xác định rõ hơn vai trò của các nhà lưu trữ và các tổ chức lưu trữ

Lược dịch từ “Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử”

TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997

13
1.4. Xác định rõ hơn vai trò của các nhà lưu trữ và các tổ chức
lưu trữ
Sự xuất hiện của công nghệ hiện đại đã đem lại nhiều thay đổi và
là những thay đổi cơ bản đến mức người ta buộc phải xem xét lại
những phương pháp mà theo đó, các hoạt động đã được thực hiện
trước đây trên gần như tất cả các lĩnh vực của đời sống con người. Khi
phải đối mặt với những cơ hội và thách thức mà tài liệu điện tử đặt ra,
các nhà lưu trữ phải hiểu rõ rằng yêu cầu của thực tế không phải là sự
chuyển biến từ từ mà phải là những thay đổi cơ bản, sâu sắc - những
thay đổi hướng tới một tầm nhìn rộng hơn, những thay đổi về đào tạo,
về kiến thức chuyên sâu và về cả khía cạnh vai trò và nhiệm vụ được
giao. Nếu như không có những thay đổi như vậy thì nghề lưu trữ sẽ
dần dần trở nên lạc lõng, không thích ứng với thời đại và các tổ chức
lưu trữ chỉ đơn thuần là các bảo tàng của những cổ vật thông tin.
Vậy, những thay đổi nào cần phải xảy ra? Khi xem xét những tác
động của tài liệu điện tử đối với các nhà lưu trữ cũng như các cơ quan
lưu trữ, ta thấy rằng, trong môi trường điện tử đang tồn tại một động
lực thay đổi giữa chức năng lưu trữ và các giai đoạn của vòng đời tài
liệu mà trong đó chức năng lưu trữ phải được thực thi. Động lực thay
đổi đó cũng như những cách thức mà các nhà lưu trữ và các tổ chức
lưu trữ hoạt động trong một môi trường hành chính hay tổ chức truyền
thống nhất định nào đó đáp lại động lực đó (họ chọn lấy hay được chỉ
định vai trò gì so với các bên tham gia khác) sẽ quyết định phương
hướng của những thay đổi sẽ diễn ra.
Để xem xét những xu hướng thay đổi có thể xảy ra thì một lần
nữa cần phải trở lại vấn đề vòng đời của tài liệu. Trong môi trường

điện tử, các nhà lưu trữ phải tập trung chú ý hơn tới giai đoạn tạo lập
và chuẩn bị của vòng đời đó. Điều đó có thể được thực hiện theo một
cách tích cực, chủ động (tham gia thật sự vào chính các quá trình đó)
bằng cách thông tin, hướng dẫn hay chỉ đạo các nhà thiết kế và phát
triển hệ thống, các cơ quan, tổ chức hay cá nhân sản sinh ra tài liệu để
làm sao tạo lập và bảo toàn được những tài liệu thực sự xác thực, đáng
tin cậy và có thể bảo quản được, hoặc có thể, bằng cách đặt ra các tiêu
chuẩn và các hướng dẫn cho các bên liên quan áp dụng và/hoặc bằng
cách xây dựng hệ thống luật pháp và/hay quy định phù hợp. Dù trong
trường hợp nào thì vai trò giám sát cũng không thể bị bỏ qua. Cũng
cần phải chú ý rằng sự tham gia vào ngay những giai đoạn đầu của
Lược dịch từ “Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử”

TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997

14
vòng đời tài liệu có thể không chỉ giới hạn ở việc thực hiện những
nhiệm vụ truyền thống (như xác định giá trị, v.v...) sớm hơn trong
vòng đời tài liệu mà còn phải đóng một vai trò tích cực hơn trong cả
việc đặt ra quy định cũng như hỗ trợ cho việc tạo lập tài liệu. Trái với
việc tham gia tích cực hơn vào những giai đoạn đầu của vòng đời
trong môi trường điện tử, các tổ chức lưu trữ có thể phát hiện ra rằng
vai trò của họ sẽ giảm trong những giai đoạn sau đó của vòng đời tài
liệu. Vì vậy, trọng tâm chú ý có thể cần phải chuyển sang việc thiết
lập những cơ chế, chính sách để kiểm tra, giám sát nỗ lực của các đối
tượng khác - những người thực hiện các chức năng lưu trữ về bảo
quản, tiếp cận khai thác và sử dụng tài liệu. Thậm chí ngay cả khi
những trách nhiệm đó còn được tiếp tục giao cho các tổ chức lưu trữ
thì các nhiệm vụ và vai trò liên quan sẽ rất khác so với cùng những
nhiệm vụ và vai trò như vậy trong môi trường tài liệu giấy truyền

thống.