Bàn về chế độ hạch toán thanh toán với người mua

Website: Email : Tel (: 0918.775.368
LỜI NÓI ĐẦU
Quan hệ thanh toán không chỉ là yếu tố quan trọng trong hoạt động tài
chính của doanh nghiệp mà còn là cơ sở cho công tác quản lý tài chính của
doanh nghiệp. Đối với các đối tượng khác nhau thì hình thành các quan hệ
thanh toán khác nhau như: quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với người
mua, quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với người bán, với Ngân sách
Nhà nước, quan hệ thanh toán nội bộ… Trong đó quan hệ thanh toán với
người mua chiếm một vị trí quan trọng.Bới vì quan hệ chiếm phần lớn trong
các quan hệ thanh toán và có ảnh hưởng đến khả năng tài chính của doanh
nghiệp cũng như uy tín của doanh nghiệp đối với khách hàng. Quản lý tốt các
nghiệp vụ thanh toán với khách hàng tạo một hiệu quả không nhỏ trong vấn
đề quản lý tài chính của doanh nghiệp.Kế toán thanh toán với người mua là
một công cụ quan trọng không thể thiếu trong hoạt động tài chính của doanh
nghiệp.Nếu được thự hiệp tốt và có sự quan tâm đúng đắn của bản lãnh đạo
doanh nghiệp thì nó sẽ nhanh chóng đưa ra những thông tin có giá trị và từ đó
có những quyết định chính xác , kịp thời cho các khoản nợ phải thu để tránh
được tình trạng doanh nghiệp bị chiếm dụng vốn, nợ dây dưa khó đòi,tình
trạng tranh chấp.
Vì vậy em chọn đề tài “ Bàn về chế độ hạch toán thanh toán với người
mua” để nhằm làm rõ các quy định trong chế độ kế toán Việt Nam hiện hành
về hạch toán thanh toán với người mua và đưa ra một số ý kiến nhận xét và
góp ý đối với chế độ hiện hành.
Đề tài bao gồm hai phần:
Phần I: Những vấn đề lý luận cơ bản về chế độ thanh toán với người mua
Phần II:Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hạch toán kế toán thanh toán
với người mua
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Phần I : Những vấn đề lý luận cơ bản về chế độ thanh
toán với người mua

1.1.Khái quát chung về thanh toán
1.1.1 Các khái niệm về thanh toán
Để nghiên cứu các vấn đề về kế toán các nghiệp vụ thanh toán trong
doanh nghiệp thì trước hết ta phải hiểu rõ các khái niệm cơ bản liên quan đến
vấn đề này. Có hai khái niệm cần tìm hiểu là thanh toán và quan hệ thanh
toán.
Thanh toán là khái niệm chỉ trách nhiệm kinh tế phải trả hoặc phải thu
một khoản tiền nhất định hoặc một số nợ ước tính trong tương lai.
Quan hệ thanh toán là mối quan hệ kinh tế xảy ra khi doanh nghiệp có
quan hệ phải thu, phải trả với các con nợ và chủ nợ của mình về một khoản
vay nợ tiền vốn trong sản xuất kinh doanh.
Trong quá trình hoạt động kinh doanh, các mối quan hệ thanh toán này
thường xuyên phát sinh giữa doanh nghiệp với người bán, người mua, với
ngân sách, với các cán bộ công nhân viên, các khoản phải thu, phải trả mang
tính nội bộ v.v.. Căn cứ vào nội dung kinh tế , các nghiệp vụ thanh toán trong
doanh nghiệp được chia thành hai loại :
- Các khoản phải thu
- Các khoản phải trả
1.1.2 Các hình thức thanh toán :
Cùng với sự phát triển ngày càng hiện đại của nền kinh tế, rất nhiều
hình thức thanh toán được sử dụng nhằm mục đích đơn giản hoá, tạo điều
kiện thuận lợi cho hoạt động thanh toán.Hiện nay , các phương thức thanh
toán rất đa dạng, phong phú bao gồm cả thanh toán dùng tiền mặt và không
dùng tiền mặt.
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
* Thanh toán dùng tiền mặt :
Là hình thức thanh toán mà trong đó , bên mua xuất tiền mặt khỏi quỹ
để thanh toán trực tiếp cho nên bán khi nhậ vật tư, hàng hoa, dịch vụ. Hình
thức thanh toán này bao gồm :

- Thanh toán bằng tiền VNĐ
- Thanh toán bằng tiền mặt ngoại tệ
- Thanh toán bằng các loại giấy tờ có giá trị tương đương tiền
- Thanh toán bằng vàng bạc, đá quý…
Hình thức thanh toán dùng tiền mặt có ưu điểm là chí phí giao dịch
thấp, nhưng chỉ áp dụng khi khối lượng thanh toán nhỏ, tính chất nghiệp vụ
đơn giản
*Thanh toán không dùng tiền mặt :
Phương thức này ngày càng trở thành xu hướng thanh toán hiện
nay bởi vì nó tiết kiệm thời gian, chi phí, an toàn và giảm lượng tiền
mặt trong lưu thông, nó bao gồm các hình thức :
- Thanh toán bằng séc : Séc là một loại chứng từ thanh toán do ngân
hàng phát hành cho một số khách hàng có số tiền gửi tại ngân hàng của mình,
yêu cầu trích tiền từ tài khoản của mình trả cho đơn vị được hưởng có tên trên
séc. Séc thanh toán bao gồm : Séc chuyển khoản, séc bảo chi, séc định mức.
- Thanh toán bằng chuyển tiền : Là hình thức thanh toán đơn giản nhất,
trong đó bên mua yêu cầu ngân hàng phục vụ mình chuyển một số tiền nhất
định cho bên bán ở một thời điểm nhất định trong một thời gian nhất định
- Thanh toán bù trừ : Là hình thức thanh toán mà khi hai bên có quan
hệ mua hàng hoá , cung ứng dịch vụ vưói vai trò vừa là người mua vừa là
người bán.Hình thức thanh toán này phải dựa trên cơ sở thoả thuận , thống
nhất giữa hai bên và có biên bản đối chiếu công nợ theo dõi
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
- Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi : Là hình thức thanh toán mà chủ tài
khoản với tư cách là bên bán uỷ nhiệm cho ngân hàng thu tiền từ khách hàng
hoặc đối tượng khác có tài khoản ở cùng ngân hàng hoặc ngân hàng khác
- Thanh toán bằng uỷ nhiệm thu : Là hình thức thanh toán mà chủ tài
khoản với tư cách là bên bán uỷ quyền cho ngân hàng thu tiền hoặc đối tượng
khác có tài khoản ở cùng ngân hàng hoặc ngân hàng khác.

Ngoài ra thanh toán không dùng tiền mặt còn có hình thức : thanh toán
bằng tín dụng thư (L/C) , thanh toán nhờ thu ...
Căn cứ vào thời hạn thanh toán thì các nghiệp vụ thanh toán với khách
hàng và nhà cung cấp được chia làm ba loại như sau :
- Thanh toán trả trước : Với hình thức thanh toán này, người mua thanh
toán tiền hàng trước khi nghiệp vụ mua – bán hàng thực sự diễ ra. Người bán
sẽ được đảm bảo về mặt tín dụng và khả nằng thanh toán của người mua, còn
người mua chịu rủi ro hơn hơn khi mà phải trả tiền mà chưa nhận được hàng,
bù lại thường hay được nhận ưu đãi về gía mua. Trường hợp thường xảy ra
khi nguồn hàng khan hiếm, ngườ mua buộc phải trả trước số tiền mua hàng để
dành được quyền mua.
- Thanh toán trả ngay: Với hình thức thanh toán này, người mua trả tiền
cho người bán ngay sau khi người bán giao hàng.
Trường hợp này xảy ra khi các đối tác còn chưa tin tưởng nhau, khi
mua những mặt hàng có số lượng nhỏ.
- Thanh toán trả sau : Với hình thức thanh toán này, người mua chỉ giao
tiền cho người bán sau khi đã nhận được hàng hoá , dịch vụ được một khoảng
thời gian nhất định.Việc thanh toán sau sẽ làm người bán bị chiếm dụng
vốn.Thông thường trường hợp này hay kèm theo một số điều kiện tín dụng
như : thời hạn thanh toán cho phép, tỷ lệ chiết khấu được hưởng, thời hạn
thanh toán được hưởng chiết khấu ….
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Hiện nay, các doanh nghiệp chủ yếu sử dụng hình thức thanh toán trả
sau và trả trước, trong đó hình thức thanh toán trả sau được sử dụng nhiều
hơn. Hai hình thức này đã tạo ra các khoản phải thu, phải trả trong doanh
nghiệp
1.2. Phương pháp kế toán thanh toán với người mua
1.2.1 Nguyên tắc hạch toán thanh toán với người mua :
Để theo dõi chính xác, kịp thời các nghiệp vụ thanh toán, cung cấp

thông tin cho quản lý kế toán cần tuân thủ một số nguyên tắc chủ yếu sau đây:
- Nghiệp vụ thanh toán với người mua phát sinh trong quá trình sản
phẩm, hàng hóa, dịch vụ khi thời điểm bán hàng và thu tiền không cùng một
thời điểm.
- Phải chi tiết khoản phải thu, phải trả theo từng người mua, không
được phép bù trừ khoản phải thu, phải trả giữa các đối tượng khác nhau (trừ
khi có sự thoả thuận giữa các đối tượng với doanh nghiệp).
- Phải tổng hợp tình hình thanh toán với người mua theo tính chất nợ
phải thu hay nợ phai trả trước khi lập báo cáo kế toán.
- Đối với khoản phải thu, phải trả người mua có gốc ngoại tệ thì vừa
phải theo dõi được bằng đơn vị nguyên tệ , vừa phải quy đổi thành VND theo
tỷ giá hối đoái thích hợp và thực hiện điều chỉnh tỷ giá khi lập báo cáo kế
toán năm
1.2.2 Chứng từ kế toán :
Các nghiệp vụ thanh toán phát sinh đồng thời với các nghiệp bán hàng
và cung cấp dịch vụ. Vì vậy, hệ thống chứng từ sử dụng trong quá trình hạch
toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng bao gồm :
- Nhóm chứng từ bán hàng và cung cấp dịch vụ :
+ Hợp đồng thương mại
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
+ Hoá đơn bán hàng thông thường (doanh nghiệp áp dụng phương pháp
tính VAT trực tiếp)
+ Hoá đơn GTGT ( doanh nghiệp áp dụng phương pháp tính VAT theo
phương pháp khấu trừ)
+ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ…
- Nhóm chứng từ thanh toán với khách hàng :
+ Biên bản nhận nợ
+ Phiếu nhận nợ
+ Phiếu thu

+ Giấy báo nợ
+ Giấy báo có
+ Uỷ nhiệm chi
+ Lệnh chuyển tiền
Mẫu của các chứng từ này do Bộ Tài chính ban hành, cac doanh nghiệp
phải tuân thủ theo các mẫu này. Đối với các doanh nghiệp sử dụng theo mẫu
đặc thù của doanh nghiệp mình thì phải có sự đồng ý của Tổng cục thuế.
1.2.3 Tài khoản sử dụng :
Để hạch toán nghiệp vụ thanh toán với người mua, kế toán sử dụng tài
khoản 131 “ Phải thu khách hàng”
Kết cấu của TK này như sau :
Bên Nợ :
- Số tiền phải thu khách hàng mua chịu vật tư, hàng hoá, dịch vụ của
doanh nghiệp.
- Trả lại tiền cho khách hàng.
- Chênh lệch do điều chỉnh tỷ giá hối đoái.
Bên Có :
- Số nợ phải thu khách hàng mà không thu được.
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
- Nợ phải thu giảm bớt do chấp nhận giảm giá, chiết khấu, hoặc do
khách hàng trả lại hàng đã bán.
- Chênh lệch do điều chỉnh tỷ giá hối đoái.
Số dư bên Nợ : Số tiền còn phải thu của khách hàng.
Tài khoản 131 có thể có dư Có : Số tiền doanh nghiệp nợ khách hàng.
1.2.4 Tổ chức ghi sổ kế toán nghiệp vụ thanh toán với người mua :
Sổ kế toán là sổ dùng để tập hợp các tài khoản kế toán phản ánh các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã được lập chứng từ hợp lý, hợp lệ, một cách có
hệ thống, theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế của chúng.Số liệu
của sổ kế toán được dùng để lập các báo cáo tài chính tương ứng.

Sổ kế toán gồm : Sổ nhật ký, sổ cái , sổ kế toán chi tiết và tổng hợp.
* Sổ kế toán chi tiết :
Kế toán mở các sổ chi tiết thanh toán với khách hàng .Trong đó, với
những khách hàng thường xuyên thì có thể mỗi khách hàng được theo dõi
riêng trên một tờ sổ chi tiết, còn đối với khách ít có quan hệ với doanh nghiệp
thì có thể theo dõi một số khách hàng trên một tờ sổ chi tiết. Sổ chi tiết TK
131 đã được Bộ Tài chính ban hành và hướng dẫn theo Quyết định số
15/2006/QĐ-BTC
Việc hạch toán chi tiết nghiệp vụ thanh toán với khách hàng được thực
hiện theo trình tự sau: Hàng ngày, từ những chứng từ và thông tin liên quan,
kế toán ghi chép vào các sổ chi tiết của từng đôí tượng.Cuối tháng, số liệu
được lấy từ các sổ chi tiết để lập nên bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với
khách hàng.

Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA (NGƯỜI BÁN)
(Dùng cho TK: 131, 331)
Tài khoản:……………..
Đối tượng:……………..
Loại tiền: VNĐ
Ngày,
tháng
Chứng từ
Diễn giải
TK
đối ứng
Thời hạn được
chiết khấu
Số phát sinh Số dư

Số hiệu
Ngày,
tháng
Nợ Có Nợ Có
- Số dư đầu kỳ
- Số phát sinh trong kỳ
…………
…………
- Cộng số phát sinh x x x x
- Số dư cuối kỳ x x x x
- Số này có……….trang, đánh số từ trang số 01đến trang……..
- Ngày mở sổ:…….
Ngày……..tháng……năm……..
Người ghi sổ
(Ký, họ tên)
Kế toán trưởng
(Ký, họ tên)
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
* Sổ kế toán tổng hợp
Doanh nghiệp được áp dụng một trong năm hình thức kế toán sau:
- Hình thức kế toán Nhật ký chung
- Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái
- Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
- Hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ
Trong mỗi hình thức sổ kế toán có những quy định cụ thể về số lượng,
kết cấu, mẫu số, trình tự, phương pháp ghi chép và mối quan hệ giữa các số
kế toán.
Sau đây là nguyên tắc và trình tự ghi sổ kế toán các nghiệp vụ thanh
toán với người bán theo các hình thức kế toán.

-Theo hình thức Nhật ký - Sổ cái:
Điều kiện áp dụng: Hình thức Nhật ký - Sổ cái phù hợp với doanh
nghiệp có quy mô nhỏ, số lượng tài khoản ít, số lượng lao động kế toán ít,
trình độ kế toán và quản lý không cao, thực hiện kế toán chủ yếu bằng thủ
công.
Đặc trưng cơ bản của hình thức Nhật ký - Sổ Cái: các nghiệp vụ kinh tế
phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh
tế trên cùng một quyển số kế toán duy nhất là Nhật ký - Sổ Cái. Căn cứ để ghi
vào sổ Nhật lý - Sổ cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ
kế toán cùng loại.
Trình tự ghi sổ kế toán các nghiệp vụ thanh toán theo hình thức Nhật
ký - Sổ cái
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Website: Email : Tel (: 0918.775.368

Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu
Sơ đồ 1.1 Trình tự ghi sổ kế toán nghiệp vụ thanh toán với người
mua theo hình thức Nhật ký - Sổ Cái
-Theo hình thức Nhật ký chung
Điều kiện áp dụng: phù hợp với các doanh nghiệp quy môn vừa, lớn
với mọi trình độ kế toán, quản lý thuận tiện trong trường hợp sử dụng kế toán
bằng máy vi tính.
Đặc trừng cơ bản của hình thức Nhật lý chung: tất cả các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh đều được ghi vào Sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký
Chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế của nghiệp
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Chứng từ thanh toán

Sổ quỹ
Bảng tổng hợp chứng
từ kế toán cùng loại
Sổ chi tiết TK 131
Bảng
tổng hợp chi tiết
TK 131
Nhật lý - Sổ cái (TK 131)
Báo cáo tài chính