Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư - lưu trữ tại công ty TNHH Phúc Tiến.doc

NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC
VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN
LỜI MỞ ĐẦU
Trong bất kì một doanh nghiệp nào cũng có sử dụng các loại văn bản giấy tờ
vì văn bản, giấy tờ được dùng để công bố, truyền đạt đường lối chủ trương, chính
sách của Đảng, của Nhà nước; để báo cáo thỉnh thị; liên hệ công tác giữa các cơ
quan, các ngành, các cấp; ghi chép các kinh nghiệm đã được đúc kết và các tài liệu
cần thiết…Mọi văn bản giấy tờ đều tập trung vào đầu mối là bộ phận văn thư – lưu
trữ để quản lí được thống nhất và sử dụng có hiệu quả. Do đó công tác văn thư –
lưu trữ là cánh tay đắc lực giúp cho lãnh đạo nắm bắt được tình hình hoạt động, ưu
khuyết điểm của cơ quan.
Công tác văn thư - lưu trữ đã trở thành một trong những yêu cầu có tính cấp
thiết, nó không chỉ là phương tiện ghi chép và truyền đạt thông tin quản lí mà còn
liên quan đến nhiều cán bộ công chức, nhiều phòng ban trong đơn vị tổ chức. Làm
tốt công tác văn thư lưu trữ sẽ đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời những
quyết định quản lí. Trên cơ sở đó, ban lãnh đạo sẽ dùng làm căn cứ để điều hành
mọi hoạt động của đơn vị một cách hợp pháp hợp lí, kịp thời hiệu quả đảm bảo cho
cơ quan đơn vị thực hiện công việc quản lí và điều hành theo đúng chức năng,
nhiệm vụ được giao. Từ những lập luận trên cho thấy công tác văn thư - lưu trữ là
không thể thiếu trong tổ chức và hoạt động của bất cứ cơ quan, đơn vị nào.
Sau thời gian thực tập tại công ty TNHH Phúc Tiến em nhận thấy công tác
văn thư - lưu trữ của công ty còn nhiều bất cập. Do vậy bằng những kiến thức học
được từ nhà trường và tình hình thực tế công tác văn thư - lưu trữ tại công ty em đã
quyết định chọn đề tài: “Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu
quả công tác văn thư - lưu trữ tại công ty TNHH Phúc Tiến”.
- Mục đính nghiên cứu đề tài:
+ Tìm hiểu chung về công tác văn thư – lưu trữ.
+ Phân tích đánh giá thực trạng của công tác văn thư – lưu trữ tại công ty
TNHH Phúc Tiến để thấy được điểm mạnh, điểm yếu trên cơ sở đó đề xuất một số
kiến nghị để nâng cao hiệu quả công tác văn thư – lưu trữ tại công ty TNHH Phúc
Tiến.

Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P
1
NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC
VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN
- Phạm vi, đối tượng nghiên cứu: Là cơ sở lí luận về công tác văn thư – lưu
trữ, thực tiễn hoạt động văn thư – lưu trữ tại công ty TNHH Phúc Tiến. Cụ thể là:
+ Nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển của công ty.
+ Nghiên cứu cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của công ty, đặc biệt là
của phòng Hành chính - Quản trị.
+ Nghiên cứu thực trạng công tác văn thư – lưu trữ tại công ty TNHH Phúc
Tiến.
+ Phân tích, đánh giá kết quả hoạt động của công tác văn thư - lưu trữ. Từ
đó chỉ ra điểm mạnh, mặt hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế đó.
+ Đưa ra kiến nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả công tác văn thư –
lưu trữ tại công ty TNHH Phúc Tiến.
- Phương pháp nghiên cứu: Khoá luận sử dụng các phương pháp nghiên cứu
sau:
+ Phương pháp duy vật biện chứng.
+ Phương pháp điều tra khảo sát.
+ Phương pháp đối thoại phỏng vấn.
+ Phương pháp thống kê.
+ Phương pháp so sánh.
+ Phương pháp phân tích.
+ Phương pháp tổng hợp.
Bài khoá luận gồm 3 chương:
Chương 1: Một số lí luận chung về công tác văn thư – lưu trữ.
Chương 2: Thực trạng công tác văn thư – lưu trữ tại công ty TNHH Phúc Tiến.
Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư – lưu trữ tại
công ty TNHH Phúc Tiến.
Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P

2
NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC
VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN
CHƯƠNG 1
MỘT SỐ LÍ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ
1.CÔNG TÁC VĂN THƯ
1.1.Khái niệm công tác văn thư
Hiện nay có nhiều quan niệm khác nhau về công tác văn thư. Nhưng có hai
khuynh hướng đáng chú ý là:
+ Công tác văn thư là công tác tổ chức giải quyết và quản lí văn bản giấy tờ
trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Theo khuynh hướng này thì công tác văn thư
bao gồm hai nội dung chủ yếu: tổ chức giải quyết văn bản và quản lí quy trình
chuyển giao văn bản trong cơ quan, tổ chức.
+ Công tác văn thư là toàn bộ công việc về soạn thảo và ban hành văn bản
trong các cơ quan tổ chức, tổ chức và quản lí văn bản trong các cơ quan đó. Theo
khuynh hướng này thì công tác văn thư được quan niệm rộng hơn chính xác hơn.
*Tóm lại: Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ
công tác quản lí, bao gồm toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản, giải quyết
văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan Nhà nước, doanh nghiệp,
các tổ chức xã hội, các đơn vị vũ trang. Hay nói cách khác công tác văn thư là một
bộ phận của công tác công văn giấy tờ, là một phần của quá trình xử lí thông tin.
1.2.Vị trí của công tác văn thư
Công tác văn thư được xác định là hoạt động của bộ máy quản lí nói chung.
Trong hoạt động của bộ phận văn phòng, công tác văn thư không thể thiếu được và
là nội dung quan trọng, chiếm một phần lớn trong nội dung hoạt động của văn
phòng. Như vậy công tác văn thư gắn liền với hoạt động của cơ quan, được xem
như một bộ phận hoạt động quản lí Nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất
lượng quản lí Nhà nước.
1.3. Ý nghĩa của công tác văn thư
Công tác văn thư đảm bảo việc thông tin cho hoạt động lãnh đạo của Đảng

và quản lí Nhà nước. Các văn bản hình thành trong công tác văn thư là phương tiện
thiết yếu giúp cho hoạt động của các đơn vị đạt hiệu quả.
Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P
3
NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC
VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN
Quan niệm đúng về công tác văn thư là một điều kiện đảm bảo cho công tác
này phát triển. Nếu quan niệm không đúng sẽ dẫn tới phương pháp chỉ đạo, quản lí
đối với công tác văn thư cũng không đúng và kìm hãm sự phát triển của nó, điều
này sẽ ảnh hưởng đến năng suất lao động quản lí trong cơ quan tổ chức.
Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc cơ quan được
nhanh chóng, chính xác, hiệu quả, đúng chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà
nước.
Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điều kiện làm tốt
công tác lưu trữ. Đây là nguồn bổ sung tài liệu chủ yếu, thường xuyên cho lưu trữ
quốc gia và lưu trữ cơ quan.
1.4.Yêu cầu của công tác văn thư
Công tác văn thư là một bộ phận của công tác văn bản giấy tờ. Do đó quá
trình thực hiện cần đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau đây:
+ Nhanh chóng: Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc rất
nhiều vào việc xây dựng văn bản, tổ chức quản lí và giải quyết văn bản kịp thời góp
phần hoàn thành tốt công việc của cơ quan.
+ Chính xác: Tất cả các khâu từ tiếp nhận văn bản đến soạn thảo văn bản, ký
duyệt văn bản, vào sổ, đánh máy, chuyển giao văn bản đều phải được thực hiện
theo đúng quy trình, đúng nguyên tắc và đối tượng.
+ Bí mật: Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan đều thuộc
phạm vi bí mật của cơ quan, của Nhà nước. Vì vậy trong quá trình tiếp nhận, nhân
bản, gửi, phát hành, bảo quản các văn bản đều phải bảo đảm bí mật.
+ Hiện đại: Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn
liền với việc sử dụng các phương tiện và kĩ thuật văn phòng hiện đại. Vì vậy,

yêu cầu hiện đại hoá công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề bảo
đảm cho công tác quản lí Nhà nước nói chung và mỗi cơ quan nói riêng có năng
suất chất lượng cao. Hiện đại hoá công tác văn thư ngày nay tuy đã trở thành một
nhu cầu cấp bách, nhưng phải tiến hành từng bước, phù hợp với điều kiện cụ thể
của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Cần tránh tư tưởng bảo thủ, lạc hậu coi
thường việc áp dụng tiến bộ của khoa học kĩ thuật, các phát minh sáng chế có liên
quan đến việc tăng cường hiệu quả công tác văn thư.
Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P
4
NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC
VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN
1.5.Nội dung công tác văn thư
Công tác văn thư bao gồm 3 nhóm công việc chủ yếu sau:
- Thứ nhất: Xây dựng và ban hành văn bản.
+ Soạn thảo văn bản
+ Trình duyệt và kí văn bản
+ Ban hành văn bản
- Thứ hai: Tổ chức giải quyết và quản lí văn bản, nội dung công việc này bao
gồm:
+ Tổ chức giải quyết và quản lí văn bản đến.
+ Tổ chức giải quyết và quản lí văn bản đi.
+ Tổ chức quản lí văn bản mật.
+ Tổ chức lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ.
-Thứ ba: Tổ chức sử dụng con dấu.
1.5.1.Xây dựng và ban hành văn bản
Quy trình xây dựng và ban hành văn bản quản lí Nhà nước là toàn bộ các
công việc diễn ra từ khi bắt đầu đến khi hoàn chỉnh một văn bản, trong đó các công
việc được diễn ra theo một trình tự nhất định. Nội dung quy trình bao gồm các phần
sau:
- Soạn thảo văn bản: Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục

đích, yêu cầu của cơ quan, tổ chức để soạn thảo văn bản nhằm giải quyết một công
việc cụ thể hay điều chỉnh một mối quan hệ xã hội nào đó.
- Trình duyệt và kí văn bản
+ Sau khi văn bản được soạn thảo thì người soạn thảo văn bản phải trình văn
bản lên Chánh văn phòng để kiểm tra lại việc đánh máy, xem xét lại thể thức, thủ
tục văn bản, kí nháy văn bản trước khi trình thủ trưởng duyệt văn bản.
+ Thủ trưởng cơ quan xem xét duyệt, kí theo thẩm quyền và chịu trách
nhiệm pháp lí về văn bản kí.
- Ban hành văn bản: Đây là bước không thể thiếu trong quy trình xây dựng
và ban hành văn bản. Sau khi văn bản được kí thì chuyển sang bộ phận văn thư
hoàn tất các thủ tục để ban hành văn bản.
Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P
5
NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC
VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN
1.5.2.Tổ chức giải quyết và quản lí văn bản
1.5.2.1.Quy trình xử lí văn bản đến
Văn bản đến là những giấy tờ, tài liệu, thư từ, sách báo…do cơ quan, đơn vị,
tổ chức, cá nhân bên ngoài gửi đến.
Tất cả những văn bản đến cơ quan bằng bất cứ hình thức nào đều phải đăng
kí vào sổ quản lí thống nhất ở bộ phận văn thư. Văn bản đến cơ quan phải được xử
lí nhanh chóng, chính xác và bí mật.
Văn bản đến phải trình thủ trưởng cơ quan hoặc chánh văn phòng hoặc
trưởng phòng hành chính trước khi chuyển đến các đơn vị hoặc cá nhân có trách
nhiệm giải quyết giải quyết.
* Trình tự giải quyết văn bản đến như sau:
Bước 1: Kiểm tra sơ bộ
Khi văn bản đến cơ quan thì cán bộ văn thư nhận và kiểm tra sơ bộ bì văn
bản nhằm mục đích xem có đúng văn bản gửi cho cơ quan mình hay không? Số
lượng bì văn bản có đủ không? Kiểm tra bì văn bản còn nguyên vẹn không? Có dấu

hiệu bị bóc rách, bị mất văn bản bên trong hay không? Nếu có phải lập biên bản gửi
cho người có trách nhiệm.
Sau khi nhận đủ số lượng văn bản gửi cho cơ quan, cán bộ văn thư phải phân
loại văn bản nhận thành 2 loại:
- Loại văn bản phải đăng kí vào sổ bao gồm 2 loại:
+ Loại được phép bóc bì văn bản: Bao gồm những văn bản gửi đến mà phần
nơi nhận đề tên cơ quan.
+ Loại không được phép bóc bì văn bản: Bao gồm những văn bản gửi đích
danh tên thủ trưởng, những văn bản gửi cấp dưới, những văn bản gửi các tổ chức
trong cơ quan như: Văn bản gửi cho tổ chức Đảng, văn băn gửi cho công đoàn, văn
bản gửi cho đoàn thanh niên…
- Loại văn bản không phải đăng kí vào sổ: Là tất cả thư riêng, sách báo, tạp
chí …
Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P
6
NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC
VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN
Bước 2: Bóc bì văn bản
Bóc bì văn bản đến được tiến hành theo các nguyên tắc sau:
- Những văn bản có đóng dấu “Hoả tốc”, “Thượng khẩn”, “Khẩn” khi nhận
cần được mở trước để đảm bảo về mặt thời gian. Trường hợp đã quá thời gian yêu
cầu trong văn bản thì cán bộ văn thư cần ghi rõ thời gian nhận được văn bản đó trên
bì thư và vào sổ văn bản đến.
- Khi rút văn bản ra khỏi phong bì yêu cầu động tác phải nhẹ nhàng, khéo léo
tránh làm rách văn bản hoặc làm mất địa chỉ nơi gửi, hay làm mất dấu bưu điện…
Soát lại phong bì xem có bỏ sót văn bản hay không?
- Đối chiếu số, kí hiệu, số lượng văn bản ghi ngoài bì văn bản với các thành
phần tương ứng ghi trên văn bản. Trường hợp văn bản có kèm theo phiếu gửi thì
sau khi nhận đủ văn bản cán bộ văn thư phải kí xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi
rồi gửi trả lại phiếu đó cho cơ quan gửi văn bản.

- Nếu văn bản gửi nhầm địa chỉ thì phải gửi lại cho cơ quan gửi văn bản đó.
- Đối với văn bản mà ngày, tháng ghi trên văn bản quá xa so với ngày đến thì
phải giữ lại phong bì.
- Đối với những văn bản có dấu chỉ mức độ mật:
+ Nếu cán bộ văn thư được thủ trưởng cơ quan phân công trực tiếp bóc bì
văn bản mật thì bóc văn bản đó như những văn bản bình thường khác.
+ Nếu thủ trưởng cơ quan không phân công cán bộ văn thư bóc bì văn bản
mật thì không được phép bóc bì mà phải chuyển cho người có trách nhiệm bóc bì,
khi vào sổ văn bản đó thì cán bộ văn thư sẽ bỏ trống phần trích yếu nội dung văn
bản.
Bước 3: Đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến
- Đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến để xác nhận văn bản đó đã qua bộ
phận văn thư và ghi nhận ngày tháng đến cơ quan.
- Dấu đến được đóng vào khoảng trên góc trái ( phần lề văn bản ), dưới phần
số và kí hiệu.
- Đối với công văn dấu đến được đóng bên dưới phần trích yếu nội dung văn
bản.
- Nếu là văn bản mật thì đóng dấu vào bì thư.
Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P
7
NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC
VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN
- Mẫu dấu đến như sau:
5 cm
3 cm
- Số đến: Là số thứ tự đăng kí của các văn bản đến cơ quan trong một năm
( tính từ ngày 01 tháng 01đến ngày 31 tháng12 hàng năm )
- Ngày đến: Là ngày cơ quan nhận văn bản và đăng kí vào sổ văn bản đến.
Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P
Tên cơ quan nhận văn bản

ĐẾN
- Số đến ……………
- Ngày đến …………
- Chuyển ……………
- Lưu hồ sơ số ………
8
NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC
VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN
- Chuyển: Thủ trưởng hoặc người được giao phụ trách công tác văn thư của
cơ quan ghi ý kiến phân phối lên văn bản đến đơn vị hoặc các nhân có trách nhiệm
giải quyết.
Bước 4: Trình văn bản
- Mọi văn bản nhận được cán bộ văn thư đều phải trình lên thủ trưởng cơ
quan, chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính để xem xét và cho ý kiến
phân phối. Những văn bản đến phải trình ngay trong ngày tốt nhất là trong từng
buổi. Khi trình văn bản phải chú ý văn bản khẩn phải trình ngay sau khi nhận văn
bản. Khi trình văn bản thì những văn bản quan trọng phải đặt lên trên.
- Sau khi có ý kiến phân phối, cán bộ văn thư nhận lại văn bản để vào sổ văn
bản đến, cán bộ văn thư phải nắm được nội dung văn bản, nội dung ý kiến chỉ đạo
của lãnh đạo ( nếu có ) và chuyển đến các đơn vị, phòng, ban có trách nhiệm giải
quyết.
Bước 5: Vào sổ văn bản đến
Vào sổ đăng kí văn bản đến đây là một khâu quan trọng trong việc tổ chức
giải quyết và quản lí văn bản đến. Nhờ đó mà lãnh đạo cơ quan nắm được số lượng
văn bản đến cơ quan hàng ngày, nắm được nội dung văn bản và biết được đối
tượng giải quyết văn bản. Từ đó dễ dàng kiểm tra văn bản do ai giải quyết và mức
độ giải quyết đến đâu? Khi vào sổ đăng kí văn bản đến tránh đánh trùng số hoặc bỏ
sót số gây khó khăn cho việc thống kê và tra tìm tài liệu.
Có nhiều hình thức để đăng kí văn bản đến. Ví dụ: Đăng kí văn bản đến bằng

sổ, có thể dùng thẻ đăng kí, có thể đăng kí trên máy vi tính…
Văn bản đến ngày nào thì cần vào sổ và chuyển giao ngay trong ngày đó.
Tuỳ theo số lượng văn bản cơ quan nhận được trong một năm nhiều hay ít để lập
các sổ.
+ Đối những cơ quan có số lượng văn bản đến nhiều thì lập các sổ sau:
01 sổ đăng kí văn bản quy phạm pháp luật
01 sổ đăng kí văn bản mật
01 sổ đăng kí văn bản thường của các cơ quan gửi đến
Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P
9
NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC
VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN
01 sổ đăng kí đơn thư.
+ Đối với những cơ quan có số lượng văn bản đến ít thì lập các sổ sau:
01 sổ đăng kí văn bản mật
01 sổ đăng kí chung cho tất cả các văn bản gửi đến cơ quan.
* Dưới đây là mẫu bìa sổ đăng kí văn bản đến:
TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN
Tên cơ quan (đơn vị )
Năm …
SỔ ĐĂNG KÍ VĂN BẢN ĐẾN
Từ số……. ..đến số ………….
Từ ngày .…..đến ngày ……….
Quyển số ………..

+) Nội dung đăng kí trong sổ văn bản đến: gồm 10 cột
Ngày
đến Số đến
Cơ
quan

gửi
văn
bản
Số, kí
hiệu
văn
bản
Ngày,
tháng
văn
bản
Trích
yếu nội
dung
văn
bản
Lưu hồ
sơ
Nơi
nhận
Kí
nhận
Ghi
chú
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Đối với văn bản mật đến thì mẫu sổ đăng kí giống như sổ đăng kí văn bản
thường nhưng có thêm cột “Mức độ mật” sau cột số 6.
Bước 6: Chuyển giao văn bản
- Sau khi có ý kiến phân phối lãnh đạo thì văn bản phải được cán bộ văn thư
phải chuyển ngay đến đơn vị, phòng ban hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu

giải quyết.
- Cán bộ văn thư phải chuyển giao văn bản trực tiếp đến người có trách
nhiệm giải quyết, tuyệt đối không nhờ đơn vị hoặc cá nhân khác chuyển hộ hoặc
Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P
10
NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC
VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN
nhận hộ văn bản. Không để người không có trách nhiệm xem văn bản, tài liệu của
cá nhân hay đơn vị khác trong cơ quan.
- Văn bản đến ngày nào phải được chuyển giao ngay trong ngày đó.
- Văn bản có dấu chỉ mức độ khẩn phải chuyển đến tay người có trách
nhiệm, chậm nhất là 30 phút trong giờ hành chính và 1 giờ ngoài giờ hành chính.
- Trước khi chuyển giao văn bản đến người có trách nhiệm giải quyết, cán bộ
văn thư phải đăng kí vào sổ chuyển giao văn bản và người nhận văn bản phải kí
nhận vào sổ chuyển giao văn bản của cơ quan.
* Mẫu sổ chuyển giao văn bản:
Ngày chuyển Số đến Đơn vị hoặc cá nhân nhận Kí nhận Ghi chú
1 2 3 4 5
Đối với văn bản “Mật” thì mẫu sổ chuyển giao văn bản giống như sổ chuyển
giao văn bản thường, chỉ thêm cột mức độ mật vào sau cột 3.
Bước 7: Tổ chức giải quyết văn bản đến và theo dõi giải quyết văn bản đến
trong cơ quan
a) Tổ chức giải quyết văn bản đến
- Đối với văn bản thường: Nội dung nêu trong văn bản thuộc phạm vi trách
nhiệm của đơn vị, cá nhân nào thì do đơn vị, cá nhân đó trực tiếp giải quyết
+ Tất cả những văn bản đến cơ quan phải được xem xét giải quyết nhanh
chóng đặc biệt đối những văn bản khẩn, đột xuất phải xin ý kiến giải quyết khi
nhận được văn bản đó.
+ Đối với những văn bản gửi đến để xin ý kiến lãnh đạo, khi có ý kiến lãnh
đạo ghi ở lề thì không được đóng dấu ở lề văn bản và soạn thảo văn bản để trả lời

dựa trên ý kiến của lãnh đạo.
+ Những văn bản có ý kiến lãnh đạo phải lưu lại trong hồ sơ công việc của
cán bộ thừa hành chuyên môn.
+ Chỉ lãnh đạo mới có quyền ghi ý kiến trên lề văn bản, còn ý kiến đề xuất
của cán bộ điều hành thì ghi ra tờ khác.
Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P
11
NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC
VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN
+ Các đơn vị trong cơ quan không được tự ý ghi ý kiến riêng lên văn bản,
không được gạch chân những dòng trong văn bản đến. Những văn bản đề cập tới
những vấn đề quan trọng như chương trình kế hoạch thì phải do thủ trưởng hoặc
phó thủ trưởng cơ quan giải quyết.
+ Khi trình lãnh đạo để xin ý kiến giải quyết một vấn đề gì đó thì cán bộ thừa
hành phải trình tất cả các văn bản có liên quan đến văn bản mới nhất nhận được.
+ Đối với văn bản mật:
+) Chỉ phổ biến những nội dung mật trong văn bản với những người có trách
nhiệm.
+) Không được mang văn bản mật, tài liệu mật về nhà riêng hoặc đi công tác
nếu văn bản đó có liên quan đến chuyến công tác. Khi cần phải đem văn bản mật về
nhà hoặc đi công tác thì phải được sự đồng ý của thủ trưởng cơ quan và khi đi công
tác không được nhờ người khác giữ hộ và không được để những nơi không an toàn.
+) Không sao chụp, ghi chép những bí mật trong văn bản.
+) Không trao đổi những điều bí mật của văn bản trong điều kiện không an
toàn.
b) Theo dõi kiểm tra việc giải quyết văn bản đến
- Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm kiểm tra việc giải quyết văn bản so với
quy định, chế độ chính sách của Đảng và Nhà nước.
- Người phụ trách công tác văn thư có trách nhiệm kiểm tra việc phân phối
và tiến độ chuyển giao văn bản.

- Theo dõi văn bản là việc xem xét văn bản đã được giải quyết chưa? Giải
quyết có đúng thời gian hay không? Đúng tinh thần chỉ đạo hay không? Đó là công
việc của cán bộ văn thư.
1.5.2.2. Quy trình xử lí văn bản đi
Nguyên tắc chung về việc tổ chức và quản lí văn bản đi là tất cả văn bản,
giấy tờ do cơ quan gửi ra ngoài đều phải đăng kí và làm thủ tục gửi đi ở bộ phận
văn thư của cơ quan.
Bước1: Đăng kí văn bản đi
- Đăng kí văn bản đi là quá trình ghi chép một số thông tin cần thiết của văn
bản đi như số, kí hiệu, ngày tháng, trích yếu nội dung văn bản…vào những phương
Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P
12
NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC
VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN
tiện đăng kí như sổ đăng kí văn bản đi, thẻ, máy vi tính… nhằm quản lí chặt chẽ
văn bản đi.
- Trước khi đăng kí văn bản vào sổ văn bản đi thì nhân viên văn thư phải
kiểm tra thể thức văn bản, đây là vấn đề hết sức quan trọng không thể thiếu hoặc có
sai sót. Tất cả những văn bản viết sai thể thức đều không được chấp nhận.
- Ghi số lên văn bản: Số của văn bản là số đăng kí thứ tự của văn bản trong
năm kể từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 hàng năm. Tất cả những văn bản
gửi đi đều đăng kí tập trung ở bộ phận văn thư cơ quan để lấy số chung theo hệ
thống số của cơ quan, không lấy số riêng theo từng đơn vị, tổ chức soạn thảo ra văn
bản.
- Ghi ngày tháng lên văn bản: Ngày, tháng ghi trong văn bản là ngày, tháng
văn bản được đăng kí vào sổ văn bản đi. Ngày, tháng ghi trong văn bản và ngày
tháng ghi trong sổ văn bản đi phải giống nhau, phải rõ ràng và chính xác.
- Đóng dấu vào văn bản đi: Đóng dấu là khâu quan trọng không thể thiếu đối
với văn bản trước khi gửi. Thiếu con dấu có nghĩa là văn bản đó không có giá trị
hiệu lực về mặt pháp lí. Cán bộ văn thư không được đóng dấu “Mật”, “Khẩn” vào

văn bản nếu chưa có ý kiến của người có thẩm quyền kí văn bản đó.
- Đăng kí văn bản đi vào sổ: Sau khi đóng dấu xong thì cán bộ văn thư vào
sổ đăng kí văn bản đi. Yêu cầu khi vào sổ phải đầy đủ, chính xác số, kí hiệu,
ngày tháng, trích yếu nội dung văn bản…nhằm quản lí chặt chẽ văn bản của cơ
quan và tra tìm văn bản được nhanh chóng.
Tuỳ theo số lượng văn bản cơ quan gửi đi nhiều hay ít mà lập sổ đăng kí văn
bản đi cho phù hợp.
+ Nếu cơ quan ban hành ít văn bản trong năm thì chỉ cần lập 2 sổ đăn kí văn
bản đi:
01 sổ đăng kí văn bản mật đi
01 sổ đăng kí văn bản đi chung.
+ Nếu cơ quan ban hành nhiều văn bản trong năm thì cần lập 3 sổ đăng kí
văn bản đi.
01 sổ đăng kí văn bản mật đi
01 sổ đăng kí văn bản đi thường
Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P
13
NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC
VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN
01 sổ đăng kí văn bản đi quy phạm pháp luật.
+ Nội dung đăng kí sổ văn bản đi gồm 6 cột:
Ngày tháng
văn bản
Số, kí hiệu
văn bản
Trích yếu nội
dung văn bản
Nơi nhận
văn bản
Nơi giữ văn bản

lưu
Ghi chú
1 2 3 4 5 6
+ Với văn bản mật thì mẫu sổ đăng kí cũng giống như mẫu đăng kí văn bản
đi thường những chỉ thêm cột “Mức độ mật” sau cột số 3.
Bước 2: Chuyển giao văn bản đi
+ Các văn bản đi phải được chuyển đi ngay trong ngày khi đã có chữ kí của
người có thẩm quyền và đóng dấu cơ quan.
+ Những văn bản khẩn được chuyển đi trước.
+ Việc gửi văn bản đi phải đúng địa chỉ nơi nhận ghi trên văn bản.
+ Những văn bản có nội dung quan trọng phải kèm theo phiếu gửi và gửi đến
đúng nơi nhận ghi trong văn bản.
Mẫu phiếu gửi được lập như sau:
Tên cơ quan Quốc hiệu
Số …./ Kí hiệu Tiêu ngữ
Kính gửi:…………………..
Tên tài liệu:…………………..

Ngày….tháng….năm…. Ngày …tháng… năm….
Người kí nhận Chức vụ
Họ và tên
Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P
14
NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC
VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN
Lưu ý: Trên phiếu gửi phải ghi đầy đủ, chính xác mọi chi tiết để tránh nhầm
lẫn và đề nghị khi nhận được văn bản thì nơi nhận phải gửi trả lại phiếu gửi cho nơi
gửi.
Khi gửi văn bản đi thì phải giữ lại bản chính để đưa vào lưu trữ, để thuận
tiện cho việc tra cứu và sử dụng thì những văn bản lưu phải được sắp xếp theo từng

loại, năm nào để riêng năm đó. Những văn bản lưu phải là bản chính có đầy đủ thể
thức theo quy định của Nhà nước. Đối với bản lưu là văn bản mật thì khi đưa vào
lưu trữ cần sắp xếp theo mức độ mật.
Bì đựng văn bản phải chọn loại giấy bền đẹp, dày, dai, ngoài bì phải ghi đầy
đủ và chính xác tên cơ quan, số kí hiệu văn bản, địa chỉ nơi nhận, phải ghi rõ ràng
và không được viết tắt.
Mọi văn bản gửi đi đều phải vào sổ chuyển giao văn bản
Mẫu sổ chuyển giao văn bản như sau:
Tên cơ quan, đơn vị SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN
Ngày ……tháng……..năm…….
Ngày tháng
gửi văn bản
Số, kí hiệu văn bản,
hoặc phiếu gửi
Số lượng
tờ văn bản
Nơi nhận văn
bản
Kí nhận và
đóng dấu
1 2 3 4 5
Bước 3: Sắp xếp và quản lí văn bản lưu
- Bất cứ văn bản nào được ban hành bao giờ cũng được lưu ít nhất 2 bản: 1
bản lưu tại bộ phận văn thư cơ quan, 1 bản lưu tại hồ sơ công việc của cán bộ
chuyên môn.
- Cách sắp xếp hồ sơ lưu tại bộ phận văn thư đối với những văn bản đăng kí
chung và đánh số tổng hợp thì chỉ cần dựa vào thời gian ban hành văn bản để thực
hiện việc sắp xếp.
+ Văn bản nào có số văn bản nhỏ, ngày, tháng ban hành trước thì xếp lên
trên.

+ Văn bản có số văn bản lớn, ngày tháng ban hành sau thì xếp dưới.
- Bảo quản và phục vụ cho việc nghiên cứu sử dụng văn bản
Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P
15
NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC
VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN
+ Cán bộ văn thư cơ quan phải sắp xếp các tập lưu văn bản theo năm hoặc
theo nhiệm kì lên giá, tủ hồ sơ của cơ quan, và có trách nhiệm bảo quản văn bản
lưu đến khi nộp vào bộ phận lưu trữ.
+ Nhân viên văn thư phải có trách nhiệm trong việc nghiên cứu sử dụng, tra
tìm các văn bản lưu tại chỗ.
1.5.2.3.Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
a) Lập hồ sơ
Hồ sơ là một tập hay nhiều tập văn bản có liên quan mật thiết với nhau về
một công việc, về một quá trình, về một con người trong quá trình hoạt động để
giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, một cá
nhân, được sắp xếp theo một trình tự khoa học vào một hồ sơ, có thể có nhiều đơn
vị bảo quản hoặc chỉ có một đơn vị bảo quản.
Lập hồ sơ là căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao và yêu
cầu về lập hồ sơ để lập những văn bản tài liệu thành các hồ sơ và phải thực hiện
theo những quy trình nghiệp vụ để đảm bảo hồ sơ lập ra có chất lượng.
*Tác dụng của việc lập hồ sơ
- Việc lập hồ sơ giúp cho việc sắp xếp văn bản khoa học có hệ thống, giúp
cho việc giải quyết công việc hàng ngày có năng suất, chất lượng và hiệu quả.
- Quản lí toàn bộ công việc trong cơ quan và quản lí chặt chẽ tài liệu.
- Lập hồ sơ tốt tạo điều kiện thuận lợi cho việc nộp hồ sơ có giá trị vào lưu
trữ.
*Những nguyên tắc cơ bản khi lập hồ sơ:
- Chỉ đưa vào hồ sơ những văn bản thuộc chức năng, nhiệm vụ được giao.
- Văn bản trong một hồ sơ phải hoàn chỉnh có sự liên hệ mật thiết, phản ánh

được tình hình tự nhiên hay diễn biến thực tế của công việc. Nội dung của những
văn bản trong hồ sơ phải khớp với tên hồ sơ, nếu là hồ sơ về một vấn đề, một sự
việc thì không để lẫn vào những văn bản về những vấn đề, những sự việc khác, nếu
là một tập văn bản dùng tên gọi thì không để văn bản khác lẫn vào.
- Những văn bản trong hồ sơ phải đảm bảo giá trị pháp lí và phải đủ thể thức.
Văn bản đưa vào hồ sơ phải có sự chọn lọc, chỉ đưa vào hồ sơ những bản chính
hoặc bản sao hợp pháp.
Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P
16
NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC
VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN
*Nội dung và phương pháp lập hồ sơ:
Theo quy định lập hồ sơ là công việc bắt buộc từ thủ trưởng cơ quan đến cán
bộ chuyên môn nghiệp vụ đều phải lập hồ sơ công việc mình làm.
Lập hồ sơ bao gồm các bước sau đây:
- Bước 1: Lập bảng danh mục hồ sơ
Danh mục hồ sơ là bản dự kiến những hồ sơ phải nộp, phải lập trong một
năm của các cá nhân hay đơn vị trên cơ sở cơ cấu tổ chức, nhiệm vụ, chức năng
quyền hạn của cơ quan đó. Để lập hồ sơ được chủ động, chính xác, đầy đủ, nhất là
những hồ sơ phản ánh hoạt động của cơ quan thì phải có sự chuẩn bị trước những
vấn đề sau:
+ Phân loại các đề mục trong hồ sơ để lập và lưu trữ theo các đề mục đó.
+ Dự kiến tiêu đề của hồ sơ.
+ Dự kiến thời hạn bảo quản: Cở sở của dự kiến này là ý nghĩa, tác dụng
nghiên cứu trước mắt và lâu dài của hồ sơ.
+ Nơi lập hồ sơ: quy định cho bộ phận nào phải lập và lập về nội dung gì?
- Bước 2: Mở hồ sơ
Căn cứ vào bảng danh mục hồ sơ, nếu cơ quan chưa có danh mục hồ sơ thì
cán bộ nhân viên căn cứ vào kinh nghiệm làm việc và thực tế công việc trong năm
để viết sẵn một bìa thường lệ để quản lí văn bản “đi, đến”. Mỗi hồ sơ chỉ có một tờ

bìa, bên ngoài ghi số, kí hiệu và tiêu đề hồ sơ. Tiêu đề hồ sơ cần phải ghi ngắn gọn,
rõ ràng, chính xác, phản ánh khái quát nội dung sự việc.
Khi một sự việc, một vấn đề bắt đầu được hình thành thì một hồ sơ sẽ được
mở.
- Bước 3: Thu thập văn bản đưa vào hồ sơ
Khi hồ sơ đã được mở, bắt đầu từ văn bản nguồn, những văn bản giấy tờ đã
giải quyết hoặc đang giải quyết của công việc thì tập hợp vào hồ sơ.
Cán bộ có trách nhiệm lập hồ sơ phải thu thập đầy đủ những văn bản, giấy tờ
không được để lẫn lộn, mất mát kể cả một số văn bản nháp, tư liệu có liên quan đến
sự việc trong hồ sơ.
Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P
17
NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC
VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN
- Bước 4: Sắp xếp văn bản trong hồ sơ
Tuỳ theo đặc điểm của từng loại hồ sơ mà chọn cách sắp xếp cho thích hợp.
+ Sắp xếp theo đặc trưng tên gọi của văn bản: Tức là đưa những văn bản có
cùng tên gọi giống nhau vào một tập hồ sơ.
+ Sắp xếp theo nội dung vấn đề: Là tập hợp và sắp xếp những văn bản bao
gồm nhiều tên loại, nhiều tác giả có nội dung về một vấn đề.
+ Sắp xếp theo đặc trưng thời gian: Tất cả những văn bản, giấy tờ có cùng
một thời gian nhất định thì được đưa vào trong một hồ sơ.
+ Sắp xếp theo đặc trưng tác giả: Tác giả là cơ quan hay cá nhân làm ra văn
bản. Lập hồ sơ theo đặc trưng này là tập hợp vào hồ sơ những văn bản của cùng
một tác giả.
+ Sắp xếp theo đặc trưng địa chỉ: Tức là tập hợp những văn bản của nhiều cơ
quan trong cùng một khu vực địa lí.
- Bước 5: Kết thúc hồ sơ
Sau khi công việc đã giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết thúc. Cán bộ lập hồ
sơ phải có trách nhiệm kiểm tra xem xét hồ sơ để:

+ Nếu thấy thiếu văn bản giấy tờ thì phải sưu tầm, bổ sung.
+ Loại ra các văn bản trùng, thừa, các văn bản nháp, các tư liệu sách báo
không cần thiết để trong hồ sơ.
+ Đánh số tờ văn bản trong hồ sơ.
+ Ghi mục lục văn bản:
Tên đơn vị MỤC LỤC VĂN BẢN
STT
Số, kí hiệu
văn bản
Ngày, tháng
văn bản
Tên loại,
trích yếu
T
ác giả Tờ số
Ghi
chú
1 2 3 4 5 6 7
Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P
18
NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC
VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN
+Viết tờ kết thúc:
TỜ KẾT THÚC
Hồ sơ số:………………………………………
Hồ sơ này gồm có:……………………………..
Mục lục văn bản:……………………………….
Tình trạng tài liệu:……………………………….
Ngày… tháng… năm…
Người lập hồ sơ

- Bước 6: Viết bìa hồ sơ
Chữ viết trên bìa hồ sơ phải rõ ràng, cẩn thận, chính xác đầy đủ theo quy
định chung của Nhà nước.
Bìa hồ sơ bao gồm các yếu tố sau:
+ Tên cơ quan và tên đơn vị tổ chức.
+ Tiêu đề hồ sơ.
+ Ngày tháng bắt đầu, ngày tháng kết thúc.
+ Số lượng tờ.
+ Thời gian bảo quản.
b) Nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
- Những văn bản đã được lập thành hồ sơ thì được phép lưu trữ ở phòng ban,
đơn vị hay cá nhân một năm sau đó nộp hồ sơ về cơ quan lưu trữ 10 năm. Sau 10
năm, tổng kết, phân loại, đánh giá sẽ loại bỏ bớt một số tài liệu không cần thiết, còn
những hồ sơ quan trọng được nộp về cơ quan lưu trữ cấp trên.
- Khi nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan, các đơn vị xem xét những hồ sơ
cần phải bảo quản vĩnh viễn và lâu dài.
- Những hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời thì để lại đơn vị, nếu hồ sơ hết
thời gian bảo quản thì sẽ được đánh giá lại nếu không cần lưu thì hồ sơ tài liệu đó
sẽ được tiêu huỷ theo quy định chung của Nhà nước.
Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P
19

A
B C
NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC
VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN
- Cán bộ văn thư - lưu trữ căn cứ vào nghiệp vụ kiểm tra lại chất lượng hồ
sơ, hoàn chỉnh các khâu kĩ thuật xem xét thời hạn bảo quản, làm thủ tục thống kê,
sắp xếp lên tủ, giá làm công cụ tra tìm phục vụ cho nghiên cứu, sử dụng.

1.5.2.4.Tổ chức quản lí văn bản mật
Văn bản mật là những văn bản chứa đựng các nội dung bí mật của các cơ
quan, tổ chức, doanh nghiệp. Mức độ mật được quy định 3 cấp “Mật”, “Tối Mật”,
“Tuyêt Mật”.
Việc quản lí hồ sơ tài liệu mật phải được quản lí chặt chẽ. Bộ phận văn thư-
lưu trữ phải lập sổ theo dõi văn bản hồ sơ tài liệu mật “đi, đến” và theo dõi quản lí
ở các bộ phận có liên quan. Định kì 3 tháng một lần, tổ chức kiểm tra việc quản lí
hồ sơ tài liệu mật trong cơ quan, có báo cáo kết quả cho lãnh đạo cơ quan, tổ chức,
doanh nghiệp biết, nếu phát hiện có mất mát, thất lạc phải báo cáo kịp thời cho cơ
quan có trách nhiệm xử lí theo quy định của Nhà nước.
1.5.2.5.Tổ chức bảo quản và sử dụng con dấu
a) Nguyên tắc quản lí và sử dụng con dấu
Tất cả các doanh nghiệp Nhà nước hay tư nhân dù lớn hay nhỏ, hoạt động
dưới bất kì hình thức nào đều phải có con dấu riêng của cơ quan. Bởi theo Nghị
định số 62CP ngày 22/9/1993 của Chính phủ đã quy định:
“Con dấu được sử dụng trong các cơ quan, các đơn vị kinh tế, các tổ chức xã
hội, các đơn vị lực lượng vũ trang và một số chức danh ( gọi tắt là các cơ quan tổ
chức) khẳng định giá trị pháp lí của văn bản, thủ tục hành chính trong quan hệ giao
dịch giữa các cơ quan tổ chức và công dân phải được quản lí thống nhất theo quy
định của Nghị định này của Chính phủ”. Do đó việc tổ chức quản lí và sử dụng con
dấu là vấn đề hết sức cần thiết.
b) Một số quy định cho việc quản lí và sử dụng con dấu
- Con dấu phải giao cho cán bộ văn thư giữ và có trách nhiệm đóng dấu. Chỉ
có người giữ con dấu mới được tự tay đóng dấu vào văn bản, tất cả cán bộ công
nhân viên trong cơ quan, tổ chức không ai được mượn con dấu để đóng dấu vào
văn bản. Trường hợp người giữ dấu vắng mặt, thì con dấu phải được giao cho
người khác theo chỉ định của lãnh đạo cơ quan.
Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P
20

A
B C
NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC
VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN
- Con dấu chỉ được đóng lên những văn bản sau khi đã có chữ kí của người
có thẩm quyền.
- Phải sử dụng mực dấu do Nhà nước quy định, không được dùng mực dễ
phai, con dấu phải được đóng rõ ràng, ngay ngắn đóng trùm lên 1/3 chữ kí về bên
trái, người được giao giữ con dấu không được tuỳ tiện mang con dấu theo người.
- Nhân viên quản lí con dấu phải thường xuyên lau chùi không để dấu bị vỡ
mẻ hay dơ bẩn, tuyệt đối không được dùng vật cứng để cọ rửa con dấu.
- Phải có giá chuyên dùng để treo con dấu.
- Hết giờ làm phải cất con dấu vào nơi chắc chắn có thể là két sắt hoặc tủ sắt,
khoá cẩn thận và niêm phong.
- Không cho người không có trách nhiệmủư dụng con dấu.
- Việc khắc dấu phải theo quy định của Nhà nước tại nghị định số
58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ.
c) Các loại dấu chỉ mức độ mật, mức độ khẩn
- Dấu chỉ mức độ mật: chỉ rõ tính chất bí mật của sự việc nêu ra trong nội
dung văn bản. Dấu chỉ mức độ mật gồm 3 loại: “Mật”, “Tối Mật”, “Tuyệt Mật”.
Mức độ mật của văn bản do người kí văn bản quyết định. Văn bản có dấu chỉ mức
độ mật được đặt trong 2 lớp phong bì. Bì bên trong đóng dấu chỉ mức độ mật, bì
bên ngoài đóng dấu chỉ kí hiệu độ mật như:
: Mật : Tối mật : Tuyệt mật

- Dấu chỉ mức độ khẩn: Mức độ khẩn chỉ rõ sự cần thiết phải chuyển ngay
văn bản đến tay người nhận. Mức độ khẩn gồm 3 loại: “Khẩn”, “Thượng Khẩn”,
“Hoả tốc”. Mức độ khẩn của văn bản do người kí văn bản quyết định.
Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P
21

A
B C
NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC
VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN
2. CÔNG TÁC LƯU TRỮ
2.1.Khái niệm công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ là khâu cuối cùng của quá trình xử lí thông tin. Tất cả
những văn bản đến đã qua xử lí, bản lưu của văn bản đi và những hồ sơ tài liệu liên
quan đều phải được chuyển vào lưu trữ.
2.2. Khái niệm phông lưu trữ
Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của
một cơ quan, tổ chức, đơn vị hay cá nhân có ý nghĩa chính trị, ý nghĩa khoa học, ý
nghĩa lịch sử, ý nghĩa kinh tế và các ý nghĩa khác được thu thập và bảo quản trong
kho lưu trữ thích hợp.
2.3.Khái niệm tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính của những tài liệu có giá trị được lựa
chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ
quan, được bảo quản trong các kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đích
chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học, lịch sử của toàn xã hội.
Tóm lại: Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lí Nhà nước bao
gồm tất cả những vấn đề lí luận thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức
khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ
công tác nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng của công dân.
2.4. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ
2.4.1. Ý nghĩa lịch sử
Tài liệu lưu trữ là nguồn thông tin chính xác nhất, trung thực nhất để nghiên
cứu lịch sử vì tài liệu lưu trữ bao giờ cũng gắn liền và phản ánh một cách trung
thực quá trình hoạt động của một cá nhân, một cơ quan tổ chức và các sự kiện lịch
sử của một quốc gia trong suốt tiến trình hoạt động.

2.4.2. Ý nghĩa khoa học
Tài liệu lưu trữ ghi lại và phản ánh mọi hoạt động khoa học của cá nhân, cơ
quan và quốc gia trên các lĩnh vực.
Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P
22
NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC
VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN
Tài liệu lưu trữ là bằng chứng của sự phát triển khoa học và phục vụ cho các
đề tài khoa học:
+ Ứng dụng kết quả nghiên cứu trước đây vào công việc nghiên cứu hiện tại.
+ Giúp cho việc tổng kết đánh giá rút ra những quy luật vận động của tự
nhiên và xã hội để dự đoán tiến trình phát triển của xã hội, quy luật tự nhiên nhằm
tránh những hiểm hoạ cho con người.
2.4.3. Ý nghĩa thực tiễn
Tài liệu lưu trữ phục vụ đắc lực cho công việc thực hiện chủ trương, chính
sách, kế hoạch phát triển kinh tế xã hội, phục vụ cho công tác nghiên cứu và giải
quyết các công việc hàng ngày của mỗi cán bộ, công chức nói riêng và cơ quan nói
chung.
Do tính chất và tầm quan trọng như vậy mà tài liệu lưu trữ trở thành di sản
đặc biệt quý giá của mỗi quốc gia, dân tộc.
2.5.Chức năng của công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của nhà nước với chức năng bảo
quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Dó đó công tác lưu trữ có những chức
năng sau:
+ Giúp Nhà nước tổ chức, bảo quản hoàn chỉnh, an toàn, và bí mật các loại
tài liệu lưu trữ.
+ Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm góp phần thực hiện tốt các đường
lối, chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước đề ra trong từng giai đoạn.
Hai chức năng trên có mối quan hệ mật thiết với nhau, nếu thực hiện một
cách thống nhất, đan xen kết hợp hài hoà sẽ tạo tiền đề để thực hiện tốt chức năng

tổ chức và sử dụng tài liệu lưu trữ.
2.6.Nội dung công tác lưu trữ
2.6.1.Phân loại tài liệu lưu trữ
Phân loại tài liệu lưu trữ là căn cứ vào đặc trưng phổ biến của việc hình
thành tài liệu để chia chúng ra thành các khối hoặc các đơn vị chi tiết lớn nhỏ khác
nhau, với mục đích quản lí và sử dụng có hiệu quả những tài liệu đó. Việc phân loại
Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P
23
NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC
VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN
đòi hỏi phải có phương pháp sắp xếp thích hợp, phù hợp với yêu cầu sử dụng của
từng cơ quan. Có nhiều phương pháp phân loại hồ sơ như: phân loại theo cơ cấu tổ
chức, phân loại theo thời gian, phân loại theo ngành hoạt động, phân loại theo đặc
trưng vấn đề…
2.6.2. Xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu là dựa trên những nguyên tắc tiêu chuẩn và phương
pháp của lưu trữ học để quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu hình
thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, của cá nhân theo giá trị của chúng về
các mặt chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học, và các giá trị khác. Từ đó lựa chọn để
thu thập bổ sung những tài liệu có giá trị cho phòng lưu trữ và loại ra những tài liệu
hết giá trị.
2.6.3.Thu thập bổ sung tài liệu vào phòng (kho) lưu trữ
Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ là một nội dung được tiến hành thường
xuyên nhằm từng bước hoàn hiện phòng lưu trữ quốc gia nói chung và từng phòng
lưu trữ cụ thể. Thu thập bổ sung gồm giai đoạn thu thập tài liệu giải quyết xong từ
bộ phận văn thư vào lưu trữ hiện hành của cơ quan và thu thập tài liệu lưu trữ hiện
hành vào lưu trữ lịch sử. Trong quá trình thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ đặc biệt
chú ý đến những tài liệu được hình thành ở các đơn vị, cơ quan, ngoài ra còn chú ý
sưu tầm những tài liệu còn nằm rải rác ở bảo tàng, thư viện hay trong nhân dân
nhiều khi những tài liệu này rất có giá trị mà không lưu trữ được trong các tổ chức

lưu trữ của Nhà nước.
Bổ sung tài liệu là công tác sưu tầm và thu thập thêm, làm phong phú và
hoàn chỉnh thêm tài liệu vào các phông lưu trữ của cơ quan, các kho lưu trữ trung
ương và địa phương theo những nguyên tắc thống nhất.
Bổ sung tài liệu cần phải tiến hành thường xuyên, có tính thiết thực kịp thời,
đặc biệt chú ý tới khả năng sử dụng chúng trong thực tế.
Khi bổ sung tài liệu cần chú ý đến khả năng sử dụng chúng trong phạm vi
rộng, trong điều kiện mở rộng việc sử dụng các phương tiện kĩ thuật hiện đại.
Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P
24
NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC
VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN
2.6.4. Bảo quản tài liệu lưu trữ
Là quá trình áp dụng các biện pháp khoa học để kéo dài tuổi thọ chống hư
hại đối với tài liệu lưu trữ và bảo đảm an toàn cho tài liệu nhằm phục vụ được tốt
các yêu cầu nghiên cứu khai thác tài liệu trước mắt và lâu dài.
Tài liệu lưu trữ được hình thành từ những vật liệu chủ yếu như: Giấy, phim
nhựa…Tuổi thọ của chúng phụ thuộc rất nhiều vào điều kiện tự nhiên và kĩ thuật
bảo quản.
Không chỉ bảo quản tài liệu lưu trữ về mặt vật lí mà còn phải bảo vệ được
các tài liệu có liên quan đến an ninh chính trị, bí mật quốc gia. Điều này đòi hỏi
phải có hệ thống kho lưu trữ tương đối hoàn chỉnh đáp ứng được hai yêu cầu:
+ Bảo quản tài liệu lưu trữ nhằm chống lại sự phân huỷ tự nhiên.
+ Chống lại sự đánh cắp, phá hoại tài liệu lưu trữ của kẻ thù.
Nội dung công tác bảo quản tài liệu lưu trữ:
+ Đề ra và thực hiện đúng các chế độ quy định sử dụng các biện pháp khoa
học kĩ thuật nhằm ngăn chặn tác động của các nhân tố phá hoại tài liệu lưu trữ.
+ Áp dụng các biện pháp khoa học kĩ thuật cùng kinh nghiệm lưu trữ để hạn
chế đến mức tối đa các quá trình lão hoá tự nhiên của tài liệu, kéo dài tuổi thọ của
chúng.

2.6.5.Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình phục vụ khai thác thông tin tài
liệu phục vụ các yêu cầu nghiên cứu.
Đây là nhiệm vụ rất quan trọng của cơ quan tổ chức lưu trữ. Về nguyên tắc
tài liệu lưu trữ không phải chỉ bảo quản đóng kín mà chúng còn có ý nghĩa khi
được khai thác phục vụ cho toàn xã hội. Nội dung chủ yếu của việc tổ chức sử dụng
tài liệu lưu trữ là tổ chức phòng đọc phục vụ cho độc giả, công bố, giới thiệu trưng
bày, triển lãm tài liệu lưu trữ.
Mục đích cao nhất của công tác lưu trữ là bảo quản an toàn và sử dụng có
hiệu quả tài liệu lưu trữ.
Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P
25