Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin kế toán doanh thu

PT&TK HTTTKT Doanh Thu


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂN
KHOA KẾ TOÁN
*****************
MÔN :HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

ĐỀ TÀI: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG
THÔNG TIN KẾ TOÁN DOANH THU
GVHD :
NHÓM TH :
LỚP :
KHOÁ :
SVTH:Nhóm HAH


Trang 1
ĐÀ NẴNG 6/2008
PT&TK HTTTKT Doanh Thu


Sự phát triển của CNTT và toàn cầu hóa đã tạo ra môi trường kinh doanh
phức tạp ,thay đổi liên tục tạo ra nhiều thách thức và nguy cơ đối với doanh
nghiệp Việt Nam mà lĩnh vực CNTT là lĩnh vực then chốt .Nếu chậm đổi mới
ứng dụng vào quá trình sản xuất thì Doanh nghiệp Việt Nam sẽ dần mất đi vị thế
trên trường quốc tế ,hàng hàng hóa làm ra khó có thể tồn tại trên thị trường
.CNTT không còn là lĩnh vực mới mẽ và xa lạ nữa mà nó trở thành một phần
quan trọng không thể thiếu trong thời đại công nghệ toàn cầu phát triển như vũ
bão .Trong khi các nước trên thế giới đã ứng dụng phổ biến rộng rãi thành tựu

CNTT vào tất cả các lĩnh vực của đời sống thì ở Việt Nam còn rất ít nếu không
nói là hiếm .Nếu không kịp thời thay đổi thì nguy cơ tụt hậu xa về kinh tế ngày
càng lớn.Hiện nay, nhiều doanh nghiệp ở Việt Nam hoạt động chủ yếu là bằng
thủ công trong hầu hết các công đoạn từ khâu đầu vào đến khâu sản xuất và tiêu
thụ .Nếu có sử dụng CNTT thì chỉ là số ít doanh nghiệp tiên phong hay các công
ty liên doanh liên kết nước ngoài mà thôi .Trong khi đó mô hình doanh nghiệp
chủ yếu ở nước ta là loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ thì mức độ ứng dụng
CNTT vào quá trình sản xuất kinh doanh càng ít ỏi .Nếu có điều kiện ứng dụng
CNTT vào sản xuất thì sẽ tạo nhiều thuận lợi cho các doanh nghiệp .
Chẳng hạn như ứng dụng CNTT vào quá trình bán hàng và tiêu thụ .Một hoạt
động diễn ra thường xuyên và lặp đi lặp lại của tất cả các doanh nghiệp ở bất kì
quy mô nào trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh .Việc ứng dụng CNTT vào quá
trình này sẽ giúp giảm thiếu được thời gian tiến hành hoạt động cũng như các
khoản chi không cần thiết thay vào đó là thực hiện các hoạt động khác mang lại
hiệu quả cao hơn trong kinh doanh .Đây là một yếu tố quan trọng trong sự phát
triển của doanh nghiệp ,giúp doanh nghiệp phát triển ngày càng mạnh hơn xa
hơn .Người ta thường nói mỗi doanh nghiệp là một tế bào của nền kinh tế ,một
khi doanh nghiệp mạnh thì nền kinh tế ngày càng đi lên ,sản phẩm làm ra được
chấp nhận nhiều hơn ,tạo được vị thế trên trường quốc tế .
Vì những lẽ đó mà chúng tôi quyết định lựa chọn đề tài :Phân tích và thiết kế
hệ thống thông tin kế toán trong chu trình doanh thu (bán hàng –thu tiền )với
mong muốn nếu đề tài có điều kiện phát triển xa hơn thành phần mềm kế toán
nó sẽ giúp ích cho các doanh nghiệp giảm thiểu tối đa các chi phí không cần
thiết ,mạng lại lợi nhuận cao hơn trong hoạt động kinh doanh .
Để tiến hành thực hiện đề tài ,chúng tôi đã chọn doanh nghiệp tư nhân ,một
doanh nghiệp thuộc loại doanh nghiệp vừa và nhổ ,một mô hình rất phổ biến ở
nước ta .Nếu có những ứng dụng CNTT thì sẽ phát triển xa hơn .
Với lượng thời gian gấp rút ,nhưng chúng tôi cũng đã cố gắng hoàn thành đề
tài đúng thời gian quy định .Tất nhiên không thể không tồn tại những thiếu sót
và khuyết điểm ,rất mong được sự góp ý bổ sung .

Thông qua đề tài chúng tôi xin được nói lời cảm ơn đến các anh chị trong
công ty TNHH đã giúp đỡ chúng tôi hoàn thành đề tài ,và đặc biệt xin được gởi
lời cảm ơn đến thầy giáo bộ môn HTTTKT đã tư vấn ,giúp đỡ tận tình để chúng
tôi hoàn thành được đề tài này .Chúng tôi xin chân thành cảm ơn.
SVTH:Nhóm HAH


Trang 2
PT&TK HTTTKT Doanh Thu


Đà Nẵng,Ngày15 tháng5 năm 2008
I Bảng kế hoạch triển khai thực hiện:
• Tuần 30:Lập kế hoạch triển khai đề tài
• Tuần 31:Tiến hành tìm hiểu tham khảo và lựa chọn đề tài
• Tuần 32:Khảo sát thực tế ,thu thập tài liệu
• Tuần 33:Phác thảo khung đề tài
• Tuần 34:Tiến hành triển khai đề tài :Phần mở đầu
• Tuần 35-36:Thiết kế biểu đồ phân cấp chức năng FHD
• và biểu đồ luồng dữ liệu –DFD(4-Level)
• Tuần 37:Thiết kế các kiểu thực thể và mô hình
ER(Entity Relationship)
• Tuần 38:Thiết kế các Form nhập liệu và các báo cáo
• Tuần 39:Bổ sung và hoàn chỉnh đề tài.Thảo luận sữa chữa bổ sung
và duyệt xong lần cuối
• Tuần 40:Hoàn thành đề tài
II .Khảo sát thực tế :
Đề tài được thực hiện tại công ty TNHH Thúy Mai.Là công ty chuyên kinh
doanh về đồ điện tử điện lạnh ,các mặt hàng gia dụng gồm có :tủ lạnh ,tivi.máy
giặt,đầu đĩa các loại,máy điều hòa,máy nghe nhạc ,máy vi tính…đây là công ty

có quy mô vừa và nhỏ,đặc biệt là chưa sử dụng phần mềm kế toán,các hoạt
động bán hàng thu tiền diễn ra chủ yếu bằng thủ công nên tốn kém nhiều thời
gian và chi phí
III .Giới thiệu về đề tài :
Đề tài PT&TKHTTT Kế toán doanh thu là một đề tài rất hữu ích đáng dể
cho các doanh nghiệp nên quan tâm và hướng đến ứng dụng nếu được phát
triển thành hệ thống phần mềm dùng cho các doanh nghiệp .Nó giúp cho DN
vừa giảm thiểu tối đa các chi phí không cần thiết khác như phải trả thêm
lương cho công nhân ,chi phí phát sinh khác ,trong khi chỉ cần 1 lần chi cho
phần mềm và dùng lâu dài ,lại vừa tiết kiệm thời gian để tiến hành các hoạt
động khác hữu ích hơn .Đề tài này giúp cho DN chỉ phải tốn thời gian cho việc
nhập liệu vào cuối kì hoặc thường kì ,tùy DN lựa chọn .Thời gian rãnh có thể
dùng cho hoạt động khác .Có như thế mới tạo ra được nhiều lợi nhuận hơn
cho công ty,giúp công ty phát triển mạnh mẽ hơn .
SVTH:Nhóm HAH


Trang 3
PT&TK HTTTKT Doanh Thu



I.Thiết kế sơ đồ phân cấp chức năng FHD:
- Chu trình doanh thu là một quá trình bán hàng thu tiền ,là hoạt động diễn ra ở
bất cứ một doanh nghiệp nào .Sau đây là sơ đồ phân cấp chức năng FHD chu
trình doanh thu tại công ty TNHH
-Trong doanh thu có hoạt động bán hàng được diễn ra tại bộ phận bán hàng có 3
hoạt động đó là :Bán hàng,lập hoá đơn bán hàng và giao hàng.Hoạt động thu
tiền gồm có :lập phiếu thu tiền ,kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn,và lập báo cáo
và cuối kì.Hoạt động quản lí kho gồm:kiểm tra hàng mua ,nhập hàng sau khi

kiểm tra,xuất hàng bán cho khách hàng,và lập phiếu nhập xuất.
SVTH:Nhóm HAH


KẾ TOÁN DOANH THU
BÁN HÀNG
BÁN HÀNG
LẬP HĐBH
NHẬN ĐĐH
KIỂM TRA TT
LẬP LỆNH BÁN
TRẢ LỜI ĐĐH
KIẺM TRA CT
LẬP HĐBH
TH BÁO CÁO
GIAO HÀNG
LẬP LỆNH GIAO
ĐÓNG GÓI
THU TIỀN
LẬP PHIẾU
thuTHU
KIỂM TRA CT
TH GHI SO
BÁO BẤO
Trang 4
PT&TK HTTTKT Doanh Thu


II.Biểu đồ phân luồng dữ liệu –DFD
1.Mức khung /bối cảnh (Mức 0)

Chu trình doanh thu ở mức khung cảnh được miêu tả bằng sơ đố sau:
-KH đến đặt hàng tại doanh nghiệp,cung cấp thông tin về bản thân cá nhân hoặc
tổ chức đặt hàng và có nhiệm vụ thanh toán tiền khi nhận được hàng
-Quá trình doanh thu bao gồm :Bán hàng và thu tiền
+Tiến hành trả lời đơn hàng,lập hóa đơn bán hàng,giao hàng cho KH .
+Lập báo cáo theo yêu cầu của cấp trên
+Cuối kì hay cuối niên độ kế toán (tuỳ thuộc vào mỗi công ty) gửi tiền vào
ngân hàng và nhận giấy báo từ ngân hàng xác nhận tiền đã gửi
SVTH:Nhóm HAH


KT DOANH
THU
NGÂN HÀNG
BAN LÃNH ĐẠO
KHÁCH HÀNG
ĐĐH
TT TIỀN
G. HÀNG
TRẢ LỜI ĐƠN
HĐBH BÁO CÁO
Y.CẦU
B.CÁO
NỘP
TIỀN
GIẤY BÁO
Hình 1-Kế toán doanh thu ở mức khung cảnh
QUẢN LÍ KHO
YÊU
CẦU

BÁO
CÁO
Trang 5
PT&TK HTTTKT Doanh Thu


2. DFD Mức đỉnh(Mức 1)
-Chu trình doanh thu gồm có hai hoạt động là bán hàng và thu tiền .Sau
đây là biểu đồ thể hiện mức dưới đỉnh của hoạt động doanh thu
-Khách hàng hàng sẽ đến đặt hàng tại công ty đồng thời công ty sẽ có được
những thông tin về khách hàng hàng.Bộ phận bán hàng sẽ tiếp nhận những
thông tin đó
-Bọ phận bán hàng tiền hành kiểm tra,xử lí thông tin về khách hàng hàng ,xét
duyệt và trả lời đơn hàng nếu không chấp nhận bán .
Nếu chấp nhận bán thì giao hàng và gửi hóa đơn bán hàng cho khách
-Khi nhậ sau khi nhận hàng sẽ thanh toan tiền hang tại bộ phận thu tiền
Cuối kì bộ phn thu tiền gửi tiền vào ngân hàng hàng và nhận lại giấy báo có
Bên cạnh đó ban lãnh đạo có yêu cầu bộ phận bán hàng và thu tiền tổng hợp và
báo cáo thông tin liên quan
SVTH:Nhóm HAH


KHÁCH HÀNG
BÁN HÀNG
NGÂN HÀNG
BAN LÃNH ĐẠO
THU TIỀN
TT TIỀN
TRẢ LỜI ĐƠN
HĐBH

ĐĐH
G.HÀNG
T.TKH
Y
Ê
U

C
Ầ
U
B
.
K
Ê
H
Đ
Y.CẦU BC
BC D.THU
Y.CẦU BC
BÁO CÁO
GỬI TIỀN
GIẤY BÁO
Hình 2-Sơ đồ thể hiện hoạt động doanh thu mức đỉnh
KHO
HÀNG
HÀNG TRẢ LẠI
YÊU
CẦU
BÁO
CÁO

Trang 6
PT&TK HTTTKT Doanh Thu


2.1 DFD mức dưới đỉnh:giải thích cho hoạt động bán hàng
-Khách hàng đến đặt hàng bộ phận bán hàng nhận đơn,tiến hành xét duyệt và trả
lời đơn
-Nếu bán hàng thì tiến hành giao hàng đồng thời lập hóa đơn bán hàng giao cho
khách hàng hàng
-Nếu không chấp nhận đơn đặt hàng thì trả lời
-Khách hàng hàng nhạ hàng xong sẽ kiểm tra hàng nếu thấy không đảm bảo chất
lượng thì trả hàng
-Bộ phận kho tiến hành nhập hàng bị trả lại
SVTH:Nhóm HAH


BÁN HÀNG
GIAO HÀNG
LẬP HĐBH
KHÁCH HÀNG
QUẢN LÍ KHO
ĐĐH
G.HÀNG
T.LỜI ĐƠN
GIẤY GỬI HÀNG
HĐBH
H HOÁ
NHẬN HẦNG TRẨI
LẠI
Sổ

TT.HH
Y.CẦU
K.HÀNG
HÀNGH
H.HOÁ
Hình 3-Sơ đồ thể hiện hoạt động bán hàng (mức dưới đỉnh 1)
Trang 7
PT&TK HTTTKT Doanh Thu


2.2 DFD mức dưới đỉnh:giải thích cho hoạt động thu tiền
-Khách hàng nhận được hàng sẽ thanh toán tiền cho doanh nghiệp,kèm cả giấy
giao hàng mà DN đã giao.DN thu tiền,kiểm tra chứng từ và tiến hành lập phiếu
thu giao cho khách hàng đồng thời tiến hàng ghi sổ
-Cuối niên độ hay kì kế toán lập báo cáo theo yêu cầu của ban lãnh đạo
SVTH:Nhóm HAH


LẬP PHIẾU THU
BÁO CÁO
KIỂM TRA CT
GHI SỔ
KHÁCH HÀNG
NGÂN HÀNG
BAN LÃNH ĐẠO
KHO
KHÁCH HÀNG
NỘP TIỀN GIẤY
BÁO CÓ
PHIẾU THU

GIÁY BÁO
THU TIỀN
HÀNG HÓA
Trang 8
Hình 4- Sơ đồ thể hiện hoạt động thu tiền ( mức dưới đỉnh 1)
PT&TK HTTTKT Doanh Thu


2.1.1 DFD mức dưới đỉnh 2:giải thích cho bán hàng trong hoạt động bán
hàng
-Khách hàng đặt hàng ,bộ phận nhận đơn tiếp nhận đơn hàng ,tiến hành kiểm tra
các thông tin yêu cầu cùng như các thông ti về khách hàng hàng
-bộ phận trả lời đơn trả lời đơn hàng là chấp nhận bán hay không dồng thời lập
lệnh bán hàng giao cho bộ phận giao hàng
2.1.2 DFD mức dưới đỉnh 2:giải thích cho hoạt động giao hàng trong hoạt
động bán hang
SVTH:Nhóm HAH


NHẬN
ĐƠN
KIỂM TRA
TRẢ
LỜI
ĐƠN
LẬP LỆNH
BÁN HÀNG
BỘ PHẬN
BH
KHÁCH

HÀNG
Hình 5- Sơ đồ thể hiện hoạt động bán hàng (mức dưới đỉnh 2)
KHÁCH HÀNG
HÀNG HOÁĐƠN ĐÃ KT
TỪ CHỐI
CHẤP NHẬN
ĐĐH
CHƯA KT
ĐĐH
LỆNH BÁN
HÀNG
ĐÓNG GÓI
GỬI HÀNG
LẬP GIẤY
GỬI HÀNG
KHÁCH HÀNG
Hình 6-Sơ đồ thể hiện hoạt động giao hàng(mức dưới đỉnh 2)
KHÁCH HÀNG
HÀNG
HÀNG HÓA
LOẠI HÀNG
KHO
GIẤY GỬI
HÀNG
Trang 9
PT&TK HTTTKT Doanh Thu



-Bộ phận giao hàng nhận được lệnh bán hàng tại bộ phận bán hàng tiến hành lập

giấy gửi hàng sau đó đóng gói và gửi hàng cho khách hàng
-Để lập được giấy gửi hàng các thông tin được lấy từ bảng khách hàng ,hàng hóa
,loại hàng ,lệnh bán hàng
2.1.3 DFD mức dưới đỉnh:giải thích cho hoạt động lập hóa đơn bán hàng
tronghoạt động bán hàng
-Bộ phận bán hàng tiến hành lập hóa đơn bán hàng từ lệnh bán hàng và giấy gửi
hàng mà bộ phận giao hàng đã lập ,tiếp đến tiến hành kiểm tra chứng từ và lưu
vào kho
-Để lập hóa đơn bán hàng thi thông tin được lấy từ bảng khách hàng ,hàng hóa
loại hàng ,lệnh bán hàng và hóa đơn bán hàng sẽ được lưu sổ
-Cuối kì tiến hành lập tổng hợp chứng từ
SVTH:Nhóm HAH


LẬP HĐBH
LỆNH BÁN
HÀNG
GIẤY GỬI
HÀNG
KIÊM TRA
CT
Hình 7-Sơ đồ thể hiện hoạt động lập hoá đơn bán hàng (mức dưới đỉnh 2
HÀNG HÓA
KHÁCH HÀNG
Sổ
KHO
LỆNH BH
LOẠI HÀNG NHANVIEN
Trang 10
PT&TK HTTTKT Doanh Thu



III.Các kiểu thực thể &mô hình ER(Entity Relationship)
SVTH:Nhóm HAH


Trang 11
PT&TK HTTTKT Doanh Thu


IV.Thiết kế Database vật lí (gồm có 9 bảng )trình bày về các thông tin như
Field Name,Type,Size,Description….
4.1Bảng HANGHOA: Trình bày các thông tin liên quan đến hàng hóa nhập
xuấtgồm:MAHANG,TENHANG,ĐVT,MANCC,MALOAI,SLTON,SHTK,GHI
CHU
HANGHOA
Field Name Data
Type
Description Field Properties
MAHANG Text Mã hàng Field size
Format
Input Mark
Required
Indexed
5
>
LL000
Yes
Yes
TENHANG Text Tên hàng Field size 30

ĐVT Text Đơn vị tính Field size 10
MANCC Text Mã nhà cung cấp Field size
Format
Input Mark
Required
Indexed
5
>
LL000
Yes
Yes
MALOAI Text Mã loại hàng Field size
Format
Input Mark
Required
Indexed
5
>
LL000
Yes
Yes
SLTON Number Số lượng tồn Field size Single
HINHANH Hình ảnh về hàng hóa
SHTK Text Số hiệu tài khoản Field size 15
GHICHU Text Ghi chú Field size 50
4.2 Bảng LOAIHANG:Cung cấp các thông tin về các loại hàng có tại DN gồm
có :MALOAI,TENLOAI,DIENGIAI,SOLUONG,GHICHU
LOAIHANG
Field Name Data
Type

Description Field Properties
MALOAI Text Mã loại hàng Field size
Format
Input Mark
Required
Indexed
5
>
LL000
Yes
Yes
TENLOAI Text Tên chủng loại hàng hoá Field size 30
DIENGIAI Text Diễn giải Field size 50
SVTH:Nhóm HAH


Trang 12
PT&TK HTTTKT Doanh Thu


SLTON Number Số lượng tồn Field size Single
GHICHU Text Ghi chú Field size 50
4.3 Bảng KHACHHANG:Cung cấp các thông tin liên quan đến đến khách hàng
gồm có :MAKH,TENKH,DIACHI,TENCTY,STKPT,EMAILKH,FAX.
Field Name Data
Type
Description Field Properties
MAKH Text Mã khách hàng hàng Field size
Format
Input

Mark
Required
Indexed
5
>
LL000
Yes
Yes
TENKH Text Tên khách hàng Field size 30
DIACHI Text Địa chỉ khách hàng Field size 50
DIENTHOA
I
Text Điện thoại của khách hàng Field size 15
TENCTY Text Tên công ty mua hàng Field size 30
STKPT Text Số tài khoản phải thu khách
hàng
Field size 20
EMIALKH Text Địa chỉ email của khách hàng Field size 30
FAX Text Số fax của khách hàng Field size 30
4.4 Bảng NHACUNGCAP cung cấp các thông tin liên quan đến nhà cung cấp
hàng hóa cho doanh nghiệp gồm
:MANCC,TENCTY,STKPTR,DIACHI,SĐT,EMAIL
NHACUNGCAP
Field
Name
Data
Type
Description Field Properties
MANCC Text Mã nhà cung cấp Field size
Format

Input
Mark
Required
Indexed
5
>
LL000
Yes
Yes
TENCTY Text Tên công ty bán hàng Field size 30
STKPTR Text Số tài khoản của công ty bán
hàng
Field size 30
DIACHI Text Địa chỉ công ty ,kh bán hàng Field size 30
SDT Text Số điện thoại công ty bán hàng Field size 15
SVTH:Nhóm HAH


Trang 13