XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ XUẤT NHẬP KHẨU

Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Lời nói đầu
Hiện nay đất nớc ta đang trong công cuộc công nghiệp hoá hiện đại hoá
trên mọi lĩnh vực của nền kinh tế. Cùng hoà nhịp trong những bớc đi lên của nền
kinh tế, công nghệ thông tin ngày càng đóng vai trò to lớn trong mọi hoạt động
của đời sống xã hội. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong các tổ chức doanh
nghiệp ở nớc ta cũng khá phổ biến và đã đem lại những hiệu quả không nhỏ. Là
một sinh viên khoa Tin học Kinh tế của Đại học Kinh tế Quốc dân bên cạnh kiến
thức cơ bản về Quản lý Kinh tế em còn đợc trang bị kiến thức chuyên sâu về tin
học và công nghệ phần mềm, đó là một điều thuận lợi rất lớn giúp em có khả năng
đáp ứng đợc những đòi hỏi của công việc sau này. Sau 7 học kỳ học tập tại giảng
đờng gồm 43 môn học, học kỳ cuối cùng dành cho đợt thực tập tốt nghiệp trong
thời gian 15 tuần giúp cho sinh viên cọ xát với thực tế, ứng dụng kiến thức đợc học
vào thực tế. Với đặc trng của khoa Tin học kinh tế thì sinh viên có thể thực tập tại
một cơ sở chuyên nghiệp về tin học hoặc tại một cơ sở sản xuất kinh doanh...
Trong đợt thực tập tốt nghiệp của mình em lựa chọn thực tập tại một doanh nghiệp
nhà nớc đó là Công ty kinh doanh và xuất nhập khẩu thuộc Tổng công ty thuỷ tinh
và gốm xây dựng, để có thể tìm hiểu về tình hình ứng dụng công nghệ thông tin
hiện nay ở cơ sở thực tế và những yêu cầu đối với một hệ thống thông tin quản lý
trong kinh tế.
Hiện nay phòng xuất nhập khẩu đang trong quá trình mở rộng và phát triển,
khối lợng dữ liệu cần lu trữ và xử lý ngày càng nhiều do vậy yêu cầu về phần mềm
hỗ trợ hoạt động xuất nhập khẩu là hết sức cần thiết. Sau một thời gian nghiên cứu
tìm hiểu em nhận thấy đây là một đề tài phù hợp với chuyên môn đợc đào tạo và
phù hợp với khả năng của bản thân cũng nh đáp ứng đợc nhu cầu của cơ quan thực
tập nên em đã chọn đề tài:
"Xây dựng hệ thống thông tin quản lý xuất nhập khẩu"
Chơng trình này sẽ hỗ trợ công tác xuất nhập khẩu nh cập nhật thông tin
cần lu trữ, tìm kiếm nhanh các thông tin cần thiết và tạo ra các báo cáo phục vụ
cho công tác quản trị.
Trong chuyên đề thực tập này em sẽ trình bày cụ thể về cách thiết kế thực

hiện chơng trình từ đầu cho đến khi hoàn thành sản phẩm phần mềm. Nội dung
của chuyên đề thực tập tốt nghiệp gồm những phần sau:
Lời nói đầu
-1-
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Chơng I: Tổng quan về Công ty kinh doanh và xuất nhập khẩu và các
đặc trng của hoạt động xuất nhập khẩu.
Chơng II: Phơng pháp luận phát triển hệ thống thông tin trong tổ
chức.
Chơng III: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý hoạt động
xuất nhập khẩu
Kết luận
Mục lục
Danh sách tài liệu tham khảo
Phụ lục
Chơng trình đợc thực hiện trong thời gian 15 tuần thực tập. Tuy nhiên do
còn thiếu kinh nghiệm và khả năng lập trình còn hạn chế nên chơng trình còn
nhiều thiếu sót. Hy vọng trong thời gian tới bằng việc nâng cao năng lực bản thân
cộng với kiến thức thực tế sẽ giúp em hoàn thiện hơn nữa chơng trình này.
Trong quá trình thực tập cũng nh thực hiện đề tài này em xin chân thành
cảm ơn thầy giáo ThS. Trần Công Uẩn cùng các thầy cô giáo trong khoa Tin Học
Kinh Tế đã tận tình chỉ bảo và hớng dẫn em thực hiện đề tài này. Đồng thời em
xin chân thành cảm ơn các anh chị trong phòng xuất nhập khẩu đã tạo điều kiện
thuận lợi cho em trong quá trình thực tập.

-2-
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Ch ơng I:
Tổng quan về Công ty kinh doanh và xuất nhập
khẩu và các đặc trng của hoạt động xuất nhập

khẩu.
I- Giới thiệu chung về công ty:
Công ty Kinh doanh và Xuất nhập khẩu đợc thành lập ngày 7/5/1998, theo
Quyết định của Bộ trởng Bộ Xây Dựng, Công văn số 401/TCT-HĐQT đợc ký và
có hiệu lực từ ngày 27/4/1998.
Công ty Kinh doanh và Xuất nhập khẩu (đơn vị thành viên của Tổng công
ty Thuỷ tinh và gốm xây dựng - VIGLACERA) mới thành lập đợc 5 năm, nhng là
một doanh nghiệp hoạt động kinh doanh có hiệu quả. Các chỉ tiêu về doanh thu,
nộp ngân sách và lợi nhuận hàng năm luôn vợt mức kế hoạch đợc giao và ngày
càng khẳng định đợc vị thế của mình trên thị trờng Việt nam và quốc tế.
Sơ đồ tổ chức của công ty:

-3-
giám đốc
pgđ kinh doanh pgđ xuất nhập khẩu
Phòng
tổ chức
hành
chính
phòng
kinh
doanh
phòng
xuất
nhập
khẩu
phòng
xuất
khẩu
lao

động
Phòng
tài
chính
kế toán
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Giám đốc Công ty là đại diện pháp nhân của tổng công ty, chịu trách nhiệm
trớc Tổng giám đốc Tổng công ty v tr ớc pháp luật về mọi hoạt động của Công ty.
Giám đốc có quyền điều hành cao nhất trong Công ty.
Các phó giám đốc Công ty là những ngời giúp giám đốc Công ty điều hành
một hoặc một số lĩnh vực hoạt động theo sự phân công của Giám đốc Công ty,
chịu trách nhiệm trớc Giám đốc Công ty và Pháp luật về nhiệm vụ đợc giao.
Phó giám đốc phụ trách xuất nhập khẩu là ngời giúp Giám đốc Công ty thực
hiện mọi công tác xuất nhập khẩu của Công ty theo đúng uỷ quyền của Tổng công
ty, chịu trách nhiêm trớc Giám đốc công ty về mọi hoạt động xuất nhập khẩu của
Công ty. Thay mặt giám đốc công ty giải quyết các công việc khi đợc uỷ quyền.
Phó giám đốc phụ trách kinh doanh là ngời giúp Giám đốc công ty thực
hiện mọi công tác kinh doanh các sản phẩm Viglacera của Công ty theo đúng uỷ
quyền của Tổng công ty, chịu trách nhiệm trớc Giám đốc công ty về mọi hoạt
động kinh doanh của Công ty tại khu vực các tỉnh phía Bắc. Thay mặt Giám đốc
công ty giải quyết các công việc khi đợc uỷ quyền.
Công ty Kinh doanh và Xuất nhập khẩu có các hoạt động sau:
1. Hoạch định quá trình cung cấp dịch vụ:
Công ty KD-XNK lập kế hoạch và triển khai các quá trình cần thiết để
thực hiện hoạt động kinh doanh và xuất nhập khẩu đáp ứng yêu cầu khách hàng và
các bên liên quan. Việc hoạch định quá trình cung cấp dịch vụ đảm bảo tính nhất
quán với các yêu cầu của các quá trình khác của hệ thống quản lý chất lợng.
Trong quá trình hoạch định Công ty xác định các vấn đề sau:
- Các mục tiêu chất lợng và các yêu cầu đối với sản phẩm, dịch vụ đợc thể
hiện rõ trong kế hoạch thực hiện và các yêu cầu cụ thể về từng loại dịch

vụ với từng đối tợng khách hàng.
- Các quá trình, văn bản tài liệu, chỉ dẫn cần thiết cho quá trình cung cấp
dịch vụ.
- Xác định và cung cấp các nguồn lực cần thiết cho việc cung cấp dịch vụ.
- Các hoạt động kiểm tra, xác nhận, theo dõi cần thiết đối với sản phẩm.
-4-
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
- Lu trữ các hồ sơ cần thiết để cung cấp bằng chứng về việc thực hiện và kết
quả sản phẩm đáp ứng yêu cầu.
2. Xem xét yêu cầu khách hàng:
Tất cả các yêu cầu của khách hàng và các bên liên quan đều đợc Công ty
xem xét trớc khi ký kết, thực hiện. Mục đích của việc xem xét nhằm đảm bảo:
- Yêu cầu khách hàng và các bên liên quan đa ra đợc Công ty hiểu đúng và
ghi nhận đầy đủ.
- Công ty có đủ năng lực và điều kiện để thực hiện các yêu cầu đó.
3. Quản lý các quá trình mua sản phẩm và dịch vụ:
Công ty sử dụng các sản phẩm và dịch vụ mua ngoài nh: mua hàng hoá
trong và ngoài nớc, thuê dịch vụ vận tải chuyển hàng hoá, giám định hàng hoá
xuất nhập khẩu... phục vụ hoạt động kinh doanh và xuất nhập khẩu.
- Công ty KD-XNK đảm bảo chỉ mua hàng hoá và dịch vụ của các bên
cung ứng đã đợc đánh giá năng lực, lựa chọn và phê duyệt.
- Các bên cung ứng đợc Công ty KD-XNK phê duyệt dựa trên một trong
các tiêu chí sau đây: Năng lực của nhà cung cấp; Chất lợng của sản phẩm
và dịch vụ; T cách pháp nhân; Uy tín; Thái độ và tinh thần phục vụ; Quá
trình làm việc với Công ty.
- Công ty KD-XNK có tiến hành đánh giá việc thực hiện của các nhà cung
ứng để đảm bảo chất lợng của hàng hoá và dịch vụ mua vào.
- Công ty xem xét định kỳ những nhà cung ứng không đáp ứng đợc yêu
cầu để loại bỏ.
- Trong các tài liệu mua hàng và dịch vụ (dới hình thức kinh tế hoặc hợp

đồng thoả thuận), mọi yêu cầu của Công ty KD-XNK đều đợc nêu rõ và
qua xét duyệt trớc khi thực hiện.
- Việc xác nhận hàng hoá, dịch vụ mua đợc tiến hành khi nhận bởi các cán
bộ có liên quan của Công ty KD-XNK hoặc khách hàng tuỳ theo yêu cầu.
-5-
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
- Khách hàng của Công ty có thể tiến hành kiểm tra xác nhận dịch vụ mà
Công ty mua ngay tại cơ sở nhà cung cấp. Điều này cũng phải đợc ghi
thành văn bản trong hợp đồng với khách hàng.
4. Quá trình kinh doanh và xuất nhập khẩu hàng hoá:
Công ty KD-XNK xây dựng và duy trì cơ chế cần thiết để tiến hành kinh
doanh và xuất nhập khẩu hàng hoá, bao gồm:
- Xác định đầy đủ các yêu cầu và thông tin liên quan đến việc thực hiện hợp
đồng.
- Luôn sẵn có các tài liệu cần thiết để thực hiện công việc.
- Xây dựng, hớng dẫn và thực hiện các quy trình tác nghiệp:
+ Cung cấp các sản phẩm do các công ty của Tổng công ty sản xuất
cho các chi nhánh TPHCM và các đại lý.
+ Nhập khẩu các loại hàng hoá theo uỷ quyền của Tổng công ty.
+ Xuất khẩu các loại hàng hoá theo uỷ quyền của Tổng công ty.
+ Xuất khẩu lao động theo uỷ quyền của Tổng công ty.
5. Kiểm soát các tài sản do khách hàng cung cấp:
Trong quá trình thực hiện dịch vụ của mình đối với khách hàng, Công ty
KD-XNK có thể phải xử lý các sản phẩm do khách hàng cung cấp nh: các tài liệu,
các hồ sơ, các thông tin của khách hàng,... Công ty tiến hành quản lý các tài sản
này của khách hàng một cách chặt chẽ theo các nội dung sau:
- Kiểm tra, xác nhận để đảm bảo sự đầy đủ, chính xác khi tiếp nhận.
- Lập các dấu hiệu nhận biết thích hợp.
- Bảo mật các tài liệu, dữ liệu của khách hàng.
- Lu trữ và bảo quản thích hợp trong quá trình sử dụng và thông báo khách

hàng mỗi khi có sự cố.
-6-
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
6. Nhận biết và truy tìm nguồn gốc sản phẩm, trạng thái kiểm tra:
Việc nhận biết các sản phẩm và dịch vụ đợc tiến hành thông qua các ký
hiệu, tên gọi của các khách hàng, sản phẩm, dịch vụ đó. Quá trình tạo ra sản phẩm
hay dịch vụ đợc ghi nhận thông qua các hồ sơ. Các hồ sơ này đều đợc lu thành các
file dữ liệu và có tên và mã ký hiệu để nhận biết.
7. Lu kho bao gói, bảo quản, xếp dỡ hàng hoá.
II- Quy trình hoạt động xuất nhập khẩu của phòng
Xuất Nhập khẩu:
1. Bộ phận nhập khẩu:
1.1 Sơ đồ tổng quát:
Trách nhiệm thực hiện Sơ đồ quy trình Tài liệu liên quan
BGĐ & Trởng phòng xuất
nhập khẩu
Kế hoạch nhập khẩu năm
Trởng/ Phó phòng XNK và
cán bộ XNK
Hợp đồng ngoại thơng.
Hợp đồng uỷ thác.
Hợp đồng kinh tế.
BGĐ theo thẩm quyền
BGD Mẫu hợp đồng
CB nhập khẩu
Lãnh đạo phòng
Sổ theo dõi thực hiện hợp
đồng
CB nhập khẩu Các chứng từ liên quan
CB nhập khẩu & khách

hàng
Biên bản bàn giao
CB nhập khẩu & kế toán Các chứng từ thanh toán
CB nhập khẩu & phòng kế
toán
Danh mục hồ sơ nhập
khẩu
-7-
xác định nhu cầu
đàm phán & soạn thảo HĐ
phê duyệt
Ký kết hợp đồng
triển khai thực hiện HĐ
Kiểm tra & tiếp nhận
hàng hoá
bàn giao hàng hoá
bàn giao chứng từ
Đánh giá & lưu hồ sơ
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
1.2. Cụ thể nh sau:
1.2.1. Xác định nhu cầu nhập khẩu hàng hoá:
- Hàng năm Ban giám đốc, Trởng phòng xuất nhập khẩu căn cứ vào: chỉ
tiêu kế hoạch sản xuất kinh doanh do Tổng công ty giao, kế hoạch sản xuất kinh
doanh của các đơn vị thành viên và các bạn hàng, kết quả nghiên cứu thị trờng để
xác định nhu cầu nhập khẩu hàng hoá trong năm của công ty.
- Trong quá trình thực hiện nếu phát sinh các nhu cầu nhập khẩu hàng hoá,
Trởng phòng XNK có trách nhiệm trình phơng án hiệu quả kinh doanh lên Ban
giám đốc và báo cáo Tổng công ty phê duyệt.
1.2.2. Lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán soạn thảo hợp đồng:
- Đối với các hợp đồng uỷ thác thì việc lựa chọn nhà cung cấp do các đơn vị

có nhu cầu nhập khẩu trực tiếp đánh giá & lựa chọn. Công ty thực hiện đàm phán
về nội dung thơng mại của hợp đồng.
- Đối với các Hợp đồng kinh tế thì việc đánh giá & lựa chọn nhà cung cấp
do phòng XNK và BGĐ thực hiện đối với từng hợp đồng.
1.2.3. Triển khai thực hiện hợp đồng:
- Ngay sau khi ký hợp đồng, cán bộ nhập khẩu có trách nhiệm mở sổ theo
dõi hợp đồng và bàn giao cho kế toán 01 bộ hợp đồng để theo dõi và cùng thực
hiện.
- Hàng tuần, bộ phận nhập khẩu có trách nhiệm báo cáo tình hình thực hiện
trong tuần và kế hoạch tuần sau gửi trởng phòng xem xét.
1.2.4. Kiểm tra hồ sơ nhập khẩu và tiếp nhận hàng hoá:
- Cán bộ nhập khẩu có trách nhiệm kiểm tra chứng từ hồ sơ nhập khẩu ngay
sau khi nhận đợc bộ chứng từ giao hàng bằng bản Fax, hoặc 1/3 bộ chứng từ do
bên bán gửi tới. Bộ chứng từ kiểm tra phải đảm bảo tính chính xác các thông tin
nh hợp đồng ngoại đã ký kết và L/C đã mở qua ngân hàng. Đồng thời tiến hành
kiểm tra và liên hệ với đại lý hãng tàu để theo dõi ngày hàng về cảng.
- Cán bộ nhập khẩu chuẩn bị bộ hồ sơ nhập khẩu để làm thủ tục khai báo
hải quan, kiểm tra việc tính thuế và áp mã số thuế, chuẩn bị các chứng từ của bộ
hồ sơ nhập khẩu theo qui định của hải quan và giao cho các đơn vị vận tải (dùng
giấy uỷ quyền). Đồng thời báo cho hãng bảo hiểm đối với những hàng hoá mua
bảo hiểm trong nớc dễ bị tổn thất.
-8-
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
- Cán bộ nhập khẩu có trách nhiệm thờng xuyên theo dõi tiến độ nhận hàng
để giải quyết các phát sinh trong quá trình nhận hàng và thông báo kịp thời cho
các bạn hàng kế hoạch giao hàng tại các đơn vị. Cán bộ nhập khẩu ghi nội dung
phát sinh, phơng pháp xử lý và kết quả vào sổ theo dõi thực hiện hợp đồng.
1.2.5. Bàn giao hàng hoá:
Sau khi làm thủ tục thông quan hàng hoá cán bộ nhập khẩu có trách nhiệm
tổ chức bàn giao hàng hoá cho các bạn hàng và giải quyết các vấn đề phát sinh

trong quá trình giao hàng, ký biên bản giao nhận với các bạn hàng.
1.2.6. Bàn giao chứng từ:
Sau khi hoàn tất việc bàn giao hàng hoá và ký biên bản giao hàng, cán bộ
nhập khẩu phải tập hợp hồ sơ chứng từ để bàn giao cho bộ phận kế toán của công
ty để hạch toán viết hoá đơn thu hồi công nợ kịp thời. Thời gian bàn giao trong
vòng 7 ngày (bản copy) và 15 ngày bản gốc kể từ ngày hoàn tất thủ tục giao hàng.
Các chứng từ bàn giao gồm:
- Biên bản bàn giao chứng từ.
- Hợp đồng nhập khẩu, hợp đồng uỷ thác, hợp đồng kinh tế: 1 bản sao.
- Tờ khai hải quan gốc.
- Thông báo thuế gốc.
- Hoá đơn thơng mại( Invoice) gốc.
- Phiếu đóng gói( Packing List ) gốc.
- Biên bản giao nhận hàng.
- Hoá đơn chứng từ vận tải giao nhận, bảo hiểm, giám định, các khoản chi
hộ của bên giao nhận, lu kho bãi và các chứng từ thanh toán khác liên quan
đến việc thực hiện lô hàng nhập khẩu.
- Cán bộ nhập khẩu có tráh nhiệm phối hợp cùng phòng kế toán bàn giao
hoá đơn đầu ra cho các khách hàng và giải thích các chi phí chi hộ, hoặc
phát sinh khác trong quá trình nhập hàng.
1.2.7. Đánh giá và lu hồ sơ:
- Ngày 25 hàng tháng, cán bộ nhập khẩu có trách nhiệm lập báo cáo đánh
giá kết quả thực hiện hợp đồng trong tháng do mình theo dõi gửi trởng phòng xem
xét để có các điều chỉnh kịp thời.
-9-
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
- Trong vòng 15 ngày kể từ khi lô hàng nhập khẩu đợc hoàn tất, cán bộ
nhập khẩu phải kiểm tra rà soát lại toàn bộ hồ sơ nhập khẩu để lu trữ.
- Hồ sơ chứng từ lu trữ theo từng mặt hàng nhập khẩu, đơn vị nhập khẩu.
Bao gồm:

(1). Hồ sơ nhập khẩu hàng hoá .
(2). Kế hoạch nhập khẩu hàng hoá.
(3). Sổ theo dõi thực hiện hợp đồng.
(4). Biên bản bàn giao hàng hoá.
(5). Biên bản bàn giao chứng từ.
(6). Danh mục hồ sơ nhập khẩu.
(7). Báo cáo thực hiện hợp đồng tháng.
(8). Báo cáo tuần.
2. Bộ phận xuất khẩu:
2.1 Sơ đồ tổng quát:
-10-
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Trách nhiệm thực hiện Sơ đồ quy trình
Phó phòng xuất khẩu
Phó phòng xuất khẩu &
nhân viên xuất khẩu
Phó phòng xuất khẩu &
nhân viên xuất khẩu
Giám đốc/ Phó giám đốc
Phó phòng xuất khẩu &
nhân viên xuất khẩu
Nhân viên xuất khẩu
Nhân viên xuất khẩu
Phó phòng xuất khẩu &
nhân viên xuất khẩu
Nhân viên xuất khẩu
-11-
Xác định nhu cầu xuất khẩu
tìm kiếm đối tác
đàm phán và thoả thuận HĐNT

phê
duyệt
lựa chọn nhà cung cấp
theo dõi quá trình thực hiện
Kiểm tra tiếp
nhận hàng hoá
giao hàng
Hoàn tất thủ tục thanh quyết toán
Xử lý
hàng
không phù
hợp
kiểm tra
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
2.2 Cụ thể nh sau:
2.2.1. Xác định nhu cầu xuất khẩu:
Hàng năm phó phòng Xuất khẩu căn cứ vào các điều kiện sau đây để xác
định nhu cầu xuất khẩu hàng hoá:
- Chức năng ngành nghề của Công ty kinh doanh và xuất nhập khẩu.
- Định hớng xuất khẩu hàng hoá của Tổng công ty và Công ty KD & xuất
nhập khẩu.
- Năng lực sản xuất và nhu cầu xuất khẩu của các đơn vị sản xuất, các đối
tác trong và ngoài Tổng công ty.
- Thực tế điều tra thị trờng quốc tế về nhu cầu nhập khẩu các chủng loại
hàng hoá liên quan.
2.2.2. Tìm kiếm đối tác nhập khẩu:
- Tìm kiếm đối tác.
- Kiểm tra năng lực đối tác.
2.2.3. Đàm phán và thoả thuận hợp đồng ngoại thơng:
Nội dung chính của Hợp đồng ngoại thơng (bằng tiếng anh) bao gồm các

điều khoản chính nh sau:
(1). Mô tả đối tợng của hợp đồng: gồm tên hàng, chủng loại hàng, quy
cách cơ bản, số lợng (trọng lợng), đơn giá, trị giá, đồng tiền thanh
toán, điều kiện cơ sở giao hàng.
(2). Quy cách chất lợng hàng hoá: trong đó có nêu rõ những thông số kỹ
thuật hoặc những tiêu chuẩn chất lợng áp dụng dối với hàng hoá.
(3). Thời gian giao hàng: nêu rõ số lần giao hàng & thời hạn cuối cho
phép.
(4). Điều kiện thanh toán: phơng thức thanh toán & thời hạn thanh toán
cho phép.
(5). Điều kiện đóng gói hàng: cách đóng gói và vật liệu dùng trong đóng
gói bao bì cũng nh phơng tiện xếp hàng.
(6). Điều kiện phạt thực hiện hợp đồng: nêu rõ một số khung phạt đối với
hai bên trong quá trình thực hiện hợp đồng nh: phạt giao hàng chậm,
phạt giao hàng kém chất lợng, phạt thanh toán muộn...
-12-
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
(7). Điều kiện trọng tài: trong trờng hợp có tranh chấp và hai bên không
thể đi đến thoả thuận thì cơ quan trọng tài nớc nào sẽ dứng ra giải
quyết theo điều luật nào...
2.2.4. Phê duyệt:
Do lãnh đạo công ty thực hiện.
2.2.5. Lựa chọn nhà cung cấp.
2.2.6. Theo dõi thực hiện hợp đồng:
Vào thứ sáu hàng tuần, Cán bộ xuất khẩu lập báo cáo công việc trong tuần
và kế hoạch tuần tới nộp trởng phòng xem xét.
2.2.7. Kiểm tra tiếp nhận hàng hoá.
2.2.8. Giao hàng.
2.2.9. Hoàn tất thủ tục thanh quyết toán:
Sau đó cán bộ xuất khẩu lập danh mục hồ sơ lu, gồm có:

(1). Hồ sơ chứng từ xuất khẩu.
(2). Báo cáo kất quả giao dịch xuất khẩu.
(3). Sổ theo dõi hợp đồng xuất khẩu.
(4). Biên bản kiểm tra hàng hoá và giao hàng.
(5). Phiếu bàn giao chứng từ xuất khẩu.
(6). Phiếu bàn giao chứng từ thanh quyết toán.
(7). Báo cáo tuần.
III- Vấn đề ứng dụng tin học hiện nay ở phòng xuất nhập
khẩu và định hớng đề tài nghiên cứu:
Hiện nay, Phòng xuất nhập khẩu có sử dụng 6 máy tính chủ yếu để phục vụ
truy cập mạng. Việc lu trữ các hồ sơ, chứng từ chủ yếu là thủ công hoặc có chỉ ở
một số file riêng lẻ. Việc lên các báo cáo tuần, tháng chỉ mới dừng lại ở việc sử
dụng các phần mềm Word, Excel nên việc đa dữ liệu vào các báo cáo là hoàn toàn
thủ công. Hơn nữa, việc tìm kiếm các thông tin cần thiết phục vụ cho các hoạt
động nghiệp vụ, cho công tác quản lý là rất khó khăn và mất thời gian. Để soạn
thảo một hợp đồng xuất khẩu cần rất nhiều thông tin từ các bộ hợp đồng trớc đó,
-13-
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
hay việc hoàn tất một giao dịch xuất khẩu cũng dẫn đến thay đổi các số liệu về
hàng hoá cũng nh công nợ... Nh vậy rất cần có một hệ thống quản lý dữ liệu để
truy vấn khi cần thiết và ghi chép những biến động do các nghiệp vụ đó gây ra.
Ngoài ra, hệ thống đó còn mang lại những thông tin phục vụ đắc lực cho Trởng
phòng và các cán bộ trong phòng lập kế hoạch xuất nhập khẩu cho tơng lai. Cuối
cùng là hỗ trợ cho việc tổng hợp các báo cáo đánh giá tiến độ cũng nh kết quả thực
hiện đợc trong từng tuần từng tháng. Việc lên báo cáo là hết sức đơn giản và chính
xác khi đã có một cơ sơ dữ liệu chuẩn. Vì những lý do kể trên và do yêu cầu ngày
càng phát triển của hoạt động xuất nhập khẩu tại phòng xuất nhập khẩu nên em
quyết định xây dựng một hệ thống thông tin hỗ trợ cho công tác xuất nhập khẩu.
Đề tài của em có tên là: "Hệ thống thông tin quản lý xuất nhập khẩu". Mục
đích của chơng trình là:

- Chuyên nghiệp hoá hoạt động thơng mại.
- Đơn giản hoá công tác chứng từ.
+ Chứng từ đợc hoàn thành theo mẫu( Form) thống nhất.
+ Công việc cập nhật chứng từ đơn giản và ít tốn thời gian.
- Tiết kiệm thời gian và chi phí. Tập trung thời gian vào phát triển thị trờng
và quản lý quan hệ với đối tác.
- Tối u hoá hoạt động quản lý:
+ Quản lý giá thành, giá cả chào cho các đối tác. Theo dõi thống
nhất, chính xác giá cả đã chào cho các đối tác.
+ Quản lý kho hàng hoá nhằm điều phối một cách có hiệu quả hoạt
động tiếp thị bán hàng cũng nh đặt hàng tiếp theo để cung cấp cho
các công ty bạn hàng.
+ Quản lý hiệu quả của hợp đồng: Doanh thu, lợi nhuận, chi phí từ đó
đa ra những phân tích phát huy điểm mạnh và loại bỏ điểm yếu
trên cơ sở: đối tác, thị trờng, nhà cung cấp...
+ Quản lý quan hệ với khách hàng.
-14-
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
+ Cập nhật số liệu một cách chính xác và nhanh chóng về hàng hoá
để cung cấp thông tin cho khách hàng và cho nhân viên khi cần
thiết.
* Các công cụ để thực hiện đề tài:
Công cụ thiết kế: Sử dụng các phơng pháp thiết kế hệ thống thông tin nh các
sơ đồ mô hình hoá hệ thống, các phơng pháp thiết kế CSDL cho chơng trình nh
thiết kế từ thông tin đầu ra sau đó thực hiện chuẩn hoá tạo ra một CSDL hoàn
chỉnh.
Phần mềm Visual Foxpro 6.0: một môi trờng hớng đối tợng mạnh mẽ cho
việc xây dựng cơ sở dữ liệu và phát triển các ứng dụng. Visual Foxpro cung cấp
các công cụ tổ chức Table chứa thông tin, tạo một hệ thống cơ sở dữ liệu liên quan
thống nhất hay lập trình một ứng dụng theo ý ngời sử dụng.

-15-
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Ch ơng II:
Phơng pháp luận phát triển
hệ thống thông tin trong tổ chức.
1. Tổ chức và thông tin:
1.1 Khái niệm:
Tổ chức là một hệ thống đợc tạo ra từ các cá thể để làm dễ dàng việc đạt
mục tiêu bằng hợp tác và phân công lao động.
Thông tin là sự phản ánh mà kèm theo quá trình biến tri thức mới từ đối t-
ợng đợc phản ánh lên chủ thể nhận phản ánh. Đặc trng của thông tin là nội dung,
tính có hớng, tính thời điểm, tính cục bộ và tính tơng đối. Có thể nói thông tin vừa
là đầu vào, vừa là sản phẩm đầu ra của hệ thống quản lý. Không có thông tin thì
không thể có hoạt động quản lý đích thực. Sơ đồ quản lý của một tổ chức đợc biểu
diễn nh trong hình sau:
-16-
Hệ thống quản lý
Đối tượng quản lý
Thông tin từ môi trư
ờng
Thông tin ra môi trư
ờng
Thông
tin
tác
nghiệp
Thông
tin
quyết
định

Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Sơ đồ quản lý trong một tổ chức
Lao động quản lý của nhà quản lý có thể đợc chia thành: lao động ra quyết
định và lao động thông tin. Lao động ra quyết định là lao động của nhà quản lý
sau khi có thông tin cho đến khi ký quyết định. Lao động thông tin của nhà quản
lý là toàn bộ phần lao động dành cho việc thu thập, lu trữ, xử lý và phân phát
thông tin. Có thể nói rằng thông tin và lao động thông tin đang chiếm tỉ trọng lớn
và có tầm quan trọng to lớn. Vì vậy, mục tiêu giảm lãng phí, tăng hiệu quả trong
lĩnh vực thông tin là đối tợng nghiên cứu của nhiều nghành khoa học.
1.2. Tính chất của thông tin theo cấp quyết định:
Cán bộ quản lý trong các cấp quản lý khác nhau thì cần những thông tin cho
quản lý khác nhau. Thông tin quản lý là thông tin mà có ít nhất một cán bộ quản
lý cần hoặc có ý muốn dùng vào việc ra quyết định quản lý của mình.
Ví dụ: cán bộ phòng xuất nhập khẩu là những ngời ở cấp tác nghiệp, xử lý
giao dịch do đó họ cần thông tin rất chính xác, chi tiết với tần xuất đều đặn.
2. Hệ thống thông tin
2.1 Khái niệm Hệ thống thông tin (HTTT)
HTTT là một tập hợp những con ngời, thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ
liệu thực hiện hoạt động thu thập, xử lý và phân phối thông tin trong một tập các
ràng buộc đợc gọi là môi trờng.
Hệ thống này đợc thể hiện bởi những con ngời, các thủ tục, dữ liệu và các
thiết bị tin học hoặc không tin học. Đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin đợc
lấy từ các nguồn (Sources) và đợc xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ
liệu đã đợc lu trữ từ trớc. Kết quả xử lý (Outputs) đợc chuyển đến các đích
(Destination) hoặc cập nhật vào kho lu trữ dữ liệu (Storage).
-17-
ĐíchNguồn
Phân phát
Kho dữ liệu
Thu thập Xử lý và lưu trữ

Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Mô hình hệ thống thông tin
2.2. Phân loại HTTT
Phân loại theo chính thức và không chính thức:
- Hệ thống thông tin chính thức: bao hàm một tập hợp các qui tắc và ph-
ơng pháp làm việc có văn bản rõ ràng hoặc ít ra thì cũng đợc thiết lập theo
một cách truyền thống.
- Hệ thống thông tin phi chính thức: là một hệ thống thông tin không hàm
chứa trong nó các qui tắc, phơng pháp và các văn bản rõ ràng.
Phân loại theo mục đích sử dụng thông tin ra:
- HTTT xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System): Hệ thống này
xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện với khách
hàng, với nhà cung cấp, ngời cho vay hoặc nhân viên của nó. Các giao dịch
sản sinh ra các tài liệu và các giấy tờ thể hiện những giao dịch đó. Các hệ
thống xử lý giao dịch có nhiệm vụ tập hợp tất cả các dữ liệu cho phép theo
dõi các hoạt động của tổ chức.
- HTTT quản lý MIS (Management Information System): Là hệ thống trợ
giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức
điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lợc. Hệ
thống này tạo ra các báo cáo cho các nhà quản lý theo định kỳ hoặc theo
yêu cầu.
- Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System): Hệ
thống này phải cung cấp thông tin cho phép ngời ra quyết định xác định rõ
tình hình mà việc ra quyết định cần đến. Thêm vào đó, nó còn có khả năng
mô hình hoá để có thể phân lớp và đánh giá các giải pháp.
-18-
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
- Hệ thống chuyên gia ES (Expert System): Đó là những hệ thống cơ sở trí
tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu trí tuệ nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn
bằng các công cụ tin học những tri thức của một chuyên gia về một lĩnh

vực nào đó. Đặc tính riêng của nó là nằm ở việc sử dụng một số kỹ thuật
của trí tuệ nhân tạo, chủ yếu là kỹ thuật chuyên gia trong cơ sở trí tuệ bao
chứa các sự kiện và các quy tắc đợc chuyên gia sử dụng.
- HTTT tăng cờng khả năng cạnh tranh ISCA (Information System for
Competitive Advantage): Hệ thống này đợc thiết kế cho ngời sử dụng là
ngời ngoài tổ chức, có thể là một khách hàng, một nhà cung cấp và cũng
có thể là một tổ chức khác cùng ngành công nghiệp.
Phân loại theo cấp quản lý trong doanh nghiệp:
Các thông tin trong một tổ chức đợc phân chia theo cấp quản lý và trong
mỗi cấp quản lý, chúng lại đợc chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ. Theo cách
phân chia này, có ba loại HTTT là: HTTT ở mức chiến lợc, HTTT mức chiến thuật
và HTTT mức tác nghiệp.
"Hệ thống thông tin quản lý hoạt động xuất nhập khẩu"là hệ thống
thông tin tác nghiệp hỗ trợ quản lý và là hệ thống đợc sử dụng một cách chính
thức.
2.3. Các mô hình biểu diễn HTTT:
Cùng một HTTT có thể đợc mô tả khác nhau tuỳ theo quan điểm của ngời
mô tả. Chẳng hạn một khách hàng nhìn một cửa hàng giao dịch tự động của một
ngân hàng nh một thực thể cấu thành từ một đầu cuối với những câu hỏi đợc hiện
ra trên màn hình và một tập hợp các thủ tục cần đợc thực hiện. Đối với giám đốc
dịch vụ khách hàng ở ngân hàng mô tả hệ thống đó nh một thực thể cho phép thực
hiện việc gửi và rút tiền với giá trị lớn nhất là 500 USD, chuyển tiền từ tài khoản
này sang tài khoản khác sau khi đã kiểm tra t cách khách hàng. Còn cán bộ kỹ
thuật tin học của ngân hàng thì mô tả hệ thống tự động đó nh một thực thể cấu
thành từ 122 chơng trình và thủ tục khác nhau, đợc viết trong ngôn ngữ lập trình
có cấu trúc với loại máy tính cụ thể và chúng sử dụng một số đĩa từ với dung lợng
cụ thể nào đó.
Mỗi một ngời trong số họ mô tả HTTT theo một mô hình khác nhau. Khái
niệm mô hình này là rất quan trọng, đó là nền tảng của phơng pháp phân tích thiết
-19-

Website: Email : Tel (: 0918.775.368
kế và cài đặt HTTT cho hầu hết các chơng trình phần mềm ứng dụng. Có ba mô
hình đợc đề cập tới để mô tả cùng một HTTT: mô hình logíc, mô hình vật lý
ngoài, mô hình vật lý trong.
Mô hình logíc mô tả hệ thống làm gì: dữ liệu gì mà nó thu thập, xử lý mà
nó phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lý
và những thông tin mà hệ thống sản sinh ra. Mô hình này trả lời cho câu hỏi Cái
gì ? và Để làm gì ?. Nó không quan tâm tới phơng tiện đợc sử dụng cũng nh
địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu đợc xử lý. Mô hình của hệ thống gắn ở quầy tự
động dịch vụ khách hàng do giám đốc dịch vụ mô tả thuộc mô hình logíc này.
Mô hình vật lý ngoài chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy đợc của hệ
thống nh: các vật mang dữ liệu, các vật mang kết quả, hình thức của đầu vào và
của đầu ra, phơng tiện để thao tác với hệ thống, những dịch vụ, bộ phận, con ngời
và vị trí công tác trong hoạt động xử lý, các thủ tục thủ công cũng nh các yếu tố về
địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại màn hình hoặc bàn phím đợc xử dụng. Mô
hình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là về những thời điểm
mà các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xẩy ra. Nó trả lời câu hỏi: Cái gì? Ai?
ở đâu? và Khi nào? Một khách hàng nhìn HTTT tự động ở quầy giao dịch rút tiền
ngân hàng theo mô hình này.
Mô hình vật lý trong liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống,
tuy nhiên không phải là cái nhìn của ngời sử dụng mà là của nhân viên kỹ thuật.
Chẳng hạn đó là những thông tin liên quan tới loại trang thiết bị đợc dùng để thực
hiện hệ thống, dung lợng kho lu trữ và tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức vật lý của
dữ liệu trong kho chứa, cấu trúc của các chơng trình và ngôn ngữ thể hiện. Mô
hình này giải đáp câu hỏi: Nh thế nào? Giám đốc khai thác tin học mô tả hệ thống
tự động hoá ở quầy giao dịch theo mô hình vật lý trong này.
Mỗi mô hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau, mô hình logíc là kết
quả của góc nhìn quản lý, mô hình vật lý ngoài là của góc nhìn sử dụng, và mô
hình vật lý trong là góc nhìn kỹ thuật. Ba mô hình trên có độ ổn định khác nhau,
mô hình logíc là ổn định nhất và mô hình vật lý trong là hay biến đổi nhất.

Mô hình
ổn định nhất
Cái gì? Để làm gì?
Mô hình logíc
( Góc nhìn quản lý)
-20-
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Cái gì? ở đâu?
Khi nào?

Mô hình hay
thay đổi nhất
Nh thế nào?
Mô hình vật lý trong
(Góc nhìn kỹ thuật)
Ba mô hình của một hệ thống thông tin
2.4. Tầm quan trọng của HTTT hoạt động tốt
Nh chúng ta đã biết, việc quản lý hiệu quả một tổ chức phần lớn dựa vào
chất lợng thông tin do các hệ thống thông tin chính thức sản sinh ra. Do đó, một
HTTT hoạt động kém sẽ là nguồn gốc gây ra những hậu quả nghiêm trọng.
Một HTTT hoạt động tốt hay kém đợc đánh giá thông qua chất lợng thông
tin mà nó cung cấp. Những tiêu chuẩn đánh giá chất lợng của thông tin bao gồm:
Độ tin cậy: Thông tin do HTTT cung cấp phải tin cậy đợc. Độ tin cậy của
thông tin thể hiện các mặt về độ xác thực và độ chính xác. Thông tin ít độ tin cậy
sẽ gây cho tổ chức những hậu quả tồi tệ.
Tính đầy đủ: Hệ thống phải cung cấp đợc thông tin ở nhiều góc độ khác
nhau, bao quát đợc những vấn đề nhà quản lý quan tâm, yêu cầu để nhà quản lý
xem xét vấn đề và đa ra quyết định.
Tính thích hợp và dễ hiểu: Thông tin phải đợc gửi tới cho những ngời sử
dụng thích hợp, không chứa nhiều thông tin không thích ứng với ngời sử dụng,

trình bày sáng sủa, viết rõ ràng, không có từ đa nghĩa và các phần tử thông tin phải
đợc bố trí hợp lý.
Tính đ ợc bảo vệ : Thông tin là nguồn lực quí báu của tổ chức, vì vậy nó phải
đợc bảo vệ một cách nghiêm ngặt, chỉ những ngời đợc quyền mới đợc phép tiếp
cận thông tin. Sự thiếu an toàn về thông tin có thể gây cho tổ chức những thiệt hại
rất lớn.
Tính kịp thời: Thông tin có thể là tin cậy, dễ hiểu, thích ứng và đợc bảo vệ
an toàn nhng vẫn không có ích nếu nó không đợc gửi tới ngời sử dụng khi cần
-21-
Mô hình vật lý ngoài
(Góc nhìn sử dụng)
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
thiết. Do đó, thời gian phản hồi thông tin của hệ thống phải đúng lúc, phù hợp với
công việc.
Làm thế nào để có một HTTT hoạt động tốt, có hiệu quả cao là một trong
những công việc của bất kỳ một nhà quản lý hiện đại nào. Để giải quyết đợc vấn
đề đó cần phải xem xét cơ sở kỹ thuật cho các HTTT và phơng pháp phân tích
thiết kế cài đặt hệ thống thông tin.
3. Phơng pháp phát triển một HTTT
3.1 Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một HTTT
Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng phát triển hệ thống thông tin là
cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất. Phát
triển một hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế
một hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó. Phân tích một hệ thống bắt
đầu từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đa ra đợc chuẩn đoán về tình
hình thực tế. Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của một hệ thống mới có khả
năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng các mô hình lôgíc và mô hình vật lý
ngoài của hệ thống đó. Việc thực hiện hệ thống thông tin liên quan đến xây dựng
mô hình vật lý trong của hệ thống mới và chuyển mô hình đó sang ngôn ngữ tin
học. Cài đặt một hệ thống là tích hợp nó vào trong hoạt động của tổ chức.

Câu hỏi đầu tiên của việc phát triển một hệ thống thông tin mới là cái gì bắt
buộc một tổ chức phải tiến hành phát triển hệ thống thông tin? Có rất nhiều vấn đề
về hoạt động của hệ thống thông tin hoặc của quá trình quản lý là nguyên nhân
thúc đẩy một yêu cầu phát triển hệ thống. Tuy nhiên các nguyên nhân chính có thể
đợc tóm lợc nh sau :
1. Những vấn đề về quản lý : Quản lý là việc rất cần thiết đối với mọi đơn
vị, tổ chức bởi vì nó là nền tảng quyết định sự thành công của tổ chức, đơn vị đó.
Những vấn đề nảy sinh trong quá trình hoạt động của hệ thống liên quan đến quản
lý có thể làm giảm hiệu quả của hệ thống. Chính vì vậy nó trở thành một trong các
nguyên nhân để phát triển một hệ thống thông tin.
2. Những yêu cầu mới của nhà quản lý : Bất kỳ một hệ thống nào cũng
hoạt động trong một môi trờng mở, nghĩa là luôn luôn có sự thay đổi. Những sự
thay đổi của môi trờng bên ngoài có tác động tới hệ thống, làm hệ thống thay đổi
và do đó nảy sinh những yêu cầu mới đối với việc quản lý. Những thay đổi nh
-22-
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
những luật mới do chính phủ mới ban hành, việc ký kết một hợp tác mới, đa dạng
hoá các hoạt động của doanh nghiệp đều có thể thúc đẩy việc phát triển một hệ
thống thông tin mới.
3. Sự thay đổi công nghệ : Trong thời đại hiện nay, việc các phát minh, sáng
chế xuất hiện nhanh chóng đã dẫn tới những công nghệ hết sức mới mẻ và hiệu
quả trên tất cả các lĩnh vực. Việc xuất hiện các công nghệ mới đó có thể dẫn đến
việc một tổ chức phải xem xét lại các thiết bị hiện có trong hệ thống thông tin của
mình và có thể phải quyết định thay thế những công nghệ sẵn có bằng những công
nghệ mới hiệu quả hơn. Do đó khi các hệ quản trị cơ sở dữ liệu mới ra đời nhiều tổ
chức phải rà soát lại hệ thống thông tin để quyết định những gì họ phải cài đặt khi
muốn sử dụng những công nghệ mới này.
4. Thay đổi sách l ợc chính trị : Bất kỳ hệ thống nào cũng phải nằm trong
một thể chế chính trị nhất định và chịu ràng buộc của thể chế chính trị đó. Đó là
nguyên nhân những thay đổi sách lợc chính trị cũng có thể dẫn đến việc phát triển

một hệ thống thông tin.
3.2. Phơng pháp phát triển HTTT
Mục đích chính xác của việc phát triển một hệ thống thông tin là có đợc
một sản phẩm đáp ứng nhu cầu của ngời sử dụng, mà nó đợc hoà hợp vào trong
các hoạt động của tổ chức, chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ các giới hạn về tài
chính và thời gian định trớc. Không nhất thiết phải theo đuổi một phơng pháp để
phát triển một hệ thống thông tin, tuy nhiên không có phơng pháp ta có nguy cơ
không đạt đợc những mục tiêu định trớc. Tại sao lại nh vậy? Một hệ thống thông
tin là một đối tợng phức tạp, vận động trong một môi trờng cũng rất phức tạp. Để
làm chủ đợc sự phức tạp đó, phân tích viên cần có một cách tiến hành nghiêm túc,
một phơng pháp.
Một phơng pháp đợc định nghĩa nh một tập hợp các bớc và các công cụ cho
phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhng dễ quản lý hơn.
Có ba phơng pháp cơ bản nhất để xây dựng HTTT :
- Nguyên tắc 1: Sử dụng mô hình.
- Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng.
-23-
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
- Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình lôgíc khi phân tích
và từ mô hình lôgíc sang mô hình vật lý khi thiết kế.
Một HTTT thờng đợc mô tả thông qua ba mô hình: mô hình lôgíc, mô hình
vật lý ngoài và mô hình vật lý trong. Bằng cách cùng mô tả về một đối tợng, chúng
ta thấy ba mô hình này đợc quan tâm từ những góc độ khác nhau. Phơng pháp phát
triển hệ thống đợc thể hiện cũng dùng tới khái niệm của những mô hình này và do
đó cần luôn luôn phân định rõ ràng ba mức trong tâm trí chúng ta.
Nguyên tắc đi từ cái chung tới cái riêng là nguyên tắc tự đơn giản hoá. Thực
tế ngời ta khẳng định rằng để hiểu tốt một hệ thống thì trớc hết phải hiểu các mặt
chung trớc khi xem xét chi tiết. Sự cần thiết áp dụng phơng pháp này là hiển
nhiên. Tuy nhiên những công cụ đầu tiên đợc sử dụng để phát triển ứng dụng tin
học cho phép tiến hành mô hình hoá một hệ thống bằng các khía cạnh chi tiết hơn.

Nhiệm vụ lúc đó cũng khó khăn hơn.
Nhiệm vụ phát triển cũng sẽ đơn giản hơn bằng cách ứng dụng nguyên tắc
3, có nghĩa là đi từ vật lý sang lôgíc khi phân tích và đi từ lôgíc sang vật lý khi
thiết kế. Việc phân tích bắt đầu từ thu thập dữ liệu về HTTT đang tồn tại và về
khung cảnh của nó. Nguồn dữ liệu chính là những ngời sử dụng, các tài liệu và
quan sát. Cả ba nguồn này cung cấp chủ yếu sự mô tả mô hình vật lý ngoài của hệ
thống. Ví dụ, một ngời sử dụng nói với chúng ta: Robert xem xét bản sao màu
hồng và chuyển bản sao màu xanh cho Marie. Marie xem xét nội dung tài liệu,
ký vào văn bản và gửi cho phòng kế toán hơn là nói: Ngừơi thứ nhất xem xét
tính hợp lệ của đơn đặt hàng, ngời thứ hai xem xét và xác định tính đúng đắn
của số tiền trả. Việc phiên dịch nh vậy là nhiệm vụ của phân tích viên. Tuy
nhiên, vấn đề sẽ khác đi khi tiến hành thiết kế hệ thống mới. Trong thực tế ta xây
dựng trớc hết rằng: Hệ thống phải kiểm tra t cách của khách hàng trớc khi ta
xem xét cụ thể nên để Khách hàng đa thẻ của mình vào cửa đọc thẻ và nhập mã
hiệu cá nhân vào máy hay là để Khách hàng để ngón tay cái và ngón tay trỏ
vào máy đọc vân tay số hoá.
Hệ thống thông tin quản lý hoạt động xuát nhập khẩu dới đây đợc
xây dựng nhờ kết hợp cả ba nguyên tắc trên nhng chủ yếu là theo nguyên tắc
Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình lôgíc khi phân tích và từ mô hình lôgíc
sang mô hình vật lý khi thiết kế.
3.3. Các nguyên tắc phát triển HTTT
-24-
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
(1). Đi từ cái chung tới cái riêng.
(2). Sử dụng các mô hình.
(3). Đi từ vật lý tới lôgíc trong phân tích và đi từ lôgíc đến vật lý trong
thiết kế.
(4). Tính toán các chi phí và lợi ích.
(5). Sử dụng phơng pháp Tiếp cận hệ thống.
(6). Tiến triển dần và lặp lại.

(7). Làm việc tập thể.
4- Các giai đoạn phát triển HTTT
Giai đoạn 1- Đánh giá yêu cầu
Mục đích của giai đoạn này là cung cấp cho lãnh đạo của tổ chức những dữ
liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án
phát triển hệ thống. Giai đoạn này thực hiện tơng đối nhanh và không đòi hỏi chi
phí lớn.
Giai đoạn này bao gồm các công đoạn sau:
1.1 Lập kế hoạch
1.2 Làm rõ yêu cầu
1.3 Đánh giá khả năng thực thi
1.4 Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu
Giai đoạn 2 - Phân tích chi tiết
Phân tích chi tiết đợc tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu
cầu. Mục đích của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang
nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của vấn đề đó, xác định những
đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và các mục tiêu mà hệ thống
thông tin mới phải đạt đợc. Nội dung của báo cáo phân tích chi tiết là cơ sở tiếp
tục tiến hành hay ngừng phát triển một hệ thống mới.
-25-