Xây dựng hệ thống thông tin quản lý công văn đến tại Phòng Tổ chức – Hành chính Sở Tài chính – Vật giá Hưng Yên

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Lời mở đầu
Việt Nam đang trong tiến trình hội nhập kinh tế quốc tế do đó cũng
không tránh khỏi những xu hướng toàn cầu. Tin học hoá trong mọi lĩnh vực
đang là mối quan tâm và là mục tiêu của các quốc gia trên toàn thế giới đặc
biệt là các nước phát triển  Việt .
Hoà chung vào xu thế của thế giới Nhà nước ta đã ban hành các chủ
trương chính sách kêu gọi đẩy nhanh đẩy mạnh công nghệ thông tin còng 
tin học vào các ngành nghề, các tổ chức kinh tế, các tổ chức xã hội. Hơn nữa
để đứng vững trong nền kinh tế thị trường thì hầu hết các doanh nghiệp tư
nhân, các doanh nghiệp nhà nước đều cố gắng đưa tin học áp dụng trong các
hoạt động của mình. Và sự tin học hóa này cũng khẳng định vai trò của mình
thông qua những lợi Ých thực tế mà nó mang lại. Riêng đối với khối cơ quan
Đảng, Nhà nước, các đoàn thể nhân dân thì Bộ bưu chính – Viễn và Bộ Khoa
học – Công nghệ đã trình Chính phủ phê duyệt Đề án tin học hoá quản lý
hành chính nhà nước ( gọi tắt là Đề án 112). Đề án này đã được triển khai
đồng bộ trên khắp 64 tỉnh thành trong cả nước, riêng đối với tỉnh Hưng Yên
công tác triển khai đề án được bắt đầu từ năm 2001, đề án được triển khai
theo các lộ trình từ 2001 đến 2005 và từ 2005 đến 2010. Từ thực tế đó bên
cạnh việc ứng dụng tin học vào các lĩnh vực quản lý Nhà nước chuyên ngành
thì ứng dụng tin học trong công tác văn phòng cũng theo xu thế tích hợp và
tin học hoá toàn bộ.
Nhận thức được yêu cầu quan trọng của việc ứng dụng Công nghệ
thông tin, trước những điều kiện thuận lợi đó, thì Sở Tài chính- Vật Giá Hưng
Yên xác định cần thiết phải xây dựng và triển khai ứng dụng với mục tiêu rõ
ràng, giải pháp kỹ thuật phù hợp với tình hình thực tế tại địa phương và kế
hoạch triển khai khả thi là một yếu tố đảm bảo cho sự thành công lâu dài của
việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tác quản lý Tài chính và đồng
thời cũng làm căn cứ bảo đảm hiệu quả vốn đầu tư từ Ngân sách.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Dưới sự dẫn dắt tận tình của Cô Nguyễn Thị Thuý và sự giúp đỡ nhiệt

tình của Anh Nguyễn Thế Trung cùng anh chị em trong phòng em đã lựa
chọn đề tài “ Xây dựng hệ thống thông tin quản lý công văn đến tại Phòng
Tổ chức – Hành chính Sở Tài chính – Vật giá Hưng Yên”.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Chương I
Tổng quan về Sở Tài Chính Vật Giá- Hưng Yên
I. Chức năng nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của Sở Tài chính tỉnh Hưng Yên
1.1 Các chức năng nhiệm vô chung
Sở Tài chính tỉnh Hưng Yên là cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân
dân tỉnh, có chức năng giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh thực hiện quản lý Nhà nước
về tài chính giá và giá cả trong phạm vi nhiệm vụ của Uỷ ban nhân dân tỉnh
theo quy định của pháp luật và chịu sự chỉ đạo về chuyên môn nghiệp vụ của
Bộ Tài chính.
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức bộ máy của Sở Tài
chính Hưng Yên được quy định tại Thông tư liên tịch số 115/2003/TTLT-
BTC-BNV ngày 28 tháng 11 năm 2003 của liên Bộ Tài chính và Bộ Nội vụ;
Quyết định số 02/2004/QĐ-UB ngày 06 tháng 01 năm 2004 của Uỷ ban nhân
dân tỉnh Hưng Yên. Ngoài ra còn có Thông tư số 109/1999/TT-BTC ngày 11
tháng 09 năm 1999 của Bộ Tài chính hướng dẫn nhiệm vụ, quyền hạn và tổ
chức bộ máy quản lý Tài chính doanh nghiệp của Sở và Thông tư số
138/1999/TT- BTC ngày 26 tháng 11 năm 1999 của Bộ Tài chính hướng dẫn
nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy quản lý Tài chính đầu tư của Sở.
Theo các văn bản hướng dẫn ở trên thì tổ chức của Sở có không quá 05 phòng
chuyên môn, nghiệp vụ; Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết định số lương, tên gọi
các phòng ban chuyên môn nghiệp vụ theo đề nghị của Giám đốc Sở Tài
chính và Giám đốc Sở Nội vụ. Các đơn vị sự nghiệp thuộc Sở do Uỷ ban nhân
dân tỉnh quyết định theo quy định của pháp luật. Quy định chức năng nhiệm
vụ tổ chức bộ máy, quy chế hoạt động và mối quan hệ công tác của Sở Tài
chính Hưng Yên được quy định rõ tại quyết định số 493 QĐ/TC ngày 01
tháng 05 năm 2004 của Giám đốc Sở Tài chính.

1.2 Chức năng của Sở Tài chính
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
1. Trình Uỷ ban nhân dân tỉnh ban hành các văn bản triển khai thực
hiện chính sách chê độ và pháp luật về lĩnh vực Tài chính trên địa
bàn tỉnh.
2. Hướng dẫn các cơ quan, đơn vị dự toán thuộc tỉnh, Uỷ ban nhân dân
tỉnh, huyện xây dựng dự toán hàng năm; xây dựng dự toán ngân
sách của tỉnh theo sự chỉ đạo của Uỷ ban nhân dân tỉnh và hướng
dẫn của Bộ Tài chính, Trình Uỷ ban nhân dân tỉnh để trình Hội đồng
nhân dân tỉnh quyết định.
3. Lập dự toán thu Ngân sách nhà nước đối với những khoản thu được
phân cấp quản lý, dự toán chi Ngân sách tỉnh và tổng hợp dự toán
Ngân sách cấp huyện, phương án phân bổ Ngân sách trình Uỷ ban
nhân dân tỉnh để trình Hội đồng nhân dân tỉnh quyết định; Lập dự
toán điều chỉnh trình Uỷ ban nhân dân tỉnh để trình Hội đồng nhân
dân tỉnh quyết định. Lập quyết toán thu, chi Ngân sách nhà nước
trình Uỷ ban nhân nhân tỉnh để trình Hội đồng nhân dân tỉnh phê
chuẩn; Hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý, quyết toán Ngân sách cấp
huyện.
4. Hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý tài chính, ngân sách, giá, thực
hiện chế độ kế toán của chính quyền cấp huyện, tài chính của liên
minh các hợp tác xã. các doanh nghiệp nhà nước của tỉnh, các cơ
quan, các đơn vị sở ban ngành hành chính sự nghiệp của Nhà nước
thuộc cấp tỉnh; Phối hợp với các cơ quan thu thuế trong việc quản lý
công tác thu Ngân sách Nhà nước trên địa bàn tỉnh theo quy định
của pháp luật.
5. Thẩm tra quyết toán dự toán các dự án đầu tư do tỉnh quản lý, thẩm
định và chịu trách nhiệm quyết toán thu chi Ngân sách huyện; Lập
quyết toán thu chi Ngân sách tỉnh. Tổng hợp, báo cáo quyết toán thu
chi Ngân sách Nhà nước trên địa bàn tỉnh và quyết toán thu chi

Ngân sách cấp tỉnh (bao gồm quyết toán thu, chi Ngân sách cấp tỉnh
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
và quyết toán thu chi Ngân sách cấp huyện) trình Uỷ ban nhân dân
tỉnh xem xét gửi Bộ Tài chính; Báo cáo bổ sung quyết toán gửi Bộ
Tài chính sau khi được Hội đồng nhân dân phê chuẩn. Tổ chức thẩm
tra quyết toán các dự án đầu tư hoàn thành, trình Uỷ ban nhân dân
tỉnh phê duyệt theo thẩm quyền. Thẩm tra và phê duyệt quyết toán
các dự án đầu tư bằng nguồn vốn sự nghiệp thuộc Ngân sách tỉnh
quản lý.
6. Quản lý tài sản nhà nước tại các cơ quan Hành chính sự nghiệp
thuộc tỉnh theo quy định của Chính phủ và Hướng dẫn của Bộ Tài
chính.
7. Quản lý nguồn thu kinh phí được uỷ quyền của cấp trên; quản lý các
dịch vụ tài chính theo quy định của pháp luật.
8. Quản lý giá theo quy định của Uỷ ban nhân dân tỉnh; Báo cáo tình
hình giá cả thị trường trên địa bàn tỉnh; Kiểm tra việc chấp hành
niêm yết giá của các tổ chức, cá nhân kinh doanh trên địa bàn.
9. Thực hiện chế độ thông tin báo cáo về Tài chính, Ngân sách và giá
theo quy định của pháp luật.
10. Chủ trì phối hợp với các cơ quan, tổ chức có liên quan kiểm tra,
thanh tra việc thi hành pháp luật tài chính giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh
giải quyết các tranh chấp, khiếu nại, tố cáo về tài chính theo quy
định của pháp luật.
1.3 Bộ máy của sở Tài chính tỉnh Hưng Yên
Về tổ chức và biên chế, Sở Tài chính Hưng Yên có một Giám đốc và
hai Phó giám đốc. Giám đốc Sở Tài chính chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt
động của Sở. Phó giám đốc chịu trách nhiệm trực tiếp trước Giám đốc về lĩnh
vực công tác được phân công. Việc bổ nhiệm Giám đốc và Phó giám đốc Sở
Tài chính do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết định theo tiêu chuẩn
chuyên môn, nghiệp vụ do Bộ Tài chính quy định và theo các quy định của

Nhà nước về quản lý cán bộ.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Cơ cấu của Sở Tài chính Hưng Yên gồm:
1. Phòng kế hoạch và Quản lý Ngân sách tỉnh.
2. Phòng quản lý Ngân sách huyện xã.
3. Phòng Giá - Quản lý công sản.
4. Thanh tra Sở.
5. Phòng Tài chính doanh nghiệp.
6. Phòng Tài chính đầu tư.
7. Phòng Tổ chức hành chính
Cơ cấu của Sở Tài chính tỉnh Hưng Yên được mô tả bằng mô hình
sau đây:
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
II. Vị trí, chức năng, nhiêm vụ và quyền hạn của phòng Tổ chức – Hành chính
2.1. Vị trí, chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của Phòng Tổ chức – Hành
chính
2.1.1. Vị trí và chức năng
Phòng tổ chức hành chính là tổ chức của Sở Tài chính, có chức năng
tham mưu giúp Giám đốc Sở thực hiện quản lý nhà nước về tổ chức bộ máy
hành chính nhà nước và biên chế hành chính, sự nghiệp của Sở.
2.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn












 ! !
"#$
!%
&
#'(

)*+,
'
(-!.
!'(
/0*1
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
1. Xây dựng, trình Giám đốc các quy định về chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn, và cơ cấu tổ chức các đơn vị thuộc Sở. Nghiên cứu đề xuất và tổ
chức thực hiện các đề án kiện toàn tổ chức bộ máy của Sở.
2. Chủ trì, phối hợp với các đơn vị trong Sở xây dựng các văn bản, đề
án về công tác cán bộ, công chức viên chức trình Giám đốc ban hành và
hướng dẫn tổ chức thực hiện:
a. Quy hoạch cán bộ, công chức, viên chức;
b. Kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức
của Sở.
c. Đề án về phân công, phân cấp quản lý cán bộ, công chức, viên chức
đối với cán bộ của Sở.
d. Các quy chế quản lý công tác tổ chức cán bộ nội bộ, mối quan hệ
công tác của các tổ chức thuộc Sở, thẩm quyền và trách nhiệm của người
đứng đầu tổ chức thuộc cơ cấu của Sở;
e. Hướng dẫn tổ chức thực hiện các văn bản sau khi được phê duyệt.
3. Thẩm định và trình Giám đốc sở quyết định các vấn đề thuộc thẩm

quyền các vấn đề bổ nhiệm, miễn nhiệm, bổ nhiệm lại, luân chuyển, từ chức
đối với cán bộ, công chức lãnh đạo; thi tuyển, tuyển dụng, tiếp nhận, điều
động, phân công công tác, cử đi công tác, học tập, bồi dưỡng trong và ngoài
nước, khen thưởng, kỷ luật, thôi việc, nghỉ hưu… đối với cán bộ, công chức
của Sở; các quy định về tiêu chuẩn nghiệp vụ, chức danh công chức, viên
chức đối với đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức của Sở. Hướng dẫn và tổ
chức thực hiện các quyết định sau khi Giám đốc Sở ban hành.
4. Tổ chức thực hiện một số nhiệm vụ về công tác xây dựng và phát
triển ngành Tổ chức Nhà nước:
a. Xây dựng các quy định về tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ của các
Trưởng phòng Tài chính huyện thuộc Uỷ ban nhân dân huyện.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
b. Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch hàng năm về đào tạo, và bồi
dưỡng chuyên môn nghiệp vụ, cập nhật kiến thức về công tác tổ chức nhà
nước cho đội ngũ cán bộ, công chức của Sở và các đơn vị sự nghiệp thuộc Sở.
c. Theo dõi tình hình và thống kê số lượng, chất lượng chuyên môn,
nghiệp vụ đội ngũ cán bộ, công chức của ngành.
5. Xây dựng và trình Giám đốc phê duyệt, phân bổ biên chế và tổ chức
thực hiện kế hoạch biên chế, tiền lương hàng năm.
6. Tổ chức thực hiện các quy định về nhận xét, tổng hợp đánh giá kết
quả công tác hàng năm của cán bộ, công chức viên chức thuộc Sở theo các
quy định chung của Nhà nước và quy định của cơ quan.
7. Tổ chức và phối hợp với các tổ chức thuộc Sở thực hiện các quy định
của Đảng, Nhà nước và quy định của cơ quan về các biện pháp tăng cường kỷ
cương, kỷ luật, chống tham nhũng, lãng phí, quan liêu và các biểu hiện tiêu
cực trong cán bộ, công chức viên chức của Sở.
8. Tổ chức thực hiện công tác quốc phòng toàn dân của cơ quan theo sự
chỉ đạo của Giám đốc Sở.
9. Thực hiện công tác văn phòng Ban cán sự Đảng của Sở và Đảng uỷ
cơ quan.

10. Tổng hợp nội dung báo cáo sơ kết, tổng kết về công tác tổ chức cán
bộ của Sở, ngành để phục vụ công tác sơ kết, tổng kết của Sở.
11. Tổ chức công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức cơ
quan theo quy định của Nhà nước.
12. Xây dựng hình thức tổ chức cho hoạt động văn thư trong cơ quan,
hình thức tổ chức lưu trữ văn bản một cách khoa học nhằm giữ lại những tài
liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, cá nhân
để làm bằng chứng và tra cứu thông tin trong quá khứ.
2.2 Ứng dụng và triển khai CNTT tại phòng Tổ chức – Hành chính
Hiện tại, phòng được trang bị 4 máy tính PIV 1.7/128/40G và được nối
mạng với mạng nội bộ của Sở. Các chương trình ứng dụng cơ bản của ngành
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
được triển khai tại phòng như Kế toán hành chính sự nghiệp, Trao đổi dữ liệu
thu chi, bên cạnh đó còn có chương trình Quản lý cán bộ và Quản lý lương
được cài đặt theo đề án 112 của Uỷ ban nhân dân tỉnh. Các chương trình tuy
đã được triển khai đồng bộ nhưng chưa đầy đủ để bao quát hết các nghiệp vụ
của công tác văn phòng như chương trình quản lý công văn, chương trình lập
lịch công tác…Do vậy trong thời gian tới cùng với hướng phát triển các
chương trình ứng dụng trong ngành thì việc tin học hoá công tác văn thư là
một yêu cầu cấp bách thực tế đòi hỏi.
III. Tổng quan về đề tài nghiên cứu
3.1 Lý do lựa chọn đề tài
Hiện nay việc xây dựng các phần mềm quản lý trong công tác văn
phòng mang tính thực tiễn cao là một xu thế tất yếu của việc quản lý hiện đại.
Đã có rất nhiều bộ phần mềm nổi tiếng như Microsoft Office…vv. đã trở nên
không thể thiếu trong các văn phòng hiện đại. Nhưng một thực tế đặt ra là
phải có những phần mềm mang tính đặc thù của từng nghiệp vụ quản lý và
bằng tiếng Việt làm cho người dùng dễ thao tác, đem lại hiệu quả công việc
cao, công tác văn thư không nằm ngoài thực tế đó. Từ thực trạng công tác văn
thư tại Phòng Tổ chức – Hành chính Sở Tài chính – Vật Giá Hưng Yên em

đã mạnh dạn xây dựng phần mềm quản lý công văn đến nhằm mục đích tin
học hoá công tác văn thư. Các nghiệp vụ văn thư ở đây đều được thực hiện
thủ công: Từ việc nhận công văn, sau phân loại và lưu trữ công văn. Công
việc khó khăn nhất là tìm kiếm công văn theo các tiêu chí được yêu cầu như :
Tìm theo nội dung công văn, tìm theo tên công văn …Việc tìm kiếm này mất
rất nhiều thời gian mà không đem lại hiệu quả như mong muốn. Bên cạnh đó
thì việc lưu trữ công văn rất tốn diện tích mà đôi khi còn làm thất lạc công
văn và không biết chính xác về các văn bản lưu trữ . Để góp phần làm hiện
đại hoá công tác văn thư, với trình độ còn hạn chế của mình em xin đưa ra
giải pháp là xây dựng “ Hệ thống thông tin Quản lý công văn đến”.
3.2 Kết cấu của đề tài
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Đề tài: “ Xây dựng hệ thống thông tin quản lý công văn đến tại
phòng Tổ chức – Hành chính Sở Tài chính – Vật giá Hưng Yên.”
Đề tài được bố cục gồm có 3 Chương:
Chương I : Tổng quan về Sở Tài Chính – Vật Giá Hưng Yên
Chương này trình bày các vấn đề tổng quát về cơ sở thực tập, tìm hiểu
về chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban. Nêu khái quát về đề tài nghiên
cứu và ý nghĩa của đề tài.
Chương II : Phương pháp luận nghiên cứu
Chương này trình bày có chọn lọc các vấn đề phương pháp luận cơ bản
làm cơ sở cho việc nghiên cứu đề tài:
$ Tổ chức và thông tin trong tổ chức.
$ Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một hệ thống thông tin.
$ Mô hình biểu diễn một hệ thống thông tin.
$ Công cụ mô hình hoá.
Chương III : Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý công văn đến tại
phòng Tổ chức – Hành chính
Chương này sẽ trình bày những kết quả quan trọng nhất của việc
nghiên cứu đề tài bao gồm : Qui trình phân tích hệ thống, qui trình thiết kế dữ

liệu, thiết kế giải thuật, thiết kế màn hình giao diện, và kết quả thử nghiệm
chương trình.
Với nội dung của đề tài được bố cục  trên em đã hoàn thiện và xây
dựng tương đối hoàn chỉnh hệ thống thông tin quản lý công văn đến phục vụ
đắc lực cho công tác nghiệp vụ văn phòng nhằm đổi mới công tác văn thư
theo xu hướng tin học hoá, hiện đại hoá quản lý.
3.3 Mục tiêu chính của đề tài
Chương trình quản lý công văn đến quản lý công văn đến giúp quản lý
các loại văn bản một cách khoa học và hiệu quả. Chương trình quản lý được
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
toàn bộ nội dụng văn bản cũng như các qui trinh xử lý văn bản. Các loại văn
bản được quản lý trong chương trình bao gồm: Công văn, Tờ trình, Quyết
Định …Việc cập nhật thông tin văn bản được chương trình hỗ trợ giúp giảm
thiểu thao tác của nhân viên văn thư.
Chương trình quản lý và theo dõi toàn bộ quá trình xử lý văn bản,
thông tin về văn bản được chia sẻ linh hoạt cho các thành viên trong đơn vị.
Chương trình còn cung cấp một kho dữ liệu thống nhất, cho phép người sử
dụng có thể tra cứu, tìm kiếm các văn bản cần thiết một cách nhanh chóng
theo nhiều tiêu chí khác nhau.
Chương trình cũng đưa ra một hệ thống báo cáo thống kê tình hình xử
lý văn bản trong đơn vị phòng ban của mình một cách thuận tiện và nhanh
chóng.
Em hy vọng hệ thống này khi đi vào sử dụng có thể phát huy đầy đủ ý
nghĩa thực tiễn to lớn của nó trên các phương diện sau đây :
a. Tin học hoá hệ thống thông tin quản lý, tạo dựng môi trường trao
đổi và chia sẻ thông tin trong nội bộ cơ quan.
23 Trên cơ sở đó hỗ trợ toàn diện công tác quản lý và điều hành các
hoạt động hàng ngày của cơ quan thông qua việc quản lý công văn,
tài liệu, các văn bản cũng  qui trình xử lý văn bản của văn thư các
bộ phận phòng ban và các chuyên viên trong đơn vị; Trao đổi, lưu

trữ, cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý và điều hành của
lãnh đạo, các nghiệp vụ chuyên môn của các chuyên viên.
c. Nâng cao năng suất lao động.
d. Lưu trữ và tổ chức văn bản khoa học hơn, tạo khả năng khai thác
kho dữ liệu dùng chung.
e. Lãnh đạo có thể theo dõi được tình trạng xử lý công việc và có
thông kịp thời khi ra quyết định.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
f. Chương trình có khả năng tích hợp với nhiều hệ điều hành, nhờ vậy
mà tạo được sự dễ dàng trong triển khai và đơn giản, thuận tiện
trong sử dụng.
3.4 Ý nghĩa của đề tài
Ngày nay, công nghệ thông tin với sự phát triển mạnh mẽ đã được ứng
dụng trong nhiều ngành Kinh tế – xã hội khác nhau và đem lại những lợi Ých
vô cùng to lớn. Đã có rất nhiều quốc gia trên thế giới coi Công nghệ thông tin
là ngành kinh tế mũi nhọn để phát triển, thực hiện công cuộc công nghiệp hoá
và hiện đại hoá đất nước, đưa đất nước thoát khỏi tình trạng đói nghèo, lạc
hậu. Chiếc máy tính cá nhân ngày nay không còn xa lạ với con người nữa mà
đã trở nên rất quen thuộc và không thể thiếu được trong bất kỳ một cơ quan
hay tổ chức nào. Không chỉ xuất hiện ở các công ty, tổ chức mà ngày nay
chiếc máy tính cá nhân còn xuất hiện ở cả các gia đình và trở nên rất quen
thuộc và thân thiết với con người, ngay cả với người già hay trẻ em cũng có
thể sử dụng thành thạo máy tính.
Trước đây khi chưa có máy tính và các chương trình phần mềm ứng
dụng, mọi hoạt động của con người đều được tiến hành một cách thủ công
gây nhiều sai sót, nhầm lẫn, hiệu quả công việc không cao. Ngày nay cùng
với máy tính thì các chương trình phần mềm đã được ứng dụng trong rất
nhiều ngành Kinh tế – xã hội khác nhau và đem lại những lợi Ých vô cùng to
lớn, tăng năng suất và chất lượng, giảm những chi phí không đáng có.
Hiện nay xu hướng chung của các công ty và các tổ chức là ứng dụng

tin học hoá vào quá trình sản xuất. Với sự trợ giúp của máy tính và các
chương trình phần mềm ứng dụng đã làm giảm sai sót, nhầm lẫn và tăng chất
lượng quản lý của lãnh đạo lên rất nhiều. Tuy nhiên, ngày nay kinh tế thế giới
nói chung và kinh tế Việt Nam nói riêng đang chuyển từ chiều rộng sang
chiều sâu nên cơ chế quản lý của nhà nước cũng như hoạt động của các công
ty ngày càng có nhiều thay đổi theo hướng quản lý hiện đại. Nhà nước ta đã
có nhiều chính sách để tạo cơ chế pháp lý, giải quyết các thủ tục nhanh gọn
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
giảm thời gian ra quyết định cũng như ban hành văn bản. Bên cạnh đó các
dịch vụ công của Nhà nước cũng được cải tiến nhằm phục vụ với thời gian
ngắn nhất, chính xác theo cơ chế một cửa đối với các thủ tục hành chính.
Chính vì vậy các chương trình phần mềm ứng dụng trong các cơ quan luôn
được bảo trì, đổi mới để phù hợp để phục vụ tốt hơn trong hoạt động quản lý
nhất là một loạt các chương trình nhằm làm hiện đại hoá công tác văn phòng
(Edocman) trong đó chương trình quản lý công văn đến là một chương trình
điển hình. Vì đây là công việc quan trong mỗi cơ quan và trong các tổ chức.
3.6 Các phương pháp sử dụng để nghiên cứu đề tài
3.6.1 Phương pháp thu thập thông tin
- Phỏng vấn;
- Quan sát;
- Nghiên cứu tài liệu.
3.6.2 Công cụ để thực hiện đề tài
• Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access.
• Ngôn ngữ lập trình Visual Basic.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Chương II
Phương pháp luận cơ bản phát triển hệ thống thông tin quản lý
I. Hệ thống thông tin phục vụ quản lý
1. Tổng quan về thông tin và hệ thống thông tin
1.1 Thông tin

1.1.1 Khái niệm
Thông tin: Được hiểu theo nghĩa thông thường là một thông báo hay
tin nhắn được làm tăng sự hiểu biết của đối tượng nhận tin về một vấn đề nào
đó, là sự thể hiện mối quan hệ giữa các sự kiện hiện tượng.
Thông tin tồn tại dưới hai hình thức:
$ Bằng ngôn ngữ.
$ Hình ảnh.
$ Mã hiệu hay xung điện…
Thông tin là một yếu tố cơ bản của quá trình thành lập, lựa chọn và đưa
ra quyết định để điều khiển một hệ thống thông tin nào đó. Hệ thống này có
thể là trong tự nhiên, xã hội hay tư duy. Quá trình thu thập thông tin – truyền
tin – xử lý tin – lựa chọn quyết định – rồi tiếp tục tiếp nhận tin… là một chu
trình vận động liên tục khép kín trong một hệ thống nhất định.
1.1.2 Các tính chất của thông tin
- Tính tương đối của thông tin.
- Tính định hướng của thông tin.
- Thời điểm của thông tin.
- Tính cục bộ của thông tin.
1.1.3 Thông tin trong quản lý
Khái niệm: Quản lý được hiểu là tập hợp các quá trình biến đổi thông
tin thành hành động, một việc tương đương với quá trình ra quyết định.
Thông tin quản lý là thông tin mà có Ýt nhất một cán bộ quản lý cần
hoặc có ý muốn dùng và việc ra quyết định quản lý của mình.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Trong một mô hình quản lý được phân thành hai cấp: chủ thể quản lý
và đối tượng quản lý, mối quan hệ giữa chúng và dòng thông tin lưu chuyển
được mô tả trong mô hình sau:
$ Thông tin vào
$ Thông tin ra
$ Thông tin quản lý

$ Thông tin phản hồi.
Sơ đồ quản lý mét tổ chức dưới giác độ điều khiển học
1.2 Hệ thống thông tin và các bộ phận cấu thành
1.2.1 Khái niệm hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin là một tập hợp các yếu tố có liên quan với nhau
cùng làm nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin để nhằm
mục đích hỗ trợ cho việc ra quyết định, phân tích tình hình, lập kế hoạch, điều
phối kiểm soát tình hình hoạt động của cơ quan.
Trong hệ thống thông tin người ta lưu trữ và quản lý dữ liệu trong
những kho dữ liệu, đó là nơi cất giữ dữ liệu một cách có tổ chức sao cho có
thể tìm kiếm nhanh chóng các dữ liệu cần thiết. Nếu kho dữ liệu này được cài
đặt trên các phương tiện nhớ của máy tính điện tử và được bảo quản nhờ các
#*!!!
4
5!.64
!!7!.
8
!!.
8
!!*1
!4) !9
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
chương trình của máy tính (phần mềm quản trị dữ liệu) thì được gọi là ngân
hàng dữ liệu hay hệ cơ sở dữ liệu.
1.2.2 Khái niệm hệ thống thông tin quản lý
Một hệ thống tích hợp “Người – Máy” tạo ra các thông tin giúp con
người trong sản xuất quản lý và ra quyết định là hệ thống thông tin quản lý.
Hệ thống thông tin quản lý sử dụng các thiết bị tin học, các phần mềm, cơ sở
dữ liệu, các thủ tục thủ công, các mô hình để phân tích, lập kế hoạch quản lý
và ra quyết định.

1.2.3 Mô hình của hệ thống thông tin
Đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin được lấy ra từ các nguồn
(Sources) và được xử lý (Processing) bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các
dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến
các đích (Destination) hoặc cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu (Storage). Mọi
hệ thống thông tin có bốn bộ phận: bộ phận đưa dữ liệu vào, bộ phận xử lý,
kho dữ liệu và bộ phận đưa dữ liệu ra.
Mô hình hệ thống thông tin
1.2.4 Chức năng của hệ thống thông tin trong tổ chức
:
!;1 <='.> ?1!
5(
"0/>*
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Hệ thống thông tin trong một tổ chức có các chức năng  sau:
• Thu thập (Collection).
• Lưu trữ (Storage).
• Xử lý (Processing).
• Phân phối (Distribution).
Vị trí và vai trò của hệ thống thông tin quản lý trong một tổ chức được thể
hiện qua mô hình ba cấp do R.N Anthony đưa ra. Anthony trình bày tổ chức
như là một thực thể cấu thành từ ba mức quản lý có tên là lập kế hoạch chiến
lược, kiểm soát quản lý chiến thuật và điều hành tác nghiệp.
Hệ thống thông tin quản lý có chức năng chính là cung cấp thông tin
cho các nhà quản lý các cấp ra quyết định phù hợp với cấp quyết định của
mình: Quyết định chiến lược, quyết định chiến thuật và quyết định tác nghiệp.
Và được thể hiện qua tháp quản lý  sau:
#*4) !9
#*!!
#*!*1

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Tháp quản lý
1.3 Hệ thống thông tin trong một tổ chức
Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra:
a.Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS ( Transaction Processing System)
Hệ thống thông tin xử lý giao dịch, xử lý các dữ liệu đến từ các từ các
giao dịch mà tổ chức thực hiện hoặc với khách hàng, với các nhà cung cấp,
những người cho vay hoặc với nhân viên của họ. Các giao dịch sản sinh ra
các tài liệu giao dịch và giấy tờ thể hiện những giao dịch đó. Các hệ thống xử
lý các giao dịch có nhiệm vụ tập hợp tất cả các dữ liệu cho phép theo dõi các
hoạt động của tổ chức. Chúng trợ giúp các hoạt động ở mức tác nghiệp.
b. Hệ thống thông tin quản lý MIS ( Management Information System)
Là những hệ thống quản lý các hoạt động của tổ chức, các hoạt động
này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch
chiến lược. Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các hệ
xử lý giao dịch cũng  từ các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức. Nói chung tạo ra
các báo cáo cho các nhà quản lý một cách định kỳ hoặc theo yêu cầu. Các báo
cáo này tóm tắt tình hình về một mặt đặc biệt nào đó của tổ chức. Chúng
thường có tính chất so sánh, làm tương phản tình hình hiện tại với tình hình
) !9 .60@ 
0A
B&
C
4
!D
E
) !
9
) !9 !;!0@F

'
) !9!*10@F
%
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
đã được dự tính trước, tình hình hiện tại với tình hình hiện thời của các doanh
nghiệp trong cùng một ngành công nghiệp. Vì vậy hệ thống thông tin quản lý
phần lớn dựa vào các dữ liệu sản sinh ra từ hệ thống xử lý giao dịch do đó
chất lượng của thông tin mà chúng sản sinh ra phụ thuộc rất lớn vào việc vận
hành tốt hay xấu của hệ xử lý giao dịch.
c. Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS ( Decision Support System)
Là hệ thống được thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp các hoạt
động ra quyết định. Quá trình ra quyết định thường được mô tả như là một
quy trình được tạo thành từ ba giai đoạn: Xác định vấn đề, xây dựng và đánh
giá các phương án giải quyết và lựa chọn một phương án. Về nguyên tắc, một
hệ thống trợ giúp ra quyết định phải cung cấp thông tin cho phép người ra
quyết định xác định rõ tình hình của quyết định cần phải ra. Thêm vào đó nó
còn phải có khả năng mô hình hoá để có thể phân lớp và đánh giá cấc giải
pháp. Nói chung đây là các hệ thống đối thoại có khả năng tiếp cận hoặc
nhiều cơ sở dữ liệu và sử dụng một hoặc nhiều mô hình để biểu diễn và đánh
giá tình hình.
d. Hệ thống chuyên gia ES ( Export System)
Là hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân
tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng công cụ tin học những trí thức của một
chuyên gia về một lĩnh vực nào đó. Hệ thống chuyên gia được hình thành bởi
một cơ sở trí tuệ và một động cơ suy diễn. Có thể xem bởi một lĩnh vực hệ
thống chuyên gia hoặc  một sự tiếp nối của một lĩnh vực hệ thống trợ giúp
lao động trí tuệ. Tuy nhiên đặc trưng riêng của nó nằm ở việc sử dụng một kỹ
thuật trí tuệ nhân tạo, chủ yếu là kỹ thuật chuyên gia trong cơ sở trí tuệ bao
chứa các sự kiện và các quy tắc liên.
e. Hệ thống thông tin tăng cường khả năng canh tranh ISCA ( Information

System for Competitive Advantage)
Được sử dụng  một trợ giúp chiến lược. Khi nghiên cứu một hệ
thống thông tin mà không tính đến những lý do dẫn đến sự cài đặt nó hoặc
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
cũng không tính đến môi trường trong đó nó được phát triển, ta chỉ nghĩ đơn
giản là một hệ thống xử lý giao dịch, hệ thống thông tin quản lý, hệ thống trợ
giúp ra quyết định hoặc một hệ chuyên gia.
2. Quan điểm tiếp cận hệ thống
Quan điểm tiếp cận khi bắt tay vào việc xây dựng một hệ thống thông
tin mới là phải hiểu rõ các cách thức của việc phát triển một hệ thống. Phát
triển một hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại,
thiết kế một hệ thống mới, thực hiện tiến hành cài đặt nó. Phân tích một hệ
thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đưa ra được
chẩn đoán về tình hình thực tế. Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của
một hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng các
mô hình logic và mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó. Việc thực hiện hệ
thống thông tin liên quan tới xây dựng mô hình vật lý trong của hệ thống mới
và chuyển mô hình đó sang ngôn ngữ tin học. Cài đặt một hệ thống là tích
hợp nó vào hoạt động của tổ chức.
3. Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một hệ thống thông tin
Thời đại ngày nay là thời đại của nền kinh tế tri thức mà nền tảng là
khoa học công nghệ và thông tin. Hệ thống thông tin ngày càng có vai trò
quan trọng, to lớn trong cuộc sống, ảnh hưởng đến việc ra quyết định và chất
lượng của việc ra quyết đ93 Một hệ thống thông tin hoạt động tốt là một hệ
thống mà nhờ nó các nhà quản lý có thể ra các quyết định có chất lượng cao.
Nhờ có các quyết định này mà các cơ quan hay tổ chức có thể sản xuất, phân
phối những sản phẩm và dịch vụ với độ tin cậy lớn, đáp ứng tốt nhu cầu
khách hàng, góp phần vào sự thành công của cơ quan hay tổ chức và tạo ra
sức mạnh cạnh tranh.
Câu hỏi đầu tiên của việc phát triển một hệ thống thông tin mới là: “Cái

gì bắt buộc một tổ chức phải tiến hành phát triển hệ thống thông tin?”. 
chóng ta đã biết sự hoạt động tồi tệ của hệ thống thông tin, những vấn đề quản
lý và việc thâm thủng ngân quỹ là những nguyên nhân đầu tiên thúc đẩy một
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
yêu cầu phát triển hệ thống. ng một số nguyên nhân khác nữa như yêu cầu
của nhà quản lý, công nghệ thay đổi và cả sự thay đổi sách lược chính trị. Có
thể tóm tắt các nguyên nhân đó như sau:
• Những vấn đề về quản lý
Những yêu cầu mới của việc quản lý có thể dẫn đến sự cần thiết của
một dự án phát triển một hệ thống thông tin quản lý mới quản lý mới. Ở tầm
vĩ mô đó có thể là các chính sách mới của Nhà nước có tác động đến hoạt
động của các khối cơ quan hành chính, các đoàn thể nhân dân, các tổ chức xã
hội, tổ chức kinh tế hay các doanh nghiệp. Hay bản thân các đối tượng trên có
sự cần thiết phải thay đổi để phù hợp với môi trường xung quanh khi môi
trường luôn có sự vận động phát triển không ngừng theo các xu thế mới.
• Yêu cầu của lãnh đạo
Đây là yêu cầu rất quan trọng và có tính chất quyết định để có thể đi tới
việc phát triển một hệ thống thông tin mới. Người xây dựng hệ thống phải
hiểu rất rõ điều này vì đây là yêu cầu mang tính chủ quan của một chủ thể
trong hệ thống mới của mình xây dựng nhưng lại có tính chất quyết định cho
sù ra đời của hệ thống đó. Chẳng hạn, chẳng phải là không có những hệ thống
thông tin được phát triển chỉ vì người lãnh đạo muốn mở rộng sự ảnh hưởng
quyền lực của mình và khi ông ta biết rằng thông tin là một phương tiện thực
hiện điều đó.
• Yêu cầu của công nghệ
Việc xuất hiện các công nghệ mới cũng có thể dẫn tới việc một tổ chức
phải xem xét lại những thiết bị hiện có trong hệ thống thông tin của mình.
Chẳng hạn khi xuất hiện các hệ quản trị cơ sở dữ liệu mới buộc tổ chức kinh
tế, tổ chức xã hội, doanh nghiệp phải rà soát lại các hệ thống thông tin của họ
để quyết định những gì họ phải cài đặt khi muốn sử dụng những công nghệ

mới này.
4. Mục đích xây dùng một hệ thống thông tin
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Mục đích cuối cùng của những cố gắng phát triển hệ thống thông tin là
cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất. Phát
triển một hệ thống thông tin mới phải có mục đích rõ ràng và phù hợp với sự
phát triển của tổ chức đó, phù hợp với mục tiêu lâu dài của tổ chức chứ không
vì một mục đích nhất thời có tính chất thời điểm. Vì phát triển một hệ thống
phải có tính chiến lược và lâu dài thì mới mang lại hiệu quả khác biệt to lớn
mà lợi Ých thực sự của nó mang lại.
5. Tầm quan trọng của hệ thống thông tin hoạt động tốt
Phát triển một hệ thống thông tin là tạo ra cho các thành viên của tổ
chức những công cụ quản lý tốt nhất trên cơ sở ứng dụng những công nghệ
hiện đại của Tin học. Một hệ thống thông tin hoạt động tốt là bộ phận không
thể thiếu của bất kỳ một cơ quan hay một tổ chức hiện đại, nó giống  một
bộ não và hệ thần kinh tốt của một con người.
II. Phương pháp xây dùng một hệ thống thông tin
2.1 Phương pháp phát triển hệ thống thông tin
Mục đích chính của việc phát triển mộ hệ thống thông tin là có được
một sản phẩm đáp ứng nhu cầu của người sử dụng, nó phải được hoà hợp vào
trong các hoạt động của tổ chức, chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ các giới
hạn về tài chính và thời gian định trước. Không nhất thiết phải theo đuổi một
phương pháp duy nhất để phát triển một hệ thống thông tin, tuy nhiên không
có phương pháp thì ta có nguy cơ là không đạt được những mục tiêu đinh
trước. Bởi vì một hệ thống thông tin là một đối tượng phức tạp , vận động
trong một môi trường rất phức tạp. Để làm chủ được sự phức tạp đó đó phân
tích viên phải có một phương sách tiến hành bài toán một cách bài bản, hay
nói cách khác là họ phải tiến hành phát triển một hệ thống thông tin một cách
có phương pháp khoa học.
Phương pháp được định nghĩa  một tập hợp các bước và các công cụ

cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ ng dễ quản lý
hơn. Phương pháp được cập nhật ở đây dựa vào bảy nguyên tắc cơ sở chung
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
của nhiều phương pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển hệ thống thông tin.
Bảy nguyên tắc cơ bản đó là:
• Nguyên tắc 1: Sử dụng cách tiếp cận hệ thống.
• Nguyên tắc 2: Sử dụng các mô hình
• Nguyên tắc 3: Đi từ cái chung sang cái riêng.
• Nguyên tắc 4: Gyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi
phân tích và từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế.
• Nguyên tắc 5: Luôn tính toán chi phí và hiệu quả.
• Nguyên tắc 6: Phát triển dần và lặp lại.
• Nguyên tắc 7: Làm việc tập thể.
Nguyên tắc tiếp cận hệ thống xuất phát từ sự phức tạp của hệ thống
thông tin. Ba mô hình của một hệ thống thông tin, đó là mô hình logic, mô
hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong. Bằng cách mô tả về một đối tượng,
ba mô hình này được quan tâm từ những góc độ khác nhau.
Nguyên tắc đi từ cái chung sang cái riêng là một nguyên tắc đơn giản
hoá. Thực tế, người ta khẳng định rằng nếu hiểu tốt một hệ thống thì trước hết
phải hiểu các mặt chung trước khi xem xét đến chi tiết. Sự cần thiết áp dụng
nguyên tắc này là hiển nhiên. Tuy nhiên, những công cụ mô hình hoá được sử
dụng để phát triển ứng dụng tin học cho phép tiến hành mô hình hoá một hệ
thống bằng khía cạnh chi tiết hơn, nhiệm vụ lúc đó sẽ khó khăn hơn.
Nhiệm vụ phát triển hệ thống thông tin cũng sẽ trở nên đơn giản hơn rất
nhiều lần bằng cách ứng dụng nguyên tắc thứ ba, có nghĩa là đi từ vật lý sang
logic khi phân tích và đi từ logic sang vật lý khi thiết kế. Việc lựa chọn giải
pháp bao giờ cũng phải tính toán chi phí và lợi Ých. Công việc phát triển
không thể tiến hành một cách tuyến tính, nhiều khi đang ở bước sau phải quay
về bước trước để xử lý lại. Việc nhiều đối tượng tham gia phát triển hệ thống
thông tin là điều dễ hiểu bao gồm nhà quản lý, cán bộ chuyên nghiệp thông

tin, lập trình viên…
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
2.2 Các giai đoạn phát triển một hệ thống thông tin
Có nhiều phương pháp phát triển một hệ thống thông tin  phương
pháp nguyên mẫu ( Prototyping), phương pháp phát triển nhanh (RAD),
phương pháp thác nước ( Waterfall). Có thể quy về phương pháp cơ bản bao
gồm có bảy giai đoạn. Mỗi giai đoạn bao gồm một dãy các công đoạn được
liệt kê kèm theo. Sau mỗi giai đoạn là việc ra quyết định tiếp tục hay chấm
dứt sự phát triển hệ thống. Quyết định này được trợ giúp dựa vào nội dung
báo cáo mà phân tích viên hoặc nhóm phân tích viên trình bày cho các nhà sử
dụng. Phát triển hệ thống thông tin là một quá trình lặp. Tuỳ theo kết quả của
một giai đoạn có thể và đôi khi là cần thiêt phải quay về giai đoạn trước để
tìm cách khác khắc phục những sai sót. Một số nhiệm vụ được thực hiện trong
suốt quá trình đó là lập kế hoạch cho giai đoạn tới, kiểm soát những nhiệm vụ
đã hoàn thành, đánh giá dự án và lập tài liệu về hệ thống và về dự án. Sau đây
là mô tả sơ lược các giai đoạn phát triển hệ thống thông tin.
2.2.1 Giai đoạn đánh giá yêu cầu quản lý
Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội
đồng, giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả
thi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống. Giai đoạn này được thực
hiện tương đối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn. Nã bao gồm các công
đoạn sau:
• Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu.
Bản kế hoạch này được lập để đưa ra tiến độ làm việc cho giai đoạn này và
những công việc cần thực hiện, những tác vụ cần triển khai trong giai đoạn
này.
• Làm rõ yêu cầu.
Sau khi lập kế hoạch và đưa ra tiến độ thì việc làm rõ các yêu cầu thống
nhất các bước tiến hành của các phân tích viên trong nhãm là rất quan trọng.
Các yêu cầu quản lý được giải phẫu và mổ xẻ bằng các tác vụ để đưa ra đánh

giá xác thực nhất, chân thật nhất các yêu cầu cho hệ thống mới xây dựng