Tìm hiểu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty trách nhiệm hữu hạn VietNam Korea Exchanges
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (821.17 KB, 75 trang )
LỜI MỞ ĐẦU
1Tính cấp thiết của đề tài
!"
#$%%&#$'()()(*+,
%(-%./01$'%&-2-
23"("(%45'678(%2'9$#$
:$;<=>(?"(@%%6>"%-
$AB/C'DE3(FGGF:$!$"9H
">('I"H4)-&>J>K(
LJ>K(H"("(I((#:$M
"H5&>J+"-N$H"(
"(% OP2(OQK :$;
<R(H%S01$T('H""(
U$"(V=BKWX'$% O>H:$"(
;:$%-"";" J>K(%
U1 $'%P;!"Y"-A
$!", U%!$K Z$)%P(
%% J>K(Y +9%-% O!$TO"
K %%[T-&((H <
($A"\)%](M#"
B^%!%6+, -'T%45&>
;_ +9Y.;N();)($1H!
:$;<;,$>(!":$;;$^"&%+,
()`%U:$;,;U1:$'%, +:$;<
%a%T%%;(;>"&U>$:$;DHb%a
:$;,U% O1H.",%:$'%,
cJd`QBK$'e[N( BJdQf6,`>$g/`h=F
%a%T8(%;(;H"("(% O $'9>$
:$;%U.>["(
Z$:$)MA)($-*H'>(1$-
JK(/=iV*H'KddJ=jX(%:$'%,M%!
$A3[>: “ Tìm hiểu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công
tytrách nhiệm hữu hạn VietNam - Korea Exchanges ”.
2. Mục đích nghiên cứu
9+0>[U^%!<$A92$-=BKW-
*H'KddJ=jg$A3%!$^",8(N>$:$;"(
-*H'
3. Phương pháp nghiên cứu
g$A3k&b +:$ +AH
+PON.%[$%(\^%!9
2$
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- f[ O92$Q*H"(-&>U$
- l-(,92$Qg$A3A$>["(-*H'
KddJ=j
5. Những đóng góp mới của Luận văn
- J!(6<$AQg$A3%(\<$A+;!H=BKW
&>U$
- J!(6eQH:$>92$)($-*H'Kdd
J=jg$A3%% % O1S-H=BKWI
"Tb1S-'Z$%U%!1",a%+,>
cJd`QBK$'e[N( BJdQf6,`>$g/`h=F
H:$;<U#[^N>$:$;-%"
&
6. Bố cục của Luận văn
K#g(0%#$=$Ag$A3[>(S(m
+Q
* +nQ*+0<$A!>[=(&>
* +nnQ-!>["(-*H'>(1$
-JK(/=i
* +nnnQKAo",(;8(>>[
=(-*H'>(1$-JK(/=i
cJd`QBK$'e[N( BJdQf6,`>$g/`h=F
cJd`QBK$'e[N( BJdQf6,`>$g/`h=F
pqp
CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG
DOANH NGHIỆP
1.1. Khái quát chung về hệ thống Kiểm soát nội bộ
1.1.1. “Kiểm soát” là gì ?
$A1?"(r% O%,R^"s%% O>
%;(t6:$;<a-%"&u:$')%-
% O(b9$&>
1.1.2. “Kiểm soát” khác kiểm tra, thanh tra như thế nào ?
?=(@$HT(^%,2;;% ON$5Q
vV 6P2XU:$'!>-%&\(o"(
% 1A%,9:$%(b9$&>fS
?"(@I$H$HT(%[ Ob2;;% ON$
5Q((>)f!$'U<R:$MaN>?"(
@-%" "(w*UU(%+;?
"(@=(^;1)((P2#(%U
% O1%!$($[U1%!$($[^%!% O>\
+:$(bVxxmX$%N'
1.1.3. Kiểm soát nội bộ
(M-%&>V`KX23"("(
$H14:$M:$):$;<`%U"P2^"s-
%`K9->T+0A^N:$;<$H
S%U"(()! +&>H:$b:$'%,
!-%fU.>[=BKW(%+,
d>[=BKWHb'$%>23"((M
:$'):$;<%+,d>[=BKW$^H;9
9(P2J)A'% k&bA'..$
H%45P2;&$')(>[=BKW1$>$J^%!%6
#$\;^>[=BKW
cJd`QBK$'e[N( BJdQf6,`>$g/`h=F
pyp
g9%=Z$[Vnzv*X>[=BKW% O%,R ?
(>[S(.b% OA-%+,8(%;(;
>(b9$$Q
- W;>;%+,"H,k&b.A6"H>$:$;
- f;(;%A'H$^&1>$"O<.
- W;%;(>>%<
- f;(;>$:$;-%3:$;<@
f,R9^'>[=BKW% O:$;<A%%!$
(MN9(M-%`K=BKW"H{-2
3."(4;"((M23" !
.:$;<;$^(b9$9(b9$%#$(b9$
=BKW!"4(b9$$(b9$=BKW!:$;<
|'*CBCV*((C}BC~X)Q?=BKW(
:$),$; 00:$;<N9(P2% O
"%$^(%;(;O<8(>(b9$$Q
- d-%1$>$>$:$;
- H%A'
- B$N$A>:$'%,>@
Phạm trù thứ nhất đề cập đến việc thiết lập và thực hiện các mục tiêu hoạt
động cơ bản của hầu hết các doanh nghiệp là lợi nhuận, bảo vệ và sử dụng hiệu quả
các nguồn lực. Phạm trù thứ hai liên quan đến việc xây dựng các phương pháp hạch
toán kế toán để thiết lập các báo cáo tà
i
chính phù hợp với chuẩn mực và có độ tin cậy
cao. Gồm các báo cáo quản trị nội bộ phục vụ cho việc ra quyết định của Ban Giám
đốc, và các số liệu công bố trước công luận phục vụ cho bên thứ ba: nhà cung cấp, cơ
quan thuế, ngân hàng… Phạm trù thứ ba đề cập đến việc tuân thủ các quy định, luật
lệ được áp dụng cho doanh nghiệp.
Kiểm soát nội bộ được thực hiện thông qua các chính sách, tiêu chuẩn và thủ
tục. Việc thiết lập và vận hành hệ thống KSNB thuộc về trách nhiệm của Hội đồng
quản trị và người quản lý. Quá trình thực hiện KSNB tại đơn vị chủ yếu là quá trình
thiết lập, thực hiện, kiểm tra và đánh giá các chính sách, tiêu chuẩn và thủ tục. Hội
đồng quản trị (nếu có) là mộ
t
nhân tố ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động kiểm soát của
đơn vị thông qua việc tác động đến các chính sách và quan điểm kiểm soát của nhà
cJd`QBK$'e[N( BJdQf6,`>$g/`h=F
p•p
quản lý. Các nhân viên khác trong tổ chức chính là người thực hiện các thủ tục kiểm
soát hàng ngày thông qua việc tuân thủ các quy trình của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Vì vậy khả năng, tinh thần và phẩm chất của họ quyết định rất lớn đến sự thành công
của kiểm soát nội bộ. Qua quá trình vận hành và thực hiện các thủ
t
ục kiểm soát, kiểm
toán nội bộ có trách nhiệm đánh giá hiệu quả hoạt động của hệ thống KSNB và đưa ra
các giải pháp để cải tiến những điểm yếu kém và lạc hậu tồn tại trong hệ thống.
*I#N>1=BKW"(nzv*)?"(
(-%%% OA(`K (-&,b
`K%UU23"(%(.O>$:$;>[
"=BKW@
1.1.4. Sự cần thiết và lợi ích của việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ
J^%!=BKWU<R:$M%[%+,U:$'(H+
%+,U:$'(H5L%+,U:$'(H:$'!-N!$
^U:$>1A23N9092-
:$)$'!%-$AH;S09"U"3;-
N0!$%,%(!$-%"$w&%U%45
;U(>[=BKW1$>$
(P2^"s[^$%:$'!O$/:$'!O
9 k&b% %$HS-K$
"HU>["((% %"H):$'!O
9()((1%!$>-%O.$P2
k&b%€g(:$;<% O€g(UN
:$'!'>(>^& (."M2"H;
{&9 0;(.€
D>["(1(-7%(-P2O.
Qc;($'+!(•;$^"&VUH)N'
cJd`QBK$'e[N( BJdQf6,`>$g/`h=F
p‚p
>-(A("-3;(^ O;•(Xƒ
W;>;"5, 5(^(0bAY-(Tƒf;(
;..[>$".ƒf;(;(M
9$N:$':$':$')-P22I :$'%,
$Aƒf;(;P2-%>$:$;k&b[ $$S
%-% O(b9$%6ƒW;>:$'!O%#$ P%HN'&4
%[MV O*H'*P#X
1.1.5. Chức năng nhiệm vụ của hệ thống Kiểm soát nội bộ
/ca>:$;<-%"&`K(U>$:$;
/W;%;(8:$'%, %:$;<% O>%a 2
((2>$:$;%:$'%,%U
/l>",1^%!"&%%!>;
:$'
/K36>-(A-%A
`K
/co"%#'%.%a2!>b-%
"&
/f;(;>A.",O>$N'9$#$
%,U9:$
/W;>;H"H,-(&bk&b(b%.
cJd`QBK$'e[N( BJdQf6,`>$g/`h=F
p„p
1.1.6. Mục tiêu tổng quát của hệ thống Kiểm soát nội bộ
f%;(;3YUP"+^$=BKW`K;
>% O(b9$$Q
/*>bP;U32O<
*+^$ =BKW "H o > P " 1 >
b"HS-61>b;
/*>b";% O9$•%a%T
K$>b""H% O9$•;'%UU(>b
AUU; 0(.6-;`K
/*>b">U;% OP
*b=BKW;%;(;3Y>5>b"P
/*>b";% O%%a%T
D+^$=BKW%#'%;S(2%3Y[".
P[!>b0%-"$:$)
P
/*>b";% ON-%a%T
/*>b";% O;%aa
/*>b";% O$'PPO.
1.2. Các bộ phận cấu thành hệ thống Kiểm soát nội bộ
=("H{&Y-0:$%($'![A$
^%!.=(>'4A$!$:$;<(0
cJd`QBK$'e[N( BJdQf6,`>$g/`h=F
pxGp
'9$#$!$N^%!."=(I
$'Y"($ ;!:$').
g9%=Z$[Vnzv*X>[=BKWS('$[.Q
(H "(>[H"b"(*'$[
%U% O">8($^%;(;O<%>
(b9$9$0#VxxyX*4*CBC>[=BKW-% O(3(
N[Q(H "(%-%"(
-%(H…$'!H$•("J>K([
mxqVJBvmxq"†(FxhuFGxFu/W*'yuxFuFGxFW
.X%%,%\UUM'$H:$$!
%+,% O"((H %+,%UU"()>N
>[=BKWS(3(N[9$$•*CBC\(-
!$.O+>>>[=BKW`K
g$A3o% O%!AN$%A*CBChệ thống kiểm
soát nội bộ được cấu thành từ năm thành phần cơ bản sau và chúng có mối liên hệ
chặt chẽ với nhau
:
- Môi trường kiểm soát.
- Đánh giá rủi ro.
- Các hoạt động kiểm soát.
- Thông tin và truyền thông.
- Giám sát.
1.2.1. Môi trường kiểm soát
Thông thường khi công ty phát triển càng lớn thì người chủ doanh nghiệp sẽ
gặp nhiều khó khăn hơn trong việc quản lý, giám sát và kiểm soát các rủi ro và gian
lận. Vì vậy thái độ và ý thức kiểm soát của người quản lý ảnh hưởng rất nhiều vào sự
kiểm soát của đơn vị. Nếu nhà quản lý cấp cao nhận thức kiểm soát là vấn đề quan
trọng, thì các nhân viên khác cũng hết sức tôn trọng các quy trình kiểm soát. Ngược lại,
nếu nhà quản lý không thực sự chú tâm vào vấn đề kiểm soát trong đơn vị thì chắc
cJd`QBK$'e[N( BJdQf6,`>$g/`h=F
pxxp
chắn hệ thống kiểm soát sẽ không mang lại hiệu quả như mong đợi.
Môi trường kiểm soát bao gồm nhận thức, thái độ và hành động của nhà quản
lý đối với kiểm soát và tầm quan trọng của kiểm soát, cũng như
t
ính đồng bộ trong các
hoạt động kiểm soát của các phòng ban. Để xây dựng hệ thống kiểm soát nộ
i
bộ cho
doanh nghiệp cần tìm hiểu các nhân tố thuộc về môi trường kiểm soát :
- Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý.
- Cơ cấu tổ chức và phân chia trách nhiệm.
- Sự tham gia của Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát.
- Các chính sách về nguồn nhân lực.
- Công tác kế hoạch.
- Các nhân tố bên ngoài.
1.2.1.1. Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý
Triết lý quản lý thể hiện qua quan điểm và nhận thức của nhà quản lý về việc
giám sát các rủi ro trong kinh doanh; phong cách điều hành lại thể hiện qua cá tính
và cả thái độ của họ đố
i
với việc lập báo cáo tài chính và các phương pháp kế toán, sử
dụng các kênh thông tin chính thức hay không chính thức… Sự khác biệt về triết lý
quản lý và phong cách điều hành có ảnh hưởng rất lớn đến môi trường kiểm soát và
tác động đến việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị.
K:$;<^ :$'%,%!$(M-%%+
,J)A'A2:$%(%% [:$;, M
; 0^%N'&(>[=BKW1$>$-%+,f6:$;
<{\1:$%("$:$;<!.H"
#(:$M>"-^A"
&K1:$;<U"&(-)N$
&%45.VW**X;.b=BKW;67
f[1:$;<U(b9$"&O$A8(M)W**
"H%;(;.$)A'b"(75‡"H>$
:$;K A'%!$ :$;,; 0^
%.b=BKWI %.W**.
cJd`QBK$'e[N( BJdQf6,`>$g/`h=F
pxFp
1.2.1.2. Cơ cấu tổ chức và phân chia trách nhiệm
*+^$P2là bộ máy thực hiện các hoạt động để đạt được mục tiêu của
đơn vị. Việc xây dựng cơ cấu tổ chức là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa
các thành viên trong đơn vị. Một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ là cơ sở cho việc lập kế
hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát tất cả các hoạ
t
động của đơn vị.
*+^$P2^N:$'!->(1
9%+,*+^$P2% ON'&O<7U#-((H
"([3YU>$:$;AUU;'
%;(;(>[$'9$[Y9$[& >:$'
%,":$'%,%UI "((>>:$'
%,%U`K->$:$;:$;<[%->k
<$'!%-k&bH*+^$P2!;>A"-
"(f%-% O(b9$%+,#;U+^$P2>$:$;
O:$'(H-%%+,D$[A'#;$N$'9T$Q
- A%!$(-%%+,5U^"sR
%S"HUSor&ˆ(Nr9$1A
- l;U>123k<>bP;:$;;
- W;%;(%A +%[1Af!$'>:$>
b(_A%A +%[%U,$>( (^9
J.&bQ*]-A($A",$>(
04A wVc;kA($A"$
4A %!$,$:$;< 04A X
*+^$P2I.%,>(:$'!-)
19&>=N'&+^$P2#%,
% ,.[>(:$'!- +2D+^$P
2O<a$^&4H#%:$;<-%
&>YA"-%!$>"(
1.2.1.3. Sự tham gia của Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát
cJd`QBK$'e[N( BJdQf6,`>$g/`h=F
pxmp
|'"(S(1 ('%-^
%+, 9d%S:$;, "H"9(>(2b
:$;<1$'9($!R"(|'"(
U>(b:$'!- $Q
- c(^$AH&N
- =((H>"(9
- c()AW**
- f-&>H'%("(9%A(>M
- d4;1(N$$ˆ1"(9%A(%[
1.2.1.4. Các chính sách về nguồn nhân lực
* $S^:$M%[`KN[:$M
(H "(I >(Mb"(
-%`K9`K($[-%[#;U(.N
O*.N; 0:$M%)%•(^I
,%-%2N9(P2*.N
S(.$'&b%-.! +(" 0
"‰$A$N$'N9
K$%+,U(%IHN9)%$'9(H%-%2[
%"TU$)&b"(bU"H67
%31AUI.;'K O-$%IHN
9%+,U1 )%'$"o(•(^%-%2"H[%["Š
$)&b"(U67%%N$UAˆ
;'!$ $'9fU% O(%IHN9[%+,;
U.N\O<%-% O(b9$H8"$'".
U3U)%U•(^[^%^$ +9"‰$A.
%1 -(J)A'(.N[('$[%;(;
(H "((-
1.2.1.5. Công tác kế hoạch
d>["-&S("-!;$^9$b$
11;[%,VB*fX + O"&
:$;<%+,J>A>"-("M9(a7
cJd`QBK$'e[N( BJdQf6,`>$g/`h=F
pxhp
Hb"(^>$:$;f!$'%45:$;,;(
%>"-%,"s[>$>[>$"-%
>1^%!^ U1;",
1.2.1.6. Các nhân tố bên ngoài
KN[9U9(H "(4(!$
N[9K1N[' O"(:$;<
UU; 0^%%:$;<!$b"(
b*N['S("(+:$23K
; 0O(H <% [%^ w
1.2.2. Đánh giá rủi ro
Tất cả các hoạt động đang diễn ra trong mọi đơn vị đều có thể phát sinh những
rủi ro. Vì vậy các nhà quản lý phải thận trọng khi xác định và phân tích các nhân tố ảnh
hưởng đến rủi ro làm cho các mục tiêu của doanh nghiệp không thực hiện được. Việc
đánh giá và nhận dạng các rủi ro tạo cơ sở để xác định các giải pháp xử lý rủi ro.
Những rủi ro có thể xuất phát từ bên trong hay bên ngoài doanh nghiệp: “Kinh
doanh là chấp nhận rủi ro”. Rủi ro càng cao thì lợi nhuận càng lớn. Trong thực tế không
thể nào loại bỏ hết tất cả các rủi ro. Vấn đề là nhà quản lý quyết định mức rủi ro nào
chấp nhận được và quản lý chúng như thế nào. Để làm được điều này người quản lý
cần phải
:
- Thiết lập các mục tiêu của tổ chức, phải thiết lập mục tiêu riêng của từng hoạt
động để đạt được mục tiêu chung của đơn vị. Việc xác định mục tiêu rất quan
trọng trong việc đánh giá rủi ro vì một sự kiện chỉ là rủi ro khi nó gây ảnh
hưởng xấu đến mục tiêu của tổ chức. Có những sự kiện là rủi ro đối với tổ chức
này nhưng lại là cơ hội đối với tổ chức khác.
- *9:$%%A'.S(">
'%+,&,6)$[UU
; 0^O%";3-Aok<&1>$
.O+0&ˆ>$Wc(%[.
Wc(%[UA +)"-6%%k<
1b6:$'%,^A&.%>$:$;"
cJd`QBK$'e[N( BJdQf6,`>$g/`h=F
pxqp
'&(o'$[". Nhận dạng và phân tích rủi ro khiến cho các
mục tiêu không thể thực hiện được như trong các tình huống sau :
+
Các rủi ro có thể phát sinh từ môi trường hoạt động (chính trị,
t
hay
đổi môi
trường pháp lý, thị trường tiền tệ, sự cạnh tranh, sự tiến bộ kỹ thuật, các
chính sách nhà nước…) và từ trong nội bộ của doanh nghiệp (những thay đổi
trong quy chế, chính sách mở rộng thị trường, chính sách đổi mới kỹ
thuật, sự sắp xếp lại tổ chức của đơn vị, thiếu nhân sự chủ chốt, áp dụng
nguyên tắc kế toán mới…).
+ Nhân sự mới : Những nhân sự mới có thể có hiểu biết và những trọng tâm khác
về KSNB.
+ Hệ thống thông tin mới hoặc được chỉnh sửa: Những thay đổi quan trọng và
nhanh chóng trong hệ thống thông tin có thể làm thay đổi các rủi ro liên quan
đến KSNB.
+ Tăng trướng nhanh, công nghệ mới, các mô hình hoạt động-sản xuất kinh
doanh mới hay áp dụng các quy định kế toán mới : những nhân tố như thế có
thể gây ảnh hưởng đến các rủi ro trong quá trình lập và trình bày BCTC.
+ Việc mở rộng các hoạt động nước ngoài cũng dẫn đến các rủi ro mới và khác
thường mà có thể ảnh hưởng đến KSNB.
(…)
- Quá trình đánh giá rủi ro cần thực hiện qua các giai đoạn: xác định đối tượng,
tiếp đến xác định các nhân tố ảnh hưởng tới rủi ro của từng đối tượng, và cuối
cùng nhận diện rủi ro.
1.2.3. Hoạt động kiểm soát
Là những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý
được thực hiện. Hoạt động kiểm soát diễn ra trong toàn đơn vị ở mọi cấp độ và mọi
hoạt động. Nó đảm bảo các hành động cần thiết để quản lý các rủi ro có thể phát sinh
trong quá trình thực hiện các mục tiêu của đơn vị. Những hoạt động kiểm soát chủ
yếu của đơn vị có liên quan đến hệ thống kế toán:
- Phân chia trách nhiệm đầy đủ.
- Ủy quyền đúng đắn cho các nghiệp vụ và hoạt động.
- Bảo vệ tài sản vật chất và thông tin.
cJd`QBK$'e[N( BJdQf6,`>$g/`h=F
pxyp
- Kiểm tra độc lập.
- Phân tích rà soát.
1.2.3.1. Phân chia trách nhiệm đầy đủ
Được thực hiện theo hai nguyên tắc cơ bản: nguyên tắc phân công phân nhiệm và
nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Yêu cầu của nguyên tắc này là không để cho một bộ
phận hay cá nhân nào tham gia vào giải quyết toàn bộ nghiệp vụ từ khi hình thành cho
đến lúc kết thúc. Khi đó, thông qua cơ cấu tổ chức, công việc của tất cả các nhân viên
được tự động kiểm soát chéo lẫn nhau. Mục tiêu của thủ tục này là phát hiện ra các sai
sót cũng như các hành vi gian lận. Đồng thời không một cá nhân nào được thực hiện
nhiều hơn một trong bốn chức năng sau đây: phê duyệt, thực hiện, ghi chép nghiệp vụ
và bảo quản tài sản.
Phân chia trách nhiệm thường được đề cập đến như là sự tách biệt giữa các chức
năng
:
- Chức năng kế toán với chức năng hoạt động: bộ phận thực hiện các nghiệp vụ
không được ghi chép sổ sách kế toán, vì khi đó họ có thể thổi phồng kết quả.
- Chức năng kế toán với chức năng bảo quản tài sản: các nhân viên kế toán
không được giao nhiệm vụ giữ tài sản vì có thể tham ô tài sản và che giấu
bằng cách sửa chữa lại sổ sách.
- Người xét duyệt nghiệp vụ và chức năng bảo quản tài sản: người phê duyệt tài
sản không nên kiêm nhiệm việc giữ tài sản vì sẽ làm tăng rủi ro lạm dụng tài
sản.
Ngoài ra trong từng nghiệp vụ cụ thể cũng có những yêu cầu khác về phân
chia trách nhiệm để hạn chế gian lận và sai sót. Tuy nhiên cần chú ý rằng việc phân
chia trách nhiệm có thể b
ị
vô hiệu hóa do các nhân viên thông đồng.
1.2.3.2. Ủy quyền đúng đắn cho các nghiệp vụ và hoạt động
Tất cả các nghiệp vụ đều phải được ủy quyền cho một người chịu trách nhiệm.
Khi bất kỳ ai trong công ty cũng có thể mua hay chi dùng tài sản thì sự hỗn độn sẽ xảy
ra ngay. Có hai mức độ ủy quyền:
- Ủy quyền chung là trường hợp người quản lý ban hành các chính sách để áp
dụng cho
t
oàn đơn vị, nhân viên cấp dưới được chỉ đạo xét duyệt các nghiệp
vụ trong phạm vi giới hạn của chính sách. Các ví dụ về ủy quyền chung như
hạn mức bán chịu, bảng giá bán cố định đối với sản phẩm dịch vụ, hạn mức tồn
cJd`QBK$'e[N( BJdQf6,`>$g/`h=F
px•p
kho tối thiểu…
- Ủy quyền cụ thể là trường hợp một cá nhân xét duyệt cụ thể cho từng nghiệp vụ
riêng biệt. Đối với những nghiệp vụ có số tiền lớn hoặc quan trọng, người quản
lý sẽ yêu cầu xét duyệt cụ thể đố
i
với từng trường hợp. Ví dụ khoản bán chịu trên
hạn mức tín dụng, các nghiệp vụ về xây dựng cơ bản… Ủy quyền cụ thể thường
áp dụng cho các nghiệp vụ không thường xuyên phát sinh.
1.2.3.3. Bảo vệ tài sản vật chất và thông tin
Hoạt động này được thực hiện cho cả tài sản vật chất và thông tin của đơn vị.
Bởi vì thông tin thực chất cũng là một dạng tài sản.
Tài sản vật chất cần được bảo vệ để không bị mất mát, tham ô, hư hỏng hay sử
dụng lãng phí, sai mục đích. Chỉ những người ủy quyền mới được phép tiếp cận với
tài sản của đơn vị. Tà
i
sản có thể được kiểm soát bằng cách sử dụng nhà kho an toàn, tủ
sắt, khóa, tường rào, lực lượng bảo vệ và tổ chức kiểm kê định kỳ… nhằm hạn chế
việc tiếp cận đối với chúng. Ngoài ra, việc so sánh đối chiếu giữa sổ sách kế toán và
tài sản hiện có trên thực tế phải được thực hiện định kỳ.
Để thông tin kế toán đáng tin cậy và không bị tiết lộ cần thực hiện nhiều hoạt
động kiểm soát nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ, phê chuẩn các nghiệp vụ và
phân quyền các mức độ truy cập thông tin của từng bộ phận và từng cá nhân.
Để thực hiện kiểm soát tốt quá trình xử
l
ý thông tin cần đảm bảo
:
- Các chứng từ phải được đánh số liên tục để có thể kiểm soát, tránh thất lạc và dễ
dàng truy cập khi cần thiết.
- Chứng từ cần được lập ngay khi nghiệp vụ vừa xảy ra, hoặc càng sớm càng tốt.
- Nội dung của chứng từ cần thiết kế đơn giản, rõ ràng dể hiểu và có thể sử dụng
cho nhiều công dụng khác nhau.
- Tổ chức luân chuyển chứng từ phải khoa học, kịp thời. Nghĩa là chứng từ chỉ đi
qua các bộ phận có liên quan đến nghiệp vụ, và phải quy định thời gian xử lý
nhanh chóng để chuyển cho bộ phận tiếp theo.
- Sổ sách cần phải đóng chắc chắn, đánh số trang, quy định nguyên tắc ghi chép,
có chữ ký xét duyệt của người kiểm soá
t
.
- Tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán khoa học, an toàn và dễ dàng truy cập.
- Các nghiệp vụ hoặc các hoạt động phải được phê chuẩn bởi một nhân viên
quản lý trong phạm vi quyền hạn cho phép.
cJd`QBK$'e[N( BJdQf6,`>$g/`h=F
px‚p
1.2.3.4. Kiểm tra độc lập
Là việc kiểm tra được tiến hành bởi cá nhân (hoặc bộ phận) khác với cá nhân
(hoặc bộ phận) thực hiện nghiệp vụ. Kiểm tra độc lập giúp giảm được các sai sót và
gian lận do sự cẩu thả hoặc thiếu năng lực của nhân viên. Mặc dù sự phân chia trách
nhiệm đã tạo ra một sự kiểm soát lẫn nhau một cách tự nhiên trong độc lập, nhưng do
hệ thống kiểm soát nội bộ thường có khuynh hướng giảm sút tính hữu hiệu, cho nên
kiểm tra độc lập vẫn phả
i
tồn tại trong các nghiệp vụ mà người quản lý xét thấy trọng
yếu và rủi ro cao.
1.2.3.5. Phân tích rà soát
Là việc so sánh giữa hai nguồn số liệu khác nhau. Tất cả mọi khác biệt đều cần
làm rõ. Ưu điểm của thủ tục này là mau chóng phát hiện các gian lận, sai sót hoặc các
biến động bất thường để kịp thời có biện pháp xử
l
ý.
Ngoài ra hoạt động kiểm soát này còn bao gồm việc xem xét lại những mục tiêu
đã được thực hiện bằng cách so sánh với số liệu kế hoạch, dự toán, số liệu kỳ trước và
những dữ liệu khác có tính chất tài chính và phi tài chính. Đồng thời xem xét một cách
tổng thể để đánh giá quá trình thực hiện. Việc soát xét lại quá trình thực hiện giúp nhà
quản lý biết được một cách tổng quát là mọ
i
thành viên có theo đuổi mục tiêu của đơn
vị một cách hiệu quả hay không. Với việc điều tra nghiên cứu về những vấn đề bất ngờ
xảy ra trong quá trình thực hiện, nhà quản lý có thể thay đổi kịp thời chiến lược hoặc kế
hoạch, hoặc có những hành động điều chỉnh cho thích hợp.
1.2.4. Thông tin và truyền thông
Thông tin được thu thập và truyền đạt đến các bộ phận, cá nhân trong đơn vị
dưới các hình thức và thời gian thích hợp, đảm bảo mọi người trong tổ chức có thể thực
hiện được nhiệm vụ của mình. Truyền thông là sự cung cấp thông tin bên trong đơn vị
và với bên ngoài. Sự trao đổi thông tin hữu hiệu đòi hỏi phải diễn ra theo nhiều
hướng: từ cấp trên xuống cấp dưới, từ cấp dưới lên cấp trên và các cấp ngang hàng với
nhau. Mỗi cá nhân cần hiểu vai trò của mình trong hệ thống kiểm soát nội bộ cũng
như hoạt động của cá nhân tác động đến hệ thống như thế nào. Ngoài ra cũng cần có
sự trao đổi thông tin hữu hiệu với các đối tượng bên ngoài như khách hàng, nhà cung
cấp, cổ đông và cơ quan thuế. Thông tin và truyền thông tạo ra các báo cáo, chứa đựng
cJd`QBK$'e[N( BJdQf6,`>$g/`h=F
px„p
các thông tin cần thiết cho việc quản lý và kiểm soát đơn vị. Nhờ có hệ thống thông
tin liên lạc chính xác, trung thực và các hoạt động truyền thông kịp thời mà các thành
viên trong đơn vị nắm bắt, trao đổi, xử lý, quản lý và kiểm soát các hoạ
t
động của
doanh nghiệp được hiệu quả.
Một hệ thống thông tin bao gồm các máy móc thiết bị ( phần cứng), phần mềm,
nhân sự, thủ tục và dữ liệu. Nhiều hệ thống thông tin sử dụng rộng rãi công nghệ thông
tin ( IT ). Hệ thống thông tin liên quan đến mục tiêu lập và trình bày BCTC.
Hệ thống thông tin trong đơn vị gồm nhiều phân hệ, trong đó hệ thống thông tin
kế toán liên quan đến mục tiêu trình bày BCTC, gồm hệ thống BCTC, là một bộ phận
quan trọng. Hệ thống thông tin kế toán xét về mặt quy trình gồm 3 bộ phận: Chứng từ,
sổ sách và báo cáo.
Chứng từ kế toán:
Đóng vai trò hết sức quan trọng trong quy trình kế toán nói riêng và trong hệ
thống kiểm soát nội bộ nói chung, thông qua ý nghĩa của nó đối với chất lượng thông
tin và việc bảo vệ tài sản:
- Sự trung thực và chính xác của thông tin trên chứng từ kế toán khi nó được ghi
chép ngay lúc nghiệp vụ phát sinh và kèm theo chữ ký xác nhận và xét duyệt
của người có trách nhiệm. Sự phù hợp thông tin liên quan đến mức độ chi tiết và
cụ thể của thông tin và tính hữu dụng của nó.
- Để bảo vệ các tài sản hiện có trong đơn vị, các chứng từ kế toán liên quan đến
tài sản phải có chữ ký của người có thẩm quyền và người tiếp nhận tài sản.
- Chứng từ kế toán còn là một phương tiện thể hiện sự ủy quyền. Để đảm bảo
sự xé
t
duyệt của người được ủy quyền đối với mọi nghiệp vụ, có thể thiết lập 1
chứng từ được đánh số liên tục cho loại nghiệp vụ đó.
- Chứng từ kế toán còn có ý nghĩa quan trọng khác là sự kiểm tra trước và sau khi
nghiệp vụ xảy ra. Trước khi nghiệp vụ xảy ra, người có thẩm quyền sẽ xem
xét chi tiết nội dung trên chứng từ để thể hiện sự xét duyệt của mình. Sau khi
nghiệp vụ xảy ra, chứng từ cung cấp đầy đủ thông tin nội dung nghiệp vụ, những
cá nhân chịu trách nhiệm và có liên quan. Chứng từ lưu lại là bằng chứng quan
trọng cho việc kiểm tra và đánh giá các thủ tục kiểm soát.
- Ngoài ra, chứng từ kế toán còn là một tài liệu pháp lý quan trọng khi cần xem
cJd`QBK$'e[N( BJdQf6,`>$g/`h=F
pFGp
xét trách nhiệm của các bên.
Sổ sách kế toán:
Đảm nhận vai trò ghi chép và xử lý các dữ liệu thông tin. Nó là một dấu vết quan
trọng cho việc kiểm tra và đánh giá các thủ tục kiểm soát.
Báo cáo kế toán trong đơn vị:
Gồm có báo cáo tài chính và các báo cáo quản trị. Số liệu trình bày trên báo cáo
tài chính phải trung thực, hợp lý và phản ánh được tình hình hoạt động tại doanh
nghiệp, các thông tin khác phải được công bố đầy đủ trong thuyết minh báo cáo tài
chính.
Chất lượng của thông tin tạo ra từ hệ thống sẽ ảnh hưởng đến khả năng ban
Giám đốc đưa ra các quyết định phù hợp trong việc quản lý và kiểm soát các hoạt
động của đơn vị và lập BCTC một cách đáng tin cậy.
Việc trao đổi thông tin, liên quan đến việc cung cấp những hiểu biết về vai trò
và trách nhiệm của cá nhân gắn liền với KSNB đối với việc lập và trình bày BCTC, có
thể ở dạng tài liệu hướng dẫn về chính sách, hướng dẫn về kế toán và lập BCTC. Việc
trao đổi thông tin cũng có thể ở dạng điện tử, bằng lời nói và qua những hành động
của Ban Giám đốc.
1.2.5. Hoạt động giám sát
Là quá trình người quản lý đánh giá chất lượng hoạt động của hệ thống Kiểm
soát nội bộ. Nhằm xác định hệ thống kiểm soát nội bộ có vận hành đúng theo thiết kế và
cần phải điều chỉnh g
ì
cho phù hợp với tình hình của từng giai đoạn. Giám sát giúp cho
hệ thống kiểm soát nội bộ duy trì tính hữu hiệu qua các thời kỳ.
>(:$MWc(%[A&$')"(
( $'9J>Wc(%[("(S(>
(o>$"('U%-% &">$U% O'%P
O'%P%+,'"HJ>("(U
S(-% QWc(%[o>$;%[$N%
% OA",' "(9%$NN9
4"&%[:$'%,%+,!O%SA
<($N$•(%-%2.-%%+
,wJ>(I%%;(;8"(b-%(
>$:$;J.&b$"H(>A;%[$N
cJd`QBK$'e[N( BJdQf6,`>$g/`h=F
pFxp
)N,$>(U7"HA>$'
=(96N>123 +U
(>("(%+,H:$%97
H 1 '$^H(%!$%6!-%
"(A$a<>%.>$:$;"(
%PH!%((-%('$I %
"$',%;>"(
*-%(US(>k&bHU% O:$
%P%[ O%+,(1H%UU^'^%!
6"$#% O;>= (H
U%+H:$>U%+6"$-
