nghiên cứu thiết kế công việc trong Quản trị nguồn nhân lực

Website: Email : Tel : 0918.775.368
A. MỞ ĐẦU
Có nhiều yếu tố tạo nên một nhà lãnh đạo giỏi, trong đó khả năng “ dụng
người” không phải là duy nhất nhưng lại rất quan trọng mà bất cứ ai muốn thành
công trong việc lãnh đạo cũng cần phải có.
Trong các môn thể thao đồng đội, điển hình như bóng đá thì việc lựa chọn
người sao cho phù hợp với từng vị trí luôn khiến các huân luyện viên đau đầu.
Dựa trên những kỹ thuật, phong độ hiện tại của từng cá nhân cũng như những
đánh giá kỹ lưỡng về đối thủ mà huấn luyện viên có thể sắp xếp vị trí các cầu
thủ sao cho hợp lý nhất.
Không chỉ đúng trong lĩnh vực thể thao, điều này còn đúng trong rất nhiều
lĩnh vực khác. Một người lãnh đạo giỏi luôn biết cách chiêu dụng người tài và
có khả năng tổ chức nhân lực tuyệt vời. Họ luôn biết cách sắp xếp nhiệm vụ phù
hợp với năng lực và thế mạnh riêng của từng người.
Để trở thành “nhà cầm quân” thành công, như một huấn luyện viên, bạn
cần phải tìm hiểu rõ luật chơi, các kỹ năng cũng như năng lực cần có trong môn
thể thao đó. Nếu bắt một cầu thủ làm tiện đạo xuống làm thủ môn thì chằng khác
nào đầu hàng trận đấu đó. Do vậy việc bố trí đúng người đúng việc sẽ góp phần
không nhỏ vào thành công của tổ chức.
Bố trí đúng người đúng việc chính là nội dung của thiết kế công việc, là
một trong những vấn đề quan trọng của Quản trị nguồn nhân lực. Thiết kế có
hiệu quả là một quá trình tổng thể cần được xem xét từ nhiều giác độ. Kết hợp
các công việc với các mục tiêu của tổ chức, tạo động lực tới mức tối đa cho
người lao động, đạt được các tiêu chuẩn thực hiện công việc, phù hợp giữa các
khả năng và kỹ năng của người lao động với các đòi hỏi của công việc đều là
những nhìn nhận trong thiết kế công việc. Sự bỏ qua một trong những khía cạnh
đó đều có thể dẫn đến giảm hiệu quả và hiệu suất lao động của tổ chức cũng như
1
Website: Email : Tel : 0918.775.368
sự thỏa mãn của người lao động
(1)

.
Mục tiêu khi nghiên cứu thiết kế công việc trong Quản trị nguồn nhân lực
là để hiểu sâu sắc vai trò và lợi ích của thiết kế công việc, từ đó có thể xây dựng
quy trình thiết kế công việc cho doanh nghiệp, đồng thời ứng dụng thiết kế cộng
việc vào việc tổ chức, bố trí công việc một cách có hiệu quả nhất.
B. NỘI DUNG
I. Khái niệm
Thiết kế công việc là quá trình xác định các nhiênm vụ, các trách nhiệm
cụ thể được thực hiện bởi những người lao động trong tổ chức như các điều kiện
cụ thể để thực hiện các nhiệm vụ, trách nhiệm đó
(2)
Thiết kế công việc là cách mà một loạt các công việc, hoặc một công việc
trọn vẹn được thiết lập. Thiết kế công việc giúp bạn quyết định về:
1. Những việc gì phải được thực hiện
2. Việc đó được thực hiện như thế nào
3. Bao nhiêu việc được thực hiện
4. Các công việc được thực hiện theo trật tự gì
Nên cân nhắc cẩn thận tất cả những yếu tố có thể ảnh hưởng đến công
việc, và sắp xếp nội dung và nhiệm vụ để toàn bộ công việc sẽ ít có khả năng là
rủi ro cho người lao động. Thiết kế công việc liên quan đến các lĩnh vực hành
chính như:
1. Sự luân phiên của công việc
2. Sự mở rộng của công việc
(1)
PGS.TS Nguyễn Đức Quân - Giáo trình quản trị nhân lực - Tr 45 - NXB Đại học Kinh Tế Quốc Dân
(2)
PGS.TS Nguyễn Đức Quân - Giáo trình quản trị nhân lực - Tr 46 - NXB Đại học Kinh Tế Quốc Dân
2
Website: Email : Tel : 0918.775.368
3. Tiến độ công việc/tốc độ máy móc

4. Giờ làm việc
Việc thiết kế công việc tốt sẽ khuyến khích sự đa dạng hoạt động của các
vị trí trên cơ thể, sắp xếp hợp lý các yêu cầu về sức mạnh, yêu cầu hoạt động trí
óc và khuyến khích cảm giác đạt được thành quả và lòng tự trọng
(3)
.
II. Quy trình thiết kế công việc:
1. Các yếu tố thuộc về công việc:
Khi thiết kế công việc trước tiên cần phải xác định ba yếu tố thuộc về
công việc:
- Nội dung công việc: đây là yếu tố chủ yếu của công việc và yếu tố trung
tâm của thiết kế công việc, nó bao gồm các hoạt động, các nghĩa vụ, các nhiệm
vụ, các trách nhiệm thuộc công việc phải thực hiện. Có năm đặc trưng cơ bản để
tạo nên nội dung công việc:
• Tập hợp các kỹ năng: là mức độ yêu cầu của công việc về một tập
hợp các hoạt động khác nhau cần được thực hiện để hoàn thành công việc,
đòi hỏi sử dụng một loạt các kỹ năng và sự khéo léo của con người.
• Tính xác định của nhiệm vụ: là mức độ yêu cầu của công việc về
sự hoàn thành toàn bộ hay một phần xác định các hoạt đông lao động để
thực hiện công việc từ bắt đầu cho đến khi kết thúc.
• Tầm quan trọng của nhiệm vụ: là mức độ ảnh hưởng của công
việc tới những người khác, tới tổ chức nói chung hay tới toàn bộ xã hội.
• Mức độ tự quản: là mức độ tự do và làm việc độc lập của người
(3)
/>3
Website: Email : Tel : 0918.775.368
lao động khi thực hiện công việc.
• Sự phản hồi: là mức độ mà sự thực hiện các hoạt động lao động
được đòi hỏi bởi việc cung cấp cho người lao động các thông tin về tính
hiệu quả của các hoạt động của họ.

- Các trách nhiệm đối với tổ chức: bao gồm tổng thể các trách nhiệm có
liên quan tới tổ chức nói chung mà mỗi người lao động phải thực hiện.
- Các điều kiện lao động: bao gồm một tập hợp các yếu tố thuộc môi
trường vật chất như nhiệt độ, chiếu sáng, các điều kiện an toàn…
2. Quy trình cơ bản để thiết kế công việc:
Dựa tên những yếu tố thuộc về công việc có nhiều cách khác nhau để thiết
kế công việc, xong quy trình thiết kế công việc gồm những bước cơ bản sau đây:
- Đánh giá công việc hiện tại: Thiết kế công việc là có cần thiết không hay
khả thi? Thảo luận về quá trình với các nhân viên và người giám sát có liên quan
và cần phải có hiểu biết rõ ràng về quá trình, những thay đổi hoặc các buổi tập
huấn mà họ có liên quan.
- Phân tích nhiệm vụ: Kiểm tra công việc và quyết định chính xác xem
nhiệm vụ là gì. Hãy cân nhắc xem loại thiết bị nào hoặc địa điểm hợp lý để có
thể hoàn thành được công việc. Xác định những rắc rối, rủi ro.
(4)
- Thiết kế công việc: Xác định các phương pháp để tiến hành công việc,
kế hoạch làm việc, các buổi tập huấn cần thiết, các thiết bị cần sử dụng và
những thay đổi trong địa điểm làm việc. Kết hợp những nhiệm vụ công việc
khác nhau để mỗi công việc bao gồm nhiều hoạt động khác nhau. Phải cẩn thận
để không bị quá tải hoặc nhẹ nhàng qua.
(4)
PGS.TS Nguyễn Đức Quân - Giáo trình quản trị nhân lực - Tr 45 - NXB Đại học Kinh Tế Quốc Dân
4
Website: Email : Tel : 0918.775.368
*Làm cách nào để đạt hiệu quả cao trong thiết kế công việc:
- Nên chia nhỏ mục tiêu của tổ chức thật chi tiết và cụ thể. Lên danh sách
các kế hoạch công việc và sắp xếp thứ tự theo tầm quan trọng của từng việc.
- Trước mỗi vấn đề hay nhiệm vụ đặt ra, cần có sự phân tích và xác định
rõ những yếu tố năng lực cần thiết để hoàn thành.
- Liệt kê từng thế mạnh của mỗi thành viên trong tổ chức.

- Bổ nhiệm mỗi cá nhân vào vị trí hợp lý dựa trên năng lực của từng
người và tính chất đặc thù của từng công việc.
- Một điều luôn được các nhà quản lý, lãnh đạo uy tín đánh giá cao đó là:
"Không bao giờ được đánh giá thấp sức mạnh của tính đồng đội, động lực và sự
chăm chỉ. Cũng đừng bao giờ đánh giá quá cao kiến thức và tầm hiểu biết của
một người"
(5)
.
- Quan tâm chi tiết đến từng thành viên.
- Sau khi đã bổ nhiệm từng người vào từng vị trí thích hợp, bạn cần đề
xuất quyết định trước các nhân viên trong tổ chức của mình.
- Mỗi một nhân viên cần phải hiểu rõ vai trò và vị trí của mình. Vai trò của
mỗi thành viên cần được phân biệt rạch ròi, đến từng trách nhiệm, thẩm quyền và
nghĩa vụ của từng cá nhân.
- Có thể đưa ra những lời gợi ý nho nhỏ cho các nhân viên của bạn suy
nghĩ. Ví dụ như:
• Chúng ta ở đây để làm gì ?
• Chức trách của chúng ta là gì ?
(5)
Warren Bennis (2007) - On becomining a leader - Tr 98 - NXB Trẻ tp.Hồ Chí Minh -
5