Hoàn thiện kế toán tài sản bằng tiền tại Công ty cổ phần Thiết bị phụ tùng Hà nội

Báo cáo chuyên đề thưc tập H Thanh Hòaà
Lời nói đầu
Trong xã hội loài người từ khi xuất hiện sản xuất, trao đổi, lưu thông hàng
hoá thì từ đó xuất hiện tiền tệ và lưu thông tiền tệ. Sự xuất hiện tiền tệ đã thúc
đẩy nhanh chóng các hoạt động giao lưu và làm thay đổi bộ mặt của nền kinh tế
- xã hội. Trong lĩnh vực sản xuất, không có tiền người ta không biết sử dụng đơn
vị tính toán, tổng hợp chi phí sản xuất; trong lĩnh vực lưu thông, phân phối trao
đổi; trong lĩnh vực dịch vụ và đời sống không có tiền làm thước đo giá trị, công
lao động và làm phương tiện chi trả thanh toán công dịch vụ đã hoàn thành thì
mọi giao dịch và các quan hệ kinh tế giữa các tầng lớp dân cư với nhau, giữa
nhà nước với dân cư…không thể thực hiện được. Thực tế đã chứng minh rằng
tiền tệ ngày càng có một vai trò quan trọng trong nền kinh tế.Trong cơ chế thị
trường vai trò của tiền tệ càng được thể hiện rõ nét hơn, nó là yếu tố, là công cụ
không thể thiếu vắng trên thị trường và trong mọi giao dịch. Thực chất của tất cả
các nền kinh tế hiện đại đều là những nền kinh tế đã được tiền tệ hoá cao độ.
Những thay đổi về số lượng và sự thích ứng của nó với hàng hoá, dịch vụ đều
tạo ra những biến động khó lường trong nền kinh tế .Đó là xét về mặt vĩ mô, còn
về vi mô tiền tệ trong doanh nghiệp biểu hiện dưới hình thức tài sản bằng tiền là
khoản mục trong tài sản lưu động. Nó chiếm một tỷ lệ lớn trong tổng số tài sản
của doanh nghiệp, có vai trò quan trọng.Tài sản bằng tiền phản ánh khả năng
thanh toán nhanh, là một loại vốn, là một nguồn lực về tài chính cho tất cả các
hoạt động của doanh nghiệp, dễ dàng chuyển đổi sang các hình thức khác như
hàng hoá, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ…Đồng thời, tài sản bằng tiền cũng
là loại tài sản nhạy cảm với những sai sót ở các khâu vận chuyển, bảo quản,
nghiệp vụ thu, chi, thanh toán. Chính vì vậy mà kế toán tài sản bằng tiền tại các
doanh nghiệp là một phần hành quan trọng, có ảnh hưởng, cũng như chịu ảnh
hưởng từ các phần hành kế toán khác. Là doanh nghiệp thương mại dịch vụ,
không trực tiếp sản xuất nên phần hành kế toán vốn bằng tiền ở Công ty cổ phần
1
Báo cáo chuyên đề thưc tập H Thanh Hòaà
thiết bị phụ tùng Hà nội có một vị trí quan trọng, qua đó cũng phản ánh tình hình

sản xuất kinh doanh của Công ty.
Xuất phát từ thực tế đó cùng với thời gian đi sâu tìm hiểu công tác kế
toán tại Công ty, qua sách báo, cùng với các kiến thức được học tại trường, em
đã chọn đề tài: “Hoàn thiện kế toán tài sản bằng tiền tại Công ty cổ phần Thiết
bị phụ tùng Hà nội”.
Đề tài được viết theo ba phần sau:
Phần 1: Những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán tài sản bằng tiền tại
doanh nghiệp.
Phần 2: Thực trạng kế toán tài sản bằng tiền tại Công ty cổ phần thiết bị
phụ tùng Hà nội.
Phần 3: Hoàn thiện kế toán tài sản bằng tiền tại Công ty cổ phần thiết bị
phụ tùng Hà nội.
Do thời gian và kiến thức còn hạn chế, nên chuyên đề này không thể đề
cập hết mọi khía cạnh của vấn đề, đồng thời cũng không thể tránh khỏi thiếu sót,
em rất mong có sự quan tâm và đóng góp ý kiến của các thầy cô, các cô chú
trong phòng kế toán Công ty để chuyên đề được hoàn chỉnh hơn.
Em xin chân trọng cảm ơn !
2
Báo cáo chuyên đề thưc tập H Thanh Hòaà
Phần 1
Những vấn đề lý luận cơ bản về
kế toán tài sản bằng tiền tại doanh nghiệp
I. Đặc điểm và nhiệm vụ kế toán tài sản bằng tiền trong các doanh nghiệp
1. Đặc điểm kế toán tài sản bằng tiền trong các doanh nghiệp
Tài sản bằng tiền là khoản mục trong tài sản lưu động có tính luân
chuyển cao. Đó là tất cả các loại hình tiền tệ được tồn tại trực tiếp dưới hình
thức giá trị và có thể chuyển đổi ngay thành tiền của đơn vị chủ sở hữu như:
Tiền mặt Việt Nam bằng đồng bạc Việt Nam, Tiền mặt bằng ngoại tệ, các loại
vàng bạc, đá quý, ngân phiếu, và các khoản tương đương tiền (dễ dàng chuyển
đổi thành một lượng tiền xác định và không có nhiều rủi ro trong việc thay đổi

giá trị).
Tài khoản phản ánh tài sản bằng tiền gồm: Tài khoản 111 (Tiền mặt), Tài
khoản 112 (Tiền gửi Ngân hàng), Tài khoản 113 (Tiền đang chuyển) và mang
những đặc trưng cơ bản sau:
- Tài sản bằng tiền là khoản mục quan trọng trong tài sản lưu động và có
tính luân chuyển cao, là phương tiện thanh toán có biên độ dao động lớn nên dễ
xảy ra sai sót, thậm chí là đối tượng của sự gian lận và biển thủ công quỹ.
- Số dư của khoản mục này thường được dùng để phân tích khả năng
thanh toán của đơn vị, và như vậy dễ bị trình bày sai lệch trên báo cáo tài chính.
Nếu số dư khoản mục tài sản bằng tiền thấp, tỷ suất thanh toán nhỏ, thì khả năng
thanh toán của đơn vị đang gặp khó khăn. Ngược lại, nếu số dư này quá cao
chứng tỏ sự quản lý tài sản bằng tiền là kém hiệu quả.
- Phần lớn các hoạt động của doanh nghiệp đều liên quan đến việc thu
hoặc chi trả tiền như: mua, bán hàng hóa, vật tư, tài sản; các khoản đầu tư; các
khoản chi phí phát sinh bằng tiền diễn ra hằng ngày. Do đó, tài sản bằng tiền là
khoản mục bị ảnh hưởng và có ảnh hưởng đến nhiều khoản mục quan trọng
3
Báo cáo chuyên đề thưc tập H Thanh Hòaà
khác như doanh thu, chi phí, công nợ và hầu hết các tài sản khác của doanh
nghiệp. Những sai phạm ở các khoản mục này sẽ có tác dụng đến tài sản bằng
tiền và ngược lại.
2. Nhiệm vụ:
Xuất phát từ những đặc điểm quản lý Vốn Bằng Tiền nêu trên, hạch toán
Vốn Bằng Tiền phải thực hiện các nhiệm vụ sau:
Hàng ngày, phải phản ánh tình hình thu chi và tồn quỹ tiền mặt; giám đốc
tình hình chấp hành định mức tồn quỹ tiền mặt.Thường xuyên đối chiếu tiền mặt
tại quỹ thực tế với sổ sách; phát hiện và kịp thời sử lý các sai sót trong việc quản
lý và sử dụng tiền mặt.
Phản ánh tình hình tăng, giảm và số dư tiền gửi ngân hàng hằng ngày;
giám đốc việc chấp hành chế độ thanh toán không dùng tiền mặt.

Phản ánh các khoản tiền đang chuyển, kịp thời phát hiện nguyên nhân
làm cho tiền đang chuyển bị ách tắc để doanh nghiệp có biện pháp thích hợp,
giải phóng nhanh tiền đang chuyển.
Những yêu cầu cơ bản để quản lý nội bộ Vốn Bằng Tiền
Để quản lý tốt Vốn Bằng Tiền trong nội bộ doanh nghiệp thì trước hết
cần tách biệt việc bảo quản Vốn Bằng Tiền khỏi việc ghi chép các nghiệp vụ
này. Ngoài ra, doanh nghiệp còn phải phân công một số nhân viên làm nhiệm vụ
ghi sổ để kiểm tra công việc của người này thông qua công việc của người kia.
Việc phân chia trách nhiệm như trên là nhằm hạn chế bớt tình trạng gian lận
cũng như móc ngoặc giữa các nhân viên trong việc tham ô tiền mặt.
3. Các bước chính để thực hiện quản lý nội bộ đối với Vốn Bằng Tiền gồm
Tách biệt nhiệm vụ giữ tiền mặt với việc giữ các sổ sách kế toán – những
nhân viên giữa tiền mặt không được tiếp cận với sổ sách kế toán và các nhân
viên kế toán không được giữ tiền mặt.
Lập bản danh sách ghi hoá đơn thu tiền tại thời điểm và nơi nhận tiền
mặt.
4
Báo cáo chuyên đề thưc tập H Thanh Hòaà
Thực hiện thanh toán bằng séc, chỉ nên dùng tiền mặt cho các khoản chi
tiêu lặt vặt, thường xuyên, không được chi trả tiền mặt thay cho việc chi trả séc,
tập trung quản lý tiền và thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt qua hệ thống
ngân hàng thương mại và kho bạc Nhà nước.
Trước khi phát hành một tờ séc để thanh toán, phải kiểm tra số lượng và
giá trị các khoản chi, tránh việc phát hành séc quá số dư.
Tách chức năng duyệt chi khỏi chức năng ký séc.
Đối chiếu, điều chỉnh số dư tiền mặt, tiền gửi ngân hàng phải thực hiện
thường xuyên trong kỳ.
4. Phân loại:
Tiền trong doanh nghiệp chủ yếu là tiền vốn được phân loại theo các
cách tiếp cận sau:

- Theo trách nhiệm quản lý tiền vốn có: tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân
hàng, tiền đang chuyển.
- Theo hình thái tài sản tiền: Việt Nam đồng, ngoại tệ, vàng, bạc, kim
loại quý…
a. Thanh toán bằng séc:
Séc là lệnh trả tiền của người phát hành yêu cầu ngân hàng trong thời
hạn hiệu lực của tờ séc, trích tiền từ tài khoản của họ trả cho người thụ hưởng.
Có 4 loại séc:
- Séc chuyển khoản: là loại séc do chủ tài khoản phát hành để chi trả trực
tiếp cho người được thụ hưởng. Séc chuyển khoản được dùng để thanh toán giữa
các khách hàng có tài khoản ở cùng chi nhánh ngân hàng hoặc giữa các khách
hàng có tài khoản ở khác chi nhánh nhưng có tham gia thanh toán bù trừ trên địa
bàn tỉnh, thành phố.
Thời hạn có hiệu lực của séc chuyển khoản lớn nhất là 10 ngày kể từ
ngày ký phát hành séc.
- Séc bảo chi: là loại séc do chủ tài khoản phát hành lập trên mẫu tờ séc
bảo chi và do ngân hàng bảo đảm chi trả. Để được ngân hàng bảo đảm chi trả,
5
Báo cáo chuyên đề thưc tập H Thanh Hòaà
chủ tài khoản phải lưu ký trước số tiền ghi trên tờ séc vào tài khoản riêng. Séc
bảo chi sử dụng trong trường hợp khách hàng yêu cầu hoặc theo quyết định của
ngân hàng đối với chủ tài khoản vi phạm kỷ luật phát hành séc quá số dư.
Thời hạn hiệu lực lớn nhất của séc bảo chi là 30 ngày kể từ ngày mở. Khi
thanh toán séc người phát hành séc phải xuất trình sổ séc để người thụ hưởng
kiểm tra số dư của sổ séc.
- Séc cá nhân: áp dụng đối với khách hàng có tài khoản tiền gửi đứng tên
cá nhân tại ngân hàng dùng để thanh toán tiền hàng hoá, dịch vụ và các khoản
thanh toán khác. Đối với séc cái nhân có số tiền lớn hơn 5 triệu đồng, người phát
hành séc phải đến ngân hàng nơi mở tài khoản để làm thủ tục bảo chi séc.
Thời hạn hiệu lực lớn nhất của séc cá nhân là 10 ngày kể từ ngày phát

hành séc.
b. Thanh toán uỷ nhiệm chi- chuyển tiền:
Uỷ nhiệm chi- chuyển tiền là lệnh của chủ tài khoản được lập theo mẫu
in sẵn của ngân hàng để yêu cầu ngân hàng trích tiền từ tài khoản của mình trả
cho người thụ hưởng.Uỷ nhiệm chi dùng để chi trả tiền hàng hoá, dịch vụ hoặc
chuyển tiền trong cùng một hệ thống ngân hàng.
Trong vòng một ngày làm việc ngân hàng bên trả tiền phải hoàn tất lệnh
chi hoặc chi hoặc từ chối lệnh chi nếu tài khoản không đủ sử dụng hoặc không
hợp lệ. Ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng khi nhận được uỷ nhiệm chi hợp lệ
phải ghi có và báo có ngay cho bên thụ hưởng.
c. Thanh toán uỷ nhiệm thu:
Thanh toán uỷ nhiệm thu là giấy đòi tiền do người thụ hưởng lập gửi
ngân hàng để uỷ nhiệm cho ngân hàng thu hộ tiền hàng hoá, dịch vụ đã cung
ứng. Uỷ nhiệm thu được dùng trong thanh toán giữa các khách hàng cùng tài
khoản ở cùng ngân hàng hoặc khác ngân hàng trong cùng hệ thống ngân hàng
hoặc khác hệ thống ngân hàng.
Để thực hiện thanh toán bằng uỷ nhiệm thu, hai bên mua bán phải thống
nhất thoả thuận và ghi trong hợp đồng kinh tế đồng thời phải thông báo bằng
6
Báo cáo chuyên đề thưc tập H Thanh Hòaà
văn bản cho ngân hàng phục vụ người thụ hưởng biết để làm căn cứ thực hiện
các uỷ nhiệm thu. Khi nhận được giấy uỷ nhiệm thu trong vòng 1 ngày làm việc
ngân hàng thông báo cho bên thụ hưởng để hoàn tất việc thanh toán. Nếu tài
khoản bên trả tiền không đủ tiền thì bên trả tiền sẽ bị phạt chậm trả
d. Thanh toán bằng thư tín dụng (L/C):
Thư tín dụng được dùng để thanh toán tiền hàng trong điều kiện bên bán
đòi hỏi phải có đủ tiền để chi trả ngay và phù hợp với tổng số tiền đã giao theo
hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng đã ký.
Khi có nhu cầu, bên mua lập giấy mở L/C yêu cầu ngân hàng phục vụ
mình trích tài khoản tiền gửi hoặc tiền vay bằng tổng giá trị hàng hoá đặt mua để

lưu ký vào tài khoản riêng. Mức tối thiểu của L/C là 10 triệu đồng và lưu ký
không được hưởng lãi. Sau đó ngân hàng phục vụ bên trả tiền, gửi ngay L/C cho
ngân hàng phục vụ người thụ hưởng để báo cho bên bán biết. Bên bán có trách
nhiệm giao hàng cho bên mua sau khi nhận được giấy báo có đã mở L/C. Mỗi
L/C chỉ dùng để trả tiền cho một người thụ hưởng. Thời hạn hiệu lực của L/C là
3 tháng kể từ ngày ngân hàng bên mua nhận mở L/C.
e. Thanh toán bằng ngân phiếu:
Ngân phiếu thanh toán do ngân hàng nhà nước phát hành có các mệnh
giá (do Thống đốc ngân hàng nhà nước quy định trong từng thời kỳ), có thời hạn
thanh toán in sẵn và không ghi tên, do đó có thể chuyển nhượng bằng cách trao
tay. Ngân phiếu thanh toán dùng để thanh toán tiền hàng hoá, dịch vụ, trả nợ
ngân hàng, nộp ngân sách, gửi vào tài khoản ngân hàng. Để sử dụng ngân phiếu
thanh toán khách hàng có thể nộp tiền vào ngân hàng; trích tài khoản ngân hàng
hoặc vay ngân hàng một số tiền tương ứng với giá trị của ngân phiếu thanh toán.
Khi không sử dụng ngân phiếu hoặc ngân phiếu hết hạn lưu hành, người sử dụng
nộp ngân phiếu vào ngân hàng để được ghi có hoặc đổi lấy ngân phiếu còn giá
trị lưu hành.
f. Thẻ thanh toán:
7
Báo cáo chuyên đề thưc tập H Thanh Hòaà
Thẻ thanh toán do ngân hàng phát hành và bán cho khách hàng sử dụng
để trả tiền hàng hoá,dịch vụ, các khoản thanh toán khác và rút tiền mặt tại các
ngân hàng đại lý hay quầy trả tiền tự động. Thẻ thanh toán có nhiều loại nhưng
trước mắt chỉ áp dụng 3 loại:
- Thẻ ghi nợ: áp dụng đối với khách hàng có quan hệ tín dụng, thanh
toán thường xuyên, có tín nhiệm với ngân hàng. Mỗi thẻ có ghi hạn mức lớn
nhất và khách hàng chỉ có thể thanh toán trong phạm vi hạn mức của thẻ.
- Thẻ quỹ thanh toán: áp dụng rộng rãi cho mọi khách hàng có lưu ký
tiền vào tài khoản riêng tại ngân hàng và được sử dụng thẻ có giá trị thanh toán
bằng số tiền ký quỹ.

- Thẻ tín dụng: áp dụng cho khách hàng được ngân hàng đồng ý cho vay
tiền. Khách hàng chỉ được thanh toán trong phạm vi hạn mức tín dụng được
ngân hàng chấp nhận bằng văn bản.
II. Phương pháp kế toán tài sản bằng tiền
1. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ trong hạch toán Vốn Bằng Tiền :
a. Phiếu thu:
Phiếu thu được sử dụng để xác định số tiền mặt thực tế nhập quỹ, là căn
cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ và sau đó chuyển cho kế toán tiền mặt.
Mọi khoản tiền mặt nhập quỹ đều phải có chứng từ, phiếu thu chứng
minh. Phiếu thu được lập bằng tay và được đóng thành quyển. Số thứ tự phiếu
thu được ghi liên tục trong một quyển, trong một năm.
Phiếu thu được lập thành 3 liên:
+Liên 1: lưu
+Liên 2: giao cho người nộp tiền
+Liên 3: giao cho thủ quỹ để thủ quỹ nhận tiền, ghi sổ quỹ sau đó
chuyển cho kế toán tiền mặt kèm theo các chứng từ gốc. Kế toán tiền mặt kiểm
tra, ghi sổ kế toán, sau đó chuyển sang bảo quản, lưu trữ.
b. Phiếu chi:
8
Báo cáo chuyên đề thưc tập H Thanh Hòaà
Phiếu chi là chứng từ để xác định số tiền mặt xuất khỏi quỹ, là căn cứ để
thủ quỹ chi tiền, ghi sổ quỹ sau đó chuyển cho kế toán tiền mặt. Mọi khoản chi
tiền mặt đều phải có chứng từ chứng minh.
Phiếu chi được lập thành 2 liên:
+Liên 1: lưu tại cuống
+Liên 2: giao cho thủ quỹ chi tiền ghi sổ quỹ sau đó chuyển phiếu chi
cho kế toán tiền mặt để ghi sổ.
c. Phiếu tạm ứng:
Phiếu tạm ứng là căn cứ để xét duyệt tạm ứng, làm thủ tục lập phiếu chi
và xuất quỹ cho tạm ứng.

Phiếu tạm ứng được chuyển cho kế toán trưởng xem xét và ghi ý kiến đề
nghị giám đốc duyệt chi
d. Giấy thanh toán tiền tạm ứng:
Giấy đề nghị thanh toán tiền tạm ứng là bảng liệt kê các khoản tiền đã
nhận tạm ứng và các khoản đã chi của người nhận tạm ứng, làm căn cứ thanh
toán số tiền tạm ứng và ghi sổ kế toán.
Sau khi lập xong giấy thanh toán tiền tạm ứng, kế toán thnah toán
chuyển cho kế toán trưởng xem xét và thủ trưởng đơn vị xét duyệt. Giấy thanh
toán tiền tạm ứng kèm theo chứng từ gốc được dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán.
e. Bảng kiểm kê quỹ:
Bảng kiểm kê quỹ là biên bản nhằm xác nhận số tiền tồn quỹ thực tế và
số thừa, thiếu, trên cơ sở đó tăng cường quản lý quỹ và làm cơ sở quy
trách nhiệm vật chất, chi sổ kế toán số chênh lệch.
Bảng kiểm kê quỹ do ban kiểm kê quỹ lập thành 2 bản:
+1 bản lưu ở thủ quỹ.
+1 bản lưu ở kế toán quỹ.
2. Tài khoản sử dụng:
Để theo dõi tình hình hiện có, biến động tăng, giảm Vốn Bằng Tiền, kế
toán sử dụng các tài khoản sau:
9
Báo cáo chuyên đề thưc tập H Thanh Hòaà
- Tài khoản 111 - Tiền mặt: Phản ánh các loại tiền mặt của doanh nghiệp,
chi tiết làm 3 tiểu khoản.
+ 1111- Tiền Việt Nam (kể cả ngân phiếu).
+ 1112 - Ngoại tệ.
+ 1113 - Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý.
- Tài khoản 112 - Tiền gửi ngân hàng: Theo dõi toàn bộ các khoản tiền
doanh nghiệp đang gửi tại ngân hàng, các trung tâm tài chính khác. Tài khoản
112 chi tiết thành:
+ 1121 - Tiền Việt Nam.

+ 1122 - Ngoại tệ.
+ 1123 - Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý.
- Tài khoản 113 – Tiền đang chuyển: Dùng để theo dõi các khoản tiền
của doanh nghiệp đang trong thời gian làm thủ tục.
+ 1131 - Tiền Việt Nam (kể cả ngân phiếu).
+ 1132 - Ngoại tệ.
Các tài khoản này có kết cấu chung như sau:
Bên nợ: Phản ánh các nghiệp vụ làm tăng tiền của doanh nghiệp.
Bên có: Phản ánh các nghiệp vụ làm giảm tiền của doanh nghiệp.
Dư nợ: Phản ánh số tiền hiện có (đầu kỳ hoặc cuối kỳ).
3. Hạch toán tiền mặt:
a. Thủ tục và sổ sách hạch toán:
Theo chế độ hiện hành, các đơn vị được phép giữ lại một số tiền mặt
trong hạn mức quy định để chi tiêu cho nhu cầu thường xuyên. Mọi khoản thu,
chi tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi và phải có đủ chữ ký của người thu,
người nhận, người cho phép nhập, xuất quỹ (tổng giám đốc hoặc người được uỷ
quyền và kế toán trưởng). Sau khi đã thu, chi tiền, thủ quỹ đóng dấu “đã thu
tiền” hoặc “đã chi tiền” vào chứng từ. Cuối ngày, thủ quỹ căn cứ vào các chứng
từ thu, chi để ghi vào sổ quỹ và lập báo cáo quỹ kèm theo các chứng từ thu, chi
để chuyển cho kế toán tiền mặt ghi sổ. Thủ quỹ là người chịu trách nhiệm quản
10
Báo cáo chuyên đề thưc tập H Thanh Hòaà
lý và nhập, xuất quỹ tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim loại quý tại quỹ. Hằng
ngày, thủ quỹ phải thường xuyên kiểm kê số tiền tồn quỹ thực tế, tiến hành đối
chiếu với số liệu của sổ quỹ, sổ kế toán. Nếu có chênh lệch, thủ quỹ và kế toán
phải tự kiểm tra để xác minh nguyên nhân kiến nghị biện pháp giải quyết. Với
vàng bạc, đá quý nhận ký cược, ký quỹ trước khi nhập quỹ phải làm đầy đủ thủ
tục về cân đong đo đếm số lượng, chất lượng, trọng lượng và tiến hành niêm
phong có xác nhận của người ký cược, ký quỹ trên dấu niêm phong.
Mẫu: Sổ quỹ tiền mặt (kèm theo báo cáoquỹ)

Ngày … tháng … năm…
Số hiệu chứng từ
Diễn giải
Số hiệu tài khoản
đối ứng
Số tiền
Thu Chi Thu
Ch
i

Phát sinh trong ngày
……………………

Cộng phát sinh
Dư đầu ngày
Dư cuối ngày
Kèm theo
…Chứng từ thu
…Chứng từ chi
Kế toán tiền mặt khi nhận được báo cáo quỹ (có kèm theo các chứng từ
gốc) do thủ quỹ chuyển đến phải kiểm tra chứng từ và cách ghi chép trên báo
cáo quỹ rồi tiến hành định khoản. Sau đó mới ghi vào sổ kế toán tiền mặt theo
trình tự phát sinh của các khoản thu, chi (nhập xuất) quỹ tiền mặt, tính ra số tồn
quỹ vào cuối ngày.
b. Phương pháp hạch toán tình hình biến động tiền Việt Nam:
Tiền Việt Nam (kể cả ngân phiếu) tăng, giảm do nhiều nguyên nhân và
được theo dõi trên tiểu khoản 1111 “Tiền Việt Nam”. Kế toán căn cứ vào các
nghiệp vụ cụ thể để ghi sổ cho phù hợp.
- Với các nghiệp vụ tăng tiền mặt: Tăng do thu tiền bán hàng nhập quỹ.
Tăng do thu từ các hoạt động tài chính, hoạt động bất thường nhập quỹ; Tăng do

rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ; Tăng do thu hồi tạm ứng thừa; Tăng do thu
từ người mua (kể cả tiền đặt trước của người mua); Tăng do các nguyên nhân
11
Thu HĐTC, HĐBT
( chưa có thuế VAT)
Thu khác
Báo cáo chuyên đề thưc tập H Thanh Hòaà
khác (thu hồi các khoản thu nội bộ, thu hồi các khoản đầu tư cho vay, thu hồi
các khoản ký cược, ký quỹ...)
- Với các nghiệp vụ giảm: Giảm do mua vật tư, hàng hoá, tài sản thanh
toán trực tiếp bằng tiền mặt; Giảm do chi phí cho các hoạt động sản xuất kinh
doanh thuê ngoài trực tiếp bằng tiền; Giảm do gửi vào ngân hàng; Giảm do các
nguyên nhân khác.
Sơ đồ hạch toán tiền mặt (VND)
TK 511, 512 TK 1111 TK 151, 152, 153,
211, 213, 241....
Chi mua sắm vật tư, tài sản
TK 535, 711 (giá chưa thuế VAT) TK 133
TK 3331 TK 311, 331, 341...
Thuế VAT đầu ra
( tính theo giá bán)
TK 131, 136, 141... TK 112
-
c. Phương pháp hạch toán tình hình biến động ngoại tệ:
- Nguyên tắc hạch toán thu, chi ngoại tệ
Đối với các đơn vị sản xuất, kinh doanh, khi phát sinh các nghiệp vụ về
thu, chi ngoại tệ, kế toán phải thực hiện ghi sổ kế toán và lập báo cáo bằng đơn
vị tiền tệ thống nhất là “đồng” Ngân hàng Việt Nam. Ngoài ra, nguyên tệ phải
được theo dõi chi tiết trên tài khoản 007 – “Ngoại tệ các loại” theo từng tài
khoản “Tiền mặt” , “Tiền gửi Ngân hàng”, “Tiền đang chuyển” và chi tiết trên

sổ kế toán chi tiết công nợ phải thu, phải trả.
Tuy nhiên, để phù hợp với đặc điểm từng doanh nghiệp, việc hạch toán
ngoại tệ và các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ có thể vận dụng như sau:
12
Doanh thu bán h ngà
( chưa thuế VAT)
Thuế VAT đầu v oà
Chi thanh toán
Nộp v o t i khoà à ản tiền gửi
Báo cáo chuyên đề thưc tập H Thanh Hòaà
+ Với những doanh nghiệp phát sinh ít nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ:
Mọi nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ được ghi sổ theo tỷ giá thực tế.
+ Với những doanh nghiệp phát sinh nhiều nghiệp vụ liên quan đến
ngoại tệ: Để giảm bớt việc ghi sổ kế toán, có thể sử dùng tỷ giá hạch toán để ghi
chép ở các tài khoản tiền, các tài khoản phải thu và các tài khoản phải thu. Riêng
với các tài khởn chi phí cho các hoạt động kinh doanh; chi mua sắm vật tư, tài
sản, hàng hoá; các khoản doanh thu bán hàng, các khoản thu nhập hoạt động tài
chính, hoạt động bất thường bằng ngoại tệ phải được quy đổi theo tỷ giá thực tế
tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Khoản chênh lệch về tỷ giá được ghi vào tài
khoản 413 “Chênh lệch tỷ giá” (trừ các nghiệp vụ mua bán ngoại tệ, chênh lệch
tỷ giá được ghi chép trực tiếp vào chi phí hoặc thu nhập hoạt động tài chính).
Ngoài ra, với ngoại tệ, bên cạnh việc quy đổi theo “đồng Việt Nam”, kế
toán còn phải mở sổ theo dõi chi tiết theo từng nguyên tệ.
+ Nguyên tắc điều chỉnh tỷ giá ngoại tệ vào cuối kỳ: Cuối kỳ, căn cứ vào
số dư của các tài khoản phản ánh tiền bằng ngoại tệ, các tài khoản phản ánh các
khoản phải thu, phải trả có gốc ngoại tệ để điều chỉnh theo tỷ giá thực tế vào
cuối kỳ kế toán.
Riêng đối với các đơn vị chuyên kinh doanh ngoại tệ, mọi nghiệp vụ
mua bán ngoại tệ phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá mua thực tế phải
trả. Mọi khoản chênh lệch được hạch toán vào thu, chi của hoạt động tài chính.

- Phương pháp hạch toán ngoại tệ ở các doanh nghiệp sử dụng tỷ giá
hạch toán
+ Các nghiệp vụ phát sinh tăng ngoại tệ: Tăng do thu hồi nợ có gốc ngoại
tệ; Thu tiền đặt trước của người mua; Mua ngoại tệ bằng VND;Thu hồi các
khoản nợ bằng ngoại tệ.
+ Các nghiệp vụ phát sinh làm giảm ngoại tệ:Xuất mua vật tư, hàng hoá,
tài sản chi cho kinh doanh; Xuất bán ngoại tệ;Trả vốn góp liện doanh bằng ngoại
tệ;ứng trước cho nhà cung cấp, chi trả tiền nợ vay.
13
Thu HĐTC, HĐBT
( tỷ giá thực tế)
Thu khác
Báo cáo chuyên đề thưc tập H Thanh Hòaà
Cuối kỳ, nếu tỷ giá thực tế ngoại tệ có biến động so với tỷ giá hạch toán,
phải điều chỉnh số dư ngoại tệ cuối kỳ theo tỷ giá thực tế.
Sơ đồ hạch toán ngoại tệ theo tỷ giá hạch toán
TK 511, 512 TK 1112, 1122 TK 151, 152,
211, 213, 241....
Chi mua sắm vật tư, tài sản
TK 535, 711 (giá chưa thuế VAT) theo
TK 3331
Thuế VAT đầu ra
TK 311,331, 341…
TK 131, 136, 141...

TK 413
- Phương pháp hạch toán ngoại tệ ở doanh nghiệp sử dụng tỷ giá thực tế:
Đối với các doanh nghiệp này do có ít các nghiệp vụ phát sinh liên quan
đến ngoại tệ nên để đơn giản, mọi nghiệp vụ được kế toán ghi sổ theo tỷ giá
thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng trước khi

14
Doanh thu bán h ngà
( tỷ giá thực tế)
Thuế VAT đầu v oà
TK 133
tỷ giá thực tế
Chi
ngoạ
i tệ
tính
theo
Tỷ
giá
hạch
toán
Thu
ngoạ
i tệ
tính
theo
Tỷ
giá
hạch
toán
Khoản chênh lệch tỷ giá Khoản chênh lệch tỷ giá
Chi thanh toán
Báo cáo chuyên đề thưc tập H Thanh Hòaà
phản ánh nghiệp vụ vào sổ, cần điều chỉnh số dư của tiền, thời điểm ghi sổ.
Khoản chênh lệch tỷ giá được phản ánh vào TK 413.
d. Hạch toán nhập, xuất vàng bạc, kim loại, đá quý

- Nguyên tắc hạch toán:
Trong các đơn vị sản xuất kinh doanh, các nghiệp vụ liên quan đến vàng
bạc, kim loại, đá quý sẽ được theo dõi trên tài khoản 1113; còn với đơn vị kinh
doanh vàng bạc, kim loại, đá quý thì không phản ánh ở tài khoản 156. Giá của
vàng bạc, đá quý được tính theo giá thực tế (giá hoá đơn hoặc giá được thanh
toán). Các loại vàng bạc, đá quý nhập theo giá nào thì tính theo giá đó. Khi tính
giá xuất, có thể sử dụng giá bình quân gia quyền hay giá thực tế từng lần nhập.
Tuy nhiên, do vàng bạc, đá quý có giá trị cao và thường có tính tách biệt nên tốt
nhất khi hạch toán, cần sử dụng phương pháp đặc điểm riêng. Theo phương
pháp này, khi mua vàng bạc, đá quý cần có các thông tin như ngày mua, số tiền
phải trả, tên người bán, đặc điểm vật chất (kích cỡ, trọng lượng, mầu sắc, độ
tuổi…)
- Phương pháp hạch toán:
+ Các nghiệp vụ phát sinh làm tăng vàng bạc, đá quý.
+ Các nghiệp vụ phát sinh làm giảm vàng bạc, đá quý.
Trường hợp xuất vàng bạc, đá quý để chế tác (hạch toán giống như xuất
nguyên, vật liệu).
Sơ đồ hạch toán vàng bạc đá quý
TK 111, 112 TK 111(1113) TK 111, 112
Số tiền chi mua thực tế Số tiền bán thực tế
TK 511 TK 131
Doanh thu bán hàng thực tế Tiền bán còn phải thu
TK 144, 138 TK 128, 228
Thu hồi các khoản ký cược ký quỹ cho vay Góp vốn liên doanh
TK 411
Nhận góp vốn liên doanh, tặng thưởng, cấp phát
15
Báo cáo chuyên đề thưc tập H Thanh Hòaà
4. Hạch toán tiền gửi ngân hàng
a. Nguyên tắc hạch toán:

Theo quy định, mọi khoản tiền nhàn rỗi của doanh nghiệp phải gửi vào
Ngân hàng (hoặc Kho bạc hay Công ty tài chính). Khi cần chi tiêu, doanh
nghiệp phải làm thủ tục rút tiền hoặc chuyển tiền. Việc hạch toán tiền gửi Ngân
hàng đòi hỏi phải mở sổ theo dõi chi tiết từng loại tiền gửi (tiền Việt Nam, ngoại
tệ, vàng bạc, đá quý). Chứng từ sử dụng để hạch toán các tài khoản tiền gửi là
các giấy báo có, báo nợ, hoặc bảng kê sao của Ngân hàng kèm theo chứng từ
gốc (uỷ nhiệm thu, chi, séc chuyển khoản…). Hàng ngày, khi nhận được chứng
từ do Ngân hàng gửi đến, kế toán phải kiểm tra, đối chiếu với chứng từ gốc kèm
theo. Mọi sự chênh lệch phải thông báo kịp thời. Nếu cuối tháng vẫn chưa xác
định được nguyên nhân thì chuyển vào bên nợ TK 1381 hoặc bên có TK 3381
(lấy số liệu Ngân hàng làm chuẩn). Sang tháng sau khi tìm được nguyên nhân sẽ
điều chỉnh.
b. Phương pháp hạch toán:
Việc hạch toán trên TK 112 “Tiền gửi Ngân hàng” tiến hành tương tự
như việc hạch toán trên TK 111. Tuy nhiên cần lưu ý một vài khác biệt.
TK 535 TK112
Số lợi tức về tiền gửi
TK338(3381) TK 338(3381)
Phần chênh lệch chờ xử lý Phần chênh lệch được xử lý
TK 138 (1381) TK 138 (1381)
Xử lý phần chênh lệch Phần chênh lệch chờ xử lý
(số Ngân hàng nhỏ hơn số kế toán)
5. Hạch toán tiền đang chuyển:
a. Khái niệm và nội dung của tiền đang chuyển:
Tiền đang chuyển là các khoản tiền của doanh nghiệp đã nộp vào Ngân
hàng, Kho bạc hoặc số tiền gửi qua bưu điện để chuyển cho Ngân hàng hay
người được hưởng hoặc số tiền mà doanh nghiệp đã làm thủ tục chuyển từ tài
16
Gửi TMv o NH chà ưa nhận giấy
báo có

Báo cáo chuyên đề thưc tập H Thanh Hòaà
khoản tiền gửi tại Ngân hàng để trả cho đơn vị khác nhưng chưa nhận được
giấy báo hay bảng sao kê của Ngân hàng. Theo quy định, các loại tiền Việt Nam
và ngoại tệ sau đây được hạch toán vào tiền đang chuyển :
- Thu tiền mặt, séc, ngân phiếu nộp thẳng vào Ngân hàng.
- Chuyển tiền qua bưu điện tới Ngân hàng.
- Thu tiền hàng nộp thuế ngay cho Kho bạc Nhà nước, không nhập quỹ
(giao tay ba giữa doanh nghiệp, người mua và kho bạc).
b. Phương pháp hạch toán:
Sơ đồ hạch toán tiền đang chuyển
TK 511 TK 113 TK 112
TK 3331 TK 331
TK 111 TK 311, 315
Phần haI
Thực trạng công tác hạch toán các nghiệp vụ vốn bằng tiền tại
Công ty cổ phần Thiết bị phụ tùng Hà nội
I. Đặc điểm kinh tế kỹ thuật và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất
kinh doanh của Công ty cổ phần Thiết bị phụ tùng Hà nội
1.Quá trình hình thành và phát triển của Công ty:
Công ty Thiết bị phụ tùng Hà nội (tên giao dịch là: MACHINO IMPORT
COMPANY3, viết tắt là: MACHINCO3) trước đây là thành viên của Tổng công
ty máy và phụ tùng, có trụ sở tại: 444 Hoàng Hoa Thám, Quận Tây Hồ, Thành
phố Hà Nội.
Công ty Thiết bị phụ tùng Hà nội là một doanh nghiệp Nhà nước, hạch
toán kinh tế độc lập, là tổ chức kinh tế do Nhà nước đầu tư, thành lập và tổ chức
quản lý hoạt động kinh doanh nhằm mục đích thực hiện các mục tiêu kinh tế-xã
hội của Nhà nước.
17
Doanh thu bán h ngà
Thuế VAT phải nộp

Thanh toán tiền vay, nợ
Thanh toán hoặc đặt trước
Chuyển v o t i khoà à ản tiền gửi
Báo cáo chuyên đề thưc tập H Thanh Hòaà
Công ty là đơn vị kinh tế có tư cách pháp nhân, có quyền tự chủ kinh
doanh, tự chủ tài chính, có con dấu riêng theo quy định của Nhà nước và có tài
khoản riêng mở tại ngân hàng.
Trong quá trình phát triển của mình, Công ty đã trải qua nhiều giai đoạn
với những tên gọi khác nhau:
Công ty Thiết bị phụ tùng Hà nội tiền thân là Trạm dịch vụ kinh doanh
thành lập ngày 10/3/1988 thuộc văn phòng Tổng công ty Thiết bị phụ tùng.
Trong giai đoạn ban đầu này, với cơ sở vật chất còn nhỏ bé, song được sự hỗ trợ
của Tổng công ty, đơn vị đã hoàn thành nhiệm vụ được giao: Tổ chức cung ứng,
khai thác vật tư, thiết bị trong nước. Tuy hoạt động chưa đa dạng, lãi thu được
chưa lớn song Công ty đã tìm được chỗ đứng trên thương trường.
Tháng 3/1990, Trạm dịch vụ kinh doanh được đổi tên thành Xí nghiệp
dịch vụ kinh doanh thiết bị phụ tùng.
Tháng 3/1991, Công ty tiếp tục đổi tên thành Công ty kinh doanh thiết bị
phụ tùng tổng hợp để phù hợp với yêu cầu kinh doanh trong giai đoạn mới là đa
dạng hoá các mặt hàng kinh doanh và mở rộng phạm vi hoạt động.
Tháng 4/1993, khi Nhà nước sắp xếp lại các doanh nghiệp theo Nghị
định 338 HĐBT, Công ty đã được công nhận thành lập lại, lấy tên là Công ty
Thiết bị phụ tùng Hà nội theo quyết định thành lập lại doanh nghiệp Nhà nước
số 619 TM/TCCB ngày 28/5/1993 của Bộ Thương mại, giấy phép kinh doanh số
108866 ngày 18/3/1993 của Trọng tài kinh tế Nhà nước. Công ty Thiết bị phụ
tùng trực thuộc Tổng công ty, chịu sự ràng buộc với Tổng công ty và Nhà nước
theo quy định của điều lệ tổ chức hoạt động của Tổng công ty đã được Bộ
Thương mại phê duyệt tại Quyết định số 1434/TM-TCCB ngày 2/6/1997. Theo
đó, Công ty thực hiện các kế hoạch hàng năm và 5 năm do Tổng công ty máy và
phụ tùng giao.

Để phù hợp với tình hình phát triển kinh tế hiện nay, theo đề nghị của
Công ty Thiết bị phụ tùng Hà nội (Tờ trình số 86/TBPT ĐMQLDN ngày
10/01/2003), ngày 18/03/2003, Bộ trưởng Bộ thương mại đã quyết định phê
18
Báo cáo chuyên đề thưc tập H Thanh Hòaà
duyệt phương án cổ phần hoá Công ty Thiết bị phụ tùng Hà nội (Quyết định số
0282/2003/QĐ - TM). Vốn điều lệ của Công ty cổ phần là 12.000.000.000đồng,
trong đó vốn Nhà nước tạm giữ và bán dần sau 3 năm cổ phần hoá là 20%, tỷ lệ
cổ phần bán cho người lao động trong doanh nghiệp là 59,69%, còn lại 20,31%
bán cho các đối tượng ngoài doanh nghiệp. Lúc này Công ty có tên là Công ty
cổ phần Thiết bị phụ tùng Hà nội, tên giao dịch: Hanoi machinery and spare
parts joint stock company, viết tắt là: Machino Hanoi, trụ sở giao dịch là: 444
Hoàng Hoa Thám-Quận Tây Hồ-Hà Nội, điện thoại: 8326447. Công Ty cổ phần
Thiết bị phụ tùng Hà nội là pháp nhân theo pháp luật Việt Nam kể từ ngày được
cấp đăng ký kinh doanh, thực hiện chế độ hạch toán kinh tế độc lập, được sử
dụng con dấu riêng, được mở tài khoản tại ngân hàng theo quy định của pháp
luật. Hoạt động theo điều lệ của Công ty cổ phần và Luật doanh nghiệp.
Cùng với việc chuyển đổi thành công ty cổ phần, ngày 23/5/2003 cùng
với 9 doanh nghiệp khác, Công ty Thiết bị phụ tùng Hà nội trở thành đơn vị trực
thuộc Bộ Thương mại.
Việc chuyển đổi thành công ty cổ phần và trực thuộc Bộ Thương mại sẽ
giúp Công ty tự chủ hơn trong hoạt động sản xuất kinh doanh, phát huy quyền
làm chủ, tính sáng tạo, tích cực của người lao động cũng như đổi mới cơ chế
quản lý và điều hành doanh nghiệp, bảo đảm việc làm, thực hiện tiết kiệm, giảm
chi phí trong doanh nghiệp.
Đây là quyết định có ý nghĩa quan trọng, đặc biệt là khi tình hình kinh tế
và chính trị thế giới diễn biến phức tạp, thị trường và giá cả quốc tế biến động
bất lợi cho nhiều mặt hàng xuất khẩu của Việt Nam. Tình hình đó đòi hỏi các
doanh nghiệp nói chung và Công ty Thiết bị phụ tùng nói riêng cần phải tiếp tục
đổi mới để có thể đứng vững và phát triển.

Hiện nay, Công ty đã hoàn thành quá trình cổ phần hoá theo kế hoạch
của Bộ Thương mại.
2.Tổ chức bộ máy cơ quan
a. Tổ chức hoạt động kinh doanh
19
Báo cáo chuyên đề thưc tập H Thanh Hòaà
Sơ đồ về đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh
Công ty cổ phần Thiết bị phụ tùng là một đơn vị kinh doanh thương
mại. Do đó, Công ty không có các phân xưởng sản xuất mà chỉ có các phòng
kinh doanh, cửa hàng với nhiệm vụ là tổ chức hoạt động kinh doanh trung tâm
thương mại và dịch vụ (TM&DV) Thái Hà thực hiện dịch vụ cho thuê văn
phòng,và một chi nhánh trong thành phố Hồ Chí Minh.
Các phòng kinh doanh, cửa hàng Trung tâm TM&DV Thái Hà, và chi
nhánh hoạt động độc lập với nhau. Đồng thời,các bộ phận này cũng trực thuộc
Công ty và mỗi phương án kinh doanh muốn thực hiện đều phải có sự phê duyệt
của giám đốc. Tuy hoạt động độc lập nhưng các bộ phận luôn hỗ trợ nhau để có
thể đem lại lợi ích lớn nhất cho Công ty.
Cơ cấu tổ chức hoạt động kinh doanh như vậy vừa giúp tổng giám
đốc(TGĐ) có thể quản lý tập trung hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp vừa
giúp các phòng có thể tự chủ hơn trong việc tìm kiếm hợp đồng, thực hiện hợp
đồng và đem lại lợi nhuận cho Công ty.
b. Sự phân cấp quản lý về tài chính-kế toán:
Với đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh như đã trình bày ở trên,
Công ty thực hiện quản lý theo hình thức tập trung. Vì Công ty cổ phần Thiết bị
phụ tùng không phải là một doanh nghiệp lớn nên áp dụng hình thức này là hợp
lý.
20
Công Ty
Phòng
KD

Phòng
KD
Phòng
KD
Phòng
KD
Cửa h ng à
số 1
Trung tâm
TM&DV
Chi nhánh
tp HCM
Báo cáo chuyên đề thưc tập H Thanh Hòaà
Các phòng, ban thực hiện chức năng riêng của mình nhưng đều chịu sự
chỉ đạo trực tiếp của giám đốc. Mỗi phòng có trưởng phòng là người chịu trách
nhiệm về hoạt động của phòng mình trước giám đốc.
Bên cạnh đó, Công ty cũng thực hiện quản lý tập trung về công tác tài
chính kế toán. Tuy các phòng kinh doanh và cửa hàng hoạt động độc lập nhưng
không tổ chức ghi sổ kế toán riêng mà thực hiện chế độ báo sổ. Kế toán ở các
phòng kinh doanh và cửa hàng hàng tháng thực hiện chuyển các chứng từ, bảng
tổng hợp trong tháng lên phòng kế toán để ghi sổ. Các nhân viên phòng kế toán
sau khi nhận được sẽ tuỳ theo từng phần hành mà tổng hợp cho toàn Công Ty và
thực hiện ghi sổ kế toán. Thực hiện quản lý theo hình thức này là hợp lý vì nó
vừa giúp giảm bớt công việc cho nhân viên phòng kế toán, đồng thời cũng giúp
các phòng kinh doanh theo dõi được sát sao công việc của mình. Từ đó có thể
đưa ra những phương án kinh doanh đúng đắn và có hiệu quả.
c. Đặc điểm tổ chức quản lý của Công ty cổ phần Thiết bị phụ tùng Hà
nội:
Tổ chức bộ máy của Công ty được phân cấp rõ ràng theo từng phòng,
ban và cửa hàng, trung tâm trực thuộc.

Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty cổ phần Thiết bị phụ tùng Hà nội
được mô tả bằng sơ đồ dưới đây:
Sơ đồ tổ chức bộ máy Công ty
21
Báo cáo chuyên đề thưc tập H Thanh Hòaà

Tổ chức bộ máy :
Ngày 25/08/2003 HĐQT ban hành nghị quyết số 01/HĐQT về tổ chức
bộ máy Công ty cổ phần như sau:
Ban giám đốc gồm : 01 tổng giám đốc và 02 phó tổng giám đốc
Ban giám đốc Công ty: Có quyền điều hành cao nhất trong Công ty, chỉ
đạo mọi hoạt động của Công ty, chịu trách nhiệm trước Nhà nước, trước pháp
luật về hoạt động của mình.
Các phó tổng giám đốc (Phó tổng giám đốc 1 và Phó tổng giám đốc 2):
Giúp việc cho tổng giám đốc, được tổng giám đốc giao nhiệm vụ trực tiếp phụ
trách một số phòng ban, chi nhánh, thay mặt tổng giám đốc điều hành hoạt động
kinh doanh khi tổng giám đốc đi vắng.
Ban kiểm soát(BKS) gồm: 03 người do đại hội cổ đông bầu ra, hoạt động
theo chức năng nhiệm vụ quy định tại điều 47- Điều lệ hoạt động Công ty.
Hội đồng quản
trị
(HĐQT)
Ban
kiểm soát
Phó TGĐ
2
Phòng
tổ chức-h nh à
chính
Các phòng

kinh doanh
Phòng
t i chính-kà ế
toán
Phòng
kế hoạch-đầu
tư
Phó TGĐ
1
Chủ tịch HĐQT
kiêm tổng giám đốc
22
Báo cáo chuyên đề thưc tập H Thanh Hòaà
HĐQT và bộ máy điều hành quản lý trong Công ty luôn đáp ứng các điều kiện
của BKS, thường xuyên trao đổi lấy ý kiến đóng góp kịp thời cho các hoạt động
chỉ đạo điều hành của HĐQT cũng như điều hành quản lý trong Công ty.
Phòng ban quản lý gồm: 03 phòng chức năng: Phòng tài chính – kế tóan,
phòng kế hoạch - đầu tư, phòng tổ chức – hành chính. Tổng nhân sự là 26 người.
+ Phòng tài chính kế toán: Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của tổng giám đốc,
tham mưu về tài chính cho giám đốc. Nhiệm vụ của phòng là tổ chức thực hiện
công tác tài chính, kế toán, thống kê, ghi chép, tính toán để phản ánh chính xác,
trung thực, kịp thời và đầy đủ về tài sản, vốn, tình hình mua bán, tồn kho hàng
hoá, kết quả kinh doanh đồng thời tiến hành kiểm tra kế toán trong nội bộ Công
ty và trong cửa hàng.
+ Phòng kế hoạch và đầu tư: Tham mưu giúp tổng giám đốc xây dựng
các phương án ngắn hạn và dài hạn, triển khai hướng dẫn và đôn đốc thực hiện
các hoạt động trong lĩnh vực kế hoạch, thống kê, xây dựng cơ bản, tổng hợp tình
hình sản xuất kinh doanh trong Công ty; cung cấp các thông tin tư vấn về pháp
luật trong các lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu, kế toán, tài chính, ngân
hàng.

+ Phòng tổ chức hành chính: Có nhiệm vụ theo dõi, sắp xếp lại đội ngũ
lao động; có kế hoạch đào tạo lại cán bộ để đáp ứng yêu cầu trong tình hình mới,
đảm bảo chế độ lao động, khen thưởng một cách thích đáng cho mọi cán bộ
công nhân viên trong Công ty.
Các đơn vị kinh doanh gồm: Phòng kinh doanh 1, phòng kinh doanh 2,
phòng kinh doanh 3, cửa hàng số 1; chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh và
trung tâm thương mại dịch vụ .Tổng nhân sự định biên là 68 người.
+ Các phòng kinh doanh: Có nhiệm vụ cung cấp thông tin kinh tế trong
Công ty một cách thường xuyên nhằm thực hiện nhiệm vụ kinh doanh của Công
ty có hiệu quả; tham gia trực tiếp các thương vụ về xuất nhập khẩu cũng như tư
vấn cho các cửa hàng thực hiện các hợp đồng xuất nhập khẩu, cung cấp thông
tin về tình hình hàng hoá trên thị trường.
23
Báo cáo chuyên đề thưc tập H Thanh Hòaà
+ Cửa hàng số 1: Có nhiệm vụ thực hiện các chỉ tiêu kinh doanh của
Công ty, thực hiện lưu chuyển hàng hoá đảm bảo kinh doanh đạt hiệu quả đem
lại lợi nhuận và góp phần hoàn thành kế hoạch kinh doanh của Công ty.
+ Trung tâm TM&DV Thái Hà: Có nhiệm vụ quản lý, duy trì cơ sở vật
chất hiện có và thực hiện dịch vụ cho thuê nhà đạt chỉ tiêu trên giao.
Căn cứ vào tình hình cụ thể Công ty đã chủ động thực hiện các biện pháp
tổ chức nhằm đảm bảo tạo ra một bộ máy linh hoạt gọn nhẹ phối hợp với nhau
có hịêu quả phát huy được nguồn lực trong Công ty đồng thời tối đa tính chủ
động cho từng đơn vị, phòng ban.
Hoạt động của các phòng ban quản lý, các bộ phận trong tổ chức bộ máy
được điều chỉnh thông qua hệ thống các văn bản quy định về chức năng nhiệm
vụ của từng đơn vị, phòng ban cũng như các quy chế quản lý áp dụng cho từng
lĩnh vực hoạt động của Công ty như: Quy chế về công tác tài chính – kế toán,
quy chế lao động tiền lương, nội quy lao động….
II. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại Công ty cổ phần
Thiết bị phụ tùng Hà nội

1. Nhiệm vụ và quyền hạn của kế toán trưởng và nhân viên trong phòng kế toán:
Bộ máy kế toán của Công ty được chia thành các bộ phận tương ứng với
từng phần hành cụ thể. Như trên chúng ta đã biết, Công ty áp dụng mô hình tổ
chức bộ máy kế toán tập trung. Theo mô hình này, toàn Công ty chỉ có phòng kế
toán là có chức năng hạch toán tổng hợp và chi tiết, lập các báo cáo kế toán theo
qui định của Nhà nước. Còn ở các phòng kinh doanh và cửa hàng chỉ bố trí các
nhân viên kế toán làm nhiệm vụ thu thập chứng từ, kiểm tra và xử lý chứng từ
sau đó gửi về phòng kế toán của Công ty theo định kỳ.
Trong phòng kế toán, nhiệm vụ của từng thành viên như sau:
- Kế toán trưởng: Giúp giám đốc chỉ đạo, tổ chức thực hiện công tác kế
toán, thống kê của doanh nghiệp và có nhiệm vụ, quyền hạn theo qui định của
pháp lệnh kế toán thống kê và điều lệ kế toán trưởng trong xí nghiệp quốc
doanh. Cụ thể: Kế toán trưởng có nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán toàn Công
24
Báo cáo chuyên đề thưc tập H Thanh Hòaà
Ty, thống nhất các kế hoạch tài chính của Công Ty, chịu trách nhiệm trước giám
đốc và pháp luật về những thông tin kinh tế, báo cáo hàng năm của Công Ty.
- Kế toán mua hàng và công nợ phải trả: Có nhiệm vụ tổ chức theo dõi
và ghi sổ các nghiệp vụ có liên quan đến quá trinh mua hàng đồng thời theo dõi
chi tiết công nợ với người bán.
- Kế toán các nghiệp vụ ngân hàng: Có nhiệm vụ hạch toán thu chi tiền
gửi ngân hàng với từng ngân hàng, đặc biệt là việc thu, chi ngoại tệ phát sinh
trong quá trình nhập khẩu và xuất khẩu. Ngoài ra còn thực hiện các thủ tục mở
L/C cho các mặt hàng xuất nhập khẩu.
- Kế toán tài sản cố định(TSCĐ), vật tư hàng hoá, công nợ nội bộ: Có
nhiệm vụ hạch toán nguyên giá, tính, trích khấu hao TSCĐ; theo dõi chi tiết
công nợ nội bộ của toàn Công Ty.
- Kế toán chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp: Có nhiệm vụ theo
dõi các khoản chi phí phát sinh trong kỳ.
- Kế toán tiền lương và các quĩ trích theo lương: Có nhiệm vụ tổ chức

công tác ghi chép, xử lý và ghi sổ cá nghiệp vụ liên quan đến tiền lương, tổ chức
cung cấp thông tin, báo cáo và phân tích chi phí tiền lương hợp lý, tính lương
phải trả công nhân viên, trích lập BHXH, BHYT, KPCĐ theo từng đối tượng
chịu chi phí theo đúng chính sách, chế độ về lao động tiền lương, chế độ phụ cấp
đối với người lao động.
- Kế toán bán hàng và công nợ hàng bán: Có nhiệm vụ theo dõi các
nghiệp vụ bán hàng và các khoản phải thu đối với từng người mua.
Ngoài ra, ở mỗi phòng kinh doanh, cửa hàng, trung tâm đều có một nhân
viên kế toán có nhiệm vụ từ các chứng từ gốc lập các bảng kê chi tiết hàng mua,
hàng bán để định kỳ nộp lên phòng kế toán cùng các hoá đơn mua và bán hàng.
Chúng ta có thể khái quát cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán ở Công Ty cổ
phần Thiết bị phụ tùng Hà nội thành sơ đồ như ở trang bên .
25