Thách thức trong lưu trữ tài liệu số

HoangDo sưu tầm
THÁCH THỨC TRONG LƯU TRỮ TÀI LIỆU SỐ
Trong những năm gần đây, sự phát triển của công nghệ thông tin và truyền thông
đã làm thay đổi cách thức con người tạo ra thông tin, phổ biến, truy cập và sử dụng thông
tin. Một trong những phát triển nổi bật nhất của công nghệ web là sự ra đời của thư viện
số. Thư viện số giúp người dùng tin truy cập vào các nguồn tài nguyên điện tử mọi lúc,
mọi nơi một cách dễ dàng hơn. Thư viện số đang phát triển ngày càng nhiều và mở rộng
về phạm vi, chiều sâu cũng như chiều rộng, cung cấp thông tin học thuật, các sản phẩm
trí tuệ và các minh chứng văn hóa nhằm hỗ trợ việc học, giảng dạy và nghiên cứu của
một tổ chức, một quốc gia và trên toàn thế giới ((Iwhiwhu & Eyekpegha 2008, tr.529).
Tuy nhiên, liệu có phải thời đại thông tin cũng có nghĩa là sự kết thúc của thông tin?
Vâng, đó là một nguy cơ có thể xảy ra mà một hành động thích hợp nhằm bảo quản các
nguồn thông tin điện tử có thể cứu vãn được. Tuy nhiên lưu trữ tài liệu số không giống
như lưu trữ tài liệu in ấn, vì cán bộ thư viện đang đối mặt với nhiều thách thức trong lưu
trữ số: thách thức về công nghệ; thách thức về tổ chức và thách thức về pháp lý.
Các vấn đề về lưu trữ nguồn tài nguyên điện tử
Russel (2004, tr.14) định nghĩa lưu trữ tài liệu số như sau: lưu trữ số là “việc lưu
trữ, bảo quản và truy cập các vật mang tin số hóa trong thời gian dài”. Lưu trữ tài liệu số
không chỉ liên quan đến bảo tồn tài liệu số mà còn phải đảm bảo khả năng truy cập lâu
dài vào tài liệu số trong tương lai, bất kể những thay đổi về công nghệ và tuổi thọ của các
phương tiện lưu trữ. Bảo quản tài liệu số áp dụng cho cả tài liệu số (born digital
materials) và tài liệu số hóa (reformatted digital materials) nhằm bảo đảm tuổi thọ của tài
liệu và duy trì khả năng truy cập liên tục của tài liệu. Bảo quản và lưu trữ tài liệu số thực
chất là quá trình yêu cầu sự kết hợp giữa chính sách, phương thức chiến lược và hành
động.
Lyman và Besser (1998, trích dẫn trong Russel 2004, tr. 17) chỉ ra rằng thư viện và
người dùng tin đang phải đối mặt với một nửa số trang web bị biến mất hằng tháng trong
khi số lượng các trang mạng được tạo ra tăng gấp đôi mỗi năm. Theo Moghaddam (2010,
tr.65) duy trì truy cập vào tài liệu số lâu bền là một vấn đề vô cùng phức tạp. Tài liệu số
HoangDo sưu tầm
đang ngày một phát triển với tốc độ chóng mặt và không ngừng tiếp tục gia tăng với số

lượng khổng lồ. Tuy nhiên tài liệu số chưa được duy trì bền vững và thường có tuổi thọ
ngắn do sự lỗi thời của các phương tiện mang tin vật lý của tài liệu. Mặt khác bảo đảm
tính nguyên thủy của tài liệu số qua thời gian là một trở ngại lớn của công việc lưu trữ.
Thách thức về các vấn đề pháp lý
Sở hữu trí tuệ và bản quyền
Bản quyền và quyền sở hữu trí tuệ là hai vấn đề pháp lý quan trọng có ảnh hưởng
mạnh mẽ tới lưu trữ tài liệu số. Như chúng ta đã biết luật bản quyền ra đời từ lâu, và được
áp dụng khá tốt cho lưu trữ truyền thống, nhưng với tài liệu điện tử thì luật bản quyền
đang còn là vấn đề nan giải. Luật bản quyền cho tài liệu số phức tạp và quan trọng hơn
đối với tài liệu in ấn vì nếu không được giải quyết tốt nó có thể ngăn chặn các hoạt động
về lưu trữ tài liệu. Kết quả nghiên cứu bởi Muir năm 2004 (trích dẫn trong Moghaddam
2010, tr.67) chỉ ra rằng các thư viện sẽ nhận trách nhiệm pháp lý về lưu trữ tài liệu số
được tạo ra hoặc được mua. Tuy nhiên luật bản quyền vẫn chưa có quy định rõ ràng cho
các vấn đề lưu trữ tài liệu số.
Đối với tạp chí điện tử việc cấp phép số hóa và lưu trữ tài liệu vẫn không đủ để
bảo vệ kế hoạch dài hạn về lưu trữ tài liệu số của nhiều thư viện, vì vậy đã dẫn đến tình
trạng có nhiều chương trình lưu trữ tài liệu số và lưu trữ nhiều tài liệu không được bảo vệ
(Kenney, Entlich, và Hirtle, 2006).
Ngoài ra, các hoạt động kinh doanh của các nhà xuất bản cũng ảnh hưởng đến bản
quyền và lưu trữ tài liệu số. Clark (2001) nhận định, tình hình trở nên phức tạp hơn khi
người giữ bản quyền là nhà xuất bản vì họ xem thư viện là mối đe dọa cho thị trường của
họ. Bức tranh về một thư viện số tốt đẹp và sự bảo tồn tài liệu của thư viện số sẽ không
sáng sủa nếu xung đột giữa nhà xuất bản và thư viện vẫn tiếp diễn. Tuy vậy, thư viện có
thể tham gia vào các chương trình cung cấp quyền truy cập miễn phí các tài liệu điện tử
trên Internet hiện nay nhằm tạo một động thái tốt góp phần dàn xếp mâu thuẫn vốn có với
nhà xuất bản để hai bên cùng nhau giúp cho người dùng tin có thể tận dụng được việc
truy cập các nguồn tài liệu số một cách dễ dàng và an toàn hơn.
Thách thức về tổ chức trong lưu trữ
Chi phí lưu trữ số
HoangDo sưu tầm

Chi phí lưu trữ số là một vấn đề quan trọng khác của lưu trữ số và không thể tách
rời các chi phí chung của một thư viện số. Lưu trữ số là lưu trữ bảo đảm tính truy cập lâu
dài vào tài liệu số, vì vậy yêu cầu nhiều chi phí cho cả quá trình lưu giữ của một tài liệu
số. Mặc dù duy trì truy cập đến các nguồn tài nguyên số mang lại nhiều tiện lợi và tính
năng truy cập cao hơn so với tài liệu giấy và microform, nhưng đảm bảo truy cập lâu dài
và liên tục vào nguồn tài liệu số là một khó khăn lớn đối với cán bộ thư viện số
(Moghaddam 2010, tr.65). Nhiều ý kiến cho rằng chi phí cho lưu trữ tài liệu số lớn hơn
gấp nhiều lần so với lưu trữ truyền thống. Truy cập lâu dài vào tài liệu số không phải là
điều dễ dàng vì sự thay đổi nhanh chóng của công nghệ, điều này cũng có nghĩa là yêu
cầu nhiều đội ngũ chuyên gia công nghệ thông tin can thiệp vào và phải trả một mức phí
khá lớn cho họ. Vì vậy, các thư viện cần phải tính toán và lập kế hoạch mô hình sử dụng
ngân sách hiệu quả ngay từ ban đầu trước khi bắt tay vào chương trình lưu trữ. Công việc
này có mối quan hệ mật thiết với các vấn đề khác của tổ chức như sứ mệnh và mục tiêu
tổ chức, loại hình tài liệu và độ lớn của bộ sưu tập số, cấp độ và số lượng của lưu trữ số
cũng như kế hoạch chi tiết về thời gian thực hiện lưu trữ số cũng rất quan trọng.
Đội ngũ cán bộ chuyên môn
Lưu trữ tài nguyên số yêu cầu một đội ngũ cán bộ có kỹ năng và công nghệ cao để
đáp ứng được tính phức tạp và khó khăn của lưu trữ tài liệu số. Tuy nhiên có một khó
khăn nổi bật là tốc độ phát triển nhanh tột đỉnh của công nghệ dẫn đến việc yêu cầu phải
có cán bộ có kỹ năng và chuyên môn cao càng nhiều. Để giải quyết tình hình này thư
viện cần phải đào tạo cán bộ thường xuyên để đáp ứng được nhu cầu phát triển và thay
đổi của công nghệ trong công tác bảo quản tài liệu số.
Chọn lọc tài liệu số cho lưu trữ
Trong thời đại thông tin số, mỗi ngày có hàng loạt tài liệu số được tạo ra với tốc
độ phát triển vô cùng mạnh mẽ. Vì vậy cán bộ thư viện số là nhân vật then chốt phải tham
gia vào việc chọn lựa tài liệu số có chất lượng cho lưu trữ. Không phải tất cả tài liệu đều
có giá trị và vì thế không thể chọn tất cả tài liệu để lưu trữ. Các thư viện phải có sự ưu
tiên chọn lọc tài liệu cho lưu trữ dài hạn và ngắn hạn hoặc vĩnh cửu, và cho những loại tài
liệu số nhất định. Ngoài ra, một loại tài liệu có thể có nhiều phiên bản nên việc chọn
phiên bản cho lưu trữ cũng cần phải xem xét. Sự trùng lắp trong lưu trữ số cũng nên được

lưu ý để tránh chiếm nhiều dung lượng cho lưu trữ. Bên cạnh đó, các thư viện nên lưu trữ
HoangDo sưu tầm
tài liệu số ở nhiều nơi khác nhau để tránh tình trạng tài liệu lưu trữ ở một nơi bị mất đi thì
vẫn còn dữ liệu ở kho lưu trữ khác thay thế. Tóm lại, để chiến lược lưu trữ được thành
công, thư viện phải có chiến lược cho từng cấp độ lưu trữ, thời gian lưu trữ, quá trình
chọn lọc tài liệu, cán bộ liên quan và trách nhiệm giao phó cho từng người.
Thách thức về công nghệ
Tài liệu in ấn và các vật mang tin số
Môi trường số đã tạo ra nhiều cơ hội mới như giúp người dùng tin tiếp cận vào các
nguồn tài liệu số được dễ dàng hơn, làm tăng khả năng truy cập tài liệu do nhiều người có
thể truy cập cùng một lúc vào cùng một nội dung số. Tuy nhiên, tài liệu số cũng đang đối
diện với nhiều rủi ro về công nghệ. Tài liệu số thường được lưu trong các phương tiện
mang tin vật lý và các phương tiện này sẽ nhanh chóng bị lỗi thời và thông tin lưu trữ
không thể đọc được. Ví dụ, tài liệu được lưu trên đĩa mềm cỡ 5 ¼ phải được đọc trên ỗ
đĩa cỡ 5 ¼, nhưng đây không phải là ổ đĩa phổ biến của các máy tính cá nhân đương thời.
Vì vậy có thể nói tốc độ phát triển của công nghệ thông tin dẫn đến sự lạc hậu nhanh
chóng của các trang thiết bị và phần mềm.
Liên Hiệp Lưu Trữ Số (Digital Preservation Coalition) (Moghaddam 2010, tr.66)
đã đưa ra một số cảnh báo và lời khuyên nhằm đối phó với những rủi ro trên:
Lưu trữ số phải bền vững và ổn định và trong một môi trường có thể quản lý được
Phải thường xuyên thực hiện các sao lưu mới vào các phương tiện mang tin vật lý
mới
Tạo một số bản sao chép (dưới sự kiểm soát và cho phép của luật bản quyền)
Lập ra các quy trình lưu trữ thích hợp
Chuyển tài liệu số sang phương tiện mang tin vật lý chuẩn
Kiểm soát chất lượng và độ tin cậy
Công nghệ thông tin phát triển tạo ra nhiều cơ hội mới, đồng thời cũng tạo cho
việc sao chép và phổ biến thông tin điện tử một cách bất hợp pháp cũng dễ dàng hơn. Tài
liệu điện tử cũng dễ bị thay đổi mà không có một sự xin phép hoặc thông báo nào.
Duranti (2000, trích dẫn trong Moghaddam 2010, tr.66) đưa ra hai định nghĩa về

authenticity và authentication trong lưu trữ. Authenticity là khái niệm nói lên chất lượng
HoangDo sưu tầm
của tài liệu trong khi authentication nói đến tính chất nguyên bản của tài liệu. Cán bộ thư
viện số cần phải quan tâm đến hai vấn đề quan trọng này trong lưu trữ vì trong môi
trường công nghệ phát triển tài liệu số dễ dàng bị thay đổi.
Tóm lại, lưu trữ tài nguyên số đã và đang thách thức vai trò của cán bộ thư viện
qua nhiều hình thức khác nhau. Cán bộ thư viện đang đối mặt với ba thách thức cơ bản là
công nghệ, tổ chức, và các vấn đề về pháp lý. Tuy vậy vẫn còn nhiều khó khăn và thử
thách khác mà cán bộ thư viện phải đối mặt trong thời đại làm việc với công nghệ và
thông tin số này. Cán bộ thư viện số phải làm việc cật lực và nỗ lực hơn nữa để có thể
giúp bản thân họ và nguồn tài nguyên được lưu trữ có thể theo kịp với sự tiến bộ nhanh
chóng của công nghệ mới. Các vấn đề về sở hữu trí tuệ và bản quyền cần phải được thay
đổi tốt hơn để phù hợp với thời đại và giúp cho công việc lưu trữ tài liệu số được dễ dàng
và thuận lợi hơn. Cần có sự hợp tác giữa các tổ chức, trung tâm lưu trữ, thư viện, viện
bảo tàng trong phạm vi quốc gia hoặc quốc tế để hoạt động lưu trữ số đạt được nhiều
thành công hơn, góp phần vào việc đóng góp nguồn tài nguyên điện tử có giá trị phục vụ
cho nền tri thức của nhân loại cho thế hệ hiện tại và tương lai.