ĐỀ TÀI: TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP

ĐỀ TÀI: TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP
1.1. ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP
Kế toán hành chính sự nghiệp là công việc tổ chức hệ thống thông tin bằng số liệu để quản lý và kiểm
soát nguồn kinh phí, tình hình sử dụng, quyết toán kinh phí, tình hình quản lý và sử dụng các loại vật tư,
tài sản công, tình hình chấp hành dự toán thu, chi và thực hiện các tiêu chuẩn, định mức thu, chi tại các
cơ quan, đơn vị.
Kế toán hành chính sự nghiệp chịu sự điều chỉnh của Luật kế toán, các văn bản hướng dẫn thực hiện
Luật kế toán trong lĩnh vực kế toán nhà nước và các quy định cụ thể trong Chế độ kế toán hành chính sự
nghiệp.
Đối tượng áp dụng kế toán hành chính sự nghiệp bao gồm cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức
có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước, cụ thể:
a) Cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước, bao
gồm:
- Các cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ thu, chi ngân sách nhà nước các cấp.
- Văn phòng Quốc hội.
- Văn phòng Chủ tịch nước.
- Văn phòng Chính phủ.
- Tòa án nhân dân các cấp.
- Viện kiểm soát nhân dân các cấp.
- Các đơn vị thuộc lực lượng vũ trang nhân dân.
- Các đơn vị quản lý quỹ dự trữ của Nhà nước, quỹ dự trữ của các ngành, các cấp, quỹ tài chính
khác của Nhà nước.
- Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân các
cấp.
- Các tổ chức chính trị, chính trị- xã hội, tổ chức chính trị- xã hội nghề nghiệp, tổ chức xã hội, xã
hội- nghề nghiệp có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước.
- Các đơn vị sự nghiệp được Nhà nước đảm bảo một phần hoặc toàn bộ kinh phí hoạt động.
- Các tổ chức quản lý tài sản quốc gia.
- Ban Quản lý dự án đầu tư có nguồn kinh phí ngân sách nhà nước.
- Các Hội, Liên hiệp hội, Tổng hội, các tổ chức khác được Nhà nước hỗ trợ một phần kinh phí
hoạt động.

b) Đơn vị sự nghiệp, tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước, bao gồm:
- Đơn vị sự nghiệp tự cân đối thu, chi.
- Đơn vị sự nghiệp ngoài công lập.
- Tổ chức phi Chính phủ.
- Các Hội, Liên hiệp hội, Tổng hội tự cân đối thu chi.
- Các tổ chức xã hội, tổ chức xã hội- nghề nghiệp tự thu, tự chi.
- Các tổ chức khác không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước.
Theo cơ chế quản lý tài chính áp dụng, các cơ quan, đơn vị, tổ chức nêu trên được chia thành 3
loại:
- Các đơn vị hành chính sự nghiệp thuần túy không thực hiện cơ chế khoán biên chế và kinh phí
quản lý tài chính.
- Các đơn vị hành chính sự nghiệp thuần túy hoạt động theo cơ chế khoán biên chế và kinh phí
quản lý hành chính.
- Các đơn vị sự nghiệp hoạt động theo cơ chế quản lý tài chính áp dụng cho đơn vị sự nghiệp có
thu.
Tùy theo đặc điểm và cơ chế quản lý tài chính áp dụng cho từng loại hình đơn vị, khi tổ chức
công tác kế toán trong các đơn vị cần phải lựa chọn, áp dụng hệ thống chứng từ, sổ kế toán và
hệ thống báo cáo tài chính cho phù hợp.
1.2. NHIỆM VỤ KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP
Kế toán hàn chính sự nghiệp có những nhiệm vụ chủ yếu sau đây:
- Thu nhận, phản ánh, xử lý và tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí được cấp, được tài trợ, được
hình thành từ các nguồn khác và tình hình sử dụng các khoản kinh phí, các khoản thu tại đơn vị
theo đúng chuẩn mực và chế độ kế toán.
- Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính; tình hình quản lý sử dụng các loại vật tư, tài sản
ở đơn vị; tình hình chấp hành kỷ luật thu nộp ngân sách nhà nước, kỷ luật thanh toán và các chế
độ khác; phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán.
- Kiểm soát tình hình phân phối kinh phí cho các đơn vị cấp dưới, tình hình chấp hành dự toán
thu, chi và quyết toán kinh phí của các đơn vị cấp dưới.
- Tổng hợp số liệu, lập và gửi đầy đủ, đúng hạn các loại báo cáo tài chính cho các cơ quan quản
lý cấp trên và cơ quan tài chính.

- Đồng thời phải cung cấp thông tin, số liệu kế toán cho các đối tượng khác theo quy định của
pháp luật.
- Thực hiện phân tích công tác kế toán, đánh giá hiệu quả sử dụng các nguồn kinh phí, vốn, quỹ ở
đơn vị, nhằm cải tiến nâng cao chất lượng công tác kế toán và đề xuất các ý kiến phục vụ cho
các lãnh đạo, điều hành hoạt động của đơn vị.
1.3. TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP
1.3.1. Nội dung công tác kế toán hành chính sự nghiệp
Dựa vào đặc điểm vận động của các loại tài sản cũng như nội dung, tính chất của các nghiệp vụ kinh
tế phát sinh có thể phân chia công việc kế toán hành chính sự nghiệp thành các phần hành kế toán
sau:
- Kế toán vốn bằng tiền: Phản ánh số hiện có và tình hình biến động các loại vốn bằng tiền của
đơn vị gồm tiền mặt, ngoại tệ, các chứng chỉ có giá tại quỹ của đơn vị và gửi tại kho bạc, ngân
hàng.
- Kế toán vật tư, tài sản: Phản ánh số hiện có và tình hình biến động các loại vật tư, sản phẩm,
hàng hóa tại đơn vị. Phản ánh số lượng, nguyên giá và giá trị hao mòn của tài sản cố định hiện
có cũng như tình hình biến động của tài sản cố định, công tác đầu tư xây dựng cơ bản và sửa
chữa tài sản cố định trong đơn vị.
- Kế toán thanh toán:
+ Phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu giữa đơn vị với các
đối tượng khác trong và ngoài đơn vị.
+ Phản ánh các khoản nợ phải trả, các khoản trích nộp theo lương, các khoản phải trả công chức,
viên chức, các khoản phải nộp ngân sách nhà nước và tình hình thanh toán các khoản phải trả, phải
nộp.
- Kế toán nguồn kinh phí, nguồn vốn, quỹ: Phản ánh số hiện có và tình hình biến động các nguồn
kinh phí đã hình thành tài sản cố định, nguồn kinh phí đầu tư xây dựng cơ bản, nguồn kinh phí
hoạt động, nguồn kinh phí dự án, nguồn kinh phí khác và các loại vốn, quỹ của đơn vị.
- Kế toán các khoản thu: Ghi chép, tổng hợp các khoản thu phí, lệ phí, thu sự nghiệp, thu đóng
góp, thu sản xuất cung ứng dịch vụ và các khoản thu khác.
- Kế toán các khoản chi:
+ Ghi chép tổng hợp các khoản chi hoạt động, chi dự án, chi thực hiện đơn đặt hàng của Nhà nước

và tình hình quyết toán các khoản chi đó.
+ Ghi chép tổng hợp các khoản chi hoạt động sản xuất, dịch vụ cũng như chi cho các hoạt động
khác và xác định kết quả tài chính của các hoạt động đó.
- Lập các loại báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán.
Nội dung công tác kế toán hành chính sự nghiệp được sơ đồ hóa như sau:
Kế toán trưởng
Kế toán
nguồn kinh
phí,vốn,
quỹ
Kế toán
các
khoản
chi
Kế toán
các
khoản
phải thu
Kế toán
vốn
bằng
tiền
Kế
toán,
vật tư,
tài sản
Kế toán
thanh
toán
LẬP BÁO CÁO TÀI CHÍNH VÀ BÁO CÁO QUYẾT TOÁN

Nội dung công việc của mỗi phần hành kế toán (trừ phần hành lập báo cáo) bao gồm các việc lập, kiểm
soát, xử lý các chứng từ, ghi sổ kế toán, tổng hợp số liệu lập báo cáo định kỳ, kiểm tra kế toán, phân tích
số liệu kế toán, lưu giữ hồ sơ, tài liệu kế toán.
1.3.2. Nội dung tổ chức công tác kế toán hành chính sự nghiệp
Khi tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị hành chính sự nghiệp đều phải căn cứ vào hai yếu tố
cơ bản đó là:
- Quy mô, đặc điểm hoạt động của đơn vị: Đơn vị thuộc loại hình nào, cấp dự toán nào, khối
lượng và loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều hay ít để lựa chọn hình thức kế toán áp dụng và
tổ chức công việc của các phần hành kế toán cho phù hợp.
- Căn cứ vào các quy định của Luật kế toán, chế độ kế toán hành chính sự nghiệp và các văn bản
hướng dẫn hiện hành để lựa chọn các nội dung cần thiết vận dụng vào công tác kế toán ở đơn vị.
Nội dung tổ chức công tác nghiệp vụ kế toán hành chính sự nghiệp bao gồm: Tổ chức vận dụng
những quy định chung; tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán và thực hiện chế độ ghi chép
ban đầu; tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán; tổ chức hệ thống sổ kế toán và phương pháp
ghi sổ; tổ chức hệ thống báo cáo tài chính; tổ chức công tác kiểm kê tài sản và kiểm tra tài chính kế
toán.
1.3.2.1. Tổ chức vận dụng một số quy định chung
* Phân loại kế toán:
- Kế toán tài chính và kế toán quản trị
+ Kế toán tài chính là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài
chính bằng các báo cáo tài chính cho các đối tượng có nhu cầu sử dụng thông tin của các đơn vị kế
toán. Kế toán tài chính phải liên tục, có hệ thống và theo đúng các quy định của Nhà nước, kế toán
tài chính dùng để công khai tài chính của đơn vị.
+ Kế toán quản trị là việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế tài chính theo yêu
cầu quản trị và làm cơ sở đưa ra các quyết định kinh tế, tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán. Kế
toán quản trị thực hiện theo yêu cầu quản lý, điều hành của đơn vị, không phải công khai ra bên
ngoài của đơn vị.
- Kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết
+ Kế toán tổng hợp là thu thập, xử lý, ghi chép và cung cấp thông tin tổng quát về hoạt động kinh tế,
tài chính của đơn vị. Kế toán tổng hợp sử dụng đơn vị tiền tệ để phản ánh tình hình tài sản, nguồn

hình thành tài sản, tình hình và kết quả hoạt động tài chính của đơn vị kế toán.
+ Kế toán chi tiết là thu thập, xử lý, ghi chép và cung cấp thông tin chi tiết bằng đơn vị tiền tệ, đơn
vị hiện vật và đơn vị thời gian lao động theo từng đối tượng kế toán cụ thể. Kế toán chi tiết minh
họa cho kế toán tổng hợp. Số liệu kế toán chi tiết phải khớp đúng với số liệu tổng hợp trong một kỳ
kế toán.
- Kế toán đơn và kế toán kép
+ Kế toán đơn là ghi chép, phản ánh từng nghiệp vụ kinh tế vào từng bên của từng tài khoản kế toán
riêng biệt, không có quan hệ đối ứng với tài khoản khác.
+ Kế toán kép là việc ghi chép, phản ánh mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính vào ít nhất một bên của
một tài khoản kế toán này và một bên khác của tài khoản kế toán khác theo mối quan hệ khách quan
giữa các đối tượng kế toán và đúng mối quan hệ đối ứng giữa các tài khoản kế toán.
*Yêu cầu và nguyên tắc tổ chức kế toán hành chính sự nghiệp:
Trên cơ sở yêu cầu chung đặt ra cho các kế toán và đặc điểm hoạt động của các đơn vị hành chính
sự nghiệp, khi tổ chức thực hiện công tác kế toán trong các đơn vị hành chính sự nghiệp phải đáp
ứng được các yêu cầu cơ bản sau đây:
- Đầy đủ: Phản ánh đầy đủ, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến vốn, quỹ, tài sản, kinh
phí ngân sách nhà nước cấp, các khoản thu, chi sự nghiệp và các hoạt động kinh tế, tài chính
khác phát sinh tại đơn vị vào các chứng từ, sổ kế toán và báo cáo tài chính.
- Rõ ràng: Số liệu kế toán phải đảm bảo tính rõ ràng, dễ hiểu và chính xác. Thuyết minh báo cáo
tài chính phải dễ hiểu, đảm bảo cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết phục vụ cho kiểm tra,
phân tích đánh giá hoạt động và ra các quyết định trong quản lý.
- Trung thực: Phản ánh đúng hiện trạng, bản chất sự việc, nội dung và giá trị của các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh.
- Liên tục: Thông tin, số liệu kế toán phải được phản ánh liên tục từ khi phát sinh đến khi kết thúc
hoạt động kinh tế, tài chính, từ khi thành lập đến khi chấm dứt hoạt động của đơn vị kế toán; số
liệu kế toán phản ánh kỳ này phải kế tiếp theo số liệu kế toán của kỳ trước.
- Hệ thống: Thực hiện sắp xếp thông tin, số liệu kế toán theo trình tự có hệ thống để có thể phân
tích, so sánh được.
- Tiết kiệm, hiệu quả: Tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán phải đảm bảo tiết kiệm chi phí
và nâng cao chất lượng công việc kế toán.

Để góp phần thực hiện tốt các yêu cầu đặt ra cho kế toán hành chính sự nghiệp, trong quá trình tổ
chức công tác nghiệp vụ kế toán cần phải tuân thủ theo các nguyên tắc sau:
- Giá gốc: Giá trị của tài sản được tính theo giá gốc, bao gồm chi phí mua, bốc xếp, vận chuyển,
lắp ráp, chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác đến khi đưa tài sản vào trạng thái sẵn
sàng sử dụng. Đơn vị kế toán không được thay đổi giá gốc của vật tư,hàng hóa, tài sản cố định
trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
- Nhất quán: Các quy định và phương pháp kế toán đã chọn phải được áp dụng nhất quán trong
kỳ kế toán năm. Khi có sự thay đổi về các quy định và phương pháp kế toán đã chọn thì đơn vị
kế toán phải giải trình trong báo cáo tài chính.
- Khách quan: Đơn vị kế toán phải thu thập, phản ánh khách quan, đầy đủ, đúng thực tế và đúng
kỳ kế toán các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
- Công khai: Thông tin, số liệu trong báo cáo tài chính năm của đơn vị kế toán phải được công
khai bằng các hình thức thích hợp.
- Thận trọng: Đơn vị kế toán phải sử dụng phương pháp đánh giá tài sản và phân bổ các khoản
thi, chi một cách thận trọng, không được làm sai lệch kết quả hoạt động kinh tế, tài chính của
đơn vị kế toán.
- Mục lục ngân sách nhà nước: Các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh
phí ngân sách nhà nước ngoài việc thực hiện các nguyên tắc nói trên còn phải thực hiện nguyên
tắc kế toán theo mục lục ngân sách nhà nước hiện hành.
*Đối tượng kế toán:
- Đối tượng kế toán thuộc hoạt động hành chính sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân
sách nhà nước gồm:
+ Tiền và các khoản tương đương tiền.
+ Vật tư và tài sản cố định.
+ Nguồn kinh phí, quỹ.
+ Các khoản thanh toán trong và ngoài đơn vị kế toán.
+ Thu, chi và xử lý chênh lệch thu, chi hoạt động.
+ Đầu tư tài chính, tín dụng nhà nước.
+ Các tài sản khác liên quan đến đơn vị kế toán.
- Đối tượng kế toán thuộc hoạt động của đơn vị, tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách nhà

nước gồm:
+ Tiền và các khoản tương đương tiền.
+ Vật tư và tài sản cố định.
+ Nguồn kinh phí, quỹ.
+ Các khoản thanh toán trong và ngoài đơn vị kế toán.
+ Thu, chi và xử lý chênh lệch thu, chi hoạt động.
+ Các tài sản khác liên quan đến đơn vị kế toán.
*Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán:
Đơn vị tiền tệ là đồng Việt Nam, ký hiệu quốc gia (Đ) ký hiệu quốc tế là ( VND) trường hợp
nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh là ngoại tệ phải ghi theo nguyên tệ và đồng Việt Nam theo
tỉ giá hối đoái thực tế hoặc quy đổi theo tỉ giá hối đoái do ngân hàng nhà nước Việt Nam hoặc
Bộ Tài chính công bố tại thời điểm phát sinh (ngoại tệ không có tỉ giá hối đoái với đồng Việt
Nam thì quy đổi thông qua một loại ngoại tệ có tỉ giá hối đoái với đồng Việt Nam) theo quy
định sau:
- Cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước khi nhận
kinh phí bằng ngoại tệ phải ghi theo nguyên tệ và quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỉ giá hối đoái
do Bộ Tài chính quy định tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ.
- Cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước khi phát
sinh giao dịch thanh toán bằng ngoại tệ (trừ trường hợp nhận kinh phí bằng ngoại tệ) phải ghi
theo nguyên tệ và đồng Việt Nam theo tỉ giá hối đoái thực tế hoặc quy đổi theo tỉ giá hối đoái do
ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ.
- Cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước và không
sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước chủ yếu thu, chi bằng ngoại tệ thì được chọn một loại
ngoại tệ do Bộ Tài chính quy định làm đơn vị tiền tệ để kế toán, nhưng khi lập báo cáo tài chính
sử dụng ở Việt Nam phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỉ giá hối đoái do ngân hàng nhà nước
Việt Nam công bố tại thời điểm khóa sổ lập báo cáo tài chính.
- Cơ quan đại diện của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam và các đơn vị, tổ chức thuộc
lĩnh vực kế toán nhà nước ở nước ngoài có nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hoặc thu, chi
ngân sách nhà nước bằng ngoại tệ thì được chọn một loại ngoại tệ để ghi sổ. Khi lập báo cáo tài
chính, báo cáo quyết toán ngân sách gửi về Việt Nam phải quy đổi ra đồng Việt Nam.

*Đơn vị hiện vật và thời gian lao động:
Đơn vị hiện vật là đơn vị thời gian lao động là đơn vị đo lường chính thức của Cộng hòa xã hội
chủ nghĩa Việt Nam. Trường hợp có sử dụng đơn vị đo lường khác thì phải quy đổi ra đơn vị đo
lường chính thức của Nhà nước.
*Chữ viết và chữ số sử dụng trong kế toán:
Chữ viết sử dụng trong kế toán là tiếng Việt. Trường hợp phải sử dụng tiếng nước ngoài trên
chứng từ kế toán, sổ kế toán và báo cáo tài chính ở Việt Nam thì phải sử dụng đồng thời tiếng
Việt và tiếng nước ngoài.
Chữ số sử dụng trong kế toán là chữ số Ả Rập: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn,
triệu, tỷ, triệu tỷ, nghìn tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm(.); khi còn ghi chữ số hàng đơn vị phải đặt
dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị.
*Chữ số rút gọn và làm tròn số khi lập báo cáo tài chính:
+ Mọi đơn vị kế toán khi lập báo cáo tài chính phải sử dụng đơn vị tiền tệ là đồng Việt Nam
nhưng khi lập báo cáo kế toán quản trị hoặc báo cáo tài chính của toàn ngành, nếu có số liệu
trên 9 chữ số thì được lựa chọn đơn vị tiền tệ rút gọn là nghìn đồng, triệu đồng. Đơn vị khi công
khai báo cáo tài chính cũng được sử dụng đơn vị tiền tệ rút gọn.
+ Khi sử dụng đơn vị tiền tệ rút gọn, đơn vị được làm tròn số bằng cách: Chữ số sau chữ số đơn
vị tiền tệ rút gọn nếu bằng năm (5) trở lên thì được tăng thêm một (1) đơn vị, nếu nhỏ hơn năm
(5) thì không tính.
*Kỳ kế toán:
Kỳ kế toán là khoảng thời gian xác định từ thời điểm đơn vị kế toán bắt đầu ghi sổ kế toán đến
thời điểm kết thúc việc ghi sổ kế toán, khóa sổ kế toán để lập báo cáo tài chính theo quy định.
- Các loại kỳ kế toán:
+ Kỳ kế toán năm là mười hai tháng, tính từ đầu ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12
năm dương lịch. Đơn vị kế toán có đặc thù như cơ sở giáo dục - đào tạo chọn kỳ kế toán năm
theo năm học khác với năm dương lịch thì kỳ kế toán năm phải là mười hai tháng tròn tính từ
đầu ngày 01 tháng 07 năm này đến hết ngày 30 tháng 06 năm sau hoặc từ ngày 01 tháng 10 năm
này đến hết ngày 30 tháng 9 năm sau. Khi thực hiện phải thông báo cho cơ quan tài chính cùng
cấp và cơ quan thuế quản lý trực tiếp biết, cuối năm dương lịch vẫn phải lập báo cáo tài chính
theo quy định.

+ Kỳ kế toán theo quý là ba tháng, tính từ đầu ngày 01 tháng đầu quý đến hết ngày cuối cùng
của tháng cuối quý.
+ Kỳ kế toán tháng, tính từ đầu ngày 01 đến hết ngày cuối cùng của tháng.
- Kỳ kế toán của đơn vị mới thành lập
+ Đơn vị mới thành lập thì kỳ kế toán đầu tiên tính từ ngày quyết định thành lập đến hết ngày
cuối cùng của kỳ kế toán năm, kỳ kế toán quý, kỳ kế toán tháng.
- Kỳ kế toán trong trường hợp khác:
+ Đơn vị khi chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, giải thể, chấm dứt hoạt động hoặc phá sản thì kỳ kế
toán cuối cùng tính từ đầu ngày kỳ kế toán năm, kỳ kế toán quý, kỳ kế toán tháng đến hết ngày
ghi trên quyết định chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, giải thể, chấm
dứt hoạt động đơn vị có hiệu lực.
+ Trường hợp kỳ kế toán năm đầu tiên hoặc kỳ kế toán năm cuối cùng có thời gian ngắn hơn 90
ngày thì được phép (+) với kỳ kế toán năm tiếp theo, hoặc (+) với kỳ kế toán năm trước đó để
tính thành một kỳ kế toán năm. Kỳ kế toán năm đầu tiên hoặc kỳ kế toán năm cuối cùng phải
ngắn hơn mười năm tháng.
*Trách nhiệm của đơn vị trong việc quản lý, sử dụng, cung cấp thông tin, tài liệu kế toán:
- Đơn vị kế toán phải xây dựng quy chế quản lý, sử dụng, bảo quản tài liệu kế toán, trong đó quy
định rõ trách nhiệm và quyền đối với từng bộ phận và từng người làm kế toán; đơn vị kế toán
phải đảm bảo đầy đủ cơ sở vật chất, phương tiện quản lý, bảo quản tài liệu kế toán.
- Đơn vị kế toán phải có trách nhiệm cung cấp thông tin, tài liệu kế toán cho cơ quan nhà nước có
thẩm quyền thực hiện chức năng thanh tra, kiểm tra, điều tra, kiểm toán theo quy định pháp luật.
Các cơ quan được cung cấp tài liệu kế toán phải có trách nhiệm giữ gìn bảo quản tài liệu kế toán
trong thời gian sử dụng và phải hoàn trả đầy đủ, đúng hạn tài liệu kế toán đã sử dụng.
- Việc cung cấp thông tin, tài liệu ra bên ngoài đơn vị phải do người đại diện theo pháp luật của
đơn vị kế toán quyết định.
1.3.2.2. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính
phát sinh và đã hoàn thành. Các nghiệp vụ, kinh tế, tài chính phát sinh có liên quan đến hoạt
động của đơn vị đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán.
Chứng từ kế toán còn là căn cứ quan trọng để thực hiện công tác kiểm tra, kiểm soát các hoạt

động kinh tế, tài chính.
Chứng từ kế toán bao gồm nhiều loại có tính chất, đặc điểm khác nhau và được phân loại theo
các tiêu thức chủ yếu sau:
- Theo công dụng kinh tế các chứng từ được chia thành:
+ Chứng từ mệnh lệnh: Là chứng từ yêu cầu (cho phép) thực hiện các nghiệp vụ kinh tế như:
Lệnh chi tiền, lệnh xuất vật tư, lệnh điều xe, ủy nhiệm chi,…
+ Chứng từ thực hiện: Là chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã hoàn thành như:
Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho,…
+ Chứng từ thủ tục kế toán: Là những chứng từ được lập kèm với các chứng từ của từng nghiệp
vụ kinh tế phát sinh, dùng để tạo điều kiện thuận lợi cho việc ghi sổ kế toán như: Bảng tổng hợp
chứng từ kế toán cùng loại, chứng từ ghi sổ, bảng tính hao mòn tài sản cố định,…
+ Chứng từ liên hợp: Là những chứng từ mang đặc điểm của hai hoặc ba loại chứng từ trên như:
Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho, giấy rút dự toán ngân sách nhà nước,…
- Theo địa điểm lập, các chứng từ được chia thành:
+ Các chứng từ bên trong: Là chứng từ do nội bộ đơn vị lập như: Phiếu thu, Phiếu chi, bảng
thanh toán lương, thanh toán bảo hiểm xã hội,…
+ Chứng từ bên ngoài: Là các chứng từ có liên quan đến hoạt động của đơn vị nhưng do các đối
tượng ở ngoài đơn vị lập như: Các chứng từ thanh toán do kho bạc hoặc ngân hàng lập như giấy
báo nợ hoặc giấy báo có, hóa đơn mua hàng, phiếu vận chuyển thuê ngoài,…
- Theo nội dung kinh tế, các chứng từ được chia thành:
+ Chứng từ về lao động tiền lương.
+ Chứng từ vật tư.
+ Các chứng từ tiền tệ
+ Các chứng từ về tài sản cố định,…
Theo quy định có tính chất pháp lý, các chứng từ áp dụng trong đơn vị hành chính sự nghiệp
được chia thành hai loại là các chứng từ bắt buộc và các chứng từ hướng dẫn.
Hệ thống chứng từ kế toán áp dụng cho đơn vị hành chính sự nghiệp hiện nay được quy định
trong chế độ kế toán hành chính sự nghiệp (Ban hành heo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC
ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính).
Hệ thống chứng từ kế toán áp dụng cho đơn vị hành chính sự nghiệp và các văn bản hướng dẫn

bổ sung, hệ thống chứng từ kế toán quy định áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp hiện
nay bao gồm các loại chứng từ:
DANH MỤC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
TT TÊN CHỨNG TỪ Số hiệu chứng
từ
A
I
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
II
1
2
3
4
5
6

7
III
1
2
3
CHỨNG TỪ BAN HÀNH THEO QUYẾT ĐỊNH 19/2006/QĐ-BTC
NGÀY 30/03/2006 CỦA BỘ TÀI CHÍNH
Chỉ tiêu lao động- tiền lương
Bảng chấm công
Bảng chấm công làm thêm giờ
Giấy báo làm thêm giờ
Bảng thanh toán tiền lương
Bảng thanh toán thu nhập tăng thêm
Bảng thanh toán học bổng( sinh hoạt phí)
Bảng thanh toán tiền thưởng
Bảng thanh toán phụ cấp
Giấy đi đường
Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ
Hợp đồng giao khoán công việc, sản phẩm
Bảng thanh toán tiền thuê ngoài
Biên bản thanh lý hợp đồng giao khoán
Bảng kê trích nộp các khoản theo lương
Bảng kê thanh toán công tác phí
Danh sách chi tiền lương và các khoản thu nhập khác qua tài khoản cá
nhân
Chỉ tiêu vật tư
Phiếu nhập kho
Phiếu xuất kho
Giấy báo hỏng, mất công cụ, dụng cụ
Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa

Bảng kê mua hàng
Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, dụng cụ,sản phẩm,hàng hóa
Phiếu giao nhận nguyên liệu, vật liệu; công cụ, dụng cụ
Chỉ tiêu tiền tệ
Phiếu thu
Phiếu chi
Giấy đề nghị tạm ứng
C01a-HD
C01b-HD
C01c-HD
C02a-HD
C02b-HD
C03-HD
C04-HD
C05-HD
C06-HD
C07-HD
C08-HD
C09-HD
C10-HD
C11-HD
C12-HD
C13-HD
C20-HD
C21-HD
C22-HD
C23-HD
C24-HD
C25-HD
C26-HD

C30-HD
C31-HD
C32-HD
4
5
6
7
8
9
10
IV
1
2
3
4
5
6
7
B
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11

12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
Giấy thanh toán tạm ứng
Biên bản kiểm kê quỹ( dùng cho đồng Việt Nam)
Biên bản kiểm kê quỹ( ngoại tệ, vàng bạc, kim khí đá quí)
Giấy đề nghị thanh toán
Biên lai thu tiền
Bảng kê chi tiền cho người tham dự hội thảo, tập huấn
Bảng kê đề nghị thanh toán.
Chỉ tiêu tài sản cố định
Biên bản giao nhận tài sản cố định
Biên bản thanh lý tài sản cố định
Biên bản đánh giá lại tài sản cố định
Biên bản kiểm kê tài sản cố định
Biên bản giao nhận tài sản cố định sửa chữa lớn hoàn toàn
Bảng tính hao mòn tài sản cố định

Bảng tính và phân bố khấu hao tài sản cố định
CHỨNG TỪ BAN HÀNH THEO CÁC VĂN BẢN PHÁP LUẬT KHÁC
Vẽ
Giấy xác nhận hàng viện trợ không hoàn lại
Giấy xác nhận tiền viện trợ không hoàn lại
Bảng kê chứng từ gốc gửi nhà tài trợ
Đề nghị ghi thu, ghi chi ngân sách tiền, hàng viện trợ
Hóa đơn GTGT
Hóa đơn bán hàng thông thường
Bảng kê hàng hóa mua vào không có hóa đơn
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
Phiếu xuất kho hàng gửi đại lý
Hóa đơn bán lẻ( sử dụng cho máy tính tiền)
Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH
Danh sách người nghỉ hưởng trợ cấp ốm đau thai sản
Giấy rút dự toán ngân sách
Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng, ứng trước
Giấy đề nghị thu hồi ứng trước
Giấy nộp trả kinh phí
Giấy rút vốn đầu tư
Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng, ứng trước vốn đầu tư
Giấy đề nghị thu hồi ứng trước vốn đầu tư
Giấy nộp trả vốn đầu tư
Giấy đề nghị cam kết chi ngân sách nhà nước
Ủy nhiệm thu
Ủy nhiệm chi, chuyển khoản, chuyển tiền điện tử
Giấy nộp tiền vào tài khoản
Giấy rút tiền mặt từ tài khoản tiền gửi
Bảng kê nộp séc thanh toán qua ngân hàng
C33-HD

C34-HD
C35-HD
C37-HD
C38-HD
C40-HD
C41-HD
C50-HD
C51-HD
C52-HD
C53-HD
C54-HD
C55a-HD
C55b-HD
01GTKT-3LL
02GTKT-3LL
03PXK-3LL
04HDLD-3LL
C2-02/NS
C2-03/NS
C2-04/NS
C2-05/NS
C3-01/NS
C3-02/NS
C3-03/NS
C3-04/NS
C2-12/NS
C4-01/KB
C4-02/KB
C4-08/KB
C4-09/KB

C4-10/KB
Trong danh mục chứng từ nêu trên phần lớn các chứng từ được áp dụng cho các đơn vị hành
chính sự nghiệp nhưng cũng có những chứng từ chỉ áp dụng ở đơn vị sự nghiệp có thu, có
chứng từ chỉ áp dụng ở đơn vị thực hiện khoán chi hành chính. Do vậy, các đơn vị hành chính
sự nghiệp phải dựa vào đặc điểm cơ chế quản lý tài chính, cũng như số lượng và loại nghiệp vụ
kinh tế phát sinh để lựa chọn sử dụng các loại chứng từ kế toán trong danh mục đã quy định cho
phù hợp với điều kiện cụ thể của đơn vị.
Các chứng từ sử dụng để ghi sổ kế toán phải được lập đầy đủ, chính xác các nội dung và đúng
phương pháp quy định.
* Các nội dung cơ bản của chứng từ bao gồm:
- Tên và số hiệu chứng từ
- Ngày, tháng, năm lập chứng từ
- Tên đơn vị, cá nhân lập chứng từ
- Tên đơn vị, cá nhân nhận chứng từ
- Nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh
- Các chỉ tiêu về số lượng, đơn giá, số tiền của nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Họ tên và chữ ký của người lập, người duyệt chứng từ.
* Lập chứng từ kế toán:
- Tất cả nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán đều
phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài
chính.
- Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên
mẫu. Trường hợp, chứng từ kế toán chưa quy định mẫu thì đơn vị được tự lập chứng từ nhưng
phải có đủ nội dung quy định của chứng từ kế toán.
- Nội dung nghiệp vụ kinh tế trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa
chữa, khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục không ngắt quãng, chỗ trống phải
gạch chéo. Các chứng từ tẩy xóa, sửa chữa đều không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán.
Khi viết sai vào mẫu chứng từ kế toán bắt buộc thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng
từ viết sai.
- Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế

toán cho một nghiệp vụ kinh tế tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau. Chứng từ kế
toán do đơn vị kế toán lập để giao dịch với tổ chức, cá nhân bên ngoài, thì liên gửi cho bên
ngoài phải có dấu của đơn vị kế toán.
- Chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân theo các nội dung quy định của
chứng từ điện tử. Chứng từ điện tử phải in ra giấy và lưu trữ theo quy định.
*Ký chứng từ kế toán:
- Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải ký bằng bút mực.
Không được ký chứng từ kế toán bằng mực đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên
chứng từ kế toán của một người phải thống nhất.
- Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền ký.
Nghiêm cấm chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người
ký.
- Chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền ký duyệt chi và kế toán trưởng hoặc
người ủy quyền hoặc người được ủy quyền ký trước khi thực hiện. Chữ ký trên chứng từ kế
toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên.
- Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
*Vận dụng mẫu chứng từ kế toán:
- Mẫu chứng từ kế toán bao gồm mẫu chứng từ kế toán bắt buộc và mẫu chứng từ kế toán hướng
dẫn.
+ Mẫu chứng từ kế toán bắt buộc là mẫu chứng từ đặc biệt có giá trị như tiền gồm: Séc, biên lai
thu tiền, vé thu phí, lệ phí, trái phiếu, tín phiếu, công trái, các loại hóa đơn bán hàng và mẫu
chứng từ bắt buộc khác.Mẫu chứng từ kế toán bắt buộc do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy
định nội dung, kết cấu của mẫu mà đơn vị kế toán phải thực hiện đúng về biểu mẫu, nội dung,
phương pháp ghi các chỉ tiêu và áp dụng thống nhất cho các đơn vị kế toán hoặc tưng đơn vị kế
toán cụ thể.
+ Mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn là mẫu chứng từ kế toán do cơ quan nhà nước có thẩm
quyền quy định. Ngoài các nội dung quy định trên mẫu, đơn vị kế toán có thể bổ sung thêm chỉ
tiêu hoặc thay đổi hình thức biểu mẫu cho phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn
vị.
- Biểu mẫu chứng từ kế toán bắt buộc do Bộ Tài chính hoặc đơn vị được Bộ Tài chính ủy quyền

in và phát hành. Đơn vị được ủy quyền in và phát hành chứng từ kế toán bắt buộc phải in theo
đúng mẫu quy định, đúng số lượng được phép in cho từng loại chứng từ và phải chấp hành đúng
quy định về quản lý ấn chỉ của Bộ Tài chính.
Trong bộ máy kế toán cần có sự phân công cụ thể cho các kế toán viên trong việc lập, kiểm tra
và xử lý từng loại chứng từ. Chứng từ chỉ lập 1 lần và phải lập đủ số liên theo mẫu quy định.
Trường hợp chứng từ viết hỏng, thiếu liên, viết sai thì hủy bỏ bằng cách gạch chéo (X) vào tất
cả các liên và không xé rời các liên ra khỏi cuống của quyển chứng từ.
*Trình tự lập, xử lý các loại chứng từ nói chung bao gồm các bước sau:
- Lập chứng từ( hoặc thu nhận chứng từ).
- Kiểm tra, phân loại, định khoản nghiệp vụ kinh tế.
- Căn cứ vào chứng từ ghi sổ kế toán.
- Lưu trữ, bảo quản chứng từ.
Trên cơ sở quy định luân chuyển, xử lý các loại chứng từ nói chung nêu trên, các đơn vị kế toán
phải xây dựng quy trình luân chuyển cho từng loại chứng từ phản ánh từng loại nghiệp vụ kinh
tế sinh một cách cụ thể để vận dụng vào thực tế.
*Sao chụp chứng từ kế toán:
Chỉ được sao chụp chứng từ kế toán trong các trường hợp sau đây:
Đơn vị kế toán có dự án vay nợ, viện trợ của nước ngoài theo cam kết và phải nộp bản chứng từ
chính cho nhà tài trợ nước ngoài. Trường hợp này chứng từ sao chụp phải có chữ ký và dấu xác
nhận của người đại diện theo pháp luật của nhà tài trợ hoặc của đơn vị kế toán.
- Đơn vị kế toán bị cơ quan nhà nước có thẩm quyền tạm giữ hoặc tịch thu bản chính chứng từ kế
toán. Trường hợp này chứng từ sao chụp phải có chữ ký và dấu xác nhận của cơ quan nhà nước
có thẩm quyền quyết định tịch giữ hoặc tạm thu ài liệu kế toán trên chứng từ kế toán sao chuợ
theo quy định.
- Chứng từ kế toán bị mất hoặc hủy hoại do nguyên nhân khách quan như thiên tai,hỏa hoạn phải
đến đơn vị mua,đơn vị bán hoặc đơn vị kế toán khác có liên quan để sao chụp lại.
Chứng từ kế toán sao chụp phải được chụp từ bản chính và phải có chữ ký và dấu xác nhận của
người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán nơi lưu giữ bản chính hoặc cơ quan nhà nước
có thẩm quyền quyết định tạm giữ,tịch thu tài liệu kế toán trên chứng từ kế toán sao chụp.
*Sắp xếp, bảo quản chứng từ kế toán:

- Chứng từ kế toán sau khi sử dụng để ghi sổ kế toán phải được phân loại theo nội dung kinh tế,
sắp xếp theo trình tự thời gian và đóng thành từng tập, ngoài mỗi tập ghi:Tên tập chứng từ,
tháng, năm của chứng từ và số lượng chứng từ trong tập chứng từ.Các tập chứng từ được lưu tại
bộ phận kế toán trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm, sau đó chuyển vào
lưu trữ theo quy định.
- Biểu mẫu chứng từ kế toán chưa sử dụng phải được bảo quản cẩn thận, không được để hư hỏng,
mục nát.Chứng từ kế toán liên quan đến thu, chi ngân sách nhà nước chưa sử dụng phải được
quản lý theo chế độ quản lý ấn chỉ của bộ tài chính.Chứng từ kế toán có giá trị như tiền trong
thời hạn có giá trị sử dụng phải được quản lý như tiền.
Đơn vị kế toán có trách nhiệm bảo quản an toàn chứng từ trong quá trình sử dụng cũng như khi
lưu trữ.Chỉ có cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới có thể kiểm tra, tạm giữ, tịch thu hoặc
niêm phong chứng từ kế toán của đơn vị.Trong trường hợp tạm giữ hoặc tịch thu thì phải lập
biên bản ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ bị tạm giữ hoặc tịch thu và ký tên,đóng dấu.
1.3.2.3.Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Tài khoản kế toán là phương pháp kế toán dùng để phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh
tế, tài chính theo nội dung kinh tế.
Hệ thống các tài khoản kế toán là bảng kê các tài khoản kế toán cần sử dụng cho các lĩnh vực hoạt
động.Các đơn vị được căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính quy định trong chế độ
kế toán để chọn hệ thống tài khoản kế toán áp dụng ở đơn vị và được chi tiết các tài khoản kế toán đã
chọn phục vụ yêu cầu quản lý của đơn vị.
* Yêu cầu của việc vận dụng hệ thống tài khoản kế toán:
- Đảm bảo phản ánh, hệ thống hóa đầy đủ, cụ thể mọi nội dung đối tượng kế toán, mọi nghiệp vụ
kinh tế, tài chính phát sinh trong đơn vị.
- Phù hợp với những quy định thống nhất của nhà nước và các văn bản hướng dẫn thực hiện của
cơ quan quản lý cấp trên.
- Phù hợp với đặc điểm tính cách hoạt động, trình độ phân cấp quản lý kinh tế, tài chính của đơn
vị.
- Đảm bảo mối quan hệ với các chỉ tiêu báo cáo tài chính.
- Đáp ứng yêu cầu xử lý thông tin trên máy vi tính và thỏa mãn nhu cầu thông tin cho các đối
tượng sử dụng.

- Đối với các tài khoản cấp 1, cấp 2: Đơn vị phải vận dụng theo đúng quy định, khi mở thêm các
tài khoản phải có sự chấp thuận của Bộ Tài Chính.
- Đối với các tài khoản cấp 3 trở nên: Đơn vị phải xây dựng danh mục và phương pháp ghi chép
các tài khoản này phục vụ cho kế toán của đơn vị.
Hệ thống tài khoản của các đơn vị hành chính sự nghiệp, các tổ chức có sử dụng kinh phí ngân
sách nhà nước và không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước gồm 7 loại, trong đó có 6 loại trong bảng
từ loại 1 đến loại 6 và 1 loại ngoài bảng là loại 0, cụ thể:
+ Loại 1: Tiền vật tư
+ Loại 2: Tài sản cố định
+ Loại 3: Thanh toán
+ Loại 4: Nguồn vốn, quỹ
+ Loại 5: Các khoản thu
+ Loại 6: Các khoản chi
+ Loại 0: Tài khoản ngoài bảng
Hệ thống tài khoản kế toán hiện hành áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp được quy
định trong Chế độ Kế toán hành chính sự nghiệp (Ban hành theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày
30/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính và Thông tư số 185/2010/TT-BTC ngày 15/11/2013 sửa đổi bổ
sung Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006).
DANH MỤC HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN
TT Số hiệu tài khoản Tên tài khoản Phạm vi áp
dụng
Ghi chú
Cấp 1 Cấp 2
1 2 3 4 5 6
LOẠI 1: TIỀN VÀ VẬT TƯ
1 111 Tiền mặt Mọi đơn vị
1111 Tiền Việt Nam
1112 Ngoại tệ
1113 Vàng bạc, đá quý
2 112 Tiền gửi ngân hàng, kho bạc Mọi đơn vị Chi tiết

theo yêu
cầu quản lý
1121 Tiền Việt Nam
1122 Ngoại tệ
1123 Vàng bạc, đá quý
3 113 Tiền đang chuyển Mọi đơn vị
4 121 Đầu tư tài chính ngắn hạn Đơn vị có
phát sinh
1211 Đầu tư chứng khoán ngắn hạn
1218 Đầu tư tài chính ngắn hạn khác
5 152 Nguyên liệu, vật liệu Mọi đơn vị Chi tiết
theo SP,
HH
6 153 Công cụ, dụng cụ Mọi đơn vị
7 155 Sản phẩm, hàng hóa Đơn vị có
hoạt động
SXKD
Chi tiết
theo yêu
cầu quản lý
1551 Sản phẩm
1552 Hàng hóa
LOẠI 2: TÀI SẢN CỐ ĐỊNH
8 211 Tài sản cố định hữu hình Mọi đơn vị
2111 Nhà cửa, vật kiến trúc
2112 Máy móc, thiết bị
2113 Phương tiện, vận tải truyền dẫn
2114 Thiết bị, dụng cụ quản lý
2115 Cây lâu năm, súc vật làm việc và cho sản
phẩm

2118 Tài sản cố định khác
9 213 Tài sản cố định vô hình Mọi đơn vị
10 214 Hao mòn tài sản cố định Mọi đơn vị
2141 Hao mòn tài sản cố định hữu hình
2142 Hao mòn tài sản cố định vô hình
11 221 Đầu tư tài chính dài hạn
12 241 Xây dựng cơ bản dở dang Chi tiết
theo yêu
cầu quản lý
2411 Mua sắm tài sản cố định
2412 Xây dựng cơ bản
2413 Sửa chữa lớn tài sản cố định
LOẠI 3: THANH TOÁN
13 311 Các khoản phải thu Mọi đơn vị Chi tiết
từng đối
tượng
3111 Phải thu của khách hàng
3113 Thuế GTGT được khấu trừ
31131 Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa
dịch vụ
Đơn vị
được khấu
trừ thuế
GTGT
31132 Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ
3118 Phải thu khác
14 312 Tạm ứng Mọi đơn vị Chi tiết
từng đối
tượng
15 313 Cho vay Đơn vị có

dự án tín
dụng
Chi tiết
từng đối
tượng
3131 Cho vay trong hạn
3132 Cho vay quá hạn
3133 Khoanh nợ cho vay
16 331 Các khoản phải trả Mọi đơn vị
3311 Phải trả người cung cấp
3312 Phải trả nợ vay
3318 Phải trả khác
17 332 Các khoản phải nộp theo lương Mọi đơn vị
3321 Bảo hiểm xã hội
3322 Bảo hiểm y tế
3323 Kinh phí công đoàn
3334 Bảo hiểm thất nghiệp
18 333 Các khoản phải nộp Nhà nước Các đơn vị
có phát
sinh
Chi tiết
từng đối
tượng
3331 Thuế GTGT phải nộp
33311 Thuế GTGT đầu ra
33312 Thuế GTGT hàng nhập khẩu
3332 Phí, lệ phí
3334 Thuế thu nhập doanh nghiệp
3335 Thuế thu nhập cá nhân
3337 Thuế khác

3338 Các khoản phải nộp khác
19 334 Phải trả công chức, viên chức Mọi đơn vị
3341 Phải trả công chức, viên chức
3348 Phải trả người lao động
20 335 Phải trả các đối tượng khác Chi tiết đơn
vị
21 336 Tạm ứng kinh phí
22 337 Kinh phí đã quyết toán chuyển năm sau
3371 Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ
tồn kho.
3372 Giá trị khối lượng SCL hoàn thành
3373 Giá trị khối lượng XDCB hoàn thành
23 341 Kinh phí cấp cho cấp dưới Các đơn vị
cấp trên
Chi tiết
theo đơn vị
24 342 Thanh toán nội bộ Đơn vị có
phát sinh
LOẠI 4: NGUỒN KINH PHÍ
25 411 Nguồn vốn kinh doanh Đơn vị có
SXKD
26 412 Chênh lệch đánh giá lại tài sản Đơn vị có
phát sinh
27 413 Chênh lệch tỉ giá hối đoái Đơn vị có
ngoại tệ
28 421 Chênh lệch thu, chi chưa xử lý
4212 Chênh lệch thu, chi hoạt động sản xuất
kinh doanh
Đơn vị có
SXKD

4213 Chênh lệch thu, chi theo đơn đặt hàng của
Nhà nước
Đơn vị có
đơn đặt
hàng của
nhà nước
4218 Chênh lệch thu, chi hoạt động khác
29 431 Các quỹ Mọi đơn vị
4311 Quỹ khen thưởng
4312 Quỹ phúc lợi
4313 Quỹ ổn định thu nhập
4314 Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp
30 441 Nguồn kinh phí đầu tư xây dựng cơ bản Đơn vị có
đầu tư
XDCB
4411 Nguồn kinh phí ngân sách nhà nước cấp
4413 Nguồn kinh phí viện trợ
4418 Nguồn khác
31 461 Nguồn kinh phí hoạt động Chi tiết
từng nguồn
kinh phí
4611 Năm trước
46111 Nguồn kinh phí thường xuyên
46112 Nguồn kinh phí không thường xuyên
4612 Năm nay
46121 Nguồn kinh phí thường xuyên
46122 Nguồn kinh phí không thường xuyên
4613 Năm sau
46131 Nguồn kinh phí thường xuyên
46132 Nguồn kinh phí không thường xuyên

32 462 Nguồn kinh phí dự án Đơn vị có
dự án
4621 Nguồn kinh phí ngân sách nhà nước cấp
4622 Nguồn kinh phí viện trợ
4628 Nguồn khác
33 465 Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của
nhà nước
Đơn vị có
đơn đặt
hàng
34 466 Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ Mọi đơn vị
LOẠI 5: CÁC KHOẢN THU
35 511 Các khoản thu Mọi đơn vị
5111 Thu phí, lệ phí
5112 Thu theo đơn đặt hàng của nhà nước
5118 Thu khác
36 521 Thu chưa qua ngân sách Đơn vị có
phát sinh
5211 Phí, lệ phí
5212 Tiền, hàng viện trợ
37 531 Thu hoạt động sản xuất, kinh doanh Đơn vị có
hoạt động
SXKD
LOẠI 6: CÁC KHOẢN CHI
38 631 Chi hoạt động sản xuất, kinh doanh Đơn vị có
hoạt động
SXKD
Chi tiết
theo hoạt
động

SXKD
39 635 Chi theo đơn đặt hàng của nhà nước Đơn vị có
đơn đặt
hàng
40 642 Chi phí quản lý chung
41 643 Chi phí trả trước
42 661 Chi hoạt động
6611 Năm trước
66111 Chi thường xuyên
66112 Chi không thường xuyên
6612 Năm nay
66121 Chi thường xuyên
66122 Chi không thường xuyên
6613 Năm sau
66131 Chi thường xuyên
66132 Chi không thường xuyên
43 662 Chi dự án Đơn vị có
dự án
Chi tiết
theo dự án
6621 Chi từ nguồn NSNN cấp
6622 Chi từ nguồn viện trợ
6628 Chi từ nguồn khác
LOẠI 0: TÀI KHOẢN NGOÀI BẢNG
1 001 Tài sản thuê ngoài
2 002 Tài sản nhận giữ hộ, nhận gia công
3 004 Chênh lệch thi, chi hoạt động thường
xuyên
4 005 Dụng cụ lâu bền đang sử dụng
5 007 Ngoại tệ các loại

6 008 Dự toán chi hoạt động
0081 Dự toán chi thường xuyên
0082 Dự toán chi không thường xuyên
7 009 Dự toán chi chương trình, dự án
0091 Dự toán chi chương trình, dự án
0092 Dự toán chi đầu tư xây dựng cơ bản
Trong danh mục tài khoản kế toán nêu trên, phần lớn các tài khoản được áp dụng ở các loại hình đơn vị
chính sự nghiệp nhưng có một số tài khoản chỉ được áp dụng ở các đơn vị hành chính sự nghiệp đặ
thù.Ví dụ như:Tài khoản 3334 – Thuế thu nhập doanh nghiệp; 531 – Thu hoạt động sản xuất, cung ứng
dịch vụ; 4212 – Chênh lệch thu, chi hoạt động sản xuất, cung ứng dịch vụ; 4314 – Quỹ phát triển hoạt
động sự nghiệp,… chỉ áp dụng ở đơn vị sự nghiệp công lập. Tài khoản 004 – Chênh lệch thu chi hoạt
động thường xuyên chỉ áp dụng ở đơn vị thực hiện cơ chế tự chủ.
Khi đã lựa chọn, xác định được số lượng tài khoản sử dụng trong đơn vị, Chủ tài khoản và Kế toán
trưởng (phụ trách kế toán) phải quy định cụ thể phương pháp ghi chép trên cơ sở vận dụng hợp lý chế
độ kế toán hiện hành để kế toán viên thực hiện.
1.3.2.4. Tổ chức vận dụng hình thức kế toán và hệ thống sổ kế toán
Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát
sinh có liên quan đến đơn vị kế toán.
Sổ kế toán phải ghi rõ họ tên đơn vị kế toán; tên sổ; ngày, tháng, năm lập sổ; ngày, tháng, năm khóa
sổ; chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng va người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán; số
trang, đóng dấu giáp lai.
*Nội dung sổ kế toán gồm có:
+ Ngày, tháng ghi sổ.
+ Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ.
- Tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh:
+ Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
+ Số dư đầu kỳ,số tiền phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ.
- Sổ kế toán phải được sử dụng giấy tốt, đảm bảo ghi chép rõ ràng, sạch sẽ, đồng thời, sổ kế toán phải
dùng mẫu in sẵn hoặc kẻ sẵn, có thể đóng thành quyển hoặc để tờ rời.Các tờ sổ rời khi dùng xong phải
đóng thành quyển theo từng năm để lưu trữ.

* Các loại sổ kế toán:
- Sổ kế toán tổng hợp:Sổ của phần kế toán tổng hợp gọi là sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán tổng hợp
gồm sổ Nhật ký – Sổ cái và sổ kế toán tổng hợp khác. Đối với sổ kế toán tổng hợp, Nhà nước có quy
định bắt buộc về mẫu sổ, nội dung và phương pháp ghi chép đối với các loại sổ.
- Sổ kế toán chi tiết: Sổ của phần kế toán chi tiết gọi là Sổ kế toán chi tiết, gồm các sổ và thẻ kế toán
chi tiết.
Sổ kế toán chi tiết dùng để ghi chép các đối tượng kế toán cần thiết phải theo dõi chi tiết
theo yêu cầu quản lý, số liệu sổ kế toán chi tiết cung cấp các thông tin phục vụ cho việc quản lý
từng loại tài sản, nguồn vốn, công nợ chưa được phản ánh chi tiết trên các trang sổ tổng hợp.
*Mở sổ, ghi sổ, khóa sổ kế toán:
- Mở sổ kế toán: Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm. Đối với đơn vị mới thành lập
sẽ mở sổ kế toán từ ngày thành lập.
- Ghi sổ kế toán:
+ Việc ghi sổ kế toán phải căn cứ vào chứng từ kế toán. Mọi số liệu, thông tin trên sổ kế
toán bắt buộc phải có chứng từ kế toán chứng minh.
+ Sổ kế toán phải ghi kịp thời, rõ ràng, đầy đủ theo nội dung của sổ. Thông tin, số liệu ghi
vào sổ kế toán phải chính xác,trung thực, đúng với chứng từ kế toán.
+ Việc ghi sổ kế toán phải theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ kinh tế, tài chính.
Thông tin, ghi số liệu trên sổ kế toán của năm sau phải kế tiếp thông tin, số liệu ghi trên sổ kế
toán của năm trước liền kề. Sổ kế toán phải ghi liên tục từ khi mở sổ đến khi khóa sổ.
+ Thông tin số liệu ghi trên sổ kế toán phải rõ ràng, liên tục, có hệ thống, không được xen
kẽ, ghi chồng đè, không được bỏ cách dòng, nếu có dòng chưa ghi hết phải gạch chéo phần
không ghi. Khi ghi hết trang sổ phải cộng số liệu tổng cộng của trang và chuyển số liệu tổng
cộng sang đầu trang kế tiếp.
+ Ghi sổ kế toán phải dùng bút mực, cấm tẩy xóa, cấm dùng chất hóa học để sửa. Khi cần
sửa chữa số liệu trong sổ kế toán phải thực hiện đúng các phương pháp quy định.
+ Tuyệt đối không được để ngoài sổ kế toán một khoản tài sản, vật tư, tiền vốn của đơn vị
dưới bất kỳ hình thức nào.
- Khóa sổ kế toán:
+ Đơn vị kế toán phải khóa sổ kế toán vào cuối kỳ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính.

Ngoài ra, đơn vị kế toán phải khóa sổ kế toán trong các trường hợp: Kiểm kê tài sản, sáp nhập,
chia tách, chuyển hình thức sở hữu, đình chỉ hoạt động hoặc giải thể đơn vị và các trường hợp
khóa sổ khác theo quy định của pháp luật.
+ Khóa sổ kế toán là tiến hành cộng sổ để tính ra tổng số phát sinh, số phát sinh bên Nợ,
số phát sinh bên Có và số dư cuối kỳ của từng tài khoản kế toán hoặc thu, chi, tồn quỹ, nhập,
xuất, tồn kho vật tư, sản phẩm, hàng hóa.
+ Mỗi lần khóa sổ kế toán, người ghi sổ, kế toán trưởng phải ký xác nhận bên dưới số liệu
khóa sổ.
*Sửa chữa sổ kế toán:
Khi phát hiện sổ kế toán ghi bằng tay có sai sót thì không được tẩy xóa làm mất dấu vết
thông tin, số liệu ghi sai được sửa chữa theo mọt trng ba phương pháp sau:
+ Ghi cải chính bằng cách gạch một đường thẳng vào chỗ sai và ghi số hoặc chữ đúng ở
trên và bên phải có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh.
+ Ghi số âm bằng cách ghi lại số sai bằng mực đỏ hoặc ghi lại số sai trong dấu ngoặc đơn,
sau đó ghi lại số đúng và phải có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh.
+ Ghi bổ sung bằng cách lập “Chứng từ ghi sổ bổ sung” và ghi thêm số chênh lệch thiếu
cho đủ.
Sửa chữa sổ kế toán trong trường hợp ghi sổ bằng máy vi tính cũng phải thực hiện theo
phương pháp quy định như ghi sổ bằng tay. Khi sửa chữa sổ phải được sự đồng ý của kế toán
trưởng.
Hệ thống sổ kế toán áp dụng ở từng đơn vị hành chính sự nghiệp được quy định gắn liền
với hình thức kế toán mà đơn vị kế toán đó lựa chọn áp dụng trong thực tiễn.
Tùy theo quy mô, đặc điểm hoạt động của đơn vị và trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán,
các đơn vị hành chính sự nghiệp có thể lựa chọn áp dụng một trong các hình thức kế toán như:
Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái, hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ hoặc hình thức kế toán
Nhật ký chung. Gắn liền với mỗi hình thức kế toán đó có các loại sổ kế toán tổng hợp và sổ kế
toán chi tiết được sử dụng tương ứng phù hợp.
Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái:
Các đơn vị áp dụng hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái có 2 loại sổ kế toán tổng hợp và
chi tiết.

Nhật ký – Sổ cái: Là sổ kế toán tổng hợp gồm có hai phần: Phần sổ Nhật ký ghi chép các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian, phần Sổ Cái ghi chép các nghiệp vụ kinh tế
phát sinh theo nội dung kinh tế (ghi Nợ, Có tài khoản kế toán phù hợp). Sổ Nhật ký – Sổ cái
được lập theo mẫu sau:
Bộ, sở:…… Mẫu số: S01-H
Đơn vị:…… (Ban hành theo QĐ số 19/2006/QĐ-BTC
Ngày 30 tháng 03 năm 2006 của Bộ Tài chính)


NHẬT KÝ - SỔ CÁI
(Dùng cho hình thức Nhật ký – Sổ cái)
Năm:……….
Ngày
ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải
Số
phát
sinh
Số hiệu
TKĐƯ
Số
thứ
tự
TK
………
TK
………
TK
………

Số Ngày Nợ Có Nợ Có Nợ Có Nợ Có
A B C D 1 E F G 2 3 4 5 6 7
Tháng…năm…
Dư đầu tháng
Cộng phát sinh
tháng
Lũy kế đầu quý
Lũy kế từ đầu
năm
Dư cuối tháng
-Sổ này có….trang, đánh số từ trang 01 đến trang…
- Ngày mở sổ:…
Ngày… tháng… năm….
Người ghi sổ Phụ trách kế toán Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
- Căn cứ để ghi Nhật ký – Sổ cái: Là các chứng từ kế toán hoặc tổng hợp các chứng từ kế toán có
cùng nội dung để ghi.
- Cách ghi sổ:
Nhật ký – Sổ cái có 2 phần:
Phần “Nhật ký” gồm các cột từ cột 1 đến cột 7.
Phần “Sổ Cái” chia làm nhiều cột, mỗi tài khoản sử dụng 2 cột, một cột ghi Nợ, một cột ghi Có.
Các tài khoản trên Nhật ký – Sổ cái được sắp xếp theo nguyên tắc: Các tài khoản phát sinh
thường xuyên và hay có quan hệ đối ứng với nhau xếp trước, tài khoản ít phát sinh và những tài
khoản cấp 2 xếp sau. Những tài khoản cấp 2 đã có sổ chi tiết thì không phải đưa lên Nhật ký –
Sổ cái.
+ Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc phát sinh, kế toán thực hiện kiểm tra chứng từ, xác định
số hiệu tài khoản ghi Nợ, Số hiệu tài khoản ghi Có để ghi vào Nhật ký - Sổ cái. Mỗi chứng từ
ghi vào 1 dòng đồng thời cả ở 2 phần Nhật ký và phần Sổ cái. Trường hợp nhiều chứng từ có
nội dung phát sinh trong 1 ngày thì căn cứ vào các chứng từ đó lập 1 bảng tổng hợp chứng từ.
Sau đó căn cứ vào dòng cộng của bảng tổng hợp chứng từ để ghi vào Nhật ký - Sổ cái một dòng

theo quan hệ đối ứng ghi Nợ một tài khoản đối ứng với ghi Có một tài khoản.
Đầu kỳ kế toán ghi số dư cuối kỳ trước của tất cả các tài khoản(kể cả các tài khoản chỉ có
số dư mà không có phát sinh).
Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ.
Cột B, C: Ghi số hiệu, ngày, tháng chứng từ gốc.
Cột D: Đầu tháng ghi “tháng…năm…” vào giữa cột. Trong tháng ghi tóm tắt nội dung
nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Cột 1: Ghi tổng số tiền phát sinh trên chứng từ.
Cột E, F: Ghi số hiệu tài khoản đối ứng của nghiệp vụ kinh tế vào hai cột này để thuận tiện
cho việc kiểm tra, đối chiếu với phần nội dung ở cột diễn giải.
Từ cột 2 trở đi: Ghi số tiền phát sinh ở mỗi tài khoản theo quan hệ đối ứng đã được định
khoản ở cột E, F.
Cuối trang cộng mang sang.
+ Cuối tháng cộng số phát sinh ở phần Nhật ký và số phát sinh Nợ, phát sinh Có của từng
tài khoản ở phần Sổ cái trong tháng. Cộng lũy kế số phát sinh từ đầu quý, đầu năm đến cuối
tháng đó và tính ra số dư cuối tháng của từng tài khoản. Sau đó phải thực hiện đối chiếu số liệu
để kiểm tra việc ghi sổ kế toán.
Nếu ghi chép trên sổ kế toán đúng thì phải đảm bảo được các cân đối sau:
Tổng số phát Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có,
sinh ở phần = của tất cả các tài khoản = của tất cả các tài khoản
Nhật ký ở phần Sổ Cái ở phần Sổ Cái
Tổng dư Nợ của các tài khoản = Tổng dư Có của các tài khoản
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết: Các sổ ghi chi tiết dùng để phản ánh chi tiết từng nghiệp vụ kinh tế
phát sinh theo từng đối tượng kế toán cụ thể riêng biệt. Mỗi sổ kế toán chi tiết có các yếu tố cơ
bản như: Tên sổ; số hiệu tài khoản cấp 1, cấp 2; ngày, tháng ghi sổ; số hiệu, ngày, tháng của
chứng từ; nội dung nghiệp vụ kinh tế và một số chỉ tiêu khác tùy thuộc vào yêu cầu quản lý đối
với từng loại sổ (phương pháp ghi từng loại sổ chi tiết đề cập ở các phần hành kế toán tương
ứng).
- Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán sau khi đã dùng ghi Nhật ký – Sổ cái để ghi vào các
sổ kế toán chi tiết có liên quan ở các cột phù hợp.

- Cuối tháng hoặc cuối quý thực hiện khóa sổ kế toán chi tiết tính ra số dư
của từng đối tượng chi tiết. Sau đó căn cứ vào số liệu trên sổ kế toán chi tiết để lập “Bảng tổng
hợp chi tiết” cho từng tài khoản. Kế toán phải thực hiện đối chiếu số liệu trên bảng tổng hợp
chi tiết với Nhật ký – Sổ cái và sổ (thẻ) kế toán chi tiết để kiểm tra tính đúng đắn của việc ghi sổ
kế toán.
Việc khóa sổ kế toán được tiến hành vào cuối mỗi tháng và cuối năm. Cuối tháng kế toán
tiến hành cộng sổ (cộng số phát sinh trong tháng, cộng số phát sinh lũy kế đầu năm), tính số dư
và đối chiếu để kiểm tra việc ghi sổ.
Cách tính số dư cuối tháng:
Số dư Số dư + Số phát sinh _ Số phát sinh
Cuối tháng = đầu tháng tăng trong tháng giảm trong tháng
Sau khi tính xong số dư, kế toán viên giữ sổ phải kẻ 2 đường kẻ liền kề nhau (=) ngay sát
dưới dòng số dư để kết thúc việc khóa sổ. Sau khi khóa sổ, Kế toán trưởng (hoặc người phụ
trách kế toán) phải ký dưới 2 dòng kẻ, Chủ tài khoản phải kiểm tra và ký duyệt để xác nhận số
liệu khóa sổ kế toán.
Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký – Sổ cái thực hiện theo sơ đồ sau:
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
Sổ, thẻ kế
toán chi
Bảng tổng
hợp chứng
từ kế toán
Chú thích:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
Hình thức kế toán Nhật ký chung:
Hình thức kế toán Nhật ký chung sử dụng các loại sổ kế toán chủ yếu sau:
- Sổ Nhật ký chung: Ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thời gian, xác định số tiền và
tài khoản phải ghi Nợ hoặc ghi Có để phục vụ cho việc ghi Sổ cái. Sổ Nhật ký chung được lập

theo Mẫu số S04a-H.
-
Bộ, sở:…… Mẫu số: S04-H
Đơn vị:…… (Ban hành theo QĐ số 19/2006/QĐ-BTC
Ngày 30 tháng 03 năm 2006 của Bộ Tài chính)

SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Năm:……….
Ngày Chứng từ Số phát
Bảng tổng
hợp chi tiết
NHẬT KÝ – SỔ CÁI
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
tháng
ghi sổ
Diễn giải Để ghi
Sổ Cái
STT
dòng
Số hiệu
TK đối
ứng
sinh
Số
hiệu
Ngày
tháng
Nợ Có
A B C D E F G 1 2
Số trang trước chuyển sang

Cộng chuyển sang trang
sau
- Sổ này có…trang, đánh số từ trang 01 đến trang…
- Ngày mở sổ:…
Ngày…tháng…năm…
Người ghi sổ Phụ trách kế toán Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
Căn cứ ghi Sổ Nhật ký chung là các chứng từ gốc đã được kiểm tra phân loại, định khoản Nợ, Có
các tài khoản.
Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ.
Cột B, C: Ghi số hiệu, ngày, tháng của chứng từ gốc dùng để ghi sổ.
Cột D: Ghi tóm tắt nội dung của chứng từ.
Cột E: Ghi số thứ tự dòng.
Cột F: Ghi số hiệu tài khoản ghi Nợ và số hiệu tài khoản ghi Có. Mỗi tài khoản ghi Nợ ghi 1
dòng, tài khoản ghi Có ghi 1 dòng( ghi Nợ trước, ghi Có sau).
Cột 1: Ghi số tiền ghi Nợ ( ứng với dòng số hiệu TK ghi Nợ).
Cột 2: Ghi số tiền ghi Có (ứng với dòng số hiệu TK ghi Có).
Khi chuyển số liệu từ Nhật ký chung vào Sổ Cái theo dòng trên Nhật ký chung. Dòng nào đã
chuyển ghi vào Sổ Cái xong thì đánh dấu (x) vào cột 5.
- Sổ Cái: Sổ Cái của hình thức kế toán Nhật ký chung dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế
phát sinh theo tài khoản kế toán và được lập theo mẫu S03b-H.
-
Bộ, sở:…… Mẫu số: S03-H
Đơn vị:…… (Ban hành theo QĐ số 19/2006/QĐ-BTC
Ngày 30 tháng 03 năm 2006 của Bộ Tài chính)
SỔ CÁI
(Dùng cho hình thức kế toán nhật ký chung)
Ngày
tháng
ghi sổ

Chứng từ
Diễn giải
Nhật ký chung Số hiệu
TK đối
ứng
Số tiền
Số
hiệu
Ngày
tháng
Trang
số
STT
dòng Nợ Có
A B C D E F G 1 2
Số dư đầu kỳ
Số phát sinh tháng
Dư cuối kỳ
x
x
x
x
x
x
- Sổ này có…trang, đánh số từ trang 01 đến trang…
- Ngày mở sổ:…
Ngày…tháng…năm…
Người ghi sổ Phụ trách kế toán Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết( được ghi như đã đề cập ở phần ghi sổ chi tiết của hình thức kế toán Nhật ký-

Sổ cái).
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung:
Sổ Nhật ký chung
Sổ Cái
Bảng cân đối số
phát sinh
Báo cáo tài chính
Chứng từ kế toán
Sổ, thẻ kế toán chi
tiết
Bảng tổng hợp chi
tiết