SLIDE quản trị văn phòng CHUONG 3- Một số nghiệp vụ văn phòng

Chương 3
Một số nghiệp vụ văn phòng
Quản lý thời gian
Lên kế hoạch tổ chức cuộc họp
Lên kế hoạch cho chuyến đi công tác của lãnh đạo
Một số nghiệp vụ văn phòng
Quản lý thời gian
Bạn nhìn thấy cái gì?
Company Logo
Câu chuyện hòn đá cuội

\video\những hòn đá cuội- QLTG.FL
V
Company Logo
Quy tắc gieo và gặt

Gieo tư tưởng gặt hành động

Gieo hành động gặt thói quen

Gieo thói quen gặt tính cách

Gieo tính cách gặt số phận
Thời gian hình thành nên tuổi tác
Thái độ hình thành nên con người
Company Logo
Company Logo

Giá trị của thời gian

Thời gian là một khái niệm trừu tượng, vô hình và không

thể nắm bắt được nhưng nó có tác động chi phối và ảnh
hưởng đến mọi khía cạnh cuộc sống của chúng ta.

Thời gian là thứ tài sản, là nguồn vốn quý báu và độc đáo
mà mỗi người được hưởng như nhau. Thời gian tự đến và
tự đi, không bao giờ quay trở lại.

Thời gian là nguồn lực có giới hạn, không thể tái tạo,
không thể thuê mướn hay mua lại của người khác.

Thời gian là vàng.

Thời gian là chất liệu của cuộc sống.
Quản lý thời gian
Company Logo

Quản lý thời gian

Tập trung dành nhiều thời gian cho những việc
quan trọng

Quyết định sử dụng thời gian một cách tốt nhất

Làm được nhiều việc hơn trong một khoảng thời
gian nhất định

Không lãng phí thời gian vào những việc không
liên quan

Kiểm soát thời gian tốt hơn


Tránh được việc vội vã hoàn thành công việc vào
phút cuối
Quản lý thời gian
Company Logo
Quản lý thời gian có nghĩa là
kiểm soát tốt hơn
cách bạn sử dụng thời gian và
đưa ra những quyết định sáng suốt
về cách sử dụng nó
Quản lý thời gian
9
Quản lý thời gian?

Không ai quản lý được Thời gian. Cái duy
nhất mà chúng ta quản lý được chính là cách
sử dụng thời gian của bản thân.
10
Xác định thứ tự ưu tiên của công việc
Tính khẩn cấp
đòi hỏi sự chú ý
ngay lập tức
Tầm quan trọng
có ý nghĩa lớn hay
gây một kết cục đáng kể
11
Tính khẩn cấp
Tính
quan
trọng

Cao
Thấp
CaoThấp
Xác định thứ tự ưu tiên cho công
việc
C
A
B
B
12
A – Phải làm
B – Nên làm
C – Có thể làm
Xác định thứ tự ưu tiên của công việc
13
+ Khẩn cấp
Đồ thị quản lý thời gian
- Khẩn cấp
- Quan trọng + Quan trọng
Q1
Q2
Q3
Q4
14
+ Khẩn cấp
Đồ thị quản lý thời gian
- Khẩn cấp
- Quan trọng + Quan trọng
Q1
Ưu tiên hàng đầu

Q2
Lập kế hoạch
Q3
Nhanh và
Q4
Từ chối, ủy thác
15
Ví dụ về quản lý thời gian

SV hãy nêu một số công việc mà mình
phải thực hiện

Cho biết công việc đó thuộc nhóm nào
và hãy sắp xếp thứ tự ưu tiên
16
Lịch làm việc cá nhân: sử dụng lịch năm để có một
cái nhìn toàn cảnh về các sự kiện trong năm
Thời khóa biểu tuần, tháng: những việc thực hiện
trong tháng hoặc tuần
Danh sách việc phải làm – to-do list
Các phần mềm quản lý lịch làm việc: Microsoft
Outlook,…
Các công cụ
Sắp xếp lịch làm việc (1)
17
Nắm rõ mục tiêu
Biết thứ tự ưu tiên
Phân biệt kế hoạch dài hạn, ngắn hạn
và hàng ngày
Có kế hoạch dự phòng

Các nguyên tắc
Sắp xếp lịch làm việc (2)
18
Cái khó để thực hiện kế hoạch

Quên kế hoạch

Không đủ thời gian
Company Logo

Các nguyên nhân gây mất thời gian

Các cuộc điện thoại

Các cuộc viếng thăm xã giao, tiếp khách

Các câu hỏi của nhân viên

Đọc và trả lời thư tín

Các cuộc họp kéo dài

Bàn giấy ngổn ngang, bừa bộn

Đọc tài liệu quá chậm, không biết phương pháp
đọc nhanh.

Khung cảnh văn phòng
Quản lý thời gian
20

Nêu các cách giải quyết các yếu tố là kẻ
trộm thời gian?
21
Bí quyết đối phó kẻ trộm thời gian
Kẻ trộm thời gian Biện pháp
Giấy tờ
•
Dành một khoảng thời gian nhất định để giải quyết giấy tờ
•
Có khay hồ sơ trên bàn làm việc
•
Có chỗ để lưu trữ hồ sơ
Khơng có mục tiêu rõ
ràng
•
Biết rõ bạn muốn gì
•
Xác lập khung thời gian
•
Đặt thời hạn khởi đầu và kết thúc
Hội họp
•
Có chương trình họp rõ ràng
•
Bắt đầu đúng giờ
•
Kết thúc đúng giờ
•
Chia thời gian cho từng chương trình thảo luận
•

Nên chương trình họp ít nhất một ngày trước khi cuộc họp bắt đầu
Sự trì hỗn
•
Xác định mục tiêu rõ ràng
•
Xác định thời hạn cụ thể
•
Chia nhỏ cơng việc
•
Theo dõi
•
Lập kế hoạch
22
Điện thoại
•
Lập danh sách những người cần gọi
•
Lựa chọn thời gian thích nhất để gọi
•
Nhóm các cuộc họp lại
•
Nói ngắn gọn
Khách viếng thăm
•
Quyết định xem có cần thiết hay khơng
•
Kết thúc nhanh
•
Đứng để tiếp chuyện
•

Đặt nội qui cho khách viếng thăm
Khơng thể nói “Khơng”
•
Đưa ra lý do
•
Thương lượng
•
“Có ai khác có thể làm việc này?”
Sự ngắt quãng
•
Đây là thời gian cho cơng việc hay là “kẻ trộm thời gian”?
•
Kiên nhẫn nhưng khéo léo
•
Cho mọi người biết kế hoạch làm việc của bạn
Company Logo

Các biện pháp quản trị thời gian

Các công cụ hoạch định thời gian biểu

Tiết kiệm thời gian đọc thư tín

Tiết kiệm thời gian bằng cách dụng máy đọc hay máy ghi âm

Tiết kiệm thời gian bằng phương pháp đọc nhanh

Tiết kiệm thời gian tiếp khách

Tiết kiệm thời gian gọi và trả lời điện thoại


Tiết kiệm thời gian hội họp

Sắp xếp chỗ làm việc khoa học

Đồ thị quản lý thời gian

Lịch làm việc
Quản lý thời gian
Company Logo

Các công cụ hoạch định thời gian biểu

Lịch thời gian biểu công tác hàng ngày

Sổ tay, nhật ký, lịch để bàn

Bìa hồ sơ và thẻ hồ sơ nhật ký

Tiết kiệm thời gian thư tín

Các cán bộ mỗi ngày bỏ ra 2-3 tiếng để đọc và trả
lời thư từ, để tiết kiệm nên mang về nhà, lúc đi
máy bay, ngồi trên xe…
Quản lý thời gian
Company Logo

Tiết kiệm thời gian hội họp

Có mục đích rõ ràng là phối hợp hoạt động, trao

đổi thông tin, đề ra các chính sách

Cuộc họp cần có nhiều người tham gia để giải
quyết vấn đề và ra quyết định

Tiết kiệm thời gian tiếp khách

Làm chủ việc tiếp khách

Đừng quên đóng cửa phòng làm việc

Quan hệ xã hội
Quản lý thời gian