KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần bánh kẹo liên doanh Maiays@ Việt Nam

học viện nông nghiệp việt nam
Khoa kế toán và qtkd
LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP
Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công
ty cổ phần bánh kẹo liên doanh Maiays@ Việt Nam
GVHD: PGS.TS Bùi Bằng Đoàn
SVTH: Phạm Thị Phương Thảo
Lớp: KEKT-K56
I. MỞ ĐẦU
mục tiêu nghiên cứu của đề tài
Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp thu thập số liệu: sơ cấp, thứ cấp.

Phương pháp xử lý dữ liệu.
Mục tiêu cụ thể

Góp phần hệ thống cơ sở lý luận và
thực tiễn về KSNB chu trình bán
hàng và thu tiền trong DN.

Phân tích, đánh giá thực trạng hệ
thống kiểm soát nội bộ khâu bán
hàng và thu tiền tại Công ty cổ
phần bánh kẹo liên doanh Maiays@
Việt Nam.

Đề xuất các giải pháp nhằm hoàn
thiện hệ thống KSNB chu trình bán
hàng thu tiền tại đơn vị.


Khung phân tích của luận văn
KSNB CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN CỦA CÔNG TY
Môi trường kiểm soát
Định hướng phát triển của Công
ty
Hạn chế còn tồn tại trong chu trình bán hàng và thu tiền
Giải pháp hoàn thiện KSNB chu trình bán
hàng và thu tiền tại Công ty
Nguyên nhân
Hoạt động kiểm soát Đánh giá rủi ro Thông tin truyền
thông
Giám sát
II. KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN
ĐẶC ĐIỂM CHUNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO LIÊN DOANH MAIAYS@ VIỆT NAM
.
Công ty thành lập vào tháng 5/2008.
.
Lĩnh vực kinh doanh chính: Chuyên sản xuất các mặt hàng bánh trung thu cao
cấp, bánh ngọt, bánh kem gồm 2 xí nghiệp.
.
Vốn điều lệ: 5.000.000.000 đồng
.
Công ty hiện có 120 cán bộ công nhân viên
.
Hình thức bán hàng: Đại lý, bán buôn và bán lẻ.
Môi
trường
kiểm soát
Đánh
giá rủi

ro
Hoạt
động
kiểm soát
Thông tin
và truyền
thông
Kiểm tra,
giám sát
hệ thống ksnb trong chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty
cp bánh kẹo liên doanh maiays@ việt nam

Kiểm soát nội bộ là những quy định, quy chế do BLĐ trong đơn vị đề ra nhằm
đảm bảo hợp lý để đạt được mục tiêu của đơn vị.

Thành phần cầu thành HTKSNB:
Chu trình bán hàng và thu tiền
Nhận đơn đặt hàng
Tổ chức SX, mua hàng
Xét duyệt bán hàng
Giao hàng
Thu tiền
Tổ chức ghi nhận công nợ, doanh thu
Mục tiêu của chu trình bán hàng và thu tiền
Bán hàng Thu tiền
Bán đúng: Bán đúng số lượng, chất lượng, đúng đối
tượng, đúng chủng loại, đúng địa điểm
Thu đúng: Thu đúng số tiền, đúng đối tượng
Bán đủ: Bán đủ số lượng, đủ chủng loại Thu đủ: Thu đủ số tiền
Bán kịp thời: Giao hàng kịp thời Thu kịp thời: Thu đúng kỳ hạn trong hợp đồng.

Những quy định kiểm soát khâu nhận đơn đặt hàng
Rủi ro trong khâu nhận đơn đặt hàng
Mục tiêu của khâu nhận đơn đặt hàng
Tiếp nhận đơn đặt hàng
Khung phân tích khâu nhận đơn đặt hàng

Mục tiêu của khâu nhận đơn đặt hàng

Đơn đặt hàng phải ghi đúng số lượng

Đúng chất lượng

Đúng chủng loại hàng hóa

Đúng đối tượng khách hàng.

Đúng phần trăm chiết khấu

Ghi đầy đủ thông tin của khách hàng, thông tin đặt hàng

Giao kịp thời cho bộ phận sản xuất.

Ghi theo mẫu quy định của công ty.
Rủi ro trong khâu Nhận đơn đặt hàng
1. Đơn đặt hàng lập qua điện thoại, email, fax: Nhân viên ghi sai tên hàng của
một đơn hàng chiếm 5,6% trong tổng số đơn hàng và chiếm 3,6% trong tổng
giá trị đơn hàng.

Cụ thể đơn đặt hàng số 132 ngày 17/1 của khách hàng đặt hàng bánh trung
thu b-02 ký hiệu PC 202T1 thì nhân viên ghi là PC 204T1.


Nguyên nhân: Nhân viên còn chưa cẩn thận kiểm tra lại đơn hàng đồng thời
vẫn nhận đơn hàng qua điện thoại của khách hàng rồi sau đó tự mình điền
thông tin vào đơn đặt hàng thay cho khách hàng.
Rủi ro trong khâu Nhận đơn đặt hàng
2. Ghi chép đơn đặt hàng cho khách nhân viên ghi nhầm đơn giá sản phẩm của 1
đơn hàng, chiếm 3,6% trong tổng số đơn hàng và chiếm 2,4% so với tổng giá
trị đơn hàng:

Cụ thể đơn đặt hàng số 89 ngày 20/2 của công ty, nhân viên viết sai đơn giá
của mặt hàng bánh trung thu MH001 số tiền là 286.000 đồng nhưng lại viết
hành 268.000 đồng.

Nguyên nhân: Do nhân viên không cẩn thận không xem lại báo giá.
Rủi ro trong khâu Nhận đơn đặt hàng
3. Ban lãnh đạo chưa thông báo đến hết các nhân viên mức chiết khấu đối với
từng loại mã hàng mới dẫn đến nhân viên cho khách hàng hưởng sai mức
chiết khấu.

Cụ thể: Đơn đặt hàng số 67 số lượng 500 hộp bánh ngọt cao cấp với giá bán
buôn là 200.000 đồng/hộp và được hưởng chiết khấu 3%/hộp. Nhưng nhân
viên đã cho khách hàng hưởng chiết khấu 3,5%/hộp.

Nguyên nhân: Do nhân viên chưa nắm được quy định chiết khấu mới của công
ty.
bảng tổng hợp sai sót trong quá trình nhận đơn đặt hàng tại công ty
quý I/2014
quy định
nhận đơn đặt hàng
Khách hàng

ĐĐH bao gồm yêu cầu về:
- Mẫu mã bánh, kẹo
-
Số lượng bánh, kẹo
-
Ngày tháng giao hàng, địa điểm
Phòng kinh doanh
Đơn đặt hàng đã duyệt
ĐĐH đã xác nhận
Phòng kế toán
Kiểm tra DDH đã có chữ ký phê duyệt của
người có thẩm quyền phía KH.
- KT yêu cầu trên DDH đã đầy đủ, rõ ràng.
- Xem xét số lượng, chủng loại để chuyển xuống
bộ phận SX
Lưu ĐĐH để theo
dõi nghiệp vụ BH
Sau khi kiểm tra xong trưởng
phòng KD ký duyệt gửi xác nhận
ĐĐH.
quy định
nhận đơn đặt hàng

Đối với giá ghi trên DĐH là giá do giám đốc quy định được thực hiện bằng văn
bản rõ ràng với từng sản phẩm, là căn cứ để những nhân viên tuân theo khi
báo giá cho khách hàng.

Nhân viên sẽ dựa theo chính sách khuyến mại do giám đốc phê duyệt để tiến
hành thực hiện triết khấu cho khách hàng đủ điều kiện.


Khi thực hiện khuyến mãi giám đốc sẽ công khai bằng văn bản gửi tới các bộ
phận liên quan để nhân viên truyền tải đến khách hàng.Thông báo này còn
được đưa lên trang web của công ty để những khách hàng nắm bắt được
thông tin về khuyến mại.
nhận đơn đặt hàng

Nhận xét:
•
Thủ tục KS xét duyệt ĐĐH công ty giảm thiểu được rủi ro nhận ĐĐH
•
Tuy nhiên CT kiểm soát chưa thực sự tốt ở khâu nhận và xử lý đơn hàng, việc
đặt hàng qua điện thoại dẫn đến nhiều rủi ro.
•
Các nhân viên còn nhiều yếu kém trong khâu dao dịch với khách hàng khiến
cho hoạt động kiểm soát ở khâu này kém hiệu quả gây mất thời gian và tốn
chi phí, chậm thời gian giao hàng, làm giảm uy tín của công ty với khách
hàng.
Đánh giá hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần bánh kẹo liên doanh
Maiays@ Việt Nam
Ưu điểm Nhược điểm
CT đã xây dựng được văn hóa DN, môi trường làm việc
chuyên nghiệp.
Chưa có sự tách biệt giữa các bộ phận.
Tính độc lập của ban KSNB không được xem xét đầy đủ
Nghiệp vụ bán hàng CT đều đã nhận diện được các rủi ro có
thể xảy ra.
CT chưa phát hiện được một sô nguyên nhân xảy ra rủi ro.
Thường xuyên cập nhật các thông tin cần thiết cho BLĐ. Các chính sách thủ tục được quy định và ban hành chưa
được thông báo mọi phòng ban và đến từng nhân viên.
Việc phân chia trách nhiệm đối với từng bộ phận từng cá

nhân được Công ty quy định và thông báo rõ ràng.
Các thủ tục kiểm soát còn chưa chặt chẽ
Chưa tuân thủ quy trình khi làm việc của bộ phận.
Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại ct cổ phần bánh
kẹo liên doanh Maiays@ Việt Nam
Nội dung kiểm soát Giải pháp hoàn thiện
Nhận dạng và đánh giá rủi ro BLĐ Công ty phát hiện các nguyên nhân xảy ra rủi ro từ đó
đưa ra quy định, thủ tục kiểm soát.
Thủ tục kiểm soát Công ty nên tách biệt chức năng bán hàng với các chức năng
xét duyệt giảm giá, miễn phí.
Thông tin và truyền thông CT cần thông báo cụ thể nhưng nội quy, quy định mới cho
toàn bộ nhân viên biết.
Giám sát CT nên xây dựng một Ban kiểm soát chuyên biệt, độc lập bao
gồm các thành viên có đủ trình độ và năng lực.
III. KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ
Kết luận

Hệ thống kiểm soát chỉ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý chứ không đảm bảo tuyệt đối là ngăn ngừa
tất cả các rủi ro.

Hệ thống KSNB được thiết kế và vận hành bởi con người. Vì thế hiệu quả của hệ thống kiểm soát sẽ bị
ảnh hưởng bởi phong cách điều hành của chủ doanh nghiệp.

Với quy mô hiện tại của đơn vị, việc thiết lập hệ thống KSNB nói chung và hệ thống kiểm soát nội bộ
chu trình bán hàng và thu tiền nói riêng, ban lãnh đạo cũng cần cân nhắc giữa lợi ích và chi phí mà hệ
thống KSNB mang lại.

Quá trình phát triển của doanh nghiệp cũng như thay đổi của môi trường kinh doanh có thể làm cho
các thủ tục kiểm soát bị lỗi thời và không phù hợp.
Kiến nghị:


Công ty nên thành lập riêng một bộ phận kiểm soát nội bộ để thường xuyên
giám sát kiểm tra và phát hiện các sai sót trong tất cả các khâu của quá trình
sản xuất cũng như bộ máy quản lý.

Có sự giám sát và đánh giá các thủ tục kiểm soát để có những biện pháp khắc
phục cũng như hoàn thiện HTKSNB cho doanh nghiệp.

Ban lãnh đạo cần thường xuyên kiểm tra trực tiếp quá trình làm việc, cũng
như sổ sách, chứng từ của từng bộ phận.

Đưa ra những quy định cụ thể về trách nhiệm của từng nhân viên, thưởng
phạt cụ thể nhằm làm tăng ý thức chấp hành luật lệ của nhân viên.