Báo cáo thực tập nghành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
MỤC LỤC
1
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
LỜI NÓI ĐẦU
Công tác Văn thư, Lưu trữ và Quản trị Văn phòng luôn là một lĩnh vực
chiếm vị trí, vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động của các cơ quan quản lý
nhà nước nói chung và doanh nghiệp nói riêng. Dù ở bất cứ thời kỳ nào, thì đây
vẫn là những công tác không thể thiếu, vì nó có ảnh hưởng trực tiếp đến chất
lượng, hiệu quả thực hiện nhiệm vụ của từng cơ quan, đơn vị, tổ chức.
Trong những năm qua, song song với sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại
hoá đất nước, thì công cuộc cải cách hành chính luôn là vấn đề mà Nhà nước ta
chú trọng triển khai thực hiện, nhằm tiến tới xây dựng một nền hành chính có
hiệu lực. Và từ đó, việc đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ “Lưu trữ học và Quản trị
Văn phòng” cho đội ngũ cán bộ công chức làm công tác văn phòng của các cơ
quan, đơn vị cũng được quan tâm đặc biệt.
Học đi đôi với thực hành, đó là phương châm không bao giờ thay đổi.
Vì vậy, thực tập tốt nghiệp chiếm một vị trí rất quan trọng trong sự nghiệp đào
tạo của các trường đại học nói chung và Trường Khoa học Xã hội và Nhân Văn
Hà Nội nói riêng. Việc thực tập tốt nghiệp giúp cho học viên tiếp cận được với
thực tế, từ đó vận dụng những kiến thức đã học vào thực tiễn và cũng là bước
giúp cho học viên hoàn thiện vững chắc về nghiệp vụ của mình.
Sau thời gian học tập tại trường, được tiếp nhận những kiến thức phong
phú, bổ ích từ các Thầy, Cô giáo của Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng-
Trường Khoa học Xã hội và Nhân Văn Hà Nội; được sự giới thiệu của Nhà
trường, của Khoa và với sự đồng ý của ban lãnh đạo Công ty Kiểm toán AASC,
em đã có điều kiện thực tập, tìm hiểu tình hình thực tế cũng như thực hành các
khâu nghiệp vụ về công tác văn thư, quản trị văn phòng và công tác lưu trữ tại
Công ty từ ngày 25/9/2012 đến 31/10/2012. Trong thời gian này, tôi luôn bám
sát kế hoạch thực tập, tích cực vận dụng những kiến thức đã được học và thực
tiễn công việc.

2
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Là nhân viên Văn thư – Lưu trữ công tác tại Công ty Kiểm toán AASC,
theo học Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng, qua quá trình học tập ở
trường và qua kỳ thực tập này, tôi càng có dịp so sánh, đối chiếu giữa lý thuyết
đã học với thực tiễn, dùng lý luận để nhận biết thực tiễn, thông qua đó có thể
vận dụng những kiến thức đã học để giải quyết những vấn đề thực tế đặt ra và
rèn luyện thêm tay nghề.
Toàn bộ kết quả của kỳ thực tập này được thể hiện trong "Báo cáo thực
tập tốt nghiệp" có cấu trúc như sau:
Lời nói đầu
Phần I: Giới thiệu về Công ty TNHH Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế
toán và Kiểm toán (AASC).
Phần II: Khảo sát tình hình thực tiễn Công tác Văn thư, Quản trị
Văn phòng và Công tác Lưu trữ của Công ty TNHH Dịch vụ Tư vấn Tài
chính Kế toán và Kiểm toán (AASC).
Phần III: Những nội dung thực hành nghiệp vụ tại Công ty TNHH
Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán (AASC).
Phần IV: Nhận xét và kiến nghị.
Phần V: phụ lục
- Báo cáo thực tập tốt nghiệp có giá trị thực tiễn, nêu lên bức tranh chung
về công tác văn thư, quản trị văn phòng và công tác lưu trữ tại Công ty:
+ Về lý luận: Báo cáo góp phần làm sáng tỏ những vấn đề liên quan đến
lý luận công tác lưu trữ đối với loại hình doanh nghiệp.
+ Về thực tiễn: Báo cáo đã đề xuất các giải pháp giúp cho Công ty tổ
chức, quản lý công tác lưu trữ và hoàn thiện một số nghiệp vụ lưu trữ nhằm tổ
chức khoa học tài liệu, bảo quản tập trung thống nhất và tổ chức khai thác sử
dụng có hiệu quả tài liệu phục vụ cho công tác phát triển sản xuất kinh doanh
của doanh nghiệp. Báo cáo góp phần giúp cho Ban lãnh đạo và cán bộ chuyên
môn có góc nhìn toàn diện hơn về công tác văn thư, lưu trữ trong Công ty mình.

3
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Từ đó có những tác động phù hợp từ góc độ của cán bộ chuyên môn trong việc
lập hồ sơ công việc.
- Những đóng góp của Báo cáo sẽ giúp cho Công ty có thể áp dụng để đưa
công tác lưu trữ của Công ty vào nề nếp và khoa học.
Được sự hướng dẫn tận tình của các Thầy, Cô giáo trong Khoa và sự giúp
đỡ của cán bộ, nhân viên Công ty, bản thân tôi đã hoàn thành các nội dung thực
tập mà Trường đã đề ra. Tuy nhiên, trong quá trình xây dựng báo cáo, do sự tiếp
thu và nhận thức của bản thân còn nhiều hạn chế nên không tránh khỏi những
thiếu sót. Rất mong nhận được những ý kiến đóng góp từ các Thầy, Cô. Qua
đây, tôi cũng xin chân thành cảm ơn sự tận tình giảng dạy của Thầy, Cô giáo
Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng đã truyền đạt cho tôi những kiến thức
chuyên môn, nâng cao trình độ để thực hiện tốt mọi nhiệm vụ được giao./.
Hà Nội, ngày 01 tháng 11 năm 2012
Sinh viên
Hoàng Văn Hiệp
4
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
PHẦN I:
GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ TƯ VẤN
TÀI CHÍNH KẾ TOÁN VÀ KIỂM TOÁN (AASC)
1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Dịch vụ
Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán (AASC)
Công ty TNHH Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán
(AASC) chuyển đổi từ doanh nghiệp nhà nước Công ty Dịch vụ Tư vấn Tài
chính Kế toán và Kiểm toán (AASC) - Bộ Tài chính được thành lập ngày
13/05/1991 theo Quyết định số 164 TC/TCCB của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
AASC là Công ty Kế toán Kiểm toán được thành lập và duy nhất giữ vững
truyền thống sinh ra và trưởng thành từ Bộ Tài chính - Việt Nam thực hiện các

dịch vụ về kiểm toán, tư vấn tài chính kế toán và thuế. Hiện nay, AASC có trụ
sở chính đặt tại Hà Nội, chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh và Văn phòng đại diện
tại Quảng Ninh.
Theo nhận xét của Nguyên Tổng Kiểm toán Nhà nước, Bộ trưởng Bộ Tài
chính Giáo sư - Tiến sỹ Vương Đình Huệ và xếp hạng của Bộ Tài chính và Hội
VACPA, AASC hiện nay được xếp hạng Nhất và là Nhà cung cấp dịch vụ lớn
Đầu đàn của Hệ thống các Công ty Kiểm toán Việt Nam, với lượng khách hàng
đa dạng và có dịch vụ kiểm toán Báo cáo quyết toán vốn đầu tư chất lượng nhất.
Thực hiện các cam kết với Tổ chức thương mại thế giới (WTO), AASC
đã chuyển đổi thành công từ Doanh nghiệp nhà nước thuộc Bộ Tài chính thành
Công ty TNHH có 2 thành viên trở lên và là một trong 6 công ty kiểm toán hoạt
động tại Việt Nam có doanh thu hàng năm, có hệ thống khách hàng và có số
lượng Kiểm toán viên và nhân viên lớn nhất hiện nay (62 Kiểm toán viên Nhà
nước, 01 Kiểm toán viên có chứng chỉ ACCA của Vương quốc Anh, 12 Thẩm
định viên về giá, 07 Chứng chỉ Tư vấn Thủ tục về Thuế và trên 300 nhân viên).
Trong suốt 20 năm hoạt động, dù dưới hình thức DNNN hay công ty TNHH, tôn
chỉ hoạt động của AASC vẫn luôn là cung cấp những dịch vụ có chất lượng cao
nhất vì lợi ích hợp pháp của khách hàng. Khách hàng của chúng tôi rất đa dạng,
bao gồm tất cả các lĩnh vực kinh tế, thành phần kinh tế: Tập đoàn kinh tế, Tổng
công ty nhà nước, Công ty có vốn đầu tư nước ngoài, Công ty niêm yết, Công ty
cổ phần, Ngân hàng thương mại, các Dự án có sử dụng vốn vay, vốn viện trợ
của Ngân hàng Thế giới (WB), Ngân hàng Phát triển Châu á (ADB) cũng như
các tổ chức tín dụng quốc tế khác và các công trình đầu tư xây dựng cơ bản.

5
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Những thành tích và những đóng góp của AASC đối với ngành Tài chính,
Kế toán và Kiểm toán Việt nam đã được ghi nhận :
- Ngày 27/07/2001 - Thủ tướng Chính phủ đã có Quyết định số
922/QĐ/TTg tặng thưởng Cờ thi đua và Bằng khen cho nhiều tập thể và cá nhân.

- Ngày 15/08/2001 - Chủ tịch nước đã có Quyết định số 586 KT/CT tặng
thưởng Huân chương lao động Hạng Ba cho AASC.
- Ngày 22/12/2003 - Thủ tướng Chính phủ ký quyết định số 1369/QĐ-
TTg về việc tặng Bằng khen cho Tổng giám đốc công ty.
- Ngày 05/07/2005 - Thủ tướng Chính phủ ký Quyết định số 632/QĐ-
TTg về việc tặng Bằng khen cho 02 tập thể phòng và một số cá nhân của Công
ty.
- Ngày 09/07/2005 - Chủ tịch nước đã có Quyết định số
737/2005/QĐ/CTN tặng thưởng Huân chương Lao động Hạng Nhì cho AASC
và Huân chương Lao động hạng Ba cho Giám đốc AASC.
- Ngày 25/08/2005 - Thủ tướng Chính phủ đã có Quyết định số 860/QĐ-
TTg về việc phong tặng danh hiệu: Chiến sỹ thi đua toàn quốc cho một đồng chí
phó Giám đốc AASC.
- Ngày 25/10/2006 - Thủ tướng Chính Phủ đã có Quyết định số
1386/QĐ-TTg về việc tặng Bằng khen cho hai cá nhân công ty AASC.
- Ngày 09/12/2008 - Thủ tướng Chính phủ đã có Quyết định số
1789/QĐ-TTg tặng thưởng Bằng khen cho tập thể phòng Kiểm toán 3 và ba cá
nhân.
- Ngày 16/10/2009 - Thủ tướng chính phủ Quyết định tặng thưởng Bằng
khen cho một cá nhân công ty AASC.
- Ngày 30/11/2009 - Chủ tịch nước đã có Quyết định số 1911/QĐ-CTN
tặng thưởng Huân chương Lao động Hạng ba cho phòng Kiểm toán 2 AASC.
- Ngày 13/10/2010 - Ủy ban Nhân dân Thành phố Hà Nội trao tặng Danh
hiệu Doanh nghiệp Tiêu biểu 2010 và tặng thưởng Cúp Thăng Long cho Công
ty Kiểm toán AASC
- Ngày 29/10/2010 - Chủ tịch Nước Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam
đã có quyết định số 1822/QĐ-CTN tặng thưởng Huân chương Lao động hạng
Nhất cho Công ty TNHH Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm
toán(AASC) và Huân chương Lao động hạng Ba cho Phòng Kiểm toán 5.
- Ngày 21/10/2010 - Thủ tướng Chính phủ cũng đã có Quyết định số

1928/QĐ-TTg tặng thưởng Cờ Thi đua của Chính phủ cho AASC.
6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
AASC là Công ty kiểm toán độc lập đầu tiên và duy nhất của Việt Nam
liên tục ba lần vinh dự được Chủ tịch nước, Thủ tướng Chính phủ tặng thưởng
trọn bộ Huân chương lao động hạng Nhất, hạng Nhì, hạng Ba. Ban Giám đốc
Công ty, Phòng Kiểm toán 2 , phòng Kiểm toán 5 được tặng thưởng Huân
chương lao động hạng Ba và danh hiệu “Chiến sĩ thi đua toàn quốc”.
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty
TNHH Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán (AASC) và Phòng
Tổng hợp.
1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công
ty Kiểm toán AASC.
1.2.1.1. Vị trí và chức năng của Công ty Kiểm toán AASC.
Công ty TNHH Dịch vụ Tư vấn tài chính kế toán và kiểm toán ( AASC)
có tư cách pháp nhân theo Pháp luật Việt Nam kể từ ngày được cấp đăng ký
kinh doanh; có con dấu riêng và được mở tài khoản tại Kho bạc và Ngân hàng
theo quy định của Pháp luật; hoạt động theo Luật Doanh nghiệp và Điều lệ của
Công ty TNHH hai thành viên trở lên.
1.2.1.2. Nhiệm vụ của Công ty Kiểm toán AASC.
+ Nhiệm vụ Kinh doanh:
Ngay từ ngày đầu thành lập thì công ty đã luôn luôn tâm niệm sẽ làm việc
hết mình để đem đến cho khách hàng những dịch vụ tốt nhất với chi phí thấp
nhất. Trải qua thời gian, ngoài việc không ngừng nâng cao dịch vụ, công ty còn
mở rộng các dịch vụ hoạt động nhu cầu của khách hàng. Hiện nay công ty cung
cấp các dịch vụ sau:
Các loại dịch vụ kiểm toán: Kiểm toán báo cáo tài chính, Kiểm toán báo
cáo tài chính vì mục đích thuế và dịch vụ quyết toán thuế, kiểm toán hoạt động,
kiểm toán tuân thủ, kiểm toán nôi bộ, Kiểm toán báo cáo quyết toán vốn đầu tư
hoàn thành (bao gồm cả báo cáo tài chính hằng năm), kiểm toán báo cáo quyết

toán dự án, kiểm toán thông tin tài chính.
Dịch vụ tư vấn tài chính và quản lý: Tư vấn tài chính,kế toán,kiểm toán,
thuế, nguồn nhân lực, ứng dung công nghệ thông tin, tư vấn quản lý, tổ chức lại
doanh nghiệp (chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi doanh nghiệp).
Dịch vụ thẩm định: thẩm định giá tài sản,thẩm định dự toán,tổng hợp dự
toán dự án đầu tư xây dựng cơ bản.
Dịch vụ kế toán, đào tạo về tài chính, kế toán, kiểm toán,soát xét báo cáo
tài chính.
7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Sản xuất và kinh doanh phần mềm máy tính, kinh doanh thiết bị công
nghệ tin học gắn với phần mềm.
Các dịch vụ khác có liên quan đến tài chính, kế toán, thuế theo quy định
của pháp luật.
Hướng dẫn các doanh nghiệp áp dụng đúng các chế độ, thể lệ tài chính kế
toán của Nhà nước phù hợp với hoạt động của từng loại doanh nghiệp.
Giúp các doanh nghiệp xây dựng và thực hiện các mô hình tổ chức bộ
máy kế toán và tổ chức công tác kế toán.
Giúp các doanh nghiệp về các nghiếp vụ kế toán như mở sổ,ghi sổ kế
toán, lập bảng cân đối kế toán, lập và phân tích báo cáo quyết toán theo quy định
Nhà nước.
Làm các dịch vụ chỉ dẫn về pháp luật tài chính kế toán: chỉ dẫn,giải thích
cung cấp các văn bản pháp quy về tài chính kế toán,các văn bản hướng dẫn về
nghiệp vụ tài chính, kế toán, thống kê…theo yêu cầu của khách hàng.
Làm dịch vụ bồi dưỡng chính sách chế độ nghệp vụ về tài chính kế toán
cho các viên chức trong các doanh nghiệp, giúp các viên chức đó nắm chắc các
chính sách chế độ tài chính, làm thành thạo các nghiệp vụ tài chính,kế toán.
Cung cấp các thông tin về kinh tế tài chính,các mẫu biểu in sẵn về tài
chính kế toán theo quy định của Nhà nước.
Ngoài những dịch vụ trên công ty kế toán còn được làm các dịch vu khác

về tài chính kế toán theo sự thỏa thuận giữa khách hàng và công ty.
Trong đó kiểm toán là một trong những hoạt động truyền thống và là hoạt
động chủ yếu nhất. Qua hơn 21 năm phát triển, dịch vụ này đã được hoàn thiện
và phát triển cả về phạm vi chất lượng, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của
khách hàng và tiến trình hội nhập quốc tế. Để làm tốt được dịch vu này,thì
AASC có một đội ngũ kiểm toán viên hùng hậu về số lượng và đạt chuẩn về
chất lượng trong đó phải kể hơn 60 nhân viên đạt chứng chỉ kiểm toán viên cấp
Nhà nước trong đó có 02 Kiểm toán viên được cấp Chứng chỉ ACCA của
Vương quốc Anh.
Trong việc tiến hành nhiệm vụ của mình thì công ty luôn tuân thủ các
chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam và chuẩn mực Kiểm toán quốc tế được thừa
nhận ở Việt Nam, Luật pháp Việt Nam.
Ngoài ra, hiện nay,với đa dạng các chế độ kế toán phù hợp với từng loại
hình doanh nghiệp thì việc lựa chọn cho mình một chế độ phù hợp rất cần sự tư
8
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
vấn của những chuyên gia hiểu biết và có kinh nghiệm, AASC là một nhà tư vấn
dày dặn kinh nghiệm trong lĩnh vực này.
Đối với lĩnh vực tư vấn tài chính và quản trị kinh doanh, dịch vụ này rất
đa dạng bao gồm: tư vấn soạn thảo phương án đầu tư, đăng ký kinh doanh và
thành lập doanh nghiệp mới, tư vấn kiểm kê thẩm định tài sản, …
+ Nhiệm vụ quản lý:
- Quản lý, điều hành bộ máy Công ty theo đúng pháp luật, quy định của
nhà nước.
- Xây dựng bộ máy đáp ứng yêu cầu kinh doanh của công ty trong từng
giai đoạn.
- Xây dựng các quy trình nghiệp vụ, tài liệu và chương trình đào tạo phục
vụ công tác kinh doanh theo Chuẩn mực Kế toán Kiểm toán Việt Nam và Chuẩn
mực Kế toán Kiểm toán Quốc tế.
- Quản lý các hoạt động kế hoạch, tài chính, kinh doanh, lao động, tiền

lương, đào tạo, hành chính quản trị, văn thư, lưu trữ …
+ Nhiệm vụ chính trị:
Xây dựng Công ty trở thành một đơn vị vững mạnh toàn diện về chính trị,
nền nếp, kỷ luật; bảo đảm tốt công tác kinh doanh và đời sống vật chất, tinh thần
cho CBCNV theo chỉ đạo của Đảng ủy, Ban Tổng Giám đốc và Bộ Tài chính.
1.2.1.3. Cơ cấu và sơ đồ tổ chức bộ máy của Công ty Kiểm toán AASC.
Ban lãnh đạo Công ty: Tổng Giám đốc và các Phó Tổng Giám đốc
Bộ máy giúp việc: Các phòng, Ban
- Phòng Tổng hợp
- Ban Kiểm soát
- Phòng Kiểm soát chất lượng và Đào tạo
- Phòng Kiểm toán 1
- Phòng Kiểm toán 2
- Phòng Kiểm toán 3
- Phòng Kiểm toán 5
- Phòng Kiểm toán 6
- Phòng Kiểm toán Dự án
- Phòng Kiểm toán Dịch vụ Đầu tư nước ngoài
- Phòng Kiểm toán Xây dựng cơ bản
- Chi nhánh Công ty tại TP. Hồ Chí Minh
- Văn phòng đại diện tại Quảng Ninh
9
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Sơ đồ tổ chức bộ máy (xem phụ lục số 01)
1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng
Tổng hợp.
1.2.2.1. Chức năng của Phòng Tổng hợp
Tham mưu đề xuất triển khai thực hiện các Nghị quyết, quyết định của
Hội đồng thành viên, Ban thường trực Hội đồng thành viên.
Tham mưu đề xuất công tác xây dựng kế hoạch kinh doanh, kế hoạch tài

chính và phương án đầu tư của AASC.
Tham mưu đề xuất mô hình tổ chức công ty về công tác tổ chức, nhân sự
AASC; vận dụng các chế độ chính sách có liên quan đến người lao động; công
tác hành chính tổng hợp, công tác quản trị nội bộ, quản lý khai thác sử dụng có
hiệu quả tài sản, công nghệ thông tin tiên tiến phục vụ hoạt động của AASC.
Tham mưu đề xuất công tác đào tạo huấn luyện trong và ngoài công ty;
công tác kiểm soát chất lượng và dịch vụ kế toán kiểm toán, công tác thi đua
khen thưởng; tuyên truyền quảng bá thương hiệu AASC.
Tham mưu, đề xuất về quản lý tài chính, về tổ chức hạch toán kinh doanh,
kế toán quản trị AASC.
Đề xuất phối hợp với các phòng, chi nhánh, văn phòng đại diện tổ chức
thực hiện kế hoạch kinh doanh đã được Ban Tổng Giám đốc phê duyệt, cung
cấp các dịch vụ kiểm toán báo cáo tài chính, tư vấn tài chính kế toán và kiểm
toán.
1.2.2.2. Nhiệm vụ của Phòng Tổng hợp
1. Tổ chức thực hiện các Nghị quyết, Quyết định của Hội đồng thành
viên, Ban thường trực hội đồng thành viên.
2. Về Xây dựng kế hoạch kinh doanh - kế hoạch tài chính - phương án
đầu tư: phối hợp với các Phòng, Chi nhánh, Văn phòng đại diện công ty xây
dựng kế hoạch dài hạn, kế hoạch hàng năm, phương án đầu tư trình Tổng Giám
đốc phê duyệt.
3. Về Tổ chức nhân sự: Thực hiện các chính sách của nhà nước, các quy
định của công ty về mô hình tổ chức công ty; về tuyển lao động, ký hợp đồng
lao động đề bạt, bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, điều động lao động, giải quyết
chấm dứt hợp đồng lao động; triển khai thực hiện công tác đánh giá năng lực
nhân viên hàng năm; đề xuất nâng lương, bậc lương cho người lao động AASC
theo quy định; mua bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm con người, quản lý
10
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
hồ sơ nhân sự, hướng dẫn chi nhánh, văn phòng đại diện quản lý hồ sơ người lao

động.
4. Về công tác hành chính – quản trị:
Xây dựng và bổ sung sửa đổi để hoàn thiện các quy chế, quy định về quản
lý quản trị toàn công ty; hướng dẫn kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các quy
định, quy chế AASC; đề xuất xử lý các trường hợp vi phạm các quy chế, quy
định của công ty và nhà nước.
Thực hiện các công việc đối nội, đối ngoại, hợp tác quốc tế quan hệ với
các cơ quan quản lý nhà nước có liên quan để đảm bảo phục vụ tốt hoạt động
của AASC.
Chuẩn bị nội dung, cơ sở vật chất, thời gian địa điểm họp hội nghị tổng
kết, báo cáo theo chuyên đề, quý, năm, các lễ kỷ niệm, tổng kết trong và ngoài
công ty. Thư ký các cuộc họp giao ban.
Thực hiện công tác thi đua khen thưởng, chuẩn bị hồ sơ tài liệu trình các
cấp, xét quyết định khen thưởng tập thể cá nhân theo quy định.
Xây dựng thương hiệu AASC; giới thiệu quảng bá hình ảnh AASC.
Quản lý hồ sơ pháp lý; hồ sơ trụ sở của AASC
Đầu mối theo dõi quan hệ về chuyên môn với VAA, VACPA, VTCA, Bộ
Tài chính, Tổng cục thuế, các Bộ, ngành địa phương, các cơ quan có liên quan.
Thực hiện lập báo cáo và hồ sơ đăng ký tham gia kiểm toán tư vấn với Hội
Kiểm toán viên hành nghề Việt Nam, Cục quản lý giá, Vụ Tài chính Ngân hàng
– Bộ Tài chính, Ủy ban chứng khoán nhà nước, Ngân hàng thế giới và theo yêu
cầu của các tổ chức, cơ quan khác(nếu có).
Xây dựng, quản lý hồ sơ chào hàng, hồ sơ dự thầu chuẩn và phối hợp với
các Phòng, CN, VPĐD làm hồ sơ thầu, chuẩn bị các đề xuất dịch vụ khác theo
sự phân công.
Thực hiện công tác phiên dịch, biên dịch; công tác soát xét phát hành báo
cáo bằng tiếng anh, theo dõi quan hệ hợp tác của AASC với các tổ chức quốc tế
và bên nước ngoài.
Phối hợp với lãnh đạo các Phòng, CN, VPĐD phát triển khách hàng về
kiểm toán, tư vấn các dự án, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài; triển khai

thực hiện các dịch vụ kiểm toán, tư vấn tài chính kế toán theo Kế hoạch đã được
phê duyệt hàng năm hoặc đột xuất.
Điều động ô tô, thuê xe ô tô, quản lý thẻ taxi, đặt mua vé máy bay phục
vụ công tác cho cán bộ, nhân viên của Văn phòng Hà Nội bao gồm tiếp nhận
11
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
đăng ký mua vé, đặt vé, theo dõi đối chiếu thanh toán tiền vé máy bay, taxi, ô tô
hàng tháng.
Thực hiện công tác Đảng, Công đoàn, Thường trực đảng ủy AASC;
Thường trực công đoàn AASC lập báo cáo công tác Đảng, Công đoàn định kỳ;
đề xuất Tổng Giám đốc, Bí thư Đảng ủy công ty tổ chức thực hiện các văn bản
chỉ thị của Đảng ủy, Công đoàn cấp trên.
Quản lý hồ sơ đảng viên, thu nộp quản lý Đảng phí, lập các báo cáo, công
văn về công tác Đảng.
Công tác văn thư, quản lý sử dụng con dấu; tiếp nhận văn bản đến, thư
báo, công văn, phân loại, trình Tổng Giám đốc và chuyển văn bản đến tới cán bộ
và các phòng, CN, VPDD, bộ phận theo quy định. Theo dõi xử lý, đôn đốc thực
hiện công văn đến; đóng dấu phát hành các văn bản chào hàng; hợp đồng, thanh
lý, báo cáo, thư quản lý, hóa đơn, công văn có liên quan đến hoạt động của
AASC; lưu trữ, bảo mật.
Tiếp nhận, theo dõi việc gửi công văn đi qua đường bưu điện; chuyển văn
bản đi tới các cơ quan liên quan.
Mua sắm văn phòng phẩm, quản lý cấp phát, việc sử dụng văn phòng
phẩm; đặt mua báo tại Văn phòng AASC, quản lý công báo.
Đầu mối quản lý việc thuê dịch vụ photocopy và sao y báo cáo kiểm toán,
báo cáo tư vấn, thư quản lý và các tài liệu có liên quan.
Công tác lễ tân, tiếp khách đến liên hệ công tác tại văn phòng AASC;
Trực tổng đài điện thoại, fax 24/24 giờ, quản lý việc sử dụng điện thoại cố
định, quản lý hộp thư điện tử chung của AASC và chuyển giao các công văn đến
qua hộp thư điện tử cho các bên liên quan.

Hướng dẫn tổ chưc thực hiện, quản lý hồ sơ kiểm toán, hồ sơ tư vấn tài
chính kế toán, tài liệu lưu trữ tại VP công ty, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ
cho CN, VPDD công ty quản lý tài liệu lưu trữ hồ sơ kiểm toán, hồ sơ tư vấn tài
chính kế toán.
Theo dõi, vận hành, quản lý việc sử dụng máy móc, thiết bị văn phòng,
điều hòa, điện nước, thang máy, sửa chữa điện nước, thiết bị vệ sinh hư hỏng, đề
xuất thanh toán chi phí điện nước, sửa chữa các máy móc, thiết bị văn phòng
phục vụ tốt các hoạt động chung của văn phòng AASC.
Công tác vệ sinh trong trụ sở gồm: khu vệ sinh các tầng, cầu thang, phòng
làm việc Ban Tổng Giám đốc, các phòng, hội trường, hè đường trụ sở AASC;
12
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
các phòng nghiệp vụ. Theo dõi, nhắc nhở các phòng giữ gìn vệ sinh chung, mua
sắm vật tư phục vụ công tác vệ sinh.
5. Về công nghệ thông tin
Xây dựng kế hoạch đầu tư, mua sắm công nghệ thông tin thực hiện các
dịch vụ kiểm toán, tư vấn và phục vụ quản lý công ty.
Quản lý, bảo mật hệ thống thiết bị tin học và mạng máy tính của AASC.
Kiểm soát, quản lý các phần mềm thực hiện dịch vụ kiểm toán và tư vấn
Quản lý và khai thác trang wedsite của AASC; khai thác thông tin trên
mạng phục vụ cho hoạt đông của công ty.
Đào tạo và hướng dẫn về lĩnh vực công nghệ thông tin cho cán bộ nhân
viên trong AASC.
6. Về Công tác đào tạo bồi dưỡng:
Xây dựng chương trình nội dung đào tạo, tổ chức đào tạo nội bộ, đào tạo
cho khách hàng; kiểm tra phân loại kiểm toán viên, kỹ thuật viên, trợ lý kiểm
toán AASC;
Cập nhật, phổ biến các chính sách chế độ về quản lý kinh tế Tài chính, Kế
toán, Kiểm toán, Thuế của AASC và hướng dẫn cho toàn thể cán bộ, kiểm toán
viên, nhân viên AASC;

Tham gia với Hội Kế toán và kiểm toán Việt Nam ; hội Kiểm toán viên
hành nghề Việt Nam, Bộ Tài chính xây dựng chuẩn mực Kế toán, Kiểm toán;
Phối hợp xây dựng và quản lý các chương trình đào tạo thuê ngoài, nội
dung cập nhật kiến thức hàng năm cho nhân viên của AASC;
Nghiên cứu, phổ biến hướng dẫn việc áp dụng các chuẩn mực kiểm toán,
kế toán; tiêu chuẩn Thầm định giá quốc tế để thực hiện các dịch vụ kiểm toán, tư
vấn.
7. Về công tác Kiểm soát chất lượng:
Xây dựng kế hoạch hướng dẫn nghiệp vụ về Kiểm soát chất lượng các
dịch vụ trước, trong và sau khi thực hiện hoàn thành trình Ban Tổng Giám đốc
xét duyệt;
Kiểm tra việc tuân thủ nguyên tắc, đạo đức nghề nghiệp (độc lập, trung
thực, khách quan, bí mật, thận trọng, năng lực chuyên môn và tư cách nghề
nghiệp);
Soát xét việc thực hiện quy chế kiểm toán độc lập, các chuẩn mực kế toán,
kiểm toán Việt Nam trong các hợp đồng kiểm toán và tư vấn tài chính, kế toán,
13
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
kiểm toán, thuế theo kế hoạch đã được Ban Tổng Giám đốc phê duyệt thường kỳ
và theo yêu cầu đột xuất của Ban Tổng Giám đốc Công ty;
Triển khai thực hiện quy chế kiểm soát chất lượng dịch vụ kế toán và
kiểm toán theo quy định hiện hành của nhà nước;
Sơ kết, tổng kết các chuyên đề về kiểm toán, tư vấn, đề xuất các nội dung
nâng cao chất lượng các dịch vụ kiểm toán, tư vấn tài chính, kế toán, thuế;
Tham gia với Hội Kiểm toán viên hành nghề, Bộ Tài chính kiểm tra chất
lượng dịch vụ các Công ty Kiểm toán hoạt động tại Việt Nam.
8. Về Công tác bảo vệ:
Thực hiện công tác bảo vệ nội bộ, giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo,
kiểm tra đột xuất, định kỳ về viêc chấp hành chính sách pháp luật, nội quy, quy
định và quy chế quản lý của AASC;

Bảo vệ an toàn, an ninh cơ quan 24/24 giờ;
Bảo vệ tài sản của cơ quan;
Hướng dẫn cán bộ, viên chức AASC thực hiện nội quy cơ quan;
Ghi sổ thường trực theo dõi khách đến làm việc, phát, thu lại thẻ khách và
hướng dẫn khách liên hệ với nhân viên lễ tân;
Bảo vệ xe máy, xe đạp, ô tô của viên chức AASC và khách đến làm việc;
Bơm nước, đóng, ngắt điện hàng ngày, sửa chữa điện nước, thiết bị vệ
sinh hư hỏng đơn giản;
Trực điện thoại, tiếp nhận thư báo ngoài giờ hành chính;
Phối hợp với dân phòng Phường Tràng Tiền từ 19h đến 22h trong ngày;
phối hợp công tác bảo vệ với Công ty CP Chứng khoán Phố Wall;
Bảo vệ là lực lượng nòng cốt PCCC, dân quan tự vệ, phòng chống lụt bão.
9. Về công tác Kế toán – tài chính:
Xây dựng đề xuất sửa đổi, bổ sung trình Tổng Giám đốc thông qua Hội
đồng thành viên, quy chế tiền lương, quy chế chi tiêu nội bộ, quy định về kế
toán quản trị;
Ghi chép, tính toán, phản ánh số liệu hiện có, tình hình luân chuyển và sử
dụng tài sản, vật tư, tiền vốn, quý trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh
và sử dụng chi phí của Công ty;
Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh, kế hoạch thu chi tài
chính, kỷ luật thu, nộp, thanh toán, kiểm tra việc giữ gìn và sử dụng các loại tài
sản, vật tư, tiền vốn, chi phí của Văn phòng công ty, các chi nhánh, văn phòng
14
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
đại diện và toàn công ty theo quy định của nhà nước và các quy chế nội bộ của
công ty đã ban hành;
Cung cấp các số liệu, tài liệu cho việc điều hành hoạt động kinh doanh,
kiểm tra, phân tích hoạt động kinh tế tài chính, phục vụ công tác lập và theo dõi
thực hiện kế hoạch, phục vụ cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo kinh doanh của Tổng
Giám đốc và phục vụ cho công việc thống kế và thông tin kinh tế;

Tham mưu cho Tổng Giám đốc công ty trong sử dụng điều hòa nguồn vốn
vật tư, tài sản của Công ty và các phương án đầu tư ra ngoài doanh nghiệp như
mua công trái, trái phiếu, tín phiếu, và cổ phần, liên doanh góp vốn với các
doanh nghiệp khác;
Tổ chức thực hiện kiểm kê, kiểm quỹ định kỳ, bất thường và kiểm kê
đánh giá lại tài sản theo quy định của nhà nước;
Phối hợp với các phòng, chi nhánh, văn phòng đại diện đối chiếu, đôn đốc
thu hồi công nợ;
Thực hiện việc lập, trình Tổng Giám đốc ký duyệt và gửi các Báo cáo tài
chính thống kê định kỳ theo quy định của nhà nước;
Thực hiện công tác kế toán quản trị theo yêu cầu của Nghị quyết Hội
đồng thành viên;
Tổ chức bảo quản, lưu trữ các tài liệu kế toán. Giữ bí mật các tài liệu và
số liệu kế toán thuộc bí mật của đơn vị cũng như của nhà nước;
Thường xuyên dự báo cho Tổng Giám đốc về tình hình tài chính, đề xuất
các giải pháp điều chỉnh, xử lý cần thiết đảm bảo an toàn và sử dụng hiệu quả tài
sản, nguồn lực tài chính của Công ty.
10. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Tổng Giám đốc giao.
1.2.2.3. Quyền hạn của Phòng Tổng hợp
Chủ động tổ chức thực hiện các chức năng, nhiệm vụ được quy định tại
Quyết định này. Chịu trách nhiệm về những sai sót không trung thực, không rõ
ràng, không hợp lệ, không đúng thời hạn quy định, làm ảnh hưởng đến hoạt
động kinh doanh quản lý của AASC;
Được quyền yêu cầu các Phòng, chi nhánh, văn phòng đại diện AASC
cung cấp tài liệu, số liệu liên quan đến quá trình thực hiện công tác xây dựng kế
hoạch kinh doanh, nhân sự, đào tạo, kiểm soát chất lượng, công tác tài chính, kế
toán, hành chính tổng hợp, quản trị theo chức năng và nhiệm vụ được giao;
Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định hiện hành của Nhà nước,
Điều lệ tổ chức hoạt động của Công ty, các Nghị quyết của Hội đồng thành viên,
15

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Ban Thường trực Hội đồng thành viên, các quy định, quyết định của Tổng Giám
đốc;
Trưởng Phòng Tổng hợp, kế toán trưởng công ty được Tổng Giám đốc ủy
quyền ký, đóng dấu các văn bản tài liệu căn cứ chức năng nhiệm vụ theo quy
định.
1.3. Ý nghĩa thương hiệu AASC và phương châm phát triển
1.3.1. Ý nghĩa thương hiệu AASC:
(AASC) là các chữ cái viết tắt của: Auditing, Accounting,
Service và Company. Thương hiệu AASC luôn đi kèm theo logo của Công ty có
biểu tượng màu Đỏ, Trắng – trong đó, màu Đỏ là màu của năng lực và sức
mạnh; màu trắng đại diện cho sự minh bạch, trung thực. Chữ S còn là biểu
tượng của đất nước Việt Nam; trong chữ S có hình ngôi sao mang ý nghĩa của
sự độc lập, niềm tin, tri thức. Logo là biểu trưng rõ nét và phản ánh hương hiệu
AASC.
Công ty rất quan tâm, chú trọng đến công tác bảo vệ thương hiệu của
Dịch vụ Tư vấn tài chính Kế toán và Kiểm toán. Ngày 26/5/2008, Công ty đã
được Cục sở hữu trí tuệ cấp Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu số 101828 theo
Quyết định số 9762/QĐ-SHTT cho thương hiệu
Công ty luôn chú trọng tới việc mở rộng thị trường, gia tăng lượng khách
hàng là các Tập đoàn kinh tế, các Tổng công ty, các Dự án có vốn đầu tư nước
ngoài, chủ đầu tư xây dựng công trình và quảng bá thương hiệu trên các
phương tiện truyền thông. Với Chiến lược phát triển AASC đến 2020 đã được
Hội đồng thành viên công ty thông qua tại Đại hội Hội đồng thành viên AASC
lần thứ Ba ngày 26 tháng 11 năm 2009, phương châm hoạt động và mục tiêu đề
ra cùng với thực tế đánh giá của khách hàng, có thể nói thương hiệu dịch vụ của
16
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
AASC được xây dựng bởi chính chất lượng dịch vụ và đạo đức nghề nghiệp Kế
toán Kiểm toán mà AASC cung cấp cho khách hàng.

1.3.2. Phương châm phát triển và định hướng:
Chúng tôi luôn đảm bảo chất lượng dịch vụ của chúng tôi trong mọi lĩnh
vực và phương châm dịch vụ của chúng tôi là:Độc lập, Hiệu quả, và Bảo
mật tuân theo các qui định của Nhà nước Việt Nam, Chuẩn mực kiểm toán Việt
Nam Chuẩn mực kiểm toán quốc tế được chấp nhật tại Việt Nam và tiêu chí
hàng đầu là sự hài lòng của khách hàng.
17
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
PHẦN II:
KHẢO SÁT TÌNH HÌNH THỰC TIỄN CÔNG TÁC VĂN THƯ, QUẢN
TRỊ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH
DỊCH VỤ TƯ VẤN TÀI CHÍNH KẾ TOÁN VÀ KIỂM TOÁN (AASC)
Trong hoạt động điều hành và quản lý của mình, các cơ quan, đơn vị nhà
nước nói chung và doanh nghiệp nói riêng đều thực hiện các hoạt động tác
nghiệp và thủ tục hành chính nhất định. Những tác nghiệp đó có thể là những
nghiệp vụ chuyên ngành hay là nghiệp những vụ hành chính và liên quan đến
quản trị công sở, công tác văn thư - lưu trữ. Vì vậy, cần có sự am hiểu và thực
hiện thuần thục nghiệp vụ hành chính-là cơ sở quan trọng để tiến hành có hiệu
quả hoạt động của cơ quan, tổ chức.
2.1. Cách bố trí nơi làm việc, tổ chức lao động và trang thiết bị của
Phòng Tổng hợp
2.1.1. Mô hình tổ chức của Phòng Tổng hợp
Phòng Tổng hợp có chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc quản trị,
hậu cần của Công ty. Xây dựng văn phòng mạnh là yếu tố rất quan trọng để giúp
cơ quan, tổ chức đổi mới phương thức làm việc, công tác lãnh đạo và lề lối làm
việc, nâng cao chất lượng hiệu quả của công tác lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý và
diều hành cơ quan. chính vì vậy, việc tăng cường xây dựng tổ chức và cải cách
hoạt động Phòng Tổng hợp của Công ty được đặc biệt quan tâm. Hiện nay,
Công ty AASC đang thực hiện công tác tôn tạo và thiết kế mô hình làm việc
mới tại trụ sở Công ty theo hướng hiện đại, đáp ứng tiêu chuẩn của một văn

phòng hiện đại.
Với cách bố trí này sẽ mang lại những thuận lợi và những khó khăn nhất
định:
Thuận lợi: Việc bố trí Phòng Tổng hợp theo tiêu chuẩn hiện đại giúp cho
việc tổ chức bộ máy của Văn phòng Công ty khoa học, gọn nhẹ và đây là cách
bố trí tạo sự gần gũi giữa lãnh đạo với nhân viên và giữa nhân viên với nhân
viên, lãnh đạo có thể quản lý chặt chẽ về giờ giấc của nhân viên, sự phối kết hợp
giữa các bộ phận chức năng sẽ thuận tiện, tiết kiệm thời gian và tiết kiệm diện
tích của cơ quan ngoài ra còn rất linh hoạt và hiệu quả.
Khó khăn: với cách bố trí các bộ phận ở trong cùng một phòng sẽ gây ảnh
hưởng lẫn nhau, việc đảm bảo bí mật các thông tin quan trọng nhất là bộ phận
18
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
văn thư; không những vậy, việc bố trí theo kiểu này còn tạo sự mất yên tĩnh
trong khi làm việc cho các cán bộ và nhân viên…
(Xem phụ lục số 02)
Từ thực tế trên, để hướng tới kiểu văn phòng hiện đại (mặt bằng mở)
chúng ta có thể sử dụng một số các biện pháp để thay đổi và nên bố trí như sau:
Trưởng phòng ngồi riêng một phòng là thuận lợi, còn Phó phòng vẫn
được bố trí ngồi chung trong một phòng cùng với nhân viên vì chính họ là người
quản lý trực tiếp nhân viên. Chỗ ngồi của thủ trưởng và nhân viên của từng đơn
vị sẽ được sắp xếp ở gần nhau để tiện cho việc giải quyết công việc. Giữa các
nhân viên có một vách ngăn cách cao khoảng 1,2 m để họ có thể trao đồi công
việc với nhau khi cần thiết; mỗi người có một khoảng không gian riêng trong
phòng làm việc, mỗi nhân viên có một bàn vừa để máy vi tính vừa để ngồi viết
khi cần thiết và bàn làm việc phải có ngăn kéo để đựng tài liệu cá nhân…
Đối với Phòng Tổng hợp, đây được coi là trung tâm xử lý thông tin của cơ
quan nhằm đón đầu, tiên liệu và dự đoán các tình huống, ban lãnh đạo Công ty
đưa ra những quyết định đúng đắn, sáng tạo góp phần tăng hiệu quả công việc,
tăng năng suất lao động và đảm bảo sự phát triển bền vững của Công ty. Do đó,

Phòng Tổng hợp cần phải tối ưu hóa để đảm bảo sự bí mật, độ an toàn về thông
tin và văn bản tránh tình trạng thất lạc và lộ những thông tin có tính mật trong
hoạt động quản lý, điều hành và các kế hoạch hoạt động của Công ty khi chưa
công bố.
(Xem sơ đồ mô hình tối ưu nơi làm việc của Phòng Tổng hợp ở phụ lục sô 03)
2.1.2. Tổ chức lao động khoa học của Phòng Tổng hợp
Nhìn chung đội ngũ cán bộ của Phòng Tổng hợp được bố trí tương đối
hợp lý, phù hợp với trình độ chuyên môn của mỗi cán bộ, từ đó đã phát huy
được khả năng công tác của từng người. Một trong những sự khác biệt tạo nên
vị thế và sức mạnh của Công ty AASC là truyền thống và tôn chỉ nghề nghiệp
“Độc lập – Trung thực – Minh bạch” kết hợp với tính kỷ luật, đoàn kết, chấp
nhận gian khổ, quyết tâm vượt khó khăn và thử thách, gắn kết cuộc đời với nghề
đã tạo ra sức mạnh giúp AASC trở thành một trong những Công ty Kiểm toán
lớn mạnh cả về chất và về lượng trong mạng lưới các Công ty hành nghề kiểm
toán trong cả nước và khu vực.
Với nhiệm vụ xây dựng kế hoạch kinh doanh và phát triển thị trường của
Công ty; đôn đốc các đơn vị thực hiện các hoạt động kinh doanh theo đúng tiến
19
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
độ và kế hoạch đã đề ra; tổng hợp, phân tích, báo cáo đánh giá tình hình hoạt
động kinh doanh của Công ty; ghi chép những ý kiến đóng góp, kết luận cuộc
họp của Ban Tổng Giám đốc, Tổng Giám đốc và các hội nghị giao ban để đôn
đốc các bộ phận thực hiện.
Bên cạnh đó, Phòng Tổng hợp còn phụ trách về công tác lập kế hoạch vật
tư, quản lý và phân bổ vật tư, thiết bị cho toàn Công ty; lập và theo dõi công tác
phòng cháy chữa cháy, phòng chống thiên tai; duy trì thực hiện các chế độ nền
nếp, nội quy, quy định, lễ tiết, tác phong, vệ sinh, an ninh, bảo vệ toàn Công ty;
tổ chức quản lý, sử dụng xe ôtô đúng mục đích và theo quy định của Công ty;
mua sắm và quản lý sử dụng các định mức văn phòng: Văn phòng phẩm,
Internet, điện thoại, máy photo, máy scan, máy in màu, chuyển phát nhanh, thiết

bị điện nước,… của toàn Công ty; đảm bảo các trang thiết bị văn phòng phục vụ
làm việc tại Công ty; quản lý tài liệu; thực hiện các nhiệm vụ đối với công tác
văn thư - lưu trữ và chịu trách nhiệm trước Ban Tổng Giám đốc, Tổng Giám đốc
Công ty.
2.1.3. Các trang thiết bị phục vụ công tác văn phòng
Việc trang bị các phương tiện làm việc phù hợp đã tạo điều kiện thuận lợi
cho cán bộ, nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao và đảm bảo môi
trường làm việc phù hợp, hiệu quả và đảm bảo sức khỏe cho cán bộ làm việc lâu
dài.
Công ty luôn quan tâm và đầu tư xây dựng, quản lý các trang thiết bị hiện
đại như: Máy ảnh, hệ thống Mega mitting, máy tính xách tay, máy trình chiếu,
máy scan, các phầm mềm quản lý tốt nhất về kế toán, văn thư, phần mềm quản
lý khách hàng. Ngoài ra, không thể không kể đến bàn làm việc, ghế xoay, tủ
đựng tài liệu, điện thoại, máy vi tính, máy in, máy photo copy, máy fax, máy
hủy tài liệu, máy hút ẩm, máy hút bụi, máy lọc không khí, máy điều hòa nhiệt độ
và các văn phòng phẩm khác như bìa, hộp, cặp đựng tài liệu, giấy, bút, dao,
kéo, hồ dán, ghim, kẹp tài liệu…
2.2. Nghiên cứu và khảo sát tình hình Công tác văn thư
Trong hoạt động của một cơ quan, tổ chức hay một doanh nghiệp Công
tác văn thư giữ một vị trí rất quan trọng trong hoạt động của cơ quan, tổ chức đó
và đây chính là tiền đề cho Công tác lưu trữ. Có thể nói nếu làm tốt công tác lập
hồ sơ ở giai đoạn văn thư sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho Công tác lưu trữ của cơ
quan hoạt động tốt để phục vụ việc bảo quản an toàn và khai thác sử dụng có
hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ lợi ích và hoạt động của Công ty. Vì vậy, bộ
20
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
phận văn thư luôn là đầu mối thông tin của tất cả các cơ quan, là nơi tiếp nhận
và xử lý mọi văn bản được gửi đến cơ quan, đây được coi là bộ mặt của cơ quan,
là nơi đầu tiên khách đến khi liên hệ công tác. Đối với Công ty, công tác văn thư
là nội dung chủ yếu trong hoạt động của bộ phận hành chính, nó là nơi cung cấp

những thông tin cần thiết phục vụ đắc lực cho công tác quản lý, lãnh đạo, chỉ
đạo, điều hành cơ quan.
2.2.1. Tổ chức và biên chế của Văn thư chuyên trách
Ở Công ty Kiểm toán AASC, bộ phận văn thư trực thuộc Phòng Tổng hợp
và được bố trí 03 cán bộ phụ trách công tác văn thư – lưu trữ của Công ty, có
trình độ cử nhân và trung cấp, bao gồm: 01 cử nhân ngành Lưu trữ học, 01 Cử
nhân Ngoại ngữ - Kế toán, 01 cán bộ tốt nghiệp TCCN Văn thư – Lưu trữ.
Bộ phận văn thư được bố trí riêng một phòng và tách biệt với các bộ phận
khác của Phòng Tổng hợp. Ngoài 03 cán bộ phụ trách văn thư – lưu trữ chung
của Công ty ra thì các Phòng, Ban, đều có 01 cán bộ phụ trách công tác hành
chính của Phòng, Ban đó và trong đấy có nhiệm vụ của một văn thư.
Văn thư được tổ chức theo mô hình tập trung, mọi văn bản đi, đến đều tập
trung về bộ phận văn thư của Công ty. Sau khi văn thư đăng ký nhập vào phần
mềm, vào sổ văn bản đi, đến sẽ được trình lên lãnh đạo Công ty và gửi đến các
cá nhân, đơn vị giải quyết. Trường hợp nếu văn bản của cơ quan, cá nhân khác
gửi đến trực tiếp cho các cá nhân, Phòng, Ban chức năng thì bộ phận văn thư
không được bóc bì mà gửi luôn cho Phòng, Ban đó mà không phải trình lên lãnh
đạo Công ty.
Nhìn chung cán bộ làm công tác văn thư được đào tạo đúng về chuyên
môn nghiệp vụ văn thư – lưu trữ và tích lũy kinh nghiệm thông qua quá trình
làm việc , bên cạnh đó là phẩm chất chính trị vững vàng và hiểu rõ tầm quan
trọng của công việc nên luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
2.2.2. Sự quản lý và chỉ đạo của Công ty đối với công tác văn thư
Công tác văn thư của Công ty Kiểm toán AASC đặt dưới sự chỉ đạo trực
tiếp của Trưởng phòng Tổng hợp. Trưởng phòng Tổng hợp là người chịu trách
nhiệm trước Ban Tổng Giám đốc trong việc quản lý, chỉ đạo, điều hành mọi hoạt
động của bộ phận văn thư – lưu trữ.
Công ty Kiểm toán AASC luôn quan tâm đến việc quản lý, chỉ đạo và
hướng dẫn thực hiện công tác văn thư một cách khoa học, nề nếp. Ngoài việc
thực hiện các văn bản quy định, hướng dẫn của cơ quan Nhà nước về công tác

21
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
văn thư, lưu trữ. Công ty Kiểm toán AASC đã ban hành một số văn bản quy
định về công tác văn thư – lưu trữ như:
- Quyết định số 12/2008/QĐ-AASC ngày 12/3/2008 về việc Ban hành
“Quy chế công tác Văn thư và Lưu trữ của Công ty TNHH Dịch vụ Tư vấn Tài
chính Kế toán và Kiểm toán (AASC) (Xem phụ lục số 04 )
- “Quy định hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản” ban
hành kèm theo Quyết định số 12/2008/QĐ-AASC ngày 12/3/2008;
Việc tổ chức thực hiện đã thực sự đưa công tác văn thư của Công ty được
thống nhất, khoa học và đi vào nề nếp, góp phần không nhỏ vào hoạt động
chung của Công ty. Việc thực hiện các quy chế, quy định trên đã ngày càng
nâng cao ý thức trách nhiệm và nhiệm vụ của các cán bộ, nhân viên đối với hoạt
động Văn thư – Lưu trữ của Công ty.
2.2.3. Trang thiết bị làm việc của cán bộ văn thư chuyên trách
Bộ phận Văn thư của Công ty đã và đang nhận được sự quan tâm của Ban
lãnh đạo Công ty và được bố trí phòng làm việc riêng với Phòng Tổng hợp và
được bố trí phù hợp với phòng làm việc của Tổng Giám đốc và các Phó Tổng
Giám đốc. Điều này giúp cho việc đi lại, chuyển giao văn bản được thuận lợi,
nhanh chóng và kịp thời.
Trang thiết bị phục vụ cho văn thư được trang bị tương đối đầy đủ, hiện
đại và tương đối phù hợp với hoạt động văn thư gồm: bàn làm việc, ghế xoay,
tủ, máy vi tính nối mạng, máy in, máy fax, máy photocopy, máy scan văn bản,
phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu, máy huỷ tài liệu, điều hòa không khí, tủ hồ sơ
có khóa bảo vệ, cặp, giá, két sắt (để giữ dấu), các loại sổ sách và các văn phòng
phẩm cần thiết khác , góp phần đáng kể trong việc nâng cao năng suất, chất
lượng tiếp nhận, ban hành, quản lý và nhân sao văn bản, tài liệu…
2.2.4. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản
Hiện nay, Công ty Kiểm toán AASC căn cứ vào chức năng và nhiệm vụ
của các Phòng, ban mà văn bản liên quan đến đơn vị nào thì đơn vị ấy tự soạn

thảo, đơn vị soạn thảo kiểm tra cẩn thận lại nội dung và ký nháy vào bên cạnh
thể thức đề ký của Ban Tổng Giám đốc, sau đó trình lên Tổng Giám đốc hoặc
Phó Tổng Giám đốc trực tiếp xem xét và ký trực tiếp vào văn bản (Thông
thường thì văn bản đã có mẫu và ban hành nhiều lần nên hạn chế được tình trạng
sai sót). Sau khi có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền, CBNV sẽ đăng ký
số, ngày tháng văn bản với văn thư của Công ty và sẽ tự photo ra số lượng văn
bản mà mình cần, sau đấy chuyển văn thư đóng dấu. Văn thư Công ty sẽ lưu 01
22
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
bản gốc có chữ ký tươi, còn lại CBNV lưu vào hồ sơ công việc và gửi cho các
cơ quan, đơn vị có liên quan để phối hợp thực hiện.
Việc soạn thảo và ban hành văn bản của Công ty Kiểm toán AASC được
thực hiện theo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản (theo đúng “Quy định
hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản” ban hành kèm theo Quyết
định số 12/2008/QĐ-AASC ngày 12/3/2008 và quy định của Nhà nước. (Xem
phụ lục số 05 )
Công ty Kiểm toán AASC không có thẩm quyền ban hành văn bản quy
phạm pháp luật mà chỉ có thẩm quyền ban hành văn bản hành chính thông
thường như: Quyết định(cá biệt), báo cáo, chương trình, kế hoạch, đề án, thông
báo, tờ trình, biên bản nghiệm thu, thương thảo hợp đồng, hợp đồng, công văn,
giấy mời, thư trả lời …về các vấn đề liên quan đến hoạt động nghiệp vụ kinh
doanh của công ty như: Kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, xác định giá trị
doanh nghiệp, thẩm định giá… và các vấn đề về tổ chức bộ máy, nhân sự, các
chế độ chính sách của CBNV công ty.
Văn bản của Công ty Kiểm toán AASC ban hành được cụ thể, thiết thực,
đúng mục đích sử dụng, phù hợp với pháp luật hiện hành của Nhà nước Việt
Nam, đúng quy định của cấp trên và đúng với thẩm quyền.
Qui trình soạn thảo và ban hành VB như sau:
Bước 1: Thu thập, xử lý thông tin cần thiết có liên quan đến VB cần soạn
thảo

Bước 2: Xây dựng đề cương và viết bản thảo
Bước 3: Chuyển bản dự thảo đến các bộ phận có liên quan để xin ý kiến
đóng góp.
Bước 4: Bổ sung, sửa chữa và hoàn chỉnh bản thảo.
Bước 5: Trình duyệt bản thảo
biến của VB.
Bước 6: Đánh máy bản thảo (trường hợp bản thảo được viết tay) và kiểm
tra chỉnh sửa lần cuối
Bước 7: Trình ký văn bản
Bước 8: Đăng ký văn bản: ghi số, ký hiệu, ngày, tháng cho văn bản.
Bước 9: Nhân bản, đóng dấu và làm thủ tục chuyển giao văn bản theo
“nơi nhận”.
23
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
2.2.5. Quản lý công văn “đi” “đến”
Đây là nội dung liên quan trực tiếp đến nghiệp vụ công tác văn thư của
Công ty. Tất cả các văn bản, tài liệu do công ty gửi ra ngoài hoặc nhận về đều
phải làm thủ tục đăng ký công văn đi, đến tại văn thư công ty.
Công tác quản lý văn bản đi, đến của Công ty Kiểm toán AASC được
thực hiện cũng tương đối đúng quy trình, đúng đối tượng, không bị nhầm lẫn,
thất lạc, đảm bảo an toàn các văn bản, tài liệu và nội dung thông tin theo quy
định của Nhà nước và theo đúng “Quy chế công tác Văn thư và Lưu trữ” của
công ty.
2.2.5.1. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi
Thủ tục quản lý và chuyển giao công văn bản đi của văn thư bao gồm
những bước sau:
Kiểm tra, đóng dấu và đăng ký văn bản đi: Văn thư có trách nhiệm kiểm
tra lần cuối về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản để phát hiện
những sai sót trước khi làm thủ tục phát hành văn bản, Văn thư của Công ty
không có nhiệm vụ phải đánh máy và in văn bản: Sau khi văn bản đã có chữ ký

của lãnh đạo công ty văn thư sẽ lấy số, ngày, tháng văn bản; nhân bản và đóng
dấu vào văn bản và chuyển lại cho cán bộ nghiệp vụ có liên quan.
Đăng ký văn bản đi: Việc đăng ký văn bản đi ở Công ty được thực hiện
đồng thời trên sổ đăng ký văn bản đi và phần mềm quản lý văn bản đi trên file
Excel của máy tính. Cán bộ văn thư đăng ký vào sổ, sau đó nhập các dữ liệu: số,
ký hiệu của văn bản; ngày tháng văn bản; tên loại và trích yếu nội dung văn bản;
người ký; nơi nhận văn bản; đơn vị, người nhận bản lưu; số lượng bản và những
điểm đáng chú ý khác (nếu có) vào phần mềm quản lý văn bản đi. Số lượng văn
bản đi hàng năm của Công ty nhiều nên cán bộ văn thư đã chia ra theo tên loại
văn bản như: Sổ đăng ký quyết định đi, sổ đăng ký công văn đi, sổ đăng ký giấy
công tác…
Đối với bước làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn
bản đi thì văn thư của công ty không có trách nhiệm làm thủ tục chuyển phát
mà chỉ theo dõi việc chuyển phát văn bản dựa vào sổ theo dõi chuyển phát
nhanh đi của công ty. Tuỳ theo số lượng, độ dày và khổ giấy của văn bản CBNV
lựa chọn loại bì và kích thước bì phù hợp. Các loại bì có các kích thước đã được
in sẵn của Công ty Cổ phần Bưu chính VIETTEL và Công ty Cổ phần chuyển
phát nhanh Bưu Điện.
24
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Lưu văn bản đi: Mỗi văn bản đi phải lưu 02 bản: 01 bản chính lưu tại Văn
thư và 01 bản lưu hồ sơ việc tại đơn vị soạn thảo. Văn bản đi phải được lưu đầy
đủ tại văn thư, cán bộ văn thư lưu văn bản đi theo thứ tự đăng ký, số đăng ký và
lưu bản có chữ ký tươi trực tiếp của người có thẩm quyền.
Qua khảo sát số lượng văn bản đi do Công ty Kiểm toán AASC ban hành
trong 03 năm gần đây như sau:
+ Năm 2010: Quyết định là 147; Công văn đi là: 520 ; Giấy công tác:
2785.
+ Năm 2011: Quyết định là: 126; Công văn đi là: 785; Giấy công tác:
2548.

+ Đến hết tháng 9 năm 2012: Quyết định đi là: 149; Công văn đi là: 681;
Giấy công tác: 2409 văn bản;
Ngoài ra là chưa kể đến số lượng biên bản nghiệm thu các gói thầu, các
biên bản thương thảo, các hợp đồng mà công ty đã ban hành thì còn rất là nhiều.
Đối với một Công ty mới chuyển đổi từ Doanh nghiệp nhà nước thành mô hình
Doanh nghiệp TNHH có 02 thành viên trở lên trong 5 năm qua thì số lượng văn
bản ban hành như trên là tương đối nhiều.
Mẫu sổ đăng ký công văn đi của Công ty Kiểm toán AASC (Xem phụ
lục số 06)
Mẫu sổ đăng ký công văn đi (Nội dung bên trong) (Xem phụ lục số 07)
2.2.5.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến
Tất cả các văn bản, tài liệu, thư từ, báo chí, công báo…của các cơ quan, tổ
chức, cá nhân gửi đến Công ty bằng bất kỳ hình thức nào gọi chung là văn bản
đến đều được đăng ký tập trung tại văn thư sau đó mới được chuyển đến các đơn
vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết. Quy trình xử lý công văn đến như sau:
Tiếp nhận văn bản đến: Văn bản đến cơ quan, đơn vị bất kỳ từ nguồn nào
đều do văn thư tiếp nhận. Khi tiếp nhận văn bản phải kiểm tra, đối chiếu số ghi
trên bì với số ghi ở sổ hoặc phiếu chuyển và ký nhận. Sau khi mở, lấy văn bản
ra khỏi bì (trừ những bì không thuộc thẩm quyền của Văn thư bóc bì), văn thư
đóng dấu “Đến” vào khoảng trống dưới địa danh và thời gian ban hành hoặc
dưới số, ký hiệu văn bản, ghi số đến và ngày tháng đến.
Đóng dấu và đăng ký vào sổ công văn đến: Mọi văn bản đến đều được
đăng ký đầy đủ các thông tin vào các cột mục trong “Sổ đăng ký văn bản đến”
hoặc được nhập các thông tin vào cơ sở dữ liệu.
25