Báo cáo thực tập tại công ty cổ phần dược TRAPHACO

báo cáo thực tập tổng hợp
Phần I:Những vấn đề chung về công ty cổ phần dợc TRAPHACO.
1.Lịch sử hình thành và phát triển công ty.
Công ty cổ phần dợc và thiết bị vật t y tế TRAPHACO-Bộ Giao thông
vận tải là một công ty nhà nớc cổ phần hoá thuộc Bộ Giao thông vận tải. Hiện
nay, công ty đang là một trong những đơn vị sản xuất kịnh doanh đầu đàn
trong ngành dợc Việt Nam. Với xuất phát điểm là một tổ sản xuất thuốc thuộc
Ty y tế đờng sắt với nhiệm vụ sản xuất thuốc cho cán bộ công nhân ngành đ-
ờng sắt trong thời kỳ bao cấp, để có đợc thành tựu lớn mạnh cả về lợng và về
chất nh ngày nay khi nền kinh tế đã chuyển đổi sang cơ chế thị trờng, công ty
đã trải qua một quá trình hình thành và phát triển dài với những bớc tiến
ngoạn mục.
Ngày 28/11/1972 tổ sản xuất thuốc thuộc ty y tế đờng sắt thành lập.
Ngày 28/5/1981, tổ sản xuất đợc mở rộng thành Xởng sản xuất thuốc đờng
sắt. Trong giai đoạn này, xởng chỉ hoạt động dới hình thức tự sản xuất, tự tiêu
dùng nên quy mô vẫn còn rất hạn hẹp.
Ngày 01/06/1993, với những thành tựu đạt đợc sau 20 năm, để đáp ứng
Created on 03/03/2003 19:24:00nhu cầu phát triển của xởng nói riêng và để
theo kịp sự đổi mới của nền kinh tế nói chung xởng dợc đợc đổi tên thành xí
nghiệp dợc phẩm đờng sắt với tên giao dịch là TRAPHACO theo nghị định số
388/HĐBT của Hội đồng bộ trởng với chức năng thu mua dợc liệu và sản xuất
thuốc chữa bệnh.
Nhận thấy sự phát triển vợt bậc đạt đợc của xí nghiệp trong năm 1993,
ngày 16/05/1994 Bộ giao thông vận tải ra quyết định số 666QĐ/TCCB-LĐ
thành lập công ty dợc TRAPHACO từ xí nghiệp dợc TRAPHACO với chức
năng, nhiệm vụ:
Thu mua dợc liệu và sản xuất thuốc chữa bệnh.
1
Sản xuất và kinh doanh thiết bị y tế.
Đáp ứng thuốc cho nhu cầu phòng và chữa bệnh của công nhân viên
ngành GTVT và nhân dân, với mục tiêu bảo đảm kinh doanh có lãi.

Để đảm bảo sự phù hợp giữa tên gọi và chức năng nhiệm vụ, ngày
13/03/1997 công ty đợc đổi tên thành công ty dợc và thiết bị vật t y tế
TRAPHACO theo quyết định số 535QĐ/TCCB-LĐ của Bộ Giao thông vận tải
Tháng 1 năm 2001, nhận thức đợc tầm quan trọng và hiệu quả của việc
cổ phần hoá doanh nghiệp nhà nớc trong nền kinh tế thị trờng, cũng nh nhiều
doanh nghiệp nhà nớc khác, công ty quyết định tiến hành cổ phần hoá với
45% vốn của nhà nớc theo quyết định 2566/1999 của Bộ GTVT và bắt đầu mở
rộng thị trờng ra các nớc trên thế giới đồng thời mở rộng lĩnh vực kinh doanh
sang xuất nhập khẩu nguyên vật liệu. Lúc này công ty mang tên công ty cổ
phần dợc và thiết bị vật t y tế-Bộ GTVT và đặt trụ sở tại 75 phố Yên Ninh-
Quận Ba Đình- Hà Nội. Ngày 05/07/2001, công ty đổi tên thành công ty cổ
phần dợc TRAPHACO. Cho đến nay, công ty vẫn hoạt động dới tên gọi đó,
và mặc dù lĩnh vực kinh doanh không thay đổi song quy mô sản xuất kinh
doanh thì không ngừng đợc mở rộng. Hiện nay, công ty có một chi nhánh tại
Thành phố Hồ Chí Minh cùng 6 phân xởng sản xuất và 10 địa điểm kinh
doanh tại 6 quận thuộc thành phố Hà Nội.
Có thể nói rằng qua gần 30 năm tiến hành hoạt động sản xuất kinh
doanh, công ty cổ phần TRAPHACO đã có rất nhiều biến đổi: biến đổi về tên
gọi, về quy mô hoạt động đến hình thức hoạt động. Đó là do sự chuyển đổi cơ
chế kinh tế từ kế hoạch hoá tập trung sang cơ chế thị trờng.
Trong cơ chế kế hoạch hoá tập trung trớc đây, do không đợc tự chủ
trong sản xuất kinh doanh của mình, công ty chỉ sản xuất, tiêu thụ theo chỉ
tiêu ch kế hoạ của nhà nớc nên cũch nh nhiều doanh nghiệp nhà nớc cùng
thời, công ty cha phát huy đợc hết sức mạnh của mình dẫn đến hiệu quả sản
xuất kinh doanh đạt đợc trong thời gian này cha cao.
2
Chuyển sang nền kinh tế thị trờng, cùng với sự phát triển của năng lực
sản xuất xã hội, công ty cũng đã không ngừng biến đổi để theo kịp tốc độ đó.
Việc xây dựng kế hoạch đợc tự chủ, dựa trên cơ sở nghiên cứu rõ thị trờng
xác định cơ cấu mặt hàng phù hợp với nhu cầu của ngời tiêu dùng, cộng với

việc chú trọng đầu t vào nguồn nhân lực, công ty đã có những bớc tiến vợt
bậc. Đặc biệt là với tác dụng của việc cổ phần hoá, đã khiến lòng nhiệt tìnhcủa
cán bộ công nhân viên trong công ty ngày càng đợc khẳng định, chất lợng sản
phẩm ngày càng đợc nâng cao, chủng loại đa dạng. Công ty đã nhận đợc huy
chơng duy nhất của ngành y tế về mặt hàng đông dợc 98 và nhiều bằng khen
khác. Chính vì vậy mà dù phải vận động trong cơ chế thị trờng với tính cạnh
tranh ngày càng khốc liệt, nhng công ty vẫn tạo đợc uy tín với ngời tiêu dùng
và trở thành một trong số 130 doanh nghiệp đứng đầu về hàng Việt Nam chất
lợng cao.
2.Đặc điểm hoạt động kinh doanh
2.1 Đặc điểm ngành nghề kinh doanh:
Ngành nghề kinh doanh chính của công ty cổ phần dợc và thiết bị vật t
y tế TRAPHACO là thu mua dợc liệu, sản xuất thuốc , kinh doanh dợc phẩm
và thiết bị vật t y tế, ngoài ra công ty còn có hoạt động xuất nhập khẩu nguyên
liệu và hoá chất.
Là một công ty có lịch sử hình thành và phát triển lâu dài với quy mô
sản xuất và kinh doanh lớn, đặc biệt lại có uy tín nghề nghiệp cao trong giới
kinh doanh cũng nh với ngời tiêu dùng, nên công ty dợc TRAPHACO đã ngày
càng mở rộng thị trờng kinh doanh vốn đã rất rộng rãi và ngày càng tạo dựng
cho mình một chỗ đứng vững chắc trên các thị trờng đó. Với nền tảng vững
chắc đó, hiện nay sản phẩm của công ty có mặt ở khắp nơi trên thị trờng cả n-
ớc cũng nh ở nớc ngoài vơí các chủng loại vô cùng phong phú nh các loại
thuốc dạng viên nén, viên nang, viên bao đờng, viên bao film theo tiêu chuẩn
GMP Asean, dạng viên hoàn, trà tan, trà túi lọc, thuốc bôi dạng mỡ hay
3
cream, thuốc dạng bột, các loại thuốc bổ dạng ống thuỷ tinh hay kiềm trung
tính, các loại thuốc dạng nớc . Ngoài việc sản xuất kinh doanh các loại thuốc
trên, công ty còn kinh doanh các loại thiết bị vật t y tế và thực hiện hoạt động
xuất nhập khẩu nguyên liệu và hoá chất với một số nớc trên thế giới.
Với quy mô sản xuất kinh doanh lớn nh vậy, để đảm bảo cho việc cung

cấp sản phẩm kịp thời trên các địa bàn khác nhau trong cả nớc, công ty đã bố
trí một mạng lới phân phối bao gồm 4 cửa hàng thuốc đặt ở Hà Nội tại các địa
chỉ: 36 Nguyễn Chí Thanh, 102 Thái Thịnh, 20 Giải Phóng, 108 Thành Công
và một chi nhánh đặt tại thành phố Hồ Chí Minh chuyên phụ trách mảng thị
trờng miền Nam, tại mỗi địa điểm phân phối đều có bác sĩ và dợc sĩ t vấn.
Ngoài ra, hiện nay, công ty đang xây dựng nhà máy đạt tiêu chuẩn GMP tại
Hoàng Liệt- Thanh Trì. Và để đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh đ-
ợc liên tục công ty TRAPHACO có một hệ thống kho tàng tơng đối hoàn
chỉnh với đầy đủ các phơng tiện, dụng cụ để bảo quản, bảo vệ nguyên vật liệu,
hàng hoá trong kho ở tất cả các địa điểm kinh doanh của công ty.
Là một doanh nghiệp nhà nớc cổ phần hoá hoạt động theo luật doanh
nghiệp, công ty dợc TRAPHACO thực hiện chức năng và nhiệm vụ của mình
theo sự quy định của pháp luật và các cơ quan quản lí hữu quan.
2.2 Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất:
Mô hình tổ chức sản xuất:
Khối sản xuất của công ty cổ phần dợc bao gồm 272 cán bộ công nhân
viên làm việc tại 8 phân xởng sản xuất:
Phân xởng thực nghiệm: gồm 30 lao động thực hiện chức năng nghiên
cứu sản xuất các loại sản phẩm mới, qua quá trình kiểm nghiệm, sau khi hoàn
thành sẽ chuyển sang sản xuất chính thức loại sản phẩm hoàn chỉnh để đa ra
tiêu thụ.
4
Phân xởng sơ chế: phân xởng này có nhiệm vụ bào chế các loại dợc liệu
từ dạng thô sang dạng tinh nh bột mịn, cốm để hình thành các sản phẩm viên
hoàn.
Phân xởng viên nén: Sản xuất các loại thuốc dạng viên nén, viên nang,
viên bao đờng, bao film theo tiêu chuẩn GMP Asean.
Phân xởng viên hoàn: Chịu trách nhiệm chế biến các loại thuốc có dạng
viên hoàn, trà tan, trà túi lọc từ các loại nguyên liệu có nguồn gốc d ợc liệu
sản xuất theo công nghệ hiện đại.

Phân xởng thuốc mỡ: sản xuất các loại thuốc bôi dạng mỡ hay dạng
kem.
Phân xởng thuốc bột: Sản xuất các loại thuốc dạng bột để bôi chủ yếu là
TRAPHA.
Phân xởng thuốc ống: Sản xuất các loại thuốc dạng ống.
Phân xởng tây y: Sản xuất các loại thuốc nh thuốc nhỏ mắt, nhỏ mũi.
Ngoài ra công ty còn có một phân xởng cơ điện với nhiệm vụ sửa chữa,
bảo dỡng máy móc thiết bị phục vụ cho quá trình sản xuất đợc đảm bảo liên
tục.
Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của công ty:
Quy trình công nghệ sản xuất của công ty là quy trình sản xuất đơn
giản, khép kín. Mỗi phân xởng đều thực hiện sản xuất sản phẩm theo một dây
chuyền công nghệ khép kín, liên tục từ khâu đầu tiên đến khâu cuối cùng. Dựa
trên cơ sở nghiên cứu nhu cầu thị trờng ở từng thời điểm, phòng thị trờng kết
hợp với phòng nghiên cứu để xin duyệt phơng án sản xuất sản phẩm mới. Khi
có lệnh sản xuất, phòng kế hoạch kinh doanh nghiên cứu và lập kế hoạch sản
xuất, kế hoạch sản xuất sau khi đã đợc phê duyệt sẽ đợc đa xuống các phân x-
ởng để tiến hành sản xuất theo đúng kế hoạch. Do thuốc là một sản phẩm đặc
biệt, có giá trị kinh tế cao, lại ảnh hởng rất lớn đến sức khoẻ con ngời nên đòi
hỏi uy tín nghề nghiệp cao. Chính vì vậy yêu cầu quy trình sản xuất phải đợc
5
tổ chức chặt chẽ. Do đặc thù riêng của sản xuất dợc phẩm, mỗi loại sản phẩm
đòi hỏi kỹ thuật sản xuất về công thức chế phối nguyên liệu riêng. Chất lợng
sản phẩm phụ thuộc vào chất lợng nguyên liệu, công thức pha chế nguyên liệu
và kỹ thuật sản xuất. Do đó mỗi một sản phẩm sản xuất ra đều phải có sự
kiểm tra ở tất cả các khâu, từ kiểm tra chất lợng tất cả các loại dợc liệu, tá dợc
theo đúng tiêu chuẩn của dợc điển Việt Nam hoặc của Anh, Mĩ (đối với những
sản phẩm mà dợc điển Việt Nam cha có), kiểm tra công thức pha chế thông
qua phòng thí nghiệm, việc đảm bảo vô trùng, đến kiểm soát, kiểm nghiệm
bán thành phẩm,giám sát thực hiện quy trình kỹ thuật và cuối cùng là kiểm

nghiệm thành phẩm.
Quy trình công nghệ có thể chia làm 3 giai đoạn:
- Giai đoạn chuẩn bị sản xuất: là giai đoạn phân loại, xử lý dợc liệu, tá
dợc đảm bảo các tiêu chuẩn trớc kh đa vào sản xuất.
- Giai đoạn sản xuất chia theo từng lô mẻ sản xuất đợc theo dõi trên hồ
sơ lô và đa vào sản xuát thông qua các công đoạn sản xuất.
- Giai đoạn kiểm nghiệm nhập kho thành phẩm: Sau khi thuốc sản xuất
qua kiểm nghiêm đạt tiêu chuẩn mới đợc nhập kho.
Có thể khái quát quy trình tổ chức sản xuất chung của công ty nh sau:
6
Sơ đồ tổ chức sản xuất chung
2.3 kết quả hoạt động kinh doanh qua các thời kỳ
Trải qua một quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh dài và mặc dù
phải vận động trong cơ chế thị trờng với tính cạnh tranh ngày càng khốc liệt,
7
Lệnh sản xuất
Xuất nguyên, phụ liệu
Nhập kho
Đóng gói
Sản xuất, pha chế
Kiểm soát, kiểm
nghiệm bán thành
phẩm, giám sát thực
hiện qui trình kỹ thuật
Đã qua kiểm tra đạt
tiêu chuẩn
Kiểm nghiệm thành
phẩm
song công ty vẫn khẳng định đợc chỗ đứng của mình trên thị trờng dợc Việt
Nam cũng nh thế giới và ngày càng đạt đợc những thành tựu đáng kể. Có thể

thấy rõ điều đó qua việc so sánh kết quả sản xuất kinh doanh vài năm gần đây
nh sau:
Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002
Tổng doanh thu 51755539124 77993878304 97990334174
Doanh thu bán
hàng hoá
259905768 4395703989 9531237748
Doanh thu tiêu thụ
thành phẩm
51495633356 70249474815 84390756426
Doanh thu hàng
XK
0 3348699500 4068340000
Các khoản giảm trừ 842173812 916182917 0
Doanh thu thuần 50913364342 77077695387 97151786784
Giá vốn hàng bán 24601930178 38343060545 47002803254
Lợi nhuận trớc thuế 13449805880 17332870601 18734745964
Lợi nhuận sau thuế 2151968940 5536146037 5995349104
Nộp ngân sách nhà
nớc
7063826307 6251039209 8598150820
Thu nhập bình
quân
1800000 2200000 2400000
Bảng kết quả hoạt động kinh doanh
Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002
Hệ số nợ phải trả/nợ phải
thu
1.092 1.226 1.196
Hệ số khă năng thanh

toán ngắn hạn
1.55 1.721 1.573
Hệ số khả năng thanh
toán tổng quát
1.931 2.217 2.012
Hệ số khả năng thanh
toán nhanh
0.87 0.941 0.94
Tỷ suất lợi nhuận trớc 0.237 0.227 0.19
8
thuế/doanh thu
Hệ số nợ 0.518 0.451 0.497
Bảng tính một số chỉ tiêu tài chính doanh nghiệp
Qua bảng so sánh kết quả kinh doanh ta thấy tổng doanh thu, giá vốn hàng
bán, lợi nhuận trớc thuế và lợi nhuận sau thuế liên tục tăng lên qua các năm,
đặc biệt đã có sự tăng trởng trong doanh thu hàng xuất khẩu, điều đó chứng tỏ
sản phẩm của công ty đã dần chiếm đợc chỗ đứng trên thị trờng thế giới.
Các khoản giảm trừ năm 2002 bằng 0 chứng tở chất lợng sản phẩm, hàng
hoá của công ty đã ngày càng đợc nâng cao và đảm bảo đáp ứng đợc yêu cầu
của ngời tiêu dùng. Cũng nhờ đó mà các khoản đóng góp vào ngân sách nhà
nớc của công ty rất lớn, thu nhập và việc làm cho ngời lao động cũng đợc cải
thiện qua các năm.
Qua việc xem xét một vài chỉ tiêu tài chính của công ty ta có thể thấy tình
hình tài chính của công ty ngày càng đợc cải thiện.
Khả năng huy động vốn và chiếm dụng vốn của doanh nghiệp cao nhng vẫn
đảm bảo khả năng thanh toán, trừ khả năng thanh toán nhanh. Ngoài ra tính
độc lập về tài chính của công ty cũng khá cao đảm bảo cho sự tồn tại của
doanh nghiệp.
3. Tổ chức quản lý.
3.1 Cơ cấu tổ chức quản lý:

Công ty cổ phần TRAPHACO hiện nay tổ chức quản lý theo hình thức
trực tuyến
Cơ quan có quyền quyết định cao nhất của công ty là đại hội đồng cổ
đông: Bao gồm tất cả các cổ đông có quyển biểu quyết, có quyền và nghĩa vụ:
Quyết định loại cổ phần và số cổ phần đợc chào bán của từng loại, quy
định mức lợi tức hàng năm của từng loại cổ phần.
9
Quyết định bổ sung, sửa đổi điều lệ công ty, trừ trờng hợp điều chỉnh
vốn điều lệ do bán thêm cỏ phần mới trong phạm vi số lợng cổ phần đợc
quyền chào bán quy định tại điều lệ công ty.
Cơ quan quản lý của công ty là hội đồng quản trị: bao gồm 5 thành
viên, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan
đến mục đích, quyền lợi của công ty, nh quyết định chiến lợc phát triển công
ty, quyết định phơng án đầu t, (trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại
hội đồng cổ đông).
Ban kiểm soát: gồm 3 thành viên, có chức năng kiểm tra tính hợp lý và
hợp pháp trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong ghi chép sổ kế
toán và báo cáo tài chính, thờng xuyên thông báo với Hội đồng quản trị về kết
quả hoạt động, tham khảo ý kiến của Hội đồng quản trị khi trình các báo cáo
kết luận và kiến nghị lên Đại hội đồng cổ đông.
Ban giám đốc: gồm 2 thành viên là giám đốc điều hành và phó giám
đốc điều hành.
Giám đốc điều hành: là ngời chịu trách nhiêm chính và có quyền
cao nhất về công việc sản xuất kinh doanh. Gián đốc là chủ tài khoản, thực
hiện việc trả lơng cho các bộ công nhân viên. Sự giám sát, theo dõi, những
quyết định của giám đốc dựa trên các báo cáo chứng từ của các phòng ban, mà
đứng đầu là các trởng phòng.
Phó giám đốc điều hành: chịu trách nhiêm trớc giám đốc về kế
hoạch kinh doanh, đợc giám đốc uỷ quyền ký kết các hợp đồng sản xuất kinh
doanh với các bạn hàng.

Các phòng ban: gồm 6 phòng ban
Phòng tổ chức hành chính: có chức năng tham mu giúp giám đốc công
ty trong việc thực hiện các phơng án sắp xếp và cải tiêns tổ chức sản xuát kinh
doanh, tổ chức quản lý lao động và tuyển dụng bổ sung, điều phối nhân lực ,
10
trong thực hiện công tác hành chính, bảo vệ, y tế theo đúng chính sách của
nhà nớc và công ty.
Phòng tổ chức hành chính có nhiệm vụ:
Sắp xếp tổ chức bộ máy, nghiên cứu xây dựng các quy chế, điều lệ hoạt
động, nhằm phục vụ công tác quản lý
Căn cứ tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ, tiến hành bố trí sắp xếp điều
động tuyển dụng cán bộ công nhân viên phù hợp với năng lực, sở trờng, trình
độ nhằm phát huy đợc hiệu quỷ công tác của từng ngời.
Đào tạo, bồi dỡng cán bộ công nhân viên, xử lý, giải quyết các chế độ
đối với ngời lao động của Nhà nớc và công ty.
Tính định mức lơng và theo dõi ngày công của ngời lao động, bảo vệ
nội bộ cơ quan, xây dựng và thực hiện chế độ khen thởng, kỷ luật hàng năm
đối với ngời lao động.
Tổ chức tiếp nhận thông tin từ trong và ngoài công ty, xử lý thông tin
qua lãnh đạo công ty.
Quản lý việc sử dụng và bảo vệ các trang thiết bị, dụng cụ hành chính
văn phòng cũng nh các tài sản khác của công ty, cấp phát văn phòng phẩm cho
các phòng, ban. Đảm bảo điện, nớc sinh hoạt, thông tin liên lạc, điện thoại,
fax, in ấn tài liệu.
Chắp mối quan hệ với chính quyền địa phơng nơi đóng trụ sở công ty về
công tác hành chính, bảo vệ, y tế.
Phòng tài chính- kế toán: Bao gồm 14 ngời, có chức năng xây dựng
chiến lợc để tổ chức thực hiện công tác tài chính- kế toán- tín dụng. Giúp
giám đốc công ty tổ chức và chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác tài chính kế
toán- thông tin kinh tế, tổ chức hạch toán kinh tế trong toàn bộ công ty theo

chế độ, theo pháp luật về kinh tế- tài chính- tín dụng và điều lệ tổ chức kế
toán, pháp lệnh kế toán thống kê của nhà nớc, những quy định cụ thể của công
ty về quản lý kinh tế- tài chính và quy chế tài chính của công ty. Phổ biến, h-
11
ớng dẫn và tổ chức thực hiện kịp thời các chế độ chính sách, pháp luật về tài
chính- kế toán của nhà nớc, của công ty. Tham mu cho giám đốc dự thảo các
quy định về quản lý kinh tế, tài chính, kế toán, tín dụng và tổ chức kiểm tra
việc thực hiện các quy định đó.
Phòng tài chính kế toán có các nhiệm vụ:
Tổ chức bộ máy kế toán:
Căn cứ vào đặc điểm sản xuất, kinh doanh của công ty để lựa chọn hình
thức tổ chức công tác kế toán tập trung hay phân tán cho phù hợp và tổ chức
bộ máy kế toán thích hợp nhất.
Tổ chức công tác kế toán:
Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, tổ chức việc ghi chép ban đầu và
luân chuyển chứng từ khoa học, hợp lý, phù hợp với loại hình sản xuất kinh
doanh của công ty.
Tổ chức vận dụng tài khoản kế toán, vận dụng hệ thống sổ kế toán phù
hợp nhằm tạo điều kiện cho việc điều hành và quản lý kinh tế ở công ty.
Thu thập, phân loại và xử lý, tổng hợp số liệu, thông tin về hoạt động
sản xuất kinh doanh của công ty nhằm xác định, cung cấp những thông tin cần
thiết cho ccs đối tợng sử dụng thông tin khác nhau, lập các báo cáo tài chính
và tổ chức thực hiện chế độ báo cáo kế toán đúng quy định, phù hợp với yêu
cầu quản lý của công ty
Tổ chức trang bị phơng tiện, xây dựng phơng án phát triển và ứng dụng
phần mềm trợ giúp cho công tác kế toán và thông tin kinh tế trong công ty.
Tổ chức hạch toán kinh doanh, ghi chép, phản ánh cấc nghiệp vụkinhtế
tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của côngty
một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác theo đúng chế độ tài chính kế toán nói
chung và quy định của công ty nói riêng phù hợp với mô hình quản lý tập

trung
Tổ chức kiểm kê tài sản, vật t, tiền vốn theo đúng quy định của nhà nớc.
12
Tổ chức công tác tài chính: Thực hiện phân tích tình hình tài chính, đề
xuất các biện pháp cho ban lãnh đạo công ty để có đờng lối phát triển đúng
đắn, đạt hiệu quả cao nhất trong công tác quản trị doanh nghiệp.
Xây dựng, tổ chức thực hiện kế hoạch tài chính và lập báo cáo tình hình
thực hiện kế hoạch quý, năm.
Xác định mức vốn lu động, xác định các nguồn vón đảm bảo cho sản
xuất kinh doanh, huy động kịp thời các nguồn vốn sẵn có vào sản xuất kinh
doanh.
Tổ chức tuần hoàn chu chuyển vốn: Điều hoà linh hoạt các nguồn vốn
đúng chế độ chính sách của Nhà nớc và quy định của công ty. Tổ chức công
tác thu hồi vốn và công nợ.
Xây dựng và ban hành các quy định về quản lý tiền mặt, tiền gửi.
Tổ chức thực hiện tốt chính sách về thuế, tổ chức công tác hờn thuế kịp
thời nhằm đáp ứng yêu cầu vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
Tổ chức công tác tín dụng:
Căn cứ cào kế hoạch sản xuất kinh doanh, các dự án đầu t đợc duyệt
xác định nguồn tín dụng để đáp ứng bốn kị thời phục vụ cho sản xuất kinh
doanh với hiệu quả kinh tế cao nhất.
Căn cứ vào nguồn vốn tín dụng, kế hoạch huy động vốn, xây dựng các
kế hoạch các kế hoạch tín dụng ngắn hạn, trung hạn và dài hạn.
Tổ chức đàm phán, dự thảócc hợp đồng tín dụng có hiệu quả nhất và
thực hiện kế hoạch trả vợ, thu nợ.
Thực hiện công tác phân tích hoạt động kinh tế và thông tin kinh tế:
Thờng xuyên và định kỳ tổ chức phân tích hoạt động kinh tế để đánh
giá đúng đắn mặt mạnh, yếu, tìm ra nguyên nhân về kết quả đã đạt đởctong
kỳ, rút kinh nghiệm, xác định biện pháp khắc phục tổ chức sản xuất và quản lý
kinh tế tốt hơn cho kỳ sau.

13
Tổ chức công tác thông tin tình hình kinh tế, tài chính, tín dụng trong
công ty một cách khoa học, trên cơ sở phát triểm phần mềm máy tính trợ giúp.
Tổ chức công bố công khai về tài chính theo đúng quy định.
Thực hiện công tác tổ chức đào tạo:
Sắp xếp lại nhân viên kế toán của đơn vị phù hợp với yêu cầu quản lý,
sản xuất và năng lực của từng nhân viên.
Phổ biến hớng dẫn các chế độ chính sách của Nhà nớc, của công ty về
tài chính kế toán, thông qua các văn bản để cụ thể hoá bằng các quy định của
công ty.
Thờng xuyên tổ chức lớp bồi dỡng nghiệp vụ, chuyên môn cho đội ngũ
nhân viên làm công tác tài chinh, kế toán trong công ty.
Phòng kế hoạch kinh doanh:
Có chức năng tham mu giúp giám đốc công ty trong các lĩnh vực xây
dựng, tổng hợp và quản lý công tác kế hoạch, báo cáo kế hoạch- thống kê,
trong công tác hợp đồng kinh tế, công tác tiếp thị, công tác vật t, phổ biến các
chế độ, chính sách và hớng dẫn thực hiện. Nhiệm vụ cụ thể của phòng kế
hoạch kinh doanh nh sau:
Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh ngắn hạn, trung hạn và dài hạn,
kế hoạch quý, tháng, năm.
Kiểm tra, giám sát, đánh giá, nguyên nhân ảnh hởng và báo cáo về việc
thực hiện các mục tiêu, kế hoạch sản xuất kinh doanh, tiêu thụ sản
phẩm, dở dang, thu hồi vốn, giá thành, lợi nhuận .
Lập báo cáo thình hình thực hiện tháng, quý năm về giá trị, khối lợng,
trong kỳ
Dự thảo và đàm phán hoặc phối hợp thoả thuận đàm phán, tham mu
giúp giám đốc công ty trong việc ký kết các hợp đồng kinh tế
Quản lý định mức, đơn giá , lập biểu giá phù hợp, sát với thị trờng để
tiêu thụ sản phẩm.
14

Hàng quý chủ tri quyết toán việc thực hiện vật t, nguyên nhiên liệu so
với định mức dự toán, định mức đơn giá mội bộ hoặc kế hoạch chi phí giá
thành đã giao, so sánh với khối lợng thực tế thực hiện. Cân đối sác định lợng
vật t chênh lệch với định mức đã giao, trình lãnh đạo giải quyết.
Thu thập, xử lý thông tin lập và Đảm bảo kế hoạch sản xuất sản phẩm,
kế hoạch đầu ra của sản phẩm trong doanh nghiệp, lên kế hoạch bao tiêu sản
phẩm của công ty.
Có trách nhiệm cung cấp số liệu, thuộc lĩnh vực kinh tế kế hoạch cho
các phòng chức năng khi có yêu cầu. Đồng thời yêu cầu các phòng chức năng
cung cấp số liệu để thực hiện các công việc thuộc nhiệm vụ chức năng của
phòng.
Phòng nghiên cứu phát triển
Từ những nghiên cứu cơ bản và những nghiên cứu ứng dụng phòng
nghiên cứu phát triển sẽ nghiên cứu tính khả thi của sản phẩm hay quy trình
mới, kiến nghị với ban giám đốc về việc có nên tiếp tục phát triển sản phẩm,
quy trình đó không. Nếu có sẽ triển khai mẫu thử, xin đăng ký lu hành, sản
xuất thử nhằm ổn định quy trình kĩ thuật, thơng mại hoá sản phẩm và chuyển
giao cho các phân xởng sản xuất.
Bộ phận kho: tiếp nhận, bảo quản, xuất nguyên, phụ liệu, thành phẩm
hàng hoá theo yêu cầu sản xuất kinh doanh.
Phòng thị tr ờng: lập kế hoạch và thực hiện kế hoạch kinh doanh. Tổ
chức hệ thống Marketing và các hoạt động yểm trợ cho công tác bán hàng,
khai thác thị trờng đã có và thị trờng mới. Phối hợp với phòng nghiên cứu và
phát triển phát triển mặt hàng mới cải thiện mẫu mã, chất lợng các mặt hàng
có sẵn phù hợp với nhu cầu và thị hiếu của khách hàng.
Phòng đảm bảo chất lợng: Giám sát phân xởng thực hiện đúng quy trình
kĩ thuật để sản phẩm đạt yêu cầu về chất lợng theo đúng tiêu chuẩn GMP
Asean. Xem xét các sai lệch, sự cố kĩ thuật, các điểm không phù hợp về chất l-
15
ợng và đề xuất biện pháp xử lý. Giám sát sử dụng vật t, sử dụng lao động để

xây dựng định mức vật t, định mức lao động.
Phòng kiểm nghiệm: Kiểm tra việc đảm bảo chất lợng bao gồm kiểm tra
chất lợng nguyên phụ liệu trớc khi đa vào sản xuất cũng nh chất lợng sản
phẩm trớc khi nhập kho, xuất dùng. Đặc biệt đối với ngành dợc phòng kiểm
nghiệm còn phải theo dõi chất lợng thành phẩm đang lu hành trên thị trờng.
Ngoài ra còn tham gia nghiên cứu các biện pháp để nâng cao chất lợng sản
phẩm.
Có thể mô phỏng cơ cấu tổ chức công ty bằng sơ đồ sau:
Mô hình tổ chức của công ty cổ phần dợcTRAPHACO
16
3.3 Chính sách quản lý tài chính- kinh tế đang áp dụng:
Về chính sách quản lý tài chính kế toán :
Niên độ kế toán : bắt đầu từ 01/01 đến kết thúc ngày 31/12.
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép, hạch toán kế toán là đồng ngân
hàng nhà nớcViệt Nam. Khi quy đổi các đồng tiền khác, căn cứ vào tỷ giá
ngoại tệ do Ngân hàng nhà nớc Việt Nam công bố tại thởi điểm nghiệp vụ
kinh tế phát sinh.
Hình thức sổ kế toán áp dụng là hình thức nhật ký chứng từ.
Phần II: các vấn đề khái quát chung về tổ chức hạch toán kế toán
tại công ty.
1.Tổ chức bộ máy kế toán.
Bộ máy kế toán của công ty TRAPHACO đợc tổ chức theo kiểu trực
tuyến tham mu, bộ máy đợc hình thành bởi mối liên hệ trực tuyến, hoạt động
theo phơng pháp trực tiếp và mối liên hệ có tính chất tham mu giữa kế toán tr-
ởng với các kế toán phần hành.
TRAPHACO là một công ty lớn có chi nhánh và các cửa hàng phụ
thuộc hoàn toàn, không có sự phân tán quyền lực quản lý hoạt động kinh
17
Đại hội đồng cổ đông Ban kiểm soátGiám đốc điều hànhHĐQTPGĐ điều hành
phụ trách KHKD

Phòng kế hoạch
KD
Cung ứng vật t P. Tổ chức hành
chính
P. Tài chính -
kế toán
PX viên nén GMP
PX viên hoàn
PX sơ chế
PX thực nghiệp
Kho hoá chất
Kho dợc liệu
Kho phụ liệu
Kho thành phẩm
Kho 108 thành công
Các cửa hàng bán buôn.
Các cửa hàng bán lẻ
P. Nguyên cứu
phát triển
P. Đẩm bảo chất
lợng
P. Kiểm tra chất
lợng
PX thuốc ống
PX thuốc mỡ
PX thuốc bột
PX tây y
doanh cũng nh hoạt động tài chính. Do đó bộ máy kế toán đợc tổ chức theo
mô hình tập trung. Công ty chỉ mở một bộ sổ kế toán, tổ chức một bộ máy kế
toán để thực hiện tất cả các giai đoạn hạch toán ở mọi phần hành kế toán.

Toàn bộ công tác kế toán từ thu nhận, nhập dữ liệu vào máy, lên sổ, xử lý
thông tin trên hệ thống báo cáo phân tích và tổng hợp của công ty đợc tiến
hành tập trung tại phòng Tài chính- Kế toán của công ty. Tại chi nhánh và các
cửa hàng phụ thuộc có nhân viên của phòng Tài chính- Kế toán cử làm nhiệm
vụ hạch toán ban đầu (thu thập, kiểm tra, xử lý chứng từ) và gửi về phòng Kế
toán trung tâm theo chế độ báo sổ.
Có thể khái quát mô hình tổ chức bộ máy kế toán của công ty nh sau:
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Chỉ đạo trực tiếp
Báo sổ
1.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán
18
Kế toán trởng
KT
tổng
hợp
KT
tiền
mặt
KT
TGNH
KT
HTK
KT
bán
hàng
KT
công
nợ
Thủ

quỹ
Nhân viên kế toán 4 cửa
hàng và chi nhánh
Bộ máy kế toán của công ty bao gồm 18 nhân viên, tất cả các
nhân viên đều có trình độ đại học, đợc phân công nhiệm vụ cụ thể nh sau:
+Một kế toán trởng (Nguyễn Thị Mùi): có nhiệm vụ :
Tham mu giúp giám đốc tổ chức và chỉ đạo công tác tài chính kế toán
của công ty. Tổ chức hạch toán kế toán theo chế độ kế toán của Nhà nớc ban
hành và theo quy chế quản lý tài chính của công ty.
Tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với khả năng của từng nhân viên trong
ban nhằm nâng cao chất lợng và hiệu quả công tác báo cáo kế toán, đáp ứng
kế hoạch sản xuất kinh doanh đã đề ra.
Tổ chức việc hạch toán, ghi chép, luân chuyển chứng từ, báo cáo kế
toán theo đúng chính sách, chế độ ban hành.
Tổ chức việc lâp kế hoạch tài chính, tín dụng, kế hoạch vay vốn, chi tiêu tiền
mặt nhằm phục vụ việc sản xuất kinh doanh đúng tiến độ và hiệu quả.
Chủ trì việc soạn thảo văn bản có liên quan đến công tác quản lý tài
chính kế toán trong công ty.
Kết hợp với các phòng ban trong công ty lập và xây dựng các định mức
về chi phí tiền lơng, giá thành, kế hoạch sản xuất, kế hoạch vật t, kế hoạch thu
vốn
Là thành viên của hội đồng định giá mua bán vật t thiết bị, tham mu
giúp giám đốc ra quyết định chính xác, hiệu quả.
Báo cáo thờng xuyên về tình hình tài chính của công ty cho ban giám
đốc. Cuối kỳ báo cáo kết hợp cùng các bảng phân tích, đánh giá tình hình hoạt
động sản xuất kinh doanh của công ty và lập kế hoạch cho kỳ sau.
+ Hai kế toán tổng hợp: (Nguyễn Thị Thanh Xuân và Nguyễn Văn
Kiên) có nhiệm vụ:
Hàng ngày, cập nhật số liệu từ các kế toán viên, cuối tháng, quý lên sổ
sách và báo cáo quyết toán. Báo cáo trởng ban kịp thời về việc xử lý số liệu kế

toán hàng tháng trớc khi khoá sổ kế toán, lập báo cáo tài chính.
19
Cuối kỳ kế toán tổng hợp phải lập các báo cáo sau:
Bảng cân đối kế toán.
Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
Báo cáo tình hình thực hiện nghĩa vụ với nhà nớc.
Báo cáo công nợ phải thu khách hàng.
Báo cáo công nợ phải thu khác.
Báo cáo công nợ tạm ứng.
Báo cáo công nợ phải trả ngời bán.
Báo cáo công nợ phải trả khác.
Báo cáo công nợ phải thu nội bộ.
Báo cáo phân tích tài chính doanh nghiệp.
Báo cáo thuyết minh báo cáo tài chính.
Bảng tập hợp chi phí sản xuất, giá thành.
Quyết toán thuế.
Tham gia phân tích hoạt động kinh tế của công ty, chịu trách nhiệm tr-
ớc kế toán trởng về thời gian nộp báo cáo và chất lợng báo cáo. Kiểm tra tính
hợp pháp, hợp lý, hợp lệ trớc khi trình ký.
Ngoài ra, kế toán tổng hợp còn phụ trách về tiền lơng và tài sản cố định,
với nhiệm vụ cụ thể nh sau:
+ Kế toán tiền lơng , BHXH, BHYT:
Căn cứ vào các kí hiệu chấm công của từng ngời tính ra số
ngày công theo từng loại tơng ứng để ghi vào bảng chấm công.
Căn cứ vào các chứng từ liên quan, lập bảng thanh toán lơng, chuyển
cho kế toán trởng duyệt để làm căn cứ lập phiếu chi và phát lơng.
Căn cứ phiếu nghỉ hởng BHXH và bảng chấm công để tính bảo hiểm xã
hộinguyện.
Theo dõi thanh toán xác định số phải trả, đã trả về BHXH, BHYT,
KPCĐ

20
Cuối kỳ lập báo cáo BHXH, BHYT, KPCĐ.
+ Kế toán tài sản cố định:
Tổ chức kế toán tài sản cố định, tăng, giảm tài sản cố định, lu hồ sơ và
cập nhật thông tin theo dõi tài sản cố định.
Hàng tháng, quý, năm cùng với phòng kinh tế kế hoạch xây dựng kế
hoạch sửa chữa lớn tài sản cố định và quyết toán chi phí sửa chữa lớn tài sản
cố định.
Cuối kỳ phải lên các báo cáo:
Báo cáo tăng giảm tài sản cố định.
Báo cáo chi tiết, tổng hợp kiểm kê tài sản cố định.
+Kế toán ngân hàng (Nguyễn Ngọc Thuý) có nhiệm vụ:
Lập kế hoạch tín dụng vốn lu động với ngân hàng (định kỳ tháng
và quý)
Lập séc, uỷ nhiệm chi, vay ngắn hạn dài han, tiền gửi ngân hàng
Ghi sổ theo dõi, hàng tháng sau khi xoá sổ ngân hàng, lập báo
nợ, báo có cho các đơn vị về các khoản thanh toán phải thu, phải trả bằng
chuyển khoản phát sinh trong tháng.
Lập bảng kê chứng từ tiền gửi , tiền vay ngắng hạn, trung hạn,
dài hạn làm cơ sở ghi sổ kế toán.
Làm thủ tục về bảo lãnh, bảo chứng ngân hàng.
Quan hệ trực tiếp với ngân hàng về các công việc, các vấn đề có
liên quan.
Chịu trách nhiêm lập các báo cáo định kỳ và đột xuất theo nhiệm
vụ dợc giao về chất lợng, số lợng và thời hạn theo quy định của HĐQT
+Kế toán thu tiền (Nguyễn Thị Hà, Trần Văn Lu, Nguyễn Quốc Hùng)
có nhiệm vụ:
Lập kế hoạch công tác báo cáo kế toán định kỳ tuần, tháng về việc thu
hồi công nợ khách hàng và cá nhân còn tồn đọng.
21

Tập hợp hồ sơ, lập biên đối chiếu, biên bản làm việc từng lần với từng
chủ nợ, hoàn chỉnh hồ sơ quyết toán, yêu cầu khách hàng trả nợ.
Báo cáo kết quả thực hiện định kỳ tuần , tháng về thu hồi công nợ của
khách hàng và cá nhân, đề xuất biên pháp giải quyết.
Phối hợp với các cửa hàng, chi nhánh, tập hợp báo cáo và đề xuất phơng
án xử lý với công ty đối với những trờng hợp nợ khó thu.
+Kế toán tiền mặt (Lu Thị Hoa) với nhiệm vụ:
Hàng ngày viết phiếu thu, phiếu chi, đối chiếu sổ quỹ với thủ quỹ theo
từng ngày, tháng, năm và cập nhật chứng từ vào máy để kế toán tổng hợp nắm
bắt đợc thông tin.
Cuối kỳ lập báo cáo quỹ. Thờng xuyên báo cáo số d tiền mặt tồn quỹ
cho kế toán tổng trởng.
+Thủ quỹ (Nguyễn Thị Mời):
Theo dõi việc thu chi tiền trong lợng tiền của công ty, căn cứ vào phiếu
thu, chi đợc giám đốc, kế toán trởng ký duyệt làm thủ tục thu chi tiền mặt đối
với khách hàng và cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp. Phát tiền lơng
hàng tháng cho lao động trong doanh nghiệp.
+Kế toán hàng tồn kho (Trần Văn Hoàng và Lê Mĩ Hoa)
Hàng tháng cùng với ban kho tàng đối chiếu số lợng nhập, xuất, tồn,
cùng bộ phận kho kiểm tra, quyết toán hàng tồn kho. Cuối kỳ lập các báo cáo:
Báo cáo chi tiết, tổng hợp kiểm kê kho vật t, sản phẩm, hàng hoá.
+Kế toán bán hàng: gồm 3 nhân viên, có nhiệm vụ:
Lập hoá đơn bán hàng, lập bảng kê hàng hoá tiêu thụ, cập nhật các
thông tin về bán hàng vào mạng máy tính của phòng kế toán. Cuối tháng, quý,
năm nhận báo cáo bán lẻ từ các kế toán bán lẻ của các cửa hàng, lập báo cáo
tổng hợp bán hàng.
+Kế toán bán lẻ: Gồm 2 nhân viên (Trần Thu Hà, Lê Thị Hằng) làm
việc tại các cửa hàng, phụ trách viết hoá đơn bán hàng, lập phiếu thu, chi, ghi
22
sổ doanh thu, lập bảng kê bán lẻ hàng hoá dịch vụ, lập báo cáo hàng bán lẻ.

Cuối tháng có trách nhiệm báo sổ cho kế toán bán hàng tại công ty.
+Ngoài ra công ty còn 2 kế toán phụ trách tại chi nhánh Thành Phố Hồ
Chí Minh, chịu trách nhiệm lập phiếu thu chi, hoá đơn bán hàng, bảng kê
hàng bán tại chi nhánh và thực hiện báo sổ lên công ty.
2. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán.
2.1 Danh mục chứng từ công ty sử dụng:
Công ty cổ phần dợc TRAPHACO sử dụng phần mềm kế toán Fast
Accounting- 2002 để thực hiện công tác kế toán doanh nghiệp, do đó hệ thống
chứng từ mà công ty sử dụng có những đặc điểm khác biệt so với hệ thống
chứng từ bộ tài chính quy định đối với kế toán thủ công cả về mặt số lợng,
chủng loại và mẫu mã.
Phiếu kế toán
Bút toán định kỳ
Bút toán phân bổ tự động
Bút toán kết chuyển tự động
Hoá đơn bán hàng
Bút toán bù trừ công nợ giữa hai khách hàng
Chứng từ phải thu khác
Hoá đơn mua hàng
Chứng từ phải trả khác
Phiếu nhập mua nội địa
Phiếu nhập mua hàng nhập khẩu
Phiếu nhập chi phí mua hàng hoá
Phiếu xuất trả lại cho nhà cung cấp
Phiếu nhập kho
Phiếu nhập nội bộ
Phiếu xuất kho
23
Phiếu xuất điều chuyển
Phiếu thu tiền

Phiếu chi tiền
Phiếu mua bán ngoại tệ bằng tiền mặt
Phiếu mua bán ngoại tệ qua ngân hàng
2.2 Quy trình lập và luân chuyển một số chứng từ chủ yếu:
Phiếu thu:
Trên cơ sở kiểm tra chứng từ gốc của ngời đề nghị nộp tiền, kế toán tiền
mặt lập phiếu thu theo mẫu của bộ tài chính (lập thành 3 liên, đặt giấy than
viết một lần), và nhập phiếu thu vào máy tính để chơng trình tự động hạch
toán và vào sổ.
Thủ quỹ nhận và kiểm tra phiếu thu. Sau đó nhận tiền, nhập quỹ và xác
nhận số tiền đã thu lên phiếu thu và ký phiếu thu, giao cho ngời nộp tiền 1
liên, giữ lại 1 liên để chuyển cho kế toán. Sau đó thủ quỹ nhập dữ liệu vào
máy đẻ chơng trình tự động lên báo cáo quỹ, cuối ngày nộp báo cáo quỹ kèm
theo các chứng từ gốc cho kế toán.
Kế toán tiền mặt phân loại chứng từ để lu trữ, quản lý theo trách nhiệm.
Định kỳ, tập hợp chứng từ xin kế toán trởng ký duyệt, kế toán trởng trên cơ sở
kiểm soát từng loại chứng từ để ký duyệt chứng từ.
Kế toán tiền mặt bảo quản chứng từ trong năm và lu trữ khi kết thúc
niên độ.
Phiếu chi:
Căn cứ đề nghị chi tiền đã đợc duyệt của ngời nhận tiền, kế toán tiền
măt lập phiếu chi.
Thủ quỹ sau khi kiểm tra phiếu chi, yêu cầu ngời nhận tiền ký xác nhận số
tiền sẽ nhận và ký phiếu chi sau khi giao tiền. Thủ quỹ thực hiện ghi vào sổ
quỹ, cuối ngày lập báo cáo quỹ và nộp kèm chứng từ gốc cho kế toán.
24
Kế toán tiền mặt phân loại để lu trữ sau khi trình phiếu chi cho kế toán
trởng và thủ trởng đơn vị ký duyệt.
Phiếu nhập kho:
Căn cứ biên bản kiểm nghiẹm co ban kiểm nghiệm lập, cán bộ phòng

kế hoạch kinh doanh (bộ phận cung ứng vật t) lập phiếu nhập kho, xin trởng
phòng ký duyệt.
Thủ kho ghi số thực nhập, ký phiếu nhập kho cùng ngời giao hàng hoá,
vật t, ghi thẻ kho và chuyển phiếu nhập kho cho kế toán vật t.
Kế toán vật t ghi đơn giá, chơng trình sẽ tự động tính thành tiền, định
khoản và vào sổ.
Phiếu xuất kho:
Căn cứ lện xuất kho đã đợc duyệt, bộ phận cung ứng (phòng kế hoạch
kinh doanh) lập phiếu xuất kho.
Thủ kho ghi số lợng thực xuất, cùng ngời nhận hàng hoá, vật t ký phiếu
xuất kho, ghi thẻ kho và chuyển chứng từ cho kế toán.
Kế toán vật t ghi đơn giá, chơng trình sẽ tự động tính thành tiền, định
khoản và lên sổ.
Hoá đơn GTGT: Hoá đơn GTGT đợc cán bộ phòng cung ứng (phòng kế
hoạch kinh doanh) lập dựa trên cơ sở hợp đồng mua bán, sau đó chuyển cho
kế toán trởng ký duyệt. Hoá đơn này sẽ đợc sử dụng làm căn cứ để kế toán
tiền mặt lập phiếu thu.
3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản.
3.1 Danh mục tài khoản sử dụng:
Do công ty hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng
xuyên nên không sử dụng các tài khoản: 611- Mua hàng (dùng cho kiểm kê
định kỳ), 631- Giá thành sản xuất (dùng cho kiểm kê định kỳ). Ngoài ra công
ty thực hiện bán hàng theo phơng thức giao hàng trực tiếp và bán lẻ tại các cửa
hàng phụ thuộc nên không sử dụng tài khoản 157- Hàng gửi bán. Trừ các tr-
25