đồng bào ta ai cũng có
cơm ăn, áo mặc”. Muốn vậy điều tất yếu không thể thiếu được là phải nâng cao công
tác quản lý điều hành công sở của các cấp chính quyền cơ sở.
Mặc dù công tác quản lý hành chính nhà nước, đặc biệt là công tác quản lý
công sở đã đạt được những thành tựu đáng ghi nhận, song vẫn còn tồn tại những hạn
chế như: cơ cấu bộ máy hành chính còn cồng kềnh; đội ngũ cán bộ, công chức còn
hạn chế về trình độ, thủ tục hành chính tuy đã được cải cách nhưng vẫn còn nhiều
bất cập… Những vấn đề này đặt ra việc nâng cao hiệu lực hiệu quả quản lý công sở
thực sự là một yêu cầu cấp thiết.
Chính vì vậy, Bài tiểu luận này tìm hiểu về đề tài “Quản lý công sở và tổ chức
thực hiện quyết định quản lý ở xã Xuân Thành”.
2. Mục đích:
- Tìm hiều một số vấn đề về Quản lý công sở.
- Phân tích thực trạng quản lý công sở ở xã Xuân Thành.

- Đưa ra một số kiến nghị, giải pháp nhằm nâng cao hiệu lực quản lý điều
hành công sở.
Học viên: Trịnh Quang Trung – UBND xã Xuân Thành
1
Tiểu luận: “Quản lý công sở và tổ chức thực hiện quyết định quản lý ở xã Xuân Thành”.
PHẦN NỘI DUNG
I. Cơ sở lý luận.
1. Khái niệm công sở.
Đã từ lâu, khái niệm về công sở hành chính nhà nước được biết đến, nơi đó là
một cơ quan Nhà nước, có tổ chức và hoạt động theo quy định của pháp luật. Để
hiểu rõ hơn về bản chất của công sở hành chính nhà nước. Dựa trên các tài liệu của
Học viện Hành chính quốc gia và các bài viết của một số tác giả, có thể tóm tắt, chọn
lọc một số nét mang tính lý luận về khái niệm, đặc điểm và nhiệm vụ cơ bản của
hoạt động công sở hành chính nhà nước.
Đầu tiên ta hiểu về khái niệm công sở hành chính nhà nước:
Công sở là cơ quan quản lý nhà nước được thành lập theo luật định nhằm thực
hiện chức năng quản lý nhà nước phục vụ công, công sở hành chính được phân biệt
với các doanh nghiệp, xí nghiệp và các tổ chức khác trong lĩnh vực sản xuất, kinh
doanh. Như vậy theo nghĩa rộng, công sở được hiểu là cơ quan nhà nước trong bộ
máy nhà nước nói chung và theo nghĩa hẹp là cơ quan hành chính nhà nước.
Công sở là tổ chức của hệ thống bộ máy nhà nước hoặc tổ chức công ích được
Nhà nước công nhận, bao gồm cán bộ, công chức được tuyển dụng, bổ nhiệm theo
quy chế công chức hoặc theo thể thức hợp đồng để thực hiện công vụ nhà nước.
Công sở có vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và có cơ cấu tổ chức do pháp luật
quy định, được sử dụng công quyền để tổ chức công việc Nhà nước hoặc dịch vụ
công vì lợi ích chung của xã hội, của cộng đồng.
Công sở là một tổ chức đặt dưới sự quản lý trực tiếp của nhà nước để tiến
hành một công việc chuyên ngành của nhà nước. Công sở là một tổ chức thực hiện
cơ chế điều hành, kiểm soát công việc hành chính, là nơi soạn thảo văn bản để thực
hiện công vụ, đảm bảo thông tin cho hoạt động của bộ máy quản lý nhà nước, nơi

phối hợp hoạt động thực hiện một nhiệm vụ được nhà nước giao. Là nơi tiếp nhận
yêu cầu, đề nghị, khiếu nại của công dân. Do đó, công sở là một bộ phận hợp thành
tất yếu của thiết chế bộ máy quản lý Nhà nước.
2. Đặc điểm công sở.
Từ khái niệm trên đây về công sở, có thể rút ra một số đặc điểm về công sở
như sau:
Học viên: Trịnh Quang Trung – UBND xã Xuân Thành
2
Tiểu luận: “Quản lý công sở và tổ chức thực hiện quyết định quản lý ở xã Xuân Thành”.
Công sở các cấp, hoạt động trên các lĩnh vực khác nhau có những đặc điểm,
đặc thù riêng. Tuy nhiên, công sở có một số đặc điểm chung để phân biệt chúng với
các loại tổ chức khác trong xã hội, như sau:
- Một là: công sở là đơn vị cơ bản cấu thành hệ thống hành pháp hoạt động
thường xuyên, liên tục. Công sở có địa vị pháp lý, có chức năng, nhiệm vụ và quyền
hạn theo luật định;
- Hai là: công sở hoạt động để thực thi quyền lực Nhà nước. Các công sở quản
lý hành chính Nhà nước sử dụng quyền lực nhà nước để hoạch định và quản lý quá
trình thực thi các chính sách công, trong khi các công sở sự nghiệp chịu trách nhiệm
về việc cung cấp các dịch vụ công như giáo dục, y tế, …;
- Ba là: công sở có địa vị pháp lý, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn về thực thi
công vụ (các chính sách và các dịch vụ công) và cơ cấu tổ chức được quy định cụ
thể tại các văn bản pháp luật và được hệ thống pháp luật đảm bảo thi hành;
- Bốn là: công sở có mối quan hệ mang tính thứ bậc (khái niệm “cấp” trong cơ
cấu thứ bậc) để đảm bảo nguyên tắc tập trung, dân chủ trong điều hành và có mối
quan hệ mang tính phối hợp (khái niệm “hệ”) để đảm bảo nguyên tắc phối hợp (đồng
bộ) trong hành động với các công sở khác trong hệ thống;
- Năm là: công vụ được thực hiện bởi một đội ngũ cán bộ, công chức;
- Sáu là: công sở có trụ sở xác định, có kinh phí hoạt động và các công sản để
thực thi công vụ;
- Bảy là: công sở hoạt động để phục vụ lợi ích công, lợi ích của nhân dân;

3. Nhiệm vụ của công sở.
Để thực hiện tốt chức năng được phân định, công sở hành chính nhà nước cần
cụ thể hóa và thực hiện tốt các nhiệm vụ cụ thể.
Nhiệm vụ chung đối với mọi công sở là quản lý (trong nội bộ công sở) và thực
thi công vụ hoặc cung cấp dịch vụ công. Nhiệm vụ chung này có thể được cụ thể hoá
thành các nhiệm vụ cụ thể cơ bản sau đây:
- Xây dựng chiến lược và lập kế hoạch hoạt động;
- Xây dựng và vận hành một cơ cấu tổ chức hợp lý;
- Xây dựng và tổ chức thực hiện Quy chế hoạt động
- Quản lý và phát triển đội ngũ nhân viên.
- Giám sát và kiểm tra hoạt động của đơn vị và cá nhân;
Học viên: Trịnh Quang Trung – UBND xã Xuân Thành
3
Tiểu luận: “Quản lý công sở và tổ chức thực hiện quyết định quản lý ở xã Xuân Thành”.
- Xây dựng và quản lý hệ thống thông tin quản lý;
- Tổ chức hoạt động giao tiếp (trong nội bộ công sở và với bên ngoài, đặc biệt
là hoạt động tiếp dân).
- Quản lý việc chi tiêu ngân sách;
- Cung cấp điều kiện vật chất cho thực thi chức trách, nhiệm vụ;
- Bảo vệ chính trị nội bộ; an toàn và an ninh trật tự trong công sở;
- Xây dựng văn hóa công sở tích cực và xây dựng công sở thành một tổ chức
học tập.
- Tham gia nghiên cứu và xây dựng hệ thống chính sách công, đặc biệt là các
chính sách liên quan trực tiếp đến ngành, lĩnh vực mà công sở hoạt động.
4. Những nguyên tắc cơ bản của quản lý công sở
a. Pháp chế quản lý công sở
- Quản lý công sở phải được tiến hành đảm bảo tuân thủ pháp luật và do đó
các hành vi hành chính phải được đặt trong các định chế pháp lý tương ứng.
- Hệ thống văn bản pháp lý quản lý công sở có thể gồm:
+ Quy định thẩm quyền & trách nhiệm.

+ Hướng dẫn về quy chế làm việc, quy tắc ứng xử của cán bộ, công chức, viên
chức.
+ Quy định về tổ chức và quản lý nhân sự.
+ Quy định về chế độ quản lý tài chính.
+ Quy định về kiểm soát công vụ.
b. Xây dựng quy chế hoạt động
- Việc xây dựng, ban hành quy chế công tác nhằm cụ thể hóa các quy định của
Nhà nước về quản lý công sở cho phù hợp với tình hình thực tế của từng cơ quan, tổ
chức; giúp các cơ quan, tổ chức thực hiện thống nhất các hoạt động công vụ; tăng
cường trách nhiệm, quyền hạn xử lý của cá nhân và thúc đẩy chủ động phối hợp giải
quyết công việc, góp phần tiết giảm chi phí, nâng cao năng suất lao động, hiệu quả
công việc
- Một nền hành chính có hiệu lực, hiệu quả thì phải có quy định về hoạt động
công vụ sao cho được thực hiện theo nguyên tắc thống nhất, công khai, tuân thủ
pháp luật, đúng thẩm quyền và chịu trách nhiệm cá nhân; tạo điều kiện cho việc
giám sát, kiểm tra xử lý của cấp lãnh đạo, nhân dân, công luận được dễ dàng. Công
Học viên: Trịnh Quang Trung – UBND xã Xuân Thành
4
Tiểu luận: “Quản lý công sở và tổ chức thực hiện quyết định quản lý ở xã Xuân Thành”.
chức có cẩm nang dựa vào đấy mà thực thi công vụ một cách mẫn cán, minh bạch và
vô tư…
5. Các yếu tố ảnh hưởng đến việc quản lý điều hành công sở.
Mọi hoạt động của mỗi công sở đều có những mục tiêu nhất định, tuy nhiên
việc đạt được các mục tiêu đó phụ thuộc rất nhiều vào các yếu tố ảnh hưởng, cả ở
mức độ trực tiếp lẫn gián tiếp, cả yếu tố bên trong tổ chức lẫn các yếu tố bên ngoài.
Cũng tương tự, hiệu quả đièu hành công sở cũng bị ảnh hưởng bởi rất nhiều yếu tố.
Có thể tập hợp các yếu tố này thành các nhóm khác nhau, sử dụng các tiêu chí khác
nhau. Ví dụ, có thể có nhóm các yếu tố khách quan và nhóm yếu tố chủ quan. Về cơ
bản, các yếu tố sau đây có thể ảnh hưởng đến hiệu quả điều hành công sở:
Các yếu tố bên trong công sở:

- Năng lực và uy tín của nhân viên và nhà quản lý;
- Thực tế quan hệ nhân sự; kiểu giao tiếp và hiệu quả giao tiếp;
- Hệ thống các quy định về quy trình, thủ tục làm việc, về chính sách nhân sự;
- Cơ cấu tổ chức;
- Điều kiện tài chính và vật chất của công sở;
- Lịch sử tổ chức, các truyền thống của nó; Văn hóa tổ chức;
- Hình ảnh và uy tín của công sở đối với các thành viên của công sở, các đối
tác và của công dân;
Các yếu tố bên ngoài công sở:
- Xu thế vận động, phát triển của thế giới với tốc độ giao tiếp tăng lên và cách
thức giao tiếp trở nên phong phú hơn rất nhiều, như giao dịch điện tử được tăng
cường (yếu tố khoa học công nghệ), ;
- Hệ thống cơ chế, chính sách hay còn gọi là khuôn khổ pháp lý liên quan đến
chức năng, nhiệm vụ và cách thức hoạt động của công sở, như: hiệu quả điều hành
của công sở sẽ bị ảnh hưởng bởi tính đầy đủ, hợp pháp và hợp lý của các quy định
pháp luật về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan (như Quyết định ban hành
quy định về chức năng nhiệm vụ, Quy chế hoạt động của cơ quan ).
- Công dân với các yếu tố liên quan như dân trí và dân ý;
- Môi trường tự nhiên; Môi trường chính trị;
- Văn hóa dân tộc, văn hóa khu vực và văn hóa của địa phương nơi công sở
đóng;
Học viên: Trịnh Quang Trung – UBND xã Xuân Thành
5
Tiểu luận: “Quản lý công sở và tổ chức thực hiện quyết định quản lý ở xã Xuân Thành”.
- Văn hóa hành chính của hệ thống công vụ;
- Tình hình phát triển kinh tế của đất nước, khu vực và địa phương;
- Phát triển khoa học công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin và giao tiếp;
- Xu hướng điều hành của các công sở khác cùng địa phương, ở các địa
phương khác;
- Năng lực và thái độ của khu vực tư.

Trên đây là một số nét mang tính lý luận trong khái niệm về công sở, nhận
biết về đặc điểm, nhiệm vụ của hoạt động công sở hành chính nhà nước, từ đó rút ra
những kinh nghiệm trong hoạt động, quản lý, điều hành công sở.
II. Thực trạng việc quản lý điều hành công sở ở xã Xuân Thành.
1. Đặc điểm cơ cấu bộ máy công sở Xuân Thành.
Xuân Thành là một xã thuần nông với tổng số nhân khẩu 3.547 người được
phân bố thành tám thôn, dân cư sinh sống theo dọc đê sông chu sống tập trung ở
một khu vực khoảng 1km
Đảng ủy nhiệm kỳ: 2010-2015 được cơ cấu 13 đồng chí trong đó:
01 Bí thư phụ trách chung
01 Phó Bí thư làm chủ tịch UBND xã
01 Phó Bí thư trực Đảng làm chuyên môn công tác Đảng
Các Ủy viên khác là đại diện cho các tổ chức, đoàn thể, tổ chức kinh tế xã hội
trên địa bàn.
Hội đồng nhân dân xã có cơ cấu số lượng là 25 Đại biểu. Trong đó có:
01 Chủ tịch HĐND và 01 Phó chủ tịch HĐND làm chuyên trách công tác
HĐND
02 Đại biểu được bầu làm thư ký kỳ họp
Về cơ cấu Đại biểu HĐND xã là những người tiêu biểu đại diện cho ý chí
nguyện vọng của nhân dân được các tổ bầu cử bầu ở các khu vực dân cư.
UBND được HĐND bầu cơ cấu 03 thành viên. Trong đó:
01 thành viên là Chủ tịch UBND xã
01 thành viên là Phó chủ tịch UBND xã
01 thành viên là Ủy viên UBND là trưởng công an xã. Có 07 cán bộ công
chức cấp xã

Học viên: Trịnh Quang Trung – UBND xã Xuân Thành
6
Tiểu luận: “Quản lý công sở và tổ chức thực hiện quyết định quản lý ở xã Xuân Thành”.
2. Những ưu điểm trong điều hành công sở ở UBND xã Xuân Thành

* Kế hoạch hóa công việc:
Kế hoạch là phương án tổ chức các công việc trong quá trình hoạt động của
tổ chức do đó lập kế hoạch là xác định các mục tiêu, nội dung và khối lượng công
việc cụ thể cần đạt được phương pháp những bước đi cần thiết và thời gian thực
hiện để đạt được mục tiêu đó.
.
.
Hằng năm Ủy ban nhân dân xã đều giao nhiệm vụ cho các ngành, các cán bộ
phụ trách chuyên môn lập kế hoạch đối với từng lĩnh vực, từng công việc có thể là :
Tuần, tháng, quý, năm.
UBND xã có chương trình hoạt động năm.
UBND xã căn cứ kế hoạch của từng ngành xem xét phê duyệt sau đó giao cho
người có trách nhiệm, ngành liên quan tổ chức thực hiện dưới sự điều hành của
UBND xã.
Tổ chức cá nhân thực hiện kế hoạch lập báo cáo kết quả thực hiện về UBND
xã thông qua bộ phận Văn phòng Ủy ban nhân dân xã. Do đó việc điều hành tập
trung vào các mục tiêu, đồng thời có ưu tiên các mục tiêu khác nhau. Có thể ứng phó
được với những biến động, những thay đổi có thể xảy ra trong quá trình điều hành;
tạo khả năng tiết kiệm trong hoạt động; tạo điều kiện thực hiện chức năng kiểm tra.
* Thiết kế và phân công công việc của UBND xã:
Thiết kế công việc là đánh giá về thực tiễn công việc hiện tại, phân tích công
việc và từ đó thiết kế công việc, xác định phương pháp làm việc.
Phân công và thực hiện công việc Theo công việc chuyên môn hoá; Phối hợp
thực hiện chức năng của cơ quan; Tương thích chức trách và khả năng; Tiêu chuẩn
thích hợp cho từng công việc; Mô tả cụ thể; Thay thế; Thúc đẩy việc nâng cao trình
độ nghiệp vụ.
Đầu nhiệm kỳ UBND xã xây dựng quy chế hoạt động công khai dân chủ theo
quy định của pháp luật .
UBND xã hoạt động theo quy chế. Các bộ phận chuyên môn thuộc UBND xã
bàn việc theo sự phân công của UBND xã thông qua phân tích công việc, nội dung,

tính chất, nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc, cơ cấu tổ chức bộ máy có thể chọn
đúng người phù hợp với công việc .
Từng vị trí công việc cụ thể: Việc gì, sản phẩm, chi tiết độ phức tạp…
Học viên: Trịnh Quang Trung – UBND xã Xuân Thành
7
Tiểu luận: “Quản lý công sở và tổ chức thực hiện quyết định quản lý ở xã Xuân Thành”.
Qui trình công nghệ: Phương tiện, trang bị, vật tư, máy móc…
Các tiêu chuẩn mức đánh giá, mức sản lượng, mức thời gian, điều kiện lao
động…
Nhờ vậy trong thiết kế công việc UBND xã đã xác định phương pháp làm việc
từ đó phân công công việc cho từng bộ phận một cách cụ thể trên cơ sở quy định của
luật định như:
- Công chức : Văn phòng - Thống kê phải tham mưu cho Ủy ban nhân dân xã
soạn thảo văn bản quản lý của UBND xã
- Công chức - Trưởng công an xã thì phải tham mưu về công tác trật tự an
toàn xã hội trên địa bàn
- Công chức - Xã đội trưởng phải tham mưu đảm bảo công tác quốc phòng
cho địa phương
- Công chức - Tư pháp hộ tịch tham mưu biện pháp đăng ký quản lý hộ tịch
và kiểm tra dà soát các văn bản ban hành của UBND và HĐND xã
- Công chức - Địa chính - Tài nguyên môi trường tham mưu quản lý đất đai,
xây dựng trên địa bàn xã quy hoạch sử dụng đất đai hàng năm và lâu năm.
- Công chức - Tài chính kế toán tham mưu phát triển ngân sách xã thu chi tại
địa bàn xã.
- Công chức Văn hóa – Xã hội tham mưu về các lĩnh vực văn hóa, TDTT, du
lịch, thông tin, truyền thông, lao động, thương binh, xã hội, y tế, giáo dục…
Thông qua nhiệm vụ được giao hàng năm UBND xã đánh giá quá trình hoạt
động của từng người, từng lĩnh vực cụ thể:
Hàng năm UBND xã bố trí cho cán bộ đào tạo, đào tạo lại, tập huấn chuyên
môn nghiệp vụ từ đó nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ phục vụ nhân dân

trong lĩnh vực được phân công phụ trách.
Đặc biệt đối với công tác tiếp dân UBND xã bố trí cán bộ có năng lực am hiểu
pháp luật, hiểu tập quán của nhân dân địa phương từ đó có phương pháp gần dân
nghe dân nói và giải thích kịp thời các yêu cầu chính đáng của nhân dân không đùn
đẩy né tránh trách nhiệm của chính quyền cấp cơ sở. Từ đó tạo được niềm tin giữa
dân với chính quyền…

Học viên: Trịnh Quang Trung – UBND xã Xuân Thành
8
Tiểu luận: “Quản lý công sở và tổ chức thực hiện quyết định quản lý ở xã Xuân Thành”.
* Tổ chức và điều hành các cuộc họp của UBND xã Xuân Thành
Hàng tháng UBND xã tổ chức họp giao ban đánh giá tình hình thực hiện
nhiệm vụ tháng trước và bàn tổ chức nhiệm vụ tháng sau hoặc đột xuất có việc bất
thường thì họp bất thường.
Thành phần bao gồm các thành viên Ủy ban nhân dân xã.
Các cán bộ công chức thuộc UBND xã.
Các đại diện các tổ chức đoàn thể trong xã thảo luận và quyết định theo đa số
dưới sự chỉ đạo và điều hành của đồng chí chủ tọa là chủ tịch Ủy ban ủy ban nhân
dân xã thư ký cuộc họp là cán bộ văn phòng Ủy ban nhân dân xã trong cuộc họp trí
tuệ tập thể được phát huy trí thức và kinh nghiệm của các thành viên đặc biệt là của
các cán bộ chuyên môn nhằm giải quyết những vấn đề phức tạp truyền đạt trực tiếp
các quyết định quản lý đến những người thực hiện. Việc họp rất quan trọng về lâu
dài họp vẫn là một phương thức nhằm phát huy trí tuệ tập thể nâng cao dân chủ
khuyến khích sự đóng góp sáng kiến của cá nhân vào quá trình điều hành quản lý xã
hội. Hội nghị là một trong những hình thức cơ bản để phát huy và thực hiện nền dân
chủ xã hội chủ nghĩa, chế độ tham gia một cách tập thể và tự giác của người lao
động vào quản lý nhà nước, quản lý kinh tế và các lĩnh vực xã hội khác.
Hàng tuần Chủ tịch và các thành viên UBND xã họp giao ban một lần theo
qui định của Chủ tịch UBND xã để kiểm điểm tình hình thống nhất chỉ đạo các công
tác xử lý các vấn đề mới nảy sinh, những vấn đề cần báo cáo xin ý kiến của UBND,

HĐNDxã, UBND huyện, chuẩn bị nội dung các phiên họp UBND các cuộc họp khác
do UBND xã chủ trì triển khai thường trực HĐND, Chủ tịch mặt trận tổ quốc xã,
người đứng đầu các tổ chức đoàn thể và cán bộ, công chức cấp xã được mời tham
gia khi có các vấn đề liên quan.
Chủ tịch, Phó chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã thảo luận quyết định một số vấn đề
thuộc thẩm quyền và sử lý các nội dung công tác, khi cần thiết UBND xã sẽ họp liên
tịch mời cả trưởng thôn, bí thư chi bộ tham gia.
6 tháng, 1 năm UBND xã tổ chức họp sơ kết và tổng kết về nhiệm vụ công tác
của UBND xã theo hướng dẫn của huyện.
Thời gian làm việc UBND xã thực hiện theo chế độ mùa đông và mùa hè do
nhà nước quy định.
Học viên: Trịnh Quang Trung – UBND xã Xuân Thành
9
Tiểu luận: “Quản lý công sở và tổ chức thực hiện quyết định quản lý ở xã Xuân Thành”.
Cơ sở vật chất, địa điểm, phòng họp đồng chí cán bộ văn phòng UBND xã
chuẩn bị chu đáo đầy đủ, đảm bảo để hội nghị thành công theo thẩm quyền.
* Phối hợp trong quản lý:
Mối quan hệ phối hợp trong công việc là một yêu cầu đồng thời là trách nhiệm
không thể thiếu trong quá trình hoạt động của tập thể một đơn vị và của cá nhân
trong bất kỳ lĩnh vực nào. Vì vậy trong phối hợp điều hành UBND xã dựa trên
nguyên tắc chức năng, quyền hạn và nhiệm vụ được pháp luật qui định đảm bảo hỗ
trợ lẫn nhau thực hiện tốt chức năng quản lý nhà nước đảm bảo các hoạt động diễn
ra theo đúng pháp luật đồng thời không gây khó khăn mà tạo điều kiện để các đối
tượng bị quản lý hoàn thành công việc của mình có hiệu quả nhất .
Việc phối hợp đảm bảo nguyên tắc lãnh đạo thống nhất chia sẻ thông tin,
chuyên môn hóa và hợp tác đồng thời đảm bảo tính khách quan. Khi phối hợp giải
quyết các công việc cụ thể nếu nhận thấy có những vấn đề ảnh hưởng đến hoạt động
liên quan đến nhiều đơn vị bộ phận trực thuộc hoặc bên ngoài thì lãnh đạo tổ chức
cần chủ trì mời các bên liên quan họp để bàn bạc giải quyết, nếu vượt quá thẩm
quyền thì phải có trách nhiệm báo cáo với cấp trên chủ trì xem xét giải quyết.

Trên quan điểm nguyên tắc đó mà trong giai đoạn vừa qua khi được HĐND
nghị quyết giao cho UBND xã tổ chức thực hiện nhằm đạt được mục tiêu kinh tế xã
hội đề ra trong năm UBND xã đã phối hợp với các tổ chức đoàn thể như: Hội nông
dân, hội phụ nữ, HTX dịch vụ nông nghiệp tổ chức vận động bà con mạnh dạn đưa
cây mới, con mới vào sản xuất chăn nuôi đẩy mạnh phát triển sản xuất hàng hoá
nhằm đạt được mục tiêu kế hoạch đề ra trong năm đó.
Trong giải quyết xử lý vi phạm đất đai UBND xã đã phối hợp cùng các thôn,
xóm có người vi phạm, đoàn thể có người vi phạm vận động thuyết phục họ chấp
hành tốt các qui định của nhà nước về quản lý khai thác và sử dụng đất đai đúng
mục đích.
Đồng thời phối hợp với công an xã xử lý vi phạm hành chính trong lĩnh vực
đất đai (nếu phải xử lý).
Trong quan hệ với Đảng uỷ xã, UBND xã chịu sự lãnh đạo của Đảng uỷ trong
việc thực hiện nghị quyết của Đảng, pháp luật của nhà nước và các văn bản chỉ đạo
của cơ quan nhà nước cấp trên.
Học viên: Trịnh Quang Trung – UBND xã Xuân Thành
10
Tiểu luận: “Quản lý công sở và tổ chức thực hiện quyết định quản lý ở xã Xuân Thành”.
Hàng tháng UBND xã dự kiến kế hoạch hoạt động tháng tới trình Đảng ủy xã
xem xét lãnh đạo UBND xã tổ chức thực hiện. Trong quan hệ với HĐND xã, UBND
xã chịu sự giám sát của HĐND, chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện nghị quyết của
HĐND xã báo cáo trước HĐND xã phối hợp với HĐND xã chuẩn bị nội dung của
kỳ họp HĐND xã tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động của các đại biểu HĐND xã
các thành viên UBND xã có trách nhiệm trả lời các chất vấn của đại biểu HĐND khi
được yêu cầu phải báo cáo giải trình về những vấn đề có liên quan đến công việc do
mình phụ trách.
Trong quan hệ với mặt trận tổ quốc và các đoàn thể các cấp UBND xã phối
hợp chặt chẽ với mặt trận tổ quốc và các đoàn thể nhân dân trong thực hiện các
nhiệm vụ công tác chăm lo đời sống và bảo vệ lợi ích của nhân dân tạo điều kiện
cho các tổ chức này hoạt động có hiệu quả. Vận động tổ chức các tầng lớp nhân dân

chấp hành đúng đường lối chính sách pháp luật và thực hiện tốt nghĩa vụ công dân
đối với nhà nước.
* Kiểm soát công việc:
Với mục đích kiểm soát công việc để điều chỉnh kế hoạch nhằm giúp cho
công việc tập trung và đi đúng mục tiêu nhằm phát hiện những sai lệch so với kế
hoạch để từ đó điều chỉnh cho phù hợp và bảo đảm tiến độ.
Chủ tịch UBND xã trực tiếp chỉ đạo đôn đốc kiểm tra tình hình thực hiện các
văn bản pháp luật của các cơ quan nhà nước cấp trên văn bản của HĐND và UBND
xã kịp thời phát hiện những vấn đề vướng mắc bất hợp lý trong quá trình triển khai
thực hiện các văn bản đó báo cáo cấp có thẩm quyền bổ sung sửa đổi.
3. Những tồn tại hạn chế trong điều hành công sở ở UBND xã Xuân
Thành
Nhìn chung UBND xã đã tổ chức quản lý điều hành ở công sở đúng pháp luật
xong vẫn còn bộc lộ những hạn chế đó là:
a. Việc thực hiện kế hoạch hóa công việc.
Trong xây dựng và thực hiện kế hoạch ở UBND xã đôi khi còn chồng chéo,
chưa khoa học dẫn đến việc thực hiện kế hoạch chưa cao, chưa hiệu quả, tính phối
hợp trong thực hiện kế hoạch nhiều khi chưa đồng đều, thiếu trách nhiệm còn mang
nặng tính hình thức dẫn đến có những kế hoạch xây dựng xong nhưng không thực
hiệnđược vì quá khả năng của cơ sở.
Học viên: Trịnh Quang Trung – UBND xã Xuân Thành
11
Tiểu luận: “Quản lý công sở và tổ chức thực hiện quyết định quản lý ở xã Xuân Thành”.
b. Về phân công công việc.
Trong phân công nhiều khi còn lúng túng chưa dựa trên nguyên tắc có việc
tìm người mà có người tìm việc vì vậy phân công chưa đúng người, đúng việc
không phát huy hết khả năng điểm mạnh của từng cá nhân. Vì vậy không tạo thành
sức mạnh tổng hợp của cộng đồng trong quản lý nhiều khi còn bộc lộ tính độc đoán
gia trưởng chưa phát huy hết vai trò dân chủ của tập thể.
c. Việc xử lý, kiểm tra.

Nhiều khi phát hiện có sai phạm chủ yếu vận động là chính, biện pháp xử lý còn e
dè, thiếu cương quyết, thiếu công bằng, chưa xử lý dứt điểm các vụ việc có việc còn
để tồn đọng, kéo dài.
4. Phương hướng khắc phục những tồn tại trong điều hành công sở.
- Đổi mới nâng cao năng lực lãnh đạo quản lý điều hành công sở.
- Xây dựng quy chế quản lý phù hợp với điều kiện hiện tại và trên tinh thần
phát huy dân chủ.
- Tiếp tục thực hiện các nhiệm vụ cải cách hành chính theo chương trình của
quốc gia.
- Đổi mới nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ công chức xã
- Cải cách tài chính công
- Xây dựng đề án cụ thể về hiện đại hóa hoạt động quản lý hành chính nhà
nước cấp cơ sở.
- Đổi mới cách thức làm việc của UBND xã
- Làm tốt công tác tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo của công dân.
- Chú trọng làm tốt công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND xã.
- Đẩy mạnh đào tạo bồi dưỡng nâng cao tính chuyên nghiệp của bộ máy hành
chính và áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của cơ quan hành chính.
- Thực hiện tốt thủ tục cải cách hành chính theo hướng “ Một cửa và một cửa
liên thông”
- Bảo đảm giải quyết công việc nhanh chóng thuận tiện cho tổ chức, cá nhân.
Đồng thời cần qui định rõ về thẩm quyền của chính quyền cơ sở một cách cụ thể
hơn.
- Tiếp tục chuẩn hóa đội ngũ cán bộ công chức xã theo đúng tiêu chuẩn.
Học viên: Trịnh Quang Trung – UBND xã Xuân Thành
12
Tiểu luận: “Quản lý công sở và tổ chức thực hiện quyết định quản lý ở xã Xuân Thành”.
III. Tổ chức thực hiện quyết định quản lý ở UBND xã Xuân Thành.
1. Ý nghĩa của việc thực hiện quyết định quản lý.
Quyết định quản lý hành chính là kết quả của sự thể hiện ý chí, quyền lực nhà

nước của cơ quan hành chính nhà nước hoặc của cá nhân có thẩm quyền đại diện
cho quyền lực hành chính nhà nước.
Là một cơ quan quản lý ở địa phương UBND xã có thẩm quyền ban hành các
quyết định quản lý và tổ chức thực hiện quyết định quản lý của nhà nước cấp trên.
Vì vậy việc thực hiện quyết định quản lý của cơ quan nhà nước cấp trên là vô cùng
quan trọng từ đó các chủ trương chính sách được bảo đảm đúng người, đúng đối
tượng tạo được sự công bằng, bình đẳng trước pháp luật đối với mọi công dân từ đó
có những kiến nghị, đề xuất với cơ quan cấp trên giải pháp thực hiện thiết thực đồng
thời duy trì trật tự an toàn xã hội trong phạm vi địa phương.
* Việc thực hiện quyết định của UBND xã ban hành.
Thông qua thực tiễn trên cơ sở quy định của pháp luật nhằm thực hiện tốt nghị
quyết HĐND xã đảm bảo kinh tế xã hội phát triển QPAN ổn định, UBND xã đã ban
hành một số qui định quyết định các biện pháp đảm bảo quyền và nghĩa vụ hợp pháp
của nhân dân trong phạm vi thẩm quyền của mình như thành lập: Ban chỉ đạo xóa
đói giảm nghèo, ban kiến thiết xây dựng các công trình phúc lợi, ban phòng chống
bảo lụt, cứu hộ, cứu nạn. Quyết định xử lý các vi phạm hành chính trên địa bàn xã
của Chủ tịch UBND xã, trưởng công an xã trong lĩnh vực quản lý đất đai, xây dựng,
an toàn giao thông…
Những quyết định đó sau khi được ban hành đều được tổ chức thực hiện
nghiêm túc.
2. Những ưu điểm trong tổ chức thực hiện quyết định quản lý ở đơn vị.
Ngay sau khi quyết định được ban hành ngành văn hóa cán bộ có liên quan đã
làm tốt công tác phổ biến truyền đạt quyết định đến đối tượng phải thực hiện như
thông qua hội nghị, trực tiếp đến đối tượng.
Trong quá trình thực hiện đều được cập nhật phát hiện những thiếu sót lệch
lạc thì được báo cáo bổ sung sữa chữa.
Trên cơ sở thực hiện khách quan để ra quyết định, vì vậy sát với tình hình địa
phương dễ hiểu, dễ thực hiện.

Học viên: Trịnh Quang Trung – UBND xã Xuân Thành

13
Tiểu luận: “Quản lý công sở và tổ chức thực hiện quyết định quản lý ở xã Xuân Thành”.
3. Những hạn chế tồn tại trong việc thực hiện quyết định quản lý ở xã.
Tình trạng ban hành các quyết định vượt quá thẩm quyền hoặc trái thẩm
quyền đôi khi vẫn xảy ra thủ tục ban hành chưa chặt chẽ, chưa khoa học. Nhiều khi
triển khai quyết định còn chậm hiệu quả trong quá trình thực thi các quyết định chưa
cao ví dụ như quyết định xử lý vi phạm trong lĩnh vực đất đai, xây dựng trái phép…
4. Những giải pháp khắc phục yếu kém tồn tại:
Thứ nhất: Rà soát lại hệ thống văn bản pháp luật từ đó ban hành quyết định có
hiệu quả đúng thẩm quyền, đúng qui định của pháp luật, tích cực phát huy dân chủ
lấy ý chí tập thể để ban hành các quyết định từ đó nêu cao hiệu quả của quyết định.
Thứ hai: Công tác xây dựng ban hành các quyết định cấp xã phải đúng thể
thức, cán bộ tham mưu soạn thảo phải có trình độ hiểu biết pháp luật, am hiểu địa
bàn từ đó tham mưu ban hành quyết định đúng phù hợp với thực tiễn, không trái
pháp luật, trái thẩm quyền.
Thứ ba: Về công tác cán bộ cần thực hiện tốt chế độ bầu cử, tuyển chọn, bổ
nhiệm để lựa chọn người có đử đức, đủ tài, có bản lĩnh chính trị vững vàng nhằm
nâng cao hiệu quả và chất lượng bộ máy chính quyền cơ sở, bãi bỏ nạn ô dù, bè pháí,
tư tưởng cá nhân hẹp hòi.
Thứ tư: Tăng cường sự phối hợp giữa cá cơ quanUBND, HĐND các tổ chức
chính trị xã hội trong việc ban hành các quyết định quản lý.
Thứ năm: Tăng cường sự lãnh đạo của cấp ủy Đảng và cơ quan nhà nước cấp
trên trong công tác xây dựng và ban hành văn bản của UBND cấp xã.
Học viên: Trịnh Quang Trung – UBND xã Xuân Thành
14
Tiểu luận: “Quản lý công sở và tổ chức thực hiện quyết định quản lý ở xã Xuân Thành”.
PHẦN KẾT LUẬN
Những năm gần đây cuộc cách mạng khoa học và công nghệ đặc biệt là sự
bùng nổ của công nghệ thông tin và truyền thông đã có những tác động lớn đến mọi
mặt của đời sống kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội của loài người tạo ra sự phát triển

vượt bậc chưa từng có trong lịch sử. Trong một môi trường như vậy để làm tốt vai
trò quản lý đặc biệt là quản lý công sở và phục vụ xã hội là yếu tố vô cùng cần thiết
thúc đẩy sự phát triển của xã hội. Quản lý công sở là phương tiện để xây dựng một
nền hành chính hiệu lực, hiệu quả, đổi mới quản lý, quản lý minh bạch, lành mạnh
tạo điều kiện thuận lợi cho phát triển kinh tế xã hội góp phần đưa quê hương nhanh
chóng thoát nghèo, xây dựng thành công xã nông thôn mới trong năm 2014 sánh vai
cùng địa phương khác trong cả nước.
Bằng kiến thức đã được học, được thầy cô trang bị bản thân là một cán bộ
công chức cấp xã tôi sẽ tích cực học tập nắm vững kiến thức pháp luật tham mưu
cho UBND xã nâng cao hiệu quả quản lý điều hành công sở.
Công cuộc đổi mới đất nước sẽ đạt nhiều thành công nếu cấp chính quyền cơ
sở có vị trí chiến lược nâng cao được hiệu quả quản lý của mình trong đó có vai trò
đắc lực của công tác quản lý và điều hành công sở./.

Học viên: Trịnh Quang Trung – UBND xã Xuân Thành
15